Utvärdering av antagning till läsåret 2011/2012

Transkript

1 Datum Dnr EKO 2011/112 Utvärdering av antagning till läsåret 2011/2012

2 Sida 2 (26) Innehållsförteckning Innehållsförteckning Sammanfattning Inledning Bakgrund Datum för ansökan läsåret 2011/ Projektuppdrag Projektgruppen Om projektet Övergripande mål Arbetsmetod för informationsinsamling Rapport Bilagor Om rapporten Begrepp som används i rapporten Digital arbetsprovshantering Införande av digital arbetsprovshantering Ekonomi Tidsåtgång Bedömningsarbetet Intervjuer och det efterföljande arbetet Förbättring av digital arbetsprovshantering Teknisk miljö inför bedömningsarbetet NyA och studera.nu Grundmodell av antagningsprocess (VHS) VHS tjänster och NyA:s tekniska funktionalitet Beställda tjänster till antagningen 2011/ Slutrapport SARA projektet Ekonomi Styrkor och svagheter Antagningsbesked Information om NyA och VHS till personal på Konstfack Information till de sökande Kommunikation med sökande via NyA och studera.nu Komplettering av meriter medför att anmälan klassificeras som sen Prövning av behörighet på avancerad nivå (Masterprogrammet)... 20

3 Sida 3 (26) 6. Antagningsarbetet på Konstfack Problem kring behörighet och urval Behörighet Urval Behörighet och urval lärarprogram Antagningsordning Uppgradering av antagningsordningen Administrativt ansvarig i antagningsgruppen Arbetsprovsbeskrivning Bild/karta över antagningsprocessen Information om antagningsarbetets gång Kalendarium för antagningsarbetet Kompetens och riskspridning Komplett ansökan Korrekt och samstämmig information Källförteckning... 26

4 Sida 4 (26) 1 Sammanfattning I juni 2011 fick Nille Sandberg (projektledare), Inger Wadman (handläggare på Studentkansliet) och Ivar Johansson (webbredaktör/webmaster) i uppdrag att utvärdera - införandet av digital arbetsprovshantering på Konstfack - övergång till NyA - ändring av anmälnings- och ansökningsdatum för masterprogrammet Uppdragsgivare var förvaltningschef Elisabet Nordwall. Utöver att utvärdera de tre områdena, har projektgruppen fått i uppdrag att ta fram förslag på förbättringar inom dessa områden. Informationsinsamlingen har skett genom enkät till alla sökande, samtal/intervjuer med anställda med anknytning till antagningen, samt genomgång av studentkansliets inkommande mejl under ansökningsperioden. Projektgruppen har också undersökt Konstfacks beslut som rör ansökan/antagning, VHS-dokument om antagning och NyA, och liknande dokumentation. Sammanfattningsvis är både de sökande och anställda nöjda med att arbetsprover hanteras digitalt, dock kan de tekniska systemen förfinas och rutinerna på Konstfack förbättras. De sökande är i huvudsak nöjda med anmälningsförfarandet via studera.nu, och även där finns en hel del förbättringsmöjligheter. De viktigaste förbättringar föreslås inom digital arbetsprovshantering (avsnitt 4.4), arbetsprovsbeskrivningar (avsnitt 6.3), samt förtydligande av ansvar för innehåll i Konstfacks informationskällor som berör antagning (avsnitt 6.9). Många möjligheter till förbättringar finns även inom Konstfacks samarbete med VHS, och i användandet av NyA. Dels kan Konstfack utveckla samarbetet med VHS, dels ställa krav på NyAsystemets utveckling. Konstfack ska också säkerställa att kompetens finns för att bedöma konsekvenser av de beställningar som görs, samt kompetens att utnyttja NyA:s funktioner och möjligheter på bästa sätt. Antagningsarbetet på Konstfack beskrivs av många som det viktigaste arbetet under året. De många nyheter, som infördes inför årets antagning, och tidspressen på införandet, satte antagningsarbetet på prov. Projektgruppens bedömning är att resultatet blev godkänt främst tack vare erfarenhet och kompetens av tidigare antagning, enskilda anställdas kunskap och engagerade arbete, samt viljan att anta de bästa sökande till Konstfacks utbildningar. Utmaningar för Konstfack inför framtiden är att - sätta upp och arbeta mot gemensamma mål för antagningsarbetet - skapa rättssäkra rutiner för antagningsarbetet - skapa ett antagningsarbete där alla involverade är väl insatta i antagningsprocessen och känner sig delaktiga i fattade beslut.

5 Sida 5 (26) 2. Inledning 2.1 Bakgrund Antagningen till läsåret 2011/2012 präglades av nyheter. Alla svenska högskolor och universitet införde ht 2011 anmälnings- respektive studieavgifter för sökande som är medborgare i länder utanför EU/EES så även Konstfack. I september 2010 beslutade Konstfack att införa digital arbetsprovshantering till antagningen läsåret 2011/2012 vilket innebar att sökande istället för att skicka in arbetsprover per post skulle ladda upp sina arbetsprover i en uppladdningsapplikation via konstfack.se och antagningsgrupperna skulle granska arbetsproverna i en bedömningsapplikation. Samtidigt beslutades också om övergång till NyA vilket innebar att Konstfack, som tidigare hade hanterat hela antagningsprocessen, överlät till VHS att sköta bedömning av sökandes behörighet och avgiftsfrihet/avgiftsskyldighet, samt skicka antagningsbesked till sökande. Förändringen innebar att sökande skulle anmäla sig via studera.nu och skicka sina meriter i form av betyg, intyg med flera dokument för inskanning till Strömsund, där meriterna sedan fanns tillgängliga i NyA och bedömdes av VHS handläggare. Dessutom ändrade Konstfacks anmälnings- och ansökningsdatum för masterprogrammet till den 17 januari Datum för ansökan läsåret 2011/2012 Masterprogrammet Sista dag för anmälan och arbetsprov: 17 januari 2011 Anmälan via studera.nu: 1 december januari (öppet för sen anmälan till 28 januari). Uppladdningsapplikation: 1 december januari 2011(Startdatum för uppladdningsapplikationen för arbetsprover senarelades till 10 januari 2011 på grund av tekniska förseningar). Kandidatprogram Sista dag för anmälan: 1 mars 2011 Sista dag för arbetsprov: 15 mars 2011 (framflyttat till 16 mars kl på grund av tekniska problem med konstfack.se den 15 mars) Anmälan via studera.nu: 18 januari-1 mars Uppladdningsapplikation: 18 januari-16 mars. Lärarprogrammet Sista dag för anmälan och arbetsprov: 15 april Projektuppdrag Elisabet Nordwall, förvaltningschef på Konstfack, tillsatte i juni 2011, ett projekt med uppdrag att utvärdera införandet av digital arbetsprovshantering, övergång till NyA och ändring av anmälnings- och ansökningsdatum för masterprogrammet.

