COVIDIENS RIKTLINJER FÖR UPPTRÄDANDE I VERKSAMHETEN

Transkript

1 COVIDIENS RIKTLINJER FÖR UPPTRÄDANDE I VERKSAMHETEN

2 VÅRA VÄRDERINGAR Ansvarstagande Vi är alla ansvariga för att leverera enastående resultat till våra partners, patienter och gruppmedlemmar. Samarbete Vi är viktiga partners som arbetar med våra kollegor och kunder för att skapa innovativa idéer som löser utmanande hälsovårdsproblem. Medkänsla Vi arbetar med medkänsla och engagemang för att förbättra hälsa och välmående hos patienter över hela världen. Mångfald Vi strävar efter att fullständigt förstå vår marknad, våra kunder, vår omvärld och våra anställda.

3 ETT MEDDELANDE FRÅN RICH MEELIA, VERKSTÄLLANDE DIREKTÖR (PRESIDENT OCH CEO) Bästa kollega! Integritet är, och kommer alltid att vara, en grundläggande del av vår företagskultur. Varje Covidien-anställd måste upprätthålla en standard på högsta nivå angående ärlighet och integritet i all sin verksamhet. Covidiens riktlinjer för uppträdande i verksamheten bekräftar våra nyckelvärderingar och hjälper oss att förstå vårt ansvar som etiska Covidienanställda. I dessa riktlinjer hittar du information om våra nyckelvärderingar och våra principer samt metoder för etiskt beteende. Var och en som är associerad med Covidien vår styrelse, vår företagsledning och våra anställda på alla nivåer är ansvariga för att uppträda i enlighet med våra riktlinjer på arbetsplatsen och att följa gällande lagar och förordningar i sin affärsverksamhet. Om du har frågor kring någon handling som verkar bryta mot vår högt satta etiska standard uppmanar jag dig innerligt att ta personligt ansvar och kontakta oss med dina frågor. Du kan göra det på många olika sätt och i dessa riktlinjer bifogar vi namn och telefonnummer till dem du kan kontakta. Allteftersom vi fortsätter att bygga en Covidien-kultur med integritet och ansvar är det väsentligt att vi föregår med gott exempel och högsta möjliga standard av etiskt beteende på bolagsnivå och ser till att vi alltid gör det rätta. Med vänlig hälsning Rich Meelia Verkställande direktör för Covidien DITT ANSVAR Din uppgift börjar med, men slutar inte med, att förstå Covidiens nyckelvärderingar och den här guiden. Om någon etisk eller juridisk lydnadsfråga uppstår som du är tveksam till, är det ditt ansvar att ta upp den. Prata med din chef eller en personalrepresentant eller din representant för den juridiska avdelningen eller revisionsavdelningen. Om du tycker att det är lättare att prata med någon annan kan du ringa Covidiens Integrity Helpline på (800) (USA). Integrity Helpline nummer kan hittas längst bak i den här guiden. Integrity Helpline finns tillgänglig dygnet runt, alla dagar och bemannas med utbildad personal. Översättare finns också till hands. Utöver Integrity Helpline har vi etablerat en ombudsman en anställd på Covidien som är en självständig och opartisk och är en helt anonym resurs för våra anställda, leverantörer, investerare eller kunder för att de ska kunna ta upp sina lydnadsproblem. Den primära funktionen för den här befattningen är att se till att alla lydnadsfrågor som tagits upp i någon av kanalerna som erbjuds i den här guiden, ska lösas snabbt, rättvist och på rätt nivå i organisationen. Den direkta anknytningen till ombudsmannens kontor är (800) (USA) eller (508) (utanför USA). För en komplett version av vår arbetsplatspolicy, inklusive detaljerade regler gällande de ämnen som tagits upp i denna guide kan du kontakta din chef, eller en representant från personalavdelningen eller den juridiska avdelningen. 1

4 TILL EN BÖRJAN Den här informationen kompletterar företagets/ divisionens alla regler relaterade till de områden som diskuteras i den här guiden. Covidiens riktlinjer för uppträdande i verksamheten gäller även våra internationella verksamheter och skrevs så att de lagar som gäller lokalt har tagits i beaktande. Den ger enbart allmänna riktlinjer och lyder alltid under de lokala lagarna. Den har inte för avsikt att vara fullständig. Frågor att ställa dig själv Det förväntas att varje anställd förstår och handlar enligt Covidiens riktlinjer för uppträdande i verksamheten och alla de regler, tillvägagångssätt och riktlinjer som påverkar hans eller hennes arbete, samt att rapportera alla kränkningar av dessa. Alla rapporteringar om överträdelser kommer att tas på allvar och behandlas omedelbart. Om du är osäker över riktigheten eller moralen i någon aktivitet, fråga dig själv följande frågor: Följer den lagen, Covidiens riktlinjer för uppträdande i verksamheten och Covidiens uppförandeprotokoll och procedurer? Vad skulle våra kunder, aktieägare och allmänheten tycka om den här aktiviteten? Rapportering av en angelägenhet Om du är tveksam, fråga om råd. Om du har en fråga, önskar diskutera en individuell situation eller vill rapportera en uppenbar förbrytelse mot denna guide, prata med din chef, din lokala personalrepresentant eller kontakta något av följande alternativ: Covidiens avgiftsfria Integrity Helpline på (800) (USA). Internationella nummer för Integrity Helpline kan hittas längst bak i den här broschyren; eller En representant från den juridiska avdelningen; eller Ombudsmannens kontor: (800) (USA) eller (508) (utanför USA). Alla rapporteringar behandlas diskret och även anonymt om du vill. När ditt samtal har tagits emot kommer din information att skickas vidare till den rätta Covidien-representanten och behandlas så snabbt som möjligt. Företaget gör allt som står i dess makt för att behandla angelägenheterna på ett försiktigt sätt och kommer även att agera så att du skyddas mot eventuell vedergällning till följd av rapporteringen av brottet. Plikt att rapportera/underlåtenhet att ringa Det är din plikt att rapportera alla förbrytelser mot det som beskrivs i den här guiden. Medan du till en början kanske inte vill bli inblandad, är det viktigt att veta att din underlåtenhet att rapportera förbrytelser kan få betydande konsekvenser. Utöver möjligheten att själv bli skyldig till en legal eller etisk förbrytelse (som kan resultera i böter eller till och med fängelse), kan du utsättas för disciplinära åtgärder, inklusive uppsägning. Så tyck till, även om du är tveksam. Förbrytelser kan leda till disciplinära åtgärder, till och med uppsägning och åtal. Såsom med alla disciplinära frågor, gäller alltid principerna för rättvisa och jämlikhet. Årlig bekräftelse Du kommer att behöva underteckna en bekräftelse varje år med innebörden att du har läst och förstått Covidiens riktlinjer för uppträdande i verksamheten. Denna bekräftelse kräver även att du följer guiden i dina dagliga aktiviteter. Utöver detta kommer din chef då och då att diskutera betydelsen av att följa Covidiens riktlinjer för uppträdande i verksamheten med dig och dina kollegor. 2

