Hans Severinson DOKUMENTATION ENTREPRENADER. Handledning med checklistori

Transkript

1 Hans Severinson DOKUMENTATION ENTREPRENADER Handledning med checklistori

2 Förlag och distribution AB Svensk Byggtjänst Stockholm Telefon Tidigare publikationer utgivna av Svensk Byggtjänst där Hans Severinson medverkat: Byggsektorns egenkontroll, 2014 Instruktioner för drift och underhåll Branschstandard, 2010 BKK:s handledning för entreprenadbesiktning enligt AB 04 och ABT 06, 2009 Besiktningsmännens guide till fortlöpande besiktning, 2000 Utredare för områdena märkning, kontroll och dokumentation inför utgivningen av AMA VVS & Kyl 09 På andra förlag: Att upphandla relining, 2013 INSTEG, 2012 Trovärdig egenkontroll, 2009 CE-märkning av installationer i fastigheter, 1999 och AB Svensk Byggtjänst och författaren Redaktör: Eva Eneström Schmied Omslag: Beate Pytz Grafisk form: Beate Pytz Tryck: Norra Skåne Offset AB, Hässleholm ISBN

3 FÖRORD Svensk Byggtjänst gav 2010 ut branschstandarden Instruktioner för drift och underhåll i samarbete med VVS Företagen och Svensk Ventilation med undertecknad som författare. I den skriften slås fast att de dokument som ska ingå i en drift- och underhållsinstruktion (DoU-instruktion) enbart är de som är av intresse för den som har ansvar för drift och underhåll av objektet ifråga, dvs driftpersonalen. Dokument av annat slag, men som ändå av skilda skäl ingår i ett åtagande att överlämna, sammanfattades där under benämningen Entreprenaddokumentation. Omfattning och kvalitet på sådan dokumentation behandlades däremot inte. Den här handledningen är i stället avsedd att fylla den luckan. När entreprenader avlämnas är det idag vanligt att beställare, entreprenör och besiktningsman har skilda uppfattningar om vilka dokument som ska redovisas. Entreprenadavtal och författningar ger ofta ett oklart besked om vad som gäller. Den här handledningen vill klargöra vilka krav som gäller, och redovisa hur avtal bör tolkas när det kommer till dokumentation. Den innehåller inga andra krav än de som återfinns i författning, avtal eller branschpraxis. Däremot anges förslag på omfattning och kvalitet på dokumentationen i tre olika kvalitetsklasser, i likhet med vad som är beskrivet i branschstandarden för drift- och underhållsinstruktioner. Genom att i de administrativa föreskrifterna eller den tekniska beskrivningen hänvisa till branschstandarden och denna handledning, samt ange vilken kvalitetsnivå som ska gälla, erhålls ett entydigt krav på vilken dokumentation som ska redovisas. Observera att där det i checklistorna som finns med i denna handledning anges AVT betyder att prestationen ingår i entreprenaden endast om det är avtalat. Att budskapet i denna skrift är i överensstämmelse med såväl entreprenadjuridisk praxis som med bestämmelserna i AB 04 och ABT 06 har granskats av entreprenadjurister hos Andersson Gustafsson Advokatbyrå KB under ledning av advokat Fredrik Blomstergren. Det är min förhoppning att handledningen ska bringa reda i vilken dokumentation som ska överlämnas i samband med besiktning av entreprenader. Stockholm i november 2014 Hans Severinson 3

4 INNEHÅLL FÖRORD 3 DOKUMENTATION SOM KRÄVS I ETT ENTREPRENADÅTAGANDE 7 Utförandeentreprenad enligt AB 04 7 Totalentreprenad enligt ABT 06 7 Avlämnande till bostadsrätt m m 8 Konsumententreprenad enligt ABS 09 8 Materialleverans enligt ABM 07 8 ATT FÖRESKRIVA DOKUMENTATION I ENTREPRENADER 9 Krav enligt författningar 9 Krav enligt Allmänna bestämmelser 10 Krav enligt branschöverenskommelser 10 Krav enligt åberopade AMA-texter 11 Så kan krav på dokumentation föreskrivas i administrativa föreskrifter 11 KVALITET OCH LEVERANSFORMER FÖR ENTREPRENADDOKUMENTATION 12 Pappersdokument 12 Digitalt format 12 Samordning med DoU-instruktioner 13 OLIKA SLAG AV ENTREPRENADDOKUMENTATION 14 Relationshandlingar 14 Relationsunderlag 15 DoU-instruktioner 15 Objektdokumentation 16 Systemdokumentation 16 Produktdokumentation 16 Kvalitetsdokumentation 17 Avtalsdokumentation 18 Förvaltningsdokumentation 18 Dokumentation enligt miljöbalken 18 Dokumentation enligt plan- och bygglagen 19 Dokumentation enligt arbetsmiljölagen 19 Dokumentation enligt övriga föreskrifter och regler 20 5

