Slutrapport av projektet Inför Rakel. Ett eventuellt Rakelinförande i kommunerna i Västernorrland. Lars Löfqvist Ver 1.

Transkript

1 Slutrapport av projektet Inför Rakel Ett eventuellt Rakelinförande i kommunerna i Västernorrland Lars Löfqvist Ver 1.0

2 Innehåll 1 Sammanfattning 4 2 Introduktion Bakgrund Syfte och mål Uppdraget Leveranser och uppföljning Genomförande av uppdraget Ingångsvärden Aktiviteter Uppstart och planering Nulägesanalys Behovsinventering Kunskapsuppbyggnad Samverkansanalys Nytto/Kostnadsanalys Stöd vid anskaffning av Rakel Leveranser Ekonomi Iakttagelser och Slutsatser Generellt Erfarenheter från andra kommuner Härnösand Endast införande på ledningsplatsen Införande på ledningsplats och utökad krisledning Införande för ensamarbete Införande på ledningsplats, utökad krisledning, ensamarbete, bolag och förvaltningar, dvs ett så gott som fullt införande i kommunen Kramfors Endast införande på ledningsplatsen Införande på ledningsplats och utökad krisledning Införande för ensamarbete Införande på ledningsplats, utökad krisledning, ensamarbete, bolag och förvaltningar, dvs ett så gott som fullt införande i kommunen Flygplatsbolaget Sollefteå Endast införande på ledningsplatsen Införande på ledningsplats och utökad krisledning Införande för ensamarbete Införande på ledningsplats, utökad krisledning, ensamarbete, bolag och förvaltningar, dvs ett så gott som fullt införande i kommunen Sundsvall Endast införande på ledningsplatsen Införande på ledningsplats och utökad krisledning Införande för ensamarbete Införande på ledningsplats, utökad krisledning, ensamarbete, bolag och förvaltningar, dvs ett så gott som fullt införande i kommunen Sida 2 av 112

3 4.7 Timrå Endast införande på ledningsplatsen Införande på ledningsplats och utökad krisledning Införande för ensamarbete Införande på ledningsplats, utökad krisledning, ensamarbete, bolag och förvaltningar, dvs ett så gott som fullt införande i kommunen Ånge Endast införande på ledningsplatsen Införande på ledningsplats och utökad krisledning Införande för ensamarbete Införande på ledningsplats, utökad krisledning, ensamarbete, bolag och förvaltningar, dvs ett så gott som fullt införande i kommunen Förslag till införande Generellt Härnösand Kramfors Sollefteå Sundsvall Timrå Ånge Litteratur och referenser 50 Bilaga 1: Nyttor 51 Bilaga 2: Kostnader 57 Bilaga 3: Nuläget Läsanvisningar: Den som vill ha en kort summering av projektets resultat läser kapitlet 1: Sammanfattning. Vill man se resultatet för sin kommun läser man kapitel 4: Iakttagelser och Slutsatser, underrubrikerna Generellt, Erfarenheter från andra kommuner samt egen kommun, därefter kapitel 5: Förslag till införande, underrubrikerna Generellt och egen kommun. För att få ett helhetsintryck av projektets arbete läses hela rapporten. I bilagorna redovisas den information som framkommit i nulägesanalys, behovsinventering och kostnadsberäkningar. Lars Löfqvist Lars Löfqvist Cofour AB Sida 3 av 112

4 1 Sammanfattning Projektets mål har varit att ge kommunerna ett beslutsunderlag för ställningstagande till ett införande av Rakel i de kommunala förvaltningarna. Om det under projektets gång gavs en viljeinriktning i någon kommun om att ansluta sig till Rakel skulle projektet stödja detta arbete. Samtliga kommuner har påbörjat anslutningen av sina ledningsplatser, dvs man ersätter det analoga radiosystemet med Rakel. Införandet beräknas vara klart under Projektet inleddes med en fas där nuläget i kommunerna beskrevs, och utifrån det fastställdes ett eventuellt behov av kommunikation via Rakelsystemet. Generellt gäller att Rakel inte rakt av kan ersätta mobiltelefonin. Flera förvaltningar har infört IT-tjänster och smartphones som underlättar och effektiviserar det dagliga arbetet. Tjänster av den typen finns inte i Rakel. I projektet har vi försökt att ta fram både nyttan av Rakel men också kostnaden vid ett införande. Nyttorna, t ex en riskeliminering, har inte alltid kunnat kvantifieras i pengar men redovisas i uppställningarna. I prisbilden för Rakel finns en taknivå där vidare licenskostnader ej debiteras. Detta tak uppnås först vid ett större införande, vilket är lika för samtliga kommuner i studien. Den anskaffning som sker hos räddningstjänstförbunden ger inget bidrag till kommunerna. Kunskap om Rakel har inhämtats via studiebesök och kontakter med andra kommuner samt genom möten och kontakter med Myndigheten för Samhällsskydd och Beredskap. Den generella rekommendationen för kommunerna är att utrusta en utökad krisledning med Rakel. Detta ger en ökad möjlighet till ledning, koordinering och kommunikation vid en kris där de allmänna kommunikationerna är utslagna. Dessutom rekommenderas ett införande för de ensamarbetande, t ex inom miljötillsyn och vid fritidsanläggningar. Slutligen finns ett behov av säker kommunikation vid vissa kommunala bolag såsom energibolag och flygplatsförvaltning där Rakel kan vara till stor nytta och möjliggöra samverkan med andra aktörer. Sida 4 av 112

5 2 Introduktion 2.1 Bakgrund Västernorrlands län består av sju kommuner, Härnösand, Kramfors, Sollefteå, Sundsvall, Timrå, Ånge och Örnsköldsvik. I länet finns en väl fungerande samverkan i frågor som rör extraordinära händelser. I Örnsköldsviks kommun finns redan ett politiskt beslut att införa systemet Radiokommunikation för effektiv ledning, (fortsättningsvis kallat endast Rakel) i den kommunala verksamheten. I de övriga kommunerna, vilka är beställare av detta projekt, finns beslut om att utreda förutsättningarna för ett införande av kommunikationssystemet Rakel i samverkan mellan kommunerna. Rakel är Sveriges nationella kommunikationssystem för samverkan och ledning. Rakel underlättar den dagliga kommunikationen hos organisationer som arbetar med allmän ordning, säkerhet eller hälsa. Rakel ger förbättrade möjligheter för ledning och samverkan - både i vardag och kris, genom att alla använder ett och samma kommunikationssystem. Användarna är aktörer som bedriver samhällsviktig verksamhet inom både offentlig och privat sektor med behov av krisberedskap, krishantering, samverkan och ledning. Länets räddningstjänster driver ett eget samarbetsprojekt för införandet av Rakel inom räddningsförbunden. 2.2 Syfte och mål Uppdragets syfte var att skapa en bättre kunskap i respektive kommun om Rakels uppbyggnad, funktion och möjligheter, samt att i samverkan med respektive kommunala förvaltningar och bolag ta fram en analys över framtida möjliga användningsområden för systemet. Detta skulle göras för att skapa ett underlag inför ett eventuellt beslut om ett införande av Rakel i Kramfors, Sundsvalls, Härnösands, Sollefteå, Timrå och Ånge kommuner. Uppdraget bestämdes att genomförs i projektform. Projektet definierades att inte vara ett införandeprojekt utan en förutsättningslös studie av förutsättningarna för kommunernas framtida möjliga införande av Rakel i Västernorrlands kommuner. Projektet planerades att pågå under perioden Utgångspunkten för studien var samverkansfördelar inför, under och efter extraordinära händelser. Ett eventuellt användande av Rakel skulle ställas mot nuvarande system och granskas utifrån verksamhetsnytta och kostnadseffektivitet. Projektets mål var att ge kommunerna ett beslutsunderlag för ställningstagande till ett införande av Rakel i den kommunala förvaltningen. Om det under projektets gång gavs en viljeinriktning i någon kommun om att ansluta sig till Rakel, skulle stöd ges för beredning av frågan fram till beslut. Efter projektets avslut skulle beställande kommuner med dess förvaltningar och bolag ha en kännedom om Rakels uppbyggnad och funktion. Sida 5 av 112

6 tillgång till ett bra beslutsunderlag inför ett eventuellt beslut om anslutning till Rakel projekt-och kommunikationsplaner framtagna i de fall beslut om anslutning till Rakel har tagits Vid projekttidens slut skall länets kommuner med dess förvaltningar och kommunala bolag ha kännedom om Rakels uppbyggnad och funktion samt ha tillgång till ett bra beslutsunderlag inför ett eventuellt beslut om anslutning till systemet. I de fall beslut finns om anslutning till systemet skall projekt-och kommunikationsplaner finnas framtagna för respektive kommun och verksamhet vid projekttidens slut. Målsättningarna med projektet var att: 1. Genom länsstyrelsens försorg få behövlig information om Rakel. 2. Grundligt genomlysa de kommunala organisationernas möjligheter med Rakel kontra nuvarande kommunikationssystem. 3. Se eventuella behov av Rakel genom att i samverkan med alla kommuner genomföra lednings- och samverkansanalys. 4. Utifrån lednings- och samverkansanalyser ge en kostnadsuppskattning av eventuellt införande av Rakel. 5. Ge stöd till de kommuner som beslutar om en anslutning, genom framtagande av kommunvisa projekt- och kommunikationsplaner för införandet 6. Ge förslag till en framtida driftorganisation. 7. En länsövergripande kommunikationsplan tas fram, vad gäller de delar som inte omfattas av länets räddningstjänsters verksamhetsområden. Detta arbete kommer att bedrivas i nära samarbete med de Rakelprojekt som t ex räddningstjänsterna gemensamt driver i länet med länsstyrelsen som koordinator för länets alla Rakelanvändare 2.3 Uppdraget Projektet skall drivas i gemenskap mellan de ingående kommunerna. Målsättningar och inriktningar är att: få behövlig information om Rakel genom att utnyttja länsstyrelsens resurser. grundligt genomlysa de kommunala organisationernas möjligheter med Rakel kontra nuvarande kommunikationssystem. se eventuella behov av Rakel genom att i samverkan med alla kommuner genomföra lednings- och samverkansanalys. utifrån lednings- och samverkansanalyser ge en kostnadsuppskattning av ett eventuellt införande av Rakel. ge stöd till de kommuner som beslutar om en anslutning, genom att ta fram kommunvisa projekt- och kommunikationsplaner för införandet ge förslag på framtida kommunala driftorganisationer. ta fram en länsövergripande kommunikationsplan, vad gäller de delar som inte omfattas av länets räddningstjänsters verksamhetsområden. Skall bedrivas i nära samarbete med de Rakelprojekt som t ex räddningstjänsterna gemensamt driver i länet med länsstyrelsen som koordinator för länets alla Rakelanvändare. Sida 6 av 112

7 följa de första 6 stegen i av Myndighetens for samhällsskydd och beredskap (MSB) tio steg för anslutning till Rakel. De 4 första stegen ska utgöra underlag för om kommunerna skall avstå eller införa Rakel och i vilken omfattning ett eventuellt införande ska ske. De tio stegen är: 1. Ta reda på vad Rakelsystemet erbjuder 2. Ta kontakt med en kundansvarig 3. Starta en projektorganisation 4. Gör en lednings-och sambandsanalys 5. Upphandla och ansök om att få produkter godkända 6. Gör en operativ kommunikationsplan 7. Beställ abonnemang och utrustning 8. Aktivera abonnemang och kontrollera leverans 9. Utbilda personalen 10. Få löpande service och information Leveranser och uppföljning Huvudleveransen utgörs av en rapport över utförd studie. Delleveranser är konsekvensbeskrivning av ett införande länsövergripande kommunikationsplan kommunvisa projekt- och kommunikationsplaner (beroende av kommunala beslut) förslag till framtida driftorganisationer Kriterier och rutiner för leverans tas fram i samverkan med berörda kommuner och fastställs av styrgruppen. Dock skall kunskapen om Rakel i de kommunala organisationerna mätas. Kunskaperna skall vara tillräckliga för att kunna fatta välgrundade beslut. Det skall också mätas i vilken omfattning beslut om införande har tagits i de enskilda kommunerna. Sida 7 av 112

8 3 Genomförande av uppdraget 3.1 Ingångsvärden Genomförandet av studien organiserades i projektform (detta projekt) och organisationen bestod av styrgrupp, projektledare och kontaktpersoner i de berörda kommunerna. Styrgruppen bestod av en representant från vardera kommunen som hade god insikt i projektet och problematiken kring ett eventuellt införande av Rakel. Medlemmarna hade också ett beslutsmandat inom projektets ekonomiska ram. Övervägande nominerades beredskapssamordnare eller säkerhetschefer. Kontaktpersonerna hade god kunskap om kommunens organisation och verksamhet samt insikt i projektet. Kontaktpersonerna, vilket nästan helt överensstämde med styrgruppen, var inkörsporten för diskussioner med verksamhetsföreträdare och beslutsfattare i kommunen. Ambitionen med löst formade arbetsgrupper i kommunerna genomfördes inte. Inte heller formades någon referensgrupp. Gemensamma kommunala bolag hanterades under någon av de ägande kommunerna. Projektet hade som ambition att följa de första 6 stegen i MSB:s tio steg för anslutning till Rakel (se 2.3). Projektarbetet genomfördes i huvudsak enligt MSBs riktlinjer för anslutning till Rakel, men i dessa steg saknas beslutspunkter för att ta politiska beslut om investering i Rakel. En nedbrytning av arbetsstrukturen utgjorde en inledande fas i projektet och genomfördes med deltagande från de beställande kommunerna. Aktiviteter som nulägesanalys, behovsinventering, kunskapsuppbyggnad, framtagning av samverkansmodell, förankring och leverans utgjorde huvudbeståndsdelar i strukturen. Allt arbete planerades ske i nära samarbete, och med stark förankring, inom projektgruppen. Ett mindre prov/övning var önskvärt att kunna genomföras inom ramen för projektet. Studien planerades att genomföras med en breddinriktning, dvs samtliga kommuner skulle genomföra projektets faser så parallellt som möjligt. Detta skulle ge mest gemensam kunskap och synergi inom projektet. För varje kommun skulle sambandsbehovet utredas vad gäller: Samverkan vid en extraordinär händelse och då speciellt för krisledningsstaben såväl internt inom kommunen som med andra kommuner, myndigheter och andra organisationer. Samverkan under ordinära förhållanden för o Kommunledningen o Tekniska förvaltningar o Miljö- och hälsoförvaltning o Fastighetsförvaltningar o Socialförvaltning o El-och energiförvaltning Sida 8 av 112

9 o Utbildningsförvaltning o Räddningstjänst o Kommunala bolag mellan förvaltningar inom kommunen eller med andra kommuner, myndigheter och organisationer. 3.2 Aktiviteter Uppstart och planering Efter tilldelningsbeslut och avtal tecknades. Ett projektdirektiv togs fram vilket utgjorde styrgruppens förväntan på projektet. Ur direktivet utvecklades sedan en projektplan med en planeringsfas och en Work Breakdown Structure. Planeringen resulterade i en tidsplan som i stort sett kunnat hållas projektet igenom. Tidsplaneringen inkluderade aktiviteterna Nulägesanalys Behovsinventering Kunskapsuppbyggnad Samverkansanalys Nytto/kostnadsanalys Leveranser Till detta tillkom aktiviteten för stöd vid anskaffning av Rakel. Aktiviteterna redovisas nedan. Under uppstarten sammanställdes också vilken dokumentation och underlag som fanns att tillgå. Det visades sig att det knappt fanns några kommuner som kommit till ett införande av Rakel i den egna förvaltningen, och än mindre dokumenterat detta. Det saknades också centrala riktlinjer för hur ett införande skulle kunna genomföras Nulägesanalys Nulägesanalysen genomfördes som ett antal samtal med företrädare för de olika förvaltningarna i kommunerna. Speciellt utvaldes förvaltningar där det kunde antas att det fanns ett behov av Rakel, utgående från de knapphändiga riktlinjer och dokumentation som fanns. Tidigt stod det klart att det inte skulle gå att intervjua samtliga förvaltningar i de ingående kommunerna. Dels beroende på antal och bredd med också då det var svårt att hitta tider för möten. De samtal som genomfördes kan dock antas representera hyggliga typexempel på de verksamheter som bedrivs inom den kommunala förvaltningen. De förvaltningar som besöktes var: Arbetslivsförvaltningen i Härnösand IT-enheten i Härnösand HEMAB i Härnösand Hemtjänsten i Kramfors Flygplatsbolaget, Sollefteå/Kramfors Tekniska kontoret i Kramfors Vård och Äldre i Sollefteå Samhällsbyggnadskontoret i Sollefteå Kultur och fritid i Sundsvall MittSverige Vatten i Sundsvall Sida 9 av 112

10 Miljöförvaltningen i Sundsvall Hemtjänsten, Energibolaget och fastighetsförvaltningen i Sundsvall vid gemensamt möte Barn, utbildning och socialtjänst vid gemensamt möte i Timrå Ledning och information vid gemensamt möte i Timrå Miljö och Bygg vid gemensamt möte i Timrå Kultur och teknik i Timrå Timråbo Miljö och Bygg i Ånge Fritid, kultur och barn vid gemensamt möte i Ånge Socialtjänsten i Ånge Tekniska, ÅFA och IT i Ånge Samtalen belyste hur man arbetar, vilka man samverkar med, hur man kommunicerar, vilken utrustning som finns, hur verksamheten bedrivs under en kris, kommunikationsbehovet vid en kris, hur många kommunikationsapparater (läs mobiltelefoner) som finns inom verksamheten och hur många Rakelterminaler som skulle kunna behövas. Samtalen dokumenterades och de intervjuade gavs möjlighet att korrigera och komplettera innehållet Behovsinventering I samband med de intervjuer som gjordes diskuterades behovet av samband vid ordinarie verksamhet och vid en krissituation. Även behovet av extra säker kommunikationsutrustning vid kris belystes och om det anskaffats sådan utrustning inom organisationen. Dessa uppgifter har sedan behandlats och analyserats för att utgöra underlag för samverkans- och nytto/kostnadsanalys Kunskapsuppbyggnad Kunskapsuppbyggnaden om Rakel var en kontinuerlig process inom projektet. Fakta om Rakel förmedlades vid samtal med förvaltningarna, vid möten och vid leveransmöte i juni. Kunskap togs in till projektet genom projektledarens deltagande i MSB:s Rakeldag i Stockholm i januari, MSB:s resa i länet i februari, Rakelseminarium på Sandö i februari, studiebesök i Ö-vik i mars, SKL:s Trygghetsdag i maj, Länsstyrelsernas i norr studiebesök i Jönköping och Halmstad i juni, eget studiebesök i Strängnäs i augusti, Rakelinformation för Västerbottens kommuner i oktober samt Mötesplats Samhällssäkerhet i Stockholm i november. Styrgruppsordföranden och projektledaren har dessutom deltagit i länsstyrelsens i Västernorrland Rakelmöten för användare som varit under året. Projektledaren har haft täta kontakter med den ansvarige för införandet i Örnsköldsvik. Genom faktablad, telefonkontakt och mailväxling har information från Skånes kommuner, Mönsterås, Enköping och Leksand införskaffats Samverkansanalys En samverkansanalys för att se hur förvaltningarna samverkar med andra verksamheter inom kommunen eller med regionala och centrala Sida 10 av 112

11 myndigheter har genomförts utgående från den insamlade kommunikationsdokumentationen. Detta redovisades vid möte i juni Nytto/Kostnadsanalys En nytto/kostnadsanalys av att införa Rakel i den kommunala förvaltningen innebär att det skall gå att beräkna såväl kostnad som nytta av ett säkert kommunikationssystem. Det fanns några kommuner som infört eller planerade att införa Rakel som sades ha gjort en nytto/kostnadsanalys, bl a Strängnäs, vissa kommuner i Skåne, Leksand. Det har under projekttiden inte varit möjligt att erhålla dokumentation från dessa, inte heller har MSB kunnat anvisa riktlinjer för hur en analys skulle genomföras. Vid sökning i litteraturen påträffades TVO, Total Value of Ownership, Gartner TCO, Total Cost of Ownership, komparativ metod ROI, Rate of Invest (Rate of Return), matematisk-ekonomisk metod PENG, Prioritera Enligt NyttoGrunder, empirisk erfarenhetsbaserad En nyttovärdering sågs kunna ge Bättre beslutsunderlag Strukturerade mål som ger måluppfyllelse En helhetssyn Fokus på det viktigaste i verksamheten Ledningsengagemang Bättre kommunikation "Verksamheten och teknik" Brister i processkunskap synliggörs Bättre och effektivare genomförande Bättre underlag för uppföljning Nyttokostnadsanalysen beslöts att göras nära PENG-analysmetoden, dock var det inte möjligt att helt följa det upplägg som metoden anger. Svårvärderad nytta Indirekt resultatpåverkande nytta Nettonytta Direkt resultatpåverkande nytta Kostnad för nyttan Nyttor Kostnader Sida 11 av 112

12 Modellen försöker fastställa vilka nyttor som en viss investering ger. Nyttor kan vara relaterade både till kostnadsbesparingar och intäkter. Till skillnad från andra kalkyleringsmetoder försöker PENG-analysen även ta hänsyn till svårvärderade och indirekta nyttor. Resultatet av en PENG-analys är främst ett stapeldiagram över intäkter och besparingar respektive kostnader. Som ett hjälpmedel för att förstå effekter och möjligheter, delas nyttor i PENG-modellen in i tre kategorier: Grön nytta: Direkt resultatpåverkande nytta. Exempel kan vara lägre kostnader till följd av sänkta lönekostnader då en process blir effektivare. Gul nytta: Indirekt resultatpåverkande nytta. Exempel kan vara minskade kostnader för rekrytering på grund av nöjdare medarbetare, eller ökade intäkter som ett resultat av bättre kundservice. Röd nytta: Svårvärderad nytta. Exempel kan vara förbättrad image som följer av investeringar i miljöförbättrande åtgärder. Till detta beslöts att kostnader förlorade/ej ersatta nyttor skulle adderas. Nedanstående figur är enligt MSB tänkt att illustrera olika steg eller nivåer i en kommuns Rakelinförande. KL Nivå KL består av två terminaler för kommunledning och kommunens ledningsplats. Beredskap/ jour Kommunal Krisstab Trygghetspunkter Nivå Krisstab innebär att man skaffar ytterligare några terminaler för utökad ledning. Nivå Beredskap/jour innebär att beredskapsfunktioner får Rakel för utlarmning och samverkan. Rakel på Trygghetspunkter kan t.ex. användas vid störningar i telenät för att kunna nå 112- tjänsten. Enskilda förvaltningar och bolag I nivå 4 finns kommunala förvaltningarna där det kan bli aktuellt med Rakel även i daglig verksamhet. Utgående från denna modell gjordes en kostnadsanalys. Nyttorna med ett eventuellt Rakelinförande skattades per segment som sedan kostnadskalkylerades Stöd vid anskaffning av Rakel Under arbetet med införandemodell och nytto/kostnadsanalys beslöts att samtliga ingående kommuner skulle införa Rakel på sina ledningsplatser. I projektets direktiv ingick att stödja de kommuner som tog beslut om införande. Projektledaren fick i uppdrag att ta fram operativa kommunikationsplaner (OKP) för att kunna upphandla Rakelterminaler och licenser Leveranser Leveranser i projektet skall enligt vara en rapport över utförd studie. Delleveranser är Sida 12 av 112

13 konsekvensbeskrivning av ett införande länsövergripande kommunikationsplan kommunvisa projekt- och kommunikationsplaner (beroende av kommunala beslut) förslag till framtida driftorganisationer 3.3 Ekonomi Projektmedel för hela projektkostnaden har beviljats av MSB inom aktiviteten Kompetensstöd till kommuner och landsting för anslutning till Rakel. Sida 13 av 112

14 4 Iakttagelser och Slutsatser Utgående från den kunskapsinhämtning och de analyser som gjorts inom projektet finns vissa saker som bör påpekas och slutsatser som kan dras. Dessa redovisas nedan. 4.1 Generellt Ett eventuellt införande av Rakel i den kommunala förvaltningen bör ske med ett beslutsunderlag som innehåller en problematisering av införandet av Rakel och nyttan av Rakel som kommunikationshjälpmedel. Frågor som är aktuella att belysa: 1. Tillför Rakel någon resultatpåverkande nytta för någon kommunal verksamhet eller förvaltning i vardagen? 2. Är det tvingande att införa Rakel i någon kommunal verksamhet? 3. Kriser uppkommer, men är alla av karaktären att de stör ut normala kommunikationskanaler? 4. Oaktat om kommunikationen inte är störd, är det bättre/nödvändigt att kommunicera via en sk säker kanal, dvs. Rakel? 5. Kan kommunen kommunicera med alla som den har behov av med Rakel? 6. Kan Rakel helt ersätta de befintliga interna kommunikationskanalerna? 7. Kan Rakelterminalen fungera som dataterminal(läs Smartphone)? Ett försök till svar på ovanstående frågor kan vara att i en ideal värld är det svårt att se hur Rakel skulle tillföra någon större resultatpåverkande nytta i den kommunala verksamheten. Det kommunala självstyret gäller och det finns inget lagstadgat tvång att införa Rakel. Enligt lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap, ska samtliga kommuner och landsting inför varje mandatperiod fastställa en plan för hur de ska hantera en extraordinär händelse (kap 2 och 3). Detta kan innebära att Rakel kan betraktas som en lösning för att eliminera vissa identifierade risker. Det finns flera kategorier av händelser och kriser, kanske en övervägande del, där den kommunikation som organisationen förlitar sig på fungerar helt utan störning eller i alla fall helt acceptabelt. Den senaste tekniken av mobil kommunikation kan inte helt lätt avlyssnas, inte heller eller kan informationen förvanskas. Dock kan både mobiltelefoni och Rakel störas ut med en aktiv störkälla. Det kan under vissa omständigheter vara bättre och säkrare att kommunicera via Rakel, t ex för snabbare informationsspridning till en definierad krets av användare. Vid användande av Rakel krävs en anslutning till det publika telefonnätet, fast och mobil telefoni, för att ha möjlighet att kommunicera med samtliga som man önskar. Rakel kan användas för talkommunikation och textmeddelanden, men inte för förmedling av mer omfattande datamängder, t ex. bilder, video, kartor, grafik. Det finns idag få nyttoapplikationer på marknaden för att implementera i Rakel. Det finns ingen fungerande marknad för en generell utveckling och försäljning av funktioner och tjänster. Sida 14 av 112

