Stadshuset, Sammanträdesrum l, kl Lena Wallentheim (S) ordförande Pär Palmgren (Nl) Ulf Erlandsson (SD) Dolores Öhman (1v1P)

Transkript

1 SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL 1(11) Plats och tid Beslutande Ledamöter Tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Tjänstemän Utses att justera ens plats, tid Justerade paragrafer Underskrift sekreterare Ordförande Justerare Stadshuset, Sammanträdesrum l, kl Lena Wallentheim (S) ordförande Pär Palmgren (Nl) Ulf Erlandsson (SD) Dolores Öhman (1v1P) Lena Svensson (Q Kommunchef Bengt-Arne Persson Bitr. förvaltningschef Charlone Nygren Bonnier Förvaltningschef BUN Eva Andersson Förvaltningschef AK Karina Hansson Rektor AK.Jan-Ole Engkvist Rektor AK Bo Thiman Upphandlingschef Rikard Muth Verksamhets utvecklare Cecilia Mi.illem-Aspegren Ekonomichef Eva-Lona Svensson Tf. kanslichef Magnus Gjerstad Kommunsekreterare Louise Davidsson Ulf Erlandsson Kommunledningskontoret/ , 134, 136 L~~--- - Louise Davidsson ~ ~~WL- Lena Walleiitheitil 1 111~-~ ~d~-

2 SAMMANIRÄDESPROTOKOLL 2{11) Anslag l bevis Protokollet är justerat (omedelbar justering( , 134, 136) en har tillkännagivits genom anslag Organ Sammanträdesdag Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tidigast får tas ner Förvaringsplats för protokollet Underskrift Datum då anslaget togs ner Signatur Håssieholms, Kommunledningskontoret l; ~ : SL... :-: Kommunsekreterare Louise Davidsson 2016-

3 SAMMANIRÄDESPROTOKOLL / (11) 127 Förlängning av leveransavtal avseende klienter Beslut beslutar att fö rlänga avtal med Dustin Sverige AB avseende klienter vilket omfattar datorer, surfplattor/läsplattor, bildskärmar, tunna klienter och tillbehör till och med Omedelbar justering Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Beskrivning av ärendet Upphandlingsenhet genomförde en samordnad upphandling av leveransavtal avseende klienter vilket omfattar; datorer, surfplattorlläsplattor, bildskärmar, tunna klienter och tillbehör. Upphandlingen omfattade förutom Håssieholms även Kristianstad och Os by er. Som resultat av upphandlingen tecknades avtal med Dustin Sverige AB. Avtalet går ut men med möjlighet till förlängning med totalt ytterligare ett år. En förlängning till och med bedöms skapa bäst förutsättningar för kommande samordning i en ny upphandling omfattande fler er. Avtalet med Dustin Sverige AB har fungerat bra vilket medför att en förlängning förordas. Vid behov kan avtalet fö rlängas med ytterligare 6 månader. Sänt till: Upphandlingsenheten ~ l

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL / {11) 128 Upphandling av företagshälsovård Beslut beslutar att anta HälsoRingen AB som leverantör av företagshälsovårdstjänster. Omedelbar justering Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Beskrivning av ärendet I upphandlingen skulle anbudgivarna prissätta ett större antal olika tjänster som personalavdelningen bedömde att det finns ett behov av. Det mest ekonomiskt fördelaktiga anbudet skulle antas med beaktande av följande utvärderingskriterier: Tillgänglighet på manliga och kvinnliga företagsläkare Tillgänglighet på manliga och kvinnliga Beteendevetare Tillgänglighet på manliga och kvinnliga Ergonom/ sjukgymnast. Om beteendevetare som även är psykoterapeut samt vidareutbildning inom företagshälsovård från Arbetslivsinstitut eller motsvarande. Om psykolog har vidareutbildning inom företagshälsovård från Arbetslivsinstitut eller motsvarande. Telefonrådgivning som har öppet över lunch. Tillgänglighet till företagsläkare och beteendevetare under semesterperioden.

