Innehåll. Innehåll. 1 Inledning Elecosoft Läsanvisning Support och användarstöd... 4

Transkript

1 Handledning

2

3 Innehåll Innehåll 1 Inledning Elecosoft Läsanvisning Support och användarstöd Programmets uppbyggnad Programöversikt Programmets design Grundläggande definitioner Rekommenderad arbetsgång i Powerproject Kom igång med Powerproject Skapa ditt första projekt Strukturera projektet Skapa projekt från aktivitetskatalogen Länkar, begränsningsflaggor och omräkning Resursallokering (tillsätta resurser) Skriva ut tidplanen Import från kalkylverktyget Bidcon Lär dig mer om Powerproject Kalender Tidplanens utseende Kostnader & Intäkter Uppföljning Egenskaper på permanent resurs Planera icke-linjära tilldelningar Vyer Hantering av XML-filformat Skapa ett eget mallprojekt Övrigt (Tips & trix) Utskrifter Ramar Välja ram och pappersformat Skriva ut på flera sidor Diverse utskriftsinställningar Skapa PDF-utskrift Lägga in en logotype i en ram

4 Innehåll 7 Installationer Installation (lokalt) Flytt av licens från en dator till en annan (lokal licens) Installation(fleranvändarmiljö) Installation genom att använda command line Snabbguide för Asta Licence Manager (ALM) / Asta Licence Server (ALS) Licensiering/aktivering av Powerproject-klienter Felsökning Ytterligare dokumentation Bilaga: Arbetsgång linjär planering Skapa och spara ett nytt projekt Lägg till koder i Kodbiblioteket Linjär planering Justera lutningen på arbetsuppgifter Bilaga: Ordlista

5 1 Inledning 1 Inledning 1.1 Elecosoft Elecosoft är ett svenskt företag som har rötterna och hjärtat i byggbranschen och ägs av den börsnoterade brittiska koncernen Elecosoft PLC. Företaget startade som en avknoppning från ett byggföretag i Skellefteå 1974, och var inledningsvis ett arkitekt- och konstruktionskontor som tidigt började använda datorteknik för egna tjänster. I början av 1990-talet startade utvecklingen av de IT-stöd som idag nått en marknadsledande ställning. Elecosoft var först i världen med att skapa ett konstruktions- och byggprogram anpassat för Windowsmiljö. Elecosoft är idag Sveriges ledande leverantör av effektiva IT-verktyg för bygg-,anläggnings- och installationsbranschen. Vi utvecklar och säljer kvalificerade program för planering, kalkylering, projektering och uppföljning. 1.2 Läsanvisning Vi på Elecosoft är måna om att våra kunder skall ha största möjliga nytta av våra produkter. För att Powerproject ska vara enkelt att använda har vi tagit fram denna handledning som ska guida er igenom programmet. De första kapitlen i handledningen innehåller en presentation av Powerproject. Hur programmet är uppbyggt och dess grundläggande definitioner. I nästföljande kapitel byggs en enkel tidplan upp steg för steg. Kapitlet Lär dig mer om programmet går djupare in i Powerproject och här presenteras många finesser och funktioner som man kan ha nytta av när man kommit igång med tidplanering i Powerproject. I bilagorna finns bland annat uppgifter om hur man installerar Powerproject och lathundar på olika ikoner, kortkommandon mm. För att förtydliga i handledningen och för att öka förståelsen om vad som avses i olika avsnitt har vi valt att i handledningen förändra standardtexten på lite olika sätt. Fet stil Text med citattecken Kursiv stil Avser menyval, kommandon & knappar. Exempel: När ett dialogfönster avses presenteras det med fet stil på följande sätt;... en dialog för Nytt/öppna projekt öppnas... Klicka på OK. När tillgängliga alternativ finns och som det finns möjlighet att välja in markeras dessa med, som i följande exempel: Markera rad med Gjuten kantbalk med kantelement för form. används genomgående i handledningen när något ska förtydligas, till exempel om vad som sker i programmet när en ändring gjorts eller vid olika typer av val. 3

6 1 Inledning 1.3 Support och användarstöd Du når vår support på kontorstid genom att ringa eller skicka e-post till Som ett komplement till vår support finns också våra supportfilmer som visar vanliga frågor. Du når filmerna via menyn Arkiv -Hjälp, och välj Instruktionsfilmer. I programmet finns också ett Engelskt hjälpsystem med sammanhangsberoende hjälp till genom att klicka på F1-tangenten var du än befinner dig i programmet som du kommer Behövs mera avancerad hjälp, så finns det möjlighet att vi kopplar upp oss mot er dator och hjälper till på distans, fjärrhjälp. Du når denna via menyn Hjälp, välj Support och välj Fjärrhjälp. 4

7 2 Programmets uppbyggnad 2 Programmets uppbyggnad 2.1 Programöversikt När ett projekt skapas öppnas ett fönster med en flik enligt nedanstående bild. Fliken innehåller en s.k. tidplanevy som består av projektvyn, tabellfältet och tidplanefältet. Projektvyn Tidplanefältet Tabellfältet 2.2 Programmets design Projektvyn Innehåller en trädstruktur med de olika komponenterna i projektet. Här kan du flytta dig runt till projektets olika delar. Om projektvyn inte visas, klicka på knappen Projektvy av/på (som hittas längst ner på skärmen). För att kunna se projektvyn kan du behöva ta tag med musen i vänsterkanten på tabellfältet och dra det åt höger. Även tidplanefältet kan flyttas på detta sätt; ta tag med musen i gränsen mellan tabellfältet och tidplanefältet. Tabellfältet Visar information om objekten i tidplanen. Liksom mycket annat i Powerproject är det helt anpassningsbart; du kan välja vilken information som ska visas och hur många kolumner det ska innehålla. Tidplanefältet Visar arbetsuppgifterna grafiskt i ett så kallat Gantt-schema. Menyer och verktygsfält i Powerproject är helt anpassningsbara och utformade på samma sätt som i Microsoft Office, vilket gör det lätt att hitta bland dem. 5

8 2 Programmets uppbyggnad 2.3 Grundläggande definitioner Tidplaneobjekt och Biblioteksobjekt I Powerproject finns två typer av objekt; tidplaneobjekt och biblioteksobjekt. Tidplaneobjekt är de objekt som du kan skapa och redigera direkt i tidplanen, t ex arbetsuppgifter och milstolpar. Aktivitet Arbetsuppgifter Milstolpe Varje rad i tidplanen kallas för en aktivitet och kan innehålla en eller flera arbetsuppgifter. En aktivitet (en rad i tidplanen) kan ses som en överordnad "behållare" för arbetsuppgifterna (de liggande staplarna på raden). Arbetsuppgifter som ska utföras ritas som liggande staplar i tidplanefältet. En arbetsuppgift som har längden noll, t ex beslut, leveranser, etc. Övriga objekt är biblioteksobjekt, exempel på biblioteksobjekt är kalendrar, resurser, kodbibliotek, kostnadsställen etc. Gemensamt för alla biblioteksobjekt är att de hanteras med samma hjälpmedel; Biblioteksutforskaren. Biblioteksutforskaren Biblioteksobjekten lagras i mappar i Biblioteksutforskaren. Varje typ av biblioteksobjekt har sin egen mapp. För de flesta biblioteksobjekten kan du skapa undermappar, så att du kan lagra objekten i en hierarkisk struktur av mappar och undermappar. Öppna och stänga Biblioteksutforskaren För att öppna Biblioteksutforskaren, välj Visa Visa Biblioteksutforskaren eller klicka på. Biblioteksutforskaren öppnas i en ny flik. För att stänga Biblioteksutforskaren, klicka på flikens kryssknapp. Trädvyn Den vänstra delen av Biblioteksutforskaren kallas trädvyn. Här visas mapparna för de olika biblioteksobjekten med sina respektive undermappar i en trädliknande struktur. Listvyn Den högra delen av Biblioteksutforskaren kallas listvyn. Här visas innehållet i den mapp du har markerat i trädvyn. Du kan välja vilka kolumner som ska visas i listvyn genom att högerklicka på ett tomt utrymme i listvyn och välja Visa fält. trädvyn listvyn 6

9 2 Programmets uppbyggnad Dölja och visa biblioteksobjekt För att det ska vara lättare att hitta i Biblioteksutforskaren kan du dölja de biblioteksobjekt som du inte använder. För att göra det: 1. Högerklicka på ett tomt utrymme i listvyn. 2. Välj Visa bibliotek. 3. Använd knapparna Lägg till och Ta bort för att flytta objekten mellan rutorna Tillgängliga typer (dolda) och Visa dessa i denna ordning (synliga). 4. Du kan ändra den inbördes ordningen mellan objekten i den senare rutan med knapparna Flytta upp och Flytta ned. Notera att om du letar efter ett visst biblioteksobjekt i trädvyn och inte kan hitta det, kan det bero på att det är dolt för tillfället. 7

10 3 Rekommenderad arbetsgång i Powerproject 3 Rekommenderad arbetsgång i Powerproject Denna lathund beskriver en generell arbetsgång i Powerproject Åtgärd Via meny / kommando Alt via knapp Starta ett nytt projekt. Arkiv - Ny Välj lämplig mall. Fyll i projektinformation som t ex filnamn, projektrubrik, uppdragsgivare och startdatum. Spara projektet. Arkiv - Spara Lägg in aktiviteter/arbetsuppgifter, antingen manuellt eller genom att välja ifrån Aktivitetskatalog i Projektvyn. Alt.: Importera kalkyl från t ex. Bidcon. Komplettera arbetsuppgifterna med Längd Insats (varaktighet). Skriv direkt i tabellfältet eller dra önskade aktiviteter/arbetsuppgifter från aktivitetskatalog (i Projektvyn) till tidplanefältet. Skriv direkt i kolumnen Längd Insats eller dra i arbetsuppgiften mha musen och justera längden. Döp eventuellt om arbetsuppgifter. Markera arbetsuppgifter som ska ha samma namn, högerklicka, välj Egenskaper, fyll i namn fliken Arbetsuppgifter Detaljer. Strukturera aktiviteterna/arbetsuppgifterna. Start Hierarki T ex, flytta in markerade arbetsuppgifter under summerad aktivitet eller flytta aktiviteter till ny undertidplan. Planera genom att placera ut eller länka samman de olika arbetsuppgifterna. Automatisk omräkning eller inte? Ska arbetsuppgifterna flytta automatiskt när du drar en länk. Alt.: Allokera (tillsätt) resurser till arbetsuppgifterna. Ange timmar och antal (se vidare i avsnitt 4.5 Resursallokering (tillsätta resurser). Planera eventuella kostnader och intäkter (se vidare i avsnitt 5.3 Kostnader & Intäkter"). Flytta en arbetsuppgift med musen eller länka genom att dra en länk med hjälp av musen mellan arbetsuppgifterna. Du väljer detta i Arkiv Alternativ- Räkna om Automatisk omräkning Tilldela Allokera permanenta resurser, välj önskad resurstyp och för över den till arbetsuppgiften i Tidplanefältet (eller högerklicka på arbetsuppgiften och välj Allokera permanenta resurser). Stäm av tidplanen fortlöpande under projektets gång (se vidare i avsnitt 5.4 Uppföljning ) 8

11 4 Kom igång med Powerproject 4 Kom igång med Powerproject 4.1 Skapa ditt första projekt 1. Starta Powerproject från Windows Start-meny. Det enda som är aktivt innan du har skapat ett projekt är några menyer och knappar. 2. Välj Arkiv - Ny. Guiden nytt projekt startas. Ett antal mallprojekt visas som hjälper dig att snabbt komma igång. När du arbetat ett tag med programmet kan du själv skapa egna mallar med olika inställningar för olika typer av projekt. 3. Välj en av mallarna, genom att klicka på den. 4. Fyll i uppgifter om det nya projektet; filnamn, projektrubrik, uppdragsgivare etc. 5. Klicka Skapa. Ditt nya projekt skapas nu genom att allt som finns i mallen - inställningar, kalendrar etc - kopieras in till det nya projektet. Projektet lagras i en fil med ändelsen.pp. Aktiviteter och arbetsuppgifter Arbetsuppgifter som ska utföras i projektet ritas som liggande staplar i tidplanefältet. Varje rad i tidplanen kallas för en aktivitet och kan innehålla en eller flera arbetsuppgifter. 1. En aktivitet skapas genom att skriva dess namn i tabellfältet. 2. Därefter ritar du arbetsuppgifterna i tidplanefältet med hjälp av musen. Notera att med vilken tidsenhet som du ritar med väljer du med kontrollen Tidsenhet i Visa- Visa (se bilden). 9

12 4 Kom igång med Powerproject För att rita en arbetsuppgift: 1. Placera musmarkören där arbetsuppgiften ska börja och dra en arbetsuppgift så lång som du vill ha den. Notera den lilla informationsrutan som visar data om arbetsuppgiften. Som tidigare nämnts så kan du också ha flera arbetsuppgifter på samma rad. För att markera en aktivitet (dvs en hel rad i tidplanen): 2. Klicka på radnumret i tabellfältet längst till vänster på raden. Hela raden - cellerna i tabellfältet plus alla arbetsuppgifter på raden - blir då markerade (svarta). För att markera en arbetsuppgift: 3. Klicka på den liggande stapeln ute i tidplanefältet så att bara arbetsuppgiften blir markerad (svart). För att markera flera arbetsuppgifter: 4. Klicka på den första och CTRL-klicka sedan på de övriga, en efter en. För att markera en sammanhängande grupp med arbetsuppgifter: 5. Klicka på den första och SHIFT-klicka sedan på den sista arbetsuppgiften i gruppen. Milstolpar En milstolpe är en arbetsuppgift som har längden noll, t ex beslut, leveranser, etc. Milstolpar visas med symbolen 1. Skapa en milstolpe genom att högerklicka i tidplanen där du vill ha den och välj Infoga milstolpe (eller ändra längden på en befintlig arbetsuppgift så att den får längden noll). Spara ett projekt Kanske har du sett att bakgrunden blir blå när du arbetar med projektet. Det visar vilka osparade ändringar som finns. 1. Klicka på för att spara projektet eller välj Arkiv - Spara (då försvinner också det blåa). 10

13 4 Kom igång med Powerproject Ångra /Gör om Du kan ångra och göra om alla redigeringar du gjort i ett projekt, antingen steg för steg eller flera samtidigt. 1. För att ångra, välj Redigera Ångra inmatning eller använd knappen. Notera att du även kan ångra efter att du sparat projektet. 2. För att återställa det du ångrat, välj Redigera Gör om inmatning eller använd knappen. 11

14 4 Kom igång med Powerproject 4.2 Strukturera projektet Vid större projekt bör du skapa en struktur av över- och underordnade tidplaner. En undertidplan representeras i sin överordnade tidplan av en expanderad eller summerad arbetsuppgift. Längd och placering av den expanderade eller summerade arbetsuppgiften bestäms av innehållet i undertidplanen. Skillnaden mellan expanderade och summerade arbetsuppgifter är inte så stor. Det är en smaksak vilken man väljer och du kan när som helst byta (högerklicka på arbetsuppgiften och välj Gör till - Expanderad/Summerad). När man skapar en undertidplan kan man göra på två olika sätt: uppifrån och ned - man skapar undertidplanen först och fyller den sedan med innehåll. nedifrån och upp - man skapar innehållet först och sammanför det sedan till en undertidplan. Uppifrån och ned För att skapa en undertidplan enligt principen uppifrån och ned: Rita en vanlig arbetsuppgift med musen. Högerklickar på arbetsuppgiften och välj Gör till - Expanderad/Summerad. Arbetsuppgiften omvandlas till en expanderad eller summerad arbetsuppgift. Du har nu en tom undertidplan som du kan fylla med innehåll. Nedifrån och upp För att skapa en undertidplan enligt principen nedifrån och upp: 1. Markera de aktiviteter som ska ingå (enklast genom att dra utefter radnummerkolumnen). 2. Klicka på Summera eller Flytta aktiviteter till tidplan i verktygsfältet Hierarki (välj Start Hierarki om detta verktygsfält inte visas för tillfället). En ny expanderad eller summerad arbetsuppgift skapas. Den nyskapade arbetsuppgiften innehåller de aktiviteter du markerade. 12

