1 STYRELSEARBETE. 1.2 Ekonomi Ekonomi Sid 1 (8)

Transkript

1 Sid 1 (8) 1 STYRELSEARBETE 1.2 Ekonomi Inledning Egna medel Attest och bestyrkanden Ansvar Statsmedel Inledning Allmänt Stöd från Försvarsmakten Central verksamhet Centrala kurser Förbundsmedel (statliga) Allmänt Organisationsstödet Utbildningsanslag Attest och bestyrkanden Utbetalningar Återredovisning Prognoser och halvårsrapporter Årsredovisning Revision och intern kontroll Central utbildning Förmåner vid utbildning Utbildningspremier 8 Bilagor Bilaga Tidsplaner Bilaga Anvisningar/tolkningar Bilaga Ersättning funktionärer Bilaga Likviditet Bilaga Skatteredovisning Bilaga Inventarieredovisning Bilaga Kontoplan(er) Bilaga Info om bokföringssystem Mamut (eso)

2 Sid 2 (8) 1.2 Ekonomi Inledning Försvarsutbildarnas Överstyrelse ansvarar för den ekonomiska förvaltningen av Försvarsutbildarnas egna medel samt de medel som Försvarsutbildarna tilldelas från Försvarsmakten. Försvarsutbildarnas revisorer har i uppdrag att granska dels de egna medlen och dels de statliga medlen. Revisorernas yttrande i revisionsberättelse angående ansvarsfrihet omfattar således både egna och statliga medel. Förbundsstyrelsens ansvar. Försvarsutbildarnas arbetssätt med statliga medel innebär att förbunden efter viss prövning får sig tilldelade medel med indelning beroende av verksamhet. Detta innebär att förbundsstyrelserna övertar ett ansvar för användandet och förvaltningen av dessa medel. En särskild kassör utses oftast enbart för dessa medel. Detta innebär också att Försvarsutbildarna respektive förbundet intill gränsen för sina egna medel ansvarar för fullgörandet av sin återredovisningsplikt. ÖS respektive förbundsstyrelse kan i sin helhet bli ställd till ansvar för försummelser om den ej fullgör sin kontroll- och redovisningsskyldighet. Styrelsens medlemmar kan personligen bli ställda till ansvar för försummelser om styrelsen eller någon av dess medlemmar ej fullgör sin kontroll- och redovisningsskyldighet (solidariskt ansvar). Förbundsstyrelsen bör således se till att den ekonomiska rapporteringen omfattar såväl egna som statliga medel. Rapporteringen till styrelsen bör ställas upp på samma sätt som den rapport som skickas in till Försvarsutbildarna. Rapportering inom styrelsen bör ske minst med samma frekvens som till Försvarsutbildarna. Rapporten bör bifogas förbundsstyrelseprotokoll. Förbundsstyrelsen skall tillse att regler för den interna kontrollen inklusive attestregler upprättas. Föreningsstyrelsens ansvar. Gentemot förbundet har föreningsstyrelsen samma ansvar vad gäller återredovisningsplikt. Även här kan föreningsstyrelsen ställas till ansvar på samma sätt som beskrivs för förbundsstyrelse respektive ÖS. Budgetår (verksamhetsår) sammanfaller med kalenderår Egna medel Varje förbund/förening har full bestämmanderätt över egna medel i enlighet med egna stadgar. Egna medel redovisas skilt från statliga medel. Egna medel används för förbundets/ föreningens interna verksamhet såsom kostnader för stämma (visst undantag se statsmedel - stämma), tävlingspriser, medaljer och utmärkelser, representation, byggnaders underhåll och anskaffning av inventarier som sammanhänger med förbundets/föreningens anläggning. För sådana ändamål kan andra finansiärer nyttjas. Se nedan.