5 DOKUMENTATION I ENTREPRENADER KRAV I FÖRFATTNINGAR 21 Kvalitetskrav 21 Avtalskrav 21 Miljökrav 23 Krav i bygglagstiftningen 23 Arbetsmiljökrav 26 Övriga föreskrifter 28 Krav enligt branschpraxis 28 CHECKLISTOR OCH MALLAR 29 DOK 1 Checklista byggentreprenad 30 DOK 2 Checklista mark- och VA-entreprenad 32 DOK 3 Checklista rörentreprenad 34 DOK 4 Checklista luftbehandlingsentreprenad 36 DOK 5 Checklista elentreprenad 38 DOK 6 Checklista styrentreprenad 40 DOK 7 Checklista hissentreprenad 42 DOK 8 Pärmförteckning, generalentreprenad 44 DOK 9 Pärmregister generalentreprenad 45 DOK 10 Pärmregister installationsentreprenad 46 DOK 11 Förteckning (grunddokument) 47 DOK 12 Mappstruktur vid digital redovisning 48 DOK 13 Pärmrygg, pärmsida 49 BEGREPP 51 6

6 DOKUMENTATION SOM KRÄVS I ETT ENTREPRENADÅTAGANDE Det krävs många dokument i ett byggprojekt. Program, förfrågan, anbud, beställning, kontrakt, byggmötesprotokoll, ändrings-pm, besiktningsprotokoll och liknande är väl de exempel man först kommer att tänka på. Handlingar av detta slag tillhör de affärsmässiga uppgörelserna som träffas mellan en beställare och en entreprenör. Dessa får förutsättas att vardera parten tar del av, och berörs därför inte närmare här. Bygglov och andra tillståndsärenden är oftast att betrakta som interna dokument för beställaren, medan avtal med underentreprenörer, leverantörer och liknande dokument oftast är att betrakta som entreprenörens interna dokument. Denna skrift behandlar i stället de dokument som en entreprenör är skyldig att redovisa i samband med färdigställandet av sitt åtagande ett område där meningarna om vad som ska gälla ofta går isär. Hur ska parternas avtal tolkas och vem ansvarar för myndigheternas krav på dokumentation? Dessa frågetecken och många fler ska texten förhoppningsvis räta ut. Vad som krävs i en entreprenad är en fråga om vad som har beställts. Inledningsvis redovisas här en översikt över vad som allmänt gäller i entreprenader enligt de vanligaste standardkontrakten. Vad man kan kräva och vad som i varje särskilt fall bör föreskrivas framgår av avsnittet Olika slag av entreprenaddokumentation. Utförandeentreprenad enligt AB 04 Utförandeentreprenaden präglas av att det är beställaren som ansvarar för produktbestämningen, dvs vad som ska utföras. Omfattningen av den dokumentation som entreprenören är skyldig att redovisa är de dokument som föreskrivits. Det som inte anges i entreprenadhandlingarna ingår inte, även om det som saknas är helt nödvändigt för den avsedda funktionen. Krav enligt författningar ingår bara i den mån det är avtalat. Ändå kan vissa dokument anses ingå utan att det särskilt finns angivet i entreprenadhandlingarna. Det kan gälla sådant där det finns särskilda branschöverenskommelser, där visst dokument förutsätts som ett led i ett fackmässigt utförande eller där en handling ingår i köpet av en vara som ingår i entreprenaden, och där entreprenören således har det ansvar som en återförsäljare av varan har. Men att ett visst dokument är nödvändigt är inte ett skäl för att det ingår i entreprenaden. Totalentreprenad enligt ABT 06 I en totalentreprenad ingår dels den projektering som behövs, eller som föreskrivs, och dels ett ansvar för föreskrivna, och i vissa fall även underförstådda, funktioner. Totalentreprenaden ska inom ramen för vad som avtalats anses ha en användbarhet vid avlämnandet. Det leder till att vissa slag av dokument som är av betydelse i det avseendet ska ingå, även om det inte angivits i parternas avtal. 7

