FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG. Sista anbudsdag: Anbudets giltighet:

Transkript

1 Förfrågningsunderlag 1(10) FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Linköpings universitet genomför en upphandling av ramavtal för expressleveranser. Härmed inbjuds Ni att lämna anbud i enlighet med förutsättningarna i detta förfrågningsunderlag inklusive bilagor. Sista anbudsdag: Anbudets giltighet: Detta förfrågningsunderlag består av: 1. Upphandlingsföreskrifter med krav på anbudsgivaren 2. Kravspecifikation 3. Kommersiella villkor BILAGOR: 1. Svarsbilaga Priser 2. SKV 4820 Begäran om upplysningar vid upphandling 3. Blankett Uppgifter om anbudsgivaren/sanningsförsäkran

2 2(10) 1. UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 1.1 Inledning bakgrund Linköpings universitet (LiU) har anställda, 1400 forskarstuderande och studenter inom grundutbildningen samt en ekonomisk omslutning på ca 2,7 mdr. Utbildning och forskning bedrivs inom fyra huvudområden: Tekniska högskolan, Filosofiska fakulteten, Utbildningsvetenskap och Hälsouniversitetet. Merparten av verksamheten är koncentrerad till Linköping, men det finns även verksamhet i Norrköping. Viss utbildning finns dessutom i Vadstena och Stockholm. Linköpings universitet har behov av utrikes expressleveranser vid ca 1100 tillfällen årligen, export och import. Den angivna volymen är inte någon garanterad volym utan endast en indikation baserad på förra årets volym. Beräknat inköpsvärde är ca SEK /år. Linköpings universitet kan inte garantera någon inköpsvolym 1.2 Omfattning Expressleveranser av dokument och varor till länder i hela världen. Farligt gods transporter till Europa, Nordamerika och Asien. 1.3 Avtalstid Avtal skall gälla fr.o.m t. o. m med möjlighet till förlängning i ytterligare ett (1) år + ett (1) år, om LiU så önskar. Sådan eventuell förlängning skall göras skriftligen av LiU senast tre månader innan förlängningsperiodens början. Avtalet kan således komma att gälla maximalt under fyra (4) års tid. 1.4 Avropsordning Avrop sker genom tillämpning av villkoren i ramavtalet. Avtal kommer att tecknas med en leverantör. 1.5 Upphandlande enhet Linköpings universitet Linköping 1.6 Upphandlingsform Denna upphandling sker genom ett öppet förfarande enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling. 1.7 Frågor avseende upphandlingen Om anbudsgivare önskar att förfrågningsunderlaget i något avseende skall förtydligas eller kompletteras skall sådan begäran ställas skriftligt per e post, till följande adress: upphandling@liu.se

3 3(10) Begäran skall ställas i så god tid att svar kan lämnas, senast Frågor ställda senare kommer inte att besvaras. Eventuella förtydliganden av förfrågningsunderlaget kommer att presenteras på Anbudsgivaren är själv skyldig att hålla sig uppdaterad om information på denna sida. Anbudsgivaren är vidare själv skyldig att kontrollera att denne har erhållit fullständigt material. 1.8 Formella krav på anbudet Disposition av anbudet Anbudsgivaren ombeds att lämna svar på varje punkt i underlaget. Kraven i förfrågningsunderlaget är formulerade som skall krav. Skall kraven måste vara uppfyllda för att anbudet skall kunna behandlas. Observera att ofullständiga uppgifter kan medföra att anbudet inte tas upp till prövning Anbudets giltighet Anbudet skall: vara inkommet till Linköpings universitet på nedanstående adress senast Anbudsgivare svarar för att anbud kommer in i rätt tid. vara undertecknat av behörig företrädare för företaget, se bilaga 3 (uppgifter om anbudsgivaren/sanningsförsäkran). Observera att anbudsgivare som lämnar anbud i upphandlingen också måste vara LiU:s motpart (och således behörig att underteckna avtalet) i ett eventuellt kommande avtalsförhållande. vara bindande till och med , vilket skriftligen skall bekräftas i bilaga 3 (uppgifter om anbudsgivaren/sanningsförsäkran). Vid eventuell överprövning skall anbudets giltighetstid per automatik förlängas med sex (6) månader Anbudets form Anbudet skall vara skrivet på svenska vara paketerat i slutet neutralt kuvert/paket vara tydligt märkt med Anbud Dnr LiU inges i original och två (2) kopior, tydligt markerade på framsidan med original respektive kopia. innehålla svarsbilaga Anbudet bör följa förfrågningsunderlagets struktur för att säkerställa likabehandling och underlätta utvärderingen Anbudsinlämnande Anbud sänds till nedanstående adress alternativt lämnas personligen eller genom bud.

