SVENSKA VOLLEYBOLLFÖRBUNDET. Manual för övergångar via PlanAssist

Transkript

1 SVENSKA VOLLEYBOLLFÖRBUNDET Manual för övergångar via PlanAssist För att underlätta administrationen kring övergångar ska de nu göras digitalt istället för på papper. Från och med 20 september är den nya lösningen, webbaserad, för övergångar i full drift. Under perioden fram till 31 januari väljer föreningarna om de vill använda PlanAssist eller om de vill göra det via papper. Från 1 februari är det enbart via webben som övergångar går att genomföra. Från Svenska Volleybollförbundet uppmuntrar vi användandet av PlanAssist eftersom det kommer att innebära besparad tid. Lösningen är enkel att använda och kommer att spara tid åt föreningarna. Nu slipper spelarna skriva under sina handlingar. Den delen är bortrationaliserad på ungefär samma sätt som vi gjorde med licenserna för några år sedan. Precis som tidigare ska den förening som spelaren har tänkt lämna* godkänna övergången och det är den nya föreningens ansvar att målgång nås. Det går ut e post till föreningar och förbund i samband med de olika stegen under övergången. Dock kan det vara så att föreningar som har sin e postadress hos en enskild person, exempelvis en företagsadress, då kan mailet fångas upp av spamfilter. * Utom: (se Tävlingsbestämmelserna för mer information) Där spelarens kontrakt har gått ut och där spelarens tidigare förening inte behöver godkänna övergången. Bosmanfönstret i mars. En förutsättning för att en övergång ska kunna påbörjas är att spelaren i fråga har giltig licens. En annan viktig förutsättning för spelklarhet är att personen är inlagd i medlemsregistret hos den nya föreningen med samtliga uppgifter. Manualen visar flödet under övergången utifrån båda de inblandade föreningarnas perspektiv: Från klubben, den förening som spelaren har tänkt lämna Till klubben, den förening som spelaren har tänkt gå till 1

2 Vi startar hos Till föreningen, d v s den förening som spelaren vill spela för 1 Logga in i föreningens PlanAssist 2 Välj Licens 2

3 3 Välj övergång och detta fönster kommer upp 4 Klicka på sök person i annan klubb 3

4 5 Välj period, licensperiod 4

5 6 Sök spelare. Man behöver inte skriva i hela namnet men det rekommenderas att skriva i föreningen, då det kan finnas flera spelare med samma namn. Säkrare ju mer som fylls i. 5

6 7 Klicka på sök och personen kommer upp 8 Välj spelaren 6

7 9 Då kommer fönstret nedan upp 7

8 10 Välj typ av övergång från dropplista. Dessa typer av övergångar finns idag. Tvåpartsövergång där den förening som spelaren vill lämna ska ge sitt godkännande Enpartsövergång den den förening som spelaren vill lämna inte behöver blandas in En övergång kostar 400 kronor och det tar då 7 dagar från det att förbundet godkänt övergången till spelklardatum. Det finns en möjlighet till expressövergång som kostar 1000 kronor och där spelklardatum kan blir snarast möjligt efter att övergången godkänts. Övergång inom samarbetsavtal. Avgiften för dessa övergångar ingår i den avgiften för samarbetsavtalet. 8

9 11 Aktivera övergången När det är gjort syns denna bild och ett mail har gått till den andra föreningen och förbundet. 12 Om föreningen ångrar övergången klickar man på Makulera. Detta kan göras till dess att förbundet har godkänt övergången. 9

10 Så här gör den förening som spelaren vill lämna, Från föreningen. Att en förfrågan om en övergång har inkommit visas dels i PlanAssist när föreningen är inloggad, dels via e post till föreningens officiella e postadress. 13 Här har förfrågan om en övergång anlänt och föreningen ska nu behandla den. Status 10 betyder att övergången är igångsatt och har lämnat Till föreningen. 14 Föreningen klickar på Behandla 10

11 15 Då kommer följande fönster upp. Här har föreningen några val att göra. 16 Om allt är ok godkänner man övergången 17 Om föreningarna inte är överens finns möjligheten här att inte godkänna övergången 18 Det är även möjligt att lämna kommentarer, till den andra föreningen eller till förbundet. Kommentarerna loggas och följer sedan med under övergångens handläggning. 11

12 12

13 19 Föreningen har beviljat övergången genom att klicka på Godkänn övergången 20 Övergången byter status till 20. Övergången har beviljats av klubben 13

14 Nu byter vi till tillbaka till den förening som spelaren vill spela i, Till föreningen. 21 Hos Till föreningen ändras status på övergångssidan i PlanAsssist. 14

15 22 Nästa steg är förbundets. I exemplet har förbundet godkänt övergången. Ny status på övergången, 30 Övergången är beviljad Nu byter vi till den förening som spelaren vill lämna igen, Från föreningen. 23 Där syns statusen. Övergången är beviljad. 24 Kvarstår gör enbart att övergången ska utföras av förbundet. Detta syns nu hos Till föreningen. 25 Hos den nya föreningen syns nu status 30 på spelaren. 15

16 16

17 Nu byter vi till den förening som spelaren vill lämna igen, Från föreningen. 26 Nu ska övergången utföras av förbundet så att spelarens licens flyttas till den nya föreningen samt att spelaren hamnar på spelklarlista med spelklardatum inlagt. 27 Nu syns att övergången är utförd av förbundet. Status 40 Övergången slutförd och licensen överflyttad. 28 Denna bild syns när föreningen loggat in i PlanAssist 17

18 29 Denna bild syns när föreningen klickat på Licens och Övergång Nu byter vi till tillbaka till den förening som spelaren vill spela i, Till föreningen. 30 Så här ser samma vy ut på den nya föreningens sida i PlanAssist 18

19 19

20 Här syns spelklarheten 31 Via gästinloggningen spelklardatum på övergångar. Här kommer även Silly Season att visualiseras. 32 Välj Spelklarlistor 33 Välj period Licens Volleyboll

21 34 Det går att sortera på Distrikt och/eller Förening. 35 Rubrikerna är sorteringsbara stigande/fallande Med detta system tror vi att det administrativa arbetet vid övergångar kommer att minska. Om du har frågor är du välkommen att kontakta 21