QuickMail. Användarhandbok. för Mac OS. CE Software, Inc. P.O. Box West Des Moines Iowa USA (515)

Transkript

1 QuickMail Pro Användarhandbok för Mac OS CE Software, Inc. P.O. Box West Des Moines Iowa USA (515) Fjärde utgåvan Copyright Med ensamrätt. QuickMail Pro är ett varumärke som tillhör CE Software, Inc. Övriga namn på produkter, företag och tjänster är varumärken eller registrerade varumärken som tillhör respektive upphovsrättsinnehavare.

2 Följande gäller för samtliga licensierade programvaror från CE Software som är inkluderade i programpaketet: CE SOFTWARE LÄMNAR INTE NÅGRA GARANTIER, VARE SIG UTTRYCKTA ELLER UNDERFÖR- STÅDDA, INKLUSIVE MEN INTE BEGRÄNSAT TILL SÅDANA UNDERFÖRSTÅDDA GARANTIER SOM RÖR PRODUKTIVITET OCH PROGRAMVARANS LÄMPLIGHET FÖR ETT VISST ÄNDAMÅL. CE SOFTWARE LÄMNAR INTE NÅGRA GARANTIER OCH GÖR INGA UTFÄSTELSER VAD BETRÄF- FAR PROGRAMVARANS ANVÄNDNING ELLER RESULTATET AV DESS ANVÄNDNING I FORM AV RIKTIGHET, NOGGRANNHET, TILLFÖRLITLIGHET, AKTUALITET ELLER ANNAT. RISKTAGANDET FÖR KONSEKVENSER AV PROGRAMVARANS ANVÄNDNING ÅVILAR HELT OCH HÅLLET ANVÄN- DAREN. FRISKRIVANDE FRÅN UNDERFÖRSTÅDDA GARANTIER ÄR INTE TILLÅTET I VISSA LÄN- DER. DÄRFÖR ÄR KANSKE INTE OVANSTÅENDE VILLKOR TILLÄMPLIGA. CE SOFTWARE, DESS FÖRETAGSLEDNING, CHEFER, ANSTÄLLDA ELLER AGENTURINNEHAVARE SKA INTE I NÅGOT FALL HÅLLAS ANSVARIGA FÖR UPPKOMMEN, DIREKT ELLER INDIREKT SKADA (INKLUSIVE FÖRLORADE FÖRETAGSINTÄKTER, AVBROTT I VERKSAMHET, FÖRLUST AV FÖRETAGSINFORMATION OCH LIKNANDE) TILL FÖLJD AV ANVÄNDNING ELLER FÖRHINDER ATT ANVÄNDA PROGRAMVARAN ÄVEN OM CE SOFTWARE HAR BLIVIT INFORMERADE OM ATT RISK FÖR SÅDAN SKADA KAN FÖRELIGGA. PÅ GRUND AV ATT FRISKRIVANDE ELLER BEGRÄNS- NINGAR AV ANSVAR I SAMBAND MED DIREKT ELLER INDIREKT SKADA INTE ÄR TILLÅTET I VISSA LÄNDER ÄR DET MÖJLIGT ATT OVANSTÅENDE VILLKOR INTE ÄR TILLÄMPLIGA. CE Software s ekonomiska ansvarsåtagande för faktiska skador oavsett orsak och åtgärd (reglerad i kontrakt, avtal [inklusive försumlighet], produktansvar eller annat) begränsas till 50 dollar. Den här publikationen från CE Software har framställts elektroniskt med hjälp av Adobe FrameMaker på Apple Macintosh. Bilderna har producerats med hjälp av Adobe Photoshop. Ytterligare formgivning har utförts av Lessing-Flynn Advertising Company. Tryckt av Acme Printing Company, Inc. Apple, AppleScript och Macintosh är varumärken som tillhör Apple Computer, Inc. och är registrerade i USA och andra länder. Photoshop är ett registrerat varumärke som tillhör Adobe Systems, Inc.

3 INNEHÅLL VÄLKOMMEN TILL QUICKMAIL PRO XI Funktioner xi Om den här handboken xii Konventioner xii Symboler xii Kontakta CE Software xiii Teknisk support xiii Synpunkter och förslag xiii Synpunkter på handboken xiv Försäljning och kundservice xiv Kontaktinformation xiv Överföring av ägarskap xiv Adressändring xiv KAPITEL 1: INTRODUKTION TILL QUICKMAIL PRO Olika typer av Internet-anslutningar Logga in till QuickMail Pro Åtkomst till QuickMail Pro Ändra ditt programlösenord Konfigurera konton för flera användare på en dator Ändra ett serverlösenord Växla mellan olika fönster i QuickMail Pro Huvudfönstret Kontakthanteraren KAPITEL 2: SKICKA E-POST Använda huvudfönstret Visa hjälptexter Skapa och skicka Meddelande Schemalägga dina anslutningar Använda Quicksend Ange en meddelandeprioritet Använda kvittenser Meddelande om ogiltig adress Återkalla meddelanden Adressera meddelanden Skriva adresser Använda dialogrutan Visa adress i

4 Fördröja meddelandeleverans Ställa in kodning för meddelanden Alternativ för kodning Arbeta med adressböcker i kontakthanteraren Lägga till nya kontakter Skicka bilagor Välja en bilagefil Lägga till ljudbilagor Adressböcker Skapa en lokal adressbok Skapa en central adressbok Skapa en adresslista Skapa ett företag Redigera adressböcker Ändra uppgifter om användare i adressböcker Prenumerera på en diskussionslista Importera adresser Importera andra typer av adressfiler Exportera adresser Exportera adresser till LDIF-format Katalogtjänster LDAP-funktioner Kontrollera stavningen Välja ordlista Standardordlista Välja dialekter Använda stiliserad text Typsnitt Stilattribut Storlek Färg Standardinställningar för visning KAPITEL 3: TA EMOT E-POST Meddelandefönstret Hantera post i Inkorg Hämta post Läsa meddelanden Vidarebefordra meddelanden Svara på meddelanden Skriva ut meddelanden ii Innehåll

