Sammanträdesdatum Direktionen för Västerdalarnas utbildningsförbund

Transkript

1 VGuF Västerdalarnas utt'dningsforburxi Direktionen för Västerdalarnas utbildningsförbund Plats och tid Malung-Sälens gymnasieskola, kl. 13:00-15:00 Beslutande Kurt Podgorski (S), ordförande Per Skagerling (C) Uwe Weigel (C) Nils-Erik Edlund (S) Sofia Söderström (S) Kristina Bäckman (M) Övriga deltagande Anna Svedlund, sekreterare Göran Wänglöf, utbildningschef i Västerdalarnas utbildningsförbund Torbjörn Martinsson, skolchef i Malung-Sälens kommun Oscar Fredriksson, kommunchef Vansbro kommun Stina Munters (C), ersättare och kommunalråd i Vansbro kommun Justeringens plats och tid Justerade paragrafer Underskrifter Ordförande Justerande Sekreterare ^ Kurt Podgorski s L Uwe Weigel (C) Anna Svedlund ANSLAG/BEVIS Organ Anslaget sätts upp Protokollets förvaringsplats Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Direktionen för Västerdalarnas utbildningsförbund Anslaget tas ned Kommunhuset, Malung Underskrift Anna Svedlun

2 VDLIF Västerdalarnas utbtfningsfofburx; Direktionen för Västerdalarnas utbildningsförbund Föregående protokoll från direktonen Ordföranden finner att föregående protokoll är genomgånget och lagt till handlingarna. TJÅJ*

3 VDLIF Västerdalarnas utb dningslorburc Direktionen för Västerdalarnas utbildningsförbund Avtal gällande IT-tjänster Direktionen godkänner avtal gällande IT-tjänster. Beskrivning av ärendet Utredningsuppdrag gällande upprättande av avtal och andra styrdokument mellan medlemskommunerna Malung Sälen och Vansbro kommun på ena sidan och kommunalförbundet Västerdalarnas Utbildningsförbund på andra sidan. Uppdraget innefattar, att tillsammans med tjänstemän inom de olika områdena, upprätta och tydliggöra avtal som reglerar omfattning av tjänsteköp och kostnad för densamma mellan parterna. Arbetsgång för framtagande av förslag till avtal köp av IT-service. Processen har inneburit mailkorrespondens och möjlighet för parterna att framföra synpunkter. Föreliggande förslag har upprättats i samförstånd med berörda. Delaktiga i denna process har varit tjänstemän från Malung-Sälens kommun, IT-chef Peter Eriksson, Ekonomistrateg Tobias Birgersson, Ekonom Andrea Ploen Pallin. Kostnad framräknad, enligt avtalets innehåll, till kronor. Tillkommer kronor per användare för VPN avgift. Ordföranden finner att direktionen beslutar i enlighet med tjänsteskrivelsens förslag. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från utredare, daterad 21 november 2016 Förslag till avtal gällande köp av IT-service för underskrift Utredare VDUF IT-chef Malung-Sälens kommun Kommunalråd Malung-Sälens kommun samt Vansbro kommun för underskrift Justerare ~laa Utdragsfaestyrkande

4 VDLIF Västerdalarnas utt>'dningsforbur>d Direktionen för Västerdalarnas utbildningsförbund Förslag till avtal gällande hyror och lokalvård får i uppdrag att komma med avtalsförslag gällande hyror och lokalvård till nästa direktionsmöte. Ordföranden finner att direktionen beslutar i enlighet med tjänsteskrivelsens förslag. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från utbildningschefen

