FÖRSLAG TILL FINANSIELL POLICY FÖR VILHELMINA KOMMUN. 1.1 Övergripande mål för finansverksamheten

Transkript

1 4 ~ t::t' FÖRSLAG TILL FINANSIELL POLICY FÖR VILHELMINA KOMMUN - l ALLMANT 11 Övergripande mål för finansverksamheten 'o Kommunens finansverksamhet skall bedrivas på ett effektivt och säkert sätt utan spekulativa inslag Den övergripande målsättningen för finansverksamheten är att uppnå bästa möjliga finansnetto med minsta möjliga risk Visst risktagande är dock ofrånkomligt C 12 Finanspolicyns syfte och innehåll ' r För att kunna bedriva kommunens finansiella verksamhet effektivt måste 00 arbetet ske efter genomtänkta och tydligt formulerade strategier Finans- ~ policyn syftar till att klargöra hur finansiell verksamhet skall bedrivas och finansiella risker hanteras av kommunen och de kommunala bolagen Policydokumentet innehåller mål och riktlinjer inom följ'ande områden: : Koncemsamverkan : Organisation och ansvarsfördelning : Kapitalförvaltning : Upplåning : Borgen : Rapportering och uppföljning Policyn preciserar de föreskrifter för kommunens medelsförvaltning som kommunfullmäktige enligt 8 kap 3 Kommunallagen skall meddela, vilket även framgår av fastställt reglement för kommunstyrelsen C 13 Tillämpning och uppföljning av finanspolicyn Tidigare antagn'a föreskrifter för kommunens medelsförvaltning upphör att,,~ gälla och ersätts med denna policy C Om kommunens låne- och placeringsportfölj behöver förändras till följd av denna policy gäller att förändringen skall genomföras så snart det kan ske 00 Ekonomienheten skall, på kommunstyrelsens uppdrag, kontinuerligt följa upp gällande finansiella policy för att pröva dess ändamålsenlighet Kommunfullmäktiges föreskrifter för medelsförvaltning, uttryckta i denna finansiella policy, skall årligen omprövas i samband med fastställandet av kommunens budget för kommande år 1

2 - LL 2 FINANSFÖRVALTNINGENS ORGANISATION OCH ANSV ARSFÖRDELNING 21 Koncernsamordning För att hantera koncernens ekonomi effektivt skall kommunen, på det sätt och inom de ramar som kommunfullmäktige beslutar, koordinera de finansiella frågorna för de enheter som ingår i kommunkoncernen I kommunkoncernen inbegrips i detta sammanhang de hel- och delägda företag där kommunen har ett rättsligt bestämmande inflytande Genom att samordna finansiell verksamhet hos kommunen och dess bolag kan stora fördelar uppnås Detta gäller för såväl in- och utlåning som kassaflöden ~ Genom att använda kommunkoncernens internbank kan koncernens upp- ' ' lånings och placeringsbehov matchas mot varandra med positivt utfall för " samtliga parter ~ '- ~ De kommunägda företagen förutsätts därför utnyttja koncernsamordningen och förbinda sig att göra sina medelstransaktioner via koncernkontot Villkor för placeringar och upplåning via kommunen skall vara marknadsmässiga Kan inte kommunen erbjuda villkor motsvarande externt alternativ medges i förekommande fall placeringar utanför kommunen Den finansiella samordningen mellan kommunen och de kommunala bolagen regleras i denna policy, fast- " ställd företagspolicyoch eventuellt genom separata ägardirektiv 22 Ansvars- och befogenhetsfördelning För den kommunala koncernen skall följande fördelning av ansvars- och befogenheter gälla inom den finansiella verksamheten Kommunfullmäktige Beslutar om övergripande riktlinjer och policy för kommunen och de kommunala bolagen ~ Beslutar om finansiella mål samt ramar för kommunens upplåning Kommunstyrelsen Ansvarar för kommunens medelsförvaltning (", Beslu~ar om upplåni~g inom ramen för kommunfullmäktiges delegation Beslutar om externt förvaltningsuppdrag Ansvarar för förvaltning av donationsmedel ~ Finansförvaltningen Finansförvaltningen vid ekonomi enheten ansvarar under kommunstyrelsen för genomförandet av den finansiella verksamheten enligt punkt 221 De kommunala bolagen I kommunkoncernens bolag skall respektive styrelse fastställa en finanspolicy som i tillämpliga delar skall baseras på denna policy och eventuellt före- kommande ägardirektiv Respektive styrelse har ett självständigt ansvar för 2

