Medveten kommunikation i produktutvecklingsprocessen

Transkript

1 Akademin för Innovation, Design och Teknik Medveten kommunikation i produktutvecklingsprocessen Produkt och processutveckling KPP högskolepoäng, avancerad nivå Kommunikation Civilingenjörsprogrammet Innovation och produktdesign Johannes Carlem Examinator: Rolf Lövgren

2 Innehåll 1. INLEDNING KOMMUNIKATIONSKATEGORIER... 4 INTRAPERSONELL KOMMUNIKATION... 4 INTERPERSONELL KOMMUNIKATION... 6 GRUPPKOMMUNIKATION... 7 MASSKOMMUNIKATION... 7 KOMMUNIKATIONSBARRIÄRER EGNA TANKAR OM KOMMUNIKATION... 9 ALLMÄNT OM KOMMUNIKATION... 9 KOMMUNIKATION I PRODUKTUTVECKLINGSPROCESSEN... 9 KOMMUNIKATIONSVÄGAR MINA EGNA ERFARENHETER AV KOMMUNIKATION I PRODUKTUTVECKLINGSPROCESSER Uppstart Kravspecifikationen/funktionsanalysen Idegenerering konceptval REFERENSER (12)

3 1. Inledning Jag har valt att inrikta mig på att försöka öka min medvetenhet om hur kommunikation i produktutvecklingsprocesser går till, samt hur man undviker vanliga fallgropar i gruppkommunikationen. Denna essä kommer att starta med grunderna i kommunikation för att i slutet inrikta sig mer på kommunikationen i produktutvecklingsprocessen. 3(12)

4 2. Kommunikationskategorier Man kan dela in kommunikation i fyra olika kategorier dessa är Intrapersonell kommunikation - detta är kommunikation som sker inom oss själva när vi tänker. Interpersonell - kommunikation mellan två personer Gruppkommunikation - kommunikation sker mellan gruppdeltagarna och med andra grupper. Masskommunikation - kommunikation som sker till ett stort antal personer. Intrapersonell kommunikation Definition på intrapersonell kommunikation är kommunikationen inom jaget och som jagets kommunikation med jaget, Lite enklare förklarat så är det din inre kommunikation med dig själv. I denna kommunikation som sker inom dig så finns det en jagkärna, som består av hur vi ser på oss själva och hur vi tror andra ser på oss, även vår personlighet ryms i denna kärna. Jaget och personligheten är förändlig med tiden och anpassar sig beroende på situation och förväntningar som du tror ställs på dig. Det som driver kommunikationen är behoven som kan vara av olika art, ett bra exempel är Maslows behovstrappa där har vi de kroppsliga behoven, behov av trygghet, behov av kärlek och gemenskap, behov av uppskattning och högst upp i trappen eller hierarkin har vi ett behov av att självförverkliga oss själva. Det är viktigt att man har grundbehoven uppfyllda så att man kan ta sig an toppen av trappan som innehåller självuppfyllande som är bas i produktutvecklingsarbete. 4(12)

5 Abraham Maslows behovstrappa (wikkipedia ) För att förstå världen och vad den kommunicerar, så krävs kognitiva kartor som förklarar och ger sammanhang till yttre kommunikation eller händelser. Kodning och avkodning sker kontinuerligt inom dig och blir länken mellan dig och din omvärld. Kodning är att omvandla tankar till kommunicerbara tecken och sända dessa tecken med t.ex. tal eller kroppsspråk. Avkodning är att snappa upp signaler och omvandla dessa till tankar i ditt inre. 5(12)

6 Kommunikation (maximumadvantage.com ) Interpersonell kommunikation När man kommunicerar mellan två personer så presenterar vi vår självbild, och anpassar den så att den passar sammanhanget och vår uppfattning av personen vi kommunicerar med. När kommunikation mellan två personer sker så har vi inte bara en interpersonell kommunikation utan även intrapersonell kommunikation i oss själva. Vi värderar och kategoriserar information som framkommer av den interpersonella kommunikationen. Dessa går in i varandra. Yttrekommunikationen är inte bara tal det är tonläge, kroppsspråk, kläder och avstånd. Vi försöker inte bara förstå orden i kommunikationen utan även den andres känslotillstånd och hur denne uppfattar dig personligen. Om man pratar med någon som står väldigt nära eller någon som talar väldigt högt, kan man känna sig hotad även fast budskapet som kommer av talet inte är det. Det är viktigt att tänka på vad man skickar ut för signaler när man kommunicerar med andra. Vi bildar oss ganska snabbt en uppfattning om hur en person är eller beter sig. Detta medför att vi försöker förutse hur personen kommer bete sig eller svara i olika situationer. Att snabbt bilda sig en uppfattning om en person som man nyss mött kan bli förödande för den resterande kommunikationen. Ett exempel på det kan vara att man tycker att en person är otrevlig och att man då vid nästa möte förutsätter att denne kommer vara det då med, men personen ifråga kanske bara hade en dålig dag. I detta exempel är det lätt att du bemöter honom otrevligt då du förväntar dig att han skall vara otrevlig, vilket leder till en självuppfyllande profetia 6(12)

