Kulturnämndens handlingar

Transkript

1 Kulturnämndens handlingar

2 HALMSTADS KOMMUN KALLELSE Sida Kulturnämnden (3) Box Halmstad Tfn: E-post: OBS! Vi börjar sammanträdet med studiebesök på Dramalogen, Stockenbergsgatan 7, Halmstad, kl. 13:15. Plats: Halmstads Teater, Esaias Thorensalen Sammanträdesdatum Tid: 13:15 Ordförande: Lena Ekman Sekreterare: Marie Järnliden

3 HALMSTADS KOMMUN FÖREDRAGNINGSLISTA Sida Kulturnämnden (3) ÄRENDEN Sida 1 Val av justerare 2 Godkännande av dagordning 3 Information 1 4 KN 2013/0003 Bokslut och årsredovisning KN 2014/0133 Personalredovisning KN 2014/0129 Internkontroll KN 2013/0278 Avgifter och priser 2014 Förändring av avgifter Kulturhuset 8 KN 2013/0317 Föreningen För Fyrverkerimusikens Främjande - Arrangemang - Fyrverkerifestivalen KN 2014/0107 Flerårsstöd - Harp Art Lab 10 KN 2014/0110 Hyresavtal med Konstnärernas kollektivverkstad 11 KN 2013/0303 Hallands Museiförenings diplom för god byggnadsvård KN 2014/0122 Fördelning av medel till priser och stipendier KN 2014/0135 Förrättningsdagar för kulturnämnden KN 2014/0120 Tillgänglighetsmiljonen

4 HALMSTADS KOMMUN FÖREDRAGNINGSLISTA Sida Kulturnämnden (3) ÄRENDEN Sida 15 Kurser och konferenser Anmälningar KN 2014/0001 Delegationsbeslut Ev. tillkommande frågor Fackliga företrädare har rätt att närvara vid sammanträdespunkter utmärkta med 3

5 3 1(1) Information Diarienummer: KN 2014/0015 Version: 1,0 Beslutsorgan: KN Staben/Administration och stöd E-post: Telefon: Informationsärenden Ärendet 1. Redovisning av kännedomsundersökningen Fredrik Maxe, Kent Nilsson 2. Information från verksamheterna Avdelningscheferna 3. Information om studieförbundens verksamhet Lena Ljungberg 1 1

6 4 1(2) Tjänsteskrivelse Diarienummer: KN 2013/0003 Version: 1,0 Beslutsorgan: Kulturnämnden Enhet: Kulturförvaltningens stab Maria Gellert E-post: Telefon: Verksamhetsberättelse 2013 Förslag till beslut 1. Kulturnämnden beslutar att fastställa Verksamhetsberättelse Sammanfattning Enligt anvisningar från Stadskontoret åligger det varje förvaltning att lämna in verksamhetsberättelse för det gångna året. Rapportering till Stadskontoret sker via klarmarkering i verksamhetssystemet Stratsys senast Verksamhetsberättelsen täcker in viktiga händelser ur nämndens perspektiv det gångna året, samt den verksamhetsredovisning som lämnats in i samband med bokslut i januari. Handläggaren har handlagt ärendet i samråd med förvaltningens chefer och stab. Förvaltningen föreslår att nämnden fastställer Verksamhetsberättelse Ärendet Uppdrag Enligt anvisningar från stadskontoret ska en verksamhetsberättelse för nämndens verksamhet 2013 i sin helhet vara klar senast Verksamhetsberättelsen bör dels täcka in viktiga händelser ur nämndens perspektiv det gångna året. Förvaltningarna har fått möjligheten att anpassa verksamhetsberättelsen avseende innehåll och utseende. De obligatoriska delarna är viktiga händelser, målredovisning, samt internkontroll. Dessa ska vara stadskontoret tillhanda senast

7 4 Bakgrund Verksamhetsberättelsen är ett sätt att återkoppla till den verksamhetsplan som legat till grund för verksamhetens arbete under I samband med bokslutsarbetet i januari gjordes en inrapportering av nyckeltal, aktiviteter och måluppfyllnad. De delar som vi benämner verksamhetsredovisning, ingår i verksamhetsberättelsen under kapitlet om Målredovisning. Vissa delar av verksamhetsberättelsen har redan skickats in till stadskontoret, då informationen används i den kommunövergripande årsredovisningen. Analys, förslag och motivering Målredovisningen visar på att nämndens verksamheter uppfyllt 11 av de 16 mål som återfinns i Verksamhetsplan Verksamhetens måluppfyllelse bedöms som god och medborgarna har erbjudits en mängd aktiviteter under det gångna året. Konsekvenser De mål som ännu inte blivit klarmarkerade ämnar förvaltningen att arbeta vidare med under planperioden. Ärendets beredning Inom kommunen Handläggaren har handlagt ärendet i samråd med förvaltningens chefer och stab. Fackliga organisationer Information har skett i förvaltningens SAM-verkan Ärendet faller inte inom ramen för MBL förhandling. Lista över bilagor 1. Verksamhetsberättelse 2013 För Kulturförvaltningen Kristina Blomquist Förvaltningschef Maria Gellert Enhetschef för administration och stöd 3 2

8 4 Verksamhetsberättelse 2013 Kulturnämnden 4

9 4 1 Inledning Kulturnämnden Kulturnämnden har under 2013 haft nio sammanträden. Under året har kulturnämnden bestått av följande: Ordförande: Lena Ekman (M) Vice ordförande: Eva-Marie Paulsson (S) Ledamöter: Jane Thorell (M) Bertil Nilsson (S) Dan Öjvind Gasstorp (C) Anna Ohlsson (S) Tommy Lundkvist (FP) Nils Werner (MP) Richard Kompass (S) Ersättare: Joakim Rask (M) Homa Ebtedaei (S) Agneta van Toor (FP) - t o m Josefin Hallenborg (FP) - fr o m Carina Rosshed Renkert (V) Annette Nordén (KD) Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse (32) 5

10 4 2 Organisation Kulturnämndens verksamheter berikar människors liv genom folkbibliotek, fritidsverksamhet, medborgarservice, samt konst- och kulturverksamhet. Verksamheterna ansvarar också för stöd och bidrag till kulturföreningar och studieförbund, samt kommunens konsumentrådgivning, budget- och skuldrådgivning och energi- och klimatrådgivning. På kulturförvaltningen arbetar cirka 135 tillsvidareanställda, fördelat på 72 procent kvinnor och 28 procent män. Organisatoriskt är förvaltningen uppdelad på fyra avdelningar och en stab. Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse (32) 6

11 4 3 Viktiga händelser under 2013 Ny förvaltningschef Kristina Blomquist började sin tjänst som kulturförvaltningens nye förvaltningschef den 1 februari Ny på nätet Inspirerade av den europeiska satsningen Get Online Week anordnade biblioteken i Halmstad Ny på nätet dagen 23:e mars. Målet var att göra fler digitalt delaktiga och mer delaktiga. Dagen drog 780 besökare till de mer än 30 olika programpunkterna anordnade av ett 20-tal organisationer och företag. I samband med dagen lanserade Halmstad kommun som första kommun i landet emedborgaren. Besök av kungaparet Torsdag 4 april besöktes Mjellby konstmuseum och Andersberg av kungaparet och landshövdingsparet. Besöket på Andersberg innehöll ett besök på Medborgarservice där den tjugo personer stora delegationen informerades om verksamheten och där kungaparet fick tillfälle att samtala med inbjudna gäster i form av personal och ideellt arbetande nyckelpersoner boende i området. Ny inriktning för fritidsverksamheten Hösten 2013 tog kulturnämnden beslut om ny inriktning för fritidsverksamheten. Inriktningen bygger på att verksamheter och aktiviteter under ungdomars fria tid ska skapas och drivas av unga, med stöd av vuxna. Inriktningen bygger i korthet på främjande, empowerment, ungdomars rättigheter, samt ett områdesbaserat arbete där verksamheten utgår från mötet med åringar som målgrupp. Café Välkommen socialt företag Sedan årsskiftet drivs caféet på Medborgarservice genom ett samarbete med "Det goda livet i Halmstad", som är Halmstads första sociala företag med syfte att arbetsintegrera kvinnor med utländsk bakgrund. Genom att upplåta cafélokalerna till Det goda livet i Halmstad, förväntas caféet utvecklas ytterligare som en naturlig mötesplats på Andersberg, och bidra till bredare sortiment av caféförsäljning och fler kvinnliga besökare i caféet. Halmstadsgillet 25 maj Evenemanget som blev en dundersuccé publikt, blev också ett nytt sätt att samarrangera. Kulturförvaltningen planerade och projektledde ett nytt koncept, Körsläppet. Halmstads City svarade för Marknad Halmstads City. Paraplyet Halmstadgillet hade Halmstad & Co som huvudman. Man Ray-utställning på Mjellby Konstmuseum Under sommaren har en utställning med Man Rays konstverk visats på Mjellby Konstmuseum. Utställningen har fått stor uppmärksamhet medialt, framför att i rikspress men även med internationella pressnedslag. Besöksstatistiken visar på en stor nationell och även internationell publik. Utställningen är ett led att förstärka Mjellby Konstmuseums regionstödda profilering mot ett surrealistcentrum. Konst+Fotboll=Halmstad Under Fotbolls-EM genomfördes ett konstprojekt med 15 kvinnliga konstnärer verksamma i Halmstad. Konstverken med temat damfotboll, ställdes ut på annonstavlor i centrala Halmstad under EM. En app med information om verken fanns tillgänglig. Konstverken placerades under hösten på Halmstad Arena och ingår numera i Halmstads kommuns konstsamling. Med anledning Dam fotbolls-em i Halmstad under sommaren, hade biblioteken i Halmstad med fotboll som tema för delar av verksamheten. Fokus var inte på enbart damfotboll utan på fotboll som sport för alla både lokalt och nationellt. Konst i Halmstad sommaren 2013 Kulturförvaltningen har sammanställt en karta ( ex) med information om samtliga konstaktörers sommarutställningar i Halmstad. Kartan, som var kostnadsfri för de olika aktörerna att delta i, har distribuerats och spridits till olika turistanläggningar. Under Kristihimmelfärdshelgen anordnades konstlivs samlingsutställning på Mjellby Konstmuseum. Utställningen blev mycket välbesökt och bidrog till att förankra Mjellby Konstmuseum lokalt och regionalt. Söndrumsskolan i ny konstnärlig gestaltning I augusti invigdes Söndrumsskolan, samt det internationella graffitikonstverket Vad vi vill. Det unika konstverket som präglar hela skolmiljön har tillkommit genom ett samarbete mellan kulturförvaltningen och statens konstråd. Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse (32) 7

12 4 MAD festivalen i Norre katts park Den 9 augusti hölls en fullspäckad festivaldag i Norre katts park, som riktade sig främst till ungdomar, men också andra som vill välja att arbeta för ett drogfritt samhälle. Lokala band och större artister underhöll på tre scener, samtidigt som föreningar ordnade aktiviteter. Festivalen arrangerades av KRIS och kulturförvaltningen i samarbete med ABF, NBV och Region Halland. LAN (Local Area Network) Den 1-3 november fylldes Halmstad Arena med ca 300 dataspelsugna ungdomar i ett LAN. LAN:a handlar om att ett stort antal personer sitter i samma sal och spelar på sina datorer som är sammankopplade. Kulturstöd Under året gjordes en översyn av förvaltningens regler för kulturstöd och kulturnämnden antog nya regler i november. Syftet var att modernisera och förenkla reglerna så att de bättre ska motsvara dagens behov bland annat avseende behovet hos unga kulturutövare. Nolltrefems idépeng Nolltrefem arbetar sedan något år tillbaka med idépeng, där projektmakaren har rott i land sin idé från A till Ö. Under våren har Halmstadborna bland annat kunna se Felix Fallkvist, Halmstads egna magiker som vann junior SM i kortmagi 2013, och andra juniormästare från hela Sverige på Nolltrefems scen i arrangemanget Magic by champions. På sommaren ordnades konsert av bandet som kallar sig Skitarg. Nya typer av Arrangemang Tre helt nya typer av arrangemang producerades under året. Det var Folkfesten på Kulturhuset, Ljusfesten med konst och kultur i Halmstads centrum samt HIP (Halmstad International Performance), som presenterade ny scenkonst på Halmstads Teater och Kulturhuset. Offentlig konst Två ljusverk av Erik Höglund har placerats på Klammerdamsgatan, internaktiva Klaras fåtölj av Kamil A. Lukaszewicz på Storgatan, samt raffitiväggmålning PI Carolina Falkholt av utanför Stadsbiblioteket på Axel Olsons gata. Efter några turer i och ur Nissan fick "Nollan" välförtjänt vila på sin nya plats i Slottsparken. Halmstads konsthalls utställningar Halmstads Konsthalls utveckling mot att vara en plats för nationell samtidskonst. Under 2014 presenterades här ett flertal angelägna konstnärskap som Helena Blomqvist, Nathalia Edenmont, Fredrik Raddum samt Torsten Andersson och Kristina Eriksson. Även betydelsefulla konstnärskap från Halmstad lyftes fram, inte minst Hardy Strid. Verksamhet för ungdomar utanför Nolltrefem Som exempel på Nolltrefems verksamheter runt om i Halmstad nämns kortfilmsfestivalen PLAY, mobil scen under skateboardklubbens evenemang Reunion inne på Slottsmöllans skateboardspark, samt musikprojektet Flakturné med MP13. Sparsam körning Under Europeiska trafikantveckan i september ställde Konsument Halmstads energi- och klimatrådgivare och Hållbart resande upp simulatorer på olika platser där man kunde prova på att köra sparsamt. Ljusfesten första advent Ljusfesten sträckte sig från Hallands konstmuseum till Picassoparken. Vid fem platser fanns det unika ljusinstallationer, skapade av ljuskonstnären Florence Hermansson. Längs stråket av ljusinstallationer fick Halmstadborna möta smakprov ur kommande års kulturutbud. I programmet återfanns ett stort antal aktiviteter och händelser. På Stadsbiblioteket bjöds det på ett flertal musikaliska framträdanden, bland annat av Titanickören och Operation Opera. Även på Halmstads teater, Kulturskolan och Halmstads Konsthall hände det saker under ljusfesten. Ljusfesten som arrangeras av kulturförvaltningen med stöd av HEM, bidrog till att rejält höja centrums attraktivitet för tusentals Halmstadbor. Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse (32) 8

13 4 4 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål Prognos för målen anges enligt följande Status för aktiviteter anges enligt följande Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse (32) 9

14 4 4.1 Målområde: Bygga och bo Halmstad ska vara en lättillgänglig och attraktiv handelsstad och evenemangsort genom att centrum utvecklas (konkretiserat mål) Kulturförvaltningen ska bidra till centrumutvecklingen med konst och kultur i vid bemärkelse Kommentar Målet har nåtts. Kulturnämnden har, via sina mångfacetterade verksamheter, under 2013 bidragit till centrumutvecklingen med konst och kultur. En stor del av kulturförvaltningens evenemang och aktiviteter genomförs i centrum, i Stadsbiblioteket, Nolltrefem, Halmstads teater och på gator, torg och i parker. Dessa genomförs i egen regi, i samarbete eller genom föreningar som får kulturstöd av kulturnämnden. Framträdande är den mix av evenemang och aktiviteter som genomförs, här finns allt från sagostunder till stora evenemang som Ljusfesten i december. Vardagens aktiviteter är här en förutsättning för större evenemang. På Stadsbiblioteket arrangerades exempelvis 652 aktiviteter under året, vilket är närmare två aktiviteter per dag året om. Nolltrefem som är ungas kulturhus i centrum, har genom en mängd idépengs-arrangemang och egna arrangemang medverkat i bl.a. fan-zone på Dam-EM, Halmstadsgillet, MAD i samarrangemang med KRIS, samt musikprojektet MP 13, som genomförda livespelningar i centrum. Internationella scenkonstfestivalen HIP, som pågick under två dagar både på Kulturhuset och Halmstads teater, hade i syfte att ge medborgarna möjlighet att uppleva moderna konstutryck med fokus på det visuella och rörelse. Med ljusfesten, som med ljuskonstverk och kultur fyllde Halmstads centrum och Norre Katts Park under skyltsöndagen, bidrog kulturförvaltningen till att rejält höja centrums attraktivitet för tusentals Halmstadbor. Tio kulturstödsansökningar har beviljats som tillsammans genererat ett hundratal konserter, föreläsningar och andra kulturprogram, bland annat Internationella Gatuteaterfestivalen, Kultur på Rotundan i Norre katts park, Fyrverkerifestivalen, kultur på Alla Hjärtans Hus och sommarkonserter på Restaurang Tillsammans vid Nissans kajkant. Flera nya konstverk har bidragit till centrumutvecklingen. Två ljusverk av Erik Höglund har placerats på Klammerdamsgatan, Klaras fåtölj av Kamil A. Lukaszewicz på Storgatan, samt PI Carolina Falkholt av utanför Stadsbiblioteket på Axel Olsons gata. Flicka i balja och Söndrumsurnan i Norre katts park har fått ny och permanent ljussättning. Halmstads konsthalls attraktivitetskraft med nationella utställningar och ökade besökssiffror kan också ses som en bidragande faktor till centrumutvecklingen. Mätetal Målvärde Utfall Antal genomförda aktiviteter i centrum 652 Stadsbiblioteket är en mötesplats för kulturella aktiviteter, både egna arrangemang och som scen för t ex kulturföreningars arrangemang. Under året genomfördes 652 aktiviteter, varav 340 för barn. Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse (32) 10