5 Visa Internet-brevhuvud Flytta meddelanden till Papperskorgen Spara meddelanden som text Arkivera meddelanden Effektiv meddelandehantering Markera meddelanden Hämta stora meddelanden Konfigurera centrala mappar Hantera arkivmappar Skapa en arkivmapp Söka efter text i meddelanden Ta emot bilagor Inkommande bilagor Lyssna på bilagor med ljudmeddelanden Logga ut från QuickMail Pro KAPITEL 4: INSTÄLLNINGAR Inställningspaneler Spara och återgå till tidigare panelalternativ Kategorin QuickMail Pro Panelen System Panelen Utseende Panelen Beteende Panelen Blankett Panelen Hämta & skicka Kategorin Användare Panelen Konton Identifiera dig för andra användare Panelen Signaturer Panelen Personliga vcard Kategorin Meddelande Panelen Läsa post Panelen Redigera post Panelen Kvittenser Panelen Utskrift Kategorin Avancerat Panelen Kodningsformat Panelen Kodningsval Panelen Personsökare & fax Innehåll iii

6 KAPITEL 5: ALTERNATIV FÖR SÖKNING Starta en sökning Förbättra sökresultaten Fler val Dialogrutan med sökresultat Sortera meddelanden från sökresultat KAPITEL 6: REGLER Konfigurera Regler Skapa lokala regler Skapa centrala regler Aktivera och avaktivera regler Avaktivera individuella regler Avaktivera alla lokala eller centrala regler Bearbeta meddelanden Redigera regler KAPITEL 7: VERKTYG FÖR QUICKMAIL PRO QuickMail Networker QM Pro Menu QM MailTicker Vad som krävs för att använda MailTicker Använda MailTicker Avsluta MailTicker QuickMail Pro Converter Krav Dialogrutan Converter Konvertera filer APPENDIX A: SÅ HÄR FUNGERAR QUICKMAIL PRO Internet-brevlådor Internet-adress Protokoll för överföring av e-post POP3-protokoll SMTP Säkerhet iv Innehåll

7 APPENDIX B: FELSÖKNING ORDLISTA INDEX FIGURLISTA Figur 1: Skicka och ta emot e-post via en Internet-leverantör. 2 Figur 2: Skicka och ta emot e-post via en nätverksanslutning 3 Figur 3: Programlösenord jämfört med lösenord för e-postkonton 4 Figur 4: QuickMail-inloggning 5 Figur 5: QuickMail-användarlista 5 Figur 6: Ändra programlösenord 6 Figur 7: Dialogrutan Ändra POP-lösen på server 7 Figur 8: Huvudfönstret 10 Figur 9: Kontakthanteraren 11 Figur 10: Huvudfönstret 13 Figur 11: Hjälptexter i knappfältet 14 Figur 12: Meddelandefönstret 15 Figur 13: Huvudadressbok 16 Figur 14: Ställa in intervallet för kontroll av e-post 17 Figur 15: Alternativ för meddelandeprioritet 18 Figur 16: Kvittenser 19 Figur 17: En kvittens på en begäran om att återkalla meddelande för flera mottagare 20 Figur 18: Välja kontakter från adressboken 22 Figur 19: Dialogrutan Fördröj leverans 23 Figur 20: Dialogrutan Inställningar 25 Figur 21: Dialogrutan Ändra kodningsformat 25 Figur 22: Sortera kontakter 28 Figur 23: Dialogrutan Person 30 Figur 24: Spara kontaktdata 31 Figur 25: Alternativ för kodningsformat 31 Figur 26: Alternativ för bilagor 32 Figur 27: Dialogrutan Öppna 33 Figur 28: Bilaga i meddelandeblanketten 33 Figur 29: Ljudinspelning 34 Figur 30: Ljudbilagor 34 Figur 31: Skapa en lokal adressbok 35 Innehåll v

8 Figur 32: Dialogrutan Ny lokal adressbok 35 Figur 33: Skapa en central adressbok 36 Figur 34: Dialogrutan Lägg till central adressbok 37 Figur 35: Dialogrutan Sök centrala adressböcker 37 Figur 36: Skapa en central adressbok 38 Figur 37: Dialogrutan Lägg till central adressbok 38 Figur 38: Dialogrutan med egenskaper för huvudadressbok 39 Figur 39: Dialogrutan Adresslista 40 Figur 40: Lista med medlemmar 40 Figur 41: Välja en adressbok. 41 Figur 42: Företagsdata 42 Figur 43: Välja en kontaktvy 43 Figur 44: Ändra fält för en person 44 Figur 45: Prenumerera på en diskussionslista 44 Figur 46: Dialogrutan Importeringsordning 46 Figur 47: Dialogrutan Exporteringsordning 48 Figur 48: Dialogrutan Katalogtjänster 49 Figur 49: Dialogrutan Lägg till katalogtjänst 50 Figur 50: Dialogrutan Ändra katalogtjänst 51 Figur 51: Sökalternativ för LDAP 52 Figur 52: Dialogrutan Rättstavning 53 Figur 53: Dialogrutan Dialekter 54 Figur 54: Stiliserad text 55 Figur 55: Meddelandefönstret 57 Figur 56: Snabbgranskning 59 Figur 57: Alternativ för vidarebefordran av post 60 Figur 58: Dialogrutan Besvara 61 Figur 59: Svara med citerad text 62 Figur 60: Dialogrutan Person 63 Figur 61: Fönstret Visa Internet-brevhuvud 64 Figur 62: Spara ett meddelande som text 66 Figur 63: Dialogrutan Arkivera meddelande 66 Figur 64: Knappar med funktioner för dra och släpp 67 Figur 65: Meddelandemarkeringar 68 Figur 66: Meddelandemarkeringar 70 Figur 67: Dialogrutan Ny arkivmapp 71 Figur 68: Dialogrutan Välj symbol 71 Figur 69: Dialogrutan Sök 72 vi Innehåll

