SSG entre AnVÄnDAr- HAnDBOK SSG StAnDArD SOLUtIOnS GrOUP

Transkript

1 SSG entre ANVÄNDARHANDBOK SSG STANDARD SOLUTIONS GROUP

2 Version 1.9 (avser applikationsversion 1.9)

3 2 (51) Sida Innehållsförteckning 1 Grundläggande information om SSG Entre Nyheter Om SSG Entre Dokumentation Systemkrav SSG Entre-applikation Genomföra Entre-utbildningar Generellt In- och utloggning Personliga inloggningar Ändra användarnamn och/eller lösenord mm Meny Min användarprofil Fönster Fönstrens funktionalitet Funktionsval Flikar Fält Listor Kryssrutor (bockrutor) Datum och tidsformat Kortkommandon Översyn av Tool-tips Förenklad webbservice - tillträdeskontroll Funktioner generell beskrivning Roller i SSG Entre Kontaktperson/Administratör Entre Tillträdeskontroll Entre Övriga roller - Kursdeltagare Menyfunktioner Min organisation Registrera anställda Mina aviseringar Mina Entreprenader Från industrianläggningens sida Tillträdeskrav i Entreprenad Organisationer - Välja entreprenadföretag till entreprenad Tillträdeskontroll utlagd på entreprenad Fasta Entreprenadföretag/Entreprenörer Mina Entreprenader Från Entreprenadföretagets sida Ansvarig för entreprenad Bemanning av entreprenad Bemanning av entreprenad klar Välja fordon i entreprenad Organisation Utbildningskatalog Tillträdeskontroll Flik Tillträde Flik Tillträde Relaterade org

4 3 (51) Sida Generell kontroll gentemot anläggningens tillträdeskrav av lokal utbildning Entreprenadfunktionen och Relaterade organisationer Entreprenad Entre användare Roll Statistik För Industrianläggningen (upphandlande industri) Min organisation beskrivning av flikar Företagsuppgifter Adresser Personaluppgifter Registrera anställda Visa/Ändra anställd Ta bort Flytta Lägg till Skicka inloggningsuppgifter via e-post Möjlighet att få inloggningsuppgifter via SMS Personalens utbildningar Förnya utbildning Attestera kurs Utfärdande av Entre-pass Attestering av kurser för industrianläggningspersonal Tilldela anställd utbildning Avisering om tilldelad utbildning som inte påbörjas Personalens certifikat Begär Entre-pass för industrianläggningar Beställning av ersättningskort för Entreprenörer Entreprenader Branscher/Verksamhetsområden Fordon Koppla fordon till anställd Tillträdeskrav Relaterade organisationer Inställningar Kursdeltagare Genomföra Entre-utbildning Status på utbildning Repetera kurs Förnya utbildning Support och information... 51

5 4 (51) Sida 1 Grundläggande information om SSG Entre 1.1 Nyheter De senaste uppdateringarna i applikationen SSG Entre beskrivs under menyvalet Versionsinformation under menyblocket Om SSG Entre. 1.2 Om SSG Entre SSG Entre är en webbaserad interaktiv säkerhetsutbildning för entreprenörer inom processindustrin. SSG Entre har utvecklats av 34 samverkande bruk inom pappers- och massaindustrin. Syftet med Entre är att öka säkerheten i de entreprenadarbeten som utförs inom industrin. Bakgrunden är att entreprenörer idag är överrepresenterade i olycksstatistiken, samtidigt som den traditionella säkerhetsutbildningen är såväl tidskrävande för industrin som kostsam och ineffektiv. SSG administrerar konceptet på uppdrag av de samverkande företagen. För fortsatt utveckling av SSG Entre har SSG stöd av en referensgrupp bestående av representanter från deltagande branscher. Hur många och vilka industrienheter anslutna till den industrigemensamma säkerhetsutbildningen kan du läsa mer om på vår hemsida under Produkter & Tjänster och SSG Entre. 1.3 Dokumentation Dokumentation om SSG Entre finns tillgänglig via administrationsverktyget under menyrubriken Om SSG Entre. 1.4 Systemkrav SSG Entre-applikation För att köra applikationen SSG Entre krävs en standard-pc med Windows 2000/Me/XP/Vista och Microsoft Internet Explorer 6 eller 7 (rekommenderas). Dessutom måste Internet Explorer version 7.0 vara inställd så att den tillåter JavaScript och popup-fönster. För att tillåta popup-fönster i applikationen gör på följande sätt: 1. Kopiera adressen i webbläsarens adressfält. 2. Klicka på Verktyg i menyfältet. 3. Välj Blockering av popup-fönster/inställningar för blockering av popup-fönster och där klistrar du in adressen och klickar på Lägg till.

6 5 (51) Sida Genomföra Entre-utbildningar För att gå Entre-utbildningar krävs Microsoft Internet Explorer 5.5 eller senare, med Flash 5 plugin, ljudkort med hörlurar/högtalare, bredbandsanslutning till Internet, minst 128 Kbit/s, men gärna mer. 2 Generellt 2.1 In- och utloggning Inloggning till SSG Entre sker enligt följande: 1. Gå till 2. Välj MINA TJÄNSTER längst upp till höger och fyll i användarnamn och lösenord som du har tilldelats. 3. När du är inloggad visas de SSG tjänster som du har tillgång till, se ex i nedan bild. Som kursdeltagare har man tillgång till Mina SSG Utbildningar, som kontaktperson eller administratör i Entre har du dessutom tillgång till SSG Entre administration, dvs. det verktyg där organisationen och uppgifter kring personal administreras. (Flera alternativ kan visas om du har tillgång till flera SSG-tjänster.) 4. Administrationsverktyget för Entre öppnas i ett nytt fönster. Utloggning kan ske på två olika sätt. Antingen från administrationsverktyget genom att klicka på Logga ut längst upp till höger i fönstret eller från SSGs hemsida via MINA TJÄNSTER på motsvarande sätt som inloggning skedde. Oavsett val av sätt blir du utloggad från båda fönstren Personliga inloggningar Var och en som registreras i Entre får sina egna unika inloggningsuppgifter och det är oerhört viktigt att ingen använder någon annans inloggning! Den anställde måste själv logga in med sin egen personliga inloggning för att gå Entreutbildning, likaväl som varje kontaktperson och/eller administratör ska använda egna unika inloggningar. Personer som inte ska genomföra utbildning debiteras ingen avgift om det markeras i användarprofilen inne i administrationsverktyget. Se vidare beskrivning i avsnitt

7 6 (51) Sida Ändra användarnamn och/eller lösenord mm De lösenord som skapas när du som användare registreras i Entre är slumpgenererade och kan vara komplicerade att lägga på minnet. För att ändra dina inloggningsuppgifter gör så här: 1. Se till att vara inloggad under MINA TJÄNSTER enligt ovan. 2. Klicka på MIN PROFIL längst upp till vänster. 3. En tabell visas med dina uppgifter, passa på att se över dessa. För att byta lösenord uppge ditt nya lösenord i nedre delen av tabellen, upprepa det en gång och bekräfta ändringen med det "nuvarande", dvs. det gamla lösenordet. (Kontaktpersoner och administratörer i Entre kan även ändra sina uppgifter inne i själva administrationsverktyget via Min användarprofil.) 2.2 Meny När du loggat in till SSG Entre finner du en meny till vänster. I denna meny gör du dina olika val. Menyn är indelad i huvudblocken Att göra, Vanliga uppgifter, Sök SSG Entre och Om SSG Entre. Under Att göra finns de uppgifter du är ansvarig för och som kräver någon form av åtgärd, t.ex. se över adressuppgifter för din organisation, attestera utbildningar för anställda etc. Under Vanliga uppgifter finns menyval för aktiviteter som utförs ofta samt menyval för att ändra inställningarna i din användarprofil. Under Sökning finns menyval som du kan använda för att söka information i SSG Entre. Under Om SSG Entre återfinns välkomsttexten, versionsinformationen, användarhandboken, vanliga frågor, kontaktuppgifter till SSG Entre support och allmän information om SSG Entre Min användarprofil Under Vanliga uppgifter i menyn till vänster finner du valet Min användarprofil. Via detta menyval kan du ändra inställningar i din användarprofil, t.ex. lösenord, språkinställning mm.