5 INNEHÅLL 4 Jämlik anställning 5 Datasekretess för anställda 6 Grupparbete börjar med respekt 7 En drogfri arbetsplats 8 Kvalitetsefterlevnad 9 Hälsa, säkerhet och miljö 10 Politiska aktiviteter 11 Intressekonflikter 12 Gåvor 13 Bedrägeri 14 Antitrust 15 Privat och konfidentiell information 16 Insider information och handel med Covidiens värdepapper 17 Massmedier och finansvärlden 18 E-post, Internet och användandet av företagets egendom 19 Bokföring, finansiella och exportkontroller 21 Instruktioner för att ringa avgiftsfritt till Integrity Helpline 3

6 JÄMLIK ANSTÄLLNING Ge möjligheter åt alla FÖRBRY TEL SER M OT RÄTTVIS BEHANDLING SER UT SÅHÄR... Peter är en rullstolsbunden anställd. Han blir inte erbjuden att göra en kundpresentation för den marknadsföringskampanj som han skapat. Han fick veta att orsaken var att man ansåg att kunden skulle känna sig bekvämare med någon som inte satt i rullstol. Beth, en kundtjänstrepresentant avskedas när hon förklarar att hon inte kan arbeta på fredagseftermiddagar eftersom hon vill respektera sin religiösa helgdag. Reza är en datortekniker. Varje dag klockan 12 går Rita iväg från sitt skrivbord och går till toaletten för att be. Hennes medarbetare har klagat och Rita chef har sagt åt henne att sluta. Som ett företag förväntar vi oss att alla anställda behandlar varandra med respekt och värdighet. Varje anställd har en unik roll för att göra Covidien till en mera inspirerande och givande arbetsplats. Våra värderingar är djupt rotade i detta åtagande och understöds av många regler och rutiner som tas upp i den här guiden. Lika rättigheter och rättvis behandling gäller alla anställda. Covidien förbjuder speciellt diskriminering baserat på ålder, hudfärg, handikapp, etnisk bakgrund, familjeförhållanden, nationalitet, ras, religion, kön, sexuell läggning eller andra karakteristika som skyddas av lagen. Principerna sträcker sig utöver alla anställningsbeslut, inklusive: Rekrytering, anställning och utbildning Befordringar, löner och förmåner, samt Förflyttningar och arbetskraftsreduceringar. Alla typer av sådana beslut baseras på den individuella ansökandes eller anställdas kvalifikationer gällande arbetet i fråga. Utöver åtlydnad av USA:s lagstiftning för jämlikhet på arbetsplatsen (EEO, Equal Employment Opportunity), efterföljer Covidien alla andra civila rättigheter, mänskliga rättigheter, miljö- och arbetsrättslagstiftning. Ett världsomfattande engagemang Våra värderingar återspeglar vår strävan efter att vara goda globala medborgare och att agera på ett socialt ansvarsfullt sätt i de samhällen där vi bor och arbetar över hela världen. Därför kräver vi att Covidiens affärsenheter erbjuder en ren och säker arbetsmiljö och goda arbetsförhållanden. Vi förbjuder barnarbete i våra enheter och kräver att de anställda får alla förmåner som förordnats av gällande lagar. Oberoende av var du arbetar så förbjuder Covidien sina affärsenheter engagemang i aktiviteter som inte bevarar individens värdighet och respekt, även om sådana aktiviteter skulle tillåtas av rättssystemet. Covidien vill kunna erbjuda en miljö som värderar mångfald med en medveten önskan om att uppnå förståelse, respekt, gemenskap och fortsatt inlärning. 4

7 DATASEKRETESS FÖR ANSTÄLLDA Skapa en sekretesskultur Covidien respekterar de anställdas sekretess. Vi vill skydda den personliga information som vi samlar in från anställda och från andra individer i anställningssammanhang, så som arbetssökande, f.d. anställda, praktikanter, temporära arbetare, anhöriga och förmånstagare ( Personlig information ). Vi vill också följa alla lagar som gäller hanteringen av personlig information. Covidien samlar in personlig information som behövs för sedvanliga och legitima affärsändamål, såsom för att fatta beslut om anställning, placering och befordring, betala ut löner och förmåner, erbjuda utbildning och karriärutveckling, stödja andra personalprogram och -tjänster, uppfylla juridiska, revisionsmässiga och försäkringsmässiga krav och se till att företagsprinciperna följs. Insamlingen börjar med anställningsprocessen och fortsätter under hela ditt förhållande med företaget. I de flesta fall samlas personlig information in direkt från dig. Ibland kan den dock samlas in från andra parter, exempelvis en f.d. arbetsgivare. Covidien använder den personliga information som samlas in som stöd för de ändamål som omnämns ovan. Vi ger endast åtkomst till den här informationen inom företaget till den personal som behöver den för att utföra sina arbetsuppgifter. Covidien kan avslöja personlig information för tredje parter som vi använder oss av för att uppfylla de ändamål som beskrivs ovan (t.ex. en löneadministratör, förmånsadministratör, försäkringsgivare, revisor eller advokat), för att uppfylla regeringens rapporteringskrav (t.ex. rapporter om löner eller anställning), eller på din begäran (t.ex. för att bekräfta din anställning när du ansöker om ett banklån). På grund av att vår verksamhet är global kan de anställdas personliga information vid behov överföras till Covidiens enheter eller representanter för tredje part i andra länder. Covidien åtar sig att tillse att lämpliga säkerhetsåtgärder finns på plats för sådana överföringar. Covidien skyddar personlig information från otillåten åtkomst och otillåtet avslöjande genom datasäkerhetsprinciper och -åtgärder som är branschstandarder. Vi försöker även ha lämpliga kontraktsenliga skydd på plats hos alla tredjepartsagenter som behandlar personlig information åt oss. Covidien tillåter att anställda har rimlig åtkomst till sin egen personliga information och att, inom rimliga gränser, få felaktig eller ofullständig personlig information korrigerad, ändrad eller borttagen. De anställda som vill komma åt sin personliga information skall kontakta sin lokala personalrepresentant. Det är alla Covidien-anställdas ansvar att se till att den personliga informationen används på ett lämpligt sätt och att den skyddas, samt att följa Covidiens principer för datasekretess och säkerhet. Anställda som har frågor eller funderingar kring hanteringen av personlig information, antingen sin egen eller andras, skall kontakta sin lokala personalrepresentant, Integrity Helpline, Ombudsmannens kontor eller den juridiska avdelningen. FEL A K T IG A N VÄ N DNING AV DE ANSTÄLLDAS INFOR- MATION KAN SE UT SÅ HÄR: Sally, en marknadsföringschef i USA, hittar på en plan erbjuder utomstående partners produkter och tjänster åt anställda till ett rabatterat pris. John, en personalchef, ger henne namn och hemadresser för Covidien-anställda över hela världen för ett utskick. Ingen av dem inser att marknadsföring åt anställda utan deras samtycke bryter mot sekretesslagarna i många länder. Rosalie vill hålla kontakten med Anders som plötsligt lämnade företaget. Hon använder sin åtkomst till lönefiler för att få tag på hans kontaktinformation, även om företagspolicyn begränsar åtkomst till sådan information till enbart legitima affärsändamål. En ny personalchef i USA frågar efter information om alla anställdas rasursprung/etniska ursprung för ett initiativ om lika anställningsmöjligheter. Han är inte medveten om att vissa europeiska länder förbjuder arbetsgivare att samla in sådan information. Frågor och ärenden som gäller användning och avslöjande av personlig information skall hänvisas till den lokala ledningen, en personalrepresentant, Covidiens Integrity Helpline på (800) (i USA) (internationella telefonnummer för Integrity Helpline finns längst bak i dessa riktlinjer), ombudsmannens kontor på (800) (USA) eller (508) (utanför USA) eller en representant från den juridiska avdelningen. 5

