Kommunikationsplan Kårstyrelsen

Transkript

1 Sida 1/9 Typ av styrdokument: Antagen av: Senast reviderad: Kommunikationsplan Kårstyrelsen Göta studentkårs kommunikationsplan 2011/2012 Kommunikationsplanen ska vara ett stöd för medarbetarna inom Göta studentkår. Syftet är inte bara att ange vilka kanaler som används utan även att inom kårens organ skapa en medvetenhet om vilka kanaler som finns. Därmed ska kommunikationsplanen inte vara ett statiskt styrdokument, utan bör diskuteras, uppdateras och kompletteras kontinuerligt och när behov finns. Dokumentet kan användas: som referens i det dagliga arbetet med information och kommunikation som diskussionsmaterial för att öka medvetenheten kring information och kommunikation som utbildningsmaterial för personal och vid den årliga överlämningen mellan arvoderade Våra målgrupper och mål Ur Göta studentkårs kommunikationspolicy framgår att våra målgrupper är enligt nedan. Primära målgrupper: Befintliga medlemmar Presumtiva medlemmar Sekundära målgrupper: Samarbetsorgan Göteborgs universitet Media Omgivande samhället Alumni Kårföreningar I enlighet med kommunikationspolicy har kommunikationen som mål att befintliga och presumtive medlemmar skall utifrån studentkårens kommunikation få både verktyg för att kunna ta ställning till och motivera sitt medlemskap, men även att själva kunna engagera sig och bidra. Med grund i detta fokuserar föreliggande kommunikationsplan på våra primära målgrupper. Ansvar Alla som arbetar på Göta studentkår representerar organisationen och har därmed ett kommunikationsansvar. Varje medarbetare och förtroendevald har ett ansvar att: bidra till öppenhet och delaktighet när man kommunicerar med kollegor, studenter och övriga målgrupper. vara en professionell representant för Göta studentkår Kårordförande är ytterst ansvarig för informationsverksamheten. Tillsammans med presidiet bör ordföranden vara talesman gentemot media vad gäller övergripande frågor och även vara den som ser till att kommunikationen används som ett strategiskt verktyg i Göta studentkårs utveckling.

2 Sida 2/9 Sektionsordföranden ansvarar för den övergripande kommunikationen inom respektive verksamhetsområde. Informationsgruppen ansvarar för spridning av fysisk information. Det inkluderar skitviktigt, affischer, bordstalare etc. Informationsgruppen agerar på uppdrag av ledningsrådet och regleras i särskild uppdragsbeskrivning. Grafisk profil En stor del av Göta studentkårs identitet består av den visuella delen, den grafiska profilen. Om den är ogenomtänkt eller bristfällig är det risk att kåren inte syns bra i sin kommunikation och att den helt enkelt försvinner i mängden. För att undvika detta, har Göta studentkår tagit experthjälp för att utforma en grafisk profil. En manual för den grafiska profilen finns som bilaga till kommunikationsplanen. Manualen reglerar logotyp, färger, typsnitt, mallar och trycksaker. Den grafiska profilen finns för att skapa en medvetenhet kring, och ett igenkännande av, kårens verksamhet. Därför har den ett avgörande marknadsföringsvärde, då tanken är att målgruppen ska tänka åhå, nu är Göta igång igen. Därför är det mycket viktigt att den grafiska manualen används konsekvent, och att den grafiska manualen konsulteras vid eventuella osäkerheter. Informationskanaler Det finns en mängd olika informationskanaler som kan och bör användas av företrädare för Göta studentkår. Nedan listas informationskanaler tillsammans med riktlinjer för hur de skall användas. De används fördelaktigt i kombination med varandra och vid större arrangemang bör ansvarig fundera på hur man maximerar nyttjandet av alla kanaler. För varje användande av någon av nedan uppräknade informationskanaler bör ansvarig dessutom göra en bedömning om materialet även bör produceras på engelska. I enlighet med Göta studentkårs verksamhetsplan för 2011/12 skall man även tillse att kårgemensam information finns både på svenska och engelska. Exempel på sådan information kan vara stadga, Götaguiden, andra foldrar, särskild hemsidesinfo o.s.v. Personliga möten Alla studenter Alla Så ofta som möjligt Personliga möten ska användas så ofta som möjligt. Personliga möten syftar främst till möten med studenter och med Göteborgs universitet. Genom att svara på frågor samt ge och få feedback fås möjligheten att visa upp vår verksamhet och skapa en positiv bild av den. Det kan ske på kursintroduktioner, storföreläsningar, via fika med studenter, soppluncher, på kårexpeditioner, under kampanjer etc. Samtidigt ger personliga möten kåren möjlighet att reda ut frågetecken, missförstånd eller oklarheter. Vid personliga möten kan dessutom argument och dialog anpassas efter studentens reaktion. Skitviktigt Föreningar Infogruppen 1 gång/månad Skitviktigt är Göta studentkårs nyhetsbrev som postas på toaletter på universitetet. För skitviktigt finns en word-mall som ska följas. Skitviktigt heter på engelska Important Shit.