8 7 (51) Sida Genom att klicka på Ändra i övre högra hörnet öppnas alla fält för redigering och du kan ändra det du vill och sen avsluta med att klicka på Uppdatera. Applikationen finns tillgänglig på svenska, engelska, finska, tyska och polska. (Entre Grundutbildning finns även tillgänglig på italienska men dock inte applikationen.) 2.3 Fönster När du gör ett val ur menyn till vänster, kommer valet att starta i ett eget fönster, men inom ramen för din webbläsare. Innehållet i fönstret är indelat i olika avsnitt. Normalt kan du välja hur mycket du vill se av innehållet i ett fönster genom att klicka på Minimera eller Maximera. Längst upp till höger i varje fönster finns ett antal knappar. Symbolen med två pilar är en knapp för att uppdatera ett fönster och dess innehåll. Hänglåset används för att låsa ett fönster från att uppdateras, se kapitel för mer information. Knappen med skrivaren används för att skriva ut fönstrets innehåll.

9 8 (51) Sida Du stänger ett fönster genom att klicka på -knappen Fönstrens funktionalitet För att få en ökad överblick kan du ha flera fönster öppna samtidigt. Dessa kommer då att visas i samma huvudfönster och går lätt att arrangera, genom "dra och släpp" principen. Fönstren "lyssnar" på varandra. Sker en ändring i ett av de öppna fönstren, t.ex. genom en ändring av sökkriterierna, sker samma ändring även i övriga öppna fönster om de berörs av gjord förändring. Vill man inte att ett fönster ska "lyssna" så kan man låsa det genom att klicka på hänglåset uppe i högra hörnet av fönstret. När du låst ett fönster ändrar hänglåset utseende till att vara låst Funktionsval Grundregeln när du ska registrera information i ett fönster är att först välja funktion, t.ex. Välj, Visa, Ändra, Ta bort eller Skapa ny. Därefter kan du fylla i önskade uppgifter och välja någon av de funktioner som finns tillgängliga, t.ex. Lägg till, Ändra eller Uppdatera. Möjliga funktionsval framgår av text i röd fet stil. Klicka på det funktionsval du önskar för att utföra funktionen Flikar Flikar finns i mittendelen av ett fönster och ser till utseendet ut som gråa knappar. Flikarna finns för att kunna visa ytterligare information tillhörande det objekt som fönstret visar. Klicka på en flik för att visa informationen. Ett informationsfält expanderas då i underkant på fönstret. Vill du se två eller flera flikar samtidigt, öppnar du nästa flik genom att hålla ner Alt- tangenten och samtidigt klicka på nästa flik med muspekaren Fält I en del fönster kan sökbegrepp eller information skrivas in, detta görs då i s.k. fält. I vissa fall har fälten en färg där: Gula fält betyder att de är obligatoriska och måste fyllas i. Gråa fält betyder att man endast kan välja något utav dem och att det inte går att skriva i båda samtidigt Vita fält, dvs. de som saknar färg, betyder att de är frivilliga och kräver alltså inga uppgifter Fält kan även ha fördefinierade val att välja mellan. Dessa visas då i form av en s.k. värdelista. Det blir då möjligt att välja något av värdena som finns i listan.

10 9 (51) Sida Det finns även en funktion kallad look up. Den finns bl.a. i fönstret vid val att registrera anställd (eller ändra anställd) för att välja roll. Look up-funktionen innebär att ett visst antal bokstäver kan skrivas in i ett fält och under fältet visas förslag som matchar dessa bokstäver. Förslagslistan blir kortare allt eftersom fler bokstäver skrivs in. De förslag som kommer fram i listan är endast de begrepp som redan finns för det aktuella fältet i databasen. Observera att du måste välja något av alternativen i listan genom att dubbelklicka på namnet, eller stega med pil ner/upp + ENTER. Det går inte heller att skriva in ett nytt begrepp som inte finns i listan sedan tidigare. Alternativet är att klicka på Välj som står med röd text till höger om "Rollraden". Ett nytt fönster öppnas med en lista där du kan välja vilken roll du vill registrera i fältet. Markera den roll det gäller och klicka på Välj. Look up-funktionen stöder dig som användare så att du får giltiga val med automatik och felstavning förhindras Listor Information presenteras i listor som visar de 25 första träffarna. Det totala antalet träffar som sökningen genererade visas inom hakparenteser []. Genom att använda +tecknet till vänster ovanför listan expanderas den. Hur många poster den expanderas till visas inom parenteser (). Du kan aldrig se fler

11 poster än det antal som står inom parenteserna. Finner du inte det du söker behöver sökkriterierna specificeras bättre så att du får färre antal träffar. När listan har expanderats går den att förminska igen genom att trycka på - tecknet (där +tecknet fanns innan). 10 (51) Sida För att bläddra i listan används pilarna; enkelpil hoppar till nästa 25 träffar i listan (bakåt eller framåt) och dubbelpil till listans början eller slut. Exempel: Här ovan visas sökmöjligheterna i en lista med totalt 345 träffar där de första 200 kommer att visas genom att trycka på plustecknet. Till de flesta listor finns funktionsvalet Skriv ut, detta val skriver ut de poster som är listade. Du kan även kopiera information i listor, detta gör du genom att högerklicka med musen i listan. All information på den raden i listan kopieras då automatiskt och du kan sedan via kortkommandot Ctrl + V klistra in den på önskat ställe, t.ex. i ett Word-dokument Kryssrutor (bockrutor) I en del fönster finns det s.k. kryssrutor. Till varje kryssruta finns det en beskrivande text som förklarar vad kryssrutan gäller för. Genom att klicka med muspekaren på kryssrutan gör man ett val om vilken status kryssrutan ska ha. En markering i kryssrutan betyder att påståendet som avser kryssrutan kommer att gälla. Ibland kan kryssrutan vara kryssad som s.k. defaultvärde (standardvärde) Datum och tidsformat I applikationen skrivs datum i formatet åååå-mm-dd om inget annat anges. Tid presenteras i detta format, hh-mm. 2.4 Kortkommandon I SSG Entre finns det några kortkommandon som kan användas för att förenkla arbetsprocessen. Dessa beskrivs i listan nedan. Det som beskrivs som "klick" betyder att du klickar med muspekaren. Tryck Betyder Innebär F5 eller Ctrl + R Ctrl + dubbelklick Stäng alla fönster Öppna objekt i redigerbart läge Genom att trycka på F5 eller Ctrl + R kan du stänga alla öppna fönster i applikationen. Genom att trycka på Ctrl och samtidigt dubbelklicka på ett objekt i en lista, öppnar du objektet i ett ändringsbart läge.

12 11 (51) Sida ENTER Sök Genom att trycka på ENTER på tangentbordet då du skrivit in söktermer i ett sökfilter verkställs sökningen. Tab Ctrl + Skift + klick Ctrl + klick Skift + klick Förflyttning mellan fält Skriv ut Markera/avmarkera objekt Markera sammanhängande mängd Genom att trycka på Tab-tangenten på tangentbordet så flyttas markören vidare från fält till fält. För att skriva ut informationen i en lista, tryck ned Ctrl och Skift på tangentbordet och klicka sedan i listan med muspekaren. Genom att hålla ned Ctrl-tangenten kan du markera flera objekt i en lista. Men det fungerar även tvärtom, dvs. att du avmarkerar ett objekt genom att hålla ned Ctrl och klicka på objektet. I en lista kan du markera flera objekt samtidigt genom att markera första objektet i mängden med ett klick med muspekaren och sedan hålla ned Skift och klicka på sista objektet. Ctrl + C Kopiera All text i applikationen, utom den som presenteras i listor, går att kopiera. Gör detta genom att markera texten med muspekaren och tryck sedan ned Ctrl och C på tangentbordet. Ctrl + X Klipp ut Du kan klippa ut information som står i fält som är öppna för redigering. Gör detta genom att markera texten med muspekaren och tryck sedan ned Ctrl och X på tangentbordet. Ctrl + V Klistra in Du kan klistra in information som du tidigare kopierat eller klippt ut i fält som är öppna för redigering. Gör detta genom att klicka i önskat fält med muspekaren och tryck sedan ned Ctrl och V på tangentbordet. 2.5 Översyn av Tool-tips Tool-tip är det lilla förklarande fönstret som visas då du pekar med musmarkören på ett menyval. Ständiga kompletteringar görs där det saknas tool-tips. 2.6 Förenklad webbservice - tillträdeskontroll Webbservice är en funktion som industrianläggningar kan använda sig av för att på ett snabbt och enkelt sätt kunna göra tillträdeskontroll utan att logga in i administrationsverktyget. Förändringen innebär att anläggningen kan kontakta SSG Support som omgående tilldelar en företagsinloggning. Tidigare krävdes en speciell IT-insats för att få tillgång till funktionen. Anläggningen loggar in på en