3 Sid 3 (8) Attest och bestyrkanden Regler liknande de som redovisas under punkt bör införas även för förbunds- och förenings egna medel Ansvar Se Inledning som gäller i lika hög grad egna medel även om dessa oftast är av ringare omfattning Statsmedel Inledning Allmänt Försvarsutbildarnas verksamhet finansieras, förutom med egna medel, med bidrag, ersättningar för uppdrag samt stöd från Försvarsmakten. Bidraget är avsett för vår verksamhet som omfattar ledning/administration, försvarsupplysning och rekrytering. Bidragen räknas ej upp automatiskt. Bidraget utgår ur anslaget Stöd till frivilliga försvarsorganisationer inom totalförsvaret. I dagligt tal kallas detta Organisationsstöd. Ersättningar för uppdrag är avsedda att täcka de kostnader Försvarsutbildarna haft för den utbildning, som anges i dialog med Försvarsmakten. Ersättning utgår från Försvarsmaktens anslag För krigsorganisationen gemensamma resurser. I dagligt tal kallas detta Utbildningsanslag. Organisationsstödet och Utbildningsanslaget fördelas ut som anslag, med fullständig återredovisningsplikt, på förbund och motsvarande samt på central verksamhet inklusive centrala kurser. Medlen fördelas av Överstyrelsen. Stöd från Försvarsmakten kan erhållas utöver bidrag och anslag i form av personella och materiella resurser. Se vidare nedan pkt Stöd till Försvarsmakten Försvarsmakten har i FFS 1995:20, 13 lämnat följande föreskrift. Stöd till frivillig försvarsverksamhet ges efter dialog enligt central produktionsledares bestämmande. I Handbok för frivillig försvarsverksamhet, H FRIV, har Försvarsmakten klargjort att förutsättningen för stöd eller bistånd är att samplanering skett mellan Försvarsmakten och organisationen. Samplanering skall ske såväl på central som på regional nivå. Vid utbildning som kräver stöd eller bistånd används blanketten Plan och Kostnadsberäkning som är en del av budgetmallen i Verksamhetsprocessen som påtecknas av regional representant för Försvarsmakten. Grunderna för fördelning av kostnader mellan organisation och myndighet, Kostnadsansvar vid frivilligutbildning framgår av H FRIV, bil 15: Central verksamhet Generalsekreteraren ansvarar för verksamhet och budget för Försvarsutbildarnas kansli och övriga centrala kostnader inom rekrytering och försvarsupplysning inklusive tidningen Försvarsutbildaren.

4 Sid 4 (8) Centrala kurser Det centrala kursutbudet tas fram av Försvarsutbildarnas Kansli i samråd med Försvarsmakten enligt ovan. Centrala kurser budgeteras av Försvarsutbildarnas Kansli i samråd med kurschef och samverkande skolledning. De ekonomiska förmånerna för elever framgår av respektive års kurskatalog. Se även H FRIV. Ekonomiska förmåner för instruktörer regleras i SFS samt i Försvarsmaktens föreskrifter till dessa förordningar, som framgår av H FRIV. Dessutom kompletterar Försvarsutbildarnas Kansli årligen med tillägg och förtydliganden. Kursadjutant motsvarande, gör, efter det att slutligt antal elever antagits, upp förskottsbeställning som insändes till Försvarsutbildarna. Beställningen skall vara Försvarsutbildarna tillhanda minst 14 dagar före kursstart för att effektuering av beställningen skall kunna ske före kursstart. Omedelbart efter kursens slut insändes redovisning till Försvarsutbildarna tillsammans med eventuellt överblivna likvida medel. Särskilda blanketter med instruktioner finns för ändamålet Förbundsmedel (statliga) Allmänt Förbundsledningen ansvarar för budget, redovisning, prognoser och verksamhetsredovisning. I Verksamhetsprocessen beskrivs utförligt hur dessa processer skall gå till och vilka rapporterings datum som gäller. Här bör särskild notis tas avseende det faktum att vi arbetar med fler verksamhetsår samtidigt. Detta innebär ex.vis att halvårsrapport och preliminär budget nästkommande år skall lämnas in vid samma tillfälle dvs. den 15 juni. Vidare ligger ÖS anvisningar som grund och eventuella tillägg och ändringar sänds ut löpande vid behov. Fler detaljer framgår i Bilagorna Likvida medel rekvireras från Försvarsutbildarna vid ingången av nytt verksamhetsår samt när nytt behov uppkommer. Behovet av likvida medel planeras per kvartal. Hur detta går till beskrivs i Bilaga och Verksamhetsprocessen. Förbundsledningen har rätt att, inom organisationsstödet, efter vissa förutsättningar, omfördela medel inom de givna ramarna. Detta innebär att medel får tas från Allmän ledning och användas för Rekrytering, Försvarsupplysning och funktionärsutbildning. Det omvända får dock ej ske. Omfördelning mellan organisationsbidrag och utbildningsanslag är dock ej tillåten. Eventuellt omfördelningar eller underutnyttjande eller behov av ytterligare medel kommenteras särskilt vid de rapporttillfällen som anges i tidsplan Organisationsstödet Organisationsstödet har f.n. följande indelning: Centrala organisationskostnader Regionala/lokala organisationskostnader Försvarsupplysning inklusive intern information och marknadsföring Organisationstidning