8 GRUPPARBETE BÖRJAR MED RESPEKT En arbetsplats fri från trakasserier T R A K A SSERIER K A N SE UT SÅHÄR Neil har för vana att skämta sexvitsar, vitsar om svarta, polacker, judar och andra. Skämten är faktiskt utbytbara. Han har till och med skickat ut dem via företagets distributionslista för e-post. Hela gruppen skojar om att Tom är homosexuell. Tom har aldrig klagat och verkar inte bry sig, men när Mark blir tillförordnad att arbeta med Tom så riktar sig skämten mot Mark. Nu när Mark får ta emot majoriteten av alla skämt så meddelar han sin chef att han vill bli omplacerad. Hans chef tillmötesgår Marks krav. För att kunna gynna grupparbete och professionalism krävs en arbetsmiljö som är fri från diskriminering, trakasserier och andra avskräckande personliga beteenden. Alla Covidiens enheter i hela världen upprätthåller en professionell arbetsmiljö fri från trakasserier de är arbetsplatser där de anställda agerar med respekt mot varandra och mot sina kunder. Följande beteenden är absolut förbjudna: Oönskade beteenden verbala, fysiska eller visuella som baseras på en persons skyddade status, såsom ras, hudfärg, religion, kön, ålder, nationellt ursprung, medborgarskap, handikapp, sexuell läggning eller någon annan skyddad status. Grova ord, fysisk aggression, att medvetet orsaka någon annan skada, eller något annat störande beteende eller illvillig handling. Detta inkluderar hotelser eller trakasserier riktade mot andra. Sexuella trakasserier. Detta inkluderar ovälkomna sexuella närmanden, begäran om sexuella tjänster, såväl som andra verbala eller visuella beteenden med hänvisning till sex när exempelvis: Beteendet uppkommer som ett underförstått eller uttryckligt krav för anställning; eller Beteendet har för avsikt eller verkan att på ett orimligt sätt påverka individens arbetsprestation genom att skapa en fientlig, förolämpande eller avskräckande arbetsmiljö. Sexuella trakasserier är beteende som baseras på sex, oavsett om det är riktat mot en person av samma kön eller motsatt kön. Förutom att gälla våra anställda så sträcker sig vår trakasseringsfria arbetspolicy till affärsbekanta, såsom externa försäljare, kunder, yrkeskunniga och andra som förser Covidiens affärsenheter över hela världen med produkter eller tjänster. OBS! Den här policyn gäller både för arbetsrelaterade miljöer och för aktiviteter utanför arbetsplatsen. 6

9 EN DROGFRI ARBETSPLATS För alla anställdas välmående Drogmissbruk vare sig det gäller alkohol eller droger utgör ett allvarligt hot mot säkerheten, hälsan och produktiviteten i vår organisation, både för våra anställda och för våra kunder. Covidien har en regel om en drogfri och alkoholfri arbetsplats som sträcker sig till alla enheter över hela världen och gäller anställda, försäljare, kunder och gäster. Vår drogfria arbetsplats förbjuder: Användande eller innehav av alkohol, olagliga droger och andra förbjudna ämnen på arbetsplatsen. Deras närvaro tolereras inte under några omständigheter, (innehav av receptbelagd medicin för medicinsk behandling är dock tillåten), samt Att vara påverkad av alkohol, olagliga droger eller annat förbjudet ämne på arbetet. Tillställningar som medför alkohol Det kan förekomma företagssponsrade tillställningar där ledningen godkänner servering av alkoholhaltiga drycker. I sådana fall måste all gällande alkohollagstiftning efterföljas, inklusive lagar angående servering av alkohol till underåriga. I enlighet med vår policy är berusning och mnöverdrivet drickande på dessa tillställningar förbjuden. DROGMISSBRUK PÅ A RBE T SPL AT SEN SER UT SÅHÄR... Sue, en säljare underhåller ofta kunder på lunchen. Hon tar regelbundet två eller tre drinkar och återvänder lätt berusad till arbetet. Alan har en flaska sprit i sin skrivbordslåda för en liten återställare efter en jobbig dag. Meg tar dubbel dos av den läkarordinerade muskelavslappnande medicinen bara för att ta sig igenom de svåra stunderna. 7

