Manual Winbas Business Online

Transkript

1 Manual Winbas Business Online 1. Varför Winbas webshop? Tilläggstjänster Installera Winbas Webshop Lägg till administrationsadressen i tillförlitliga platser Aktivera din webshop Konfigurera din webshop Inställningar / Systeminställningar Inställningar / Webshopsinställningar Inställningar / Företagsuppgifter Inställningar / Användare Inställningar / Moduler Inställningar / Återställ Webshop Inställningar / Cache Start Produkter Priser & Kampanjer Kunder Transaktioner Layout & Innehåll Webbaserat Supportsystem Web- språk Viktigt att tänka på/vanliga fel Tips Slutord Sidan 1 av 88

2 1. VARFÖR WINBAS WEBSHOP? Det enkla svaret är att höja servicegraden gentemot befintliga kunder samt att ge nya kunder en möjlighet att på ett enkelt sätt handla från dig. Oavsett om det gäller att frigöra tid från ordermottagare eller öka din kundbas så är en webshop ett sätt att öka och förenkla försäljningen vilket i slutändan leder till en för dig större förtjänst. En integrerad webshop är just en ordermottagare som arbetar dygnet runt årets alla dagar och vilken företagare älskar inte en sådan? För att en bra lösning krävs det idag tre väl fungerande funktioner, ett affärssystem, en webshop och en brygga. Winbas affärssystem innehåller idag de flesta funktioner ett normalt företag kan tänkas behöva. Affärssystemet är motorn i denna lösning. Det innebär att all data har sin början i affärssystemet. Där läggs kunder upp med sina uppgifter. Produkter (artiklar) med sina uppgifter såsom priser och bilder mm. Programmet kan hämtas på Winbas Business Online webshop (WBO) aktiveras via hemsidan och det gör att du bara inom några timmar enkelt kan komma igång med ett helintegrerat affärssystem med webshop. Winbas Connect brygga finns också att hämta från vår hemsida och är länken mellan affärssystemet och webshopen. Via bryggan synkroniseras data upp till webshopen (kunder, produkter, lagersaldon mm) och i retur kommer kundordrar. Med hjälp av olika filter i bryggan (kund, produkt, order, m.fl) ges möjlighet att synkronisera informationen mellan affärssystemet och webshopen med olika tidsintervall samt bestämma vilken information som förs över vid synkronisering. Krävs det då inget mer? Nej, enligt vårt sätt att se på detta är det bara dina kunder och de produkter som skall säljas som saknas. Allt detta läggs in i Winbas affärssystem som sedan synkroniseras via Winbas Connect till webshopen. När så din kund lägger en order i shopen kommer denna över via Winbas Connect till affärssystemet för vidare bearbetning såsom plockning, utskrift av frakthandlingar, expediering etc. Och det är just här som styrkan i Winbas Business Online ligger. Flertalet webshopar på marknaden är inte fullt integrerade med affärssystemet. Det kan tyckas som en liten sak men skillnaden är enorm vilket alla som jobbat i ett icke- integrerat system kan vittna om. Utan integration mellan affärssystemet och webshopen så krävs det att varje gång t.ex. en produkt skall uppdateras så måste informationen om denna uppdateras BÅDE i affärssystemet och webshopen. Samma sak med kundinformation, prisinformation samt all annan information som måste vara uppdaterad i både affärssystemet och webshopen. Detta är en stor tidstjuv i längden när man skall administrera ett affärsystem och en webshop. Med Winbas Business Online slipper du detta då eftersom all dynamisk information hanteras i Winbas affärssystem. Sidan 2 av 88

3 1.1 TILLÄGGSTJÄNSTER Winbas Business Online webshop levereras som en standardshop fullspäckad med funktioner och inställningsmöjligheter som passar de flesta företag. Möjlighet att bygga ut webshopen med ytterligare funktioner och anpassningar (moduler) är stora. Som exempel finns bl.a. följande utbyggnadsmöjligheter. Kontakta oss för mer information. Kreditkortshantering via Samport, Faktura/factoringhantering via Klarna (tidigare Kreditor), Kundanpassad layoutmall/weblayout (som standard levereras idag mallen produktkatalog2) Nyhetsbrevsfunktionalitet Prisagenter, bl.a. - Pricerunner, - Prisjakt, - Smarto, - Gula Priserna, - Prisvis, Affiliatesystem / Partnerprogram, för att ge bonus till partners som länkar till dig. Automatiska uppdateringar av växelkurser via ECB, t.ex. vid internationell handel. Presentkort / Värdecheckar Rabattkoder Kopplingar till Google (Google sitemap och Google Analytics med t.ex sök- och orderstatistik.) Extra lagringsutrymme och bandbredd (1 GB lagringsutrymme & 1 GB trafik/månad ingår) Stöd för utlämningställen (plats där kunden kan hämta varan) Webbaserat supportsystem (RMA) Egna anpassningar i form av specialmoduler, t.ex. API- koppling för import/export till externa system. T.ex. om du vill låta dina kunder lägga ordrar direkt från deras affärssystem. Fler tilläggsmoduler finns, se prislistan efter du loggat in i webshopen eller kontakta oss. Sidan 3 av 88

4 2. INSTALLERA WINBAS WEBSHOP Detta kapitel berör administrationsinstallationen av alla standardfunktioner i shopen och de övriga inställningar som är nödvändiga vid alla flertalet installationer. I ett senare kapitel kan du läsa mer om övriga funktioner i shopen och svar på vanliga frågor. När du administrerar webshopen behöver du någon av de browser som finns på marknaden. I vissa lägen är Internet Explorer att föredra men ibland är Crome rätt lösning för bästa resultat. När vi refererar till menyval i Internet Explorer använder vi dess svenska benämningar. Har du engelsk version av Internet Explorer så heter de naturligtvis annorlunda. 2.1 LÄGG TILL ADMINISTRATIONSADRESSEN I TILLFÖRLITLIGA PLATSER I Internet Explorer välj, Verktyg / Internet- alternativ och därefter fliken Säkerhet Markera zonen Betrodda platser och klicka därefter på knappen Platser Avmarkera kryssrutan Begär serververifiering ( för alla platser i den här zonen" längst ner I rutan under texten. Lägg till den här platsen i zonen: skriv in och klicka på "Lägg till". Gör därefter om proceduren och skriv in (med ett s efter http). När detta är klart skall de två adresserna du skrivit in hamna i rutan Webbplatser:" nedanför inmatningsfältet. Avsluta genom att klicka på Ok två gånger. Sidan 4 av 88

