Granskning avseende samordning av kommunens fastighetsskötares kompetens.

Transkript

1

2 Granskning avseende samordning av kommunens fastighetsskötares kompetens. Härryda kommun Mars 2014 Pernilla Lihnell, certifierad kommunal revisor Johan Osbeck, certifierad kommunal revisor

3 Innehåll Sammanfattning Inledning Granskning Avslutande resonemang... 9

4 Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Härryda kommun har Deloitte, genom en förstudie, granskat samordning av kommunens fastighetsskötares kompetens. Den övergripande revisionsfrågan var om kommunen har rutiner för att tillvarata fastighetsskötarnas olika kompetenser på ett resurseffektivt och för kommunen ekonomiskt fördelaktigt sätt? Sammanfattande iakttagelser Kommunen har, i början av 2013 på uppdrag av kommundirektören, startat ett effektiviseringsarbete av bl.a. fastighetskötarfunktionen. För närvarande sker ett utvecklingsarbete inom av kommunen identifierade och prioriterade områden avseende fastighetsskötarfunktionen. Ett av de viktigaste områdena i detta arbete för tekniska sektionen att komma överens med verksamheterna om leveransernas omfattning och kvalitet så att det skapas en samsyn avseende fastighetsskötarfunktionen. En delprocess i detta arbete är det fortsatta arbetet med att införa ett digitalt orderhanteringssystem samt att implementera de nya begränsningarna avseende vilka medarbetare som får avropa produkter och tjänster. Såvitt denna förstudie kunnat visa är det inte fastställt, om, hur, eller när en utvärdering av förändringsarbetets effekter ska ske. Bedömning Vi bedömer att kommunen har överblick och kontroll över fastighetsskötarnas olika kompetensområden. Arbetet med att använda fastighetsskötarna på ett effektivt sätt behöver fortsätta att utvecklas. Vi kan, i denna förstudie, inte finna något i delegationsordningen som hindrar att processerna kring avrop mot ramavtal samt direktupphandling/direktköp inte skulle kunna fungera på ett rimligt sätt. Efterlevnaden av de nya begränsningarna avseende avrop bör dock säkerställas fullt ut. Kommunen bedöms sammantaget ha erforderliga rutiner för att tillvarata fastighetsskötarnas olika kompetenser på ett resurseffektivt och för kommunen ekonomiskt fördelaktigt sätt. Vi bedömer att en fördjupad granskning inte är befogad i nuläget men att en uppföljning av hur effektiviseringsarbetet fortlöpt bör äga rum inom ca ett år. 1

5 Rekommendationer Vi rekommenderar kommunen att: Fortsätta det påbörjade effektiviseringsarbetet Säkerställa att avrop av tjänster och produkter sker av behörig samt att arbeten både beställs och dokumenteras på fastställt sätt Utvärdera de ekonomiska och kvalitativa effekterna av omorganisationen efter lämplig tidsperiod 2

6 1. Inledning 1.1 Bakgrund Kommunen har ett antal fastighetsskötare som var och en har olika fördjupade kompetensområden. 1.2 Syfte, revisionsfråga Den övergripande revisionsfrågan var: Har kommunen rutiner för att tillvarata fastighetsskötarnas olika kompetenser på ett resurseffektivt och för kommunen ekonomiskt fördelaktigt sätt? I granskningen behandlades dessutom följande underliggande kontrollmål: Har kommunen en överblick och kontroll över fastighetsskötarnas olika kompetensområden? Används fastighetsskötarna på ett i alla avseenden effektivt sätt? Stödjer och fungerar delegationsordningen för att säkerställa att processerna kring avrop mot ramavtal samt direktupphandling/ direktköp hanteras på ett rimligt sätt? 1.3 Metod och revisionskriterier Dokumentstudier Vi har analyserat kommunens dokumentation och riktlinjer Intervjuer Intervju har genomförts med kommunens chef för fastighetsfunktionen Revisionskriterier Härryda kommuns interna rutinbeskrivningar och riktlinjer utgör revisionskriterier i granskningen Faktakontroll Rapporten är faktakontrollerad av de som intervjuats. 1.4 Avgränsning Granskningen är översiktlig då den är en förstudie vilket innebär att intervjuer med ett begränsat antal personer genomförs. Granskning av underlag och verifikationer etc. genomförs således inte. 3