10 KVALITETSEFTERLEVNAD Upprätthålla högsta kvalitetsstandarder för våra produkter ICKE-EFTERLEVNAD AV KVALITET SER UT SÅ HÄR... När Kathy granskade arbetet som utfördes igår noterade hon att arbetet inte undertecknades och daterades. När Kathy meddelade teknikern, Erik, skrev han in föregående dags datum utan förklaring. John är en maskinist i ett område som kräver skyddskläder. Han bär inte något skäggskydd eftersom det får honom att känna sig obekväm när han pratar med sina medarbetare. Kelly märkte att hennes informationsangivning på kvalitetsinspektionsformuläret var oläslig eftersom formuläret var vått. Hon klottrade över inmatningen och skrev in informationen igen. Som tillverkare och distributörer av hälsovårdsprodukter har varje anställd ett ansvar att se till att Covidien upprätthåller högsta kvalitetsstandarder för våra produkter. Om gällande kvalitetsprinciper och procedurer inte följs kan det leda till åtgärder från en regeringsinstans mot våra anläggningar eller produkter. Framförallt litar de personer som använder våra produkter på att vi kan garantera att produkterna och tjänsterna är säkra och effektiva. Alla som arbetar hos Covidien spelar en roll när det gäller att uppnå kvalitetsefterlevnad och är ansvariga gentemot reglerande myndigheter, kunder och patienter. Covidiens kvalitetsmålsättning Vi levererar värde åt våra kunder och samhällen genom att erbjuda säkra, effektiva och innovativa hälsovårdsprodukter och tjänster på ett effektivt sätt, och som uppfyller eller överträffar kundernas krav, standarder och förordningar. Covidiens kvalitetsvision Kvaliteten på de produkter och tjänster som vi erbjuder är vår högsta prioritet. Vi förser våra anställda med struktur, system, resurser, material, utrustning, verktyg, utbildning, motivation och belöning så att de skall kunna uppnå denna målsättning. Genom att förenas som en grupp, dela och anpassa våra mål, alltid agera med en känsla av angelägenhet och hela tiden fokusera på våra kunders bästa intressen kan vi garantera att vi lyckas både individuellt och som grupp. Alla anställdas åtgärder som har att göra med kvalitet skall vägledas av Covidiens kvalitetsmålsättning och -vision, samt av förväntade reaktioner från regeringens reglerande instanser, samt av kunder och patienter. Ansvar att rapportera då kvaliteten inte efterlevs Vi är alla ansvariga för att ta itu med efterlevnadsproblem som gäller kvalitet, oberoende av hur obetydliga de är. Det är väsentligt för Covidiens totala kvalitetsfilosofi att våra anställda snabbt inser alla efter-levnadsluckor och korrigerar problemet. Du får inte tveka att omedelbart meddela din chef, kvalitetskontrollant eller annan lämplig individ om en situation uppstår som inte är säker eller som inte följer våra kvalitetsprinciper eller -procedurer, eller som kan ha en negativ inverkan på våra produkter. Alla hos Covidien är ansvariga för att kommunicera händelser eller problem som kan leda till ett potentiellt kvalitetsproblem så att vi kan arbeta på att förhindra att kvalitetsproblem uppstår. 8

11 HÄLSA, SÄKERHET OCH MILJÖ Gör arbetsplatssäkerheten till en prioritet Att ha en säker arbetsplats är en av de viktigaste förmånerna vi erbjuder våra anställda och deras familjer. På Covidien vill vi försäkra oss om att arbetsmiljön är säker för alla anställda. Vi gör detta genom att följa strikta säkerhetsregler och hälsoregler och metoder, inklusive: Förbjuda alla Covidien-anställda, kontraktsarbetare, försäljare och besökare att inneha vapen och annan farlig utrustning under alla tillfällen på företagets eller kundens egendom. Inte tolerera några hot om skadegörelse indirekta eller direkta eller beteenden som trakasserar, stör eller hindrar arbetet för någon annan anställd eller som skapar en hotfull, fientlig arbetsmiljö. Strikt fasthålla vid de etablerade säkerhetsprocedurerna, följa säkerhetsföreskrifterna och undvika genvägar. Kräva att var och en av Covidiens verksamheter har ett aktivt säkerhetsprogram som stöds till fullo av ledningsgruppen. Medan det är obligatoriskt att följa alla gällande lagar, regler och bokföringskrav, försöker Covidien att överträffa den legala minimistandard som finns. Det är vår avsikt att undvika alla skador och att vara erkända som ledande inom industrin när det gäller säkerhet. Ett ord om vår miljö Covidien är verksamma i hela världen på ett sätt som både bevarar och skyddar naturresurserna och miljön. Alla Covidiens enheter följer all gällande miljölagstiftning och regler inom de områden vi är verksamma. RISKABELT BETEENDE RELATERAT TILL HÄLSA, SÄKERHET OCH MILJÖFRÅGOR SER UT SÅHÄR För att spara pengar för sin anläggning delar Mitchell bara ut skyddsglasögon till hälften av de anställda och säger åt dem att de ska dela dem sinsemellan. Anne, anläggningens verksamhetschef, säger åt sina anställda att slänga använd maskinolja på ett oanvänt markområde bakom byggnaden. Dave, anläggningschefen, låter byggnadsentreprenören som är ansvarig för att avlägsna organiskt avfall, slänga det i en lokal sjö. Om du blir medveten om någon verklig eller möjlig säkerhets- eller miljörisk, eller om du har en säkerhetsfråga, kontakta genast din chef eller enhetschef. Du kan även ringa Covidiens telefonlinje Covidiens Integrity Helpline på (800) (USA), (Internationella nummer kan hittas längst bak i den här guiden), ombudsmannens kontor på (800) (USA) eller (508) (utanför USA), eller din representant från företagets juridiska avdelning. 9

12 POLITISKA AKTIVITETER En personlig fråga O L Ä M PLIG P O LITISK AKTIVITET PÅ A RBE T SPL AT SEN SER UT SÅHÄR Covidien uppmuntrar sina anställda att vara informerade röstare och att vara involverade i den politiska processen, men deltagandet är frivilligt och måste utföras på fritiden. Därutöver: Kathy delar ut reklamblad i cafeterian på arbetsplatsen. Reklambladen sponsrar en politisk kandidat som kandiderar för en lokal post i kommunfullmäktige. Ralph, en gruppledare, använder företagets e-post för att be om stöd för hans kusin som kandiderar som statsrepresentant. Ron delar ut beställningsformulär för biljetter till en politisk välgörenhetsmiddag för en kunds räkning. Får de anställda inte bidra med företagets kapital, egendom eller tjänster till någon politisk kandidat, parti eller kommitté utan att först ha fått godkännande från en representant från Covidiens juridiska avdelning. Anställda får inte utöva påtryckningar eller be andra anställda att bidra politiskt eller delta i stödverksamhet för ett politiskt parti eller en kandidat. Samarbete med, eller deltagande i politiska eller ekonomiska bojkotter är olagligt i vissa länder och kan leda till rättsliga påföljder. Anställda som önskar delta i eller stödja en bojkott måste först rådfråga en representant från Covidiens juridiska avdelning; och Covidien-anställda måste följa alla nationella, statliga och lokala lagar som reglerar deltagande i politisk verksamhet. Detta inkluderar bidrag till politiska partier, nationella politiska kommittéer och individuella kandidater som kräver godkännande från Covidiens juridiska avdelning om de betalas av företaget eller å dess vägnar. 10