15 4 Aktiviteter Genomföra och stödja kulturella aktiviteter i centrum Delta i centrumplaneringen Senaste kommentaren Stadsbiblioteket är en mötesplats för kulturella aktiviteter, både egna arrangemang och som scen för t ex kulturföreningars arrangemang. Under året genomfördes 652 aktiviteter, varav 340 för barn. På Halmstads teater genomfördes scenkonstfestivalen HIP, samt dansens dag för unga. Nolltrefem har genom idépeng och egna arrangemang medverkat i bl a fan-zone (Dam- EM), Halmstadsgillet, MAD (samarrangemang med fritidsavdelningen och KRIS) samt det egna musikprojektet MP 13. Tio kulturstödsansökningar har beviljats som tillsammans genererat ett hundratal konserter, föreläsningar och andra kulturprogram, bland annat Internationella Gatuteaterfestivalen, Kultur på Rotundan i Norre katts park, Fyrverkerifestivalen, kultur på Alla Hjärtans Hus och sommarkonserter på Restaurang Tillsammans vid Nissans kajkant. Även om Halmstadsgillets ursprungliga fokus är Norre katts park fick, evenemanget hela centrum att puttra. Konstenheten har genomfört en serie konstpromenader under juli och augusti. Under Fotbolls-EM genomfördes ett konstprojekt med kvinnliga konstnärer verksamma i Halmstad. Konstverken ställdes ut på annonstavlorna i centrala Halmstad. Konstverken är nu placerade som en permanent gestaltning i Halmstads Arena. Kulturförvaltningens konstenhet har tagit initiativet att skapa ett nytt nätverk kring offentlig konst med stadsbyggnadskontoret, byggnadskontoret, samt teknik och fritidsförvaltningen. Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse (32) 11

16 Kommunens tätorter ska ha möjligheter att utvecklas och expandera genom att tätortens centrum utvecklas och genom att mark planläggs för bostäder och verksamheter (konkretiserat mål) Under 2013 ska kulturförvaltningen ta fram strategier för verksamheterna i Getinge och Oskarström Kommentar Målet är markerat som att det inte har nåtts, då förvaltningen inte har tagit fram strategier för verksamheterna i Getinge och Oskarström under år Däremot kommer förvaltningen att under 2014 fortsätta med det arbete som påbörjats inom projektet ökade livschanser, samt utifrån utredningen om filialer till kontaktcenter. Mätetal Målvärde Utfall Utarbetad strategi 1 0 Aktiviteter Utarbeta strategi för kulturförvaltningens verksamheter i Getinge och Oskarström utifrån Cultural planning (samhällsplanering utifrån kulturella aspekter) Utveckla närbiblioteken i Getinge och Oskarström i nära samverkan med närsamhället Starta upp en ny fritidsgård i Oskarström Senaste kommentaren Förvaltningen är ännu inte klar med en strategi för verksamheterna i Getinge och Oskarström. Närbiblioteken har en plats i lokala forum för utvecklingsfrågor. Samverkan finns. I Oskarström och Getinge är biblioteken knutna till framtidsprogrammen. Ombyggnad av lokalerna på Österledsskolan i Oskarström är klara. Verksamheten startade den 2/9 och gården fick namnet Unionen. Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse (32) 12

17 4 4.2 Målområde: Demokrati och dialog Kommuninvånarna ska vara nöjda med kommunens information (konkretiserat mål) Andel Halmstadbor som är nöjda med kulturförvaltningens information ska öka Kommentar Andelen Halmstadbor som är nöjda med förvaltningens information förväntas öka under planperioden. För att nå detta, har det gjorts en genomgång av förvaltningens kommunikationsplaner och kommunikationsstrategier. Arbetet har skett tillsammans med konsulter från JKL. Att förbättra förvaltningens kommunikationsarbete, kommer med sannolikhet att bidra till att kommuninvånarna är mer nöjda med kommunens information. Nöjdheten mäts nästa år, då ny kulturundersökning genomförs. Bedömningen är att målet kommer att nås under planperioden. Mätetal Målvärde Utfall Andel Halmstadbor (18-74 år) som ger betyg 4 eller 5 för nöjdhet med informationen om kulturförvaltningens verksamheter (Kulturundersökning) 47 % Aktiviteter Utarbeta kommunikationsplaner Identifiera "varumärken" i förvaltningen och använda dessa i strategisk kommunikation Senaste kommentaren Kommunikationsplaner har utarbetats för ett antal enheter inom förvaltningen. Påbörjat arbetet med kommunikationsstrategi för biblioteksavdelningen tillsammans med förvaltningens kommunikatörer. Ett projekt har pågått under året tillsammans med konsulterna JKL, med att definiera kulturförvaltningens identitet och varumärke. Ett förslag till identitet är framtaget och under remiss. Beslut om identitet tas under februari Under 2013 ska kulturförvaltningen tillgängliggöra förbättrade eller nya e- tjänster Kommentar Målet har nåtts, med att tillgängliggöra förbättrade eller nya e-tjänster. Under perioden januaridecember har det virtuella biblioteket haft besökare. Av dessa var unika besökare. Antalet e-boksutlån ligger på st att jämföra med st föregående år. I slutet av maj lanserades bibliotekets nya webbplats De fyra förbättrade e-tjänster som tillgängliggjorts under året inkluderar: 1. Ett biblioteksanpassat gränssnitt med integrerad webbplats och bibliotekskatalog i ett kopplingar mellan webbplats och katalog Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse (32) 13

18 4 2. Ett för låntagarna/besökarna mer effektiviserat reservationsflöde med global reservation d v s vid reservation reserveras samtliga exemplar och den bok som kommer in först (oavsett bibliotek) aviseras till låntagaren. 3. Biblioteken har börjat ge tips på appar på webbplatsen. Appar som passar barn och unga och som fungerar som ett komplement till bibliotekets ordinarie utbud. 4. App Mina bibliotek är numera tillgänglig för att kunna hantera sina lån via mobilen. Mätetal Målvärde Utfall Antal förbättrade eller nya e-tjänster 4 Antal besök på det virtuella biblioteket Utarbeta digital strategi 1 1 Antalet e-boksutlån Aktiviteter Introduktion av det virtuella biblioteket med nya och förbättrade tjänster Ny avtalskonstruktion för e-boksutlåning Utarbeta digital strategi för kulturförvaltningen Senaste kommentaren Lansering av bibliotekets nya webbplats 23 maj Nya tjänster, bland annat: Införandet av globala reservationer på innestående material. Världens Vetande Väntar (VVV): Blogg kring kunskap, vetenskap, demokrati och medier. App-tips för barn E-bokmarknaden studeras kontinuerligt. Nya alternativ börjar dyka upp, men inget nytt alternativ är ännu aktuellt för Biblioteken i Halmstad. Ett förslag på en digital strategi har tagits fram och beräknas redovisas till ledningsgruppen i början på nästa år Kommuninvånarna ska ha möjlighet att vara delaktiga i kommunens utveckling (konkretiserat mål) Andel Halmstadbor som anser att de har möjlighet att påverka kulturförvaltningens verksamheter ska öka Kommentar Bedömningen är att målet kommer att nås under planperioden. Förvaltningen har under hösten inventerat vilka metoder för delaktighet som används av verksamheterna. De former av delaktighet som inventerades bestod av: information, konsultation, dialog, samarbete och medbestämmande. Inventeringen visade på att information och konsultation var de mest använda metoderna. För ökad delaktighet och inflytande, har bland annat följande genomförts: Barn - bokbullen, planering lovaktiviteter Unga - Idépeng, musikprojektet MP13, Nolltrefems tillgänglighet Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse (32) 14

19 4 Vuxna - konsumentrådgivning på bokbussturné, webbenkäter på biblioteken, översiktsplan och Halmstads framtid; utställning och arrangemang kring kommunens planer, medborgardialog på Stadsbiblioteket (Europa Direkt Halland) med olika workshops, utställningar, politikerträffar och debatter på Stadsbiblioteket. Ökad närvaro i sociala medier genom Instagramkonto för Konsthallen och offentlig konst, nya Facebooksidor för bland annat fritidsgårdarna Zonen och United, en konstblogg har startats etc. Bibliotekens medieinköp eftersträvar att tillgodose låntagarnas önskemål, ca 20 procent av nyförvärvet är användarstyrt. Mätetal Målvärde Utfall Andel Halmstadbor (18-74 år) som ger betyg 4 eller 5 för möjligheten att påverka kulturförvaltningens verksamheter (Kulturundersökning) 9 % Aktiviteter Inventera befintliga metoder Utveckla befintliga och nya metoder för delaktighet och användainflytande Senaste kommentaren Förvaltningen har under hösten inventerat vilka metoder för delaktighet som används av verksamheterna. De barn som deltar i bokbullen (läsecirklar) på biblioteken är själva med och formar innehållet i träffarna. Det kan vara att de själva gör urvalet och genomför bokinköp, bestämmer aktiviteter som har med berättande att göra mm. Deltagarna skriver också boktips på webben. Under Nordisk speldag genomförde en grupp ungdomar på eget initiativ cos-play, en slags perfomance på japanskt tema. På två närbibliotek har önskemål fångats upp från barnen med förslagslådor och post-it-lappar vid planering av lovverksamhet, vilket sedan genomförts. Webbenkät genomfördes under hösten 2013 för att fånga upp åsikter på olika delar av biblioteksverksamheten från allmänheten. Arbete med referensgrupper från berörda grupper inför verksamhetsförändringar har genomförts under hösten På biblioteken eftersträvas att tillgodose de önskemål kring inköp av medier som kommer in från låntagarna. Dels köpa in efter låntagarnas inköpsförslag och dels följa reservationsvolymerna på olika titlar och köper in extra exemplar när reservationsköerna växer. Uppskattningsvis är 20 procent av förvärvet användarstyrt på detta sätt. Nolltrefem har utvecklat Idépengen som det främsta verktyget för inflytande. Detta har resulterat i en ökning till 25 sökta idépengar (från några få). Ett led i inflytandearbetet har också varit att tillgängliggöra Nolltrefems lokaler på icke öppna tider. Detta har resulterat i att ett 50-tal unga har tillgång till lokaler och resurser utöver de vanliga öppettiderna. Ökad närvaro i sociala medier. Halmstads Konsthall och offentlig konst har startat upp ett Instagramkonto. Ytterligare en kommunikativ plattform har startat i form av en konstblogg. Under året har även fler Facebooksidor startat upp, bl a för fritidsgårdarna Zonen och United. Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse (32) 15

20 4 Aktiviteter Senaste kommentaren Förvaltningen har under året haft föreläsningar och erfarenhetsutbyte och utvecklat sin kommunikation via sociala medier. Samtliga kanaler ökar stadigt i antalet följare. Fritidsavdelningen står inför en ny inriktning att utveckla inflytandet för Halmstad kommuns ungdomar. Effekten av ett utvecklat inflytande kan leda till att ungdomar i Halmstad får möjlighet att ta del av en demokratiprocess som leder till utveckling och lärande, handlingskompetens och livskvalitet för dem själva Ökade insatser för kunskap och lärande Kommentar Kulturförvaltningen anser att målet med ökade insatser för kunskap och lärande har nåtts. Ökade insatser för kunskap och lärande sker bland annat genom att Konsument Halmstad intensifierar sina informationsinsatser för att öka kännedomen om Konsument Halmstads verksamheter. Under året har kännedomen ökat något till 36 procent av de tillfrågade enligt höstens kännedomsundersökning. I undersökningen redovisades dessutom att 49 procent av de tillfrågade känner till att Halmstads Kommun har budget- och skuldrådgivning, att 62 procent känner till konsumentrådgivningen samt att 49 procent känner till energi- och klimatrådgivningen. Biblioteken satsar på föreläsningar och temadagar, där insatser gjorts med inriktning för ökad digital delaktighet. Stadsbiblioteket inledde under våren ett samarbete med stadskontoret kring e-medborgaren där 780 besökare kom på Ny-på-nätet dagen i mars. Övriga insatser för digital delaktighet inom biblioteken har varit: Tisdagssurf, släktforskningsintroduktion, ny-på-nätet dagen, kom-igång-med internet på närbiblioteken. Jan - december 47 tillfällen, 1044 besök. Ord- och bildverkstaden bemannade 119 tillfällen, 1241 besök. Mätetal Målvärde Utfall Andel Halmstadbor (18-74 år) som känner till Konsument Halmstads verksamhet 25 % 36 % Antal insatser för ökad digital delaktighet 166 Andelen Halmstadbor som använder internet 83 % Aktiviteter Kommunikationsinsatser Insatser som minskar den digitala klyftan Senaste kommentaren Under året intensifierades Konsument Halmstads riktade informationsinsatser när det gäller bland annat föreläsningar, material till avgångsklasserna samt bokbussturné. I december genomfördes en serie kommunikativa föreläsningar tillsammans med högstadieelever, i vilka mentometerteknik användes. Arbetet med kursverksamhet kring internet pågår under terminstid under namnet Tisdagssurf, med Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse (32) 16

21 4 Aktiviteter Utveckla möjligheterna för livslångt lärande i olika former Brett utbud av aktiviteter för möjlighet att påverka samhällsutvecklingen Senaste kommentaren 83 tillfällen och 522 besökare. Ny på nätet dag 19 mars, 720 besökare. Ord- och bildverkstadens arbete pågår under hela året. Verkstaden är bemannad 10 timmar i veckan och t o m 13 december har verkstaden haft besök. Under året har biblioteksenhet kunskap och demokrati arrangerat totalt 101 arrangemang och aktiviteter som stödjer det livslånga lärandet i olika former. Antalet besök på dessa räknas till Många av dessa genomförs tack vare gamla och nya samarbetsformer med föreningsliv och andra organisationer. Exempel på samarbeten är vetenskapscaféer samt Teknik- och Naturvetarcirkeln. Temadag/Mässa "Flugfiskets mästare" med besök i samarbete med Sportfiskeföreningen Laxen med stöd av Studiefrämjandet. Föreläsning om Googlekoden i samarbete med Europa direkt Halland drog till sig 86 besök. Under kulturlovet samarbetade förvaltningen med Konstmuseet kring japanskt tema och på biblioteket ordnades aktiviteter såsom språkkurs i japanska och mangateckning. Medborgarservice och biblioteksavdelningen har tillsammans med Stadskontoret inlett förberedelserna inför valåret Se för övrigt redovisningen för den av Kommunstyrelsen efterfrågade informationen kring målområde Demokrati & Delaktighet. Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse (32) 17

22 4 4.3 Målområde: Näringsliv och arbetsmarknad Fler företag ska starta eller etablera sig i Halmstad (konkretiserat mål) Kulturella och kreativa sektorn i Halmstad ska kartläggas Kommentar Målet har nåtts. Regionen har gjort kartläggningen Kreativa kraftfält, som täcker de generella aspekterna. Utifrån denna kommer analys, djupdykning och komplettering att ske under 2014 för att utifrån en bred kartläggning utarbeta en strategi för arbetet med kulturella och kreativa näringar. Mätetal Målvärde Utfall Utarbetad strategi för kulturförvaltningens arbete med kreativa sektorn 1 0 Kartläggning av kulturella och kreativa sektorn 1 1 Aktiviteter Kartlägga kulturella och kreativa sektorn i Halmstad Senaste kommentaren Regionen har gjort en kartläggning över hela Halland vilket täcker de generella aspekterna. Djupdykning och analys kommer ske under Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse (32) 18

23 4 4.4 Målområde: Trygghet, säkerhet och folkhälsa Andel barn och unga som upplever sig mobbade ska minska (konkretiserat mål) I kulturförvaltningens verksamheter ska barn och ungdomar behandlas respektfullt Kommentar Kartläggning av nuläget har inte genomförts innevarande år, men kommer att ske under planperioden. Verksamheten utgår från FN:s konvention om barns rättigheter. I mötet med barn och ungdomar utgår personalen ifrån allas lika värde. Mätetal Målvärde Utfall Kartläggning av hur situationen är 1 0 Aktiviteter Kartläggning av hur situationen avseende kränkningar är i kulturförvaltningens verksamheter för barn och unga Senaste kommentaren Inte påbörjad. Inplanerad under Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse (32) 19

24 4 4.5 Målområde: Uppleva och göra Halmstad ska vara ett konstcentrum med nationell och internationell ryktbarhet (konkretiserat mål) Halmstad ska vara ett konstcentrum med nationell och internationell ryktbarhet Kommentar Halmstad har redan uppmärksammats både nationellt och internationellt, men målet är att fortsätta få nationell och internationell ryktbarhet som ett konstcentrum. I enlighet med konststrategin arbetas det med att förankra konsten i det lokala samhället och att stärka det lokala konstlivet. Marknadsföringsinsatser görs för att profilera de tre konstscenerna i Halmstad. Antalet besök på Mjellby konstmuseum har under 2013 varit , att jämföra med föregående år. Antalet besök på Halmstads konsthall har under 2013 varit , att jämföra med föregående år. Hallands konstmuseum hade i år besök, att jämföra med föregående år. Antalet besök i år blev sammantaget st, varmed Planeringsdirektivens målvärde på besök på Mjellby konstmuseum, Halmstads konsthall och Hallands konstmuseum uppnåtts. Det pågår ett tiotal konstprojekt för konstnärlig utsmyckning, som finansieras med 0,5 procent av byggkostnaden, varav sju nu är genomförda. I augusti invigdes Söndrumsskolan, samt det internationella graffitikonstverket Vad vi vill. Det unika konstverket som präglar hela skolmiljön har tillkommit genom ett samarbete mellan kulturförvaltningen och statens konstråd. Ett led i att utveckla Mjellby konstmuseums roll som en nationell och internationell aktör är att ordna utställningar med nationell och internationell ryktbarhet. Dardel, Per Ekström och Man Ray har fått stor uppmärksamhet i nationell press. Man Ray utställningen kommer även att visas på Öregaard Museum och Millesgården. Halmstad Konsthall har under 2014 visat ett flertal utställningar med nationell dignitet, bl. a Helena Blomqvist, Nathalia Edenmont, Fredrik Raddum samt Torsten och Kristina Eriksson. Konsthallen har även visat upp betydelsefulla konstnärskap från Halmstad, såsom Hardy Strid. Skulpturvandringar för Halmstads femåringar har anordnats under hösten. I samband med det anordnades en utställning på Rådhuset som fick stor medial uppmärksamhet och var mycket välbesökt. Flera nya konstverk i centrum har satt förstärkt Halmstads identitet som konstcentrum. Mätetal Målvärde Utfall Antal besök på Mjellby konstmuseum Antal besök på Halmstads konsthall Antal besök på Hallands konstmuseum Andel invånare (18-74 år) som anser att Halmstad är en konststad 64 % Andel invånare (18-74 år) som besökt konstinstitutionerna i Halmstad 41 % Antal skolelever som genomfört stadshistorievandringar (jan-aug) 257 Antal femåringar som gjort skulpturvandringar 643 Antal genomförda konstprojekt för konstnärlig utsmyckning (0,5 % av byggkostnaden) 7 Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse (32) 20