9 Figur 70: Meddelande med en bilaga 73 Figur 71: Alternativ för bilagor 73 Figur 72: Inställningspaneler 78 Figur 73: Systeminställningar 79 Figur 74: Panelen Utseende 81 Figur 75: Panelen Beteende 82 Figur 76: Blankettalternativ 84 Figur 77: Hämta & skicka 85 Figur 78: Panelen Konton 86 Figur 79: Dialogrutan Ändra konto 87 Figur 80: Panelen Signaturer 89 Figur 81: Lägga till signaturer 89 Figur 82: Panelen Personliga vcard 90 Figur 83: Dialogrutan Lägg till vcard 91 Figur 84: Alternativ på panelen Läsa post 92 Figur 85: Panelen Redigera post 93 Figur 86: Panelen Kvittenser 94 Figur 87: Panelen Utskrift 95 Figur 88: Panelen Kodningsformat 97 Figur 89: Filformat - Macintosh jämfört med PC/UNIX 97 Figur 90: Dialogrutan Lägg till kodningsformat 98 Figur 91: Kodningsval 100 Figur 92: Lägg till kodningsval 100 Figur 93: Alternativ i panelen Personsökare & fax 101 Figur 94: Fönstret Sök meddelande 103 Figur 95: Söka i meddelandetext 104 Figur 96: Välja vilka mappar som ska genomsökas 105 Figur 97: Fler alternativ för sökning 106 Figur 98: Sökresultat 107 Figur 99: Fönstret Regler 109 Figur 100: Dialogrutan Regelegenskaper 110 Figur 101: Fönstret Åtgärd 111 Figur 102: Dialogrutan Regelegenskaper 116 Figur 103: Fönstret Åtgärd 117 Figur 104: Dialogrutan Regelegenskaper 123 Figur 105: Menyalternativ i QM Pro Menu 126 Figur 106: QM Pro MailTicker 127 Figur 107: Inställningar för QM Pro MailTicker 128 Innehåll vii

10 Figur 108: Dialogrutan för konvertering av filer från LAN till Pro 129 Figur 109: Dialogruta för bekräftelse 131 Figur 110: Konverteringsresultat 131 Figur 111: Delarna i en e-postadress 134 Figur 112: POP3-protokollet används 135 viii Innehåll

11 VÄLKOMMEN TILL QUICKMAIL PRO Välkommen till en värld av elektronisk post. Vi på CE Software är övertygade om att QuickMail Pro kommer att bli ett av de kommunikationsverktyg du inte kan klara dig utan. Med sitt intuitiva gränssnitt, snabbhet i användning och omfattande funktioner är QuickMail Pro det idealiska valet både i arbetet och privat. QuickMail Pro är baserat på de öppna standarder som används på Internet (POP - Post Office Protocol). Detta innebär att du kan hämta e-post från valfri plats och från vilken dator som helst. FUNKTIONER QuickMail Pro 2.0 innehåller följande funktioner och förbättringar. Användarkonton på en QuickMail Pro Server kan automatiskt göras tillgängliga för varje klient, något som underlättar systeminstallation. Centrala mappar kan användas som anslagstavla för arbetsgrupper och projektmedlemmar. Med de förbättrade sökmöjligheterna, filtreringsfunktionerna och mappstruktureringen blir det enklare att sortera post, söka efter information i lagrade meddelanden och lagra viktiga meddelanden. Användare kan ha flera identiteter, så kallade personligheter, och presentera sig enligt den arbetsuppgift eller roll som passar bäst för varje tillfälle. Med funktionerna för centrala katalogtjänster har du alltid har rätt e-postadress till hands. Information från QuickMail Pro Directory System kan enkelt och snabbt distribueras och uppdateras till QuickMail-klienterna. Med adressboksfilter kan du snabbt hitta relevant information och dölja det som är oviktigt för stunden. Med de smidiga posthanteringsverktygen och det intuitiva gränssnittet kan du hantera alla inkommande meddelanden på ett effektivt sätt. I QuickMail Pro kan du hantera flera e- postkonton i ett och samma huvudfönster. Med blanketter kan du ge dina e-postmeddelanden ett personligt utseende. Du välja mellan ett dussintal färdiga blanketter eller skapa helt egna. Med snabbgranskning visar du meddelandens innehåll samtidigt som du bläddrar, så att du snabbt kan hitta och avgöra vilka meddelanden som är viktiga. Med den flexibla bilagehanteringen får du problemfri överföring av dokument till andra e- postanvändare. Du kan skicka bilagor med ett format som stämmer med varje användares datormiljö Macintosh, Windows och UNIX. När du har angett kriterier för en användare i adressboken används korrekt filöverföringsformat automatiskt för alla meddelanden. xiii

12 OM DEN HÄR HANDBOKEN I den här handboken utgår vi från att du är bekant med Macintosh-datorer och Mac OS. Läs i den handbok som medföljde datorn om du behöver hjälp med hur du använder en Macintosh. KONVENTIONER I den här handboken används följande typsnitt och stilar för att förtydliga information: Helvetica Condensed används för menyval, knappar och textfält i dialogrutor. Exempel: Gå till menyn Arkiv. Gill Sans Bold används för inmatad text och adresser till webbsidor. Exempel: Times Italic används för betoning. Exempel: Du behöver inte starta om datorn. Kolon används för mapp- och filhierarkier. Mappsökvägar avslutas med ett kolon. Exempel: Programmet placeras i mappen <enhet>:system:ce Software:QuickMail Internet:. Filsökvägar avslutas inte med ett kolon. Exempel: Starta <enhet>:quickmail Pro:Tutorial om du vill lära dig mer om QuickMail Pro Server. Utbytbar text och värden anges mellan vinklar. Exempel: <dittföretag@domän.com>. SYMBOLER Symboler används för att fästa uppmärksamhet på de avsnitt du speciellt bör läsa i dokumentationen. Följande symboler används: Används för OBS! Används för Viktigt Används för Varning xiv Förord