6 Sida 6 (26) 2.3 Projektgruppen Projektgruppen bestod av Inger Wadman, handläggare på Studentkansliet, Ivar Johansson webbredaktör/webmaster och Nille Sandberg, inköpsansvarig. Projektledare var Nille Sandberg. 2.4 Om projektet Projektuppdraget hette från början Utvärdering av digital antagning. Projektgruppen var överens om att det var bättre att kalla projektet Utvärdering av antagning till läsåret 2011/2012 eftersom Konstfacks antagning inte är digital i sin helhet. Det nya namnet gav också projektgruppen en möjlighet att lyfta generella frågor om antagningsarbetet på Konstfack som uppstod i intervjuer och i enkät. 2.5 Övergripande mål I uppdraget ingick att utvärdera digital arbetsprovshantering i förhållande till tidigare arbetsprovshantering, utvärdera användningen av NyA, utvärdera ändring av anmälningsdatum för masterprogrammet och att ta fram förslag på förbättringar inom dessa områden. 2.6 Arbetsmetod för informationsinsamling Projektgruppen har använt sig av enkät till sökande, samtal/intervjuer med personal/studenter med anknytning till antagningsarbetet, genomgång av studentkansliets inkommande mejl som arbetsmetod för informationsinsamling i detta uppdrag. Samt tagit del av en mängd rapporter, underlag och beslut (se källförteckning, kapitel 10)

7 Sida 7 (26) 3. Rapport 3.1 Bilagor Till rapporten hör följande bilagor: Bilaga 1, Enkät till sökande Bilaga 2, Intervjuer/samtal med lärare, professorer, utbildningsadministratörer med flera Bilaga 3, Genomgång av inkommande mejl till Studentkansliet Bilaga 4, Förslag på förbättringsåtgärder Bilaga 5, Grundmodell av antagningsprocessen (VHS). 3.2 Om rapporten Denna rapport bygger på den information som projektgruppen har samlat in. I rapporten, med bilagor, presenteras ett urval av den informationen. Informationen visas i sin helhet på Konstfacks intranät. I bilaga 4 - Förslag på förbättringsåtgärder, lämnar projektgruppen förslag på förbättringsåtgärder. Dessa har sin utgångspunkt i informationen som projektgruppen har fått från personal och sökande i, enkät, intervjuer genomgång av mejl, med mera. Projektgruppen har inte gjort någon prioritering av förslagen på förbättringsåtgärder. Rapporten kommer att presenteras på ledningsråd den 27 september. Muntlig presentation av rapporten kan bokas via nille.sandberg@konstfack.se. 3.3 Begrepp som används i rapporten Anmälan - en sökande anmäler sig på Studera.nu när han/hon vill gå en utbildning på Konstfack Ansökan - en ansökan innefattar anmälan, insändning av de meriter som krävs för att styrka behörighet samt arbetsprover och efterfrågat material/texter/tilläggsuppgifter Arbetsprovshantering - hantering av arbetsprover på dator eller i utskriven form Arbetsprovsportal/uppladdningsapplikation - den del av Konstfack.se där sökande laddar upp och skickar in filer Avsiktsförklaring - se motivering Bedömningsapplikation - webbplats där bedömargrupperna tittar på de av sökande inskickade motiveringarna och arbetsproverna Digital antagning - hantering av ansökningar via NyA och hantering av arbetsprover via Bedömningsapplikationen Digitala arbetsprover - arbetsprover i form av digitala bild-, film-, ljud- och/eller textverk. Meriter - det som sökande ska skicka in för att styrka behörighet. Motivering (avsiktsförklaring) - en sökande beskriver varför han/hon vill gå en viss utbildning på Konstfack Ladda upp filer - sökande laddar upp filer (motivering och/eller arbetsprover) från sin dator till Arbetsprovsportalen Skicka in filer - sista steget för den sökande när han/hon har laddat upp filer i Arbetsprovsportalen.

8 Sida 8 (26) Sökande - en person som anmäler sig på Studera.nu till en eller flera av Konstfacks utbildningar Uppladdningsapplikation - den delen av Arbetsprovportalen där uppladdning och inskickning av filer görs W3D3 - Konstfacks diariesystem

9 Sida 9 (26) 4. Digital arbetsprovshantering 4.1 Införande av digital arbetsprovshantering Konstfack beslutade att införa digital arbetsprovshantering i september Klart redan i beslutet var att ett system skulle byggas som skulle hantera de digitala arbetsproverna. Datum då systemet skulle vara i drift sattes till den 1 december. Införandet skedde i form av ett projekt. Till projektledare utsågs Fredrik Wilson. Till projektansvarig utsågs Henrik Lindegren Ericson, tf chef för Avdelningen för utbildnings- och forskningsadministration, UFA. I samband med beslutet att införa digitala arbetsprover beslutades också att sista dag för arbetsprov till masterprogrammet skulle vara den 17 januari. I workshop tillsammans med KnowIT i Karlstad togs underlag fram för byggandet av en s.k. arbetsprovsportal. Portalen som togs fram består av ett gränssnitt mot sökande (uppladdningsapplikation) där sökande, via konstfack.se, skickar in sina arbetsprover och ett gränssnitt där bedömning av arbetsproverna görs av antagningsgrupperna (bedömningsapplikation). Dessa två gränssnitt är synkroniserade med W3D3 (Konstfacks diarieföringssystem). Arbetsprovsportalen driftsattes den 10 januari, med drygt en månads försening. 4.2 Ekonomi Budget för digital arbetsprovshantering 2011 är kr och ligger hos UFA. T.o.m uppgick investeringarna till kr. Dessa innebär en beräknad avskrivningskostnad för 2011 på kr. Dessutom tillkommer direkta kostnader på kr. De totala kostnaderna för 2011 uppgår därmed till ca kr. Det var känt att kostnaderna för digital arbetsprovshantering skulle vara höga initialt, men förhoppningen är att det på några års sikt kommer att bli billigare än den arbetsprovshantering som Konstfack hade tidigare. Beräknad kostnad för 2012 är baserad på 2011 års investeringar och de kostnader som är återkommande. Slutlig kostnad för digital arbetsprovshantering 2012 kommer att påverkas av vilka förbättringsåtgärder som UFA väljer att genomföra. Aktivitet Investering Beräknad kostnad för avskrivningar 2011 Direkta kostnader Beräknad kostnad 2012 exklusive ränta Arbetsprovsportal kr kr kr Arbetsprovsportal kr Licenser W3D kr kr kr Licenser underhållsavgift kr kr Lokalhyra och avveckling av tidigare arbetsprovshantering kr 0 kr Projektledning kr 0 kr Totalt kr kr kr kr

