SSG Academy Tool Version 2.6 (avser applikationsversion 2.6 exkl Entreprenad)

Transkript

1 SSG Academy Tool Version 2.6 (avser applikationsversion 2.6 exkl Entreprenad)

2 2 (38) Sida Innehållsförteckning 1 Generellt Ändra lösenord Meny Fönster Fönsterfunktioner Flikar Fält Listor Kryssrutor Kortkommandon Funktioner generell beskrivning Behörighetsroller Kontaktperson/Administratör i administrationsverktyget Tillträdeskontroll Entre Kursdeltagare Menyn Att göra Meny Kursdeltagare Registrera kursdeltagare Skicka inloggningsuppgifter Utbildningar Certifikat Kompetens Min organisation Administratör Registrera administratör Kunduppgifter/avtal Tillträdeskrav Statistik Relaterade entreprenadföretag Mina entreprenader Tillval Tillträdeskontroll Sökning Användare Organisation Befattning Entreprenad Min organisation Adresser Fliken Inställningar Skapa ny avdelning Visa/Ändra avdelning Ta bort avdelning Särskild avdelning för tillfälligt anställda Registrera administratör eller tillträdeskontrollant... 14

3 3 (38) Sida Lägga till/ta bort behörighet för administratör Kursdeltagare Registrera kursdeltagare Visa/Ändra kursdeltagare Ta bort kursdeltagare Flytta kursdeltagare Skicka inloggningsuppgifter via e-post Möjlighet att få inloggningsuppgifter via SMS Utbildningar Tilldela utbildning till kursdeltagare Skicka inloggningsuppgifter Utbildningar Tilldela förnyelse Attestera kurs Utfärdande av Entre-pass Attestering av kurser för industrianläggningspersonal Avisering om tilldelad utbildning som inte påbörjas Certifikat Begär Entre-pass för kursdeltagare på industrianläggningar Beställning av ersättningskort Beställning av tillbehör Kompetens Kunduppgifter Administratörer (för utbildning) Fakturor Tillträdeskrav Externa tillträdeskrav Interna tillträdeskrav Relaterade entreprenadföretag Fordon Tillträdeskontroll för industrianläggningar Flik Alla företag Flik Alla relaterade entreprenadföretag Flik Alla personer med genomförd lokal utbildning Flik Egen personal Entreprenadfunktionen och Relaterade entreprenadföretag SSG Access - tillträdeskontroll Utbildningar Genomföra utbildningar Status på utbildning Attestering Repetera utbildning Förnya utbildning Support och information... 38

4 4 (38) Sida 1 Generellt 1.1 Ändra lösenord De lösenord som skapas när du som användare registreras är slumpgenererade. För att ändra ditt lösenord gör så här: 1. Se till att vara inloggad. 2. Klicka på Min profil i vänstermenyn. 3. För att byta lösenord uppge ditt nya lösenord under Nytt lösenord, upprepa det en gång under Repetera lösenord. 4. Klicka på Spara. 1.2 Meny Menyn till vänster är indelad i huvudblocken Att göra, Meny, Tillval, Sök, Mina Inställningar och Om SSG Academy Tool. Att göra - Här finns de uppgifter du är ansvarig för och som kräver någon form av åtgärd, t.ex. förnya eller attestera utbildningar för anställda. Meny - Här finns val för aktiviteter som utförs ofta. Tillval - Visas bara för anläggningar. Innehåller extrafunktioner för Kemiindustrin och tillträdeskontroll för inpassering på anläggningar. Sök - Dessa menyval kan du använda för att söka information i verktyget. Mina inställningar - här kan du göra ändringar i din användarprofil. Om SSG Academy Tool - återfinns välkomsttexten, versionsinformationen, användarhandboken, vanliga frågor, kontaktuppgifter till SSG Support och allmän information om SSG Academy Tool. 1.3 Fönster Alla val ur menyn till vänster startas i ett eget fönster. Innehållet i fönstret är indelat i olika avsnitt. Normalt kan du välja hur mycket du vill se av innehållet i ett fönster genom att klicka på Minimera eller Maximera. För att visa all information i fönstret Kursdeltagare eller Utbildningar måste du klicka på Sök för att få fram deltagar- utbildningslistan. Du kan även välja att göra visa sökkriterier/urval för att få fram mer specifika resultat Fönsterfunktioner Längst upp till höger i varje fönster finns ett antal knappar. Symbolen med två pilar är en knapp för att uppdatera ett fönster och dess innehåll.

5 5 (38) Sida Hänglåset används för att låsa ett fönster från att uppdateras. Fönster i administrationsverktyget uppdateras så fort ett nytt val ifrån t.ex. vänstermenyn sker. Knappen med skrivaren används för att skriva ut fönstrets innehåll. Utskriften kommer hänsyn tas till ev. sökfilter/urval som gjorts. Du stänger ett fönster genom att klicka på -knappen Flikar Flikarna i ett fönster ser till utseendet ut som gråa knappar den blåmarkerade fliken är det val du gjort. Vill du se två eller flera flikar samtidigt, öppnar du nästa flik genom att hålla ner Alt- tangenten och samtidigt klicka på nästa flik med muspekaren Fält I en del fönster kan sökbegrepp eller information skrivas in, detta görs då i s.k. fält. I vissa fall har fälten en färg där: Gula fält betyder att de är obligatoriska och måste fyllas i. Gråa fält betyder att man endast kan välja ett av dem och att det inte går att skriva i båda samtidigt Vita fält, dvs. de som saknar färg, betyder att de är frivilliga och kräver alltså inga uppgifter Fält kan även ha fördefinierade val att välja mellan. Dessa visas då i form av en s.k. värdelista. Det blir då möjligt att välja något av värdena som finns i listan. Look up-funktionen finns på några ställen i administrationsverktyget, det innebär att ett visst antal bokstäver kan skrivas in i fältet och under fältet visas automatiskt förslag som matchar dessa bokstäver. Förslagslistan blir kortare allt eftersom fler bokstäver skrivs in. De förslag som kommer fram i listan är endast de begrepp som redan finns för det aktuella fältet i databasen. Observera att du måste välja något av alternativen i listan genom att klicka på namnet, eller stega med pil ner/upp + ENTER. Det går inte heller att skriva in ett nytt begrepp som inte finns i listan sedan tidigare. Alternativet är att klicka på Välj som står med röd text till höger om fältet. Ett nytt fönster öppnas med en lista där du kan välja vilken befattning du vill registrera i fältet. Markera den befattning det gäller och klicka på Välj.

