Januari Revisionsrapport Uppföljning av revisionsrapporter. Ragunda kommun 2011och 2012

Transkript

1 Januari 2014 Revisionsrapport Uppföljning av revisionsrapporter i Ragunda kommun 2011och 2012

2 Innehåll Sammanfattning Inledning Uppdrag och bakgrund Revisionsfråga Revisionskriterier Avgränsning Metod Uppföljning av rapporter Granskning av rutiner för fastighetsförsäljningar, Kostenheten, Attestrutiner, Ledning och styrning av vård och omsorg, Granskning av upphandlingsrutiner, Budgetprocessen, Bilagor

3 Sammanfattning Uppdrag och bakgrund En viktig del i arbetet för revisorerna är att följa upp i vilken mån förvaltningar och nämnder tar till sig synpunkter och rekommendationer för att förbättra rutiner och nämndernas/styrelsens interna kontroll. På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Ragunda kommun har Deloitte genomfört en uppföljning av de granskningar som utförts under åren 2011 och Revisionsfråga Den övergripande revisionsfrågan är om revisionens rapporter leder till förändringar i system, rutiner och den interna kontrollen? Revisionskriterier Granskningen har i huvudsak utgått från gällande rutiner, intervjuer med ansvariga tjänstemän och revisionens avlämnade rapporter med förslag till förändringar. Svar på revisionsfrågan Uppföljningen av 2011 och 2012 års granskningar visar att revisionens rapporter behandlas av nämnd/styrelse och att åtgärder i enlighet med revisorernas synpunkter och rekommendationer genomförts eller är på väg att genomföras i de flesta fallen. Vi har noterat att det är två av tjugofem rekommendationer som inte lett till förändringar i system och/eller rutiner. Dessa två rekommendationer handlar om: rutiner för uppföljning av genomförda fastighetsförsäljningar, upprättande av en förteckning över vilka personer som har rätt att göra inköp och vilka beloppsgränser som ska gälla samt ett förtydligande av kommunstyrelsens delegationsordning avseende inköp och upphandling. Östersund DELOITTE AB Kjell Pettersson Uppdragsledare Mattias Holmetun Projektmedarbetare 2

4 1.Inledning 2.1 Uppdrag och bakgrund En viktig del i arbetet för revisorerna är att följa upp i vilken mån förvaltningar och nämnder tar till sig synpunkter och rekommendationer för att förbättra rutiner och nämndernas/styrelsens interna kontroll. På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Ragunda kommun har Deloitte genomfört en uppföljning av 2011 och 2012 års revisionsrapporter. 2.2 Revisionsfråga Projektet syftar till att undersöka om rapporterna behandlats av styrelsen/nämnden, vilka åtgärder som vidtagits och vilka åtgärder som planeras. Den övergripande revisionsfrågan är om revisionens rapporter leder till förändringar i system, rutiner och den interna kontrollen? Granskningen ska besvara följande kontrollmål: När behandlades rapporten i kommunstyrelsen/nämnd? Vilka åtgärder har vidtagits med anledning av rapporten? Vilka åtgärder planeras? 2.3 Revisionskriterier Revisionskriterierna är de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser och bedömningar. I denna granskning har revisionskriterierna huvudsakligen utgjorts av gällande rutiner, intervjuer och revisionens avlämnade rapporter med förslag till förändringar. 2.4 Avgränsning Uppföljningen avgränsas till 2011 och 2012 års revisionsrapporter. Granskningarna av delårsrapport och årsredovisning har inte ingått i denna uppföljning. 2.5 Metod Bedömningar, synpunkter och åtgärdsförslag har gåtts igenom. De svar som nämnder/styrelser lämnat har granskats och kompletterande intervjuer har genomförts med berörda tjänstemän för att ta reda på aktuellt läge i frågorna. En förteckning av de som intervjuats framgår av bilaga 1. Stickprov har genomförts för att verifiera vidtagna åtgärder. 3

5 Granskningsrapporten har faktagranskats av: Verksamhetschef HSL Verksamhetschef SoL/LSS Teknisk chef Administrativ chef Kostchef 4