13 INTRESSEKONFLIKTER Veta vilken sida du står på Som anställd hos Covidien fattar du affärsbeslut varje dag. Det är viktigt att varje beslut och tillhörande handling är baserade på företagets behov och inte på personliga intressen eller förhållanden. Var och en av oss arbetar varje dag med leverantörer, kunder, konsumenter och andra som gör affärer med Covidien. Det är viktigt att du undviker ens tillstymmelsen till konflikt mellan personliga intressen och företagets intressen. Enligt den här policyn är en intressekonflikt alla intressen som konkurrerar med avsikten, regler eller verksamheter för din tjänst hos Covidien. Tillstymmelsen till konflikt är vad en vettig person skulle kunna se som en möjlig konflikt. Konflikter gäller även affärsrelationer och personliga aktiviteter. Andra affärsintressen eller ekonomiska intressen Intressekonflikter försvinner inte när du lämnar kontoret. Du måste hantera alla affärsrelationer som du har med ditt ansvar för Covidien i bakhuvudet. Även utanför kontoret bör du anstränga dig för att alltid undvika situationer som kan leda till en konflikt mellan dig själv och ditt arbete på Covidien. Om du eller en nära släkting därutöver har betydande ekonomiska intressen i en Covidienleverantör, kund, konsult eller konkurrent, måste du meddela din lokala personalrepresentant. Nära familjemedlemmar är din äkta hälft/livspartner, samt din livspartners föräldrar, syskon, barn, barnbarn, far/morföräldrar, fastrar/mostrar, far-/morbröder och syskonbarn. Företaget kommer att samarbeta med dig för att komma fram till en bra lösning på problemet. Inblandning i andra organisationer Om du är en chef, styrelsemedlem eller konsult för ett företag som gör affärer med Covidien, måste du meddela din lokala personalrepresentant. Den här policyn innefattar även frivilliga, d.v.s. obetalda, positioner. INTRESSEKONFLIKTER SER UT SÅHÄR Direktören i ett företag är också en styrelsemedlem för ett annat företag som levererar tjänster till hans företag. Direktören har inte informerat företaget att han också sitter i det andra företagets styrelse. Dwayne är en anställd vars syster äger ett företag för varuautomater. Han får reda på att hans anläggning snart ska välja en ny varuautomat. Dwayne ger sin syster villkoren för den bästa offerten de fått hittills. Hon skickar därefter in en bättre offert från sitt eget företag. Maria, en chef, är ansvarig för att utlysa ett nytt jobb för sin avdelning. Marias kusin har goda kvalifikationer och söker ett jobb. Istället för att överlämna anställningsbeslutet till sin chef, anställer Maria sin kusin som sin direkta underordnade. 11

14 GÅVOR Lämplig utdelning och mottagning av gåvor MUTO R O CH O L Ä M PLIGA GÅVOR SER UT SÅHÄR Clive, en projektchef, väntar på tillstånd att expandera sina lokaler. En medlem i styrelsen för zonindelning berättar att det skulle gå snabbare om han betalade en expressavgift. Terri, en representant för medicinsk utrustning, spelar tennis varje lördag med sin klient, en doktor, på hennes klubbhus. En leverantör som lagt ett anbud på ett avtal erbjuder Sara en summa pengar för att hon ska avslöja summan på det lägsta anbudet hon har fått hittills. Kontakta din chef eller en representant från personalavdelningen eller juridiska avdelningen med specifika frågor angående gåvor eller detaljer om hur man hanterar kunder från den offentliga sektorn (både statliga och lokala myndigheter). Det är inte passande att ge eller ta emot några gåvor från någon av Covidiens affärspartners. Om gåvan (eller erbjudandet om en gåva) är mycket värdefullt kan det se ut som en intressekonflikt om man ger eller tar emot den. Det kan antas eller antydas att gåvogivaren får fördelaktig behandling såsom en beställning eller bättre priser, avtalsvillkor eller försäljningsvillkor. Den här policyn sträcker sig till försäljare, leverantörer, kunder och enheter eller individer som gör affärer eller vill göra affärer med någon av Covidiens enheter. För information om våra principer för att ge gåvor åt kunder och hälsovårdsarbetare kan du se Covidiens omfattande efterlevnadsprogram eller rådfråga din representant för den juridiska avdelningen. Acceptabla gåvor är i allmänhet ofrekventa och inte så värdefulla, samt tillräckligt små för att du eller ditt företag skall våga diskutera dem. Covidien kräver att de anställda anger, på ett specifikt formulär för rapportering av gåvor, alla affärsrelaterade gåvor, tjänster, förmåner eller representation (förutom affärsmåltider) som givits eller tagits emot och som har ett värde över USD 50. Formuläret är tillgängligt på personalavdelningen eller online. Akta dig för mutor Fastän Covidien är försiktig med vem de gör affärer med, finns det alltid en risk att en affärskollega kan försöka köpa en tjänst av dig ett fint sätt att säga muta. Alla mutor eller olämplig ersättning är förbjuden. Förutom kontantbetalning, kan mutor vara: Olaglig provision eller provisionsplaner; Oförklarliga rabatter; och Ersättning för reklam eller andra dolda bidrag eller utgifter. Affärsrelationer Det är viktigt att alla relationer med leverantörer, kunder och andra parter är baserade på lagliga, effektiva och rättvisa affärsmetoder. Resonabla affärsrepresentationer, såsom middag, som verkar för företagets bästa intressen kan vara tillåtna. Sådana utgifter måste alltid hanteras på ett passande och lagligt sätt och i enlighet med företagets policy. Att göra affärer med statliga organisationer Försäljning av varor och tjänster till regeringsorganisationer är strängt reglerad. De anställda på Covidien som är inblandade i försäljning till regeringskunder måste vidta nödvändiga åtgärder för att försäkra sig om att alla regeringsrelaterade transaktioner och förhållanden följer alla gällande lagar och regler, inklusive utdelning av gåvor. Bedrägeri och misshandel Covidien har specifika principer och procedurer vad gäller gåvor, underhållning och sponsring av hälsovårdspersonal. Dessa principer och procedurer stämmer överens med AdvaMed och PhRMA uppförandekodex, USA:s lagar mot provision samt andra globala uppförandekod och lagar. Du är ansvarig för att känna till Covidiens principer och procedurer inom det här området. Kontakta en representant från den juridiska avdelningen om du har några frågor. Foreign Corrupt Practices Act (Lagen om korrupta affärsmetoder utomlands) Covidien följer USA:s lagstiftning om korrupta affärsmetoder utomlands. Den här lagen förbjuder bland annat förbjuder anställda att muta någon offentlig person, regering eller annan individ oberoende av nationalitet eller lokala sedvänjor för att få en förmån, ett kontrakt eller någon fördelaktig behandling av en anställd på Covidien. Mutor kan inkludera olämpliga gåvor, provisioner eller annan olaglig betalning. 12