25 4 Aktiviteter Synliggöra och förankra konststrategin Förankra Halmstads Konsthalls verksamhet mot Halmstadsborna Samordna insatser med Hallands konstmuseum för att stärka Halmstad som konstcentrum Konstinriktade aktiviteter för barn och unga Utveckla Mjellby konstmuseums roll som en internationell och nationell aktör Senaste kommentaren I enlighet med kornstrategin arbetas med att förankra konsten i det lokala samhället, att etablera Halmstad som en del i regionens konstverksamhet och att stärka det lokala konstlivet. Marknadsföringsinsatser görs för att profilera de tre konstscenerna i Halmstad och arbete pågår med att få kommunens verksamheter att samverka för att nå målet, samt med att utveckla Halmstads medverkan i nationella och internationella nätverk inom konstområdet. En karta med information om samtliga konstaktörers program under sommaren 2013 har producerats av konstenheten och distribuerats till bland annat turistanläggningar. Utökad pedagogisk verksamhet med visningar och audioguide. Kampanj riktad till skolor har resulterat i en kraftig ökning av skolvisningar mot föregående år. Konsthallens identitet har förstärkts visuellt och estetiskt. Utställningen Graffiti! som speglar den stora konstnärliga gestaltningen på Söndrumskolan, samt det nya offentliga konstverket PI. Utställningen med välkände Halmstadkonstnären Hardy Strid. Dialog kring ett gemensamt utställningsprogram hösten 2016 har påbörjats. Gemensam annonsering på nationell nivå tillsammans med Hallands Konstmuseum. Daglig barnworkshop under Man Ray utställningen samt en audioguide specifikt framtagen till barn gav ett bra utfall. Barnkarta över offentlig konst har producerats och delas ut till alla barn som går kotte-visningar samt distribueras till turistanläggningar. I möjligaste mån erbjuder Stadsbiblioteket kreativa verkstäder efter upplevelser i form av drama, musik och saga för att barn ska kunna ge uttryck för sina intryck. Exempel: Under sommaren har barn haft möjlighet att vara kreativa tillsammans med konstpedagoger i parken utanför Stadsbiblioteket. Tredimensionella bilder och havsakvarell har varit några av aktuella teman. Under året Färg och form för de allra minsta biblioteksbesökarna, då de får möjlighet att under ledning av konstpedagog få lära känna olika material och hur de själva kan åstadkomma färg och mönster. September/oktober Kotteprojektet för alla Halmstads 5-åringar. Guidade promenader +bok om den offentliga konsten. I november gjorde kulturförvaltningen en utställning på rådhuset med de verk som barnen skapat i samband med projektet. Fotoworkshop för unga med Nina Bacos. Utställning på Mjellby Konstmuseum Dardelutställningen lockade en rekordpublik (drygt besökare) och bidrog till att besökssiffrorna ökade under årets första månader jämfört med föregående år. Även Per Ekström har fått stor uppmärksamhet i nationell press. Man Ray-utställningen har lockat stor nationell samt internationell publik samt genererat ett Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse (32) 21

26 4 Aktiviteter Använda konsten för att utveckla centrum och boendemiljön i tätorterna Tillsammans med HFAB påbörja en större deltagarbaserad konstmanifestation med HFAB:s boendemiljöer i fokus t ex en konstfestival som genomförs 2014 Senaste kommentaren betydande utfall i nationell press. Dialog med HFAB pågår om konst i boendemiljöer. Verkskyltar och informationsappar till den offentliga konsten har tillkommit. Nya konstnärliga gestaltningar på förskolor. Flera nya offentliga konstverk på plats i centrum. KFs beslut om att inte ge medel för satsningen sätter en ny riktning för aktiviteten. Andra typer av samarbeten med HFAB gällande konstmålet är påbörjade Kommuninvånarna ska bli mer nöjda med möjligheterna att utöva fritidsaktiviteter och med möjligheterna till natur- och fritidsliv (konkretiserat mål) Fler Halmstadbor ska vara kulturaktiva Kommentar Målet är nått och fler Halmstadbor har varit kulturaktiva. Från mätetalen kan vi utläsa att många fler besökt våra kulturinstitutioner och våra arrangemang och aktiviteter jämfört med förra året. Biblioteken har haft cirka besök, konstinstitutionerna ungefär besök och antalet besök på förvaltningens arrangemang har mätts till närmare st. Allt detta beskriver inte Halmstadbornas möjligheter till att vara kulturaktiva, men kan ge en liten bild av allt som sker inom kulturförvaltningens verksamheter. Mätetal Målvärde Utfall Antal besök på kulturförvaltningens arrangemang Andel invånare (18-74 år) som ger kulturutbudet betyg 4 eller 5 50 % Antal aktiviteter för barn och familjer Andel Halmstadbor som läst en bok senaste året 86 % Andel Halmstadbor som aktivt ägnar sig åt läsning 39 % Andel invånare som besöker folkbibliotek 85 % Antal besök på Stadsbiblioteket Antal besök på närbibliotek Aktiviteter Brett utbud av kulturella upplevelser, särskilt med mångfaldsfokus Senaste kommentaren Under hösten 2013 har läsecirkel kring hat som tema genomförts på Stadsbiblioteket. Syftet med läsecirkeln var, förutom att verka läsfrämjande, att lyfta frågor kring mångfald och enfald. I samband med internationella modersmålsdagen visades arbeten som modersmålselever gjort på Stadsbiblioteket. Biblioteket arrangerade också workshops kring kalligrafi med olika alfabet och origami. Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse (32) 22

27 4 Aktiviteter Metodutveckling för läsning och läsaktivitet Målgruppsinriktade aktiviteter Senaste kommentaren Anordnat temadagar på Stadsbiblioteket med ett särskilt mångfaldsfokus. Halmstad möter Brasilien och African Market Place, en liten festival med musik, konst, dans med mera med temat Afrika för alla åldrar. Författarbesök av David Lagercrantz som berättade hur han och Zlatan arbetade fram boken Jag är Zlatan som kom att förändra det litterära Sverige. I samarbete med Kultur i Halland arrangerat Planeta-festivalen med musik från hela världen på Stadsbiblioteket. Medverkat vid Ljusfesten genom olika program på Stadsbibliotekets Nissanscen; bland annat med en multikulti trio och en amerikansk filmmusikkompositör. Kulturföreningen African Society har fått kulturstöd för att genom en programserie med olika kulturaktiviteter låta publiken lära känna den afrikanska kulturen. Mångfaldsfokus uttytt som mångfald på scen och val av scenplats har bl a genererat lyckade arrangemang som Internationella Gatuteaterfestivalen och Orientpizzan på Andersberg. Biblioteken har haft fortsatt stort fokus på läsfrämjande åtgärder för alla åldrar. Läsarträffar, läsecirklar, skrivarläger och skrivarcirklar har anordnats för olika åldrar. Arbetet med den skönlitterära bloggen har utvecklats vilket har medfört en betydande ökning av antalet besökare på webbsidan. Bibliotekarier deltar i kompetensutveckling av förskolans pedagoger och på föräldramöten under våren och hösten. Tillsammans med logopederna på Kärnhuset har en stor satsning på högläsning inletts. Tillsammans utbildar vi pedagoger, inspirerar föräldrar på föräldramöten och erbjuder kapprumslån på barnens förskolor. Allt för att uppmuntra till mer högläsning - både hemma och på förskolorna. Ord och bild-verksamheten i Stadsbiblioteket arbetar aktivt med att nå sina målgrupper: Digitalt utanför, äldre, lässvaga och dyslektiker. Tisdagssurfverksamheten arbetar aktivt för att nå ut till sin målgrupp som är de som står utanför den digitala gemenskapen. Biblioteksvisningar för gymnasister har genomförts under året som ett led i bibliotekens arbete med att nå ut till unga. Biblioteksmedverkan vid föreningsmöte för Synskadades Riksförbunds medlemmar och informerat om teknik och litteratur. Genomfört ett drogfritt Valborgsevenemang för ungdomar/unga vuxna i samarbete mellan Stadsbiblioteket, Trygga Halmstad, Fritidsgårdarna, Nolltrefem och Region Halland. Genom BVC försöker vi nå alla nyblivna föräldrar för att gör dem medvetna om deras betydelse för barnens språkutveckling och inspirera till rim, ramsor och språklek. Från och med 2013 är målet att nå alla 5-åringar via BVC genom att bjuda in till biblioteket för att Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse (32) 23

28 4 Aktiviteter Skapa och utveckla kreativa mötesplatser utifrån ett prosumentperspektiv Insatser för att anpassa tillgänglighet och öppettider på Stadsbiblioteken efter medborgarnas behov Senaste kommentaren skaffa sitt första lånekort och inspirera föräldrarna till högläsning. För föräldralediga har ordnats Barnvagnsbio och Barnvagnsgerillan. Familjeprogram har ordnats i centrum och i Getinge, Oskarström. Fritidsavdelningen har tillsammans med ungdomar startat en Radiogrupp, där ungdomar sänder radio via Stureskolan och Halmstads närradio för att sprida ungdomars åsikter och synpunkter. Europeiska logopeddagen uppmärksammades på Stadsbiblioteket då intresserade föräldrar och pedagoger hade möjlighet att få svar och råd från logopeder och bibliotekarier på frågor som rörde barns tal- och språkutveckling, flerspråkighet, stamning eller läs- och skrivsvårigheter. Den serbiska författaren Uros Petrovic gästade Stadsbiblioteket och mötte många av kommunens invånare med serbiskt ursprung. Det var ett populärt besök som fyllde Stadsbibliotekets sagorum med åhörare. Medverkat vid föreningsmöte för Synskadades Riksförbunds medlemmar och informerat om teknik och litteratur. Arrangerat mässan Flugfiskets mästare i samarbete Sportfiskeföreningen Laxen med stöd av Studiefrämjandet. Genomfört ett drogfritt Valborgsevenemang för gymnasieungdomar i samarbete med Trygga Halmstad, Fritidsgårdarna, Nolltrefem och Region Halland. Tävlingar och utställningar i samband med Fotbolls-EM för damer. Bland annat fotbollsquiz med temat: Man ska vara stolt över att vara fotbollsnörd!. I samarbete med Regionbibliotek Halland och Katrinebergs folkhögskola arrangerat skrivarlägret Skrivkramp för ungdomar år. Arrangemang med Barnvagnsgerillan med målgrupp föräldralediga och målet att nå åldrarna Utifrån projektet med arbetsnamnet Allt är möjligt som ska genomföras i Oskarström har en föreläsning om Cultural Planning hållits. Biblioteken har skapat möjligheter för vuxna och unga vuxna att visa upp sitt skapande genom utställningar av amatörkonst. Biblioteken har arrangerat Öppen scen i samarbete med Visklubben Skeppet och Poesi i Halland, vidare en temakväll för unga vuxna år: Att bli författare med Camilla Jönsson samt stickcaféer i samarbete med Halmstads stickcafé. Stadsbiblioteket kommer att ha söndagsöppet även under perioden 15/12 15/1. Intern utredning har gjorts om möjligheten att öppna utan bemannade informationspunkter under begränsad del av dagen. Försöksperiod 7/1 till 7/ Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse (32) 24

29 Öka utbudet av aktiviteter som efterfrågas av unga Kommentar I syfte att öka aktiviteter som efterfrågas av unga, har fritidsavdelningen arbetat med att förstärka ungdomars rätt till inflytande över sin fria tid. Kulturnämnden tog i höstas beslut om ny inriktning för fritidsverksamheten. Idépeng, som hanteras av Nolltrefem, är en möjlighet för unga att söka stöd för ett projekt som man vill genomföra. Det kan vara en modevisning, en konsert, en utställning m.m. Enligt LUPP, som gjordes år 2012, ansåg 24 procent av ungdomar att det fanns mycket att göra på fritiden. Nästa gång en sådan mätning görs först år Mätetal Målvärde Utfall Andel ungdomar som anser att det finns mycket att göra på fritiden 24 % 24 % Aktiviteter Utarbeta metoder för att fånga ungas fritidsintressen Senaste kommentaren Arbetar med att förstärka ungdomars rätt till inflytande över sin fria tid. Ett utvecklingsuppdrag har getts till mötesplatsen Puls/Zonen på Andersberg angående Empowerment. Målet är att ta fram en modell och metoder till personal för att jobba med ungdomars makt över sin egen fria tid. Utifrån LUPP 2012 med flera fritidsundersökningar utarbetas strategier för att få fram vilka fritidsintressen som unga efterfrågar av Stadsbiblioteket. Arbetet genomförs med enheten för Kunskap & Demokrati samt Halmstads konsthall i samarbete med unga i referensgrupp. Nolltrefem: Att skapa större utrymme för idépengen. Stor marknadsföringsinsats har gjorts i år via gymnasiemässa, högskolemässa, öppet hus på Nolltrefem. Tillgängliggöra ansökningsförfarandet för idépeng via webben. Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse (32) 25

30 Inom kultur- och fritidsverksamheterna ska flickor och pojkar ha samma förutsättningar (konkretiserat mål) Inom kultur- och fritidsverksamheterna ska flickor och pojkar ha samma förutsättningar Kommentar Målet har inte nåtts under året, men bedömningen är att det kommer att nås under planperioden. För att kunna erbjuda samma förutsättningar för flickor och pojkar, krävs kunskap om vad jämställdhet är och vilka förutsättningarna är för flickor och pojkar i verksamheterna. En utredning har genomförts kring hur förvaltningens verksamheter se ut i ett genusperspektiv. Utredningen har presenterats för kulturförvaltningens chefsgrupp och under nästa år kommer tre enheter att fördjupa genusarbetet i projektform. Nyckeltalens insamling och redovisning kommer under 2014 att granskas och omarbetas utifrån ett genusperspektiv. Mätetal Målvärde Utfall Insatser som gjorts för att skapa samma förutsättningar för flickor och pojkar 2 Utbudet av kultur-, idrotts- och fritidsaktiviteter för barn/unga Antal barn/unga som deltar i kulturaktiviteter, idrotts- och fritidsaktiviteter Aktiviteter Kartlägga kultur- och fritidsverksamheten för barn och unga i kulturförvaltningen utifrån ett genusperspektiv Senaste kommentaren En konsult anlitades som gick igenom Kulturförvaltningens dokument och vissa centrala dokument och kom fram till flera områden som förvaltningen kan jobba vidare med. Tre enheter anmälde sig direkt till fortsatt fördjupning av deras respektive verksamheter. Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse (32) 26

31 4 4.6 Kommunfullmäktiges övriga prioriteringar Urbant utvecklingsarbete (UA) (övrig prioritering) Kulturförvaltningens verksamheter ska bidra till socialt hållbar utveckling på Andersberg Kommentar Målet är nått eftersom kulturförvaltningens verksamheter bidrar till socialt hållbar utveckling på Andersberg. Medborgarservice Andersberg, Zonen och Andersbergs bibliotek är verksamheter som i dag är aktiva inom området. Besöksantalet på Medborgarservice inklusive biblioteket har under året uppskattats till cirka st. Besöksantalet har ökat sedan det sociala företaget Det goda livet tog över caféverksamheten på Medborgarservice Andersberg. Aktiviteter som skett på Medborgarservice i samverkan mellan kulturförvaltningen, boende och/eller föreningar har under året varit 39 till antalet och engagerat besökare. Föreningsbryggan har likt tidigare år varit betydelsefull i kontakten mellan kommunen, föreningar och boenden. Bland höstens kulturaktiviteter kan nämnas Ungersk festkväll, filmvisning, Elviskväll med artister från Hylte, Pizza och trygghet, Nobelkväll, julpyssel och Orientpizzerian. Under hösten anordnades en poesikväll på Andersbergs bibliotek, där boende i området kunde läsa upp egna dikter på hemspråket och/eller svenska eller engelska. Tillsammans med ABF och kvinnorna i "Det goda livet" har Andersbergs bibliotek under hösten erbjudit sagostunder på olika språk, arabiska, serbiska och albanska. Berättelserna har väckt glädjen och bekräftelsen hos de barn som känt igen sina modersmål. Det har också varit ett utvecklande projekt för de kvinnor som deltagit och fler av vill gärna delta i framtiden. Under andra halvåret har fritidsgården i Andersberg renoverats och bytt namn till Zonen. De 110 fritidsaktiviteter som genomförts, har kretsat kring sång, dans och musik och har registrerats som 302 aktivitetstimmar, med sammanlagt 677 deltagare, varav 476 varit tjejer och 201 killar. Mätetal Målvärde Utfall Antal aktiviteter på Medborgarservice 39 Antal besök på Medborgarservice inkl. biblioteket Antal aktiviteter på Puls 110 Antal samhällsbyggnadsprojekt som avser Andersberg som kulturförvaltningen deltagit i 1 Aktiviteter Initiera delaktighet i anslutning till samhällsbyggnadsprojekt avseende Andersberg och dess omgivningar Senaste kommentaren I samarbete med Stadsbyggnadskontoret planerar Medborgarservice/Biblioteket utställningar med Översiktsplanen samt planerna för Linehedsparken och Eurostop. I anslutning till de två sistnämnda ska medborgardialog arrangeras. Medborgarservice har tillsammans med Andersbergs Bibliotek etablerat samarbete med Stadsbyggnadskontoret angående planutställningar och övriga informationsinsatser i anslutning till förändringar i närmiljön. Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse (32) 27