5 2.2 AKTIVERA DIN WEBSHOP Innan du aktiverar webshopen säkerställ att du har Winbas affärsystem installerat, har en giltig licensnyckel och att du har lagt upp produkter och kunder. Webshopen fungerar inte som avsett utan Winbas affärsystem eftersom all information om kunder, produkter, priser etc. hämtas från affärssystemet För att aktivera din webshop gå till Logga in med dina inloggningsuppgifter för webshopen I den första fliken Winbas Inställningar matar du in uppgifter om din Winbasinstallation. Det är viktigt att du anger Licenstagare och Licensnyckel exakt på samma sätt som i Winbas affärssystem. Vi rekommenderar att du klipper och klistrar denna information från affärssystemet istället för att skriva in den manuellt. Om du senare uppgraderar Winbas affärsystem med fler licenser och får en ny licensnyckel måste du ändra dessa uppgifter i administrationen för webshopen (Detta görs då under Inställningar / Webshopsinställningar / Winbas). Observera att det kan ta upp till 60 minuter från att en ny licensnyckel har skapats hos Winbas tills den godkänns vid användning i webshopen. När du anger sökväg till Winbas är det sökvägen på er server som avses (om du kör i servermiljö), ej sökvägen på den egna datorn Under fliken Winbas Connect skall du nu ladda hem den s.k. bryggan som sköter export och import av information mellan Winbas affärssystem och webshopen. Följ instruktionerna på sidan för att installera Winbas Connectbrygga. För mer information om installation av Connectbryggan se dokumentationen för Winbas affärssystem eller kontakta Winbas Support. När alla steg är klara så hamnar du på startsidan i Administrationen för Webshopen. Din shop är nu aktiverad. Du kan gå till din webshop och titta hur den ser ut. Adressen är där xxx är ert tilldelade shopnamn. Du kan också klicka på länken Gå till webshop längst upp på sidan. Sidan 5 av 88

6 Nedan finner du synkroniseringsintervallen för Winbas Connect mot webshopen d.v.s hur ofta information från affärsystemet uppdateras i webshopen och vice versa. OBS! Ändra endast inställningarna nedan efter diskussion med Winbas support. Felaktig inställning på dessa synkroniseringsscheman leder till en ökad kostnadsdebitering av er webshop eftersom max överförd datamängd för webshopen inklusive synkronisering från Connectbryggan är 1 GB/månad. Ni kan alltid se förbrukad datamängd på startsidan i shopadministrationen. De standardinställningar som är aktiverade vid start är lämpliga för de flesta företag och innebär att synkronisering mellan affärssystemet och webshopen sker enligt följande: Import från Webshop till Winbas - Ordrar - Kunder - Servicorder var 15:e minut Måndag- Fredag Avstängt som default, nya kunder synkroniseras dock i samband med orderimporten ovan. Avstängd som default. Export från Winbas till Webshop - Kunder - Produkter - Lagersaldo - Specialprislistor - Ordrar - Serviceorder - Fakturor - Beställningar till leverantör - Reskontra - Raderade ordrar/kunder var 4:e timma Måndag- Fredag var 4:e timma Måndag- Fredag var 45:e minut Måndag- Söndag var 4:e timma Måndag- Fredag var 45:e minut Måndag- Fredag Avstängd som defalult var 24:e timma Måndag- Fredag var 4:e timma Måndag- Fredag var 24:e timma Måndag- Fredag var 4:e timma Måndag- Fredag Alla scheman skickar alltid all information som förändrats sedan midnatt dagen före (dvs upp till 48 timmar bak i tiden) och informationen skickas mellan 06:30 och 23:00. Första gången connecten körs skickas all information som finns (eftersom all information då betraktas som förändrad information). Genom att i Winbas Connect ställa markören över respektive filtern Default, visas de aktuella inställningarna för filtret. OBS! Ändra endast inställningarna ovan efter diskussion med Winbas support. Felaktig inställning på dessa synkroniseringsscheman leder till en ökad kostnadsdebitering av er webshop eftersom max överförd datamängd för webshopen inklusive synkronisering från Connectbryggan är 1 GB/månad. Ni kan alltid se förbrukad datamängd på startsidan i shopadministrationen. Sidan 6 av 88