15 BEDRÄGERI Känn till hur man identifierar och undviker bedrägerier Bedrägeri eller avsikten eller handlingen att fuska, lura, stjäla, vilseleda eller ljuga är både oärlig och i de flesta fall kriminell. Avsiktligt bedrägeri straffas hårt och kan innebära uppsägning och eventuella rättsliga påföljder. Det är viktigt att förstå vad bedrägeri innebär, så att du kan känna igen det och undvika misstag. Några exempel är att: Skicka in falska utgiftsrapporter; Förfalska eller ändra checkar; Förskingra tillgångar eller missbruka företagets egendom; Obehörig hantering eller rapportering av transaktioner; Öka försäljningssiffrorna genom att leverera inventarier som är söndriga eller felaktiga; och Avsiktligt göra anteckningar som är felaktiga och ej överensstämmande med god redovisningssed i företagets redovisning eller ekonomirapporter. OBS! Se sidan 19 för mera information om företagsbokföring. BEDRÄGERI SER UT SÅHÄR Michaels kund bjuder ut honom på middag efter en försäljningspresentation hos kundens företag. Michael fakturerar sedan sitt eget företag 65 dollar för samma middag. Yin, utbildningspecialist för mjukvaruprogram, kopierar mjukvaruprogram för användning på hemmadatorn och ger kopior åt alla familjemedlemmar och vänner. Kristen, en finansdirektör, ger lån åt sina underlydande från företagets medel, tar ut ränta på lånen och sätter räntebetalningarna på sitt eget bankkonto. Enrique, en säljare debiterar personliga saker på företagets kreditkort. Dessa är enbart några exempel på bedrägerier. Om du erfar eller bevittnar andra aktiviteter som du tror är bedrägliga ska du omedelbartmeddela din lokala representant för personalavdelningen eller den juridiska avdelningen eller ringa Integrity Helpline på (800) (USA). Internationella telefonnummer för Integrity Helpline finns längst bak i den här guiden, eller ring till ombudsmannens kontor på (800) (USA) eller (508) (utanför USA). 13

16 ANTITRUST Uppmuntring av sund konkurrens BROTT MOT ANTITRUSTLAGAR SER U T SÅHÄR En Covidien-anställd och en konkurrent kommer överens om att ge en 500 dollar rabatt för inköpet av ett nytt system. Efteråt erbjuder båda företagen en dylik rabatt. Flera farmaceutiska företag diskuterar och kommer överens om att sätta och behålla sina höga priser. Försäljningsrepresentanter hos konkurrerande företag diskuterar över en drink och kommer överens om att dela upp kunderna inom territoriet för att bibehålla sina revir. Affärerna lyder nu under regeln; Håll dig borta från mitt revir så håller jag mig borta från ditt. Anställda som arbetar med marknadsföring, inköp eller förvärv måste vara mycket uppmärksamma gällande antitrust och krav för handelsbegränsningar. Detta gäller även de som deltar i handelsorganisationer eller grupper som fastslår industristandarder. Lagar om antitrust skapas för att försäkra oss om att konkurrensen förblir livlig och fri från maskopi. Eftersom antitrustfrågor är mycket komplexa kan avgörandet om vilka åtgärder som är opassande ofta bero på marknadens struktur och på ett flertal andra faktorer. För att kunna undvika att någon ens uppfattar ens beteende som olagligt, bör de anställda undvika att: Diskutera priser, kostnader, produktion, produkter och tjänster, offertmetoder, andra icke-publika ärenden, försäljningsområden, distributionskanaler eller kunder med en konkurrent. Begränsa kundens rätt att återförsälja eller hyra ut en produkt eller tjänst för ett avtalat pris eller ett högre pris. Dessutom bör följande aktiviteter inte utföras utan att först ha granskats av en representant från företagets juridiska avdelning. Sätta villkor för eller binda försäljningen eller uthyrningen av en produkt eller tjänst till försäljningen av en annan produkt eller tjänst; Sätta villkor för inköp, försäljning eller uthyrning av en produkt eller tjänst i ett ömsesidigt avtal med en kund eller leverantör; Gå med på ett arrangemang som ger exklusiv handelsrätt med en kund eller leverantör; Begränsa kundens valmöjligheter gällande områden eller kunder till vilka en produkt eller tjänst kan säljas vidare eller uthyras; Diskriminera gällande priser eller förmåner som erbjuds till konkurrerande kunder. Covidiens juridiska avdelning kan ge dig specifika regler som gäller för din verksamhet. Kontakta din representant från företagets juridiska avdelning för mera information, eller ring ombudsmannens kontor på (800) (USA) eller (508) (utanför USA). 14

