Fastställande av Föreskrifter och råd för webbplatser inom Lunds universitet

Transkript

1 1 4/20/2006 Dnr I A /2006 Fastställande av Föreskrifter och råd för webbplatser inom Lunds universitet Informationsenheten har under vintern tagit fram dokumentet Föreskrifter och råd för webbplatser inom Lunds universitet (Dnr I A /2006). Under februari och början av mars 2006 har möjlighet funnits att yttra sig. Efter genomgång av inkomna synpunkter har slutjustering gjorts. Beslut Universitet fastställer bilagda webbföreskrifter för Lunds universitet. I samband med detta upphävs dokumenten Lunds universitets föreskrifter om webbsidor (Dnr I A9 2219/2001) och Instruktion för webbpublicering vid Lunds universitet (dnr I A9 2220/2001). Beslut i detta ärende har fattats av undertecknad rektor i närvaro av förvaltningschefen, universitetsdirektör Peter Honeth. Föredragande har varit projektledare Sofia Andersson. Göran Bexell Sofia Andersson (Informationsenheten) Postadress Box 117, Lund Besöksadress Universitetshuset, Paradisgatan 2 Telefon , Telefax Internet

2 Innehållsförteckning Förord 3 1 Om föreskrifterna Vem gäller dokumentet för? Förnyelse av föreskrifter Begrepp och definitioner 4 2 Ansvar och organisation Lagar, regler och rekommendationer Missbruk av dator- och nätresurser Etiska regler timmarswebben 7 3 Utseende och struktur Startsida och huvudnavigering Logotyp Det bronsfärgade fältet under logotypen Toppmenyn Målgruppsingångar Funktionsmenyn Gå direkt till Nyheter och kalendarium Puffar Undersidors upplägg och funktion Övergripande struktur Ämnes- och målgruppsindelad information 13 4 Innehåll Extern och intern information Webbanpassat språk Information på olika språk Länkar Länkar till dokument Bilder Sidfot Högerspalten Sökmotorn indexering 17 5 Tillgänglighet 18 6 Relaterade dokument och länkar 19 Bilaga 1: Webbrelaterad lagstiftning Bilaga 2: Exempelsamling, startsidor Bilaga 3: Formmanual 2

3 Förord Lunds universitet har ett par hundra webbplatser och hundratusentals webbsidor. Internet har vuxit mycket och fort och webbplatserna har gått från att vara mindre projekt till att bli Lunds universitets viktigaste informationskanal. Tillsammans har webbplatserna mängder av besökare: presumtiva studenter vill veta vilka utbildningar som finns; studenter kan se sina studieresultat, hitta kursinformation och läsa på distans; anställda läser om vad som är på gång; journalister söker nya uppslag och kontaktpersoner och forskningsintresserade kan läsa om avhandlingar och forskningsresultat. Webbplatserna kommunicerar vårt varumärke och ger en bild av universitetet, våra verksamheter och värdet av att studera och arbeta här. Intrycket av Lunds universitet blir starkare om vi ger ett mer enhetligt och professionellt intryck inte bara i trycksaker utan även på webben. En mer samlad bild av universitetet stärker dessutom vår konkurrenskraft och gör våra budskap mer slagkraftiga. Som myndighet är det också viktigt att välkomna alla besökare till webbplatserna och därför ska vi hålla en enhetlig och hög nivå när det gäller tillgänglighet för funktionshindrade på webben. 3

