Manual för uppsättning och administration av föreställningar

Transkript

1 Manual för uppsättning och administration av föreställningar

2 Innehållsförteckning 1. Introduktion en överblick över begrepp och moduler Skapande av föreställningar de inledande övningarna... 5 Skapa arrangörsprofil... 5 Skapa biljettyper... 6 Spelplats, lokaler, lokalsprofiler och lokalskonfigurationer Skapande av Evenemang Skapande av föreställningar... 9 Skapa föreställning datum... 9 Skapa föreställning spelplats, lokal och biljettpriser Skapa föreställning Säljåtkomst Skapa föreställning Webbinställningar Skapa föreställning Biljettinställningar Skapa föreställningsåtkomst Redigera åtkomst välj grupper Redigera åtkomst ange åtkomster Redigering av befintliga föreställningar Redigering av föreställningsdata Redigering av föreställningsåtkomst Ändring av spelplats (inkl. lokal) för onumrerade arrangemang Skapande av extra föreställning kopiera föreställning Fler funktioner Skicka meddelande till föreställningskunder OBS! Alla bilder och information om föreställningar i denna manual är fiktiva vilket innebär att de skapade för detta ändamål. Biljettforum Support Öppettider: Vardagar: 09:00-20:30. Helger och helgdagar: 09:30-20:30 Tel: [2]

3 1. Introduktion en överblick över begrepp och moduler Biljettforums administrationssystem heter Venuepoint Boxoffice. Systemet är webbaserat och används i en webbläsare. Boxoffice kan användas i flera webbläsare och styrsystem, men för 100 % stöd rekommenderas Windows med Internet Explorer 8.0 eller senare. Alla användare loggar in på Boxoffice består av en rad moduler som har olika funktioner i systemet. De moduler som är tillgängliga visas som flikar högst upp på skärmen: De olika modulerna kan allmänt sägas vara inriktade på tre huvudområden: Försäljning och kundsökning. Skapande av användare och rättigheter. Skapande av föreställningar, biljetter och arrangörer. [3]

4 Denna guide handlar endast om de två sistnämnda områdena. Dessutom finns en manual som handlar om försäljning och biljettadministration. Den kan beställas från Biljettforum Support. Här följer en översikt över några begrepp som återkommer i systemet, och som man kan behöva känna till för att komma igång ordentligt: Användargrupp En användare som loggar in på Boxoffice tillhör en viss Användargrupp. Vid inloggningen ser användaren automatiskt sin egen Användargrupp. En Användargrupp är systemets översta modul. Här finns juridisk information om organisation och arrangör samt kontaktinformation. Det är denna Användargrupp som i systemet äger föreställningen. Grupper Gruppering av användare En grupp kan ges åtkomst till specifika moduler i systemet. Gruppindelningen används dessutom för att skapa rapport- och/eller säljåtkomst till specifika föreställningar. Åtkomst kan även tilldelas flera Användargrupper parallellt. Tilldelning av rättigheter för föreställningar sker på själva föreställningen. Den användare som upprättar och underhåller föreställningen kan ange rättigheterna. Det är Biljettforum Support som administrerar grupper och tilldelar systemåtkomst. Användarna Här skapas de enskilda användarna. När en användare skapas anges tillhörighetsförhållande till en specifik grupp, och åtkomsträttigheterna tilldelas i enlighet med vad som gäller för denna grupp. Användaren ändrar åtkomstkod och andra inställningar direkt i systemet. Arrangörsprofiler Alla arrangemang ägs av Användargruppen, men de är samtidigt knutna till en arrangörsprofil. Arrangörsprofilens namn visas normalt på biljetter och på biljettforum.se som arrangörens namn. I många fall är namnet på Användargruppen och arrangörsprofilen identiska. Biljettyper Biljettyper är de olika biljettpriser som används när föreställningen skapas. Själva biljettpriset definieras utifrån biljettypen och priszonen i lokalen. Vissa lokaler och arrangemang har endast en priszon. Spelplats, lokal och lokalsprofil Här skapas den spelplats eller lokalitet där föreställningen ska äga rum. Under denna modul administreras dessutom de tekniska begreppen (lokaler, lokalsprofiler och konfigurationer), som används när föreställningar skapas i biljettsystemet. Denna modul administreras i huvudsak av Biljettforum Support. [4]