7 2.3 KONFIGURERA DIN WEBSHOP Innan dina kunder kan handla i webshopen måste du minst konfigurera följande: Bestämma vilka artiklar du vill visa i webshopen och hur du grupperar dessa. Ett mycket viktigt arbete som kräver lite eftertanke. I Winbas produktregister finns en bockruta för Webshop. De produkter som är markerade kommer att skickas över till shopen. Om en redan uppsynkad produkt inte skall visas i shopen markerar med bockrutan Inaktiv, vilket innebär att produkten finns i shopen men visas ej för kunderna. Detta kan med fördel användas när man t.ex har säsongbetonad försäljning. Bestämma grundläggande utseende i webshopen och ev. komplettera med för er unik företagsinformation. T.ex. lägga in er logotype, bakgrundsfärger, typsnitt. Denna information läggs upp initialt och behöver naturligtvis inte uppdateras eller ändras om ni inte senare själva önskar göra det. Allt detta ligger under Layout & Innehåll i shopadminstationen. Lägga in företagsinformation som logger under Inställningar Företagsuppgifter. Var noga med adress till supportansvarig då denna används för återkoppling av olika händelser i shopen. Anpassa webshopens grundläggande inställningar, t.ex. om och hur priser och lagersaldon skall visas, om nya kunder skall kunna registrera sig (eller om endast kunder som finns i affärssystemet skall få handla) etc. I fortsättningen används följande termer i handboken: Shopadministrationen Webshopen Affärssystemet Connectbryggan Webgränssnittet för inställningarna av webshopen Webgränssnittet där dina kunder handlar. Winbas affärssystem som är installerat hos er Winbas Connect Programmet hos er som sköter import och export mellan affärssystemet och shopadministrationen/webshopen För att bestämma vilka artiklar du vill visa i webshopen klicka på Layout & Innehåll / Produktstruktur. Där skapar du den trädstruktur som bygger upp ditt produktsortiment. Du skall alltså skapa en meny som visas i webshopen och talar om vilka produktgrupper från Winbas du vill visa i varje undermeny i trädstrukturen. I affärsystemet kan du sedan lägga upp alternativa produktgrupper vilket möjliggör flera olika presentationer av produkterna i shopen. Viktigt att tänka på är att Websökväg inte får innehålla svenska tecken eftersom denna används som en del i webadressen till produktsidan i webshopen. Det som kunden ser i webshopen är dock det du skriver in under Benämning. Under Informationssida kan du skriva in generella uppgifter som visas ovanför alla produkter i en produktgrupp För att bestämma grundläggande utseende i webshopen klicka på Layout & Innehåll / Mallinställningar. Här kan du lägga in din egna logotype, bakgrundsfärg på olika delar av webshopen, färger, typsnitt etc. Produktlstningsmallar används för att visa produktstrukturen s olika delar. Det finns 3 olika sätt att visa en enskild produktstruktur och kan anpassas för de olika behov som produktstrukturerna kräver. Många av inställningarna är självförklarande men om du är osäker på någon inställning så prova gärna att ändra den och och ladda sedan om sidan i webshopen för att se Sidan 7 av 88

8 hur ändringen blir. För att uppnå max effekt bör man under arbetet ställa om Cache från 3600 sekunder till - 1 sekund För att lägga in företagsinformation klicka på Layout & Innehåll / Sidstruktur. Här kan du skapa egna sidor med företagsinformation. Ett antal sidor är redan upplagda som standard. Exempel på information på dessa sidor kan vara Om oss, Kontakta oss, Köpvillkor, Vi som jobbar på Företaget etc. En mer detaljerad beskrivning av inställningarna finns senare i handboken. Sidan 8 av 88

9 2.4 Inställningar / Systeminställningar Här ställs generella inställningar för webshopen in. Inställningarna du gör här påverkar i stort sett alla delar av webshopen, vad som visas för besökare i webshopen, hur uträkningar och visningar av pris sker etc. Många av inställningarna hämtas från affärssystemet och vi rekommenderar att du går igenom dessa för att säkerställa att de är enligt dina önskemål I NSTÄLLNINGAR / SYSTEMINSTÄLLNINGAR / LÄNDER Detta är en grundläggande funktion som påverkar alla andra inställningar i shopadministrationen och webshopen. Till varje land som du skapar kan du sedan knyta unika inställningar för bl.a. - Menytexter i webshopen - Språk - Fraktsätt & Betalningssätt - Valutor & Momskod - Prislista och specialprislistor I inställningarna för varje land bestämmer du bl.a. vilka frakt- och betalningssätt som skall vara tillgängliga för det landet och vilket av dessa som skall var förvalt som standard i webshopen. Om du t.ex. vill Visa EUR- priser för finländare och SEK- priser för svenskar så gör du det genom att knyta en unik prislista i den önskade valutan till respektive land. Observera att varje land blir en egen site i shopen med olika adresser. Landet Sverige får adressen och landet Finland får adressen (eller motsvarande som du valt). För att kunden skall komma till rätt land (och se rätt priser eller valuta om dessa är olika för olika länder) är det därför viktigt att du kommunicerar rätt webadress till dina kunder från olika länder. Ett annat alternativ är att du använder flaggor på startsidan (eller en alternativ startsida) för att be kunden välja sitt land innan inloggning. Se Layout & Innehåll / Mallinställningar / Texter respektive Inställningar / Webshopsinställningar / Övriga Inställningar för mer information. Vi rekommenderar starkt att du använder de s.k. ISO benämningar som finns för varje land när du fyller i kodfältet för respektive land. Dessa finns bl.a. här: Sidan 9 av 88

10 2.4.2 I NSTÄLLNINGAR / SYSTEMINSTÄLLNINGAR / SPRÅK Bestäm vilka språk utav de som är uppsynkade från affärsystemet som du vill ha stöd för och deras benämning. Notera att i affärssystemet finns en rutin för språkkoder. I den rutinen finns 2 fält kod och språk. Kod används för att i affärsystemet skapa unika koder för ex.vis blanketter. Om man använder udda koder för dylikt ändamål måste ändå språk vara rätt inställt för att shopen skall förstå hur kunden skall hanteras i shopen. Vi rekommenderar starkt att du använder de s.k. ISO benämningar som finns för varje språk när du fyller i kodfältet för varje språk. Dessa finns bl.a. här: I NSTÄLLNINGAR / SYSTEMINSTÄLLNINGAR / VALUTOR Bestäm vilka valutor du vill kunna välja bland i dina prislistor I NSTÄLLNINGAR / SYSTEMINSTÄLLNINGAR / PRISLISTOR Välj vilka prislistor du vill kunna använda i shopen I NSTÄLLNINGAR / SYSTEMINSTÄLLNINGAR / M O MSKODER Välj vilka momskoder du vill kunna använda för respektive land. Denna information importeras normalt från affärsystemet. Observera att om du använder olika momskoder för olika länder i affärssystemet (t.ex. om föräljningen sker från olika bolag i respektive land) så måste du skapa dessa momskoder här i shopadministrationen för att de skall synkroniseras över från affärssystemet. Du måste namnge momskoderna xx1, xx2 och xx3 för respektive land där xx är landskoden, t.ex. SE1, SE2 och SE3 för Sverige och GB1, GB2 och GB3 för Storbritannien. Sidan 10 av 88