4 1 Om föreskrifterna Föreskrifter och råd för webbplatser inom Lunds universitet syftar till att göra webbplatserna inom Lunds universitet mer enhetliga. De senaste åren har det blivit allt viktigare för universitetet att framhålla sin unika identitet, bland annat genom en gemensam grafisk profil och en gemensam kommunikationsplattform. Båda dokumenten framhåller vikten av helhetssyn när det gäller universitetets kommunikation, varumärke och profil, något som även gäller webbplatserna. Med hjälp av föreskrifter för bland annat struktur och innehåll får webbplatserna gemensamma drag och besökarna lär sig hur man hittar. En ökad satsning på tillgänglighet för funktionshindrade gör dem dessutom åtkomliga för fler besökare. 1.1 Vem gäller dokumentet för? Detta dokument riktar sig till alla som arbetar med webbplatser eller webbrelaterade projekt inom Lunds universitet. Webbföreskrifterna gäller alla webbplatser där Lunds universitet är den huvudsakliga avsändaren, till exempel fakultets-, institutions- och enhetswebbplatser, webbplatser för forskargrupper och centrumbildningar och personliga webbsidor. Undantag kan finnas, till exempel när det gäller administrativa system som kan vara svåra att anpassa utseendemässigt. Dokumentet gäller både externa och interna webbplatser. Den grafiska formen är inbyggd i publiceringsverktyget OOiS, som erbjuds alla webbpublicister inom Lunds universitet. Publiceringsverktyg och serverplats är kostnadsfritt om webbplatsen placeras på en central server. Kontakta Informationsenheten eller besök för mer information. Föreskrifterna gäller även dem som väljer att använda ett annat publiceringssätt, när det gäller såväl innehåll och struktur som tillgänglighet och utseende. Bifogat finns därför en formmanual (bilaga 3) med närmare specifikationer. Varje kapitel inleds med en sammanställning av de föreskrifter som gäller. Därefter följer närmare beskrivningar, förklaringar och råd. 1.2 Förnyelse av föreskrifter Den universitetsövergripande informationsenheten ansvarar för föreskrifterna och kan kontaktas vid frågor och synpunkter. Dokumentet revideras en gång per år. Eventuella förändringar under året finns att läsa på Formmanualen uppdateras vid behov. Föreskrifterna utfärdas av Rektor. 1.3 Begrepp och definitioner Webbplats Webbsida eller grupp sammanlänkade webbsidor som innehåller information om en verksamhet eller ett ämne och som har samma utgivare (Svenska datatermgruppen). Universitetsövergripande webbplatsen Den centrala webbplatsen med universitetsövergripande information, Besökare/användare Någon som besöker en webbplats i syfte att hitta information och/eller kommunicera. Fakultet Med fakultet avses även områden och andra enheter direkt under Rektorsämbetet. 4

5 Tillgänglighet Med detta begrepp menas här tillgänglighet för funktionshindrade på webben. Läs mer om vad det innebär i kapitel 5, Tillgänglighet. Webbpublicist/publicist En person som publicerar information på någon av Lunds universitets webbplatser. 5

6 2 Ansvar och organisation Föreskrifter: Föreskrifter för webbplatser inom Lunds universitet gäller alla webbplatser där Lunds universitet är den huvudsakliga avsändaren. De gäller även andra typer av webbaserade projekt, tjänster eller system. I de fall det inte är möjligt att applicera föreskrifterna på ett webbaserat system ska Informationsenheten kontaktas för rådgivning. Publicisten ansvarar för den information han/hon publicerar på webbplatsen. Prefekt/enhetschef eller motsvarande har ett övergripande ansvar för webbplatsen och dess innehåll. Det ska på varje webbsida vara tydligt för besökaren vem som ansvarar för innehållet. Webbplatser och webbsidor ska hållas väl uppdaterade. Inaktuella sidor och webbplatser ska tas bort. Alla som publicerar information på någon av Lunds universitets webbplatser ansvarar för att informationen hålls väl uppdaterad. Vidare har respektive prefekt/enhetschef övergripande ansvar för webbplatsen och dess innehåll och för att den inte strider mot några lagar eller etiska regler. Alla fakulteter, institutioner och övriga enheter ska utveckla rutiner och en fungerande organisation kring sina webbplatser för att säkerställa att kvaliteten upprätthålls. På alla webbsidor ska det framgå vem som ansvarar för informationen. Det ska vara tydligt vem man som besökare kontaktar om man har frågor eller om informationen är inaktuell eller felaktig. Läs mer om sidfötter i avsnitt 4.6, Sidfot. Förutom att hålla webbsidor uppdaterade är det viktigt att ta bort webbsidor och webbplatser som inte längre fyller en funktion. Inaktuella webbsidor påverkar intrycket av Lunds universitet negativt. Informationsenheten ansvarar för underhåll och utveckling av den universitetsövergripande webbplatsen och samordnar de publicister som arbetar med respektive underavdelningar. Informationsenheten har också ett samordningsansvar för alla universitetets webbplatser. Fakulteten/motsvarande har ansvar för fakultetens övergripande webbsidor samt samordningsansvar för webbplatser i övrigt inom fakulteten. LDC ansvarar för vissa övergripande IT-frågor, som till exempel domännamn. 2.1 Lagar, regler och rekommendationer Det finns en mängd lagar och förordningar som reglerar IT-användningen i samhället. Som webbansvarig eller webbpublicist vid Lunds universitet är du skyldig att följa dessa bestämmelser. Det finns också nationella riktlinjer och rekommendationer för webbpublicering och webbteknik. Läs om sekretesslagen, personuppgiftslagen och upphovsrätt i bilaga 1. Juridiska enheten kontaktas vid frågor som rör lagstiftning. 6

