Statens inköpscentral Ramavtal för säkerhetsteknik

Transkript

1 Statens inköpscentral Ramavtal för säkerhetsteknik

2 Statens inköpscentral Fr.o.m. den 1 januari 2011, ansvar för upphandlingsverksamheten inom den statliga inköpssamordningen, Upphandlar och förvaltar ramavtal för statliga myndigheter avseende varor och tjänster som upphandlas ofta, i stor omfattning eller som uppgår till stora värden, Inom området IT och telekommunikation kan även kommuner och landsting ansluta sig till ramavtalen,

3 Statens inköpscentral Inköpscentralen förvaltar cirka 1100 ramavtal, Ett hundratal olika ramavtalsområden, indelade i 6 kategorier: Kontor och inredning Resor och boende Transport och tjänstefordon IT och telekom Skydd och säkerhet Övriga tjänster Inköpscentralen har ramavtal med cirka 700 leverantörer Ramavtalen omsätter cirka 11 miljarder kronor per år

4 Statens inköpscentral Avdelningschef Ylva Grahn Agering Stabsfunktion Sektionen för upphandlings- och avtalsjuridik Anna Ekberg Enheten för IT-upphandling Hans Sundström Enheten för upphandling av varor och tjänster Annika Bondesson Enheten för ramavtalsförvaltning Zofia Sola Upphandlare Projektadministratör Upphandlare Projektadministratör Förvaltning Kundstöd och administration

5 På finns information om våra ramavtal och praktisk vägledning om hur avrop genomförs. Där finns även information om avropsberättigade, pågående och planerade upphandlingar samt planerade informationsseminarier. Med hjälp av databasen kan myndigheter få svar på om de varor eller tjänster de har inköpsbehov av redan finns att avropa från ett statligt ramavtal.

6 Avropsberättigade Myndigheter under regeringen deltar med stöd av förordning om statlig inköpssamordning (se SCB:s myndighetsregister, länk på avropa.se), Myndigheter under riksdagen deltar genom fullmakt, Offentligt styrda organ, stiftelser och bolag deltar genom fullmakt, framgår av avropa.se. Kommuner och landsting deltar genom fullmakt (gäller endast IT och telekom)

7 Avropa från ramavtal Syftet med att samordna myndigheters inköp är att åstadkomma besparingar för skattebetalarna. Genom att nyttja statliga ramavtal kan myndigheter spara resurser i form av tid och bättre priser. Inte behöva göra egna upphandlingar, Fastställda priser och avtalsvillkor, Kvalitetssäkrade leverantörer, De statliga ramavtalen ska användas om inte myndigheten finner en annan form av avtal sammantaget bättre. Avsteg ska anmälas till Statens inköpscentral. Formulär för avstegsanmälan finns på

8 Ramavtal för Säkerhetsteknik Ramavtalen (regionala) trädde ikraft den 1 maj 2011, gäller i år, maximalt till Tre delområden: Säkerhetssystem, 5 regioner, 8 leverantörer totalt Konsulttjänster, rikstäckande, 3 leverantörer Brandskydd, 5 regioner, 3 leverantörer totalt Avropsrutiner Delområde 1 förnyad konkurrens (lägsta pris alt. pris och lösningsförslag), Delområde 2 fast rullande rangordning (varje leverantör tilldelas första plats 6 månader i taget), Delområde 3 fast rangordning.

9 Ramavtal för Säkerhetsteknik Rikstäckande ramavtalen för säkerhetssystem trädde ikraft dec 2011, gäller i år, maximalt till leverantörer totalt Avropsrutin - förnyad konkurrens (lägsta pris alt. pris och lösningsförslag).

10 Ramavtal för Säkerhetsteknik Säkerhetssystem, Inbrottslarm, Passerkontrollsystem, (lås kan ingå som del i entreprenad) Överfallslarm, Brandlarm (option), CCTV (option), Fjärrsupport (option), Konsulttjänster Projektering och kravställning, Besiktning och revision, Utbildning

11 Ramavtal för Säkerhetsteknik Brandskydd Brandredskap, brandposter Skyltar, utrymningsprodukter, nödbelysning, skyddsutrustning, Installation, service och reparation, brandskyddskontroll, utbildning.