4 4(10) Linköpings universitet Registrator Linköping Anbud kan lämnas direkt till Registrator under kontorstid Besöksadress är Hus Origo, Mäster Mattias väg, Campus Valla, Linköping. Vid inlämnande efter kontorstid hänvisas till brevlådan vid ingången till hus Origo, men denna har en begränsad kapacitet att ta emot anbud. Inkastet är smalt och för litet för t.ex. en pärm. En bekräftelse om att anbud mottagits kommer att skickas till anbudsgivare i samband med anbudets öppnande. Observera att för sent inkomna anbud inte tas upp till prövning. Anbud via e post, telegram eller telefax accepteras inte, eftersom sekretessen då inte kan garanteras. 1.9 Utvärdering Innan utvärderingsprocessen börjar kontrolleras att de formella kraven (avsnitt 1.8) beträffande disposition, giltighet, form och inlämnande är uppfyllda. Anbud som inte uppfyller dessa krav kan komma att uteslutas från utvärderingsprocessen. Därefter kommer utvärdering att ske i två steg. Det första steget är kvalificering av leverantör och det andra är prövning av anbud Leverantörskvalificering Här kontrolleras anbudsgivarens juridiska och ekonomiska ställning. Skattekontroll Anbudsgivaren skall intyga att han/hon är fri från skulder för skatter och sociala avgifter. Anbudsgivaren skall därför se till att skattemyndigheten fyller i blanketten SKV 4820 Begäran om upplysning (bilaga 2). Den ifyllda blanketten skall bifogas tillsammans med anbudet. Blanketten får inte vara äldre än tre (3) månader räknat från sista anbudsdag. Även utländska anbudsgivare skall till sitt anbud bifoga intyg från behörig myndighet i det land där företaget är etablerat som visar att anbudsgivaren där betalat föreskrivna skatter och avgifter. Intyget skall vara skrivet på eller översatt till svenska. Registreringsbevis Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga kopia på aktuellt registreringsbevis utfärdat av behörig myndighet. Intyget skall visa vem som är firmatecknare för företaget. Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga fullständigt ifylld blankett Uppgifter om anbudsgivaren/sanningsförsäkran (bilaga 3) Prövning och utvärdering av anbud Denna prövning sker i två led. Prövning I det första ledet kontrolleras att alla ovillkorliga krav, skall krav, i förfrågningsunderlaget är uppfyllda. Anbudsgivare som inte uppfyller samtliga skall krav kommer att uteslutas från vidare prövning.

5 5(10) Utvärdering I det andra ledet utvärderas anbuden efter värderingsprincipen lägsta pris. För att fastställa vilken leverantör som har lägst pris sker utvärderingen i enlighet med den priskorg som bifogas anbudet, bilaga 1 till förfrågningsunderlaget. Respektive summa för varje produkt summeras till en totalsumma. Därefter dras anbudsgivarens offererade rabattsats från summan. Den anbudsgivare med lägst totalsumma, efter avdragen rabatt kommer att antas som leverantör i denna upphandling. Val av leverantör. LiU avser att teckna avtal med den leverantör som har lägst sammanlagt pris enligt bifogad svarsbilaga, bilaga Tilldelningsbeslut Beslut i ärendet kommer att meddelas samtliga anbudsgivare skriftligen innan avtal tecknas med antagen leverantör Sekretess/offentlighet i upphandlingsärenden Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt offentlighets och sekretesslagen (2009:400) till dess upphandlingen offentliggjorts, avtal slutits eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som behöver informationen för att kunna fullgöra uppdrag med anledning av upphandlingen. Nämnda uppgifter kan omfattas av s.k. kommersiell sekretess efter nämnda tidpunkt. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter erfordras att uppgifterna avser affärs eller driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. Om anbudsgivaren anser att de uppgifter anbudsgivaren lämnat i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren skriftligen inkomma med önskemål om kommersiell sekretess. Sådant önskemål skall innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera dock att sådant önskemål inte garanterar sekretess och att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl.

