Handlingsplan -Informationsdelning o ver huvudmannagra nser

Transkript

1 Länsgemensam ledning i samverkan Inom socialtjänst och angränsande område Hälso- och sjukvård i Kalmar län Handlingsplan -Informationsdelning o ver huvudmannagra nser Samordnande grupp för ehälsa Länsgemensam ledning i samverkan inom socialtjänst och angränsande område hälso- och sjukvård i Kalmar län

2 2 Sammanfattning Samordnande gruppen för ehälsa genomförde under 2015/2016 på uppdrag från Länsgemensam ledning i samverkan inom socialtjänst och angränsande hälso- och sjukvård i Kalmar län en kartläggning av informationsdelning över huvudmannagränser 1. Kartläggningens syfte var att identifiera behov och möjligheter så att riktlinjer, rutiner och arbetsprocesser kan förbättras och utvecklas ytterligare. Kartläggningen genomfördes i två steg; dels en enkätundersökning och dels genomförande av två workshops 2. Som ett led i detta arbete presenteras här en rekommendation för handlingsplan inklusive förslag på utförare samt tidsplan, för att förbättra och utveckla informationsdelning mellan huvudmännen. Handlingsplanen kommer att överlämnas till uppdragsgivaren via Beredningen för Länsgemensam ledning i samverkan, Handlingsplanen har varit på remiss i den länsgemensamma gruppen Informationsöverföringsgruppen. Vid kartläggningen identifierades främst följande problembilder: Brister i aktuella riktlinjer och följsamhet till rutiner Upplevda brister i befintliga system och funktioner Avsaknad av säker digital meddelandehantering mellan huvudmän och myndigheter Det kan också konstateras att det i Kalmar län saknas en dokumenterad övergripande långsiktig strategi för informationsdelning mellan huvudmän. Brister i aktuella riktlinjer och följsamhet av rutiner Det finns brister i information och brister i förståelse mellan huvudmännen avseende rutiner och hur olika verksamheter arbetar. Personal saknar viktig insyn, hur mottagande verksamhet arbetar och att rutiner kan ha annan relevans för mottagaren än i den egna verksamheten. Ett exempel som lyftes fram under kartläggningen gällande Cosmic Link är att information om orsak till in- och utskrivning saknas, vilket skapar onödigt merarbete för mottagaren. Gällande NPÖ är det stor brist på lokala rutiner och länsgemensamma riktlinjer för användningen. Bristande kunskap kring NPÖ och vilka informationsmängder som finns tillgängliga här, liksom bristande kunskap kring Patientdatalagen, PDL, försvårar användningen och utgör hinder för säker digital informationsdelning. Gemensamt för både Cosmic Link och NPÖ är att det inte finns någon regional plan/strategi eller samordning för utbildningsinsatser. Huvudmännen har olika utbildningsinsatser och det skiljer sig även åt mellan verksamheter. Generellt bör utbildningsinsatserna öka för att nå ökad nytta av systemen. Riktad information om exempelvis e-lärande och att utveckla hjälptexter i systemen är exempel på aktiviteter som kan leda till förbättringar. Man bör till exempel ta fram ett regionalt utbildningsmaterial som kan användas i hela länet för att likrikta informationen. Man bör också anordna gemensamma kontinuerliga utbildningsinsatser kring riktlinjer och rutiner för både landsting och kommuner för en ökad förståelse och insyn i varandras verksamheter och rutiner. Informationen bör också kompletteras med aspekter ur ett säkerhetsperspektiv och med nyttoeffekter för verksamhet och patienter, detta för att öka personalens förståelse för vikten av användningen. Information och utbildning bör tillgängliggöras på flera olika sätt, exempelvis via videoinslag, dokument och praktisk handledning. Det bör också genomföras uppföljningar för att säkerställa att utbildningsinsatserna leder till ökad följsamhet till rutiner. 1 Rapport: Kartläggning av informationsdelning över huvudmannagränser. ( ). Samordnande grupp för ehälsa, Länsgemensam ledning i samverkan inom socialtjänst och angränsande hälso- och sjukvård i Kalmar län. Länk; 2 När kartläggningen genomfördes (2015) nyttjades inte meddelandefunktionen Messenger i Cosmic vilket gör att en del av det som uppdagats i kartläggningen redan kan blivit avhjälpt i samband med att riktlinjer och rutiner för Messenger (mellan Primärvård och kommunal hälso- och sjukvård) nu finns framtaget.