6 6 (38) Sida Look up-funktionen stöder dig som användare så att du får giltiga val med automatik och felstavning förhindras Listor Information presenteras i listor som visar de 25 första träffarna. Det totala antalet träffar som sökningen genererade visas inom hakparenteser []. Genom att använda +tecknet till vänster ovanför listan expanderas den. Hur många poster den expanderas till visas inom parenteser (). Du kan aldrig se fler poster än det antal som står inom parenteserna. Finner du inte det du söker behöver sökkriterierna specificeras bättre så att du får färre antal träffar. När listan har expanderats går den att förminska igen genom att trycka på - tecknet (där +tecknet fanns innan). För att bläddra i listan används pilarna; enkelpil hoppar till nästa 25 träffar i listan (bakåt eller framåt) och dubbelpil till listans början eller slut. Exempel: Här ovan visas sökmöjligheterna i en lista med totalt 345 träffar där de första 200 kommer att visas genom att trycka på plustecknet Kryssrutor I en del fönster finns det s.k. kryssrutor, exempel på detta är Visa nedåt och Visa detalj i menyvalen Kursdeltagare, Skicka inloggningsuppgifter, Utbildningar, Certifikat finns en eller båda av dessa kryssrutor med. Klickar du i alternativet Visa nedåt och väljer Sök visas både personal som är knuten till den organisation som är aktiv och ev. underliggande avdelningar. I annat fall visas endast personal som finns knuten direkt till den aktiva organisationen/avdelningen. Står du på huvudnivån och väljer Visa nedåt visas en lista över företagets samtliga anställda. Klickar du i rutan Visa detalj och väljer Sök får du mer information listat i din sökning exempelvis de sex första siffrorna i personnumret.

7 1.4 Kortkommandon Det finns några kortkommandon som kan användas för att förenkla arbetsprocessen. 7 (38) Sida Tryck Betyder Innebär F5 eller Ctrl + R Ctrl + dubbelklick Stäng alla fönster Öppna objekt i redigerbart läge Genom att trycka på F5 eller Ctrl + R kan du stänga alla öppna fönster i applikationen. Genom att trycka på Ctrl och samtidigt dubbelklicka på ett objekt i en lista, öppnar du objektet i ett ändringsbart läge. ENTER Sök Genom att trycka på ENTER på tangentbordet då du skrivit in söktermer i ett sökfilter verkställs sökningen. Tab Ctrl + Skift + klick Ctrl + klick Skift + klick Förflyttning mellan fält Skriv ut Markera/avmarkera objekt Markera sammanhängande mängd Genom att trycka på Tab-tangenten på tangentbordet så flyttas markören vidare från fält till fält. För att skriva ut informationen i en lista, tryck ned Ctrl och Skift på tangentbordet och klicka sedan i listan med muspekaren. Genom att hålla ned Ctrl-tangenten kan du markera flera objekt i en lista. Men det fungerar även tvärtom, dvs. att du avmarkerar ett objekt genom att hålla ned Ctrl och klicka på objektet. I en lista kan du markera flera objekt samtidigt genom att markera första objektet i mängden med ett klick med muspekaren och sedan hålla ned Skift och klicka på sista objektet. Ctrl + C Kopiera All text i applikationen, utom den som presenteras i listor, går att kopiera. Gör detta genom att markera texten med muspekaren och tryck sedan ned Ctrl och C på tangentbordet. Ctrl + X Klipp ut Du kan klippa ut information som står i fält som är öppna för redigering. Gör detta genom att markera texten med muspekaren och tryck sedan ned Ctrl och X på tangentbordet. Ctrl + V Klistra in Du kan klistra in information som du tidigare kopierat eller klippt ut i fält som är öppna för redigering. Gör detta genom att klicka i önskat fält med muspekaren och tryck sedan ned Ctrl och V på tangentbordet.

8 8 (38) Sida 2 Funktioner generell beskrivning 2.1 Behörighetsroller SSG Academy Tool är ett administrationsverktyg som är tillgängligt för dig som har rollen Kontaktperson, Administratör och Tillträdeskontroll Entre. Skillnaden mellan dessa tre roller beskrivs nedan Kontaktperson/Administratör i administrationsverktyget Behörighetsmässigt i administrationsverktyget är det ingen skillnad mellan rollerna Kontaktperson och Administratör, båda rollerna har tillgång till exakt samma funktioner kring organisationen. Kontaktpersonen är däremot den person som ytterst har ansvar för organisationen/företaget gentemot SSG, den person till vilken SSG i huvudsak vänder sig vid behov av kontakt; eventuella frågor, dit fakturor och Entre-pass skickas. Ibland kan det finnas behov av ytterligare personer i organisationen som kan hjälpa till med de administrativa funktionerna och då är det lämpligt att registrera personer som tilldelas rollen Administratör. Med dessa två roller kan du registrera anställda som behöver genomföra utbildningar, ändra uppgifter för anställda/organisationen, tilldela utbildningar, attestera godkända utbildningar för anställda, skicka inloggningsuppgifter etc. Beskrivning av varje funktion finns längre fram i denna användarhandbok Tillträdeskontroll Entre Denna roll är avsedd för personer i en industrianläggnings Entre-organisation, för att de ska kunna kontrollera om entreprenörer uppfyller utbildningskraven för att få tillträde till anläggningen. Personer med denna roll har ingen behörighet att se, ändra eller lägga till uppgifter i den egna organisationen Kursdeltagare Anställda på företaget som ska/behöver genomgå utbildning(ar) tilldelas rollen Kursdeltagare. Denna roll är inte förknippad med någon behörighet i applikationen utan är endast till för kursdeltagare som loggar in via där de kommer åt utbildningskatalogen under Mina Utbildningar.

9 9 (38) Sida 2.2 Menyn Menyn till vänster är indelad i huvudblocken Att göra, Meny, Tillval, Sök, Mina Inställningar och Om SSG Academy Tool Att göra Här finns de uppgifter du är ansvarig för och som kräver någon form av åtgärd, t.ex. förnya eller attestera utbildningar för anställda. 2.3 Meny Nedan beskrivs översiktligt de funktionsval som finns i menyn till vänster under rubriken Meny Kursdeltagare Här ser du alla kursdeltagare i er organisation/avdelning. Via detta val kan man t.ex. skicka ut inloggningsuppgifter och registrera nya kursdeltagare Registrera kursdeltagare Här kommer du direkt till Guide för registrera kursdeltagare. Via denna funktion söker du upp om personen finns i systemet sen tidigare eller inte. Oavsett, så får du upp deltagarens kundkort och kan registrera in kursdeltagaren in i din organisation Skicka inloggningsuppgifter Här kan du söka på en kursdeltagare i din organisation och direkt skicka ut inloggningsuppgifter. Saknar kursdeltagaren inloggningsuppgifter, skickas inloggningsuppgifterna till den administratör/kontaktperson som begärde avisering av inloggningsuppgifter Utbildningar Här kan du se alla kursdeltagares utbildningar och respektive status. Antingen kan du klicka på direkt Sök till höger eller så väljer du dig av de olika sökfunktionerna för att specificera sökningen Certifikat Här kan du se information om vilka diplom som din personal har eller personalens Entre-passnummer samt kan beställa ersättningskort om någon har förlorat sitt Entre-pass Kompetens Under denna flik visas de övriga kompetenser som t.ex. en elsäkerhetsutbildning. Läs mer b.la om hur du lägger till kompetens under avsnittet Min organisation Min organisation visar översiktlig information om organisationen som t.ex. vilken typ av organisation det är och vem som är kontaktperson samt kontaktuppgifter till denna person. Ibland kan kontaktperson/administratör vara kopplad till fler än en organisation. När Min organisation öppnas via motsvarande menyrubrik är det alltid

