Riskanalys - Arbetssätt

Transkript

1 Beskrivning Diarienr: Ej tillämpligt 1(16) Dokument ID: Fastställandedatum: Giltigt t.o.m.: Upprättare: Jon A Larsson Fastställare: Jan Bransell Riskanalys - Arbetssätt Innehåll Syfte och omfattning... 1 Allmänt... 1 Inledning... 1 Bakgrund... 2 Beskrivning... 4 Inför riskanalysen... 4 Arbetssätt vid genomförande av riskanalys Steg 1: Identifiera risker Steg 2: Värdera och prioritera risker Steg 3: Identifiera bakomliggande orsaker Steg 4: Föreslå åtgärder Steg 5: Föreslå metod för uppföljning Steg 6: Skriva rapport riskanalys Det fortsatta arbetet Referenser Syfte och omfattning Syftet med dokumentet är att ge en fullständig beskrivning över det arbetssätt för riskanalys som ska användas inom landstinget. Allmänt Inledning I alla verksamheter, stora som små, finns en mängd olika aktiviteter och händelser som kan bidra till en osäkerhet om verksamhetens mål uppnås eller inte. Sådana händelser kan vara en risk. Endast en verksamhet som är medveten om sina risker kan hantera dessa effektivt. Riskanalys utförs för att identifiera, dokumentera och hantera risker i verksamheten. Därefter kan verksamheten sätta in åtgärder som gör att sannolikheten för att en risk inträffar eller konsekvensen av att den inträffar, minskar eller helt försvinner. Verksamheten kan också välja att acceptera risker som identifierats. En riskanalys innehåller vanligen följande generella steg: Identifiera risker

2 Beskrivning 2(16) Värdera och prioritera risker Identifiera bakomliggande orsaker Föreslå åtgärder Föreslå metod för uppföljning Skriva rapport riskanalys Ett direktiv om intern kontroll i Landstinget Gävleborg säger att riskanalys ska användas som verktyg för intern kontroll. Metodiken 1 i riskanalysen utgår från det etablerade ramverk som fastslagits i styrelserna och nämndernas direktiv. Det är också detta ramverk som legat till grund för bland annat Socialstyrelsens skrift Händelseanalys och riskanalys en handbok för patientsäkerhetsarbete samt Ekonomistyrningsverkets Förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll. Bakgrund För att en verksamhet ska kunna nå de uppsatta målen är det inte bara viktigt att veta vart vi är på väg och hur vi når dit utan även att ställa frågan: Vilka risker finns längs vägen? Det ingår som en naturlig del i alla de aktiviteter en verksamhet bedriver. Genom att riskerna kartläggs och hanteras ökar Landstingets möjlighet att nå de uppsatta målen. Vad säger lagen? Kommunallagen(1991:900) tar i 6 kap. 1 upp att Styrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens eller landstingets angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet. Vidare anger 6 kap. 7 att Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. och att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Av Hälso- och Sjukvårdslagen (1982:763) och Tandvårdslagen (1985:125) framgår att kvaliteten fortlöpande ska utvecklas och säkras. Patientsäkerhetslag (SFS 2010:659) anger i 3 kap. 2 att "Vårdgivaren ska vidta de åtgärder som behövs för att förebygga att patienter drabbas av vårdskador. För vårdskador som inte vidtas omedelbart ska en handlingsplan upprättas.". Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete anger i 5 kap. 1, under rubriken riskanalys, att Vårdgivaren ska fortlöpande bedöma om det finns risk för att händelser skulle kunna inträffa som kan medföra brister i verksamhetens kvalitet. 1 COSO-modellen är ett ramverk för att utvärdera en organisations interna kontroll.

