MIN SYN PÅ GRUPPSAMMANSÄTTNING I PU PROCESSER

Transkript

1 Mälardalens högskola Akademin för innovation, design och teknik KPP306 Produkt och processutveckling 15hp VT 2008 Handledare: Rolf Lövgren och Ragnar Tengstrand. MIN SYN PÅ GRUPPSAMMANSÄTTNING I PU PROCESSER FÖRFATTARE: ROBIN JARL

2 Inledning På Innovationskonsult AB jobbar Mats Ahlstedt som projektledare med ansvar för personalfrågor. Mats har jobbat sig uppåt och blivit tillsatt chef, men han känner sig inte helt bekväm som chef, det är så mycket administrativt han måste hålla reda på. Mats är som så många andra, den typen av människa som trivs att arbeta i en kreativ och idéskapande arbetsmiljö, han älskar att spåna fram nya fräscha idéer med sin arbetsgrupp. Mats nuvarande arbetsgrupp har han plockat ihop själv, han kände att han valde rätt, alla han valt in i gruppen är som han själv. Anders Eriksson till exempel, han gillar också brainstormingmöten och andra kreativa arbetssätt som Mats infört, han tycker själv att han är en idéspruta, precis som Mats. Anders tänker ofta på att han jobbar med ett så bra gäng, alla är som vänner och de får ur sig hur mycket idéer som helst. Men ändå blir det alltid kaos i slutet av projekten, de får sällan något dokumenterat och allt är mest idéer som flyter runt, skissade på lösa blad, resultatet av för många inofficiella möten. Dessutom drar det alltid över tiden, kunderna blir irriterade och företaget förlorar ibland stora pengar på de tidsoptimistiska löften de ger. Mats vet inte vad han ska göra, han börjar märka av att de inte kan fortsätta såhär. Ännu tuffare blir det när Anders Eriksson, hans bästa vän, beslutar sig för att säga upp sig, han har fått ett jobberbjudande. Mats förstår att han menar allvar och ger sig direkt i kast med att skriva en jobbannons att sätta in i Ny Teknik. När han sitter och skriver annonsen funderar han på vilken slags person han vill plocka in i sin arbetsgrupp. Han tänker på hur Anders var och funderar på om det går att ersätta honom egentligen. Men sen går det upp för honom, att de kanske behöver nog någon som är organiserad och kan se till att de håller tiden och får ut något vettigt av alla de brainstormingtillfällen de haft. När han tänker efter kanske de också behöver någon som kan tänka lite mer realistiskt, för kunderna har flera gånger efterfrågat varit besvikna på att idéerna som arbetsgruppen kommit fram till inte går att producera. Han inser att han kanske borde satt ihop arbetsgruppen av andra människor än sina likasinnade vänner.

3 Arbetsgrupper I arbetslivet bildar man hela tiden arbetsgrupper till syfte att åstadkomma något, att vara produktiva. För att åstadkomma produktivitet i en arbetsgrupp krävs det många komponenter. Några av dessa är engagemang, vilja, kreativitet, organisation och kunskap. För att få in alla komponenter krävs då också att personerna som ingår i gruppen bidrar med allt detta. Men det är för mycket att kräva, att alla ska bidra med alla dessa komponenter. Detta leder till att gruppen måste sättas samman av en mångfald av människor för att bilda dynamiska arbetsgrupper med rätt kompetens på rätt position. Mångfalden kan fås både genom att blanda gruppmedlemmar med olika utbildningar, olika härkomst och olika starka roller. Det är denna mångfald som skapar dynamiken som gör att arbetsgruppen kan nå sitt mål, att ge resultat. Enligt Arbetsgruppens Psykologi 1 så är den psykosociala arbetsmiljön som gruppen arbetar i av yttersta vikt. Detta påverkar gruppens medlemmars arbetslivskvalitet och detta leder då direkt till att resultatet påverkas. En definition av en grupp kan hjälpa att förstå vad kärnan i det här ämnet vilar på. En grupp utgörs av människor med bestämda relationer till varandra som samverkar för att nå ett gemensamt mål, Arbetsgruppens Psykologi 1 (s.37). Att samverka kan låta enklare än vad är, att verka tillsammans är väldigt mycket svårare än att arbeta individuellt. Men nyttan av att arbeta i en grupp brukar leda till mer än de ingående medlemmarnas individuella nytta sammanlagt, man brukar säga att 1+1=3. Detta är en sak som är lätt att märkt av vid flera tillfällen när man arbetar i grupp, då man känner att gruppen är mer än alla individer som ingår i den. Men detta är oftast mest sant om gruppen är dynamisk och sammansatt av flera olika slags roller. För att gruppen ska kunna nå målet krävs ju också en planering och en struktur som gör att det är lätt att se var målet är och hur man ska ta sig dit. Genom att dela upp målet i delmål och får gruppen att arbeta med parallella aktiviteter får man en mycket effektiv organisation. Men detta kräver också att gruppen är dynamisk och det finns någon som tar rollen som ledare. Vad gäller struktur så finns det vissa saker som är viktiga för att gruppen ska uppnå bra resultat, det ena är normer och det andra är målformulering. Normer inom gruppen kan definieras på papper och kan innehålla ömsesidigt bestämda regler om att till exempel hålla tider och hur konflikthantering sköts. Normer kan också vara, inom gruppen är outtalade regler, det kan till exempel handla om hur man klär sig och hur man tilltalar varandra. Målformulering styr gruppen så att man hela tiden vet åt vilket håll man ska gå och av vilket syfte man arbetar mot målet. 1 Lennéer Axelson, Barbro, Arbetsgruppens psykologi, (9)