7 Gruppkommunikation En grupp är en samling människor som beter sig på ett visst sätt och delar mål eller intressen. Gruppkommunikation skiljer sig från kommunikation mellan två personer på det sättet att här har gruppdeltagarna gemmensamma behov som grund för kommunikationen, och inte sina egna behov att ta tillvara på. Detta fungerar på gruppdeltagare som har hela sin behovsgrund lagd med trygghet och erkännande i gruppen. Det är väldigt viktigt att alla ges utrymme och erkännande i gruppen för att gruppen skall fungera optimalt. Det kan också vara behövligt att ha en bestämd hierarki i gruppen speciellt om gruppen är stor. I stora grupper kan det vara bra att ha en kommunikationsplan så man ser till att rätt information når dem berörda parterna i gruppen. Vid uppstart av en grupp så går gruppen oftast igenom dessa faser Bildandet - deltagarna försöker förstå uppgiften och vilka regler som gäller, under denna fas kan osäkerhet uppstå hos deltagarna och behovet av en ledare är stort. Uppror - i denna fas försöker alla hitta sin plats och testa gränserna på regelverket och kraven som ställts på dem. Normeringen - nu har gruppdeltagarna hittat sina platser, och normerna för hur man beter sig i gruppen är satta och sammanhållningen ökar. Sammarbete när behovsgrunderna hos individerna i gruppen är på plats så kan sammarbetet börja ta sin form. Masskommunikation Masskommunikation är en envägskommunikation där en person pratar och en samling människor lyssnar, exempel på detta är tv, reklam, radio och tidningar. Jag kommer inte skriva mer om detta då det inte är av intresse för produktutvecklingsprocessen hur masskommunikation sker. 7(12)

8 Kommunikationsbarriärer Kommunikationsbarriärer eller filter som det också kallas är något som förhindrar full förståelse för varandras kommunikation, dessa kan vara utom eller inom oss. Exempel på utomstående filter kan vara att miljön man vistas i har hög buller nivå, eller att avståndet till den man kommunicerar med är för stort så att man missar kroppsspråket. Detta är ett vanligt problem vid telekommunikation. Ett annat exempel på hur filter sätter sig i vägen för vår kommunikation är roadrage. Detta sker tack vare att man inte kan se eller höra den andre förarens ursäkt när denna bettet sig konstigt i trafiken, vilket gör att man blir väldigt arg, oftast helt i onödan. Detta sker pga. att man bildar sig en uppfattning om personen i andra bilen baserat på hans sätt att köra bil. Filter som finns inom oss kan vara lite svårare att sätta fingret på, men exempel på dessa kan vara att man har förutfattade meningar om personer från ett visst land eller personer med ett visst kön. Språkligt filter är när två personer som kommunicerar inte har samma ordförståelse. 8(12)

9 3. Egna tankar om kommunikation Allmänt om kommunikation För att minimera misskommunikation och onödiga konflikter i gruppen, tror jag det är viktigt att öka medvetenheten om hur kommunikation går till, samt vilka mekanismer som ligger till grund för hur vi uppfattar andras kommunikation. Utan kommunikation skulle utvecklingsarbetet inte vara möjligt. Det är den intrapersonella kommunikationen inom oss som lett till att vi har möjlighet att lösa uppgifter, och med hjälp av den yttre kommunikationen (interpersonell kommunikation) kan vi dela med oss av våra erfarenheter och olika lösningar på problem som vi ställts inför. När vi kommunicerar så skickar hjärnan ut signaler till kroppsdelar som kan skapa rörelser på t.ex. stämband eller armar, dessa rörelser eller ljudfrekvenser tolkas sedan av motagaren som försöker göra mening av rörelserna eller ljuden. Detta går för dem flesta per automatik och kräver ingen eftertanke, men när man ser på kommunikation på den här nivån så ökar min förståelse för att det ibland kan bli feltolkningar och felsägningar. Det kan vara bra att kontrollera att mottagaren verkligen har samma tolkning av det som sades som du själv har. Kommunikation i produktutvecklingsprocessen I PU-processer så kan en väl fungerande kommunikation vara skillnaden mellan succé och katastrof. Om man t.ex. tolkat information från beställare på ett felaktigt sätt kan det leda till att den slutgiltiga produkten inte lever upp till beställarens förväntningar. Det är viktigt att man har en pågående dialog med beställaren, då det oftast uppstår nya ställningstaganden och information under utvecklingsarbetet. Kommunikationen i en PU-process kan se väldigt olika ut beroende på antalet deltagare, har man t.ex. få deltagare så är risken för misstolkningar mindre än för grupper med många deltagare. Ett bra exempel på detta är när man lekte viskleken på dagis och informationen som skickades från början inte alls stämde överens med informationen som gått igenom 5-6 personer. Detta är ett bra exempel på hur vi tolkar ljud och rörelse olika. I större projekt är det viktigt att alla har tillgång till första hands information och inte information som har tolkats på vägen. 9(12)