3 3 Utbildning i sammanhållen journalföring3 och Patientdatalagen4 bör genomföras och upprepas med jämna mellanrum, för att uppnå förståelse, kunskap och riktig användning av systemen. För att underlätta samordning och samsyn kring riktlinjer bör befintliga kontaktpersoner och nätverk för systemstöden kompletteras med forum för kontinuerliga länsgemensamma möten och utbildningsinsatser mellan kommuner och landsting. Länets kommuner är idag inte producenter till NPÖ vilket är något som bör övervägas. Som underlag till kommunernas ställningstagande till att bli producenter kan Landstinget vara behjälpligt kring vilka informationsmängder de har behov av att se producerad från kommunernas hälso- och sjukvårdsjournal. Kommunerna genomförde hösten 2014 en förstudie avseende Förutsättningar för en kommun att bli producent i NPÖ. Trots att det har gått några år sedan rapporten togs fram så belyser ändå förstudien de förberedelser som måste göras och kostnaden som en implementering bär med sig. Sedan förstudien genomfördes så kan numer båda leverantörerna till de journalsystem som kommunerna använder, leverera information till NPÖ. Det pågår också en löpande utveckling för leverantörernas möjligheter att producera flera olika informationsmängder från kommunernas journalsystem till NPÖ. Ta aktivt beslut om att NPÖ ska användas i första hand för informationssökning och därtill komplettera nuvarande rutiner för informationssökning. Länsgemensam ledning i samverkan tar beslut samt ger uppdrag till Informationsöverföringsgruppen att genomföra. Ta fram samverkansriktlinjer för användning av NPÖ och gör dessa kända. Samt kontinuerligt utbilda och framhålla ett aktivt användande av NPÖ. Anordna gemensamma kontinuerliga utbildningsinsatser kring riktlinjer, rutiner och legala krav för informationsdelning Ta fram beslutsunderlag för att möjliggöra att kommunerna kan bli producenter av journalinformation till NPÖ. Länsgemensam ledning i samverkan ger uppdrag till Informationsöverföringsgruppen Systemägaren, Landstinget i Kalmar län via ITvårdsystem tillsammans med representanter från Informationsöverföringsgruppen. Social och Omsorgschefsnätverket i Kalmar län ger uppdrag till roll för regional samordning. Planera för att gemensamma träffar kommer i gång Q1 2017, genomförande Q Patientdatalagen, SFS 2008:355 4 Socialstyrelsen föreskrifter SOFSS 2008:14