13 12 (51) Sida angiven webbadress där två sökfält finns, personnummer och Entre-passnummer. Sökning görs och Entre-systemet skickar tillbaka ett svar om personen är godkänd eller inte godkänd att passera, dvs. uppfyller anläggningens tillträdeskrav. Då webbservicen är tilldelad av SSG Support finner du företagsinloggningen under Min organisation och fliken Inställningar, se nedan. 3 Funktioner generell beskrivning SSG Entre är ett administrationsverktyg som är tillgängligt för dig som har rollen Kontaktperson Entre, Administratör Entre och Tillträdeskontroll Entre. Skillnaden mellan dessa tre roller beskrivs nedan. 3.1 Roller i SSG Entre Kontaktperson/Administratör Entre Behörighetsmässigt i Entre är det ingen skillnad mellan rollerna Kontaktperson och Administratör Entre, båda rollerna har tillgång till exakt samma funktioner kring organisationen. Kontaktpersonen är däremot den person som ytterst har ansvar för organisationen/företaget och dess uppgifter i Entre gentemot SSG, den person till vilken SSG i huvudsak vänder sig vid behov av kontakt; eventuella frågor, dit fakturor och Entre-pass skickas. Saknar den anställde personlig e-postadress och fältet för e-post lämnas tomt då de registreras, skickas inloggningsuppgifterna för denne per automatik till kontaktpersonens e-postadress. Ibland kan det finnas behov av ytterligare personer i organisationen som kan hjälpa till med de administrativa funktionerna och då är det lämpligt att registrera anställda som tilldelas rollen Administratör Entre. Med dessa två roller kan du registrera anställda som behöver genomföra Entre-utbildningar, ändra uppgifter för anställda/organisationen, tilldela utbildningar, attestera godkända utbildningar för anställda, skicka inloggningsuppgifter etc. Beskrivning av varje funktion finns längre ner i denna manual.

14 13 (51) Sida Tillträdeskontroll Entre Denna roll är avsedd för personer i en industrianläggnings Entre-organisation, för att de ska kunna kontrollera om entreprenörer uppfyller utbildningskraven för att få tillträde till anläggningen. Personer med denna roll har ingen behörighet att se, ändra eller lägga till uppgifter i den egna organisationen Övriga roller - Kursdeltagare Anställda på företaget som ska/behöver genomgå Entre-utbildning(ar) tilldelas någon av de övriga tillgängliga rollerna i systemet, t.ex. montör eller servicetekniker etc. Dessa roller är inte förknippade med någon behörighet i applikationen utan är endast till för kursdeltagare som loggar in via för att komma åt kurskatalogen under Mina SSG Utbildningar. 3.2 Menyfunktioner Nedan beskrivs översiktligt de funktionsval som finns i menyn till vänster i applikationen. Min användarprofil är beskriven under Min organisation Detta menyval öppnar informationsfönstret över den organisation som du tillhör och är kontaktperson/administratör för. Där har du möjlighet att administrera alla uppgifter kring organisation och anställda Registrera anställda Detta val är en snabblänk till fliken Personaluppgifter i Min organisation, dvs. fönstret Min organisation öppnas och du hamnar direkt i fliken Personaluppgifter och kan därigenom bl.a. välja att registrera anställda som ska genomgå Entre-utbildning Mina aviseringar Detta menyval visas så snart du fått någon typ av avisering från SSG Entre, t.ex. om det finns kurser som ska attesteras eller om det finns anställda som behöver förnya utbildningar. Du kan nämligen ställa in frekvensen av aviseringar, dvs. ange hur ofta/sällan du önskar få information via e-post. Gör enligt följande: 1. Klicka på Mina aviseringar och fönstret nedan öppnas. 2. Klicka på aviseringstypen du önskar ändra inställning för, t.ex. Avisering vid förnyelse av utbildningar enligt ex nedan och välj Ändra. 3. Välj vilket intervall meddelande ska skickas; Varannan dag, Varje vecka, Varannan vecka, Varje månad eller Aldrig. Det sista valet bör inte väljas om det inte finns någon annan i organisationen som är kontaktperson eller administratör och får aviseringar (som innehåller

15 14 (51) Sida viktig information). 4. Avsluta med att klicka på Uppdatera Mina Entreprenader Från industrianläggningens sida Denna funktion är framförallt till för de industrianläggningar och därigenom inblandade entreprenadföretag, som vill administrera entreprenader/projekt, eller delar av dem, i applikationen som ska genomföras på en anläggning. Dessa kan registreras redan i planeringsskedet men även under stadiet pågående, de kan tidsättas och inblandade entreprenadföretag kan väljas in till en specifik entreprenad. Dessa företag får därmed information om att de ska bemanna entreprenaden/projektet, dvs. i princip rapportera en personallista via systemet och därigenom får anläggningen information om vilka personer som förväntas komma under entreprenad-/projektarbetet och dels på hur kursstatus ser ut i förhållande till tillträdeskravet. Vid klick på Mina Entreprenader visas de entreprenader som är planerade eller pågående för din organisation. När funktionen väljs placeras markören automatiskt på den entreprenad som senast ändrades. Här kan entreprenader skapas, ändras eller tas bort. Informationen kan även visas med funktionen Min användarprofil och fliken Entreprenader.

16 15 (51) Sida Genom att klicka på en Entreprenad i övre delen av dialogrutan och därefter klicka på Visa (valet blir gulmarkerat), visas detaljinformation i nedre delen. Entreprenadägare är den upphandlande industrianläggningen och är den organisation som skapar en entreprenad och knyter in entreprenadföretag som ska delta i entreprenaden. Följande funktioner är tillgängliga för företag som är entreprenadägare: Skapa, ändra och avsluta entreprenad Ange tillträdeskrav för entreprenad Välja delaktiga företag till entreprenaden samt kontaktperson på Entreprenadföretaget och avisera denne Administrera entreprenader (t.ex. status, förändringar i tid etc.) Ta del av bemanning (personalförteckning) från entreprenadföretag Ny entreprenad kan skapas antingen via Mina Entreprenader eller via menyvalet Entreprenader som finns under rubriken Sökning. Nedan beskrivs vägen via det förstnämnda alternativet. 1. Klicka på Skapa ny i nedre delen av dialogrutan och fyll i uppgifter om entreprenaden i det fönster som öppnas.

17 16 (51) Sida 2. Välj Typ (Entreprenad eller Projekt), ange ett namn (måste vara unikt, dvs. ett entreprenadnamn kan inte förekomma fler än en gång för en och samma ägare), ange ev. beskrivning och referens/ordernr, vem inom organisationen som ska vara ansvarig för entreprenaden, status (planerad, pågående etc.) startdatum och ev. slutdatum (kan lämnas tomt). Vad gäller Status tas i detta läge ingen hänsyn till datumangivelse, dvs. valt status gäller oberoende av vilket datum som anges. Avsluta med att klicka på Lägg till. 3. Du kommer tillbaka till fönstret ovan som då visar detaljinformation om den nya entreprenaden Tillträdeskrav i Entreprenad Med tillträdeskrav avses de krav som ska uppfyllas för de anställda som ska delta/arbeta i en entreprenad. Olika tillträdeskrav kan anges för olika Entreprenader. Det är entreprenadägaren (kontaktpersonen för entreprenaden) som anger tillträdeskraven. En industrianläggnings generella tillträdeskrav, som ställs in via Min organisation, t.ex. krav på Entre Grundutbildning, blir automatiskt valt som tillträdeskrav i samband med att entreprenaden skapas. Eventuella ytterligare tillträdeskrav anges av entreprenadägaren. 1. Markera den entreprenad som tillträdeskrav ska ställas in för och klicka på Visa (Entreprenaden blir markerad med gul symbol och fet stil, enligt bild ovan). 2. Klicka på fliken Tillträdeskrav, se bild nedan.

