IT-strategisk funktion

Transkript

1 IT-strategisk funktion Upprättad: Reviderad: Fastställt av kommundirektören

2 Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING I 1. Inledning 1 2. Nuläge 1 3. Syfte och uppdrag Den IT-strategiska funktionens syfte och uppdrag Avgränsning 6 4. Organisation 6 5. Förvaltningsspecifika gränssnitt inom förvaltningarna 7 6. Funktionsspecifika gränssnitt Kommunstyrelsens planeringsutskott IT-leverantör säkerhetsfunktion upphandlingsfunktion juridikfunktion Styrdokument Resursbehov Förslag på finansiering Plan för genomförande Förslag på hantering av nuvarande organisation inom det informations- och kommunikationstekniska området Den operativa IT-gruppen Det kommunövergripande webbrådet 13 i

3 1. Inledning Under perioden t.o.m har i projektform en IT-strategisk funktion organiserats underställd utvecklingschefen. Det huvudsakliga uppdraget för denna funktion har varit att utforma förslag på ny evision och nytt eprogram för Linköpings kommun. Förslagen har remitterats till samtliga nämnder och styrelser som i huvudsak ställer sig bakom förslagen. Målsättningen är att kommunfullmäktige under hösten år 2006 ska fastställa förslagen på ny evision och nytt eprogram. Kommunstyrelsens budgetunderlag inför år 2006 redovisar bl.a. följande: Uppdrag till kommunledningskontoret Utforma och implementera en organisation som säkerställer strategisk och operativ verkställighet inom IT-området i enlighet med fastställda styrdokument och lagstiftning inom IT-området Som ett led i detta uppdrag ska syfte, uppdrag, organisation, resursdimensionering och förslag på finansiering av en kommunövergripande IT-strategisk funktion formuleras. Målsättningen ska vara att vid årsskiftet 2006/2007 organisatoriskt kunna inrätta den kommunövergripande IT-strategiska funktionen, samt att verkställighet av densamma ska kunna ske fr.o.m Nuläge Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen ansvarar för IT-utveckling av övergripande karaktär samt utbyggnad av infrastruktur. Styrelsen ansvarar för att IT på ett effektivt sätt tillgodoser kommunens gemensamma behov och för att IT bedrivs med rätt krav på säkerhet, skydd av personlig integritet och förtroende hos allmänheten. Styrelsen prövar om nya system uppfyller kraven på att kunna kommunicera med befintliga system. Styrelsen beslutar vilka system som skall vara gemensamma samt utser systemägare och systemägarombud för dessa. Kommunledningskontoret Inom kommunledningskontoret organiseras för närvarande kompetensgrupp Utveckling och hållbarhet. utvecklingschef ansvarar för kompetensgruppens verksamhet där bl.a. hantering av övergripande ITrelaterade frågor ingår. Inom kommunledningskontoret, kompetensgrupp Säkerhet, finns särskilt avdelade resurser för genomförande av insatser inom området informationssäkerhet. 1

4 Konsult & Service, LKDATA Inom nuvarande Konsult & Service affärsområde IT och kommunikation, LKDATA, organiseras bl.a. funktioner för användarstöd, service på ITarbetsplatsutrustning, telefoni, datakommunikation och drift av kommunens ITbaserade verksamhetssystem. Anställningsmyndigheterna Varje anställningsmyndighet har idag möjlighet att organisera egna operativa resurser för hantering av verksamhetsspecifika IT-frågor. Flertalet av anställningsmyndigheterna har idag särskilt avdelade resurser för detta ändamål. Operativa IT-gruppen Operativa IT-Gruppen tillsattes år 1999 av kommunstyrelsen och har till uppgift att hantera frågor som rör kommunikation, standards och uppföljning av eprogram. Operativa IT-gruppen utgör också beredningsorgan till kommunstyrelsen. I gruppen ingår representanter från samtliga anställningsmyndigheter. Möten i Operativa IT-gruppen har kontinuerligt genomförts under perioden 1999 t.o.m. början av år Webbrådet Det kommungemensamma webbrådet, utsett av kommunstyrelsen, utgör operativt beredningsorgan till strategiskt chefsforum (kommundirektörens ledningsgrupp och samtliga anställningsmyndighetschefer) och redaktionsråd för kommunens publika hemsidor. Möten med systemägarombud Sedan hösten år 2005 genomförs kontinuerliga möten med systemägarombuden för kommunens övergripande och större verksamhetsspecifika IT-stöd. Utvecklingschefen leder dessa möten. ITrelaterade frågor av övergripande karaktär avhandlas i denna konstellation. Förvaltningsmodell Linköpings kommun tillämpar för närvarande en gemensam och av kommunstyrelsen fastställd modell för förvaltning av kommunens IT-stöd. Inom ramen för tillämpningen av denna modell har en förvaltningsorganisation för respektive IT-stöd utformats och implementerats. 2