3 ~ " ~ \ "- f I bolagets finansiella verksamhet och risker I övrigt gäller vad som anges i fastställda reglementen och delegationsbeslut 221 Finansförvaltningen Finansförvaltningen inom ekonomi enheten är organiserad i form av en internbank som har till uppgift att : svara för övergripande samordning av kommunkoncernens fmansiella verksamhet : bevaka utvecklingen inom de finansiella marknaderna : samordna kommunkoncernens betalningsströmmar genom koncernkonto r : lämna erforderlig servicetillko~unk ncernens oli~a enhe~er ' rapportera om den finansiella stallmngen och utvecklmgen till kommun- ' styrelsens arbetsutskott ' : initiera utvecklings- och förbättringsåtgärder av den finansiella verk- ~ t" samheten 23 Extern förvaltning av kommunens medel' ~ Vid beslut att anlita extern förvaltare av kommunens likviditet på kort eller lång sikt skall följande gälla: : Extern förvaltning skall upphandlas enligt Lagen om offentlig upp- handling (LOV) : Förvaltare av kommunens fonderade medel skall vara svenskt värdepappersinstitut som har finansinspektionens tillstånd för förvaltning av någon annans finansiella instrument, enligt 1 kap 3 p 4, Lagen om värdepappersrörelse (1991:981) : Uppdraget skall ~da sig på skriftligt avtal där förvaltaren åtar sig att, följa kommunens placeringsföreskrifter med eventuellt ytterligare pre-, ciseringar som kommunstyrelsen fattar beslut om : Avtalsperioden skall begränsas till två (2) år med ett (1) års förlängning 24 Förvaring av värdepapper ~ Portföljens tillgångar skall förvaras hos värdepappersinstitut som har Finansinspektionens tillstånd att ta emot värdepapper för förvaring enligt 3 kap 4 p 2, Lagen om värdepappersrörelse (1991:981) "" 25 Likviditet Placeringar kan göras i värdepapper med hög likviditet, d v s marknadsnoterade värdepapper som vid vaije tidpunkt kan omsättas 3

4 ~ 3 LIKVIDITETSFÖRVALTNING 31 Likviditetsplanering För att uppnå en effektiv medelsförvaltning skall en samordnad likviditetsplanering ske inom kommunkoncernen För att denna skall bli så korrekt som möjligt skall kommunen och de kommunala bolagen upprätta egna likviditetsplaner och löpande rapportera större avvikelser i penningflödet Likviditetsplanen skall vara rullande och avse in- och utbetalningar under de närn1aste 12 månaderna och revideras halvårsvis Ekonomienheten sammanställer dessa planer i en gemensam likviditetsplan för kommunkoncernen f'"' Likviditetsplaneringen skall ' t-' ; : ligga till grund för bedömning av betalningsberedskap på kort och ' lång sikt : utgöra underlag för beslut om placering av likvida medel och upplåning Kommunens likviditet behövs för olika ändamål LikvidItetsplanen skall särskilt utvisa hur stor del som avser, : kortfristiga medel som behövs för att utjämna skillnader i in- och ut- ~ betalningsströmmama : medel för långfristiga ändamål exempelvis medel som avsätts för fram- tida pensionsutbetalningar ( se punkt 4 "Kapitalförvaltning") 32 Målsättning med likviditetsförvaltningen Kommunens likviditet skall alltid vara så stor att en god betalningsberedskap kan hållas Nivån på betalningsberedskapen utgör ett av de finansiella mål som kommunfullmäktige årligen fastställer Målsättningen med likviditets- ~ förvaltningen är att, under iakttagande av nedanstående riskbegränsande åtgärder, maximera avkastningen på den del av kommunens likviditet som förvaltas kortsiktigt d v s < lår "- ~ 33 Tillåtna placeringsinstrurnent Tillåtna placeringsinstrument i likviditetsförvaltningen är räntebärande värdepapper i form av: : statsskuldväxlar och statsobligationer : kommun- och bankcertifikat : kapitalmarksnads- och bankreverser : konto i bank 34 Kreditrisker Med kreditrisker menas i detta s~anhang risken att en låntagare går i konkurs eller av annan anledning inte fullgör sina betalningsfölpliktelser 4 E j: c:\