5 Events Ett event är det övergripande arrangemang som har en eller flera speltidpunkter i systemet. Eventet innehåller information om arrangörsprofil, avgifter och momsinställningar. Det är till eventet som försäljningsmaterialet, t.ex. bild och text till biljettforum.se, knyts. Föreställningar Här skapas de olika speltidpunkter som biljetter kan säljas till. Det är också framför allt här som föreställningar och biljetter skapas och utformas. Begreppet omnämns också som Eventdate i systemet. 2. Skapande av föreställningar de inledande övningarna Om modulerna Event och Föreställningar kan ses, är det möjligt att skapa och administrera föreställningar. Innan ett arrangemang kan skapas krävs att en rad andra upplysningar är tillgängliga: Det måste finnas minst en arrangörsprofil Till Användargruppen ska biljettyper vara knutna som kan användas för föreställningarna Det ska finnas en lokalsprofil som föreställningen kan skapas utifrån. Det är i första hand Biljettforum Support som står för skapandet av det ovannämnda. Användaren kan dock få rätt att lägga till biljettyper och arrangörsprofiler. Skapa arrangörsprofil Först ska arrangörsprofilen skapas. Arrangörsprofilen är den som presenterar arrangemanget. Arrangörsprofilens namn ingår i texten ovanför föreställningstiteln; [Arrangör] presenterar:. På biljettforum.se är arrangörsprofilen angiven som arrangör av arrangemanget. Även om namnet på Användargrupp och Arrangörsprofil är detsamma, ska arrangörsprofilen skapas: Klicka på fliken Arrangörsprofil [5]

6 Klicka på Lägg till för att skapa en ny arrangörsprofil. o Ange profilnamnet o I fältet Förkortning anger du en 3-4- siffrig bokstavskod för namnet, t.ex. ARR. o Användargrupp/UserGroup ska vara ens egen organisation. o Övriga fält används f.n. inte och behöver därför inte fyllas i. o Avsluta med Godkänn Skapa biljettyper Det kan vara en bra idé att skapa biljetterna först, så att man har dem tillgängliga när man skapar själva arrangemanget. Det finns alltid möjlighet att lägga till ytterligare biljettyper. De biljettyper som Användargruppen har tillgång till kommer vid skapandet av en föreställning alltid att vara tillgängliga. Biljettypens namn är det namn som kommer att stå på biljetten. Biljettypens namn visas dessutom när kunden ska välja biljetter i systemet detta oavsett om det handlar om försäljning i Boxoffice eller försäljning via Internet. Biljettypen ska därför ha ett talande och precist namn. Biljettypens pris måste vara angivet innan biljettypen tas i bruk. Klicka på fliken Biljettyp Klicka på Lägg till för att skapa en ny biljettyp. o Ange namn för biljettypen. Välj Typ: Normal, Abonnemang, eller Både Abonnemang och Normal o I nästan alla fall väljs Normal. Endast om det handlar om abonnemangsförsäljning hos Biljettforum kommer de andra möjligheterna att vara relevanta. Dölj används internt hos Biljettforum för att ta bort oönskade gamla biljettyper, utan att de tas bort från systemet. [6]

7 Spelplats, lokaler, lokalsprofiler och lokalskonfigurationer En lokalsprofil kan antingen vara onumrerad eller numrerad och kan variera mycket i komplexitet från få onumrerade biljetter till ett stadion eller konserthus med många sektioner, priszoner och ingångar. Spelplats är t.ex. Konserthuset på Venue anges bl.a. adressinformation. Lokal är t.ex. Stora salen eller Lilla salen Lokalsprofil är t.ex. Numrerad, 1480 platser, eller Onumrerad, 2000 platser Lokalskonfiguration är t.ex. 4 priszoner, standardutformning, eller 1 priszon onumrerad Spelplats och Lokal är det som visas på biljetten och för biljettköparna i allmänhet. Lokalsprofil och Konfiguration är beteckningar för internt bruk, och visas inte externt. För onumrerade arrangemang handlar det i första hand om en enda priszon och en sektion. För numrerade arrangemang kan det både finnas flera priszoner och flera sektioner. För att föreställningen ska kunna skapas krävs en lokalsprofil och en konfiguration. Biljettforum står för administrationen av lokalsprofiler som ska användas vid skapande av föreställningar i systemet. Om det finns behov av en speciell lokalsprofil eller konfiguration, skapas den av Biljettforum Support innan föreställningarna skapas. För onumrerade arrangemang är det sedan enkelt att ändra utbudet av biljetter. 3. Skapande av Evenemang Vid enstaka arrangemang ska Evenemang betraktas som Namn. Vid ett evenemang som inkluderar flera arrangemang (t.ex. Jazzfestivalen) betraktas Namn som huvudrubrik för evenemanget som helhet, medan de enskilda arrangemangen har egna underrubriker. Klicka på Evenemang. Här syns existerande arrangemang. Klicka på Lägg till för att skapa ett nytt arrangemang. [7]