12 Ramavtalsområde Säkerhetsteknik Region 1 Övre Norrland Region 2 Nedre Norrland Region 3 Öst Region 4 Väst Region 5 Syd Norrbottens län Jämtlands län Stockholms län Västra Götalands län Blekinge län Västerbottens län Västernorrlands län Uppsala län Värmlands län Skåne län Gävleborgs län Södermanlands län Hallands län Jönköpings län Dalarnas län Östergötlands län Kronobergs län Västmanlands län Kalmar län Örebro län Gotlands län Leverantörer Brandskydd, regionala avtal (fast rangordning) Cupola AB Cupola AB Cupola AB Cupola AB Cupola AB Dafo Brand AB Dafo Brand AB Dafo Brand AB Dafo Brand AB Dafo Brand AB Aptum AB Leverantörer Säkerhetssystem, regionala avtal (förnyad konkurrens) Caverion Sverige AB Caverion Sverige AB Confidence Security Sweden AB Caverion Sverige AB Caverion Sverige AB Stanley Security Sverige AB Stanley Security Sverige AB Stanley Security Sverige AB Stanley Security Sverige AB Stanley Security Sverige AB Swesafe AB Swesafe AB Swesafe AB Swesafe AB Swesafe AB Schneider Electric Sverige AB Bravida Säkerhet AB Bravida Säkerhet AB Telehantering i Stockholm AB G4S Secure Solutions AB G4S Secure Solutions AB Leverantörer Säkerhetssystem, rikstäckande avtal (förnyad konkurrens) Telehantering i Stockholm AB Bravida Säkerhet AB Stanley Security Sverige AB Schneider Electric Sverige AB Swesafe AB Leverantörer Konsulttjänster, rikstäckande avtal (rullande rangordning) leverantör / period ÅF Infrastruktur AB rank 1 rank 3 rank 2 rank 1 Team TSP AB rank 2 rank 1 rank 3 rank 2 WSP Sverige AB rank 3 rank 2 rank 1 rank 3 leverantör / period ÅF Infrastruktur AB rank 3 rank 2 rank 1 rank 3 Team TSP AB rank 1 rank 3 rank 2 rank 1 WSP Sverige AB rank 2 rank 1 rank 3 rank 2

13 Säkerhetssystem Ramavtalens giltighetstid Ramavtalen gäller i 24 månader fr.o.m. avtalstecknande, Förlängning av ramavtalen kan uppgå till högst 24 månader, Sker på initiativ av Statens inköpscentral, regleras genom tilläggsavtal, Leveransavtal kan inte ingås efter det att ramavtalsperioden har gått ut. Leveransavtalsperiod: I riksavtalen - 4 år, gäller oavsett när avtal tecknas, I regionala avtalen - max 90 dagar efter att ramavtal upphört.

14 Säkerhetssystem priser Timpriserna som offererats i upphandlingen är fasta i 1 år fr. o. m. ramavtalstecknande, utgör takpriser för avropssvar, justering en gång per år enligt index angivet i ramavtalet, Offererade priser vid avropet ligger fast ett år. Därefter får de, om part så begär, justeras en gång per år i enlighet med de index som anges i Allmänna villkor/leveransavtal,

15 Säkerhetssystem inför avrop Försök om möjligt att vara ute i god tid med ert avrop. En längre processtid ger ofta ett bättre slutresultat. Viktigt med förarbete inför ett avrop, skapa en arbetsgrupp, gör en behovsanalys, diskutera igenom t.ex. följande frågor: Vad har myndigheten för säkerhetsbehov? Vilka krav ställs på säkerheten inom myndigheten? Hur ser nuvarande anläggningar ut? Gäller behovet en eller flera regioner? Vad kan uppgraderas och vad måste ersättas med ny installation? Vilka krav har man på utbildning, garanti, service och underhåll? Finns tillräcklig kompetens inom myndigheten för att själva projektera och kravställa behovet?

16 Säkerhetssystem inför avrop I behovsanalysen beskriver ni först nuläget, dvs. status på nuvarande anläggningar. Särskilt viktigt är detta vid avrop av kompletteringar i befintliga anläggningar. Nästa steg är att beskriva ert framtida behov i samband med t.ex. nya eller utökade lokaler. Beakta eventuella förändringar som skett på er myndighet som kan ha påverkat säkerhetsbehovet alt kända kommande förändringar. Kom ihåg att ange förutsättningar som är viktiga för leverantörerna att känna till. Vid avrop av säkerhetssystem är det viktigt att som beställare vara påläst och uppdaterad, ha tillgång till nödvändig dokumentation samt avsätta resurser för att kunna bidra under projektets gång. Det dyker t.ex. ofta upp praktiska frågor som leverantören måste få svar på.