5 Arena 24 Kommundirektören beslutade att uppdra till projekt Arena 24 att formulera en handlingsplan för Linköpings kommuns arbete med 24- timmarskommunen. I enlighet med kommundirektörens beslut har handlingsplan i detta avseende upprättats och är för närvarande effektuerad i vissa delar. Styrdokument Nämndernas specifika ansvar med avseende på IT-relaterade frågor, samt kommunövergripande operativa IT-relaterade regler, riktlinjer och rekommendationer redovisas i följande styrdokument: Linköpings kommuns eprogram (anm. omarbetas för närvarande) IT-strategi för utbildningsverksamheten inom Linköpings kommun Strategi för IT-baserat geografiskt informationssystem IT-handbok för Linköpings kommun Linköpings kommuns IT-säkerhetspolicy Linköpings kommuns riktlinjer vid nyttjande av epost Linköpings kommuns etiska regler vid användning av IT Produktionens IT-strategi Verksamhetsområde Omsorgs IT-strategi 3. Syfte och uppdrag 3.1 Den IT-strategiska funktionens syfte och uppdrag Syfte o Att genom kontinuerlig omvärldsbevakning och medverkan i formella och informella nätverk identifiera för kommunens verksamhet viktiga strategiska utvecklingsområden inom det informations- och kommunikationstekniska området Uppdrag o I samverkan med verksamhetsföreträdare ansvara för samordning av Linköpings kommuns deltagande i nationella nätverk, exempelvis Sambruk o I samverkan med verksamhetsföreträdare ansvara för samordning av Linköpings kommuns deltagande i internationella nätverk, exempelvis Eurocities (Knowledge society) o I samverkan med verksamhetsföreträdare ansvara för samordning av Linköpings kommuns deltagande i IT-relaterade regionala och interkommunala nätverk o I samverkan med verksamhetsföreträdare och representanter för kommunens FoU-relaterade verksamheter såsom exempelvis Pedagogisk centrum och FoU-centrum ansvara för samordning av 3

6 o Linköpings kommuns deltagande i IT-relaterade forsknings- och utvecklingsprojekt Medverka i formella och informella IT-relaterade nätverk inom kommunkoncernen Syfte o Att genom kontinuerlig rapportering till och i dialog med politiska företrädare inom kommunen skapa förståelse och förutsättningar för genomförande av strategiska utvecklingsinsatser inom det informations- och kommunikationstekniska området Uppdrag o Som ett led i genomförandet av kommunens eprogram och som en del i det årliga budgetarbetet ansvara för utformning av förslag på årlig kommungemensam handlingsplan o Som ett led i genomförandet av kommunens eprogram och som en del i det årliga budgetarbetet medverka vid utformning av förslag på nämndspecifika handlingsplaner Syfte o Utforma kommunövergripande styrdokument på ett sådant sätt att Linköpings kommun efterlever lagstiftning inom det informations- och kommunikationstekniska området o Utforma kommunövergripande styrdokument som ligger i linje med nationella, regionala och interkommunala strategiska intentioner inom det informations- och kommunikationstekniska området Uppdrag o Med utgångspunkt från lagstiftning samt nationella, regionala och interkommunala intentioner inom det informations- och kommunikationstekniska området ansvara för utformning av kommungemensamma policies, avtal, regler och rekommendationer o Ansvara för att ge förutsättningar för att kunskap om och förståelse för fastställda kommungemensamma policies, avtal, regler och rekommendationer säkerställs inom hela den kommunala organisationen Syfte o Att genom kontinuerlig tillsyn säkerställa verksamhetens efterlevnad av fastställda styrdokument inom det informations- och kommunikationstekniska området Uppdrag o Ansvara för tillsyn vid genomförandet av kommunens eprogram inklusive årliga kommungemensamma och nämndspecifika handlingsplaner o Ansvara för enhetlig tillsyn av efterlevnad av policies, avtal, regler och rekommendationer för kommunens IT-verksamhet 4