10 Sida 10 (26) 2010 anskaffades en server till den digitala arbetsprovshanteringen. Den investeringen togs dock av IT. Server ,60 kr kr kr 4.3 Tidsåtgång Arbetet med att samla in uppgifter om tidsåtgång startade i juli och följdes upp i augusti/september. Det sena igångsättandet gjorde det svårt att samla in uppgifter om tidsåtgång. Exempelvis har personal med kunskap om tidsåtgång hunnit sluta. Tabellen över tidsåtgång är därför inte komplett och redovisar endast uppgiftslämnarnas uppskattning av tidsåtgång och ska därför tolkas med försiktighet. Uppgiftslämnarnas kommentarer om tidsåtgång kan läsas i sin helhet på Konstfacks intranät Bedömningsarbetet Flera uppgiftslämnare gör uppskattningen att antagningsarbetet har tagit längre tid än förra året. Orsaker som uppges är bland annat att antagningsgrupperna skev ut arbetsproverna, att hanteringen har tog längre tid, längre förberedelsearbete, tekniskt strul, upparbetade rutiner saknades, felaktig info på NyA angående anmälningskoder samt gränsdragningsproblem(vem gör vad?). Några uppskattar att arbetet har tagit lika mycket tid. De som uppskattar att arbetet har gått snabbare återfinns på masterprogrammet. Några utbildningsprogram valde att lägga mer tid på förberedande arbete, vilket upplevs ha bidragit till ett positivt slutresultat Intervjuer och det efterföljande arbetet De flesta uppgiftslämnare gör uppskattningen att intervjuer och det efterföljande arbetet tog ungefär samma tid som förra året. De som uppskattar att intervjuer och det efterföljande arbetet tog längre tid hänvisar till fler frågor från sökande, mer kringarbete och osäkerhet om vad som gällde. Utbildningsprogram, uppgiftslämnare. Hur många timmar uppskattar du att din antagningsgrupp sammanlagt har arbetat med arbetsprovsbedömning i år? Avgränsa uppskattningen till att endast omfatta bedömning och inte intervjuer och efterföljande arbete. Uppskattar du att det är färre, lika många eller fler timmar jämfört med tidigare års arbetsprovsbedömning? Beskriv gärna eventuella skillnader. Hur många timmar uppskattar du att din antagningsgrupp sammanlagt har arbetat med intervjuer och det efterföljande arbetet i år. Uppskattar du att det är färre, lika många eller fler timmar jämfört med tidigare års intervjuer och efterföljande arbete? Beskriv gärna eventuella skillnader. Masterprogram/ antagningsgrupper Konst i offentligheten, Svante Larsson Textil i det utvidgade fältet, Inger Bergström 80 tim. Lite mindre arbete. 64 tim. Lite mer arbete för Svante 85 tim tim. -

11 Sida 11 (26) Storytelling, Hans Cogne (Karin Ahlin) 224 tim. Mer arbete. Minst tim. strul. Digital antagning lika mycket jobb. 66 tim. Lika som tidigare år. Formgiving Intelligence, Teo Enlund Jewellery + Corpus, Karen Pontoppidan Kandidatprogram/ antagningsgrupper Grafisk design & Illustration, Karin Ahlin* och Jiri Novak Industridesign, Ulrica Bohné Inredningsarkitektur & möbeldesign, Vesa Honkonen Konst, Thomas Elovsson 132 tim. Ungefär samma som tidigare år. 66 tim. Mer än förra året. Printade ut material. 372 tim. Bedömning tog lite mindre tid än förraåret, förberedelsearbetet lite mer tid. 132 tim. Lite mer p.g.a. inte upparbetade rutiner. 224 tim. Dubbelt så många som förra året. 150 tim. Lika många eller färre trots tekniskt strul. 76 tim. Ungefär samma som tidigare år. 126 tim. Fler frågor, osäkerhet om vad som gällde 56 tim. Lite mer arbete p.g.a. fler frågor via mejl. 46 tim. - Konst, Helen Engman tim. resp kand och master. Textil, Patrick Söderstam Keramik och glas, Sara Isaksson From Ädellab/Metallformgivn ing, Karen Pontoppidan Lärarprogram 110 tim. Samma tid som förra året 180 tim. Upplevdes som mer än förra året. 66 tim. Mer än förra året. Printade ut material. Lisa Öhman 70 tim. Mer än förra året (56 t). 32 tim. Samma tid som förra året. 80 tim. Dubbelt så många som förra året. Ungefär samma tid som förra året. 51 tim. Mindre tid än tim. Samma tid som förra året 126 tim. Ej intervju Fler frågor, osäkerhet om vad som gällde. Gabriella Rizzo BI 5 tim. Mer än förra året 100 tim. Mer än förra året.