3 Beskrivning 3(16) Vidare specificeras att vårdgivaren ska uppskatta sannolikheten för att händelsen inträffar och bedöma vilka negativa konsekvenser som skulle kunna bli följden av händelsen. Även om en del av dessa lagar och förordningar specifikt riktar sig mot vårdande verksamhet så ska Landstinget Gävleborg som helhet arbeta efter samma princip. Syfte och avgränsning För att Landstinget Gävleborg ska kunna leva upp till dessa lagar har en rutin för riskanalys tagits fram tillsammans med denna beskrivning av arbetssättet för riskanalys. Syftet är att beskriva varför Landstinget ska arbeta med riskanalys och hur riskanalysen kan initieras, genomföras samt dokumenteras. Riskanalysen syftar till att synliggöra vilka risker som finns. Det innebär inte att verksamheten aldrig ska ta risker. Utan ett visst risktagande sker ingen utveckling av verksamheten. Men vissa risker är onödiga att ta. Riskanalysen syftar med andra ord inte till att begränsa kreativa utvecklingsprocesser utan enbart till att göra riskerna synliga så att de kan hanteras. Att använda riskanalys som verktyg syftar bland annat till att öka sannolikheten för att uppnå mål förbättra styrning och kontroll öka intressentens förtroende förbättra driftens effektivitet minska risken för oegentligheter minimera ekonomiska förluster Arbetssättet ska användas vid riskanalyser oavsett vilken verksamhet som omfattas eller för vilket område (miljö, arbetsmiljö, ekonomi, patientsäkerhet, kommunikation, teknik etc.) analysen genomförs. Arbetssättet omfattar inte rutiner för den enskilda medarbetarens skyldighet att rapportera risker, se Patientsäkerhetslagen (2010:659) 6 kap. 4. Den riskbedömning som krävs enligt rutinen för säker kemikaliehanering omfattas inte heller utan genomförs i KLARA. Vikten av att arbeta med risker tydliggörs även av 3 kap. 2 första stycket i Arbetsmiljölagen (1977:1160). Här tas upp att arbetsgivaren ska vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall. I Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2001:01) om Systematiskt arbetsmiljöarbete tydliggörs att arbetsgivaren ska regelbundet och inför förändringar i verksamheten undersöka arbetsförhållandena och bedöma risker för att någon kan komma att drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet. Risk-

4 Beskrivning 4(16) bedömningen ska dokumenteras skriftligen. Omedelbart eller så snart det är praktiskt möjligt ska åtgärder som behöver genomföras föras in i en skriftlig handlingsplan. Genomförda åtgärder ska kontrolleras. Beskrivning Inför riskanalysen När ska riskanalyser genomföras? Direktivet för internkontroll tar upp att: I samband med att målen för verksamheten nästkommande år formuleras för divisionen/förvaltningen ska riskanalys göras som en del i planeringsarbetet. För de risker som identifierats och prioriterats tas förslag till åtgärder som hanterar riskerna fram. Anvisningar och mallar för arbetet ingår i budgetanvisningarna. [ ] Riskanalys ska [också] genomföras vid större förändringar och beslut eller om andra händelser gör att det finns behov av riskanalys. Riskanalyser bör planeras så att resultatet kan vägleda till rätt beslut och att riskerna är kända, bedömda och kan hanteras innan beslut fattas. I vissa fall görs riskanalys på redan fattade beslut. Syftet är då att hantera de risker som kan uppstå när beslutet genomförs. Exempel på situationer där en riskanalys kan genomföras kan vara: Vid verksamhetsplanering eller utvärdering av verksamheten (Vad kan hindra oss från att nå våra mål?) Frekventa iakttagelser av en risk eller mindre allvarliga tillbud inom en specifik arbetsprocess Medarbetarnas upplevelse av att ett arbetsmoment eller en viss situation är riskfylld. Nytt arbetssätt införs (Ny medicinsk metod ska införas, nytt IT-system, ny teknik eller medicin-teknisk produkt ska införas, nya kemikalier) Verksamhetsförändringar (Såväl organisation som personalförändringar) Negativa händelser i annat landsting/region som även skulle kunna hända inom den egna verksamheten Ny- eller ombyggnation

5 Beskrivning 5(16) Större inköp Inför projektuppstart, som en del av en förstudie. När riskanalys ska göras i samband med ett förändringsarbete finns några aspekter att ta hänsyn till. I takt med att en förändringsprocess går framåt ökar kunskapen om själva förändringen. Å andra sidan minskar möjligheterna att ändra inriktning i takt med att kostnaderna för förändringar ökar, se principskiss nedan. Riskanalys kan göras under hela förändringsprocessen, men förutsättningarna skiljer sig åt i de olika stadierna. I idéfasen kan analysen bli en del i beslutsunderlaget kring förändringen. Troligen blir riskerna och åtgärderna av mer övergripande och ibland byggd på antaganden eftersom detaljkunskapen om förändringen är låg. SWOT kan vara ett alternativt verktyg. I utformningsfasen har kunskapen om förändringen hunnit bli högre, därför upptäcks tydligare risker och mer konkreta åtgärder. Det är viktigt att analysen genomförs i tid så att det går att genomföra de åtgärder som behövs för att hantera riskerna. När förändringsarbetet övergår i driftsfasen kan riskanalysen ge mycket konkreta åtgärder i driftmiljö. Däremot har möjligheten att kostnadseffektivt kunna hantera övergripande risker minskat. Risker som rapporterats via avvikelsehanteringssystemet bör alltid bedömas om