7 o Ansvara för årlig avrapportering till kommunstyrelsen med avseende på efterlevnad av lagstiftning och fastställda styrdokument inom det informations- och kommunikationstekniska området Syfte o Att identifiera och genomföra insatser av strategisk karaktär i syfte att säkerställa ett behovsanpassat och långsiktigt effektivt nyttjande av informations- och kommunikationsteknik inom Linköpings kommun Uppdrag o Ansvara för att identifiera och genomföra insatser som säkerställer att standardisering inom IT-området sker i tillräcklig omfattning o Ansvara för säkerställande av skötsel av kommunövergripande modell för förvaltning av IT-stöd o Ansvara för samordning av beslutade koncerngemensamma insatser med avseende på IT inom den kommunala verksamheten Syfte o Att identifiera insatser som tillgodoser behovet av tillgång till ITbaserad kommunikationsteknik för boende och verksamma inom Linköpings kommun Uppdrag o Ansvara för att kontinuerligt följa utvecklingen inom området ITbaserad kommunikationsteknik o Ansvara för identifiering av behov av tillgång till IT-baserad kommunikationsteknik för boende och verksamma inom Linköpings kommun o Ansvara för att föreslå insatser som tillgodoser behovet av tillgång till IT-baserad kommunikationsteknik för boende och verksamma inom Linköpings kommun 5

8 3.2 Avgränsning Den IT-strategiska funktionen har ett övergripande strategiskt uppdrag. Detta övergripande strategiska uppdrag ska vara styrande för utformning och genomförande av insatser på verksamhetsspecifik nivå. 4. Organisation Inom kommunstyrelsens förvaltning organiseras kommundirektör, strategisk chefsgrupp inklusive kommundirektörens stab, kommunledningskontor samt kommunstyrelsens verksamhet. Den IT-strategiska funktionen organiseras i kommunledningskontorets utvecklingsfunktion och är underställd utvecklingschefen. Inom kommunstyrelsens anställningsmyndighet organiseras fyra förvaltningar enligt följande: Anställningsmyndighet kommunstyrelsen Kommunstyrelsens förvaltning Utbildning, kulturoch fritidsförvaltningen Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen Omsorg och socialförvaltningen Inom utförarstyrelsens anställningsmyndighet organiseras utförarstyrelsens förvaltning: Anställningsmyndighet utförarstyrelsen Utförarstyrelsens Utförarstyrelsens förvaltning förvaltning Den IT-strategiska funktionen har ett övergripande strategiskt uppdrag. Detta övergripande strategiska uppdrag ska vara styrande för utformning och genomförande av insatser inom de olika förvaltningarna. Ett gränssnitt finns mellan den IT-strategiska funktionen och respektive förvaltning. För säkerställande av den IT-strategiska funktionens uppdrag på förvaltningsnivå föreslås att respektive förvaltning utser. För genomförandet av den IT-strategiska funktionens uppdrag erfordras vägledning, stöd och medverkan från specifika funktioner enligt följande: Kommunstyrelsens planeringsutskott IT-leverantör säkerhetsfunktion upphandlingsfunktion 6