7 ATT FÖRESKRIVA DOKUMENTATION I ENTREPRENADER Krav enligt åberopade AMA-texter i administrativa föreskrifter och teknisk beskrivning I beskrivningar som ansluter till AMA förutsätts att krav på dokument av administrativ art som entreprenören ska redovisa anges i de administrativa föreskrifterna och att krav på dokument av teknisk art som entreprenören ska redovisa anges i de tekniska beskrivningarna. I de fall AFD.1811 Kontrollplan enligt PBL åberopas i en totalentreprenad ingår att utföra och dokumentera egenkontroll med omfattning enligt den kontrollplan PBL som hör till entreprenadhandlingarna. Motsvarande gäller för arbetsmiljökrav enligt AFD.1833 Byggarbetsplatsmiljösamordnare för utförande (Bas-U) och AFD.1851 CEmärkning av hiss, maskinanläggning och tryckbärande anordning. I tekniska beskrivningar anger man krav på kontroll, provning och dokumentation under kod Y med underrubriker. Under kod YTC.1 i AMA El och AMA VVS & Kyl, och under kod YUC.1 i AMA Hus, anges generella krav på de dokument som ska redovisas till följd av föreskrivna kontroller. Där anges också att dessa dokument ska verifiera att avtalade krav på det kontrollerade är uppfyllda. De kontroller som föreskrivs under dessa koder med underrubriker i en teknisk beskrivning ska således ha formen av en utfästelse av att det kontrollerade uppfyller ställda krav. Krav på relationshandlingar och DoU-instruktioner kan anges med valt detaljutförande genom att åberopa lämplig kod i AMA, eller genom att hänvisa till lämplig kvalitetsnivå i branschstandarden Instruktioner för Drift och underhåll. Så kan krav på dokumentation föreskrivas i administrativa föreskrifter Krav på redovisning av dokumentation kan formuleras enligt nedan i administrativa föreskrifter i anslutning till AMA AF 12. Vid utförandeentreprenad används koden AFC.242 och vid totalentreprenad AFD.242. AFx.242 Tillhandahållande av handlingar och uppgifter från entreprenören under entreprenadtiden Senast vid slutbesiktning, eller vid den tid som för viss handling anges i teknisk beskrivning, ska dokumentation i slutligt skick redovisas. Dokumentationen ska beträffande omfattning uppfylla kraven i böckerna Dokumentation av entreprenader och Instruktioner för drift och underhåll branschstandard, utgåva 2, bägge från Svensk Byggtjänst. Där inte annat anges i teknisk beskrivning ska redovisningen vara i normal kvalitet/alternativt hög kvalitet eller baskvalitet/ enligt definitioner i ovan nämnda böcker. Dokumentens redovisning ska samordnas mellan entreprenadens olika delar. Om inte annat anges i teknisk beskrivning ska all dokumentation redovisas samlat. Om det föreskrivits att dokumentation ska levereras i dels pappersform och dels digital form ska de digitala dokumenten levereras först när beställarens granskning och godkännande skett. 11

8 DOKUMENTATION I ENTREPRENADER Avtalsdokumentation Dokument som utgör eller följer av parternas avtal hanteras vanligen av varje part för sig, och blir sällan föremål för redovisning vid avlämnandet av en entreprenad. Undantag kan naturligtvis förekomma, t ex vid utvecklingsprojekt där den slutlige beställaren inte är med förrän i ett sent skede eller när projektet är klart. Speciellt vid nybyggnadsprojekt för bostäder som upplåts med bostadsrätt, eller som andelsfastighet, finns behov av att redovisa dokument av denna art: Entreprenadkontrakt med förfrågningsunderlag och övriga bilagor, ändringar och tillägg. Exploateringsavtal. Tomträttsavtal eller köpebrev för tomt samt tomtkarta. Lantmäteriförrättning för t ex en samfällighet. Avtal om försörjning av olika slag, som ska övertas av den slutlige beställaren t ex elenergi, elnät, fjärrvärme, gas, vatten och avlopp, sophantering, tele, data, bredband, förvaltning, försäkring, snöröjning. Ekonomisk plan vid bostadsrätt. Parternas korrespondens i avtalsärenden. Start-, projekterings- och byggmötesprotokoll. Förvaltningsdokumentation Till denna kategori hör dokument som tas fram i byggprocessen, men som har sin betydelse främst i förvaltningsskedet, t ex: Stadgar för förening eller samfällighet. Garantisedlar. Byggfelsförsäkring (observera att lagen om byggfelsförsäkring upphörde att gälla den 1 juli 2014). Dokument från entreprenadbesiktningar. Entreprenörens åtaganden efter slutbesiktning. Säkerhet för entreprenörens åtaganden. Godkännanden från myndigheter, t ex slutbesked från byggnadsnämnden. Dokumentation enligt miljöbalken Försiktighetsprincipen i miljöbalken har föranlett byggsektorns aktörer att träffa en överenskommelse om att alla leverantörer ska redovisa byggvarudeklarationer. Antingen följer dessa med leveransen av produkten ifråga, eller så tillhandahålls de på leverantörens webbsida på internet. Byggvarudeklarationerna har två syften, dels att vara till hjälp vid val av miljövänliga material och produkter, och dels att redovisa vilka material och ämnen som finns inbyggda i den färdiga byggnaden. Detta är då till hjälp vid ombyggnad, rivning m m, för att underlätta återvinning och omhändertagande av miljöstörande material och produkter. Riktlinjer har utarbetats av Kretsloppsrådet genom BVD 3. Kretsloppsrådet är nedlagt sedan 2012, men lever vidare genom Byggvarubedömningen. Där användningen av visst material eller förfarande kräver särskilt tillstånd från myndigheter finns skäl att arkivera tillhörande dokument. 18