5 -~- ;,,;;';"~i -! I syfte att begränsa kreditriskerna får placering av likvida medel endast ske med en löptid < lår hos följande motparter Max andel Max andel Kategori per kategori % per emittent % A Svenska staten, statliga verk och bolag ~ B Svenska kommuner, landsting, helägda bolag med kommunal,, borgen o ~ C Bostadsfinansieringsbolag, mot kreditgivaren I samband med att kommunen köper ett på penningmarknaden emitterat värdepapper iträder sig kommunen rollen som kreditgivare svenska banker och deras hel- ägda bolag '; D Helägda bolag (intern utlåning) E Övriga värdepapper med lägst - K-l (Nordisk Rating AB) eller Al (Standard & Poor's) Ränterisk och likviditetsrisk Med ränterisk menas risken att värdet på en placering eller en hel portfölj sjunker till följd aven räntehöjning Detta realiseras under förututsättning ' att placeringarna ~äljs före förfall?dag~n Kravetär att kommunen genom en effektivt fungerande likviditetsplanenng skall minimera beho~et av förtida inlösen p g a akuta likviditetsbehov Likviditetsrisk är risken att ett värdepapper inte går att realisera till för- ~ väntat pris vid önskat tillfälle Genom en blandning av värdepapper med en fungerande andrahandsmarknad och för dessa välja olika belopp, löptider etc minimeras dessa risker o,, 36 Övriga förutsättningar Kommunekonomen beslutar om kortsiktig placering av likviditet, enligt ovanstående placeringsregler, utifrån den besluts- och delegationsordning som kommunstyrelsen fastställer 5

6 ~ - ~ ~--~ 4 KAPITAL FÖRVALTNING 41 Syfte och mål ~' ' ' (';' r-' Syftet med kapitalforvaltning är utifrån fastsälida placeringsriktlinjer uppnå en god avkastning på den del av kommunens likviditet som skall forvaltas for en längre tid Därigenom skapas forbättrade forutsättningar att minska de långsiktiga likviditetsrnässiga påfrestningar som kommer av pensionsutbelningar eller andra större åligganden i framtiden Kommunfullmäktige skall årligen, i samband med att budgeten fastställs, besluta om hur stor del av kommunens likviditet som skall avsättas for långsiktig forvaltning Målet med kapitalforvaltningen är att den långsiktiga avkastningen skall motsvara en real tillväxt med minst 3% per år sett över en rullande femårsperiod Nedan står i proportion angivna placeringsregler till den f'orväntade syftar avkastningen till att säkerställa att risktagandet 42 Tillåtna tillgångsslag och limiter ", Portfoljens medel kan placeras i foljande tillgångsslag och limiter d v s den lägsta, högsta och normala andel som respektive tillgångsslag vid vaije tidpunkt får utgöra av portfoljens marknadsvärde Min % Normal % Max % Svenska räntebärande värdepapper r Svenska aktier O Likvida medel' O O 10,- r-' 43 Placeringsregler f'or räntebärande värdepapper ' Med räntebärande värdepapper avses statsskuldsväxlar, obligationer, certifikat och liknande värdepapper Isyfte att begränsa kreditrisken medges endast placering i kort- och/eller långfristiga räntebärande värdepapper emitterade av f'oljande kreditgivare 6