9 juridikfunktion Gränssnitt finns mellan den IT-strategiska funktionen och dessa funktioner. Schematiskt kan den IT-strategiska funktionen och dess funktions- och förvaltningsspecifika gränssnitt beskrivas enligt följande: Kommunstyrelsens Kommunstyrelsens planeringsutskott planeringsutskott IT-leverantör IT-leverantör Funktionsspecifika gränssnitt Förvaltningsspecifika gränssnitt Kommunstyrelsens Kommunstyrelsens förvaltning förvaltning Utbildning, Utbildning, kulturoch kulturoch fritidsförvaltning fritidsförvaltning säkerhetsfunktion säkerhetsfunktion upphandlingsfunktion upphandlingsfunktion IT-strategisk IT-strategisk funktion funktion Omsorg Omsorg och och socialförvaltning socialförvaltning Miljö- Miljöoch och samhällsbyggnadsförvaltning samhällsbyggnadsförvaltning juridikfunktion juridikfunktion Utförarförvaltning Utförarförvaltning 5. Förvaltningsspecifika gränssnitt 5.1 inom förvaltningarna Varje förvaltning föreslås utse som ges följande uppdrag för att på förvaltningsnivå säkerställa den IT-strategiska funktionens övergripande uppdrag: o o o o Ansvar för utformning av förslag på nämndspecifika handlingsplaner som ett led i genomförandet av kommunens eprogram och som en del i det årliga budgetarbetet Ansvar för utformning av förvaltningsspecifika policies, avtal, regler och rekommendationer med utgångspunkt från lagstiftning samt nationella, regionala och interkommunala intentioner inom det informations- och kommunikationstekniska området Ansvar för att kunskap om och förståelse för förvaltningsspecifika policies, avtal, regler och rekommendationer säkerställs inom förvaltningen Ansvara för enhetlig tillsyn av efterlevnad av förvaltningsspecifika policies, avtal, regler och rekommendationer 7

10 6. Funktionsspecifika gränssnitt 6.1 Kommunstyrelsens planeringsutskott Planeringsutskottet har till uppgift att leda arbetet med strategiska och långsiktiga frågor inom den kommunala verksamheten. I denna uppgift ingår att ge vägledning inför politiska beslut avseende handläggning av strategiska och långsiktiga IT-relaterade frågor. Den IT-strategiska funktionen utgör beredningsorgan till kommunstyrelsens planeringsutskott med avseende på vägledning inför politiska beslut gällande strategiska och långsiktiga IT-relaterade frågor. Utvecklingschefen är föredragande i kommunstyrelsens planeringsutskott i sådana frågor. 6.2 IT-leverantör IT-leverantör (LKDATA) tillhandahåller huvudsakligen funktioner för användarstöd, service på IT-arbetsplatsutrustning, telefoni, datakommunikation och drift av kommunens IT-baserade verksamhetssystem. Gränssnittet mellan LKDATA och den IT-strategiska funktionen kan schematiskt beskrivas på följande sätt: Kommunstyrelsens Kommunstyrelsens planeringsutskott planeringsutskott IT-strategisk IT-strategisk funktion funktion Övergripande operativa ställningstaganden Systemägarombud Systemägarombud Operativ uppföljning Beredning Teknisk spetskompetens Kommundirektörendirektörens Kommun- ledningsgrupp ledningsgrupp LKDATA LKDATA Kommunstyrelsens planeringsutskott LKDATA utgör operativt stöd till den IT-strategiska funktionen i rollen som beredningsorgan till kommunstyrelsens planeringsutskott. 8

11 Teknisk spetskompetens Tillgång till spetskompetens inom det informations- och kommunikationstekniska området utgör en grundförutsättning för att i tillräcklig omfattning kunna tillgodose verksamhetens teknikrelaterade krav. LKDATA står som garant för tillgång till denna spetskompetens. Operativ uppföljning Ett av den IT-strategiska funktionens syften är att på operativ nivå genom kontinuerlig uppföljning och tillsyn säkerställa verksamhetens efterlevnad av fastställda styrdokument inom det informations- och kommunikationstekniska området. Kontinuerlig dialog och samverkan med systemägarombud är viktiga delar i detta arbete. LKDATA har här en viktig uppgift att tillsammans med den ITstrategiska funktionen säkerställa denna dialog och samverkan. Standardisering / Övergripande operativa ställningstaganden I uppdraget för den IT-strategiska funktionen ingår bl.a. ansvar för identifiering och genomförande av insatser som säkerställer att standardisering inom ITområdet sker i tillräcklig omfattning. I de flesta fall är standardiseringsinsatserna av teknisk karaktär. Genomförandet av standardiseringsinsatser inom IT-området kräver övergripande operativa ställningstaganden. LKDATA utarbetar i samverkan med den IT-strategiska funktionen förslag på standardiseringsinsatser vilka föreläggs kommundirektörens ledningsgrupp för ställningstagande. 6.3 säkerhetsfunktion säkerhetsfunktion ger förslag på övergripande säkerhetspolicy för Linköpings kommun som fastställs av kommunstyrelsen. För genomförande av den fastställda säkerhetspolicyn utarbetar funktionen riktlinjer för säkerhet inom olika områden. IT-säkerhet och informationssäkerhet utgör två av dessa områden. IT-säkerhet Säkerhetsaspekterna med avseende på teknik inom det informations- och kommunikationstekniska området är komplexa. Detta med avseende på anskaffning, implementering och kontinuerlig drift av IT-baserade verksamhetssystem. Detsamma gäller för IT-baserade tjänster, s.k. eservice, till boende och verksamma inom en kommun. Riktlinjerna för IT-säkerhet syftar till att säkerställa erforderlig teknisk säkerhetsnivå för IT-baserade verksamhetssystem och IT-baserade tjänster riktade till boende och verksamma inom Linköpings kommun. 9