6 Beskrivning 6(16) de kan vara grund för att genomföra en riskanalys. Likaså är det viktigt att inför varje avvikelse ställa frågan om avvikelsen rimligtvis hade gått att undvika. En del avvikelser är av karaktären att de på förhand skulle ha kunnat åtgärdas om de hade identifierats och analyserats på ett systematiskt sätt. Riskbedömning ingår också i det systematiska arbetsmiljöarbetet och är en relativt enkel och snabb metod för att identifiera och bedöma arbetsmiljörisker i den dagliga verksamheten. Riskbedömningen utförs normalt av berörd personal i samverkan med chef och skyddsombud. Om riskbedömningen inte är tillräcklig bör nästa steg vara att genomföra en riskanalys. Riskanalysen är mer omfattande och mer djupgående än en riskbedömning. För mer information om riskbedömning se rutinen Systematiskt arbetsmiljöarbete i Landstinget Gävleborg samt Arbetsmiljöhandboken. Avgränsning av området som ska analyseras Det är viktigt att göra en tydlig avgränsning av det område eller den process som ska analyseras. Innan en riskanalys påbörjas är det därför viktigt att uppdragsgivaren för riskanalysen beslutar och beskriver följande: Syfte och mål med planerad riskanalys Uppdragets avgränsning (Vilken/vilka processer eller område som omfattas) Ur vilket verksamhetsperspektiv analys görs, det vill säga om den omfattar enbart en enhet eller om den är mer komplex och omfattar flera verksamheter. Finns kartlagda processer över området som ska analyseras så kan dessa med fördel användas. Om tiden tillåter att processbeskrivningar tas fram så rekommenderas detta eftersom det ökar möjligheterna till ett bra resultat. Kartlagda processer bidrar också till att lättare skapa en samsyn i analysteamet om området som ska analyseras. Väljer uppdragsgivaren att riskanalys ska ske utan att processbeskrivningar tas fram så är en klar och tydlig avgränsning helt central för att fokus ska läggas på rätt område med tillhörande risker. Ansvar och roller Det analysteam som ska genomföra riskanalysen behöver vara tvärprofessionellt sammansatt. Det är viktigt att de yrkesgrupper och kunskapsområden som berörs av analysen är företrädda i analysteamet så långt detta är möjligt. Att verksamhetskunskap finns representerat är helt utslagsgivande för resultatet.

7 Beskrivning 7(16) Analysteamets storlek beror på omfattningen av den process som ska analyseras. Det är dock viktigt att analysteamet inte blir för stort eftersom det då blir svårt för alla att komma till tals och kunna vara aktiva. Lämpligen deltar cirka 6-10 personer. Om fler deltagare än så är nödvändigt så rekommenderas att riskanalysen hanteras vid flera workshopar. Uppdragsgivaren Ansvarar för den verksamhet som ska analyseras och har mandat att genomföra eller kommunicera de åtgärder som behövs för att hantera riskerna Klargör uppdraget, utser deltagare och säkrar att tid avsätts Ansvarar för uppdragets genomförande (kan delegeras till utsedd verksamhetsföreträdare) Tar fram eventuella faktaunderlag som kan krävas (kan delegeras till utsedd verksamhetsföreträdare) Kallar till möten (kan delegeras till utsedd verksamhetsföreträdare) Är mottagare av resultatet och äger de risker som identifierats Ansvarar för att prioritera, besluta och tidsplanera framkomna åtgärdsförslag Ansvarar för riskanalysrapporten (kan delegeras till utsedd verksamhetsföreträdare) Ansvarar för genomförande av åtgärder och uppföljning av åtgärdernas resultat inom sitt ansvarsområde. Uppdragsgivaren formulerar ett skriftligt uppdrag där syfte, mål och avgränsning tydligt framgår. Uppdragsgivaren kan själv välja, utifrån uppdragets art och gruppens sammansättning, att delta vid analysarbetet. För att underlätta för uppdragsgivaren finns även en bilaga med tips för uppdragsgivaren, se referenser. Verksamhetsföreträdare Deltar vid workshopar Ska ha mycket god verksamhetskännedom Kan ha ansvar delegerat enligt ovan. Verksamhetsföreträdare behöver ha mycket god kunskap om det område som ska analyseras och ansvarar för att denna kunskap tillvaratas och beaktas i analysen. Det är viktigt att verksamhetsföreträdarna har kunskaper så att hela området som ska analyseras täcks in och att de kan lyfta blicken.