15 4 Kom igång med Powerproject Färgkoda arbetsuppgifter Du kan färgkoda arbetsuppgifterna för att utseendemässigt framhäva olika egenskaper hos dem, t.ex. våning, etapp eller liknande. Du färgkodar en arbetsuppgift genom att tilldela den en s.k. kod. Arbetsuppgiften får då kodens färg och mönster. Koder samlas i s.k. kodbibliotek. I mappen Kodbibliotek i projektvyn (t.v. om tidplanen) ser du de kodbibliotek som finns i projektet. Om du expanderar ett kodbibliotek (klicka på +-symbolen framför kodbiblioteket) ser du koderna som finns i kodbiblioteket. Om kryssrutan Visa kodutseende i projektvyn under Verktyg Alternativ - Visa är ikryssad ser du också kodernas färg och mönster. Du kan tilldela flera koder till en och samma arbetsuppgift. Du kanske vill färgkoda en arbetsuppgift både med avseende på plan och etapp. Det kodbibliotek som för tillfället visas i tidplanen är markerat med en röd bock i projektvyn. För att byta kodbibliotek som visas: 1. Högerklicka i projektvyn på det kodbibliotek du vill visa och välj Visa bibliotek. Du skapar själv de koder och kodbibliotek du vill använda. Koder är s.k. biblioteksobjekt som skapas och redigeras i Biblioteksutforskaren. För att tilldela en kod till en arbetsuppgift: 2. Ställ muspekaren över önskad kod i projektvyn och håll ned vänster musknapp. 3. Dra muspekaren till arbetsuppgiften (den liggande stapeln ute i tidplanefältet) och släpp musknappen när muspekaren är mitt över arbetsuppgiften. En popupruta visar texten Tilldela <kodens namn> till <aktivitetens namn>. Notera att om flera arbetsuppgifter ska ha samma kod markerar du dem först med hjälp av Ctrl-klick. 13

16 4 Kom igång med Powerproject Summerade och expanderande arbetsuppgifter Exempel: En tidplan (se bilden) innehåller sex aktiviteter med två arbetsuppgifter i varje aktivitet, Hus 1 (grön) och Hus 2 (blå). Vi sammanför (dvs nedifrån och upp) de tre översta aktiviteterna till en summerad arbetsuppgift Grund och de tre nedersta till en summerad arbetsuppgift Överbyggnad. I tabellfältet blir namnen på de aktiviteter som ingår i en summerad arbetsuppgift lite indragna och namnet på den summerade arbetsuppgiften blir fetstilt. Själva den summerade arbetsuppgiften har hakar i ändarna. Dubbelklickar man på en summerad arbetsuppgift i tidplanen drar den ihop sig och döljer de ingående arbetsuppgifterna. Dubbelklickar man igen vecklar den ut sig. Vi går vidare med exemplet och vill nu detaljplanera stomkompletteringen. Vi gör därför om (dvs uppifrån och ned) de två arbetsuppgifterna Hus 1 och Hus 2 i aktiviteten Stomkompl till expanderade arbetsuppgifter). I tabellfältet blir namnet på en aktivitet med expanderade arbetsuppgifter fetstilt och de expanderade arbetsuppgifterna får en fetare ram omkring sig. Dubbelklickar man på en expanderad arbetsuppgift i tidplanefältet kommer man till dess tidplan. Efter att ha infört de summerade och expanderade arbetsuppgifterna ser tidplanen ut så här: I projektvyn ser man den nya tidplanestrukturen. Huvudtidplanen innehåller undertidplanerna Grund och Överbyggnad. Undertidplanen Överbyggnad innehåller i sin tur undertidplanerna Stomkompl.Hus 1 och Stomkompl.Hus 2. 14

17 4 Kom igång med Powerproject Redigera en undertidplan För att redigera en undertidplan, klicka på den i projektvyn. Innehållet i tidplanen visas då i tidplanefältet och du kan redigera den på vanligt sätt. Du kan kopiera och flytta aktiviteter och arbetsuppgifter från en tidplan till en annan och du kan kopiera expanderade och summerade arbetsuppgifter på samma sätt som vanliga arbetsuppgifter. För att t.ex. kopiera en eller flera aktiviteter från tidplan A till tidplan B. 1. Gå till tidplan A (markera den i projektvyn). 2. Markera de aktiviteter du vill kopiera. 3. Välj Start - Urklipp - Kopiera. 4. Gå till tidplan B. 5. Välj Start - Urklipp - Klistra in. Aktiviteterna klistras in ovanför den rad du har markerat, eller sist i tidplanen om ingen rad är markerad. För att flytta en tidplan till ett nytt ställe i projekthierarkin: 6. Ta tag i den med musen i projektvyn och dra den till ett nytt ställe. När du står i en överordnad tidplan kan du också flytta in och flytta ut arbetsuppgifter ur underordnade tidplaner. För att flytta in en arbetsuppgift: 7. Markera arbetsuppgiften (eller aktiviteten). 8. Klicka på (i menyfliken Format - Hierarki). Arbetsuppgiften flyttas nu in i närmast ovanförliggande undertidplan. För att flytta ut en arbetsuppgift: 9. Markera arbetsuppgiften. 10. Klicka på (i menyfliken Format - Hierarki). Arbetsuppgiften flyttas nu ut till den överordnade tidplanen. Notera att om du vill ta bort en undertidplan men behålla dess innehåll, ska du flytta ut alla ingående arbetsuppgifter. Om du bara tar bort undertidplanen försvinner även dess innehåll. 15

18 4 Kom igång med Powerproject 4.3 Skapa projekt från aktivitetskatalogen I mallprojektet finns en fördefinierad aktivitetskatalog, vilket förenklar när man vill lägga in aktiviteter i tidplanen. Välja in grupper av aktiviteter 1. Öppna Aktivitetskataloger via Projektvyn (till vänster). 2. Dra huvudaktiviteten Mark som finns under Byggdelskod till tidplanefältet. OBS! utan att klicka först (om du klickar hamnar du i aktivitetskatalogen, för att komma tillbaka till ditt projekt markerar du huvudtidplan högst upp i Projektvyn). 3. Ta bort ej önskade aktiviteter genom att markera på radnumret och klicka på Delete. Välja enskilda aktiviteter 1. Öppna Aktivitetskataloger via Projektvyn (till vänster). 2. Markera Husunderbyggnad och aktiviteterna Grundkonstruktioner och Platta på mark. 3. Dra dessa aktiviteter till din Huvudtidplan i projektvyn till vänster. 4. Ange att de ska placeras <<<Sist i tidplanen>>>. 5. Markera dessa två aktiviteter genom att Ctrl-klicka på radnumren i tabellfältet. 6. Klicka på knappen Start Hierarki Summera. 7. Skriv in texten Husunderbyggnad som namn på den summerade aktiviteten. 16

19 4 Kom igång med Powerproject 4.4 Länkar, begränsningsflaggor och omräkning Med länkar och begränsningsflaggor kan du lägga in de beroenden och villkor som finns i projektet. Länkar (även kallade beroendepilar) beskriver beroenden mellan arbetsuppgifter inom projektet, medan begränsningsflaggor anger villkor som kommer utifrån. När du har lagt in alla beroenden och villkor som finns i projektet kan du genomföra en s.k. omräkning. Arbetsuppgifterna flyttas då med hänsyn till de beroenden och villkor du har lagt in och du får reda på när projektet tidigast kan vara färdigt, vilka arbetsuppgifter som har glapp, vilka arbetsuppgifter som bestämmer projektets slutdatum etc. Länkar Beroenden mellan arbetsuppgifter - som att du t ex måste resa väggarna på ett hus innan du kan lägga tak - kan du beskriva med hjälp av länkar. En länk är en pil som du ritar direkt i tidplanen med musen, från en arbetsuppgift (föregångaren) till en annan arbetsuppgift (efterföljaren). En länk styr efterföljarens läge i förhållande till föregångaren genom att länken inte får luta bakåt. När efterföljaren befinner sig i sitt tidigast tillåtna läge i förhållande till föregångaren är länken lodrät, bilden visar att Tak ligger i sitt tidigaste läge i förhållande till Stomme. Normalt när en aktivitet skapas finns det ett underförstått beroende i det att arbetsuppgifter inom aktiviteten (dvs på samma rad ) inte kan överlappa varandra. Vill du ändra på det: 1. Högerklicka på radnumret till den aktuella aktiviteten, välj Egenskaper Aktivitet - Detaljer och kryssa i kryssrutan Arbetsuppgifter får överlappa. Rita länkar För att rita en länk, ställ muspekaren i underkanten på en arbetsuppgift (föregångaren) och när muspekaren har något av nedanstående utseenden, håll ned vänster musknapp och dra länken till en annan arbetsuppgift (efterföljaren). Avsluta länken (släpp musknappen) när muspekaren har något av nedanstående utseenden: länk från/till starten av arbetsuppgiften länk från/till något ställe på arbetsuppgiftens vänstra halva länk från/till något ställe på arbetsuppgiftens högra halva länk från/till slutet av arbetsuppgiften För att enkelt se i en popupruta hur stort överlapp man får när man flyttar musen, gå till Arkiv-Alternativ- Diverse och markera valet Visa fördröjning/överlapp popup. 17

20 4 Kom igång med Powerproject När du ritar länken visas information om länken i en popup-ruta. Notera att den tidsenhet som du ritar arbetsuppgifter med väljer du, som tidigare nämnts, med kontrollen Tidsenhet som du når via menyfliken Visa (se vidare i avsnittet 4.1 Skapa ditt första projekt ). Den tidsenhet som du för tillfället har inställd påverkar även ritandet av länkar. När du ritar en länk hoppar ("snäpper") den nämligen till närmaste hel tidsenhet till vänster om det ställe där du ritar den. Markera länkar Du markerar en länk genom att klicka på den. För att markera flera länkar, använd Ctrl-klick. Om flera länkar skymmer varandra där du klickar markeras den först ritade. Om du klickar en gång till markeras nästa o s v. En markerad länk är grön. Om du markera en länk och sedan gör ctrl-a markeras alla länkar. Ta bort länkar För att ta bort en eller flera länkar, markera dem och välj menyfliken Start - Redigera - Ta bort (eller tryck på Delete-tangenten). Flytta länkar 1. Markera länken. 2. Ställ muspekaren vid början eller slutet av länken så att muspekaren ser ut så här: 3. Dra länkänden med musen och släpp den på ett nytt ställe. Överlapp En länk kan börja och sluta var som helst på en arbetsuppgift, vilket gör att du kan länka ihop arbetsuppgifter så att de överlappar varandra. Bilden visar att Armering börjar när Form har pågått i 2 dagar och har 1 dag kvar. 18

21 4 Kom igång med Powerproject Fördröjning En länk kan också innehålla en fördröjning. För att lägga in en fördröjning i en länk: Alternativ 1: 1. Rita länken som vanligt, men börja med att rita den vågrätt åt höger samtidigt som du håller ned SHIFT-tangenten. I popup-rutan som visas ser du hur fördröjningen räknas upp när du för musen åt höger. 2. Släpp SHIFT-tangenten när du uppnått önskad fördröjning och avsluta länkritandet på vanligt sätt. Länken får en horisontell del som representerar fördröjningen. Bilden visar länken mellan Gjutning och Stomme med en fördröjning på tre arbetsdagar. Alternativ 2: Du kan också lägga in en fördröjning i en länk så här: 1. Högerklicka på länken och välj Egenskaper. 2. Gå till fliken Länkstart. 3. Under rubriken Fördröjning/överlapp attribut, välj alternativet Tid i fältet för Typ och skriv in önskad fördröjning i fältet Fördröjning/överlapp, t.ex 3d. Notera att med 3d menas tre arbetsdagar, dvs ledig tid räknas inte med. Om du även vill räkna med ledig tid i fördröjningen kan du skriva 3vd (tre verkliga dagar) Kedjelänkning av flera arbetsuppgifter Kedjelänkning är ett snabbt sätt att länka ihop många arbetsuppgifter med länkar som går från slutet på en arbetsuppgift till början på nästa. För att utföra en kedjelänkning: 1. Markera de arbetsuppgifter (enskilda streck i tidplanen) eller aktiviteter (hela rader) som du vill länka ihop. 2. Välj Start Planera - Lägg till/ta bort länkar Automatisk länkning: Om du har markerat aktiviteter med flera arbetsuppgifter per rad får du möjlighet att Länka sista till första eller att Länka samhörande. 19

22 4 Kom igång med Powerproject Länka arbetsuppgifter automatiskt För att undvika arbetet med att dra länkar separat mellan arbetsuppgifter i tidplanefältet, kan arbetsuppgifter länkas automatiskt, gör på följande sätt: 1. Klicka på knappen Lägg till/ta bort länkar och välj alternativet Länka arbetsuppgifter. 2. Placera musmarkören där arbetsuppgiften ska börja och dra en arbetsuppgift så lång som du vill ha den. 3. Skapa nästa arbetsuppgift genom att placera musmarkören och dra arbetsuppgiften så lång som du vill ha den. Nu har en länk automatiskt skapats mellan arbetsuppgifterna. Notera att man också automatiskt kan länka genom att markera arbetsuppgifter i tidplanefältet och därefter klicka på knappen Automatisk länkning. 20

23 4 Kom igång med Powerproject Begränsningsflaggor Begränsningsflaggor anger villkor som kommer utifrån, dvs villkoret är kopplat till ett visst datum och inte till någon arbetsuppgift i projektet. Det finns flera typer av begränsningsflaggor, av vilka Starta här eller senare är den absolut vanligaste. För att lägga in en Starta här eller senare -flagga: 1. Placera arbetsuppgiften där du vill att den ska börja. 2. Högerklicka på arbetsuppgiften och välj Begränsningsflaggor - Starta här eller senare. Notera att ofta kan det vara frestande att använda en Starta här -flagga. En Starta här -flagga innebär dock att arbetsuppgiften måste börja på en exakt tidpunkt, vare sig förr eller senare. Anta att arbetsuppgiften Stomme är beroende av en viss kran som blir ledig den 28 januari. Beroendet av kranen motsvaras av en Starta här eller senare -flagga eftersom Stomme - med hänsyn till kranen - mycket väl kan påbörjas senare än den 28 januari. Starta här -flaggor leder mycket lätt till motstridiga krav, s.k. länkloopar. Dessa kan vara svåra att hitta. Använder vi en Starta här -flagga i exemplet ovan får vi en omöjlig situation om t.ex. gjutningen försenas så att Stomme inte kan starta förrän den 29 januari. Detta går inte att förena med Starta här - flaggans krav på att Stomme ska starta just den 28 januari. Begränsningsflaggan är en egenskap - en begränsning - hos den arbetsuppgift som den hör till. Det kan du se genom att högerklicka på arbetsuppgiften och välja Egenskaper - Arbetsuppgift - Begränsningar. Här kan du också flytta flaggan genom att redigera datumen under rubriken Begränsningsdatum. Du kan också flytta flaggan på följande sätt: 3. Håll muspekaren över flaggan så att den ändrar utseendet till. 4. Håll ned vänster musknapp och dra flaggan till ett nytt ställe på raden. För att ta bort en begränsningsflagga: 5. Markera arbetsuppgiften som den hör till och välj menyfliken Start - Planera - Begränsningsflaggor - Ta bort. 21