7 ~'TC~ Max andel Max andel Kategori per kategori % per emittent % A Svenska staten, statliga verk och bolag f': B Svenska kommuner, landsting och delas helägda bolag med kommunal borgen C Bostadsfinansieringsbolag, svenska banker och dess helägda bolag D Övriga värdepapper med lägst " K-l Al (Standard (Nordisk Rating & Poor's) AB) eller t' För att begränsa ränterisken skall den genomsnittliga kvarvarande löp- tiden (durationen) för den räntebärande portföljen vara högst 5 år och nom1alvärdet skall vara 3,5 år För kategori D får durationen ej överstiga 360 dagar '0' o 44 Placeringsregler för aktier I syfte att begränsa kredit- och likviditetsrisken samt kursrisken d v s att marknadsvärdet på en aktieportfölj sjunker skall följande regler gälla för aktieplacering: : Placering får endast ske i svenska aktier och teckningsrätt registrerade På Stockholms Fondbörs ~ : Placeringar får endast ske i aktier inom A-listan, O-listan och OTClistan Aktieinnehavet inom O-listan och OTC-listan får sammantaget högst uppgå till 20% '" ~ : Aktier hänförliga till ett bolag eller bolag i samma koncern får uppgå till högst 10% av aktieportföljens marknadsvärde ' : Aktieportföljen skall vara väl diversifierad d v s ha en god spridning mellan olika branscher 45 Värdepappersfonder Placering får ske i andelar i värdepappersfond (som placerar i räntebärande värdepapper och/eller aktier), som står under tillsyn av Finansinspektionen eller motsvarande myndighet, vars placeringsinriktning i all väsentlighet överensstämmer med bestämmelserna i denna placerings- policy 7

8 ~ C~'-:='c'" ~ Värdering av portfölj och åtgärder vid avvikelser mot limiter Portföljens tillgångar värderas med ledning av gällande marknadsvärde Vid avvikelser mot fastställda limiter skall tillgångar avyttras/anskaffas så snart det kan ske med hänsyn till de risker som avvikelsen medför 47 Övriga förutsättningar/restriktioner Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar om långsiktig placering av likviditet, enligt ovanstående placeringsregler,utifrån den besluts- och delegationsordning som kommunstyrelsen fastställer Placering far ej ske i utländska aktier eller derivat ~, Portföljens tillgångar far ej belånas ; 5 UPPLÅNING ~ Vid upplåning och skuldförvaltning skall sådana fonner väljas som ~ ' medger en låg risknivå och lägsta möjliga finansieringskostnader för kommunkoncemen I samband med beslut om årsbudget fastställer kommunfullmäktige, storleken av långfristig upplåning för kommande budgetår Kommunfullmäktige fastställer storleken av eventuella extra amorteringar i samband med beslut om årsbudget 51 Riskhantering I samband med upplåning skall nedanstående risker särskilt beaktas risken att kommunen inte har tillgång till likvida medel i rätt tid när lån' förfaller till betalning gäller följande: ft Finansieringsrisk ~ För att begränsa ~ : Den genomsnittliga återstående löptiden av utestående lån far ej understiga 1 år Samtliga lån skall dock kunna återbetalas inom 10 år, utan extra kostnader : Högst 25 procent av lånestocken far förfalla till betalning inom en : rullande Finansförvaltningen l2-månadersperiod skall tillförsäkra kommunen en god betalnings- beredskap genom en väl fungerande likviditetsplanering Ränterisker Med ränterisk avses risken för att en förändring av det allmänna ränte-,- läget påverkar kommunens' räntekostnader i negativ riktning För att begränsa ränterisken skalllånestocken utfonnas i enlighet med följande: 8