10 10 (38) Sida inställt så att du hamnar på den organisation som du ursprungligen är registrerad i, vilken visas med fet stil Administratör Här hittar du kontaktpersoner, administratörer och tillträdeskontrollanter som är registrerade i er organisation. I en organisation med flera avdelningar kan olika personer administrera olika avdelningar, under rubriken Avdelning visas var i organisationen respektive person hör. Grön symbol visar vem som är kontaktperson för företaget, blå symbol visar att personen är administratör i systemet och grå symbol visar här att det är en person som har rollen Tillträdeskontroll Entre Registrera administratör Här kommer du direkt till Guide för registrera administratör. Via denna funktion söker du upp om personen finns i systemet sen tidigare eller inte. Vilket som så får du upp personens kundkort och kan registrera in administratörer, kontaktpersoner eller tillträdeskontrollanter in i din organisation. Under Roll kan du välja vilken status personen ska ha, se för förklaring av behörighetsroller Kunduppgifter/avtal Här ser du avtalet som är registrerat på ert företag. Under avtalet har du några olika flikar: Administratörer - här kan du se registrerade administratörer i avtalet. SSG Kunduppgifter ser du faktura-adress och kan lägga in ert beställningsnummer. Fakturor - ser du utskickade faktor och kommande fakturor. Fakturaunderlag - här ser anläggningarna hur många personer de har registrerat under respektive fakturaperiod Tillträdeskrav Denna rubrik är endast synlig för anläggningar! Så snart en anläggning är registrerad anges tillträdeskraven här Statistik Förklaring till fönstret finner du genom att trycka på frågetecknet längst upp till höger i fönstret Relaterade entreprenadföretag Företag med en affärsrelation kan via denna rubrik skapa en relation i systemet.

11 11 (38) Sida Mina entreprenader Detta menyval avser endast industrianläggningar som har SSG Entre som tillträdeskrav för entreprenörer och beskrivs i separat avsnitt längre fram i handboken, se avsnitt Tillval Tillträdeskontroll Detta menyval avser endast industrianläggningar som har SSG Entre som tillträdeskrav för entreprenörer och beskrivs i separat avsnitt längre fram i handboken, se avsnitt 4. I avsnitt 4.6 beskrivs tillträdeskontroll som kan ske via vår webbservice. 2.5 Sökning Nedan beskrivs översiktligt de funktionsval som finns i menyn till vänster under rubriken Sök Användare Menyvalet ger möjlighet att söka Användare som finns registrerade i den egna organisationen eller de organisationer som du har behörighet att administrera, t.ex. om du är kontaktperson/administratör på flera ställen. Du får dock en bättre överblick om du går via menyvalet Kursdeltagare Organisation Med hjälp av menyvalet Organisation har du endast behörighet att söka efter din egen organisation och/eller avdelningar tillhörande denna. Enklast är att istället använda sig av menyvalet Min organisation. Är du osäker på exakt hur företagsnamnet är skrivet i systemet kan du skriva tecknet % framför, därmed sker sökning på hela textsträngen. Genom att klicka på plustecknet framför ett organisationsnamn visas vem som är kontaktperson samt e-postadress och telefonnummer Befattning Via detta funktionsval kan du se alla generella befattningar som finns registrerade i applikationen. Saknas det någon som behövs inom din organisation kan du skapa en ny, som då blir unik för endast er organisation, dvs. inget annat företag/organisation kommer åt den. Endast SSG kan "konvertera" en befattning så att den blir generell och tillgänglig för alla organisationer. 1. Klicka på menyvalet Befattning. 2. I fönstret som öppnas väljer du Skapa ny. 3. Ange din egen organisation i fältet Informationsansvarig.

12 12 (38) Sida 4. Ange ett namn på befattningen och ev. ytterligare en beskrivning (valfritt). 5. Avsluta med att välja Lägg till. Den nya befattningen finns nu tillgänglig och kan väljas för anställda Entreprenad Funktionalitet kring entreprenader (berör endast entreprenadföretag och industrianläggningar som är anslutna till SSG Entre) beskrivs i separat användarmanual. Manualen beskriver funktionen ur både industrianläggnings perspektiv och entreprenadföretags perspektiv. Det som skiljer dessa alternativ åt är att detta menyval ger möjlighet att söka bland alla befintliga registrerade Entreprenader, oavsett om ditt företag är inblandat eller inte. (Funktionsvalet Mina Entreprenader är att föredra.) 3 Min organisation I Min organisation visar översiktlig information om organisationen som t.ex. vilken typ av organisation det är och vem som är kontaktperson samt kontaktuppgifter till denna person Adresser I den nedre delen av fönstret visas uppgifter om leveransadress som är registrerade för aktuell organisation/företag. Här kan du ändra adressuppgifter för aktuell organisation. (Fakturaadressen är synlig via fliken Kunduppgifter och avtal som finns där.) Fliken Inställningar Här kan du ändra språk för Academy Tools menyer och fönster under Språk applikationen. Under Språk data ändrar du språk för dina personliga utbildningar Skapa ny avdelning Du som kontaktperson/administratör kan skapa nya avdelningar inom din egen organisation. 1. Klicka på Skapa ny. 2. Ett nytt fönster enligt nedan öppnas.