6 2.Uppföljning av rapporter 2.1 Granskning av rutiner för fastighetsförsäljningar, 2011 Revisionsfråga och sammanfattande bedömning Den övergripande revisionsfrågan var: Är kommunstyrelsens rutiner för fastighetsförsäljning tillfredsställande? Den sammanfattande bedömningen i granskningen var att rutinerna inte var helt tillfredsställande. Lämnade rekommendationer och styrelsens åtgärd I revisorernas skrivelse begärdes kommunstyrelsens yttrande till Kommunstyrelsen behandlade yttrandet vid sammanträdet Rekommendation 1 En viktig utgångspunkt i planeringen av försäljningarna är att kommunens kostnader på sikt ska sänkas. Effekterna av genomförda åtgärder bör därför följas upp och kontrolleras så att det uppsatta målet att på sikt nå positiva resultat för fastighetsförvaltningen nås. Åtgärd: Enligt chefen för den tekniska avdelningen finns inga rutiner för uppföljning av genomförda fastighetsförsäljningar. Det pågår heller inget arbete för att ta fram sådana rutiner. Rekommendation 2 En tydligare dokumentation av underlag för försäljningar bör upprättas inför försäljningsarbetet. Åtgärd: Enligt chefen för den tekniska avdelningen har inga fastighetsförsäljningar genomförts under 2013, vilket gör att det inte går att bedöma om dokumentationen förbättrats. Rekommendation 3 En noggrann och fördjupad översyn bör göras av kommunens fastighetsbestånd och en handlingsplan för kommunens fastigheter eller en fastighetsstrategi bör upprättas och beslutas av kommunfullmäktige. Genomförandet av strategin kan sedan delegeras till kommunstyrelsen. Åtgärd: Vid sammanträdet fastställde kommunstyrelsen riktlinjer för fastighetsförsäljning och kommunfullmäktige fastställde en fastighetspolicy. Dessa styrdokument har dock inte föregåtts av någon fördjupad översyn av fastighetsbeståndet. 5

7 Av fastighetspolicyn framgår den inriktning som kommunen har för olika typer av fastigheter, t.ex. fastigheter för kommunal verksamhet, fastigheter för näringsverksamhet och fastigheter för turistisk verksamhet. Av policyn framgår även att det för varje fastighet ska upprättas en fastighetsplan som ska innehålla energiförbrukning, underhåll, framtida underhåll, skötsel och driftskostnad. 2.2 Kostenheten, 2011 Revisionsfråga och sammanfattande bedömning Den övergripande revisionsfrågan var: Fungerar nuvarande köksorganisation tillfredsställande? Den sammanfattande bedömningen i granskningen var att kostenhetens organisation i huvudsak fungerade tillfredsställande effektivt. Lämnade rekommendationer och styrelsens åtgärd I revisorernas skrivelse begärdes kommunstyrelsens yttrande till Kommunstyrelsen behandlade yttrandet vid sammanträdet Rekommendation 1 Överväg om alla måltider ska interndebiteras. Åtgärd: Enligt styrelsens yttrande och de intervjuade pågår diskussioner om vilka måltider som ska interndebiteras. I dagsläget är det dock enbart måltider för förskolan och de pedagogiska måltider som interndebiteras. Interndebiteringen motsvarar dock, enligt uppgift, inte kostnaderna för måltiderna utan utgår från en snittkostnad per portion. Från och med år 2014 kommer även SÄBO:s måltider att interndebiteras. Rekommendation 2 Förbättra informationsflödet mellan kostchef och rektorer. Åtgärd: Frågan har lyfts till det sociala utskottet och det sker enligt de intervjuade fler möten och diskussioner mellan kostenheten och skolchefen/rektorerna. Informationsflödet uppges dock inte fungera fullt tillfredsställande. Enligt de intervjuade är det fortfarande vanligt att köken inte informeras om speciella kostbehov eller klassernas frånvaro vid exempelvis friluftsdagar. Matråden (kökspersonal, rektor, elever och pedagoger) uppges dock fungera bra på huvuddelen av skolorna. Rekommendation 3 Försök stärka samhörighetskänslan på arbetsplatserna där vi känslan är låg. Åtgärd: Av styrelsens yttrande framgår att samhörighetskänslan på arbetsplatserna till viss del blivit bättre men att det krävs ytterligare insatser. Enligt de intervjuade är ett samlat förbättringsarbete planerat att påbörjas under våren Syftet med förbättringsarbetet är 6

