Perspektiv. Från ord till handling. Nya! Ikeas hållbarhetschef om att välja rätt stol. Stora skillnader mellan män och kvinnor inom industrin

Transkript

1 Nya! Perspektiv #196 februari årgång 24 på hållbar verksamhetsutveckling HÅLLBARHET Ikeas hållbarhetschef om att välja rätt stol JÄMSTÄLLDHET Stora skillnader mellan män och kvinnor inom industrin MILJÖLEDNING Nytändning för myndigheternas miljöarbete Från ord till handling MILJÖLEDNING En kommun har mycket att vinna på certifiera sig enligt ett miljöledningssystem. Trots detta är det få som gör det. Varför? magasinet för kvalitets- & miljöproffs

2 xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx miljöledningssystem i kommunerna tema Vad väntar ni på? Sätt fart! Tydligare struktur, resursbesparingar och bättre kommunikation mellan förvaltningarna. För en kommun finns allt att vinna på att certifiera sig enligt ett miljöledningssystem. Trots det är det få som gör det.»förvånande«, säger Katarina Eckerberg. I tidningen Miljöaktuellts senaste miljörankning av landets kommuner gick att utläsa ett mönster. De kommuner med ett ledningssystem där miljöfrågor ingick och som omfattade minst hälften av organisationen, fick i snitt högre totalpoäng än de utan. Men vad innebär det egentligen att införa ett miljöledningssystem och certifiera en hel kommun enligt till exempel ISO 14001? Hur underlättar det miljöarbetet och vad går man annars miste om? Katarina Eckerberg är professor i statsvetenskap vid Umeå universitet och har forskat på kommunalt miljöarbete. Hon menar att en certifiering möjliggör ett helhetstänk i miljöarbetet och är ett sätt att gå från ord till handling. Sedan början av 1990-talet har kommuner utvecklat Agenda 21 och en lång rad andra planer för att skapa en hållbar utveckling. Att arbeta med ett miljöledningssystem är en metod för att sätta dessa planer i verket och få arbetet strukturerat och integrerat i den dagliga verksamheten, säger hon. Ett miljöledningssystem bidrar enligt Katarina Eckerberg till att saker faktiskt händer. När man väl har infört ett system så kommer man inte undan. Ett miljöledningssystem bidrar till att man får saker gjorda. Det menar Katarina Eckerberg, som forskat på kommunalt miljöarbete. Då går det inte att fuska sig fram eller att skylla på knappa resurser. Med ett miljöledningssystem finns en större genomskinlighet i processen än om man skulle ha ett internt system för uppföljning. Ledningssystemet blir en försäkran om att arbetet blir återkommande, trots att det kanske inte längre är samma individer som sköter arbetet. Få certifierar sig Men det kan vara svårt att peka på den stora skillnaden mellan en certifierad kommun och en som inte är det. Karin Eckerberg menar att det beror lite på hur kommunen ser ut och vilka resurser som finns. Små kommuner kan ha svårt att klara av de krav som ställs eftersom en certifiering ställer höga krav på att det finns resurser. Har man till exempel bara en enda miljöansvarig som ska täcka allt från inspektioner till kommunens framtidsplanering kan det vara svårt att införa systemet. Jag tror att det främst är stora och medelstora kommuner som en certifiering passar för, säger hon, 6 Perspektiv # # Perspektiv 7