7 2. Granskning 2.1 Inledning Inom kommunens alla verksamheter finns fastigheter som behöver vara ändamålsenliga och kostnadseffektiva. En viktig faktor för att detta ska uppnås är att det finns fastighetsskötare som sköter och underhåller de fastigheter som kommunen äger. 2.2 Rutinbeskrivningar/dokumentgenomgång I detta avsnitt beskrivs hur kommunen organiserar fastighetsskötarna inom fastighetsfunktionen samt kommundirektörens uppdrag avseende effektivisering. Vidare ges en kort beskrivning av vilka styrningar i delegationsordningen som stödjer processerna kring avrop av tjänster inom fastighetsskötarnas verksamhetsområde. Avslutningsvis beskriver chefen för fastighetsfunktionen hur fastighetsskötarna arbetar samt vilka utvecklingsprojekt man arbetar med och vilka utmaningar man står inför Organisation Härryda kommuns fastighetsskötare ingår i fastighetsenheten inom Sektorn för teknik och försörjningsstöd, TOF. Se figur nedan. Figur 1. Organisationsschema Sektor för teknik och försörjningssstöd, Härryda kommun Från har kommunen en ny organisation för funktionen fastighet, längst till vänster i figur 1, ovan. 4

8 Figur 2. Organisationsschema m. bl.b. Fastighet inom TOF, Härryda kommun Chef för fastighetsfunktionen är Gustaf Damberg. Fastighetsfunktionen inehåller de två enheterna Drift och teknik samt Inre verksamhetsservice. Till sitt stöd har han en enhet för; administration, projekt och teknisk förvaltning. Se figur 2, ovan Sektorövergripande utvecklingsuppdrag från kommunledning I februari 2013 tog kommundirektören initiativ till en översyn av användning av resurser kopplat till bl.a. inre och yttre fastighetsskötsel. Syftet med översynen är (arbetet pågår fortfarande) att förbättra effektiviteten i förvaltningens arbete (se mer om uppdraget nedan). Ur uppdraget: Bakgrund Inom förvaltningen bedrivs idag viss likartad verksamhet inom tre sektorer. Verksamheterna omfattar inre och yttre fastighetsskötsel. Dessutom park, spår, leder, gata och idrottsplatser dvs. markskötsel. I samma verksamheter finns också särskild verksamhet som vänder sig till VA-funktionen. Ledningsgruppen har tagit initiativ till översyn av dessa verksamheter med nedanstående syfte. Verksamhet som berörs: Fastighetsfunktionen inom ToF, Anläggning och underhåll inom SHB samt Verksamhetsservice inom UTK. Syfte Att förbättra effektiviteten i förvaltningens arbete genom samordning av verksamheten i en ny organisation där personalens kompetens, lokaler och maskiner nyttas på bästa sätt. Uppdraget Att inom nuvarande ram föreslå: Ny organisation och bemanning Förslag till finansieringsform I möjligaste mån skall den del som hänförs till affärsdrivande verksamhet organiseras under denna. 5

9 Redogör för positiva och negativa effekter av förslaget Styrgrupper Verksamhetscheferna Berörda sektorchefer, ledningsgruppen Arbetsgruppens sammansättning Tre enhetschefer, en från vardera verksamheten Två fackliga representanter En från personalfunktionen som samordnar projektet Tidsplan Uppdraget skall redovisas till KD Delegationsordning Härryda kommuns övergripande styrdokument för delegering är Delegationsordningen 2. Ett prisbasbelopp (pbb) är år 2014 beräknat till kr. I delegationsordningen regleras bl.a. vem som får fatta vilka ekonomiska beslut och till vilka belopp. Inköp inom budget och val av leverantör: INKÖPSCHEF < 50 pbb. Inköp inom budget och val av leverantör, ej sektorsövergripande: VCH < 10 pbb. SCH < 50 pbb (Fastighetschef är ersättare för SCH). Iakttagelser Kommunen har identifierat möjligheten att effektivisera bl.a. fastighetsskötarnas organisation. Uppdraget gavs i början av 2013 till flera verksamhetschefer och företrädare för arbetstagarna deltog i arbetet. En ny organisation är startad sedan där fastighetsskötsel, som tidigare fanns som likartade verksamheter inom tre olika sektorer, nu är sammanförda till en organisatorisk enhet för att kunna användas effektivare. Fastighetschefen kan göra inköp inom budget samt direktupphandling och val av leverantör inom ett belopp understigande 440 tkr. 2.3 Intervju Funktionschef - Fastighet Under intervjun beskriver funktionschefen arbetet inför och med omorganisationen. Omorganisation Driftpersonal var tidigare uppdelad på tre organisationer inom kommunen. På vissa ställen har det även varit två personer på samma fastighet. 1 KD, Uppdrag till sektorchefer, Kommunstyrelsens delegationsordning samt förvaltningschefens vidaredelegation, KS , 13, Härryda kommun. 6