11 2.4.6 I NSTÄLLNINGAR / SYSTEMINSTÄLLNINGAR / BETALNINGSSÄTT Här skapar du de betalningssätt kunder skall kunna välja bland i webshopen. Vilka betalningssätt som skall vara tillgängliga för respektive land väljs under Inställningar / Systeminställningar / Länder. Du kan välja olika benämningar på varje betalningssätt för respektive land. Har du köpt tilläggsmoduler - t.ex. Samport för kreditkortshantering eller Klarna (tidigare Kreditor) för factoringhantering - måste du välja vilken modul som skall användas för respektive betalningssätt. Modul Välj vilken modul som skall använda (om någon sådan finns) för detta betalningssätt. Modulerna lägg normalt upp av Winbas eftersom dessa är tilläggstjänster och debiteras extra. Visa endast för kunder med kreditgräns Kryssa i denna ruta om du vill att detta betalningssätt endast skall visas för kunder vars kreditgräns är större än 0, se fältet Kreditgräns under Kunder / Kunder / [Valt kundkort] Avrunda aldrig Kryssa i denna ruta om du vill att beloppet som skall dras skall vara exakt den som finns på den lagda kundordern. Expeditionsavgift Här väljer du om detta betalningssätt automatiskt skall påföra en expedtionsavgift (se Inställningar / Systeminställningar / Expeditionsavgifter). Visa för kundtyper Här väljer du om detta betalningssätt endast skall visas för Företagskunder, Privatkunder eller Alla. Huruvida en kund är Företagskund eller Privatkund framgår endast på kundkortet för aktuell kund i Shopadministrationen. Vid export av kunder skapade i Winbas affärssystem så blir kunder med inställningen Moms ingår Företagskunder och övriga blir Privatkunder. Kunder skapade i webshopen bestämmer du själv om hur dessa skall registreras under Layout & Innehåll / Mallinställningar. Tvinga fraktsätt Här väljer du om detta betalningssätt skall tvingas använda ett visst fraktsätt. Detta är lämpligt t.ex. för att undvika att en kund väljer kombinationen Postförskott som betalningssätt och Avhämtning som fraktsätt. Observera att du inte kan använda funktionen Visa endast kundens fraktssätt under Inställningar / Webshopsinställningar / Order & Faktura tillsammans med funktionen Tvinga fraktsätt då de kommer i konflikt med varandra. Sidan 11 av 88

12 2.4.7 I NSTÄLLNINGAR / SYSTEMINSTÄLLNINGAR / EXPEDITIONSAVGIFTER Här skapar du en eller flera expeditionsavgifter som skall påföras en order i webshopen. En expeditionsavgift kan användas t.ex. om du vill ha en småorderavgift för kunder som lägger en beställning under en viss ordersumma. Den kan också användas om du vill påföra en expeditionsavgift beroende vilket fraktsätt som kunden väljer (t.ex. en postförskottsavgift om kunden väljer Postförskott som betalningssätt) eller som en ren fakturaavgift. Alla expeditionsavgifter utgår från respektive prislista som är konfigurerad i shopadministrationen (Se Inställningar / Systeminställningar / Prislistor). Du kan alltså sätta olika expeditionsavgifter på olika kunder förutsatt att de olika kunderna använder olika prislistor. Ny parameter När du valt för vilken prislista du vill påföra en expeditionsavgift så kan du med denna funktion skapa olika intervall av produktsummor på en order där varje intervall påförs en unik expeditionsavgift. Expeditionsavgiften kan för varje intervall bestämmas som ett fast pris eller som en procentsats av produktsumman på kundens order. En fast expeditionsavgift i pris skall anges inklusive moms och en expeditionsavgift som en procentsats skall anges som antingen inklusive eller exklusive moms beroende på om prislistan som valts för expeditionsavgiften är inklusive eller exklusive moms. Observera att koden PF har en speciell funktion i affärssystemet för postförskott. Skall du använda denna funktion för att påföra en postförskottsavgift rekommenderar vi att du anger koden PF för denna typ av expeditionsavgift när du namnger expeditionsavgiften vid skapandet (Fältet Kod ) Observera att om vill du påföra en expeditionsavgift för alla kunder (oavsett vilken prislista de använder) för ett visst betalningssätt så måste du skapa en tabell med expeditionsavgift för varje prislista. Ändra uppgift Här ges möjlighet att påföra momsegenskaper till den valda expeditionsavgiften / prislistan I NSTÄLLNINGAR / SYSTEMINSTÄLLNINGAR / FRAKTSÄTT Här skapar du de fraktsätt som kunder skall kunna välja bland i webshopen. Vilka fraktsätt som skall vara tillgängliga väljs under Inställningar / Systeminställningar / Länder. Du kan välja olika benämningar för varje fraktsätt för respektive land. Har du köpt en kundanpassad tilläggsmodul för frakthantering måste du välja vilken modul som skall användas för respektive fraktsätt. Du kan också välja om du vill att fraktsätt skall påföra ett fraktpris (se Inställningar / Systeminställningar / Fraktpriser). Dessa fraktpriser måste läggas upp innan den kan väljas. Sidan 12 av 88