4 4 Brister i befintliga system och funktioner Kartläggningen av informationsåtkomst mellan huvudmän visar att det finns en upplevd tröghet och brister i systemens funktioner som försvårar användningen, förutom att man saknar tillgång till viss typ av information. Ett exempel på detta som identifierades gällde patienters vårdtillfälle. När patienten flyttas mellan olika avdelningar och detta registreras i Cosmic försvinner information i Cosmic Link för kommunerna. Denna process hanteras inte i Cosmic Link idag, vilket innebär att kommunernas personal endast ser information kopplat till det senaste vårdtillfället för patienten, trots att utskrivning från sjukhus ej skett utan endast byte av avdelning. Kommunens personal uttrycker behov att, vid vårdplaneringar, kunna se hela vårdkedjans historik från samma inläggningstillfälle. För att adressera detta behov behöver en kravställan på utökad funktionalitet i Cosmic Link tas fram. Vid användning av NPÖ identifierades det från kommunerna ett stort hinder att NPÖ saknar utskriftsfunktion. Man har behov av att kunna hämta information från NPÖ och lägga över i den egna kommunala journalen. NPÖ är dock ett hitta och titta verktyg, där det inte går att göra några registreringar eller utskrifter. För att gemensamt kunna adressera verksamheternas upplevda brister i Cosmic Link och diskutera förbättringsförslag bör det skapas möjligheter för LSA (lokal systemansvariga) från både landsting och kommuner att mötas. För NPÖ kan ett liknande forum vara av vikt, här med lokala kontaktpersoner och länets kontaktpersoner gentemot Ineras förvaltningsgrupp för NPÖ. Det är också viktigt att tydliggöra för personalen om vikten av att göra felanmälningar och rutiner för hur detta görs. Vid förbättringar av system och funktioner bör man använda sig av ett digitalt tankesätt och även försöka digitalisera övriga manuella rutiner. Exempelvis ska blanketter såsom aktuell situation kunna överföras digitalt, istället för att skrivas ut och skickas fysiskt med patient. Ett digitalt tankesätt innebär också att tänka flöde och process, det vill säga hur kan arbetsmomenten förbättras och kanske göras på annat sätt. Ett nytt digitalt arbetssätt innebär oftast inte enbart att digitalisera ett befintligt papper eller befintlig manuell rutin utan att faktiskt se hur den digitala tekniken kan förbättra och effektivisera hela flödet. Sedan finns både i Socialtjänstlagen och i Hälso- och sjukvårdslagen (2 kap 7 SoL och 3f HSL) en bestämmelse om att kommun och landsting ska upprätta en samordnad individuell plan (SIP) när en individ har behov av insatser som behöver samordnas. SIP är ett verktyg för samverkan då den även omfattar den arbetsprocess som används när behov av samordning finns. Resultatet av en SIP dokumenteras på papper vilket delas via post eller fax med den enskilde som äger dokumentet men även till de instanser som planen innefattar. Exempel på instanser som kan beröras av en individs SIP är skola, socialtjänst, vård och omsorgsgivare (såväl privata som offentliga) samt Försäkringskassa, Arbetsförmedling med flera. I Kalmar län finns sedan några år riktlinjer och rutiner för att använda SIP dock kommer den nya lagen om Trygg och effektiv utskrivning från sluten vård innebära att SIP får en mycket större betydelse än tidigare. För att patientsäkra informationen kring den enskilde och effektivisera processen kring SIP bör SIP-processen och dess blankett digitaliseras. Anordna kontinuerliga nätverksträffar för gemensamma system för informationsdelning där utbyte och diskussion av förbättringsförslag från verksamheterna sker. Nätverksträffen ska också framhäva vikten av att anmäla fel och problem i systemen. Länsgemensam ledning i samverkan tar beslut samt ger uppdrag till Informationsöverföringsgruppen att genomföra. Q1 2017