32 Ett strategiskt jämställdhetsarbete (övrig prioritering) Mätetal Målvärde Utfall Analys av det aktuella jämställdhetsläget 1 1 Aktiviteter Analys av kulturundersökningen och Luppen ur ett genusperspektiv Senaste kommentaren Förvaltningen har bett en jämställdhetskonsult titta på hur förvaltningen kan jobba med jämställdhet för att nå bredare målgrupper, säkra lika villkor för flickor och pojkar och med kulturen som redskap diskutera och utmana ojämställdhet. Två stora undersökningar görs med jämna mellanrum, LUPP och Kulturundersökningen. Detta material har jämställdhetskonsulten, Hanna Glans fått titta igenom. Hon såg direkt att i det finns uppgifter om pojkar och flickor i LUPPEN, men i de fall referenser görs till undersökningen LUPP, inkluderas inte konsekvent de uppgifter som finns där gällande kön. Ytterligare ett exempel på att uppgifter om kön saknas eller inte används är Kulturundersökningen från 2012 vilken bara delvis innehåller uppgifter om kön, till skillnad från 2010 års undersökning i vilken samtliga frågor presenterats uppdelade på kön Ett strategiskt jämställdhetsarbete Kommentar Förvaltningen har med hjälp av en jämställdhetskonsult analyserat kulturundersökningen och LUPP ur ett genusperspektiv. Förvaltningen har påbörjat att se mer strategiskt på jämställdhetsarbetet, men det mesta av arbetet kommer att genomföras senare under planperioden. Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse (32) 28

33 Ett Halmstad tillgängligt för alla (övrig prioritering) Mätetal Målvärde Utfall Kartläggning av det aktuella tillgänglighetsläget 1 1 Aktiviteter Senaste kommentaren Påbörja arbetet med en utvärdering av tillgänglighet i verksamheterna enligt en utarbetad checklista Ett Halmstad tillgängligt för alla Kommentar Inom kulturförvaltningen är det biblioteksverksamheten som är mest aktiva i tillgänglighetsfrågor, där kartläggning också gjorts allt i från de fysiska rummen, bemötande som utbud. Prioriteringen ses som ett pågående arbetet under hela planperioden. Förvaltningen beviljades under året 145 tkr ur den så kallade tillgänglighetsmiljonen, för att åtgärda konkreta tillgänglighetsproblem på sommargården i Mahult. Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse (32) 29

34 4 5 Målredovisning - nämndens/styrelsens verksamhetsmål 5.1 Nämndens/styrelsens mål Under 2013 ska mötesplatskoncept för barn och unga utvecklas inom förvaltningen Senaste kommentaren Se aktiviteter och mätetal för mer information. Mätetal Målvärde Utfall Antal nya koncept på mötesplatser 1 Aktiviteter Utveckla mötesplatser för barn Utveckla Nolltrefems inriktning utanför huset Utveckla fritidsverksamhetens möten utanför fritidsgårdarna Senaste kommentaren Under hösten har en barnkulturdesigner gjort en förstudie av barnrummen på Stadbiblioteket och Getinge bibliotek. För att samla in barns och ungdomars behov och intressen har olika metoder använts såsom workshop, pysselhäften och webbenkät. Arbetet ska mynna ut i en idéskiss för ett nytt uttryck för rummens framtida gestaltning. Utveckling av projektet Ateljé Andersberg påbörjad. Årlig strategi framtagen för inriktning utanför Nolltrefem. Dansens dag på Halmstads teater. Medverkat på tillväxt/ung Företagsamhet-mässa. Uppmärkssamma lokala band i musikprojekt MP13 på skolor i kommunen. Idépeng - modevisning/catwalk på Stora torg under HalmstadsgilletJuicebar/skapande verkstad i parken framför teatern under 3 sommarveckor. Fotbolls EM- Fan Zone på Stora torg: Unga talanger visar upp sig i bla trolleri, DJ, dans på scenen samt pysselverkstad i en chillhörna MP13 ett musikprojekt där ett lokalt band spelade på restaurang Tillsammans. MAD ett samarrangemang med KRIS och fritidsenheten m.m där lokala band och dansare gavs möjlighet att spela/uppträda live på en av scenerna. Medverkat i Högskolans mässa för nya studenter. Projektet Ny inriktning fritidsverksamheten. Arbetet har påbörjats med att marknadsföra fritidsledarnas roll, varigenom det kommer att skapas nya mötesplatser och ungdomarna ska ha mer inflytande över vad som ska göras. Samverkan med Plönningeskolans ridelever, som inom ett projekt sökte ungdomar för att intressera dem för ridning. Det har skett en förskjutning av aktiviteter från fritidsgårdar till andra platser. Fritidsverksamheten har avsatt två tjänster som arbetar med ungdomar, utan att ha en fast plats att utgå ifrån. Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse (32) 30

35 4 6 Riktlinjer för biblioteksverksamheten 2012 antog Kommunfullmäktige Riktlinjer för biblioteksverksamheten/biblioteksplan Enligt den ansvarar Kulturförvaltningen för att samverkansformer etableras och vilka effekter de har fått. I nuläget etableras samverkansformerna genom en struktur för nätverk på olika nivåer mellan Kulturförvaltningen - Barn- och ungdomsförvaltningen Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen. Konkreta resultat från nätverken är ett pågående utvecklingsarbete kring exempelvis taxonomier inom skolbibliotek d v s beskrivningar av nivåer av mål samt projekt som Kapprumsbibliotek (förskolor). Även på avtalssidan är vi snart framme vid att 6 skolor med integrerade skol- och folkbibliotek har avtal om detta. Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse (32) 31

36 4 7 Ekonomisk redovisning Driftmedel Årets resultat blev tkr, att jämföra med föregående års resultat på tkr. Båda åren har verksamheterna redovisat ett positivt resultat i förhållande till budget. Sammantaget redovisas en positiv avvikelse för räkenskapsåret 2013 med 127 tkr gentemot fastställd ram, vilket motsvarar 0,11 procent av den totala nettobudgetram för kulturnämndens verksamheter, som vid årets slut låg på tkr. Belopp i tkr Resultat 2013 Budget 2013 Budgetavvikelse i % Nämnd, stab, IT, gem ,74 % Biblioteksavdelningen ,42 % Fritidsavdelningen ,69 % Konsument Halmstad ,43 % Kulturavdelningen ,27 % ,11 % Investeringar Årets investeringsnetto landade på tkr, att jämföra med tkr föregående år. Årets resultatavvikelse blev tkr, varav tkr av medlen var specialdestinerade till återlämningsrobot till Stadsbiblioteket. Upphandlingen av återlämningsrobot är klar, men roboten kommer inte på plats förrän år INVESTERINGAR jan-dec 2012 jan-dec 2013 Budget 2013 Avvikelse i % Ledning, stab, IT, gem ,1 % Biblioteksavdelningen ,7 % Fritidsavdelningen ,8 % Konsument Halmstad ,0 % Kulturavdelningen ,1 % SUMMA INVESTERINGAR ,7 % Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse (32) 32

37 4 8 Övriga nyckeltal invånare 2010 invånare 2011 invånare 2012 invånare (Antal invånare i Halmstas kommun enligt SCB) Nettokostnad i kr per invånare Bibliotek Fritidsverksamhet Konstverksamhet (47*-objekt, år 2011 tillkom bidrag till Hallands konstmuseum, Baertling) Nolltrefem Medborgarservice Andersberg Kulturstöd, arrangörsstöd och studieförbundsstöd (4901*objekt, år 2013 erhölls tillskott i budget, för föreningsbidragsstöd) Verksamhetsspecifika mått Antal bibliotekslån Antal sökta kulturbidrag Antal besök på Nolltrefem, (ny mätmetod fr om 2011) Antal genomförda idépeng till ungdomar Antal ärenden energioch klimatrådgivning Antal ärenden budgetoch skuldrådgivning Antal ärenden konsumentrådgivning i.u Besök per öppettimme Bibliotek Fritidsgårdar Konstverksamhet Nolltrefem Medborgarservice Andersberg Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse (32) 33

38 4 9 Invånar- och målgruppsorientering Redovisning av Å-sikten 2013 Under 2013 fick kulturförvaltningen in totalt 65 Å-sikter från invånarna i Halmstad. Åsikterna till kulturförvaltningens verksamheter fördelade sig enligt följande: Bibliotek Kultur Fritid Stab FC Beröm 4 1 Beröm/synpunkter 4 1 Synpunkter Synpunkter/förslag Klagomål 1 1 Totalt Konsument Halmstad fick inte in några Å-sikter det här året. Exempel på synpunkter och förslag i Å-sikter som kan tas med i det fortsatta förbättringsarbetet. Möjlighet för säker återlämning av böcker, utanför öppettider undersöks. Undersöka möjlighet att förverkliga förslag om laglig graffitivägg. Förslag att presentera nya böcker på hemsidan. Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse (32) 34

39 4 10 Internkontroll Enkelt uttryckt kan internkontroll sägas handla om att ha ordning och reda i verksamheten. Kontrollerna vid uppföljning av internkontrollplan 2013 har varit tillfredsställande och innehållit granskning av följande rutiner och kontrollmoment: Hot och våld på arbetsplatsen Att åtgärdsplan för förebyggande av hot och våld finns på arbetsplatsen, samt att rutin för åtgärd vid hot och våld är känd av personalen. Anskaffning av varor och tjänster Att verksamheterna följer de gällande riktlinjer för upphandling och inköp. Dokumenthanteringsplan och PUL Att uppdaterad dokumenthanteringsplan är beslutad av nämnd och att samtliga avdelningar följer dokumenthanteringsplanens sätt att hantera dokument. Detta innebär också att hänsyn ska tas till personuppgiftslagen. Kontanthantering och kassaredovisning Internkontrollen avser att kontrollera att förvaltningen har uppdaterade rutiner för kontanthantering och kassaredovisning, samt att dessa rutiner följs av verksamheterna som hanterar kontanter. Hög arbetsbelastning, fysisk och/eller psykisk Kontroll av arbetsuppgifter som har hög arbetsbelastning, fysisk och/eller psykisk, samt vad som gjorts för att underlätta arbetet för de anställda som upplever hög arbetsbelastning. Omfattningen av kontrollen begränsas till ljudnivåmätningar. Åtgärder: Internkontrollrapporter och åtgärder har redovisats i separat tjänsteskrivelse för kulturnämnden, varför nedan följer enbart en kortare sammanställning av åtgärderna. Utifrån genomförd kontroll framgår att förvaltningen behöver fortsätta arbeta med att se över kontanthanteringen och kassaredovisningen. Detta arbete har påbörjats redan, speciellt med fokus på att utöka möjligheterna för medborgarna att betala med kort eller på annat sätt genomföra sina betalningar utan kontanter. Arbetet med att på nytt se över dokumenthanteringsplanen har påbörjats. Detta görs i syfte för att uppdatera och komplettera den plan som togs av nämnden i mars Utvecklingsarbete har påbörjats i samarbete med Stadskontoret, för att standardisera de delar av planen som är generella och gäller för flera nämnder års internkontrollplan fastställdes i samband med Verksamhetsplan Denna fortsätter att följa upp avtalstroheten och följa upp konsekvenserna av ny inköpsorganisation, som nu tydligare pekar ut vilka som har rätt att göra vilka inköp. Kulturnämnden, Verksamhetsberättelse (32) 35

40 5 1(2) Tjänsteskrivelse Diarienummer: KN 2014/0133 Version: 1,0 Beslutsorgan: Kulturnämnden Enhet: Kulturförvaltningens stab Maria Gellert E-post: Telefon: Personalredovisning 2013 Förslag till beslut 1. Kulturförvaltningen beslutar att godkänna personalredovisning Sammanfattning I enlighet med Kommunstyrelsens beslut om en kommungemensam modell för personalredovisning ska respektive nämnd ta fram en personalredovisning varje år. Underlaget till personalredovisningen bygger på personalstatistik från lönesystemet Agresso. Sammanställningen har skickats in till Stadskontoret Personalredovisningen har föredragits för samtliga chefer och i förvaltningens samverkansgrupp. Kulturnämnden föreslås godkänna personalredovisning för Ärendet Uppdrag Kommunstyrelsen tog beslut om en kommungemensam modell för personalredovisning. Respektive nämnd ska varje år ta fram en personalredovisning enligt denna modell. Enligt årets anvisningar för bokslut 2013 ska personalredovisningen återredovisas till stadskontoret

41 5 Bakgrund Statistiken som ligger till grund för personalbilden är en ögonblicksbild av personalstatistiken från 31/ , där jämförelser görs med föregående år. Analys, förslag och motivering Personalredovisning med tillhörande kommentarer redovisas som bilaga 1. Ärendets beredning Inom kommunen Förvaltningens personalsekreterare har bearbetat och kommenterat informationen tillsammans med berörda chefer. Andra grupper. Fackliga organisationer Personalredovisning har föredragits i samverkan Ärendet faller inte inom ramen för MBL. Lista över bilagor 1. Personalredovisning 2013 För Kulturnämnden Kristina Blomquist Förvaltningschef Maria Gellert Enhetschef för administration och stöd 2 37

42 5 Personalredovisning 2013 Kulturnämnden #{enhet}# 38

43 5 1 Sammanfattning Personalbild Ögonblicksbilden från visar att antalet tillsvidareanställda är oförändrat från föregående år medan antalet visstidsanställda har ökat med 2 personer. Timanställningarna har också ökat, med 1 årsarbetare (heltidsanställd). Medelåldern är oförändrad från föregående år (46 år) Närvaro/frånvaro Frisktalen är oförändrade från föregående år. Antalet sjukdagar per person har minskat med drygt 3 dagar. Andelen korta sjuskrivningarna, mindre än 14 dagar, har ökat från 34 % till 53 %. De långa sjukskrivningarna har därför minskat i motsvarande mängd, från 66 % till 47 %. Den obligatoriska redovisningen (som redovisar all tid, inklusive timanställningar) visar att männens sjukfrånvaro ökat något medan kvinnornas minskat. Sjukfrånvarotiden för åldersgruppen 50 år eller äldre har också ökat från föregående år och är även i år den ålderskategori som visar högst sjuktal. Sjuklönekostnaderna exklusive PO har ökat med knappt kronor från föregående år. Summan av sjuklönekostnader är beroende av kort- respektive långtidssjukfrånvaro och löneläge. Arbetsgivaren betalar 80 % av lönekostnaden under dag 2-14 i sjukskrivningsperioden och 10 % dag Kompetensförsörjning Redovisningen av uppföljning av examensarbeten och utbildningsanknuten praktik redovisas i bilaga. Uppföljningen av ledarutvecklingsprogrammet UL visar att en majoritet av förvaltningens chefer kommer att genomgå utbildningen under Ett par chefer har påbörjat utbildningen och en chef helt genomgått den. Metoder för att "tanka av" kunskap hos äldre som slutar i organisationen Generellt betonas vikten av regelbundna medarbetarsamtal för att "tanka av" kunskap kontinuerligt och föra en dialog om kompetens. Avslutningssamtal genomförs också med personal som lämnar organisationen. Övriga satsningar: redovisas mer ingående i redovisningen Mångfald och jämställdhet Avdelningarna har fokuserat på mångfald utifrån identifierade utvecklingsbehov. Förvaltningen har genomfört en satsning på information om och kartläggning av jämställdhetsläget i förvaltningen, utifrån ett externt perspektiv. Hälsa och arbetsmiljö Hälsoinspiratörerna har genomfört hälsofrämjande aktiviteter med centrala medel. De beskrivs mer utförligt i redovisningen. Personalföreningen och respektive avdelning har genomfört hälsofrämjande aktiviteter inom ordinarie budget. De beskrivs också mer utförligt i redovisningen. Resultat av medarbetarundersökningen Deadline för bearbetning av resultatet av medarbetarundersökningen är satt till 31 mars. I nuläget har ingen avdelning lämnat in medskick till förvaltningsledningen. Kulturnämnden, Personalredovisning (19) 39

44 5 2 Inledning Kulturförvaltningens personalredovisning ingår i Halmstads kommuns gemensamma personalredovisning för Redovisningen av antalet tillsvidareanställda, visstidsanställda, antalet chefer, genomsnitt av antalet anställda fördelat per chef och åldersfördelning (även pensionsavgångar) baseras på information per den 31/ Sjuk- och friskdagar, nyanställningar och avgångar gäller perioden till Statistiken redovisas som den ser ut i Agresso. Redovisningen är liksom föregående år uppdelad med avdelning som minsta grupp. Chefer redovisas på respektive avdelning. Nytt för i år är redovisningen av redovisning av metoder för att "tanka av" kunskap hos äldre som slutar i organisationen, uppföljning av ledarutvecklingsprogrammet UL och uppföljning av medarbetarundersökningens resultat. Kulturnämnden, Personalredovisning (19) 40

45 5 3 Syfte och Metod Syftet med redovisningen är att ge en operativt användbar uppföljning av personalarbetet i kommunen. Resultatet av mätningarna ska leda fram till en dialog om vilka förbättringar och förändringar som ska göras och att detta sedan blir åtgärdat på kommun- och förvaltnings-/bolagsnivå. I bokslutet presenteras data hämtade ur kommunens ekonomi- och lönehanteringssystem, Agresso, HFAB:s system Agda och Hallands Hamnar Halmstad AB:s system Hogia-lön. Kulturnämnden, Personalredovisning (19) 41

46 5 4 Definitioner och avgränsningar Tillsvidareanställd det vi i dagligt tal kallar fast anställd. En anställning som enligt avtal pågår tills uppsägning sker från någon part. En tillsvidareanställning kan vara på del- eller heltid. Visstidsanställd anställd som från början har ett fastställt slutdatum. Det kan vara ett vikariat eller en allmän visstidsanställning så kallad AVA, på del- eller heltid. Visstidsanställd i denna redovisning avser tidsbegränsade anställningar (mer än tre månader) med månadslön. Timavlönad avser tidsbegränsade anställningar som vid anställningens ingång var under tre (3) månader. Årsarbetare samtliga anställda (hel- och deltider) i en given grupp eller kategori, omräknat till heltidstjänster. Detta är vanligtvis det begrepp som används när man i jämförande syfte beskriver volymen anställda. Chef En anställd betraktas som chef om relationen i AID-chef har värde A, B, C eller L. I grupperna A, B och C finns chefer som har fullt ledningsansvar: verksamhets-, ekonomi- och personalansvar. Arbetstagare som i sitt arbete har ett begränsat ledningsansvar, det vill säga en eller två av verksamhets-, ekonomi- och personalansvar finns i grupp L. Frisktal personer som inte haft någon sjukdag under året Sjuktal antal sjukdagar per anställd och år. Utländsk bakgrund respektive svensk bakgrund enligt SCB Utrikes födda - Utländsk bakgrund Inrikes födda med två utrikes födda föräldrar - Utländsk bakgrund Inrikes födda med en inrikes och en utrikes född förälder - Svensk bakgrund Inrikes födda med två inrikes födda föräldrar - Svensk bakgrund Avgränsningar ett fåtal personer kan inneha anställningar vid flera enheter, vilket kan påverka sifferunderlaget. Räknar man samman alla anställda kan slutsumman bli för hög och den stämmer därför inte med hur "verkligheten" ser ut. Kulturnämnden, Personalredovisning (19) 42