7 2.1.1 Missbruk av dator- och nätresurser Universitetets nätverk är en gemensam tillgång. Att på en webbserver lägga ut information eller programvara som saknar anknytning till vår verksamhet och som genererar betydande nätverkstrafik är inte tillåtet. Det är inte heller tillåtet att lägga ut sådant material som kan upplevas som stötande eller på annat sätt skadar universitetets namn och rykte Etiska regler Det är vars och ens ansvar att inte endast följa lagar och förordningar utan även att iaktta god etik vid webbaserad publicering. Det är inte tillåtet att förtala andra, uppvigla, bedriva hets mot folkgrupp, förolämpa eller förnedra andra, göra intrång i andra människors privatliv, skildra olaga våld, förfalska information, lagra och publicera pornografiskt material eller att bryta mot upphovsrättslagar och sekretesslagar. SUNET, Swedish University Computer Network, är en nätverksorganisation som verkar för att främja datorkommunikation inom högskolevärlden. Deras etiska regler finns att läsa på timmarswebben Vägledningen 24-timmarswebben, framtagen av Statskontoret, syftar till att så många som möjligt ska kunna ta del av innehållet på offentliga verksamheters webbplatser och att myndigheters tjänster i den mån det är möjligt ska vara åtkomliga på webben dygnet runt. Vägledningen innehåller riktlinjer för användarvänlighet och tillgänglighet för funktionshindrade och riktar sig till alla som arbetar med eller ansvarar för webbplatser inom myndigheter. Läs mer på Verket för förvaltningsutvecklings webbplats, 7

8 3 Utseende och struktur Föreskrifter: Alla webbplatser inom Lunds universitet ska ha grafisk form och navigering i enlighet med bifogad formmanual. Fakulteters och institutioners webbplatser ska använda respektive fakultets logotyp. Andra enheter (förutom de som särprofileras enligt särskilt tillstånd) ska använda Lunds universitets grundlogotyp. Alla webbplatser ska ha en tydlig huvudrubrik som visar vad det är för webbplats. Informationen på en webbplats ska främst struktureras efter innehållets karaktär och inte efter enhetens interna struktur. Alla webbplatser inom Lunds universitet ska ha samma grundutseende och samma typ av navigering. Detta för att förenkla för besökarna, göra webbplatserna mer tillgängliga, ge ett professionellt intryck och göra bilden av Lunds universitet mer slagkraftig. Den grafiska formen togs fram i samband med lanseringen av den nya universitetsövergripande webbplatsen och bygger på den grafiska profilen. Tanken har dock ända från början varit att den ska passa och fungera för alla universitetets webbplatser och att den ska ingå i de övergripande webbföreskrifterna. 3.1 Startsida och huvudnavigering Huvudnavigeringen från webbplatsens startsida sker genom en toppmeny, ett antal målgruppsingångar, och genom en rullgardinsmeny med genvägar till efterfrågade sidor. Exemplet på nästa sida är den universitetsövergripande webbplatsens startsida. Startsidor kan innehålla olika element beroende på enhetens behov (se separat exempelsamling) Logotyp Logotypen (1), lejonbrons mot blå bakgrund, finns alltid i det övre vänstra hörnet. Den universitetsövergripande webbplatsen använder Lunds universitets enradiga centrerade logotyp. På den övergripande webbplatsen är logotypen länkad till startsidan, Fakulteter/områden/högskolor med respektive institutioner använder fakultetens webblogotyp. Dessa finns att ladda ner från www3.lu.se/luinternt/grafiskprofil. Logotypen länkas till fakultetens startsida, även på institutionsnivå Det bronsfärgade fältet under logotypen Bronsfältet under logotypen (2) är tomt på den universitetsövergripande webbplatsen och på fakulteternas webbplatser eftersom namnet redan anges i logotypen. I övrigt ska alltid webbplatsens namn stå där, det vill säga Ekologiska institutionen på Ekologiska institutionens webbplats och LU Innovation på LU Innovations webbplats. Bronsfältet med namnet länkas till webbplatsens startsida. 8

9 3.1.3 Toppmenyn Den horisontella menyn, toppmenyn (3), följer med på alla webbplatsens sidor. Den innehåller huvudrubriker som Om Lunds universitet (på andra webbplatser ska det istället stå Om fakulteten, Om institutionen o.s.v.), Utbildning, Forskning, Institutioner/avdelningar och Kontakt, beroende på vilken typ av webbplats det rör sig om. På undersidorna fälls en vänstermeny ut (se bild på sidan 10) Målgruppsingångar Den universitetsövergripande webbplatsen har målgruppsingångar (4), under vilka informationen är utvald och anpassad efter angiven målgrupp. Målgruppsingångar kan även användas på fakulteter, institutioner och andra enheters webbplatser om behov finns. Just den typen av länkar (fetstilt länktext med bruna länkpilar i mitten av en startsida) ska dock inte användas på annat sätt än till målgruppsingångar. Eftersom målgruppsingångarna till skillnad från toppmenyn inte följer med på alla webbplatsens sidor bör man även länka till dem i rullgardinsmenyn Gå direkt till. 9