12 Sida 12 (26) 4.4 Förbättring av digital arbetsprovshantering I intervjuer och enkät framkom en mängd synpunkter på Konstfacks digitala arbetsprovshantering. Projektgruppen presenterar nedan en lista över förslag på förbättringar med utgångspunkt i dessa synpunkter. Projektgruppen presenterar också ett förslag på vem som får i uppgift att utreda och undersöka hur dessa förbättringsåtgärder kan genomföras på bästa sätt. Bedömningsapplikationen I bedömningsapplikation ska antagningsgrupperna kunna sortera sökande efter förnamn, efternamn, löpnummer. I bedömningsapplikation ska en sökfunktion finnas som ska kunna söka ut sökande utifrån uppgifter som förnamn, efternamn, adressuppgifter, land, etc. I bedömningsapplikationen ska en visningsvy som ger överblick över alla sökande till en utbildning finnas I bedömningsapplikationen ska en visningsvy som ger överblick över respektive sökandes inskickade filer finnas Användaren av bedömningsapplikationen ska kunna ladda ner en sökandes alla filer på en gång. Gränssnittet i bedömningsapplikationen, Silverlight, behöver justeras så att det blir stabilt (inte kraschar, låser sig, kastar ut användarna, sparar allt som användarna gör, o s v), samt blir så snabbt som det är möjligt. UFA ansvarar för att belastningstest på bedömningsapplikationen genomförs. UFA ansvarar för att belastningstest som kartlägger datakommunikationen mellan bedömningsapplikation, filuppladdningsservern och W3D3 genomförs. Uppladdningsapplikationen Det separata fältet i uppladdningsapplikationen för avsiktsförklaring/motivering/projektbeskrivning har skapat förvirring hos de sökande, och bör tas bort. Om en mejladress redan finns i uppladdningsapplikationen: en varning ska visas för den sökande (systemet ska inte skapa temporära mejladresser). Mejlbekräftelse på inskickade arbetsprover ska skickas till de sökande. I mejlbekräftelsen ska det också framgå vilken utbildning som har sökts. Den sökande ska kunna se vilka filer som är inskickade. Den sökande ska kunna komplettera sina inskickade filer till och med sista ansökningsdatum. Påbörjad uppladdning ska inte kunna skickas in efter att sista ansökningsdatum är passerat. Om uppladdningsapplikationen får problem med filuppladdningsservern och/eller W3D3: felmeddelande ska visas för sökande, och ett mejl ska skickas till systemadministratör. Virusskanning av uppladdade/inskickade filer ska ske då de hamnar på filuppladdningsservern. Det ska vara möjligt att specificera de filformat som den sökande kan ladda upp. Förslag: UFA får i uppgift att med hjälp av med webbredaktör/webmaster ta fram ett underlag som innehåller, prisuppgift, prioritetslista och tidsplan för förbättringsåtgärderna. UFA ska också med hjälp av inköpsansvarig undersöka hur detta kan avropas eller upphandlas. Underlaget ska presenteras för förvaltningschefen senast den 29 september.

13 Sida 13 (26) 4.5 Teknisk miljö inför bedömningsarbetet I intervjuer/samtal med lärare, professorer, utbildningsadministratörer med flera framkom bland annat att bedömningsapplikationen upplevdes som långsam. Det framkom också att teknisk utrustning som ska användas i bedömningsarbetet behöver gås igenom i god tid innan arbetet börjar. Förslag: IT får i uppgift att mäta internetkapacitet mellan servrar (bedömningsapplikation, uppladdningsapplikation, fillagringsserver och W3D3). IT får i uppgift att mäta nätverkskapaciteten på Konstfack. IT-enheten ska kontakta bedömningsgrupperna i ett tidigt skede för att kartlägga deras behov. IT-enheten ska undersöka vilken teknisk utrustning antagningsgrupperna vill använda och se till att utrustningen uppfyller de krav som antagningsgrupperna ställer på utrustningen. Detta gäller både iordningställande av datasal och antagningsgruppernas datorer; kalibrering av projektorer, installation av klientprogramvaror, och dylikt

14 Sida 14 (26) 5. NyA och studera.nu NyA (Nytt antagningssystem), som lanserades 2006, är den övergripande benämningen för det nationella antagningssystem som VHS (Verket för högskoleservice) ansvarar för. Webbplatsen studera.nu var under den period som utvärderas i detta projekt ett samarbete mellan Högskoleverket och VHS, där VHS ansvarade för information till sökande, sökmotorn Hitta utbildning samt Dina sidor. På uppdrag av universitet och högskolor leder och samordnar VHS antagning till programutbildningar och kurser. VHS ansvarar för systemdriften av det för högskolesektorn gemensamma antagningssystemet NyA. Det inkluderar till exempel support till lärosäten och studie- och yrkesvägledare när det gäller antagningssystemet och antagningsverksamheten. VHS sköter handläggning av meriter i samband med ansökningar till högre utbildning. Konstfack har tidigare använt sig av NyA på lärarprogrammet, nytt för antagning till läsåret 2011/2012 är att också master- och kandidat -programmet ansluter sig till NyA. 5.1 Grundmodell av antagningsprocess (VHS) Bilden nedan visar VHS karta över antagningsprocessen där Universitet och Högskola (U/H), Sökande, VHS och övrigas olika moment beskrivs. Bilden ger en tydlig bild över Konstfacks samarbete med VHS och de moment som VHS har hanterat åt Konstfack i antagningen 2011/2012. Bilden finns i större format i bilaga 5, Grundmodell av antagningsprocessen (VHS).