13 13 (38) Sida 3. Välj din egen organisation i fältet Förälder. 4. Ange en benämning på avdelningen i fältet Organisationsnamn. 5. Registrerat bolagsnamn är samma som finns angivet på huvudorganisationsfönstrets första sida. 6. Organisationstyp är fördefinierat som Avdelning. 7. Avsluta med att välja Lägg till. 8. Den nya avdelningen finns nu tillgänglig i organisationsträdet och anställda kan läggas till eller flyttas dit Visa/Ändra avdelning Du kan visa information som är registrerad för en avdelning men även ändra denna. Se till att avdelningen är aktiv, dvs. är skriven med fetstil i organisationsträdet i fönstrets övre del, och klicka på Visa alternativt Ändra för att öppna dialogrutan med information om avdelningen. Se vidare beskrivning ovan för Skapa ny avdelning. Genom att välja en annan avdelning i organisationen som förälder är det möjligt att flytta in en avdelning under en annan Ta bort avdelning Som kontaktperson/administratör kan du under fliken Företagsuppgifter ta bort en avdelning som inte längre är aktuell. Den kommer då inte längre att vara synlig i organisationsträdet. Se till att avdelningen är aktiv, dvs. är skriven med fetstil i organisationsträdet, och klicka på Ta bort. Om det finns anställda under avdelningen går den inte att ta bort, du får då börja med att ta bort dessa (se beskrivning i avsnitt 3.2.3) eller flytta (se beskrivning i avsnitt 3.2.4) dessa Särskild avdelning för tillfälligt anställda Ibland finns det behov av att låta vissa personalkategorier genomgå en utbildning mer ofta än andra. Exempelvis finns det industrianläggningar som låter alla semestervikarier eller andra tillfälligt anställda genomgå en viss utbildning varje år inför att de ska börja arbeta, medan de fast anställda repeterar utbildning t.ex. vart tredje år. För att kunna hantera det krävs att utbildningen ser likadan ut men har en kortare giltighetstid.

14 14 (38) Sida 1. Skapa en ny avdelning som du döper till exempelvis Semestervikarier. 2. Lägg till eller Flytta de aktuella personerna till den nya avdelningen. 3. Kontakta SSG som lägger till en utbildning med vald giltighetstid till avdelningen. Så länge en person tillhör denna avdelning kommer förnyelse av utbildningen, se avsnitt 3.3.3, att innebära att utbildningen med kortare giltighetstid tilldelas även nästa gång. En person som senare blir anställd flyttas in i den ordinarie organisationen och utbildningen får då ordinarie giltighetstid Registrera administratör eller tillträdeskontrollant 1. Klicka på Registrera administratör. 2. Välj personnummerformat och fyll i personnummer, klicka på Sök. 3. Finns inte personnumret registrerat fortsätter du genom att klicka på Nästa. Finns personnumret sen tidigare hämtas informationen om personen, klicka på Nästa för att redigera profilen. 4. Alla gula fält är obligatoriska och ska därmed fyllas i. 5. Under rubriken Roll kan du välja om personen ska vara kontaktperson, administratör eller tillträdeskontrollant. 6. Om du administrerar fler än en organisation väljer du till vilken organisation/avdelning den nya personen ska höra i fältet Organisation. 7. Om ert företag har tillgång till flera produkter och avtal har du här även möjlighet i fältet Avtal att välja om en administratör ska få administrera alla avtal eller endast ett speciellt 8. Ska personen även ha möjlighet att genomgå utbildningar kan du redan här ange att denne är Kursdeltagare. 9. När du fyllt i alla uppgifter klicka på Spara. Personen är nu registrerad och har behörighet att administrera i SSG Academy Tool. Ska flera administratörer registreras i en följd behöver fönstret inte stängas utan du kan klicka på Registrera flera i övre delen av fönstret och fortsätta. När du slutligen är klar stänger du fönstret genom att klicka på knappen.

15 15 (38) Sida

16 16 (38) Sida Lägga till/ta bort behörighet för administratör Behörighet att administrera visst avtal (utbildning) kan ändras för en administratör. 1. Markera den administratör du vill ändra inställningar för och klicka på Visa. 2. Markera ett avtal för att Ta bort det och klicka på motsvarande knapp, alternativt klicka på Lägg till om du vill komplettera med ytterligare ett befintligt avtal som personen ska få administrera. 3. Stäng fönstret när du är klar genom att klicka på. 3.2 Kursdeltagare Om du klickar på Kursdeltagare i vänstermenyn och därefter på Sök. Här ser du vilka som finns registrerade, användarnamn, ev. avdelningstillhörighet, vilka som har e-postadresser registrerade och om/när de blev aviserade sina inloggningsuppgifter (visas när musmarkören förs över brevsymbolen till höger på resp. rad). Härifrån kan även inloggningsuppgifter skickas per e-post till de anställda. (Markerar du alternativet Detaljer och väljer Sök visas information om de anställdas födelsedata, ev. anställningsnummer samt vilken avdelning/ort de tillhör inom organisationen.)

17 17 (38) Sida Registrera kursdeltagare 1. Välj Registrera kursdeltagare 2. Välj personnummerformat och fyll i personnummer, klicka på Sök 3. Finns inte personnumret registrerat fortsätter du genom att klicka på Nästa. Finns personnumret sen tidigare hämtas informationen om personen, klicka på Nästa för att redigera profilen. 4. I profilen kan du fylla i/komplettera/ändra uppgifter på kursdeltagare. Alla gula fält är obligatoriska och ska därmed fyllas i. Vi rekommenderar att lämna fältet tomt om e-postadress saknas för den anställde. E-post skickas då till den administratör som registrerar kursdeltagaren. 5. I fältet Användartyp finns möjlighet att ange om en anställd har det finska Arbetssäkerhetskortet. I detta fall kommer ytterligare två fält att visas, Kortnummer respektive Giltigt t.o.m., som måste fyllas i. 6. Information om utbildning som tilldelas per automatik till ny kursdeltagare visas i nedre delen av fönstret. Avser det t.ex. kursdeltagare på ett entreprenadföretag tilldelas Entre Grundutbildning som innebär en kostnad enligt SSGs prislista 7. När du fyllt i alla uppgifter klicka på Spara. Kursdeltagaren är nu registrerad på ert företag. 8. Ska flera anställda registreras i en följd behöver fönstret inte stängas utan du kan klicka på Lägg till ny i övre delen av fönstret och fortsätta. När du slutligen är klar stänger du fönstret genom att klicka på knappen.

18 18 (38) Sida Visa/Ändra kursdeltagare Du kan visa och ändra information på en registrerad kursdeltagare. Klicka på Visa alternativt Ändra för att öppna dialogrutan med information över den anställde. Se vidare beskrivning ovan för Registrera kursdeltagare Ta bort kursdeltagare Anställda som slutar i ert företag ska du ta bort från din organisation. Klicka på raden med den anställde och välj Ta bort. Du får en säkerhetsfråga om markerad person ska tas bort eller inte. I och med att person tas bort från din organisation försvinner den inte ur systemet utan ligger kvar, men hör inte till någon speciell organisation (såvida den inte redan finns knuten till annan organisation också).