9 -- : Den genomsnittliga räntebindningstiden skall vara minst l år och högst 3 år : Lånen skall spridas på olika räntebindningsperioder så att minst 10% och högst 30% räntejusteras varje rullande 12-månadersperiod : Räntebindningstiden för enskilda lån får ej överstiga 10 år 52 Ko~unens interna upplåning Med "intern upplåning" menas uppgörelser där kommunen mot en viss, vid varje tidpunkt, överenskommen ränta lånar pengar från kommunens bolag Internbanken ansvarar för förvaltning av dessa enligt punkt 3 "Likvidi tetsförval tning" ~ 53 Upphandling " All extern upplåning skall ske på affärsmässiga grunder genom anbudsför- farande från ett representativt urval av långivare på marknaden ~ ~ 54 Koncernfrågor ';~ De kommunala bolagen har det yttersta ansvaret för den egna finansieringen Kommunens regler för upplåning bör dock vara vägledande när resp bolag fastställer sina riktlinjer för upplåning och skuldförvaltning Möjlighetertill samordning av upplåning som ger koncemmässiga fördelar ~ skall alltid utnyttjas Internbanken samordnar all upplåning med kommunal borgen och bistå i övrigt resp bolag med råd och stöd i finansieringsfrågor 55 Övriga förutsättningar Extern upplåning i placeringssyfte är ej tillåten All upplåning skall ske i svensk valuta ~- Leasing skall jämställas med upplåning All upplåning beslutas av kommunstyrelsens arbetsutskott 6 BORGEN ~ Borgen ges normalt endast till bolag ingående i kommunkoncernen och i huvudsak för lån avseende bostadsändamål "" ' Kommunfullmäktige beslutar om komm1'mal borgen i varje enskilt ärende Teckningsrätt för borgen framgår av kommunstyrelsens beslut , RAPPORTERING OCH UPPFÖLJNING 71 Intemkontroll, Med intern kontroll avses i detta fall de kontrollmoment som ingår i 9

10 ~-- ( administrationen av löpande placerings- och finansieringsavslut inklusive handhavandet av aktuell dokumentation För att åstadkomma en god säkerhet och effektiva rutiner i finansarbetet krävs att handläggar- respektive internkontrollfunktionerna inom internbanken hålls åtskilda I samtliga fall av upplåning, likviditetsplaceringar, in- och utlåningsuppgörelser inom kommunkoncernen skall ett internt beslutsunderlag upprättas Beslutet skall dokumenteras och undertecknas av behöriga personer och överlämnas till ekonornienhetens kassafunktion Alla avier och avräkningsnotor avseende placeringar skall skickas till r, ekonomi enhetens kassafunktion Kassan skall göra avstämningar mellan " placeringsbeslut och dessa underlag, samt svara för imapportering i " redovisningssystemet 'f--' 72 Rapportering till kommunledningen För att ge kommunens ledning kontinuerlig information som rör medelsförvaltningens utveckling skall ett väl fungerande rapporteringssystem finnas ;~ Kontinuerliga rapporter från finansförvaltningen skall månadsviske till kommunstyrelsens arbetsutskott Rapporteringen skall även innefatta medel avsatta för extern förvaltning 73 Rapportering från extern förvaltare Om kommunen valt att anlita extern förvaltare skall denne efter varje månads utgång lämna en rapport till ekonomi enheten över förvaltningen Rapporteringen skall innehålla följande uppgifter: r- : Aktuellt marknadsvärde per innehav samt totalt för portföljen : Avkastningen under månaden och året i absoluta tal och jämförda med fastställt index ~" : Förändringen av tillgångssättningen av innehavet under månaden : Procentuell fördelning mellan räntebärande värdepapper, aktier och likvida medel : Genomsnittlig löptid och räntekänslighet för innehavet av ränte- ' bärande värdepapper : Ev större avvikelse från placeringsreglerna, avvikelsens orsak samt vidtagen åtgärd/förslag till åtgärd 10