10 3.1.5 Funktionsmenyn Funktionsmenyn (5) överst följer med på alla webbplatsens sidor. Det som ska finnas med är Lunds universitet, med länk till In English, med länk till webbplatsens engelska version, och längst till höger ett sökformulär. I funktionsmenyn kan i mån av plats och behov även Anpassa finnas, med beskrivning av hur textstorleken ändras, och Översikt som visar hur webbplatsen är upplagd. Ordningen ska vara: Anpassa Lunds universitet Översikt In English Utökad sökning Sökformulär Den universitetsövergripande webbplatsens sökfunktion är global, det vill säga den söker på alla universitetets webbplatser. På andra webbplatser, till exempel fakulteter och institutioner, är det valfritt om sökfunktionen ska vara global eller lokal. Det är dock viktigt att det framgår om sökningen sker endast på den webbplats besökaren befinner sig på eller om sökningen sker på alla universitetets webbplatser, förslagsvis genom text i sökformuläret, till exempel Sök på Gå direkt till I förstasidans vänstra spalt finns rullgardinsmenyn Gå direkt till (6) med länkar till efterfrågade sidor. Dessa länkar är webbplatsspecifika, men kan även samordnas så att de är samma inom till exempel en och samma fakultet (med institutioner) Nyheter och kalendarium Den universitetsövergripande webbplatsen (7) har nyheter och kalendarium i en separat box på förstasidan. Fakulteter, institutioner och andra enheter som vill ha nyheter och/eller kalendarium på startsidan kan välja att ha det på detta sätt, eller att ha en startsida som i mallen mer liknar en vanlig sida, där nyheter och kalendarium ligger i högerspalten eller strax under en kort presentationstext. Se exempel i bifogad exempelsamling Puffar Bildpuffar (8) kan användas för att lyfta fram aktualiteter i huvudsak på startsidor. Den övergripande startsidan har två puffutrymmen, ett till vänster och ett till höger och dessa puffar ser lite olika ut. Om startsidan har ett eller två puffutrymmen beror på vilken mall den baseras på (se bifogad exempelsamling). Den kvadratiska högerpuffen kan även användas i högerspalten på undersidor. Puffmallar med manual finns att ladda ner från Undersidors upplägg och funktion När besökaren klickar på en målgruppsingång eller en länk i toppmenyn fälls en vänstermeny ut, specifik för just den avdelningen. Tre nivåer i vänstermenyn är att rekommendera (se bild på nästa sida). Länkar med undersidor markeras med en liten pil och de olika nivåerna markeras med olika bakgrundsfärg. Den sida besökaren är på markeras i vänstermenyn med bronsfärgad text. 10

11 Webbsidorna är uppbyggda av en mittspalt och en högerspalt. I mittspalten läggs den huvudsakliga informationen, det vill säga rubrik och underliggande text, eventuellt också länkar som är nära förknippade med texten. Den lite smalare högerspalten ska innehålla länk till utskriftsversion och kan utöver det även innehålla relaterad information, kontaktinformation och bilder. Läs mer om detta i kapitel 4, Innehåll. 3.3 Övergripande struktur Det är viktigt att det framgår vilken webbplats besökaren befinner sig på så att han/hon känner igen sig och får en känsla för hur webbplatserna hänger ihop. Nedan följer några punkter som tillsammans skapar en övergripande struktur och binder samman alla universitetets webbplatser (några har redan nämnts tidigare i kapitlet): För fakulteters och institutioners webbplatser används fakultetens logotyp, som länkas till fakultetens startsida. Övriga enheter använder universitetets enradiga centrerade logotyp, såvida de inte har en egen logotyp. När logotypen med bara Lunds universitet används ska den länkas till Lunds universitets övergripande webbplats. Det bronsfärgade fältet under logotypen visar vilken webbplats besökaren befinner sig på. Fältet länkas till webbplatsens startsida. På den övergripande webbplatsen och fakultetsområdenas webbplatser är bronsfältet tomt eftersom logotypen anger var besökaren är. På alla startsidor ska det framgå vilken webbplats man är på genom en tydlig huvudrubrik. Samhällsvetenskapliga fakultetens webbplats bör alltså i mittspalten ha huvudrubriken Samhällsvetenskapliga fakulteten och Ekologiska institutionens startsida bör ha rubriken Ekologiska institutionen. Det finns också möjlighet att skriva enhetsnamnet i toppbilden på 11