19 19 (38) Sida Flytta kursdeltagare Du har endast behörighet att flytta anställda inom din egen organisation, t.ex. mellan olika avdelningar. 1. Markera den kursdeltagare du vill flytta och klicka på Flytta. 2. Ange till vilken organisation/avdelning du vill flytta personen 3. Markera personen och välj sen Flytta i dialogrutan som öppnats Skicka inloggningsuppgifter via e-post Om någon har tappat bort sina inloggningsuppgifter går det att skicka dessa på nytt, dvs. skicka ett nytt e-postmeddelande med denna information. 1. Markera raderna för den/de personer du vill skicka till. 2. Klicka på Skicka. Saknas e-postadress till en kursdeltagare skickas meddelandet per automatik till dig som begärde inloggningsuppgifterna. 3. Du får en kontrollfråga om du vill skicka e-post med inloggningsuppgifter till markerade personer. Genom att föra musmarkören över den brevsymbol som visas längst ut till höger efter en avisering, visas en s.k. tooltip med information om senaste aviseringsdatum och tid. Om du vill att det ska framgå av meddelandet vilken utbildning som ska genomföras aviserar du istället via fliken Utbildningar, se avsnitt Möjlighet att få inloggningsuppgifter via SMS SSG Support och anläggningar kan skicka SMS till ett angivet mobiltelefonnummer vilket med fördel kan användas för de som inte har egen e- postadress eller tillfälligt inte har tillgång till dator. Övriga företag kan använda tjänsten via SSG Support på begäran från kund. 3.3 Utbildningar Här visas information om den/de utbildningar som kursdeltagarna är tilldelade, när de blev godkända på respektive utbildning, om och när de blev attesterade och hur lång giltighetstiden är för respektive utbildning. Markerar du alternativet Detaljer och klickar på Sök visas ytterligare information om de anställda, markeras Visa nedåt visas personal som är knuten till den aktiva organisationen/avdelningen och ev. underliggande avdelningar. Via denna flik kan du även tilldela anställda utbildningar som de ska genomgå, attestera godkända utbildningar samt välja om utbildningar vars giltighets gått ut ska förnyas, dvs. genomföras på nytt.

20 3.3.1 Tilldela utbildning till kursdeltagare Gör enligt följande för att tilldela en eller flera anställda viss utbildning: 20 (38) Sida 1. Klicka på Utbildningar i vänstermenyn. 2. Klicka på Lägg till. 3. I fönstret som öppnas väljer du enligt vilket avtal tilldelning ska ske (entreprenadföretag har normalt bara ett avtal som avser SSG Entre) samt vilken produkt som avses, t.ex. Entre Lokala utbildningar. Välj därefter exakt vilken utbildning som ska tilldelas. Om du vill att en avisering per e-post ska skickas till respektive kursdeltagare markerar du det i fältet Skicka (saknas e-postadress skickas det till kontaktpersonen). Du kan söka fram en viss person genom att ange namn och/eller avdelning i sökfälten och sen klicka på Sök. Anges inget innan du söker visas alla personer som finns i den aktuella organisationen och du kan då markerar den/de personer som utbildningen ska tilldelas, se exempel nedan 4. Klicka sedan på Lägg till Skicka inloggningsuppgifter När det är dags för en anställd att gå en viss utbildning kan du skicka ut inloggningsuppgifter till denna person (om det inte är gjort i steg 2 beskrivet här ovan). 1. Välj antingen utbildning i flervalslistan Utbildning (det är oftast enklast att först välja en viss utbildning som ska aviseras då listan över personalens utbildningar kan vara väldigt lång) och/eller ange ett namn. Att annat alternativ är att välja hur många utbildningar som ska visas. Klicka på Sök. 2. Markera den/de personer du vill skicka inloggningsuppgifter till.

21 3. Klicka på Skicka. Saknas e-postadress till kursdeltagare skickas meddelandet per automatik till kontaktpersonen som i sin tur får vidareförmedla informationen. 4. Du får en kontrollfråga om du verkligen vill skicka e-post till de markerade personerna. 21 (38) Sida Genom att föra musmarkören över den brevsymbol som efter avisering finns längst ut till höger visas en s.k. tooltip med information om senaste aviseringsdatum och tid Utbildningar Alla utbildningar har en viss giltighetstid t.ex. tre år för Entre Grundutbildning. Som anläggning (eller organisationer som inte är anslutna till SSG Entre) finns möjlighet att välja den giltighetstid som ska gälla för just er och en viss utbildning, t.ex. SSG Säkerhetskörkort. Detta kan göras i samband med att utbildningen görs tillgänglig för er organisation, men det finns även möjlighet att uppdatera i ett senare skede. När utbildningen läggs till en organisation finns det även möjlighet att ange hur förnyelse av utbildning ska hanteras då giltighetstiden går ut. Tre månader innan giltighetstidens utgång för en utbildning kommer ett e- postmeddelande att skickas till kontaktpersonen med information om aktuella utbildningar vars giltighetstid är på väg att gå ut. SSG kan i samband med att utbildning görs tillgänglig för en organisation göra inställningar så att ett e- postmeddelande även ska skickas till den anställde när det är dags att förnya en utbildning. Är utbildningen utgången och inte aktuell att förnya, kan du dölja utbildningen genom att markera den och klicka Ta bort. Via fliken Utbildningar kan du se information om utbildningar som behöver förnyas eller redan har utgått. Välj Utbildning alternativt vilken Status du vill se information om i motsvarande fält eller kombinera dessa två alternativ. Tänk på att du måste klicka på Sök för att valda kriterier ska visas.

22 22 (38) Sida Tre månader innan giltighetstiden löper ut för en utbildning kommer dess status att ändras till Utgående. Du som administratör då i systemet ställa in att utbildningen ska vara möjlig att förnya för kursdeltagaren, detta är nödvändigt vad gäller Entre Grundutbildning eftersom den är förenad med en ny kostnad. Lokala Entre-utbildningar är tillgängliga för kursdeltagare att förnya på egen hand via Min sida och Utbildningskatalogen, så länge Entre Grundutbildning är giltig. Avseende Entre Grundutbildning som administratör väljer att förnya för en kursdeltagare kan SSG göra inställningar så att det automatiskt skickas ett e- postmeddelande direkt till den enskilde kursdeltagaren, under förutsättning att denne har en egen e-postadress registrerad Tilldela förnyelse Om en utbildning har statusen Utgått behöver den Förnyas för att den anställde ska kunna gå utbildningen på nytt. För att förnya en utbildning i Academy Tool gör du på detta sätt: 1. Markera kursdeltagaren och den aktuella kursen du vill förnya genom att klicka på raden så den blir gul. 2. Klicka på Förnya. I Academy Tool kan du förnya utbildningen tidigare än 3 månader till utgång om du ändrar i dropdown-listen Månader till utgång. Välj då Status Utgående samt Månader till utgång t. ex 6 månader klicka på Sök.