5 VDLIF Västerdalarnas utb'dningsforburx; Direktionen för Västerdalarnas utbildningsförbund Utökad beloppsgräns för utbildningschefen vid attestering Beloppsgränsen för utbildningschefen vid attestering av fakturor för interkommunal ersättning inom Västerdalarnas utbildningsförbund höjs till 2 miljoner kronor för följande: Ansvar: 95- Utbildningschef Slag: Köp av huvudverksamhet Verksamhet: Interkommunal ersättning I övrigt ska beloppsgränsen på 1 miljon kronor gälla. Beskrivning av ärendet Direktionen fattade följande beslut : " tecknar firman på belopp upp till 7,5 prisbasbelopp. Vid belopp överstigande 7,5 prisbasbelopp tecknas firman i första hand av ordföranden i förening med utbildningschefen, i andra hand av vice ordföranden i förening med utbildningschefen och i tredje hand av ordförande eller vice ordförande i förening med annan ledamot." Direktionen fattade följande beslut , 70: "Beloppsgränsen gällande firmateckning ändras från 7,5 prisbasbelopp till 1 miljon kronor för utbildningschefen, i övrigt samma skrivning som beslut 16 juni 2016, 35." Utifrån att många fakturor kring interkommunal ersättning överstiger den satta beloppsgränsen. Gymnasiechefen i Malung-Sälens kommun hade tidigare en beloppsgräns på 1 miljon kronor, som klarar de stora interkommunala fakturorna som skall handhas. föreslår nu i tjänsteskrivelse att beloppsgränsen höjs till 2 miljoner kronor då det har nu visat sig att under hösten har fakturor inkommit överstigande 1 miljon kronor,(t.ex. från Falun kommun). Detta på grund av att interkommunal ersättning för både Vansbros elever och Malung-Sälens elever nu kommer på samma faktura och uppgick denna termin till drygt 1,8 miljoner kronor. För att utbildningschefen ska kunna handha fakturor för interkommunal ersättning behöver beloppsgränsen förföljande kontosträng höjas till 2 miljoner kronor: Ansvar: 95- Utbildningschef Slag: Köp av huvudverksamhet Verksamhet: Interkommunal ersättning I övrigt ska beloppsgränsen på 1 miljon kronor gälla. Ordföranden finner att direktionen beslutar i enlighet med tjänsteskrivelsens förslag. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från utbildningschefen

6 VBUF Västerdalarnas utb dningsforbuno Direktionen för Västerdalarnas utbildningsförbund Justerare

7 VDLIF Västerdalarnas utb'dningsforburc Direktionen för Västerdalarnas utbildningsförbund Budget Direktionen fastlägger den preliminära budgeten enligt förslag. Fortlöpande uppföljning av denna budget görs och meddelas till direktionen vid varje sammanträde. Skulle någon större avvikelse uppkomma, kan direktionen sammankallas för eventuellt nödvändiga beslut. 2. Direktionen föreslår respektive kommun att tjänstemannagruppen med ekonomer påbörjar sitt arbete direkt från 2017 års start. Beskrivning av ärendet Under hösten har en genomgång av VDUF:s ingångsvärden vid starten, utveckling under 2016 och förväntningar för 2017 genomförts. Utfallet tom november 2016 har ställts mot den budget som byggde på kostnaderna för 2015 i de två medlemskommunerna. Därvid har konstaterats att följande delar ej har följt med in till VDUF vid verksamhetsövergången av gymnasieskolorna: - Kostnader för direktion och revision - Kostnader för förbundskansli (utbildningschef och förbundssekreterare) - Kostnader för ekonomiadministration - Kostnader för personaladministration - Elevhälsa vid VUC - Del av de fria nyttigheterna i Vansbro kommun - VUC:s IT-kostnader 2015 utanför de fria nyttigheterna - Avstämning av kostnaden för gymnasiesärskolan Budget 2017 innehåller en nettopost på TKr, som är att hänföra till dels ovanstående ( TKr), dels en restpost på TKr, som föreslås bli ett allmänt sparbeting under året. Utgångspunkter vid budgetarbetet har varit följande: - Fler elever väljer vår gymnasieskola istället för andra gymnasieskolor (minskade interkommunala kostnader) - Fler elever från andra kommuner väljer vår gymnasieskola - Utökade samläsningar mellan skolorna - Hälften av de ensamkommande eleverna, med bidrag från Migrationsverket, kommer generera intäkter, de övriga har uppehållstillstånd och skall betalas via medlemsbidraget. Det är elever med uppehållstillstånd och elever som har eller kommer att åldersbestämas av Migrationsverket - Programutbudet lika som Ökningen av elever hos oss innebär större gruppstorlekar, och i några fall ytterligare en klass i något ämne på marginalen - Ett tillflöde av ca 40 ensamkommande elever nästa år. - Mer än 30 fler elever från årskurs 9 på Smedbergsskolan. - Löneökningar 2017 (2,25%) - Annat ospecificerat i form av kostnadsökningar av olika tjänster (2,5%)