8 Beskrivning 8(16) Vid riskanalys av förändringar kan resultatet påverkas av var riskanalysens deltagare befinner sig i den så kallade förändringskurvan, se principskiss nedan. Deltagare som påverkas starkt negativt av en förändring kan ha en begränsad möjlighet att kunna se förändringen objektivt. Resultatet kan bli högt värderade risker och halvhjärtade förslag till åtgärder. Verksamhetsföreträdarna måste, oavsett om beslutet fattats eller inte, förstå att syftet med workshopen är att se de risker/åtgärder som finns, inte att skapa risker eller att använda riskanalysen som ett slagträ mot beslutet eller förändringen. Om alla deltagare är väldigt positiva till, förstår och driver förändringen kan det leda till att man inte ser risker eller underskattar dem. Detta resonemang är viktigt att ta med sig vid urvalet av verksamhetsföreträdare. I en del fall kan det krävas deltagare som är särskilt kunniga inom områden som miljö, arbetsmiljö, inköp, personalfrågor och så vidare. Det är viktigt att på förhand fundera på om det kan komma att behövas specialistkompetens. I dessa fall kan även fördjupad dokumentation inom ett visst perspektiv (se vidare under Steg 2: Identifiera risker) vara nödvändig, exempelvis Miljöbedömning vid beslut. I de fall där uppdragsgivaren delegerar uppgifter så är det bra om en enda verksamhetsföreträdare utses som ansvarig för dessa. Särskilt utsedd verksamhetsföreträdare ansvarar för riskanalysrapporten till uppdragsgivaren.

9 Beskrivning 9(16) Analysledaren Ansvarar för att samtliga i teamet får en beskrivning av hur riskanalyser genomförs Leder analysteamet genom de olika analysstegen Ser till att samtliga i analysteamet kommer till tals Fördelar arbetsuppgifter så att arbetet fortlöper mellan mötena Ansvarar för dokumentation av risker. Analysledaren är metodkunnig men har inte nödvändigtvis verksamhetskännedom. I vissa analyser kan det vara en fördel att välja en extern analysledare som inte är verksam inom det område som analyseras. Detta bör övervägas exempelvis i analyser där det finns uttalade partsintressen och i analyser som omfattar många verksamheter, då analysledaren (medvetet eller omedvetet) kan uppfattas som partisk. För att underlätta för analysledaren finns även en bilaga med tips för analysledaren, se referenser. Tidsåtgång För en större riskanalys bör man räkna med att identifiering av risker, värdering och att ta fram handlingsplaner tar ungefär en arbetsdag. Lämpligen delas arbetet upp i två pass under två efterföljande dagar. För mindre omfattande riskanalyser, särskilt sådana där endast risker och värdering av dessa genomförs, bör åtminstone två timmar sättas av. Tidsåtgången varierar beroende på fokus för analysen. Utöver tiden som åtgår till workshopen så behövs även tid för förberedelser (för att ta fram faktaunderlag och tid för inläsning) och efterarbete i form av sammanställning och rapportskrivande. Ta fram faktauppgifter och avsätt tid för inläsning Innan analysen startar ska de faktauppgifter som är nödvändiga för analysen tas fram. Det kan vara beställningar, statistik, rutinbeskrivningar eller tidigare genomförda riskanalyser till exempel. Ju mer omfattande område som ska analyseras, desto viktigare är detta arbete. Om analys sker inför nya eller väsentligt förändrade områden krävs ofta mer faktainsamling för att få full kännedom om vad förändringen kommer att innebära. Det kan exempelvis vara en fördel att inför en ombyggnation ta fram uppgifter om nya arbetsrutiner, ändrad bemanning och kartor över nya lokaler samt teknikstöd.