10 Syftet med omorganisationen var att slå ihop driftspersonalen från de olika sektorerna för att kunna tillvarata kompetenser på ett effektivare sätt. Exempelvis kan det vara bra om skolvaktmästare kan jobba i nära samverkan med fastighetsskötare. Vidare kunde det vara av vikt att ta över ansvar för larm och andra nya anläggningar. Sammanfattningsvis gick uppdraget ut på att samordna resurserna. Funktionschefen beskriver att han, i den nya organisationen, har två enhetschefer enligt nedan, organiserade i två enheter: 1. Drift och teknik som arbetar med alla installationer. 2. Inre verksamhetsservice (Husvärdskap) Ska känna till sitt hus, verksamhetens behov, tillsammans med fastighetstekniker se till att fastigheten fungerar. Enligt funktionschefen är tanken i den nya organisationen att fördelning av de fysiska resurserna ska vara överenskommen och proportionellt fördelad mellan verksamheterna utifrån deras behov. Det har varit vissa problem i omorganisationen att vissa gamla chefer i verksamheterna har haft svårare med att acceptera den nya organisationen, till skillnad från nyare chefer. En kompetensinventering/kartläggning av alla medarbetare gjordes genom intervjuer i samband med omorganisationen. Internutbildning genomfördes för att säkerställa vissa baskompetenser. Bl.a. förmedlades hur rondering ska sker, vad ska man titta på? Husvärden ska i sin roll, under rondering, identifiera olika behov och vid behov föra ärendet vidare i organisationen. En stor del av de anställda har varit lönebidragsanställda. De används idag som resursgrupp där de får lösa enklare uppgifter. Inom ramen för kommunens utvecklingsarbete har jämförelser gjorts med grannkommuner, exempelvis Kungsbacka. Digitala arbetsorder en omställning för verksamheterna Funktionschefen beskriver vidare att verksamheterna på sikt ska kunna avropa en tjänst digitalt varefter en arbetsorder görs av de som har överblick. Information avseende felanmälningar bör tas in genom att brukarna lägger in sitt önskemål direkt i ett digitalt system (Nilex). Ett Lean-projekt genomfördes för ca 4 år sedan som ledde till färre sätt att ta in anmälningar. Fastighetsskötarnas mobilnummer var tidigare publika men de blev störda i sitt arbete hela tiden. Verksamheterna tycker att det blivit svårare att nå fastighetsskötarna nu och att fastighetsskötarorganisationen blivit mer fyrkantig. 7

11 Avrop av hantverkartjänster Alla fastighetsskötare kunde tidigare avropa hantverkartjänster. I samband med omorganisationen, som nyligen genomförts, har dessa möjligheter begränsats. Dessa begränsningar avseende beställarrättigheter fungerar inte fullt ut idag men organisationen strävar efter det. Akuta ärenden får dock lösas av den som är på plats. Rapportering och uppföljning ska därefter ske snarast till närmaste samordnare. En av anledningarna till de nya begränsade beställningsmöjligheterna är att alla beställningar ska ske skriftligt i systemet och för att skapa effektivare avrop för att i sin tur minska kostnaderna. Akuta ärenden som avropas ska dokumenteras i efterhand. Prioriterade uppgifter och kvarvarande frågeställningar Det som har högst prioritet i dagsläget är att komma överens med övriga verksamheter i kommunen om leveranserna, dvs. vilka förväntningar och krav verksamheterna kan och bör ha på det som levereras av fastighetsskötarna samt hur kommunikationen ska gå till vid beställningar. Socialtjänsten har, ur fastighetsfunktionens synvinkel, en bättre vana av att beställa exempelvis ombyggnation jämfört med hur det ser ut inom skola. Möte kommer att ske med representant från UTK, chefen fastighetsfunktionen och hans två enhetschefer. Ska man resa över hela kommunen för att man har en specialkompetens eller ska man ha bredare kompetens och arbeta inom ett mindre geografiskt område? Iakttagelser Omorganisationen är i full gång. Funktionschefen har identifierat och börjat åtgärda ett antal områden för fortsatt utvecklingsarbete. Begränsningar avseende beställarrättigheter samt dokumentationsrutiner fungerar inte fullt ut idag varför detta implementeringsarbete bör prioriteras. 8