8 VDLIF Västerdalarnas utb dningsforbund Direktionen för Västerdalarnas utbildningsförbund Vuxenutbildningen har lyfts in helt och hållet enligt uppgifter från kommunerna. Skall närmare analyseras underförstå halvåret Arbetet måste fortsätta med klarläggande av de intäkter som VDUF borde ha både vid årsskiftet 2015/16 och 2016/17 efter årsskiftet. Direktionen bör därför fastställa detta budgetförslag, med medvetenhet att den behöver vidarearbetas under året, för att nå ett resultat i balans. Inför arbetet med 2018 bör en mindre grupp tillsättas bestående av ekonomer från varje kommun, från förbundet utbildningschef och VDUF:s ekonom. Målet är att ha ett genomarbetat äskande till kommunernas budgetberedningar. Uwe Weigel (C) yrkar att direktionen föreslår respektive kommun att tjänstemannagruppen med ekonomer påbörjar sitt arbete direkt från 2017 års start. Direktionens presidium ska ha dialog med denna grupp och ansvarar för att direktionen fortlöpande får information. Ordföranden finner att direktionen beslutar i enlighet med tjänsteskrivelsens förslag med tillägg enligt Uwe Weigels yrkande. Kommunchefen i Vansbro kommun Oscar Fredriksson antecknar till protokollet att: han inte är tillfreds med att VDUF har en underbalanserad budget för 2017 och önskar snarast möjligt besked om det finns en risk att kostnaderna för kommunen ökar utöver budgeterat medlemsbidrag. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse gällande och innehållande budget

9 VGUF Västerdalarnas utb dningsförbono Direktionen för Västerdalarnas utbildningsförbund Förlängning av anställning av organisationskonsult Lotta Gunnarsson erbjuds fortsatt anställning i under tidsperioden 1 januari till och med 31 maj 2017 på 30% för att slutföra arbetet med Västerdalarnas utbildningsförbunds styrdokument. Beskrivning av ärendet Organisationskonsulten har arbetet under perioden 1 augusti till 31 december 2016 med avtal mellan medlemskommunerna och VDUF. Detta arbete är inte slutfört. Vidare bör en genomgång av övriga dokument göras, för fastställande i Direktionen. Ordföranden finner att direktionen beslutar i enlighet med tjänsteskrivelsens förslag. Utredare Lotta Gunnarsson Justerare li'c^ Utdragsbestyrkaride

10 VDUF Västerdalarnas utb dnlngsfofbund Direktionen för Västerdalamas utbildningsförbund Förslag till modell för beräkning av budgetram till Västerdalarnas utbildningsförbund Direktionen beslutar att denna modell skall prövas inför budgetäskande för Inför arbetet med 2018 bör en mindre grupp tillsättas bestående av ekonomer från varje kommun, utbildningschef från förbundet och VDUF:s ekonom. Målet är att ha ett genomarbetat äskande till kommunernas budgetberedningar enligt detta förslag. Beskrivning av ärendet Följande förslag till beräkning grundar sig på 2 st fakta, det ena är folkbokförda personer i respektive kommun vid årsskiftet året för verksamhetsår och elevkostnad enligt bokslut. För 2018 kommer alltså folkbokförda den 31/ och bokslut för VDUF 2016 att användas. Denna modell är dynamisk, så tillvida att den pekar på det antal elever, som kommunen får statsbidrag för varje år, samt det ekonomiska utfallet varje år. Modellens svaghet är att den bygger på gamla fakta, men ger samtidigt ett objektivt sätt att se på verksamheten. För att denna modell skall fungera, måste VDUF få ett tidigt tillträde till kommunemas kommunernas budgetprocess och samtidigt få igång en diskussion om vad som förväntas och vad som är rimligt att genomföra. Uwe Weigel (C) yrkar att rubriken ändras till Förslag till modell för beräkning av budgetram till Västerdalarnas utbildningsförbund istället för beräkning av medlemsbidraget. Ordföranden finner att direktionen beslutar i enlighet med tjänsteskrivelsens förslag med ändring av rubriken i enlighet med yrkandet. Justerare