4 Roller För att kunna se vilka typer av människor som behövs i en grupp och för att veta vilken roll en människa är så måste man tänka ett steg längre. Varje människa kan vara alla olika typer av roller, både beroende på i vilket sammanhang personen befinner sig och beroende på vilka människor som finns omkring personen. Men alla människor har en roll som framträder starkare än andra. Man är en kameleont som byter färg beroende på bakgrund helt enkelt. Att arbeta i en grupp där alla har samma beteende som varandra och alla börjar arbeta med samma roll så går det oftast illa, precis som i exemplet i inledningen på Innovationskonsult AB. Kameleonterna i gruppen har alla samma färg, samma färg som bakgrunden. Det som behövs i en sådan grupp, är att alla kameleonter har lite olika toner så det blir en mer komplett bild med alla nyanser som finns att tillgå. De roller vi har som starkast uppkommer genom erfarenhet och medvetenhet. Ibland blir vi också påtvingade en roll på grund av ett nytt arbete eller en befordran. Enligt Management Teams 2, som handlar om Meredith Belbins teori om grupproller, så finns det nio roller som personer kan ha. Man kan ha ungefär en till tre starka roller, men alla människor kan vara alla typer av roller. Rollerna framträder när man arbetar ihop och den roll som man själv har i en grupp förändras beroende på vilka andra roller som finns i gruppen. Man kan också byta roll beroende på i vilken fas i arbetet gruppen befinner sig. De nio rollerna är; Completer finisher, Evaluator, Implementer, Co ordinator, Plant, Resource investigator, Shaper, Teamworker och Specialist. Completer finisher är den roll som har som starkaste egenskap att leverera i tid och arbetar hellre med fakta än idéer. Rollen behövs i gruppen för att kunna uppnå sina mål och ha något att visa upp som resultat. Evaluator ser helheten och kan förutspå resultat, men är ingen ledare. Rollen bör ingå i en grupp för att kunna påvisa syftet med arbetet eller att frammana en vision om vad som bör göras och är väldigt bra att ha i gruppen för att kunna fatta beslut. Implementer får saker och ting gjorda, en disciplinerad arbetsmyra. Någon gång i gruppens livstid så måste man genomföra det som ska bli resultatet. Rollen måste någon inta för att man ska komma närmare målet. Co ordinator är bra på att göra målen klara och vill gärna få genom beslut. En mycket bra projektledare som kan visualisera målet och se till att beslut fattas. Rollen är ett måste för att få någon struktur i arbetet 2 Belbin, R. Meredith, Management teams, (9)