10 Beskrivning 10(16) Det är viktigt att nödvändig fakta tas fram i så god tid innan analysuppstart att deltagarna hinner sätta sig in i materialet. Kallelse, lokal och utrustning Kallelsen bör, utöver faktauppgifterna ovan, även innehålla uppdragsgivarens skriftliga uppdrag. Det är viktigt att deltagarna som kallas kan delta under hela workshopen. I möjligaste mån rekommenderas att lokalen ligger så till att deltagarna inte störs av vardagshändelser. Lokalen behöver vara utrustad med projektor eller monitor så att alla deltagare kan se den mall som riskerna dokumenteras i. Inför mötet behöver analysledaren även se till att det finns post-itblock och pennor till varje deltagare. Arbetssätt vid genomförande av riskanalys Steg 1: Identifiera risker Vid workshopens genomförande så presenterar uppdragsgivaren först området som ska analyseras och går igenom syfte och mål med arbetet. I Mall för riskanalys (se referenser) så kan namnen på deltagarna skrivas in i flik 2 Deltagare. Analysledaren presenterar arbetsgången och vilket resultat som förväntas. För ett gott resultat är det viktigt att deltagarna är kreativa, att alla får komma till tals och att diskussion uppmuntras. Samtidigt är det viktigt att deltagarna håller sig till ämnet och att utvikelser undviks i möjligaste mån. Analysledaren ansvarar för ordningen under mötet och ser till att pauser läggs in med jämna mellanrum. Om området som ska analyseras är stort så kan det vara en fördel att bryta ned området i mindre delar. Rent praktiskt innebär det att analysteamet identifierar risker för en del av området i taget och för varje del frågar sig: Vad kan gå fel i detta steg som leder till att mål för området inte uppnås? Vilka konsekvenser leder det till?

11 Beskrivning 11(16) Följande riskområden bör beaktas där så är tillämpligt: Arbetsmiljö Brand Ekonomi Extern påverkan Likabehandling Kemikalier Kommunikation Kvalitet Miljö Organisation Patientsäkerhet Resurser Säkerhet Tidplan Varumärke Värdegrund Varje deltagare antecknar riskerna i följande form Risken att [något händer] vilket kan leda till [följande konsekvens]. Detta underlättar en effektiv dokumentation. Deltagarna arbetar med detta enskilt under cirka tio minuter och skriver en risk per post-it. Tänk fritt när riskerna identifieras! All information är att betrakta som rätt under brainstormingsfasen. Låt inte värdering ske i samband med att riskerna presenteras. Analysteamet kan ibland frestas att gå direkt på lösningar eller allt för snabbt tycka sig hitta de bakomliggande orsakerna. Uppmuntra deltagarna att tänka utifrån de perspektiv som listats ovan. Tänk på att vissa risker kan vara svåra att identifiera, som till exempel strålning, ljudföroreningar och kemiska ämnen. Efter att deltagarna formulerat risker så går analysteamet igenom dem. Låt var och en av deltagarna redovisa en risk i taget till alla risker har redovisats. Allt eftersom riskerna presenteras så skriver analysledaren in dem i riskanalysmallen (flik 4 Risker och åtgärder). Riskerna ska formuleras så att de är förståeliga även utanför analysteamet. Riskerna numreras löpande i mallen och kan kopplas till det riskområde de hör till. Om området brutits ned i mindre delar, så tas en del i taget. Lämpligen sker även värdering av varje respektive del (dock ej prioritering), se nedan, innan riskerna för nästa del gås igenom. Steg 2: Värdera och prioritera risker Varje identifierad risk ska värderas. En risks värde är en sammanvägning av konsekvensens allvarlighetsgrad och sannolikhet för inträffande. Genom att multiplicera värdet för sannolikhet med värdet för allvarlighet ges riskens storlek. Riskvärderingen genomförs av deltagarna tillsammans. Konsensus är viktigt.

12 Beskrivning 12(16) Bild 1. Värdering av risker Sannolikhet för inträffande: Sannolik Det är mycket troligt att en händelse ska inträffa Möjlig Det finns en möjlig risk för att en händelse ska inträffa Mindre sannolik Risken är mycket liten för att en händelse ska inträffa Osannolik Risken är praktiskt taget obefintlig att en händelse ska inträffa. Det innebär dock inte att inget kan hända. Allvarlighetsgrader: Allvarlig Är så stor att risken helt enkelt inte får inträffa Kännbar Uppfattas som besvärande för intressenter och landsting Lindrig Uppfattas som liten av såväl intressenter som landsting Försumbar Är obetydlig för de olika intressenterna och landstinget Exempel på hur graderingarna ovan kan tolkas utifrån olika perspektiv återfinns i under referenser Riskvärderingsexempel.

