Statens inköpscentral Ramavtal för offentlig förvaltning. Sid 1

Transkript

1 Statens inköpscentral Ramavtal för offentlig förvaltning Sid 1

2 Kort om Statens inköpscentral Bildades 1 januari Drygt 50 personer på avdelningen. Statens inköpscentral förvaltar ca ramavtal inom ca 30 ramavtalsområden. Statens inköpscentral har ramavtal med ca 700 leverantörer. Under år 2013 omsatte ramavtalen ca 11 miljarder, varav IT-ramavtalen ca 7 miljarder.

3 Statens inköpscentral vårt uppdrag Vårt uppdrag är att upphandla och förvalta ramavtal för andra statliga myndigheter. Inom IT och telekom kan även kommuner och landsting ansluta sig till ramavtalen. Ramavtalen omfattar varor och tjänster som myndigheterna upphandlar ofta, i stor omfattning eller som uppgår till stora värden.

4 Organisation Avdelningschef Stabsfunktion Enheten för upphandlings- och avtalsjuridik Enheten för ITupphandling Enheten för upphandling av varor och tjänster Enheten för ramavtalsförvaltning

5 Vilka ska och kan avropa från våra ramavtal? Myndigheter under regeringen ska avropa om myndigheten inte finner att en annan form av avtal sammantaget är bättre. Eventuella avsteg från ramavtalen ska anmälas (se Kommuner och landsting får avropa från IT-ramavtalen enligt gällande förordning med instruktion för Kammarkollegiet. Fullmakt krävs. Organisationer med statlig anknytning kan ansöka om att få avropa från de statliga ramavtalen (se

6 Förstudie och upphandling Kartläggning av behov och utbud Beslut om upphandling - ja eller nej Elektronisk annonsering och anbudsgivning TendSign Input från leverantörer, myndigheter, förvaltningar, branschorg. Förstudie Upphandling Ramavtal E-sign. Öppet för alla att inkomma med synpunkter, förslag, idéer Absolut sekretess

7 Ramavtalsförvaltning Förvaltning Ramavtal med upphandlingsunderlag Förvaltningsrapport Förstudie Hantering av upphandlade ramavtal - hjälp och stöd - uppföljning - insamling av erfarenheter från användning av ramavtal

8 Välkommen att kontakta oss För frågor om specifika ramavtal, se alt. kontakta ramavtalsförvaltare. Kontakta ramavtalsservice vid frågor av allmän karaktär: , Vid övriga upphandlingsfrågor: Ett samlat upphandlingsstöd finns på Konkurrensverket.

9 Statens inköpscentral Ramavtal för bevakningstjänster Sid 9

10 Ramavtalet Löper fr.o.m t.o.m Max förlängning till Regionala ramavtal om avropet omfattar endast ett län Multiregionala ramavtal om avropet omfattar två eller flera län Totalt 9 leverantörer Förnyad konkurrensutsättning per län eller multiregionalt Avropsblankett, vägledning

11 Leverantörer Securitas Sverige AB 4U Security Services AB (G4S) Nokas Security AB (Sv Bev.tjänst) Cubsec AB Tempest Security AB Sydsec Bevakning AB Rapid Bevakning AB All-Bevakning i Uppsala AB All protection services bevakning AB

12 Tjänster Obligatoriska tjänster alla leverantörer ska kunna leverera Ronderande bevakning Stationär bevakning Ordningsvakter Larmutryckning Larmcentraltjänster Arbetsledare

13 Ronderande bevakning väktaren besöker objektet under vissa tider på dygnet för att kontrollera att objektet är i säkert skick och att inga obehöriga vistas i eller runt objektet. väktaren ska kontrollera bland annat tillträdesskydd som dörrar och fönster, tekniskt skydd som larm och övervakningsutrustning, brandrisker som elektrisk utrustning och utrymningsvägar samt behörighet som ID-kontroll på kvarvarande personal. I ronderingen kan även ingå att väktaren sköter flaggning.

14 Stationär bevakning Kontrollera in- och utpassering vid entréer till stora kontorshus/ anläggningar Ge service av olika slag till allmänheten Ta emot, vägleda och anmäla besökare (receptionstjänst) Sköta bevakning, övervakning av entrén Övervaka lokaler med hjälp av CCTV Rondering på objektet Även andra arbetsuppgifter än rena väktartjänster kan förekomma

15 Ordningsvakter Medverka till att upprätthålla allmän ordning. Allmänna sammankomster och offentliga tillställningar, Säkerhetskontroll i domstolar, där ordningsvakten bland annat har befogenhet att kroppsvisitera besökare, Vid behov av exempelvis visitering av kvinnor ska leverantören även kunna erbjuda kvinnlig personal.