12 sidan. Viktigt är då att tänka på kontrasten, det vill säga att ljus text läggs mot mörk bakgrund och tvärtom. Kontakta gärna Informationsenheten för rådgivning. I toppmenyn bör, så långt det är möjligt, samma länkrubriker användas för att hjälpa besökarna på traven. På den universitetsövergripande webbplatsen har toppmenyn rubrikerna Om Lunds universitet, Utbildning, Forskning, Bibliotek och Kontakt. På en fakultets webbplats kan rubrikerna då vara Om fakulteten, Utbildning, Forskning, Institutioner och Kontakt och på en institutions webbplats Om institutionen, Utbildning, Forskning, Avdelningar och Kontakt. Exempel på fakultetsstartsida (se bifogad exempelsamling för fler exempel på olika typer av startsidor): 12

13 3.4 Ämnes- och målgruppsindelad information Webbplatsernas struktur ska alltid utgå från besökarnas behov och perspektiv. Innehållet på webbplatserna ska struktureras efter ämne och/eller målgrupp så långt det är möjligt. Besökaren ska inte behöva veta vilken enhet som har hand om ett visst område för att hitta det på webbplatsen. Bra länkning och bra sökfunktion är därför också viktigt. Ett exempel är den universitetsövergripande webbplatsen, där informationen struktureras ämnesvis och inte efter vilken organisatorisk enhet som ansvarar för den. Avdelningen Utbildning innehåller information som sammanlagt sex olika enheter ansvarar för. Istället för att dela in informationen efter avdelning, t.ex. Antagningsenheten, Studentservice, Avdelningen för handikappverksamhet finns under utbildning bland annat rubrikerna Ansökan och antagning, Kurser och program, Studievägledning, Funktionshinder, Examen. På så sätt blir det tydligare för besökaren vilken information sidorna innehåller. Varje avdelning ansvarar fortfarande för sina sidor, de är bara organiserade på ett mer användarvänligt sätt. När det gäller innehållsstruktur är det också viktigt att olika webbsidor inte innehåller identisk information eftersom man då snart har olika versioner. Ett exempel är antagningsinformationen på den universitetsövergripande webbplatsen. Det är bättre för fakulteter och institutioner att länka till den än att kopiera texterna till de egna webbplatserna. 13

14 4 Innehåll Föreskrifter: Den information som i huvudsak är av intresse för anställda ska särskiljas från den externa informationen och placeras under en avdelning med namnet Internt, Anställd eller motsvarande. Interna förkortningar, t ex LU, ska inte användas på externt riktade webbsidor. Språket på webbplatserna ska vara enkelt, tydligt och målgruppsanpassat. Grundläggande information om enheten och dess verksamhet ska finnas på både svenska och engelska. Otydliga länkar ska förses med beskrivande title-text. Länkar till externa webbsidor (webbsidor där inte någon av Lunds universitets enheter är avsändare) ska öppnas i nytt fönster. Länkar till någon av Lunds universitets webbplatser ska öppnas i samma fönster. När en länk öppnas i nytt fönster ska detta anges i länktexten. Alla dokumentlänkar, interna som externa, ska öppnas i nytt fönster. Detta ska anges i länktexten, tillsammans med dokumentets storlek och typ. Meningsbärande bilder ska alltid ha en alt-text. Länkade bilder ska också ha en title-text som beskriver länkens mål. Alla sidor ska ha en sidfot där det står vem som är innehållsansvarig, det vill säga ansvarig för innehållet på sidan. Webbanvändare har i regel ett klart syfte med att besöka en webbplats, och vet vilka upplysningar de vill ha. Därför är det viktigt att webbplatserna innehåller väl avvägd information där målgruppsanalyser och användartester ligger till grund för webbpublicistens val. En användarvänlig struktur är viktig, men ett bra språk och webbanpassade texter påverkar också i allra högsta grad besökarens möjligheter att tillgodogöra sig innehållet och hitta rätt. 4.1 Extern och intern information Intern information är den som riktar sig till anställda inom Lunds universitet. Extern information är den som riktar sig till andra målgrupper, som till exempel studenter, potentiella studenter, journalister, forskarvärlden, näringslivet och allmänheten. Den information som endast är av intresse för anställda ska särskiljas från den externa informationen och placeras under en avdelning med namnet Internt, Anställd eller motsvarande. Detta för att undvika förvirring och för att hålla webbplatsen relevant för externa besökare. Dessutom underlättar det även för anställda om den utpräglat interna informationen finns samlad. Språket på externa webbplatser ska inte vara internt präglat och därför inte innehålla interna förkortningar som LU och UB, som utomstående användare inte är bekanta med. Internt riktade webbplatser/-sidor ska efterleva samma krav på tillgänglighet för funktionshindrade som externt riktade. 14