15 Sida 15 (26) 5.2 VHS tjänster och NyA:s tekniska funktionalitet VHS erbjuder en mängd tjänster. Inom VHS befintliga tjänsteutbud finns stort handlingsutrymme och möjligheter till individuella lösningar. Projektgruppens bedömning är att det inte är helt enkelt att överblicka VHS utbud av tjänster och förstå vad som ingår i tjänsterna. Inte heller är det enkelt att överblicka NyA:s tekniska funktionaliteter och möjliga kombinationer. Dessa bedömningar får stöd i SARA-projektets rapport, (VHS kartläggning och probleminventering av rekrytering och antagning till avancerad nivå.), kapitel 8. I intervjuer/samtal med lärare, professorer, utbildningsadministratörer med flera uttrycks vikten av att beställning av VHS tjänster utgår från Konstfacks behov och att kompetens finns för att i förväg kunna bedöma samtliga konsekvenser av beställda tjänster. Projektgruppen har inte, utifrån den information som finns tillgänglig, kunnat göra någon bedömning av om UFA har beställt rätt tjänster, om UFA utnyttjar de tekniska funktionaliteter och möjliga kombinationer som NyA erbjuder på bästa sätt eller vilka individuella lösningar som kan vara aktuella. Detta blir en del av det fortsatta arbete som UFA har framför sig. Förslag: UFA får i uppgift att, i samarbete med VHS, undersöka NyA:s tekniska funktionaliteter och, möjliga kombinationer och vilka individuella lösningar som kan vara aktuella för Konstfack UFA ska också skaffa sig kunskap om VHS tjänster och innehåll samt om de tjänster Konstfack har beställt inför antagningen 2012/ Beställda tjänster till antagningen 2011/2012 Konstfack har, till antagningen 2011/2012, beställt nedanstående tjänster av VHS: Masterprogrammet (Nationell antagningsomgång) Nationell antagningsomgång Handläggning Byggande, koppling och kontroll av modell för särskild behörighet, modell för meritvärdering, modell för urval, kontroll av urval, koppling av modeller, skapande av ärendeköer och lokal verifiering Kandidatprogrammet (Lokal antagningsomgång) Lokal antagningsomgång (bedömning av avgiftsskyldighet och hantering av sökande med sekretess ingår). Skanning Meritregistrering Handläggning Contact center (ingår i lokal antagningsomgång) Byggande, koppling och kontroll av modeller för anmälan, behörighet, meritvärdering och urval, skapande av ärendeköer och lokal verifiering Lärarprogrammet Nationell antagningsomgång Handläggning Byggande, koppling och kontroll av modell för särskild behörighet, modell för meritvärdering, modell för urval, kontroll av urval, koppling av modeller, skapande av ärendeköer och lokal verifiering

16 Sida 16 (26) 5.3 Slutrapport SARA projektet SARA projektet var ett kartläggningsprojekt avseende rekrytering och antagning till avancerad nivå, beställd av VHS, vars slutrapport publicerades Projektet lämnade främst förslag på förbättringsåtgärder avseende NyA och VHS men lämnade också rekommendationer om vad lärosätena internt bör ta ställning till, eller lösa. Projektgruppens bedömning är att det är de rekommendationer som återges nedan som sammanfaller med Konstfacks upplevda problem kring NyA och samarbetet med VHS. SARA-projektet föreslog att: VHS och lärosätena gemensamt ser över innehåll och tilltal i de standardsvar som skickas, med nytt fokus på rekrytering. Lärosätena och VHS samordnar sin kommunikation med sökande under pågående antagning. VHS bör tydligt kommunicera till lärosätena vad som går ut (kontrollbesked, påminnelser, antagningsbesked, enkäter etc.) och vid vilken tidpunkt dessa ska skickas på exempelvis kundsidorna på VHS webbplats VHS och lärosätena bör gemensamt se över styrkandekrav för avgiftsfrihet för medborgare i Schweiz och EES. Lärosätena noga överväger vilka som bör få tillgång till NyA-webben och hur användningen av informationen bör samordnas. Komplettering av meriter inte ska medföra att anmälan klassificeras som sen. VHS i samband med planeringen av tidplaner för 2012 ser över möjligheten att utöka kompletteringstiden, senarelägga sista datum för i tid inkomna meriter eller att en generösare hantering av sena meriter och sena betalningar (anmälningsavgift) övervägs. Dialog förs om lärosätenas behov av information, statistik och sökandelistor inför nästa antagningsomgång. Eventuellt kan det också bli aktuellt med fler leveranser från VHS med statistik om antal anmälda, antal som har betalt anmälningsavgift, antal obehöriga etc. under pågående antagningsomgång Förslag: UFA får i uppgift att bevaka i vilken utsträckning rekommendationerna har genomförts. 5.4 Ekonomi Budget för införandet av NyA år 2011 är kr. Avgift licenstjänst är en årlig kostnad som Konstfack betalar för användandet av NyA Bastjänsterna är kostnader för den nationella antagningsomgången, d.v.s. masterprogrammet och lärarprogrammet. Kostnaden för bastjänster är fördelad mellan dessa utbildningsprogram. Kostnad för bastjänsterna baseras på 2010 års antagning. Det var endast lärarprogrammet som använde bastjänsterna 2010, vilket innebär att Konstfacks kostnader för bastjänsterna kommer att öka 2012, då även kostnaderna för masterantagningen 2011 debiteras. Kostnader för 2011 års tilläggstjänster kommer att fakturas Konstfack i månadsskiftet september/oktober. Andreas Sandberg, VHS har varit behjälplig med att uppskatta årets kostnader. Uppskattningarna är baserade på ganska knapphändiga uppgifter och ska därför tolkas med försiktighet.

17 Sida 17 (26) Aktivitet Pris per enhet Direkta kostnader Avgift licenstjänst användande av NyA kr Avgift bastjänst, Masterprogram kr Avgift bastjänst, Lärarprogram kr Avgift lokal antagningsomgång, Kandidatprogram kr Kostnad tilläggstjänster, Kandidatprogram Handläggning 27 kr/anmälan ca kr Registrering 26 kr/anmälan ca kr Bygga koppla modeller 275 kr/tim. ca kr Bygga ärendeköer 550 kr/tim. ca kr Lokal verifiering 550 kr/tim. ca kr Skanning 10 kr/anmälan ca kr Kostnad tilläggstjänster, Masterprogram Bygga koppla modeller 275 kr/tim. ca kr Lokal verifiering 550 kr/tim. ca kr Totalt ca kr