12 Informationssäkerhet I en verksamhet hanteras/behandlas information på olika sätt. Ett informationssystem kan bestå av både manuella och maskinella delar. Hantering av information kan klassificeras enligt följande: Manuell hantering Hantering med verktygsstöd o Icke elektroniska verktyg o Analoga verktyg o Digitala verktyg IT Manuell hantering kan exempelvis vara att förmedla information genom tal. Pennor, papper och anslagstavlor utgör exempel på icke elektroniska verktyg. Riktlinjer för informationssäkerhet inkluderar riktlinjer för hantering av information med stöd av digitala verktyg. säkerhetsfunktion utarbetar denna del av riktlinjerna för informationssäkerhet i dialog med den ITstrategiska funktionen. Schematisk kan gränssnittet mellan kommunens säkerhetsfunktion och den ITstrategiska funktionen beskrivas på följande sätt: I dialog med Utformar och ansvarar för tillsyn av efterlevnad Riktlinjer för IT-säkerhet Riktlinjer för IT-säkerhet säkerhetsfunktion säkerhetsfunktion Riktlinjer för informationssäkerhet de delar som avser Riktlinjer för informationssäkerhet de delar som avser hantering av information med hantering av information med stöd stöd av av digitala digitala verktyg verktyg IT-strategisk IT-strategisk funktion funktion Övergripande säkerhetspolicy Utformar och ansvarar för tillsyn av efterlevnad I dialog med Styrdokument inom det informationsoch kommunikationstekniska området Med utgångspunkt från kommunens övergripande säkerhetspolicy ansvarar kommunens säkerhetsfunktion för utformning av riktlinjer för informationssäkerhet. Dessa riktlinjer inkluderar de delar som avser hantering av information med stöd av digitala verktyg vilka utformas i dialog med den IT-strategiska funktionen 10

13 säkerhetsfunktion ansvarar för tillsyn av efterlevnad av dessa riktlinjer.. Den IT-strategiska funktionen ansvarar för utformning av riktlinjer för ITsäkerhet samt för tillsyn av efterlevnad av dessa riktlinjer. Detta arbete sker i dialog och samverkan med kommunens säkerhetsfunktion. 6.3 upphandlingsfunktion Schematisk kan gränssnittet mellan kommunens upphandlingsfunktion och den IT-strategiska funktionen beskrivas på följande sätt: Verksamhetsoch Verksamhetsoch processansvariga processansvariga IT-strategisk funktion IT-strategisk funktion LKDATA LKDATA upphandlingsfunktion upphandlingsfunktion Med utgångspunkt från Lagen om offentlig upphandling (Lou) och för kvalitetssäkring av upphandling inom Linköpings kommun utformas och fastställs kommunövergripande regler och rekommendationer. Inom detta ramverk genomförs kommunens upphandlingsprocesser. Vid upphandling inom det informations- och kommunikationstekniska området interagerar/samspelar följande aktörer: upphandlingsfunktion Verksamhets- och processansvariga IT-leverantör Kommunledningskontorets upphandlingsfunktion utgör administrativt och legalt stöd i upphandlingsprocessen. I denna uppgift ingår ansvar för upprättande av erforderliga avtal. Verksamhets- och processansvariga ansvarar, som en del av förfrågningsunderlaget, för utformning av kravspecifikationer med avseende på verksamhetsspecifika delar. 11