5 Sid 5 (8) Rekrytering, etc Funktionärsutbildning Av dessa berör Regionala/lokala organisationskostnader, försvarsupplysning, rekrytering och funktionärsutbildning förbunden. Organisationsstödet skall budgeteras i enlighet med de principer som framgår av Verksamhetsprocessen. Därvid används den budgetmall som gäller för denna process. Regionala/lokala organisationskostnader: Dessa kostnader budgeteras och rapporteras enligt nedanstående indelning. (Se flik Allmän ledning i Verksamhetsprocessens budgetmall). Eventuellt anställd personal. Administrativa kanslikostnader som hyra, telefon, porto etc. Styrelse och funktionärskostnader som arvode, hyresersättningar och resor i styrelsefunktion etc. Funktionär kan arvoderas inom ram för beviljat anslag. Hänsyn måste tas till sociala avgifter som tillkommer. Arvode till funktionär utgår med maximala belopp enligt bilaga Funktionärsarvoden är främst avsett för aktiva funktionärer per förbundsstyrelse, ex vis sekreterare och kassör. Efter beslut av förbundsstyrelse sker utbetalning via Försvarsutbildarna. Förbundsstyrelse kan besluta om att avstå från arvoden för att kunna tillgodose exempelvis kansliets eller funktionärers behov av utrustning som fax, dator etc. Utbetalning se Försvarsupplysning Dessa kostnader budgeteras och rapporteras enligt nedanstående. (Se flik Totalförsvasrupplysning i Verksamhetsprocessens budgetmall) Försvarsupplysning Verksamhetsprogram Medlemsinformation Marknadsföring OBS Förbundsstämmas kostnader skall bekostas av egna medel om inte övervägande del av tillfället utgör försvarsupplysning, då kan en proportionering göras. Rekrytering (Se flik Rekrytering i Verksamhetsprocessens budgetmall) Rekryteringskampanjer Kostnader för rekrytering av nya medlemmar OBS kostnader för rekrytering bland medlemmar för utbildning anses höra till respektive verksamhet/utbildning, ej administration! Utbildningsanslag Storleken av utbildningsanslaget, vid den preliminära tilldelningen, grundas främst på den ekonomiska ram som Försvarsutbildarna preliminärt tilldelats, samt på erfarenheter från tidigare år av förbundens verksamhet. Under budgetarbetets gång sker

6 Sid 6 (8) samråd med Försvarsutbildarna ang eventuellt justeringar pga förändringar i förbundens verksamhet. Anslaget skall budgeteras enlighet med de principer som framgår av Verksamhetsprocessen. Därvid används den budgetmall som gäller för denna process. Utbildningsanslaget består i dagsläget av följande delar: Regionalt samordnad kompletteringsutbildning Kompletteringsutbildning Övrig utbildning Krigsförbandskurser Instruktörsutbildning Utbildningskonferenser Ungdomsutbildning Attest och bestyrkanden Med bestyrkande avses att vederbörande kontrollerat att sakuppgifter i fakturor och andra underlag stämmer överens med verkligheten. Med attest avses att vederbörande har skyldigheten att kontrollera, korrigera och slutligen ta ansvar för denna del av verksamheten. Utbildningskostnader skall bestyrkas av utbildningsansvarig. I det fall denne ej har fullständig insyn i aktiviteten kan även bestyrkande ske av övningsledare, kurschef etc. Övriga kostnader skall bestyrkas av ansvarig handläggare. Förbundsstyrelse utser den som är attestansvarig inom förbundet för hela eller delar av verksamheten. Normalt är detta förbundsstyrelsens ordförande. Beslut om attesträtt skall protokollföras. Detta bör ske i samband med konstituerande möte. Förslag på blankett finns i blankettförrådet, bilagan Attestinstruktion mall. Kassör och sekreterare eller annan funktionär, får ej attestera egna kostnader och utlägg. Redovisningshandlingar skall vara attesterade före överlämnandet till Försvarsutbildarna Utbetalningar Utbetalningar till förbunden från Försvarsutbildarna Likvida medel rekvireras från Försvarsutbildarna vid ingången av nytt verksamhetsår samt när nytt behov uppkommer. Behovet av likvida medel planeras per kvartal. Utbetalning löpande under året sker först efter det att förbundet visat att tidigare erhållna medel förbrukats och redovisning inlämnats. Se bilaga för mer information. Utbetalning av funktionärsarvoden sker under dec månad via Försvarsutbildarnas Kansli efter det att attesterat underlag insänts. Kopia av styrelsebeslut bifogas. Underlaget skall omfatta samtliga arvoden, dvs till såväl förbunds-, förenings- och ungdomsfunktionärer. Utbetalning sker till samtliga förbund vid ett och samma tillfälle varför underlaget skall vara Försvarsutbildarna tillhanda senast den 15 nov. Utbetalning sker enbart till bankkonto. Se bilaga Ersättningar till funktionärer.