18 Sida 18 (26) 5.5 Styrkor och svagheter Några av de svagheter som beskrivs nedan (t ex innehåll och tilltal i standardsvar, och sen komplettering) har uppmärksammats i SARA-projektets rapport. Inom dessa områden finns också föreslagna förbättringsåtgärder. Styrkor Svagheter Bedömer avgiftsskyldighet för anmälnings- och studieavgifter. Bedömer grundläggande behörighet. Har resurser och kompetens, och den virtuella organisationen för akademiska meriter (AkVO), för att göra kvalificerade bedömningar av grundläggande behörighet på avancerad nivå. NyA hanterar arkivering av sökandes meriter (utfördes tidigare av Studentkansliet). Meriter skickas till Antagningen (VHS) för skanning och registrering i NyA-systemet. Sökandes meriter finns därmed registrerade och sökande behöver inte sända in meriter på nytt om han/hon söker igen nästa år. Information om antagna och reserver överförs numera från NyA till LADOK med mycket liten manuell arbetsinsats. Tidigare registrerades sökande helt manuellt i Konstfacks sökanderegister. VHS är flexibla och kan anpassa lösningar efter Konstfacks önskemål. Konstfacks utbildningsprogram finns med i VHS anmälningskatalog. Studera.nu gör mycket reklam vid den nationella antagningen. VHS språk upplevs som kodat och svårförståeligt. Antagningsbesked och annan information till sökande upplevs som opersonliga. Antagningsbesked och annan information till sökande använder begrepp som känns främmande. Två exempel: 1) struken/deleted, 2) Sökande som ej antas eller reservplaceras stryks, vilket uppfattas av sökande som om de har blivit strukna på grund av behörighet när de egentligen har strukits på grund av urval. Felaktigheter i handläggning hos VHS. Komplettering gör att anmälan betraktas som sen och blir obehandlad, och sökande får därmed inget besked att de inte har behandlats. Vidimering av meritkopior har begränsat värde som bevis för ett dokuments äkthet. NyA-systemet är inte byggt för att hantera reservantagning. Reservplacering av sökande blir missvisande efter urval 2 eftersom ingen omnumrering sker i NyA efter urval 2. Handläggare på Studentkansliet upplevde att Contact center inte alltid fungerade tillfredsställande och att frågor som skulle hanteras av Contact center, t ex gällande behörighet och meriter, skickades tillbaka till Studentkansliet.

19 Sida 19 (26) 5.6 Antagningsbesked Information i antagningsbesked Konstfack får göra undantag från behörighetskrav på sökande som antas eller reservplaceras, men tar inte ställning till behörigheten för de sökande som inte antas eller reservplaceras. Obehöriga sökande till kandidatprogram som inte har antagits eller reservplacerats har inte fått särskild information från Konstfack på antagningsbeskeden, utan enbart VHS standardsvar att de strukits på grund av obehörighet. Meddelandet om att sökande var struken på grund av obehörighet gav upphov till många frågor från sökande som vid tidigare kontakt med Konstfack fått information om att de kunde söka även om de inte hade grundläggande högskolebehörighet. Enkäten har också visat att antagningsbeskeden upplevs som opersonliga av de sökande. Förslag: UFA får i uppgift att undersöka om/i vilken utsträckning innehållet i antagningsbeskeden respektive mejlaviseringen kan justeras efter Konstfacks önskemål. Dubbelt antagningsbesked till strukna (Kandidatprogrammet) I samband med urval 1 fick sökande antagningsbesked där de fick veta att de var strukna. Vid urval 2 fick dessa ytterligare ett besked med samma information. Detta skapade irritation hos de sökande. Förslag: UFA får i uppgift att utreda om det går att förhindra att dubbelt antagningsbesked skickas till sökande som har strukits. Vem skickar antagningsbesked till sökande? I intervjuerna har det framkommit att det finns oklarheter kring vem/vilka som skickar besked till antagna/reservplacerade/icke antagna. Förslag: UFA får i uppgift att informera om vem/vilka som skickar besked till antagna/reservplacerade/icke antagna. 5.7 Information om NyA och VHS till personal på Konstfack Det är viktigt att personal som arbetar med antagning på Konstfack har kunskap om varför vi använder NyA, vad NyA kan göra och inte göra för oss, vilka tjänster vi beställer från VHS, vad vi får hjälp med av VHS och vad vi inte får hjälp med. Det är också viktigt att alla vet att det är NyA som används och att anmälningar måste komma in rätt väg för att vara med i processen. Förslag: UFA får i uppgift att informera om NyA och VHS.

20 Sida 20 (26) 5.8 Information till de sökande Den 12 september 2011 lanserade VHS en ny webbplats för anmälan till högskolestudier: antagning.se. Den anmälningsfunktion som tidigare fanns på studera.nu flyttades till antagning.se. Studera.nu finns kvar och drivs på egen hand av Högskoleverket. Syftet med studera.nu är att ge den sökande total överblick över tillgängligt utbildningsutbud i Sverige. Informationen på studera.nu är därför av allmän karaktär. När det handlar om mer specifik information hänvisar studera.nu till lärosätena. Informationen på studera.nu skapade en del förvirring för sökande till Konstfack redan under antagningen till läsåret 2011/2012, på grund av att allt som visades där inte var relevant för ansökan till Konstfacks utbildningsprogram. Projektgruppens farhåga är att det kan bli oklarheter i uppdelningen mellan studera.nu och antagning.se och det faktum att det blir ytterligare en webbplats där sökande kan hitta information riskerar att skapa förvirring. Projektgruppens bedömning är att det är bättre att Konstfack på konstfack.se skapar en fullständig information om ansökan till Konstfack än att hänvisa till studera.nu. Förslag: UFA får i uppgift att välja ut relevant information från studera.nu, anpassa den så att den gäller för ansökan till Konstfacks utbildningar, samt se till att den publiceras på konstfack.se. 5.9 Kommunikation med sökande via NyA och studera.nu Under antagningen 2011/2012 gavs endast informationen handläggning pågår eller liknande i NyAsystemet och på studera.nu., vilket av de sökande upplevdes som otillräckligt. Förslag: UFA får i uppgift att undersöka om NyA kan ge mer detaljerad information till sökande Komplettering av meriter medför att anmälan klassificeras som sen I de fall en sökande har kompletterat sina meriter för sent klassas, i vissa fall, anmälan som sen och handläggs därmed inte. Den sökande ges ingen annan information än att handläggning pågår. Förslag: UFA får i uppgift att efter urval 1 bevaka och åtgärda anmälningar med status handläggning pågår Prövning av behörighet på avancerad nivå (Masterprogrammet) Inför antagningen 2011 valde Konstfack att använda VHS för prövning av behörighet på avancerad nivå. Instruktionerna från Konstfack till VHS var att undantag för behörighet skulle ges samtliga sökande, förutom då det gällde Engelska B. VHS gjorde sin prövning parallellt med, istället för innan, antagningsgrupperna gjorde sitt urval vilket innebar att vissa sökande som antagningsgrupperna valt ut ströks på grund av bristande behörighet i Engelska B. Det är viktigt att antagningsgrupperna får besked om vilka sökande som inte är behöriga innan urval sker så att de ges möjlighet att göra en bedömning av reell kompetens. Förslag: UFA får i uppgift att utreda om det är möjligt att prövning av behörighet på avancerad nivå för masterprogrammet kan göras innan antagningsgrupperna påbörjar sitt arbete.