15 I dokumentet Nationell strategi för Rakel, kap 6.2.1, dnr , bekräftar MSB att tetratekniken medför vissa begränsningar och att Rakels datakommunikationskapacitet skall utvecklas i kombination med andra tekniker för att skapa erbjudanden som stödjer verksamheten inom användarorganisationer som är i behov av gränslös kommunikation. Vid Lindholmen Science Park, Security Arena, bedrivs, i samarbete med MSB, projektet Data-overlay för att utveckla framtida bredbandstjänster i Rakel. I behovsinventeringen har frågan ställts om behovet av trygghetslarm, andra larm och dataöverföringar. Dessa skulle möjligen kunna genomföras med Rakels telematikabonnemang. Utvecklade tjänster, ackrediterade och beprövade produkter samt tjänsteleverantörer saknas dock, vilket medför att dessa tekniska kommunikationer inte har tagits med i denna studie. Vid möten och seminarier om Rakel diskuteras på vilka grunder Rakel skall implementeras i den kommunala förvaltningen. Å ena sidan framhålls att Rakel är ett kommunikationssystem för krishantering och därför inte innehåller funktioner som mail, kalender etc. i terminalerna eller erbjuder funktioner som svarar mot de behov som de kommunala förvaltningarna har, och därmed inte främjar vardagsnyttan i någon större utsträckning. Å andra sidan marknadsförs Rakel som ett system som skall användas i vardagen och lämpligen kan ersätta andra kommunikationssystem inom kommunen. Det finns andra anomalier i den information som är tillgänglig för ett Rakelinförande. Exempelvis i MSB:s modell för införande i kommunal förvaltning nämns vikten av att införa Rakel vid trygghetspunkter, såsom äldreboenden, för att kunna nå 112-tjänsten via Rakel. Detta är dock enligt SOS Alarm inte möjligt att slå 112 på en Rakelterminal, och man kan inte uppge när tjänsten kommer att vara tillgänglig. I Strängnäs har man löst detta genom att i terminalerna programmera in att en lång nia, dvs knappen 9 intryckt under viss tid, som via Rakelanslutningen till publika nätet i kommunens växel ringer upp 112. Man blir alltså beroende av att det publika telefonnätet är i drift och fungerar. I och med detta är ett införande vid trygghetspunkter som äldreboenden, särskilda boenden, förskolor och övriga skolor inte av intresse till dess att denna fråga fått sin lösning. I den nytto/kostnadsanalys som genomförts i detta projekt är utgångspunkten att Rakel är ett kommunikationssystem för krishantering och får gärna ersätta andra kommunikationssystem där så är möjligt utan större påfrestningar för organisationen. Detta stöds av det uppdrag som MSB formulerat till sin arbetsgrupp för framtagning av nationella riktlinjer på lokal nivå. I sin andra workshop utgick den lokala arbetsgruppen från ett scenario med en storm, där el, fast telefoni och mobiltelefoni blir utslagen, snöröjning fungerar inte på grund av nedfallna träd och hemtjänsten når inte sina vårdtagare. Alla kommunens verksamheter och många nationella och regionala aktörer på lokal nivå blir påverkade på ett eller annat sätt. Alla använder Rakel och i övrigt har man tillgång till dagens teknik. Man konstaterar att en vanlig sambandsanalys blir oöverblickbar och man måste hålla fast vid ett "hierarkiskt ledningssystem". Alla kan i ett sådant läge inte prata med alla. Arbetsgruppen kommer att förorda att man har en nationell trafikledare med teknisk kompetens som kan styra kapaciteten samt Sida 15 av 112

16 nationella samverkanstalgrupper och samtalsprioriteringar ju fler som kommer in i systemet. Den lokala arbetsgruppen pekar även på att det är en utmaning att öka vardagsanvändningen i kommunerna, något som är en nödvändig förutsättning för att Rakelanvändandet ska fungera i kris. Prediktering av kostnader för åren efter 2012 är svår att genomföra beroende på att prissättningen av licenser endast sträcker sig till och med MSB uppger att en översyn av prisbilden pågår på Försvarsdepartementet men hur det kommer att se ut i framtiden är inte klart. Ett annat problem med att göra en hygglig kostnadsprediktering är konstruktionen med takpris och möjligheten att välja modell för hur licenser skall finansieras. Enligt MSB kan det vara fördelaktigt att välja modellen för enskilda licenser om anslutningen sker sent på kalenderåret. Även ett sent klargörande att kommunala bolag inte inräknas i kommunens takpris är besvärande. 4.2 Erfarenheter från andra kommuner Örnsköldsvik genomför ett brett införande i kommunen. Ö-vik har en organisation som skiljer sig från de övriga kommunerna i länet. Räddningstjänsten ingår i samhällsbyggnadsförvaltningen och man har en egen larmcentral. Detta medför att det införande som man gör för deltidsbrandmännen överstiger takpriset för licenser. Allt övrigt införande drar bara kostnader för inköpt utrustning. Ö-vik räknar med samordningsvinster mellan räddningstjänst och hemtjänstgrupper i glesbygden samt vid utlarmning av deltidsbrandmän. I Strängnäs har alla kostnader för införande av Rakel finansierats centralt genom en budget som säkerhetschefen disponerat. Vid ett bredare införande pekar erfarenheter på att det krävs en projektledare på heltid för införandet. Strängnäs har c:a innevånare och inför 260 terminaler i organisationen, varav c:a 45 finns på räddningstjänsten. Erfarenheten är också att en driftorganisation inom kommunen måste utses och utbildas. Det finns delade meningar inom förvaltningarna i Strängnäs huruvida Rakel kan ersätta mobiltelefonerna. Vid vissa förvaltningar där Rakel införs diskuteras att smartphones måste finnas kvar så att IT-stödet fungerar eller att på annat sätt anskaffa IT stöd som ersättning för det bortfall som blivit med Rakel. Hemtjänst och förskolor är mycket positiva till införandet. Leksand är på gång med ett bredare införande. Här kommer man att behålla mobiltelefonerna och utnyttja smartphones för ett distribuerat IT-stöd. Mönsterås har erfarenheter från de stora stormarna med avbrott i det publika nätet. Man har beslut på ett brett införande på c:a 200 licenser men har i en första etapp endast bestyckat ledningsfunktionen. Man söker efter lösning på växelfunktionen dvs att få Rakel ansluten till publika nätet. Mönsterås kommer tills vidare att behålla sin mobiltelefoni, bl a för att behålla det distribuerade IT-stöd som finns implementerat. I Enköping har man valt en sk smal anslutning, dvs man inför Rakel som ett verktyg i krisorganisationen. Sida 16 av 112

17 4.3 Härnösand I bilagorna 1 och 2 redovisas nyttor och kostnader för ett införande enligt den modell som MSB förordar. De olika segment som beskrivs i modellpyramiden är inte styrt att införas konsekutivt från topp till bas, utan kan i viss mån blandas efter egen fördelning. Ett antal exempel introduceras för att ge en nytto/kostnadsbild och belysa effekterna av ett kostnadstak. Exemplen för Härnösand blir: 1. Endast införande på ledningsplatsen 2. Införande på ledningsplats och utökad krisledning 3. Införande för ensamarbete 4. Införande på ledningsplats, utökad krisledning, ensamarbete, bolag och förvaltningar Endast införande på ledningsplatsen Redan under projektets gång har beslut tagits om att införa Rakel på kommunens ledningsplats. Bestyckningen är en fast monterad terminal och en mobil. Den fasta terminalen är installerad i en hållare med spänningsomvandlare och kan förflyttas till annan lokal om det finns behov av detta. De mest bidragande orsakerna till införandet är att det nuvarande analoga radionätet, som befintlig kommunikationsradio på ledningsplatsen använder, släcks ner under 2012 och att det under 2011 finns ett gällande ramavtal tillsammans med räddningstjänstförbunden, som kan utnyttjas för upphandling. Projektet har varit ansvarig för kontakter med MSB och leverantör ev utrustning genom hela processen. En operativ kommunikationsplan, OKP, för Härnösand har tagits fram och godkänts av MSB. Nyttan av detta införande är minskade skadeverkningar vid en kris där de ordinarie kommunikationsmöjligheterna påverkas. Rakel ger tillgång till säker(dvs. tillgänglig, avlyssningssäker och ej möjlig att förvanska) ledningssamverkan med Polisen, Kriminalvårdsstyrelsen, Kustbevakningen, Länsstyrelsen, Räddningstjänstförbundets räddningscentral, SOS Alarm och andra kommunala ledningsplatser. I vardagen kan en veckovis kontakt etableras för kontroll av handhavande av terminalerna samt om utrustningen fungerar. Det ger också en möjlighet att dela information mellan beredskapshandläggarna i länet. Kostnadsmässigt ersätter Rakelterminalerna de analoga radioapparater som finns vid ledningsplatsen, en initial anskaffningskostnad uppstår dock. En årlig kostnadsökning uppkommer genom att licensen skall förnyas varje år. För att kunna använda Rakelterminalerna vid en kris krävs utbildning. Erfarenheten från Strängnäs är att en fyratimmarsutbildning räcker. Den bör dock omfatta alla som har en krisbefattning i kommunens ledningsplats. Det krävs ingen driftorganisation för detta antal terminaler, beredskapssamordnaren ansvarar för terminalerna och räddningstjänstförbundet tar hand om omprogrammering. Sida 17 av 112

18 Nytta Nyttan är svårdefinierbar i ekonomiska termer. Kostnad Initialt kronor. Årligt kronor efter grundinvesteringen med dagens prisbild Införande på ledningsplats och utökad krisledning I detta exempel kompletteras ledningsplatsen med att den kommunala krisstaben utrustas med mobila Rakelterminaler. Nyttan av detta införande är minskade skadeverkningar vid en större kris där de ordinarie kommunikationsmöjligheterna påverkas och kommunen går upp i någon form av stabsverksamhet. Det kan också i en förlängning ge snabbare och direktare hantering av plötsligt uppkomna ärenden genom möjligheten till säker samverkan och telefonkonferens inom ledningen. För att vara bekväm med Rakelterminalerna bör någon form av återkommande gemensam uppkoppling ske, t ex genom att utnyttja en gemensam talgrupp för telefonkonferens. Detta kan ge en i vardagslag bättre samordnad ledning av kommunens verksamhet genom ökad samverkan och utbyte inom ledningen samt ökad kännedom om den verksamhet som man ansvarar för. Antalet terminaler är fortfarande så lågt, åtta stycken, att en utpekad administration är nödvändig utan kan fortfarande hanteras genom räddningstjänstförbundet. Ansvaret för införandet kan vila på kommunens beredskapssamordnare. Ytterligare utbildning kan behövas med denna utökade användarkrets. I detta exempel ersätter inte Rakel något annat kommunikationssystem, förutom det analoga på ledningsplatsen, varför ingen vinst finns att uppnå genom att andra kostnader sparas in. Nytta Nyttan är svårdefinierbar i ekonomiska termer. Kostnad kr initialt. Årligen kronor efter grundinvesteringen Införande för ensamarbete I detta exempel utrustas de kommunanställda som har ensamarbete som kan medföra någon form av risk för olycka, hot eller överfall. Sida 18 av 112

19 I Rakelterminalen finns en knapp som vid aktivering kopplar upp ett nödsamtal och larm till i förväg definierad larmmottagare. Detta kan vara en larmcentral, polisens kommunikationscentral eller någon egen resurs inom kommunen, beroende på vilka tjänster som finns att tillgå och kostnaden för dessa. Terminalerna har också en intern funktion för användarsäkerhet, Man_Down-funktionen som automatiskt sänder larm om användaren upplevs vara i fara. Larmsamtalen kan skickas med automatisk positionering om denna tilläggstjänst till Rakellicensen beställs. De ensamarbetande som definierats som presumtiva Rakelanvändare finns inom miljöinspektionen, fritidsförvaltningen och socialjouren. I ett första skede utrustas dessa förvaltningar med en terminal vardera. Vid denna fördelning av Rakelterminaler kan det vara till fördel om en administrativt ansvarig funktion inrättas då flera förvaltningar blir involverade. Förslag på detta är att IT-supporten får ansvar för anskaffning och underhåll av licenser, terminaler och tjänster. Med detta mindre antal terminaler (tre terminaler) krävs troligen ingen utökad resurs inom IT. Möjligen behövs ett tjänsteleverantörsavtal med leverantören av utrustningen. Beredskapssamordnaren kan ansvara för införandet. I detta exempel ersätts heller inte något annat kommunikationssystem varför ingen vinst finns att uppnå genom insparande av andra kostnader. Dock finns en potentiell vinst att göra genom att förvaltningarna inte investerar i ett externt system för larmning vid ensamarbete. Kostnaden för ett sådant larm kan uppskattas till c:a kronor per år och person. Nytta Nyttan av ökad trygghet och säkerhet är svårdefinierbar i ekonomiska termer kronor i besparing per år för ersatt behov av larmsystem. Kostnad Initialt kronor. Årligt kronor efter grundinvesteringen med dagens prisbild Införande på ledningsplats, utökad krisledning, ensamarbete, bolag och förvaltningar, dvs ett så gott som fullt införande i kommunen Ett fullskaleinförande i kommunen kräver en betydligt större administrativ ansträngning än de tidigare exemplen. Om man utgår från kriteriet att Rakel införs i första hand som ett verktyg för att bättre klara kriser, dvs den organisation som tilldelas Rakel skall ha en roll i kommunens krishantering, är Social-, Skol-, Samhälls- och Arbetslivsförvaltningen samt det statliga bolaget SVEVIA som utför väghållning på entreprenad och kommunens eget bolag HEMAB kandidater för införande. Socialförvaltningen utrustas med c:a 170 terminaler där hemtjänsten är den största användaren. Samtliga hemtjänstgrupper får en terminal per chef och per medarbetare som arbetar på fältet. Vid skiftbyte till annan resurs eller till nattpatrull överlämnas terminalen som en stafettpinne. Detta förutsätter att terminalerna utrustas med extrabatterier eller Sida 19 av 112

20 fordonsladdare. Nyttan av ett Rakelinförande vid hemtjänsten kan vara ökad och säkrare service till brukare genom säker samverkan inom hemtjänsten och möjlighet att informera alla samtidigt och veta var alla befinner sig samt ökad möjlighet att organisera och schemalägga verksamheten. Dessutom elimineras risker knutna till dåligt samband. I Strängnäs framhålls också att kommunikationen blir mer distinkt och lättförståelig då man använder radiosignalering eller simplexkommunikation, dvs en talar och den andra lyssnar. Vid klar byter man riktning på kommunikationen. För hemtjänsten kan man ta fram en kostnadsvinst genom att endast erbjuda Rakelterminaler och låta dom ersätta mobiltelefonin för hemtjänstgrupperna. Detta förutsätter att Rakel ansluts till det publika nätet via egen växel eller till annan resurs som tillhandahåller denna tjänst. Denna vinst kan uppskattas till c:a kronor per år och mobiltelefon. Fritt val av hemtjänst enligt LOV kan komma att komplicera förhållandena för Rakeltilldelning och innebära en större administration då entreprenörer själva inte kan ansöka om att få tilldelning av Rakellicenser. Dessa måste ägas och hanteras av kommunen. Skolförvaltningen utrustas med c:a 30 terminaler. Det innebär att skolledare och skolexpeditioner utrustas. Införandet är motiverat för att integrera skolorna i den kommunala krisledningen. Det är dock inte motiverat om enda syftet är att ge skolan en trygghet av att kunna kommunicera och larma 112 vid bortfall av publika nätet. Bedömningen är att det i nuläget inte går att ersätta mobiltelefonerna med Rakelterminaler för dessa tjänstemän. Samhällsförvaltningen och Arbetslivsförvaltningen utrustas med Rakel för de resurser som arbetar utanför kontorslokalerna för att uppnå en större säkerhet i deras arbetssituation. SVEVIA utför väghållningen i kommunen på entreprenad. Trots att bolaget är helägt av Trafikverket måste de Rakellicenser som skall tillföras bolaget ske genom kommunens försorg. Kommunen tecknar licenserna men SVEVIA utnyttjar dessa för kommunikation i sin verksamhet. Om SVEVIA eller kommunen ansvarar för kostnaden för utrustning eller ej beror på entreprenadkontraktet. För SVEVIAs personal bör mobiltelefonen kunna ersättas av Rakelterminalen. Vinsten av detta bör i så fall integreras i entreprenadkostnaden. Nyttan av att införa Rakel kan vara att alla kan lyssna på samma talgrupp och får information samtidigt. Detta kortar väntetider och effektiviserar arbetet. Någon direkt vinst i form av rationaliseringar är däremot svår att uppskatta. HEMAB Elnät har redan studerat möjligheten att införa Rakel. Nyttan i vardagsbruk är att man får bättre täckning inom det geografiska område där HEMAB har sitt nät, men också att ha möjlighet att snabbt sprida information. Detta bör ge snabbare och direktare problemlösning genom spontan vardagssamverkan inom linjearbetet samt ökad driftsäkerhet för elabonnenter. Samverkan med andra eldistributörer och med Svenska Kraftnät bör också ge färre och kortare elavbrott inom kommunens elförsörjning. Inom HEMAB diskuteras även att utrusta vattenförsörjningen med Rakel. Även här är samverkan och information viktiga nyttor som kan uppnås. Sida 20 av 112

21 En nyttovinst bör kunna uppnås genom att avveckla mobiltelefonerna hos linjearbetarna och helt övergå till Rakel. Licenskostnaden för ett fullt införande stannar vid 58 licenser eller kronor för Härnösand. Över detta tak debiteras ingen kostnad för licenser. Rakelterminaler och annan utrustning betingar dock en kostnad för varje terminal enligt avtalet med leverantören. Vid ett fullt införande med c:a 230 licenser krävs en mycket större administration av systemet. Man kan anta att en heltidsresurs krävs på ITenheten för att hantera Rakel. En projektledare behövs under det första året för att hålla i införandeprocessen. En Rakelanslutning till kommunens växel är generellt kostnadsberäknat till c:a kronor. Nytta Nyttan av ökad trygghet och säkerhet är svårdefinierbar i ekonomiska termer. För att se om det finns någon effektiviserings- eller rationaliseringspotential inom hemtjänsten, HEMAB eller SVEVIA krävs en fördjupad verksamhetsanalys. Inbesparing av 200 mobiltelefoner kronor per år. Kostnad Initialt kronor inkluderande takpris på licenser, utrustning och utbildning. Löne- och OH kostnad kronor för två resurser under första året. Växelanslutning kronor Årligt kr för licenser efter grundinvesteringen med dagens prisbild samt en resurs på IT à kronor. Tillkommer svåruppskattade kostnader för ökad administration i samband med tilldelning till entreprenörer. Sida 21 av 112

22 4.4 Kramfors I bilagorna 1 och 2 redovisas nyttor och kostnader för ett införande enligt den modell som MSB förordar. De olika segment som beskrivs i modellpyramiden är inte styrt att införas konsekutivt från topp till bas, utan kan i viss mån blandas efter egen fördelning. Ett antal exempel introduceras för att ge en nytto/kostnadsbild och belysa effekterna av ett kostnadstak. Exemplen för Kramfors blir: 1. Endast införande på ledningsplatsen 2. Införande på ledningsplats och utökad krisledning 3. Införande för ensamarbete 4. Införande på ledningsplats, utökad krisledning, ensamarbete, bolag och förvaltningar 5. Flygplatsbolaget Endast införande på ledningsplatsen Redan under projektets gång har beslut tagits om att införa Rakel på kommunens ledningsplats. Bestyckningen är en fast monterad terminal och en mobil. Den fasta terminalen är installerad i en hållare med spänningsomvandlare och kan förflyttas till annan lokal om det finns behov av detta. De mest bidragande orsakerna till införandet är att det nuvarande analoga radionätet, som befintlig kommunikationsradio på ledningsplatsen använder, släcks ner under 2012 och att det under 2011 finns ett gällande ramavtal tillsammans med räddningstjänstförbunden, som kan utnyttjas för upphandling. Projektet har varit ansvarig för kontakter med MSB och leverantör ev utrustning genom hela processen. En operativ kommunikationsplan, OKP, för Kramfors har tagits fram och godkänts av MSB. Nyttan av detta införande är minskade skadeverkningar vid en kris där de ordinarie kommunikationsmöjligheterna påverkas. Rakel ger tillgång till säker(dvs. tillgänglig, avlyssningssäker och ej möjlig att förvanska) ledningssamverkan med Polisen, Kriminalvårdsstyrelsen, Kustbevakningen, Länsstyrelsen, Räddningstjänstförbundets räddningscentral, SOS Alarm och andra kommunala ledningsplatser. I vardagen kan en veckovis kontakt etableras för kontroll av handhavande av terminalerna samt om utrustningen fungerar. Det ger också en möjlighet att dela information mellan beredskapshandläggarna i länet. Kostnadsmässigt ersätter Rakelterminalerna de analoga radioapparater som finns vid ledningsplatsen, en initial anskaffningskostnad uppstår dock. En årlig kostnadsökning uppkommer genom att licensen skall förnyas varje år. För att kunna använda Rakelterminalerna vid en kris krävs utbildning. Erfarenheten från Strängnäs är att en fyratimmarsutbildning räcker. Den bör dock omfatta alla som har en krisbefattning i kommunens ledningsplats. Sida 22 av 112

23 Det krävs ingen driftorganisation för detta antal terminaler, beredskapssamordnaren ansvarar för terminalerna och räddningstjänsförbundet tar hand om omprogrammering. Nytta Nyttan är svårdefinierbar i ekonomiska termer. Kostnad Initialt kr plus installationskostnader på LP. Årligt kr efter grundinvesteringen med dagens prisbild Införande på ledningsplats och utökad krisledning I detta exempel kompletteras ledningsplatsen med att den kommunala krisstaben utrustas med mobila Rakelterminaler. Nyttan av detta införande är minskade skadeverkningar vid en större kris där de ordinarie kommunikationsmöjligheterna påverkas och kommunen går upp i någon form av stabsverksamhet. Det kan också i en förlängning ge snabbare och direktare hantering av plötsligt uppkomna ärenden genom möjligheten till säker samverkan och telefonkonferens inom ledningen. För att vara bekväm med Rakelterminalerna bör någon form av återkommande gemensam uppkoppling ske, t ex genom att utnyttja en gemensam talgrupp för telefonkonferens. Detta kan ge en i vardagslag bättre samordnad ledning av kommunens verksamhet genom ökad samverkan och utbyte inom ledningen samt ökad kännedom om den verksamhet som man ansvarar för. Antalet terminaler är fortfarande så lågt, åtta stycken, att en utpekad administration inte är nödvändig utan kan fortfarande hanteras genom räddningstjänstförbundet. Ansvaret för införandet kan vila på kommunens beredskapssamordnare. Ytterligare utbildning behövs för denna utökade användarkrets. I detta exempel ersätter inte Rakel något annat kommunikationssystem, förutom det analoga på ledningsplatsen, varför ingen vinst finns att uppnå genom att andra kostnader sparas in. Nytta Nyttan är svårdefinierbar i ekonomiska termer. Kostnad kr initialt Årligen kr efter grundinvesteringen. Sida 23 av 112

24 4.4.3 Införande för ensamarbete I detta exempel utrustas de kommunanställda som har ensamarbete som kan medföra någon form av risk för olycka, hot eller överfall. I Rakelterminalen finns en knapp som vid aktivering kopplar upp ett nödsamtal och larm till i förväg definierad larmmottagare. Detta kan vara en larmcentral, polisens kommunikationscentral eller någon egen resurs inom kommunen, beroende på vilka tjänster som finns att tillgå och kostnaden för dessa. Terminalerna har också en intern funktion för användarsäkerhet, Man_Down-funktionen som automatiskt sänder larm om användaren upplevs vara i fara. Larmsamtalen kan skickas med automatisk positionering om denna tilläggstjänst till Rakellicensen beställs. De ensamarbetande som definierats som presumtiva Rakelanvändare finns inom miljöinspektionen, fritidsförvaltningen och socialjouren. I ett första skede utrustas dessa förvaltningar med en terminal vardera. Vid denna fördelning av Rakelterminaler kan det vara till fördel om en administrativt ansvarig funktion inrättas då flera förvaltningar blir involverade. Förslag på detta är att IT-supporten får ansvar för anskaffning och underhåll av licenser, terminaler och tjänster. Med detta mindre antal terminaler (tre terminaler) krävs troligen ingen utökad resurs inom IT. Möjligen behövs ett tjänsteleverantörsavtal med leverantören av utrustningen. Beredskapssamordnaren kan ansvara för införandet. I detta exempel ersätts heller inte något annat kommunikationssystem varför ingen vinst finns att uppnå genom insparande av andra kostnader. Dock finns en potentiell vinst att göra genom att förvaltningarna inte investerar i ett externt system för larmning vid ensamarbete. Kostnaden för ett sådant larm kan uppskattas till c:a kronor per år och person. Nytta Nyttan av ökad trygghet och säkerhet är svårdefinierbar i ekonomiska termer kronor i besparing per år för ersatt behov av larmsystem. Kostnad Initialt kr Årligt kr efter grundinvesteringen med dagens prisbild Införande på ledningsplats, utökad krisledning, ensamarbete, bolag och förvaltningar, dvs ett så gott som fullt införande i kommunen Ett fullskaleinförande i kommunen kräver en betydligt större administrativ ansträngning än de tidigare exemplen. Om man utgår från kriteriet att Rakel införs i första hand som ett verktyg för att bättre klara kriser, dvs den organisation som tilldelas Rakel skall ha en roll i kommunens krishantering, är Tekniska kontoret, Hemtjänsten och Flygplatsbolaget kandidater för införande. Sida 24 av 112

