Linköpings universitet genomför en förenklad upphandling av lokalvård till Carl Malmsten furniture studies i Stockholm.

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Dnr IEI (14) FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Linköpings universitet genomför en förenklad upphandling av lokalvård till Carl Malmsten furniture studies i Stockholm. Härmed inbjuds Ni att lämna anbud i enlighet med förutsättningarna i detta förfrågningsunderlag inklusive bilagor. Sista anbudsdag: Anbudets giltighet: Detta förfrågningsunderlag består av: 1. Upphandlingsföreskrifter 2. Kravspecifikation Bilagor: 1. Bilaga 1 Kommersiella villkor 2. Bilaga 2 Arbetsbeskrivning för lokalvård inkl ritningar 3. Bilaga 3 Prisbilaga 4. Bilaga 4 SKV4820 Begäran om upplysningar vid upphandling 5. Bilaga 5 Blankett Uppgifter om anbudsgivaren och Sanningsförsäkran 6. Bilaga 6 Fliksystem för anbudet

2 2 (14) 1. UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 1.1 Inledning bakgrund Linköpings universitet (LiU), Institutionen för ekonomisk och industriell utveckling (IEI), Carl Malmsten furniture studies, nedan kallat LiU/IEI, inbjuder samtliga intresserade att lämna anbud på upphandling av lokalvård till universitetets lokaler på Larsbergsvägen 8, Lidingö, Stockholm. Linköpings universitet (LiU) har ca anställda, ca forskarstuderande och ca studenter inom grundutbildning samt en ekonomisk omslutning på ca 2,5 mdr kr. Utbildning och forskning bedrivs inom Tekniska högskolan, Filosofiska fakulteten, Hälsouniversitetet och området för Utbildningsvetenskap. Merparten av verksamheten är koncentrerad till Linköping, men det finns också verksamhet i Norrköping. Viss utbildning finns dessutom i Vadstena och Stockholm. 1.2 Omfattning Upphandlingen omfattar regelmässig lokalvård. 1.3 Avtalstid Avtalet skall gälla från avtalets behöriga undertecknande från båda parters sida, dock tidigast och två (2) år framåt, dvs t o m med möjlighet för universitetet att förlänga ett (1) + ett (1) år. 1.4 Upphandlande enhet Linköpings universitet Institutionen för ekonomisk och industriell utveckling Carl Malmsten furniture studies Linköping Kontaktperson: Namn: Maria Leijonhielm Tel: E-post: maria.leijonhielm@liu.se Administrativa frågor besvaras av: Namn Aneth Andersson Tel: E-post: aneth.andersson@liu.se 1.5 Upphandlingsform Denna upphandling är en förenklad upphandling enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling

3 3 (14) 1.6 Förfrågningsunderlag Detta förfrågningsunderlag består av: Upphandlingsföreskrifter (denna skrift) Kommersiella villkor (bilaga 1) Arbetsbeskrivning inkl ritningar (bilaga 2) Prisbilaga (bilaga 3) SKV4820 Begäran om upplysningar vid upphandling (bilaga 4) Blankett Uppgifter om anbudsgivaren och Sanningsförsäkran (bilaga 5) Fliksystem för anbudet (bilaga 6) Anbudsgivaren är själv skyldig att kontrollera att denne erhållit fullständigt material. 1.7 Frågor avseende förfrågningsunderlaget Om anbudsgivare önskar att förfrågningsunderlaget i något avseende skall förtydligas eller kompletteras eller har frågor om innehållet skall sådan begäran ställas skriftligen via e-post till Aneth.Andersson@liu.se. Frågor ställda efter kommer ej att besvaras. Eventuella förtydliganden/kompletteringar av förfrågningsunderlaget kommer att presenteras på Anbudsgivaren är själv skyldig att hålla sig uppdaterad om information om förtydliganden/kompletteringar. 1.8 Formella krav på anbudet Disposition av anbudet Anbudsgivaren skall insända komplett ifyllt underlag. Anbudet skall följa förfrågningsunderlagets struktur och dokumenten skall sorteras enligt angivet fliksystem (bilaga 7) i en anbudspärm. Observera att ofullständiga uppgifter kan medföra att anbudet inte tas upp till prövning. Alternativa anbud accepteras inte Anbudets form och giltighet Anbud skall vara undertecknat av behörig företrädare för företaget, se bilaga 5 (Uppgifter om anbudsgivaren och Sanningsförsäkran). Observera att den leverantör som är anbudsgivare i upphandlingen också måste vara LiU/IEI:s motpart (och således behörig att underteckna avtalet) i ett eventuellt kommande avtalsförhållande. vara inkommet till Linköpings universitet på nedan angiven adress senast i slutet kuvert/paket som skall vara tydligt märkt med Anbud Dnr IEI Anbudsgivare svarar för att anbud kommer in i rätt tid. Observera att för sent inkomna anbud inte tas upp till prövning. Anbud via e-post, telegram eller fax accepteras inte.