5 Plant är rollen som är mycket kreativ och kan lösa många problem med sina idéer. För att som i fallet med till exempel produktutveckling kunna skapa något nytt, så behövs en person som har rollen att bara spruta ur sig idéer och på så sätta lösa problem som kan uppstå. Resource investigator är en roll som innebär att man kan utforska möjligheter och skapa kontakter för att dra nytta av detta i arbetet. Kontakter och andra möjligheter kan lösa många problem för en arbetsgrupp, till exempel genom att införskaffa resurser så som en investerare kan bistå med. Shaper motiverar och försöker få saker att hända. Man kan föreställa sig en person med rollen att agera kanin i ett hundrace, detta kan leda till att engagemang uppstår då man kanske inte kommer någonvart. Rollen är jättebra i en grupp där de övriga medlemmarna inte har lust att arbeta mot de mål som är uppsatta. Teamworker är den som vill att alla ska trivas och förespråkar fika, brukar också kunna lösa konflikter mellan gruppmedlemmar. Just konflikter tenderar att uppstå i dynamiska grupper, då alla vill arbeta lite på sitt sätt, här kommer rollen in och kan få alla att lugnt och behärskat föra en diskussion över en kopp kaffe. Specialist är en roll som är speciellt intagen i en grupp som expert och beter sig oftast så, denna roll behövs väldigt ofta och måste ingå som en naturlig del i gruppen. Rollen som specialist är ju oftast tillsatt, men ibland kan det vara så att man ingår i en grupp där man inte förväntat sig att man ska få använda sig av sina specialkunskaper. Alla dessa roller är väldigt intressanta och mycket viktiga att känna till. Speciellt om man har ansvar för att sätta samman en grupp. Det finns enkla tester man kan låta tilltänkta gruppmedlemmar göra för att få en bild av vilka starka roller som personen har och kan på så sätt skräddarsy sin grupp. I exemplet i inledningen med Innovationskonsult AB fanns det ett behov att känna till dessa olika roller och hur de påverkar gruppens resultat. Mats i exemplet bör inför den framtida arbetsintervjun fundera ut vilka roller han har i sin arbetsgrupp och vad som behövs för att komplettera denna. Då kanske gruppens resultat ökar och kunderna blir nöjdare. En grupp med bara likasinnade kommer sällan någonstans, det är mångfalden som gör att gruppen blir komplett och kan arbeta engagerat och kreativt med en struktur som gör att resultaten också kan redovisas i den form som det var menat. 4(9)

6 Ledarskap Så vad har ledarskap för nytta i gruppsammansättning? Jo, för att få ut de bästa möjliga rollerna att framträda i gruppen man leder, så måste man veta hur man tilldelar olika arbetsuppgifter till de olika rollerna. Man bör ju även känna till hur rollerna kan agera positivt, och negativt för gruppens resultat. Som gruppledare vill man ju allas bästa för att man vill själv leverera det bästa möjliga, därför bör man också försöka optimera gruppsammansättningen. Men det man måste tänka på är att ledaren också är en medlem i gruppen. Man måste också passa in i de roller som finns, bara för att man är ledare betyder inte det att man står utanför reglerna om gruppsammansättning och gruppdynamik, det som är viktigt att skilja på dock, är att det är en stor skillnad på en tillsatt ledare och en naturlig ledare. Det kan vara så att man är en tillsatt ledare (av en högre chef till exempel) och då bör man genast tänka sig in i gruppsammansättningen och analysera vad som kan hända om man tar sig an vissa roller. Det kan hända att man som ledare inte blir sedd som ledare om man inte som tillsatt ledare också försöker vinna en roll som naturlig ledare. Annars kan det hända att gruppen får konflikter och det kan uppstå en vi mot chefen stämning, det gäller alltså att som tillsatt ledare att också vara en i gänget. Som ledare för en grupp är det viktigt med motivation och engagemang, detta uppnås också lättast från rollen som naturlig ledare, en i gänget. Man får se till att man inte blir elitistisk och man kan också säga saker som att jag börjar tappa motivationen, nu måste vi rycka upp oss. Det är bra att ha kännedom om coachning och dess effekter på grupper. Coachning betyder ju helt enkelt att man hjälper gruppen eller människor att hjälpa sig själva. För att uppnå detta resultat gäller det att den man hjälper litar på en och förstår att man som ledare också vet hur det känns att tappa motivation eller att engagemanget börjar tryta. Inom sporten finns det många bra exempel på hur coachning kan göra att en grupp går från noll till hundra vad gäller resultat. Man kan nog med säkerhet säga att handbollsledaren Bent Bengan Johansson var mycket skicklig på denna typ av coachning. Som ny eller oerfaren ledare kanske det kan vara svårt att få gehör och driva igenom sina idéer bland såväl aktiva som andra ledare. Har du några råd om hur man kan motivera och förankra sina tankegångar i sin förening? Var ödmjuk. Man ska förankra sina beslut hos spelarna men ändå hålla sin profil. Man måste vara sig själv och ej spela en roll. Skapa överenskommelser, ge beröm, var vänlig men vik aldrig från din egen karaktär. Lär känna dig själv., Intervju 3 med Bengt Johansson, handboll/bengt Bengan Johansson.html Coachen Bengt Johansson [080419] 5(9)