17 Säkerhetssystem avropsrutiner Förnyad konkurrensutsättning, beställare ska vid avrop vända sig till samtliga ramavtalsleverantörer, skriftlig avropsförfrågan, Beställaren ska ange vilka kriterier som kommer att ligga till grund för tilldelning av kontrakt, pris alt. pris + lösningsförslag, Beställaren ska ange skälig tidsfrist för att lämna avropssvar, Avropssvaren ska vara skriftliga, Beställaren får ta del av innehållet först när den angivna svarstiden löpt ut, Kontrakt ska tilldelas den leverantör som lämnat det bästa avropssvaret på grundval av angivna kriterier,

18 Säkerhetssystem avropsrutiner Produkter och tjänster som inte ingår i ramavtalens definition är inte möjliga att avropa med stöd av de aktuella ramavtalen, Beställaren ska ha klargjort sina behov och ha specificerat önskade produkter och tjänster samt formulerat krav på dessa på en tillräckligt specifik nivå för att möjliggöra för leverantörerna att lämna avropssvar, Avropsförfrågan kan gälla för ett enstaka avrop eller avse successiva leveranser (leveransavtal),

19 Säkerhetssystem avropsrutiner De produkter och tjänster som anges i avropsförfrågan ska vara de produkter och tjänster som köps under den period avropet gäller, Den omfattning som anges i avropet ska minst uppfyllas, såvida inte omständigheter som inte var kända vid avropet har tillkommit, En avropande myndighet kan vid behov genomföra avropet som en entreprenad, kravspecifikation enligt AF AMA, Tillkommande ska-krav på leverantören - SUA-godkänd, Tänk på att installationsmaterial (kablage, stativ, dosor, plintar etc.) ska ingå i begärda prisuppgifter så att ni inte blir debiterade för detta utöver kontraktssumman. Ni kan begära att installationsmaterial, liksom andra delkomponenter, särredovisas i avropssvaret.

20 Säkerhetssystem avropsrutiner Beställaren äger inom 2 dagar rätt att återta en avropsförfrågan som ej besvarats, annars måste nya omständigheter ha tillkommit, Beställaren har rätt att utesluta en leverantör vid ett avrop som ersätter ett p.g.a. kontraktsbrott hävt leveransavtal. Vid nästa avrop ska dock samtliga leverantörer återigen tillfrågas. Om en beställare har för avsikt att avropa fler/olika installationer utförda vid samma tidpunkt ska beställaren i avropet ha möjlighet att göra ett samlat avrop av dessa installationer.

21 Säkerhetssystem avropsrutiner Leverantören ska lämna avropssvar senast det datum som beställaren uppgett i sin avropsförfrågan. Enbart 1 avropssvar per leverantör är tillåtet för respektive avropsförfrågan. Svar på frågor ska av beställaren tillhandahållas samtliga leverantörer inom skälig tid och senast så lång tid innan sista dag för avropssvar att leverantörerna har rimlig tid att beakta svaren i sina avropssvar. Tiden för att lämna avropssvar ska vara skälig. Tag hänsyn till avropets komplexitet samt den tid som behövs för att lämna avropssvar. Tid för eventuell visning av objektet ska också inräknas. Beakta storhelger och semestertider.

22 Säkerhetssystem avropsrutiner Utvärderingsprinciper 1. Lägst pris, 100%, (vid små enkla avrop eller när det finns en mycket tydlig kravspecifikation, endast ska-krav) 2. Viktning av kriterierna A - Pris, B - Funktion/lösningsförslag (generellt beskrivet behov, systemleverantören tar fram ett förslag som utvärderas, bör-krav finns)

23 Säkerhetssystem avropsrutiner Funktion/lösningsförslag Beställaren fastställer de exakta viktningstalen, t.ex. 60% för pris och 40% för lösningsförslag (=100%), Kriteriet består av tre (3) bedömningsgrunder (a,b,c) som var och en för sig kan ge olika poäng och totalsummor, a) Ändamålsenlighet Lösningsförslagets omfattning, konstruktion och upplägg utifrån behov, b) Flexibilitet Lösningsförslagets utvecklings- och anpassningspotential, c) Användarvänlighet Lösningsförslagets hantering, enkelhet och tydlighet,

24 Säkerhetssystem avropsrutiner Tilldelningsbeslutet ska vara skriftligt dokumenterat och innehålla en motivering till det beslut som fattats. Ska kommuniceras skriftligt till samtliga leverantörer som har svarat på avropsförfrågan. Beställaren har möjlighet att frivilligt beakta en 10 (15) dagars avtalsspärr innan kontraktstecknande, anges vid underrättelse om tilldelningsbeslut.