7 Sid 7 (8) Utbetalningar från förbunden Förbundet ansvarar för och sköter utbetalningar från post eller bank direkt till fakturautställaren. Underlagen skall då vara bestyrkta och attesterade. Förbundet svarar även för utbetalning av icke skattepliktiga ersättningar till funktionärer och elever, se bilaga Återredovisning Av tidsplan i ÖS årliga anvisningar framgår vid vilka fasta tidpunkter som återredovisning skall ske. Återredovisning av förbrukade medel kan även ske löpande. När erhållna medel tagit slut och påfyllning behövs skall återredovisning ske. Återredovisning skall ske på därför avsedda blanketter både vid fasta tillfällen och vid påfyllning. Dessutom skall alltid kopia av bank/postgirokontoutdrag bifogas. Halvårsrapport skall undertecknas enl nedan Prognoser och halvårsrapporter Av tidsplan i ÖS årliga anvisningar framgår vid vilka fasta tidpunkter som prognos skall lämnas. Prognosarbetet beskrivs i detalj i Verksamhetsprocessen. Prognosen skall omfatta det totala förväntade utfallet för hela året. Syftet med prognosen är främst att få ett grepp över hela Försvarsutbildarnas förväntade förbrukning av tilldelade medel så att omfördelningar vid behov kan ske mellan förbund. Den sk halvårsrapport som enligt tidsplan avlämnas den 15:e juni skall omfatta både en återredovisning samt prognos över förväntad förbrukning för året. Denna halvårsrapport skall vara undertecknad av förbundsstyrelsens ordförande. Undertecknade av ordförandeintyg skall ske efter att de kontroller som framgår av blanketten Ordförandeintyg halvår har genomförts. Se även pkt Revision och internkontroll nedan Årsredovisning Årsredovisning insändes enligt tidsplan i början av januari. Årsredovisningen undertecknas på samma sätt som halvårsrapporten. Se pkt Samtidigt skall en rapport upprättas över innehavda inventarier. Rapporten skall innehålla alla över statsmedel inköpta inventarier och uppdateras fortlöpande. Av rapporten skall framgå typ av inventarie, inköpsår, belopp samt plats där inventariet förvaras. Se även bilaga för detaljer Revision och intern kontroll Ansvaret för löpande revision av förbundsstatsmedel har Försvarsutbildarnas revisorer. Ett stort ansvar läggs dock på förbundsstyrelsens ordförande som enl ovan undertecknar halvårs- och helårsrapporten. Därvid har denne att kontrollera dels att lämnad redovisning är korrekt samt att kassabehållning stämmer överens med förbundets bokföring och dels att lämnad prognos är korrekt. Övriga anvisningar framgår av ÖS årliga anvisningar.

8 Sid 8 (8) Central utbildning Regler för central utbildning framgår av avsnitt utbildning Förmåner vid utbildning Elev vid utbildning erhåller ersättning enl SFS 1994:523. Förordningen finns i H FRIV. Instruktör vid utbildning erhåller ersätting enl SFS 1994:522. Förordningen finns i H FRIV. Se även särskilt kapitel i H FRIV. Aktuella villkor för elever finns i senaste kurskatalog Utbildningspremier Utbildningspremie för fullgjord och godkänd befordringsutbildning utbetalas via Försvarsutbildarnas kansli efter det att vederbörligen bestyrkt underlag inkommit till kansliet. Premien är fn skattefri. Se H FRIV.