47 5 5 Personalbild TABELLER 5.1 Antal tillsvidareanställda fördelat per kön Enhet Kvinnor Män Totalt Andel kvinnor (%) Ökning / minskning kvinnor Ökning / minskning män Ökning / minskning totalt Biblioteksavdelningen Fritidsavdelningen Konsument Halmstad Kulturavdelningen Staben+ förv chef Totalt Lönebidragsanställda som är anställda via Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen tas upp i Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningens personalredovisning 5.2 Antal årsarbetare, tillsvidareanställd personal Enhet Kvinnor Män Totalt Andel kvinnor (%) Ökning / minskning kvinnor Ökning / minskning män Ökning / minskning totalt Kulturförvaltningen Totalt Antal visstidsanställda fördelat per kön Enhet Kvinnor Män Totalt Andel kvinnor (%) Ökning / minskning kvinnor Ökning / minskning män Ökning / minskning totalt Biblioteksavdelningen Fritidsavdelningen Konsument Halmstad Kulturavdelningen Totalt Kulturnämnden, Personalredovisning (19) 43

48 5 5.4 Timavlönad personal Enhet Timmar Årsarbetare Ökning/minskning årsarbetare jfm 2012 Biblioteksavdelningen Fritidsavdelningen Konsument Halmstad Kulturavdelningen Totalt Biblioteksavdelningen har använt timanställningar i större utsträckning i år för att bibehålla bemanning under rekryteringsprocesser. Större kommungemensamma utbildningsinsatsningar bidrar också till ökning av timanställda som vikarier under utbildningen. Fritidsavdelningens har haft ett behov av att täcka upp vid sjukfrånvaro och har därför använd timanställning i högre utsträckning. 5.5 Sysselsättningsgrad för tillsvidareanställd personal Enhet Kvinnor 2012 Kvinnor 2013 Män 2012 Män 2013 Snitt 2012 Snitt 2013 Kulturförvaltningen 91,6 92,3 92,3 93,4 91,8 92,6 5.6 Antal tillsvidareanställda chefer fördelat per kön Enhet Kvinnor Män Totalt Andel kvinnor (%) Ökning / minskning kvinnor Ökning / minskning män Ökning / minskning totalt Biblioteksavdelningen Fritidsavdelningen Kulturavdelningen Staben+förv ledn Totalt Avdelning Konsument Halmstad har en tillförordnad chef, som inte är kodad som chef i Agresso och därför inte syns i statistiken. Totalt har Kulturförvaltningen 15 chefsbefattningar. En enhetschefstjänst har under året tillkommit på staben. Kulturnämnden, Personalredovisning (19) 44

49 5 5.7 Genomsnitt av antalet anställda per tillsvidareanställd chef Enhet Tillsvidare- och visstidsanställda /chef Ökning/minskning tillsvidareanställda / chef Ökning/minskning tillsvidare- och visstidsanställda/ chef Biblioteksavdelningen Fritidsavdelningen Konsument Halmstad Kulturavdelningen Staben Totalt 9 (8,93) 10 (9,93) 0 (0,36) 0 (0,43) tf chef för Konsument Halmstad ingår dubbelt i statistiken, både i sin tillsvidareanställning som anställd på avdelningen och som tf chef. Förvaltningschefen ingår i totala uträkningen av antalet anställda fördelat på antal chefer. 5.8 Åldersfördelning, tillsvidareanställda Enhet -25 Tillsvidareanställda/chef Biblioteksavdelningen Fritidsavdelningen Konsument Halmstad Kulturavdelningen Staben +förv ledn Totalt Sum ma 5.9 Medelålder tillsvidareanställda Enhet Kulturförvaltningen Totalt Yrkesfördelning, tillsvidareanställda Antalet är beräknat per yrke/resurs vilket innebär att uppgiften nedan inte kan likställas med antal tillsvidareanställda. Yrkesgrupp Antal 2012 Antal 2013 Handläggar- och administratör Hantverkararbete med mera 6 5 Kultur, turism- och fritidsarbete Ledningsarbete Teknikarbeten 1 1 Totalt Kulturnämnden, Personalredovisning (19) 45

50 Antal nyanställningar, tillsvidareanställda Enhet Antal 2012 Antal 2013 Kulturförvaltningen 7 5 Andel 2012 (%) Andel 2013 (%) Totalt Antal tillsvidareanställda som slutat fördelat på avgångsorsak och väg I underlaget ingår även den personal som fått annan tjänst inom förvaltningen/bolaget eller inom kommunen. Avgångsorsak Väg Antal Till annan primärkommun Egen begäran 2 Slutat förvärvsarbeta, annan eller okänd avgångsväg Slutat förvärvsarbeta, annan eller okänd avgångsväg Egen begäran 2 Ålderspension 1 Slutat förvärvsarbeta, annan eller okänd avgångsväg Avliden 1 Totalt Pensionsavgångar, tillsvidareanställda Innevarande år (2013) avser personer som är 65 år eller äldre. Kommande år avser endast de som fyller 65 år det året. Yrkesfördelning Summa Andel (%) Kultur, turism- och fritidsarbete Ledningsarbete Totalt Fotnot: Under förutsättning att antal anställda är oförändrat kommer 8% av personalstyrkan att gå i pension till Kulturnämnden, Personalredovisning (19) 46

51 5 6 Närvaro/frånvaro TABELLER 6.1 Andel tillsvidareanställda som inte har haft någon registrerad sjukfrånvaro fördelat per kön (frisktal) Frisktalet definieras av Halmstads kommun som andelen medarbetare utan någon registerad sjukfrånvaro under året. Siffran anges i procent. Enhet Andel kvinnor (%) Andel män (%) Andel totalt (%) Ökning/minskning (procentenheter) jfm 2012 Biblioteksavdelningen Fritidsavdelningen Konsument Halmstad Kulturavdelningen Staben Totalt Frisktalet (andelen medarbetare utan någon registrerad sjukfrånvaro) är oförändrat från Antal sjukdagar per tillsvidareanställd (sjuktal) Enhet Sjukdagar/snitt 2013 Ökning/minskning jfm 2012 Biblioteksavdelningen 11,86-0,47 Fritidsavdelningen 15,87-6,85 Konsument Halmstad 1-3,22 Kulturavdelningen 8,97-8,18 Stab+förv ledning 5,44 2,44 Totalt 11,09-3,11 Sjuktalen har minskat för hela förvaltningen med i snitt 3,11 dagar under låg sjuktalet per tillsvidareanställd i Halmstads kommun i snitt på 18,59 dagar. 6.3 Andel sjukdagar inom 1-14 dagar och mer än 14 dagar Avser tillsvidareanställda. Enhet Andel sjukdagar 14 dgr eller mindre (%) Andel sjukdagar mer än 14 dgr (%) Andel sjukdagar 14 dgr eller mindre (%) Andel sjukdagar mer än 14 dgr (%) Biblioteksavdelningen Fritidsavdelningen Konsument Halmstad Kulturavdelningen Staben Totalt Andelen korttidssjukskrivningar (<14 dagar) har ökat från 34 % 2012 till 53 % 2013 Kulturnämnden, Personalredovisning (19) 47

52 5 6.4 Sjukfrånvaro per yrkesgrupp Avser tillsvidareanställd personal. Yrkesgrupp Sjukdagar/snitt Kultur, turism och fritidsarbete 13,49 Handläggar- och administratörsarbete 4,13 Ledningsarbete 4, Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaron 2003 fattade riksdagen beslut om obligatorisk redovisning av sjukfrånvaron för samtliga sektorer på arbetsmarknaden. Det huvudsakliga syftet var att skapa ett material som är jämförbart över sektorsgränserna. I uppgifterna ingår alla anställda vilket omfattar även timavlönad personal. För samtliga mått, utom nummer två (2), sätts sjukfrånvaron i förhållande till ordinarie arbetstid. För mått nummer två (2) sätts långtidssjukfrånvaron (60 dagar eller mer) i förhållande till den totala sjukfrånvaron. Uppgiftsframtagandet skiljer sig mot den i Halmstads kommuns traditionellt framtagna sjukfrånvarostatistiken. De båda sjukfrånvaromåtten kan därför inte jämföras med varandra. Beskrivning Total sjukfrånvarotid 4,30 4,22 2. Summa tid med långtidssjukfrånvaro 42,88 23,19 3. Summa sjukfrånvarotid för kvinnor 3,61 3,70 4. Summa sjukfrånvarotid för män 5,88 5,46 5. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller yngre 6. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen år 7. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre 0,9 2,38 2,83 2,63 6,67 6,29 Summa sjukfrånvarotid, antal dagar, har minskat något. Långtidssjukfrånvaron (60 dagar eller mer) har minskat från 42,88 till 23,19 dagar i snitt. Männens sjukfrånvaro minskar, medan kvinnornas ökar. Åldersgrupperna 50 år eller äldre, samt år har minskad sjukfrånvarotid. 6.6 Sjuklönekostnader exkl. PO Enhet Ökning/minskning jfm 2012 Biblioteksavdelningen Fritidsavdelningen Konsument Halmstad Kulturavdelningen Staben Arbetsgivaren betalar sjuklön med 80 % av lönekostnaden under dag 2-14 i sjukskrivningsperioden och med 10 % av lönekostnaden dag Sjuklönekostnader har stigit med kr (ca 9,9 %) från 2012 till Kulturnämnden, Personalredovisning (19) 48

53 5 7 Kompetensförsörjning För att Halmstads kommun på bästa sätt ska kunna möta framtidens utmaningar och vara en modern, attraktiv och hälsofrämjande arbetsgivare föreslog stadskontoret 2013 att satsningar skulle göras inom: Kompetensförsörjning - genom att till exempel ta tillvara möjligheten att samverka med studenter genom examensarbete/praktik, stärka ledarskapet genom det ledarutvecklingsprogram för personlig utveckling som har upphandlats samt att hitta metoder för att systematiskt tanka av och dokumentera kunskap hos de äldre som är på väg att lämna organisationen. 7.1 Uppföljning av examensarbeten och utbildningsanknuten praktik 2013 (se bilaga) Resultat av uppföljningen (sammanfattning) 7.2 Uppföljning av ledarutvecklingsprogram, UL antal chefer som genomgått utbildningen Antal chefer på förvaltningen/bolaget som genomgått UL 1 Större delen av förvaltningens chefer kommer att genomgå UL under chefer påbörjade UL kurs 2013, som avslutas under Uppföljning av förvaltningens/bolagets metoder för att tanka av kunskaper hos de äldre som är på väg att lämna organisationen Kunskaper tankas av regelbundetet vid medarbetarsamtal och samarbeten mellan kollegor. Specifik spetskompetens diskuteras och lämnas över så långt det är möjligt, vid avslutningssamtal. Biblioteksavdelningen: Medarbetarsamtal och Avslutningssamtal genomförs. När någon med specialistkunskaper slutar (oavsett om går i pension eller slutar av annan anledning) finns ett behov att tillvarata kunskap. Antingen måste nyrektytering ske i god tid för möjlighetet att gå bredvid eller att specialiseringen mellanlandar på annan, befintlig medarbetare. Kulturavdelningen: Genomför alltid avslutningssamtal med alla som slutar. Kulturnämnden, Personalredovisning (19) 49

54 5 7.4 Övriga satsningar inom kompetensförsörjning Satsningen på ledarskap har fortsatt i förvaltningen under året, med fokus på kultur/värderingsarbete. Biblioteksavdelningen: Bemötande har varit i fokus under 2 år. IT-inventering görs i årets medarbetarsamtal för att komma vidare i vad vi behöver kompetensutvecklas i. Enskilda insatser utifrån medarbetarmål/individuella utvecklingsplaner Fritidsavdelningen: Utbildningar med Fritidsforum kring begreppet Empowerment och Sociala medier Kulturavdelningen: Heldags arrangörsutbildning för intresserade inom kulturavdelningen/förvaltningen. Praktisk utställningsgestaltning Konsument Halmstad: Årlig kompetensutveckling inom specialistkompetenser. Kulturnämnden, Personalredovisning (19) 50

55 5 8 Mångfald och jämställdhet 8.1 Mångfalds- och jämställdhetssatsningar Förvaltningen har genomfört en jämställdhetskartläggning-/analys ur externt perspektiv. Fritidsavdelningen: Projekt tillsammans med Fritidsforum: Självbestämmande, inkludering och hälsa. Målgrupp är unga med intellektuella begåvningsnedsättningar samt de med neuropsykiatriska funktionsnedsättningar. Kulturavdelningen: Föreläsning och diskussion med Sara Högdin universitetslektor Halmstads Högskola kring området mångfald och jämställdhet Konsument Halmstad: Föreläsning om arabisktalande kultur. 8.2 Presentation av ledningsgruppen TABELL Antal Kvinnor 4 5 Män 2 2 Utländsk bakgrund år eller yngre år år eller äldre 4 5 Kulturnämnden, Personalredovisning (19) 51

56 5 9 Hälsa och arbetsmiljö För att Halmstads kommun på bästa sätt ska kunna möta framtidens utmaningar och vara en modern, attraktiv och hälsofrämjande arbetsgivare föreslog stadskontoret 2013 att satsningar skulle göras inom: Bibehålla friska medarbetare med hälsofrämjande och förebyggande satsningar - genom att skapa hållbara resultat genom att planera insatserna utifrån uppsatta hälso- och arbetsmiljömål samt synliggöra hur företagshälsovården kan vara delaktig i det hälsofrämjande arbetet. Systematiskt arbetsmiljöarbete - med utgångspunkt i resultatet för uppföljningen är det viktigt att respektive nämnd arbetar med de förbättringsområden som har framkommit i uppföljningen. 9.1 Arbetsskador 9.2 Personer som nått övertidstaket TABELL Enhet Kulturförvaltningen Genomförda hälsofrämjande och förebyggande insatser Inom ordinarie budget Förvaltningens personalförening har organiserat hälsofrämjande aktiviteter efter arbetstid med ordinarie budgetmedel. Det har bland annat varit golf, minigolf, konstresa och handboll. Biblioteksavdelningen: Tjejgåing flera deltagare från biblioteksavdelningen Vallås bibliotek höj- och sänkbara skrivbord samt info-diskar SB larm för möjlighet till bakjour (ökad trygghet och flexibilitet) Andersberg extra resurs under oktober december pga stökiga barn Fritidsavdelningen Genomfört aktivitetsdag för all personal i Hemmeslöv. Kulturavdelningen: Teambuilding: hur kan vi stärka varandra och varandras verksamheter? Med centrala medel Förvaltningens Hälsoinspiratörer har organiserat hälsofrämjande insatser med centrala medel. Inspiratörerna organiserade förvaltningens medarbetardag i mars, med föreläsningar och hälsofrämjande aktiviteter. Efter arbetstid organiserades under året bland annat Kanottur, Steg/aktivitets-tävling, Afrikansk dans, Hälsokväll med bad på Arenan och massage. Företagshälsovårdens delaktighet i det hälsofrämjande arbetet Företagshälsovården var delaktiga under förvaltningens medarbetardag med hälsotema och genomförde ett flertal aktiviteter och föreläsningar. Kulturnämnden, Personalredovisning (19) 52

57 5 9.4 Årlig uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrift 2001:1 ska arbetsgivaren varje år göra en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Syftet med uppföljningen är att undersöka om arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete. Om arbetsmiljöarbetet inte har fungerat ska det förbättras. Uppföljningen ska dokumenteras skriftligt. Resultat av uppföljningen (sammanfattning) Uppföljningen av SAM visar inte på några "röda" områden, eller klara brister. Däremot behöver vissa områden förbättras eller förstärkas. Det rör sig bland annat om kunskap om kränkande särbehandling, AFS:ar (föreskrifter) och att arbeta vidare på kopplingen mellan APT och samverkan. Vissa avdelningen är också osäkra på fulla betydelsen av samordningsansvar. Kulturnämnden, Personalredovisning (19) 53

58 5 10 Resultat av medarbetarundersökningen 10.1 Utvecklingsområden Deadline för inlämning av medskick till medarbetarenkäten är 31 mars. Hittills har ännu inga medskick inlämnats och uppgifter kan därför inte ges Områden att bibehålla eller förstärka Kulturnämnden, Personalredovisning (19) 54