8 bland annat att skapa stolta medarbetare och att det ska finnas förståelse mellan olika grupper, skapa en gemensam kultur och ett gemensamt språk för att förstå varandra och skapa en stark gemenskap, respekt för varandra och en ökad självkänsla bland medarbetarna. Rekommendation 4 Följ upp mängden mat som kastas med mål att minimera volymen i så hög grad som möjligt. Åtgärd: Av styrelsens yttrande framgår att det förs en dialog om matsvinn i matråden och det arbetas med att förbättra rutiner, arbetssätt och kommunikationen för att minska matsvinnet ytterligare. Enligt de intervjuade genomförs i dagsläget regelbundna uppföljningar att minimera matsvinnet. Utskicken från centralköket av varm mat uppges vara det område som är fortsatt problematiskt eftersom det är svårt att beräkna exakt antal portioner och det är svårt att ta hand om eventuell överproduktion. 2.3 Attestrutiner, 2011 Revisionsfråga och sammanfattande bedömning Den övergripande revisionsfrågan var: Är den interna kontrollen avseende attestrutiner vid kontering och godkännande av fakturor tillfredsställande? Den sammanfattande bedömningen i granskningen var att rutinerna kring attest av fakturor i huvudsak fungerar i kommunen men att det förekommer vissa brister i beslutsattesteringen kring personliga kostnader och egna utlägg. Brister konstaterades även avseende följsamheten mot attestreglementet. Lämnade rekommendationer och styrelsens åtgärd I revisorernas skrivelse begärdes kommunstyrelsens yttrande till Kommunstyrelsen behandlade yttrandet vid sammanträdet Rekommendation 1 Uppdatera och revidera attestreglementet omgående. Åtgärd: Arbete med komplettering av attestreglementet har påbörjats. Enligt chefen för den administrativa avdelningen pågår informationsinsamling inför revideringen som förväntas bli klar under april maj Rekommendation 2 Upprätta aktuella förteckningar över utsedda beslutsattestanter och ersättare inom samtliga verksamheter med attestuppdragets omfattning och villkor samt begränsningar och med ajourhållande och avstämning varje år. 7

9 Åtgärd: Rutiner för att upprätta och ajourhålla attestantförteckningar kommer, enligt chefen för den administrativa avdelningen, att utarbetas i samband med uppdateringen av reglementet. Rekommendation 3 Den interna kontrollen kan stärkas upp ytterligare genom att upprätta internkontrollplaner med löpande kontrollåtgärder av attestering, fakturainnehåll och behörighet. Åtgärd: Internkontrollplaner med löpande kontrollåtgärder kommer, enligt chefen för den administrativa avdelningen, att utarbetas i samband med uppdateringen av reglementet. Enligt chefen för den administrativa avdelningen har informationsinsatser genomförts för att förbättra konteringsdisciplinen och de uppföljningar som genomförs löpande har enligt uppgift visat att förbättringar har skett. Rekommendation 4 Använd en formell blankett vid ändring av villkor och anmälan av ny attestant. En tidigare framtagen förslagsblankett finns att tillgå i kommunen. Åtgärd: Befintlig blankett för ändring av villkor och anmälan av ny attestant kommer, enligt chefen för den administrativa avdelningen, att ses över i samband med revideringen av attestreglementet. 2.4 Ledning och styrning av vård och omsorg, 2012 Revisionsfråga och sammanfattande bedömning Den övergripande revisionsfrågan var: Är kommunstyrelsens rutiner för uppföljning av ekonomi och verksamhet tillfredsställande? Den sammanfattande bedömningen i granskningen var att den interna kontrollen var tillräcklig. Lämnade rekommendationer och styrelsens åtgärd I revisorernas skrivelse begärdes kommunstyrelsens yttrande till Kommunstyrelsen behandlade yttrandet vid sammanträdet Rekommendation 1 Kontinuerlig fördelning av personalresurser utifrån aktuella behov är en framgångsfaktor för att uppnå en optimal resursanvändning i enheterna. Åtgärd: Genom planeringsverktyget Time Care lägger enhetscheferna en planering utifrån den bemanning som behövs utifrån behov. Att ersätta sjuksköterskor vid frånvaro är problem då det är ett bristyrke. De intervjuade uppger även att beslutet om att alla ska ha rätt till en heltidstjänst medför vissa svårigheter vid enheternas schemaläggning och medför bland annat att personalen måste schemaläggas på delade turer. 8

