HANDBOK FÖRSVARSUTBILDARNA Kap 13 Sid 1 (8)

Transkript

1 Sid 1 (8) 13. FÖRBUND/FÖRENING - MEDLEMSREGISTER Organisation Grundhandlingar Verksamhet Allmänt Utbildning Försvarsupplysning Ungdomsverksamhet Föreningsverksamhet Organisation Styrelsen Valberedning Medaljnämnd Planeringsmodell / Genomförande / Uppföljning Planering Genomförande Uppföljning Funktionärer Förbunds-/föreningsstämma Förbundskonferens Planeringskalender Behovet av samverkan - samarbete Fördelar med samverkan - samarbete Former för samverkan Medlemsregister Registerinnehåll Utdata Bilagor 8 Bilaga 13.1 Stansunderlag medlemsregister 8 Bilaga 13.2 Utdataförteckning 8 Bilaga 13.3 Exempel på ansvarsroller 8

2 Sid 2 (8) 13. FÖRBUND/FÖRENING - MEDLEMSREGISTER 13.1 Organisation Ett förbunds geografiska (territoriella) verksamhetsområde fastställs av Försvarsutbildarnas Överstyrelse och framgår av förbundets stadgar. Verksamhetsområdet omfattar ofta ett försvarsområde. Förbund indelas i sin tur i föreningar vars område bör sammanfalla med församlings- kommunindelningen och vara så avpassat att tillräckligt rekryteringsunderlag finns. Föreningar med direkt knytning mot ett visst förband eller truppslag kan även förekomma Grundhandlingar Allmänna bestämmelser som reglerar verksamheten framgår av kapitel 5. Därtill kommer förbunds och föreningars stadgar, fastställda av Försvarsutbildarnas Överstyrelse. Normalstadgar för förbund och föreningar framgår av bilaga 5.2 och Verksamhet Allmänt Förbunds/förenings verksamhet består av rekrytering av medlemmar planering av regional/lokal utbildning i samråd med foförband. genomförande av regional/lokal utbildning i samverkan med foförband. planering och genomförande av försvarsupplysning allmän förbunds- och föreningsverksamhet. samverkan med hemvärnet och övriga frivilliga försvarsorganisationer inom verksamhetsområdet. I H FRIV framgår Försvarsmaktens regler för frivillig verksamhet. Årliga uppdrag till förbund och föreningar framgår av ÖS årliga anvisningar. Anvisningarna utgör förbunds och föreningars planeringsunderlag för det kommande verksamhetsåret. För ytterligare information, se handboken kapitel Utbildning Utbildning på förbundsnivå benämns regional utbildning medan utbildning på föreningsnivå benämns lokal utbildning. Regional och lokal utbildning bestrids av statsmedel. Detaljerade anvisningar avseende inriktning av utbildningen samt utbildningsområden framgår av ÖS årliga anvisningar. För ytterligare information, se handboken kapitel Försvarsupplysning Förbund och föreningar genomför försvarsupplysning. Försvarsupplysning kan vara såväl intern som extern. ÖS årliga anvisningar anger årsvisa detaljer för verksamheten. Försvarsupplysning bekostas av statsmedel. För ytterligare information, se handboken kapitel Ungdomsverksamhet Försvarsutbildarnas ungdomsverksamhet är en viktig del av rörelsen och utgör en grund för rekrytering för fortsatt deltagande både som medlemmar och som förbunds- och föreningsfunktionärer. För ytterligare information, se handboken kapitel 11.