18 17 (51) Sida 3. Tillträdeskrav läggas till eller tas bort. 4. Ett tillträdeskrav omfattar alla roller i Entre, dvs. det kan inte ställas in att enbart gälla viss typ av roll som t.ex. Elektriker. Genom att ange datum kan du styra från när kravet ska gälla och även om och när kravet ska upphöra. Markera därefter i listan vilken utbildning som ska ställas som krav och klicka på Lägg till Organisationer - Välja entreprenadföretag till entreprenad För att knyta in olika entreprenadföretag som ska vara delaktiga i en entreprenad gör du så här: 1. Utgå från fliken Organisation i dialogrutan för aktuell entreprenad.

19 18 (51) Sida 2. Klicka på Lägg till för att välja och fylla i uppgifter om entreprenadföretag, se exempel nedan. Genom att skriva in hela eller del av organisationsnamnet och sedan klicka på Sök, visas alla organisationer som matchar det som skrivits. I detta fall visas ABB som finns representerade på olika orter/avdelningar. 3. Roll i Entreprenad kan vara Entreprenör, Huvud-, Underentreprenör eller Ägare av Entreprenad (den organisation som skapar entreprenaden blir automatiskt ägare). 4. Genom att skriva in hela eller del av ett organisationsnamn kan du lätt söka reda på visst entreprenadföretag bland alla som är registrerade i Entre. Ytterligare sökfält kan fyllas i för att specificera sökningen ännu mer. Klicka sen på Sök för att få en lista med företag som matchar din sökning. Markera det organisationsnamn som ska kopplas till entreprenaden och klicka på Lägg till. Upprepa detta för att eventuellt lägga till ytterligare entreprenadföretag. Exempel på en lista över valda företag visas i dialogen nedan.

20 19 (51) Sida 5. För att göra inställningar som roll i entreprenad, när i tiden företaget ska vara delaktig i entreprenaden samt val av ansvarig person på respektive Entreprenadföretag, markeras företaget i listan ovan, klicka därefter på Ändra. Genom att välja att avisera den ansvarige personen, skickas ett e-postmeddelande automatiskt till denne, med upplysning om att företaget "bjudits in" till aktuell Entreprenad. Kopia skickas även till företagets kontaktperson i Entre. 6. Avsluta med att klicka på Uppdatera Tillträdeskontroll utlagd på entreprenad Ibland lägger upphandlande industri ut vaktfunktionen på Entreprenad. Det är då vaktbolagets personal som har i uppgift att kontrollera alla personer som ska passera in på industriområdet uppfyller anläggningens tillträdeskrav. Denna typ av kontroll kan då läggas upp som en entreprenad från den upphandlande industrins sida. Nedan beskrivs detta som ett exempel, dels utifrån anläggningens perspektiv och dels ur entreprenadföretagets (vaktbolagets) perspektiv. Industrianläggningen (upphandlande industri)

21 20 (51) Sida 1. Industrianläggningen skapar en entreprenad som kallas t.ex. Vakten. Klicka på Mina Entreprenader i menyn, välj Skapa ny och fyll i uppgifter för entreprenaden. Se exempel i bilden nedan. Avsluta med att klicka på Lägg till. 2. Välj det eller de entreprenadföretag som ska vara inblandade i Vakten genom att klicka på fliken Organisationer och Lägg till. Se utförligare beskrivning ovan under Välj vem på entreprenadföretaget som ska vara ansvarig genom att dubbelklicka på företagsnamnet i fliken Organisation och sen klicka på Ändra. Förslag på person vid entreprenadföretaget som ska utföra tillträdeskontroll kan också väljas under delen Bemanning, men normalt är det entreprenadföretaget självt som sköter bemanningen.

22 21 (51) Sida Entreprenadföretaget Entreprenadföretaget får information via e-post att entreprenaden Vakten ska bemannas. 1. Klicka på Bemanna: Vakten som finns under rubriken Att göra. 2. Följ beskrivningen under avsnittet Det är viktigt att tilldela en anställd som ska inneha en vaktfunktion på industrianläggningen rätt roll. För att kunna kontrollera om Entreprenörer genomfört Entre-utbildning (-ar) och får släppas in på industriområdet måste personal som ska utföra tillträdeskontroll ha rollen Tillträdeskontroll ENTRE, se bild nedan.

23 22 (51) Sida 4. När personen loggar in i administrationsverktyget kommer funktionen Tillträdeskontroll att bli tillgänglig under rubriken Vanliga uppgifter i menyn. Anställd på entreprenadföretag med behörighet till tillträdeskontroll I exemplet ovan har Anna Annasson som normalt har rollen Projektledare i sin organisation, tilldelats rollen Tillträdeskontroll ENTRE i entreprenaden Vakten på anläggningen "Skogsbolaget 1". När Anna loggar in visas funktionen Tillträdeskontroll i menyn enligt bilden nedan. Tillträdeskontroll kan sen ske enligt instruktion i avsnittet Fasta Entreprenadföretag/Entreprenörer Ett lämpligt sätt att lägga upp s.k. fasta entreprenörer är att definiera en årsentreprenad (eller annat lämpligt intervall). Därmed behövs inte en ny Entreprenad för varje deluppdrag som dessa utför definieras. Samtidigt kan de fasta entreprenadföretagens anställda vara registrerade och kända i systemet. Exempel på årsentreprenader kan vara: "Ställningsbyggarna 2009", "Snöröjning 09/10" eller "Rörmontage " Mina Entreprenader Från Entreprenadföretagets sida När ett entreprenadföretag knutits till en entreprenad på industrianläggning kommer dels den av entreprenadägaren valda ansvarspersonen och dels entreprenadföretagets kontaktperson att bli informerade om detta via e-post. Det aviseras i och med att alternativet Avisera markeras av anläggningen (se tidigare bild ovan). Ansvarig person på entreprenadföretaget väljer ut den personal som ska delta i entreprenaden. Entreprenadföretagets ansvarige person administrerar följande: Fördelar eventuellt om ansvaret till annan person Bemannar entreprenaden och markerar att bemanning är klar Anger vilka fordon som kommer att användas i entreprenaden Ansvarig för entreprenad För att byta av person på företaget som ska vara ansvarig för en entreprenad: 1. Klicka på Mina Entreprenader.

24 23 (51) Sida 2. I fönstret som öppnas markerar du i den övre delen den entreprenad, för vilken ändring ska göras, och klickar sen på fliken Organisation. 3. Markera ditt organisationsnamn och klicka på Ändra. 4. Välj vem som ska vara Ansvarig och markera gärna att personen ska Aviseras, se bild nedan Bemanning av entreprenad När entreprenadföretagets ansvarige person loggar in i Entre, visas under rubriken Att göra om det finns någon entreprenad att bemanna.

25 24 (51) Sida 1. Klicka på den entreprenad som ska bemannas för att välja vilka anställda som ska vara delaktiga i denna. 2. Klicka på Lägg till i delen Bemanning i fönstret som öppnas. Symbol (grön/röd) visar om person uppfyller de tillträdeskrav som ställts i Entreprenaden eller inte. Ytterligare information visas genom att markera ett namn och klicka på Visa. 3. Inställningar för anställda som ska vara med och arbeta i entreprenaden görs genom att välja roll, ev. datumintervall, samt val av personer. Med Roll avses den roll som en person ska ha i själva entreprenaden. Om den inte skiljer sig från den ordinarie som är vald i organisationen väljs

26 25 (51) Sida alternativet Rollen i organisationen. Det betyder att en person som t.ex. har rollen Elektriker i organisationen även får denna roll i Entreprenaden. 4. Val av anställda kan ske dels en och en, men även flera åt gången. Urval av enskild anställd kan göras på personnummer, för- och/eller efternamn och sen klicka på Sök, se ex i bilden ovan. Ett annat alternativ är att klicka direkt på Sök och sedan välja en/flera personer ur den lista som visas. 5. Om tillträdeskraven för en entreprenad uppfylls eller inte för de anställda visas i bemanningslistan i form av symbolen för "tillträdeskrav uppfylls" och för "tillträdeskrav uppfylls inte". Genom att markera ett namn och klicka på Visa kan du se exakt vilka krav som uppfylls/inte uppfylls, se ex nedan.