10 Enligt de intervjuade kommer bemanningsenheten att utökas och en bemanningschef kommer att tillsättas. Bemanningsenheten kommer därmed att få större befogenheter vilket de intervjuade tror kommer att underlätta fördelningen av personalresurser. Rekommendation 2 Den service som lämnas till den enskilde måste följas upp mot fattade beslut. Åtgärd: Vård- och omsorg har infört genomförandeplaner. Syftet med dessa är att skapa en tydlig struktur för det praktiska genomförandet och uppföljning av en beslutad insats. Planerna tydliggör både för den enskilde och för personalen, vad som ska utföras utifrån fattade beslut. Uppföljning av beslut sker en gång per månad tillsammans med personal. Enligt de intervjuade har informationsinsatser om ett ärendes gång genomförts, både avseende insatser enlig SoL och HSL, för att tydliggöra roller och ansvar i verksamheten. Rekommendation 3 Jämförelser enheter emellan bör göras för att undersöka varför exempelvis övertid och frånvaro varierar enheterna emellan. Åtgärd: Varje enhetschef genomför, tillsammans med ekonomen, månadsvisa uppföljningar av övertid och frånvaro och orsakerna till dessa. De intervjuade uppger att uppföljningarna visat att övertiden oftast beror på att personal jobbar extra vid medarbetares frånvaro och att frånvaron till stor del inte är arbetsrelaterad. Rekommendation 4 Ekonomistyrningsprinciper bör framgå av aktuell verksamhetsplan. Vad innebär det för ansvar att vara budgetansvarig för enhet A och vilka principer gäller för över- och underskott? Åtgärd: Enligt de intervjuade ges muntlig information om ekonomistyrningsprinciperna. Däremot finns inga dokument som beskriver vad det innebär att vara budgetansvarig eller vilka principer som gäller för över och underskott. De intervjuade uppger att de kommer att överväga om sådan dokumentation kan tas med i verksamhetsplanen för Granskning av upphandlingsrutiner, 2012 Revisionsfråga och sammanfattande bedömning Den övergripande revisionsfrågan var: Säkerställer rutiner och organisation att upphandlingsfrågor hanteras på ett effektivt sätt och att dessa leder till ekonomisk nytta för kommunen? Den sammanfattande bedömningen i granskningen var att rutinerna kring upphandlingsfrågor inte var tillfredsställande. 9

11 Lämnade rekommendationer och styrelsens åtgärd I revisorernas skrivelse begärdes kommunstyrelsens yttrande till Kommunstyrelsen behandlade yttrandet vid sammanträdet Rekommendation 1 Kommunövergripande skriftliga rutiner bör upprättas över hur inköps och upphandlingsfrågor ska hanteras. Dessa bör publiceras på intranätet så att alla vet vad som gäller. Åtgärd: Intranätet har kompletterats med information om upphandlingsfrågor. Rekommendation 2 En förteckning bör upprättas över vilka personer som har rätt att göra inköp och vilka beloppsgränser som ska gälla. Kommunstyrelsens delegationsordning bör förtydligas avseende inköp och upphandling. Åtgärd: Enligt de intervjuade har det inte vidtagits några åtgärder utifrån ovan nämnda rekommendation. De anser att kommunstyrelsens delegationsordning är tillräckligt tydlig avseende funktioner som har behörighet att besluta om inköp och vilka beloppsgränser som gäller. Rekommendation 3 Samtliga ramavtal bör finnas tillgängliga och sökbara för alla. Åtgärd: De ramavtal som tecknats via den gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan finns tillgängliga på kommunens intranät. De ramavtal som den tekniska avdelningen tecknat har inte publicerats på intranätet men finns samlade i mappar i kommunens ITmiljö. De personer som har rätt att göra avrop från avtalen har, enligt chefen för den tekniska avdelningen, tillgång till dessa mappar. Rekommendation 4 Uppföljningar av exempelvis ramavtalstrohet bör genomföras årligen. Åtgärd: Av kommunstyrelsens svar framgår att regelbundna uppföljningar om avtalstrohet gentemot leverantörer ses som ett förbättringsområde och att styrelsen avser ta fram skriftliga rutiner för uppföljning. Detta uppges främst gälla verksamheter utanför tekniska avdelningens ramavtal. Enligt de intervjuade genomförs det ännu inga uppföljningar av avtalstroheten. Det pågår dock ett arbete med att ta fram rutiner för uppföljning av de avtal som tecknats via den gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan. Vid den tekniska avdelningen ska samtliga avrop skrivas under av chefen för den tekniska avdelningen. Chefen för den tekniska av- 10