13 KONTAKTA CE SOFTWARE Om du har frågor rörande QuickMail Pro som inte besvaras i den här handboken kan du kontakta CE Software. TEKNISK SUPPORT CE Software erbjuder support via Internet, per fax och per telefon. Besök vår webbsida för teknisk support på adressen om du vill ha mer information om de olika supportalternativen. KONTAKTINFORMATION Den tekniska supportavdelningens öppettider i USA är måndag t o m fredag från 8.00 till (USA Central Time). Kontaktuppgifter för teknisk support: Telefon: Fax: Webbplats: E-post: ceonline@cesoft.com INNAN DU RINGER Sök först på CE Softwares webbplats efter programuppdateringar och produktinformation på adressen NÄR DU RINGER Vi kan hjälpa dig på ett mer effektivt sätt om du har följande information tillgänglig när du talar med eller skriver till en teknisk rådgivare: Produktnamn och version (t ex QuickMail Pro Server, version 2.0) Datortyp och modell (t ex Macintosh G3) Operativsystem och version (t ex Mac OS 8.5) SYNPUNKTER OCH FÖRSLAG Vad tycker du om QuickMail Pro? Vi vill veta vad du tycker och uppmuntrar dig därför att delge oss dina synpunkter till feedback@cesoft.com så att vi kan ta ställning till dem inför kommande versioner av QuickMail Pro. Välkommen till QuickMail Pro xv

14 SYNPUNKTER PÅ HANDBOKEN Vi välkomnar även synpunkter på dokumentationen för QuickMail Pro. Skicka i så fall ett e-brev till manuals@cesoft.com med dina synpunkter och förslag. Den senaste versionen av den här handboken är tillgänglig på Internet på adressen och kan läsas med hjälp av Adobe Acrobat Reader, version 3.0 eller senare. Besök om du vill hämta en gratisversion av Acrobat Reader. FÖRSÄLJNING OCH KUNDSERVICE Vår försäljnings- och kundservicepersonal kan besvara dina frågor om priser, registrering och uppgradering av QuickMail Pro. KONTAKTINFORMATION CE Softwares kundserviceavdelning i USA är öppen måndag till fredag från 8.00 till (USA Central Time). Om du har frågor om en produkt måste du kunna uppge ditt serienummer när du ringer. Kontakta den lokala distributören om du bor utanför USA. Telefonbeställningar inom USA: Telefonbeställningar utanför USA: Fax (både inom och utanför USA): Internet: ÖVERFÖRING AV ÄGARSKAP Om du överför ägarskap av en produkt från CE Software ber vid dig skicka ett e-brev till sales@cesoft.com eller ett vanligt brev med produktens namn, serienummer, ditt namn samt den nya ägarens namn till följande adress: CE Software, Inc. Attn: Ownership Transfer P.O. Box West Des Moines, IA U.S.A. ADRESSÄNDRING Om du ändrar din adress ber vi dig att skicka ett brev med din gamla och nya adress till: CE Software, Inc. Attn: Change of Address P.O. Box West Des Moines, IA U.S.A. xvi Förord

15 KAPITEL 1: INTRODUKTION TILL QUICKMAIL PRO QuickMail Pro är ett e-postprogram som anger en ny standard för både personlig och affärsmässig kommunikation och är konstruerat för att passa dina arbetsvanor. Med hjälp av allt från den innovativa kontakthanteringen till de intuitiva och lätthanterliga meddelandefönstren blir det med QuickMail Pro enklare att organisera din elektroniska post även om du hanterar ett mycket stort antal meddelanden varje dag. Nära integration med LDAP-katalogtjänster inklusive QuickMail Pro Directory System, medför att du enkelt kan underhålla adressböcker och leta reda på kontakter på Internet. Det här kapitlet innehåller en introduktion till QuickMail Pro med beskrivningar av de viktigaste funktionerna samt en översikt över hur programmet kan anpassas för att passa dina personliga önskemål. Om du inte har installerat programmet än gör du det nu med hjälp av handboken Komma igång som medföljer programpaktetet. Om ditt e-postkonto ska vara placerat på en QuickMail Pro Server kontaktar du administratören som tillhandahåller ett första lösenord. När du har anslutit dig kan du ändra programlösenord och eventuella lösenord för andra konton som du kanske har. Mer information om den underliggande strukturen i QuickMail Pro finns i kapitlet Så här fungerar QuickMail Pro, på sidan 133. OLIKA TYPER AV INTERNET-ANSLUTNINGAR Obs! Du behöver inte en Internet-anslutning om ditt postsystem uteslutande skall användas i det lokala nätverket där en QuickMail Pro Server är installerad. QuickMail Pro-användare som är anslutna till ett nätverk där det finns en QuickMail Pro Server kan normalt överlämna det mesta av inställningar och konfiguration åt servern. Om systemadministratören har lagt upp konton och angivit lösenord så kan du konfigurera användarprogrammet automatiskt med hjälp av kontoassistenten. Du kan också installera och konfigurera programmet manuellt enligt dina egna önskemål. QuickMail Pro kan både användas som klient till en QuickMail Pro Server eller helt fristående för att hämta e-post från vilken POP3-server som helst i världen där du har ett postkonto. Vilken informationen som behövs för att konfigurera QuickMail Pro beror på vilken typ av Internetanslutning du tänker använda. Det finns två vanligt förekommande typer av förbindelser: Uppringda förbindelser. Med den här typen av förbindelser ansluter du dig till Internet med hjälp av ett modem genom att ringa ett speciellt telefonnummer till din Internet-operatör. Anslutningen är bara tillgänglig så länge samtalet pågår. Fasta förbindelser. Med den här typen av förbindelser är du alltid ansluten till Internet via det lokala nätverket eller någon annan direktanslutning. 1

16 UPPRINGDA FÖRBINDELSER Om du använder en uppringd förbindelse behöver du följande information från din Internet-leverantör: SMTP-serverns adress. POP-kontots namn. POP-kontots lösenord. POP-serverns adress. Telefonnumret till POP-servern. Serverns DNS-adress. Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) PPPanslutning PPPanslutning Avsändare Avsändarens SMTP-server Internet Mottagarens POP-server Mottagare Modemanslutning Modemanslutning Figur 1: Skicka och ta emot e-post via en Internet-leverantör. 2 Kapitel 1