12 3. Avslutande resonemang 3.1 Omorgansiation och fortsatt utveckling Kommunen har, i början av 2013 på uppdrag av kommundirektören, startat ett effektiviseringsarbete av bl.a. fastighetskötarfunktionen. Fortsatt utvecklingsarbete sker inom identifierade och prioriterade områden. För närvarande är det viktigaste att komma överens med verksamheterna om leveransernas omfattning och kvalitet så att det skapas en samsyn. Vidare fortsätter arbetet med att införa ett digitalt orderhanteringssystem. Här vill vi betona vikten av att dokumentationsrutinerna snabbt kommer på plats samt att förändringarna avseende beställarrätter efterlevs i syfte att kunna nå de effektiviseringsvinster som eftersträvas. Såvitt denna förstudie kunnat visa är det inte fastställt, om, hur, eller när en utvärdering av förändringsarbetets effekter ska ske. 3.2 Bedömning Vi bedömer att kommunen har överblick och kontroll över fastighetsskötarnas olika kompetensområden samt att fastighetsskötarna, i dagsläget, används på ett i de flesta avseenden effektivt sätt. Vi kan, i denna förstudie, inte finna något i delegationsordningen som verkar hindra att processerna kring avrop mot ramavtal samt direktupphandling/direktköp inte skulle kunna fungera på ett rimligt sätt. Efterlevnaden av de nya begränsningarna avseende avrop bör dock säkerställas fullt ut. Kommunen bedöms sammantaget ha erforderliga rutiner för att tillvarata fastighetsskötarnas olika kompetenser på ett resurseffektivt och för kommunen ekonomiskt fördelaktigt sätt. Vi bedömer att en fördjupad granskning inte är befogad i nuläget men att en uppföljning av hur effektiviseringsarbetet fortlöpt bör äga rum inom ca ett år. 3.3 Rekommendationer Vi rekommenderar kommunen att: Fortsätta det påbörjade effektiviseringsarbetet Säkerställa att avrop av tjänster och produkter sker av behörig samt att arbeten både beställs och dokumenteras på fastställt sätt Utvärdera de ekonomiska och kvalitativa effekterna av omorganisationen efter lämplig tidsperiod 9

13 Med Deloitte avses en eller flera av Deloitte Touche Tohmatsu Limited, en brittisk juridisk person (Eng: limited by guarantee ), och dess nätverk av medlemsfirmor, som var och en är juridiskt åtskilda och oberoende enheter. För en mer detaljerad beskrivning av den legala strukturen för Deloitte Touche Tohmatsu Limited och dess medlemsfirmor, besök Deloitte erbjuder tjänster inom revision, skatterådgivning, business consulting och finansiell rådgivning till offentliga och privata klienter inom en mängd branscher. Med ett globalt nätverk av medlemsfirmor i mer än 150 länder, kan Deloitte erbjuda spetskompetens av världsklass och djup lokal expertis för att hjälpa klienter med de insikter de behöver för att ta itu med sina mest komplexa utmaningar. Deloitte har medarbetare i nätverket alla fast beslutna att bli standard of excellence. Detta dokument innehåller endast allmän information. Varken Deloitte Touche Tohmatsu Limited, dess medlemsfirmor eller deras närstående företag (gemensamt kallade "Deloittes Nätverk") lämnar råd eller tjänster genom denna publicering. Innan beslut fattas eller åtgärd vidtas som kan påverka din ekonomi eller din verksamhet, bör du konsultera en professionell rådgivare. Inget företag inom Deloittes Nätverk är ansvarigt för någon skada till följd av att man har förlitat sig på information i detta dokument Deloitte AB