3 Sida 3/9 Undersökningar 2009/10 visade att Skitviktigt var kårens mest uppskattade informationskanal. Skitviktigt ska stoppas ner i plastfickor som fästs på insidan av toalettdörren alternativt väggen. Skitviktigt ger utrymme till många olika nyheter och bör ge en breddad syn. Bordstalare Infogruppen Varannan vecka Bordstalare kallas de infoblad som ska finnas på caféer, lunchutrymmen där det är möjligt. De är i A5 format och rymmer därmed mindre information än Skitviktigt. Dock ett bra ställe att lyfta fram särskilt aktuell information. Affischering Föreningar Infogruppen Affischering sker både på allmänna anslagstavlor samt anslagstavlor som Göta studentkår förfogar över. För att sätta upp information (där avsändaren inte är Göta studentkår) på anslagstavla som studentkåren förfogar över krävs en stämpel från kåren. Allt som inte är stämplat ska tas ner. Det är viktigt att tavlorna hålls rena och snygga, så att informationen tydligt når mottagaren. TV-skärmar Sektionen TV-skärmar ska utnyttjas på de fakulteter där det är möjligt. TV-skärmarna används med fördel till att få ut ny och het information till kårens medlemmar. Göta kanal Sektionen 8 ggr/år (se utgivningsplan) Spionen är studenttidningen vid Göteborgs universitet. Spionen ges ut åtta gånger/år och skickas hem till studenterna. Dessutom får kåren ett antal exemplar som ska delas ut på de egna fakulteterna. Göta studentkår köper två heluppslag (fyra sidor) i tidningen varje nummer och dessa tituleras Göta kanal. Respektive sektion har en halv sida till sitt förfogande och Götas kårstyrelse har en. Kansliet står för slutlig korrekturläsning och layout. Götaguiden Kansliet En gång/år Göta guiden ansvarar kansliet för. Det är en övergripande folder som skall samla kontaktuppgifter, beskrivning av kårens verksamheter och uppmuntra till medlemskap. Både sektioner och kårföreningar får utrymme i denna folder. Övrig folder/broschyr Kansliet För att komplettera Götaguiden kan det vara önskvärt att framställa riktade informationsfoldrar. Exempelvis mer kortfattade rekryteringsbroschyrer, eller inriktade på särskild information. Mottagningsbok Nyantagna studenter Mottagningsgrupp en gång/termin där detta är möjligt

4 Sida 4/9 Mottagningsboken eller motsvarande är en folder/broschyr som kan delas ut vid terminsstart till alla nyantagna studenter på de sektioner där det förekommer mottagningsverksamhet. Ansvarig mottagningsgrupp inom respektive sektion ansvarar för att samla in material, producera och trycka i samarbete med informatören. Detta är givetvis helt beroende på sektionernas möjlighet till mottagning och informatörens arbetsbelastning. Välkomstmässor Nyantagna studenter Mottagningsgrupp eller sektion I början av varje termin där detta är möjligt Välkomstmässor är utmärkta tillfällen att träffa nya studenter. De bör vara så nära studenterna som möjligt och helst lunchtid, för att maximera exponeringen. Man bör visa upp kårens bredd genom att bjuda in samarbetspartners, kårföreningar och studentgrupper. Finns möjlighet kan man även erbjuda företag monterplats i utbyte mot ersättning. Kårföreningskväll Nyantagna studenter Presidiet I början av varje termin Kårföreningskväll får gärna anordnas i direkt anslutning till mottagningen och skall ge en chans för studenter att komma i kontakt med föreningar för att fördjupa sitt engagemang. Kampanjer Projektgrupp Kampanjer anordnas när man vill uppmärksamma för studenterna och Göta studentkår aktuella och viktiga frågor och/eller medlemsrekrytera. De kan vara sektionsspecifika eller kårövergripande. Hemsidan Kårinternt Media Omgivande samhället Presidiet Sektionen är Göta studentkårs webbplats. Varje sektion har en egen undersida som kan nås genom till exempel natsek.gota.gu.se eller nat.gota.gu.se. Hemsidan skall vara en källa till aktuella nyheter och arrangemang och en relevant information. Den uppdateras genom :s system InfoGlue ( För att ha access till systemet behövs en halvdags-utbildning som kan läsas hos. Webbsystemet har stöd för events, kalender, vanliga sidor, internlänkar m.m. Det finns nyhetsrullar och kalendarium både centralt och på varje sektion. Dessutom finns en särskild nyhetsrulle vid namn Student sökes på förstasidan där spännande uppdrag utlyses, samt företag kan köpa in sig. I kalendariumet bör man fokusera på aktiviteter och händelser som berör och intresserar många studenter, för mer nischade målgrupper kan man använda sektionernas kalendarium. Samma bedömning bör göras kring nyheter.