7 Kommunikation Kommunikation i gruppen kan ske på flera olika sätt. Dels genom officiella möten, dels inofficiella. Det finns kommunikation som stjälper en grupp, såsom skvaller och det finns kommunikation som hjälper en grupp, såsom feedback. Alla dessa typer av kommunikationsformer förekommer i alla grupper och de är alla viktiga för en grupp att känna till. Kommunikationsformerna brukar skilja sig beroende på vad gruppen arbetar med och på vilken nivå arbetet ligger på, men i alla former av grupper så är alla dessa med. Officiella möten kan kännas trista och tradiga, men här finns det spelrum för de medlemmar i gruppen som vill arbeta med fakta och få igenom beslut. Gruppens möten protokollförs och det som sägs blir mer bindande, till exempel att man åtar sig en uppgift. Det som är negativt med de officiella mötena är att kreativitet ofta blir dämpad, man kan inte börja slänga med idéer och spinna vidare på olika lösningar. Inofficiella möten är då mer kreativa och här kan man spinna vidare på sina idéer och även få in en kommentar om vädret i helgen. De flesta grupper gillar att kommunicera på detta sätt, men om resultatet av gruppens arbete ska redovisas för en kund eller liknande så får man oftast problem vid dokumentation av arbetet. Oftast tar ingen person tag i att anteckna det som framkommer, det får vara upp till varje individuell medlem att göra. Skvaller skadar alltid grupper, detta ofog framkommer oftast vid splittringar inom gruppen. Det enda som händer med gruppen är att klyftan mellan grupperingarna ökar och det blir svårare att arbeta med varandra. En bra regel här är att endast prata om personer när de är närvarande, eller som om de vore närvarande och aldrig säga något som man inte kan säga direkt till personens ansikte. För att utvecklas inom gruppen krävs feedback. Denna kommunikation behöver inte endast komma från ledaren till individerna, utan även mellan individerna. Att som ledare också berömma eller kritisera hela gruppen kan också vara bra om man inte vill eller kan peka ut någon speciell gruppmedlem. Feedback är en av de svåraste kommunikationsformerna inom en grupp, det kan vara mycket känsligt vad som sägs som feedback, människor kan faktiskt bli sårade. Men det som är viktigt att tänka på är hur mycket det också kan lyfta en människa med lite beröm. För att lösa konflikter gäller det att vara bra på timing, att inte kanske ta upp något för tidigt och göra en höna av en fjäder. Men det gäller att inte vänta för länge, för då kanske det har legat och gnagt och blivit lite infekterat när man väl tar upp konflikten för diskussion. Vid medling 4 tar man alltid in en tredjepart i samtalet för att på ett konstruktivt sätt, detta kan vara ett alternativ när konflikten gått alldeles för långt. 4 Medling som konflikthanteringsmetod [080416] 6(9)