12 delningen uppger att han därigenom har god kontroll över att upphandlade avtal tillämpas. Rekommendation 5 Skriftlig dokumentation ska alltid finnas med som en del i beslutsunderlaget vid exempelvis förnyad konkurrensutsättning för att leverantörer och medborgare ska garanteras en korrekt handläggning. Åtgärd: Den tekniska avdelningen tillämpar en rutin där det vid avrop av entreprenadjobb alltid ska skrivas en tjänsteanteckning om att avrop har påbörjats och ett beslutsdokument som sedan ligger till grund för beställningen. Samtliga dokumentdiarieförs och arkiveras i ett och samma ärende. Rekommendation 6 Fastställ beloppsgränser vid nytecknande av ramavtal som gör att förnyad konkurrensutsättning kan göras. Åtgärd: Enligt chefen för den tekniska avdelningen skrivs alltid beloppsgränser för förnyad konkurrensutsättning in i de ramavtal som tecknas. 2.6 Budgetprocessen, 2012 Revisionsfråga och sammanfattande bedömning Den övergripande revisionsfrågan var: Är budgetprocessen i kommunen effektiv (ändamålsenlig)? Den sammanfattande bedömningen i granskningen var att budgetprocessen i stort var tillfredsställande men att budgetdokumentet bör kompletteras med en finansieringsbudget och en balansbudget. Verksamhetsmål av betydelse för god ekonomisk hushållning ska fastställas av kommunfullmäktige. Lämnade rekommendationer och styrelsens åtgärd I revisorernas skrivelse begärdes kommunstyrelsens yttrande till Kommunstyrelsen behandlade yttrandet vid sammanträdet Rekommendation 1 Investeringsbudgeten för 2013 behöver kompletteras med kostnad för investering i nytt äldreboende finns samlade Åtgärd: Investeringsbudgeten har kompletterats med kostnad för det nya äldreboendet. Rekommendation 2 Ett sammanhållet budgetdokument borde finnas där exempelvis finansiella mål, övergripande verksamhetsmål av betydelse för god ekonomisk hushållning, finansieringsbudget och balansbudget. 11

13 Åtgärd: Från och med budget för 2014 finns ett samlat budgetdokument med finansiella mål och mål för god ekonomisk hushållning. Dokumentet omfattar dock inte finansieringsbudget eller balansbudget då detta inte hunnits med. Enligt chefen för den administrativa avdelningen är avsikten att kommande budgetdokument ska omfatta även finansierings- och balansbudget. Rekommendation 3 Se över antalet mål i målmatrisen för respektive enhet samt uppdatera målen. Åtgärd: Arbetet med att minska antalet verksamhetsmål har påbörjats och en ny mall för mål har tagits fram. Målen kommer att brytas ner i fem ledord: kompetens, kommunikation, kundservice, kreativitet och kultur. Enligt chefen för den administrativa avdelningen bör arbetet med att revidera målen vara färdigt så att de kan lyftas in i budgetdokumentet för verksamhetsår Rekommendation 4 Uppdatera ekonomistyrningspolicyn med både redaktionella justeringar och även preciseringar av vad exempelvis budgetansvar konkret innebär. Åtgärd: Ekonomistyrningspolicyn har uppdaterats och redaktionella ändringar har gjorts. Någon precisering av vad budgetansvar innebär har dock inte lyfts in i policyn. Chefen för den administrativa enheten uppger att detta beror på: att det är svårt att precisera hur ansvar ska utkrävas om budgeten inte hålls samt att de ännu inte kommit fram till om policyn är det styrdokument där det är mest lämpligt att övergripande beskriva vad det innebär att vara budgetansvarig. 12

14 Bilagor Bilaga 1 Intervjuade Elisabeth Carlander-Blom Verksamhetschef HSL Gunnel Nordengren Verksamhetschef SoL/LSS Göran Östlund, Teknisk chef Bosse Svenningsson, Administrativ chef Olav Elstad, Samordnare upphandlingsfrågor Elisabeth Norman Edlund, Kostchef 13

15 Med Deloitte avses en eller flera av Deloitte Touche Tohmatsu Limited, en brittisk juridisk person (Eng: limited by guarantee ), och dess nätverk av medlemsfirmor, som var och en är juridiskt åtskilda och oberoende enheter. För en mer detaljerad beskrivning av den legala strukturen för Deloitte Touche Tohmatsu Limited och dess medlemsfirmor, besök Deloitte erbjuder tjänster inom revision, skatterådgivning, business consulting och finansiell rådgivning till offentliga och privata klienter inom en mängd branscher. Med ett globalt nätverk av medlemsfirmor i mer än 150 länder, kan Deloitte erbjuda spetskompetens av världsklass och djup lokal expertis för att hjälpa klienter med de insikter de behöver för att ta itu med sina mest komplexa utmaningar. Deloitte har medarbetare i nätverket alla fast beslutna att bli standard of excellence. Detta dokument innehåller endast allmän information. Varken Deloitte Touche Tohmatsu Limited, dess medlemsfirmor eller deras närstående företag (gemensamt kallade "Deloittes Nätverk") lämnar råd eller tjänster genom denna publicering. Innan beslut fattas eller åtgärd vidtas som kan påverka din ekonomi eller din verksamhet, bör du konsultera en professionell rådgivare. Inget företag inom Deloittes Nätverk är ansvarigt för någon skada till följd av att man har förlitat sig på information i detta dokument. 14

16 2013 Deloitte AB