25 Hemtjänsten utrustas med c:a 125 terminaler. Samtliga hemtjänstgrupper får en terminal per chef och per medarbetare som arbetar på fältet. Vid skiftbyte till annan resurs eller till nattpatrull överlämnas terminalen som en stafettpinne. Detta förutsätter att terminalerna utrustas med extrabatterier eller fordonsladdare. Nyttan av ett Rakelinförande vid hemtjänsten kan vara ökad och säkrare service till brukare genom säker samverkan inom hemtjänsten och möjlighet att informera alla samtidigt och veta var alla befinner sig. Det kan också ge en ökad möjlighet att organisera och schemalägga verksamheten. Dessutom elimineras risker knutna till dåligt samband. I Strängnäs framhålls också att kommunikationen blir mer distinkt och lättförståelig då man använder radiosignalering eller simplexkommunikation, dvs en talar och den andra lyssnar. Vid klar byter man riktning på kommunikationen. För hemtjänsten kan man i dagsläget inte ta fram någon kostnadsvinst genom att endast erbjuda Rakelterminaler till medarbetarna och avveckla mobiltelefonin för hemtjänstgrupperna. I Kramfors utnyttjas mobiltelefonerna för att distribuera arbetsplanering, för login/logout och låshantering. Fullgoda ersättningsprodukter och tjänster finns inte att tillgå i Rakel utan kräver en omfattande egenutveckling av systemstöd. Trots att mobiltelefonin behålls bör Rakel anslutas till det publika nätet via egen växel eller genom annan resurs som tillhandahåller denna tjänst. Detta ger en säkerhet om det publika mobilnätet går ner. Fritt val av hemtjänst enligt LOV, om eller då det införs, kan komma att komplicera förhållandena för Rakeltilldelning och innebära en större administration då entreprenörer själva inte kan ansöka om att få tilldelning av Rakellicenser. Dessa måste ägas och hanteras av kommunen. Vid det tekniska kontorets VA-sida utrustas chef, arbetsledare, drifttekniker och rörläggare med Rakelterminaler. Vid väghållningen utrustas de två arbetsledarna samt anskaffas 12 terminaler till entreprenörer. Sammantaget utgör det 32 terminaler. Nyttan av att införa Rakel kan vara att alla kan lyssna på samma talgrupp och får information samtidigt. Detta kortar väntetider och effektiviserar arbetet. Terminalerna kan också användas som kommunikationsradio mellan fordon vid t ex snöröjning. Någon direkt vinst i form av rationaliseringar är däremot svår att uppskatta. En nyttovinst kan uppnås genom att avveckla mobiltelefonerna hos drifttekniker och rörarbetare och helt övergå till Rakel. Licenskostnaden för ett fullt införande stannar vid 46 licenser eller kronor för Kramfors. Licenser som utnyttjas av kommunala bolag räknas in takpriset om de ingår i kommunens krisplanering. Över detta tak debiteras ingen kostnad för licenser. Rakelterminaler och annan utrustning betingar dock en kostnad för varje terminal enligt avtalet med leverantören. Vid ett fullt införande med c:a 170 licenser krävs en större administration av systemet. Man kan anta att en heltidsresurs krävs på IT-enheten för att hantera Rakel. En projektledare behövs under det första året för att hålla i införandeprocessen. En Rakelanslutning till kommunens växel är generellt kostnadsberäknad till c:a kronor. Sida 25 av 112

26 Nytta Nyttan av ökad trygghet och sökerhet är svårdefinierbar i ekonomiska termer. För att se om det finns någon effektiviserings- eller rationaliseringspotential inom hemtjänsten krävs en fördjupad verksamhetsanalys kronor i besparing per år för ersatt behov av larmsystem. Inbesparing av 8 mobiltelefoner ger kronor per år Kostnad Initialt kronor inkluderande takpris på licenser, utrustning och utbildning. Löne- och OH kostnad kronor för två resurser under första året. Växelanslutning kronor Årligt kr för licenser efter grundinvesteringen med dagens prisbild samt en resurs på IT à kronor. Tillkommer svåruppskattade kostnader för ökad administration i samband med tilldelning till entreprenörer Flygplatsbolaget Flygplatsbolaget är ett med Sollefteå kommun gemensamägt bolag för drift av flygplatsen. Som reglerna för Rakelanslutning av kommunala bolag kan tolkas, räknas inte flygplatsbolaget in i kommunens takpris. Flygplatsbolaget utrustas med 13 terminaler. Dessa ersätter dagens analoga radio samt den kommunikationsradio som finns för intern kommunikation på fältet. Torn, expedition, fordon och insatspersonal får tillgång till Rakelterminaler. Detta medför en möjlighet att samverka med räddningstjänst och Polis vid en större händelse. Flygradio och fasta larmförbindelser kvarstår. Bolaget förväntas kunna utnyttja en eventuell växelanslutning via kommunen, annars bör man avvakta tills denna tjänst annonseras på marknaden. Därigenom kan ingen nyttovinst uppstå genom avveckling av mobiltelefoner. En kostnadsbesparing uppkommer då kommunikationsradion kan avvecklas och frekvensen släpps. Denna vinst är dock försumbar i ett initialskede utan märkbar först vid en planerad omsättning av utrustning. Nytta Nyttan av ökad trygghet och säkerhet är svårdefinierbar i ekonomiska termer. Kommande besparing vid omsättning av nuvarande komradiosystem. Kostnad Initialt kr Årligt kr efter grundinvesteringen med dagens prisbild. Sida 26 av 112

27 4.5 Sollefteå I bilagorna 1 och 2 redovisas nyttor och kostnader för ett införande enligt den modell som MSB förordar. De olika segment som beskrivs i modellpyramiden är inte styrt att införas konsekutivt från topp till bas, utan kan i viss mån blandas efter egen fördelning. Ett antal exempel introduceras för att ge en nytto/kostnadsbild och belysa effekterna av ett kostnadstak. Exemplen för Sollefteå blir: 1. Endast införande på ledningsplatsen 2. Införande på ledningsplats och utökad krisledning 3. Införande för ensamarbete 4. Införande på ledningsplats, utökad krisledning, ensamarbete, bolag och förvaltningar 5. Flygplatsbolaget, vilket redovisas under 4.4 Kramfors Endast införande på ledningsplatsen Redan under projektets gång har beslut tagits om att införa Rakel på kommunens ledningsplats. Bestyckningen är en fast monterad terminal och en mobil. Den fasta terminalen är installerad i en hållare med spänningsomvandlare och kan förflyttas till annan lokal om det finns behov av detta. De mest bidragande orsakerna till införandet är att det nuvarande analoga radionätet, som befintlig kommunikationsradio på ledningsplatsen använder, släcks ner under 2012 och att det under 2011 finns ett gällande ramavtal tillsammans med räddningstjänstförbunden, som kan utnyttjas för upphandling. Projektet har varit ansvarig för kontakter med MSB och leverantör ev utrustning genom hela processen. En operativ kommunikationsplan, OKP, för Sollefteå har tagits fram och godkänts av MSB. Nyttan av detta införande är minskade skadeverkningar vid en kris där de ordinarie kommunikationsmöjligheterna påverkas. Rakel ger tillgång till säker(dvs. tillgänglig, avlyssningssäker och ej möjlig att förvanska) ledningssamverkan med Polisen, Länsstyrelsen, Räddningstjänstförbundets räddningscentral, SOS Alarm och andra kommunala ledningsplatser. I vardagen kan en veckovis kontakt etableras för kontroll av handhavande av terminalerna samt om utrustningen fungerar. Det ger också en möjlighet att dela information mellan beredskapshandläggarna i länet. Kostnadsmässigt ersätter Rakelterminalerna de analoga radioapparater som finns vid ledningsplatsen, en initial anskaffningskostnad uppstår dock. En årlig kostnadsökning uppkommer genom att licensen skall förnyas varje år. För att kunna använda Rakelterminalerna vid en kris krävs utbildning. Erfarenheten från Strängnäs är att en fyratimmarsutbildning räcker. Den bör dock omfatta alla som har en krisbefattning i kommunens ledningsplats. Det krävs ingen driftorganisation för detta antal terminaler, beredskapssamordnaren ansvarar för terminalerna och räddningstjänstförbundet tar hand om omprogrammering. Sida 27 av 112

28 Nytta Nyttan är svårdefinierbar i ekonomiska termer. Kostnad Initialt kr Årligt kr efter grundinvesteringen med dagens prisbild Införande på ledningsplats och utökad krisledning I detta exempel kompletteras ledningsplatsen med att den kommunala krisstaben utrustas med mobila Rakelterminaler. Nyttan av detta införande är minskade skadeverkningar vid en större kris där de ordinarie kommunikationsmöjligheterna påverkas och kommunen går upp i någon form av stabsverksamhet. Det kan också i en förlängning ge snabbare och direktare hantering av plötsligt uppkomna ärenden genom möjligheten till säker samverkan och telefonkonferens inom ledningen. För att vara bekväm med Rakelterminalerna bör någon form av återkommande gemensam uppkoppling ske, t ex genom att utnyttja en gemensam talgrupp för telefonkonferens. Detta kan ge en i vardagslag bättre samordnad ledning av kommunens verksamhet genom ökad samverkan och utbyte inom ledningen samt ökad kännedom om den verksamhet som man ansvarar för. Antalet terminaler är fortfarande så lågt, sex stycken, att en utpekad administration inte är nödvändig utan utrustningen kan fortfarande hanteras genom räddningstjänstförbundet. Ansvaret för införandet kan vila på kommunens beredskapssamordnare. Ytterligare utbildning behövs med denna utökade användarkrets. I detta exempel ersätter inte Rakel något annat kommunikationssystem, förutom det analoga på ledningsplatsen, varför ingen vinst finns att uppnå genom att andra kostnader sparas in. Nytta Nyttan är svårdefinierbar i ekonomiska termer. Kostnad kr initialt Årligen kr efter grundinvesteringen Införande för ensamarbete I detta exempel utrustas de kommunanställda som har ensamarbete som kan medföra någon form av risk för olycka, hot eller överfall. Sida 28 av 112

29 I Rakelterminalen finns en knapp som vid aktivering kopplar upp ett nödsamtal och larm till i förväg definierad larmmottagare. Detta kan vara en larmcentral, polisens kommunikationscentral eller någon egen resurs inom kommunen, beroende på vilka tjänster som finns att tillgå och kostnaden för dessa. Terminalerna har också en intern funktion för användarsäkerhet, Man_Down-funktionen som automatiskt sänder larm om användaren upplevs vara i fara. Larmsamtalen kan skickas med automatisk positionering om denna tilläggstjänst till Rakellicensen beställs. De ensamarbetande som definierats som presumtiva Rakelanvändare finns inom miljöinspektionen och fritidsförvaltningen. I ett första skede utrustas dessa förvaltningar med en terminal vardera. Vid denna fördelning av Rakelterminaler kan det vara till fördel om en administrativt ansvarig funktion inrättas då flera förvaltningar blir involverade. Förslag på detta är att IT-supporten får ansvar för anskaffning och underhåll av licenser, terminaler och tjänster. Med detta mindre antal terminaler (tre terminaler) krävs troligen ingen utökad resurs inom IT. Möjligen behövs ett tjänsteleverantörsavtal med leverantören av utrustningen. Beredskapssamordnaren kan ansvara för införandet. I detta exempel ersätts heller inte något annat kommunikationssystem varför ingen vinst finns att uppnå genom insparande av andra kostnader. Dock finns en potentiell vinst att göra genom att förvaltningarna inte investerar i ett externt system för larmning vid ensamarbete. Kostnaden för ett sådant larm kan uppskattas till c:a kronor per år och person. Nytta Nyttan av ökad trygghet och säkerhet är svårdefinierbar i ekonomiska termer kronor i besparing per år för ersatt behov av larmsystem Kostnad Initialt kr Årligt kr efter grundinvesteringen med dagens prisbild Införande på ledningsplats, utökad krisledning, ensamarbete, bolag och förvaltningar, dvs ett så gott som fullt införande i kommunen Ett fullskaleinförande i kommunen kräver en betydligt större administrativ ansträngning än de tidigare exemplen. Om man utgår från kriteriet att Rakel införs i första hand som ett verktyg för att bättre klara kriser, dvs den organisation som tilldelas Rakel skall ha en roll i kommunens krishantering, är samhällsbyggnadskontoret och hemtjänsten och kandidater för införande. Hemtjänsten utrustas med c:a 150 terminaler. Samtliga grupper får en terminal per chef och per medarbetare som arbetar på fältet. Vid skiftbyte till annan resurs eller till nattpatrull överlämnas terminalen som en stafettpinne. Detta förutsätter att terminalerna utrustas med extrabatterier eller fordonsladdare. Sida 29 av 112

30 Nyttan av ett Rakelinförande vid hemtjänsten kan vara ökad och säkrare service till brukare genom säker samverkan inom hemtjänsten och möjlighet att informera alla samtidigt och veta var alla befinner sig. Det kan också skapa en ökad möjlighet att organisera och schemalägga verksamheten. Dessutom elimineras risker knutna till dåligt samband. I Strängnäs framhålls också att kommunikationen blir mer distinkt och lättförståelig då man använder radiosignalering eller simplexkommunikation, dvs en talar och den andra lyssnar. Vid klar byter man riktning på kommunikationen. För hemtjänsten kan man ta fram en kostnadsvinst genom att endast erbjuda Rakelterminaler och låta dessa ersätta mobiltelefonin för hemtjänstgrupperna. Det förutsätter att Rakel ansluts till det publika nätet via egen växel eller genom annan organisation som tillhandahåller denna tjänst. Denna vinst kan uppskattas till c:a kronor per år och mobiltelefon. Inkallningen av vikarier påverkas inte av denna inskränkning då det sker mot privata mobiltelefoner. Fritt val av hemtjänst enligt LOV kan komma att komplicera förhållandena för Rakeltilldelning och innebära en större administration då entreprenörer själva inte kan ansöka om att få tilldelning av Rakellicenser. Dessa måste ägas och hanteras av kommunen. Samhällsbyggnadskontoret tilldelas 65 terminaler för väghållning och VA. Detta inkluderar också de entreprenörer som utnyttjas för t ex snöröjning. Nyttan av att införa Rakel kan vara att alla kan lyssna på samma talgrupp och får information samtidigt. Det kortar väntetider och effektiviserar arbetet. Någon direkt vinst i form av rationaliseringar är däremot svår att uppskatta. Även inom väghållningen skulle man kunna spara in kostnader genom att arbetsgivaren endast tillhandahåller Rakelterminaler. Licenskostnaden för ett fullt införande stannar vid 49 licenser eller kronor för Härnösand. Över detta tak debiteras ingen kostnad för licenser. Rakelterminaler och annan utrustning betingar dock en kostnad för varje terminal enligt avtalet med leverantören. Vid ett fullt införande med c:a 230 licenser krävs en organiserad administration av systemet. Man kan anta att en heltidsresurs krävs på ITenheten för att hantera Rakel. En projektledare behövs under det första året för att hålla i införandeprocessen. En Rakelanslutning till kommunens växel är generellt kostnadsberäknat till c:a kronor. Nytta Nyttan av ökad trygghet och säkerhet är svårdefinierbar i ekonomiska termer. Kostnad Initialt kronor inkluderande takpris på licenser, utrustning och utbildning. Sida 30 av 112

31 För att se om det finns någon effektiviserings- eller rationaliseringspotential inom hemtjänsten eller samhällsbyggnadskontoret krävs en fördjupad verksamhetsanalys kronor i besparing per år för ersatt behov av larmsystem Inbesparing av c:a 140 mobiltelefoner ger kronor per år. Löne- och OH kostnad kronor för två resurser under första året. Växelanslutning kronor Årligt kr för licenser efter grundinvesteringen med dagens prisbild samt en resurs på IT à kronor. Tillkommer svåruppskattade kostnader för ökad administration i samband med tilldelning till entreprenörer. Sida 31 av 112

32 4.6 Sundsvall I bilagorna 1 och 2 redovisas nyttor och kostnader för ett införande enligt den modell som MSB förordar. De olika segment som beskrivs i modellpyramiden är inte styrt att införas konsekutivt från topp till bas, utan kan blandas efter egen önskan. Ett antal exempel introduceras för att ge en nytto/kostnadsbild och belysa effekterna av ett kostnadstak. Exemplen för Sundsvall blir: 1. Endast införande på ledningsplatsen 2. Införande på ledningsplats och utökad krisledning 3. Införande för ensamarbete 4. Införande på ledningsplats, utökad krisledning, ensamarbete, bolag och förvaltningar Endast införande på ledningsplatsen Redan under projektets gång har beslut tagits om att införa Rakel på kommunens ledningsplats. Bestyckningen är en fast monterad terminal och tre handburna terminaler. Den fasta terminalen är installerad i en hållare med spänningsomvandlare och kan förflyttas till annan lokal om det finns behov av detta. De mest bidragande orsakerna till införandet är att det nuvarande analoga radionätet, som befintlig kommunikationsradio på ledningsplatsen använder, släcks ner under 2012 och att det under 2011 finns ett gällande ramavtal tillsammans med räddningstjänstförbunden, som kan utnyttjas för upphandling. Projektet har varit ansvarig för kontakter med MSB och leverantör ev utrustning genom hela processen. En operativ kommunikationsplan, OKP, för Sundsvall har tagits fram och godkänts av MSB. Nyttan av detta införande är minskade skadeverkningar vid en kris där de ordinarie kommunikationsmöjligheterna påverkas. Rakel ger tillgång till säker(dvs. tillgänglig, avlyssningssäker och ej möjlig att förvanska) ledningssamverkan med Polisen, Kriminalvårdsstyrelsen, Kustbevakningen, Länsstyrelsen, Räddningstjänstförbundets räddningscentral, SOS Alarm och andra kommunala ledningsplatser. I vardagen kan en veckovis kontakt etableras för kontroll av handhavande av terminalerna samt om utrustningen fungerar. Det ger också en möjlighet att dela information mellan beredskapshandläggarna i länet. Kostnadsmässigt ersätter Rakelterminalerna de analoga radioapparater som finns vid ledningsplatsen, en initial anskaffningskostnad uppstår dock. En årlig kostnadsökning uppkommer genom att licensen skall förnyas varje år. För att kunna använda Rakelterminalerna vid en kris krävs utbildning. Erfarenheten från Strängnäs är att en fyratimmarsutbildning räcker. Den bör dock omfatta alla som har en krisbefattning i kommunens ledningsplats. Det krävs ingen driftorganisation för detta antal terminaler, Säkerhetschefen ansvarar för terminalerna och räddningstjänstförbundet tar hand om omprogrammering av dessa. Sida 32 av 112

33 Nytta Nyttan är svårdefinierbar i ekonomiska termer. Kostnad Initialt kronor. Årligt kr efter grundinvesteringen med dagens prisbild Införande på ledningsplats och utökad krisledning I detta exempel kompletteras ledningsplatsen med att den kommunala krisstaben utrustas med mobila Rakelterminaler. Antalet terminaler ökas då till totalt 24 stycken. Nyttan av detta införande är minskade skadeverkningar vid en större kris där de ordinarie kommunikationsmöjligheterna påverkas och kommunen går upp i någon form av stabsverksamhet. Det kan också i en förlängning ge snabbare och direktare hantering av plötsligt uppkomna ärenden genom möjligheten till säker samverkan och telefonkonferens inom ledningen. För att vara bekväm med Rakelterminalerna bör någon form av återkommande gemensam uppkoppling ske, t ex genom att utnyttja en gemensam talgrupp för telefonkonferens. Detta kan ge en i vardagslag bättre samordnad ledning av kommunens verksamhet genom ökad samverkan och utbyte inom ledningen samt ökad kännedom om den verksamhet som man ansvarar för. Antalet terminaler har i detta exempel kommit upp i den nivå att en utpekad administration är nödvändig. Dock kan mycket fortfarande hanteras genom stöd av räddningstjänstförbundet. Man kan anta att del av en resurs krävs på t ex IT-enheten för att klara av administrationen med ett tillfört kommunikationssystem men att ansvaret för införandet kan vila på kommunens säkerhetschef. Ytterligare utbildning kommer att behövas med denna utökade användarkrets. I exemplet ersätter inte Rakel något annat kommunikationssystem, förutom det analoga på ledningsplatsen, varför ingen vinst finns att uppnå genom att andra kostnader sparas in. Nytta Nyttan är svårdefinierbar i ekonomiska termer. Kostnad kronor initialt. Årligen kronor efter grundinvesteringen. Sida 33 av 112

34 4.6.3 Införande för ensamarbete I detta exempel utrustas de kommunanställda inom miljökontoret och kultur och fritidsförvaltningen som har ensamarbete och som kan medföra någon form av risk för olycka, hot eller överfall. På Rakelterminalen finns en knapp som vid aktivering kopplar upp ett nödsamtal och larm till i förväg definierad larmmottagare. Detta kan vara en larmcentral, polisens kommunikationscentral eller någon egen resurs inom kommunen, beroende på vilka tjänster som finns att tillgå och kostnaden för dessa. Terminalerna har också en intern funktion för användarsäkerhet, Man_Down-funktionen, som automatiskt sänder larm om användaren upplevs vara i fara. Larmsamtalen kan skickas med automatisk positionering om denna tilläggstjänst till Rakellicensen beställs. De ensamarbetande som definierats som presumtiva Rakelanvändare finns inom miljöinspektionen och fritidsförvaltningen. I ett första skede utrustas dessa miljö med en terminal och fritid med två terminaler. Vid denna fördelning av Rakelterminaler kan det vara till fördel om en administrativt ansvarig funktion inrättas då två olika förvaltningar blir involverade. Förslag på detta är att IT-supporten får ansvar för anskaffning och underhåll av licenser, terminaler och tjänster. Med detta mindre antal terminaler (tre terminaler) krävs troligen ingen utökad resurs inom IT. Möjligen behövs ett tjänsteleverantörsavtal med leverantören av utrustningen. Säkerhetschefen kan ansvara för införandet. I detta exempel ersätts heller inte något annat kommunikationssystem varför ingen vinst finns att uppnå genom insparande av andra kostnader. Dock finns en potentiell vinst att göra genom att förvaltningarna inte investerar i ett externt system för larmning vid ensamarbete. Kostnaden för ett sådant larm kan uppskattas till c:a kronor per år och person. Nytta Nyttan av ökad trygghet och säkerhet är svårdefinierbar i ekonomiska termer kronor i besparing per år för ersatt behov av larmsystem Kostnad Initialt kr Årligt kr efter grundinvesteringen med dagens prisbild Införande på ledningsplats, utökad krisledning, ensamarbete, bolag och förvaltningar, dvs ett så gott som fullt införande i kommunen Ett fullskaleinförande i kommunen kräver en betydligt större administrativ ansträngning än de tidigare exemplen. Om man utgår från kriteriet att Rakel införs i första hand som ett verktyg för att bättre klara kriser, dvs den organisation som tilldelas Rakel skall ha en roll i kommunens krishantering, är Social- och Statsbyggnadsförvaltningarna samt Vatten- och Energibolagen. Sida 34 av 112

35 Socialförvaltningen utrustas med c:a 500 terminaler där hemtjänsten är den största användaren. Samtliga hemtjänstgrupper får en terminal för chef er och för varje medarbetare i hemtjänstgrupperna som arbetar på fältet samtidigt. Vid skiftbyte till annan resurs eller till nattpatrull överlämnas terminalen som en stafettpinne. Detta förutsätter att terminalerna utrustas med extrabatterier eller fordonsladdare. Nyttan av ett Rakelinförande vid hemtjänsten kan vara ökad och säkrare service till brukare genom säker samverkan inom hemtjänsten och möjlighet att informera alla samtidigt och veta var alla befinner sig samt ökad möjlighet att organisera och schemalägga verksamheten. Dessutom elimineras risker knutna till dåligt samband. I Strängnäs framhålls också att kommunikationen blir mer distinkt och lättförståelig då man använder radiosignalering dvs simplexkommunikation, en talar och den andra lyssnar. Vid klar byter man riktning på kommunikationen. För hemtjänsten kan man ta fram en kostnadsvinst genom att endast erbjuda Rakelterminaler till medarbetarna och låta terminalerna ersätta mobiltelefonin. Detta förutsätter att Rakel ansluts till det publika nätet via egen växel eller till annan resurs som tillhandahåller denna tjänst. Denna vinst kan uppskattas till c:a kronor per år och mobiltelefon. Fritt val av hemtjänst enligt LOV kan komma att komplicera förhållandena för Rakeltilldelning och innebära en större administration då entreprenörer själva inte kan ansöka om att få tilldelning av Rakellicenser. Dessa måste ägas och hanteras av kommunen. Skolförvaltningens behov är 130 terminaler. Det innebär att skolledare och skolexpeditioner utrustas tillsammans med att en terminal skall finnas tillgänglig per skola eller förskola. Om syftet för införandet är att integrera skolorna i den kommunala krisledningen kan denna tilldelning räknas in i detta exempel. Det är dock inte motiverat om enda syftet är att ge skolan en trygghet av att kunna kommunicera och larma 112 vid bortfall av publika nätet. Detsamma gäller för trygghetspunkter som äldreboenden och gruppboenden. I detta exempel räknas därför detta införande inte in. Statsbyggnadsförvaltningen utrustas med Rakel för de resurser som arbetar utanför kontorslokalerna, som exempelvis väghållning, parkförvaltning, marksanering och bygglovsinspektioner, för att uppnå en större säkerhet i deras arbetssituation. Nyttan av att införa Rakel kan vara att alla kan lyssna på samma talgrupp och får information samtidigt. Detta kortar väntetider och effektiviserar arbetet. Någon direkt vinst i form av rationaliseringar är däremot svår att uppskatta. MittSverige Vatten utrustas med 95 terminaler för fältarbete. Detta medför att de satellittelefoner som finns i beredskap i händelse av kommunikationsbortfall kan avvecklas. Behovet av mobilt bredband och smartphones kvarstår. Dock kan antagligen ett mindre antal mobiltelefoner avvecklas, uppskattningsvis c:a 25 stycken. Nyttan i övrigt är troligen densamma som för stadsbyggnadsförvaltningen. Sundsvall Energi har nyligen genomfört stora investeringar i ett eget kommunikationssystem. Därigenom finns inga direkta behov att i nuläget utrusta bolaget med Rakel förutom fem terminaler för driftledningen. Bolaget har redan fått tillgång till en Rakelterminal genom utdelning från Sida 35 av 112