13 Beskrivning 13(16) Riskerna värderas en och en och kan, om så önskas, markeras i riskkartan (flik 5 - Riskkarta). I bedömningen är det viktigt att man tar hänsyn till de volymer (kunder, patienter, ärenden, kronor etc.) som hanteras och som eventuellt drabbas av att en risk inträffar samt under hur lång tid förhållandena råder. När samtliga risker värderats så är det vanligt att många risker får samma riskvärde. Därför behöver riskerna prioriteras. Ett förslag i vilken ordning risker med samma värde ska prioriteras återfinns i mallen för risker, flik 5 Riskkarta och dokumenteras i flik 4 Risker och åtgärder, under rubriken Prio. Steg 3: Identifiera bakomliggande orsaker Varje risk kan ha en eller flera orsaker. Om den bakomliggande orsaken åtgärdas, kan risken minskas eller tas bort. De bakomliggande orsakerna kan identifieras genom att analysteamet för varje risk frågar och svarar varför? därför att... upprepade gånger tills det inte är någon mening att fråga vidare. Risker som fått en storlek av 8 eller mer utgör så stor risk att de bakomliggande orsakerna bör identifieras om den bakomliggande orsaken inte är uppenbar. Då en risk värderats mellan 1 och 6 avgör analysteamet om bakomliggande orsakerna ska identifieras. Det är viktigt att analysteamet noga överväger hur angeläget det är att ta fram bakomliggande orsaker och åtgärdsförslag för varje risk och inte enbart låta det numeriska värdet avgöra. Värdet på riskens storlek är endast en vägledning. Det kan vara till hjälp att ställa nedanstående fråga för att avgöra om identifierade orsaker är bakomliggande: Om de identifierade orsakerna tas bort eller begränsas, förhindrar det att risken kan uppstå i framtiden? Om svaret på frågan är ja är dessa bakomliggande orsaker. De bakomliggande orsakerna förs in i mallen under flik 4 Risker och åtgärder. Steg 4: Föreslå åtgärder I detta steg utarbetar analysteamet åtgärdsförslag. Om uppdragsgivaren eller dennes representant deltar kan beslut om åtgärd dokumenteras direkt. Analysteamet frågar sig: Vad vill vi åstadkomma? Hur vet vi att en förändring är en förbättring? Vilka förändringar kan leda till en förbättring? Åtgärderna ska kopplas till de bakomliggande orsakerna om sådana tagits fram. En bakomliggande orsak kan kräva flera olika åtgärder. Åtgärderna ska vara