4 4 (14) vara bindande till och med , vilket skriftligen ska bekräftas i bilaga 5 (Uppgifter om anbudsgivaren och Sanningsförsäkran). Vid eventuell överprövning skall anbudets giltighetstid med automatik förlängas sex (6) månader. vara skrivet på svenska. inges i ett (1) original och två (2) kopior, tydligt markerade på framsidan med original respektive kopia Anbudsinlämnande Anbud sänds till nedanstående postadress alternativt lämnas personligen eller genom bud. Postadress: Besöksadress: Linköpings universitet Linköpings universitet IEI Registrator, Hus Origo (Öppettider: mån-fre ) Registrator Aneth Andersson Linköping Linköping Det finns en brevlåda vid ingången till hus Origo men denna har begränsad kapacitet att ta emot anbud. Inkastet är smalt och är för litet för t ex en pärm. En bekräftelse om att anbud mottagits kommer att skickas per e-post till anbudsgivare i samband med anbudets öppnande. 1.9 Upphandlingsprocessen Innan utvärderingsprocessen påbörjas kontrolleras att de formella kraven i avsnitt 1.8 är uppfyllda. Anbud som inte uppfyller dessa krav kan komma att uteslutas från utvärderingsprocessen. Därefter kommer utvärdering att ske i två steg. Det första steget är leverantörskvalificering och det andra är utvärdering Leverantörskvalificering I detta steg kontrolleras anbudsgivarens juridiska och ekonomiska ställning. Juridisk ställning Skattekontroll Anbudsgivaren skall intyga att han/hon är fri från restförda skulder för skatter och sociala avgifter. Anbudsgivaren skall därför se till att själv fylla i blanketten SKV 4820 Begäran/Svar Offentliga uppgifter (bilaga 4). Blanketten sänds sedan för ytterligare ifyllnad till Skatteverket. Komplett ifylld blankett skall bifogas tillsammans med anbudet till Linköpings universitet. Blanketten får inte vara äldre än tre (3) månader räknat från anbudstidens utgång. För utländska anbudsgivare ställs motsvarande krav och sådan anbudsgivare skall till sitt anbud bifoga intyg från behörig myndighet i det land där denne är etablerad som utvisar att anbudsgivaren där betalt förskrivna skatter och avgifter. Intyget skall vara skrivet på eller översatt till svenska.