3 Sid 3 (8) Föreningsverksamhet Verksamhet som ej är att hänföra till regional/lokal utbildning, försvarsupplysning eller ungdomsverksamhet benämns föreningsverksamhet och bestrids av förbunds/föreningars egna medel Organisation Styrelsen Styrelsen är förbunds och föreningars verkställande instans vars organisation och uppgifter regleras i förbunds- och föreningsstadgar. Inom styrelsen bör en fördelning av arbetsuppgifter/ansvarsområden finnas. Hur en sådan fördelning skall vara är helt beroende på regionala/lokala förhållanden som förbundets storlek, antal föreningar, verksamhetens storlek, antal och slag av militära enheter inom förbundets verksamhetsområde samt andra lokala förhållanden. Någon form av fördelning bör dock förekomma för att på så sätt sprida uppgifter på flera personer och undvika enmansföreningar. Beroende på stadgarna och vad som där framgår beträffande styrelsens storlek finns olika lösningar på hur förbund/föreningar kan organisera verksamheten. Här redovisas två exempel. Exempel 1 Lilla styrelsen : En styrelse bestående av ordförande och 4-6 ledamöter. Förutom ordförande har övriga ledamöter uppgift att vara kontaktpersoner för olika ansvarsområden. Lämplig indelning i ansvarsområden kan vara utbildning, försvarsupplysning och rekrytering. Den inbördes fördelningen är sedan beroende av ledamöternas intressen och kunskaper. Det faktiska arbetet utförs sedan i kommittéer sammansatta av personer från de olika föreningarna. Kommittéordföranden, utsedd av styrelsen, utser själv sina ledamöter. Inom de olika ansvarsområdena kan finnas fler än en kommitté som skissen visar. Detta förslag till organisation innebär att styrelsen styr, genom att svara för den långsiktiga verksamheten samt att ge de olika kommittéerna direktiv för den årliga verksamheten. Styrelsen har med andra ord delegerat uppgifterna till kommittéerna men har för den skull inte abdikerat. Den lilla styrelsen lämpar sig bäst för större förbund med många föreningar och relativt omfattande verksamhet. Fördelarna med lilla styrelsen är många. Arbetet fördelas ut på flera personer, revirtänkande inom styrelsen undviks då styrelseledamöterna ej har tillikabefattningar som kommittéordförande. Exempel på ansvarsfördelning: Styrelse/kontaktperson Ansvarsområde Kommitté för Ordförande Vice ordförande Rekrytering - Rekrytering - Medlemsvård Sekreterare Information - Försvarsupplysning extern - Försvarsupplysning intern Kassör Ledamot Utbildning - Regional utbildning - Lokal utbildning

4 Sid 4 (8) - Ungdomsverksamhet - Föreningsverksamhet

5 Sid 5 (8) Exempel 2 Stora styrelsen eller den traditionella modellen, som den upplevs Styrelsen består av ordförande, sekreterare och kassör samt det antal ledamöter som krävs för att varje funktion skall ha sin huvudman. Ledamöterna är här direkt funktionsansvariga för de olika verksamheter som förbundet/föreningen har på sitt program samt är även invald som representant för en förening. Respektive funktionsansvarig/kommittéordförande utser själv eventuella medhjälpare/kommittéledamöter. Denna modell lämpar sig bäst för mindre förbund med få föreningar och med verksamhet av mindre omfattning. Fördelarna är närheten till verksamheten, samordning av olika funktioner kan ske inom styrelsen. Nackdelen med denna form av organisation är att det kan uppstå revirtänkande inom styrelsen och mellan de olika funktionsföreträdarna vilket kan vara till men för den långsiktiga verksamheten och planeringen. Funktionsområdena är de samma som redovisats ovan i den lilla styrelsen Styrelseledamöter Ordförande Vice ordförande Sekreterare Kassör Ledamot Ledamot Ledamot Ledamot Ledamot Funktionsansvarig/Kommittéordförande Planering/ledning Administration Ekonomi Utbildning Försvarsupplysning Ungdomsverksamhet Rekrytering Medlemsvård Oberoende av styrelsens storlek och fördelning av arbetsuppgifter inom den, är det viktigt att allt revirtänkande är bannlyst. Styrelsen är en enhet Valberedning Valberedningen eller valnämnden som den ibland även brukar benämnas är en av förbundets/föreningens viktigaste funktioner. Valberedningen har ansvar för den personella och funktionella utvecklingen av styrelsen genom att vaksamt skaffa nya medarbetare i olika funktioner Medaljnämnd Mycket av den energi och det arbete som läggs ned av funktionärer och övriga medlemmar sker på fritid och utan någon som helst ersättning. I likhet med Försvarsutbildarna har de flesta förbund och kanske även föreningar egna förtjänstmedaljer. Medaljnämndens uppgift är att följa upp tilldelningen av dessa och andra utmärkelser samt att inför styrelsen vara föredragande av förslag till utmärkelser Planeringsmodell / Genomförande / Uppföljning Planering Till grund för förbunds och föreningars planeringsarbete ligger krigsförbandens behov samt förbundets/föreningarnas medlemsstruktur och medlemmarnas behov. Till detta kommer sedan ÖS årliga anvisningar som anger kvalitativa och kvantitativa mål samt inriktning för kommande verksamhetsår.