24 4 Kom igång med Powerproject Omräkning Man kan välja om man vill att projektet ska räknas om så fort man gör en ändring, t ex lägger till en länk. Om man vill det eller inte ställer man in i Arkiv Alternativ Räkna om Automatisk omräkning. Om man har automatisk omräkning avslagen får man själv välja när man vill att projektet ska räknas om. Detta är praktiskt om man ska göra många ändringar och inte vill att allting ska flytta sig hela tiden eller om man arbetar i ett väldigt stort projekt. Vid en omräkning av projektet (automatisk eller manuell) flyttas arbetsuppgifterna med hänsyn till dina länkar och begränsningsflaggor. Powerproject lägger då alla arbetsuppgifter så tidigt som möjligt så att projekttiden blir så kort som möjligt. När omräkningen är klar redovisas glapp och kritisk linje. För att räkna om hela eller delar av projektet manuellt: 1. Markera i projektvyn (klicka på) översta tidplanen i den gren du vill räkna om (vill du räkna om hela projektet markerar du den översta tidplanen i tidplanehierarkin (Huvudtidplan)). 2. Klicka på Räkna om gren eller klicka på tangenten F1. Notera att om du bara räknar om en viss gren av projektet kommer övriga delar av projektet inte att påverkas av omräkningen. Arbetsuppgifterna där förutsätts ligga på rätt ställe. Om man arbetar med automatisk omräkning väljer man själv hur mycket som ska räknas om. Glapp och kritisk linje Vissa arbetsuppgifter kan försenas utan att detta påverkar sluttiden för projektet. Sådana arbetsuppgifter sägs ha glapp. Det finns två typer av glapp: fritt glapp - den tid en arbetsuppgift kan flyttas utan att påverka någon annan arbetsuppgift. Markeras med dubbla streck efter arbetsuppgiften. totalt glapp - den tid en arbetsuppgift kan flyttas utan att ändra sluttiden för projektet. Markeras med ett enkelt streck efter arbetsuppgiften. De arbetsuppgifter och länkar som styr projektets sluttid sägs vara kritiska och de bildar den s.k kritiska linjen. Kritiska länkar blir röda och kritiska arbetsuppgifter får en röd ram omkring sig. Kritiska arbetsuppgifter har inget glapp. Man kan slå av visningen av glapp och kritisk linje under Format Visa/Dölj Omräkningsrapport Vid varje omräkning kan man skapa en omräkningsrapport som sammanställer diverse data från omräkningen. Den kan du ha nytta av om du vill analysera projektet, hitta länkloopar etc. Om du vill ha en sådan ställer du in i Start Planera - Räkna om gren Alternativ - Inställningar Där kan du också välja var rapporten ska visas. 22

25 4 Kom igång med Powerproject Inställningar för omräkning Under Start Planera - Räkna om gren kan du göra diverse inställningar som rör omräkning. Notera att i samband med omräkning används begreppen ASAP och ALAP. ASAP, står för As Soon As Possible, (dvs så tidigt som möjligt), och ALAP står för As Late As Possible (dvs så sent som möjligt). Du kan välja om en arbetsuppgift ska placeras ASAP eller ALAP. Standardinställningen är ASAP men i vissa fall kan man vilja ändra det till ALAP. För att göra det: 1. Högerklicka på arbetsuppgiften och välj Egenskaper. 2. Gå till fliken Arbetsuppgift och avsnittet Begränsningar. 3. Välj ALAP i fältet Placering. Bibehålla arbetsuppgifternas inbördes avstånd Som framgår av det ovanstående bestäms arbetsuppgifternas inbördes läge efter en omräkning av länklogiken. Detta innebär att om du flyttar en arbetsuppgift utan att ändra i länklogiken, så kommer arbetsuppgiften att flyttas tillbaka när du räknar om projektet. I vissa fall kan det vara praktiskt att låta länklogiken automatisk bli omdefinierad när du flyttar en arbetsuppgift. Arbetsuppgiften kommer då att bibehålla sitt nya läge i förhållande till övriga arbetsuppgifter när du räknar om projektet. Detta kan vara praktiskt, t.ex. när du har aktiviteter som tillåter överlappande arbetsuppgifter. För att ange att det inbördes läget mellan två eller flera arbetsuppgifter ska bibehållas: 1. Markera önskade arbetsuppgifter. 2. Högerklicka på någon av de markerade arbetsuppgifterna och välj Länkning - Behåll arbetsuppgifternas avstånd. Nu skapas länkar mellan arbetsuppgifterna (och ev befintliga länkar omdefinieras) som åstadkommer detta. Visa innehållet i flera undertidplaner samtidigt När du klickar på en undertidplan i Projektvyn visas dess innehåll i tidplanefältet. Ibland kan man vilja se flera undertidplaner samtidigt, eller huvudtidplanen och vissa undertidplaner samtidigt. För att göra det, markera önskade tidplaner i Projektvyn (klicka på den första, CTRL-klicka på övriga). Gren I många sammanhang stöter du på begreppet gren. Med en gren av projektet menas en tidplan med alla sina underordnade tidplaner. 23

26 4 Kom igång med Powerproject 4.5 Resursallokering (tillsätta resurser) I Powerproject finns möjlighet att allokera (tillsätta) Permanenta resurser (t ex yrkesarbetare och maskiner) och Konsumerbara resurser (material). Här följer två olika alternativ för att välja in en Permanent resurs, dvs en yrkesarbetare. Alternativ 1: 1. Högerklicka på aktiviteten /arbetsuppgiften. 2. Välj Tilldela Allokera permantenta resurser Yrkesarbetare och och klicka på önskad resurstyp. Alternativ 2: Dra en resurstyp från Projektvyn till gantt-schemat och släpp resursen på önskad aktivitet / arbetsuppgift. I båda fallen tar resursen med sig sina standardvärden till allokeringen (det tunnare strecket under arbetsuppgiften. Notera att om inte det visas gå till Formatfliken och se till att Inplanerade allokeringar är markerad). Aktiviteten /arbetsuppgiften har nu blivit tilldelad en resurs. Den resurs som allokerats har definierats med ett antal standardvärden och kan nu anpassas till gällande projekt. För att justera allokeringen, gör på följande sätt: 3. Högerklicka på allokeringen i gantt-schemat och välj Egenskaper. 24

27 4 Kom igång med Powerproject Dialogen Allokering av permanent resurs Egenskaper för Träarbetare (Yrkesarbetare) visas. Information / egenskaper som kan anpassas nås via flikarna: Allmänt objekttypen. Detaljer Kostnad/Intäkt Modellering Framdrift Koder Allmän information kring Antal, planerat datum, beräknad längd osv. Ange t ex vilken taxa som gäller. Ange vilken parameter som ska beräknas, dvs längd, insats eller antal och vilken av Antal och insats som ska balansera en längdändring. Avstämning av resursen, hur stor del av arbetsinsatsen är utförd. Här visas information om vilka koder som resursen tilldelats. Notera att samma tillvägagångssätt gäller vid allokering av Konsumerbara resurser. 25

28 4 Kom igång med Powerproject 4.6 Skriva ut tidplanen När du skriver ut en tidplan är det den aktuella vyn med sina aktuella utseendeinställningar - dvs det du ser på skärmen - som skrivs ut. Under Format Visa / Dölj kan du slå av och på visning av en mängd olika objekt och element, som t.ex. ledig tid, stödlinjer, begränsningsflaggor, anteckningar etc, för att på så sätt anpassa utseendet på utskriften. Förhandsgranska en tidplan För att förhandsgranska en tidplan, välj Arkiv Skriv ut Full förhandsgranska. Överst i fönstret Förhandsgranska finns en rad med knappar och kontroller som du använder för att välja ram och göra andra utskriftsinställningar och när du är nöjd med utseendet, skriva ut. Om du vill fylla i fälten i ramen t ex Revideringsdatum, Utfärdad av etc, klicka på Utskriftsfält och fyll i data. Skriva ut en tidplan Förhandsgranska tidplanen. Om du är nöjd med utseendet: 1. Klicka Skriv ut nu. 26

29 4 Kom igång med Powerproject 4.7 Import från kalkylverktyget Bidcon Export från Bidcon 1. Starta Bidcon. 2. Öppna den kalkyl som ska exporteras 3. Välj Arkiv, Exportera kalkyl och välj Powerproject. En exportguide öppnas och här anger man steg för steg hur man vill att kalkylinformationen ska läggas upp i Powerproject, 4. Ange bland annat i de steg som följer: Planeringsnivå, t ex kalkylpost, BSAB 96 eller BD. Vilka resurser som ska vara styrande. Hur Materialet ska presenteras (rekommenderas som generell resurs ). Hur UE, Maskiner och Tjänstemän ska presenteras. 5. Klicka slutligen på knappen Slutför. 6. Stäng Bidcon. Import till Powerproject Notera att första gången importen ska genomföras måste vissa inställningar göras, se vidare i nästa avsnitt Inställningar i Powerproject import från Bidcon. 1. Gå via Arkiv Ny och välj en mall, t ex Bidcon. 2. Ange information om projektet, t ex: Namn, För och Av. 3. I fältet för Start anges startdatum för projektet genom att klicka på knappen och välj ett datum. 4. Klicka därefter på Skapa. 5. Klicka på menyfliken Add-Ins. 6. Klicka på knappen BidCon Import. 27

30 4 Kom igång med Powerproject Dialogen Powerproject import från Bidcon öppnas. 7. Klicka på knappen Importen genomförs och all grunddata från kalkylen förs nu över till Powerproject. Därefter visas ett meddelande om att importen lyckades. 8. Klicka på knappen för att stänga dialogen Asta Import från Bidcon. 9. Gå via Arkiv, välj Spara som och spara den nya filen på avsedd plats. Kontrollera att antalet timmar och kostnader i kalkylen överensstämmer med de uppgifter som importerats till Powerproject, därefter kan planeringsarbetet börja. Inställningar i Powerproject import från Bidcon Första gången importen genomförs bör sökvägarna för exporten/ställas in. 1. Klicka på knappen Bidcon Import. Dialogen Powerproject import from Bidcon v 1.1 öppnas. 2. Gå via File, Language och välj Svenska 3. Gå via Arkiv, Sökvägar och välj Importsökväg 28

31 4 Kom igång med Powerproject Dialogen Välj mapp öppnas. 4. Välj (alternativt skapa en mapp) där de exporterade filerna från Bidcon ska placeras. I det här exemplet så har en ny mapp PowerprojectExport skapats. 5. Klicka på OK. I Bidcon: 6. Kontrollera även att sökvägen i Bidcon för exporten överensstämmer med sökvägen i Powerproject. 7. Starta Bidcon. 8. Gå via Verktyg-Alternativ- Sökvägar och kontrollera/ändra sökvägen i fältet för Export : Powerproject 29

32 5 Lär dig mer om Powerproject 5 Lär dig mer om Powerproject 5.1 Kalender En kalender är en samling datum som talar om när det är arbetstid och när det är ledig tid. Kalendrar är biblioteksobjekt som du själv skapar och redigerar i Biblioteksutforskaren (Visa Vyer - Biblioteksutforskaren). Här följer en kortfattad beskrivning av hur en kalender är uppbyggd. Grundverksamhet En kalender byggs upp av s.k. grundverksamheter. En grundverksamhet har ett namn (arbetstid, övertid, semester etc) och är av typen arbetstid eller ledighet. Med hjälp av grundverksamheter kan vi skilja på olika typer av ledighet, t.ex. semester och veckoslut, och olika typer av arbetstid, t ex normal arbetstid och övertid. Grundverksamheter är biblioteksobjekt som du själv skapar och redigerar i Biblioteksutforskaren. Arbetsschema Varje kalender har ett arbetsschema. Arbetsschemat beskriver de normala arbetstiderna och består av en följd av 24-timmarsperioder, s.k. skift. Arbetsschemat upprepas cykliskt så långt kalendern sträcker sig, dvs när sista skiftet i arbetsschemat är slut börjar man om igen från början med det första skiftet. Skiften består i sin tur av grundverksamheter. Arbetsscheman är biblioteksobjekt som du själv skapar och redigerar i Biblioteksutforskaren. Exempel: En vanlig 40-timmars arbetsvecka kan vi beskriva med ett arbetsschema bestående av sju skift som vi döper till veckans dagar. Skiften måndag - fredag - som representerar vanliga arbetsdagar - kan bestå av grundverksamheten Arbetstid mellan kl 8-16 samt grundverksamheten Dygnsvila under övrig tid. Skiften lördag och söndag kan bestå av grundverksamheten Veckoslut under hela dygnet. Undantag Med hjälp av arbetsschemat kan vi på ett enkelt sätt definiera huvuddelen av vår kalender. Det som återstår är att vi ibland vill göra undantag från arbetsschemat. På julafton vill vi t.ex. vara lediga även om den skulle råka infalla en måndag. Undantag från arbetsschemat åstadkommer vi genom att tilldela en grundverksamhet direkt till ett visst datum (och visst klockslag om så fordras). Vill vi vara lediga på julafton tilldelar vi alltså grundverksamheten Helg till den 24 december. 30

33 5 Lär dig mer om Powerproject Kalenderns uppbyggnad Sammanfattar vi nu det vi lärt oss om grundverksamheter, arbetsscheman och undantag kan vi beskriva hur en kalender fungerar på följande sätt: En kalender har ett arbetsschema och en uppsättning undantag från detta arbetsschema. På de datum och klockslag där det finns ett undantag gäller undantaget. På övriga tider gäller arbetschemat. Notera att en kalender faktiskt kan ha flera arbetsscheman, men de kan inte överlappa varandra. Du kan t.ex. ha ett arbetsschema på sommaren och ett annat på vintern. När är det arbetstid för en arbetsuppgift? Varje arbetsuppgift använder sig av en viss kalender som talar om när det är arbetstid respektive ledig tid för just den arbetsuppgiften. För att redigera arbetstiderna för en arbetsuppgift tar du alltså först reda på vilken kalender som arbetsuppgiften använder och sedan redigerar du denna kalender. Vilken kalender en viss arbetsuppgift använder sig av kan du se genom att högerklicka på arbetsuppgiften och välja Egenskaper - Arbetsuppgift - Datum. Här kan du också byta kalender för arbetsuppgiften. När en arbetsuppgift skapas tilldelas den automatiskt den s k förvalda kalendern (mer om detta längre fram). Den förvalda kalendern är markerad med en röd bock i Projektvyn. Om du inte har bytt kalender för någon arbetsuppgift, använder alla arbetsuppgifter i projektet den förvalda kalendern. Notera att om du lägger in en semesterperiod i en viss kalender får alla arbetsuppgifter som använder denna kalender denna semesterperiod. Om du vill ha olika semesterperiod för olika arbetsuppgifter behöver du använda flera kalendrar, en för varje semesterperiod. Exempel: Vi antar att ditt projekt har kalendern Med byggsemester som förvald kalender och att kalendern Med byggsemester innehåller fyra veckors semester. Vidare antar vi och att du inte har bytt kalender för någon arbetsuppgift. Alla arbetsuppgifter du har skapat hittills har alltså fyra veckors semester. Nu vill du att vissa av dessa arbetsuppgifter bara ska ha två veckors semester. Då gör du så här: 1. Gå till mappen Kalender i Biblioteksutforskaren. 2. Kopiera kalendern Med byggsemester genom att markera den och välj Start Urklipp Kopiera och sedan Start Urklipp Klistra in. 3. Byt namn på kopian till Med halv byggsemester. 4. Redigera kalendern Med halv byggsemester så att den bara har två veckors semester (se avsnittet längre fram Lägga in och ta bort semester ). 5. Byt kalender till Med halv byggsemester för de arbetsuppgifter som ska ha två veckors semester (se nästa avsnitt Tilldela/byta kalender ). 31