5 5 (14) Vid upphandlingar samarbetar Linköpings universitet med Skatteverket. Detta innebär att Skatteverket lämnar information till Linköpings universitet om leverantörers skattestatus. Detta gäller även underleverantörer. Registreringsbevis Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga kopia på aktuellt registreringsbevis utfärdat av behörig myndighet. Av beviset ska framgå vem som är firmatecknare för företaget. Motsvarande krav ställs på utländsk anbudsgivare. Uppgifter om anbudsgivaren och Sanningsförsäkran Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga korrekt ifylld blankett Uppgifter om anbudsgivaren och Sanningsförsäkran, bilaga 5. Försäkring Anbudsgivaren skall ha följande: sedvanlig ansvarsförsäkring till ett värde av minst 1 miljon kronor kombinerad företagsförsäkring för sin egendom Kopior av försäkringsbrev skall på begäran kunna uppvisas för Linköpings universitet. Ekonomisk och finansiell ställning Anbudsgivaren skall ha en stabil ekonomisk bas. Kreditupplysning kommer att tas hos Upplysningscentralen, UC ( vid samma tidpunkt för samtliga anbudsgivare. Företaget skall ha en riskklass motsvarande minst 3 (på en skala från 1-5 där 5 motsvarar lägst risk och 1 högst risk). Vid lägre klassning eller om riskklass saknas skall anbudsgivaren ändå anses uppfylla kravet om han/hon lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att företaget innehar motsvarande stabilitet Utvärdering Utvärderingen består av kvalificering av anbud och anbudsgivare, prövning mot skallkrav och bedömning av krav Formella krav enligt upphandlingsföreskrifter Först kontrolleras att de formella kraven på anbudet enligt upphandlingsföreskrifterna i p. 1.8 ovan är uppfyllda. Om något av de ställda kraven ej uppfylls, upplysningar saknas eller är felaktiga kan anbudet komma att uteslutas från vidare bedömning Kvalificering av anbudsgivare Nästa steg är kvalificering av anbudsgivare. I detta steg kontrolleras om de krav som ställs på anbudsgivaren under p. 1.9 är uppfyllda. Om något av de ställda kraven ej uppfylls, upplysningar saknas eller är felaktiga kan anbudet komma att uteslutas från vidare bedömning.

6 6 (14) Prövning av anbud mot skallkrav Nästa steg är prövningen av anbud mot skallkrav. I detta steg kontrolleras att samtliga skallkrav som anges i kravspecifikationen är accepterade av leverantören. Om anbudsgivaren inte accepterar samtliga skallkrav kommer anbudsgivaren att uteslutas från vidare utvärdering Prövning av anbud mot bedömningskrav/börkrav Anbud från de leverantörer som accepterat samtliga skallkrav kommer därefter att bedömas mot bakgrund av hur väl de uppfyller de så kallade bedömningskraven, börkraven, vilket angivits i kravspecifikationen. Dessa krav avser bedömningen av kvalitet. Bedömningen går till så att anbudsgivarens svar kommer att poängsättas i förhållande till hur väl det tillgodoser det efterfrågade. Poängskalan anges vid varje bedömningskrav och innebär att man kan få minst 0 p och max 2 eller 3 beroende på frågans karaktär. 0 p motsvarar betyget underkänt, 1 p motsvarar godkänt, 2 p väl godkänt och 3 p mycket väl godkänt. Poängen kommer sedan att summeras (max 24 p). Därefter normeras anbudet enligt följande modell: erhållen poängsumma/maximalt möjlig poängsumma x 25 och viktas enligt p nedan Totalpris för uppdraget Bedömningen av totalpris för uppdraget går till så att lägst summa enligt beskrivningen i bilaga 2 får 25 poäng. Övriga anbud poängsätts enligt modellen: lägst pris/offererat pris multiplicerat med 25. Poängen kommer sedan att viktas enligt modellen nedan Viktning I upphandlingen kommer det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet att antas. Vid bedömningen av vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga kommer hänsyn att tas till följande faktorer: totalpris för uppdraget enligt prisbilaga samt kvalitet (utförande, personal, miljö). Procentsatsen anger hur mycket vikt som kommer att läggas vid respektive kriterium i samband med utvärderingen. Anbudsgivare som efter viktning har högst poängsumma erhåller uppdraget. Utvärderingskriterier Viktning Pris 60% Kvalitet 40% Kriterierna kommer att ge poäng enligt den bedömning som framgår av förklaringarna nedan. För samtliga kriterier utgör den sammanlagda poängsumman grund för det slutliga betyget för kriteriet Beslut Beslut i ärendet kommer att meddelas samtliga anbudsgivare skriftligen innan avtal tecknas med antagen leverantör. Avtal anses slutet först i samband med tecknande av själva upphandlingskontraktet.