5 5 Se över befintliga blanketter och arbetssätt som idag borde kunna digitaliseras, t.ex. att digitalisera blanketten Aktuell situation och arbetsflödet samt blanketten för SIP. Länsgemensam ledning i samverkan tar beslut samt ger uppdrag till Informationsöverföringsgruppen och Arbetsgruppen för Trygg och effektiv utskrivning från slutenvård med förstärkning av IT-arkitekt, att genomföra. Q Avsaknad av säker digital meddelandehantering Möjlighet att kunna överföra känslig information mellan offentlig sektors olika aktörer behöver förbättras. Vid tiden för kartläggningens genomförande skedde mycket informationsutbyte via fax vilket är en metod med begränsningar och risker som är svåra att överbrygga. Dessutom aviserar allt fler statliga myndigheter att de kommer att sluta ta emot fax varför det krävs ett annat sätt att kommunicera känslig information mellan olika parter inom offentlig sektor. Sveriges Kommuner och Landstings (SKL) medlemmar har lyft behovet av att hitta en gemensam digital kommunikationskanal som kan användas för säker meddelandehantering mellan kommuner, landsting, regioner och statliga myndigheter. Även de privata utförare som verkar inom sektorn behöver omfattas eftersom de ofta utför uppgifter inom de områden där känsliga personuppgifter hanteras, såsom social omsorg, vård och skola. Av krav i personuppgiftslagen (PuL), Patientdatalagen (PDL) och Lag om behandling av personuppgifter inom socialtjänstens verksamhet (SoL-PuL) följer att okrypterad e-post inte får användas för känsliga uppgifter. De mest frekventa myndigheterna som mottar information från kommuner är Kammarrätten, Förvaltningsrätten, Domstolarna, Polisen, Landstinget, Psykiatrin, Familjehem, Behandlingshem, Privata utförare samt Migrationsverket. Avdelningen för Digitalisering inom SKL har under december 2015 till februari 2016 genomfört en kort utredning5 kring säker digital meddelandehantering6 inom offentlig sektor. För att komma framåt mot en gemensam lösning föreslås i utredningen ett antal åtgärder för fördjupade analyser, men också konkreta åtgärder i en samverkan mellan SKL och staten. Utredningen visar också på att det är viktigt att kommuner och landsting behöver fortsätta att utveckla och använda befintliga lösningar, men samtidigt medverka i utvecklingen av det gemensamma så att långsiktigt felaktiga (egna) investeringar kan undvikas. Genom att införa någon av de lösningar som finns tillgängliga på marknaden idag kan varje organisation uppnå en säkrare hantering av integritetskänsliga uppgifter än traditionella lösningar (t.ex. okrypterad e-post, fax och brev). Att kommun och landsting samverkar kring en gemensam inriktning för Länsgemensam ledning i samverkan och LänsIT-rådet 7 beslutar om en säker digital lösning för hantering av förstudie med syfte att ta fram en integritetskänsliga meddelanden och gemensam inriktning och tidsplan för dokument. området. 5 apportomsakerdigitalmeddelandehantering.8906.html 6 Det är viktigt att notera att lösningar för säker digital meddelandehantering i detta sammanhang inte avser att konkurrera med/ersätta befintliga fungerande lösningar för informationsdelning mellan myndigheter, som exempelvis NPÖ, WebbCert, SSBTEK och lösningar för samordnad vårdplanering. 7 LänsIT-rådet består av formellt utsedda företrädare för länets kommuner, landsting och Regionförbundet. Varje part kan utse en eller flera företrädare som exempelvis IT-chef, IT-strateg, eutvecklare och eventuella ersättare. Kommunchef eller liknande utser de kommunala företrädarna, Landstingsdirektören utser företrädare för landstinget och Regiondirektören utser företrädare för regionförbundet.

6 Långsiktig strategi för informationsdelning över huvudmannagränser Under 2015 har det inom sydöstra sjukvårdsregionen, som består av Landstinget i Kalmar län, Region Jönköpings län och Region Östergötland, bedrivits en förstudie med syftet att skapa en bild av vad som behöver göras för att ge verksamheterna i sydöstra sjukvårdsregionen rätt tillgång till information, oavsett hos vilken huvudman eller i vilket vårdflöde informationen har skapats. 6

7 7 En liknande målbild för hur behovet ser ut mellan landsting, kommuner och myndigheter i Kalmar län bör tas fram och kan med fördel utgå från det regiongemensamma arbetet. Detta för att länets socialtjänst och i angränsande områden hälso- och sjukvård gemensamt bör skaffa en strategi för hur vi samordnar informationsdelning och dess utveckling. Utifrån genomförd kartläggning skapa arkitektonisk bild som tydliggör vad som behöver göras inom Kalmar län för att förbättra informationsdelning över huvudmannagränser. Länsgemensam ledning i samverkan och LänsIT-rådet 8 beslutar om ett införandeprojekt. Q LänsIT-rådet består av formellt utsedda företrädare för länets kommuner, landsting och Regionförbundet. Varje part kan utse en eller flera företrädare som exempelvis IT-chef, IT-strateg, eutvecklare och eventuella ersättare. Kommunchef eller liknande utser de kommunala företrädarna, Landstingsdirektören utser företrädare för landstinget och Regiondirektören utser företrädare för regionförbundet.