17 FASTA FÖRBINDELSER Om du har en nätverksanslutning till Internet behöver du följande uppgifter: SMTP-serverns adress. POP-kontots namn. POP-kontots lösenord. POP-serverns adress. Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) TCP/IPanslutning TCP/IPanslutning Avsändarens SMTP-server Internet Mottagarens POP-server Avsändare Figur 2: Skicka och ta emot e-post via en nätverksanslutning Mottagare Obs! Vare sig du använder en uppringd eller eller direkt anslutning måste nätverksprotokollet TCP/ IP vara installerat i datorn. LOGGA IN TILL QUICKMAIL PRO QuickMail Pro är utformat så att du kan hantera flera e-postanvändare på samma dator. Samma programinstallation används av samtliga användare men varje användares e-post är dold och skyddad mot obehörig tillgång med ett lösenord. Varje gång du loggar in till QuickMail Pro blir du uppmanad att ange ett lösenord. Med det första lösenordet som anges vid programstart öppnar du ditt konto så att du kan hämta nya meddelanden och bläddra bland tidigare meddelanden. Det här lösenordet kan också användas för hämtning av meddelanden från flera andra konton så att du bara behöver komma ihåg ett lösenord. I QuickMail Pro kan du ange att de lösenord som behövs för att hämta e-post automatiskt ska fyllas i för varje konto eller så kan du ange att lösenord måste uppges manuellt för varje e-postkonto när du hämtar posten. Med andra ord kan du alltså ange att lösenorden ska vara ifyllda i förväg för varje e- postkonto. På så sätt får du snabbt tillgång till din e-post utan att upprepade gånger behöva uppge Introduktion till QuickMail Pro 3

18 lösenord. Av säkerhetsskäl bör du inte delge någon ditt primära lösenord. Vi rekommenderar också att du regelbundet byter lösenord t.ex. varje månad. Mer information om hur du byter lösenord för e-postkonton finns i avsnittet Panelen Konton, på sidan 86. När du får ett nytt kontonamn och lösenord från administratören av en QuickMail Pro Server så är lösenordet ofta en kryptisk kombination av bokstäver och siffror som har skapats automatiskt på servern. Till exempel kan det lösenord som visas i figur 3, u87t5roq från början vara både programlösenord och lösenord för ditt e-postkonto. Du kan ändra programlösenordet till något som är lättare att komma ihåg (i exemplet ordet maskros). QuickMail Pro kan konfigureras för automatisk ifyllning av lösenord för flera e-postkonton så att du kan hämta post utan att behöva ange några lösenord. Du kan också konfigurera QuickMail Pro så att inloggningsrutan inte visas över huvud taget, så att du inte behöver ange något lösenord alls. Från början används samma lösenord både som programlösenord och som inloggning till e-postservern Varje konto på e-postservern har ett eget lösenord Programlösenord: u87t5roq QuickMail e-poskonto: u87t5roq Det går att använda olika lösenord för programstart och e-postkonton. QuickMail e-poskonto: u87t5roq Programlösenord: maskros Du behöver bara ange programlösenordet, QuickMail håller reda på lösenord till e-postservern. Annat e-postkonto: darktower Figur 3: Programlösenord jämfört med lösenord för e-postkonton 4 Kapitel 1

19 ÅTKOMST TILL QUICKMAIL PRO Kontoinformationen för QuickMail Pro sparas i en användarlista lokalt på datorn. Information om vilken användare som senast loggade in sparas och används som standardalternativ vid nästa inloggning. Om du är en annan användare så klickar du på knappen Byt användare och väljer ditt namn i listan som visas. 1 Välj QuickMail Pro i Apple-menyn (a). Dialogrutan QuickMail-inloggning visas. Figur 4: QuickMail-inloggning 2 Om ditt namn inte är det som står angivet i inloggningsrutan klickar du på knappen Byt användare så att ett fönster med alla användare som tidigare har loggat in från samma dator visas. Figur 5: QuickMail-användarlista Introduktion till QuickMail Pro 5

20 3 Välj ditt namn i listan. Om det är första gången du loggar in och ditt namn inte finns i listan klickar du på Lägg till så att ditt konto aktiveras. Följ anvisningarna i kontoassistenten för hur du väljer server och automatiskt konfigurerar kontot. 4 Ange det tilldelade lösenordet i dialogrutan för inloggning. Administratören tillhandahåller i allmänhet användarlösenorden. 5 Välj alternativet Online om du är ansluten via en fast nätverksförbindelse, eller välj alternativet Offline om du vill ansluta via en uppringd förbindelse. 6 Slutför inloggningen genom att klicka på Logga in. Information om hur du kan hoppa över inloggningsdialogrutan finns i avsnittet Kategorin QuickMail Pro, på sidan 78. ÄNDRA DITT PROGRAMLÖSENORD Ditt programlösenord är från början detsamma som för ditt huvudkonto. Du kan ändra programlösenordet till något som är lättare att komma ihåg. Observera att en ändring av det här programlösenordet inte påverkar de lösenord som används för att hämta post från e-postkonton. För information om hur man ändrar lösenord på en server där du har ett e-postkonto se Ändra ett serverlösenord, på sidan 7. Så här ändrar du programlösenordet: 1 Starta QuickMail Pro. Dialogrutan för inloggning visas. 2 Klicka på knappen Lösenord i dialogrutan. Dialogrutan Ändra programlösenord visas. Figur 6: Ändra programlösenord 3 Ange ditt aktuella lösenord i rutan Nuvarande lösenord. För nya konton har det här lösenordet ofta angivits av systemadministratören. 4 Ange det lösenord som du vill använda i rutan Nytt lösenord och bekräfta det genom att skriva det en gång till i rutan Verifiera. 6 Kapitel 1