15 4.2 Webbanpassat språk Generellt ska språket på webbplatserna vara enkelt och tydligt. Besökarna är i regel otåliga och går snabbt vidare om informationen inte är kortfattad, lättläst, välstrukturerad och lättöverskådlig. Det är dessutom svårare att läsa på bildskärm än att läsa tryckt material. Därför gäller det att underlätta med bland annat informativa mellanrubriker och genom att hålla texterna korta. Regeringens Klarspråksgrupp arbetar med att främja språkvård hos myndigheter. Deras Lathund för webbskribenter innehåller bland annat följande skrivråd för webbtexter: Relevant innehåll Gör klart för dig vad du vill uppnå med texten. Fundera över vad läsaren vill veta. Sovra i materialet: Vad är viktigt? Vad bör lyftas fram? Logisk disposition Skriv hierarkiskt: sammanfattningar och slutsatser först. Låt huvudrubriken tala om vad sidan handlar om. Låt mellanrubriker sammanfatta styckenas innehåll och locka till läsning. Ta upp det viktigaste i styckets första mening. Behandla en tankegång per stycke. Klart och enkelt språk Var konkret: skriv kort och kärnfullt med rak ordföljd. Inbjud till läsning: använd en vänlig ton, direkt tilltal. Undvik svårbegripliga ord och "svengelska". Undvik passiva verbformer (t.ex. det föreslogs): tala om vem som gör vad (t.ex. ledamöterna föreslog)! Förklara svåra men nödvändiga termer och skriv ut förkortningar första gången de nämns. Korrekturläs texten. Kursiv text bör undvikas på webben eftersom det är svårläst på bildskärm. Lathund för webbskribenter finns på Regeringskansliets webbplats Riktlinjer för webbtexter finns också i Vägledningen 24-timmarswebben. 4.3 Information på andra språk Lunds universitets webbplatser har flera utländska målgrupper, till exempel utbytesstudenter, potentiella studenter i andra länder, utländska forskare och medier, och det är viktigt att även deras informationsbehov tillgodoses. Introducerande information om enheten och dess verksamhet ska finnas på både svenska och engelska. Information på engelska eller andra språk måste hållas lika aktuell och uppdaterad som den svenska, inte minst utbildningsinformation och information om ansökan och antagning. En del offentliga webbplatser har, förutom information på olika språk, grundläggande information på lättläst svenska och teckenspråk. Detta är inget krav, dock god service för besökare som av olika anledningar har svårt att tillgodogöra sig det språk som används på webbplatsen. Många hörselskadade har till exempel svenska som andraspråk, efter teckenspråk. Läs mer om tillgänglighet i kapitel 5, Tillgänglighet för funktionshindrade. Dessa föreskrifter gäller i lika stor grad webbplatser på annat språk än svenska. Den grafiska formen ska 15

16 vara samma, liksom navigations- och innehållsprinciper. Språket ska hålla hög nivå även på webbsidor med innehåll på andra språk. 4.4 Länkar Länkar kan placeras antingen i mittspalten eller i högerspalten (se bild i avsnitt 5.7, Högerspalten). Grundtanken är att länkar som är direkt förknippade med textinnehållet placeras i mittspalten och att länkar som leder till sidor med kompletterande information placeras i högerspalten under rubriken Relaterad information, se exempel i avsnitt 4.7, Högerspalten. Länkar markeras med en blå pilikon i mittspalten och med en brun pilikon i högerspalten (se formmanualen). I mittspalten ska länkar inte placeras inne i texten, utan fristående efter ett textstycke. Ett eller ett par länkade ord inne i en text är svårare att upptäcka och säger ofta inget om vart man kommer när man klickar på dem. Länkar ska vara tydliga och lätta att hitta, dessutom ska det vara klart vart de leder. Länktexten (texten man som besökare klickar på för att komma till länkdestinationen) ska vara tydlig och informativ. Om länktexten är otydlig, till exempel Läs mer, ska länken förses med en så kallad title-text, som beskriver vart länken leder och vilken information besökaren finner där. Title-texten syns bara i html-koden, och i vissa webbläsare när man håller muspekaren över länktexten, men den är viktig för att t.ex. synskadade ska kunna tillgodogöra sig innehållet på ett bra sätt. Länkar till externa webbplatser ska öppnas i nytt fönster medan länkar inom Lunds universitets webbplatser öppnas i samma fönster. Av tillgänglighetsskäl ska länkar som öppnas i nytt fönster markeras med texten (Nytt fönster) i länktexten Länkar till dokument PDF-formatet är att föredra framför exempelvis Word- och Excel-filer när hela dokument läggs ut på webbplatsen. Alla besökare har inte Word och Excel till exempel och PDF-dokument kan läsas av fler. När en länk leder till ett PDF-dokument ska länken markeras med en dokumentikon istället för en länkpil (se formmanualen). Alla dokumentlänkar, interna som externa, ska öppnas i nytt fönster. Detta ska anges i länktexten, tillsammans med dokumentets storlek och typ. Det ska också anges att det är ett PDF-dokument. Exempel på länktext för en PDF-länk till den strategiska planen kan alltså vara Strategisk plan (PDF 88Kb -Nytt fönster). Nya PDF-dokument som görs bör vara tillgänglighetsanpassade. Se instruktioner på Bilder Det finns två huvudsakliga sätt att placera bilder på webbsidorna, dels på startsidor och andra huvudsidor, där en panoramabild (format 570x113 pixlar ) placeras i sidans topp; dels på undersidor, där bilder främst placeras i högerspalten (format 197x197 pixlar). I undantagsfall kan andra placeringar av bilder förekomma. Meningsbärande bilder ska alltid ha en alt-text, en beskrivande text som helst ska vara kopplad till sidans innehåll. Är bilden länkad ska det finnas en title-text som beskriver länkens mål. Lunds universitet genomför under vintern 2005/2006 en upphandling av fotografer, och ramavtalen beräknas vara klara under våren Parallellt pågår arbetet med att skapa en universitetsövergripande, webbaserad bildbank med syfte att tillhandahålla bilder för tryck och webb till universitetets trycksaksbeställare, webbpublicister m fl. Se vidare under När det gäller bildhantering är det viktigt att komma ihåg att man enligt personuppgiftslagen måste ha 16