8 Ange Namn/Titel Välj Typ här väljs den kategori som man vill att arrangemanget ska listas under hos biljettforum.se. Man kan välja mellan musik, sport, teater och annat/diverse Välj Arrangörsprofil den som presenterar arrangemanget Perioden för arrangemangets genomförande matas in i fälten Börjar och Slutar. Genom att klicka i fälten får man fram kalenderfunktionen. Ni måste här välja ett slutdatum som är dagen efter genomfört evenemang. Mata in Beskrivning: Här matas arrangemangets informationstext in. Denna text förs över till biljettforum.se, och syns även för biljettsäljare i Boxoffice. Informationen kan givetvis redigeras i efterhan i CMS. Välj Kategorier: Här väljs underkategorier, som läggs till under den övergripande kategorin. Kategoriindelningen används för att förbättra sökningen och för att rekommendera biljettköparen liknande arrangemang. Mata in Taggar: Taggar är extra sökord som inte framgår av titel och text. Taggarna kan t.ex. användas för alternativa stavningssätt eller namn och ord som har relevans för arrangemanget men som inte ingår i titel eller beskrivning. Gå in på fliken EKONOMI & LEVERANS Välj Avgiftsstruktur. Här anger du den avgiftsstruktur som ni kommit fram till passar just er. Är du osäker, kontakta support. Olika biljetter kan ha olika avgiftsstruktur beroende på hur ni vill ha det. Välj Momstyp som då oftast är 6%. Leveransalternativ. Här väljer ni de olika leveransaternativen ni vill att biljetten ska ha. Ni kan markera flera alternativ genom att hålla in CTRL knappen på din dator. När allt har matats in och du gjort dina val klickar du på Godkänn längst ned på skärmbilden. När evenemanget skapats visas skärmbilden Skapa föreställning automatiskt. [8]

9 4. Skapande av föreställningar Skapa föreställning datum Nu anges informationen för den enskilda föreställningen. Ett specifikt föreställningsdatum skapas på följande sätt: Ange Namn på föreställningen. Systemet föreslår automatiskt samma namn som Evenemangets namn, men det är möjligt att ange ett annat. Namnet är det namn som kommer att stå på biljetten. I fälten Börjar och Slutar anges datum och klockslag för arrangemangets start- och sluttidpunkt. Klicka i fälten så visas kalenderfunktionen. Start- och Slutdatum fylls automatiskt i med samma datum. Ange sluttidpunkt (OBS! Sluttidpunkt spelar bara större roll om biljettförsäljningen ska fortsätta efter midnatt). Reservationer tillåtna från och Reservationer tillåtna till fylls i automatiskt. De data som visas anger den period då reservationer är tillåtna. OBS! Reservationer kan inte göras i förbindelse med Internetförsäljning eller försäljning via andra försäljningsställen i tredje mans regi, och är därför endast tillåtna för användare i Användargruppen. Reservationer utlöper anger skärningsdatumen för frisläppande av reservationer. Släpp automatiskt innebär att reserverade biljetter släpps till försäljning efter reservationens slutdatum. Postutskick upphör beräknas automatiskt. Här anges de datum då biljetterna inte längre kan skickas med post. Standard är tre vardagar före arrangemangsdagen. På biljettforum.se försvinner denna möjlighet automatiskt vid relevant tidpunkt. Vid behov av flera föreställningsdatum kopieras den först skapade föreställningen till ett eller flera datum - mer om detta senare. Gå vidare till fliken Lokal och Priser utan att klicka på Godkänn. [9]