9 OLIKA SLAG AV DOKUMENTATION Dokument enligt miljöbalken kan exempelvis omfatta: Byggvarudeklarationer för flertalet typer av produkter, särskilt sådana som kan vara miljöstörande vid rivning och därför kräver viss hantering, som anges i varje deklaration. Byggvarudeklarationer behöver inte inkrävas för vanligen förekommande produkter som är allmänt kända (tegel, natursten, trävirke m m). Redovisning av material eller förfarande som under byggtiden krävt tillstånd av myndigheter, inklusive de handlingar som är relevanta under förvaltningsskedet (exempel: vattendom, utsläppsrätt, bullerutredning). Protokoll och övriga handlingar från kommunens miljötillsyn inför verksamhetsstart av lokaler för livsmedelshantering, hantering av kemiska ämnen och vissa andra verksamheter. Dokumentation enligt plan- och bygglagen Plan- och bygglagen vänder sig till byggherren, dvs i allmänhet till beställaren av en entreprenad. Att dokumentation av detta slag ska redovisas av entreprenören är därför bara aktuellt i den omfattning som åtaganden av detta slag ingår i entreprenaden. Dokumentationen omfattar tillämpliga delar av: bygglov inklusive ansökan med bilagor protokoll från byggsamråd kontrollplan enligt PBL bestyrkanden från i kontrollplanen upptagna kontroller protokoll från byggnadsnämndens arbetsplatsbesök begäran om slutbesked samt slutbesked energiberäkningar energideklarationer (inom två år efter att byggnaden tagits i bruk) protokoll från obligatorisk ventilationskontroll (OVK-protokoll) radonmätningsprotokoll ljudmätningsprotokoll täthetskontroll hus brandskyddsdokumentation (relationshandling) sakkunnigintyg för t ex brand, tillgänglighet, bevarande, taksäkerhet, rensbarhet kontroll av byggkonstruktioner enligt Eurokoder, EKS rapporter över geoteknisk undersökning. Dokumentation enligt arbetsmiljölagen Föreskrifter till arbetsmiljölagen som finns i Arbetsmiljöverkets författningssamling, AFS, ställer i många fall krav på att dokumenterad riskbedömning eller liknande ska utföras. I den mån det tillhör entreprenadåtagandet kan bl a följande dokumentation vara aktuell: EU-försäkran för byggprodukter, maskiner och tryckbärande anordningar (ingår normalt i produktdokumentationen för varje produkt). EU-försäkran individuellt för varje lyftanordning, maskindriven port, sammansatt maskin och sammansatt tryckbärande anordning i objektet, samt i förekommande fall bilagor till dessa (riskbedömningar, kontroll av ackrediterat organ m m). 19