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL / (11) Forts. 128 För varje kriterium som uppfylldes erhöll anbudsgivarna ett mervärde om :- vilket innebar att som högst kunde ett mervärde på : erhållas vilket då dras ifrån anbudssumman vid utvärderingen. Vid anbudstidens utgång hade följande anbud inkommit: HälsoRingen Arbetsliv AB Previa AB Bägge anbudsgivarna uppfyllde samtliga ställda krav och befanns kvalificerade för vidare prövning. Vid utvärdering framkom att bägge anbudsgivarna uppfyllde samtliga utvärderingskriterier och erhöll avdrag om HälsoRingen Arbetsliv AB lämnade det mest ekonomiskt fördelaktiga anbudet. Sänt till: Upphandlingsenheten

6 SAMMANIRÄDESPROTOKOLL / (1 1) 129 Upphandling papper och plast Beslut föreslås godkänna att avtal avseende pappersoch plastartiklar tecknas med OneMed Sverige AB för perioden från och med till och med med möjlighet till förlängning i ett (l) år. Omedelbar justering Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Beskrivning av ärendet Upphandlingen omfattar kemisk-tekniska produkter, städmaterial och pappersoch plastartiklar. Håssieholms har enbart deltagit i delen som omfattar pappers och plastartiklar. Upphandlingen har genomförts som en samordnad upphandling mellan Östra Göinge, Os by, Håssieholms, Os bybostäder Aktiebolag och Skåne Blekinge Vattentjänst (SBV1), där Östra Göinge är den samordnande myndigheten. Upphandlingen har genomförts med öppet förfarande enligt lag (2007: 109 1) om offentlig upphandling, 4 kap. Vid anbudstidens utgång hade se (6) anbud inkommit. Samtliga anbud uppfyller de formella kraven. Vid anbudsprövningen har grund för tilldelning av kontrakt varit ekonomiskt mest fördelaktiga anbud. Av upphandlingsprotokollet framgår att OneMed Sverige AB, Malmö, har lämnat ekonomiskt mest fördelaktiga anbud. Sänt till: Upphandlingsenheten

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL / (11) 134 Upphandling av kapitalförvaltning Beslut beslutar följande: l. Kommunstyrelsen arbetsutskott godkänner att avtal skrivs med Cliens Kapitalförvaltning AB avseende förvaltning av ens aktieportfölj som består av nordiska aktier och av utomnordiska aktier placerade i fond. 2. godkänner att avtal skrivs med E. Öhman ]:or Wealth Management AB avseende förvaltning av ens ränteportfölj som består av räntebärande värdepapper i svensk valuta och av svenska kreditobligationer placerade i fond. 3. Avtalstiden för båda avtalen löper från den l oktober 2016 till och med den 30 september 2018 med möjlighet att förlänga avtalstiden med högst två (2) år. Omedelbar justering Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Beskrivning av ärendet Ekonomiavdelningen har genomfört en upphandling avseende förvaltare för ens pensionsmedelsförvaltning. Syftet med pensionsmedelsförvaltningen är att skapa en avkastning som långsiktigt ska minska pensionskostnadernas belastning på ens resultaträkning samt att utjämna likviditetsbelastningen till följd av pensionsutbetalningar. Uppdraget är indelat i två områden, aktieförvaltning och ränteförvaltning och anbudsgivaren kunde välja att lämna anbud på båda uppdagen eller vart och ett för sig. Vid anbudstidens utgång den 20 maj 2016 hade sju offerter från följande fem anbudsgivare inkommit:

8 SAMMANIRÄDESPROTOKOLL 8{11) Sammanträdesdatum Diarienummer / Forts. 134 Anbudsgivare Oiens Kapitalförvaltning AB SEB Kapitalförvaltning, Institutionell Förvaltning C1megie Investment Bank Söderberg & Partner Seeurities AB E. Öhrnan J:or Wealth Management AB Lämnat anbud för Aktieförvaring Lämnat anbud för Ränteförvaring Samtliga anbudsgivare uppfyllde samtliga ställda krav i förfrågningsunderlaget. Det slutliga valet av förvaltare har gjorts i enlighet med de utvärderingsprinciper som angetts i förfrågningsunderlaget. Uppdragsbeskrivningen har viktats med 50 procent, förvaltarkompetensen har viktats med 30 procent och priset har viktats med 20 procent. Nedan framgår resultatet av utvärderingen: Anbudsgivare, aktieförvaltning l. Oiens Kapitalförvaltning AB 2. Söderberg & Partner Seeurities AB 3. Camegie Investment Bank 4. SEB Kapitalförvaltning, I nstitutionell Förvaltning Anbudsgivare, ränteförvaltning l. E. Öhman J: or Wealth Mmagement AB 2. Söderberg & Partner Seeurities AB 3. SEB Kapitalförvaltning, Institutionell Förvaltning T otalt viktade poäng 7,30 6,70 4,90 4,90 7,40 5,30 4,80 Med hänvisning till ovanstående föreslår ekonomiavdelningen att avtal skrivs med Cliens Kapitalförvaltning AB avseende förvaltning av aktieportföljen som består av nordiska aktier och av utomnordiska aktier placerade i fond samt att avtal skrivs med E. Öhman J:or Wealth Management AB avseende förvaltning av ränteportföljen som består av räntebärande värdepapper i svensk valuta och av svenska kreditobligationer placerade i fond.

9 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9(11) Sammanträdesdatum Diarienummer / Forts. 134 Sänt till: Ekonomiavdelningen

10 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL / (11) 136 Revidering av dokumenthanteringsplan Beslut beslutar att föreslå styrelsen följande beslut: Kommunstyrelsen beslutar följande: l. Reviderad dokumenthanteringsplan antas att gälla från och med den 23 juni Rätten att revidera planen efter verksamhetens behov delegeras till arkivets arkivarier. Omedelbar justering Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Beskrivning av ärendet Enligt arkivreglementet ska dokumenthanteringsplanen revideras vartannat år för att den skall hållas aktuell. Gällande dokumenthanteringsplan antogs av KS och behöver revideras för att kunna användas i det nya dokument- och ärendehanteringssystemet som införs på ledningskontoret. I detta dokument- och ärendehanteringssystemet har vi valt att ersätta de gamla diarieplanskodema med ett nytt klassificeringsschema vilket förvaltas av Kommunalförbundet Sydarkivera och är utvecklat av intresserade er. I redaktionskommittc~en för detta schema ingår förutom Håssieholms s arkivarie Emilia Odhner, bland andra arkivarier från Kristianstad, Helsinborgs stadsarkiv och Tornelilla. I samråd med avdelningschefer har klassificeringsschemat anpassats till ledningskontorets verksamhet. ~ l

11 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Diarienummer 2016/ (11) Forts. 136 För att underlätta administrationen av handlingar som skall gallras vill vi koppla dokumenthanteringsplanen till dokument- och ärendehanterings systemet. För att det skall fungera måste planen kopplas till klassificeringsschemat. Vi vill därför använda oss av den dokumenthanteringsplan som alförbundet Sydarkivera, i samarbete med andra er, har tagit fram utifrån klassificeringsschemat. Vårt mål är att utgå från denna dokumenthanteringsplan och sedan anpassa den till verksamheten genom revideringar, men vi har redan gjort vissa ändringar genom att lägga till handlingstyper som saknades utifrån vår gällande dokumenthanterings plan. För att hålla dokumenthanteringsplanen ständigt uppdaterad och aktuell föreslår vi att arkivets arkivarier får revidera planen för att bland annat kunna lägga till nya handlingstyper som uppstår i verksamheten. Sänt till: Arkivarie ~ l