5 Sida 5/9 Kalendariesystemet är öppet att använda för bland annat sektioner, studentgrupper och kårföreningar via en generell inloggning. Via denna kan man skapa kalenderevents, som dock måste publiceras av annan. Detta bör marknadsföras för att fylla kalendariumet med mer aktiviteter. Medlemsmail Medlemmar Presidiet en gång/månad Medlemsmail skickas ut till alla medlemmar genom ett webbaserat system som kallas Getanewsletter. Sektionerna uppmanas inkomma med information som kan sammanställas till ett mail som går till alla medlemmarna. Systemet kan även hålla koll på hur många som läser mailet, hur många som klickar på länkar i mailet etc. Facebook och Twitter Presidiet Sektion vid behov På Facebook har Göta studentkår sidor, dels en central sida och dessutom sidor för varje sektion som administreras av sektionerna själva. Viktigt att tänka på när man publicerar information på sin sida är att alltid hänvisa till grundkällan (t. ex Syftet att finnas tillgänglig på Facebook är inte bara att synas utan att faktiskt förmedla ett budskap. På Facebook kan man alltså som läsare få tips för att sedan hitta mer information via någon av kårens andra kanaler. Förutom de statusuppdateringar som skapar nyhetsflödet på Facebook är det även bra att skapa evenemang för de utåtriktade arrangemang kåren håller i. Facebook ger även utrymme för frågor och debatt i viss mån och är därmed ett interaktivt forum. Det bör uppmuntras. Däremot bör man vara noggrann med att hålla alla Facebook sidor fria från andra organisationer eller företags information. I anslutning till Facebook har även Göta studentkår centralt, samt IT-sektionen, Twitter konton. Likt Facebook sidorna är tanken att genom Twitter ge en teaser för den aktivitet som informeras om, och det är än mer viktigt på Twitter då utrymmet är begränsat till 140 tecken. Extern media Media Samarbetsorgan Omgivande samhället Presidiet Extern media innefattar i stort alla kanaler som vi själva inte kontrollerar. Det är Spionens debatt- eller artikelsidor, GP, DN och andra tidningar. TV, radio och så vidare. Göta studentkår har som mål att synas och höras även utanför dess reguljära kanaler och för att uppnå det bör det ständigt övervägas hur frågor kan drivas effektivare och bredare. Exempelvis debattartiklar ensamma eller gemensamt med andra kårer, alternativt via samarbetsorganisationerna. Med ökad synlighet i flera arenor ökar kårens relevans för studenterna. Profilmaterial och profilkläder Presidiet Profilmaterial bör alltid finnas tillgängligt i någon mån centralt på nas hus. Det bör variera från billiga give-aways i stora volymer(pennor, godis) till dyrare produkter(paraplyer, kläder o.s.v.).

6 Sida 6/9 Give-aways bör användas vid välkomstmässor, kårföreningskväll och även i viss mån på våra expeditioner. Målet med dessa är att för en liten peng sprida kårens namn och logotyp. Huruvida man väljer 2-färgstryck eller ej beror på kostnad i relation till långvarighet. Exempelvis har godiset 1- färgstryck medan pennorna 2-färgstryck. Som riktlinje kan sägas att en give-away måste kosta under 10:-/st, med fördel under 5:-/st. Dyrare produkter används med fördel som vinster i tävlingar och liknande, under exempelvis mottagning eller kampanjer. Profilkläder skall erbjudas i någon form till både kårstyrelse-, sektionsstyrelse- och fullmäktigeledamöter. Utöver detta skall man jobba för att faddrar och ansvariga under mottagning får möjlighet att profilera sig som Göta studentkår. Vid övriga utåtriktade arrangemang som välkomstmässor, arbetsmarknadsdagar och dylikt skall man också jobba för att involverade använder sig av profilkläder och att profilmaterial används på ett sådant sätt att Göta studentkår framstår som avsändare för arrangemanget. Både profilmaterial och profilkläder bör i någon omfattning finnas ute på respektive sektion för användning, då det är hos sektionerna huvudsakliga verksamheten är och man möter studenter. Det möjliggör ett bättre användande av materialet. Externa parter är för många en attraktiv målgrupp. Kårföreningar och studentgrupper ses som interna parter och ges därmed utrymme i mån av plats i kårens kanaler. Utöver dessa är det många organisationer och företag som vill nå ut med sina budskap. För alla kommersiella aktörer gäller att ersättning krävs. Prislista fastställs av kårstyrelsen, alternativt av kårstyrelsen utsedd grupp, och innefattar kostnad för att få affischera, komma med i medlemsmail och lista jobberbjudande under Student sökes på hemsidan. I övrigt är det stor restriktivitet som gäller, även kring i övrigt förmånliga studentrabatter. Kårrabatter går alltid före och får mer utrymme. Mailadresser Alla som representerar Göta studentkår ska kunna ha Arvoderade, personal och övriga där det är relevant ska ha en personlig adress, detta för att åstadkomma ett personligt bemötande. Man skall ha en tydlig signatur i slutet på sin e-post som tydligt anger vem man är och vilket uppdrag man har i organisationen, samt anger övriga kontaktmöjligheter. Signaturen bör följa grafiska manualen. Generella funktionsadresser bör inte vara personliga (tex repe@gota.gu.se). Exempelvis presidiet och varje sektion skall ha funktionsadresser via vilka man når de arvoderade. Kansliet: Presidiet: ordf@gota.gu.se, vice.utb@gota.gu.se, vice.soc@gota.gu.se Sektioner: utsek@gota.gu.se, natsek@gota.gu.se, doksek@gota.gu.se, itsek@gota.gu.se, humsek@gota.gu.se, samsek@gota.gu.se Personer: fornamn.efternamn@gota.gu.se Hur vi uttrycker oss Precis som att det är viktigt att använda sig av en grafisk profil för att visa på enhetlighet och tydlighet i tryckt material, är det viktigt hur vi uttrycker oss i officiella sammanhang. Göta studentkår skrivs alltid med litet s.