10 Skapa föreställning spelplats, lokal och biljettpriser Nu ska information om spelplats, lokal och konfiguration samt prisinformation anges. Välj i rullmenyn vilken Lokalprofil som ska användas. Här visas alla Lokalprofiler som Användargruppen har tillgång till dessutom framgår vilken spelplats och lokal profilen tillhör. När lokalsprofilen valts väljs Konfiguration. Antalet konfigurationer beror på valet av lokalsprofil. När konfiguration valts fylls skärmbilden automatiskt i med information som genereras mot bakgrund av de val som gjorts. Sektionsnamnen från den aktuella lokalsprofilen visas och antalet priszoner från konfigurationen i fråga visas under de tillgängliga biljettyperna Det är möjligt att ange alternativa Sektionsnamn och Sektionsundertitlar. Båda titlarna kommer att stå på biljetten. Ange biljettpriser. I tabellen priszoner och priser anges biljettpriserna. Biljettpriserna anges i hela kronor per biljettyp och priszon. Biljettyper som inte önskas ska inte fyllas i. (Om man skriver 0 (noll) skapas en biljettyp till 0 kr). Dessutom kan man ange vilken biljettyp som ska vara standardbiljettyp för arrangemanget. Denna presenteras överst/först för användare av systemet (Internet och Boxoffice). I nästa tabell är det möjligt att definiera huruvida specifika biljettyper ska säljas för specifika sektioner. Om lokalsprofilen endast innehåller en enda sektion, är detta inte relevant. Gå vidare till fliken ACCESS utan att klicka på Godkänn. [10]

11 Skapa föreställning Säljåtkomst Här ska säljåtkomst i de olika försäljningskanalerna som Biljettforum ställer till förfogande anges. I Boxoffice- systemet är det möjligt att exakt definiera vem som ska ha säljåtkomst till bestämda biljettyper. Det är emellertid en rad försäljningsställen som ska ha samma säljåtkomst. Vid skapandet är det möjligt att ange detta på ett snabbt sätt. När föreställningen skapats och säljåtkomst tilldelats, kan man i efterhand redigera de enskilda säljställenas åtkomst. Ange vilka övergripande säljkanaler som får sälja biljettyperna genom att bocka för biljettyperna i önskad spalt. Förkortningarna står för följande begrepp: o CC: Biljettforums Callcenter o INT: Försäljning på Internet via o Outlets: De användare som i allmänhet säljer till alla arrangemang, t.ex. Kulturdirekt. Detta kallas tredje mans försäljning. Gå vidare till fliken WEBB utan att klicka på Godkänn. [11]

12 Skapa föreställning Webbinställningar På nästa flik anges en rad valmöjligheter för försäljningen. Möjligheterna gäller i första hand Internet, då man här använder samma data. Användare av Boxoffice kommer normalt att ha större flexibilitet än vad externa användare har (biljettköparnas självbetjäning på Överför till CMS: Vid aktivering av detta fält förs data över till det CMS- system som presenterar föreställningarna på överföringen är nödvändig om föreställningen ska säljas offentligt på webbplatsen eller via en stängd länk. OBS! Föreställningen ska aktiveras och synliggöras i CMS- systemet innan den blir föremål för öppen försäljning. Online- försäljning tillåten: Biljetter kan inte säljas förrän detta fält är aktiverat. Online- försäljning startar: Försäljning på biljettforum.se öppnar vid angiven tidpunkt. Online- försäljning stänger: Visar när försäljningen på webbplatsen slutar. o o För föreställningar utan Print@Home ställs datumet in på tre vardagar innan försäljningen slutar och klockslaget på 12. Det motsvarar postutskick upphör. För föreställningar med print@home ställs datum och klockslag in på den tidpunkt då det inte längre är möjligt att köpa Print@Home- biljetter; principiellt ända fram till arrangemangets början (eller efter att det startat). Antal biljetter online: Här anges hur många biljetter som maximalt får köpas per online- order. Om ingen siffra anges är standardbegränsningen tio biljetter. Högre gräns än tio biljetter måste godkännas av Biljettforum Support. Min. ticket limit: Här skriver du 1. Om du inte vill att de ska köpa minst 2 eller fler biljetter åt gången. Erbjud bäst möjliga : Systemet väljer på automatik de bästa platserna för kunden. Välj platser online: Detta fält aktiveras om kunden ska ha möjlighet att välja sittplatser via Internet. Funktionen är endast relevant vid numrerade arrangemang. Kräv kundinfo: Detta fält aktiveras om kundinformation önskas för alla biljetter som säljs. [12]