3 tema miljöledningssystem i kommunerna så gjorde upplands väsby tema WWW. Läs mer om Agenda 21, FN:s globala hållbarhetsprogram regeringen.se/ sb/d/6936 samtidigt som hon tycker att det är bekymmersamt att det fortfarande är så pass få kommuner som helt certifierat sig. Det finns en risk att miljöfrågor värderas beroende på konjunktur. Risken blir att det interna miljöarbetet för till exempel service och inköp påverkas av det allmänna ekonomiska läget istället för att bli en naturlig del i kommunens dagliga arbete och lika självklar som den årliga utvärderingen av budgeten. Kostnad på kort sikt Hon tycker att det är konstigt att inte fler kommuner väljer att certifiera sig. Eftersom folk i allmänhet tänker mycket på miljön och har en större medvetenhet, så är det förvånande att det inte slår igenom större i den lokala politiken och förvaltningen, säger hon. En av anledningarna till den uteblivna ökningen kan vara finanskrisen, som har fått allt större plats och där kommunerna kämpar med till exempel dyr äldrevård. Och visst kostar det att införa ett miljöledningssystem men bara på sikt, menar Katarina Eckerberg. Ett miljöledningssystem underlättar att effektivisera produktion och service och är ett sätt att hushålla med miljön. Kostnaderna bör därför till slut minska och på lång sikt innebära en vinst, annars är det något som är fel. Bättre image Men vad kan en kommun mer vinna på att arbeta efter ett miljöledningssystem? Förutom att man sparar resurser och att arbetet blir mer effektivt, signalerar det även trovärdighet. Man får en bättre image eftersom det anses moraliskt och etiskt positivt att värna om den gemensamma miljön och inte utnyttja den till sin fördel, säger hon. Enligt Katarina Eckerberg får man med ett miljöledningssystem en gemensam och tydlig målbild. Det ger också goda möjligheter att skapa en bättre dialog och kunskap mellan de olika förvaltningarna. Jag har i mina studier sett att miljöförvaltning ibland kan ha svårt att få sin röst hörd. De större ekonomiska sektorerna som till exempel byggkontor, vård och omsorg samt gatukontor ser inte alltid miljöfrågor som viktiga. Men genom ett miljöledningssystem tvingas de identifiera och formulera det som finns att göra i respektive verksamhet, säger Katarina Eckerberg. Har man byggt en väg utan att titta på miljöeffekterna kanske man senare upptäcker att vägen inte alls var särskilt bra planerad, och den kan då vara omöjlig att flytta. Genom ett miljöledningssystem kan man istället arbeta förebyggande och minimera riskerna för felaktiga beslut, säger Katarina Eckerberg. Av cathrine beijer»ledningens stöd var avgörande«miljöarbetet spretade och hängde på några få eldsjälar. För att få bättre struktur valde Upplands Väsby kommun att certifiera hela organisationen enligt ISO Resultatet blev bättre än man anade. När Perspektiv möter Eva Bergh, miljöstrateg på Upplands Väsby kommun, lyfter hon direkt fram en positiv sak med certifieringen. Det har blivit en stor förbättring inom brandskyddet. Börjar det brinna innebär det en stor miljöpåverkan eftersom giftig rök sprids och släckvatten kan rinna ner i dagvattensystemet. Ett väl fungerande brandskydd, där alla vet vad de ska göra, ger därför en snabbare släckning. Självklart hade vi redan krav om brandskydd innan certifieringen, men genom miljöledningssystemet upptäckte vi att kraven inte uppfylldes. Beslutet om att hela kommunen skulle certifieras togs av kommunfullmäktige 2006 i samband med ett majoritetsskifte. Från politiskt håll var man väldigt tydlig med att miljöarbetet var viktigt och något som man ville satsa på. Men eftersom en kommun innefattar många olika verksamheter var det svårt att få ett samlat grepp. För att arbetet inte skulle bli spretigt ville man därför samla arbetet i en modell. Hela kommunen skulle certifieras enligt ISO På så sätt fick vi den systematik som behövs för att vi ska veta att vi arbetar med det som har störst miljöpåverkan, säger Eva Bergh. Identifierad miljöpåverkan För att göra miljöarbetet med en certifiering möjlig gjordes en miljöutredning. Efter genomgången kunde man sedan identifiera de åtta områden där kommunen har störst miljöpåverkan. Ett av dessa områden är avfallshanteringen. Vi har en egen avfallshantering i alla våra verksamheter, så som vård, omsorg och skola, men vi har även en roll som myndighet där vi är renhållningsansvariga, där vi måste skriva renhållningsordning och då ta fram avfallsplaner. Här har vi faktiskt en stor möjlighet till att göra en förändring. Tanken är att miljöarbetet ska vara en del av kärnverksamheten, det är inte meningen att arbetet ska bli något som vi gör extra, säger Eva Bergh. Innan man införde miljöledningssystemet så drevs miljöarbetet inom kommunens olika förvaltningar, men utan någon egentlig samordning. Enligt Eva Bergh så var det mycket upp till den egna förvaltningen hur hårt man ville spänna bågen. Fördelar med att certifiera en hel kommun Man får en systematik i miljöarbetet och bättre insyn. Mål, handlingsplan och uppföljning gör tillsammans att miljöarbetet inte stannar vid enbart vackra ord. Genom de externa kontrollerna faller aldrig någon del av miljöarbetet bort. Ger många synergieffekter. Tips till kommuner som vill certifiera hela organisationen Det måste finnas ett stöd och ett engagemang från ledningen samt tydliga beslut om vad som ska genomföras. Få in miljöarbetet i det dagliga arbetet, se till att alla är involverade och delaktiga. Var uthållig och medveten om att resultaten inte syns direkt när man bygger upp ett miljöledningssystem. Låt arbetet ta tid. Annars kan det vara svårt att behålla systematiken och sina mål. Se miljöarbetet som en del i den ordinarie verksamheten, som en lika självklar del som exempelvis budget och ekonomiuppföljning. 8 Perspektiv # # Perspektiv 9