6 6(10) 2 Kravspecifikation Beskrivning av utförande skall krav och bör krav Nedan följer de krav som LiU ställer i denna upphandling. Kraven är formulerade som skall krav. Anbudsgivare ombeds fylla i nedanstående kryssrutor. Observera att ej ifylld ruta tolkas som ett nej svar. Samtliga anbudsgivare som lämnar anbud skall svara på nedanstående krav: 2.1 Skall krav: De kommersiella villkoren i p. 3 i förfrågningsunderlaget skall accepteras i sin helhet. Leverantören skall kunna leverera försändelser till samtliga världsdelar. Bokning skall kunna göras via telefon och Internet. Bokning skall kunna ske fram till kl. 15:00, för upphämtning samma dag. Bekräftelse av bokning skall kunna lämnas via mail. Leverantören skall tillhandahålla serviceinriktad support/helpdesk per telefon och Internet. Frakthandlingar samt kuvert/påsar skall tillhandahållas kostnadsfritt av leverantören Försändelser skall vara spårbara via leverantörs hemsida från avsändning till dess den når adressaten. Försändelser skall hämtas på av LiU fastställda upphämtningsställen i Linköping och Norrköping. Leverantören skall omedelbart kontakta avsändaren vid eventuella leveransproblem. Leverantören skall erbjuda möjlighet till transport av farligt gods, exv. torris med flyg eller båtfrakt. Möjlighet till tilläggsförsäkring skall finnas. Redovisa relevanta försäkringar. Leverantören skall kontrollera att nödvändig exportdokumentation finns bifogad försändelsen vid upphämtning. Leverans av försändelser till LiU skall ske till tre (3) fasta adresser, enligt följande: Godsmottagningen, Campus Valla Linköping Godsmottagningen, Campus US Linköping Godsmottagningen, Campus Norrköping Det skall finnas möjlighet till import med mottagarfrakt. Om speciella datasystem (t ex programvaror) krävs skall dessa anges i anbudet. Leverantören skall tillhandahålla och stå för kostnaden av eventuella datasystem Leverantören skall ha ett brett tjänsteutbud, i form av ett flertal alternativ med skiftande leveranstider. Leverans skall kunna ske mycket snabbt till länder i samtliga världsdelar. Leverantören skall kunna leverera dokument och varor till större städer inom Europeiska Unionen på 1 dygn Ja Nej

7 7(10) 2.2 Pris Instruktioner till priskorg Prislista Anbudsgivaren skall bifoga en officiellt tillgänglig prislista, som är tillgänglig för samtliga av anbudsgivarens befintliga och potentiella kunder. Bruttopris och rabattsats I priskorgen finns ett antal representativa produkter/tjänster angivna. Anbudsgivaren skall ange pris för samtliga produkter/tjänster i priskorgen. Dessa produkter skall vara angivna i den officiellt tillgängliga prislistan. Anbudsgivaren skall ange bruttopris. Med bruttopris avses de priser som finns angivna i anbudsgivarens prislista, exklusive offererad rabatt. Anbudsgivaren skall offerera en rabattsats. Rabattsatsen ifylls på avsedd plats i priskorgen. Offererad rabattsats skall gälla för samtliga av leverantörens produkter/tjänster. Den anbudsgivare med lägst totalsumma, efter avdragen rabatt kommer att antas som leverantör i denna upphandling.