34 5 Lär dig mer om Powerproject Tilldela/byta kalender För att tilldela en ny kalender till en arbetsuppgift, dvs byta kalender för arbetsuppgiften, gör du på något av följande sätt: 1. Högerklicka på arbetsuppgiften och välj Tilldela - Tilldela kalender - <kalenderns namn>. eller: 2. Ta tag i kalendern i projektvyn med musen och dra den till arbetsuppgiften. Släpp musknappen när muspekaren är mitt över arbetsuppgiften. En popup-ruta visar texten Tilldela <kalenderns namn> till <arbetsuppgiftens namn>. Notera att om flera arbetsuppgifter ska ha samma kalender markerar du dem först med hjälp av Ctrl-klick. Redigera en kalender För att redigera en kalender: 1. Högerklicka på kalendern i Projektvyn eller i Biblioteksutforskaren. 2. Välj Egenskaper. Kalenderns egenskapsdialog öppnas. Fliken Kalender - ger en översikt över arbetstid och ledigheter. Bilden visar att lediga dagar är vita och åtta timmars arbetsdagar röda, men du kan välja andra färger och längd på arbetsdagar om du vill. För ett se de exakta arbetstiderna en för viss dag, dubbelklicka på önskad dag. Fliken Arbetsscheman - här kan du byta och lägga till arbetsscheman. Fliken Undantag - här listas alla undantag från arbetsschemat. 32

35 5 Lär dig mer om Powerproject Lägga in och ta bort semester Lägga in semester Du lägger in semester genom att lägga in undantag från arbetsschemat, gör så här: 1. Högerklicka på kalendern i Projektvyn eller i Biblioteksutforskaren och välj Egenskaper. 2. Gå till fliken Kalender. 3. Markera de datum då det ska vara semester (Ctrl-klicka för att markera flera datum). 4. Klicka på Lägg till undantag. 5. I fältet Undantag typ, välj Semester. 6. Markera alternativet 24 timmarsundantag för att skapa semester under hela dagarna. 7. Klicka på Lägg till. Semestern är nu inlagd. Ta bort semester Du tar bort semester genom att ta bort undantaget som definierar semestern så att arbetsschemat åter gäller, gör så här: 1. Högerklicka på kalendern i Projektvyn eller i Biblioteksutforskaren och välj Egenskaper. 2. Gå till fliken Kalender. 3. Markera de dagar där det finns undantag med semester som du vill ta bort. 4. Klicka Ta bort undantag. Notera att när du redigerat en kalender är det bra att stickprovsmässigt kontrollera att slutresultatet blivit som du tänkt dig. Dubbelklicka på något eller några av de datum du redigerat. Du ser då de resulterande arbetstiderna, dvs den sammanlagda effekten av arbetsschema och undantag. Lägga in och ta bort arbetstid under ett veckoslut Om du har ett arbetsschema med lediga lördagar och söndagar och vill lägga in arbetstid under någon lördag eller söndag ska du lägga in undantag från arbetsschemat. Gör på samma sätt som vid semester men välj Arbetstid (eller Övertid om du vill skilja ut denna arbetstid från annan arbetstid) i fältet Undantag typ samt fyll i önskade start- och sluttider. 33

36 5 Lär dig mer om Powerproject Bortvikningskalender Datumfältet i tidplanen visar normalt inte dygnets alla 24 timmar, och inte heller alla dagar på året. Om du ökar tidsskalan (ta tag med musen i ett skalstreck i datumfältet och dra det åt höger) så att du ser namnen på veckans dagar, kommer du förmodligen att upptäcka att lördagar och söndagar inte finns med. Vi säger att de är bortvikta. För att välja vilken tid som ska visas i tidplanen och vilken tid som ska vikas bort: 1. Välj Format Format - Datumfält. 2. Under rubriken Markera för att vika bort från vyn, kryssa för de grundverksamheter som ska vikas bort. Notera att när du kryssar för olika grundverksamheter som t ex Helg och Semester, viks de datum bort där det finns Helg respektive Semester i den s.k. bortvikningskalendern. Bortvikningskalender väljer du i fältet Kalender för bortvikning. Notera att bortvikningen bara är en utseendefråga. Den påverkar inte när det är arbetstid eller ledig tid. Förvald kalender När du skapar en ny arbetsuppgift får den automatisk en viss kalender; den s k förvalda kalendern. Den förvalda kalendern markeras med en röd bock i Projektvyn. För att byta förvald kalender: 1. Högerklicka i på den kalender som du vill använda som förvald och välj Arbetsuppgift förval. Notera att befintliga arbetsuppgifter inte påverkas när du byter förvald kalender. Det du ändrar är vilken kalender som arbetsuppgifterna automatiskt ska få när du skapar dem. 34

37 5 Lär dig mer om Powerproject Kalender på tomma rader För att färgmarkeringar i tidplanen för helger, semester etc inte ska avbrytas vid tomma rader, kan du under Format Format Formatera tidplan - Ledighet välja vilken kalender som ska användas på tomma rader. Förfluten tid i kalendern Om man vid något tillfälle skulle behöva planera bakåt i tiden, så måste en inställning göras i projektet. 1. Gå via Arkiv Alternativ Kalender och aktivera Visa förfluten tid. 35

38 5 Lär dig mer om Powerproject 5.2 Tidplanens utseende Flytta/kopiera aktiviteter och arbetsuppgifter Du kan lätt flytta arbetsuppgifter efter att du ritat dem, gör på följande sätt: 1. Placera muspekaren mitt över en arbetsuppgift. När muspekaren ser ut så här kan du dra arbetsuppgiften med musen till ett nytt ställe. Notera att om flera arbetsuppgifter är markerade flyttas de parallellt. 2. För att kopiera arbetsuppgifter (en eller flera) i sidled på samma rad(er) gör du på samma sätt som ovan, med den skillnaden att du håller ned CTRL-tangenten när du drar. Tänk på att släppa musknappen före CTRL-tangenten Vill du flytta eller kopiera en aktivitet (en hel rad): 3. Markerar hela raden genom att klicka på radnumret i tabellfältet (markera flera rader med CTRLklick eller SHIFT-klick). 4. Välj Start Urklipp - Kopiera eller Start Urklipp - Klipp ut. 5. Markera en ny rad i tidplanen. 6. Välj Start Urklipp - Klistra in. Ändra längden på arbetsuppgifter: 1. Det lättaste sättet att ändra längden på en arbetsuppgift är att placera muspekaren över någon av dess ändar och när muspekaren ser ut så här eller så här dra arbetsuppgiften till önskad längd. 2. Du kan också ändra längden genom att skriva direkt i tabellfältet eller genom att klicka på pilarna i verktygsfältet Redigera objekt (se bilden). Vid varje klick flyttas arbetsuppgiften en enhet av den tidsenhet du har ställt in med kontrollen Tidsenhet i verktygsfältet Tidplan. flytta hela arbetsuppgiften flytta startdatum flytta slutdatum För att verktygsfältet Redigera objekt ska bli aktivt måste du först markera en arbetsuppgift. Notera att om verktygsfältet inte visas, välj Anpassa Snabbverktygsfältet och markera Redigera objekt. 36

39 5 Lär dig mer om Powerproject Använda tabellfältet Förutom att använda musen, kan du även använda tabellfältet för att redigera arbetsuppgifterna. Om du har flera arbetsuppgifter på samma rad måste du dock först visa aktiviteten i visningsläget en arbetsuppgift-per-rad'. Detta gör du genom att klicka på plustecknet bredvid radnumret. Plustecknet ändras då till ett minustecken och varje arbetsuppgift visas på en egen rad. Du kan då skriva in t ex startdatum eller längd i tabellfältet. Återgå sedan till att visa alla arbetsuppgifterna i aktiviteten på en och samma rad genom att klicka på minustecknet. Egenskapsdialoger och egenskapsvyn Alla objekt i Powerproject aktiviteter, arbetsuppgifter, länkar, kalendrar etc har en s k egenskapsdialog. Med denna dialog kan du visa och redigera alla objektets egenskaper. För att öppna ett objekts egenskapsdialog, högerklicka på objektet och välj Egenskaper. För aktiviteter och arbetsuppgifter finns även en egenskapsvy med motsvarande funktion som egenskapsdialogen. För att öppna egenskapsvyn, klicka på knappen ner i aktivitetslisten/längst ner på skärmen). Egenskapsvy av/på (längst Arbeta med dialoger De flesta av programmets dialoger, t ex egenskapsdialogen, behöver inte stängas när man byter objekt. Så fort du markerar ett nytt objekt uppdateras dialogen till att visa data om det nymarkerade objektet samtidigt som data om det tidigare markerade objektet sparas. Om du vill förhindra detta, klicka på stiftet i nedre vänstra hörnet av dialogen. 37

40 5 Lär dig mer om Powerproject Skapa biblioteksobjekt Som tidigare nämnts så lagras biblioteksobjekten i mappar i Biblioteksutforskaren. Varje typ av biblioteksobjekt har sin egen mapp. För de flesta biblioteksobjekten kan du skapa undermappar, så att du kan lagra objekten i en hierarkisk struktur av mappar och undermappar. Alla biblioteksobjekt skapas med samma teknik. Så här gör du t.ex. för att skapa ett kodbibliotek med koder (koder används för att färgkoda arbetsuppgifter (se vidare i 4.2 Strukturera projektet och avsnittet Färgkoda arbetsuppgifter ). 1. Ställ dig i mappen Kodbibliotek (klicka på den i trädvyn). I listvyn ser du de befintliga kodbiblioteken som ett antal mappar. 2. Högerklicka på ett tomt utrymme i listvyn och välj Ny Kodbibliotek underobjekt. En ny mapp skapas med standardnamnet Anonym. 3. Ändra namnet till Etapp (den lilla hänglåsikonen betyder att objektet är osparat, den försvinner när du sparar projektet). 4. Ställ dig i kodbiblioteken Etapp som du just har skapat genom att klicka på det i trädvyn eller dubbelklicka på det i listvyn. 5. Högerklicka på ett tomt utrymme i listvyn och välj Ny Kod underobjekt. Döp koden till Etapp 1 och ge koden önskat utseende genom att klicka i kolumnerna för färg och mönster. 6. Skapa koderna Etapp 2 och Etapp 3 på samma sätt. Notera att du också kan redigera ett biblioteksobjekt genom att högerklicka på dess rad i listvyn och välja Egenskaper. Du kan skapa en hierarki av biblioteksobjekt genom att skapa mappar som i sin tur innehåller biblioteksobjekt. Underordnade objekt och mappar ärver sina egenskaper (utom namn och unikt ID) från sina respektive föräldrar. Du kan omvandla ett objekt till en mapp genom att högerklicka på objektet och välja Omvandla till mapp. 38

41 5 Lär dig mer om Powerproject Inställningar på arbetsuppgift Visa arbetsuppgifter med resursens utseende Ett alternativ till att färgkoda arbetsuppgifter från Kodbiblioteket är att visa arbetsuppgifterna med samma utseende som resurserna eller kostnadsställen som tilldelats till dem. 1. Gå via Formatera - Formatera tidplan och fliken Arbetsuppgifter. 2. Klicka på knappen Ändra utseende 3. Aktivera kryssrutan Bestäm utseende på arbetsuppgiften utifrån resurstilldelning. Standardutseende för varje typ av arbetsuppgift Ett annat alternativ till att färgkoda arbetsuppgifter från Kodbiblioteket är att visa arbetsuppgifterna med ett standardutseende för varje typ av aktivitet t ex Summerade arbetsuppgifter, Expanderade arbetsuppgifter, Hängmatta Buffert arb.uppgifter, Milstolpar osv. 1. Gå via Formatera - Formatera tidplan och fliken Arbetsuppgifter. 2. I fältet för Standardutseende arb.uppgift, klicka på knappen Ändra utseende 3. Välj in önskat utseende på Summerade arb.uppgifter, Expanderade arbetsuppgifter, Hängmatta osv. 39

42 5 Lär dig mer om Powerproject Standardarbetsenhet på arbetsuppgift Via menyfliken Projekt-Egenskaper och knappen Tidplan Förval, så kan en standardmängd och ett standardarbete anges på arbetet som tillämpas på nya arbetsuppgifter. Inställningen nås via fältet för Allokeringar och här anges mängden på Arbete och Arbetsenhet för vilket standardarbetet ska mätas i. 40

43 5 Lär dig mer om Powerproject Formatera tidplanen För att formatera tidplanen - dvs bestämma vad som ska visas och hur det ska visas - välj Format Formatera tidplan. Här kan du göra en mängd utseendeinställningar som t.ex. att välja vilket kodbibliotek som ska visas, välja vilka arbetsuppgiftsdata som ska visas i tidplanefältet, slå av och på visning av glapp, kritisk linje, länkar, avstämningslinjer etc. Under Format Visa/Dölj finns en uppsättning snabbval för vissa visningsalternativ som t ex att slå av och på visning av glapp, kritisk linje, avstämningslinjer m.m. Dessa snabbval finns även om du högerklickar i tidplanen och väljer Visningsknappar Lägga till och ta bort rader i datumfältet Datumfältet är fältet överst i tidplanen som innehåller rader för år, månad, veckodag etc. Det förvalda utseendet på datumfältet hämtas från mallprojektet. För att lägga till en rad i datumfältet: 1. Högerklicka på datumfältet och välj Infoga rad. 2. Välj sedan den typ av rad du vill infoga. För att ta bort en rad i datumfältet: 3. Högerklicka på raden och välj Dölj denna rad. För att ändra ordningen på raderna i datumfältet: 4. Ställ muspekaren över önskad rad och dra sedan raden med musen. Muspekaren ändrar då utseende till Ändra skala Ställ muspekaren över ett skalstreck i datumfältet så att muspekaren ändrar utseende till och dra med musen åt höger (större skala) eller vänster (mindre skala). Zoner med olika tidsskalor Du kan ha upp till 3 olika skalzoner, var och en med sin egen tidsskala. 1. Högerklicka i datumfältet där du vill starta en ny skalzon och välj Starta ny skalzon. Ett vertikalt grått streck visar var den nya skalzonen startar. 2. För att ta bort en skalzon, högerklicka på skalzonen och välj Ta bort denna skalzon. 41