21 5 Slutför ändringen genom att klicka på Ändra. Lösenordet är giltigt nästa gång du loggar in till QuickMail Pro. KONFIGURERA KONTON FÖR FLERA ANVÄNDARE PÅ EN DATOR Om flera personer använder datorn kan du skapa flera användare på följande sätt: 1 Starta QuickMail Pro, och klicka på knappen Byt användare i dialogrutan QuickMail-inloggning. 2 Klicka på knappen Lägg till i dialogrutan QuickMail-användare. 3 Följ de anvisningar som visas i Kontoassistenten. Anvisningarna förklaras i handboken Komma igång. Om du vill kan du använda den automatiska aktiveringsfunktionen för konfigurering av kontoinformationen i QuickMail Pro. När du startar QuickMail Pro efter att ha skapat flera konton visas namnet på den användare som senast loggade in från datorn i fältet Namn. Om du är en annan användare klickar du på knappen Byt användare och väljer ditt namn i användarlistan. Förväxla inte proceduren för att konfigurera flera användare på en dator med proceduren att konfigurera ett konto med flera personligheter. I det här avsnittet beskrivs hur du konfigurerar flera användare och i avsnittet sidan 86 beskrivs hur du konfigurerar flera personligheter. ÄNDRA ETT SERVERLÖSENORD Från varje konto som du konfigurerar i QuickMail Pro kan du få åtkomst till ett e-postkonto genom att använda ett särskilt serverlösenord. I dialogrutan Ändra POP-lösen på server i QuickMail Pro kan du ändra ett kontos lösenord från vilken dator som helst där QuickMail Pro är installerat och konfigurerat för åtkomst till en POP3-server. Så här ändrar du ett lösenord: 1 Välj Ändra POP-lösen i menyn Konfigurera. Dialogrutan Ändra POP-lösen på server visas. Figur 7: Dialogrutan Ändra POP-lösen på server Introduktion till QuickMail Pro 7

22 2 Välj det kontonamn som det lösenord du vill ändra gäller för. Om du har konfigurerat flera konton måste du vara noga med att välja det konto som är konfigurerat för den server som du vill ange ett nytt lösenord för. (Du kan studera kontoinformationen som beskrivs i avsnittet Panelen Konton, på sidan 86, om du vill kontrollera de här uppgifterna). 3 Ange Nuvarande lösenord följt av Nytt lösenord. 4 Bekräfta det du skrev i textrutan Nytt lösenord genom att skriva det en gång till i textrutan Verifiera. 5 Klicka på Ändra. Status för ändringarna visas ovanför knapparna i dialogrutan Ändra POP-lösen på server. Klicka på Avbryt om du vill avbryta en pågående ändring. 6 Stäng dialogrutan när ett meddelande om att ändringen har utförts visas i statusfältet i dialogrutan Ändra POP-lösen på server. Det här lösenordet fylls i automatiskt när du loggar in till E-postkontot om du har angett det alternativet i dialogrutan Inställningar. Annars måste du fylla i lösenordet manuellt när du vill hämta meddelanden från e-postkontot. Viktigt: Ett meddelande om att lösenordet inte kunde ändras kan visas i statusfältet i dialogrutan Ändra POP-lösen på server om du har uppgett felaktig information, om Internet-leverantören har avaktiverat möjligheten att ändra serverlösenordet från anslutna datorer eller om POP3-server saknar funktioner för ändring av lösenord från anslutna datorer. VÄXLA MELLAN OLIKA FÖNSTER I QUICKMAIL PRO I QuickMail Pro används huvudsakligen två sätt att visa meddelanden och kontaktdata för ett e-postkonto. I Huvudfönstret visas meddelanden i den mapphierarki du har konfigurerat för lagring av e- post. Du kan sortera och visa meddelanden på flera olika sätt och även söka efter ett visst innehåll i meddelanden om de är lagrade i dina lokala mappar. Med Kontakthanteraren får du åtkomst till den databas där dina adressböcker är lagrade och här finns även länkar till LDAP-katalogtjänster med vars hjälp du kan söka efter en persons adress på de katalogservrar som är anslutna till tjänsten. Du kan enkelt växla mellan Huvudfönstret och Kontakthanteraren. När du anger mottagare för ett meddelande kan du växla till den aktuella adressboken via Kontakthanteraren och välja en eller flera mottagare för meddelandet. När du bläddrar genom en adressboks innehåll kan du välja en mottagare och sedan skapa ett nytt meddelande genom att klicka på en knapp. Det sätt på vilket de här olika fönstren för e-postinformation fungerar tillsammans beskrivs mer ingående längre fram i den här handboken. Här ges endast en kortfattad introduktion så att du får bekanta dig med de grundläggande funktionerna. 8 Kapitel 1

23 HUVUDFÖNSTRET Med hjälp av menyn Fönster i QuickMail Pro kan du öppna Huvudfönstret och Kontakthanteraren. När du arbetar i Huvudfönstret som visas i figur 8, kan du välja mellan flera olika sätt att visa, sortera och hantera de e-postmeddelanden du har tagit emot. Du kan snabbt öppna ett fönster för att skapa ett nytt meddelande genom att klicka på knappen Nytt i knappfältet. Vissa av knapparna i det här fältet har funktioner för dra-och-släpp-åtgärder. Du kan till exempel dra ett meddelande från den lista som visas i huvudfönstret och släppa det på knappen Arkiv. En dialogruta visas där du anger i vilken mapp du vill arkivera meddelandet. Du kan också fritt flytta meddelanden mellan de mappar som visas i huvudfönstret. Du kan till exempel dra ett meddelande från mappen Inkorg och släppa det i mappen Min arkiverade post för senare åtkomst. Innehållet i huvudfönstret kan visas eller döljas med hjälp av pilarna längs fönstrets vänstra kant. Du kan dessutom välja vilka meddelanden som ska visas med hjälp av filter genom att använda alternativen för Visa som du anger i fältet Filter. Om du till exempel vill Visa all post som innehåller ordet brandövning. De lagrade meddelandena sorteras och meddelandelistan ändras så att endast de meddelanden som innehåller det här ordet visas. Tack vare att du kan filtrera visningen av meddelanden på det här sättet blir det enkelt att sortera och identifiera specifika meddelanden även om du har hundratals lagrade meddelanden. Med knappen Kontakt kan du växla till den aktuella adressboken eller till katalogserveruppgifter. Du finns även andra sätt att växla till visning av adressboksuppgifter, bland annat kan du skapa ett meddelande och försöka skicka det utan att ange någon mottagare. QuickMail Pro är utformat för att förutse de åtgärder du tänker utföra och automatiskt visa den dialogruta eller det fönster som behövs. Introduktion till QuickMail Pro 9