8 8(10) 3. Kommersiella villkor 3.1 Avtalshandlingar/Rangordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de sinsemellan i följande ordning: Avtalet Eventuella bilagor till avtalet Förfrågningsunderlaget, daterat Leverantörens anbud 3.2 Avtalstid Avtalet gäller fr.o.m t.o.m LiU har därefter möjlighet att förlänga avtalet med ytterligare ett (1) + ett (1) år. Eventuell förlängning skall göras skriftligen senast tre månader innan förlängningsperiodens början. 3.3 Fakturering och betalning Fakturering skall ske i efterskott. Krav på förskottsbetalning får inte ställas. Expeditions och/eller faktureringsavgift får ej tas ut. Betalning sker 30 dagar efter mottagen ostridig faktura. Skulle tvist uppstå angående del av fakturerat belopp, skall dock ostridig del betalas inom föreskriven tid. Om betalning försenas utan giltigt skäl skall det utgå dröjsmålsränta enligt räntelagen. LiU scannar idag mottagna fakturor för vidare elektronisk hantering. För ett läsbart resultat av scanning krävs att fakturan är tydlig, till exemplet att ingen väsentlig information är skriven mot skuggad/färgad bakgrund. För att få en ytterligare smidigare hantering kommer LiU successivt att gå över till att ta emot elektroniska fakturor i formatet Svefaktura, statens standard för elektroniska fakturor och förväntar sig att leverantören verkar i en sådan riktning. Fakturan skall skickas till nedanstående faktureringsadress, märkt med referensnummer och namn på beställaren Faktureringsadress: Linköpings universitet Fakturasupport Linköping Exempel: Ref: 1234 Nils Nilsson 3.4 Bokning Bokning kan göras av LiU anställd med hänvisning till detta avtal. Bokning kan göras via telefon eller Internet. Bokning skall bekräftas av Leverantören. 3.5 Överlåtelse av avtal Avtalet får ej helt eller delvis överlåtas på annan part utan skriftligt godkännande av motparten.

9 9(10) 3.6 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg kan endast göras genom en skriftlig handling, undertecknad av behöriga företrädare för båda parterna. 3.7 Information Parterna förbinder sig att underrätta varandra om sådana förändringar som kan påverka verksamheten. 3.8 Kontaktpersoner Vardera part skall utse kontaktperson för frågor som avser uppdraget under avtalsperioden. Samråd mellan kontaktpersonerna skall ske så snart behov uppstår. Leverantörens kontaktperson skall framgå av bilaga 3 Uppgifter om anbudsgivaren/sanningsförsäkran till förfrågningsunderlaget. Vid byte av kontaktperson är parterna skyldiga att underrätta varandra snarast. 3.9 Force majeure Leverantören är inte ansvarig för skada som beror på omständigheter utanför Leverantörens kontroll, som svensk eller utländsk myndighets åtgärd, krigshändelse, strejk, blockad, bojkott, lockout eller annan liknande omständighet. Förbehållet om strejk, blockad, bojkott och lockout gäller även om Leverantören själv är föremål för eller vidtar sådan konfliktåtgärd Omförhandling Parterna får påkalla omförhandling av ingånget avtal om förhållandena under avtalsperioden väsentligt skulle komma att avvika från vad som gällde när avtalet träffades Priser och Prisreglering Leverantörens priser skall uttryckas som rabattsats mot en generellt existerande prislista. Avtalad rabattsats uttrycker ett avtalat förmånsläge som skall bibehållas under hela avtalsperioden Uppsägning och hävning Båda parter äger rätt att säga upp avtalet om motparten i väsentlig omfattning åsidosätter sina skyldigheter eller åtaganden enligt avtalet och ej inom rimlig tid vidtagit godtagbar rättelse. Uppsägningen skall ske skriftligt och träda i kraft 30 dagar efter att motparten har emottagit denna. Avtalet kan sägas upp av part med tre (3) månaders uppsägningstid om motpart åsidosätter vad som åligger denne enligt avtal eller i övrigt inte uppfyller de krav som kan ställas på service och kvalitet. LiU har rätt att häva ingånget avtal med omedelbar verkan om Leverantören: är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande enheten kan visa detta, inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatter.

10 10(10) 3.13 Marknadsföring Leverantören får ej uppge Linköpings universitet som referens i marknadsföring utan LiU:s samtycke enligt Lag om namn och bild i reklam Tvist Eventuell tvist i anledning av ingånget avtal skall i första hand avgöras genom förhandling mellan parterna och i andra hand av svensk domstol med tillämpning av svensk rätt. Leverantören får inte avbryta eller uppskjuta fullgörande av de prestationer som avtalats under åberopande av att tvisteförfarande inletts eller pågår.