17 PRIVAT OCH KONFIDENTIELL INFORMATION Skydda företagets kunskap Covidiens affärsinformation är mycket värdefull och måste skyddas. Därför förväntas det att du respekterar företagets privata och konfidentiella information genom att: O L Ä M PLIG A N VÄ N DNING AV PRIVAT INFORMAT I O N SER UT SÅHÄR Upprätthålla strikt konfidentialitet för den information som du blivit anförtrodd; och Inte ge ut den informationen till någon inte ens en kollega som inte behöver känna till den. Några exempel på privat och konfidentiell information är: Skriftliga eller muntliga avtal mellan företaget och anställda, agenter, strategiska partners och/eller tredje part; Immateriella rättigheter såsom varumärken, patenter, och upphovsskyddat material; Företagets finansiella information; Patentskyddad mjukvara eller företagsägda mjukvaruförändringar, mallar, kalkylblad eller andra program; Ekonomisk och annan information om potentiella förvärv; Ritningar för nuvarande eller potentiella nya produkter; Information om ny produktutveckling; Kundlistor och avtal, information om marknadsandelar, leverantörsavtal och andra dokument; Information som företaget anstränger sig att skydda och som skulle skada företaget om konkurrenter fick reda på den; Information som gäller någon anställds kompensation, anställningsstatus, prestation, m.m. Därutöver måste information som i god tro givits till Covidien av våra kunder, behandlas med samma grad av konfidentialitet. Äganderätt och immaterialrätt Alla tekniska uppfinningar, upptäckter, systemritningar eller tekniska förbättringar som en anställd skapar eller uppfinner medan han/hon arbetar på Covidien är Covidiens egendom med ensamrätt. Den anställde måste avslöja sådana upptäckter och uppfinningar till Covidien. Din plikt att bevara konfidentialiteten sträcker sig utöver din tjänstetid på Covidien. Även efter att du lämnat Covidien får du inte avslöja eller på något sätt ge ut konfidentiell information. Samtidigt får du inte avslöja konfidentiell information som du har fått hos din tidigare arbetsgivare, inklusive men inte begränsat till, affärshemligheter. Alison använder en process på arbetet som hon lärde sig på sin svågers arbetsplats. Hans företag har aldrig avslöjat processen offentligt. Carrie, teknikchefens assistent, kopierar ritningarna till ett nytt medicinskt instrument och ger dem till en vän som söker patent i sitt eget namn. Dean, en anställd på ett företag som tillverkar medicinsk utrustning, är ansvarig för insamlingen av information om företagets kunder. Han ger informationen till sin kamrats bror som äger en marknadsföringsbyrå för den medicinska utrustningsbranschen. Om du har några frågor, vänd dig till din chef eller din representant för Covidiens juridiska avdelning. Du kan också kontakta ombudsmannens kontor på (800) (USA) eller (508) (utanför USA). 15

18 INSIDER INFORMATION OCH HANDEL MED COVIDIENS VÄRDEPAPPER Känn till reglerna för att skydda dig själv O L Ä M PLIG A N VÄ N DNING AV INSIDER INFORMAT I O N SER UT SÅHÄR Sharon, en advokat, får reda på att hennes företag sitter i förhandlingar om att köpa en mindre organisation som har den teknologi som hennes företag behöver. Hon köper genast konvertibla obligationer i företaget som de tänker köpa upp. Joseph, en ingenjör, får reda på att hans företag funderar på att gå ihop med ett annat företag för att förbättra den globala representationen. Han ringer omedelbart till sin familj och uppmuntrar dem att köpa mera av företagets aktier. Tre dagar före offentliggörandet av kvartalsinkomsterna, hör Lawrence att Börsen kommer att vara besvikna på företagets kvartalsresultat. På vägen hem från arbetet den kvällen ringer han till sin mäklare för att sälja alla sina aktier i företaget. USA:s värdepapperslagstiftning har stränga krav angående hur vi använder och ger ut företagsinformation. Under din arbetstid här på Covidien, kan du få reda på icke-offentlig information om Covidien, våra kunder, leverantörer eller företag som är mål för uppköp. För att kunna uppnå den här policyns avsikter är det viktigt att du uppfyller följande villkor: Väsentlig information är information med sådan betydelse att den förväntas påverka investerarnas bedömning om de ska köpa, sälja eller bibehålla värdepapperen i fråga. Icke-offentlig betyder information som vanligtvis inte är tillgänglig för allmänheten. Insider tips kan vara ovarsamma eller avlyssnade påståenden. Covidiens policy och USA:s lag förbjuder anställda att köpa eller sälja Covidiens aktier eller någon annan typ av offentliga värdepapper till följd av insider information. Det är också olagligt och oetiskt att ge sådan information om Covidien till andra individer eller företag så att de kan dra nytta av den. Anställda är slutligen förbjudna att handla med kundernas eller leverantörernas aktier till följd av insider information. Covidiens direktörer och många högre anställda har ytterligare krav på sig angående avslöjanden, (t.ex. krav att ha godkännande av en representant från Covidiens juridiska avdelning innan de handlar med Covidiens värdepapper). Alla dessa regler är skapade för att hjälpa anställda att undvika oavsiktligt avslöjande av information eller olaglig handel med värdepapper. Vänd dig med alla frågor angående handel med värdepapper till Covidiens juridiska avdelning. 16

19 MASSMEDIER OCH FINANSVÄRLDEN Vårt rykte är beroende av vårt offentliga uppträdande Kommunikationen med massmedier är en viktig del av Covidiens kommunikationsprogram. Som ett offentligt företag har Covidien dock vissa regler och rättsliga förpliktelser angående hur vi avslöjar viktiga händelser till allmänheten. I allmänhet bör kommunikation med nyhetsmedier inklusive den finansiella pressen och finansanalytiker riktas till din lokala och/eller företagets kommunikationsavdelning. Förfrågningar från medier kan gälla: Spekulationer om förändringar i företagets aktiepriser; Sprida rykten om sammanslagningar, förvärv eller andra viktiga affärshändelser; Ryktesspridning om förändringar i ledningsgruppen; Svara på frågor om nya produkter, policies, processer eller strategier. Ett ord om att sätta ut information på Internet och om diskussionsrum Att lägga ut information på anslagstavlor, bloggar eller till och med kommunikation i diskussionsrum (andra än interna/företagsbildade rum) på Internet är samma sak som att prata med media. Anställda bör inte använda dessa forum för att diskutera ärenden eller åsikter som gäller företaget eller något av dess industrier, eller svara på kommentarer om företaget. Om du ser en kommentar eller ett anslag som verkar misstänkt, uppmuntras du att meddela det till din lokala eller företagets informationsavdelning eller din representant för företagets juridiska avdelning. FEL A K T IGA S VA R PÅ BEG Ä R A N O M INFORMAT I O N SER U T SÅHÄR Vera, revisorns administrativa assistent, får ett telefonsamtal från en reporter som frågar, Är det sant att ni kommer att sälja er division? Hon svarar, Jag vet inte, men du kan få reda på det så snart jag vet. Kim, en marknadsföringschef, intervjuas av den lokala tidningen och säger att det är konsumentdivisionens ovanligt höga försäljning som är orsaken till företagets stigande aktiepriser. En handelsreporter frågar Lee, en processtekniker, hur hans grupp fick idén till den nya produktlinjen. Lee beskriver i detalj den spännande nya produktutvecklingsprocessen. 17