13 Avgift del av priset: Om avgiftsstrukturen bygger på en avgift som inte ska synas som serviceavgift, ska detta fält aktiveras. Dvs om serviceavgiften är inkluderad i priset. Badge: Här anges försäljningsstatus för föreställningen. Alternativen är Fåtal biljetter, Utsålt, Väntelista, Stängd eller Inställt. Försäljningsstatus för föreställningar visas i alla försäljningssystem. o Väntelista och Inställt kräver avisering, då det är Biljettforum Support som aktiverar väntelistan i CMS- systemet eller hanterar inställt evenemang. Use Eventdate Message: Vid aktivering av detta fält är det möjligt att skriva ett litet meddelande som visas på kundens kvitto (gäller endast för de kunder som köper biljett via hemsidan). Gå vidare till fliken BILJETT utan att klicka på Godkänn. Skapa föreställning Biljettinställningar Här väljs den biljettlayout som ska användas vid utfärdande av biljetter. Biljettforum erbjuder en rad standardiserade biljettlayouter som finns i en separat översikt. Biljettlayout- funktionen kan skapa tre huvudtyper av biljetter Print@Home, A4 (biljetter som skickas med posten) samt Thermo- biljetter (biljetter som skrivs ut på biljettskrivare). Ange extra information i form av Infotext 1-4. Infotexter används för att lägga till viktig information på biljetterna. På standardlayouter är dessa fält placerade på följande sätt: o Infotext 1: Under speldatum och tid (på huvudbiljetten). Den föreslagna texten kan redigeras. o Infotext 2 och 3: är placerade under varandra på den avrivningsbara delen av biljetten o Infotext 4: precis ovanför speldatum och tid (på huvudbiljetten) Alternativ rubrik: Används om föreställningsnamnet inte är detsamma som det som visas som överskrift på biljetten. Kan även utnyttjas vid långa titlar, där titeln delas upp på detta fält och fältet Undertitel. Undertitel: Valfri undertitel på biljetten, som huvudregel placerad under överskriften och ovanför Infotext 4. [13]

14 Bild (ange bild): Varje föreställning kan ha sin egen biljettbild. Storleken ska vara 300x300 pixlar och formatet ska vara jpg. Bilden används på biljetten och på A4- biljetten. Någon bild kan inte skrivas ut på Thermo- biljetten som produceras från Boxoffice. Pdf Batch Print: Om ni vill att fler biljetter ska hamna på samma A4 ark när kunden köper så markerar man denna ruta. Klicka på Godkänn för att spara föreställningen i systemet. 5. Skapa föreställningsåtkomst Omedelbart efter skapandet av en föreställning visas nästa skärmbild, där åtkomsträttigheter för föreställningen anges. Här finns möjlighet att fininställa de exakta säljåtkomsterna. Dessutom är det också möjligt att ange användaråtkomst, rapportåtkomst samt allokeringsåtkomst för föreställningen. Redigera åtkomst välj grupper I vänstra spalten visas de grupper som har åtkomst till föreställningen. Ikonen framför gruppnamnet indikerar vilken typ av grupp det handlar om: Orange BL- ikon: En av Biljettforums distribuerade försäljningsgrupper (Internet, m.m.) Mapp- ikon: En av Användargruppens egna, lokala grupper Messenger- ikon: En grupp som tillhör en annan Användargrupp (ett försäljningsställe som tillhör tredje man och som utnyttjar Boxoffice) Parentesen efter gruppnamnet indikerar hur många biljettyper gruppen har tillgång till. Rutan framför gruppnamnet indikerar det som aktiverats för gruppen. Klicka på det lilla plustecknet för gruppen för att se vilka användare som finns i gruppen. Överst i vänstra spalten kan man söka på ett gruppnamn och lägga till det i listan över anknutna grupper. Om det t.ex. är nödvändigt att ge en grupp från en annan Användargrupp rapport- eller försäljningsåtkomst, är det här man söker gruppen, och här som gruppen tilldelas de nödvändiga [14]