11 VDUF Västerdalarnas utb'dningsforbund Direktionen för Västerdalarnas utbildningsförbund Politisk representant i GYSAM Till ersättare i GYSAM för Västerdalarnas utbildningsförbund under denna mandatperiod, dock som längst till direktionen förrättar nytt val, väljs enligt nedan: Uwe Weigel (C) Vanåbodarna Vansbro Beskrivning av ärendet Till representanter i GYSAM för Västerdalarnas utbildningsförbund under denna mandatperiod, dock som längst till direktionen förrättar nytt val, valdes 27 januari 2016, 1: Ledamot: Sofia Söderström (S) Dammgatan Malung Tjänstemannarepresentant: Utbildningschef i Västerdalarnas utbildningsförbund Göran Wänglöf Till ersättare valdes den 9 mars 2016, 18, Per-Anders Westhed (C) som nu avsagt sig uppdraget som ledamot i direktionen. Ordföranden finner att direktionen beslutar att välja ersättare i GYSAM. GYSAM Uwe Weigel

12 VDUF Västerdalarnas utb 'dnlngsftxbunc Direktionen för Västerdalarnas utbildningsförbund Kalendarium för 2017, direktionens sammanträden Direktionen fastlägger mötesdagar för Mötestid kl Beskrivning av ärendet Beslutade sammanträdesdagar: Onsdagen 1/2 2017, plats i Malung Onsdagen 8/3 2017, bokslut 2016, budgetäskande för 2018 till kommunerna, plats i Vansbro Onsdagen 26/4 2017, plats i Malung Onsdagen 21/6 2017, plats i Vansbro Onsdagen 13/9 2017, delårsbokslut , plats i Malung Onsdag 25/ , plats i Vansbro Onsdag 20/ , plats i Malung Ordföranden finner att direktionen beslutar om mötesdagar för Beslutsunderlag Förslag till kalendarium 2017 för direktionen Ledamöter och ersättare samt deltagande tjänstemän i direktionen för Västerdalarnas utbildningsförbund

13 VDUF Västerdalarnas utbdningsforburx; Direktionen för Västerdalarnas utbildningsförbund Fastställande av GYSAM:s prislista avseende interkommunala ersättningar Direktionen beslutar att ordförande fattar beslut efter kvalitetskontroll av den framräknade prislistan. Ordföranden finner att beslutet blir att ordförande får i uppdrag att fatta beslut efter kvalitetskontroll av den framräknade prislistan som nu är under framtagande av ekonomerna. Beslutsunderlag Förslag till bidragsbelopp friskolor 2017 Förslag till budget kostnad per program 2017 Ordförande i VDUF rf(p IMS*

14 VDUF Västerdalarnas utb dningslorbuno Direktionen för Västerdalarnas utbildningsförbund Rapporter Rapporterna är mottagna och läggs till handlingarna. Beskrivning av ärendet Följande rapporter lämnas till mötet: Fördjupad ekonomisk uppföljning Anställning av rektor på MSG fr o m Anställning av förbundssekreterare fr o m Inrangering av vux Ny ledamot och ersättare från Vansbro kommun Ordförande och vice ordförande VDUF för 2017 föredrar rapporterna. Ordföranden finner rapporterna mottagna och läggs till handlingarna. Justerare

15 VDUF Västerdalarnas utb 'dningsförburxi Direktionen för Västerdalarnas utbildningsförbund Läsårstider 2017/2018 Ordförande fattar beslut så att Västerdalarnas utbildningsförbunds läsårstider stämmer överens med kommunernas grundskolor. Ordföranden finner att beslutet blir att ordförande får i uppdrag att fatta beslut så att Västerdalarnas utbildningsförbunds läsårstider stämmer överens med kommunernas grundskolor. Ordförande i VDUF

16 VDUF Västerdalarnas utb dningsforbursd Direktionen för Västerdalarnas utbildningsförbund Inackorderingsbidrag Inackorderingsbidrag fastställes till samma belopp som under 2016, dvs 1500 kronor per månad i Dalarna, 1700 kronor per månad utanför Dalarna. Ordförande finner att direktionen beslutar i enlighet med utbildningschefens förslag. Justerare KV*