6 Sid 6 (8) Planering av regional och lokal utbildning sker i samverkan med foförbandet eller fogruppenheten, oftast samordnat med övriga frivilligorganisationer och hemvärnsförbanden. Resultatet av planeringen dokumenteras på en så kallad plan- och kostnadslista undertecknad av representant från förbundet och foförbandet. Med plan- och kostnadslistan som underlag redovisar förbundet till Försvarsutbildarna den planerade verksamheten varvid Försvarsutbildarnas blankettsystem används. Blanketter att användas vid verksamhetsplanering framgår av bilaga Genomförande Förbundet är ytterst ansvarig för den regionala/lokala utbildningen. I samråd med foförbandet överenskoms vem som är utbildningsansvarig för den planerade utbildningen - förbundet eller foförbandet. Förbundet leder försvarsupplysning och rekrytering med stöd och bistånd från foförbandet. Som underlag för verksamhetens genomförande ligger den plan- och kostnadslista som upprättats. Se bilaga Uppföljning Förbundet ansvarar för redovisning av genomförd verksamhet. Som underlag utgör de övningsrapporter och övriga verifikat som lämnas av den utbildningsansvarige. I samverkan med foförbandet (motsvarande) bör regler för redovisningsrutiner utarbetas. Blanketter för redovisning av verksamhet enligt bilaga 9.8 samt Funktionärer Stor vikt skall läggas vid utbildning/vidareutbildning av förbund- och föreningsfunktionärer varvid funktionerna ordförande, sekreterare, kassör, informationsansvarig och ungdomsledare skall prioriteras. Försvarsutbildarna anordnar årliga kurser avsedda för funktionärer. Kurserna framgår av Försvarsutbildarnas kurskatalog. Beträffande funktionärers ansvar se kapitel 14 Ekonomi Förbunds-/föreningsstämma Förbunds-/föreningars årsmöte benämns stämma och genomförs enligt respektive stadgar. Stämma kan med fördel samordnas till tid och rum med förbunds/förenings jubileum och bör utöver stadgeenliga ärenden inramas av utställningar, föredrag, familjeaktiviteter motsv Förbundskonferens Förbunden bör årligen genomföra en konferens med deltagare från förbundsstyrelsen och representanter från förbundets samtliga föreningar. Konferensen jämställs med utbildning och skall tas med i förbundets utbildningsplan. Konferensen bör genomföras i samverkan med foförbandet. Exempel på programpunkter vid en konferens: Utvärdering av verksamhetsåret Årsrapportering Kommande verksamhetsår, underlag till föreningars och förbundets verksamhetsplaner samt planeringskalendern Försvarsupplysning, gärna någon gästföreläsare i ett aktuellt ämne Foförbandets timme Föreningarnas timme - gärna med i förväg insända frågor

