Landstingsstyrelsens beslut. Förvaltare har varit ABN Amro, tidigare Alfred Berg.

Transkript

1 Landstingsstyrelsen PROTOKOLL DATUM DIARIENR LS-LED Placeringsregler Landstinget Sörmlands donationsmedel Landstingsstyrelsens beslut 1. Landstingsstyrelsen fastställer Placeringsregler Landstinget Sörmlands donationsmedel Ärendebeskrivning Landstinget har en separat policy, placeringsregler, för landstingets donationsfonder. Dessa regler utformades i mitten av 90-talet och har därefter inte reviderats. Den utformning som gjordes var att placeringar inte fick ske i fonder vad gäller aktier, däremot i ränteförvaltningen. Förvaltare har varit ABN Amro, tidigare Alfred Berg. Kommentar Under hösten 2006 meddelade ABN Amro att man inte skulle tillhandahålla någon depåtjänst för landstingets aktier. Då förvaltningen bestod av ett stort antal aktier, gjordes bedömningen att den framtida förvaltningen borde avse aktiefonder. Förvaltningen hos ABN Amro avslutades därmed i avvaktan på att befintliga regler revideras. Befintlig policy, fortsättningsvis kallad placeringsregler, har omarbetats, utifrån målsättningen att placeringar i aktiefonder skall tillåtas. I övrigt har smärre förändringar skett. Bilaga 1. Missiv 2. Förslag till placeringsregler för landstingets donationsfonder Protokollsutdrag till Ekonomienheten Finanschefen Akten Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tel landstinget.sormland@dll.se ORG NR Y:\Lednings- och verksamhetsstöd\enheter\administrativa enheten\processer\politiska dokument\landstingsstyrelsen\protokoll\ls 07\( 4) April\ SID 1(1) 60 Placregl donationsmedel\ 60 Placering donationsmedel.doc Utskriftsdatum: :13

2 Lednings- och verksamhetsstöd Bilaga 1 LS 60/07 HANDLÄGGARE DATUM DIARIENR Thim Larsson LS-LED Landstingsstyrelsen Placeringsregler, donationsmedel Bakgrund Landstinget har en separat policy, placeringsregler, för landstingets donationsfonder. Dessa regler utformades i mitten av 90-talet och har därefter inte reviderats. Den utformning som gjordes var att placeringar inte fick ske i fonder vad gäller aktier, däremot i ränteförvaltningen. Förvaltare har varit ABN Amro, tidigare Alfred Berg. Anledningen till att de har skött förvaltningen var att de kunde erbjuda en enkel administration, i form av att vi byggde en fiktiv fond för landstinget och sedan ägde respektive donationsfond andelar i denna fond. Under hösten 2006 meddelade ABN Amro att man inte skulle tillhandahålla någon depåtjänst för våra aktier. Då förvaltningen bestod av ett stort antal aktier, gjordes bedömningen att den framtida förvaltningen borde avse aktiefonder. Förvaltningen hos ABN Amro avslutades därmed i avvaktan på att befintliga regler revideras. Befintlig policy, fortsättningsvis kallad placeringsregler, har omarbetats, utifrån målsättningen att placeringar i aktiefonder ska tillåtas. I övrigt har smärre förändringar skett. Förslag till beslut Landstingsstyrelsen fastställer bifogade placeringsregler för donationsmedel. LANDSTINGET SÖRMLAND Lars Andåker Landstingsdirektör Kenneth Hultman Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tel landstinget.sormland@dll.se ORG NR Y:\Lednings- och verksamhetsstöd\enheter\administrativa enheten\processer\politiska dokument\landstingsstyrelsen\protokoll\ls 07\( 4) April\ SID 1(1) 60 Placregl donationsmedel\bil 1 60 Plac donationsmedel missiv.doc Utskriftsdatum: :57

3 Lednings och verksamhetsstöd Namn, Telefon Thim Larsson, Datum Diarienummer LS-LED Bilaga 2 LS 60/07 1 (1) Placeringsregler Landstinget Sörmlands Donationsmedel Bil 2 60Placeering donationsmedel POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON TELEFAX POSTGIRO Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping

4 Lednings och verksamhetsstöd Namn, Telefon Thim Larsson, Datum Diarienummer LS-LED Bilaga 2 LS 60/07 2 (2) Innehållsförteckning 1. Inledning Syftet med Placeringspolicyn Förvaltningens mål 3 2. Finansiell organisation och beslutsrätt 4 3.Definition av portföljen Uppdelning av placeringsportföljen Extern förvaltning 5 4. Hantering av finansiella risker i placeringar Kreditrisk 6 5. Utvärdering och rapportering Utvärdering Rapportering av placeringsverksamhet 7 6. Attestrutiner 8 7. Beslut 8 Bil 2 60Placeering donationsmedel POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON TELEFAX POSTGIRO Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping

5 1. Inledning Landstinget Sörmlands donationsfonder (nedan kallad "Donationsfonden") innehar likvida medel motsvarande ca 19 mnkr. Dessa placeringsregler ska reglera den samlade förvaltningen av dessa medel. 1.1 Syftet med Placeringsregler Syftet med dessa placeringsregler är att definiera ramar för förvaltningen, sätta gränser för det finansiella risktagandet samt säkerställa att uppföljning och kontroll sker på ett tillfredsställande sätt. Med förvaltning avses hantering av det samlade kapital som Landstingets Sörmlands donationsfonder representerar. Syftet är vidare att placeringsreglerna ska reglera förvaltningen utifrån förutsättningen att Donationsfondens medel ska kunna förvaltas av en extern förvaltare/aktör på marknaden. Placeringsregler ska gälla från Förvaltningens mål Målet med Donationsfondens samlade kapitalförvaltningen är att: 1 Långsiktigt bibehålla det reala värdet i Donationsfonden 2 Maximera avkastningen på Donationsfondens placerade medel till den av styrelsen godkända risknivån som beskrivs i dessa placeringsregle samt att 3 Uppnå en avkastning på förvaltade medel som möjliggör en årlig utdelning i enlighet med respektive fonds ändamål 4 Placeringar av donationsmedel endast sker i enlighet med den i reglerna beslutade och upprättade risknivåerna. 5 Tillse att en kostnadseffektiv administration och hantering av fonderna främjas Nyköping besök Repslagargatan 19 tel fax thim.larsson@dll.se ORG NR y:\lednings- och verksamhetsstöd\enheter\administrativa enheten\processer\politiska dokument\landstingsstyrelsen\protokoll\ls 07\( 4) april\ 60 placregl donationsmedel\bil 2 60placeering donationsmedel.doc Utskriftsdatum: SID 3(3)

6 2. Finansiell organisation och beslutsrätt Donationsfonden sakförvaltas av en extern förvaltare. Ekonomidirektören ansvarar inför landstingets styrelse för fondens förvaltning. Styrelsen ansvarar för; Innehållet i placeringsreglerna att följa upp och vid behov förändra placeringsregler att ta del av information om förvaltningens resultat som tillhandahålls av finanschefen. Ekonomidirektören/Finanschefen ansvarar för; Löpande uppföljning och kontroll av externa förvaltares agerande att upprätthålla en löpande relation med externa förvaltare att praktiskt hantera in- och utbetalningar mellan placeringsportfölj och koncernkonto att ge styrelsen förslag på förändringar av placeringsregler att samla, verifiera och rapportera utfall av placeringsverksamheten till styrelsen. Ekonomidirektören, finanschefen eller extern förvaltare har inte rätt att ta beslut om förändringar i placeringsportföljens sammansättning utöver de ramar som anges i dessa regler. Detta kan endast ske genom en regelförändring som i dessa fall ska ske via ett styrelsebeslut. 3. Definition av portföljen Den totala portföljen i Donationsfonden består främst av en placeringsportfölj men fonden kan även inneha likvida medel på konto. Placeringsportföljen ska hanteras av en extern förvaltare. Med likvida medel menas de tillgodohavanden som finns på fondens konto i koncernkontot vid de tillfällen då placeringsmedel finns och därmed fonden ligger likvid. Donationsfonden kan även via tillfällig kredit i landstingets koncernkonto låna upp medel, t ex för att överbrygga kortsiktiga likviditetsbehov. Denna upplåning får ej göras med syfte att placera i placeringsportföljen och får max uppgå till kr. 3.1 Uppdelning av placeringsportföljen För att säkerställa god likviditet samt tillgodose Donationsfondens krav på en låg riskprofil har en riktlinje för placeringsportföljens sammansättning i tillgångsklasser beslutats. Placeringsportföljen ska delas upp i två delar med vardera 50 % av den sammanlagda placeringsportföljen. Dessa två ORG NR y:\lednings- och verksamhetsstöd\enheter\administrativa enheten\processer\politiska dokument\landstingsstyrelsen\protokoll\ls 07\( 4) april\ 60 placregl donationsmedel\bil 2 60placeering donationsmedel.doc Utskriftsdatum: :56 SID 4(4)