8 Betydelse Vad har då grupparbete och framförallt gruppdynamik för betydelse vid arbete med PU processer? Jo, människan är den viktigaste delen i PU processen, det är människor som gör jobbet. Därför gäller det att veta hur människor beter sig och hur man får ut det bästa möjliga ur en människa eller en grupp. Med kännedom om detta kan man inte bara bli en bra gruppledare utan också en bra gruppmedlem. Vid uppstart av ett PU projekt är det bra om man tillsätter eller väljer en ledare som har chans att bli gruppens naturliga ledare. Ledaren bör vara någon av rollerna Co ordinator eller Shaper. Därefter måste man som grupp lära känna varandra, om man inte redan gör det. Det är alltid bra med en projektuppstarts i en avslappnad neutral miljö, att äta gott eller bara ta en fika, här kan en bra Teamworker göra underverk, genom att få alla att känna sig bekväma. Nästa steg i processen blir att börja strukturera arbetet, här är det bra om man har någon i gruppen som har en stark roll som Evaluator eller Co ordinator som kan få gruppen att visualisera målet och klargöra vad som bör göras och varför.vid en marknadsundersökning eller analys av vilka kundkrav som finns är det guld värt att ha en i gruppen som är lite av typen Resource Investigator, som vet var man får tag på människor att intervjua eller kunder att analysera. När man ska påbörja de kreativa processerna med brainstorming så bör man ha någon i gruppen som är en Plant som kan slänga ur sig idéer utan att bli kvävd av eventuella Implementer roller som vill bekräfta realiteten i alla idéer och stoppa dessa redan på ritbordet. Vid ett konceptval är dock en Evaluator eller en Implementer bra att ha i gruppen, för att kunna på ett enkelt sätt kunna välja ut vilka idéer som är bäst lämpade att fortsätta arbeta med och vad det i slutändan kan bli för produkt. För att konstruera eller skapa en prototyp krävs ofta att man har en Specialist i gruppen, eller en person i gruppen som antar rollen och specialstuderar ämnet för att kunna bidra med specialkunskap. För att färdigställa konceptet, modellen eller produkten är det då till sist bra att ha en Completer Finisher i sin grupp, som kan förverkliga idén så att gruppens resultat kan visas upp. Det är viktigt att tänka på att varje person inte bara har en roll i ett projekt, utan 2 till 3 roller oftast. Dessa förändras med tiden, i The Mechanical Design Process 5 (s. 61), finns resultatet av en undersökning i en grupp på tre personer som arbetat i ett projekt och där de kartlagt med tiden vilka roller personerna intagit. Där visas att beroende på vilken fas man är i projektet så kommer vissa personer anta vissa roller. (Observera att titlarna på rollerna i undersökningen inte är samma är redovisat tidigare, det är olika namn på samma sak) 5 Ullman, G. David, The Mechanical Design Process 3 rd Ed, (9)

9 Avslutningsvis Mycket av detta kan kännas självklart och att det bara är att använda sig av sunt förnuft. Men när man hamnar i situationen att arbeta i en grupp glöms detta oftast bort väldigt snabbt. Detta brukar då resultera i att gruppen får problem att prestera något över huvudtaget. Min rekommendation till Mats i exemplet från inledningen är att börja med att rannsaka sig själv, lära känna sig själv som person och vilken roll man oftast har i samarbete med andra människor. Att se sig själv som en naturlig ledare och få med sig resten av gruppen är viktiga grunder i att vara en projektledare. Därefter bör han se till att se över vilka personer som han arbetar med, de kanske är bra som vänner i privata sammanhang, men inte fungerar i just den grupp där man arbetar. Annars kan han utbilda gruppen i gruppdynamik och roller, för att öka medvetenheten om vad som kan förbättras, kanske ändrar personer sina beteenden efter att medvetenheten ökats. Om han själv inte känner att kan faktiskt kan leda projektet kanske han kan söka efter någon som har dessa kvaliteter, t.ex. en som är mer strukturerat och organisatoriskt lagd, men ändå känns naturlig som ledare. Det som behövs vid deras möten, som oftast är inofficiella är någon som kan få ner idéerna på papper och med struktur och bra verktyg analysera och värdera idéerna. Att genomföra veckomöten där man bara informerar om nuläget är viktigt för att alla i gruppen ska känna att man närmar sig målet. När kunderna inte längre är nöjda är detta ett tecken på att förändring behövs. Där bör man börja med att förändra tankesättet och få alla gruppmedlemmar att förstå syftet med vad man gör och påvisa varför det inte blir de resultat som man förväntat sig. Därefter kan man påbörja omorganisationen och eventuellt ta in en ny ledare. Coachning är viktigt att lära sig som ledare så att man vet hur man ska motivera, kritisera och engagera gruppen till att prestera till sin fulla potential. Med rätt gruppsammansättning, rätt ledarskap och rätt kommunikation inom gruppen kan man öka resultaten betydligt. 8(9)

10 Referenser Lennéer Axelson, Barbro, Arbetsgruppens psykologi, 2005 Belbin, R. Meredith, Management teams, 1993 Ullman, G. David, The Mechanical Design Process 3 rd Ed, handboll/bengt Bengan Johansson.html Coachen Bengt Johansson [080414] Medling som konflikthanteringsmetod [080416] Egna erfarenheter 9(9)