25 Säkerhetssystem kontrakt Beställaren tecknar kontrakt med vinnande leverantör. Kontraktet består av angivna kontraktsvillkor respektive avropsblanketten. Kontraktet gäller under den tid och med de optioner på förlängning som beställaren angav i sin avropsförfrågan. Kontraktsvillkor i regionala ramavtalen: Allmänna villkor Kontraktsvillkor i rikstäckande ramavtalen: Leveransavtal Reglerar avtalsförhållandet mellan Leverantören och den avropande myndigheten (Beställaren),

26 Säkerhetssystem kontrakt Uppgifter som inte efterfrågats vid avropet, liksom en hänvisning till leverantörens egna allmänna leveransavtal, är giltiga endast om en skriftlig överenskommelse träffas särskilt angående detta. Beställaren kan vid avrop precisera eller komplettera kontraktsvillkoren.

27 Säkerhetssystem kontrakt Beställaren kan vid avropet ange hur kontraktsvillkor för utförandet av uppdraget ska användas: a) Kontraktsvillkoren används i sin helhet, b) Kontraktsvillkoren används i fastställda delar och kompletteras med något av följande standardavtal ALOS 05 AB 92 alt. AB 04 ABT 94 alt. ABT 06 ABK 96 alt. ABK 09

28 Säkerhetssystem serviceavtal Beställaren har möjlighet att i avropsförfrågan välja ett av nedanstående servicealternativ och eventuell jour samt förlängd garanti: Nivå 1 Grundservice Revisionsbesiktning, kontroll av anläggning med förebyggande underhåll, en (1) gång per år, Utskrivet protokoll med förslag om åtgärder, Utbildning vid förändringar av system, Support ( Helpdesk ) via telefon och e-post, tillgänglig under kontorsarbetstid, kl ,

29 Säkerhetssystem serviceavtal Tekniker ska vara tillgänglig under kontorsarbetstid, kl , Inställelsetid under kontorstid ska vara max fem (5) timmar, inom regionerna övre och nedre Norrland max sju (7) timmar, Nivå 2 Medelnivåservice Samma som nivå 1 och med nedanstående ändring: Inställelsetid under kontorstid ska vara max tre (3) timmar, inom regionerna övre och nedre Norrland max fem (5) timmar,

30 Säkerhetssystem serviceavtal Nivå 3 Fullservice Samma som nivå 1 och med nedanstående ändringar/tillägg: Revisionsbesiktning, kontroll av anläggning med förebyggande underhåll minst en (1) gång per år, utskrivet protokoll, fel blir åtgärdade, Alla typer av reservdelar och utbytesenheter ingår, Mjukvara uppdateras en gång per år,

31 Säkerhetssystem serviceavtal Jour (utöver vald servicenivå) Dygnet-runt-service, alla dagar på året, Inställelsetid ska vara max tre (3) timmar i regionerna Öst, Väst och Syd. I regionerna övre och nedre Norrland max 5 timmar, Timprisersättning vardagar kl helger/storhelger kl Förlängd garanti (utöver 2 år)

32 Kompletteringsköp - princip Vid avrop av nyinstallation lägg till option på kompletteringar. Vid behov av komplettering av befintlig anläggning förnyad konkurrens. Beskriv befintligt system så noggrant som möjligt. Ange att tillkommande delar måste vara fullt kompatibla med befintligt system. Om ingen ramavtalsleverantör kan leverera anmäla avsteg och genomföra egen upphandling.

33 Konsulttjänster Viktigt att anläggningen projekteras och kravställs så noga som möjligt. Kravspecifikation enligt branschstandard underlättar vid avrop och installation av själva anläggningen. Om myndigheten saknar den tekniska kompetensen rekommenderas att denna först avropas från delområde 2 Konsulttjänster inom säkerhetsteknik. Dessa konsulter är leverantörsoberoende, dvs. de har ingen koppling till leverantörerna inom delområde 1 och 3, vilket garanterar en opartiskt utförd tjänst. För besiktningstjänst är det dock lämpligt att denna genomförs av annan konsult än den som gjort själva projekteringen. Tjänsten kan avropas från ramavtalen.

34 Konsulttjänster avropsrutiner Tre kontrakterade leverantörer. Fast rullande rangordning, varje leverantör tilldelas första plats 6 månader i taget enligt fastställd rangordning, SIC ansvarar för uppdatering av Beställaren ska i första hand ställa avropsförfrågan till den leverantör som för innevarande period har första plats, Pågående uppdrag påverkas inte av ändrad rangordning, Avropsblankett finns på

35 Mer information E-post: Telefon: +46 (0) E-post: Telefon: +46 (0)