27 26 (51) Sida Bemanning av entreprenad klar När ansvarig person på entreprenadföretaget valt ut de anställda som ska delta i Entreprenaden ska den ansvarige personen ange att bemanningen är klar. Gör då enligt nedan. 1. I fönstret nedan klickar du på Ändra. 2. Markera alternativet Bemanning klar samt Avisera bemanning och klicka på Uppdatera. Därmed skickas ett e-postmeddelande till kontaktpersonen hos entreprenadägaren med information om att bemanningen från ert företag är klar.

28 27 (51) Sida Välja fordon i entreprenad På motsvarande sätt som anställda välj till en entreprenad kan även fordon väljas. Detta är inte alltid nödvändigt, hör med den industrianläggning som äger entreprenaden om de vill/behöver ha möjlighet att se denna information. Klicka på Lägg till under fliken Fordon. Finns fordon registrerade i organisationen sedan tidigare (via Min organisation och fliken Fordon) visas en lista över dessa. Från denna kan fordon väljas som ska användas i Entreprenaden. Det finn även möjlighet att lägga till nya fordon direkt i denna dialog Organisation Med hjälp av detta menyval har du möjlighet att söka bland anslutna/registrerade företag i Entre. I fönstret som kommer fram kan du skriva hela eller del

29 28 (51) Sida av företagsnamn du vill söka efter och sen klicka på Sök. Är du osäker på exakt hur företagsnamnet börjar kan du skriva tecknet % framför, därmed sker sökning på hela textsträngen och resultatet visar alla organisationer som innehåller just den text du skrivit. I nedan exempel skulle t.ex. inte BD Industriteknik ha visats om endast "industriteknik" angetts som sökord. Genom att klicka på ett organisationsnamn och välja Visa (alternativt dubbelklicka) öppnas organisationsfönstret för företaget och du får på så vis också information om kontaktperson och kontaktuppgifter till denna samt adressuppgifter. Öppnar du en organisation som är en industrianläggning visas även anläggningens krav på Entre-utbildning under delen Tillträdeskrav längst ner i fönstret, dvs. om de utöver grundutbildningen ställer krav på lokal utbildning Utbildningskatalog Visar alla tillgängliga Entre-utbildningar som kan genomföras för kursdeltagare. Ska du som kontaktperson/administratör genomföra Entre-utbildning rekommenderas dock att utbildningar öppnas via Mina SSG Utbildningar på SSGs hemsida (förutsätter att du är inloggad och står som kursdeltagare).

30 3.2.8 Tillträdeskontroll Denna funktion används för att kontrollera att Entreprenörer uppfyller en industrianläggnings krav på Entre-utbildning, s.k. tillträdeskrav (dvs. funktionen kan endast användas av organisationer av typen Anläggning och inte entreprenadföretag). Det kan ske antingen genom sökning på personnummer, Entre-passnummer eller genom att söka via Relaterade organisationer, se beskrivning under punkt längre ner i manualen. 29 (51) Sida Funktionen är tillgänglig för personer i industrianläggningens organisation med rollen Kontaktperson Entre, Administratör Entre samt Tillträdeskontroll Entre (där den sist nämna saknar behörighet till övriga administrativa funktioner). För att kontrollera om en person ska få tillträde görs enligt nedan Flik Tillträde 1. Klicka på Tillträdeskontroll under rubriken Sökning i menyn till vänster i verktyget. 2. I fönstret som kommer fram hamnar du automatiskt i första fliken Tillträde. I fältet Tillträde till organisation kan du välja din egen organisation genom att börja skriva begynnelsen på organisationsnamnet. Pila ner till ditt alternativ och tryck Enter. OBS! Lämnas fältet tomt kommer automatiskt sökning att ske mot den organisation du tillhör i Entre! 3. Fyll i personnummer eller Entre-passnummer (om det är känt) för den du vill kontrollera (i detta ex påhittade uppgifter).

31 30 (51) Sida Tillträdeskrav ej uppfyllt Tillträdeskrav uppfyllt 4. I exemplet ovan visas förbudstecken för den eftersökta personen, eftersom exempelbruket "Ö-bruket" har tillträdeskrav både på att Entre grundutbildning och lokal Entre-utbildning ska ha genomförts. Om inte båda kurserna är genomförda och attesterade (av kontaktperson/administratör på berört entreprenadföretag) har således personen inte tillträdesrätt till anläggningen. 5. Genom att klicka på raden för personen och därefter på Visa utökas informationen så att det visas om vilken/vilka utbildningar som inte uppfyller tillträdeskravet. Där visas även en kommentar för respektive utbildning, t.ex. utbildningens giltighetstid. OBS! Påstår en person att viss utbildning är genomförd med godkänt resultat, men den visas inte som godkänd i detta fönster, beror det troligen på att kursen ännu inte är attesterad av kontaktperson/administratör på respektive

32 företaget. Detta måste göras för att utbildningen ska betraktas som giltig i systemet! 31 (51) Sida Flik Tillträde Relaterade org. I och med att entreprenadföretag är tillagda som relaterade organisationer blir det möjligt att via funktionen Tillträdeskontroll kontrollera kursstatus för en hel organisation. Det är även möjligt att göra sökning på personnamn som finns i någon av de relaterade organisationerna. För att söka kursstatus på speciellt entreprenadföretag/organisation gör du på nedan sätt. 1. Sök reda på det entreprenadföretag du vill kontrollera kursstatus genom att börja skriva del av företagsnamnet i fältet Rel. organisationer. Hittas förslag som matchas visas dessa i en ruta direkt under fältet. Pila ner till det alternativ du önskar välja och tryck Enter eller använd muspekaren och klicka. Klicka sen på Sök. Väljs ingen organisation kommer kursstatus för alla registrerade anställda vid de relaterade organisationerna att visas i listan. 2. En lista över kursstatus för alla registrerade anställda i organisationen visas. (Kontroll sker mot aktuella tillträdeskrav som är inställda för er industrianläggning via motsvarande flik i Min organisation. Förutom Entre Grundutbildning har vissa även en lokal Entre-utbildning som ska genomföras för att få tillträde.) Mer detaljerad information om personerna och deras kursstatus kan ses genom att markera ett namn i listan och klicka på Visa. Tillträdeskrav ej uppfyllt Tillträdeskrav uppfyllt 3. Sökning kan även göras på ett specifikt namn genom att fylla i fältet/fälten Efternamn och/eller Förnamn. Sökning görs då mot alla

33 32 (51) Sida relaterade organisationer och de som uppfyller sökkriteriet kommer att visas i en lista Generell kontroll gentemot anläggningens tillträdeskrav av lokal utbildning Det finns möjlighet att göra en generell kontroll av alla registrerade personer i Entre som har kursstatus minst påbörjad av en anläggnings lokala Entreutbildning som ingår i tillträdeskravet för anläggningen. Denna funktion har även personer med rollen Tillträdeskontroll Entre åtkomst till (förutom Kontaktpersoner och Administratörer Entre). 1. I fönstret Min organisation och fliken Tillträdeskrav ställs in vilken/vilka utbildning/utbildningar som ska uppfyllas för att en person ska få tillträde till er anläggning, se exempel nedan. (SSG hjälper till med denna inställning i samband med att kravet ska börja gälla.) 2. Via funktionen Tillträdeskontroll och fliken Tillträde relaterade org. kan sökning göras utan att välja en specifik relaterad organisation eller uppge ett namn. Vid klick på Sök kommer en lista att presenteras över alla personer i systemet som har minst kursstatus Påbörjad av den lokala kursen (kontroll sker givetvis även mot Entre grundutbildning det är det totala tillträdeskravet som kontrolleras). OBS! Har ni som anläggning ingen lokal Entre-utbildning sker kontroll enbart av Entre Grundutbildning och endast mot de organisationer som har en relation till er, dvs. är tillagda via Min organisation/relaterade organisationer.