7 Sid 7 (8) Nyheter att informera om - funktionärsutbildning Överraskning - tipspromenad eller något liknande, gärna utomhusaktivitet Gemensam middag Konferensen kan med fördel förläggas över ett veckoslut. Glöm ej bort ungdomsledarna Planeringskalender I ÖS årliga anvisningar finns planeringskalender för Försvarsutbildarna och förbund. På förbundsnivå bör kalendern kompletteras att omfatta även förbundets föreningar. Den kan delas ut och kommenteras vid exempelvis förbundskonferensen Behovet av samverkan - samarbete Försvarsmaktens grundorganisation har minskat. Därmed blir också det stöd och bistånd som kan lämnas begränsat. Samtidigt kommer de frivilliga försvarsorganisationernas verksamhet. att ligga kvar på tidigare nivå. Myndigheterna har också ställt högre krav, inte minst inom områdena ekonomi, verksamhetsplanering och - uppföljning. Totalt ger detta större krav på samverkan och samarbete för att bistånd skall kunna utnyttjas effektivt och för att det administrativa arbetet inte skall bli alltför betungande Fördelar med samverkan - samarbete Genom ett gott samarbete kan följande fördelar uppnås: utbildningskostnaderna begränsas - utbildningseffekten höjs genom ökat intresse hos deltagarna och fler deltagare - minskade kostnader för administration, lokaler och instruktörer Inte minst i det senare fallet är det betydelsefullt med samarbete, eftersom de ekonomiska förutsättningarna är begränsade Former för samverkan Mellan frivilliga försvarsorganisationer Frivilliga Försvarsorganisationer samarbetskommitté (FOS) finns centralt och på vissa platser regionalt och lokalt. Där FOS är etablerat är det den naturliga punkten för samverkan och samarbete. Där FOS inte finns, bör förbunden (-förening) ta initiativ till att bilda FOS. Där det inte är möjligt bör samarbetsformer skapas på annat sätt. Mellan Försvarsutbildarna och Hemvärnet I Försvarsutbildarnas utbildningsinriktning prioriteras försvarsområdesförband inklusive hemvärnet. Därav följer att samarbete med hemvärnet är en viktig uppgift. Regler för samverkan mellan den frivilliga befälsutbildningsrörelsen och hemvärnet framgår av Hemvärnshandboken (HvH) M Medlemsregister På uppdrag av förbunden och föreningarna förs register över medlemmarna i en central databas. Föreningen/förbundet svarar för registrets aktualitet genom att rapportera förändringar och uppdatera registret löpande. Uppdatering sker via dator och Internetuppkoppling.

8 Sid 8 (8) Registerinnehåll Registret innehåller normala persondata med adress samt möjlighet till uppgifter om militärdata dvs befattningskod, grundutbildningsår och senaste KFÖ. Dessutom finns uppgifter om centralt genomförd utbildning samt ev funktionärsbefattning Utdata Från registret kan normalt erhållas olika typer av utskrifter. Innehållet kan variera. Dels kan matriklar med olika innehåll och sortering erhållas och dels adressetiketter med olika urval. Hela förbunds/föreningsregistret kan hämtas hem i s k Excel format för egen bearbetning Personuppgiftslagen (PUL) Varje förbund/förening inom Försvarsutbildarna, där det finns medlem är skyldig att följa PUL, vad gäller alla typer av personuppgifter t ex medlemsregister, medaljregister etc. Med tanke på Försvarsutbildarnas organisationsuppbyggnad så skall följande organisation och ansvar gälla i enlighet med lagen. Organisation Försvarsutbildarnas ÖS utser sk PU ombud och PU ansvarig för hela Försvarsutbildarnas organisationen, dvs övergripande. Uppgifter och ansvar finns reglerat i PUL. Inom förbund och förening där det finns medlem skall det finnas ett sk PU biträde. Normalt är det resp sekreterare, om denne sköter medlemsregistret, eller om inget annat beslutats. PU biträdet skall registreras som funktionär i medlemsregistret. PU biträdets uppgifter Personuppgifter för medlemmar och instruktörer får endast användas inom organisationen och i samband med utbildning, försvarsupplysning och erforderlig administration av verksamheten. Personuppgifter får alltså ej lämnas ut till utomstående. Med register avses uppgifter som är systematiskt ordnat, dvs i någon form av ordning, pers nr, namn etc. Lagen omfattar alla typer av media t.ex. text, bild eller ljud med vilka man kan identifiera en person Finns det flera register, än det centrala, måste biträdet anmäla detta till PU ombudet. (puombud@forsvarsutbildarna.se ). Utdrag ur medlemsregistret PUL ger medlem möjlighet till att, en gång om året kostnadsfritt, begära utdrag ur medlemsregistret. En sådan begäran skall alltid hanteras centralt och begäran skall ställas till PU ansvarig vid Försvarsutbildarna. ÖS har fastställt regelverket för Försvarsutbildarnas organisationer och PUL vid möte Bilagor Bilaga 13.1 Stansunderlag medlemsregister Bilaga 13.2 Utdataförteckning Bilaga 13.3 Exempel på ansvarsroller