44 5 Lär dig mer om Powerproject Vertikal skala Den vertikala skalan ställer du in under Format Formatera tidplan - Vertikal skala. Om du kryssar i kryssrutan Autoskala radhöjd vid radbrytning anpassas radhöjden automatiskt efter textinnehållet i tabellfältet, individuellt för varje rad så att texten i tabellfältet lagom får plats. I tabellayout-dialogen kan man välja vilka kolumner som ska ha radbrytning satt. Anteckningar Anteckningar är text som du kan lägga in på valfritt ställe i tidplanen. Med hjälp av s.k. anteckningsreferenser kan en anteckning visa data från projektets databas, t.ex. startdatumet för en arbetsuppgift. En anteckning kan fästas till en arbetsuppgift, så att den följer med när arbetsuppgiften flyttas. För att fästa en befintlig anteckning till en arbetsuppgift: 1. Ställ muspekaren över anteckningen och håll ned vänster musknapp 2. Dra muspekaren till arbetsuppgiften. 3. Släpp musknappen när någon av de 21 fästsymbolerna som visas här i figuren. Fästsymbolen anger var på arbetsuppgiften som anteckningen kommer att fästas. För att skapa en anteckning: 1. Välj Format Anteckningar och klicka på knappen Textanteckning. 2. När du för muspekaren över tidplanen ändrar den utseende till.. På ställen där muspekaren ser ut så här kan du inte placera anteckningar. 3. Flytta muspekaren till det ställe där du vill ha anteckningen. Om du ställer dig intill en arbetsuppgift så att någon av fästsymbolerna ovan visas kommer anteckningen att fästas till arbetsuppgiften. 4. Håll sedan ned musknappen och dra en ruta ungefär så stor som du vill att anteckningen ska bli. 5. Skriv in din text. Notera att du kan visa projektdata i en anteckning genom att lägga in s.k. referenser i anteckningen. För att göra det, dubbelklicka i anteckningen så att du får en blinkande textmarkör. Högerklicka sedan i anteckningen och välj referens. Klicka OK i dialogen Objektväljare. Avsluta med att klicka utanför anteckningen så att den inte är markerad längre. Det aktuella värdet på referensen visas nu i anteckningen. 42

45 5 Lär dig mer om Powerproject Tabellfältet Till vänster om tidplanefältet finns tabellfältet. Tabellfältet består av ett antal kolumner där du kan du visa och redigera projektdata. Man säger att en kolumn visar en viss referens (dvs den refererar till en viss projektdata, t.ex. en aktivitets slutdatum). Du kan själv bestämma hur många kolumner tabellfältet ska innehålla och vilka referenser de olika kolumnerna ska visa. Lägga till en kolumn 1. Högerklicka i en kolumnrubrik och välj Lägg till kolumn <referens>. Med <referens> menas att du ska välja någon av de referenser som visas när du håller muspekaren över menyalternativet Lägg till kolum. Här visas att aktivitetens slutdatum valts. Ta bort en kolumn 1. Markera kolumnen genom klicka i dess rubrik. 2. Tryck på Delete-tangenten. Ändra ordning mellan kolumnerna 1. Ställ muspekaren ovanför en kolumnrubrik så att muspekaren ändrar utseende till. 2. Håll ned vänster musknapp och dra kolumnen åt vänster eller höger till önskat läge. 43

46 5 Lär dig mer om Powerproject Ändra utseende på en kolumn 1. Högerklicka i kolumnrubriken och välj Celler. 2. I dialogen Formatera celler så kan man ställa in önskat talformat, teckensnitt, justering, färg etc. En uppsättning kolumner - en s.k. tabellayout - kan namnges och sparas så att du enkelt kan växla mellan olika tabellayouter. Namnet på den aktuella tabellayouten är förbockat under Visa Visa Data - Tabeller. Ändringar som du gör i tabellayouten sparas med den aktuella tabellayouten när du sparar projektet. Spara en tabellayout under ett nytt namn 1. Välj Visa Visa Data -Tabeller - Spara som. För att använda en sparad tabellayout: 2. Välj Visa Visa Data -Tabeller och därefter önskad tabellayout. Notera att om den inte visas på menyn, går du vidare till Fler tabellayouter. Här hittar du samtliga sparade tabellayouter och här kan du styra vilka tabellayouter som ska visas på menyn. 44

47 5 Lär dig mer om Powerproject 5.3 Kostnader & Intäkter I projektet så kan både kostnader och intäkter föras in på en arbetsuppgift / aktivitet. Beroende på hur planeringen är gjord så kan vissa kostnader redan finnas med i projektet, t ex för resurserna. Det är alltså planerade resursers kostnad, t ex kostnad för yrkesarbetare (timkostnad*timmar). Kostnader och intäkter kan även föras in som milstolpar i projektet. Notera att om kostnaden/intäkten läggs in som kostnad på arbetsuppgiften /aktiviteten kan man få den utbredd under arbetsuppgiftens varaktighet eller säga att hela kostnaden ska hamna i början/slutet +/- xx antal dagar. Om en kostnad/intäkt förs till en milstolpe kommer den på angivet datum (+/- xx antal dagar). Lägga in kostnader på arbetsuppgifter/aktiviteter 1. Markera den arbetsuppgift /aktivitet som ska tilldelas en kostnad. 2. Gå via Allokering Allokera kostnader Projektkostnader (eller högerklicka och välj Tilldela Allokera kostnader Projektkostnader). 3. Välj något av alternativen Projektkostnader, Material, Personal eller Övrigt. En projektkostnad finns nu tilldelad till arbetsuppgiften. För att justera totalbeloppet för materialet: 4. Högerklicka på balken för Material och välj Egenskaper. Dialogen Kostnadsallokering Egenskaper för Material öppnas. 5. Ange i fältet för Totalbelopp vilken kostnad som gäller Notera att det också är möjligt att skriva direkt i cellen i kolumnen Antal det belopp som gäller. 45

48 5 Lär dig mer om Powerproject Lägga in en intäkt på en milstolpe En aktivitet/arbetsuppgift markeras som en milstolpe när den inte har någon längd och presenteras med en symbol i ganttdiagrammet (kan t ex göras genom att högerklicka på arbetsuppgiften, välj Gör till - Startmilstolpe alternativt Slutmilstolpe). För att kunna lägga in intäkter på en milstolpe, t ex när en Betalningsplan ska skapas, gör på följande sätt: 1. Lägg in en/flera milstolpar (Lyft) i gantt-schemat. 2. Skriv in på raden Betalningsplan. 3. Tilldela en projektkostnad till vardera milstolpe genom att i Kostnadsställen välja mellan alternativen Material, Personal eller Övrigt. 4. Dra vald projektkostnad till milstolpen. 5. Högerklicka på symbolen för Material och välj Egenskaper. 6. Skifta i fältet Typ till alternativet Intäkt. 7. Ange i fältet för Totalbelopp vilken intäktsbelopp som gäller. 46

49 5 Lär dig mer om Powerproject Nu finns en intäkt inlagd på milstolpen. Notera att samma tillvägagångssätt gäller för om en projektkostnad ska läggas till en milstolpe. 47

50 5 Lär dig mer om Powerproject 5.4 Uppföljning Under projektets genomförande bör du följa upp det och jämföra det med den tidplan du gjort. En uppföljning kan bestå av följande steg: Avstämning - vid vissa avstämningsdatum matar du in framdriften, dvs hur långt varje arbetsuppgift har kommit. Det aktuella läget visas i tidplanen i form av en avstämningslinje. Allt som ligger till vänster om avstämningslinjen är utfört, allt som ligger till höger återstår att göra. Färdiga arbetsuppgifter får också en färgmarkering (skuggning) i överkant. Omräkning - det som inte är gjort vid avstämningsdatumet måste göras efter detta datum. Detta motsvaras av att du räknar om projektet och rätar ut avstämningslinjen. Alla arbetsuppgifter som är försenade knuffas då framåt. Jämföra med ursprungsplanen - den omräknade tidplanen skiljer sig (förmodligen) från den ursprungliga. Om du har sparat en kopia av den ursprungliga tidplanen som ett basprojekt kan du enkelt jämföra de två tidplanerna. Spara en kopia av projektet som basprojekt Innan du startar uppföljningen bör du spara en kopia av originalplanen i form av ett s.k. basprojekt. Det kan du sedan använda att jämföra mot under projektets gång. För att spara en kopia av projektet i form av ett basprojekt: 1. Välj Projekt - Egenskaper-Basprojekt/Scenariehanterare. 2. Klicka Ny. Guiden basprojekt startas, följ därefter anvisningarna i guiden. Basprojektet blir en egen fil med ändelsen ppb. Om projektets filnamn är Mitt filnamn.pp blir filnamnet för det första basprojektet Mitt filnamn_0.ppb (man kan göra flera basprojekt om man vill, t.ex. vid olika tidpunkter eller för olika planeringsalternativ). Av filnamnet kan man alltså avgöra, dels att filen innehåller ett basprojekt, dels till vilket projekt den hör. 48

51 5 Lär dig mer om Powerproject Avstämningsperioder Innan du börjar stämma av ska du skapa avstämningsperioder. Avstämningsperioder är biblioteksobjekt som du skapar och redigerar i Biblioteksutforskaren. Varje avstämningsperiod har ett avstämningsdatum, en avstämningslinje och en färg på den markering (skuggning) som visas i överkanten på arbetsuppgifter som är färdiga. För att skapa en avstämningsperiod: 1. Öppna Biblioteksutforskaren och gå till mappen Avstämningsperiod. 2. Högerklicka på ett tomt ställe i listvyn och välj Ny Avstämningsperiod underobjekt. 3. Fyll i data om avstämningsperioden, antingen direkt i kolumnerna i listvyn, eller genom att högerklicka på avstämningsperioden och välja Egenskaper. 49

52 5 Lär dig mer om Powerproject Aktuell avstämningsperiod Innan du börjar mata in framdriften ska du ange vilken avstämningsperiod som är den aktuella: 1. Högerklicka i projektvyn på den period vars avstämningsdatum är lika med det aktuella avstämningsdatumet. 2. Välj Aktuell avstämningsperiod. Den aktuella avstämningsperioden markeras med en röd bock. Notera att genom att ha flera avstämningsperioder och vid varje avstämning byta aktuell avstämningsperiod, kan du i efterhand se när olika arbetsuppgifter utfördes. Du får då en avstämningslinje för varje avstämning. Ett enklare alternativ är att bara ha en enda avstämningsperiod. Vid varje avstämning ändrar du då den aktuella avstämningsperiodens avstämningsdatum. Du har då bara en enda avstämningslinje som fortlöpande flyttas framåt i projektet. Ett tredje alternativ är att använda en kombination av ovanstående två metoder, dvs ha flera avstämningsperioder men rapportera framdrift flera gånger (och ändra periodens avstämningsdatum varje gång) mot varje period. Visa avstämningsläget Innan du börjar med en ny avstämning kan det vara lämpligt att slå på visningen av avstämningsläget så att du ser vad som händer när du börjar mata in nya data. För att slå på visning av avstämningsläget: 1. Välj menyfliken Format Format Formatera tidplan - Framdrift Under rubriken Linjer: 2. Slå på de avstämningslinjer du vill se. Linjen för den aktuella avstämningsperioden kan vara praktisk att se när du stämmer av. Under rubriken Skuggning: 3. Välj om du vill se en färgmarkering i överkanten på färdiga arbetsuppgifter och om markeringen i så fall ska vara svart eller använda avstämningsperiodens färg. Under Linjetyp: 4. Välj Taggig. 50

53 5 Lär dig mer om Powerproject Avstämning Du kan nu börja mata in framdriften med t.ex. följande metod: 1. Klicka på (markera) en arbetsuppgift (CTRL-klicka för att markera flera). 2. Ange framdriften för den markerade arbetsuppgiften med hjälp av kontrollen % framdrift. Denna kontroll finns i verktygsfältet Redigera objekt längst ned på skärmen. Notera att om verktygsfältet inte visas, välj Anpassa Snabbverktygsfältet och markera Redigera objekt Du kan även ange framdriften via Start Framdrift. En annan metod för att mata in framdriften är att göra det med musen: 3. Start Framdrift Ange framdrift - Grafisk framdriftsinmatning. Detta aktiverar funktionen grafisk avstämning. 4. Placera muspekaren över en arbetsuppgift, i gränsen mellan en färdig och en ej färdig del. 5. När muspekaren har utseendet, håll ned vänster musknapp och dra avstämningslinjen åt höger. En popup-ruta visas med avstämningsdata som uppdateras allteftersom du drar musen. För att dra avstämningslinjen åt vänster: 6. Flytta muspekaren lite till vänster om avstämningslinjen så att den spegelvända muspekaren visas. Håll ned vänster musknapp och dra avstämningslinjen åt vänster. 7. Det finns fler sätt mata in framdriften på t.ex. att högerklicka på arbetsuppgiften och välja Ange framdrift eller Framdrift till. Notera att du också kan lägga in en kolumn i tabellfältet som visar framdriften och fylla i dina data där. Vilken metod du väljer är en smaksak. 51

54 5 Lär dig mer om Powerproject Låsta avstämningsperioder För att du inte av misstag ska rapportera framdrift mot fel avstämningsperiod, kan du låsa avstämningsperioder. För att låsa en avstämningsperiod: 1. Högerklicka på den i projektvyn och välj Lås. Låsta avstämningsperioder får ett litet hänglås på sin ikon. 52

55 5 Lär dig mer om Powerproject Räkna om och räta ut avstämningslinjen Det som inte är gjort vid avstämningsdatumet måste göras efter detta datum. Detta motsvaras av att du räknar om projektet och rätar ut avstämningslinjen. Alla arbetsuppgifter som är försenade knuffas då framåt. För att räkna om projektet och räta ut avstämningslinjen: 1. Välj Start Planera Räkna om gren Alternativ. 2. Välj avstämningsperiod i fältet Räta ut avstämningslinje för period och klicka OK. Notera att eventuellt visas dialogen Uträtning av avstämningslinje (om du inte har kryssat i att du inte vill se den). Här kan du kontrollera att du har valt rätt aktuell avstämningsperiod och att du rätar ut rätt avstämningslinje. Skulle något vara fel kan du ändra här innan du klickar OK för att genomföra omräkningen (om du inte vill se dialogen igen, kryssa i kryssrutan Varna inte igen ). Projektet räknas nu om och avstämningslinjen rätas ut. Jämföra med ursprungsplanen Den omräknade tidplanen skiljer sig (förmodligen) från den ursprungliga. Om du har sparat en kopia av den ursprungliga tidplanen som ett basprojekt kan du enkelt jämföra den omräknade tidplanen med den ursprungliga. Du kan visa ett eller flera basprojekt i samma tidplan som det aktuella projektet. För att göra det: 1. Välj Format Formatera tidplan Basprojekt. 2. I rutan Markera för att visa arbetsuppgifter, kryssa för de basprojekt (ett eller flera) som du vill se i tidplanen. Arbetsuppgifterna i basprojektet visas nu i samma tidplan som det aktuella projektet, under sina motsvarande arbetsuppgifter. Exempel: Antag att vi har sparat en kopia av ursprungsplanen som ett basprojekt. Figuren visar arbetsuppgifterna i det aktuella projektet (gula) tillsammans med motsvarande arbetsuppgifter i basprojektet (randiga) innan avstämning och omräkning har utförts. Det aktuella projektet och basprojektet är då identiska. I nästa figur (i mitten) har det aktuella projektet stämts av. Framdriften visas dels som en färgmarkering (skuggning) med avstämningsperiodens färg i överkanten på arbetsuppgiften, dels med avstämningslinjen. I nästa figur (till höger) har projektet räknats om och avstämningslinjen har rätats ut. Detta har medfört att försenade arbetsuppgifter har knuffats framåt. Basprojektet ändras inte utan ligger kvar och visar hur ursprungsprojektet såg ut. 53

56 5 Lär dig mer om Powerproject Notera att om du använder flera avstämningsperioder i ett projekt, kan du nu se verklig start- och verkligt slutdatum för framdriften som markerats i varje enskild avstämningsperiod i tabellfältet. Detta görs genom att visa datumfälten för Verklig start- och Verkligt slut i tabellfältet och specificera datum för den avstämningsperiod som du vill ska gälla. 54