13 2.4.9 I NSTÄLLNINGAR / SYSTEMINSTÄLLNINGAR / FRAKTPRISER Här skapar du en eller flera tabeller som används för att beräkna och debitera ett fraktpris på en order i webshopen. Ett fraktpris används för att påföra en order ett belopp baserat på vilket fraktsätt som väljs av kunden i webshopen (se Inställningar / Systeminställningar / Fraktsätt för att knyta ett fraktpris till ett fraktsätt). Du kan också bestämma olika fraktpriser beroende på den sammanlagda vikten eller volymen på ordern. Alla fraktpriser utgår från respektive prislista som är konfigurerad i shopadministrationen (Se Inställningar / Systeminställningar / Prislistor). Du kan alltså sätta olika fraktpriser på olika kundgrupper förutsatt att de olika kunderna använder olika prislistor. Det vanligaste är dock att man har samma fraktpris för alla kunder och debiterar ett fraktpris enbart baserat på vilket fraktsätt som används. Fraktpris skall anges exklusive moms. Ny parameter När du valt vilken prislista du vill påföra ett fraktpris så kan du med denna funktion skapa olika intervall av vikt eller volym (sammanlagd på en order) där varje intervall påförs ett unikt fraktpris. Fraktfri gräns Med denna funktion kan du lägga lägga till en generell övre gräns som innebär att en order vars produktsumma uppnår det belopp som du här anger inte debiteras ett fraktpris alls. Den fraktfria gränsen skall anges inklusive eller exklusive moms beroende på om prislistan som den fraktfria gränsen knyts till är inklusive eller exklusive moms. Observera att att du inte kan använda funktionen Föreslå fraktpris i affärsystemet tillsammans med funktionen Fraktfri gräns. Observera att om vill du påföra ett fraktpris för alla kunder (oavsett vilken prislista de använder) för ett visst betalningssätt så måste du skapa en tabell med fraktpris för varje prislista. Sidan 13 av 88

14 2.5 INSTÄLLNINGAR / WEBSHOPSINSTÄLLNINGAR Inställningarna du gör här bestämmer bl.a. hur du vill hantera lagersaldon samt om kundunika uppgifter skall anpassa shopen för besökaren (t.ex. kundrabatter och specialpriser för kunder) I NSTÄLLNINGAR / W EBSHOPSINSTÄLLNINGAR / PRODUKTER Avrundning Bestämmer om priset som visas i shopen skall avrundas till närmaste heltal. Visa decimaler Välj hur många decimaler priset skall visas med. Om inställningen Avrundning ovanför är aktiverad har denna inställning ingen funktion. Tusenavgränsare Välj om du vill ha extra mellanrum mellan tredje och fjärde siffran (bakifrån) på alla priser som visas i webshopen. Visa produkter Som standard visas inte produkter i webshopen som inte har något pris angivet eller har ett pris på 0 kronor inställt. Vill du i alla fall visa dessa produkter kan du markera denna inställning. Detta är lämpligt t.ex. om du vill visa en produktgrupp med broshyr- eller reklammaterial som är gratis att beställa. Vill du bara ändra detta för enstaka produkter (och inte globalt för alla produkter som denna inställning gör) använder du istället inställningen Visa produkt oavsett pris som finns på varje produkt under Produkter / Produkter / [Vald produkt]. Hämta kampanjprodukter från Om du vill använda kampanjpriser i webshopen väljer du här vilken prislista dessa skall läsas ifrån. Sortering Välj hur du vill att produkterna skall sorteras som standard om du inte väljer annan inställning individuellt på varje produktgrupp under Layout & Innehåll / Produktstruktur. Observera att om du tvingar en annorlunda sortering på en produktgrupp så erbjuds besökaren i webshopen ingen sorteringsmöjlighet alls. Inaktivera köpmöjlighet Genom att slå på denna funktion för du en shop där man inte kan göra några köp. Används när man vill visa upp sitt produktsortiment men där köpet görs på annat sätt. Sidan 14 av 88

15 Aktivera favoritlista Om man i shopen vill ge kunderna möjlighet att lägga upp en orderlista där kunden enkelt kan lägga sina återkommande produktinköp s.k favoriter skall den här funktionen aktiveras. För att kunna lägga upp en favoritlista måste en produktstruktur skapas. Detta görs genom att man under Produkter / Smarta grupper lägger upp en ny regel där produktgruppen är lika med är favoritprodukt. För uppläggning av produktstrukturen Favoriter hänvisas till Layout & Innehåll / Produktstruktur. För att hjälpa kunden med uppläggningen av produkter i kundens favoritlistan kan man med fördel använda funktionen under Produkter / Favoriter. Där kan man tilldela kunden en uppsättning produkter som man är överens om. Kunden kan sedan justera sin favoritlista efter behov. Det finns också en del texter som behöver anges per språk. Dessa finns att tillgå under Layout & Innehåll / Mallinställningar / Texter. Det är texterna remove_from_favorites och add_to_favorites som berörs. Knappen kommer att finnas I samband med kundens orderläggning I shopen. Vattenstämpel Om ni har tilläggsmodulen för Vattenstämpel aktiverad kan du här ange bild och placering för den vattenstämplade bilden. Sidan 15 av 88

16 2.5.2 I NSTÄLLNINGAR / W EBSHOPSINSTÄLLNINGAR / KUNDINSTÄLLNINGAR Inaktivera kund efter registrering Om du tillåter att nya kunder kan registrera sig i webshopen kan du här bestämma om kunden skall i postadress (och ev. även en eller flera av dina adresser som du själv kan ställa in). Innehållet och inställningar för detta mail ställer du in under Layout & Innehåll / Mailtexter.naktiveras efter registrering. Väljer du detta så kommer det att skickas ett e- mail till kundens e- Notera att det är mycket viktigt att denna inforamtion finns på plats innan man öppnar shopen för kundköp. Med denna funktion måste du först godkänna alla nyregistrerade kunder genom att i Kunder / Kunder / [vald kund] manuellt aktivera kunden. Innan du gjort det kan kunden inte logga in eller handla i webshopen. Sessionslängd Med denna funktion kan du styra hur lång tid det tar innan en kund i webshopen loggas ut vid inaktivitet. Standard är 3600 sek (d.v.s 1 timma). Denna funktion styrs med en sk session cookie vilket innebär att om besökaren stänger sin webläsare måste man alltid logga in på nytt oavsett inställning. Observera att en alltför lång inställning på denna funktion är en säkerhetsrisk för dina kunder eftersom det ökar risken för att någon obehörig kan komma åt kundens konto om denne går ifrån sin dator. Lösenord Kunden måste byta lösenord efter 2 månader Tvingar kunden i webshopen att bestämma ett nytt lösenord efter 2 månader. Universallösenord Här kan du bestämma ett generellt lösenord som fungerar för alla kunder som är upplagda i shopadministrationen. Kan t.ex. användas om du vill logga in som din kund och se priser och inställningar exakt som kunden gör. Lämnar du fältet blankt är funktionen inaktiv. Detta är en mycket kraftfull funktion som bör användas med största försiktighet! I fel händer kan den som har detta lösenord t.ex. se alla dina kunders uppgifter inklusive ordrar och orderhistorik. Lägsta nummerserie Här bestämmer du nummerserie för de kunder som registrerar sig i webshopen. Numret efter det det högsta numret som redan finns efter det nummer som du ställer in här används för nästa kund som registrerar sig i webshopen. Ex.: Du ställer in 3600 som kundnummerserie och har redan registrerade kunder med nummer 3805, 3806 och Nästa kund som registreras får nummer Det går endast att använda siffror i kundnummerserien. Sidan 16 av 88