34 33 (51) Sida Listan kan sorteras på respektive kolumnrubrik genom att klicka på dess namn, t.ex. rubriken Företagsnamn Entreprenadfunktionen och Relaterade organisationer De industrianläggningar som använder och hittills har använt sig av funktionen Entreprenader, kommer automatiskt att få en lista över alla dessa Entreprenadföretag/organisationer även i fliken Relaterade organisationer i fönstret Min organisation. Befintliga entreprenader kommer således inte att påverkas av funktionen Relaterade organisationer, mer än att en stor del av arbetet med utpekande av relaterade organisationer redan är gjort! Det underlättar även i framtiden att välja organisationer som anläggningen har en affärsrelation med, utan att för den sakens skull behöva registrera en entreprenad Entreprenad Se beskrivning ovan av Mina Entreprenader. Det som skiljer dessa alternativ åt är att detta ger möjlighet att söka bland alla befintliga registrerade Entreprenader oavsett om ditt företag är inblandad eller inte. Funktionsvalet (Mina Entreprenader är att föredra.) Entre användare Ger möjlighet att söka bland personer som finns registrerade i den egna organisationen. Har du behörighet till flera organisationer, t.ex. om du är kontaktperson/administratör på flera ställen, kan du söka personer bland alla dessa organisationer. Du får en annan överblick om du går via fliken Personaluppgifter i organisationsfönstret.

35 34 (51) Sida Roll Via detta funktionsval kan du se alla generella roller som finns registrerade i Entre. Saknas det någon roll som behövs inom din organisation kan du skapa en ny som då blir unik för endast er organisation, dvs. inget annat företag/organisation kommer åt det. Endast SSG kan "lyfta" en roll så att den blir generell och tillgänglig för andra organisationer. Bedömer du att rollen borde vara av intresse för fler organisationer är du välkommen att kontakta SSG Support så hjälper vi till att skapa en generell roll. Så här skapar du ny roll som ska vara tillgänglig för din organisation: 1. Klicka på menyvalet Roll. 2. I fönstret som öppnas väljer du Skapa ny. 3. Se till att välja din egen organisation i fältet Informationsansvarig. 4. Ange en benämning på rollen och ev. en ytterligare beskrivning (valfritt). 5. Avsluta med att välja Lägg till. 6. Den nya rollen finns nu tillgänglig och kan väljas som roll för en anställd Statistik Under menyrubriken Sökning finns valet Entre statistik. Här kan du som kontaktperson eller administratör se statistik över hur många som gjort respektive utbildning. Du kan få statistik över dina egna anställda.

36 35 (51) Sida För att se statistik välj Extern summering i fältet Statistik Typ. Värde 1 Värde 2 Värde 3 Värde 4 Värde 5 Står för antalet organisationer som är registrerade i SSG Entre. I organisationstypen "Anläggningar" är även underliggande avdelningar inräknade. Står för antalet anställda som blivit tilldelade Entre Grundutbildning. Står för antalet anställda som påbörjat en utbildning men inte slutfört den. Står för antalet anställda som är godkända men ännu inte blivit attesterade. Står för antalet anställda som är attesterade För Industrianläggningen (upphandlande industri) För att se statistik över hur många som gjort ev. lokal utbildning (för er som har det) väljer ni respektive utbildning och klickar på Sök. 3.3 Min organisation beskrivning av flikar I fönstret Organisation finns ett antal flikar med nödvändig information för att kunna administrera organisationen och dess anställda. Nedan beskrivs flik för flik och hur du använder dessa och tillhörande funktioner Företagsuppgifter Den första fliken har namnet Företagsuppgifter. Fliken visar översiktlig information om organisationen som t.ex. vilken organisationstyp det är (anläggning, skola/utbildning eller entreprenadföretag), vem som är kontaktperson samt kontaktuppgifter till denne. Ibland kan kontaktperson/administratör vara kopplad till fler än en organisation, genom att klicka på + tecknet visas dessa i den övre delen av fönstret, se exempel i bild nedan. Den organisation som är skriven med fetstil är aktiv och för vilken inställningar/informationen gäller i den nedre delen av fönstret. För att byta till annan tillgänglig organisation markerar du resp. rad och klickar sen

37 på Visa i övre högra hörnet. Detta är speciellt viktigt när du ska registrera anställda, så att de hamnar inom rätt del/avdelning i organisationen. 36 (51) Sida Adresser I den nedre delen av fönstret ovan visas de adressuppgifter som är registrerade för företaget. Här kan du ändra eller lägga till adresser som är relaterade till er organisation Personaluppgifter Under denna flik får du en överblick över vilka anställda som finns registrerade, deras användarnamn, vilka som har e-postadresser registrerade och om/när de blev aviserade sina inloggningsuppgifter (visas när musmarkören förs över brevsymbolen till höger på resp. rad). Du kan även skicka inloggningsuppgifter till de anställda, dvs. skicka (nytt) e-postmeddelande. Markerar du alternativet Detaljer och väljer Sök visas information om dina anställdas personnummer samt vilken avdelning/ort de tillhör inom organisationen, se bild nedan. (Den gröna symbolen visar vem som är kontaktperson för företaget, blå symbol visar att personen är administratör i systemet och grå symbol visar att det är användare/kursdeltagare utan administrativ behörighet i systemet.)

38 37 (51) Sida Registrera anställda 1. Välj Lägg till ny. 2. Alla gula fält är obligatoriska och måste därmed fyllas i. Avser registreringen en person som inte har svenskt personnummer (format ååmmdd-nnnn) måste du välja Övrigt i fältet Personnr format. Är personen finsk medborgare fyller du i finsk personbetäckning. Ett unikt personnummer kan endast förekomma en gång i systemet. Finns personen redan registrerad i Entre visas ett meddelande om detta och du ombeds att kontakta SSG för vidare hjälp. OBS! Mer information om hantering av personuppgifter finner du på 3. Ofärgade fält är valfria att fylla i. Anges e-postadress till den anställde kommer ett e-postmeddelande med dennes inloggningsuppgifter tillsammans med information om Entre-utbildningar att skickas. Lämnas fältet tomt skickas e-postmeddelande i stället till Kontaktpersonen, som i sin tur får vidareförmedla informationen till den anställde. Nedanstående alternativ ska alltid vara ifyllt om inte den anställde alternativt Kontaktpersonen/Administratören av någon anledning inte behöver e-post med inloggningsuppgifter. OBS! Vi rekommenderar att lämna fältet tomt om e-postadress saknas för den anställde. E-post skickas då automatiskt till kontaktpersonen. 4. För personer på entreprenadföretag som inte ska genomföra någon Entre-utbildning, måste alternativet "ej kursdeltagande" markeras. I annat fall kommer kursavgift att debiteras. 5. Avsluta med att välja Lägg till Visa/Ändra anställd Du kan visa och ändra information som är registrerad för en anställd. Klicka på Visa, Visa profil alternativt Ändra för att öppna dialogrutan med information över den anställde. Se vidare beskrivning ovan för Registrera anställda.

39 38 (51) Sida Ta bort Anställda som slutar i ert företag ska du ta bort från din organisation. Klicka på raden över den anställde och välj sen Ta bort. Du får en säkerhetsfråga om markerad person ska tas bort eller inte. I och med att person tas bort från din organisation försvinner den inte ur systemet utan ligger kvar, men hör inte till någon speciell organisation. Personen kanske har genomfört en/flera utbildningar som fortfarande är giltiga och denne kanske ska tillhöra någon annan organisation så småningom. SSG kan hjälpa till att lägga till personer till andra organisationer/din organisation om så skulle behövas Flytta Du har endast behörighet att flytta anställda inom din egen organisation, t.ex. mellan olika avdelningar. Finns en person registrerad i systemet som kanske slutat sin anställning på visst företag och börjat vid ditt företag, ber vi dig vända dig till SSG för att få hjälp att flytta in personen till din organisation Lägg till Denna funktion är till för att "lägga tillbaka" tidigare registrerade personer i din organisation. Har du tagit bort en anställd som åter ska finnas i organisationen använder du funktionen Lägg till. Sök reda på personen och "hämta tillbaka" den. Det är viktigt att fylla i personnumret den anställde är registrerad med i Entre vid sökningen. När du sökt personen, markera genom att klicka en gång på personraden så att den blir gulmarkerad och klicka sedan på Lägg till. Se bild nedan.