16 Larmutryckning Väktare kontrollerar på plats vad som orsakat larmet och genomsöker lokalerna. Ev. skador åtgärdas, i enlighet med den instruktion och åtgärdsplan som överenskommits mellan leverantören och myndigheten. Larmberedskap ska kunna gälla alla dagar och 24 timmar om dygnet. I standardutförandet av tjänsten ingår max 5 mil körsträcka, max 60 minuters inställelsetid samt 30 minuters närvaro på objektet med antingen en (1) eller två (2) väktare. Myndigheten kan dock vid avrop ställa krav på inställelsetid och objektsnärvaro. Definitionen av inställelsetid bestäms av myndigheten vid avrop.

17 Larmcentral Mottaga larm från automatiska inbrottsoch överfallslarmanläggningar, brandlarm, driftslarm och hisslarm m.fl. enligt myndighetens önskemål Upprättande av instruktioner Avrapportering av inkomna larm ska ske löpande per dygn. Larm ska kunna mottas och förmedlas dygnet runt årets alla dagar enligt upprättade instruktioner. Svarstider för tiden innan larmmottagningsutrustningen kvitterar larmet får inte överskrida 30 sekunder.

18 Arbetsledare Ska kunna tillsättas för att vara ansvarig för myndighetens uppdrag. Ska ha tillräckligt med arbetstid att förlägga på uppdraget för att kunna tillgodose myndighetens önskemål. Följande ska arbetsledaren kunna utföra om önskemål från myndigheten finns, dock bestämmer myndigheten själv vid avropet vad som ska ingå: Ha ett tydligt mandat från leverantörens ledning att kunna ta egna beslut i driften av uppdraget även om det är kopplat till ekonomiska aspekter. Ha en stor insikt i det dagliga arbetet och ansvara för att bevakningspersonalen har rätt förutsättningar för att kunna utföra uppdraget enligt myndighetens önskemål. Även vara tillgänglig under övrig tid och vara en tydlig kontakt för att göra instruktionsändringar, lämna önskemål, ge feedback m.m. Även ansvara för att nyrekrytering av personal till uppdraget sker i enlighet med myndighetens önskemål. Inte arbetsplaneras/schemaläggas operativt i uppdraget, utan istället vara en overhead-resurs för att säkerställa leverans samt kvalitet i uppdraget.

19 Tilläggstjänster Obligatoriska tjänster i de multiregionala avtalen icke obligatoriska tjänster (tilläggstjänster) i de regionala avtalen: Skyddsvakter Bevakning av enskild person för dennes skydd Tillhandahållande av mobilt larm för både inbrottslarm och personlarm Icke obligatoriska tjänster (tilläggstjänster): Säkerhetsutbildningar Rådgivning inom skydd och bevakning Värdetransporter Mottagning och förmedling av automatiska brandlarm Leverantör kan komplettera tjänsteutbudet men ej inom ett kontrakt.

20 Ramavtalspriser Reglerade golvpriser och takpriser för ronderande bevakning stationär bevakning ordningsvakt inkl extra bevakning larmutryckning Används övriga ska-krav vid avrop gäller fortfarande golvpriser men inte takpriser, Justeras årligen av Statens inköpscentral enligt Bevakningsindex, Part har rätt att påkalla prisjustering av kontraktspriser i enlighet med den procentuella prisjustering som Statens inköpscentral gjort på golv- och takpriser, nya priser ska gälla minst tolv (12) månader, Priser för övriga tjänster offereras först vid avropet i den förnyade konkurrensutsättningen, I övrigt får inga avgifter, eller någon annan hanteringskostnad förekomma.

21 Särskilda prisvillkor Ronderande bevakning Leverantören ska endast debitera myndigheten för faktisk (uppmätt och konstaterad) rondtid enligt följande formel: Timpris dividerat med 60 och sedan multiplicerat med faktisk rondtid mätt i minuter. Leverantören ska vid avrop specificera en framkörningsavgift i kronor som utgår i samband med transport av ronderande väktare till objektet.

22 Särskilda prisvillkor Stationär bevakning Minimidebitering av stationär bevakning är 3 timmar vilket innebär att uppdrag som är 2 timmar och 59 minuter eller kortare får debiteras som 3 timmar. Vid stationär bevakning av perifera objekt har myndigheten möjlighet att specificera om reseersättning utgår eller ej, samt fastställa nivån på reseersättningen.

23 Särskilda prisvillkor Ordningsvakt Om tjänsten ronderande bevakning eller stationär bevakning utförs av ordningsvakt ökar golvpriset och takpriset för respektive tjänst med 60 SEK per timme. Larmutryckning För varje påbörjad timme på objektet utöver de 30 min som ingår, gäller takpriser för schemalagd ronderande bevakning.

