Vad har gjorts inom SARA?

Transkript

1 Tuula Kuosmanen Vad har gjorts inom SARA?

2 Uppföljning av SARA-projektet Bidrog till att lyfta fram problem, utmaningar och behov av förändringar för den avancerade nivån. Till viss del har behov och önskemål förändrats sedan 2010/2011 December 2012 genomfördes ett seminarium med deltagarna i SARA-projektets arbetsgrupp.

3 AkVO Minskningen 2011 av antalet sökanden medförde en mer individuell hantering, bl.a. dialogen med sökande kring exempelvis vilka meriter som behöver kompletteras är mer individuellt utformad än tidigare Under 2013 ska VO utvärderas, inkl. AkVO

4 Tidplan för antagning till avancerad nivå Tidplanernas innehåll och längd diskuterades och analyserades noggrant i samband med SARA. en första åtgärd var att lärosätena gavs möjlighet att publicera sitt utbildningsutbud före den 1 december på söksajterna. Handläggningstiden för VO förkortades vilket möjliggjorde en tidigareläggning av urvalen för Master och IK De tidplaner som nu finns förefaller vara svåra att förändra ytterligare i någon större utsträckning

5 Tidplan för antagning till avancerad nivå forts. UHR arbetar för ett förbättrat systemstöd för sena anmälningar och sena kompletteringar, ett utvecklingsarbete som ska påbörjas till hösten. Ett av syftena är att handläggarna på UHR och i VO ska kunna handlägga sena anmälningar och kompletteringar utan att ta hänsyn till vilket datum det är och om meriterna är i tid inkomna eller inte. Detta ska systemet hantera.

6 Antagningsomgång utan urval Möjligheten att utveckla systemstöd för antagning före urval utreds i samband med Ladok3-projektet då antagningsverksamheten påverkas av Ladok3.

7 Tjänsteutbud Gränsen mellan vad UHR ska erbjuda i processtöd och systemutveckling och vad lärosätena själva bör hantera och utveckla är inte självklar och måste diskuteras kontinuerligt.

8 Skanning och dokumenthantering Ett utvecklingsprojekt pågår för att förbättra dokumenthanteringen i NyA med mål att ge stöd för effektivare dokumenthantering på alla nivåer och för olika typer av handläggare och sökanden under olika faser av antagningsprocessen. En ny dokumentvisare i expertklienten är utvecklad möjlighet att se s.k. miniatyrer utveckling av indexering pågår

9 Skanning och dokumenthantering forts. UHR ska under året upphandla en ny skanningsleverantör och i samband med detta ska kraven att ta emot samtliga meriter för skanning och registrering i NyA-systemet tas om hand. F.n. utreds kostnader och digitalt lagringsutrymme där hänsyn bl.a. måste tas till NyA:s prestanda och hur t.ex. färgskanning påverkar prestandan.

10 Rekryteringsstöd Integrering/överföring från rekryteringssystem har utretts översiktligt. UHR:s bedömning är att lärosätenas processer för rekrytering behöver sätta sig något innan det blir aktuellt att gå vidare med ett pilotprojekt för att bygga ett integrationsgränssnitt. Ett antal lärosäten har byggt överföringar från NyA Open till egna rekryterings-/crm-system. Även dessa har kopplingar till Ladok3- utredningen.

11 Statistik UHR levererar mer statistik än tidigare under vissa perioder för avancerad nivå och levererar även vid fler tillfällen under pågående antagning. Ett gränssnitt mot NyA Open har utvecklats med ett utbud av färdiga statistikfrågor att använda för instititutionsanvändare. På sikt ska detta läggas in i NyA-webben.

12 NyA-webben Ger möjlighet för institutionspersonal och andra personalgrupper att själva ta fram dagsaktuella sökandelistor, statistik m.m. ur NyA-systemet utan att behöva ha NyA-klienten installerad NyA-webben, som lanserades i januari 2011, har löpande vidareutvecklats i dialog med lärosätena för att bättre stödja den bedömning och meritvärdering som görs inom institutioner och motsvarande. Institutionspersonal kan nu se vilka sökande som är behöriga och obehöriga samt lägga in bedömningar via NyA-webben

13 NyA-webben forts. I den pågående vidareutvecklingen ingår stöd för lokala meritvärderingsmodeller (bedömning utifrån olika kriterier med olika vägning m.m.) på sökalternativ samt möjlighet att fatta delbeslut om särskild behörighet. Engelska texter i NyA-webben har efterfrågats och ett arbete kring detta har påbörjats.

14 Kommunikation med lärosätena UHR:s kommunikation och dialog med lärosätena har diskuterats kontinuerligt inom UHR och i de fora där UHR och lärosätena träffas. Det är en fortsatt utmaning för UHR att föra denna dialog med olika representanter för lärosätena kring de behov och önskemål som finns och vilka personer och nivåer inom respektive lärosäte som är lämpliga mottagare och/eller deltagare i olika frågor.

15 Kommunikation med sökande Strax efter att SARA-projektet avslutades lanserades de nya webbplatserna Antagning.se och Universityadmissions.se. Man efterfrågade mer konkret information om var i processen anmälan befinner sig. Handläggare kan nu se samma information som de sökande ser när de loggar in och kan därmed följa och svara på frågor om en sökandes process på ett enklare sätt än tidigare Informationen om tidplaner och olika besked blivit tydligare för de sökande.

16 Kommunikation med sökande forts. En översyn av landsspecifik information på Universityadmissions.se genomförs ca 2 ggr per år för att säkerställa att informationen om vad den sökande ska bifoga ansökan är så tydlig som möjligt för att undvika obehöriga sökande I contact center reviderades samtliga standardsvar på engelska i samband med lanseringen av Universityadmissions.se och frågan om att återigen se över texterna med nytt fokus på rekrytering har diskuterats med SA-chefsgruppen. Det finns också planer på att under 2013 anlita en särskild användbarhetsexpert för att återigen se över texterna i sin helhet på Universityadmissions.se.

17 Samordning av UHR:s och lärosätenas kommunikation med sökande VHS/UHR utökade och förtydligade informationen på kundsidorna (vhs.se/nya) med en plan för den systemgenererade kommunikationen med sökande (kontrollbesked, påminnelser, antagningsbesked, enkäter etc.). Riktlinjer kring sökandeinfo, språkbruk, hänvisningar etc. har även skickats ut på remiss som ett stöd för lärosätena. Arbetet fortsätter under året.