40 Skicka inloggningsuppgifter via e-post Om någon har tappat bort sina inloggningsuppgifter går det att skicka nytt e- postmeddelande. 1. Markera raderna för den/de personer du vill avisera. 2. Klicka på e-post. Saknas e-postadress till en anställd skickas meddelandet per automatik till kontaktpersonen som i sin tur får vidareförmedla informationen på annat sätt. 3. Du får en säkerhetsfråga om du vill skicka e-post med inloggningsuppgifter till markerade personer. 39 (51) Sida Genom att föra musmarkören över en brevsymbol information om senaste aviseringsdatum och -tid. visas en s.k. tool-tip med Det går att sortera på kolumnen E-post i fliken personaluppgifter, genom att klicka på kolumnrubriken Möjlighet att få inloggningsuppgifter via SMS SSG Support kan skicka SMS till ett angivet mobiltelefonnummer på begäran från kund, vilket med fördel kan användas för alla de som inte har egen e-postadress eller tillfälligt inte har tillgång till dator Personalens utbildningar Här visas information om den/de utbildningar som personalen är tilldelad, när de blev godkända på respektive utbildning, om och när de blev attesterade och hur lång giltighetstiden är för respektive utbildning. Markerar du alternativet Detaljer och klickar på Sök visas ytterligare information om de anställda, se bild nedan. Via denna flik kan du även tilldela anställda utbildningar som de ska genomgå, attestera godkända utbildningar samt se vilka personer som är tilldelade förnyelser.

41 40 (51) Sida Förnya utbildning Alla utbildningar har en viss giltighetstid t.ex. tre år för Entre Grundutbildning. Tre månader innan giltighetstidens utgång kommer ett e-postmeddelande att skickas med information om att det är dags att förnya en viss utbildning. Gäller det Entre Grundutbildning skickas dels ett generellt e-postmeddelande till kontaktperson/administratör på företaget, om att det finns utbildningar vars giltighetstid är på väg att gå ut för vissa anställda och dels ett direkt till den enskilde kursdeltagaren, under förutsättning att denne har en egen e-postadress registrerad i systemet. Eftersom grundutbildningen är förenad med ny kostnad ombeds kursdeltagare alltid att förankra förnyelsen med sin kontaktperson, lokala utbildningar är kostnadsfria och kan genomföras vid behov. Via fliken Personalens utbildningar kan du se information om utbildningar som behöver förnyas eller redan är utgångna. Välj Utbildning alternativt vilken Status du vill se information om i motsvarande fält eller kombinera dessa alternativ. Tänk på att du måste klicka på Sök för att valda kriterier ska visas.

42 41 (51) Sida Om en utbildning har statusen Utgått behöver den först Förnyas, för att den anställde ska kunna göra om utbildningen. Markera då personraden och klicka på Förnya. Statusen ändras då till Förnyelse Tilldelad, se ex nedan. Om den anställde behöver göra om utbildningen tidigare än 3 månader till utgång kan det ställas in under fältet Månader till utgång. Välj då Status Utgående samt Månader till utgång t. ex 6 månader. De utbildningar som har utgångsdatum inom 6 månader visas. För att den anställde ska kunna förnya utbildningen behöver du som kontaktperson/administratör förnya utbildningen i listan. Markera personraden och klicka på Förnya Attestera kurs Så fort det finns någon anställd som blivit godkänd i en Entre-utbildning måste den attesteras för att resultatet ska uppdateras och bli sökbart i databasen. 1. Du som kontaktperson/administratör kommer då att få menyvalet Attestera kurser i menyn till vänster under rubriken Att göra. 2. Antingen klickar du på menyvalet eller attesterar under fliken Personalens utbildningar. 3. Välj Väntar på attest under Status och klicka på Sök. De som väntar på attestering visas därmed i en lista.

43 42 (51) Sida 4. Markera den eller de rader som finns i listan och klicka på Attestera Utfärdande av Entre-pass När Entre Grundutbildning attesteras för en entreprenör går det automatiskt en signal till SSG som utfärdar Entre-pass till berörda personer och skickar dessa till företagets kontaktperson. Grundutbildningens giltighetsdatum är tre år och det trycks på Entre-passets framsida tillsammans med den anställdes namn. På kortets baksida trycks personnumret i streckkod. Via detta Entre-pass har industrianläggningar möjlighet att se information om ev. lokal Entre-utbildning har genomförts, dvs. om anläggningens tillträdeskrav uppfylls eller inte Attestering av kurser för industrianläggningspersonal Attestering av Entre Grundutbildning för personal vid industrianläggningar görs på exakt samma sätt som för entreprenadföretag. Enda skillnaden är att det inte går någon signal till SSG om att utfärda Entre-pass! För att personal ska få ett Entre-pass måste dessa begäras via separat rutin i Entre, se avsnitt nedan. Vid attestering får utbildningen sin giltighetstid registrerad och visas i fliken Personalens Utbildningar Tilldela anställd utbildning Gör enligt följande för att tilldela en eller flera anställda viss utbildning: 1. Klicka på Lägg till. 2. I fönstret som öppnas väljer du vilken utbildning som ska tilldelas, om du vill att en avisering per e-post ska skickas (saknas e-postadress skickas det till kontaktpersonen) samt markerar den/de personer som utbildningen ska tilldelas. 3. Klicka sedan på Lägg till och Stäng fönstret Avisering om tilldelad utbildning som inte påbörjas. Om en kursdeltagare inte har påbörjat en tilldelad utbildning från två veckor efter tilldelning, skickas en påminnelse via e-post till kursdeltagaren (kontaktpersonen/administratören Entre) Under Mina aviseringar kan frekvensen på meddelanden som vanligt ställas in från dagligen till månadsvis avisering. Det går även att välja så avisering aldrig sker.

44 43 (51) Sida Personalens certifikat I denna flik kan du se vilka av de anställda som har Entre-pass, kortnummer och giltighetstid. För att se kortnummer välj Ja i fältet Har kort. Genom att välja Nej i fältet visas en lista på anställda som fortfarande saknar Entre-pass Begär Entre-pass för industrianläggningar När anställda vid industrianläggning får sin godkända Entre Grundutbildning attesterad och Entre-pass önskas för dessa personer, måste du som kontaktperson/administratör välja att begära detta. Gör enligt följande: 1. Välj alternativet Nej i fältet Har kort. 2. Markera de anställda du vill beställa Entre-pass åt och klicka på Begär. 3. Du får en säkerhetsfråga om du vill begära Entre-pass för markerade personer. När du svarar Ja skickas informationen till SSG som utfärdar och i sin tur skickar Entre-pass till anläggningens kontaktperson. Detta är förenat med en kostnad enligt avtal för industrianläggningar, se även information nedan.

45 44 (51) Sida Beställning av ersättningskort för Entreprenörer. Har någon anställd förlorat sitt Entre-pass går det att beställa ett nytt till en låg kostnad enligt prislista som finns på vår hemsida Görs beställningen i Entre administrationsverktyg kommer att faktureras entreprenadföretaget. Kort kan även beställas via hemsidan men där krävs direkt kortbetalning. Beställning av ersättningskort i verktyget görs enligt nedan. 1. Markera den anställde som behöver ersättningskort i fliken Personalens certifikat och klicka på Ersättningskort. 2. Du får en säkerhetsfråga om du vill beställa ersättningskortet för markerad person, svara Ja så skickas information till SSG som utfärdar och skickar nytt kort till företagets kontaktperson. 3. Till dess att SSG utfärdat nytt kort och/eller fakturerat beställningen visas informationen Kort beställt Entreprenader Via denna flik visas de eventuella entreprenader/projekt som ert företag/organisation är involverade i vid industrianläggningar. På motsvarande sätt visas information för industrianläggning. Det förutsätter att en industrianläggning har registrerat en entreprenad (eller ett projekt) och "bjudit in" entreprenadföretag till denna för att entreprenaden ska bemannas med personal som kommer att vara involverade i detta arbete. På så vis kan en anläggning i god tid få en överblick över kursstatus bland de personer som kommer dit, dvs. se om de uppfyller anläggningens tillträdeskrav på Entreutbildningar. Mer detaljinformation om denna funktion finns under avnisnitten3.2.4 och Branscher/Verksamhetsområden I anmälningar fr.o.m. juni 2010 är det obligatoriskt att registrera vilken bransch och verksamhetsområde som ditt företag verkar inom. Företag som är registrerade i Entre sen tidigare kan välja att registrera bransch och/eller verksamhetsområde via Min organisation. 1. Klicka på motsvarande flik och välj Lägg till. 2. I listan som visas kan du markera det/de alternativ som bäst stämmer överens.