9 HANDBOK FÖRSVARSUTBILDARNA Stansunderlag medlemsregister Kap 13 Bilaga 13.1 Sid 1(1) Från Förbund: Nr: Insänt av: Tillhör förening: Nr: Datum: N= Ny medlem Ä= Ändring B= Borttag av medlem HB\BIL Utskriftsdatum

10 Bilaga 13.2, Sid 1 (1) Listor och etiketter som går att beställa från medlemsregistret 1 Listtyp Sortering Vad ingår Matrikel namn, pnr Lista över medlemmar i en förening. Namn- och adressuppgifter, telnr, inträddes år. Förbundsmatrikel namn, pnr Lista över förbundetsmedlemmar. Namn- och adressuppgifter,föreningstillhörighet. Militärdata namn, pnr Lista över medlemmarnas militärdata. Pnr, namn och grad, btktyp, grundutbår, senast kfö Etiketter namn, pnr, Etiketter över en föreningsmedlemmar. Namn och postnr adressuppgifter. Etiketter namn, pnr Etiketter över förbundets funktionärer. Namn och postnr adressuppgifter. Funktionärslista Lista med förbundets funktionärer, namn och adressuppgifter, telnr bost och arbete. Förbundets adress telnr och faxnr. Kursrapport namn Lista över medlemmar som genomfört central kurs under en viss tidsperiod Statistik Kan välja tidsperiod och ålder. In- och utträdda un- Ålderskategorier Åldersfördelning fördelningen Medlemsförändringar der Medlemmar per BTK-typer Kan välja tidsperiod och ålder. Statistiken är föreningsvis med en totalsumma för hela förbundet. På denna lista kan man se fördelningen män/kvinnor. Samma som ovan. Skillnaden är att här ser man ej män/kvinnor. perioden man valt. Totalsumma vid periodens slut. BTK-typer, befälsnivåer 1 De flesta av listorna och statistiken kan skrivas ut via internet på förbundets dator. HB\BIL Ersätter

11 Bilaga 13.3, Sid 1 (1) Exempel på ansvarsroller mellan förbund - förening - FogrpE Förbundet (styrelsen) Fastställa regler för den regionala och lokala verksamheten med bl a Försvarsutbildarnas regler som grund Fastställa årliga och långsiktiga mål Begära medel från Försvarsutbildarna Utarbeta årsbudget i samråd med FogrpE Fastställa årlig plan och budget för regional utbildning Följa upp utbildningen och rapportera till Försvarsutbildarna Godkänna föreningarnas förslag till ungdomsledare, utbildningsledare och instruktörer i samråd med FogrpE Utbildningsledare Planera och genomföra utbildningstillfällen lokalt och regionalt enligt gällande bestämmelser och därvid samverka med FogrpE Utarbeta förslag till verksamhet i samråd med ungdomsledaren Föreningen (styrelsen) Lämna årligt förslag till plan och budget för utbildning till förbundet Lämna årligt förslag till plan och budget för rekrytering till förbundet Följa upp den lokala utbildningen och rapportera till förbundet Lämna förslag på ungdomsledare, utbildningsledare och instruktörer till förbundet Handlägga medlemsansökningar Ungdomsledare Ansvara för ungdomsavdelningens totala verksamhet Instruktörer Medverka vid genomförandet av lokal och regional utbildning FogrpE Stödja verksamheten, t ex med övningsledare, utbildningsledare och instruktörer i samråd med förbundet Följa upp stödet Samverka med förbundet vid utarbetande och fastställande av plan och budget för den årliga utbildningen Godkänna föreningarnas ungdomsledare, utbildningsledare och instruktörer i samråd med förbundet HB\bil Utskriftsdatum