57 5 Lär dig mer om Powerproject 5.5 Egenskaper på permanent resurs Exempel på specifika egenskaper för en permanent resurs Resursens egenskaper är beroende på hur parametrarna längd, insats eller antal har angivits. Insats från allokering innebär att man arbetar med arbetsuppgiftens insats (oftast antalet timmar) tillsammans med längd och antal resurser. I fältet Beräknad anges vilken av de tre parametrarna som ska ändras när man ändrar en av de övriga två. I fältet Balanserande anges vilken parameter som ska ändras när man ändrar längden. Beräknad parameter Längd: Insats från allokering: Längd = Insats / Antal Vi utgår från arbetsuppgiften Väggar, med en varaktighet på 10 dagar och där en permanent resurs, Träarbetare är inplanerad. Timmarna på arbetsuppgiften är 80 timmar och beräkningen sker på arbetsuppgiftens längd, dvs allokeras ytterligare en resurs kommer längden att halveras (5 dagar). Skulle antalet timmar ökas kommer arbetsuppgiften att bli längre. Beräknad parameter Insats: Insats från allokering: Insats = Längd * Antal Längden på arbetsuppgiften är 10 dgr, antalet resurser 1 st. Om antalet ändras till 2 st räknar programmet ut hur många timmar det blir på arbetsuppgiften. Resultat: Längden är oförändrad, antalet resurser har ökats på och insatsen (timmarna) har beräknats. 55

58 5 Lär dig mer om Powerproject Balanserade parametrar: Balanserade parametrar innebär att när arbetsuppgiftens längd förändras, så ändras timmarna eller antalet resurser på allokeringen. Balanserande parameter: Antal Vi fortsätter med exemplet med Väggar som är inplanerade under 10 dagar. Minska längden (varaktigheten) till 5 dagar, så ökas antalet resurser, men antalet timmar är oförändrat Balanserande parameter: Insats Utgår man från samma exempel med Väggar, 10 dagar och har satt den balanserande parametern till Insats och minskar längden så resulterar det att enbart timmarna minskas på arbetsuppgiften, men antalet resurser är oförändrat. 56

59 5 Lär dig mer om Powerproject Tillgänglighet på yrkesroll För permanenta resurser med mer än en yrkesroll, kan du nu ange tillgången till resursen som helhet, och tillgången till resursen inom alla sina yrkesrollsområden. Du kan t ex ange att: En resurs med en total resurstillgång på 1,00 har två yrkesroller och är tillgänglig 60 % av tiden på en yrkesroll och för 40 % av tiden på den andra yrkesrollen. Tex Joel i detta exempel som är både Målare och byggare, är tillgänglig 50% av sin tid som målare. Notera att om en eller flera permanenta resurser i ett projekt har flera olika yrkesroller, så finns inställningen att programmet automatiskt kan kontrollera tilldelade permanenta resurser som har samma kompetens. Genom att aktivera kryssrutan Kolla enbart tilldelad yrkesroll så kontrollerar programmet om man försöker göra tilldelningar på kompetens som inte är tillgänglig. 57

60 5 Lär dig mer om Powerproject Tilldelning av särskild verksamhet Notera att funktionen används framförallt vid planering på individnivå. Tilldelning av särskild verksamhet görs via dialogen Allokering av permanent resurs Egenskaper för 1. Klicka på knappen Egenskaper, välj fliken Särskild verksamhet (i fältet för Resurs och Allokering av ). 2. Klicka på knappen Detaljer. Här visas och ändras information om särskilda verksamheten, t ex föräldraledighet. 58

61 5 Lär dig mer om Powerproject 5.6 Planera icke-linjära tilldelningar I vissa fall kan man vilja tilldela arbetsinsats, mängd eller kostnad icke-linjärt. Du kan åstadkomma detta i ett projekt genom att använda resurskurvor och fördela resurser eller kostnader som ickelinjära fördelningar. 1. Högerklicka på allokeringen och välj Egenskaper. Dialogen Allokering av permanent resurs Egenskaper för XXX öppnas. 2. Klicka på fliken Ickelinjär allokering. 3. Välj Resurskurva och en standardfördelning i rullgardinslisten. 4. Klicka på knappen för att se (och ev ändra) detaljer i fördelningen. Resurskurva i tio steg: Notera att när det gäller permanenta resursallokeringar, så kan man ange att en tilldelning kan användas i en individuell allokeringsprofil och som fungerar på ett liknande sätt som en resurskurva (men som enbart gäller för individuell fördelning). 59

62 5 Lär dig mer om Powerproject 5.7 Vyer En vy är en namngiven och sparad uppsättning utseendeinställningar. Man säger att en flik använder en viss vy, dvs har vissa utseendeinställningar. Med vyn sparas bl.a. tidplanens formatering, vilken tabellayout som används, filter, sorteringsordning, storleken på de olika fälten i tidplanen, vilka tidplaner som visas etc. Namnet på den aktuella vyn är förbockad under menyn Start - Vy. Om du väljer en annan vy på denna meny öppnas en ny flik som använder den valda vyn. Eventuella ändringar som du gör i den aktuella vyn sparas när du sparar projektet (om inte vyn är låst, se nedan). Spara en vy För att spara den aktuella vyn under ett nytt namn, välj Visa Vyer - Spara som. Låsa en vy För att förhindra att du oavsiktligt sparar ändringar i vyinställningarna kan du låsa dem. För att låsa vyinställningarna i den aktuella vyn: 1. Välj Visa Vyer Redigera - Detaljer. 2. Kryssa i Lås vyinställningar. 60

63 5 Lär dig mer om Powerproject 5.8 Hantering av XML-filformat Det finns möjlighet att spara Powerproject-filer till XML-filformat och även öppna XML-filformat (dvs Microsoft Project XML-filformat) i Powerproject. Notera att vid filkonvertering kan viss data gå förlorad, t ex tas ingen hänsyn till om tidplanen innehåller flera kalendrar. Viktigt är därför att noga kontrollera/jämföra informationen som förs över mellan olika program. Spara Powerproject-filer till Microsoft Project XML 1. Öppna Powerproject-projektet i Powerproject. 2. Gå via Arkiv och välj Spara som. Dialog Spara som öppnas 3. Ange ett filnamn på projektet. 4. Välj Microsoft Project XML Format (*xml) som filformat. 5. Klicka på Spara. 6. Aktivera de exportalternativ som gäller för XML-filen som ska exporteras. Notera att vid export från Powerproject, så kan alternativet Exportera intäkter som negativa kostnader anges om man även vill få med intäkterna vid exporten. 7. Klicka på OK. Eventuellt kan en dialog visas som informerar om att det finns en/flera kalendrar som inte är kompatibla med XML och att en förvald kalender används istället. 8. Klicka på OK. Nu är filen sparad i XML-format. 61

64 5 Lär dig mer om Powerproject Öppna XML-filformat i Powerproject 1. Starta Powerproject. 2. Gå via Arkiv och Öppna. Dialog Välj öppnas. 3. Sök fram XML-filen genom att i filformat välja in Microsoft Project XML Format (*xml) och klicka på Öppna. Dialog XML Importalternativ öppnas. 4. Välj i urvalslistan den mall som ska användas till XML importen och klicka på OK. Importen genomförs. 5. Gå via Arkiv, välj Spara som och spara om filen till.ppfilformat. 62

65 5 Lär dig mer om Powerproject 5.9 Skapa ett eget mallprojekt I Powerproject finns möjlighet att skapa ett eget mallprojekt som bättre kan stämma överens med den egna verksamheten. Utgå från någon av de mallar som redan finns i Powerproject och gör önskade ändringar. Skapa ny mall 1. Gå via menyn Arkiv och välj Ny. 2. Välj ett lämpligt Mall projekt att utgå ifrån och klicka på Skapa. Alternativt: 1. Gå via menyn Arkiv och välj Öppna. 2. Välj en befintlig tidplan att utgå ifrån. Nu kan olika anpassningar göras i projektet, t ex egna koder, kalendrar, vyer och aktivitetskataloger. Kopiera till aktivitetskatalog Summor av arbetsuppgifter/aktiviteter som lagts upp i tidplanen kan sparas ner till aktivitetskatalogen och därefter spara som eget mallprojekt, så att de finns tillgängliga i mallen. 1. Högerklicka på den summerade arbetsuppgift/aktivitet som ska sparas till aktivitetskatalogen. 2. Välj och Kopiera till aktivitetskatalog. Summorna med sina arbetsuppgifter/aktiviteter (och eventuella undertidplaner) finns nu i aktivitetskatalogen (i Projektvyn)...när alla anpassningar är gjorda i mallprojektet. 3. Gå via Arkiv och välj Spara som. 4. Spara mall-filen med ett nytt namn (under C:\Users\användare\Documents\Powerproject\Mallar) Visas i windows 7 som: > Bibliotek > Dokument > Powerproject > Mallar. 5. Stäng därefter ner mallprojektet. Nu är även denna mall valbar bland övriga mallar. 63

66 5 Lär dig mer om Powerproject 5.10 Övrigt (Tips & trix) Dela arbetsuppgift med musen Högerklicka på en arbetsuppgift och välj Slå ihop/dela. Du kan sen välja att dela mitt itu, dela vid länkar, dela efter viss tid eller efter viss %. Rita arbetsuppgift med musen Placera musmarkören i gantt-schemat och dra mot höger. En informationsruta visar data om arbetsuppgiften som skapas. Välja automatisk omräkning eller inte I Arkiv Alternativ Omräkning kan man välja om tidplanen automatiskt ska räknas om varje gång som man gör en redigering eller om detta endast ska ske när man klickar på knappen Räkna om. Fördelen med automatisk omräkning är att man direkt ser vad som händer. Fördelen med att inte ha det är att arbetsuppgifterna inte hoppar runt och försvinner ut från skärmen när man lägger till en beroendepil samt om man jobbar i ett stort projekt att programmet inte behöver räkna om allt hela tiden. 64

67 5 Lär dig mer om Powerproject RBS (Resource Breakdown Structure) Om du vill visa alla allokeringar av en specifik resurs, dubbelklicka på resursen och välj Öppna RBS). En vy visas med de arbetsuppgifter som resursen är allokerad på. Hängmatta Hängmattor använder man för att sammanställa arbetsuppgifter som ligger på olika ställen i projekthierarkin, utan att behöva ändra i projekthierarkin. En kopia av arbetsuppgiften placeras i hängmattan medan originalet ligger kvar på sin ursprungliga plats. Funktionen kan användas när man vill samla ihop ett antal arbetsuppgifter som inte har ett naturligt samband, t ex samla ihop arbetsuppgifter som är beroende av en kran. Skapa aktiviteten Kran, markera den och klicka på knappen Hängmatta. Hängmattan infogas ovanför först markerad aktivitet/arbetsuppgift. Markera de arbetsuppgifter som ska ingå i hängmattan, högerklicka och välj Infoga i hängmatta. Flytta aktiviteter uppåt/nedåt i listan Markera hela raden genom att klicka på radnumret. Ställ dig i vänsterkanten av radnumret så får du en flyttsymbol och kan dra raden uppåt eller nedåt. Du kan också ta tag i själva arbetsuppgiften om du samtidigt vill flytta arbetsuppgiften i tiden. 65

68 5 Lär dig mer om Powerproject Pop-up text Via Arkiv - Alternativ visas en dialog med ett flertal flikar där olika inställningar för projektet kan göras. I fliken Diverse, kan man t ex aktivera inställningen Visa fördröjning/överlapp popup. Ändra projektstarten för projektet Projektstarten ändras via Arkiv Avancerade egenskaper. Flytta fram projektet, genom att ange nytt datum i fältet för Påtvingad start (förutsätter att avstämning inte är påbörjat i projektet). Olika skala i olika delar av tidplanen Högerklicka i datumfältet där du vill ha en ny skala och välj Starta ny skalzon. 66

69 5 Lär dig mer om Powerproject Visa placering av underordnade arbetsuppgifter Funktionen hittas via Formatera-Formatera tidplan, fliken Ledighet och aktivera kryssrutan i fältet för Smalna av. Om du väljer att aktivera Visa på summerad akt. där inget är inplanerat så kommer de summerade aktiviteterna och hängmattorna, att nypas ihop på de ställen där det inte finns något inplanerat och den liggande stapeln visas i sin normala höjd där det finns en eller flera arbetsuppgifter. Om en milstolpe finns i en summerad grupp eller hängmatta, så visas en vertikal linje på summerade aktiviteten eller hängmattan för att ange dess placering. Omnumrera unika arbetsuppgifts ID n Det finns möjligjet att omnumrera unika arbetsuppgift ID n på arbetsuppgifter inom den aktuella vyn (eller ett urval av arbetsuppgifter). Kan vara bra att användas vid tillfällen när ett antal arbetsuppgifter skapats i en annan ordning än som de ska utföras eller i vilken ordning som de ska visas i tidplanefältet. För att ange eget ID för arbetsuppgifter, sök efter en alfanumerisk sträng i arbetsuppgift ID et och ersätt det med en alternativ sträng. Nås via Projekt - Egenskaper och Unik arbetsuppgift ID och välj Unik ID-omnumrering Ange vilken tidplan som ska visas längst upp på listan över senaste öppnade filer Den tidplan som man arbetar med mest frekvent, kan ställas in så att den alltid ska placeras och hamna längst upp i listan över senaste öppnade filer (oavsett om någon annan tidplan öppnats däremellan). Klicka på nålen på tidplanen (längst ut till höger på raden) för att för att fästa tidplanen i listan. 67

70 6 Utskrifter 6 Utskrifter Som tidigare nämnts så är det den aktuella vyn med sina aktuella utseendeinställningar - dvs det du ser på skärmen - som skrivs ut. Under Format Visa / Dölj kan du slå av och på visning av en mängd olika objekt och element, som t.ex. ledig tid, stödlinjer, begränsningsflaggor, anteckningar etc, för att på så sätt anpassa utseendet på utskriften. När du har gjort dina anpassningar kan det vara praktiskt att spara dem i form av en egen vy. Du kan då enkelt återanvända dem vid ett senare tillfälle (se vidare i avsnittet 5.5 Vyer ) 6.1 Ramar När du skriver ut en tidplan skrivs den ut med en s.k. ram omkring sig. Ramen styr layouten på utskriften och fungerar som en ritningsblankett som tidplanen skrivs ut på. Varje ram är en egen fil med ändelsen.b. Begreppen ram och ramfil är därför liktydiga. Du kan själv formge och skapa de ramar du behöver. För att göra det använder du ritprogrammet Powerdraw, som följer med Powerproject. Ramarna kan innehålla företagslogotyper, bilder, projektdata, textanteckningar, färger, grafiska element (linjer, cirklar etc), och så naturligtvis själva tidplanen, dvs du definierar var i ramen som själva tidplanen ska hamna. Du behöver inte skapa en ram för varje projekt eftersom ramarna inte innehåller projektspecifika data utan bara länkar - s.k. referenser - till data i projektdatabasen. Dessa länkar ersätts vid utskrift med data ur det aktuella projektet. När du redigerar en ram i Powerdraw, visas referenserna med sina namn, men när du använder ramen vid utskrift byts referensens namn ut mot den verkliga informationen som referensen representerar. Med Powerproject följer en stor uppsättning ramar som du antingen kan använda direkt eller modifiera efter eget önskemål. Ramarna placeras i en särskild mapp - det s.k. rambiblioteket - som vid en normal installation är C:\Program\Powerproject\Ramar. Om du vill byta mapp för rambiblioteket, välj Arkiv Alternativ - Sökvägar. 68