4 tema så gjorde upplands väsby 8 viktiga områden Här har Upplands Väsby störst miljöpåverkan: Avfall Buller Energi Kemikalieanvändning Kompetens Markanvändning Trafik/transporter Vattenanvändning Vi arbetade mer i stuprör och hade inte ens särskilt mycket Agenda 21-arbete. Miljöarbetet var mycket upp till eldsjälar och det personliga engagemanget. Hade man en chef eller nämnd som inte var intresserad av miljöfrågor så hände inte särskilt mycket. Eftersom vi inte hade någon särskild plan att gå efter, fanns det även en risk att man jobbade med fel saker som inte hade någon större påverkan, säger hon. Den största utmaningen När miljöutredningen var klar och de åtta betydande miljöområdena var identifierade, värderades sedan miljöpåverkan för de olika aktiviteterna i områdena. För att lyckas var man tvungen att börja mäta. Det blev den största utmaningen. Mätningar var inte vår starkaste sida. Att mäta energiförbrukning kanske verkar självklart, men vi upptäckte att så inte var fallet. Eftersom det inte alltid var helt uppenbart hur elen var kopplad tog det lång tid innan vi ens kunde börja mäta energiförbrukningen i våra egna lokaler korrekt. Men till slut fick man bukt på energimätningarna. I dag kan i stort sätt varje fastighet i kommunen mätas. Det betyder att varje verksamhet som har ett eget hus, till exempel en skola eller ett äldreboende, kan se sin egen energiförbrukning. Det fanns inte på kartan att det skulle gå när vi började, säger Eva Bergh. Miljöutbildning För att få en gemensam grund i arbetet så tog man också fram en webbaserad miljöutbildning för alla kommunens anställda. Men utbildningen visade sig även ha en annan effekt. Att utföra utbildningen var för många svårt. Ungefär en tredjedel av kommunens då anställda hade inte tillräckligt med erfarenhet av datorer och många hade inte ens tillgång till en dator. Det här tyckte vi var intressant eftersom vi har väldigt många andra system, till exempel för sjukanmälan och semesteransökan som ligger på vårt intranät. Upptäckten satte därför igång en annan process där vi fick utbilda personalen i användning av datorer. Alla anställda utförde till slut utbildningen, vilket Eva Bergh ser som en seger. Vi visade tydligt att nästan bra inte är tillräckligt. Att löpa hela linan ut tycker jag har varit ett signum i det här arbetet för en certifiering. Hade vi inte haft certifieringskravet och externa revisioner hade vi inte kommit dit. Vi kunde aldrig förklara bort något eller skylla på att resurser måste läggas på någonting annat. Insyn med revisioner Den stora skillnaden på miljöarbetet efter certifiering är, enligt Eva Bergh, att arbetet blir utfört och att man inte stannar vid vackra ord. Det finns en plan. Kedjan med mål, handlingsplan och uppföljning har blivit helt avgörande och fått en jättestor betydelse för systematiken. Arbetssättet har vi även applicerat i vårt kvalitetsarbete, även om vi där ännu inte har valt att certifiera oss. En annan positiv effekt med certifieringen är de interna revisionerna. Att vi kan gå ut bland verksamheterna och granska varandra gör att man får en helt annan inblick och förståelse för kommunens verksamhet. De interna revisionerna gör det möjligt att sprida information, men de är också viktiga för att hitta de svårigheter som finns ute i verksamheten. Kanske är det också den enda gången som någon internt i kommunen får komma ut på en förskola eller ett äldreboende. Miljöledningssystemet har också stor betydelse vid upphandlingar. Vi är en stor aktör och kan påverka andra genom att ställa miljökrav. Därför var upphandlingen bland det första som vi tittade på. Vi såg att köptroheten endast låg på 48 procent, det vill säga kunskapen om gällande inköpsrutiner för ramavtal hos de inköpsansvariga var låg. En riktigt usel siffra. Därför blev detta ett av våra mest övergripande miljömål där vi siktade på 95 procent. Att varje verksamhet själv skulle ha kontroll och handla efter de avtal som fanns var i början inte självklart. Men genom mål och uppföljningar fick man en större medvetenhet. När man 2010 mätte igen låg siffran på 94,3 procent man var nästan i mål. Tidigare kanske många gick ut och handlade i samband lunchen, man tyckte att det var smidigare än att sätta sig ner vid datorn och beställa. En penna kunde då kosta flera kronor istället för några ören som det hade kostat om man beställt via ramavtal. Så förutom att man får en bättre kontroll på under vilka miljö- och arbetsförhållanden som pennan tillverkats, finns här även en ekonomisk nytta, genom såväl minska arbetstid som kostnaden för varan. Gå med en murbräcka Trots alla fördelar med en certifiering har resan inte varit smärtfritt. När vi till en början införde miljöledningssystemet kändes det ibland som att gå med en murbräcka. Att börja tänka över förvaltningsgränserna, mäta och följa upp blev en stor process, så det är klart att det ibland kändes tufft. Då var ledningens stöd verkligen en förutsättning för att arbetet skulle gå vidare. Av catherine beijer Vi visade tydligt att nästan bra inte är tillräckligt. Att löpa hela linan ut tycker jag har varit ett signum i det här arbetet mot en certifiering. 10 Perspektiv #

5 Prenumerera på Perspektiv tidskriften för konkurrenskraftiga organisationer som satsar på miljö- och kvalitetsarbete. Klicka här >> PERSPEKTIV