10 CHECKLISTOR OCH MALLAR I det här avsnittet redovisas checklistor över den entreprenaddokumentation som kan bli aktuell att föreskriva eller ta fram i en entreprenad. Det handlar bland annat om de dokument som en beställare har rätt att ta del av, men som många gånger är svår att precisera i handlingarna. Här finns också mallar och exempel för olika typer av förteckningar och register. Alla checklistor och mallar finns tillgängliga digitalt som word-dokument och kan laddas ner från Svensk Byggtjänsts webbsida och anpassas till företagsinterna mallar. Du hittar dem på under Dokumentbanken. Här finns sedan tidigare nedladdningsbara filer som underlag för DoU-instruktioner, mätprotokoll från AMA VVS & Kyl samt besiktningsdokument från BKK. DOK 1 DOK 7 riktar sig till beskrivningsförfattare i fråga om i vilken omfattning som dokumentation ska föreskrivas i en entreprenad. De kan också, i ifyllt skick, utgöra bilagor i ett förfrågningsunderlag. DOK 8 DOK 10 riktar sig till entreprenören för att underlätta administrationen av dokumenten. DOK 11 redovisar en förteckning som med små variationer kan användas som mall för många slag av dokument: Förteckning över byggvarudeklarationer Adressförteckning, kontaktlista Förteckning över garantiåtaganden Materialförteckning Kulörförteckning Förteckning över kvalitetsdokument Förteckning över besiktningsdokument DOK 12 innehåller en lämplig mappstruktur vid digital redovisning av entreprenaddokumentation. DOK 13 redovisar underlag för pärmrygg och pärmsida för entreprenaddokumentation i pappersformat. Den överensstämmer med motsvarande för en DoU-instruktion enligt branschstandarden Instruktioner för Drift och underhåll. CHECKLISTOR Innehåll Sid DOK 1 Checklista byggentreprenad 30 DOK 2 Checklista mark- och VA-entreprenad 32 DOK 3 Checklista rörentreprenad 34 DOK 4 Checklista luftbehandlingsentreprenad 36 DOK 5 Checklista elentreprenad 38 DOK 6 Checklista styrentreprenad 40 DOK 7 Checklista hissentreprenad 42 DOK 8 Pärmförteckning generalentreprenad 44 DOK 9 Pärmregister generalentreprenad 45 DOK 10 Pärmregister installationsentreprenad 46 DOK 11 Förteckning (grunddokument, se exempel ovan) 47 Mappstruktur vid digital redovisning 48 Pärmrygg, pärmsida 49 29

11 DOKUMENTATION I ENTREPRENADER CHECKLISTA ELENTREPRENAD DOK 5 Fastighet: Projekt: Status: FU Förklaringar: Kolumn AB04/ABT06 Aktuellt vid utförandeentreprenad/totalentreprenad Kolumn HÄR Föreskrivs i denna entreprenad Markering OBL/AVT Obligatoriskt i förekommande fall/gäller bara om så avtalats Nr Dokument AB 04 ABT 06 HÄR Anmärkning E1 Relationshandlingar E1.1 Relationsritningar El, pappersformat AVT OBL Se avnittet E1.2 Relationsritningar Tele, pappersformat AVT OBL Se avnittet E1.3 Relationsritningar kanalisation, pappersformat AVT OBL Se avnittet E1.4 Relationsritningar El, digitalt format AVT AVT E1.5 Relationsritningar Tele, digitalt format AVT AVT E1.6 Relationsritningar kanalisation, digitalt format AVT AVT E1.7 Materialspecifikation El AVT AVT E1.8 Armaturförteckning AVT AVT E1.9 Relationsunderlag El OBL - Se avnittet E1.10 Relationsunderlag Tele OBL - Se avnittet E1.11 Relationsunderlag kanalisation OBL - Se avnittet E1.12 Relationshandlingar, övriga (ange slag) AVT AVT E2 DoU-instruktioner E2.1 DoU-instruktion El, Tele, färdigt skick AVT AVT E2.2 Underlag för DoU-instruktion El, Tele OBL - Se avnittet E2.3 Driftkort El, Tele AVT AVT E2.4 Underlag för driftkort El, Tele AVT - E2.5 DoU-instruktion, övriga (ange slag) AVT AVT E3 Objektdokumentation E3.1 Fotodokumentation, byggtiden AVT AVT E3.2 Fotodokumentation, historisk AVT AVT E3.3 Övrig objektdokumentation (ange slag) AVT AVT E4 Systemdokumentation E4.1 CAD- eller BIM-manualer AVT OBL E4.2 El- och teletekniska beräkningar AVT AVT E4.3 Övriga beräkningar (ange slag) AVT AVT E4.4 Scheman, El AVT OBL E4.5 Scheman, Tele AVT OBL FORTS. 38