17 fotograferade personers tillstånd för att få publicera en bild på Internet. En muntlig överenskommelse räcker, men det säkraste är att få ett skriftligt godkännande. 4.6 Sidfot Alla sidor ska ha en sidfot där det står vem som är innehållsansvarig, det vill säga ansvarig för innehållet på just den sidan, och eventuellt också vem som är kontaktperson för mer tekniska frågor. 4.7 Högerspalten Webbsidans högerspalt är till för bland annat relaterade länkar, bilder (197x197 pixlar), kontaktinformation och utskriftsversion/tipsa en vän. Minimiinnehållet i högerspalten är länk till utskriftsversion, det måste finnas med på alla sidor så att det går att skriva ut webbsidornas innehåll utan att den grafiska formen följer med. Om det på en webbsida beskrivs en verksamhet som det finns en särskild kontaktperson för, bör kontaktuppgifter till denna person eller enhet anges i högerspalten under rubriken Kontaktinformation (se bifogad exempelsamling). Kontaktinformation ska då ligga överst. Under rubriken Relaterad information placeras information som inte direkt tas upp i sidans huvudtext, men som kan associeras till innehållet. Detta kan till exempel vara länkar till andra webbplatser som tar upp motsvarande område, eller länkar till dokument för mer fördjupad läsning. Relaterad information placeras efter kontaktinformation om sådan finns, annars överst. Utskriftsversion och Tipsa en vän ligger alltid underst och ska finnas med på alla sidor. 4.8 Sökmotorn indexering Alla publika webbplatser inom Lunds universitet ska tillåta att den övergripande sökmotorn indexerar dess innehåll. För detaljerad information om den universitetsövergripande sökmotorn se 17

18 5 Tillgänglighet Föreskrifter: Alla webbplatser inom Lunds universitet, oavsett målgrupp, ska följa WAI-riktlinjerna för tillgänglighet % av Sveriges befolkning har i någon mån nedsatta funktioner. Det kan till exempel röra sig om syn- och hörselskador, läs- och skrivsvårigheter, koncentrationssvårigheter och andra fysiska och psykiska handikapp som påverkar möjligheten att tillgodogöra sig information på webben. Internet innebär en stor möjlighet för till exempel synskadade, förutsatt att webbplatserna är byggda så att de verktyg och hjälpmedel som finns kan förmedla innehållet. Tillgänglighet associeras många gånger endast till funktionshindrade, men det är också viktigt att ha äldre personer och människor med annat modersmål än svenska i åtanke. Tillgänglighet på webbplatser rör både den tekniska uppbyggnaden och innehållet. En tillgänglig webbplats förenklar inte bara för funktionshindrade, utan blir mer användarvänlig generellt. Välstrukturerade texter, indelade i stycken med mellanrubriker, bra menyer, informativa alt- och titletexter och välskrivna länktexter är exempel på sådant som förenklar för alla användare. Inom offentliga verksamheter är det särskilt viktigt att inte utestänga några grupper från webbplatsen, alla ska kunna ta del av informationen. Därför måste de riktlinjer som finns inom tillgänglighet följas. Den universitetsövergripande webbplatsen är certifierad enligt Funka Nus tillgänglighetscertifiering, som utgår från de internationellt gällande WAI-riktlinjerna (Web Accessibility Initiative). Alla webbplatser inom Lunds universitet ska utformas enligt samma riktlinjer, även om de inte certifieras. Nivån ska vara lika hög på alla webbplatser, interna som externa, svenskspråkiga som engelskspråkiga. Riktlinjerna finns på Riktlinjer och råd finns också i Vägledningen 24-timmarswebben 2.0 som kan läsas eller beställas på Redan idag har myndigheter krav på sig att vara tillgänglighetsanpassade och det är troligt att lagstiftningen kommer att utökas ytterligare. 18