24 Figur 8: Huvudfönstret KONTAKTHANTERAREN Med Kontakthanteraren visar du de adressböcker och katalogserverlistor som du använder för att välja mottagare för meddelanden och söka efter kontaktinformation. Katalogtjänstfunktionerna i QuickMail Pro utgör ett värdefullt sökverktyg med vars hjälp du kan hitta e-postadresser till företag och personer samt annan information som exempelvis telefonnummer, gatuadresser och organisationstillhörighet. Obs! Hur mycket information du kan få åtkomst till via en katalogtjänst beror på vilka uppgifter en person eller ett företag har valt att göra offentliga. De senaste valen av uppgifter för adressering av meddelanden sparas i kontakthanteraren och visas nästa gång du anger en adress. Om du till exempel har använt ett katalogsystem i QuickMail Pro för att söka efter ett namn som mottagare till ett meddelande används samma katalogsystem i kontakthanteraren nästa gång du anger namnet. På samma sätt sparas det senaste valet av adressbok och samma adressbok öppnas nästa gång du anger namnet, så som visas i figur Kapitel 1

25 Figur 9: Kontakthanteraren Med hjälp av flikarna längs adressbokens övre kant kan du snabbt växla till alfabetisk visning, sorterad efter förnamn, efternamn eller företag enligt de sorteringsalternativ du har angett nedtill i kontakthanteraren. Du kan också bestämma hur mycket information som ska visas i fönstret med hjälp av symbolerna på den nedre raden. Du kan till exempel oberoende välja att visa e-postfält, telefonnummer och företagsuppgifter genom att klicka på respektive symboler. Om du har identifierat en eller flera personer som du vill skicka ett meddelande till kan du dra namnsymbolerna till knappen Till i fönstrets övre högra hörn. Ett nytt meddelandefönster öppnas och du kan omedelbart börja skriva meddelandet. I kapitlen 2, 3 och 5 beskrivs mer ingående hur huvudfönstret och kontakthanteraren kan användas på ett interaktivt sätt När du blir mer bekant med QuickMail Pro kommer du förmodligen att konfigurera egna genvägar för hur du skapar och hanterar post. Introduktion till QuickMail Pro 11

26 12 Kapitel 1

27 KAPITEL 2: SKICKA E-POST I det här kapitlet beskrivs hur du skapar meddelanden, skapar adressböcker och grupper, skickar bilagor, kontrollerar stavningen, redigerar ordlistor och använder olika stilar i texten. ANVÄNDA HUVUDFÖNSTRET Huvudfönstret, som visas i figur 10, fungerar som QuickMail Pro s kontrollcenter. Härifrån kan du skicka, ta emot, sortera, lagra, skriva ut, läsa och skapa meddelanden. Eftersom du utför de flesta funktioner från huvudfönstret kan du anpassa det efter just dina behov. Du kan sortera och visa meddelanden på flera olika sätt med hjälp av en mapphierarki som liknar den i Mac OS Finder. Om du vill minska antalet meddelanden som visas och samtidigt organisera dem kan du filtrera de meddelanden som visas. Du kan använda filter för alla mappar där meddelanden lagras, inklusive Inkorg, Utkorg, Skickad post, arkivmappar osv. Du kan anpassa inkommande post efter dina arbetsvanor och behov. Med knapparna överst i huvudfönstret kan du snabbt och enkelt utföra flera av de funktioner som finns på programmets menyer. Inkommande meddelanden visas först i mappen Inkorg, se figur 10, där de kan hanteras på flera olika sätt. Ditt huvudsakliga POP-konto Klicka på bilden om du vill besöka webbplatsen för CE Software. Knappfältet Filteralternativ Meddelanden sorteras efter den markerade kolumnrubriken. Oläst post Läst post Utgående post Persoliga mappar Snabbgranskning Anslutningsstatus Figur 10: Huvudfönstret 13

28 VISA HJÄLPTEXTER Många knappar och symboler i QuickMail Pro har en interaktiv snabbhjälp. Om du placerar pekaren på ett objekt, t ex en knapp i knappfältet, visas en kort beskrivning av objektet i en ruta. På det här sättet får du en påminnelse om de funktioner som finns tillgängliga när du använder programmet. Du kan ställa in att hjälptexterna ska visas omedelbart eller efter en kort fördröjning i panelen Utseende under Inställningar, som beskrivet i Panelen Utseende, på sidan 81. Hjälptexter Figur 11: Hjälptexter i knappfältet SKAPA OCH SKICKA MEDDELANDE Med QuickMail Pro kan du skapa meddelanden vare sig du är uppkopplad eller inte. Du kan skicka meddelandet direkt eller fördröja det om du använder QuickMail Pro Server som postserver. Så här skapar du ett meddelande: 1 Starta QuickMail Pro från mappen, från Apple-menyn eller från QM Pro-menyn. Skriv ditt användarnamn i inloggningsfönstret som visas. Obs! Om QM Networker är igång kan du använda standardsnabbtangenterna c-ctrl-q, för att starta QuickMail Pro. Mer information om hur du ändrar kortkommandon finns i inställningarna som beskrivs i Panelen System, på sidan Välj Nytt i menyn Arkiv och välj sedan Meddelande om du vill visa ett nytt meddelandefönster. 3 Skriv mottagarens e-postadress i fältet Till (direkt nedanför fältet Avsändare). Om du klickar på symbolen Kvittens längst till höger på raden, så att en bockmarkering visas, begärs ett mottagningsbevis när meddelandet levereras eller läses, beroende på vilka inställningar du har gjort. Ett X bredvid symbolen Kvittens anger att funktionen är avaktiverad. Obs! Om mottagaren finns i en adressbok där funktionen Automatisk ifyllning är aktiverad, kan du börja skriva namnet så fyller QuickMail Pro automatiskt i fältet Till med möjliga namnträffar. 4 Skriv ett ärende för meddelandet på raden Ämne (se figur 12). 5 Skriv meddelandet i utrymmet avsett för meddelandetexten. Du kan också välja en annan blankett för meddelandet bland alternativen i listrutan Blankett. Flytta mellan fälten i blanketten genom att trycka på tabbtangenten eller använda musen. 14 Kapitel 2