21 Sida 21 (26) 6. Antagningsarbetet på Konstfack I projektgruppens uppdrag ingick inte att utvärdera antagningsarbetet på Konstfack. Dock har projektgruppen under informationsinsamlingen uppmärksammat en del oklarheter inom vissa områden. Dessa har vi valt att ta upp i detta kapitel. 6.1 Problem kring behörighet och urval Projektgruppen har uppmärksammat att motstridiga uppgifter har lämnats till sökande avseende behörighet vilket skulle kunna tyda på att personal på Konstfack inte är samstämmiga i sin syn på behörighet och urval. Även hos sökande verkar det finnas en osäkerhet kring vilka behörighetskrav som gäller för ansökan till Konstfack och vad begreppet meriter betyder. Förslag: Prefekterna i samråd med UFA ansvarar för att informera antagningsgrupperna och personal som ger information till sökande, om regelverket kring behörighet och urval. UFA får i uppgift att förbättra innehåll om behörighet och urval på konstfack.se. Begreppet meriter ska också redas ut Behörighet Det finns två typer av behörighet för studier på Konstfack. Grundläggande behörighet krävs för alla högskoleutbildningar. Särskild behörighet krävs till vissa utbildningar och kraven kan variera mellan olika utbildningar. Konstfacks antagningsgrupper kan bedöma att en sökande har den behörighet som krävs för att studera på ett program, s.k. reell kompetens, även om grundläggande behörighet saknas. För att bli antagen till Konstfacks kandidatprogram krävs grundläggande behörighet för högskolestudier. Undantag får göras för sökande som på annat sätt tillgodogjort sig motsvarande kunskaper. Undervisningsspråket är svenska. Internationella sökande utan svenska gymnasiebetyg ska dokumentera sina svenskkunskaper genom ett TISUS-test. För att bli antagen till Konstfacks masterprogram krävs kandidatexamen, yrkesexamen om minst 180 högskolepoäng, eller motsvarande utländsk examen. Undantag får göras för sökande som på annat sätt tillgodogjort sig motsvarande kunskaper. Studenter på Konstfacks masterprogram ska dessutom behärska engelska i tal och skrift, motsvarande Engelska B. Undervisningsspråket är engelska i alla gemensamma delar av utbildningen. Vissa mastergrupper ges helt på engelska. Sökande som har examen från lärosäten där det huvudsakliga undervisningsspråket inte är engelska, måste skicka in resultat från TOEFL- eller IELTS-test, enligt VHS riktlinjer för studier på avancerad nivå Urval Vid antagning till Konstfacks kandidatprogram sker urval på konstnärlig grund och baseras på arbetsprover, skriftlig motivering och intervju, samt i vissa fall på särskilda uppgifter. Vid antagning till Konstfacks masterprogram sker urval på konstnärlig grund och baseras på arbetsprover, skriftligt förslag till projekt eller avsiktsförklaring. Till samtliga mastergrupper görs även intervju.

22 Sida 22 (26) Behörighet och urval lärarprogram För lärarprogrammen gäller följande: Konstfack använder med stöd i högskoleförordningen 7 kap. 13 och 23, tre urvalsgrupper. Platserna fördelas lika mellan de behöriga sökande som antas på 1.) betyg och godkända arbetsprover, eller 2.) högskoleprovet och godkända arbetsprover, eller 3.) behöriga sökande som fått väl godkänt på arbetsproverna 6.2 Antagningsordning Uppgradering av antagningsordningen I dokumentet checklista över åtgärder med anledning av HVS:s tillsynsrapport 2010:3 R står det att antagningsordningens titel ska uppgraderas till utbildning på grundnivå och avancerad nivå i stället för grundutbildning. I antagningsordningen finns även annan information som behöver uppgraderas, t ex. datum för arbetsprover till kandidatprogrammet i avsnitt 4.1, information om att arbetsprover skall förvaras i låst utrymme oåtkomligt för obehöriga i avsnitt 4.7, datum för arbetsprover i avsnitt 5.1, information om att arbetsprover skall förvaras i låst utrymme oåtkomligt för obehöriga i avsnitt 5.8. Förslag: UFA får i uppgift att uppgradera antagningsordningen Administrativt ansvarig i antagningsgruppen I intervjuer/samtal med lärare, professorer, utbildningsadministratörer med flera framkom att den som utsetts att leda antagningsarbetet ofta har mycket att göra och inte alltid tid med förberedande arbete som bokning av lokal, förberedelser av datorer inför bedömningsarbetet och annat administrativt arbete. Förslag: Prefekten ska, förutom att utse den person som ska leda antagningsgruppen, även utse en person som ska vara administrativt ansvarig i kontakter med IT, informationsansvarig med flera.

