RISKANALYS OCH HÄNDELSEANALYS RIKTLINJE FÖR RISK- OCH HÄNDELSEANALYS

Transkript

1 RISKANALYS OCH HÄNDELSEANALYS RIKTLINJE FÖR RISK- OCH HÄNDELSEANALYS KARLSTADS KOMMUN

2 Beslutad i: Tillsynsenheten Ansvarig: Vård- och omsorgsförvaltningen SAS, MAS, MAR Gäller fr o m: Uppdateras senast: POLICY Uttrycker ett övergripande förhållningssätt. Policyn handlar om principer och inriktningar. Exempel: Uteserveringspolicy, Livsmedelspolicy. PLAN Beskriver vad kommunen vill uppnå inom ett område. Ofta har planen sitt ursprung i koncernens övergripande mål eller annan beslutad politisk inriktning. En plan tar inte ställning till utförande eller metod. Den berättar vad vi ska uppnå. Exempel: Skärgårdsplan. RIKTLINJE Säkerställer ett korrekt agerande och en god kvalitet i handläggning och utförande. Riktlinjer kan betraktas som en handbok och kan fungera som ett stöd för hur vi ska agera i den dagliga verksamheten. Exempel: Riktlinjer för tjänsteresor, Riktlinjer för försörjningsstöd. HANDLINGSPLAN Tydliggör på ett konkret sätt hur ett uppdrag ska genomföras. En handlingsplan innehåller åtgärder och ansvarsförhållanden samt eventuell tidsplan och ekonomiska konsekvenser. Exempel: Handlingsplan för ledar- och medarbetarundersökning.

3 RIKTLINJE GÄLLANDE RISKANALYS OCH HÄNDELSEANALYS BAKGRUND. Riskanalyser ska göras för att identifiera händelser som skulle kunna inträffa och som gör att verksamheten inte uppnår de krav och mål som ställs i lagar och andra föreskrifter och beslut (SOSFS 2011:9, 5 kap. 1 ). Riskanalys innebär att uppskatta sannolikheten för att en händelse ska inträffa samt att bedöma vilka negativa konsekvenser som skulle kunna bli följden av händelsen. En riskanalys kan göras på individnivå, lokal verksamhetsnivå eller på en övergripande organisatorisk nivå. Händelser som inträffar i verksamheten ska utredas, sammanställas och analyseras för att säkerställa kvaliteten. Händelseanalys ger kunskap om hur och varför händelser inträffat samt vilka förbättringsåtgärder som bör vidtas för att förhindra att liknande händelser sker igen. Händelseanalysen syftar inte till att besvara frågor om vem eller vilka som gjort fel. Syftet är att upptäcka brister i organisationen. Händelser bedöms på liknande sätt som risker, d.v.s. utifrån allvarlighetsgrad och sannolikhet för upprepande. DEFINITIONER Riskanalys Systematisk identifiering och bedömning av risker i ett visst sammanhang. Händelseanalys Systematisk identifiering av orsaker till negativ händelse. SYFTE Beskriva metod för riskanalys och händelseanalys samt tillhandahålla ett verktyg i det praktiska arbetet med att kvalitetssäkra verksamheten. MÅL Genom systematiskt analysarbete åstadkomma en lärande organinsation, verksamhet av god kvalitet och en god och säker vård. METOD Riskanalys Riskanalys ska göras inför olika förändringar som genomförs inom en verksamhet och även på befintliga processer i en organisation som bedöms innehålla många risker. Riskanalyser ska utföras på processer som uppfattas osäkra, där riskerna inte är helt kända, och där en analys ger möjlighet att ta fram adekvata åtgärdsförslag. Karlstads kommun, Karlstad. Tel: E-post: karlstadskommun@karlstad.se Webbplats: karlstad.se

4 4 Riskanalys initieras vid följande situationer: Omedelbart vid akuta risker Iakttagelser av risker för skada eller tillbud inom en viss verksamhet eller arbetsprocess Personalens, närståendes eller kundernas upplevelse av att ett arbetsmoment eller en viss situation är riskfylld Innan beslut har tagits t ex om ny organisation, ny teknik, nya metoder eller nya rutiner Vilka som ska delta och ingå i arbetet avgörs av frågans art. När riskanalys görs på individnivå ska den enskilde och hans/hennes anhörig erbjudas att vara delaktiga vid genomförande av riskanalysen. Händelseanalys När en oönskad händelse inträffat ska en händelseanalys genomföras. Händelseanalysen ska ge svar på vad som hänt, varför det hänt och hur en upprepning av händelsen kan förhindras. Arbetsgången vid händelseanalys består vanligtvis av följande steg: Initiera analys Samla in fakta Beskriva händelseförloppet Identifiera bakomliggande orsaker Föreslå åtgärder och metod för uppföljning Slutrapport Beslut om åtgärder och uppföljning samt återkoppling av analys Då samma typ av händelse inträffat upprepade gånger eller då sannolikheten bedöms vara stor eller mycket stor att den kommer att upprepas ska detta uppmärksammas och åtgärder planeras och vidtas i verksamheten för att undanröja och förebygga vårdskador/missförhållanden. Riskens eller händelsens allvarlighetsgrad (konsekvens) bedöms med hjälp av en matris. Allvarlighetsgrad Sannolikhet för upprepning Mycket liten (1) Liten (2) Stor (3) Mycket stor (4) Mindre (1) Måttlig (2) Betydande (3) Mycket hög (4) Sannolikhet (sannolikheten för att händelsen inträffar igen och hur ofta) definieras enligt nedan: 1 Mycket liten Kan inträffa en gång per år 2 Liten Kan inträffa varje månad 3 Stor Kan inträffa varje vecka 4 Mycket stor Kan inträffa dagligen

5 Allvarlighetsgrad (hur hög allvarlighetsgraden d.v.s. konsekvensen är för kund/patient) definieras enligt nedan: 1 Mindre Mindre obehag, obetydlig skada 2 Måttlig Övergående eller måttligt obehag, besvär eller funktionsnedsättning, risk för skada av kundens/patientens hälsa och utveckling 3 Betydande Omfattande obehag, kvarstående besvär, omfattande skada, funktionsnedsättning. Skada/funktionsnedsättning som leder till förlängd vårdtid eller ökat behov av insatser/förhöjd vårdnivå. 4 Mycket hög Hot mot hälsa, liv eller säkerhet, stora bestående besvär eller funktionsnedsättning, dödsfall eller självmord. Fysiska/sexuella/psykiska övergrepp. Januari 2014 Ansvar och roller Personal Uppmärksamma risker och kommunicera dem vidare till sin chef Rapportera händelser och avvikelser Delta i riskanalys- och händelseanalysarbetet vid behov Enhetschef Ansvara för att riktlinjen gällande riskanalys och händelseanalys är känd och tillämpas på enheten Planera och leda riskanalys- och händelseanalysarbete Dokumentera riskanalys- och händelseanalysarbetet MAS/MAR/SAS Arbeta med riskanalys vid tecknande av avtal med externa utförare och andra vårdgivare Arbeta med riskanalys och händelseanalys vid utredningar Ledningen Ansvara för att det finns en struktur för systematiskt arbete med hur verksamheten bedrivs, undersöks och förbättras. Bl.a. genom ledningssystemet med tillhörande riktlinjer, men också genom andra regler t ex gällande arbetsmiljö, organisationsstruktur, roller, ansvar och delegationsordning. Karlstads kommun, kultur- och fritidsförvaltningen, Karlstad. Tel: E-post: karlstadskommun@karlstad.se. Webbplats: karlstad.se.