Revisionsrapport Kommunstyrelsens engagemang i Destination Ragundadalen - Översiktlig granskning. Ragunda kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Kommunstyrelsens engagemang i Destination Ragundadalen - Översiktlig granskning Ragunda kommun

2 Innehåll Sammanfattning Inledning Resultat Revisionell bedömning januari 2016

3 Sammanfattning Uppdrag och bakgrund Kommunens revisorer har beslutat att en översiktlig granskning ska göras av kommunens engagemang i Destination Ragunda. Revisionsfråga Hur är kommunen engagerad i Destination Ragunda ekonomiskt och organisatoriskt? Svar på revisionsfrågan Kommunstyrelsen har inte efterfrågat verksamhetsmässiga och ekonomiska uppföljningar från föreningen. Kommunstyrelsen har även lämnat obegränsade ekonomiska garantier för föreningens åtaganden i ett kommunstyrelsebeslut trots att kommunen inte har ett väsentligt inflytande över verksamhet och ekonomi. Dessutom saknar kommunstyrelsen garantier från föreningen om återbetalning av lämnade penningbidrag. Sammantaget bedömer vi att kommunstyrelsen inte haft en tillräcklig ledning, styrning och uppföljning av de ersättningar/bidrag som utbetalts till föreningen Destination Ragundadalen. Östersund DELOITTE AB Kjell Pettersson, Certifierad kommunal revisor Uppdragsansvarig 1

4 1. Inledning 1.1 Uppdrag och bakgrund Kommunens revisorer har beslutat att en översiktlig granskning ska göras av kommunens engagemang i Destination Ragunda. 1.2 Revisionsfråga och kontrollmål Hur är kommunen engagerad i Destination Ragunda ekonomiskt och organisatoriskt? 1.3 Avgränsning Granskningen avser Revisionskriterier och Metod Underlag för bedömning är gällande beslut från Ks och/eller fullmäktige, ekonomiska engagemang och skriftliga överenskommelser som ligger till grund för engagemanget från kommunens sida 2

5 2 Resultat 2.1 Vad är destination Ragundadalen? Enligt inriktningsbeslut i Ks framgår att kommunen inte bedriver någon egen turism- verksamhet utan ger ett årligt stöd till Ragundadalens Turism för att bedriva denna verksamhet. Föreningen är en ekonomisk förening som består av företag och föreningar som tillsammans med kommunen driver turismutveckling. Enligt inriktningsbeslutet ska Ragunda kommun bistå med följande: Årligt bidrag under perioden ( /år) Deltagande i styrelsen Webbportal-webbsupport Kompetens via kommunens utvecklingsstab Delfinansiär i turismprojekt Vissa annonskostnader I Ks framgår att ett avtal tecknats mellan kommunen och Destination Ragundadalen gällande turist verksamhet för I bilaga 1 framgår inriktningsbeslut och uppdrag. I bilagan framgår även att ett driftbidrag om 500 kkr ska utbetalas för att verkställa åtgärderna under A och B i bilagan. Kommunen ska även ha en ledamot från Ks samt en tjänsteman i föreningens styrelse. Under 2015 har Gudrun Wikén företrätt kommunen från Ks sida. Näringslivssekreteraren har inte deltagit vid något möte under 2015 som tjänstemannarepresentant. I februari 2015 fick föreningen ett utökat uppdrag med två projekt Döda fallet ett framtida världsarv och Turism Det utökade uppdraget innebär bland annat att inriktningen utökas från turismsatsningar mot affärs och produktutveckling gemensamt med företagen, exempelvis teknikutveckling, kartläggning av besökare, skapa hållbara arrangemang med mera. För det utökade uppdraget gavs ett extra bidrag om 500 kkr för Beslutet är undertecknat av Ks presidium (Terese Bengard, Lennart Skoog och Annika Forsström-Nordvall). Kommunchefen har attesterat utbetalningen. 2.2 Utbetalda bidrag till föreningen Som framgått under avsnitt 2.1 ska kommunen betala ett årligt driftbidrag om 500 kkr. Under april 2014 inkom en ansökan från föreningen att få 2015 års bidrag utbetalt i förskott dvs redan i maj Ks presidium ställda sig positiva till begäran eftersom turist verksamheten inom kommunen är en prioriterad verksamhet och att destinationen är i behov att stärka sin likviditet inför sommarsäsongen Beslutet är undertecknat av Terese Bengard, Lennart Skoog och Bo Bergström. Fakturan är attesterad 3

6 av kommunchefen. I februari 2015 betalades 2016 års bidrag ut, det vill säga ett förskott. Enligt uppgifter från ekonomichefen har följande summor betalts ut till föreningen under : 2011: 500 kkr 2012: 2500 kkr 2014: 1000 kkr 2015: 1000 kkr Totalt: 5 mkr. I beloppen ingår förskott på 2016 års bidrag (500 kkr). 2.3 Ks reglemente och delegationsordning I Ks delegationsreglemente avsnitt B framgår att Ks presidium i brådskande ärenden har rätt att fatta beslut. Beslutet ska fattas i förening av två ledamöter. 2.4 Rapportering kring ekonomi och verksamhet från föreningen Det har varit svårt att få fram information kring Destination Ragunda beroende på att bland annat tidigare kommunalråd och kommunchef slutat. Näringslivssekreteraren har skickat över en del information kring verksamheten, som skickats från föreningens administrativa resurser. Eftersom tjänstemannarepresentationen från kommunens sida i föreningens styrelse varit obefintlig under 2015 bidrar dessa omständigheter också till svårigheter att få fram information. I Ks protokoll återfinns ett extrainsatt ärende som berör Destination Ragundadalen. I Ks beslut tillsätts en arbetsgrupp för att utreda Destination Ragundadalens framtid bestående av 5 personer (Ks presidium, kommunchef och fullmäktiges 2:e vice ordförande). Ks utfärdar även en garanti för löner och löpande fasta kostnader med krav på återbetalning omgående när pengar från projekt Turism har betalts ut. Den ekonomiska informationen som erhållits från föreningen via näringslivssekreteraren är inte komplett, vilket gör det svårt att bedöma hur kommunens pengar använts i föreningen. 4