14 Beskrivning 14(16) konkreta, realistiska och möjliga att genomföra inom en rimlig tidsram, utifrån risken sett. Observera att en åtgärd inte får skapa en ny risk som är större än risken som man avsåg att åtgärda. Det bör övervägas hur åtgärderna kan påverka andra delar av verksamheten, som inte omfattas av riskanalysen, för att undvika att inte negativa konsekvenser uppstår. Åtgärdernas kostnad måste också vägas mot de kostnader som kan uppstå om risker kopplade till åtgärden inträffar. Teamet bör fråga sig vad som ska åtgärdas omedelbart, på kort respektive längre sikt för att ta bort eller minska risken. Det kan vara svårt att genomföra alla åtgärder samtidigt och därför kan det vara är en fördel om analysteamet prioriterar åtgärderna. Ett förslag till sådan prioritering kan vara följande: Riskvärde 1-3 Riskvärde 4-6 Riskvärde 8-9 Riskvärde Inget agerande krävs vi accepterar riskerna. Håll under uppsikt övervaka riskerna så de inte blir allvarligare. Reducera riskerna bör tas med i åtgärdsförslagen. Minimera riskerna kräver direkt åtgärd. Åtgärder eller förslag till åtgärd 2 förs in i mallen under flik 4 Risker och åtgärder. Om en risk inte avses åtgärdas så ska detta anges som att risken accepteras. Steg 5: Föreslå metod för uppföljning Analysteamet föreslår därefter metod för uppföljning av åtgärdsförslagen. Uppföljningen ska kontrollera om åtgärden har genomförts och om den varit effektiv. Exempel på uppföljning av åtgärdsförslag kan vara enkla enkäter, intervjuer, enkel statistik eller resultat från kvalitetsregister. Det är också viktigt att planera när i tiden uppföljningen ska genomföras för att genomförda åtgärder ska ha hunnit få effekt. Förslaget till uppföljning skrivs in i mallen under flik 4 Risker och åtgärder. Steg 6: Skriva rapport riskanalys 3 Under analysarbetet har teamet identifierat flera risker, orsaker och utarbetat möjliga åtgärdsförslag. Utifrån detta material utarbetas en rapport som lämpligen summerar eller utvecklar de viktigaste riskerna tillsammans med de bakomliggande orsakerna samt åtgärdsförslagen. Det kan vara lämpligt att bifoga en beskrivning över ett tänkt scenario och/eller ekonomisk konsekvensbeskrivning 2 Om uppdragsgivaren eller dennes representant har mandat att beslut om åtgärd så kan med fördel sådant beslut fattas vid sittande bord, i annat fall lämnar teamet beslut om åtgärdsförslag till uppdragsgivaren. Beslut dokumenteras i kolumnen Beslut, i flik 4 Risker och åtgärder och kompletteras med vem som ansvarar för åtgärd och uppföljning i kolumnen Ansvarig. 3 Om själva riskanalysen resulterade i beslutade åtgärder och uppföljning av dessa, så kan rapporten istället detaljera och dokumentera dessa beslut.

15 Beskrivning 15(16) för att motivera genomförandet. För mindre omfattande riskanalyser kan dock mallen i sig anses utgöra rapport, om uppdragsgivaren beslutar om detta. Den kompletteras då med en beskrivning av området enligt nedan. Uppdragsgivaren eller av uppdragsgivaren utsedd verksamhetsföreträdare är ansvarig för utformningen av rapporten. Rapporten ska kunna fungera som beslutsunderlag. Lämpligen används mall rapport riskanalys, se under referenser. Riskanalysrapporten är när den upprättas en allmän handling. Själva arbetsmaterialet (underlag, mall för risker etc.) kan, om det bedöms vara lämpligt, bifogas rapporten som bilagor. Rapporten utgör underlag för ansvarig chefs beslut om åtgärder. Rapporten bör innehålla: Bakgrund och syfte Frågeställning och avgränsning Analysledare och deltagare Resultat Slutsats Ansvarig chef ansvarar för att Fatta beslut om vad som ska åtgärdas och när det ska ha genomförts Utse ansvarig person för genomförande av åtgärd. Uppföljning av åtgärderna bör ske efter överenskommen tid för att säkerställa att de haft avsedd effekt. Det fortsatta arbetet För att analysresultatet ska leda till förbättringar är det av yttersta vikt att ansvarig chef tar ansvar för att de föreslagna åtgärderna tas om hand och beslutar hur resultatet av riskanalysen ska kommuniceras, följas upp och spridas. Det är också viktigt att uppdragsgivaren lämnar feedback utifrån riskanalysens resultat till teamdeltagarna och andra berörda enligt samverkansavtalet. Om riskanalysen innehåller risker som berör andra enheter än där chefen har befogenhet att besluta enligt ovan, kan ansvaret för prioritering, beslut och genomförande av åtgärder överlämnas till person med dessa mandat på aktuell enhet. Den övergripande samordningen för uppföljning av riskanalysens olika åtgärder, oavsett enhet, bör ligga kvar som ansvarig chefs ansvar.

16 Beskrivning 16(16) Det är viktigt att följa upp om riskanalysen och alla de åtgärder som den resulterat i sammantaget leder till att verksamhetsområdet eller processen som helhet blir säkrare och mer effektivt. Referenser Dokumentnamn Direktiv Intern kontroll i Landstinget Gävleborg (politiskt beslut) Direktiv Intern kontroll (landstingsdirektörsbeslut) Riskanalys - Övergripande rutin för Region Gävleborg Riskanalys - Tips för uppdragsgivare Riskanalys - Tips för analysledare Riskanalys - Mall för Win7 Riskvärderingsexempel Riskanalys - Rapportmall Termer och begrepp för intern kontroll Rutin Systematiskt arbetsmiljöarbete i Landstinget Gävleborg Arbetsmiljöhandboken