10 Viskleken är en lek går ut på att ett antal personer, vanligen minst fem, står eller sitter i en ring. Personen som utses att börja hittar på en skapligt lång mening som den sedan viskar till personen bredvid. Sedan viskar de andra deltagarna i tur och ordning meddelandet ett varv i cirkeln. Meddelandet skall inte upprepas mer än en gång av varje person. När meddelandet når den sista personen i cirkeln så säger denna person meddelandet högt. Poängen ligger i att meddelandet med stor sannolikhet förvanskats när det når den sista personen i kedjan, vilket kan ge både en humoristisk och tänkvärd poäng. En mening som "Jag har en hamster som heter Bella" skulle exempelvis kunna förvanskas till "Jag har svans och getter snälla".- (wikipedia ) Kommunikationsvägar Det finns en formel som räknar ut hur många kommunikations vägar som uppstår i en grupp (n x n)-n=antalet kommunikationsvägar i gruppen. Om vi har en grupp på 5st deltagare så har vi 20 stycken kommunikationsvägar, om vi ökar antalet deltagare till 10 så får vi 90 stycken kommunikationsvägar. I stora grupper det kan blir svårt att få feedback från samtliga gruppdeltagare, det kan det vara smart att dela in sig i subgrupper och på detta sätt minska antalet kommunikationsvägar. Mina egna erfarenheter av kommunikation i produktutvecklingsprocesser Uppstart Jag har upplevt att i de projekt som jag deltagit i, så har mycket tid gått till spillo i uppstartsfasen. Folk ska hitta sina platser i gruppens hierarki, rollerna är oftast obestämda och ingen i gruppen vill ta sig an ledarrollen. Men när man väl har kommit förbi denna fas så löper arbetet på bra. I riktiga arbetslivet så tror jag att det oftast är en förutbestämd chef som sätter scenen för hur kommunikationen skall genoföras mellan gruppdeltagarna Kravspecifikationen/funktionsanalysen Ett problem jag upplevt i några av dem projekt jag deltagit i är att problemförståelsen har varit bristfällig, för vissa deltagare till och med obefintlig. När man når långt in i projektet och vissa deltagare fortfarande inte har förstått vilket problem man önskar att lösa. Jag tror att det hade varit bra att kontrollera att alla i gruppen hade samma problemförståelse för att förhindra detta. Jag har även upplevt att beställaren inte är helt säker på vad dem vill ha, vi gjorde misstaget att köra på utan kontakt med beställaren vilket resulterade i att vårt koncept inte alls stämde överens med beställarens önskemål. Det naturliga när det finns stor osäkerhet är att öka kommunikationen med beställaren. 10(12)

11 Idegenerering I denna fas kan kommunikation i vissa lägen vara av ondo, jag tror att det är bra om alla först sitter för sig själva och idegenerera för att sedan mötas i grupp och fortsätta idegenereringen, det gäller dock att alla har ett öppet sinne och inte låser sig i sina första idéer. konceptval Här är det viktigt att alla känner sig nöjda med resultatet så att man kan vara säker på att gruppen valt det koncept som har mest potential att lyckas. Viktigt här är att alla får komma till tals och att miljön i gruppen är så pass öppen att man vågar gå mot strömmen om man upplever att det är något som inte stämmer. 11(12)

12 4. Referenser Ewa Wikström(2000) Projekt och produktiv kommunikation Richard Dimbleby (1999) Kommunikation är mer än ord Barbro lennéer Axelson (2005) Arbetsgruppens psykologi David G. Myers Social Psychology 12(12)