7 delar benämns "Räntebärande placeringar" samt "Aktier". För att säkerställa att en extern förvaltare kan agera effektivt ges ett utrymme inom vilket nedanstående gränser kan förändras. Detta utrymme är beslutat till ± 15 % vilket betyder att sammansättningen av placeringsportföljen får variera enligt följande; 1. Räntebärande placeringar 50 % ± 15 % = 35 % <---> 65 % 2. Aktier 50 % ± 15 % = 35 % <---> 65 % 3. Likviditet kan förekomma i mindre omfattning i samband med placering av nytt kapital eller av portföljstrategiska skäl. Placeringarnas sammansättning och riskprofil kontrolleras genom de limiter för aktiekursrisk, ränterisk, kreditrisk och likviditetsrisk enligt kapitel 4 nedan. 3.2 Extern förvaltning Hela Donationsfonden ska i sin helhet överföras för extern förvaltning. 4. Hantering av finansiella risker i placeringar Placeringar får endast göras på konto eller med depositioner i svensk bank, i svenska räntebärande penningmarknadsinstrument och värdepapper samt i svenska börsnoterade aktier. Limitering av belopp och andelar för olika typer av placeringar i de olika delarna av portföljen görs nedan. Transaktioner i derivatinstrument, förlagslån samt i instrument och värdepapper denominerade i utländsk valuta är ej tillåtna. 4.1 Aktiekursrisk Hanteras för aktier Placeringar får endast göras i svenska börsnoterade aktier noterade på listorna Large Cap, Mid Cap och Small Cap. Därutöver får placering motsvarande 10 % av aktiedelen placeras i aktier noterade på First North eller NGM, Equity. Värdet av varje enskild aktieplacering får ej överstiga 20 % av det totala värdet placerat i aktier. Placering får ske i fonder som har Finansinspektionens, eller motsvarande utländsk myndighets, tillstånd och vars placeringsinriktning överensstämmer med bestämmelserna i dessa regler. ORG NR y:\lednings- och verksamhetsstöd\enheter\administrativa enheten\processer\politiska dokument\landstingsstyrelsen\protokoll\ls 07\( 4) april\ 60 placregl donationsmedel\bil 2 60placeering donationsmedel.doc Utskriftsdatum: :56 SID 5(5)

8 . 4.2 Ränterisk Hanteras för räntebärande placeringar Ränterisk uppkommer när rörelser i marknadsräntan förändrar marknadsvärdet på räntebärande investeringar. Längre löptid betyder en ökad förändring i marknadsvärdet för en given ränteförändring, dvs. en ökad ränterisk. Därför kontrolleras ränterisk genom att begränsa löptiden i portföljen. I reglerna används duration som är ett mått som anger snittlöptiden för hela portföljen. Durationen i räntebärande placeringar begränsas inom följande ramar: Del av portfölj Räntebärande placeringar Duration Maximalt 2,5 år räknat som snitt av portföljen 4.3 Kreditrisk Hanteras för likviditet och räntebärande placeringar Begränsning av kreditrisken sker genom att investeringar endast får göras med nedanstående kontohållare och emittenter; Likvida medel Alla likvida medel ska vara placerade på fondens konto inom landstingets koncernkonto. Räntebärande placeringar, emittenter - Svenska staten eller av svenska staten garanterat värdepapper - Kommuninvest, svenska kommuner och landsting - Svenska banker och bostadsfinansieringsinstitut - Värdepapper med rating om lägst AA eller Aa1 respektive lägst K-1 eller P maximalt 20 % av ränteplaceringar 4.4 Likviditetsrisk Hanteras för aktier och räntebärande placeringar Likviditetsrisken kontrolleras genom att Donationsfonden endast får göra placeringar i tillgångar som kan realiseras utan fördröjning. 1 Rating enligt Standard & Poors eller Moody s ORG NR y:\lednings- och verksamhetsstöd\enheter\administrativa enheten\processer\politiska dokument\landstingsstyrelsen\protokoll\ls 07\( 4) april\ 60 placregl donationsmedel\bil 2 60placeering donationsmedel.doc Utskriftsdatum: :56 SID 6(6)