59 5 11 Sammanfattande analys Vissa uppgifter i personalredovisningen är hämtade från statistik som manuellt både rapporterats och förts in i lönesystemet Agresso. Det kan därför finnas en viss felmarginal i uppgifterna. Personalbild Antalet tillsvidareanställda är oförändrat i år jämfört med föregående år medan antalet visstidsanställningar och timanställningar ökat något. Anledningen till ökningen varierar mellan avdelningarna. Sjukfrånvaro, vikariat, projektanställningar och timanställning som en interimslösning under en rekryteringsprocess anges som huvudorsaker. Vissa avdelningar är också, likt tidigare år, beroende av att hantera visstidsanställningar för att få in spetskompetens och möta verksamhetens behov. Medelåldern är oförändrad från föregående år (46 år). Närvaro/Frånvaro Andelen anställda som inte har varit sjuka under året ligger på samma nivåer som föregående år, 31%. Sjukfrånvaron, räknat i antal sjukdagar per anställd, har däremot minskat med 3 dagar och redovisas som ca 11 dagar per anställd. Här går förvaltningen mot trenden i övriga kommunen. En anledning kan vara att förvaltningen har en större andel korttidssjukskrivningar, och därmed minskat antal långtidssjukskrivningar, från föregående år. I den obligatoriska frånvaroredovisningen (som tar upp all tid, inklusive timanställdas sjukfrånvaro) ser vi återigen att åldersgruppen 50 år eller äldre står för den största sjukfrånvaron jämfört med andra åldersgrupper, och också har ökat något från föregående år. Sjuklönekostnaderna är beroende av lönenivå och längd på sjukfrånvaron. Ökat antal korttidssjukskrivningar skulle kunna förklara en del av årets ökade sjuklönekostnader då arbetsgivaren betalar 80% av lönekostnaden under de 14 första dagarna i sjukperioden. Varje år genomförs lönerevision som också påverkar lönenivån och kostnaden. Kompetensförsörjning Nytt för i år är uppföljning av metod för att "tanka av" kunskaper hos äldre som lämnar organisationen. Redovisningen visar att vi är bra på att diskutera kompetens och utveckling kontinuerligt i medarbetarsamtalen. När medarbetare avslutar sin anställning genomförs också avslutssamtal. Samtalen blir speciellt viktiga för att "tanka av" spetskompetens. Upplevelsen i verksamheterna är också att regelbunden "avtankning" av kunskap sker i det dagliga arbetet. Satsningen på ledarskap har fortsatt i förvaltningen under året, med fokus på kultur/värderingsarbete. Parallellt pågick också Halmstads kommuns satsning på samma tema. Avdelningarnas kompetenssatsningar utifrån identifierade behov har inneburit att biblioteksavdelningen har haft fortsatt fokus på bemötande och även påbörjat en IT-inventering. Fritidsavdelningen har genomfört utbildning om begreppet empowerment och inom sociala medier. Kulturavdelningen har genomfört arrangörsutbildning och satsning på praktisk utställningsgestaltning och Konsument Halmstad har fokuserat på utveckling inom specialistkompetenserna. Mångfald/jämställdhet Förvaltningen har genomfört en jämställdhetskartläggning-/analys ur externt perspektiv. Varje avdelning har också arbetat med mångfald utifrån verksamhetens specifika behov. Kulturnämnden, Personalredovisning (19) 55

60 5 Hälsa/arbetsmiljö Förvaltningens hälsoinspiratörer har arbetat vidare med hälsofrämjande insatser, dels på en obligatorisk medarbetardag och dels på medarbetarnas fria tid. Personalföreningen har genomfört hälsofrämjande aktiviteter på medarbetarnas fria tid. Biblioteken har arbetat såväl med ergonomi, extra stöttning vid hög arbetsbelastning, larm och support av hälsofrämjande fritidsaktiviteter. Fritidsavdelningen har genomfört aktivitetsdag och kulturavdelningen har genomfört workshop med teambuilding. Medarbetarundersökningen Sista dag för genomgång av medarbetarundersökningen är satt till 31 mars. Då inga medskick från respektiva avdelningen ännu ämnats in till förvaltningsledningen uteblir redovisningen. Kulturnämnden, Personalredovisning (19) 56

61 6 1(3) Tjänsteskrivelse Diarienummer: KN 2014/0129 Version: 1,0 Beslutsorgan: Kulturnämnden Enhet: Kulturförvaltningens stab Maria Gellert E-post: Telefon: Uppföljning internkontrollplan 2013 Förslag till beslut 1. Kulturnämnden beslutar att godkänna uppföljning av internkontrollplan Sammanfattning Uppföljning av kulturnämndens internkontrollplan 2013 har gjorts enligt stadskontorets anvisningar för internkontroll. Kontrollerna har varit tillfredsställande. Internkontrollrapporter inkluderande resultat och åtgärder redovisas som bilagor. Som åtgärder nämns bland annat att förvaltningen kommer att fortsätta se över kontanthanteringen och kassaredovisningen. Arbete med att uppdatera och komplettera dokumenthanteringsplanen kommer att göras under hösten. Förvaltningen kommer även att fortsätta följa upp avtalstroheten, då denna ingår som ett kontrollmoment i 2014 års internkontrollplan. Ärendet Uppdrag Arbete med internkontroll styrs av det som står i Halmstad kommuns Internkontrollreglemente, antaget av KF 120, Enkelt uttryckt kan internkontroll sägas handla om att ha ordning och reda i verksamheten. Eventuella avvikelser och åtgärder ska rapporteras till nämnden. 57 1

62 6 I den internkontrollansvariges uppdrag ligger huvudsakligen årlig återrapportering och översyn av internkontrollplanen, information till berörda vid behov, samt löpande kontroll av att planen följs. Enligt 2013 års bokslutsanvisningar, bör det av uppföljningsrapporten utläsas omfattning och metod för utförd uppföljning, utfall och eventuellt vidtagna/planerade åtgärder. Som stöd för uppföljning av internkontrollplan har förvaltningen använt verksamhetssystemet Stratsys, men då denna inte ännu inte anpassats för uppföljning av internkontroll, bifogas i stället tidigare versioner av kontrollrapporter till ärendet. Bakgrund Enligt internkontrollreglementet innebär nämndens rapportskyldighet att nämnden ska löpande eller senast i samband med att årsredovisningen görs, rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen till kommunstyrelsen. Rapporteringen ska samtidigt också ske till kommunens revisorer. Stadskontoret har tagit fram anvisningar för förvaltningars och bolags arbete med internkontroll. Internkontrollplan ingår sedan år 2013, som en del i nämndens verksamhetsplan. Vid återrapporteringen har en bedömning gjorts kring varje rutin i internkontrollplanen, om kontrollen varit tillfredsställande. Detta i sin tur innebär att det finns kortfattade kommentar per rutin som stöd för detta. Är kontrollmomentet inte uppfyllt, om det finns brister eller avvikelser, lämnas förslag på korrigerande åtgärder. Förvaltningen har valt att även redovisa för redan vidtagna åtgärder. Analys, förslag och motivering Förvaltningens internkontrollplan 2013 har innehållit granskning av följande rutiner och kontrollmoment: Hot och våld på arbetsplatsen Att åtgärdsplan för förebyggande av hot och våld finns på arbetsplatsen, samt att rutin för åtgärd vid hot och våld är känd av personalen. Anskaffning av varor och tjänster Att verksamheterna följer de gällande riktlinjer för upphandling och inköp. Dokumenthanteringsplan och PUL Att uppdaterad dokumenthanteringsplan är beslutad av nämnd och att samtliga avdelningar följer dokumenthanteringsplanens sätt att hantera dokument. Detta innebär också att hänsyn ska tas till personuppgiftslagen. Kontanthantering och kassaredovisning Internkontrollen avser att kontrollera att förvaltningen har uppdaterade rutiner för kontanthantering och kassaredovisning, samt att dessa rutiner följs av verksamheterna som hanterar kontanter. Hög arbetsbelastning, fysisk och/eller psykisk Kontroll av arbetsuppgifter som har hög arbetsbelastning, fysisk och/eller psykisk, samt vad som gjorts för att underlätta arbetet för de anställda som upplever hög arbetsbelastning. Omfattningen av kontrollen begränsas till ljudnivåmätningar. 58 2

63 6 Kontrollerna har varit tillfredsställande. Internkontrollrapporter inkluderande resultat och åtgärder redovisas som bilagor. Konsekvenser Utifrån genomförd kontroll framgår att förvaltningen behöver fortsätta arbeta med att se över kontanthanteringen och kassaredovisningen. Detta arbete har påbörjats redan, speciellt med fokus på att kunna erbjuda medborgarna möjlighet att använda kort eller på annat sätt kunna betala utan kontanter. Arbetet med att se över dokumenthanteringsplanen har också påbörjats. Detta görs i syfte för att uppdatera och komplettera den plan som togs av nämnden i mars Utvecklingsarbete drivs nu med Stadskontoret för att standardisera de delar av planen som är generella och gäller för flera nämnder års internkontrollplan fastställdes i samband med Verksamhetsplan Denna fortsätter att följa upp avtalstroheten och konsekvenserna av ny inköpsorganisation, som nu tydligare pekar ut vilka som har rätt att göra vilka inköp. Ärendets beredning Inom kommunen Handläggaren har berett ärendet med underlag från chefer inom förvaltningen. Resultat och åtgärder från kontrollen har redovisats in till stadskontoret Fackliga organisationer Information till samverkan i februari Lista över bilagor 1. Uppföljning internkontrollplan 2013 För Kulturförvaltningen Kristina Blomqvist Förvaltningschef Maria Gellert Enhetschef för administration och stöd 59 3

64 6 Uppföljning internkontrollplan 2013 Kulturnämnden 60

65 INTERNKONTROLL RAPPORT Hot och våld på arbetsplatsen 6 Period som kontrollen avser År 2013 Rutin som har kontrollerats Hot och våld på arbetsplatsen Kontrollmoment Att åtgärdsplan för förebyggande av hot och våld finns på arbetsplatsen, samt att rutin för åtgärd vid hot och våld är känd av personalen. Beskrivning av hur kontrollen har genomförts Kontrollen har genomförts genom granskning av medarbetarundersökningens svar, närmare bestämt de som hanterar frågor om hot och våld på arbetsplatsen. Resultat av kontrollen Ja Nej 1. Dokumenterad rutinbeskrivning finns (x) ( ) 2. Har kontrollen varit tillfredsställande (x) ( ) Följande har konstaterats Enligt medarbetarundersökningen har medarbetarna svarat 3,7 (på en skala 1-5) att vi hanterar hot och våld på ett bra sätt. 4 procent har under det senaste året personligen blivit utsatt för hot och våld i arbetet. Dessa 5 individer arbetar inom fritidsavdelningen och biblioteksavdelningen. De tre av fem som utsatts, har tagit upp detta med en chef. Utifrån 2013 års riskanalys framgår det att trots arbetet med hot och våld finns det kvar flera risker inom detta område. Av de 110 st dokumenterade risker i 2013 års riskanalys, handlar 15 st om hot och våld. I många fall handlar det om stöldrisker, hur vi sköter våra larmkoder och nyckelhanteringen. Åtgärder En arbetsgrupp med representanter från samtliga avdelningar skapades, med uppdrag att se över förvaltningens rutiner kring hot och våld. Under året har rutinerna setts över, förbättras och sammanställts under namnet Oväntade händelser på Kulturförvaltningen. En oväntad händelse är något som händer i verksamheten som inte var planerad, det kan vara av olika karaktär som hot och våld, olycksfall, kränkande behandling, diskriminering, trakasserier eller brand. Kontroll utförd November 2013 Kontrollansvarig Maria Gellert Kulturnämnden, Uppföljning internkontrollplan (9) 61

66 6 INTERNKONTROLL RAPPORT Anskaffning av varor och tjänster Period som kontrollen avser År 2013, vår och höst Rutin som har kontrollerats Anskaffning av varor och tjänster Kontrollmoment Att verksamheterna följer de gällande riktlinjer för upphandling och inköp. Beskrivning av hur kontrollen har genomförts Kontroll av avtalstrohet har gjorts via kontroll av statistik från Doris, samt manuella stickprov där 20 fakturor av större belopp granskas mera noggrant avseende ett kostnadsställe/objekt. En granskning har gjorts av att information finns tillgänglig på intranet, och att information om finns. Resultat av kontrollen Ja Nej 1. Dokumenterad rutinbeskrivning finns (x) ( ) 2. Har kontrollen varit tillfredsställande (x) ( ) Följande har konstaterats Information om avtal och inköp har nått medarbetarna genom de utbildningar som hållits i samband med införandet av ny inköpsorganisation. Upphandlingsenheten har tydligare tillgängliggjort avtalen i form av en avtalsdatabas, samt genom beställningsstödet Doris. Vid vårens kontroll av bibliotekens fakturor överstigande kr, framgick det att avdelningen har god avtalstrohet på 68 procent. Ramavtal för film hade under våren tecknats med ny leverantör. De resterande 32 procent, som kommunen inte har ramavtal på, bestod mestadels av fakturor för media och databaser, ett arrangemang, biblioteksetiketter, kompendier från svensk byggtjänst och köp av speciella ljuskällor som inte finns på ramavtal. Det saknas avtal för de mest använda centrala databaser. Under våren såg vi att dokumentation och diarieföring av direktupphandlingar kunde förbättras. Höstens kontroll visade på stora förbättringar avseende dokumentationen, då flertalet av förvaltningens inköpare genomgått utbildningen som erbjudits via upphandlingsenheten. Dock är statistiken från Doris fortfarande missvisande, då denna visade på att endast 11 procent av kulturförvaltningens inköp skulle ha skett via avtalsleverantörer. Exempel på felkälla är att hela bokavtalet faktureras via factoringbolaget Klarna, medan vi i själva verket har avtal med Adlibris. När kontrollen gjordes fanns det endast 14 ramavtalsleverantörer upplagda i beställningsstödet Doris. Enligt statistiken gjordes enbart 48 procent av samtliga köp från dessa 14 leverantörer via Doris under En bidragande förklaring till detta var att de flesta utsedda avropare slutförde sin Kulturnämnden, Uppföljning internkontrollplan (9) 62

67 6 utbildning först i slutet av året. De tidigare gjorda köpen inte hade med andra ord inte kunnat ha gjorts via beställningsstödet Doris. Höstens kontroll av 20 fakturor av större belopp landade på stabens inköp. Toner köps in från Office Document Halland AB, fast kommunen inte har något ramavtal om toners. Däremot sköts detta via serviceavtalet som finns om kopiatorer. När avtalstrohet följs upp, ser det ut som att vi handlat utanför avtal. Tidningsprenumerationer av dagstidningar faller också utanför ramavtal, liksom också flertal kurser och konferenser. Ser man strikt på de som kommunen har ramavtal på, så uppfyller bara 50 procent av stabens fakturor det kriteriet. Däremot rör det sig om mindre belopp, som enligt gällande regler får direktupphandlas utan ramavtal. Åtgärder Kulturförvaltningen fastställde ny inköpsorganisation i december Enligt denna ska bara behöriga avropare och inköpare ha rätt att göra inköp framöver. Detta innebär att personerna i fråga genomgått både teoretisk och praktisk utbildning. Inköparna har fått tillgång till ett system, som numera underlättar dokumentering av direktupphandlingar och andra konkurrensutsättningar. Åtgärden framöver blir att fortsätta följa upp den nya inköpsorganisationen, samt att via internkontrollen granska att inköpen görs av behöriga avropare. Något som behöver uppmärksammas framöver är de köp, som av en eller annan anledning hamnar i den kategorin att det saknas uppgift om avtal, och därmed tolkas som bristande avtalstrohet. Kontroll utförd Vår och höst 2013 Kontrollansvarig Maria Gellert Kulturnämnden, Uppföljning internkontrollplan (9) 63

68 6 INTERNKONTROLL RAPPORT - Dokumenthanteringsplan och PUL Period som kontrollen avser År 2013 Rutin som har kontrollerats Dokumenthanteringsplan och PUL (Personuppgiftslagen) Kontrollmoment Att uppdaterad dokumenthanteringsplan är beslutad av nämnd och att samtliga avdelningar följer dokumenthanteringsplanens sätt att hantera dokument. Detta innebär också att hänsyn ska tas till personuppgiftslagen. Beskrivning av hur kontrollen har genomförts Internkontroll har under 2013 kontrollerat att dokumenthanteringsplanen är uppdaterad och beslutad av nämnd. Stickprov gjordes under hösten hos samtliga avdelningar för att kontrollera om dokumenthanteringen sköts enligt rutin och att personuppgiftslagen respekteras. Hantering av minst tre olika dokumenttyper skulle kontrolleras per avdelning, men kontrollen blev mer omfattande än så. Resultat av kontrollen Ja Nej 1. Dokumenterad rutinbeskrivning finns (x) ( ) 2. Har kontrollen varit tillfredsställande (x) ( ) Följande har konstaterats Ny dokumenthanteringsplan beslutades av kulturnämnden under mars månad KN2013/0138, och denna började gälla fr om Stickprov gjordes hos Medborgarservice i Andersberg, Nolltrefem, Fritid Öster, Söndrums bibliotek, samt på kulturförvaltningens stab. Minst tre olika dokumenttyper kontrollerades, med olika resultat. Kontrollen fokuserade på följande sorts dokument: Informationsblad, broschyrer, utvärderingar, projektansökningar/redovisningar, kortsiktiga avtal, långsiktiga kontrakt, dokumentation av programverksamhet, protokoll från referensgrupper etc. Vid genomgången framgick att förvaltningen har bra inarbetade arbetsrutiner kring de dokument som finns med i planen. Detta i sin tur gör att det finns ordning och reda bland dokument och dokument kan uppvisas när vi frågat efter dem. Däremot fanns dokumenten ofta enbart i digital form, vilket försvårar när dessa väl ska skickas till kommunarkivet. Vanligaste avvikelsen är snarare att man inte vågar slänga dokument. I ett fall hade avtal slängts i samband med att det bytts personal. Hanteringen av PUL sker på så sätt att det på staben finns en PUL-förteckning över register innehållande personuppgifter. Registerförteckningar från 2005 finns systematiskt ordnade i pärm hos nämndsekreteraren. Registerförteckningar från 2011 finns digitalt under G:\. Nya förteckningar Kulturnämnden, Uppföljning internkontrollplan (9) 64

69 6 skapas när nytt system införs och borttages när de befintliga systemen tas bort. Åtgärder Efter genomförd internkontroll kan vi konstatera att dokumenthanteringsplanen behöver uppdateras och kompletteras. Kännedomen om planen behöver lyftas till en mer tillgänglig nivå och göras mer lättläst för medarbetarna, exempelvis via intranätet. Som ett direkt resultat av internkontrollen, har förvaltningen har redan påbörjat ett utvecklingsarbete, i samarbete med stadskontorets Stratsys superanvändare, kring att samordna kommunens hantering av dokumenthanteringsplanen. Målet är att inom några år ha en kommungemensam del i dokumenthanteringsplanen, samt lägga till förvaltningsspecifika dokument. Vi hanterar ju trots allt väldigt många dokument av liknande karaktär. Åtgärd avseende PUL-förteckningar blir att det bör göras en årlig genomgång av dessa för att säkerställa att samtliga finns och är aktuella. Kontrollen visade också på att det vore bra om hänsyn togs till dokumenthanteringsplanen i samband med nyanställningar och avslut av tjänst, för att tydliggöra vad man får och ska göra med alla dokument som ärvs från en medarbetare till en annan. Personer som arbetar med vissa sorters dokument, behöver också informeras av närmaste chef om hur dessa ska hanteras, förvaras och arkiveras. Kontroll utförd November 2014 Kontrollansvariga Maria Gellert och Marie Järnliden Kulturnämnden, Uppföljning internkontrollplan (9) 65