7 3. Revisionell bedömning 3.1 Bedömning av kommunens engagemang i Destination Ragundadalen Vi bedömer att rapportering och uppföljning av bedriven verksamhet från Destination Ragundadalen till kommunen varit knapphändig. Kommunen har själv här ett stort ansvar att genom avtalad styrelserepresentation vara aktiv i föreningen samt att kräva information. Det är anmärkningsvärt att kommunen inte nyttjat avtalets möjlighet att ha en tjänsteman med i styrelsen utan nöjt sig med en representant från Ks. Vi saknar även en uppföljning om avtalade och betalda tjänster levererats till kommunen. Vid upprepade tillfällen har förskott utbetalts till föreningen, vilket borde sänt signaler till Ks att inte allt fungerar som tänkt. Utbetalda belopp överstiger även de inriktningsbeslut som tagits. Orsakerna till detta har inte analyserats inom ramen för givet uppdrag, som avser Vi anser att Ks presidium, trots att delegationsreglementet så medger vid brådskande ärenden, borde förankrat frågan om utbetalning av förskott hos övriga ledamöter. Det är även ett ansvar för Ks representant i föreningen att återrapportera till Ks om bedriven verksamhet i samt ett gemensamt ansvar för övriga ledamöter i Ks att begära information. Vi har hittat ett protokoll från Ks under 2015 där Destination Ragundadalen behandlas och det är i december 2015 i ett extrainsatt ärende. Vi finner det märkligt att Ks i beslutet ska utreda en annan juridisk persons framtid. Kan det vara ett felformulerat beslutsprotokoll där uppdraget är att utreda kommunens fortsatta engagemang i föreningen? Ks har även utfärdat en garanti för löner och löpande fasta kostnader med krav på återbetalning när pengar betalas ut från projekt turism Det framgår inte hur länge garantin gäller och omfattningen i kronor, vilket är anmärkningsvärt. Finns det en undertecknad skuldförbindelse/avtal mellan kommunen och föreningen att återbetala utlagda pengar till kommunen? Frågan har ställts till ekonomichef som vidarebefordrat frågan till kommunchef och Ks ordförande. Inget svar har erhållits dags datum (22/1 2016). Ks representant i styrelsen har i intervju bekräftat att det rått turbulens i föreningens styrelse med avsaknad av struktur i rutiner för anställande av personal, kallelse och protokoll med mera. Under 5

8 hösten 2015 kulminerade turbulensen i och med att styrelsen avgick. 3.2 Svar på revisionsfrågan Kommunstyrelsen har inte efterfrågat verksamhetsmässiga och ekonomiska uppföljningar från föreningen. Kommunstyrelsen har även lämnat obegränsade ekonomiska garantier för föreningens åtaganden i ett kommunstyrelsebeslut trots att kommunen inte har ett väsentligt inflytande över verksamhet och ekonomi. Dessutom saknar kommunstyrelsen garantier från föreningen om återbetalning av lämnade penningbidrag. Sammantaget bedömer vi att kommunstyrelsen inte haft en tillräcklig ledning, styrning och uppföljning av de ersättningar/bidrag som utbetalts till föreningen Destination Ragundadalen. Intervjuade personer Anna-Märta Johansson, landsbygdsutvecklare - näringslivssekreterare Therese Östlin Dahlgren, ekonomichef Gudrun Wikén, Ks ledamot och styrelseledamot I Destination Ragundadalen 6

9 Med Deloitte avses en eller flera av Deloitte Touche Tohmatsu Limited, en brittisk juridisk person (Eng: limited by guarantee ), och dess nätverk av medlemsfirmor, som var och en är juridiskt åtskilda och oberoende enheter. För en mer detaljerad beskrivning av den legala strukturen för Deloitte Touche Tohmatsu Limited och dess medlemsfirmor, besök Deloitte erbjuder tjänster inom revision, skatterådgivning, business consulting och finansiell rådgivning till offentliga och privata klienter inom en mängd branscher. Med ett globalt nätverk av medlemsfirmor i mer än 150 länder, kan Deloitte erbjuda spetskompetens av världsklass och djup lokal expertis för att hjälpa klienter med de insikter de behöver för att ta itu med sina mest komplexa utmaningar. Deloitte har medarbetare i nätverket alla fast beslutna att bli standard of excellence. Detta dokument innehåller endast allmän information. Varken Deloitte Touche Tohmatsu Limited, dess medlemsfirmor eller deras närstående företag (gemensamt kallade "Deloittes Nätverk") lämnar råd eller tjänster genom denna publicering. Innan beslut fattas eller åtgärd vidtas som kan påverka din ekonomi eller din verksamhet, bör du konsultera en professionell rådgivare. Inget företag inom Deloittes Nätverk är ansvarigt för någon skada till följd av att man har förlitat sig på information i detta dokument Deloitte AB