17 Om du istället för det inställda numret får ett långt nummer (t.ex ) på en registrerad kund så finns det en konflikt i er databas. Du har då ett nummer (t.ex. en raderad kund) som är högre eller på annat sätt kommer i konflikt med det nummer som du ställt in. Om man får långa kunddnummer och önskar få bort dessa kan man ta bort dessa i shopen och registrera dessa igen med en korrekt inställning i fältet. Har kunden vid kund- /orderimport hamnat i affärssystemet måste byte av kundnummer göras i affäsystemet också annars är problemet tillbaka vid nästa synkning. Byte av kundnummer i affärssystmet görs under Arkiv / Inställningar administration / Generell uppdatering / Byt nummer Visa priser/lagersaldo endast för inloggade kunder Välj om du endast vill visa produkternas priser och lagersaldo för kunder som är inloggade. Detta gör också att man inte kan göra en kundvagn eller handla innan man loggat in (köpknappen försvinner). Vill du visa ett rekommenderat pris för ej inloggade kunder använd denna funktion i kombination med funktionen Rekommenderat pris under Layout & Innehåll / Mallinställningar / Produktvisning (gäller endast layoutmallen Produktkatalog 2 och kundanpassad layoutmall). Kundrabatt Om du har satt en generell rabatt på en kund i affärssystemet så kan du här välja att ignorera denna. Lämpligt om du t.ex. vill använda kampanjprislistor för kunder. Den generella kundrabatten visas på kundkortet på varje kund i shopadministrationen. Kunduppgifter Under denna rubrik anger du om du vill att respektive inställningar nedan som är konfigurerad på ett land skall gälla (Inställningar / Systeminställningar / Länder). Om du inte markerar en ruta så gäller respektive kunds unika inställning (ställs in på varje kund under Kunder / Kunder / [vald kund]. Du kan alltså välja om varje kund skall få sina unika inställningar i webshopen eller om alla kunder i ett land skall ha samma inställningar. - Använd landets momskod - Använd landets prislista - Använd landets specialprislista 1 - Använd landets specialprislista 2 - Använd landets kampanjprislista - Använd landets inställning för produktavgifter Diverse Använd alltid kundens språkkod Om detta väljs så kommer kundens språkkod alltid användas, oavsett vilket land kunden loggar in på eller väljer att gå till under sitt besök. Respektive kunds språkkod kan du se på varje kund under Kunder / Kunder / [vald kund]. Tillåt inloggade kunder att ändra uppgifter Välj om du vill att inloggde kunder skall kunna ändra sina kunduppgifter. Sidan 17 av 88

18 Tillåt inloggade kunder att ändra leveransadress Välj om du vill att inloggade kunder skall kunna ändra leveransadress. Göm webshoppen om man inte är inloggad Om detta är valt visas endast sidor som är uppsatta under Layout & Innehåll / Sidstruktur fram tills man är inloggad. Det innebär att om man klickar i produktstrukturen får man som val inloggningsuppgiterna/ny kund. När man är inloggad visas även produktstrukturen s produkter. Spara kundvagn på kund Denna funktion styr om en kundvagn skall lagras i shopen på den kund som är inloggad. Denna funktion är avsedd för om du valt någon av funktionerna Göm webshoppen om man inte är inloggad eller Visa priser endast för inloggade kunder. Du kan inte använda den för en öppen shop (där du inte gjort något av dessa två val) eftersom en kundvagn som är sparad när kunden är inloggad kommer att skriva över en ny kundvagn som kunden gör innan han loggat in nästa gång. Samfakturera aldrig privatkunder I affärssystemet finns möjligheten att på kunden aktivera funktionen samlingsfaktura. Om affärssystemet s funktion skall gälla även för webborder skall denna funktion inte aktiveras. Aktiveras den kommer privatkunders webborder att hanteras som vanliga order i affärssystemet. Samfakturera aldrig företagskunder I affärssystemet finns möjligheten att på kunden aktivera funktionen samlingsfaktura. Om affärssystemet s funktion även skall gälla för webborder skall denna funktion inte aktiveras. Aktiveras den kommer företagskunders webborder att hanteras som vanliga order i affärssystemet. Sidan 18 av 88