36 Svenska Kraftnät för bättre elsamverkan vid en kris. Detta bör ge färre och kortare elavbrott inom kommunens elförsörjning. Licenskostnaden för ett fullt införande stannar vid 220 licenser eller 2,1 miljoner kronor. Över detta tak debiteras ingen kostnad för licenser. Rakelterminaler och annan utrustning betingar dock en kostnad för varje terminal enligt avtalet med leverantören. Vid ett fullt införande med c:a 700 licenser bedöms en införandeprocess med en tidsplan på två år vara rimlig. Det krävs en egen och fullödig administration av systemet från start. Man kan anta att två heltidsresurser krävs på IT-enheten för att hantera Rakel. En projektledare behövs under det första två åren för att hålla i införandeprocessen. En Rakelanslutning till kommunens växel är generellt kostnadsberäknad till c:a kronor. Nytta Nyttan av ökad trygghet och säkerhet är svårdefinierbar i ekonomiska termer. För att se om det finns någon effektiviserings- eller rationaliseringspotential inom hemtjänsten krävs en fördjupad verksamhetsanalys. Inbesparing av 525 mobiltelefoner ger 1,5 miljoner kronor per år. Kostnad Initialt kronor inkluderande takpris på licenser, utrustning och utbildning fördelat på två år. Löne- och OH kostnad kronor per år för tre resurser under de två första åren. Växelanslutning kronor Årligt 2,1 miljoner kronor för licenser efter grundinvesteringen med dagens prisbild samt två resurser på IT à kronor vardera. Tillkommer svåruppskattade kostnader för ökad administration i samband med tilldelning till entreprenörer. Sida 36 av 112

37 4.7 Timrå I bilagorna 1 och 2 redovisas nyttor och kostnader för ett införande enligt den modell som MSB förordar. De olika segment som beskrivs i modellpyramiden är inte styrt att införas konsekutivt från topp till bas, utan kan i viss mån blandas efter egen fördelning. Ett antal exempel introduceras för att ge en nytto/kostnadsbild och belysa effekterna av ett kostnadstak. Exemplen för Timrå blir: 1. Endast införande på ledningsplatsen 2. Införande på ledningsplats och utökad krisledning 3. Införande för ensamarbete 4. Införande på ledningsplats, utökad krisledning, ensamarbete, bolag och förvaltningar Endast införande på ledningsplatsen Redan under projektets gång har beslut tagits om att införa Rakel på kommunens ledningsplats. Bestyckningen är en fast monterad terminal och en mobil. Den fasta terminalen är installerad i en hållare med spänningsomvandlare och kan förflyttas till annan lokal om det finns behov av detta. De mest bidragande orsakerna till införandet är att det nuvarande analoga radionätet, som befintlig kommunikationsradio på ledningsplatsen använder, släcks ner under 2012 och att det under 2011 finns ett gällande ramavtal tillsammans med räddningstjänstförbunden, som kan utnyttjas för upphandling. Projektet har varit ansvarig för kontakter med MSB och leverantör ev utrustning genom hela processen. En operativ kommunikationsplan, OKP, för Timrå har tagits fram och godkänts av MSB. Nyttan av detta införande är minskade skadeverkningar vid en kris där de ordinarie kommunikationsmöjligheterna påverkas. Rakel ger tillgång till säker(dvs. tillgänglig, avlyssningssäker och ej möjlig att förvanska) ledningssamverkan med Polisen, Kriminalvårdsstyrelsen, Kustbevakningen, Länsstyrelsen, Räddningstjänstförbundets räddningscentral, SOS Alarm och andra kommunala ledningsplatser. I vardagen kan en veckovis kontakt etableras för kontroll av handhavande av terminalerna samt om utrustningen fungerar. Det ger också en möjlighet att dela information mellan beredskapshandläggarna i länet. Kostnadsmässigt ersätter Rakelterminalerna de analoga radioapparater som finns vid ledningsplatsen, en initial anskaffningskostnad uppstår dock. En årlig kostnadsökning uppkommer genom att licensen skall förnyas varje år. För att kunna använda Rakelterminalerna vid en kris krävs utbildning. Erfarenheten från Strängnäs är att en fyratimmarsutbildning räcker. Den bör dock omfatta alla som har en krisbefattning i kommunens ledningsplats. Det krävs ingen driftorganisation för detta antal terminaler, beredskapssamordnaren ansvarar för terminalerna och räddningstjänsförbundet tar hand om omprogrammering. Sida 37 av 112

38 Nytta Nyttan är svårdefinierbar i ekonomiska termer. Kostnad Initialt kr Årligt kr efter grundinvesteringen med dagens prisbild Införande på ledningsplats och utökad krisledning I detta exempel kompletteras ledningsplatsen med att den kommunala krisstaben utrustas med mobila Rakelterminaler. Nyttan av detta införande är minskade skadeverkningar vid en större kris där de ordinarie kommunikationsmöjligheterna påverkas och kommunen går upp i någon form av stabsverksamhet. Det kan också i en förlängning ge snabbare och direktare hantering av plötsligt uppkomna ärenden genom möjligheten till säker samverkan och telefonkonferens inom ledningen. För att vara bekväm med Rakelterminalerna bör någon form av återkommande gemensam uppkoppling ske, t ex genom att utnyttja en gemensam talgrupp för telefonkonferens. Detta kan ge en i vardagslag bättre samordnad ledning av kommunens verksamhet genom ökad samverkan och utbyte inom ledningen samt ökad kännedom om den verksamhet som man ansvarar för. Antalet terminaler är fortfarande så lågt, 12 stycken, att en utpekad administration inte är nödvändig utan utrustningen kan fortfarande hanteras genom räddningstjänstförbundet. Ansvaret för införandet kan vila på kommunens beredskapssamordnare. Ytterligare utbildning behövs för denna utökade användarkrets. I detta exempel ersätter inte Rakel något annat kommunikationssystem, förutom det analoga på ledningsplatsen, varför ingen vinst finns att uppnå genom att andra kostnader sparas in. Nytta Nyttan är svårdefinierbar i ekonomiska termer. Kostnad kr initialt Årligen kr efter grundinvesteringen Införande för ensamarbete I detta exempel utrustas de kommunanställda som har ensamarbete som kan medföra någon form av risk för olycka, hot eller överfall. Sida 38 av 112

39 I Rakelterminalen finns en knapp som vid aktivering kopplar upp ett nödsamtal och larm till i förväg definierad larmmottagare. Detta kan vara en larmcentral, polisens kommunikationscentral eller någon egen resurs inom kommunen, beroende på vilka tjänster som finns att tillgå och kostnaden för dessa. Terminalerna har också en intern funktion för användarsäkerhet, Man_Down-funktionen som automatiskt sänder larm om användaren upplevs vara i fara. Larmsamtalen kan skickas med automatisk positionering om denna tilläggstjänst till Rakellicensen beställs. De ensamarbetande som definierats som presumtiva Rakelanvändare finns inom miljöinspektionen som utrustas med två terminaler samt socialsekreterare och fältassistenter vid Socialtjänsten. Vid denna fördelning av Rakelterminaler kan det vara till fördel om en administrativt ansvarig funktion inrättas då flera förvaltningar blir involverade. Förslag på detta är att IT-supporten får ansvar för anskaffning och underhåll av licenser, terminaler och tjänster. Med detta mindre antal terminaler (tre terminaler) krävs troligen ingen utökad resurs inom IT. Möjligen behövs ett tjänsteleverantörsavtal med leverantören av utrustningen. Beredskapssamordnaren kan ansvara för införandet. I detta exempel ersätts heller inte något annat kommunikationssystem varför ingen vinst finns att uppnå genom insparande av andra kostnader. Dock finns en potentiell vinst att göra genom att förvaltningarna inte investerar i ett externt system för larmning vid ensamarbete. Kostnaden för ett sådant larm kan uppskattas till c:a kronor per år och person. Nytta Nyttan av ökad trygghet och säkerhet är svårdefinierbar i ekonomiska termer kronor i besparing per år för ersatt behov av larmsystem Kostnad Initialt kr Årligt kr efter grundinvesteringen med dagens prisbild Införande på ledningsplats, utökad krisledning, ensamarbete, bolag och förvaltningar, dvs ett så gott som fullt införande i kommunen Ett fullskaleinförande i kommunen kräver en betydligt större administrativ ansträngning än de tidigare exemplen. Om man utgår från kriteriet att Rakel införs i första hand som ett verktyg för att bättre klara kriser, dvs den organisation som tilldelas Rakel skall ha en roll i kommunens krishantering, är Socialtjänsten, som består av äldreomsorg, Individ- och Familjeomsorg, Omsorg av funktionshindrade, Psykvård och Äldreboenden, samt Tekniska kontoret kandidater för införande. Socialtjänsten utrustas med c:a 70 terminaler där hemtjänsten är den huvudsakliga användaren. Samtliga hemtjänstgrupper får en terminal per chef och per medarbetare som arbetar på fältet. Vid skiftbyte till annan resurs eller till nattpatrull överlämnas terminalen som en stafettpinne. Detta förutsätter att terminalerna utrustas med extrabatterier eller Sida 39 av 112

40 fordonsladdare. Nyttan av ett Rakelinförande vid hemtjänsten kan vara ökad och säkrare service till brukare genom säker samverkan inom hemtjänsten och möjlighet att informera alla samtidigt och veta var alla befinner sig samt ökad möjlighet att organisera och schemalägga verksamheten. Dessutom elimineras risker knutna till dåligt samband. I Strängnäs framhålls också att kommunikationen blir mer distinkt och lättförståelig då man använder radiosignalering eller simplexkommunikation, dvs en talar och den andra lyssnar. Vid klar byter man riktning på kommunikationen. För hemtjänsten kan man ta fram en kostnadsvinst genom att endast erbjuda Rakelterminaler och låta terminalerna ersätta mobiltelefonin för hemtjänstgrupperna. Detta förutsätter att Rakel ansluts till det publika nätet via egen växel eller till annan resurs som tillhandahåller denna tjänst. Denna vinst kan uppskattas till c:a kronor per år och mobiltelefon. Fritt val av hemtjänst enligt LOV kan komma att komplicera förhållandena för Rakeltilldelning och innebära en större administration då entreprenörer själva inte kan ansöka om att få tilldelning av Rakellicenser. Licenser och utrustning måste ägas och hanteras av kommunen. Skolförvaltningen utrustas med c:a 15 terminaler. Det innebär att skolledare och skolexpeditioner utrustas. Införandet är motiverat för att integrera skolorna i den kommunala krisledningen. Det är dock inte motiverat om enda syftet är att ge skolan en trygghet av att kunna kommunicera och larma 112 vid bortfall av publika nätet. Bedömningen är att det i nuläget inte går att ersätta mobiltelefonerna med Rakelterminaler för dessa tjänstemän. Tekniska kontoret utför väghållningen i kommunen och utrusta med 28 terminaler. Denna tilldelning inkluderar då också de entreprenörer som utför snöröjning. Nyttan av att införa Rakel kan vara att alla kan lyssna på samma talgrupp och får information samtidigt. Detta kortar väntetider och effektiviserar arbetet. Någon direkt vinst i form av rationaliseringar är däremot svår att uppskatta. Vid ett fullt införande med c:a 150 licenser krävs en mycket större administration av systemet. Man kan anta att en heltidsresurs krävs på ITenheten för att hantera Rakel. En projektledare behövs under det första året för att hålla i införandeprocessen. Licenskostnaden för ett fullt införande stannar dock vid 42 licenser eller kronor för Timrå. Över detta tak debiteras ingen kostnad för licenser. Rakelterminaler och annan utrustning betingar dock en kostnad för varje terminal enligt avtalet med leverantören. En Rakelanslutning till kommunens växel är generellt kostnadsberäknad till c:a kronor. Sida 40 av 112

41 Nytta Nyttan av ökad trygghet och säkerhet är svårdefinierbar i ekonomiska termer. För att se om det finns någon effektiviserings- eller rationaliseringspotential inom hemtjänsten krävs en fördjupad verksamhetsanalys kronori besparing per år för ett ersatt behov av larmsystem. Inbesparing av c:a 50 mobiltelefoner ger kronor per år. Kostnad Initialt kronor inkluderande takpris på licenser, utrustning och utbildning. Löne- och OH kostnad kronor för två resurser under första året. Växelanslutning kronor Årligt kr för licenser efter grundinvesteringen med dagens prisbild samt en resurs på IT à kronor. Tillkommer svåruppskattade kostnader för ökad administration i samband med tilldelning till entreprenörer. Sida 41 av 112

42 4.8 Ånge I bilagorna 1 och 2 redovisas nyttor och kostnader för ett införande enligt den modell som MSB förordar. De olika segment som beskrivs i modellpyramiden är inte styrt att införas konsekutivt från topp till bas, utan kan i viss mån blandas efter egen fördelning. Ett antal exempel introduceras för att ge en nytto/kostnadsbild och belysa effekterna av ett kostnadstak. Exemplen för Ånge blir: 1. Endast införande på ledningsplatsen 2. Införande på ledningsplats och utökad krisledning 3. Införande för ensamarbete 4. Införande på ledningsplats, utökad krisledning, ensamarbete, bolag och förvaltningar Endast införande på ledningsplatsen Redan under projektets gång har beslut tagits om att införa Rakel på kommunens ledningsplats. Bestyckningen är två mobila terminaler. De mest bidragande orsakerna till införandet är att det nuvarande analoga radionätet, som befintlig kommunikationsradio på ledningsplatsen använder, släcks ner under 2012 och att det under 2011 finns ett gällande ramavtal tillsammans med räddningstjänstförbunden, som kan utnyttjas för upphandling. Projektet har varit ansvarig för kontakter med MSB och leverantör ev utrustning genom hela processen. En operativ kommunikationsplan, OKP, för Ånge har tagits fram och godkänts av MSB. Nyttan av detta införande är minskade skadeverkningar vid en kris där de ordinarie kommunikationsmöjligheterna påverkas. Rakel ger tillgång till säker(dvs. tillgänglig, avlyssningssäker och ej möjlig att förvanska) ledningssamverkan med Polisen, Kriminalvårdsstyrelsen, Länsstyrelsen, Räddningstjänstförbundets räddningscentral, SOS Alarm och andra kommunala ledningsplatser. I vardagen kan en veckovis kontakt mellan länets beredskapssamordnare etableras för kontroll av handhavande av terminalerna samt om utrustningen fungerar. Det ger också en möjlighet att dela information mellan kommunerna. Kostnadsmässigt ersätter Rakelterminalerna de analoga radioapparater som finns vid ledningsplatsen, en initial anskaffningskostnad uppstår dock. En årlig kostnadsökning uppkommer genom att licensen skall förnyas varje år. För att kunna använda Rakelterminalerna vid en kris krävs utbildning. Erfarenheten från Strängnäs är att en fyratimmarsutbildning räcker. Den bör dock omfatta alla som har en krisbefattning i kommunens ledningsplats. Det krävs ingen driftorganisation för detta antal terminaler, säkerhetschefen ansvarar för terminalerna och räddningstjänstförbundet tar hand om omprogrammering. Sida 42 av 112

43 Nytta Nyttan är svårdefinierbar i ekonomiska termer. Kostnad Initialt kronor Årligt kronor efter grundinvesteringen med dagens prisbild Införande på ledningsplats och utökad krisledning I detta exempel kompletteras ledningsplatsen med att den kommunala krisstaben utrustas med mobila Rakelterminaler. Nyttan av detta införande är minskade skadeverkningar vid en större kris där de ordinarie kommunikationsmöjligheterna påverkas och kommunen går upp i någon form av stabsverksamhet. Det kan också i en förlängning ge snabbare och direktare hantering av plötsligt uppkomna ärenden genom möjligheten till säker samverkan och telefonkonferens inom ledningen. För att vara bekväm med Rakelterminalerna bör någon form av återkommande gemensam uppkoppling ske, t ex genom att utnyttja en gemensam talgrupp för telefonkonferens. Detta kan ge en i vardagslag bättre samordnad ledning av kommunens verksamhet genom ökad samverkan och utbyte inom ledningen samt ökad kännedom om den verksamhet som man ansvarar för. Antalet terminaler är fortfarande så lågt, sex stycken, att en utpekad administration inte är nödvändig utan kan fortfarande hanteras genom räddningstjänstförbundet. Ansvaret för införandet kan vila på säkerhetschefen. Ytterligare utbildning kommer att behövas med denna utökade användarkrets. I detta exempel ersätter inte Rakel något annat kommunikationssystem, förutom det analoga på ledningsplatsen, varför ingen vinst finns att uppnå genom att andra kostnader sparas in. Nytta Nyttan är svårdefinierbar i ekonomiska termer. Kostnad kronor initialt. Årligen kronor efter grundinvesteringen Införande för ensamarbete I detta exempel utrustas de kommunanställda som har ensamarbete som kan medföra någon form av risk för olycka, hot eller överfall. Sida 43 av 112

44 I Rakelterminalen finns en knapp som vid aktivering kopplar upp ett nödsamtal och larm till i förväg definierad larmmottagare. Detta kan vara en larmcentral, polisens kommunikationscentral eller någon egen resurs inom kommunen, beroende på vilka tjänster som finns att tillgå och kostnaden för dessa. Terminalerna har också en intern funktion för användarsäkerhet, Man_Down-funktionen som automatiskt sänder larm om användaren upplevs vara i fara. Larmsamtalen kan skickas med automatisk positionering om denna tilläggstjänst till Rakellicensen beställs. De ensamarbetande som definierats som presumtiva Rakelanvändare finns inom miljöinspektionen och vid bokbussen. I ett första skede utrustas dessa förvaltningar med fyra terminaler. Vid denna fördelning av Rakelterminaler kan det vara till fördel om en administrativt ansvarig funktion inrättas då flera förvaltningar blir involverade. Förslag på detta är att IT-supporten får ansvar för anskaffning och underhåll av licenser, terminaler och tjänster. Med detta mindre antal terminaler (tre terminaler) krävs troligen ingen utökad resurs inom IT. Möjligen behövs ett tjänsteleverantörsavtal med leverantören av utrustningen. Säkerhetschefen kan ansvara för införandet. I detta exempel ersätts heller inte något annat kommunikationssystem än den Westel-terminal med abonnemang som finns på kommunen, varför ingen större vinst finns att uppnå genom insparande av andra kostnader. Dock finns en potentiell vinst att göra genom att förvaltningarna inte investerar i ett externt system för larmning vid ensamarbete. Kostnaden för ett sådant larm kan uppskattas till c:a kronor per år och person. Nytta Nyttan av ökad trygghet och säkerhet är svårdefinierbar i ekonomiska termer kronor i besparing per år för ersatt behov av larmsystem. Kostnad Initialt kronor Årligt kronor efter grundinvesteringen med dagens prisbild kronor i besparing på avvecklat Westelabonnemang Införande på ledningsplats, utökad krisledning, ensamarbete, bolag och förvaltningar, dvs ett så gott som fullt införande i kommunen Ett fullskaleinförande i kommunen kräver en betydligt större administrativ ansträngning än de tidigare exemplen. Om man utgår från kriteriet att Rakel införs i första hand som ett verktyg för att bättre klara kriser, dvs den organisation som tilldelas Rakel skall ha en roll i kommunens krishantering, är Kultur och Fritid, Socialförvaltningen och Tekniska kontoret kandidater för införande. Socialförvaltningen utrustas med c:a 60 terminaler där hemtjänsten är den största användaren. Samtliga hemtjänstgrupper får en terminal per chef Sida 44 av 112

45 och per medarbetare som arbetar på fältet. Vid skiftbyte till annan resurs eller till nattpatrull överlämnas terminalen som en stafettpinne. Detta förutsätter att terminalerna utrustas med extrabatterier eller fordonsladdare. Nyttan av ett Rakelinförande vid hemtjänsten kan vara ökad och säkrare service till brukare genom säker samverkan inom hemtjänsten och möjlighet att informera alla samtidigt och veta var alla befinner sig. Det ger också en ökad möjlighet att organisera och schemalägga verksamheten. Dessutom elimineras risker knutna till dåligt samband. I Strängnäs framhålls också att kommunikationen blir mer distinkt och lättförståelig då man använder radiosignalering eller simplexkommunikation, dvs en talar och den andra lyssnar. Vid klar byter man riktning på kommunikationen. För hemtjänsten kan man i dagsläget inte ta fram någon kostnadsvinst genom att endast erbjuda Rakelterminaler till medarbetarna och avveckla mobiltelefonin för hemtjänstgrupperna. I Ånge utnyttjas mobiltelefonerna för att distribuera arbetsplanering, för login/logout och låshantering. Fullgoda ersättningsprodukter och tjänster finns inte att tillgå i Rakel utan kräver en omfattande egenutveckling av systemstöd. Trots att mobiltelefonin behålls bör Rakel anslutas till det publika nätet via egen växel eller genom annan resurs som tillhandahåller denna tjänst. Detta ger en säkerhet om det publika mobilnätet går ner. Fritt val av hemtjänst enligt LOV kan komma att komplicera förhållandena för Rakeltilldelning och innebära en större administration då entreprenörer själva inte kan ansöka om att få tilldelning av Rakellicenser. Dessa måste ägas och hanteras av kommunen. Skolor, förskolor och äldreboenden kan enligt modellen utrustas med Rakelterminaler för att nå 112-tjänsten. Detta är inte helt enkelt utan måste ske via egenprogrammerad knapp på terminalen och kommunikationen sker via en växelanslutning. Denna anslutning ingår därför inte i detta exempel. Kultur och Fritidsförvaltningen utrustar den personal som arbetar på fältet med park- och väghållning samt vaktmästare, naturvårdare och andra som arbetar med idrottsanläggningar, c:a 12 terminaler. Här förekommer en del ensamarbetsmoment som inte lyfts fram tidigare. Tekniska utrustas med c:a 10 terminaler för väghållning och VA. Här kan möjligen den kommunikationsradio som utnyttjas vid snöröjning ersättas. Ånge Fastighetsbolag, ÅFA, har ett behov av mellan 10 och 20 terminaler för sin personal. I de senaste klargörandena om prissättning som MSB gett ut ingår inte kommunala bolag i avgiftstaket såvida dom inte ingår i kommunens krisorganisation. I detta exempel förutsätts ÅFA ingå i krisorganisationen. Nyttan av att införa Rakel kan vara att alla kan lyssna på samma talgrupp och får information samtidigt. Detta kortar väntetider och effektiviserar arbetet. Någon direkt vinst i form av rationaliseringar är däremot svår att uppskatta. En nyttovinst bör kunna uppnås genom att avveckla mobiltelefonerna hos den utepersonal som inte är beroende av sina mobiltelefoner som dataterminaler. Licenskostnaden för ett fullt införande stannar vid 25 licenser eller kronor. Över detta tak debiteras ingen kostnad för licenser. Rakelterminaler Sida 45 av 112

46 och annan utrustning betingar dock en kostnad för varje terminal enligt avtalet med leverantören. Vid ett fullt införande med c:a 110 licenser krävs en större administration av systemet. Man kan anta att en heltidsresurs krävs på IT-enheten för att hantera Rakel. En projektledare behövs under det första året för att hålla i införandeprocessen. En Rakelanslutning till kommunens växel är generellt kostnadsberäknat till c:a kronor. Nytta Nyttan av ökad trygghet och säkerhet är svårdefinierbar i ekonomiska termer. För att se om det finns någon effektiviserings- eller rationaliseringspotential inom hemtjänsten eller park- och väghållning krävs en fördjupad verksamhetsanalys kronor i besparing per år för ersatt behov av larmsystem. Inbesparing av 35 mobiltelefoner kronor per år kronor i besparing på avvecklat Westelabonnemang Kostnad Initialt kronor inkluderande takpris på licenser, utrustning och utbildning. Löne- och OH kostnad kronor för två resurser under första året. Växelanslutning kronor Årligt kr för licenser efter grundinvesteringen med dagens prisbild samt en resurs på IT à kronor. Tillkommer svåruppskattade kostnader för ökad administration i samband med tilldelning till entreprenörer. Sida 46 av 112

47 5 Förslag till införande De förslag till införande som presenteras nedan är utredarens egen mening. För att komma fram till hur ett eventuellt införande i respektive kommun skall genomföras, såväl till omfattning, tidpunkt när det skall ske och under hur lång period införandet skall pågå, är det upp till kommunen att bereda ärendet i gängse ordning. 5.1 Generellt Samtliga i projektet ingående kommuner har under projektets gång beslutat om att införa Rakel på ledningsplatsen. Kommunerna har utnyttjat den option som finns i det ramavtal som räddningstjänsterna i länet har upphandlat. Anskaffningen av utrustning skiljer sig aningen från varandra, beroende på kommunens storlek och behov, men täcker samma behov. Detta införande ger möjlighet att på ledningsnivå kunna kommunicera och koordinera verksamhet med andra organisationer vid en större händelse eller katastrof. Genom att ledningsplatserna nu bestyckas med Rakel finns möjlighet att prova systemet samt att ta med det som en del i kommande övningar. De kommuner som har för avsikt att genomföra ett större införande än för ledningsplatsen kan erfara problem med upphandlingsförfarande och komplexiteten i processen vid beställning av licenser, programmering av utrustning samt inläggning och öppning i nätet. 5.2 Härnösand Förutom att införa Rakel på ledningsplatsen rekommenderas att införa Rakel i en utökad ledningskrets samt för ensamarbetande. HEMAB elnät har redan långt gående funderingar på en anslutning och bör fortsätta sin interna process i den frågan. För ledningen och de förvaltningar som berörs är det en mindre mängd utrustning och bör kunna hanteras inom ordinarie organisation. Det är dock viktigt att det finns en övergripande koordinering, vilken bör kunna ske genom beredskapssamordnarens försorg. Räddningstjänstförbundet Höga Kusten-Ådalen bör kunna lämna stöd. Ett införande vid HEMAB kan ske helt fristående från den kommunala förvaltningen. HEMAB kommer mest att ha samband inom organisationen och med andra kraftdistributörer. Det är dock viktigt att man tas med i de talgrupper som definieras för ledningen i kommunen. För övrigt införande rekommenderas att avvakta och bevaka utvecklingen inom området. Vilka nya tjänster och produkter annonseras? Hur ser prisbilden ut? Hur utvecklas de egna behoven? Har nya risker uppkommit som kräver säker kommunikation? 5.3 Kramfors Förutom att införa Rakel på ledningsplatsen rekommenderas att införa Rakel i en utökad ledningskrets samt för ensamarbetande. Dessutom rekommenderas ett införande vid flygplatsen. Sida 47 av 112