23 23 (38) Sida Attestera kurs Det är kontaktpersonen eller administratören som attesterar kursdeltagarnas utbildningar. Vid en attestering går man i god för att kursdeltagaren har gjort sin utbildning på ett korrekt sätt och godkänner att kursdeltagaren är aktiv i företaget. Efter attestering blir resultatet ska uppdaterat och sökbart i databasen. 1. Klicka på Att göra-förnya i Academy Tool. 2. Klicka i rutan för den person/utbildning som du vill attestera. 3. Klicka på Attestera Utfärdande av Entre-pass När Entre Grundutbildning attesteras för en entreprenör går det automatiskt en signal till SSG som utfärdar Entre-pass till berörda personer och skickar dessa till företagets/organisationens kontaktperson. Grundutbildningens giltighetstid är tre år (räknat från det att utbildningen blev godkänd, dvs. när certifieringstestet blev godkänt) och det trycks på Entre-passets framsida tillsammans med den anställdes namn. Via detta Entre-pass har industrianläggningar möjlighet att se information om ev. lokal Entre-utbildning har genomförts, dvs. om anläggningens tillträdeskrav uppfylls eller inte. Kortet är fr.o.m försett med andra s.k. teknologier, som gör det möjligt att använda det som inpasseringskort vid industrianläggningar som har kortbaserat inpasseringssystem. Så snart SSG Entre grundutbildning är godkänd och attesterad skickas Entrepasset till företagets registrerade leveransadress och dess kontaktperson. Leveranstiden är c:a sju dagar. Innan Entre-passet är levererat kan man använda sig av sitt Entre-passnummer och giltig ID-handling för att få tillträde till anläggningen. Under rubriken Certifikat hittar du kursdeltagarnas Entrepassnummer Attestering av kurser för industrianläggningspersonal Attestering av Entre Grundutbildning för personal vid industrianläggningar görs på samma sätt som för entreprenadföretag. Enda skillnaden är att det inte går någon signal till SSG om att utfärda Entre-pass! För att personal ska få ett Entre-pass måste dessa begäras via separat rutin i Academy Tool, se avsnitt nedan. Vid attestering får utbildningen sin giltighetstid registrerad och visas i fliken Utbildningar Avisering om tilldelad utbildning som inte påbörjas. Om en kursdeltagare inte har påbörjat en tilldelad utbildning efter två veckor från tilldelning, skickas en påminnelse via e-post till kursdeltagaren (alt. kontaktpersonen/administratören). Under E-post i menyn till vänster, kan frekvensen på meddelanden som vanligt ställas in från dagligen till månadsvis avisering. Det går även att välja att avisering aldrig sker. 3.4 Certifikat I denna flik visas information om kursdeltagarnas olika certifikat/diplom. När en utbildning är godkänd och attesterad skapas ett personligt diplom eller kort för den aktuella utbildningen.

24 24 (38) Sida Entre-pass får ett unikt kortnummer och detta samt giltighetstid kan utläsas i denna flik. Genom att välja Nej i fältet Har kort visas en lista över de som saknar Entre-pass. Diplom finns även tillgängliga på SSGs hemsida under Mina Utbildningar och rubriken Certifikat & diplom, dessa kan laddas ner eller skrivas ut av kursdeltagaren själv. På diplomet finns angivet det datum då utbildningen blev godkänd och attesterad Begär Entre-pass för kursdeltagare på industrianläggningar När kursdeltagare vid industrianläggning får sin godkända Entre Grundutbildning attesterad och Entre-pass önskas för dessa personer, måste du som kontaktperson/administratör välja att Begära detta. Gör enligt följande: 1. Välj alternativet Nej i fältet Har kort. 2. Klicka på Sök. 3. Markera de anställda du vill beställa Entre-pass åt och klicka på Begär.

25 25 (38) Sida 4. Du får en säkerhetsfråga om du vill begära Entre-pass för markerade personer. När du svarar Ja skickas informationen till SSG som utfärdar och skickar Entre-pass till anläggningens kontaktperson. Detta är förenat med en kostnad enligt avtal för industrianläggningar, se även information nedan Beställning av ersättningskort Har någon person förlorat sitt Entre-pass går det att beställa ett nytt till en kostnad enligt prislista som finns på vår hemsida Beställningen görs ifrån Academy Tool enligt nedan. 1. Klicka på Certifikat i menyn till vänster. 2. Markera kursdeltagaren du vill beställa ett ersättningskort till genom att klicka en gång på raden så den blir gul. 3. Klicka sedan på Ersättningskort. 4. Du får en säkerhetsfråga om du vill beställa ersättningskortet för markerad person, svara Ja så skickas information till SSG som utfärdar och skickar nytt kort till företagets kontaktperson. 5. Till dess att SSG utfärdat nytt kort och/eller fakturerat beställningen visas informationen Kort beställt Beställning av tillbehör Vid förnyelse av grundutbildning, registrering av kursdeltagare eller beställning av ersättningskort har du möjlighet att beställa korthållare med band- eller bältesklämma. Detta kan endast göras via AT Light, och inte via Academy Tool. 3.5 Kompetens Under denna flik visas de övriga kompetenser som t.ex. en elsäkerhetsutbildning. I sökfältet Kompetens går det att göra urval på vald kompetens. Om man vill lägga till kompetens, gör man detta genom att välja Lägg till. Välj förvald kompetens från listan. Om inte önskad kompetens finns i listan, välj Ja i fältet Skapa ny kompetens. Fyll i namn på utbildningen och eventuellt beskrivning, referens och kod. Fyll i utfärdat datum och välj den eller de deltagare som ska kopplas till kompetensen.