20 E-POST, INTERNET OCH ANVÄNDANDET AV FÖRETAGETS EGENDOM Begränsa användandet till affärsärenden FEL A K T IGT A N VÄ N DA N DE AV E- P OST, INTERNET OCH ANNAN FÖRETAGS- KO M MUNIK AT I O N SER UT SÅHÄR Jacob får ett skämt med sexuella anspelningar från en gammal kollega till sin e-post på arbetet. Han skickar den vidare till sina kollegor. All kommunikation och information som skickas eller tas emot via företagets egendom medan du är anställd på Covidien är företagets egendom och inte privat kommunikation. Covidien äger och/eller kontrollerar tillgången till all kommunikationsutrustning, inklusive datorer, mjukvara, e-post, röstmeddelanden, konferensutrustning och kontorsmaterial. Covidien förbehåller sig rätten att övervaka all kommunikation, inklusive användandet av Internet. Så om det inte är skyddat av gällande lag ska du inte ha några förväntningar om sekretess gällande den information som lagras eller skickas på företagets egendom. Natalie, som är upprörd för att hon temporärt blivit permitterad, går in på en välbesökt anslagstavla inom finansbranschen på Internet och skickar ut ett meddelande om hur hennes företag har behandlat henne orättvist. Carlos förra företag använde ett eget kalkylprogram i Excel för att allokera de anställdas bonus. Utan tillåtelse från sitt förra företag använder han kalkylprogrammet för att skapa ett liknande verktyg åt hans nya arbetsgivare. Covidiens företagsegendom dess byggnader, fordon, utrustning och tillgångar finns där för att göra det möjligt för anställda att utföra de affärsrelaterade uppgifter som deras positioner kräver. Användningen av företagets egendom är enbart till för att utföra arbetsrelaterade uppgifter. Tillfällig personlig användning Företaget erkänner att du ibland behöver använda företagets utrustning och/eller kommunikationer då och då för personliga ändamål. I allmänhet är detta tillåtet, förutsatt att sådan användning är: För begränsad tid eller omfattning; Inte påverkar din uppmärksamhet negativt för att utföra dina arbetsuppgifter; Inte leder till betydande extrakostnader för företaget; Inte innehåller pornografiskt eller stötande material, diskriminerande eller stötande språk eller nedsättande anspelningar på ålder, hudfärg, handikapp, etnisk bakgrund, civilstatus, nationellt ursprung, ras, religion, sex, sexuell läggning eller annan karakteristika som skyddas av lagen; Inte bryter mot Covidiens riktlinjer för uppträdande i verksamheten, speciellt avsnitten som gäller Intressekonflikter och avslöjandet av Privat och konfidentiell information. Mjukvara I allmänhet är den enda mjukvara som bör laddas ner till din dator den som företaget har godkänt och köpt in. I många fall är det olagligt att kopiera, ladda ner eller distribuera mjukvara eller annat material som är skyddade med upphovsrätt. Även så kallade gratisprogram elektroniska program och filer som är tillgängliga gratis på Internet är förbjudna, då de kan fungera som källa för skadliga datorvirus. 18

21 BOKFÖRING, FINANSIELLA OCH EXPORTKONTROLLER Informationen som är vår måttstock utåt Noggranna och punktliga finansiella rapporter och exportredovisning ger kärninformationen som är nödvändig för att styra vår affärsverksamhet. Dessa dokument och exportredogörelser är även nödvändiga för att uppfylla våra förpliktelser mot våra aktieägare, våra regeringar och allmänheten. I allmänhet måste all intern och extern finansiell rapportering lyda under följande principer: USA:s allmänt godkända redovisningsprinciper; och Giltiga interna regler, inklusive procedurer som skyddar företagets tillgångar. OBS! Den finansiella informationen kan endast göras tillgänglig utanför företaget först efter rätt godkännande. Företagsredovisningens noggrannhet Alla affärstransaktioner måste godkännas ordentligt och antecknas fullständigt och riktigt i företagets bokföring. Procedurerna för att utföra detta måste stämma överens med Covidiens finansiella policies och följa Covidiens auktoritetsdelegering, samt följa allmänt godkända redovisningsprinciper. Budgetförslag och andra finansiella utvärderingar och prognoser måste rättvist representera den information som ligger till grund för beslutet. Därutöver får inga kontanter eller andra tillgångskonton etableras eller upprätthållas, som inte är dokumenterade. Felanvändning av företagets eller kundernas kapital eller egendom eller felaktig bokföring av anställda eller någon annan måste rapporteras till en representant från företagets juridiska avdelning och/eller ombudsmannens kontor förutom när detta förbjuds av lokal lagstiftning. Dylikt beteende kan leda till rättsliga påföljder, till och med uppsägning. Kommunicera sanningsenlig och aktuell information I all interaktion och kommunikation om det gäller med kunder, leverantörer, myndigheter eller andra inom eller utanför företaget förväntas du vara sanningsenlig och rättfram. Detta innebär att: Göra exakta påståenden, inga feltolkningar eller påståenden som har för avsikt att vilseleda eller vara felaktiga; och Svara genast, sanningsenligt och var noga med att ge kompletta upplysningar vid begäran från myndigheter om information eller dokument. OBS! All informationsbegäran måste genast rapporteras till en representant från Covidiens juridiska avdelning som bestämmer rätt respons och ge nödvändigt godkännande före en anställd kan ge information till utomstående parter. FELAKTIGA EKONOMISKA DOKUMENT OCH DÅLIGA KONTROLLER SER UT SÅHÄR Brandon, en kontorist på bokföringsavdelningen, ombeds av sin överordnade att betala vanliga driftskostnader från en speciell bokföringsreserv. När han protesterar och säger att det inte är rätt och att det skulle förstora inkomstsiffrorna på ett konstgjort sätt, blir han tillsagd att hela gruppens årliga bonus är beroende av att företaget uppfyller sina inkomstmål. Han blir även tillsagd att om han inte bokför inkomsten som han blivit tillsagd, kommer hans överordnade att hitta någon annan som gör det. Paul, en direktör i företaget, instruerar sina direkta underlydande att bokföra utrustning som han köpt för eget bruk, på sina månatliga rese- och utgiftsrapporter. Denna metod förbigår den godkännandeprocess som finns. 19