71 6 Utskrifter 6.2 Välja ram och pappersformat 1. Välja ram och pappersformat 2. Förhandsgranska tidplanen. 3. Välj ram i flervalsrutan Ram. 4. Ställ in pappersformat och orientering genom att klicka Utskriftsformat och gå till fliken Detaljer. Välj pappersformat och orientering vid Skrivare sidstorlek. Notera att ramens storleksbeteckning bara talar om vilket papper den är avsedd för. Valet av ram påverkar inte papperets storlek eller orientering, utan ramen töjs alltid så att den passar pappret. 6.3 Skriva ut på flera sidor För att dela upp utskriften på flera sidor: 1. Förhandsgranska tidplanen. 2. Klicka Sidlayout och välj antal sidor i sidrespektive höjdled. För att göra anpassning av ram och radhöjder: 3. Klicka på knappen Utskriftsformat och gå till fliken Skalning. Under rubriken Ramanpassning kan du välja: En ram runt hela utskriften - ramen töjs till det pappersformat som motsvarar alla utskriva sidor lagda bredvid varandra En ram per sida - ramen töjs till formatet på det enskilda pappret. Under rubriken Horisontell sidbrytning (dvs i sidled) bör du välja Försök anpassa exakt. Tidsskalan anpassas då så att tidplanen fyller det antal pappersark du har valt i sidled. Under rubriken Vertikal sidbrytning (dvs i höjdled) kan du välja: Försök anpassa exakt - radhöjden anpassa då (inom rimliga gränser) så att utskriften precis fyller ett det antal pappersark du har valt. Anpassa till högst - tidplanen skrivs ut med en viss radhöjd vilket eventuellt kan ge tomma rader längst ned på sista pappersarket. 69

72 6 Utskrifter 6.4 Diverse utskriftsinställningar Vissa utskriftsinställningar kan du bara göra i dialogen Skriv. 1. Välj Arkiv-Skriv ut eller, om du är i fönstret Förhandsgranska, klicka på Utskriftsformat. I dialogen Skriv kan du bl.a. välja: skrivare (fliken Utskrift). skriva ut ett visst datumintervall (fliken Detaljer). bara skriva ut synliga kolumner (fliken Utseende - expandera avsnittet Tabellfält och kryssa i kryssrutan Endast synliga kolumner ). spara utskriftsinställningar i olika utskriftsprofiler (fliken Detaljer) m.m. Exempel på utskriftsinställningar Visa/skriva ut en vald aktivitet med dess arbetsuppgifter För att enbart skriva ut en specifik aktivitet med dess arbetsuppgifter, klicka direkt i Projektvyn och gå vidare till Arkiv - Skriv ut - Utskriftsformat. Ska flera aktiviteter skrivas ut samtidigt, Ctrlklicka direkt i Projektvyn på önskade aktiviteter gå vidare till Arkiv - Skriv ut - Utskriftsformat. Visa /skriva ut valda arbetsuppgifter/rader i tidplanen Markera rader i tidplanen gå till Arkiv- Skriv ut Utskriftsformat och fliken Utskrift. Välj Markering i dialogen och skriv ut. Kom ihåg att ändra tillbaka till Allt i dialogen Skriv när utskriften är gjord. 70

73 6 Utskrifter Visa/skriva ut arbetsuppgifter under en viss tidsperiod Om vissa valda arbetsuppgifter ska skrivas ut kan man nyttja Filter-funktionen och någon av de filter som finns definierade i programmet, gör så här för att t ex filtrera ut en 3-veckors period: Markera rader i tidplanen, gå via Visa-Visa data- Filter - Arbetsuppgifter 3-veckorstidplan. För att avaktivera filtret Visa-Visa data- Filter- Inga filter. Visa Kalenderundantag vid utskrift Ange i dialogen Skriv - Utseende och i fältet för Teckenförklaringar om du vill att Kalenderundantag ska visas på utskriften. Notera att om du väljer att inkludera Kalenderundantag, så kommer alla valda kalenderundantag att visas oavsett om de förekommer i produktionen eller inte. Arbetsuppgift och tillhörande linjer grupperas på samma sida vid utskrift Vid utskrift och i dialogen Skriv - Utseende och fältet för Tidplan så kan linjer som hör ihop med en arbetsuppgift grupperas på samma sida som där arbetsuppgiften visas. 71

74 6 Utskrifter Fylla i projektrubrik, Revideringdatum m.m. De flesta ramar innehåller projektreferenser av typen Projektrubrik, För, Av etc. samt tidplanereferenser av typen Utfärdad av, Revideringsdatum, Revideringskommentar etc. 1. För att fylla i eller ändra de aktuella värdena på dessa referenser, förhandsgranska tidplanen och klicka Utskriftsfält. 6.5 Skapa PDF-utskrift Klicka på Arkiv - Skriv ut Välj Utskriftsformat och fliken Utskrift. Välj i fältet Skrivare den PDF-skrivare som finns installerad på datorn och klicka på Skriv. Dialogen Spara PDF-fil öppnas, ange ett filnamn och placering av den PDF-fil som skapas. Optimera marginaler vid PDF utskrift När utskrift ska göras så blir det normalt en liten justering vid anslutning till skrivaren för att säkerställa att marginalerna passar för den valda skrivaren. Om utskrift ska göras till PDF, gör på följande sätt: Ange att du skriver ut till PDF och optimera marginaler genom att aktivera utskriftsalternativet Lita på skrivarens marginaler för att skriva ut med fulla omfattningen av sidan så långt som möjligt 72

75 6 Utskrifter 6.6 Lägga in en logotype i en ram För att lägga in en logotype i en ram: 1. Starta Powerdraw från Windows Start-meny. 2. Välj Arkiv-Öppna och öppna önskad ramfil. Notera att om du vill ha kvar filen du öppnade i oförändrat skick kan du nu välja Arkiv - Spara som och spara filen under ett nytt namn. Se till att du sparar filen i Powerproject rambibliotek (se filtypen Ram under Arkiv Alternativ - Sökvägar i Powerproject) så att den är lätt att hitta. För att lägga in en logotype: 3. Klicka på Ny bild. Muspekaren ändrar utseende till 4. Placera muspekaren där du vill ha logotypen, tryck ned vänster musknapp och dra en ruta ungefär så stor som du vill att logotypen ska bli (du kan flytta och storleksändra logotypen senare om du behöver). Dialogen Detaljer visas. 5. Se till att kryssrutorna Behåll relativ skala och Spara bild i dokumentet är ikryssade. 6. Klicka sedan på Filnamn och välj den bildfil som innehåller logotypen. Notera att bildfilen måste vara av typen.bmp eller.wmf. bmp-filer bör av utrymmesskäl inte innehålla fler bildpunkter än nödvändigt. Notera att för att en logotype som i utskrivet skick ska vara 3 x 3 cm räcker det med 360 x 360 bildpunkter (120 bildpunkter per cm). 7. Välj Arkiv - Spara för att spara ramen. 73

76 7 Installationer 7 Installationer 7.1 Installation (lokalt) Om du redan har en tidigare version av programmet börja med att avinstallera den. 1. Logga in på välj För kunder och ange användarnamn och lösenord. När man loggats in visas en sida med de programvaror som man har avtal på. Klicka på länken Powerproject v13 i fältet för Installationsfiler. 2. Ladda ner filen till din PC Installera programmet genom att: a. Köra den nedladdade filen. b. Ange ditt serienummer vid installationen. c. Starta programmet. d. Du får då upp ett formulär där du ska ge användarinformation + ange din cd-nyckel. Notera att du också kan välja fortsätt test för att ange cd-nyckel vid ett senare tillfälle. 7.2 Flytt av licens från en dator till en annan (lokal licens) Om du i framtiden vill flytta din lokala licens av Powerproject till en annan dator är det viktigt att först flytta cd-nyckeln: 1. Flytta licensen (CD-nyckel) genom att starta Powerproject, välj Arkiv och Aktivering. 2. Välj Flytta licens (från en dator till en annan) och klicka dig igenom stegen som visas och ange de förutsättningar som gäller för dig. 3. Du kan nu installera Powerproject på en annan dator och aktivera där med samma licensnummer och cd-nyckel Notera att om licensen inte är flyttad vid nyinstallation, dvs inte borttagen från gamla installationen så är licensen redan upptagen och kan därför inte aktiveras i den nya installationen. Vid funderingar kontakta supporten eller support@elecosoft.se 74

77 7 Installationer 7.3 Installation(fleranvändarmiljö) 1. Installera ALM / ALS på en server, se vidare i 7.4 Snabbguide för Asta Licence Manager (ALM)./.Asta Licence Server (ALS) och i avsnittet Installera ALM /ALS. 2. På klienterna installeras Powerproject v13, se vidare i avsnitt 7.1 Installation (lokalt). När man installerar Powerproject i fleranvändarmiljö, så kan det vara lämpligt att använda gemensamma inställningar, t ex för sökvägar till mallar, ramar, projekt mm. För att åstadkomma detta, gör på följande sätt: 3. Ställ om sökvägarna till en gemensam plats. 4. Kör regedit och exportera nedanstående nyckel (se nedanstående text i fet stil) till Paths7.reg till exempelvis Skrivbordet. 5. Lägg till innehållet nedan per användare genom att köra Paths7.reg eller lägg in den i inloggningsscriptet (görs av administratören). Innehållet i Paths7.reg: Windows Registry Editor Version 5.00 [HKEY_CURRENT_USER\Software\Asta\Powerproject Teamplan\1.0\Paths7] "TabularReportStylePath"="P:\\Consultec\\Powerproject\\Templates\\Reports" "TabularReportHtmlStylePath"="P:\\Consultec\\Powerproject\\Templates\\HTMLReports" "Pictures"="C:\\Program Files (x86)\\powerproject\\clipart" "TemplateProjectPath"="P:\\Consultec\\Powerproject\\Mallar" "Border"="P:\\Consultec\\Powerproject\\Ramar" "Project"="P:\\Consultec\\Powerproject\\Projekt" "Baseline"="P:\\Consultec\\Powerproject\\Projekt" "HistogramTemplatePath"="C:\\Program Files (x86)\\powerproject\\" "Reports"="P:\\Consultec\\Powerproject\\Reports" "OnlyUseGivenFileLocations"=dword:

78 7 Installationer 7.4 Installation genom att använda command line Eftersom metoderna för msi-installationer skiljer sig mellan olika miljöer så finns ingen exakt lösning. Ett alternativ är följande: msiexec /I "\\myserver\asta\asta Powerproject.msi" /L*v "\\myserver\asta\logs\%computername%-applog.txt" /Q PIDKEY=12345 SVR1=astaserver ALLUSERS=1 USERNAME="testanvändare" COMPANYNAME="testföretag" Om förutsättningarna är följande: Asta Powerproject.msi filen finns på en server som heter myserver En log fil ska skapas på samma server med måldatorns namn (/L*v "\\myserver\asta\logs\%computername%-applog.txt"). 'tyst' installation (/Q). Serienumret är (PIDKEY=12345). En Asta Licence Manager server finns som heter "astaserver" och som används för licensiering (SVR1=astaserver). Programmet installeras för alla användare (ALLUSERS=1). I Om fönstret ska användaren heta testanvändare (USERNAME= testanvändare ) I Om fönstret ska företaget heta testföretag (COMANYNAME= testföretag ) /X istället för /I avinstallerar programmet, t ex. msiexec /X "\\myserver\asta\asta Powerproject.msi" Kommandot ovan avinstallerar Powerproject med original.msi filen (med en "Vill du avinstallera?" prompt). 76

79 7 Installationer 7.5 Snabbguide för Asta Licence Manager (ALM) / Asta Licence Server (ALS) Systemkrav Observera följande: Om ALS körs på en virtuell server kan man inte flytta och låna licenser från den. ALS kan bara användas i Windowsmiljöer (dvs inte i t.ex. ett Novellnätverk). Denna snabbguide utgår från att du använder ALS tillsammans med Powerproject. ALS kan dock användas tillsammans med andra Asta-programvaror. Metodiken är densamma, oberoende av programvara. Vad är ALM / ALS? Asta Licence Server (ALS) är en serverprocess (en tjänst) som körs på en server i nätverket. ALS innehåller licenserna som fordras för att man ska kunna köra Powerproject När du startar en Powerproject-klient kontaktar den en ALS och begär en licens. Om det finns licenser lediga får Powerproject -klienten en licens av sin ALS och kan köra vidare. När du stänger ned Powerproject -klienten återgår licensen till ALS och någon annan Powerproject -klient kan använda denna licens. Asta Licence Manager (ALM) är ett program som du startar från Windows startmeny. ALM använder du för att administrera licenserna på ALS, dvs lägga till, ta bort, flytta och låna ut licenser. I ALM kan du också se hur många licenser som är tillgängliga, hur många som är upptagna samt vem som använder dem. 77

80 7 Installationer Installera ALM / ALS 1. Ladda ned filen till servern. Installera genom att köra den. Detta installerar både ALM och ALS på servern. Uppgradering / Ominstallation Om du har en tidigare version av ALM/ALS installerad och behöver göra en ominstallation eller uppgradera till en senare version: 1. Stoppa serverprocessen Asta Licence Server (Kontrollpanelen-Administrationsverktyg- Tjänster). 2. Avinstallera Asta Licence Manager (Kontrollpanelen-Lägg till/ta bort program). 3. Installera på nytt enligt ovan. Notera att eventuella licenser du hade före ominstallationen kommer att finnas kvar. Lägga in licenser i ALS Innan du kan börja använda ALS ska du lägga in licenserna som Powerproject-klienterna ska använda. För att lägga in licenser i ALS: 1. Starta ALM och gå till fliken Request. 2. I fältet Server name, ange servern där ALS är installerad. 3. I fältet Product, ange vilken programvara det är som ska använda licenserna (normalt Powerproject). 4. Klicka Generate för att generera en Licence request key. 5. Kopiera din Licence request key till ett mail som du skickar till support@elecosoft.se Ange i också i mailet: företagets namn vilken programvara som ska använda licenserna (normalt Powerproject) samt dess licens/serienummer. Licens/serienumret för Powerproject består av 5 eller 6 siffror och återfinns på fakturan. antal licenser, dvs antal samtidiga användare. 78

81 7 Installationer Efter någon timme får du ett mail tillbaka med en Licence key. 1. Starta ALM och gå till fliken Add. 2. I fältet Server name, ange servern där ALS är installerad (samma som i punkt 2 ovan). 3. Klistra in din Licence key från mailet. 4. Klicka Add. Notera att i fliken Totals i ALM kan du nu kontrollera hur många licenser som finns tillgängliga genom att ange serverns namn i fältet Server name och klicka Refresh. DCOM-inställningar Powerproject-klienterna måste ges möjlighet/rättighet att ansluta till ALS via nätverket. Du måste därför göra s.k. DCOM-inställningar på servern där ALS är installerad. Här följer en kortfattad beskrivning av hur du går tillväga. Det exakta utförandet kan variera något beroende på operativsystem men principen är densamma. För mer detaljerade anvisningar för respektive operativsystem, se vidare i avsnittet 7.7 Ytterligare dokumentation längre fram. Innan du gör DCOM inställningarna: 1. Starta Windows filutforskaren på servern och välj Verktyg-Mappalternativ-Visning. 2. Kontrollera att Använd förenklad fildelning INTE är ikryssad (gäller endast Windows XP). För att göra DCOM-inställningar på servern: 1. Välj Kontrollpanelen-Administrationsverktyg-Komponenttjänster. Dialogen Komponenttjänster visas. 2. Expandera trädet under Komponenttjänster. 3. Högerklicka på Den här datorn och välj Egenskaper. 79