26 26 (38) Sida 3.6 Kunduppgifter Under denna flik visas de produkter/avtal som finns tillgängliga för den aktuella organisationen. För ett entreprenadföretag innebär det att SSG Entreutbildningar finns tillgängliga, för en industrianläggning kan detsamma finnas men även t.ex. SSG Säkerhetskörkort mm. En utbildning kan tilldelas alla kursdeltagare som registreras, vilket innebär att alla automatiskt får den tillgänglig under Mina utbildningar, men det är även möjligt för företaget att välja när tilldelning ska ske (oftast avseende SSG Säkerhetskörkort, SSG Brandskyddsbevis etc.). Se avsnitt hur utbildning tilldelas till en kursdeltagare. Det är möjligt att göra andra inställningar för vissa typer av utbildningar, men det gäller inte Entre-utbildningar. Följande inställningar kan göras (som SSG hjälper till med):

27 27 (38) Sida Giltighetstid Giltig till och med datum Maximalt antal tilldelade kursdeltagare Hur förnyelse ska hanteras när giltighetstiden går ut Om e-post ska skickas till kursdeltagare vid förnyelse Kontaktuppgifter till en person som ansvarar för utbildningen Företagets avtal visas i menyn till vänster under rubriken Kunduppgifter/avtal, där finns det möjlighet att utläsa ytterligare information, t.ex. vem/vilka administratörer ska få administrera en viss utbildning, vilka fakturor som har skickats till ert företag avseende Entre Grundutbildning etc. Genom att markera avtalet (se bild ovan) och klicka på Visa öppnas ett fönster med ytterligare information Administratörer (för utbildning) Via denna flik kan du välja vilka av de personer som finns registrerade som administratörer i er organisation som ska få administrera en viss produkt (utbildning), i detta exempel SSG Entre Entreprenörer. Normalt görs denna inställning i samband med att en administratör registreras, se avsnitt 3.1.7, men ändringar kan göras i efterhand. De som finns upplagda här har rätt att göra inställningar för kursdeltagare som ska genomföra utbildning inom detta avtal, i detta exempel någon Entre-utbildning, t.ex. tilldela Entre-utbildningar, attestera Entre-utbildningar etc. För att lägga till ett avtal/produkt på en administratör: 1. Klicka på Lägg till. 2. Välj en av de befintliga administratörerna i flervalslistan. I en organisation som har t.ex. flera avdelningar kommer alla som har rollen Kontaktperson/Administratör i hela organisationen att visas. 3. Avsluta med att klicka på Lägg till. För att ta bort en administratör från avtalet markeras personen och du klickar på Ta bort.

28 28 (38) Sida Behörighet att administrera viss utbildning kan även ställas på själva personen via fliken Administratörer i organisationsfönstret, se avsnitt Fakturor Denna flik (visar information om alla fakturor som skickats till aktuell organisation sedan början av 2010, tidigare fanns inte stöd för denna funktion). Genom att markera en viss fakturarad kan du välja Visa för att se detaljer om vad den avser. 3.7 Tillträdeskrav Denna rubrik är endast synlig för anläggningar! Tillträdeskraven visas i vänster menyn under rubriken Tillträdeskrav. Kraven kan vara ställda både mot extern personal (ej anställda) och intern personal (egna anställda). Det är på inställningarna i denna flik som funktionen Tillträdeskontrollen baseras på Externa tillträdeskrav Externa krav, som t ex ENTRE grundutbildning, ställs in av SSG. Här anges även om det finns krav på en lokal utbildning, se exempel ovan. Tillträdeskravet gäller för alla som inte är kopplade till den aktuella anläggningen Interna tillträdeskrav Interna krav, som t ex SSG Säkerhetskökort ställs in anläggningen eller av SSG. Här anges även om det finns krav på lokalt säkerhetskökort, se exempel. För att lägga till ett internt krav, välj Lägg till. Ange från vilket datum kravet ska gälla och eventuellt datum då kravet sak upphöra. Bocka i Krav mot intern personal. Markera aktuell utbildning i listan och klicka på Lägg till.

29 29 (38) Sida Kravet kommer att kontrolleras mot den personal som finns registrerade på den aktuella anläggningen. 3.8 Relaterade entreprenadföretag Företag med en affärsrelation kan via denna rubrik skapa en relation i systemet. Genom att välja företag som finns registrerade, kan du som kontaktperson/administratörer och personer med rollen Tillträdeskontroll göra både kollektiva sökningar på kursstatus för ett helt företag eller via namn på personer som hör till en relaterad organisation. Tillträdeskontrollen ges andra möjligheter och underlättas därmed. För att skapa relationer till organisationer gör enligt följande: 1. Klicka på Relaterade entreprenadföretag i menyn till vänster. 2. Klicka på Lägg till 3. Sök reda på företaget/organisationen, markera det och välj Lägg till.

30 30 (38) Sida 4. De företag som väljs som relaterade organisationer kommer att hamna i en s.k. Generell Entreprenad, vilket även visas i fliken Relaterade entreprenadföretag. 5. Valda företag kommer att vara sökbara i funktionen Tillträdeskontroll. En översikt kan man få redan via denna flik genom att markera ett eller flera företag och klicka på Visa. För att visa alla företag, klicka på Visa alla. I nedre delen av fönstret visas om registrerade personer på entreprenadföretaget uppfyller anläggningens tillträdeskrav eller inte (gröna resp. röda symboler). Genom att klicka på Visa företag öppnas ett fönster med ytterligare information om företaget och företagets kontaktperson.

31 31 (38) Sida Genom att markera en person och klicka på Visa (i nedre delen av fönstret, alt. dubbelklicka) får du mer detaljerad information om vilket/vilka tillträdeskrav som inte uppfylls. Ytterligare beskrivning av funktionen Relaterade entreprenadföretag tillsammans med Tillträdeskontroll finns i avsnitt Fordon Detta menyval visas endast för organisationer/företag som är anslutna till SSG Entre. Det finns möjlighet att registrera fordon som företaget/organisationen äger och som personalen använder vid besök på anläggningar. Ibland kan detta vara önskvärt från anläggningarnas sida som utfärdar passerkort även för fordon. Denna funktion avser framförallt de organisationer som använder Entreprenadfunktionen i systemet. För att registrera ett fordon som inte redan finns gör så här: 1. Klicka på Lägg till nytt. 2. I fältet Informationsansvarig kan du börja skriva några tecken av namnet på din organisation (som är registrerat i Entre) så visas ett förslag som du kan klicka på för att välja. Det går även att direkt klicka på Välj till höger om fältet och välja din organisation.

32 32 (38) Sida 3. Fyll därefter i resterande information, Registreringsnr är obligatoriskt, övriga är frivilliga men kan vara värdefulla som beskrivning. 4. Avsluta med att klicka på Lägg till. 4 Tillträdeskontroll för industrianläggningar Funktionen Tillträdeskontroll, som finns tillgänglig i menyn till vänster, den används för att kontrollera att entreprenörer och anställda uppfyller de tillträdeskrav som ställs. Funktionen är tillgänglig för personer i industrianläggningens organisation med rollen Kontaktperson, Administratör samt Tillträdeskontroll (där den sistnämna saknar behörighet till övriga administrativa funktioner). För att kontrollera om en person ska få tillträde görs enligt nedan. I fönstret som öppnas väljer du först vilken organisation som du vill kontrollera tillträde emot (detta gäller om du har behörighet att kontrollera flera organisationer). Kontroll kan sedan genomföras med de urval som beskrivs nedan. Personnummer, Entre-passnummer eller genom att söka via Relaterade entreprenadföretag, se avsnitt 3.8.