9 För att säkerställa detta ska förvaltare eftersträva att göra investeringar i räntebärande penningmarknadsinstrument och obligationer vars priser kvoteras av market makers i elektroniska informationssystem, t ex Reuter. 5. Utvärdering och rapportering 5.1 Utvärdering Donationsfonden ska regelbundet utvärdera resultatet i placeringsportföljen genom att jämföra uppnått resultat mot relevanta jämförelseindex, s.k. benchmarkindex. Följande benchmarkindex ska användas: Räntebärande portfölj enl. överenskommelse med vald förvaltare Aktier enl. överenskommelse med vald förvaltare 5.2 Rapportering av placeringsverksamhet En extern förvaltare ska månadsvis rapportera information som klart tydliggör innehav, transaktioner, räntor, utdelningar och resultat. Förutom dessa standardiserade rapporter ska en rapport tillhandahållas landstingets finansenhet där följande information är sammanställd: Resultat genom att jämföra marknadsvärde för portföljen (inkl. realiserat resultat och kontanta medel) jämfört med dels förra månadens ingångsvärde och dels med ingångsvärde 12 månader tillbaka. Innan förvaltningen pågått 12 månader ska denna redovisning göras från förvaltningens start. Värderingen ska vara justerad med gjorda insättningar/uttag från de olika delarna i portföljen. Ovanstående resultat jämfört med valda benchmarkindex. Resultat genom att jämföra marknadsvärde för hela portföljen (inkl. realiserat resultat och kontanta medel) jämfört med dels förra månadens ingångsvärde och dels med ingångsvärde 12 månader tillbaka. Innan förvaltningen pågått 12 månader ska denna redovisning göras från förvaltningens start. Värderingen ska vara justerad med gjorda insättningar/uttag från portföljen. Genomsnittlig löptid för den räntebärande delen i portföljen. Notering av procentuella andelar av hela portföljen för de olika kreditrisk kategorierna enligt avsnitt 4.3. ORG NR y:\lednings- och verksamhetsstöd\enheter\administrativa enheten\processer\politiska dokument\landstingsstyrelsen\protokoll\ls 07\( 4) april\ 60 placregl donationsmedel\bil 2 60placeering donationsmedel.doc Utskriftsdatum: :56 SID 7(7)

10 Finanschefen inom landstinget ansvarar för att kontrollera att förvaltare uppfyller sitt rapporteringsansvar. Finanschefen ska också arkivera förvaltares rapporter och utifrån dessa kvartalsvis producera en intern sammanställningsrapport. Denna rapport ska, utifrån rapporter från externa förvaltare, tydligt visa sammanställd information för hela Donationsfondens portfölj (dvs. alla medel hos externa förvaltare samt tillgodohavanden på konto summerat). Rapporten delges ekonomidirektören månadsvis. 6. Attestrutiner Attestkrav - Överföring av medel och beslut om placeringar Alla utbetalningar och överföringar från extern förvaltare måste i förväg bekräftas och godkännas av finanschefen i landstinget Sörmland. Alla beslut om extern förvaltning av placeringsportföljens ska godkännas och attesteras av finanschefen i landstinget Sörmland. 7. Beslut Styrelsen i landstinget Sörmland har beslutar att dessa placeringsregler ska gälla från och framöver tills nytt beslut tas som upphäver direktiven. Placeringsreglerna kan inte ändras utan föregående styrelsebeslut. Placeringsreglerna ska regelbundet utvärderas och vid behov justeras. ORG NR y:\lednings- och verksamhetsstöd\enheter\administrativa enheten\processer\politiska dokument\landstingsstyrelsen\protokoll\ls 07\( 4) april\ 60 placregl donationsmedel\bil 2 60placeering donationsmedel.doc Utskriftsdatum: :56 SID 8(8)