29 Ange en adress i fältet Till. Om du anger flera adresser placerar du dem på varsin rad. Ändra storlek på adressfältet i meddelandefältet genom att klicka på och dra i fältets nedre kant. Klicka på knappen Person om du vill öppna adressboken och välja mottagare. Klicka på symbolen Kvittens om du vill begära en kvittens för att meddelandet har levererats eller visats. Ämnesraden Meddelandeinnehåll Figur 12: Meddelandefönstret 6 Klicka på knappen Skicka. Obs! Om du inte valde någon mottagare för meddelandet, visas automatiskt den aktuella adressboken där du kan välja mottagare. Du kan dra markerade poster från adressboken till fälten Till:, CC: och BCC:. Välj OK när du är klar. Välj knappen Fördröj om du vill skicka meddelandet vid ett senare tillfälle (den här funktionen kan bara användas med QuickMail Pro Server). Välj datum och tidpunkt i den dialogruta som visas. När du väljer knappen Skicka överförs meddelandet till de angivna mottagarna vid nästa anslutning. Du kan även visa den här dialogrutan genom att klicka på symbolen till vänster om fältet Avsändare. Skicka e-post 15

30 Figur 13: Huvudadressbok 7 Meddelandet lagras i utkorgen tills nästa planerade leverans eller tills du väljer något av de menyalternativ som skickar post under en anslutning (t ex Hämta och skicka alla konton under Hämta och skicka post i menyn Arkiv). Om du har valt att schemalägga leveransen skickas meddelandet från utkorgen vid den angivna tidpunkten (mer information finns i avsnittet Schemalägga dina anslutningar ). Obs! Tidpunkten för nästa anslutning visas vid Anslutningsstatus i huvudfönstret. SCHEMALÄGGA DINA ANSLUTNINGAR Så här schemalägger du anslutningsintervall: 1 Välj Inställningar i menyn Konfigurera. 2 Välj Konton i panelen Användare. 3 Dubbelklicka på det konto du vill redigera. 4 Visa kontoinformationen genom att klicka på knappen Ändra. Dialogrutan Ändra konto visas. 16 Kapitel 2

31 Figur 14: Ställa in intervallet för kontroll av e-post 5 Markera kryssrutan Hämta post varje... i rutan Inkommande post och skriv sedan önskat intervall (i minuter) mellan anslutningar. 6 Spara de nya värdena genom att välja OK. När meddelandena skickas till SMTP-servern lagras de även i mappen Skickad post. Obs! Om du vill skicka meddelandena omedelbart väljer du Skicka alla konton i menyn Arkiv eller trycker på uc-k. ANVÄNDA QUICKSEND Använd QuickSend när QuickMail Pro inte är igång och du snabbt behöver skicka ett e-postmeddelande. Om du till exempel arbetar i Microsoft Word och vill skicka ett meddelande till en kollega gör du så här: 1 Öppna QuickSend-blanketten genom att trycka på c-ctrl-s (eller det kortkommando du har valt). Viktigt! QM Networker måste vara igång och du måste vara inloggad i QuickMail Pro om kortkommandot för QuickSend ska fungera. 2 Skriv meddelandet och ange en mottagare. Se Adressera meddelanden, på sidan Välj Skicka. Nu levereras e-postmeddelandet omedelbart. När du har valt skicka stängs QuickSend-blanketten och Microsoft Word-dokumentet visas igen. Skicka e-post 17

32 ANGE EN MEDDELANDEPRIORITET Du kan ange prioritet för alla meddelanden som du skapar. Prioriteten består av en flagga som visas i många olika e-postprogram (inklusive QuickMail Pro). Med hjälp av den här flaggan kan meddelandets mottagare snabbt identifiera meddelanden av en viss typ, speciellt om meddelandet är brådskande. Så här anger du meddelandeprioritet: 1 Skapa ett nytt meddelande. 2 Adressera meddelandet till mottagaren. 3 Klicka på prioritetsknappen till höger om meddelandets adressfält, se figur 15 och välj sedan ett av följande tre alternativ: Hög, Normal eller Låg. Figur 15: Alternativ för meddelandeprioritet 4 Placera meddelandet i utkorgen genom att välja knappen Skicka. ANVÄNDA KVITTENSER Med alternativet Kvittens kan du begära en kvittens som mottagningsbevis. Användarens inställningar anger om kvittensen ska returneras när meddelandet levereras till mottagaren, när meddelandet öppnas av mottagaren eller både och. När du begär kvittens bör du tänka på att mottagaren kan ha valt att inte returnera kvittenser eller att mottagarens server inte svarar på kvittensbegäran. Mer information om hur du gör inställningar för kvittenser finns i avsnittet Panelen Kvittenser, på sidan 94. Om du skickar viktiga dokument över Internet kan den här funktionen vara bra att ha eftersom du kan bekräfta att meddelanden har nått rätt destinationer. Kvittenserna visas i mappen Kvittenser, se figur 16, med en indikering om leveransen lyckades eller om fel inträffade. Om du vill visa mer information om en meddelandeleverans dubbelklickar du på motsvarande kvittens. 18 Kapitel 2