24 Särskilda prisvillkor Extra bevakning Med extra (icke schemalagd) bevakning menas om en myndighet begär utökad bevakning i något av följande fall: eller 1) Med 24 timmars varsel eller kortare 2) För ett uppdrag kortare än en vecka Om en myndighet begär permanent utökad bevakning, utöver den som specificerades i avropet, så räknas det inte som extra bevakning. En permanent utökad bevakning inte får vara en väsentlig förändring gentemot vad som specificerades vid avropet.

25 Särskilda prisvillkor Ob-tillägg Leverantörerna har rätt till ersättning för Ob-tillägg enligt gällande kollektivavtal, Ob-tillägg kan maximalt uppgå till det belopp som regleras i det kollektivavtal för bevaknings- och säkerhetsföretag som gäller vid tidpunkten för tjänstens utförande, multiplicerat med 1,6. Ob-tillägg ska justeras då en nyare version av kollektivavtalet upprättas, Ob-tillägg utgår enligt följande fem kategorier: A Helgfria vardagar B Lördagar, söndagar och helgdagar utöver storhelger B1 Helgnatt C Storhelg D Annan storhelg

26 Avrop av bevakningstjänster Gör en behovsanalys Vilka kostnader hade vi för tjänsten under föregående avtalsperiod? Hur många bevakningstimmar, larmutryckningar etc.? Har objektet förändrats under det senaste året? Kommer objektet att förändras under det närmaste året? När vill vi att kontraktet ska börja gälla och hur länge? Vilka förändringar eller förbättringar vill vi göra? Vilka säkerhetskrav ställs på myndigheten? Vilken typ av bevakning behöver vi, vilka tider på dygnet och hur många väktare? Finns specifika förhållanden som leverantören måste ta hänsyn till?

27 Avropsrutiner Vilket/vilka län avser avropet? om endast ett län sker avropet från de regionala ramavtalen. om fler än ett län sker avropet från de multiregionala ramavtalen Vilka tjänster ska ingå i avropet? Behov av tilläggstjänster? Specificera önskade tjänster samt formulera krav på dessa på en tillräckligt specifik nivå för att möjliggöra för leverantörerna att lämna avropssvar. Finns övriga ska-krav? Avropsförfrågan kan avse antingen en specifik beställning eller utgöra en samlad förfrågan avseende myndighetens behov av bevakningstjänster för en längre tidsperiod. Tänk på att ange det uppskattade samlade behovet under hela kontraktstiden + eventuella optioner.

28 Kravställning Övriga ska-krav som vid avrop kan ställas på väktartjänster Utbildning inom D-HLR, brandskydd, och/eller annan för objektet relevant utbildning, även utbildning tillhandahållen av myndigheten, Kunskaper i engelska och eventuellt annat språk som specificeras vid avropet, Arbetserfarenhet (i timmar alternativt år) relaterat till det specifika uppdraget, t.ex. erfarenhet av säkerhetskontroller, Säkerhetskyddsavtal, säkerhetsprövning/registerkontroll av personal, Kompletterande utrustning, t.ex. batong, handfängsel, vapen eller hund, Extra utrustning i bevakningsfordon, t.ex. portabel defibrillator, material för enklare skyddstäckning (gäller ej stationär bevakning)

29 Kravställning Övriga ska-krav som vid avrop kan ställas på tjänsten Larmutryckning Inställelsetid kortare än 60 min, samt närvaro längre än 30 min på objektet, Kravet på inställelsetid ska vara rimligt med tanke på var objektet är beläget, trafiksituation etc. Väktarnas uppgift är inte att gripa gärningsmän utan att säkra objektet mot ytterligare skadegörelse. Definitionen av inställelsetid, (exempelvis "Från det att larmet når larmcentral tills det att väktaren är inne i objektet" respektive framme vid objektet ) bestäms av myndigheten vid avrop. Observera att på vissa orter är det obligatoriskt enligt kollektivavtal med två väktare vid utryckning under kvälls- och nattetid. Ansvarsförsäkring högre beloppsgräns per skada och år i ansvarsförsäkring, än det som framgår i Allmänna villkor

30 Tilldelningskriterier Vid avrop kan exempelvis följande kriterier för tilldelning av kontrakt användas: Pris (obligatoriskt) Referenser Tidsåtgång för uppdragets utförande Inställelsetid vid larmutryckning Presentation, beskrivning av genomförandet Återrapportering, uppföljning Miljö

31 Tilldelningskriterier Pris Tydlig beskrivning av uppdragets omfattning inkl. ev. larmsystem etc. Krav på hur leverantörerna ska lämna sina priser (timpriser, styckpriser, totalpris etc.) och för hur lång period, För alla väktartjänster inkl. extra bevakning, arbetsledare och rådgivning ska myndigheten om möjligt uppskatta antalet timmar per månad eller år för de avropade tjänsterna, Timpriser och/eller ett totalt pris per månad eller år lämnas, baserat på myndighetens beräknade antal timmar för avropade tjänster samt lämnad uppdragsbeskrivning, Var noga med att ange om Ob-tillägg ska ingå i lämnade priser eller ej, För larmcentraltjänster lämnas ett pris per månad eller år och abonnemang. Samma princip gäller för tillhandahållande av mobila larm. Fast pris för värdetransporter och utbildningar.