7 7 (14) 1.11 Offentlighet/Sekretess i upphandlingsärenden Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt sekretesslagen (1980:100) till dess upphandlingen offentliggjorts, avtal slutits eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som behöver informationen för att kunna fullgöra uppdrag med anledning av upphandlingen. Nämnda uppgifter kan omfattas av sekretess även efter nämnda tidpunkt. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter erfordras att uppgifterna avser affärs- eller driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. Om anbudsgivaren anser att de uppgifter anbudsgivaren lämnat i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren skriftligen inkomma med önskemål om kommersiell sekretess. Sådant önskemål skall innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera dock att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl. Observera dessutom att ett sådant önskemål inte innebär att LiU garanterar sekretess. Sekretessbedömningen görs av myndigheten vid varje enskilt tillfälle då någon begär att ta del av uppgifterna och ett eventuellt sekretessbeslut kan dessutom bli föremål för prövning i domstol.

8 8 (14) 2. KRAVSPECIFIKATION Nedan följer de krav som LiU ställer i denna upphandling. Kraven är formulerade som skallkrav eller bedömningskrav. Alla skall-krav måste vara uppfyllda för att anbudet skall komma att utvärderas. Anbudsgivare ombeds fylla i nedanstående kryssrutor, samt att ange beskrivning där sådan efterfrågas. Detta dokument skall sedan infogas i anbudspärm enligt angivet fliksystem under flik 1. Observera att ej ifylld ruta tolkas som ett nej-svar. 2.1 Skall-krav De kommersiella villkoren i bilaga 1, skall accepteras i sin helhet Genomförandeplan Leverantören skall redogöra för en preliminär plan av hur uppdraget skall genomföras Utrustning Leverantören skall själv hålla med erforderlig utrustning, maskiner och förbrukningsmateriel för uppdragets genomförande. Leverantören skall även utföra underhåll, service och reparation av egen utrustning och maskiner Frekvens Frekvensen på lokalvården och själva utförandet av lokalvården skall vara i enlighet med Arbetsbeskrivning för lokalvård (bilaga 2). Leverantören skall, utan kostnad för universitetet, på eget initiativ eller på begäran från universitetet, kunna göra omdisponering av befintlig tid så att lokalvården anpassas till verkligt behov Kvalitetsplan Leverantören skall se till att lokalvårdskvaliteten säkras. Leverantören skall redovisa kvalitetssystem och/eller kvalitetsplan för uppdraget samt för sin verksamhet.

9 9 (14) Störningar Lokalvården skall utföras så att störningar för verksamheten i möjligaste mån minimeras Extra lokalvård Extra lokalvård på befintlig yta utöver det i upphandlingsunderlaget angivna skall kunna beställas. Detta skall ske skriftligen av universitetet utsedda personer för att vara giltigt. Denna extra lokalvård debiteras med timpris som skall anges i bilaga 3. Har skriftlig beställning ej skett och arbetet ändå utförts skall kostnaderna för detta anses ingå i avtalssummen Policy Leverantörens lokalvårdsarbete skall präglas av: ett öppet arbetsklimat med plats för dialog respekt för de regler som gäller på universitetets arbetsplats att lokalvårdspersonalen förstår sin uppgift och har nödvändiga befogenheter att var och en utefter befogenheter tar eget ansvar och initiativ, visar servicekänsla, arbetar självständigt och flexibelt samt kan se och bedöma behov av olika insatser hänsyn, samarbetsvilja och respekt för såväl universitetet som de egna medarbetarna. Förtal och kränkande särbehandling får ej förekomma inom ramen för uppdraget Kontaktpersoner Leverantören skall gentemot universitetet utse en eller flera ansvariga kontaktpersoner som skall vara ansvariga för redovisning och uppföljning av uppdraget. Denna eller dessa kontaktpersoner skall delta i regelbundna avstämningsmöten med universitetets kontaktpersoner Bemanning och utbildning Den personal som leverantören använder för uppdraget skall ha genomgått utbildning som fastslagits av branschens parter eller liknande och vara väl förtrogna med lokalvårdsmetoder och lokalvårdsredskap.