19 6 Relaterade dokument och länkar Riktlinjer, föreskrifter och verktyg inom Lunds universitet: Grafiskt profilprogram: Regler för användning av datornät vid Lunds universitet: Kommunikationsplattform: Information och verktyg för alla som arbetar med kommunikation inom Lunds universitet: Andra riktlinjer/användbara webbplatser: Riktlinjer för tillgänglighet, WAI: Information om tillämpning av WAI för svenska offentliga myndigheter (24-timmarswebben): Regeringens klarspråksgrupps tips för webbanpassat språk: 19

20 Bilaga 1 Webbrelaterad lagstiftning Juridiska enheten kontaktas vid frågor som rör lagstiftning. Sekretess och tystnadsplikt Internet gör det oerhört enkelt att sprida all slags information. Men det innebär inte att all information får spridas hur som helst. Sekretess kan förekomma till skydd för en mängd olika intressen och regleras i sekretesslagen (1980:100). Brott mot tystnadsplikten är ett allvarligt brott som kan ge fängelse. Publicera därför inga dokument utan att först se över innehållet. Upphovsrätt Som huvudregel kan man säga att det är ett intrång i upphovsrätten att utan tillstånd "låna" någon annans bild eller text till den egna webbsidan. Den som bryter mot upphovsrättslagen kan tvingas betala skadestånd till upphovsmannen. Det är tillåtet att länka till andra webbplatser, men inte att integrera externa webbsidor eller annat material i den egna webbplatsen. Kontakta gärna juridiska enheten för närmare besked om vad som gäller i ett enskilt fall. Personuppgifter Den information vi lägger ut på våra webbsidor innehåller ofta personuppgifter. För behandling av personuppgifter krävs att reglerna i personuppgiftslagen (1998:204) (PuL) tillåter behandlingen. Publicering av personuppgifter på Internet är en form av behandling. Om berörd person har lämnat sitt samtycke är det tillåtet att publicera uppgifterna på Internet. Harmlösa personuppgifter får dock publiceras på Internet även utan samtycke. Vad som är en harmlös uppgift måste man bedöma från fall till fall. Exempel på harmlösa uppgifter är anställds namn, befattning, arbetstelefonnummer och e-postadress till arbetet. Däremot är anställds hemadress och hemtelefonnummer inte harmlösa uppgifter och samtycke krävs därför innan sådana uppgifter får publiceras på Internet. Om man är osäker på om en uppgift är harmlös eller inte är det säkrast att inhämta samtycke från personen ifråga. Även fotografier räknas normalt som personuppgifter. En fotograferad person måste alltså ge sitt samtycke innan bilden publiceras på Internet. Lagen om ansvar för elektroniska anslagstavlor Användandet av elektroniska forum och anslagstavlor regleras av Lagen om ansvar för elektroniska anslagstavlor. Läs mer på 20

21 Bilaga 2 Exempelsamling Nedan följer exempel på hur olika typer av startsidor kan se ut. Observera att det bara är exempel, varje enhet bestämmer vilka element startsidan ska innehålla (när det gäller målgruppsingångar, puffar, nyheter och kalendarium) efter behov. Bilderna nedan visar också hur logotypen och bronsfältet under logotypen ska användas. Den universitetsövergripande webbplatsen har målgruppsingångar med rubriken Välj väg! över. Rubriken är specifik för den övergripande webbplatsen, andra webbplatser ska ha fakultetens/institutionens/enhetens namn som rubrik för att besökaren snabbt ska se var han/hon befinner sig. 21

22 Det går bra att använda i samma mall som den universitetsövergripande webbplatsen, med nyheter och kalendarium i separat box och målgruppsingångar i mittspalten. Bakgrunden i mittspalten ska dock vara vit (se ovan) och huvudrubrik på sidan ska vara enhetens (eller webbplatsens) namn. 22

23 Nyheter kan också placeras i mittspalten och puffar kan placeras i högerspalten även på den typen av startsidor. 23

24 Det finns också möjlighet att ha en enklare startsida, utan nyheter och kalendarium. 24

25 För mindre webbplatser, till exempel projektwebbplatser, kan det passa att ha en vänstermeny direkt på förstasidan. Webbplatsen har då ingen toppmeny. 25