7 Sida 7/9 Göta studentkårs fullmäktige, skrivs i kortform fullmäktige (Inte FUM, det kan användas i talspråk, men aldrig i handlingar). Göta studentkårs styrelse, skrivs i kortform styrelsen eller kårstyrelsen (om det föreligger risk för sammanblandning). Göta studentkårs presidium (d.v.s. ordförande och vice ordförande som kollegium), skrivs i kortform presidiet eller kårpresidiet. Göta studentkårs xsektion, skrivs i kortform sektionen eller xsektionen (Inte xsek, det kan användas i talspråk men aldrig i handlingar). Göta studentkårs xsektions styrelse, skrivs i kortform sektionsstyrelsen, styrelsen för xsektionen eller xsektionens styrelse. Göta studentkårs studentgrupp för x, skrivs i kortform studentgruppen x. I informella sammanhang går det givetvis bra att använda egna namn. Om man ska använda förkortningar i skrift ska man först skriva ut hela namnet i fulltext. T ex Grundutbildningsberedningen (GruB). Detta är för att vi inte ska stöta bort kårovana människor som inte har koll på all den jargong som vi ofta slänger oss med i kårvärlden.

8 Sida 8/9 Bilaga 1: Bordstalare uppdatera lista kallas de infoblad som ska finnas på caféer, lunchutrymmen där det är möjligt. Idag är det bara Pedagogen och campus Haga/Linné som har bordstalare. Vi trycker bordstalarna på nas hus. Pedagogen (ca 50 ex) hus A (caféet) hus B (caféet) hus C (lunchutrymmet i källaren) Campus Haga (ca 90 ex inkl Linné) hus B (entréplan) hus D (caféet) Campus Linné: Annedalsseminariet (caféet) Psykologen (caféet) Skitviktigt uppdatera lista Pedagogen (ca 80 ex) hus A (källarplan, entréplan, plan 1) hus B (entréplan, plan 1) hus C (källarplan, entréplan) Campus Haga (ca 100 ex inkl Linné) hus A (entréplan, plan 1-2) hus B (entréplan, plan 1-2) hus C (entréplan, plan 1-2) hus D (plan 1-2) hus E (plan 1-2) hus F (plan 1) hus K (plan 1) Campus Linné: Mediehuset (plan 1-3) Annedalsseminariet Psykologen Affischering uppdatera lista Pedagogen: hus A (2 st entréplan, 1 st plan 1) hus B (2 st entréplan, 1 st plan 1) hus C (1 st på entréplan, 1 st källarplan) Campus Haga: hus B (3 st plan 2) hus C (1 st entréplan, 1 st plan 1) hus D (1 st plan 1) hus K (1 st plan 1) Humanisten: 1 st entréplan affischering på universitetets anslagstavlor Geovetarcentrum: intill sektionens kontor affischering på universitetes anslagstavlor

9 Sida 9/9 TV-skärmar uppdatera lista Än så länge är detta bara möjligt på Utbildningsvetenskapliga sektionen. TV-skärmarna finns vid huvudentrén i hus A, B och C. Vi har två bilder till förfogande. Maila informationen till torsten.arpi@gu.se (1-3 meningar/bild) varannan fredag (eller vid behov).