10 10 (14) Utförande Leverantören skall fortlöpande informera lokalvårdspersonalen om aktuell arbetsbeskrivning för lokalvård (bilaga 2) samt kontrollera att den efterföljs Samarbete Leverantören skall utan oskäligt dröjsmål kunna ersätta personal som universitetet anser sakna erforderlig kompetens eller med vilken universitetet anser sig ha samarbetssvårigheter Instruktioner All personal för uppdraget skall kunna tala, läsa och förstå instruktioner på svenska Arbetsmiljöföreskrifter Leverantören skall följa de arbetsmiljöföreskrifter som Arbetsmiljölagen föreskriver och i övrigt följa gällande lagstiftning tillämplig på uppdragets utförande Miljöhänsyn Leverantören skall målmedvetet verka för att verksamheten och uppdraget bedrivs på bästa miljöanpassade sätt med hänsyn till lokaler, arbetsmiljö, utrustning, kemisk tekniska produkter, materiel och ekonomi Avfallshantering Leverantören skall delta i universitetets arbete med källsortering samt bortforsling av avfall (bilaga 2). Anvisningarna kan komma att förändras marginellt under avtalsperioden. Leverantören skall i så fall, utan extra ersättning, kunna göra mindre justeringar av avfallshanteringen. Leverantören skall även kunna vara till hands för information och kunskapsspridning avseende källsortering till universitetet personal.

11 11 (14) Allergiminimering Leverantören skall verka för att minimera problemen för personer vid universitetet med olika former av allergi Dagligen Lokalvård skall om ej annat överenskommes utföras kl må-fr. Lokalvård i kategorin Undervisningslokaler skall i regel vara utförd före kl må-fr. Universitetet förbehåller sig rätten att ändra rutiner vad gäller arbetstider som föreskrivits Icke terminstid Under icke terminstid skall lokalvård som enligt arbetsbeskrivning för lokalvård (bilaga 2) sker oftare än en gång per vecka, endast ska ske en gång per vecka eller vid behov. Den tid som därmed frigörs skall användas för grundligare rengöring/storstädning Storstädning och grundlig golvvård Storstädning och grundlig golvvård skall ske minst en gång per år på icke terminstid, i första hand under sommaren. Plan för arbetet skall presenteras för universitetet en gång per år, minst två månader före arbetets påbörjande Tillgänglighet Arbetsledning eller kontaktperson hos leverantören skall alltid vara anträffbar/a/ per telefon dagtid kl och skall kunna beordra omedelbara akuta insatser av sin personal om universitetet så kräver Beställning av hygienartiklar I uppdraget ingår att, enligt anvisningar från universitetet, för universitetets räkning beställa hygienartiklar (t ex tvål, toalettpapper och pappershanddukar) hos anvisad leverantör, kontrollera leveranser samt utföra kontroll vid fakturering Nycklar, passerkort och larm Förvaring av nycklar/passerkort skall ske på ett sådant sätt att de inte kommer i orätta händer, inte lånas ut till obehöriga och inte kopieras. Leverantören skall ansvara för att den egna