70 6 INTERNKONTROLL RAPPORT Kontanthantering/kassaredovisning Period som kontrollen avser År 2013 Rutin som har kontrollerats Kontanthantering och kassaredovisning Kontrollmoment Internkontrollen avser att kontrollera att förvaltningen har uppdaterade rutiner för kontanthantering och kassaredovisning, samt att dessa rutiner följs av verksamheterna som hanterar kontanter. Beskrivning av hur kontrollen har genomförts Kontroll gjordes i somras av insättningar som gjorts av samtliga verksamheter, som hanterat kontanter och haft kassaredovisning. Internkontrollen avsåg inte att kontrollera nyckelhantering eller larmfunktioner, utan den hantering och redovisning av kontanter som görs av vår egen personal. Resultat av kontrollen Ja Nej 1. Dokumenterad rutinbeskrivning finns (x) ( ) 2. Har kontrollen varit tillfredsställande (x) ( ) Följande har konstaterats Kontanthantering och kassaredovisning fungerar enligt de rutiner som finns, men dessa behöver standardiseras och förtydligas. Det brister vid överlämning av kontanter till ekonomifunktionen, då det inte skrivs några kvittenser om när pengar lämnas alternativt tas emot. Några av de rutiner som finns ute på verksamheterna, säkerställer inte heller att summan som redovisas in är samma summa som erhållits. Samtliga 22 ställen som hanterar kontanter har inte kassaapparater, då det rör sig om mindre belopp i mindre omfattning. Lag om kassaregister (2007:592) behöver inte tillämpas av de som endast i obetydlig omfattning säljer varor eller tjänster mot kontant betalning. Därför ges det inte heller ut kvitto på dessa mindre köp. Något som förvaltningen behöver se över under 2014 är kontanthanteringen på fritidsgårdar, som under 2013 i större utsträckning än tidigare haft en sorts kioskverksamhet. Det hanteras också kontanter i samband med planerade utflykter och andra aktiviteter tillsammans med ungdomarna. Mjellby och Stadsbiblioteket hör till de platser som hanterar mest kontanter och där finns också kassaapparater. Rutinerna fungerar mycket väl på dessa ställen avseende kontanthantering. Sammantaget hanteras ca 1,7 Mkr i kontanter på kulturförvaltningen. Kulturnämnden, Uppföljning internkontrollplan (9) 66

71 6 Åtgärder Förvaltningen måste mer aktivt arbeta med att få ner summan kontanter som hanteras. Under 2013 har förvaltningen minskat på mängden kontanter som räknas på staben. Fler verksamheter har nu börjat använda sig av de påsar och redovisningsblanketter, som vaktbolaget försett oss med. Arbete med att se över biljetthanteringen har pågått under ett års tid, då även den har med kontanter att göra. Det projektet pågår fortfarande och beräknas vara klart under Förvaltningen startade i höstas ett projekt att se över möjligheten att kunna betala kontantlöst. Detta kommer att leda till förändringar framöver, både inom biblioteken men också inom fritidsverksamheten. Målet är att det ska vara möjligt för dem som vill, att handla kontantlöst. Det innebär alltså inte att vi tar bort möjligheten att handla med kontanter. Ett första möte hölls i december 2013 med Stadskontoret för att se över möjligheterna till kontantlösa köp. Detta arbete kommer att fortsätta under 2014, då bland annat izettle kommer att provas på de mindre biblioteken. Rutinerna för fritidsverksamhetens kontanthantering och kassaredovisning måste ses över För att öka säkerheten för personalen, behöver förvaltningen också betona vikten av att vaktbolagen hämtar kontanter på fler ställen, än vad som görs idag. Kontroll utförd Hösten 2013 Kontrollansvarig Maria Gellert Kulturnämnden, Uppföljning internkontrollplan (9) 67

72 INTERNKONTROLL RAPPORT Ljudnivåmätningar 6 Period som kontrollen avser År 2013 Rutin som har kontrollerats Hög arbetsbelastning, fysisk och/eller psykisk Kontrollmoment Kontroll av arbetsuppgifter som har hög arbetsbelastning, fysisk och/eller psykisk, samt vad som gjorts för att underlätta arbetet för de anställda som upplever hög arbetsbelastning. Beskrivning av hur kontrollen har genomförts Kontroll om ljudnivåmätningar som gjorts av nolltrefem och fritidsavdelningen. Frågor till chefer om vad som gjorts under året för att undvika för hög arbetsbelastning och sjuknärvaro, med koppling till ljudnivåer. Resultat av kontrollen Ja Nej 1. Dokumenterad rutinbeskrivning finns (x) ( ) 2. Har kontrollen varit tillfredsställande (x) ( ) Följande har konstaterats Frågan ställdes till enhetschefer på Nolltrefem och fritidsverksamheten om ljudnivåmätningar gjorts, när, var och vad de i så fall visade. Ljudnivåmätningar görs och hörselskydd finns tillgängliga i båda verksamheterna. Fritidsavdelningen har med hjälp av appar mätt ljudnivåer. MAD festivalens ljudvolymer mättes till decibel. Närliggande hushåll hade meddelats om den kommande festen, men däremot hade man glömt meddela katthemmet som under festivalen förde klagomål. Ljudet anpassades något och vid framtida arrangemang meddelas även Katthemmet när något ordnas i närheten av denna. På Nolltrefem används hörselskydd och delas dessutom ut till publiken. Ljudnivåer mäts vid 1-3 tidpunkter, beroende på vilket arrangemang som ordnas. Ljudnivåerna låg under 2013 i genomsnitt på db de tidpunkter som mätningen gjordes. Absolut maxvärde på 105 db mättes under Octocore konserten. Åtgärder Fritidsavdelningen har uppmärksammat att ljudnivåer generellt är höga i deras verksamheter, varför det köptes in individanpassade hörselskydd för 6-7 år sedan. Enhetscheferna för fritidsverksamheten inser nu efter internkontroll, att det är dags att aktualisera frågan om hörselskydd med personalen igen, samt att det finns behov av att inskaffa en ny omgång hörselskydd. Det behövs tydliggöras när dessa ska användas av personalen av arbetsmiljöskäl. Kontroll utförd December 2013 Kontrollansvarig Maria Gellert Kulturnämnden, Uppföljning internkontrollplan (9) 68

73 7 1(2) Tjänsteskrivelse Diarienummer: KN 2013/0278 Version: 2,0 Beslutsorgan: Kulturnämnden Enhet: Kulturförvaltningen stab Maria Gellert E-post: Telefon: Ändring av avgifter och priser 2014 Förslag till beslut 1. Kulturnämnden beslutar om ändring av avgifter och priser 2014, avseende avgifter för Kulturhuset. Sammanfattning Enligt reglemente för kulturnämnden 3 har nämnden delegering från kommunfullmäktige att fastställa alla avgifter och priser knutna till ansvarsområdet. Ärendet har initierats av förvaltningen med anledning av att kulturhusets avgifter nu setts över. Kulturförvaltningens förslag till beslut är att kulturnämnden beslutar om ändring av avgifter och priser 2014, avseende avgifter för Kulturhuset. Ärendet Uppdrag Enligt reglemente för kulturnämnden 3 har nämnden delegering från kommunfullmäktige att fastställa alla avgifter och priser knutna till ansvarsområdet. Bakgrund Kulturnämnden tog beslut om avgifter och priser 2014 i december månad, med vetskap om att kulturhusets priser inte ännu hunnits ses över. 1 69

74 7 Analys, förslag och motivering Priserna och avgifterna för kulturhusets verksamheter har legat stilla i flera år och har därför setts över och justerats utifrån jämförbara lokaler och deras nya priser från Kulturhusets avgifter har under januari månad setts över och höjningar föreslås för lokaluthyrningar och timkostnad för personal. Förändringarna är marginella där reducerad hyra tillämpas. Något större prishöjningar föreslås för de som hyr till ordinarie pris, eftersom Kulturhuset i första hand ska vara en resurs för kulturföreningar. Konsekvenser De ekonomiska konsekvenserna beräknas till marginella intäktshöjningar för kulturhusets del. Intäkter för tillfälliga lokalupplåtelser uppgick under år 2013 till 143 tkr och försäljning av personaltjänster till 142 tkr. En höjning av avgifter beräknas ge intäktsökning i storleksklassen tkr, under förutsättning att samtliga nuvarande kunder fortsätter att hyra lokalerna. Ärendets beredning Inom kommunen Kulturavdelningen har tagit fram förslag till nya avgifter för hyra av lokal, samt för kostnad för personal, i kulturhuset. Ekonomen har tittat på de ekonomiska konsekvenserna. Fackliga organisationer Ärendet faller inte inom ramen för MBL. Lista över bilagor 1. Kulturhusets avgifter och priser För Kulturförvaltningen Kristina Blomquist Förvaltningschef Maria Gellert Enhetschef 70 2

75 7 1 Avgifter för hyra av lokal i Kulturhuset Gäller från Lokal Ordinarie hyra Ordinarie hyra Reducerad hyra * Per tillfälle Timkostnad vid Per tillfälle terminshyra Teatersalongen Repetitioner kr kr kr 700 kr Reducerad hyra * Timkostnad vid terminshyra ---- Teatersalongen Publikarrangemang kr kr kr kr ---- Teatercafé kr kr 240 kr 300 kr 600 kr 700 kr 120 kr Dramasalen kr 200 kr 500 kr 100 kr Spegelsalen kr 200 kr 500 kr 100 kr Övre salen kr 360 kr 800 kr 900 kr 160 kr 180 kr Anm. Röd text är föreslagna förändringar 1.1 Speciella hyresvillkor för hyra av lokal i Kulturhuset Hyra per tillfälle tillämpas för enstaka förhyrningar. Terminshyra tillämpas för bokningar som omfattar minst tio tillfällen per termin. Timpriset beräknas per påbörjad timme. Reducerad hyra gäller ideella föreningar och studieförbund. Vid arrangemang i teatersalongen tillkommer alltid kostnad för personal som debiteras enligt nedanstående taxa. Detta gäller även kostnad för förberedande och återställande av scen samt publikutrymmen. I lokalhyran ingår tillträde till kök, loger och andra biutrymmen. Samtliga utrymmen ska återställas och städas efter användandet. För allmänna villkor för hyra av kulturnämndens lokaler, se kapitel Övriga priser på Kulturhuset Övriga priser Pris inkl. 25% moms Pris exkl. moms Kostnad för personal 455 kr/timme kr/timme 360 kr/timme Uthyrning av scenpodier 62,50 kr/podie 50 kr/podie Behov av extra städning, faktiskt pris minst kr minst kr 71

76 8 1(3) Tjänsteskrivelse Diarienummer: KN 2013/0317 Version: 1,0 Beslutsorgan: KN Enhet: Kulturavdelningen Lena Ljungberg E-post: Telefon: FFFF-ansökan om arrangemangs- och projektstöd Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar att Föreningen för Fyrverkerimusikens Främjande (FFFF) beviljas kronor i arrangemangs- och projektstöd för att arrangera Fyrverkerifestival i Halmstad den augusti Sammanfattning Fyrverkerifestivalen är ett årligen återkommande arrangemang som äger rum i Halmstads city sedan Under festivalen medverkar ca 400 orkestermedlemmar och körsångare. Festivalen besöks av ca personer. Föreningens kostnader är framförallt ljud och ljus, fyrverkeri, arvode och marknadsföring och uppgår till totalt kronor. Intäkterna består framförallt av bidrag från Kulturnämnden, Halmstads kommun samt en summa från Region Halland som bidrar med dirigentarvodet. FFFF ansöker om kronor och förvaltningen föreslår att Kulturnämnden beviljar dem arrangemangs- och projektstöd med kronor för att arrangera Fyrverkerifestival i Halmstad Ärendet 72 1

77 8 Uppdrag Bakgrund Fyrverkerifestivalen har arrangerats i Halmstads city varje år sedan 1980 och innehåller körarrangemang och konserter på olika platser. Avslutningen av festivalen sker på lördagskvällen i Norre Katts Park där cirka 400 medverkande bland annat framför Händels Fyrverkerimusik som avslutas med fyrverkeri. Festivalen besöks av cirka personer i alla åldrar. Analys, förslag och motivering Nu ansöker FFFF om kronor för att arrangera Fyrverkerifestival i Halmstad den augusti De budgeterade kostnaderna, kronor, består framförallt av utgifter för ljud och ljus, fyrverkeri, arvode och marknadsföring. Intäkterna kommer framförallt från Kulturnämnden, Halmstads kommun men också från Region Halland som betalar dirigentarvodet på cirka kronor. Föreningens bifogade redovisning av arrangemanget från 2013 (se bilaga 2) visar ett minusresultat men det var innan Kulturnämndens bidrag för 2013 utbetalades. Det faktiska resultatet av arrangemanget blev ett överskott på cirka kronor vilket gör att föreningens preliminära bokslut för 2013 visar tillgångar på cirka kronor. Förvaltningen föreslår att Kulturnämnden beviljar FFFF arrangemangs- och projektstöd med kronor för att arrangera Fyrverkerifestival i Halmstad Konsekvenser Förslag till beviljat belopp ryms inom ramen för avsatt budget till kulturstöd och belastar objekt 49012, arrangemangs- och projektstöd. Ärendets beredning Inom kommunen Kulturavdelningen, Kulturförvaltningen Andra grupper

78 8 Fackliga organisationer Ärendet faller inte inom ramen för MBL. Lista över bilagor 1. Ansökan 2. Redovisning av arrangemang Preliminärt bokslut för 2013 För Kulturförvaltningen Kristina Blomquist Förvaltningschef Lena Engström Avdelningschef 3 74

79 8 75

80 8 76

81 8 77

82 8 78

83 8 79

84 8 80

85 8 81

86 8 82

87 8 83

88 9 1(3) Tjänsteskrivelse Diarienummer: KN 2014/0107 Version: 1.0 Beslutsorgan: kn Enhet: kulturavdelningen Lena Engström E-post: Telefon: Ansökan om stöd till ljudkonstfestival Förslag till beslut 1. Kulturnämnden beslutar att avslå ansökan om treårigt kulturstöd för årligt återkommande ljudkonstfestival Sammanfattning Kulturföreningen Harp Art Lab ansöker om treårigt kulturstöd för att genomföra en årligt återkommande ljudkonstfestival Förvaltningen föreslår att Kulturnämnden beslutar att avslå ansökan med motiveringen att föreningen erhöll kr år 2013 för att genom ljudkonstfestival år Inför år två i projektet, dvs år 2015, har dock föreningen möjlighet att återkomma med ny ansökan, där man dessutom har möjlighet att utgå från erfarenheterna från sommarens festival. Ärendet Uppdrag 1 84

89 9 Bakgrund Hösten 2013 ansökte Föreningen Harp Art Lab om medel för att genomföra en ljudkonstfestival Föreingen beviljades kr och i protokollsutdraget kan vi läsa: Kulturförvaltningen föreslår att föreningen beviljas de ansökta medlen för att arrangera soundwalks och för att arbeta med ljud i den offentliga stadsmiljön under sommaren Beslutet löd: Kulturnämnden beslutar att bevilja ljudkonstfestivalen Listen kr i projektbidrag. ( kn 2013/0241). Nu gör föreningen en ny ansökan om kr avseende samma projekt och samma år. Analys, förslag och motivering Kulturnämnden har redan beviljat kr för den ljudkonstfestival som föreningen tänker arrangera sommaren 2014 och har inte möjlighet att gå in ytterligare en gång och med ytterligare medel i projektet. Föreningen aviserar att man har för avsikt att genomföra projektet årligen under tre år med start Det ger nämnden möjlighet att efter innevarande sommar ta beslut inför det andra tänkta projektåret : Då finns det också ett genomfört arrangemang att ta avstamp ifrån och kunna bedöma om ljudkonstfestivalen är ett projekt som nämnden bör satsa ytterligare på. Konsekvenser Ärendets beredning Inom kommunen Andra grupper Fackliga organisationer Ärendet är inte föremål för MBL. Lista över bilagor Projektansökan För kulturförvaltningen Kristina Blomquist 2 85

90 9 Förvaltningschef Lena Engström Avdelningschef 3 86

91 9 87

92 9 88

93 9 89

94 9 90

95 9 91

96 9 92

97 9 93

98 9 94

99 9 95

100 9 96

101 9 97

102 9 98

103 9 99

104 9 100

105 10 1(3) Tjänsteskrivelse Diarienummer: KN 2014/0110 Version:1.0 Beslutsorgan: kn Enhet: kulturavdelningen Lena Engström E-post: Telefon: Hyresavtal med Konstnärernas kollektivverkstad Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar om stöd till Konstnärernas kollektivverkstad på Kulturhuset med kr för år Sammanfattning Kulturförvaltningen driver Kulturhuset för verksamhet som stödjer nämndens mål och riktlinjer. En av dem som hyr lokaler i huset är Konstnärernas kollektivverkstad. Kulturnämnden har upprättat ett hyresavtal med Konstnärernas kollektivverkstad på Kulturhuset med marknadsmässig hyra: kr. Eftersom kulturnämndens syfte med Kulturhuset bla är att ställa lokaler till förfogande till ett pris som är överkomligt för föreningar föreslår kulturförvaltningen att kulturnämnden beslutar att stödja Konstnärernas kollektivverkstad för de lokaler de hyr på Kulturhuset. Som redovisning av stödet gäller en beskrivning av den verksamhet som föreningen har bedrivit under året med ekonomisk redovisning. Ärendet Uppdrag När kommunen erbjuder lägre hyra än strikt kvadratmeterhyra ska man i en speciell skrivelse ange skälet