19 2.5.3 I NSTÄLLNINGAR / W EBSHOPSINSTÄLLNINGAR / ORDER & FAKTURA Visa endast kundens fraktsätt Om detta är valt kommer endast det fraktsätt som är registrerat på kunden att erbjudas kunden i webshopen när denne registrerar en order. Om detta inte är valt visas även de fraktsätt som är aktiverade på det land som är aktivt för kunden. Ignorera kundens fraktsätt Om detta är valt kommer endast de fraktsätt som är inställt på respektive land att erbjudas i kassan även om en kund har inställt ett eget unikt fraktsätt. Visa endast kundens betalningssätt Om detta är valt kommer endast det betalningssätt som är registrerat på kunden att erbjudas kunden i webshopen när denne registrerar en order. Om detta inte är valt visas även de betalningssätt som är aktiverade på det land som är aktivt för kunden. Ignorera kundens betalningssätt Om detta är valt kommer endast de betalningssätt som är inställt på respektive land att erbjudas kunden i webshopen när denne registrerar en order. Lägsta ordernummer Här bestämmer du nummerserie för de ordrar som registreras i webshopen. Numret efter det det högsta numret som redan finns i databasen efter det nummer som du ställer in här används för nästa order som registreras i webshopen. Ex.: Du ställer in 5000 som ordernummerserie och har redan registrerade ordrar/fakturor med nummer 6000, 6001 och Nästa order som registreras får nummer Det går endast att använda siffror i ordernummerserien. Om du istället för det inställda numret får ett långt nummer (t.ex ) på en registrerad order så finns det en konflikt i er databas. Du har då ett nummer (t.ex. en raderad order) som är högre eller på annat sätt kommer i konflikt med det nummer som du ställt in. Godkänn endast köp av heltal Om detta är valt så är det inte möjligt att köpa delar av en produkt, t.ex. 0,5 st Gör egen orderrad för delad artikel Bestämmer om du vill att delar av en artikel skall skapa två orderrader i ordern. T.ex. om kunden beställer 1,5 st. av en artikel så visas det två orderrader på ordern, en orderrad med 1 st och en orderrad med 0,5 st. Applicera mängdrabatt endast för heltal Om du har ställt in mängdrabatt på en artikel så väljer du här om du vill att denna endast skall appliceras på heltal. T.ex. om kunden beställer 6,5 st. av produkt så ges endast mängdrabatt på 6 st. av artikeln. Sidan 19 av 88

20 Observera att punkt (och inte komma) alltid används som heltalsavskiljare i webshopen. Se kapitel 10 Viktigt att tänka på / Vanliga fel för mer information. Sidan 20 av 88

21 2.5.4 I NSTÄLLNINGAR / W EBSHOPSINSTÄLLNINGAR / LAGERSALDO Här väljer du hur du vill att webshopen skall bete sig beroende på aktuellt lagersaldo. Använd Följande fält i Produkter / Produkter [vald produkt] kan användas för att beräkna aktuellt lagersaldo - Tillgängligt lagersaldo - Lagersaldo - Tillgängligt lagersaldo + Beställt antal - Lagersaldo + Beställt antal Om produkt är slut När det finns mindre än eller lika med 0 i antal kvar i lager av en produkt kan du välja att kunden skall kunna: - Handla som vanligt ( inget ) - Produkten visas men går inte att lägga i kundvagnen ( Spärra produkt ) - Produkten visas inte ( Inaktivera produkt ) - Kunden skall få upp en varning när han adderar den till sin kundvagn ( Varna vid köp ) Visa beräknat datum Välj om du vill visa beräknat leveransdatum. Fältet hämtas från Produkter / Produkter / [vald produkt] Beräknat leveransdatum. Inforamtionen är villkorslös och visar även datum i dåtid. Om man bara önskar visa datum i framtid skall även nästa alternativ markeras. Visa endast om datum överstiger dagens datum Välj om du vill visa beräknat leveransdatum med utgångspunkt från dagens datum och framåt. Visa lagersaldo Välj om du aldrig vill visa lagersaldo, visa exakt lagersaldo eller visa en egen text beroende på intervaller (se nedan). Det går inte att applicera denna funktion olika på olika produktgrupper. M.a.o valen gäller för alla produktgrupper. Lägger man upp intervall är det av stor betydelse att man fyller i relevanta uppgifter för de olika produktstrukturerna (grupperna). Har dessutom språk inblandat måste denna inforamtion sättas på respektive språk. Här kan man med relativt enkla medel sätta färg på de olika intervalltexterna ex.vis Slut i lager som via Html- kod ser ut som följer <font color=red>slut i lager</font> Beställningsprodukter Om du har en specialprislista i affärssystemet som enbart innehåller beställningsprodukter kan du med denna funktion välja att dessa produkter visas i webshopen med texten Beställningsprodukt. Intervaller Här bestämmer du egna texter som skall visas i webshopen beroende på hur många som finns i lager av en artikel. Du bestämmer själv intervallerna unikt för varje produktgrupp. Intervallerna kan t.ex. vara SLUT I LAGER, FÅ I LAGER och I LAGER. Sidan 21 av 88

22 Skriv in texten som du vill visa för respektive intervall samt vilket antal som skall gälla för varje produktstruktur (grupp). T.ex. 0 st. för EJ I LAGER, 5 st. för FÅ I LAGER och > för I LAGER. (med större än > menas i detta exempler fler än 5 i lager) För att använda denna funktion måste du fylla i siffror för alla tabellerna, inte bara för EJ I LAGER. Om du lägger till nya produktgrupper efter du ändrat dessa inställningar, glöm inte lägga till tröskelvärden för de nya grupperna så att lagersaldovisning för dessa nya produktgrupper aktiveras. Du kan inte ha olika regler beroende på om man är inloggad eller inte. TIPS! Du kan använda HTML- koder för färger och typsnitt om du vill göra texterna tydligare. T.ex. om du vill att SLUT I LAGER skall står i rött så kan du skriva <font color=red><b>slut i lager</b></font>. Länkar till färgkoder finner du här: I NSTÄLLNINGAR / W EBSHOPSINSTÄLLNINGAR / W INBAS Här finner du de inställningar som rör Winbas affärssystem samt kommunikationen mellan Winbas affärssystem och webshopen. Licens Dessa Inställningar skall normalt inte ändra dessa upgifter annat än om du får ett nytt licentagarnamn och/eller licensnyckel från Winbas. Detta innebär att omm man begär en ny licens (ex.vis utökning av antalet användare) så kommer den nya licensen att vara aktiverad direkt hos Winbas AB. Om ni nu av någon anledning väljer att inte direkt lägga in de nya licensuppgifterna så innebär det att orderimporten från shopen till affärssystemet kommer att sluta fungera inom några timmar Så begär man ut en ny licens så måste den aktiveras i affärssystemet och webbshopen omgående. Det är viktigt att du anger Licenstagare och Licensnyckel exakt på samma sätt som i Winbas affärssystem. Vi rekommenderar att du klipper och klistrar denna information från affärssystemet istället för att skriva in den manuellt. Observera att det kan ta upp till 60 minuter från att en ny licensnyckel skapats hos Winbas tills den godkänns i webshopen. Orderinläsning Genom att aktivera denna funktion kan du få ett meddelande om att inläsning av order inte fungerar. Orsaken till detta är oftast att Connect- bryggan inte är igång. Du bestämmer också tidsintervallet för denna signal. Notera att denna signal gäller för veckans alla 7 dagar. Om man har shopen igång hella veckan men inte kör orderimporten under helgen kommer detta att de en massa felmeddelanden. Meddelandet går till den e- mailadress som finns angiven under Inställningar / Företagsuppgifter / Supportansvarig Winbas Dessa Inställningar skall normalt inte ändra. Inställningar gör vid uppstart av webbshopen och skall bara förändras efter samtal med Winbas support support@winbas.se Sidan 22 av 88