48 För den kommunala organisationen är det en mindre mängd anslutningar som bör kunna hanteras inom ordinarie organisation och med ett kortare tidsperspektiv. Räddningstjänstförbundet Höga Kusten-Ådalen bör kunna lämna stöd för programmering av apparater och utbildning. Rakel på flygplatsen bör genomföras som en egen aktivitet och planeras utifrån trafikmässigt lämplig tidpunkt, räddningstjänstens möjlighet till assistans och nedsläckningen av det analoga nätet. Det är av vikt att införandet i kommunen koordineras, framförallt för att få gemensamma talgrupper på ledningsnivå. Kommunens beredskapssamordnare kan ansvara för detta. För övrigt införande rekommenderas att avvakta och bevaka utvecklingen inom området. Vilka nya tjänster och produkter annonseras? Hur ser prisbilden ut? Hur utvecklas de egna behoven? Har nya risker uppkommit som kräver säker kommunikation? 5.4 Sollefteå Förutom att införa Rakel på ledningsplatsen rekommenderas att införa Rakel i en utökad ledningskrets samt för ensamarbetande. Detta är en mindre mängd licenser och utrustning som kan hanteras inom ordinarie organisation och med ett kort tidsperspektiv för införande. Räddningstjänstförbundet Höga Kusten-Ådalen bör kunna lämna stöd. För övrigt införande rekommenderas att avvakta och bevaka utvecklingen inom området. Vilka nya tjänster och produkter annonseras? Hur ser prisbilden ut? Hur utvecklas de egna behoven? Har nya risker uppkommit som kräver säker kommunikation? Kommer täckningsbilden att förbättras vid en eventuell utbyggnad? Det är frågor som kan vara aktuella. 5.5 Sundsvall Förutom att införa Rakel på ledningsplatsen rekommenderas att införa Rakel i en utökad ledningskrets samt för ensamarbetande. Sundsvall Energi bör också tillföra Rakel till sin driftcentral. MittSverige Vatten har tidigare tagit ställning till behovet av kommunikation vid en större händelse genom inköp av satellittelefoner och bör överväga att på sikt ersätta dessa med Rakel. För den kommunala förvaltningen är detta är en mindre mängd utrustning som bör kunna hanteras inom ordinarie organisation och med ett kort tidsperspektiv på införandet. Räddningstjänstförbundet Medelpad bör kunna lämna stöd. De kommunala bolagen bör själva ansvara för införandet i respektive organisation utifrån sina prioriteringar och ekonomiska möjligheter. Det är av vikt att det samlade införandet i kommunen koordineras, framförallt för att få gemensamma talgrupper på ledningsnivå. Här kan kommunens säkerhetsorganisation vara samordnande. För övrigt införande rekommenderas att avvakta och bevaka utvecklingen inom området. Vilka nya tjänster och produkter annonseras? Hur ser prisbilden ut? Hur utvecklas de egna behoven? Har nya risker uppkommit som kräver säker kommunikation? Sida 48 av 112

49 5.6 Timrå Förutom att införa Rakel på ledningsplatsen rekommenderas att införa Rakel i en utökad ledningskrets samt för ensamarbetande. Detta är en mindre mängd utrustning som bör kunna hanteras inom ordinarie organisation och med ett kortare tidsperspektiv. Räddningstjänstförbundet Medelpad bör kunna lämna stöd vid införandet. För övrigt införande rekommenderas att avvakta och bevaka utvecklingen inom området. Vilka nya tjänster och produkter annonseras, t ex inom telematik och trygghetslarm? Hur ser prisbilden ut? Hur utvecklas de egna behoven? Har nya risker uppkommit som kräver säker kommunikation? 5.7 Ånge Förutom att införa Rakel på ledningsplatsen rekommenderas att införa Rakel i en utökad ledningskrets samt för ensamarbetande. Detta är en mindre mängd utrustning som bör kunna hanteras inom ordinarie organisation och med ett kortare tidsperspektiv. Räddningstjänstförbundet Medelpad bör kunna lämna stöd. För övrigt införande rekommenderas att avvakta och bevaka utvecklingen inom området. Frågor som kan behöva besvaras är; Vilka nya tjänster och produkter annonseras? Hur ser prisbilden ut? Hur utvecklas de egna behoven? Har nya risker uppkommit som kräver säker kommunikation? Förbättras täckningsbilden inom kommunen vid en kommande utbyggnad? Sida 49 av 112

50 6 Litteratur och referenser Följande litteratur har gett information samt utgjort stöd och inspiration under arbetet: 1. Mattson: Kostnads-nyttoanalys för nybörjare; ISBN: Dahlgren/Lundgren/Stigberg: PENG-modellen; ISBN: Nilsson, MSB: Samverkan- för säkerhets skull; ISBN: MSB dokument: Nationella riktlinjer för samverkan i Rakel ver 2.0; Dnr MSB dokument: Nationell strategi för Rakel; Dnr Uppdragsplan, Projekt samordningsforum Rakel, Arbetsgrupp Lokal, Utgåva P1.0,5 Sida 50 av 112

51 Negativa nyttor Direkta resultat-påverkande nyttor Indirekta resultatpåverkande nyttor Svår-värderade nyttor Bilaga 1: Nyttor Härnösand Krisledning Krisstab Beredskap/ jour Trygghetspunkter Förvaltningar och bolag Ensamarbete Ett större gemensamt nätverk att rådgöra med vid kris. Eliminering av risker knutna till dåligt samband. Bättre samordnad ledning av kommunens verksamhet genom ökad samverkan och utbyte inom ledningen samt ökad kännedom om varandra som personer och den verksamhet som man ansvarar för. Eliminering av risker knutna till dåligt samband. Ökad trygghet för slutkunden. Ökad möjlighet till rörlighet för jourpersonal. Eliminering av risker knutna till dåligt eller bristande samband. Ökad trygghet för boende och personal. Eliminering av risker knutna till dåligt samband. Ökad möjlighet att organisera och schemalägga verksamhet. Eliminering av risker knutna till dåligt samband. Ökad möjlighet att organisera och schemalägga verksamhet då dubbelbemanning kan minimeras. Eliminering av risker knutna till dåligt samband. Direktare och korrektare allmän ledningssamverkan med Polisen, Kriminalvårdsstyrelsen, Kustbevakningen, Länsstyrelsen, Räddningstjänstförbundets RC, SOS Alarm, andra kommuner. Veckokontakt kan etableras för kontroll och information mellan beredskapshandläggarna i länet. Snabbare och direktare hantering av plötsligt uppkomna ärenden genom möjlighet till säker samverkan och telefonkonferens inom ledningen. Snabbare och direktare hantering av plötsligt uppkomna ärenden genom möjlighet till säker samverkan och telefonkonferens med beredskaps- och jourpersonal. Snabbare och direktare hantering av plötsligt uppkomna ärenden genom möjlighet till säker samverkan och telefonkonferens med chef. Snabbare och direktare problemlösning genom spontan vardagssamverkan inom linjearbetet (HEMAB) och med andra aktörer. Direktare och exaktare information genom radiosignalering Snabbare och direktare hantering av plötsligt uppkomna ärenden genom möjlighet till säker samverkan och telefonkonferens med ledningen. Minskade skadeverkningar vid en kris där de ordinarie kommunikationsmöjligheterna påverkas genom tillgång till säker(dvs. tillgänglig, avlyssningssäker och ej möjlig att förvanska) ledningssamverkan med Polisen, Kriminalvårdsstyrelsen, Kustbevakningen, Länsstyrelsen, Räddningstjänstförbundets RC, SOS Alarm, andra kommunala LP. (Väno LednSam, Väno Ledn Omr, Väno KÖS1-5) Minskade skadeverkningar vid en kris där de ordinarie kommunikationsmöjligheterna påverkas genom tillgång till säker ledningssamverkan inom kommunens krisledning och utökade möjligheter till samverkan med externa aktörer. (Väno LednOmr, Väno KÖS1-5,). Snabbare och säkrare insats vid larmning och inkallning genom tillgång till säker kommunikationsmöjlighet i de fall de ordinarie kommunikationsmöjligheterna påverkats. Snabbare och säkrare agerande vid kris genom tillgång till säker kommunikationsmöjlighet med krisledningen. Ökad driftsäkerhet för elabonnenter genom färre och kortare elavbrott åstadkommen med säker samverkan inom kommunens elförsörjning (HEMAB) och med andra eldistributörer. Ökad och säkrare service till brukare genom säker samverkan inom hemtjänsten och möjlighet att informera alla samtidigt och veta var alla befinner sig. Snabbare information till alla vid t ex snöröjning Ökad trygghet för ensamarbetande genom säker och passiv kommunikation med larmcentral eller annan förutbestämd mottagare. Ersätter de analoga radioapparater som finns vid ledningsplatsen. Kostnadsökning genom att licensen skall förnyas varje år. Kostnadsökning genom anskaffning, utbildning och underhåll av ytterligare ett kommunikationssystem för ledningen förutom mobiltelefon. Kostnadsökning genom anskaffning, utbildning och underhåll av ytterligare ett kommunikationssystem förutom mobiltelefon. Mätning av inomhustäckning och komplettering där täckning inte finns. Kostnadsökningar genom anskaffning, utbildning och underhåll av ett tillkommande kommunikationssystem. Kostnadsökningar genom anskaffning, utbildning och underhåll av ytterligare ett kommunikationssystem till dess att Rakel helt kan ersätta mobilkommunikationen och de funktioner och tjänster som terminalerna bär. Kostnadsökningar genom anskaffning, utbildning och underhåll av ytterligare ett kommunikationssystem i de fall där ett dedicerat trygghetssystem inte kan ersättas. Administrativ förstärkning genom den begränsade möjligheten till förutsägbarhet som LOV innebär.

52 Negativa nyttor Direkta resultat-påverkande nyttor Indirekta resultatpåverkande nyttor Svår-värderade nyttor Slutrapport av projektet Inför Rakel Ver 1.0 Kramfors Krisledning Krisstab Beredskap/ jour Trygghetspunkter Förvaltningar och bolag Ensamarbete Nyttan av utökad samverkan genom att man får ett större gemensamt nätverk. Eliminering av risker knutna till dåligt samband. Bättre samordnad ledning av kommunens verksamhet genom ökad samverkan och utbyte inom ledningen samt ökad kännedom om varandra som personer och den verksamhet som man ansvarar för. Eliminering av risker knutna till dåligt samband. Ökad trygghet för slutkunden. Ökad möjlighet till rörlighet för jourpersonal. Eliminering av risker knutna till dåligt samband. Ökad trygghet för boende och personal. Eliminering av risker knutna till dåligt samband. Ökad möjlighet att organisera och schemalägga verksamhet. Eliminering av risker knutna till dåligt samband. Ökad möjlighet att organisera och schemalägga verksamhet då dubbelbemanning kan minimeras. Eliminering av risker knutna till dåligt samband. Nyttan av spontan säker ledningssamverkan med Polisen, Kriminalvårdsstyrelsen, Kustbevakningen, Länsstyrelsen, Räddningstjänstförbundets RC, SOS Alarm, andra kommunala LP. Snabbare och direktare hantering av plötsligt uppkomna ärenden genom möjlighet till säker samverkan och telefonkonferens inom ledningen. Snabbare och direktare hantering av plötsligt uppkomna ärenden genom möjlighet till säker samverkan och telefonkonferens med beredskaps- och jourpersonal. Snabbare och direktare hantering av plötsligt uppkomna ärenden genom möjlighet till säker samverkan och telefonkonferens med ledningen. Utökad möjlighet till gemensamma övningar med flygplatsens personal och räddningstjänsten. Snabbare och direktare hantering av plötsligt uppkomna ärenden genom möjlighet till säker samverkan och telefonkonferens med ledningen. Minskade skadeverkningar vid en kris där de ordinarie kommunikationsmöjligheterna påverkas genom tillgång till säker(dvs. tillgänglig, avlyssningssäker och ej möjlig att förvanska) ledningssamverkan med Polisen, Kriminalvårdsstyrelsen, Kustbevakningen, Länsstyrelsen, Räddningstjänstförbundets RC, SOS Alarm, andra kommunala LP. (Väno LednSam, Väno Ledn Omr, Väno KÖS1-5) Minskade skadeverkningar vid en kris där de ordinarie kommunikationsmöjligheterna påverkas genom tillgång till säker ledningssamverkan inom kommunens krisledning och utökade möjligheter till samverkan med externa aktörer. (Väno LednOmr, Väno KÖS1-5,). Snabbare och säkrare insats vid larmning och inkallning genom tillgång till säker kommunikationsmöjlighet i de fall de ordinarie kommunikationsmöjligheterna påverkats. (Väno?) Snabbare och säkrare agerande vid kris genom tillgång till säker kommunikationsmöjlighet med kommunledningen. Ökad och säkrare service till brukare genom säker samverkan inom hemtjänsten och möjlighet att informera alla samtidigt och veta var alla befinner sig. Robustare och tåligare kommunikationsutrustning för VA och väghållning. Snabbare information till alla. Säkrare och bättre kommunikation vid flygplatsen vid samverkan med räddningstjänst och polis. Ökad trygghet för ensamarbetande genom säker och passiv kommunikation med larmcentral eller annan förutbestämd mottagare. Ersätter de analoga radioapparater som finns vid ledningsplatsen. Viss kostnadsökning genom att licensen skall förnyas varje år. Kostnadsökningar genom anskaffning, utbildning och underhåll av ytterligare ett kommunikationssystem för ledningen. Kostnadsökningar genom anskaffning, utbildning och underhåll av ytterligare ett kommunikationssystem i de fall där ett dedicerat larmningssystem inte kan ersättas. Kostnadsökningar genom anskaffning, utbildning och underhåll av ytterligare ett kommunikationssystem. Kostnadsökningar genom anskaffning, utbildning och underhåll av ytterligare ett kommunikationssystem till dess att Rakel helt kan ersätta mobilkommunikationen och de funktioner och tjänster som terminalerna bär. Kostnadsökningar genom anskaffning, utbildning och underhåll av ytterligare ett kommunikationssystem i de fall där ett dedicerat trygghetssystem inte kan ersättas. Administrativ förstärkning genom den begränsade möjligheten till förutsägbarhet som LOV innebär. 52

53 Negativa nyttor Direkta resultat-påverkande nyttor Indirekta resultatpåverkande nyttor Svår-värderade nyttor Slutrapport av projektet Inför Rakel Ver 1.0 Sollefteå Krisledning Krisstab Beredskap/ Trygghetspunkter Förvaltningar och bolag Ensamarbete jour Nyttan av utökad samverkan genom att man får ett större gemensamt nätverk. Eliminering av risker knutna till dåligt samband. Bättre samordnad ledning av kommunens verksamhet genom ökad samverkan och utbyte inom ledningen samt ökad kännedom om varandra som personer och den verksamhet som man ansvarar för. Eliminering av risker knutna till dåligt samband. Ökad trygghet för slutkunden. Ökad möjlighet till rörlighet för jourpersonal. Eliminering av risker knutna till dåligt samband. Ökad trygghet för boende och personal. Eliminering av risker knutna till dåligt samband. Ökad möjlighet att organisera och schemalägga verksamhet. Eliminering av risker knutna till dåligt samband. Ökad möjlighet att organisera och schemalägga verksamhet då dubbelbemanning kan minimeras. Eliminering av risker knutna till dåligt samband. Nyttan av spontan säker ledningssamverkan med Polisen, Kriminalvårdsstyrelsen, Kustbevakningen, Länsstyrelsen, Räddningstjänstförbundets RC, SOS Alarm, andra kommunala LP. Snabbare och direktare hantering av plötsligt uppkomna ärenden genom möjlighet till säker samverkan och telefonkonferens inom ledningen. Snabbare och direktare hantering av plötsligt uppkomna ärenden genom möjlighet till säker samverkan och telefonkonferens med beredskaps- och jourpersonal. Snabbare och direktare hantering av plötsligt uppkomna ärenden genom möjlighet till säker samverkan och telefonkonferens med ledningen. Snabbare och direktare hantering av plötsligt uppkomna ärenden genom möjlighet till säker samverkan och telefonkonferens med ledningen. Minskade skadeverkningar vid en kris där de ordinarie kommunikationsmöjligheterna påverkas genom tillgång till säker(dvs. tillgänglig, avlyssningssäker och ej möjlig att förvanska) ledningssamverkan med Polisen, Kriminalvårdsstyrelsen, Kustbevakningen, Länsstyrelsen, Räddningstjänstförbundets RC, SOS Alarm, andra kommunala LP. (Väno LednSam, Väno Ledn Omr, Väno KÖS1-5) Minskade skadeverkningar vid en kris där de ordinarie kommunikationsmöjligheterna påverkas genom tillgång till säker ledningssamverkan inom kommunens krisledning och utökade möjligheter till samverkan med externa aktörer. (Väno LednOmr, Väno KÖS1-5,). Snabbare och säkrare insats vid larmning och inkallning genom tillgång till säker kommunikationsmöjlighet i de fall de ordinarie kommunikationsmöjligheterna påverkats. (Väno?) Snabbare och säkrare agerande vid kris genom tillgång till säker kommunikationsmöjlighet med kommunledningen. Ökad och säkrare service till brukare genom säker samverkan inom hemtjänsten och möjlighet att informera alla samtidigt och veta var alla befinner sig. Korrektare information genom radiosignalering. Samma information till alla vid väghållning och VA kortar väntetider och effektiviserar arbetet. Ökad trygghet för ensamarbetande genom säker och passiv kommunikation med larmcentral eller annan förutbestämd mottagare. Ersätter de analoga radioapparater som finns vid ledningsplatsen. Viss kostnadsökning genom att licensen skall förnyas varje år. Kostnadsökningar genom anskaffning, utbildning och underhåll av ytterligare ett kommunikationssystem för ledningen. Kostnadsökningar genom anskaffning, utbildning och underhåll av ytterligare ett kommunikationssystem i de fall där ett dedicerat larmningssystem inte kan ersättas. Kostnadsökningar genom anskaffning, utbildning och underhåll av ytterligare ett kommunikationssystem. Kostnadsökningar genom anskaffning, utbildning och underhåll av ytterligare ett kommunikationssystem till dess att Rakel helt kan ersätta mobilkommunikationen och de funktioner och tjänster som terminalerna bär. Kostnadsökningar genom anskaffning, utbildning och underhåll av ytterligare ett kommunikationssystem i de fall där ett dedicerat trygghetssystem inte kan ersättas. Administrativ förstärkning genom den begränsade möjligheten till förutsägbarhet som LOV innebär. 53

54 Negativa nyttor Direkta resultat-påverkande nyttor Indirekta resultatpåverkande nyttor Svår-värderade nyttor Slutrapport av projektet Inför Rakel Ver 1.0 Sundsvall Krisledning Krisstab Beredskap/ Trygghetspunkter Förvaltningar och bolag Ensamarbete jour Nyttan av utökad samverkan genom att man får ett större gemensamt nätverk. Eliminering av risker knutna till dåligt samband. Bättre samordnad ledning av kommunens verksamhet genom ökad samverkan och utbyte inom ledningen samt ökad kännedom om varandra som personer och den verksamhet som man ansvarar för. Eliminering av risker knutna till dåligt samband. Ökad trygghet för slutkunden. Ökad möjlighet till rörlighet för jourpersonal. Eliminering av risker knutna till dåligt samband. Ökad trygghet för boende och personal. Eliminering av risker knutna till dåligt samband. Ökad möjlighet att organisera och schemalägga verksamhet. Eliminering av risker knutna till dåligt samband. Ökad möjlighet att organisera och schemalägga verksamhet då dubbelbemanning kan minimeras. Eliminering av risker knutna till dåligt samband. Nyttan av spontan säker ledningssamverkan med Polisen, Kriminalvårdsstyrelsen, Kustbevakningen, Länsstyrelsen, Räddningstjänstförbundets RC, SOS Alarm, andra kommunala LP. Snabbare och direktare hantering av plötsligt uppkomna ärenden genom möjlighet till säker samverkan och telefonkonferens inom ledningen. Snabbare och direktare hantering av plötsligt uppkomna ärenden genom möjlighet till säker samverkan och telefonkonferens med beredskaps- och jourpersonal. Snabbare och direktare hantering av plötsligt uppkomna ärenden genom möjlighet till säker samverkan och telefonkonferens med ledningen. Avveckling av satellittelefoner vid MIttSverige Vatten. Snabbare och direktare hantering av plötsligt uppkomna ärenden genom möjlighet till säker samverkan och telefonkonferens med ledningen. Minskade skadeverkningar vid en kris där de ordinarie kommunikationsmöjligheterna påverkas genom tillgång till säker(dvs. tillgänglig, avlyssningssäker och ej möjlig att förvanska) ledningssamverkan med Polisen, Kriminalvårdsstyrelsen, Kustbevakningen, Länsstyrelsen, Räddningstjänstförbundets RC, SOS Alarm, andra kommunala LP. (Väno LednSam, Väno Ledn Omr, Väno KÖS1-5) Minskade skadeverkningar vid en kris där de ordinarie kommunikationsmöjligheterna påverkas genom tillgång till säker ledningssamverkan inom kommunens krisledning och utökade möjligheter till samverkan med externa aktörer. (Väno LednOmr, Väno KÖS1-5,). Snabbare och säkrare insats vid larmning och inkallning genom tillgång till säker kommunikationsmöjlighet i de fall de ordinarie kommunikationsmöjligheterna påverkats. (Väno?) Snabbare och säkrare agerande vid kris genom tillgång till säker kommunikationsmöjlighet med kommunledningen. Ökad och säkrare service till brukare genom säker samverkan inom hemtjänsten och möjlighet att veta var alla befinner sig. Nyttan av att alla kan lyssna på samma talgrupp och få information samtidigt. Detta kortar väntetider och effektiviserar arbetet. Ökad trygghet för ensamarbetande genom säker och passiv kommunikation med larmcentral eller annan förutbestämd mottagare. Ersätter de analoga radioapparater som finns vid ledningsplatsen. Viss kostnadsökning genom att licensen skall förnyas varje år. Kostnadsökningar genom anskaffning, utbildning och underhåll av ytterligare ett kommunikationssystem för ledningen. Kostnadsökningar genom anskaffning, utbildning och underhåll av ytterligare ett kommunikationssystem i de fall där ett dedicerat larmningssystem inte kan ersättas. Kostnadsökningar genom anskaffning, utbildning och underhåll av ytterligare ett kommunikationssystem. Kostnadsökningar genom anskaffning, utbildning och underhåll av ytterligare ett kommunikationssystem till dess att Rakel helt kan ersätta mobilkommunikationen och de funktioner och tjänster som terminalerna bär. Kostnadsökningar genom anskaffning, utbildning och underhåll av ytterligare ett kommunikationssystem i de fall där ett dedicerat trygghetssystem inte kan ersättas. Administrativ förstärkning genom den begränsade möjligheten till förutsägbarhet som LOV innebär. 54

55 Negativa nyttor Direkta resultat-påverkande nyttor Indirekta resultatpåverkande nyttor Svår-värderade nyttor Slutrapport av projektet Inför Rakel Ver 1.0 Timrå Krisledning Krisstab Beredskap/ Trygghetspunkter Förvaltningar och bolag Ensamarbete jour Nyttan av utökad samverkan genom att man får ett större gemensamt nätverk. Eliminering av risker knutna till dåligt samband. Bättre samordnad ledning av kommunens verksamhet genom ökad samverkan och utbyte inom ledningen samt ökad kännedom om varandra som personer och den verksamhet som man ansvarar för. Eliminering av risker knutna till dåligt samband. Ökad trygghet för slutkunden. Ökad möjlighet till rörlighet för jourpersonal. Eliminering av risker knutna till dåligt samband. Ökad trygghet för boende och personal. Eliminering av risker knutna till dåligt samband. Ökad möjlighet att organisera och schemalägga verksamhet. Eliminering av risker knutna till dåligt samband. Ökad möjlighet att organisera och schemalägga verksamhet då dubbelbemanning kan minimeras. Eliminering av risker knutna till dåligt samband. Nyttan av spontan säker ledningssamverkan med Polisen, Kriminalvårdsstyrelsen, Kustbevakningen, Länsstyrelsen, Räddningstjänstförbundets RC, SOS Alarm, andra kommunala LP. Snabbare och direktare hantering av plötsligt uppkomna ärenden genom möjlighet till säker samverkan och telefonkonferens inom ledningen. Snabbare och direktare hantering av plötsligt uppkomna ärenden genom möjlighet till säker samverkan och telefonkonferens med beredskaps- och jourpersonal. Snabbare och direktare hantering av plötsligt uppkomna ärenden genom möjlighet till säker samverkan och telefonkonferens med ledningen. Snabbare och direktare hantering av plötsligt uppkomna ärenden genom möjlighet till säker samverkan och telefonkonferens med ledningen. Minskade skadeverkningar vid en kris där de ordinarie kommunikationsmöjligheterna påverkas genom tillgång till säker(dvs. tillgänglig, avlyssningssäker och ej möjlig att förvanska) ledningssamverkan med Polisen, Kriminalvårdsstyrelsen, Kustbevakningen, Länsstyrelsen, Räddningstjänstförbundets RC, SOS Alarm, andra kommunala LP. (Väno LednSam, Väno Ledn Omr, Väno KÖS1-5) Minskade skadeverkningar vid en kris där de ordinarie kommunikationsmöjligheterna påverkas genom tillgång till säker ledningssamverkan inom kommunens krisledning och utökade möjligheter till samverkan med externa aktörer. (Väno LednOmr, Väno KÖS1-5,). Snabbare och säkrare insats vid larmning och inkallning genom tillgång till säker kommunikationsmöjlighet i de fall de ordinarie kommunikationsmöjligheterna påverkats. (Väno?) Snabbare och säkrare agerande vid kris genom tillgång till säker kommunikationsmöjlighet med kommunledningen. Ökad och säkrare service till brukare genom säker samverkan inom hemtjänsten och möjlighet att veta var alla befinner sig. Ökad trygghet för ensamarbetande genom säker och passiv kommunikation med larmcentral eller annan förutbestämd mottagare. Ersätter de analoga radioapparater som finns vid ledningsplatsen. Viss kostnadsökning genom att licensen skall förnyas varje år. Kostnadsökningar genom anskaffning, utbildning och underhåll av ytterligare ett kommunikationssystem för ledningen. Kostnadsökningar genom anskaffning, utbildning och underhåll av ytterligare ett kommunikationssystem i de fall där ett dedicerat larmningssystem inte kan ersättas. Kostnadsökningar genom anskaffning, utbildning och underhåll av ytterligare ett kommunikationssystem. Kostnadsökningar genom anskaffning, utbildning och underhåll av ytterligare ett kommunikationssystem till dess att Rakel helt kan ersätta mobilkommunikationen och de funktioner och tjänster som terminalerna bär. Kostnadsökningar genom anskaffning, utbildning och underhåll av ytterligare ett kommunikationssystem i de fall där ett dedicerat trygghetssystem inte kan ersättas. Administrativ förstärkning genom den begränsade möjligheten till förutsägbarhet som LOV innebär. 55