15 rättigheterna. Sökningen startar automatiskt efter att de första par tecknen skrivits in. Gruppnamn visas tillsammans med de Användargrupper som de tillhör. Redigera åtkomst ange åtkomster Högra spalten biljettypsåtkomst När en grupp väljs till vänster uppdateras skärmens högra sida. Här visas de tilldelade rättigheterna. I högra fönstret finns två underflikar: Allmän och Allokationer. De tilldelade biljettypsåtkomsterna visas här. Bocka för en biljettyp för att ge gruppen säljåtkomst. För varje biljettyp är det möjligt att ange datum och klockslag för åtkomst för en viss grupp. Värdena fastställs automatiskt i förbindelse med skapandet, så att de gäller från tidpunkten för skapandet till tidpunkten för arrangemanget. De kan dock korrigeras. Det är också möjligt att ange om en viss grupp endast ska ha tillstånd att sälja ett visst antal biljetter per order. Klicka på Spara ändringarna för att spara inställningarna. Höger spalt rapportåtkomst Vissa grupper har behov av att få säljåtkomst men inte rapportåtkomst, eller rapportåtkomst men inte säljåtkomst. Det är möjligt att bara tilldela rapportåtkomst eller säljåtkomst. Bocka för Tillåt access till rapporter om den valda gruppen ska ha möjlighet att generera redovisningar. Klicka på Spara ändringar för att spara inställningarna. Höger spalt allokeringsåtkomst Klicka på fliken allokationer för att tilldela en grupp allokeringsrättigheter. Först visas de allokeringar som finns för en föreställning. Om ingen visas, betyder det att det inte finns några allokeringskoder för föreställningen. [15]

16 Allokeringar skapas antingen genom att de är en del av den lokalskonfiguration som används vid skapandet eller genom att användare i Boxoffice har allokerat stolar och därmed skapat en allokering för föreställningen. Framför varje allokeringsbokstav visas en beskrivning av allokeringskoden. Bocka för de allokeringskoder som gruppen ska ha åtkomst till. Under listan över tillgängliga allokeringar visas de fyra typer av handlingar som användarna i gruppen kan tilldelas rättigheter till. Lägg till nya allokeringar: Användaren kan välja platser och skapa en ny allokering till dessa. Allokera platser: Användaren kan ta fria platser och allokera dem generellt. Redigera allokeringar: Ändringar kan göras mellan allokeringar, och redigeringar kan göras i allokeringar Ta bort/ändra allokeringar: Allokerade platser kan väljas och frisläppas till försäljning. Klicka på Spara ändringar för att spara inställningarna. 6. Redigering av befintliga föreställningar Redigering av föreställningsdata Klicka på fliken Föreställningar. Här visas alla framtida föreställningar som skapats för Användargruppen i fråga. Om en föreställning ska redigeras med avseende på stamdata, t.ex. vid ändring av datum, tid, kapacitet eller biljettpriser, klickar man på blyertspennan och fortsätter sedan till den underflik där rättelsen ska göras. Gränssnittet är detsamma här som när en föreställning skapas dock med gällande värden i alla relevanta fält. Klicka på Godkänn för att uppdatera ändringarna. Ändringar av biljettpriser gäller omedelbart. Ändringar i försäljningsstatus, text etc. aktiveras omedelbart i Boxoffice, men ska överföras till [16]

17 Biljettforums CMS för att visas på Internet. Data från Boxoffice uppdateras från Boxoffice till Biljettforums CMS var femte minut. Redigering av föreställningsåtkomst Klicka på fliken Föreställningar. Här visas alla framtida föreställningar som är upprättade för Användargruppen i fråga. Om en föreställning ska redigeras för åtkomstinställningar (t.ex. åtkomst för en grupp till en viss biljettyp eller en allokering) klickar man på de små gubbarna för att komma till skärmbilden för dessa inställningar. Gränssnittet är detsamma som när en föreställning skapas dock med gällande värden i alla relevanta fält. Klicka på Godkänn för att uppdatera ändringarna. Ändringar av biljettpriser gäller omedelbart. Ändring av kapacitet för onumrerade arrangemang Det är möjligt att upp- och nedjustera kapaciteten för onumrerade arrangemang. För arrangemang med både numrerade och onumrerade sektioner är det endast möjligt att upp- och nedjustera för de onumrerade sektionerna. Klicka på fliken Föreställningar. Här visas alla framtida föreställningar som skapats för Användargruppen ifråga. Klicka på blyertspennan för föreställningen i fråga och välj underfliken Lokal och Priser. Framför varje sektionsnamn (som är onumrerat) finns en plus- och en minus- ikon. Beroende på om kapaciteten ska ökas eller minskas, klickar man på + eller - [17]