82 7 Installationer Dialogen Egenskaper för den här datorn visas. 4. I dialogen ska följande göras: a. Gå till fliken Standardegenskaper, kontrollera att: Aktivera distribuerad COM på den här datorn är ikryssad. Standardautentiseringsnivå är Anslut. b. Gå till fliken COM-säkerhet. Klicka Redigera gränser under Behörigheter. Kontrollera att (lägg till/ändra vid behov): Alla har behörigheterna Lokal åtkomst och Fjärråtkomst. ANONYMOUS LOGON har behörigheten Lokal åtkomst. Klicka OK. c. Klicka Redigera gränser under Behörigheter att starta och aktivera. Kontrollera att (lägg till/ändra vid behov): <datornamn>\administratörer har behörigheterna Lokal start, Fjärrstart, Lokal aktivering och Fjärraktivering. användare/användargrupp som ska ha tillgång till licenser på ALS har behörigheterna Lokal start, Fjärrstart, Lokal aktivering och Fjärraktivering. Alla har behörigheterna Lokal start och Lokal aktivering. Klicka OK. d. Klicka OK för att stänga dialogen Egenskaper för den här datorn. 5. Expandera mappen DCOM-konfiguration under Den här datorn. 6. Högerklicka på Asta Licence Server och välj Egenskaper. 80

83 7 Installationer Dialogen Egenskaper för Asta Licence Server visas. 7. I dialogen ska följande göras: a. Gå till fliken Allmänt och kontrollera att Autentiseringsnivå är Standard. b. Gå till fliken Säkerhet och gör följande: Under Behörighet att starta och aktivera, markera alternativet Anpassa och klicka Redigera. Gruppen Alla, INTERACTIVE och SYSTEM ska ges fulla rättigheter (som alternativ till gruppen Alla, välj den användargrupp som ska ha tillgång till licenser på ALS). Under Behörighet att använda, markera alternativet Anpassa och klicka Redigera. Gruppen Alla ska ges fulla rättigheter (som alternativ till gruppen Alla, välj den användargrupp som ska ha tillgång till licenser på ALS). Under Behörighet att konfigurera, markera alternativet Anpassa och klicka Redigera. Gruppen Alla ska ges fulla rättigheter (som alternativ till gruppen Alla, välj den användargrupp som ska ha tillgång till licenser på ALS). c. Gå till fliken Slutpunkter och välj Anslutningsorienterad TCP/IP i fältet DCOM-protokoll och slutpunkter. d. Klicka OK för att stänga dialogen Egenskaper för Asta Licence Server. DCOM-inställningarna är därmed färdiga och du kan stänga fönstren Komponentstjänster, Administrationsverktyg etc. Brandväggsinställningar En brandvägg filtrerar nätverkstrafiken baserat på ett antal regler. I allmänhet installeras brandväggen med ett antal fördefinierade regler och du kan själv sedan lägga till dina egna regler. Brandväggsregel För att Powerproject-klienten ska kunna kontakta ALS och få en licens, måste alla brandväggar mellan klienten (datorn där Powerproject -klienten körs) och servern (datorn där ALS körs) vara inställda så att de tillåter kommunikation till och från astalicenceserver.exe på TCP port 135. Ofta behöver man - beroende på brandvägg - specificera både programfilens namn (astalicenceserver.exe) och port (TCP port 135). astalicenceserver.exe finns i mappen C:\Program\Delade filer\asta. Ur säkerhetssynpunkt är det också önskvärt att ange programfilens namn istället för att bara öppna port

84 7 Installationer 7.6 Licensiering/aktivering av Powerproject-klienter Licensiering / aktivering Innan en Powerproject -klient kan börja använda licenser från en ALS måste den licensieras/aktiveras, dvs du måste tala om för Powerproject-klienten vilken ALS den ska kontakta. För att göra det: 1. Starta APP-klienten. 2. Välj Hjälp-Aktivera-Aktiveringsstatus. 3. Klicka Konfigurera. Asta Produktaktiveringsguide startar. 4. Välj Jag vet var den finns och klicka Nästa. 5. Följ guidens anvisningar för att peka ut den server där ALS körs. Utlåning/flyttning av licenser Om ALS installeras på en Virtuell server kan licenser inte flyttas/lånas ut. Förutom att dynamiskt använda licenser hos en ALS kan licenser även lånas ut under en viss tid eller flyttas permanent till en Powerproject-klient (och vid behov flyttas tillbaka). När lånetiden går ut återgår licensen automatiskt till ALS. Under lånetiden, eller om licensen har flyttats, behöver Powerproject - klienten inte ha nätverkskontakt med ALS. Utlåning och flyttning av licenser sköts normalt från ALM. Dock kan Powerproject -klienterna ges tillåtelse att själva låna eller flytta licenser. För att göra det: 1. Starta ALM. 2. Gå till fliken Security. 3. Välj önskad server i fältet Server name. 4. Kryssa i Allow individual users to transfer licences Klicka Apply. För att kontrollera inställningen för en viss server, ange önskad server i fältet Server name och klicka Get current status. Notera att med dynamiskt menas i detta sammanhang att licensen automatiskt och omedelbart återgår till ALS så fort Powerproject -klienten stängs ned. Licensen är därmed ledig att användas av någon annan Powerproject -klient. Dynamisk användning av licenser fordrar att Powerproject -klienten har nätverkskontakt med ALS.. 82

85 7 Installationer 7.7 Felsökning Om Powerproject-klienten inte kan aktiveras/licensieras, dvs inte får kontakt med sin ALS, bör du kontrollera följande: Har ALS startats? 1. Kontrollera att serverprocessen Asta Licence Server är igång och körs på servern. (Kontrollpanelen-Administrationsverktyg-Tjänster). Om du inte hittar Asta Licence Server som en tjänst under Kontrollpanelen-Administrationsverktyg- Tjänster har den inte blivit installerad som en tjänst. Detta kan inträffa om du hade Powerproject installerad på servern innan du installerade ALM. Asta Licence Server (AstaLicenceServer.exe) har då installerats som en "on demand"-komponent och visas i Windows Aktivitetshanteraren, fliken Processer först när Powerproject körs. Det är dock enkelt att ändra så att ALS blir installerad som en tjänst. Gör så här: 2. Kontrollera att Powerproject inte körs och att AstaLicenceServer.exe inte visas som en process i Windows Aktivitetshanteraren, fliken Processer. Avsluta processen om så behövs. 3. Öppna en kommandoprompt och gå till C:\Program\Delade filer\asta 4. Från kommandoprompten, kör i tur och ordning följande två kommandon (inget av dem genererar någon bekräftelse på att de har utförts): astalicenceserver /unregserver astalicenceserver /service Finns det licenser tillgängliga? 1. Starta ALM och gå till fliken Totals. Ange serverns namn i fältet Server name och klicka Refresh. 83

86 7 Installationer Är det problem med nätverkskontakten mellan klient och server? ping <servernamn> telnet <servernamn> 135 tracert <servernamn> Om dessa kommandon inte ger önskat resultat, prova att byta <servernamn> mot IP-adress för att se om det är namntjänsten som krånglar. Om inga paket tappas bort vid ping-kommandot och skärmen blir blank vid telnet-kommandot visar detta att servern är igång och kommunicerbar på port 135. Tracert-kommandot visar vilken väg datapaketen tar och man kan då kontrollera att de går önskad väg och inte passerar någon brandvägg som man inte tänkt sig. Är det problem med rättigheter? Får du utan fördröjning följande felmeddelande: är det förmodligen något problem med rättigheter. 1. Logga in som administratör på klientdatorn. Om detta löser problemet vet du att det är något problem med rättigheterna. 2. Kontrollera DCOM-inställningarna. Har erforderliga användare/användargrupper givits tillräckliga behörigheter? Notera att om ALS körs på en dator som inte har en särskild serverprogramvara, utan bara är en nod i ett s.k. "peer-to-peer"-nätverk, kan du på "servern" (datorn där ALS körs) behöva skapa de användare som ska ha tillgång till licenserna. Exempel: Om nätverket består av Kalles och Lisas datorer och ALS körs på Lisas dator, kan du behöva skapa användaren Kalle (förutom Lisa) även på Lisas dator. 84

87 7 Installationer Är det ett brandväggsproblem? Om du får ett felmeddelande som innehåller texten "RPC server unavailable" (RPC servern är inte tillgänglig) - meddelandet kan i övrigt vara ganska långt - är det förmodligen ett brandväggsproblem. Det brukar ta en stund innan meddelandet visas och det kan se ut så här: Prova med att om möjligt temporärt slå av brandväggen (tillåta allt). Om detta löser problemet vet du att det är ett brandsväggsproblem. Här följer några tips för att lösa problemet permanent. Brandväggar finns i många olika utföranden och varianter varför vi här bara kan ge allmänna råd och anvisningar: 1. Har du identifierat alla brandväggar mellan klient och server? Vanligast är att servern har en brandvägg men även klienter har ibland en antivirusprogramvara som innehåller en brandvägg. Ibland kan man ha nytta av nätverkskommandot tracert för att se vilken väg datapaketen tar mellan klient och server ( se Är det problem med nätverkskontakten mellan klient och server? ovan). 2. Är klientens IP-adress är tillåten? Brandväggsregler kan ofta filtrera på klientens IP-adress. Detta kan vara formulerat som ett tillåtet intervall av IP-adresser, eller att klienten ska tillhöra en visst område t.ex. local, public eller tillhöra viss domän. 3. Ligger brandväggsreglerna i rätt ordning? Brandväggsreglerna har en prioritetsordning som bestämmeer i vilken ordning de tillämpas. Om det finns en regel som blockerar viss trafik och du vill tillåta en viss del av denna trafik måste placera "tillåt"-regeln före "blockera"-regeln. 4. Tillämpas "packet scanning"? Vissa brandväggar tillämpar s.k. "packet scanning" dvs filtrerar på datapaketens innehåll, inte bara på portnummer. Du kan då behöva ange att trafik till astalicenceserver.exe är tillåten (astalicenceserver.exe finns i mappen C:\Program\Delade filer\asta). 85

88 7 Installationer Om inget annat hjälper Vid test av nya inställningar, starta om ALS först. Om möjligt, prova även att starta om datorn där ALS körs. Om problemen kvarstår, kontakta supporten på eller 7.8 Ytterligare dokumentation Hjälpsystem Till ALM hör ett hjälpsystem. Starta ALM och klicka Help DCOM-inställningar I dokumentet Configuring your network for Asta Licensing (se Documentation\Asta Licensing\<operativsystem>\Network configuration.pdf i installationspaketet) finns detaljerade anvisningar för respektive operativsystem. 86

89 8 Bilaga: Arbetsgång linjär planering 8 Bilaga: Arbetsgång linjär planering Grunden för linjär planering är att två olika typer av Koder skapas i Kodbiblioteket (t ex Skeden, dvs olika faser och Lägen ). Därefter tilldelas koderna till aktiviteterna och presenteras i vyn Line of Balance. 8.1 Skapa och spara ett nytt projekt 1. Gå via Arkiv och klicka på Ny. 2. Välj önskad mall. 3. Fyll i projektinformation som t ex filnamn, projektrubrik, uppdragsgivare och startdatum. 4. Klicka på knappen Skapa. 5. Spara projektet genom att klicka på Arkiv och Spara. 8.2 Lägg till koder i Kodbiblioteket I Biblioteksutforskaren, markera Kodbiblioteket och definiera upp 2 olika typer av Koder med innehåll som passar projektet, se exemplet nedan: Skeden: El Rör Målning osv Lägen: Våning 1-> Lgh 1, Lgh 2 Våning 2-> Lgh 3, Lgh 4 osv 87

90 8 Bilaga: Arbetsgång linjär planering 8.3 Linjär planering Alternativ 1: Linjär planering med Aktiviteter på samma rad 1. Skapa arbetsuppgifter på samma rad. 2. Tilldela Koder (Skeden, dvs faser som är skapade) till vardera arbetsuppgift på raden. 3. Lägg till kolumnen Aktivitet.Lägen (via högerklick Lägg till Kolumn-Koder-Aktivitet.Lägen) 4. Tilldela (via kolumnen) läget till aktiviteten, dvs aktivera någon av de koder som definierats som Läge-koder (i Kodbiblioteket). 5. Klicka på menyfliken Vy-Graf och Ny line of Balance 6. Högerklicka i vyn Line of Balance och välj Line och Balance egenskaper. I dialogen Line of Balance Egenskaper: 7. Välj in följande alternativ i fälten för: Lägesnätverk modellerat som Aktiviteter. Välj in Kodbiblioteket som ska visa grafer och som representerar Skeden. I fältet för Y-Axel. 8. Välj in det Kodbibliotek som är definierat som läge. 88

91 8 Bilaga: Arbetsgång linjär planering 9. Kopiera aktiviteten och klistra in till nästa rad. 10. Fortsätt att klistra in ytterligare aktiviteter (så många som krävs för projektet). 11. Ändra/justera benämningen i Namn-kolumnen på de inklistrade summerade raderna. 12. Välj in önskat läge på varje aktivitet. 13. Planera ut aktiviteterna i tid. 14. Tilldela ett läge till varje aktivitet genom att dra t e x Lgh 1 från Projektvyn till bakgrunden på Tidplanefältet för Lägenhet 1-aktiviteten. 15. Upprepa och tilldela lägen till varje aktivitet. För att ändra utseende på linjer i vyn Line of Balance: 16. Högerklicka i vyn och välj Line of Balance Egenskaper. På fliken Utseende och i fältet för Linjetyp så kan utseendet ändras på linjerna. För att justera lutningen på arbetsuppgifternas linjer, se vidare i avsnittet Justera lutningen på arbetsuppgifter. 89

92 8 Bilaga: Arbetsgång linjär planering Alternativ 2: Linjär planering med summerade aktiviteter 1. Lägg in arbetsuppgifter och flytta in dessa till en summerad aktivitet. 2. Lägg till kolumnen Aktivitet.Skeden (via högerklick Lägg till Kolumn-Koder- Aktivitet.Skeden). 3. Tilldela (via kolumnen) ett skede till varje arbetsuppgift inom den summerade aktiviteten. 4. Planera ut arbetsuppgifterna i tid. 90

93 8 Bilaga: Arbetsgång linjär planering 5. Klicka på menyfliken Vy-Graf och Ny line of Balance 6. Högerklicka i vyn Line of Balance och välj Line och Balance egenskaper. I dialogen Line of Balance Egenskaper: 7. Välj in följande alternativ i fälten för: Lägesnätverk modellerat som Summor. Välj in Kodbiblioteket som ska visa grafer och som representerar Skeden. I fältet för Y-Axel. 8. Välj in det Kodbibliotek som är definierat som läge. 9. Kopiera den summerade aktiviteten och klistra in till nästa rad. 10. Fortsätt att klistra in ytterligare aktiviteter (så många som krävs för projektet). 11. Ändra/justera benämningen i Namn-kolumnen på de inklistrade summerade aktiviteterna. 12. Välj in önskat skede på varje ingående arbetsuppgift i en summerad aktivitet. 13. Tilldela ett läge till varje aktivitet genom att dra t e x Våning 1 från Projektvyn till bakgrunden på Tidplanefältet för Våning 1-aktiviteten. 14. Upprepa och tilldela lägen till varje aktivitet. 91

94 8 Bilaga: Arbetsgång linjär planering 8.4 Justera lutningen på arbetsuppgifter Det är möjligt att justera lutningen på arbetsuppgifterna genom att öka/minska antalet arbetsgrupper på arbetsuppgiften, gör på följande sätt: 1. Högerklicka exakt på en arbetsuppgifts- linje i Line of Balance vyn. 2. Välj alternativet Antal arbetsgrupper. 3. Justera lutningen på linjen genom att öka/minska antalet arbetsgrupper. Notera för att visa/dölja Line of Balance vyn, klicka på knappen längst ner i programlisten. 92