56 Negativa nyttor Direkta resultat-påverkande nyttor Indirekta resultatpåverkande nyttor Svår-värderade nyttor Slutrapport av projektet Inför Rakel Ver 1.0 Ånge Krisledning Krisstab Beredskap/ Trygghetspunkter Förvaltningar och bolag Ensamarbete jour Nyttan av utökad samverkan genom att man får ett större gemensamt nätverk. Eliminering av risker knutna till dåligt samband. Bättre samordnad ledning av kommunens verksamhet genom ökad samverkan och utbyte inom ledningen samt ökad kännedom om varandra som personer och den verksamhet som man ansvarar för. Eliminering av risker knutna till dåligt samband. Ökad trygghet för slutkunden. Ökad möjlighet till rörlighet för jourpersonal. Eliminering av risker knutna till dåligt samband. Ökad trygghet för boende och personal. Eliminering av risker knutna till dåligt samband. Ökad möjlighet att organisera och schemalägga verksamhet. Eliminering av risker knutna till dåligt samband. Ökad möjlighet att organisera och schemalägga verksamhet då dubbelbemanning kan minimeras. Eliminering av risker knutna till dåligt samband. Nyttan av spontan säker ledningssamverkan med Polisen, Kriminalvårdsstyrelsen, Kustbevakningen, Länsstyrelsen, Räddningstjänstförbundets RC, SOS Alarm, andra kommunala LP. Snabbare och direktare hantering av plötsligt uppkomna ärenden genom möjlighet till säker samverkan och telefonkonferens inom ledningen. Snabbare och direktare hantering av plötsligt uppkomna ärenden genom möjlighet till säker samverkan och telefonkonferens med beredskaps- och jourpersonal. Snabbare och direktare hantering av plötsligt uppkomna ärenden genom möjlighet till säker samverkan och telefonkonferens med ledningen. Snabbare och direktare hantering av plötsligt uppkomna ärenden genom möjlighet till säker samverkan och telefonkonferens med ledningen. Minskade skadeverkningar vid en kris där de ordinarie kommunikationsmöjligheterna påverkas genom tillgång till säker(dvs. tillgänglig, avlyssningssäker och ej möjlig att förvanska) ledningssamverkan med Polisen, Kriminalvårdsstyrelsen, Kustbevakningen, Länsstyrelsen, Räddningstjänstförbundets RC, SOS Alarm, andra kommunala LP. (Väno LednSam, Väno Ledn Omr, Väno KÖS1-5) Minskade skadeverkningar vid en kris där de ordinarie kommunikationsmöjligheterna påverkas genom tillgång till säker ledningssamverkan inom kommunens krisledning och utökade möjligheter till samverkan med externa aktörer. (Väno LednOmr, Väno KÖS1-5,). Snabbare och säkrare insats vid larmning och inkallning genom tillgång till säker kommunikationsmöjlighet i de fall de ordinarie kommunikationsmöjligheterna påverkats. (Väno?) Snabbare och säkrare agerande vid kris genom tillgång till säker kommunikationsmöjlighet med kommunledningen. Ökad och säkrare service till brukare genom säker samverkan inom hemtjänsten och möjlighet att veta var alla befinner sig. Ökad trygghet för ensamarbetande genom säker och passiv kommunikation med larmcentral eller annan förutbestämd mottagare. Ersätter de analoga radioapparater som finns vid ledningsplatsen. Viss kostnadsökning genom att licensen skall förnyas varje år. Kostnadsökningar genom anskaffning, utbildning och underhåll av ytterligare ett kommunikationssystem för ledningen. Kostnadsökningar genom anskaffning, utbildning och underhåll av ytterligare ett kommunikationssystem i de fall där ett dedicerat larmningssystem inte kan ersättas. Kostnadsökningar genom anskaffning, utbildning och underhåll av ytterligare ett kommunikationssystem. Kostnadsökningar genom anskaffning, utbildning och underhåll av ytterligare ett kommunikationssystem till dess att Rakel helt kan ersätta mobilkommunikationen och de funktioner och tjänster som terminalerna bär. Administrativ förstärkning genom den begränsade möjligheten till förutsägbarhet som LOV innebär. Kostnadsökningar genom anskaffning, utbildning och underhåll av ytterligare ett kommunikationssystem i de fall där ett dedicerat trygghetssystem inte kan ersättas. 56

57 Bilaga 2: Kostnader Härnösand Införandesegment Abonnemang Kostnad Utrustning Kostnad Utbildning Kostnad Summa Takpris HEMAB ingår ej Krisledning fast + 1 hand personer i 4 tim kr 2011 Krisstab (KSF) licenser Navet kr 2012 Beredskap/jour licenser Licenskostnad Trygghetspunkter Ledning Omsorg, äldrebo kr 2011 Förskolor kr 2012 Skolor Förvaltningar Intern arbetskostnad Socialförvaltningen Skolförvaltningen kr Samhällsförvaltningen Arbetslivsförvaltningen SVEVIA Bolag 25 hand +13 dubbelställ personer i 4 tim HEMAB Utrustning Handburen 5178 Ensamarbetande Laddare 624 Miljö Fordon 7780 Fritid Socialjour

58 Kramfors Införandesegment Abonnemang Kostnad Utrustning Kostnad Utbildning Kostnad Summa Takpris Flygplatsbolaget ingår ej 8 personer i kr Krisledning fast + 1 hand tim Krisstab licenser Beredskap/jour kr Krambo licenser 2012? Trygghetspunkter IOF, Funktstöd, Äldre Licenskostnad Förskolor Skolor kr 2011 Förvaltningar kr 2012 Bolag Tekniska hand 20 egna + 12 entreprenörer i tim Hemtjänst hand anst i 4 tim Intern arbetskostnad Flygplatsen fast + 9 hand personer i 4 tim Utrustning Ensamarbetande Handburen 5178 Miljö Laddare 624 Fritid Fordon 7780 Socialjour kr 58

59 Sollefteå Införandesegment Abonnemang Kostnad Utrustning Kostnad Utbildning Kostnad Summa Takpris Krisledning fast + 1 hand personer i 4 tim kr 2011 Krisstab kr licenser Beredskap/jour kr 2012 Solatum licenser Trygghetspunkter Licenskostnad Skola Förskola kr 2011 IOF kr 2012 Förvaltningar Hemtjänst handburna 000 +laddare pers i 4 tim Handburna Samhällsbyggnad laddare pers i 4 tim Intern arbetskostnad Bolag? 350 kr Utrustning Ensamarbetande Handburen 5178 Miljö Laddare 624 Fritid Fordon

60 Sundsvall Införandesegment Abonnemang Kostnad Utrustning Kostnad Utbildning Kostnad Summa Takpris Kommunala bolag ingår ej Krisledning fast +3 hand + halv kostnad för tillkommande utrustning personer i 4 tim kr 2011 Krisstab licenser Beredskap/jour kr licenser Trygghetspunkter Licenskostnad Äldreboenden Förskolor kr 2011 Skolor kr 2012 Gruppboenden Förvaltningar Social pers Statsbyggnad Intern arbetskostnad Bolag Vatten Energi kr Utrustning Ensamarbetande Handburen 5178 Miljö Laddare 624 Fritid Fordon

61 Timrå Införandesegment Abonnemang Kostnad Utrustning Kostnad Utbildning Kostnad Summa Takpris Krisledning fast + 1 hand personer i 4 tim kr 2011 Krisstab handburna peroner licenser Beredskap/jour kr 2012 Timråbo hand pers licenser Trygghetspunkter Licenskostnad Äldre och gruppboenden kr 2011 Skolor kr 2012 Förskolor Förvaltningar Teknik hand 30 personer i tim Intern arbetskostnad 50 personer i 4 Socialtjänst handburna tim Barn o Ungdom Handburna prs i 4 tim Bolag 350 kr? Utrustning Ensamarbetande Handburen 5178 Miljö Laddare 624 Socialsekreterare Fordon 7780 Fältassistenter

62 Ånge Införandesegment Abonnemang Kostnad Utrustning Kostnad Utbildning Kostnad Summa Takpris Krisledning hand personer i 4 tim kr 2011 Krisstab hand pers i 4 tim licenser Beredskap/jour kr 2012 IT hand tim licenser entreprenör ÅFA handb tim Trygghetspunkter Licenskostnad Förskola Skola kr 2011 Äldreboende o särskilt boende kr 2012 Förvaltningar Kultur och fritid handb pers i 4 tim Social handb pers i 4 tim Intern arbetskostnad Tekniska handb pers i 4 tim Bolag 350 kr ÅFA handb pers i 4 tim Ensamarbetande Miljö handburna Utrustning Bokbuss Handburen 5178 Laddare 624 Fordon

63 Bilaga 3: Nuläget Noteringar från möte med Arbetslivsförvaltningen i Härnösand 14/4 Deltagare var Mats Gradin. 1. Hur arbetar man vid förvaltningarna normalt? Verksamheten består av Vuxenutbildning och Arbetsmarknadsenheten. Det mesta av verksamheten försiggår i kontorslokaler men arbetsträning sker på platser utanför egna lokaler. Det finns resursgrupper som arbetar med skogsarbete och slyröjning i t ex skidspår och kanotleder. Bilvård och tvätt ingår också i uppgifterna. 2. Vilka kommunicerar verksamheten med? Uppåt i organisationen, med kolleger, med andra i kommunen, med andra i andra organisationer/myndigheter? Vid normal verksamhet sker kommunikation inom den egna förvaltningen. All kommunikation utanför kontoret sker med mobiltelefon. Behovet styr tilldelning och typ av mobiltelefon, t ex smartphone. Distanslärare utnyttjar Skype för kommunikation. Verksamhetschefen har laptop med mobilt bredband. Telia refillkort utnyttjas för temporära behov. 3. Hur fungerar denna kommunikation? Täckning, tillgänglighet, andra svårigheter? Nya mobilabonnemang i Ventelos utbud utnyttjar 3:s nät. Detta har bristfällig täckning utanför centralortens centrum och därför förses resursgrupperna med äldre abonnemang som utnyttjar Telias nät. 4. Har ni andra kommunikationshjälpmedel, t ex larm, positionering, kvittenser, arbetsorder? Generellt kan sägas att samtliga inom kommunen erbjuds möjlighet att synkronisera kalender med mobilen samt att läsa och skicka mail. Detta är dock individuellt i vilken grad det utnyttjas. 5. Hur ser er situation ut vid en kris/händelse? T ex brand i kritisk anläggning/boende, strömbortfall, telebortfall, större smittspridning? Vid större händelse övergår ansvaret till kommunledningen centralt. Förvaltningschefen samt IT-samordnare ingår då som resurser i ledningsstaben. I övrigt har förvaltningen ingen roll vid en kris. 6. Hur förändras era behov av kommunikation under dessa omständigheter? Inga förändringar i behoven kan noteras. 7. Hur många handburna enheter kan behövas för full bemanning? Inte adekvat för denna förvaltning.

64 * 8 # Slutrapport av projektet Inför Rakel Ver 1.0 PSN Kommunkontor Mobilnät 64

65 Noteringar från möte med HEMAB Elnät Härnösand 11/5 Deltagare var Tommie Olsson och Anders Byström 1. Hur arbetar HEMAB normalt? Härnösands Energi & Miljö AB är ett av Härnösands kommun helägt bolag. Verksamheten är uppdelad i fyra affärsområden, fjärrvärme, renhållning, vatten och gata/väg samt elnät. Elnät ansvarar för eldistributionen inom Härnösands kommun. I det ansvaret ingår att från avlämningspunkter med högspänning transformera ned, fördela och distribuera kraften till abonnenter i nätet. Detta innebär utveckling och förvaltning av ingående komponenter och ledningar samt avstämning av förbrukning och fakturering. Elnät ingår i flera föreningar eller samarbetsfora, t ex El i Norr 2. Vilka kommunikationshjälpmedel/utrustningar använder Elnät? All kommunikation som erfordras för uppdrag, synkronisering och kontroll sker med mobiltelefon, genom talsamband eller som SMS. I linjearbetet ingår bärbar PC med mobilt bredband via Net1 för att hantera nätanslutna informationssystem, NIS/GIS. De driftlarm som genereras fvia inmatningspunkter till centralt system. Larmen sänds som SMS till jourhavande elberedskapsbefäl. Det finns en mobiltelefon som cirkulerar bland de som har jour. Allmänheten larmar via SOS Alarm som kontaktar jourhavande befäl. Så gott som samtliga larm distribueras i fasta ledningar eller fiber. 3. Vilka kommunicerar tekniska kontoret med? Uppåt i organisationen, med kolleger, med andra i kommunen, med andra i andra organisationer/myndigheter? Vid normal verksamhet finns inga större behov till kommunikation utanför den egna gruppen. Vid akuta reparationer sker detta med egna resurser. Elnät har en samverkan med andra eldistributionsbolag. 4. Hur fungerar denna kommunikation? Täckning, tillgänglighet, andra svårigheter? Upplevelsen är att verksamhetens kommunikationsbehov täcks av mobiltelefonerna under normala förhållanden. Man har inga större bekymmer med avbrott eller bristande täckning. 5. Har ni andra kommunikationshjälpmedel, t ex larm, positionering, kvittenser, arbetsorder? Larm beskrivs ovan. Positioneringstjänsten i mobilsystemen utnyttjas inte. Det finns inga hjälpmedel i telefonerna för arbetsorder eller kvittens, Dock finns detta i planeringshorisont. Elnät har infört enmansberedskap vilket medför att man söker utrustning för nödlarm. 6. Hur ser er situation ut vid en kris/händelse? T ex brand i kritisk anläggning/boende, strömbortfall, telebortfall, större smittspridning? Det är normal verksamhet att hantera larm och felsituationer av hyggligt stor omfattning. Skulle en större händelse inträffa, t ex lånvarigt strömavbrott orsakat av händelser inom Elnät s område eller utanför finns idag ingen utrustning för kommunikation om mobilnätet 65

66 TALK / DATA TALK RS CS TR RD TD CD Slutrapport av projektet Inför Rakel Ver 1.0 skulle slås ut. Det finns i kommunen risk och sårbarhetsanalyser, RSA, för sådana situationer och övningar har genomförts. 7. Hur förändras era behov av kommunikation under dessa omständigheter? Behovet av kommunikation snarare utökas under en större händelse. Elnät har undersökt alternativa mobila kommunikationsmöjligheter och är övertygade om att Rakel är den bästa tillgängliga i nuvarande utbud. Bland annat skulle genom talgrupper och gruppsamtal starttiden för åtgärd kunna kortas avsevärt. Rakel skulle också kunna utnyttjas för nödlarm vid ensamarbete. 8. Hur många handburna enheter kan behövas för full bemanning? Uppskattningsvis finns ett behov inom Elnät på c:a apparater. Sett över hela HEMAB kan även vattendistributionen ha behov av Rakel och då blir det totala behovet c:a 25 apparater. Mobilnät Elberedskapsbefäl Larm Larm Analys SOS Larmcentral 66

67 67

68 Noteringar från möte med IT-enheten i Härnösand 11/5 Deltagare var Lars Hamrin och Johan Högberg. 1. Hur hanterar man mobiltelefoni vid enheten? IT-enheten är en central resurs i den kommunala förvaltningen för hantering av mobiltelefoni, dock inte för det kommunala bolaget HEMAB. Kommunen har Ventelo som leverantör av mobiltjänsten. Det finns ett flertal lösningar inom förvaltningarna t ex Mobile Extension (MEX). På telefonsidan finns allt från smartphone till traditionella mobiltelefoner. I Ventelos utbud finns möjlighet att välja abonnemang i Telias, 3:s eller Telenors nät. Alla nya telefoner som anskaffas är 3G telefoner. 2. Hur är bilden av verksamheternas kommunikation? All kommunikation utanför kontoret sker med mobiltelefon. Behovet styr tilldelning och typ av mobiltelefon, t ex smartphone. MEX-lösningar blir populärare. Hemtjänsten använder ett planeringssystem TES för arbetsorder vilka distribueras till personalens telefoner. Prov har inletts med upplåsning av dörrar genom mobilerna. Distanslärare vid arbetslivsförvaltningen utnyttjar Skype för kommunikation. Verksamhetschefer har laptop med mobilt bredband. 3. Hur fungerar denna kommunikation? Täckning, tillgänglighet, andra svårigheter? Vid nya mobilabonnemang väljs nät beroende på arbetsuppgifter eftersom täckningen är olika för näten. 4. Har ni andra kommunikationshjälpmedel, t ex larm, positionering, kvittenser, arbetsorder? Generellt kan sägas att samtliga inom kommunen erbjuds möjlighet att synkronisera kalender med mobilen samt att läsa och skicka mail. Detta är dock individuellt i vilken grad det utnyttjas. IT-enheten själv har driftövervakningslarm för kylning. Larmet går till inhyrt jourföretag. Socialtjänsten samt parkeringsvakten har inhyrda speciella GSM-telefoner för nödlarm. 5. Hur många handburna enheter kan behövas för full bemanning? Dimensionerande numerärer kan vara bruket av mobiltelefoni. I dag finns mobiler inom den kommunala förvaltningen. Uppskattningsvis har 40% 50% av abonnenterna en tjänstgöring som helt eller delvis är utanför kontorsbyggnaderna MEXabonnemang finns men ökar. C:a 40 mobila bredband finns. Tilldelningen av Smartphones ökar vilket bör kunna uttolkas som att allt fler utnyttjar de utökade möjligheterna till ITstöd i telefonterminalen. 68

69 Noteringar från möte hemtjänsten Kramfors 8/2. Deltagare var Birgitta Eurenius och Anders Lundkvist 1. Hur arbetar hemtjänsten normalt? Hemtjänsten är organiserad i nio arbetsgrupper dagtid och tre nattpatruller. Man arbetar utefter en planerad tjänstgöring men kan behöva avvika från denna vid larm. Det kan vid larm eller andra störningar uppstå situationer då omplanering av resurser behövs under pågående arbetsrutt eller då vissa vårdtagare får stå över och inte få besök. Personalen arbetar dagtid ensamma och löser på egen hand uppkomna problem och störningar. Vid omplanering eller akut resursförstärkning kontaktas närmaste chef. 2. Vilka kommunikationshjälpmedel/utrustningar använder hemtjänsten? Kramfors kommun har Ventelo som operatör. Samtliga i kommunen är utrustade med mobiltelefoner. Dessa kan utnyttjas både som telefonterminal i det fasta nätet, dvs förbindelsen går via kommunens växel vid intern och extern kommunikation. Mobilen kan också utnyttjas som en vanlig mobiltelefon som nås via Telias nät. Hemtjänstens arbete planeras centralt i ett system som kallas TES (Trygghet, Enkelhet och Säkerhet). Planeringen för enskilda enheter distribueras från central server på Kramfors kommun till mobiltelefon med GPRS som bärare. Den kan också skrivas ut eller faxas. Mobiltelefonen används för inloggning och utloggning vid besök hos vårdtagare. Detta lagras i den centrala servern. I en grupp används också telefonen för att få behörighet att låsa upp vårdtagares dörrar. Detta är ett pågående försök. Det finns ett kapacitetsproblem för mobiltelefonerna att hantera stora mängder information, speciellt för nattpatrullen. Mobiltelefonen används i ett försök i en grupp för att få behörighet att öppna lås. Detta sker genom ett system som heter Phoniro. Detta system uppfattas fungera bra. 3. Vilka kommunicerar hemtjänsten med? Uppåt i organisationen, med kolleger, med andra i kommunen, med andra i andra organisationer/myndigheter? Personalen utnyttjar sina mobiltelefoner för att prata med varandra. Detta kan gälla ändringar av färdväg eller omprioritering, synkronisering av uppgifter där två personer krävs samtidigt, t ex tunga lyft, allmän information eller social arbetsgemenskap. Personalen pratar med närmaste chef vid avvikelser t ex om vårdtagaren inte är hemma eller resursförstärkning behövs. Vid akut omplanering kontaktar chefen sin personal som berörs eller skickar SMS. Chefer emellan utnyttjas mobiltelefonen som terminal i den fasta telefonin eller som mobiltelefon. Även mail utnyttjas. Personalen kommunicerar också direkt med ansvarig sjuksköterska vid landstinget, sjukvårdsupplysningen eller arbetsterapeut. Även anhöriga kontaktas via telefon. Polis kontaktas vid akuta fall, exempelvis om man måste bryta sig in hos vårdtagare. I undantagsfall har räddningstjänst kontaktats för att hjälpa med tunga lyft. 4. Hur fungerar denna kommunikation? Täckning, tillgänglighet, andra svårigheter? Mobiltäckningen har brister i vissa delar av kommunen, men det upplevs inte som ett större hinder. Telefonapparaterna fungerar si och så ( se ovan om kapacitet). Detta har upplevts under ett års tid och nya telefoner är på väg in i organisationen. De samlade funktionerna i mobiltelefonen uppfattas av vissa som krångliga och svåra att ta till sig. Mobiltelefonin kan ibland ha störningar, oklart vad som orsakar detta. 69

70 5. Har ni andra kommunikationshjälpmedel, t ex larm, positionering, kvittenser, arbetsorder? Arbetsorder utgående från aktuell planering sänds automatiskt till respektive personals mobiltelefon. Kvittens av ankomst och avklarat besök görs via mobiltelefonen. Hemtjänsten arbetar med trygghetslarm hos behövande vårdtagare. Detta förutsätter att vårdtagaren har ett fast telefonabonnemang. Larmet ansluts till telefonjacket samt till strömförsörjning. Förbindelse finns till central server hos Kramfors kommun och till vilken larmet sänds. Larmutrustningen har batteribackup för två till tre dagars drift. Larmet gör en självkontroll mot servern en gång per dag. Efter att larmet mottagits av servern skickas det ut i mobilen. Detta mottas och kvitteras av aktuell personal som är planerad för vårdtagaren. Mottagaren kan sedan vid behov direkt övergå till talsamband med vårdtagaren. Larm med GSM som bärare är utvecklade men finns ännu inte tillgängliga inom kommunen. Mobiltelefonerna ger ingen positionsdata men TES kan ange den position där personalen senast loggade in eller ut. 6. Hur ser situationen ut vid en kris/händelse? T ex brand i äldreboende, strömbortfall, bortfall av telefonförbindelse, större smittspridning? Det finns inga fasta rutiner för större händelser utan detta hanteras från fall till fall. Det är troligen svårt att ta personal från den pågående verksamheten, dvs de som ronderar bland vårdtagarna, utan detta resursbehov får täckas med de som är lediga eller de som brukar vikariera. Dessa nås med fast eller mobiltelefon eller SMS. Vid problem med stora snömängder eller andra hinder för att nå vårdtagaren utnyttjas telefonförbindelse till vårdtagaren för att efterhöra läget. I akuta fall kan anhöriga, grannar eller sjukvårdspersonal i vårdtagarens närhet kontaktas. Personalen har oftast stor personoch lokalkännedom. Den/de centrala datorresurserna driftas av kommunen i egen regi. Det finns i dagsläget ingen jourhållning på denna drift. Kommunhuset är reservkraftförsörjt i den del där datacentralen finns. 7. Hur förändras era behov av kommunikation under dessa omständigheter? Hemtjänsten ser inga behov av ändrad eller ytterligare möjligheter till kommunikation vid en kris eller större händelse. 8. Hur många handenheter kan behövas för full bemanning? Hemtjänsten består i dag av c:a 300 anställda, inkl vikarier. Av dessa är c:a personer i tjänst samtidigt ( Beräknat på beställning av mobiltelefoner). 70

71 * 8 # Slutrapport av projektet Inför Rakel Ver 1.0 Printer Fax TES Lediga, Vikarier Kommunhus, Chef Server Växel GPRS Arbetsorder, login/ut Landsting Phonira PSN Larm Huvudsakliga kommunikationsvägar hemtjänstpersonal 71