33 33 (38) Sida 4.1 Flik Alla företag Vid urvalet Alla företag måste du ange personnummer eller Entrepassnummer och klicka på Sök. Då söker den mot alla registrerade personer som finns registrerade hos SSG Entre. Tillträdeskrav ej uppfyllt Tillträdeskrav uppfyllt I exemplet ovan visas förbudstecken för den eftersökta personen, eftersom exempelanläggningen har tillträdeskrav både på att Entre grundutbildning och lokal Entre-utbildning ska ha genomförts. Om inte båda kurserna är genomförda och attesterade (av kontaktperson/administratör på berört entreprenadföretag) har personen inte tillträdesrätt till anläggningen. Genom att klicka på raden för personen och därefter på Visa utökas informationen med vilken/vilka utbildningar som inte uppfyller tillträdeskravet. Där visas även en kommentar för respektive utbildning, t.ex. utbildningens giltighetstid. OBS! Utbildning som genomförts med godkänt resultat men ännu inte attesterats kommer inte ge positivt resultat vid en tillträdeskontrollsökning. I exemplet ovan visas Del av utbildningen, ej påbörjad vilket tyder på att utbildningen ännu inte genomförts helt eller attesterats av kontaktperson/administratör på respektive företag. Det måste göras för att utbildningen ska betraktas som helt giltig i systemet. 4.2 Flik Alla relaterade entreprenadföretag I och med att entreprenadföretag är tillagda som relaterade organisationer blir det möjligt att via urvalet Relaterade entreprenadföretag kontrollera kursstatus för en hel organisation. Det är även möjligt att söka på personnamn som finns i någon av de relaterade organisationerna. Vid val av tom rad visas alla relaterade företag. Ytterligare information om respektive markerad person visas genom att klicka på Visa. Sök reda på det entreprenadföretag du vill kontrollera kursstatus för genom att markera aktuellt företag. Om du har många relaterade företag skriver du början på företagsnamnet så visas förslag i listan. Pila ner till det alternativ du önskar välja och tryck Enter eller använd muspekaren och klicka. Klicka sedan på Sök.

34 Väljs ingen organisation kommer kursstatus för alla registrerade anställda vid de relaterade organisationerna att visas i listan. 34 (38) Sida En lista över kursstatus för alla registrerade anställda i organisationen visas. (Kontroll sker mot aktuella tillträdeskrav som är inställda för er anläggning via motsvarande flik i Min organisation. Förutom Entre Grundutbildning har vissa anläggningar även en lokal Entre-utbildning som ska genomföras för att få tillträde.) Mer detaljerad information om personerna och deras kursstatus kan ses genom att markera ett namn i listan och klicka på Visa. 4.3 Flik Alla personer med genomförd lokal utbildning I detta urval går det att söka på förnamn och efternamn på de personer som har tilldelad, påbörjad eller godkänd lokal utbildning för den aktuella anläggningen. Ytterligare information om respektive markerad person visas genom att klicka på Visa.

35 35 (38) Sida 4.4 Flik Egen personal I detta urval går det att söka på förnamn och efternamn på de personer som är registrerade på anläggningen. Tillträdet visar om de uppfyller de interna kraven som finns ställda under fliken Tillträdeskrav. Ytterligare information om respektive markerad person visas genom att klicka på Visa. 4.5 Entreprenadfunktionen och Relaterade entreprenadföretag De industrianläggningar som använder, och hittills har använt sig av funktionen Entreprenader, kommer automatiskt att få en lista över alla dessa entreprenadföretag/organisationer även i fliken Relaterade entreprenadföretag i organisationsfönstret. Befintliga entreprenader kommer således inte att påverkas av funktionen för relaterade entreprenadföretag, mer än att en stor del av arbetet med utpekande av företagen redan är gjort! Det underlättar även i framtiden att lägga till entreprenadföretag som anläggningen har en affärsrelation med, utan att för den sakens skull behöva registrera en entreprenad.

36 36 (38) Sida 4.6 SSG Access - tillträdeskontroll SSG Access är en funktion som industrianläggningar kan använda sig av för att på ett snabbt och enkelt sätt kunna göra tillträdeskontroll utan att logga in i Academy Tool. Förändringen innebär att anläggningen kan kontakta SSG Support som omgående tilldelar en företagsinloggning. Anläggningen loggar in på en angiven webbadress där två sökfält finns, personnummer och Entre-passnummer. Sökning görs och Entre-systemet skickar tillbaka ett svar om personen är godkänd eller inte godkänd att passera, dvs. uppfyller anläggningens tillträdeskrav. Då denna funktion är tilldelad av SSG Support finner du företagsinloggningen under Min organisation och fliken Inställningar, se nedan. Denna företagsinloggning kan användas av flera personer samtidigt på anläggningen om så skulle behövas, samt sker ingen kontroll av inloggningstiden. Det betyder att det ständigt går att vara inloggad på en dator i t.ex. en portvakt. 5 Utbildningar 5.1 Genomföra utbildningar Alla personer som är registrerade som kursdeltagare i en organisation kan genomföra SSG:s webbaserade utbildningar. För att starta en utbildning klickar du på Mina utbildningar. Den/de utbildningar som är Tilldelade och påbörjade visas direkt under Mina utbildningar, därefter följer de som eventuellt är Avslutade. På nästa rubrik hittar du Utbildningskatalogen som innehåller alla de utbildningar som du har tillgång till. Vad gäller Entreutbildningar finns både den industrigemensamma grundutbildningen (SSG Entre grundutbildning) och olika anläggningars lokala Entre-utbildningar. Många utbildningar finns dessutom tillgängliga på flera språk. För att starta en utbildning klicka på utbildningens namn och därefter på Starta kursen längst till höger. Om ett eller flera diplom skapats upp finns de under rubriken Certifikat & diplom.

37 37 (38) Sida Entre Grundutbildning blir automatiskt tilldelad alla kursdeltagare i ett entreprenadföretag, men en kontaktperson/administratör kan även välja att tilldela anställda utbildningar som behöver genomföras innan ett besök på anläggning som lokal Entre-utbildning. Dessa visas då direkt under Mina utbildningar. Har en kursdeltagare inte blivit tilldelad en lokal Entreutbildning som behöver genomföras, kan den ändå alltid startas från utbildningskatalogen. 5.2 Status på utbildning För att visa att en utbildning är Utgående, Utgått eller behöver Attesteras visas detta tecken under Mina utbildningar.