32 Tilldelningskriterier Referenser Möjlighet att byta ut en av referenterna till en egen om leverantören tidigare varit leverantör åt myndigheten. Tidsåtgång Utvärdering av leverantörernas angivna totala tidsåtgång för uppdragets utförande vid ronderande bevakning, dvs både framkörningstid och rondtid, Leverantören ska endast prissätta en faktisk (uppmätt och konstaterad) rondtid enligt följande formel: Timpris dividerat med 60 och sedan multiplicerat med faktisk rondtid mätt i minuter, Kunna motivera angiven tidsåtgång och på myndighetens begäran på plats kunna redogöra för hur beräkningen gått till och visa att angiven tidsåtgång är rimlig i förhållande till uppdragets omfattning.

33 Tilldelningskriterier Inställelsetid Utvärdering av angivna rycktider utöver ställt ska-krav, Ska framgå om inställelsetiden avser tiden från det att larmet når larmcentralen tills väktaren är framme vid objektet ELLER inne i objektet. Presentation Muntlig eller skriftlig presentation, beskrivning av genomförandet av uppdraget, Kan kompletteras med en intervju eller platsbesök hos leverantören, Återrapportering Möjlighet att utvärdera leverantörernas beskrivning av den återrapportering och uppföljning som erbjuds för det avropade uppdraget. Miljö Möjlighet att utvärdera leverantörernas användning av miljöbilar vid det avropade uppdraget.

34 Avropsrutin Avropsförfrågan Ifylld avropsblankett Uppdragsbeskrivning/kravspecifikation Objektsförteckning, ritningar Förnyad konkurrensutsättning Länsvis eller multiregionalt, Avvikelse från avropsordning, Skälig svarstid (komplexitet, semestertider, långhelger, visningar) Frågor och svar.

35 Avropssvar Leverantören ska alltid besvara en avropsförfrågan, om nej tack ska skälet motiveras, Får ej delta om kontrakt hävt, Endast offerera tjänster som efterfrågas och omfattas av ramavtalet, Ej tillåtet att delegera till underleverantör, Egna kontraktsvillkor inte tillåtna.

36 Utvärdering Tilldelning på grundval av de i avropsförfrågan angivna kriterierna, Myndigheten ska vara tydlig i avropsförfrågan avseende hur utvärdering, viktning av kriterier och poängsättning av avropssvar kommer att ske, Förtydligande Kommersiell sekretess Tilldelningsbeslut Frivillig avtalsspärr

37 Kontrakt Reglerar det rättsliga förhållandet mellan parterna för de avropade tjänsterna Ifylld avropsblankett (avropsförfrågan + avropssvar) Uppdragsbeskrivning Objektsförteckning Ritningar Allmänna villkor Måste avropas och tecknas inom ramavtalets giltighetstid Myndigheten anger giltighetstid Max 4 år rekommenderas

38 Kontrakt Om kontrakt tecknas för successiva leveranser kan myndigheten vid behov beställa från detta under hela kontraktets giltighetstid utan att göra ett nytt avrop inför varje beställning, Det är inte möjligt att ersätta villkoren i Allmänna villkor med andra, Allmänna villkor gäller för samtliga avrop som sker inom ramen för ramavtalet, oavsett om dessa villkor bifogas till avropet eller inte,

39 Underleverantörer Underleverantör får inte ta emot avrop, lämna avropssvar, teckna kontrakt eller fakturera kund, Leverantören har endast rätt att använda de underleverantörer som på förväg är godkända av Statens inköpscentral, Tillägg och/eller byte av underleverantör får endast ske efter skriftligt godkännande från Statens inköpscentral,

40 Uppföljning Löpande uppföljning A. Kundnöjdhetsmätningar, B. Inkomna synpunkter, C. Dialog med leverantören D. Åtgärdsplan E. Uppföljning av åtgärdsplan, tidigast efter 3 månader, F. Skriftlig varning G. Avstängning i max 6 månader, tidigast efter 1 månad, H. Förtida upphörande, efter 3 skriftliga varningar Revision av kravuppfyllnad och redovisning Åtgärdande av brister, Ev. vite, Förtida upphörande

41 Välkommen att kontakta oss För frågor om specifika ramavtalsområden, se alt. kontakta ramavtalsförvaltare, Kontakta ramavtalsservice vid frågor av allmän karaktär: , Vid övriga upphandlingsfrågor: Ett samlat upphandlingsstöd finns på Konkurrensverket.