23 Filter inställningar Dessa inställningar styr ev. egna anpassningar som du vill göra i kommunikationen mellan Webshopen och Winbas affärssystem med Winbas Connect. Du bör inte ändra dessa inställningar annat än på inrådan från Winbas support support@winbas.se I NSTÄLLNINGAR / W EBSHOPSINSTÄLLNINGAR / ÖVRIGA I NSTÄLLNINGAR Startsida Här anger du vilken sida vill skall vara startsida för er webshop. Den kan användas om ni har flera länder konfigurerat och vill att ett visst lands startsida skall visas först. T.ex. om ni har länderna Sverige (SE) och Storbritannien (GB) konfigurerat och ni vill visa den engelska startsidan som standard så anger du här /GB. Ett annat alternativ är att ha en helt egen startsida där ni visar flaggor för de olika länderna och länkar dessa till de olika länderna startsida. Detta för att se till att kunder från de olika länderna går in på rätt site. Denna kan också användas då webbshopen skall vara inaktiv. Man kan lägga upp en sida med lämpligt info som säger att shopen är under Omarbetning eller dylikt. Certifikat Om du använder tilläggsmodulen Telluspay behövs ett SSL- certikat för att informationen mellan webshopen och kreditkortsinlösaren skall vara krypterad. Detta SSL- certifikat köps av en extern part och med denna inställning talar du om ifall SSL- certifikatet är installerat på servern. Sidan 23 av 88

24 2.6 INSTÄLLNINGAR / FÖRETAGSUPPGIFTER Här anger du allmänna uppgifter om ert företag. Det är viktigt att alla uppgifter är ifyllda eftersom en del av dessa används av webshopen för utskick av automatiserade mail. Speciellt e- post för supportansvarig måste alltid fyllas i eftersom denna används för mailfunktionen Ny kund (till webshop) under Layout & Innehåll / Mailtexter. Andra tillfällen då dessa inställningar används är varningsmail från webshopen t.ex. om licensnyckeln är felaktig eller för rapportering av utnyttjad bandbredd och det webbaserade supportsystemet. 2.7 INSTÄLLNINGAR / ANVÄNDARE Här anger du vilka användare som skall ha tillgång till shopadministrationen. Endast en person kan logga in för varje upplagt konto. Är ni flera som skall jobba i shopadministrationen måste ni lägga upp flera konton. Sidan 24 av 88

25 2.8 INSTÄLLNINGAR / MODULER Här anger du inställningar för de flesta tilläggsmoduler som erbjuds. Inställningar för övriga tilläggsmoduler görs under respektive rubrik i menyn. Om du inte har köpt extra moduler visas normalt endast modulen Winbas. Modulen Winbas (som levereras som standard) har en massa funktioner varav några kommer att beskrivas nedan: support@winbas.se I NSTÄLLNINGAR / M ODULER / W INBAS Inställningarna I denna tilläggsmodul sköter om hur importerad information från affärssystemet skall hanteras av shopadministrationen och webshopen. Produkttext I affärssystemet Winbas finns på produktkortet möjligheter att lägga upp produktspecifik information. I affärssystemet lägga den som försäljningskommentar eller kommentar. Här bestämmer man vilken som skall används i webbshopen. Som default används informationen från fältet Försäljningstext i Winbas affärssystem. Standard språk vid nya produkter Välj vilket språk i webshopen produkttexter, priser etc. skall importeras till från Winbas affärssystem. Som default importeras informationen till språket SE. Exportera leverantör som tillverkare I webshoppen finns det möjlighet att lägga till tillverkare för en produkt (tilläggsmodul). Om du t ex säljer datorer så kan du tagga tillverkare på varje dator, t ex HP, Apple, Compaq, IBM osv. Det finns då möjlighet att lägga in en info sida för varje tillverkare samt visa en produktlistning (via smartagrupper) med produkter från den tillverkaren. Inställningen gör att leverantören automatiskt läggs in som tillverkare i webshoppen. Jag tror bara det är Vinsajten som i dagsläget har använt denna funkitonen. Dela enhetsprodukter Den splittrar upp orderrader med enhetsprodukter i flera rader vid inläsningen till Winbas. Lägg till parameter Blankett text Om du använder layoutmallen Produktkatalog 2 eller har en kundanpassad layoutmall så kan du använda och visa parametrar på en produkt (en parameter kan t.ex. vara en färg, en storlek eller liknande). Du väljer då att skriva in parametern i produktkortets fält Blankettext i affärssystemet och med denna inställning talar du om vilken parameter i webshopen parametertexten skall importeras till. Du måste först skapa en eller flera parametrar under Produkter / Parametrar i shopadministrationen. Sidan 25 av 88