46 45 (51) Sida 3. Klicka på Lägg till och valet visas under delen Branscher eller Verksamhetsområden, se bild nedan. (Val görs på samma sätt till båda dessa områden.) Fordon Det finns möjlighet att registrera fordon som företaget/organisationen äger och som personalen använder vid besök på anläggningar. Ibland kan detta vara önskvärt från anläggningarnas sida som utfärdar passerkort även för fordon. För att registrera ett fordon som inte redan finns gör så här: 1. Klicka på Lägg till nytt. 2. I fältet Informationsansvarig kan du börja skriva några tecken av namnet på din organisation (som är registrerat i Entre) så visas ett förslag som du kan klicka på för att välja. Det går även att direkt klicka på Välj till höger om fältet och välja din organisation.

47 3. Fyll därefter i resterande information, Registreringsnr är obligatoriskt, övriga är frivilliga men kan vara värdefulla som beskrivning. 4. Avsluta med att klicka på Lägg till. 46 (51) Sida Koppla fordon till anställd För att ett fordon ska bli synligt för en industrianläggning måste fordonet kopplas till en viss person som ska använda det under sitt besök. Det görs via fliken Personaluppgifter genom att markera personen och välja Visa. Personens användarprofil i detalj visas uppdelat på olika flikar och där väljer du fliken Fordon. Ett fordon som registrerats inom organisationen enligt ovan kan du sedan välja att Lägga till (koppla) för en anställd. Det är även möjligt att direkt via ovan dialogruta och valet Lägg till nytt registrera ett fordon, som då direkt blir kopplat till den anställde. För att en industrianläggning ska ha möjlighet att se denna typ av information förutsätter det att entreprenadfunktionen används och att personen i fråga är bemannad i entreprenad-/projektarbetet Tillträdeskrav Denna flik är endast avsedd för industrianläggningar! Så snart en anläggning anslutit sig till SSG Entre och ska börja ställa krav på Entreutbildning ställer SSG in de tillträdeskrav som ska uppfyllas för att en Entreprenör ska få tillträde. Entre Grundutbildning omfattas alltid men sen kan det skilja sig vad gäller lokal Entre-utbildning. Det är på inställningarna i denna flik som funktionen Tillträdeskontroll baseras.

48 47 (51) Sida Relaterade organisationer De organisationer som en industrianläggning har en affärsrelation med kan definieras i denna flik. Genom att välja företag som finns registrerade i Entre, kan du som kontaktperson/administratörer och personer med rollen Tillträdeskontroll ENTRE göra både kollektiva sökningar på kursstatus för ett helt företag eller via namn på personer som hör till en relaterad organisation. Tillträdeskontrollen ges andra möjligheter och underlättas därmed. För att skapa relationer till organisationer gör enligt följande: 1. Klicka på Lägg till. 2. Sök reda på företaget/organisationen, markera det och välj Lägg till. 3. De företag som väljs som relaterade organisationer kommer att hamna i en s.k. Generell Entreprenad, vilket även visas i fliken Relaterade organisationer. 4. Valda företag kommer nu att vara sökbara i funktionen Tillträdeskontroll.

49 48 (51) Sida På motsvarande sätt kommer det att visas i organisationsfönstret för ett entreprenadföretag, dvs. att de ingår i en generell entreprenad hos viss anläggning. Se ex. nedan där entreprenadföretaget "Test company" är vald som relaterad organisation av Ö-bruket (de ingår därmed i en generell entreprenad). Entreprenadföretaget kan, om de vill, ta bort denna relation vilket medför att ni som anläggning inte längre kommer att kunna se information om kursstatus för det företaget. 5. Förutom detta kommer det även i fliken Entreprenader automatiskt att hamna en Generell Entreprenad, som innehåller (och fylls allt eftersom på med) alla de entreprenadföretag som läggs till via fliken Relaterade organisationer. 6. För att se de relaterade organisationerna i den gemensamma Entreprenaden markerar du först detta entreprenadnamn och klickar sen på Visa. 7. I fönstret som öppnas visas information om den generella entreprenaden i den övre delen. För att se en översikt av de relaterade organisationerna klicka på Visa översikt.

50 49 (51) Sida Klicka på Visa översikt för att se vilka organisationer som finns med i aktuell Entreprenad. 8. I fliken Organisationer visas de entreprenadföretag/organisationer som ingår i denna generella entreprenad inklusive ägaren av Entreprenaden, dvs. ni som anläggning. Ytterligare beskrivning av funktionen Relaterade organisation tillsammans med Tillträdeskontroll finns i avsnittet till Inställningar Vid fakturering av avgiften kring Entre Grundutbildning kan vissa företag kräva att fakturorna är märkta med någon form av referensnummer (inköpsordernr, kostnadsställe, kontonr etc.). Denna märkning kan anges i fältet Referens och SSG är tacksam om detta kan göras så snart denna information finns på ert företag. Ibland kan det krävas unika referensnummer för varje inköp och då behöver informationen i Entre uppdateras i samma takt! Vänligen ändra denna Referens så snart det behövs! I annat fall skrivs det som står i fältet sen tidigare även på nästa faktura.

51 50 (51) Sida 4 Kursdeltagare Kursdeltagare, dvs. alla anställda, även kontaktpersoner/administratörer och tillträdeskontrollanter, som behöver genomföra Entre-utbildning loggar in på SSGs hemsida enligt beskrivning under avsnittet Genomföra Entre-utbildning För att genomföra en Entre-utbildning klickar du på Mina SSG Utbildningar. Den/de utbildningar som är Tilldelade & påbörjade visas i den övre delen av fönstret, därefter kommer hela Utbildningskatalogen som innehåller alla Entre-utbildningar, dvs. både den industrigemensamma grundutbildningen och olika anläggningars lokala Entre-utbildningar. Många utbildningar finns dessutom tillgängliga på flera språk. Entre Grundutbildning blir automatiskt tilldelad alla kursdeltagare, men en kontaktperson/administratör kan även välja att tilldela anställda utbildningar som behöver genomföras innan ett besök på anläggning som har lokal Entreutbildning. Dessa visas då i den övre delen av fönstret, se ex nedan. Har du eller anställd inte blivit tilldelad en utbildning som behöver genomföras, kan den ändå alltid väljas att startas från utbildningskatalogen. Klicka på Starta kursen längst till höger på kursraden.

52 51 (51) Sida När utbildning är genomförd och blivit godkänd måste denna attesteras av dig som kontaktperson/administratör, detta för att resultatet ska uppdateras i Entre-databasen. Kontaktpersoner och administratörer som själva genomför Entre-utbildning kan/måste attestera sin egen utbildning! Status på utbildning Det finns ett antal status på utbildning som visas med olika symboler under Mina utbildningar som beskrivs nedan. Utbildning är tilldelad men ännu inte påbörjad Utbildning är påbörjad men ännu inte avslutad Utbildning är genomförd och godkänd men ännu inte attesterad Utbildning är attesterad Utbildningens giltighetstid har gått ut och behöver förnyas Repetera kurs När en utbildning har genomförts och blivit attesterad kan den göras om valfritt antal gånger. Observera att giltighetstiden inte kommer att påverkas utan det styrs av när den blev godkänd första gången. I stället för Starta kursen står det då Repetera kursen Förnya utbildning Tre månader innan en utbildnings giltighetstid går ut kommer utbildningen att i systemet göras möjlig att förnya, dvs. genomföras på nytt för att förlänga giltighetstiden, och då visas förnyelsesymbolen enligt ovan i utbildningskatalogen. (I samband med detta skickas ett meddelande till företagets kontaktperson i Entre och även till den eventuella e-postadress som finns registrerad på den anställde.) Mer om funktionaliteten kring förnyelse kan läsas i avsnitt Eftersom grundutbildningen är förenad med ny kostnad ombeds kursdeltagare alltid förankra förnyelsen med sin kontaktperson. Lokala utbildningar är kostnadsfria och kan genomföras vid behov. Utbildning som behöver förnyas En förnyelse som tagits bort av kontaktperson/administratör på företaget för en anställd, kommer inte att visas i listan ovan. Det innebär att utbildningen inte kan förnyas (genomföras på nytt för att förlänga giltighetstiden) utan att kontaktperson/administratör manuellt väljer att åter förnya utbildningen inne i applikationen. 5. Support och information Har du några frågor kring Entre administrationsverktyg och dess funktioner eller behöver hjälp/information avseende utbildningar är du välkommen att kontakta SSG support via e-post till entre@ssg.se eller telefon

53 SSG entre ANVÄNDARHANDBOK Köpmangatan 1, se Sundsvall, Sweden. phone web