72 Noteringar från möte med tekniska kontoret Kramfors 21/2 Deltagare var Tomas Lundin 1. Hur arbetar Tekniska kontoret normalt? Verksamheten är uppdelad i två områden, VA och väghållning. På VA-sidan har Tekniska kontoret ansvar för vattenverk och reningsverk samt nedlagda rörförbindelser. Organisationen består av en avdelningschef, tre arbetsledare, åtta drifttekniker, sex rörläggare samt två personer på mätarverkstaden. All gräv- och återfyllningsverksamhet utförs av entreprenör. På vägsidan ansvarar två personer för planering och arbetsledning. Verksamheten bedrivs också här genom entreprenör. För båda verksamheterna är så gott som allt arbete schemalagt och planerat. Tekniska kontoret har en jourberedskap som upprätthålls gemensamt för VA och väghållning. Larmning sker vanligtvis från automatlarm vid vattenverk eller andra avkänningspunkter eller genom telefonsamtal från allmänheten. Automatlarm terminerar i server vid huvudvattenverket men kan även gå till SOS Alarm. Telefonsamtal från allmänheten går på kontorstid till kommunens växel men på annan tid till SOS Alarm. Utlarmning sker därifrån enligt larmlista som upprätthålls kontinuerligt. För snöröjning finns givna kriterier för vid vilken mängd snö plogning skall beordras. 2. Vilka kommunikationshjälpmedel/utrustningar använder Tekniska kontoret? All kommunikation som erfordras för uppdrag, synkronisering och kontroll sker med mobiltelefon, både genom talsamband som med SMS. En stor del av arbetsledning och den kommunikation som krävs för detta sker med entreprenören. Tidigare utnyttjades Minicall, men är idag avvecklad, mest av kostnadsskäl. Vilken kommunikationsutrustning som entreprenören utnyttjar, t ex komradio, ansvarar inte Tekniska kontoret för, De automatlarm som genereras förmedlas som SMS till en central server vid huvudvattenverket, som är reservkraftförsörjt. Larmen analyseras automatiskt och om nödvändigt larmas jourhavande via SMS. Vissa fel genererar även direktlarm till SOS Alarms larmcentral i Sundsvall. Vid sådana larm rings jourhavande upp och larmkod förmedlas muntligt. 3. Vilka kommunicerar tekniska kontoret med? Uppåt i organisationen, med kolleger, med andra i kommunen, med andra i andra organisationer/myndigheter? Vid normal verksamhet finns inga större behov till kommunikation utanför den egna gruppen. Vid akuta reparationer som kräver avstängning av gator sker detta med egna resurser. Ingen anmälan sker till Polis, räddningstjänst eller ambulanssjukvård. Det finns inget behov av kommunikation med angränsande kommuner eller Trafikverket då den egna verksamheten både för VA och väg är väl avgränsad geografiskt och organisatoriskt, t ex vad gäller samordning vid snöröjning. Vid detektering av vattenläcka sker sambandet via mobiltelefonerna och arbetsledaren agerar sambandscentral. 4. Hur fungerar denna kommunikation? Täckning, tillgänglighet, andra svårigheter? 72

73 Upplevelsen är att verksamhetens kommunikationsbehov täcks av mobiltelefonerna. Man har inga bekymmer med avbrott eller bristande täckning. 5. Har ni andra kommunikationshjälpmedel, t ex larm, positionering, kvittenser, arbetsorder? Larm beskrivs ovan. Positioneringstjänsten i mobilsystemen utnyttjas inte. Det finns inga hjälpmedel i telefonerna för arbetsorder eller kvittens. 6. Hur ser er situation ut vid en kris/händelse? T ex brand i kritisk anläggning/boende, strömbortfall, telebortfall, större smittspridning? Det är normal verksamhet att hantera larm och felsituationer av hyggligt stor omfattning. Skulle en större händelse inträffa, t ex att vattenförsörjningen bryts för hela centralorten eller en smittspridning genom att vattentäkt eller ledningar kontamineras är detta en händelse som berör hela kommunens krisorganisation. Det finns risk och sårbarhetsanalyser, RSA, för sådana situationer. 7. Hur förändras era behov av kommunikation under dessa omständigheter? Behovet av kommunikation har analyserats för hela kommunens räkning och bedömningen är att den kommunikationsteknik och kapacitet som finns skall vara tillräcklig. 8. Hur många handburna enheter kan behövas för full bemanning? Som beskrivits ovan är bemanningen inom Tekniska kontoret c:a 22 personer. Behovet av utlåning till entreprenör är svårt att uppskatta, det finns c:a 12 enheter som utnyttjas. 73

74 Larm Slutrapport av projektet Inför Rakel Ver 1.0 Entreprenör Mobilnät SMS-Larm SMS-Larm Arbetsledare Analys Chef SOS Larmcentral 74

75 Noteringar från möte med Flygplatsbolaget Kramfors 8/3 Deltagare var Anders Eriksson och Peter Nilsson 1. Hur arbetar man vid flygplatsen normalt? Verksamheten består av räddningstjänst, flygtrafiktjänst och ramp- och expeditionsservice. Ramp-och expeditionstjänsten beställs av de flygoperatörer som trafikerar flygplatsen. Övrig verksamhet ansvarar flygplatsbolaget för. Räddningstjänsten består av två bilar samt en insatsbil. RTJ ansvarar för en första insats vid olycka och haveri. Vid större larm/händelse larmas den kommunala räddningstjänsten. Flygtrafiktjänsten består av trafikledningstorn samt säkerhetsövervakning och skötsel av banor och omkringliggande markområden. Säkerhetskontroll av passagerare sker med polisen som huvudman. 2. Vilka kommunikationshjälpmedel/utrustningar används vid flyplatsen? All kommunikation som krävs för räddningstjänst och flygtrafiktjänst sker genom 400 MHz kommunikationsradio med förbindelse mottagare till mottagare. Även kommunikation till tornet och all marktrafik sker med denna utrustning. I tornet samt i bilar finns också S70 analog radio, vilket dock inte längre är ett krav från Transportstyrelsen. Flygplatsen har 7 komradioapparater för markpersonalen (man tar en apparat vid skiftets början och återställer i laddare vid slut). En apparat finns vid expeditionen samt en fast installation i tornet. Tornet har också tillgång till handburen apparat. Vid eftersök pejlas nödsändare, komradio och mobil används för kommunikation. Vid en allvarlig händelse larmar tornet SOS Alarm via fast larmförbindelse. Som redundans finns telefonförbindelser samt mobiltelefon. Tornet har kommunikation med flygplan i luften via flygradio. Säkerhetskontrollen har egen fast telefonlinje till polisen. Vid andra behov av polis larmas via flygplatsens fasta telenätet eller via mobil. Samtliga fasta kommunikationsutrustningar kan drivas av reservkraft och/eller UPS. Flygradio används för expeditionens kommunikation med flygplanet på marken, så görs även vid avisning. 3. Vilka kommunicerar flygplatsens verksamheter med? Uppåt i organisationen, med kolleger, med andra i kommunen, med andra i andra organisationer/myndigheter? Vid normal verksamhet sker kommunikation inom de olika verksamheterna vid flygplatsen. Tornet pratar med central flygledning och med flygplan i luften och på marken. Säkerhetskontrollen har Polisen som huvudman men ingår i praktiken i verksamheten på flygplatsen. Vid en insats kommunicerar insatsledaren med RTJ via S70 eller mobil. Då S70 avvecklats finns ingen radioförbindelse. SOS larmas via telefon eller mobil samt via fast larmförbindelse. 75

76 4. Hur fungerar denna kommunikation? Täckning, tillgänglighet, andra svårigheter? Upplevelsen är att komradion har god täckning inom det område där verksamheten har ansvar. Vid eftersök fungerar pejl dåligt och det finns radioskugga för komradio och mobil. I övrigt upplevs inga svårigheter. 5. Har ni andra kommunikationshjälpmedel, t ex larm, positionering, kvittenser, arbetsorder? Nödlarm beskrivs ovan. Positioneringstjänsten i mobilsystemen utnyttjas inte. Det finns inga hjälpmedel i utrustningarna för arbetsorder eller kvittens. Flygplatsen har övervakning av värmesystemet. Övervakningen är kopplad till en larmsändare som skickar sms vid larm. 6. Hur ser er situation ut vid en kris/händelse? T ex brand i kritisk anläggning/boende, strömbortfall, telebortfall, större smittspridning? Det är normal verksamhet att hantera nödsituationer. Vid större händelse övergår ansvaret till RTJ. 7. Hur förändras era behov av kommunikation under dessa omständigheter? Behovet av kommunikation bedöms vara tillräcklig vad avser kommunikationsteknik och kapacitet. 8. Hur många handburna enheter kan behövas för full bemanning? Som beskrivits ovan är behovet av handburna komradioapparater 9 st. Möjligt behov av fast installation i bilar och torn. 76

77 * 8 # Slutrapport av projektet Inför Rakel Ver 1.0 Mobilnät Värmelarm SMS Komradio S70 Komradio Komradio S70 Avisning Flygradio Flygradio Komradio Flygradio Flygradio Larm PSN SOS Alarm Polis 77

78 Noteringar från möte med Samhällsbyggnadskontoret Sollefteå 15/4 Deltagare var Hans-Åke Eriksson, Urban Henriksson och Andreas Nordkvist. 1. Hur arbetar Samhällsbyggnadskontoret normalt? Verksamheten är uppdelad i fem enheter, Administration, Plan och Bygg, Miljö, Mark och Trafik samt Produktion. Samhällsbyggnadskontoret har ansvar för va- anläggningarna. Arbetena utförs i egen regi medan entreprenörer till största delen svarar för maskintjänsterna. På vägsidan köper kommunen maskintjänster från entreprenörer dels vid om- och nybyggnad dels vid sommar- och vinterväghållning. För samtliga verksamheter är så gott som allt arbete schemalagt och planerat. Larmning sker från automatlarm vid vattenverk eller andra avkänningspunkter eller genom telefonsamtal från allmänheten. Automatlarm terminerar i server men kan även gå till SOS Alarm. Telefonsamtal från allmänheten går på kontorstid till kommunens växel men på annan tid till SOS Alarm. Utlarmning sker därifrån enligt larmlista som upprätthålls kontinuerligt. Larmning kan vid behov även ske till Miljö samt Ras- och skredgruppen. Lokala trafikföreskrifter tas vid lokala trafikförändringar, som meddelas berörda. 2. Vilka kommunikationshjälpmedel/utrustningar använder Samhällsbyggnadskontoret? All kommunikation som behövs för uppdrag, synkronisering och kontroll sker med fast telefoni och mobiltelefon, både genom talsamband som med SMS. Mobilt bredband finns vid VA-verken. Allmänheten larmar till SOS Alarm. Vissa fel genererar att SOS larmcentral i Sundsvall ringer upp jourhavande enligt lista. Det finns driftlarm vid VA-verken kopplade via ADSL till Server. Dessa läses av. Vid kontroll av belysning regleras tänd och släckning med dator och mobilt bredband. Kamerafunktionen i mobilerna används för dokumentation. 3. Vilka kommunicerar Samhällsbyggnadskontoret med? Uppåt i organisationen, med kolleger, med andra i kommunen, med andra i andra organisationer/myndigheter? Vid normal verksamhet finns inga större behov till kommunikation utanför den egna organisationen. Vid akuta reparationer som kräver avstängning av gator sker detta med egna resurser och anmälan sker till Polis, räddningstjänst eller ambulanssjukvård. Vid större händelser finns behov av kommunikation med exempelvis angränsande kommuner eller Trafikverket. Verksamheten för VA och väg är väl avgränsad geografiskt och organisatoriskt, t ex vad gäller samordning vid snöröjning. 4. Hur fungerar denna kommunikation? Täckning, tillgänglighet, andra svårigheter? Upplevelsen är att verksamhetens kommunikationsbehov täcks av mobiltelefonerna. Man har små bekymmer med avbrott eller bristande täckning. 78

79 5. Har ni andra kommunikationshjälpmedel, t ex larm, positionering, kvittenser, arbetsorder? Larm beskrivs ovan. Positioneringstjänsten i mobilsystemen utnyttjas inte. Det finns inga hjälpmedel i telefonerna för arbetsorder eller kvittens. 6. Hur ser er situation ut vid en kris/händelse? T ex brand i kritisk anläggning/boende, strömbortfall, telebortfall, större smittspridning? Det är normal verksamhet att hantera larm och felsituationer av hyggligt stor omfattning. Skulle en större händelse inträffa, t ex att vattenförsörjningen bryts för hela centralorten eller en smittspridning genom att vattentäkt eller våldsamt snöfall är detta en händelse som berör hela kommunens krisorganisation. 7. Hur förändras era behov av kommunikation under dessa omständigheter? Behovet av kommunikation har analyserats för samhällsbyggnadskontorets räkning och bedömningen är att den kommunikationsteknik och kapacitet som finns skall vara tillräcklig. 8. Hur många handburna enheter kan behövas för full bemanning? Som beskrivits ovan är bemanningen inom Samhällsbyggnadskontoret c:a 50 personer på fältet samtidigt. Det finns uppskattningsvis färre än 10 tyngre fordon. Behovet av utlåning till entreprenör är svårt att uppskatta, för vinterväghållningen används enheter. 79

80 TALK / DATA TALK RS CS TR RD TD CD TALK / DATA TALK RS CS TR RD TD CD Slutrapport av projektet Inför Rakel Ver 1.0 Entreprenör Mobilnät Entreprenör Chef Larm Arbetsledare PSN SOS Larmcentral 80

81 Noteringar från möte med Vård och Äldre i Sollefteå 11/3 Deltagare var Margaretha Dahlberg, tf chef, Aina Olofsson, c hemtjänsten, Camilla Lundgren, c bemanningsenheten, Kurt Skoog, c särskilda boenden. 1. Hur arbetar man vid förvaltningen normalt? Verksamheten består av hemtjänst, särskilt boende och bemanning. Inom bemanningsenheten ansvarar man för att få ut vikarier eller extrapersonal till förvaltningarna Barn och Skola, Individomsorgen, Vård och Äldre samt KUF. Enheten är dock organiserad under den förvaltning som har det största behovet. Inkallning av personal sker utifrån en databas med referenser till vikarier och som ligger på en server som driftas av kommunens gemensamma IT-resurs. Ansvariga för bemanning kan, utifrån beställning från förvaltning, antingen kalla in enskild förvald resurs eller via massförfrågan kalla in den eller de som svarar. Inkallningen sker med SMS som genereras av databasservern. Den inkallade svarar via SMS eller speciell hemsida. Bokningen blir giltig då svaret kvitterats av bemanningen via SMS eller hemsidan. Total kostnad för dessa SMS är c:a kr/månad. Vikarier utnyttjar egna mobiltelefoner för att svara på bemanningsförfrågan. Bemanningsenheten har inga andra behov av kommunikation förutom det vanliga vardagliga kontorsarbetet. Detta sker genom fast telefoni via kommunens växel eller mobiltelefon. Hemtjänsten är organiserad i 10 grupper samt i en fristående grupp vid Graningebyn. Denna arbetar dock likvärdigt och utnyttjar samma kommunikationsmöjligheter som övriga grupper. Grupperna består av c:a 10 till 20 personer vilka ensamma besöker brukare inom sitt distrikt. Distrikten kan vara i tätorten eller i glesbygd. Det finns fem nattpatruller med 2 personer i varje grupp. Även här gäller ensamarbete. Arbetsorder ges via mail eller papper och inhämtas vid gruppens kontorslokal. Kommunikationen till andra i gruppen eller med arbetsledning sker med mobiltelefon. Inom hemtjänsten finns c:a 730 trygghetslarm via fast telefoni och publika nätet. Dock finns som några undantag trygghetslarm via mobiltelefoni. Larmen terminerar hos en larmcentral Tunsdal i Örebro. Larmcentralen kontaktar den larmade via trygghetslarmets talkommunikation och avgör om hemtjänsten skall larmas. Detta sker då via mobiltelefon. De särskilda boendena har sin verksamhet helt inom de huskroppar där boendet är förlagt. Inom huskroppen kommunicerar man via mobiltelefon, dock finns ett nytt system i det modernaste boendet, Skärvstagården, där speciella handterminaler används vilka utnyttjar RFID för identifiering och har en inbyggd internkommunikation. Det finns också rörelsedetektorer inbyggda i byggnaden. Fastighetsägaren ansvarar för alla byggnadslarm, brandlarm och andra larm. 2. Vilka kommunikationshjälpmedel/utrustningar används vid förvaltningen? All kommunikation som sker utanför kontoret är baserad på mobiltelefoni. 3. Vilka kommunicerar verksamheten med? Uppåt i organisationen, med kolleger, med andra i kommunen, med andra i andra organisationer/myndigheter? 81

82 Vid normal verksamhet sker kommunikation inom den egna förvaltningen och enheten. Externt sker kommunikation med Landstingets primärvård och sjukvårdsupplysningen. Larm vid olyckor och andra allvarliga händelser sker genom Hur fungerar denna kommunikation? Täckning, tillgänglighet, andra svårigheter? Upplevelsen är att det inte är problem med mobiltäckning. Dock finns problem vid telebortfall, antingen Ventelo eller mobilnätet. Detta medför att extra personal sätts in vid hemtjänsten för att utöka tillsynen av vårdtagarna. Vid bemanningsenheten upplevs att det inte finns någon kvittens på att SMS gått ut till resurspersonerna för inkallning av vikarier. Bortfallet kan bero på att mobilnätet inte fungerar eller brist i IT-systemets server. I inget av fallen aviseras bemanningsenheten om bortfallet. 5. Har ni andra kommunikationshjälpmedel, t ex larm, positionering, kvittenser, arbetsorder? Positioneringstjänsten i mobilsystemen utnyttjas inte. Det finns inga hjälpmedel i mobilerna för arbetsorder eller kvittens. Trygghetslarm är inkopplade via publika nätet eller i vissa fall mobilnätet. Nödlarm och överfallslarm saknas för ensamarbetande. 6. Hur ser er situation ut vid en kris/händelse? T ex brand i kritisk anläggning/boende, strömbortfall, telebortfall, större smittspridning? Vid större händelse övergår ansvaret till kommunledningen centralt, förvaltningen ingår då i ledningsstab och assisterar på fältet. Kommunikation med krisledningsstaben sker på samma sätt som under normal verksamhet. 7. Hur förändras era behov av kommunikation under dessa omständigheter? Inga förändringar i behoven kan noteras. 8. Hur många handburna enheter kan behövas för full bemanning? Vid hemtjänsten finns 10 grupper med c:a 15 personer på fältet samtidigt i ensamarbete vilket medför c:a 150 apparater. Nattpatrullerna kan disponera samma apparater. 730 trygghetslarm skulle omvandlas till telematikabonnemang. Inom särskilt boende är det svårt att uppskatta behovet. 82

83 * 8 # Slutrapport av projektet Inför Rakel Ver 1.0 Kommunhus, Bemanning och arbetsledning Vikariedatabas Server Växel Lediga, Vikarier Mobilnätet Hemtjänsten Larm PSN Landsting, Primärvård och sjukvårdsupplysning Särskilda boenden Tunstal Örebro 83

84 Noteringar från möte med Miljöförvaltningen Sundsvall 11/3 Deltagare var Lena Ericsson och Thomas Östergrens. 1. Hur arbetar man vid miljöförvaltningen normalt? Verksamheten består av miljöinspektioner, beredning av miljöärenden, offentlig provtagning mm. Verksamheten bedrivs i stort enligt krav i miljöbalken. Tillsyn sker inom livsmedelsområdet och miljöfarlig verksamhet. Miljöförvaltningen har också ansvar för information utåt. Huvudsakligen är all verksamhet planerad och oftast förlagd till kontorstid men förvaltningen har också jourverksamhet vid eventuella händelser som får eller kan få miljöpåverkan. Tillsyn sker genom besök hos de som berörs. I sällsynta fall kan hot och aggressivitet förekomma. Provtagning sker vid de olika objekt ute på fältet som skall undersökas och innebär arbete utanför kontoret. Resor sker oftast med bil från egen eller kommungemensam bilpool. Typiskt är c:a 10 personer utanför kontoret samtidigt. Det förekommer att samordnade insatser sker tillsammans med andra verksamheter inom kommunen och med regionala och centrala myndigheter. 2. Vilka kommunikationshjälpmedel/utrustningar används vid förvaltningen? All kommunikation som sker utanför kontoret är baserad på mobiltelefoni. Larm sker via SOS genom förmedlade larmlistor. 3. Vilka kommunicerar verksamheten med? Uppåt i organisationen, med kolleger, med andra i kommunen, med andra i andra organisationer/myndigheter? Vid normal verksamhet sker kommunikation inom kommunen med Stadsbyggnadskontoret och Mitt Sverige Vatten. Externt sker kommunikation med Landstinget, Polisen och Länsstyrelsen. 4. Hur fungerar denna kommunikation? Täckning, tillgänglighet, andra svårigheter? Upplevelsen är att det finns vissa vita fläckar i täckningen, speciellt vid provtagning vid avsides belägna objekt. Det kan också vara svårt att få tillgång till nätet vid högre belastning som t ex vid Gatufestivalen. 5. Har ni andra kommunikationshjälpmedel, t ex larm, positionering, kvittenser, arbetsorder? Positioneringstjänsten i mobilsystemen utnyttjas inte. Det finns inga hjälpmedel i mobilerna för arbetsorder eller kvittens. Inga externa larm från objekt. Nödlarm och överfallslarm saknas för ensamarbetande. Förvaltningen utnyttjar egen och kommunens bilpool. Här fungerar mobiltelefonen tillsammans med bilbokningssystemet så att ett SMS sänds till mottagare i bilen som öppnar centrallåset. Detta är bara möjligt om bilen är bokad av mobilägaren för användning vid denna tidpunkt. Bilnyckel finns sedan i bilen. 6. Hur ser er situation ut vid en kris/händelse? T ex brand i kritisk anläggning/boende, strömbortfall, telebortfall, större smittspridning? 84

85 Vid större händelse övergår ansvaret till kommunen centralt, förvaltningen ingår då i ledningsstab och assisterar på fältet. Kommunikation för att erhålla eller kontrollera data om farliga ämnen eller annat sker genom kontakt med kollega vid kontoret. Vid inspektioner eller larmutryckning kan Polis och räddningstjänst tillkallas om brott och skada kan uppkomma/ har uppkommit. 7. Hur förändras era behov av kommunikation under dessa omständigheter? Behovet av kommunikation bedöms vara tillräckligt dock med en osäkerhet avseende överbelastning av mobilnätet. 8. Hur många handburna enheter kan behövas för full bemanning? Vid förvaltningen arbetar c:a 33 personer. Uppskattningsvis är maximalt 15 personer ute på fältet samtidigt. 85

86 86

87 Noteringar från möte med MittSverige Vatten 18/4 Deltagare var Lennart Andersson, säkerhetschef. 1. Hur arbetar MittSverige Vatten normalt? MittSverige Vatten är ett driftbolag som ägs gemensamt av Sundsvalls Timrå och Nordanstigs kommuner och distribuerar dricksvatten till drygt människor. Bolaget ansvarar för vattenförsörjning, avloppsystem, ledningsnät samt planering och administration av verksamheten. Inom avdelningen Vatten & Avlopp sker planering, projektering, löpande drift och underhåll av 21 vattentäkter och 46 avloppsreningsanläggningar samt säkerhets- och försäkringsfrågor. Inom avdelningen Ledningsnät sker planering, projektering, löpande drift och underhåll av bolagets 279 mil långa vatten- och avloppsledningsnät. Denna avdelning ansvarar också för underhåll och utveckling av ledningskartor, dokumentation och inventering av ledningsnätet. MittSverige Vatten har 140 anställda. 2. Vilka kommunikationshjälpmedel/utrustningar använder MittSverige Vatten? All kommunikation som behövs för uppdrag, synkronisering och kontroll sker med mobiltelefon, både genom talsamband som med SMS. 10 satellittelefoner finns för krisändamål. Driftlarm går via radiolänk och/eller fiber som terminerar i knutpunkten för varje område. Där sitter en larmsändare som i sin tur larmar enligt densammas inställning. Allmänheten larmar till SOS Alarm. Bolaget utnyttjar mobilt bredband för GIS funktionalitet och annan distribuerat data. Detta sker genom säker VPN-tunnel. Ledningsgruppen, projektledare och arbetsledare utnyttjar smartphone, visst arbete kan skötas från hemmet. Det finns en dörrlås/behörighetsfunktion som bygger på mobila samtal. Ett låsnummer rings upp och anläggningen larmas av automatiskt om uppringande är behörig. 3. Vilka kommunicerar bolaget med? Uppåt i organisationen, med kolleger, med andra i kommunen, med andra i andra organisationer/myndigheter? Vid normal verksamhet finns inga större behov till kommunikation utanför den egna organisationen. Vid akuta reparationer som kräver avstängning av gator meddelas utnyttjas företaget Trafikteknik samt SOS Alarm för anmälan till Polis, räddningstjänst eller ambulanssjukvård. 4. Hur fungerar denna kommunikation? Täckning, tillgänglighet, andra svårigheter? Verksamhetens kommunikationsbehov täcks av mobiltelefonerna. Man har inga större bekymmer med avbrott eller bristande täckning. Satellittelefoner finns för viss redundans vid långvariga teleavbrott. 5. Har ni andra kommunikationshjälpmedel, t ex larm, positionering, kvittenser, arbetsorder? Larm beskrivs ovan. Positioneringstjänsten i mobilsystemen utnyttjas inte. Det finns inga hjälpmedel i telefonerna för arbetsorder eller kvittens. SMS-tjänst används för att informera områden som drabbats av t ex vattenavstängning. Ett grupp-sms skickas till samtliga abonnenter inom drabbat område. 87

88 6. Hur ser er situation ut vid en kris/händelse? T ex brand i kritisk anläggning/boende, strömbortfall, telebortfall, större smittspridning? Det är normal verksamhet att hantera larm och felsituationer av hyggligt stor omfattning. Skulle en större händelse inträffa, t ex att vattenförsörjningen bryts för hela centralorten eller en smittspridning genom att vattentäkt är detta en händelse som berör hela kommunens krisorganisation. 7. Hur förändras era behov av kommunikation under dessa omständigheter? Behovet av kommunikation har analyserats för hela kommunens räkning och bedömningen är att den kommunikationsteknik och kapacitet som finns skall vara tillräcklig. Satellittelefoner utgör redundans. 8. Hur många handburna enheter kan behövas för full bemanning? Uppskattningsvis är c:a 95 personer ute på fältet samtidigt. Behovet av utlåning till entreprenör är svårt att uppskatta. 88

89 TALK / DATA TALK RS CS TR RD TD CD TALK / DATA TALK RS CS TR RD TD CD Slutrapport av projektet Inför Rakel Ver 1.0 satellittelefon Chef Mobilnät Entreprenör Avlarmning och behörighet Arbetsledare Larm PSN SOS Larmcentral 89