18 Önskat antal platser som ska läggas till eller tas bort, matas in i det nedersta fältet. Klicka på Godkänn. Det är endast möjligt att ta bort platser som är lediga. Sålda eller reserverade platser kan således inte tas bort i förbindelse med en nedjustering. Alla ändringar som görs i detta fönster gäller omedelbart. Vissa onumrerade sektioner kan bestå av flera områden, vilket kan ha teknisk betydelse för vilken ingång som skrivs på biljetterna. Be i så fall Biljettforum Support om hjälp. Ändring av spelplats (inkl. lokal) för onumrerade arrangemang Klicka på fliken Föreställningar. Här visas alla framtida föreställningar som skapats för den aktuella Användargruppen. Klicka på blyertspennan för den aktuella föreställningen och välj underfliken Lokal och Priser. [18]

19 Klicka på ikonen framför lokalsprofilen och konfigurationsvalmöjligheterna för att låsa upp dem. De två rullmenyerna aktiveras, och det är nu möjligt att ange en ny lokal och spelplats genom att välja en Lokalprofil. OBS! Det sker inga andra ändringar än att platserna nu tillhör en annan lokal i systemet. Ändringar i samband med behov av kapacitetsändringar görs sedan manuellt. Ändringar i förbindelse med angivande av spelplats och lokal visas omedelbart i Boxoffice, men ska överföras till Biljettforums CMS för att uppdateras på Internet. Data från Boxoffice uppdateras till CMS var femte minut. Skapande av extra föreställning kopiera föreställning Ett snabbt sätt att skapa extra speldatum (föreställning) är att göra en kopia av en befintlig föreställning. Man kan göra en eller flera kopior för flera datum på en gång. När en kopia skapas är det bara möjligt att kopiera till samma lokalsprofil och därmed också till samma spelställe. Klicka på fliken Föreställningar. Här visas alla framtida föreställningar som skapats för den aktuella Användargruppen. Klicka på blyertspennan för den aktuella föreställningen. Klicka på knappen överst: Copy this. I dialogrutan väljs om en eller flera kopior ska skapas. [19]

20 Enstaka kopia Välj Enstaka kopia. Sedan kommer det nya arrangemanget upp med alla data ifyllda precis som i originalet. Gör nödvändiga rättelser i första hand handlar det om att datumfälten måste ändras. Klicka på Kopiera Fler kopior Välj Fler. Nu visas en ruta där det ursprungliga datumet syns. [20]

21 Under originalets datum visas två datumrutor. Systemet föreslår självt en föreställning för den följande kalenderdagen, med start och sluttidpunkt. Korrigera datum och tidpunkt i de två fälten och klicka sedan på Lägg till föreställning. Systemet föreslår nu ännu ett datum som kan läggas till. Fortsätt till dess att alla önskade datum är angivna. Bocka för Medtag Allokeringar om du vill att eventuella allokeringar på originalen ska följa med vid kopieringen. OBS! Det är endast möjligt att ta med allokeringar i funktionen för flera kopior. Om det finns allokeringar på originalföreställningen som ska föras över till den nya föreställningen, väljs Fler, även om det bara handlar om en enda kopia. 7. Fler funktioner Skicka meddelande till föreställningskunder Det kan vara praktiskt att snabbt kunna skicka ut ett e- postmeddelande eller ett SMS till alla kunderna i förbindelse med ett visst arrangemang om något oförutsätt skulle inträffa. Biljettforum har i Boxoffice möjlighet att skicka meddelande till alla kunder som har uppgivit en e- postadress eller ett mobiltelefonnummer. Att skicka SMS eller e- post i Venuepoint är något som vi bara använder oss av vid särskilda tillfällen då vi snabbt måste nå alla kunder till ett evenemang. Kontakta Biljettforum för ytterligare information om detta. Biljettforum Support Öppettider: Vardagar: 09:00-20:30. Helger och helgdagar: 09:30-20:30 Tel: [21]