12 12 (14) personalen fått information om vad som gäller avseende nycklar, passerkort och larm. Nycklar skall när personal ej tjänstgör förvaras i säkerhetsskåp som bekostas av leverantören. Vid handhavandefel av larmsystemet debiteras leverantören de kostnader som uppstått. Leverantören skall omgående till universitetets kontaktperson anmäla förlust av nyckel och/eller passerkort. Leverantören svarar för samtliga kostnader som uppkommer till följd av förlust av nyckel och passerkort Pris Totalpriset skall anges i bilaga 3 och skall beräknas utifrån tolv städmånader/år och baseras på de ytor som anges i bilagan. Priserna skall anges exkl moms. Priset skall vara fast under det första avtalsåret. För vidare information se p 13 i Kommersiella villkor. I anbudspriset skall kostnaderna för leverantörens förbrukningsmateriel för uppdragets utförande ingå (se dock p ovan om hygienartiklar).

13 13 (14) 2.2 Bedömningskrav Kvalitet (totalt 24 p) Genomförandeplan (max 8 p) Sätts in under flik 2 i anbudspärm Leverantören skall redogöra för en preliminär plan av hur uppdraget skall genomföras. Universitetet kommer att bedöma redovisningen av genomförandeplanen (max 8 p). Av genomförandeplanen skall minst följande faktorer framgå: uppdragets inledningsfas (0-2p) tänkt organisation för genomförande av uppdraget (0-2p) antal personer som ingår i lokalvårdsgruppen för uppdraget (0-2p) personalledning (0-2p) Kvalitetsplan (max 8 p) Sätts in under flik 3 i anbudspärm Leverantören skall redovisa kvalitetssystem och/eller kvalitetsplan för uppdraget samt för sin verksamhet. Universitetet kommer att bedöma redovisningen av kvalitetssystem/kvalitetsplan/er/ (max 8p). Av kvalitetsplanen skall minst följande framgå: system för kvalitetskontroll och andra mätmetoder, dokumentation för att säkerställa lokalvårdskvalitet, hur ofta dokument för kvalitetssäkring uppdateras etc (bifoga gärna checklistor, enkäter osv) (0-3p) teknisk utrustning, lokalvårdsutrustning och lokalvårdsmetoder (0-3p) beskrivning av vilka åtgärder som företas när avtalad kvalitet inte är tillfredsställande (0-2p) Universitetet förbehåller sig rätten att även göra egna kvalitetskontroller under avtalsperioden och eventuellt ge kompletterande anvisningar för leverantörens kvalitetskontroll. Resultatet av kontrollerna skall fortlöpande diskuteras mellan beställare och leverantör Bemanning- och utbildning (max 3 p) Sätts in under flik 4 i anbudspärm Den personal som leverantören använder för uppdraget skall ha genomgått utbildning som fastslagits av branschens parter eller liknande och vara väl förtrogna med lokalvårdsmetoder och lokalvårdsredskap.

14 14 (14) Leverantören skall till anbudet bifoga beskrivning av utbildningsmetod, utbildningsplan och fortbildningsplan. Universitetet kommer att bedöma leverantörens redovisade utbildningsmetod, utbildningsplan och fortbildningsplan för sin personal. (0-3 p) Miljöhänsyn (max 3 p) Sätts in under flik 5 i anbudspärm Leverantören skall målmedvetet verka för att verksamheten och uppdraget bedrivs på bästa miljöanpassade sätt med hänsyn till lokaler, arbetsmiljö, utrustning, kemisk tekniska produkter, materiel och ekonomi. Leverantören skall mot bakgrund av dessa kriterier beskriva hur miljöhänsyn kommer att tas vid genomförande av detta uppdrag. Universitetet kommer att bedöma leverantörens redovisade beskrivning av hur miljöhänsyn kommer att tas vid genomförandet av uppdraget (0-3 p) Allergiminimering (max 2 p) Sätts in under flik 6 i anbudspärm Leverantören skall verka för att minimera problemen för personer vid universitetet med olika former av allergi. Anbudsgivaren skall beskriva hur denne avser att arbeta för att minimera problemen för dessa personer samt ange vilka åtgärder som är möjliga att vidta. Universitetet kommer att bedöma ovanstående beskrivning. (0-2 p)