23 Sida 23 (26) 6.3 Arbetsprovsbeskrivning Allt utgår från arbetsprovsbeskrivningen! Intervjuerna/samtalen med lärare/professorer, med flera, och enkäten till de sökande, ger vid handen att arbetsprovsbeskrivningen är den mest centrala delen av ansökan. Ju tydligare uppgiften till den sökande är beskriven, ju färre olika filformat som kan skickas in, och ju lägre antal filer en sökande kan skicka in, desto enklare antagningsarbete. I arbetsprovsbeskrivningen ska specifikationer som gäller antal filer, det filformat som ska skickas in och liknande, inte gå att misstolka. Detta kan åstadkommas med enkla medel: ange specifika, och helst ett fåtal, filformat för respektive utbildning (text, bild, film, ljud) håll nere det maximala antalet filer en sökande ska skicka in se över språket och begripligheten i samtliga arbetsprovsbeskrivningar (t ex byta ut avsiktsförklaring mot motivering ) eventuellt komplettera respektive arbetsprovsbeskrivning med en Frågor och svar-del med svar på de frågor man i förväg kan förutspå Resultatet av ovanstående åtgärder blir en mer positiv ansökningsupplevelse för de sökande färre frågor mejl- och telefonledes till lärare, professorer, utbildningsadministratörer, Studentkansli och webmaster mindre komplex teknisk miljö vid bedömningsarbetet (färre programvaror behövs) snabbare bedömningsprocess med färre filer att ladda ner/öppna/bedöma Förslag: En workshop om utformning av arbetsprovsbeskrivningar ska arrangeras varje höst. Workshopen bör vara ett samarbete mellan UFA och utbildningsprogrammen. Informationsansvarig och webmaster ska få ta del av beskrivningar och ha mandat att påverka innehållet. Syftet är att skapa högre grad av begriplighet, minska antalet frågor från sökande, samt förenkla för antagningsgrupperna vid bedömningsarbetet. Frågor- och svar-del i anslutning till respektive arbetsprovsbeskrivning kan i vissa fall förtydliga innehållet/uppgiften. 6.4 Bild/karta över antagningsprocessen Många inkommande frågor till studentkansliet handlar om var i antagningsprocessen en ansökan befinner sig, vad som händer därnäst, när de sökande kan vänta sig besked av olika slag. Intervjuerna visar också att personal tycker att ansökningsprocessen bör tydliggöras. Förslag: UFA tar fram en karta över antagningsprocessen som publiceras på konstfack.se.

24 Sida 24 (26) 6.5 Information om antagningsarbetets gång Mejl från sökande och sökandes svar i enkäten tyder på en önskan om att få veta så mycket som möjligt om vad som händer med en ansökan. Här nedan följer några exempel på frågor som bör besvaras av utbildningsprogrammen. Hur går en intervju till? Hur görs bedömningen av arbetsprover? Hur lång tid tar det innan jag vet om jag blir kallad till intervju? Kan jag få besked om antagningsgruppens bedömning av mina arbetsprover? Förslag: Prefekterna får i uppgift att ta fram svar på frågorna och se till att svaren publiceras på konstfack.se. 6.6 Kalendarium för antagningsarbetet Hittills har kalendariet för antagningsarbetet publicerats på hösten, det vill säga strax innan antagningsarbetet startar. Istället bör kalendariet publiceras i januari och gälla antagningsarbetet som börjar efter sommaren samma år. På så sätt kan tider och aktiviteter för antagningsarbetet läggas in i gemensamma kalendern, och institutionerna kan planera in tider och aktiviteter i god tid. Förslag: UFA får i uppgift att undersöka förutsättningarna för att publicera kalendariet i januari. Enligt kalendarium för antagningsarbetet 2011 var sista dag att lämna blankett om antagningsgrupper 5 januari för masterprogram och 5 mars för kandidatprogram. Projektgruppens bedömning är att antagningsgrupperna bör aktiveras tidigare för att skapa bättre förutsättningar för informationsansvarig och IT:s arbete. Förslag: UFA får i uppgift att i kalendariet tidigarelägga sista dag för att lämna blankett om antagningsgrupper till registrator. 6.7 Kompetens och riskspridning Under antagningsarbetet 2011/2012 har i princip endast en anställd vid Studentkansliet varit till fullo insatt i antagningsarbetet. Förslag: UFA får i uppgift att se till att fler än en anställd vid Studentkansliet är insatt i antagningen och kan svara på frågor. 6.8 Komplett ansökan I avsnitt 3.2 ges svar på vad en ansökan, grovt sett, är. Frågor som kvarstår är: 1. När kan en ansökan anses vara komplett? 2. Vilka delar av en ansökan måste den sökande lämna in för att ges möjlighet att göra kompletteringar i efterhand? 3. Vad är möjligt att komplettera i efterhand vad är inte möjligt att komplettera i efterhand? 4. Vilka delar av en ansökan måste den sökande lämna in för att ges möjlighet att bli bedömd av antagningsgrupperna? Förslag: UFA får i uppgift att reda ut begreppet komplett ansökan samt ge svar på frågorna ovan. Resultatet ska kommuniceras till personal med anknytning till antagningsarbetet samt till presumtiva sökande.

25 Sida 25 (26) 6.9 Korrekt och samstämmig information Vikten av att Konstfacks informationskällor är samstämmiga har lyfts fram av både sökande och personal. Personal på Konstfack som har kontakt med eller besvarar frågor från sökande ska kunna hämta information från dessa källor och kunna lita på att informationen är uppdaterad och korrekt. Det är därför viktigt att besluta vem som ansvarar för innehållet i dessa informationskällor. Förslag: UFA ska ansvara för innehåll om ansökan och antagning på externa webben, innehåll i kalendarium för antagningsarbetet, Konstfacks utbildningskatalog samt vara föredragande av antagningsordningen för Högskolestyrelsen.

26 Sida 26 (26) 7. Källförteckning Projektgruppen har i sitt arbete använt sig av följande material: Analys av antagningsarbetet Inger Wadman Behörighet gällande engelska i masterprogrammet Förordning (2010:543) om anmälningsavgift och studieavgift vid universitet och högskolor Förslag från IT angående förberedelser inför antagningsarbete, 2012/ Förslag om digital arbetsprovshantering, IT-enhetens erfarenheter från digitalt antagningsarbete Förvaltningsbeslut 11, Kalendarium för antagningsarbetet 2011 Konstfacks antagningsordning för grundutbildning, Rev KU nämnden Rektorsbeslut 25, Checklista över åtgärder med anledning av Högskoleverkets tillsynsrapport 2010:3 R Rektorsbeslut 49, Införande av digital arbetsprovshantering Rektorsbeslut 50, Ändring av anmälningsdagsdatum och övergång till NyA SARA projektet, kartläggningsprojekt avseende rekrytering och antagning till avancerad nivå. DNR (VHS) Utbildningar på Konstfack VHS reflektioner kring SARA-projektets rapport. DNR (VHS)