106 10 Bakgrund Kulturhuset utgör en viktig resurs i Halmstads kulturliv. Här finns lokaler för mer permanent verksamhet samt scener och salar för uthyrning. Gemensamt för de mer permanenta verksamheterna som använder husets lokaler är att de ska bidra till och stödja kulturnämndens mål. En av dem som har lokaler i huset är Konstnärernas kollektivverkstad, som från 2014 dels har verksamhetslokal i snickeriet och dels hyr en kontorslokal. Sammantaget utgör de c:a 135 kvm. Analys, förslag och motivering Kulturhusets lokaler ska användas för att stärka kulturlivet. De två scenerna samt danssalar, dramasal och mindre grupprum hyrs ut enligt taxa till bl.a. Kulturskolan. Övriga rum/utrymmen i Kulturhuset används till administration/ personal i huset samt av Konstnärernas kollektivverkstad, Isildurs Bane, Operation Opera m fl. verksamheter. Syftet med kulturförvaltningens drift av Kulturhuset är inte lokaluthyrning. Syftet är att ställa scener till förfogande till ett pris som kan vara överkomligt för föreningar, att upplåta lokaler till kursverksamheter för i första hand dans samt att använda övriga utrymmen till föreningar/verksamheter som stärker kommunens och i vissa fall även regionens kulturpolitiska mål. I Konststrategi för Halmstads kommun är en av strategierna att stärka det lokala konstlivet. Mot bakgrund av detta samt att vi bör göra det tydligt och genomskinligt hur stöden ser ut föreslår vi att ett hyresavtal upprättas med marknadsmässig hyra ( kr för år 2014) samt att föreningen Konstnärernas kollektivverkstad får ett stöd för sina lokaler i Kulturhuset om kr för Som redovisning av stödet gäller en beskrivning av den verksamhet som föreningen har bedrivit under året med ekonomisk redovisning. Konsekvenser Ärendets beredning Inom kommunen Andra grupper Fackliga organisationer Ärendet är inte föremål för MBL

107 10 Lista över bilagor 1. Redovisning av verksamhet Hyresavtal 2014 För kulturförvaltningen Kristina Blomquist Förvaltningschef Lena Engström Avdelningschef 3 103

108 10 Kassarapport för Konstnärernas kollektivverkstad Halmstad Verksamhetsåret Ingående balans :66 Inkomster: Medlemsavgifter :- Sålda papper 2.898:- Aktivitetsbidrag 2.150: :- Utgifter: Kontorsmaterial 408:- Porto 1.230:- Plusgirot 450: Lokalhyra :- Papper 889: :- Årets vinst 8.571:- Tillgångar: Kassa 754:- Plusgirot :66 Utgående balans: :66 104

109 10 KULTURNÄMNDEN Avtal hyra Kulturhuset Mellan Kulturförvaltningen och Konstnärernas kollektivverkstad angående hyra av lokal för grafisk verkstad samt kontorslokal i Kulturhuset, Furuvägen 41, Halmstad. Hyresvärd Hyresgäst Namn Kulturförvaltningen, Halmstads kommun Föreningen Konstnärernas Kollektivverkstad Organisationsnummer Plusgironummer Postadress Box 316 Radhusvägen 22 Postnr Ort Halmstad Halmstad Telefon www-adress Kontaktperson Rickard Bengtsson Kajsa Samuelsson Telefon e-postadress rickard.bengtsson@halmstad.se Ka.samuelsson@telia.com Allmänt Kulturförvaltningen är huvudman för Kulturhuset. Fastigheten hyrs genom fastighetskontoret av extern fastighetsägare. Detta avtal innefattar hyra av lokal för grafisk verkstad samt rum nr 304 på Kulturhuset Avtalstid Avtalet gäller utan uppsägningstid. Ev nytt avtal för nytt år tecknas under innevarande avtalsperiod före december månads utgång. Lokalernas användande Eventuella förändringar som önskas göras i lokalerna skall i förväg godkännas av vaktmästare/samordnare. Hyresgästen svarar för städning och avfallshantering. I mån av plats är det tillåtet att använda kök, toaletter samt övriga biutrymmen i huset. Lokalerna hyrs ut i befintligt skick. Lokalerna kan inte hyras ut i andra hand. Bokning av övriga lokaler i huset sker alltid i hos samordnaren. Halmstads kommun, Kulturnämnden Box 316, Halmstad Besöksadress: Kungsgatan 25 Tel Fax Organisationsnr: Bankgiro Postgiro E-post: kulturnamnden@halmstad.se

110 10 KULTURNÄMNDEN Hänsyn Samarbetet mellan dem som har verksamhet i Kulturhuset är viktigt. Aktiviteter som kan ha störande inverkan på övrig verksamhet skall i förväg identifieras och bedrivas i lokaler och vid tidpunkter så att störningar undviks. Vid föreställningar, genrep samt vissa kurser råder det tystnadsdisciplin i och kring salongen. Hyra och debitering Hyra avser kontorslokal nr 304 samt verksamhetslokal vid snickeriet. Hyran uppgår för de båda lokalerna till kr/år. Hyran inkluderar el och värme men inte städning. Hyreskostnaden reduceras enl avtal Stöd till konstnärernas kollektivverkstad dnr.nr 2014/0110 med kr under år Kulturförvaltningen debiterar Konstnärernas kollektivverkstad en hyra för lokalerna under angiven avtalstid med kr. Fakturering sker kvartalsvis. Säkerhet Gällande föreskrifter angående säkerhet och brandskydd samt trivselregler måste följas. Övriga villkor Detta avtal ersätter tidigare tecknat Ändringar eller tillägg till avtalet skall godkännas av båda parterna för att vara giltiga. Detta avtal har upprättats i 2 exemplar. Halmstad Lena Engström Avdelningschef Kulturförvaltningen Halmstads kommun Kajsa Samuelsson ordf Konstnärernas kollektivverkstad Halmstads kommun, Kulturnämnden Box 316, Halmstad Besöksadress: Kungsgatan 25 Tel Fax Organisationsnr: Bankgiro Postgiro E-post: kulturnamnden@halmstad.se

111 11 HALMSTADS KOMMUN Kulturnämnden Utdrag ur PROTOKOLL Sammanträdesdatum KN 12 KN 2013/0303 Hallands Museiförenings diplom för god byggnadsvård 2014 Beslut Kulturnämnden beslutar att bordlägga ärendet till nästa sammanträde Ärendet Hallands Museiförening utdelar sedan 1984 diplom för god byggnadsvård i vårt län. Förhoppningen med utdelning av diplomen är att de ska bidra till en ökad medvetenhet om hur viktigt det är att väl vårda det kulturhistoriska arv som länets bebyggelse och bebyggelsemiljöer utgör. Förslag till mottagare av diplom får lämnas av byggnadsnämnder, kulturnämnder och hembygdskretsar i Hallands län. Kulturnämnden föreslås lämna förslag till mottagare av diplom vid sammanträdet Ärendets beredning Tjänsteskrivelse daterad den 13 december 2013 och sammanställning över mottagare från 1984 till 2013 bifogas ärendet. Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar att lämna förslag till mottagare av Hallands Museiförenings diplom för god byggnadsvård vid sammanträdet Yrkanden Bertil Nilsson (S) yrkar att ärendet bordläggs till nästa sammanträde Beslutsgång Kulturnämndens ordförande (M) ställer proposition på yrkandet och finner att kulturnämnden beslutar i enlighet med detta och bordlägger ärendet till nästa sammanträde. Vid protokollet 107

112 11 Marie Järnliden Justerat Ordförande Justerare Lena Ekman Jane Thorell Richard Kompass 108

113 11 109

114 11 110

115 11 111

116 11 112

117 11 113

118 11 114

119 11 115

120 11 116

121 11 117

122 12 1(3) Tjänsteskrivelse Diarienummer: KN 2014/0122 Version: 1,0 Beslutsorgan: KN Staben/Administration och stöd Marie Järnliden E-post: Telefon: Fördelning av medel till priser och stipendier 2014 Förslag till beslut 1. Kulturnämnden beslutar att för år 2014 avsätta, kronor för Kulturpriset, kronor för Kulturlaxen samt kronor för Kulturstipendiet. Sammanfattning I budget för 2014 finns avsatt kronor för priser och stipendier. Kulturnämnden beslutar årligen om hur denna summa ska fördelas på Kulturpriset, Kulturstipendiet och Kulturlaxen. Förvaltningen föreslår kulturnämnden att avsätta kronor för Kulturpriset, kronor för Kulturlaxen samt kronor för Kulturstipendiet. Ärendet Uppdrag Enligt reglemente för kulturnämnden ligger det inom nämndens ansvarsområde att årligen besluta om utdelning av Kulturpris och Kulturstipendier, och enligt stadgarna även fastställa summan för dessa

123 12 Bakgrund Kulturnämnden beslutar enligt reglementet årligen om utdelning av Kulturstipendier och Kulturpris samt summan för dessa. Dessutom beslutar kulturnämnden om summan för Kulturlaxen, ett uppmuntringspris som utdelas för en minnesvärd kulturhändelse under föregående år. Analys, förslag och motivering I budget för 2014 finns avsatt kronor för priser och stipendier. År 2013 avsattes och utdelades också kr för ändamålet. Förvaltningen föreslår kulturnämnden att avsätta kronor för Kulturpriset, kronor för Kulturlaxen samt kronor för Kulturstipendiet. Konsekvenser - Ärendets beredning Inom kommunen Staben/Administration och stöd Andra grupper _ Fackliga organisationer Ärendet faller inte inom ramen för MBL. Lista över bilagor 1. KF stadgar Kulturpris och Kulturstipendier För kulturförvaltningen Kristina Blomquist Förvaltningschef 2 119

124 12 Maria Gellert Enhetschef 3 120

125 12 121

126 12 122

127 13 1(3) Tjänsteskrivelse Diarienummer: KN 2014/0135 Version: 2,0 Beslutsorgan: Kulturnämnden Enhet: Kulturförvaltningens stab Maria Gellert E-post: Telefon: Förrättningsdagar för kulturnämnden 2014 Förslag till beslut 1. Kulturnämnden beslutar att ledamöter och ersättare i kulturnämnden äger rätt att mot ersättning göra förrättningsdagar, det vill säga studiebesök i verksamheten, vid högst tre tillfällen under För förrättningsdagar utbetalas förrättningsarvode, ersättning för resekostnader och förlorad arbetsförtjänst, som belastar kulturnämndens eget objekt Rapport från studiebesök i verksamheten redovisas i korthet på kulturnämndens nästkommande nämndssammanträde. Sammanfattning Kulturnämnden har under de senaste åren tagit beslut om att ge nämndens ledamöter och ersättare förrättningsarvode vid studiebesök i verksamheten. Då besök i verksamheten upplevts som positivt, från både nämnd och förvaltning, föreslås att möjlighet till studiebesök fortsätter under Antalet besök med förrättningsarvode har inte utnyttjats till den grad som tidigare beslut medgett, varför förvaltningen föreslår att nämnden beslutar om att ledamöter och ersättare i kulturnämnden äger rätt att mot ersättning göra förrättningsdagar vid högst tre tillfällen under Vidare föreslår förvaltningen att för förrättningsdagar utbetalas förrättningsarvode, ersättning för resekostnader och förlorad arbetsförtjänst, som belastar kulturnämndens objekt Besöken ska i korthet redovisas för kulturnämnden vid närmast följande sammanträde

128 13 Ärendet Uppdrag Ärendet har initierats med anledning av att ärende KN 2013/ enbart omfattade förrättningsdagar år Bakgrund Kulturnämnden har under de senaste åren tagit beslut om att ge nämndens ledamöter och ersättare förrättningsarvide vid studiebesök i verksamheten. Ärendet initierades då av kulturnämndens ordförande med anledning av ny mandatperiod och ny nämnd. Att ärendet tas upp på nytt har att göra med att ärende KN 2013/ enbart gällde år Under år 2013 hade nämndens ledamöter och ersättare rätt att göra förrättningsdagar vid högst fyra tillfällen. Analys, förslag och motivering Under 2013 hade ledamöter och ersättare i kulturnämnden rätt att mot ersättning förlägga studiebesök i verksamheten under högst fyra tillfällen. Antalet besök med förrättningsarvode har inte utnyttjats till den grad som tidigare beslut medgett. När året nu gått kan förvaltningen redovisa att det gjorts 19 studiebesök, av åtta personer. Förrättningskostnaden för dessa har beräknats till kr. Hade samtliga fjorton nyttjat möjligheten till fullo, hade kostnaden hamnat på kr enbart i förrättningsarvoden. 15 av dessa 19 besök genomfördes under årets tre sista månader. Förrättningsarvodet har enligt arvodesreglementet höjts från 700 kr till 718 kr från och med 1 januari Ersättning för förlorad arbetsförtjänst är maximerad till 10 timmar/dygn med högst 359 kronor per timme. Till dessa belopp tillkommer personalomkostnadspålägg med 31,55 procent. Ett tillfälle skulle med andra ord kosta minst 945 kr i förrättningsarvode. Därutöver kan de tillkomma ersättning för resekostnader och förlorad arbetsförtjänst. Förvaltningens förslag till beslut är att erbjuda nämndens ledamöter och ersättare, att mot ersättning förlägga studiebesök i verksamheten under högst tre tillfällen under år Förvaltningens förslag är att kostnaden belastar kulturnämndens eget objekt Förvaltningens förslag är att respektive ledamot eller ersättare rapporterar i korthet från sitt studiebesök i verksamheten, lämpligast på kulturnämndens nästkommande sammanträde. Konsekvenser Förvaltningen bedömer att kostnaden för tre studiebesök i verksamheten ryms inom kulturnämndens budget, objekt Skulle samtliga ledamöter och ersättare använda erbjudandet, innebär det en kostnad på kr i förrättningsarvoden, samt eventuellt tillkommande ersättning för resekostnader och förlorad arbetsförtjänst

129 13 Ärendets beredning Inom kommunen Handläggaren har handlagt ärendet. Andra grupper - Fackliga organisationer Ärendet faller inte inom ramen för MBL-förhandling. Lista över bilagor - För Kulturförvaltningen Kristina Blomquist Förvaltningschef Maria Gellert Enhetschef för administration och stöd 3 125

130 14 1(3) Tjänsteskrivelse Diarienummer: KN 2014/0120 Version: 1,0 Beslutsorgan: Kulturnämnden Enhet: Kulturförvaltningens stab Maria Gellert E-post: Telefon: Ansökan om bidrag ur tillgänglighetsmiljonen 2014 Förslag till beslut 1. Kulturnämnden beslutar att ansöka om bidrag ur tillgänglighetsmiljonen 2014 med 129 tkr för att hårdgöra och tillgänglighetsanpassa yttre ytor på Mahult. Sammanfattning Tillgänglighetsmiljonen är sökbar två gånger årligen med första ansökan på våren och en till på hösten. Totala medel att söka är tkr. Ansökan ska vara Kommunstyrelsen tillhanda senast den 15 mars. Ärendet har beretts av handläggaren och berörd enhetschef. Förvaltningen föreslår att kulturnämnden beslutar att ansöka om bidrag ur tillgänglighetsmiljonen 2014 med 129 tkr för att hårdgöra och tillgänglighetsanpassa ytor på Mahult, för ungdomar med funktionsnedsättning. Ärendet Uppdrag Tillgänglighetsmiljonen är sökbar två gånger årligen med första ansökan på våren och en till på hösten. Totala medel att söka är tkr

131 14 Förslag till ansökan ska beslutas av nämnd och ansökan därefter vara kommunstyrelsen tillhanda senast den 15 mars. Bakgrund Våren 2013 beviljade Kommunstyrelsen kulturnämndens ansökan om medel på 55,1 tkr för familjeaktivitet på Halmstads stadsbibliotek riktat till barn med autism och Asperger. Hösten 2013 beviljades kulturnämndes ansökan om medel på 145 tkr för att åtgärda konkreta tillgänglighetsproblem på sommargården Mahult. Det finns anvisningar för ansökan, men de viktigaste punkterna att uppfylla för att få medel ur miljonen är följande: Kommunstyrelsen godkänner projekt och tilldelar medel. Projektet skall inte inrymmas i nämndernas ordinarie budget. Projektet skall tillföra kommunen nya erfarenheter och kunskaper när det gäller tillgängligheten för funktionshindrade. Projekt som visar ny praktiska lösningar på konkreta tillgänglighetsproblem kommer att prioriteras vid urvalet. Ansökan skall avse projekt som behöver genomföras med kortare handläggningstid än den sedvanliga budgetprocessen. Förslag till ansökan ska beslutas av nämnd och ansökan därefter vara kommunstyrelsen tillhanda senast den 15 mars. Analys, förslag och motivering Kulturförvaltningen ansöker 129 tkr för att kunna åtgärda konkreta tillgänglighetsproblem på Mahult. Förvaltningen har fått in prisförslag på att ordna hårdgjorda ytor och ramp (78 tkr), samt ca 30 meter lång grusad mindre väg ner mot sjön (51 tkr). Med anledning av detta ansöker fritidsavdelningen 129 tkr från tillgänglighetsmiljonen för att kunna anpassa ytor för ungdomar med funktionsnedsättning. Konsekvenser Kulturnämndens verksamheter har som mål enligt verksamhetsplan , att arbeta med tillgänglighetsfrågor. Beviljas ansökan med 129 tkr, skulle detta innebära att yttre ytor på sommargården Mahult blir mer tillgängliga för ungdomar med funktionsnedsättning

132 14 Ärendets beredning Inom kommunen Förfrågan om vädjan om att komma in med ansökningar skickades ut till samtliga kulturförvaltningens chefer, så snart informationen kom till vår kännedom från socialförvaltningens kvalitetsenhet. Andra grupper - Fackliga organisationer Ärendet faller inte inom ramen för MBL. Lista över bilagor - För Kulturförvaltningen Kristina Blomquist Förvaltningschef Maria Gellert Enhetschef för administration och stöd 3 128

133 15 129

134 15 130

135 15 131

136 15 132

137 16 1(1) Anmälningsärende Diarienummer: KN 2014/0016 Version: 1,0 Beslutsorgan: KN Staben E-post: Telefon: Anmälningsärende - KN Ärendet 1. Energimyndigheten Återföringsbeslut Energi- och klimatrådgivning, KN 2012/