14 LKDATA innehar teknisk spetskompetens och säkerställer att fastställda krav inom det informations- och kommunikationstekniska området beaktas i de kravspecifikationer som utformas. Vid avvikelse från fastställda IT-relaterade krav har LKDATA rapporteringsskyldighet till den IT-strategiska funktionen som då har i uppgift att, i dialog med LKDATA och andra aktörer, hantera fortsatt avvikelsehantering. 6.4 juridikfunktion Schematisk kan gränssnittet mellan kommunledningskontorets juridikfunktion och den IT-strategiska funktionen beskrivas på följande sätt: IT-strategisk IT-strategisk funktion funktion juridikfunktion juridikfunktion Dialog vid utformning av styrdokument för säkerställande av att utformning av desamma ej sker strid med gällande lagstiftning inom området informations- och kommunikationsteknik Stöd vid tolkning av ny och befintlig lagstiftning inom området informations- och kommunikationsteknik I den IT-strategiska funktionens uppdrag ingår bl.a. ansvar för utformning av kommunövergripande styrdokument inom det informations- och kommunikationstekniska området. Detta ska bl.a. ske med beaktande av gällande lagstiftning inom området. Vid utformning av dessa kommunövergripande styrdokument ska dialog föras med kommunens juridikfunktion för säkerställande av att styrdokumenten ej strider mot gällande lagstiftning. juridikfunktion utgör också stöd till den IT-strategiska funktionen vid tolkning av ny lagstiftning inom det aktuella området. 7. Styrdokument Kommunfullmäktige fastställer evision och eprogram för Linköpings kommun. Inom ramen för eprogrammet upprättas årligen kommungemensam handlingsplan och verksamhetsspecifika handlingsplaner. Dessa samlade dokument utgör styrdokument för genomförandet av den ITstrategiska funktionens uppdrag och för genomförande av insatser inom det informations- och kommunikationstekniska området på respektive förvaltning. 12

15 8. Resursbehov Resursbehovet för genomförandet av den IT-strategiska funktionen inom kommunstyrelsens förvaltning uppskattas till en årsarbetare. 9. Förslag på finansiering Finansiering av genomförandet av den IT-strategiska funktionen föreslås ske inom ramen för kommunstyrelsens budget. 10. Plan för genomförande Under förutsättning att finansiering säkerställts föreslås att den IT-strategiska funktionen inrättas fr.o.m. årsskiftet Inom ramen för utformning av eprogrammets handlingsplaner för år 2008 föreslås att respektive förvaltning utser som en insats i förslaget till handlingsplan. 11. Förslag på hantering av nuvarande organisation inom det informations- och kommunikationstekniska området 11.1 Den operativa IT-gruppen Operativa IT-Gruppen tillsattes år 1999 av kommunstyrelsen och har till uppgift att hantera frågor som rör kommunikation, standards och uppföljning av eprogram. Operativa IT-gruppen utgör också beredningsorgan till kommunstyrelsen. Bedömningen görs att det uppdrag som den Operativa IT-gruppen för närvarande har kommer att inrymmas i det uppdrag som den IT-strategiska funktionen föreslås få. Med utgångspunkt från detta föreslås att den Operativa IT-gruppen avvecklas Det kommunövergripande webbrådet Det kommungemensamma webbrådet, utsett av kommunstyrelsen, utgör operativt beredningsorgan till strategiskt chefsforum (kommundirektörens ledningsgrupp och samtliga anställningsmyndighetschefer) och redaktionsråd för kommunens publika hemsidor. Det kommungemensamma webbrådets uppdrag innefattar delar som ej kommer att genomföras inom ramen för den IT-strategiska funktionens uppdrag. Rollen som redaktionsråd för kommunens publika hemsidor utgör ett exempel på detta. Med utgångspunkt från detta föreslås att webbrådet tillvidare kvarstår i sin nuvarande roll med sitt nuvarande uppdrag. 13

16 I takt med att kommunens publika hemsidor utvecklas i riktning mot en portal för interaktiv eservice integrerad med kommunens IT-baserade verksamhetssystem är det dock viktigt att vara observant på att beakta eventuella behov av förändring av webbrådets roll och uppdrag. 14