90 Noteringar från möte med Kultur- och Fritidsförvaltningen i Sundsvall 12/4 Deltagare var Per Höglund och Lars Fahlberg. 1. Hur arbetar man vid Kultur- och Fritidsförvaltningen normalt? Verksamheten arbetar med kultur- och fritidsfrågor och består av fem avdelningar: Ungdomsavdelningen Idrotts- och fritidsavdelningen Kulturavdelningen Sundsvalls museum Sundsvalls stadsbibliotek Ungdomsavdelningen svarar för fritidsgårdar och lägerverksamhet, Biblioteket ansvarar för en bokbuss, Museet ansvarar bl a för verksamheterna på Norra Berget och Svartvik, Kultur svarar för teaterverksamhet och för föreningsbidrag. Idrotts- och fritidsavdelningen svarar för idrottsanläggningar som Gärdehov, Himlabadet och Sporthallen samt friluftsbad. Huvudsakligen är all verksamhet planerad och bedrivs på reglerad arbetstid. Förvaltningen har ingen jourverksamhet men kan ändå kallas ut vid eventuella händelser som kan få allvarliga konsekvenser. Detta sker genom ansvarig för verksamheten. Man försöker undvika ensamarbete vid risk för hot och fara eller besök på oländig plats. Har fått föreläggande från Arbetsmiljöverket att åtgärda situationen för ensamarbetande. 2. Vilka kommunikationshjälpmedel/utrustningar används vid förvaltningen? All kommunikation som sker utanför kontoret är baserad på mobiltelefoni. 3. Vilka kommunicerar förvaltningen med? Uppåt i organisationen, med kolleger, med andra i kommunen, med andra i andra organisationer/myndigheter? Vid normal verksamhet sker kommunikation mestadels inom egen organisation. 4. Hur fungerar denna kommunikation? Täckning, tillgänglighet, andra svårigheter? Upplevelsen är att det finns inga problem med mobiltäckningen. 5. Har ni andra kommunikationshjälpmedel, t ex larm, positionering, kvittenser, arbetsorder? Positioneringstjänsten i mobilsystemen utnyttjas inte. Det finns inga hjälpmedel i mobilerna för arbetsorder eller kvittens. Inga externa larm från objekt. Nödlarm och överfallslarm för ensamarbetande har byggts upp efter påpekande från Arbetsmiljöverket. De består av utrustning specialtelefon från SOS Alarm. I Sidjöbacken samt mellan skotrar används walkie-talkie. 6. Hur ser er situation ut vid en kris/händelse? T ex brand i kritisk anläggning/boende, strömbortfall, telebortfall, större smittspridning? Vid större händelse övergår ansvaret till kommunen centralt. Förvaltningens personal assisterar på fältet. 7. Hur förändras era behov av kommunikation under dessa omständigheter? 90

91 * 8 # Slutrapport av projektet Inför Rakel Ver 1.0 Behovet av kommunikation bedöms vara tillräckligt tillgodosett, dock blir det problem om inte normal mobil/fast telefon fungerar. 8. Hur många handburna enheter kan behövas för full bemanning? Vid förvaltningen arbetar250 till 300 personer. Uppskattningsvis är personer är ute på fältet samtidigt. Det finns ett 30-tal fordon. Kommunkontor PSN Walkietalkie Walkietalkie SOS Alarm Mobilnät Bokbuss Byggnadsarkivarie 91

92 Noteringar från möte med Krisledning, Information, Kommunledning och Näringslivskontoret i Timrå 11/4 Deltagare var Mona Backlund, Marie Zetterlund, Britt-Louise Nyholm och Vivi-Anne Lindström. 1. Hur arbetar man vid förvaltningarna normalt? Kommunledningen har det yttersta ansvaret för kommunen på tjänstemannanivå. Verksamheten inom krisberedskapsnämnden är att vid en kris bemanna ledningsplatsen och leda och samordna kommunens verksamhet. Den kommunikationsutrustning som man förlitar sig på är mobiltelefon, fast telefoni och ett videokonferensnät med Sundsvall, Ånge samt Medelpads räddningstjänstförbund Näringslivskontoret använder lika delar mobiltelefon, smartphone och fast telefoni. 2. Vilka kommunicerar verksamheten med? Uppåt i organisationen, med kolleger, med andra i kommunen, med andra i andra organisationer/myndigheter? Vid normal verksamhet sker kommunikation med de egna förvaltningarna och inom ledningen. Externt sker kommunikation med grannkommuner och räddningstjänstförbund, med Polis och Länsstyrelsen. Privata företag ingår också i kretsen av organisationer som behöver kontaktas. 3. Hur fungerar denna kommunikation? Täckning, tillgänglighet, andra svårigheter? Upplevelsen är att det inte är något större problem med mobiltäckning. Dock finns vissa områden där täckningen är dålig eller obefintlig. 4. Har ni andra kommunikationshjälpmedel, t ex larm, positionering, kvittenser, arbetsorder? Positioneringstjänsten i mobilsystemen utnyttjas inte. Det finns i dag inga hjälpmedel i mobilerna för arbetsorder eller kvittens. Nödlarm och överfallslarm saknas för ensamarbetande. Generellt kan sägas att samtliga inom kommunen erbjuds möjlighet att synkronisera kalender med mobilen samt att läsa och skicka mail. Detta är dock individuellt i vilken grad det utnyttjas. 5. Hur ser er situation ut vid en kris/händelse? T ex brand i kritisk anläggning/boende, strömbortfall, telebortfall, större smittspridning? Vid större händelse övergår ansvaret till kommunledningen centralt, förvaltningschefer ingår då i ledningsstab och övrig personal assisterar på fältet. Kommunikation med krisledningsstaben sker på samma sätt som under normal verksamhet. 6. Hur förändras era behov av kommunikation under dessa omständigheter? Inga förändringar i behoven kan noteras. 7. Hur många handburna enheter kan behövas för full bemanning? C:a 10 abonnemang kan komma att behövas. 92

93 * 8 # Slutrapport av projektet Inför Rakel Ver 1.0 PSN Polis Länsstyrelse Räddningstjänst SOS Kommunkontor Mobilnät Andra kommuner Informatör Företag Videokonferens 93

94 Noteringar från möte med Kultur och Teknik Timrå 11/4 Deltagare var Stig Ödling och Ture Järlehag. Saknades Per-Gunnar Nordling (fastighet). 1. Hur arbetar man vid Tekniska förvaltningen normalt? Verksamheten består av väghållning, parkförvaltning och belysning. Förvaltningen fungerar som jourcentral för egen verksamhet och fastighetsförvaltningen vintertid, under sommaren ansvarar fastighetsförvaltningen. Förvaltningen har en mindre egen organisation bestående av sex fordon och anlitar entreprenörer för i huvudsak all snöröjning. Det mesta av verksamheten är planerad och förlagd till normal arbetstid. Förvaltningen har jourverksamhet och kan kallas ut vid eventuella händelser som akut snöröjning, översvämningar eller olyckor. Larmlista till jourhavande arbetsledare finns hos SOS Alarm. Det är sällsynt att samordnade insatser sker tillsammans med andra verksamheter inom kommunen, med angränsande kommuner eller med regionala och centrala myndigheter. 2. Vilka kommunikationshjälpmedel/utrustningar används vid kontoret? Huvudsakligen all kommunikation som sker utanför den fasta arbetsplatsen är baserad på mobiltelefoni. Det finns inom förvaltningen åtta kommunikationsradioapparater. Dessa används för kommunikation mellan fordon och mellan olika enheter under arbete, tex vid snöslungning. Apparater lånas ut till entreprenörerna vid behov. 3. Vilka kommunicerar kontoret med? Uppåt i organisationen, med kolleger, med andra i kommunen, med andra i andra organisationer/myndigheter? Vid normal verksamhet sker kommunikation inom kommunen i vissa fall med fastighetskontoret. Det kan hända att socialtjänsten frågar efter hjälp med snöröjning för att nå vårdtagare vid extrema snöförhållanden. Vid vädervarning skickar SMHI SMS om läge och varningsgrad. 4. Hur fungerar denna kommunikation? Täckning, tillgänglighet, andra svårigheter? Upplevelsen är att det finns vissa luckor i mobiltäckningen. Dessa platser är dock kända och SMS går oftast fram. 5. Har ni andra kommunikationshjälpmedel, t ex larm, positionering, kvittenser, arbetsorder? Positioneringstjänsten i mobilsystemen utnyttjas inte. Det finns inga hjälpmedel i mobilerna för arbetsorder eller kvittens. Egna fastigheter är larmade. Larm går till SOS Alarm kommunikationscentral. Nödlarm och överfallslarm saknas för ensamarbetande. Ett eget komradiosystem med tilldelad frekvens utnyttjas. Frekvensen är reserverad via PTS. Systemet består av fordonsmonterade utrustningar och handburna enheter. Apparaterna länkar utrustning till utrustning, men kan också reläa trafik. 6. Hur ser er situation ut vid en kris/händelse? T ex brand i kritisk anläggning/boende, strömbortfall, telebortfall, större smittspridning? 94

95 TALK / DATA TALK RS CS TR RD TD CD Slutrapport av projektet Inför Rakel Ver 1.0 Vid större händelse övergår ansvaret till kommunen centralt. Förvaltningens resurser utnyttjas då av krisledningsnämnden. Den kommunikation som krävs sker som under ordinarie verksamhet. 7. Hur förändras era behov av kommunikation under dessa omständigheter? Behovet av kommunikation bedöms vara tillräckligt. 8. Hur många handburna enheter kan behövas för full bemanning? Vid förvaltningen finns sex fordon med 8 9 personer ute samtidigt samt 16 entreprenörsgrupper för snöröjningsarbete. Utöver detta kan c:a 2-3 handburna enheter behövas. SMHI Komradio Entreprenör Vädervarning Komradio Mobilnät Komradio Arbetsledare Larm Larm Larm Chef SOS Larmcentral 95

96 Noteringar från möte med Timråbo Timrå 11/4 Deltagare var Vanja Aldengård. 1. Hur arbetar man vid Timråbo normalt? Verksamheten består av fastighetsförvaltning, vilket innebär skötsel av hyresfastigheter med väghållning, parkförvaltning och belysning inom fastigheterna. Timråbo utnyttjar entreprenörer för fastighetstillsyn och för städning. Dessa kan kallas ut på annan tid än normal arbetstid vid speciella händelser eller larm. Det mesta av verksamheten är planerad och förlagd till normal arbetstid. Timråbo har jourverksamhet och kan kallas ut vid eventuella händelser. Larmlista till jourhavande arbetsledare finns hos SOS Alarm. 2. Vilka kommunikationshjälpmedel/utrustningar används vid Timråbo? All kommunikation som sker utanför den fasta arbetsplatsen är baserad på mobiltelefoni.. 3. Vilka kommunicerar Timråbo med? Uppåt i organisationen, med kolleger, med andra i kommunen, med andra i andra organisationer/myndigheter? Vid normal verksamhet sker kommunikation inom egen organisation. Vid händelser larmas via mobiltelefon från räddningstjänst och SOS Alarm. Städfirma och fastighetsskötare, båda entreprenörer, kallas in via mobiltelefon. 4. Hur fungerar denna kommunikation? Täckning, tillgänglighet, andra svårigheter? Det fungerar bra där fastigheterna är belägna, dock kan det vara svårt att komma i kontakt med medarbetare i sina bostäder då akuta behov uppstår. 5. Har ni andra kommunikationshjälpmedel, t ex larm, positionering, kvittenser, arbetsorder? Positioneringstjänsten i mobilsystemen utnyttjas inte. Det finns inga hjälpmedel i mobilerna för arbetsorder eller kvittens. Fastigheter som disponeras som äldreboenden och särskilda boenden är larmade. Larm går till SOS Alarm kommunikationscentral via Multicom. Nödlarm och överfallslarm saknas för ensamarbetande. Driftlarm från företrädesvis värme och ventilation terminerar i server hos Timråbo. Status och larm avläses manuellt vid dataskärm knuten till server. Här finns planer på utveckling/införande av analys av larm och vidareutsändning via SMS till jourhavande. 6. Hur ser er situation ut vid en kris/händelse? T ex brand i kritisk anläggning/boende, strömbortfall, telebortfall, större smittspridning? Vid större händelse övergår ansvaret till kommunen centralt. Timråbos resurser styrs av Timråbos ledning. Den kommunikation som krävs sker som under ordinarie verksamhet. 7. Hur förändras era behov av kommunikation under dessa omständigheter? Behovet av kommunikation bedöms vara tillräckligt. 8. Hur många handburna enheter kan behövas för full bemanning? Vid Timråbo finns 10 vaktmästare, 2 förvaltare, 1 förvaltningschef och ett antal personer på kontoret. Utöver detta finns ett flertal entreprenörer bl a 4 entreprenörer på snöröjning. 96

97 Behovet skulle kunna vara till vaktmästarna, förvaltarna, förvaltningschefen samt 1-2 apparater till kontoret. Att förse entreprenörerna med apparater kan blir svårt då det handlar om hundratals individer från minst 20 företag. 97

98 Noteringar från möte med Miljö- och Byggförvaltningen i Timrå 12/4 Deltagare var Nina Martens. 1. Hur arbetar man vid Miljö- och Byggförvaltningen normalt? Verksamheten består av miljöinspektioner, beredning av miljöärenden, offentlig provtagning mm. Verksamheten bedrivs i stort enligt krav i miljöbalken. Tillsyn sker inom livsmedelsområdet och miljöfarlig verksamhet. Byggärenden och bygglov ingår också i kontorets ansvar. Huvudsakligen är all verksamhet planerad och oftast förlagd till kontorstid. Kontoret har ingen jourverksamhet men kan ändå kallas ut vid eventuella händelser som får eller kan få miljöpåverkan. Larmlista finns hos SOS Alarm. Tillsyn sker genom besök hos de som berörs både privatpersoner och företag. I sällsynta fall kan hot och aggressivitet förekomma. Provtagning sker av vattendrag, samt uppsatta luftprovtagare ute i kommunen. Maximalt fem personer är utanför kontoret samtidigt. Bygglovsärenden innebär besök på plats. Man försöker undvika ensamarbete vid risk för hot och fara eller besök på oländig plats 2. Vilka kommunikationshjälpmedel/utrustningar används vid kontoret? Huvudsakligen all kommunikation som sker utanför kontoret är baserad på mobiltelefoni. 3. Vilka kommunicerar kontoret med? Uppåt i organisationen, med kolleger, med andra i kommunen, med andra i andra organisationer/myndigheter? Vid normal verksamhet sker kommunikation mestadels inom egen organisation. Man kommunicerar med sina tillsynsobjekt. 4. Hur fungerar denna kommunikation? Täckning, tillgänglighet, andra svårigheter? Upplevelsen är att det finns vissa luckor i mobiltäckningen, speciellt vid provtagning vid avsides belägna objekt. 5. Har ni andra kommunikationshjälpmedel, t ex larm, positionering, kvittenser, arbetsorder? Positioneringstjänsten i mobilsystemen utnyttjas inte. Det finns inga hjälpmedel i mobilerna för arbetsorder eller kvittens. Inga externa larm från objekt. Nödlarm och överfallslarm saknas för ensamarbetande. 6. Hur ser er situation ut vid en kris/händelse? T ex brand i kritisk anläggning/boende, strömbortfall, telebortfall, större smittspridning? Vid större händelse övergår ansvaret till kommunen centralt. Förvaltningens personal assisterar på fältet. 7. Hur förändras era behov av kommunikation under dessa omständigheter? Behovet av kommunikation bedöms vara tillräckligt, dock blir det problem om inte normal mobil/fast telefon fungerar. 98

99 * 8 # Slutrapport av projektet Inför Rakel Ver Hur många handburna enheter kan behövas för full bemanning? Vid förvaltningen arbetar fem personer. Uppskattningsvis är i snitt 2-3 personer ute på fältet samtidigt. PSN Kommunkontor Polis Länsstyrelse Räddningstjänst SOS Mobilnät Bygginspektör 99

100 Noteringar från möte med Barn och utbildning samt Socialtjänsten i Timrå 12/4 Deltagare var Ann-Christin Isaksson och Susanne Forsberg. 1. Hur arbetar man vid förvaltningarna normalt? Barn och Utbildning ansvarar för förskoleverksamheten samt utbildning inom grundskola och gymnasium. Socialtjänsten består av äldreomsorg, Individ- och Familjeomsorg, Omsorg av funktionshindrade, Psykvård och Äldreboenden. 2. Vilka kommunikationshjälpmedel/utrustningar används vid förvaltningen? Inom Barn och Utbildning används mobiltelefon och bärbara datorer med mobilt bredband för ledning rektorer och chefer. Vid förskolorna finns en mobiltelefon per avdelning. I övrigt utnyttjas den fasa telefonin. Äldreomsorgen har mobiltelefoner inom grupperna, 7 hemtjänstgrupper om 6 7 personer och en nattgrupp. Man hämtar ut sin telefon när arbetspasset börjar. Inom IFO arbetar socialsekreterare med hembesök samt fältassistenter som har mobiltelefoner. Även boendestöd till vårdtagare samt biståndshandläggare utnyttjar mobiltelefon 3. Vilka kommunicerar verksamheten med? Uppåt i organisationen, med kolleger, med andra i kommunen, med andra i andra organisationer/myndigheter? Vid normal verksamhet sker kommunikation inom Barn och Utbildning. Vid Socialtjänsten händer det att man ringer Barn och Ungdom. Externt sker kommunikation med Landstingets primärvård och sjukvårdsupplysningen samt Polisen. Larm vid olyckor och andra allvarliga händelser sker genom Hur fungerar denna kommunikation? Täckning, tillgänglighet, andra svårigheter? Upplevelsen är att det inte är problem med mobiltäckning. Vid telebortfall sätts extra personal in vid t ex hemtjänsten för att utöka tillsynen av vårdtagarna. 5. Har ni andra kommunikationshjälpmedel, t ex larm, positionering, kvittenser, arbetsorder? Positioneringstjänsten i mobilsystemen utnyttjas inte. Det finns inga hjälpmedel i mobilerna för arbetsorder eller kvittens. Trygghetslarm är inkopplade via publika nätet och terminerar hos Tunstal i Örebro. Nödlarm och överfallslarm saknas för ensamarbetande. 6. Hur ser er situation ut vid en kris/händelse? T ex brand i kritisk anläggning/boende, strömbortfall, telebortfall, större smittspridning? Vid större händelse övergår ansvaret till kommunledningen centralt. Kommunikation med krisledningen sker på samma sätt som under normal verksamhet. SMHI varnar via SMS vid vädervarningar. 7. Hur förändras era behov av kommunikation under dessa omständigheter? Inga förändringar i behoven kan noteras. 8. Hur många handburna enheter kan behövas för full bemanning? 100

101 * 8 # * 8 # Slutrapport av projektet Inför Rakel Ver 1.0 Vid Barn och Utbildning kan man räkna en Rakelenhet för varje mobiltelefon. I hemtjänsten finns 7 grupper med c:a 7 personer på fältet samtidigt i ensamarbete vilket medför c:a 50 apparater. Nattpatrullerna kan disponera samma apparater. Trygghetslarm skulle behöva omvandlas till telematikabonnemang. I övrigt kan man räkna en Rakelenhet för varje mobiltelefon. Kommunkontor PSN Tunstal Örebro Larm Skolledare Hemtjänsten Mobilnät Polis Räddningstjänst SOS Förskola 101

102 Noteringar från möte med Tekniska förvaltningen, ÅFA, Information, Kommunadministrationen och IT i Ånge 29/3 Deltagare var Göran Fjällström, kommunchef, Ove Skägg, teknisk chef och säkerhetschef, Kristina Kamsten, info, Lena Paulsson, administration och beredskap, Anders Lindkvist, IT-ansvarig, Staffan Dahlberg, ÅFA, Magnus Åslund, GIS-ansvarig tekniska. 1. Hur arbetar man vid förvaltningarna normalt? Verksamheten inom krisberedskapsnämnden består av att vid en kris bemanna ledningsplatsen och leda och samordna kommunens verksamhet. Den kommunikationsutrustning som man förlitar sig på är mobiltelefon, fast telefon och ett videokonferensnät med Sundsvall, Timrå samt Medelpads räddningstjänstförbund. Inom den tekniska enheten utnyttjas till största delen mobiltelefoni men komradio används vid snöröjning för kommunikation mellan samverkande fordon. VA anläggningar har larm som förmedlas via fast telefon och GPRS. SMS skickas till jourhavandes telefon. Tekniskas egna fastigheter inbrotts- och brandlarmar direkt till SOS Alarm. ÅFA förlitar sig också på mobiltelefoni. Driftlarm i fastigheterna går till driftdator via Servanet. Brandlarm går via publika fasta telefoninätet till SOS Alarm. Tillhandahålls genom Multicom online. Hisslarm förmedlas via mobilnätet. Störningsjour köps in av entreprenör. Vid IT-driften går driftlarm till centralenhet som vidarebefordrar ett SMS till driftansvarig. Kommunen har nedlagd fiber mellan i huvudsak samtliga kommunala arbetslokaler. 2. Vilka kommunicerar verksamheten med? Uppåt i organisationen, med kolleger, med andra i kommunen, med andra i andra organisationer/myndigheter? Vid normal verksamhet sker kommunikation inom den egna förvaltningen och enheten. Externt sker kommunikation med grannkommuner och räddningstjänstförbund. Larm vid olyckor och andra allvarliga händelser sker genom Hur fungerar denna kommunikation? Täckning, tillgänglighet, andra svårigheter? Upplevelsen är att det inte är problem med mobiltäckning. Dock finns vissa områden där täckningen är dålig eller obefintlig. 4. Har ni andra kommunikationshjälpmedel, t ex larm, positionering, kvittenser, arbetsorder? Positioneringstjänsten i mobilsystemen utnyttjas inte. Det finns i dag inga hjälpmedel i mobilerna för arbetsorder eller kvittens, dock planeras för införande av GIS-funktioner för VA. Nödlarm och överfallslarm saknas för ensamarbetande. Generellt kan sägas att samtliga inom kommunen erbjuds möjlighet att synkronisera kalender med mobilen samt att läsa och skicka mail. Detta är dock individuellt i vilken grad det utnyttjas. 5. Hur ser er situation ut vid en kris/händelse? T ex brand i kritisk anläggning/boende, strömbortfall, telebortfall, större smittspridning? 102

103 Vid större händelse övergår ansvaret till kommunledningen centralt, förvaltningschefer ingår då i ledningsstab och övrig personal assisterar på fältet. Kommunikation med krisledningsstaben sker på samma sätt som under normal verksamhet. 6. Hur förändras era behov av kommunikation under dessa omständigheter? Inga förändringar i behoven kan noteras. 7. Hur många handburna enheter kan behövas för full bemanning? Vid tekniska finns idag 10 mobiltelefoner för utepersonal. ÅFA har behov för mellan 10 och 20 personer. För krisledning behövs 3-5 enheter. 103

104 TALK / DATA TALK RS CS TR RD TD CD Slutrapport av projektet Inför Rakel Ver 1.0 Komradio Komradio Mobilnät Komradio Kommunkontor Ledning IT-driftlarm Larm Arbetsledare Server Larm Larm Multicom SOS Larmcentral ServaNet Kommunkontor Timrå, Sundsvall RTJ 104

105 Noteringar från möte med Bygg och miljökontoret Ånge 29/3 Deltagare var Karin Wennberg. 1. Hur arbetar man vid Bygg och miljökontoret normalt? Verksamheten består av miljöinspektioner, beredning av miljöärenden, offentlig provtagning mm. Verksamheten bedrivs i stort enligt krav i miljöbalken. Tillsyn sker inom livsmedelsområdet och miljöfarlig verksamhet. Byggärenden och bygglov ingår också i kontorets ansvar. Huvudsakligen är all verksamhet planerad och oftast förlagd till kontorstid. Kontoret har ingen jourverksamhet men kan ändå kallas ut vid eventuella händelser som får eller kan få miljöpåverkan. Larmlista finns hos SOS Alarm. Tillsyn sker genom besök hos de som berörs. I sällsynta fall kan hot och aggressivitet förekomma. Provtagning sker vid de olika objekt ute på fältet som skall undersökas och innebär arbete utanför kontoret. Resor sker oftast med bil. Typiskt är c:a 2-3 personer utanför kontoret samtidigt. Från maj kommer också bygglovsärenden att innebära besök på plats. Det är sällsynt att samordnade insatser sker tillsammans med andra verksamheter inom kommunen och med regionala och centrala myndigheter. Man försöker undvika ensamarbete vid risk för hot och fara eller besök på oländig plats 2. Vilka kommunikationshjälpmedel/utrustningar används vid kontoret? Huvudsakligen all kommunikation som sker utanför kontoret är baserad på mobiltelefoni. Det finns inom kontoret en Westel kommunikationsradio ( kostnad 450 kr/kvartal) vid ärenden där mobiltäckning är dålig. Westel är en lokal kommunikationsoperatör med täckning i mellannorrland. Utlarmning sker via SOS genom förmedlade larmlistor. 3. Vilka kommunicerar kontoret med? Uppåt i organisationen, med kolleger, med andra i kommunen, med andra i andra organisationer/myndigheter? Vid normal verksamhet sker kommunikation inom kommunen i vissa fall med tekniska kontoret. 4. Hur fungerar denna kommunikation? Täckning, tillgänglighet, andra svårigheter? Upplevelsen är att det finns vissa luckor i mobiltäckningen, speciellt vid provtagning vid avsides belägna objekt. 5. Har ni andra kommunikationshjälpmedel, t ex larm, positionering, kvittenser, arbetsorder? Positioneringstjänsten i mobilsystemen utnyttjas inte. Det finns inga hjälpmedel i mobilerna för arbetsorder eller kvittens. Inga externa larm från objekt. Nödlarm och överfallslarm saknas för ensamarbetande. En handburen kommunikationsradio från operatören Westel, ansluten till publika nätet, finns för arbete utanför mobiltäckning. 6. Hur ser er situation ut vid en kris/händelse? T ex brand i kritisk anläggning/boende, strömbortfall, telebortfall, större smittspridning? 105

106 Vid större händelse övergår ansvaret till kommunen centralt, chefen ingår då i ledningsstab och personal assisterar på fältet. Kommunikation för att erhålla eller kontrollera data om farliga ämnen eller annat sker genom kontakt med kollega vid kontoret. Vid inspektioner eller larmutryckning kan räddningstjänst tillkallas om brott och skada kan uppkomma/ har uppkommit men vanligast sker larm genom SOS Alarm efter att räddningstjänsten fått larm. 7. Hur förändras era behov av kommunikation under dessa omständigheter? Behovet av kommunikation bedöms vara tillräckligt. 8. Hur många handburna enheter kan behövas för full bemanning? Vid förvaltningen arbetar sex personer. Uppskattningsvis är maximalt 2-3 personer ute på fältet samtidigt. 106

107 107