Så bildas en ny klubb

Transkript

1 Så bildas en ny klubb Handbok för distriktsguvernören och distriktsguvernörens speciella representant

2 Bilda nya klubbar Medlemsvård Rekrytering Medlemsutveckling och medlemstillväxt

3 Innehåll 1 Introduktion Distriktsguvernörens roll och uppgifter Distriktsguvernörens speciella representants roll och uppgifter Fylla i nödvändiga formulär för RI...21 Samhällsöversikt inför grundandet av en ny klubb...23 Formulär för sponsorklubbar...25 Ansökan om att bilda en ny klubb Överlämnande av RI medlemsbevis...31 Fastställa tid och dag RI...31 Förberedelse av distriktsguvernörens anförande...31 Planera överlämnandet av medlemsbeviset i RI (charter meeting) Vanliga frågor...35 Bilagor 1: Distriktguvernörens arbetsblad för planering av bildande av en ny Rotaryklubb : Arbetsblad för klassifikation : Ordlista med Rotaryklubbtermer : Förslag till programpunkter för veckomöten i klubbar som håller på att bildas : Checklista för mötet för överlämnande av medlemsbeviset i RI : Exempel på pressmeddelande Tillägg om hur man bildar Rotary-e-klubbar...53

4

5 1 Introduktion Att bilda en ny Rotaryklubb kräver en hel del tid och arbete, men för många rotarianer har det varit en mycket positiv erfarenhet. Det kan finnas många anledningar till att bilda en ny Rotaryklubb. Det kanske finns potentiella kvalificerade medlemmar på en ort som skulle vilja gå med i Rotary men som skulle önska en annan mötestid som passar dem bättre eller kanske föredrar att träffas online via en Rotary-eklubb. Kanske en existerande Rotaryklubb inte längre kan ta emot fler medlemmar på grund av att deras möteslokal har begränsat utrymme. Under vissa omständigheter kan det till och med finnas efterfrågan på en klubb som håller sina möten på ett annat språk. Samtliga av ovanstående, samt många andra situationer, kan antyda att det finns behov av en ny klubb. Du kan hitta din CDS-representant på cds. Distriktsguvernören hjälper till vid bildandet av nya klubbar i distriktet. Rotarianer som är intresserade av att bilda en ny Rotaryklubb bör kontakta sin distriktsguvernör. CDS-representanten för ett visst område kan också hjälpa distriktsguvernörerna eller andra som är intresserade av att lära sig hur man bildar en ny Rotaryklubb. Denna publikation erbjuder vägledning för distriktsguvernörer och deras speciella representanter i hur man bildar en ny Rotaryklubb. I publikationen finns även alla de formulär som måste skickas in till RI. För enkelhetens skull har formulären i PDF-versionen som finns online formaterats så att dessa kan redigeras och alla fält, utom för underskrift, kan fyllas i elektroniskt. Det ifyllda formuläret måste skrivas ut, skrivas under och skickas till RI. Eftersom de lokala förhållandena varierar från plats till plats i Rotarys värld, ska den organisatoriska process för nya klubbar som handboken beskriver betraktas som en utgångspunkt och en garanti för att RI:s minimikrav uppfylls. Ytterligare åtgärder kan visa sig nödvändiga på grund av lokala Rotarytraditioner eller nationell lagstiftning. Använd de rekommenderade åtgärderna för varje steg för bildandet av en ny klubb, inklusive checklistan för åtgärder och föreslagna resurser, när du håller på med arbetet att starta en ny Rotaryklubb. En lagparagraf som antogs av lagrådet 2010 erkände Rotary-e-klubbar som en del av Rotary International, efter ett sex år långt pilotprojekt. Även om de allra flesta av de metoder som beskrivs här gäller för både Rotaryklubbar och Rotary-e-klubbar, är det vissa särskilda saker man måste tänka på när man bildar en Rotary-e-klubb. Se bilaga 7 för ytterligare vägledning när det gäller e-klubbar. Om inget annat anges gäller hänvisningarna till klubbar i hela denna vägledning även Rotarys e-klubbar. Så bildas en ny klubb 1

6

7 2 Distriktsguvernörens roll och uppgifter Att bilda en ny Rotaryklubb kräver noggrann övervakning av distriktsguvernören och samarbete och stöd från många personer. Att bilda en ny klubb faller inom ramen för distriktsguvernörens ansvarsområde (RI:s stadgar, paragraf ), under RI-styrelsens allmänna överinseende. Distriktsguvernören utser en distriktskommitté för nya klubbar som utvecklar och inför en plan för bildande av nya klubbar och antingen fungerar som eller utser en speciell representant som ska samordna bildandet av varje ny klubb. Han eller hon fastställer uppgifter och rätten att delegera, framför sina idéer till den speciella representanten när det gäller arbetet med sponsorklubben/klubbarna och rekrytering av startmedlemmar, och engagerar andra rotarianer för att se till att varje klubb blir framgångsrik. Distriktsguvernörens huvudsakliga uppgifter anges i stora drag i detta kapitel med ytterligare förklaringar om Rotarys e-klubbar i bilaga 7. Som distriktsguvernör bör du tala om för din speciella representant vilken roll du vill anta när det gäller denna process. Varje distriktsguvernör tar denna uppgift på olika sätt vissa deltar mer aktivt medan andra delegerar de flesta av sina uppgifter. Och varje situation är olika bildandet av nya klubbar kan bero på många olika omständigheter som var och en medför unika faktorer. Eftersom den speciella representantens uppgifter bör fortsätta under minst ett år efter att klubben blivit medlem i RI, är det att rekommendera att samråda med den tillträdande guvernören och eventuellt även med den nominerade distriktsguvernören. Betrakta checklistan i denna publikation som en utgångspunkt när du bestämmer vilken som kommer att vara din egen strategi för ett framgångsrikt engagemang när det gäller bildandet av nya klubbar i ditt distrikt. Använd arbetsbladet för planering på sid. 39 för att börja ta fram en tidsplan för bildandet av varje ny klubb. Bilaga 1 innehåller ett arbetsblad för planering vid bildandet av en ny Rotaryklubb. Du kanske vill använda detta när du sätter upp mål för dig själv och din speciella representant. Utse medlemmar till distriktskommittén för nya klubbar Under ledning av distriktsguvernören utvecklar och genomför distriktskommittén för nya klubbar en plan för att bilda nya Rotaryklubbar i distriktet. Kommittén har följande uppgifter: Finna orter som inte har någon Rotaryklubb, men som har en befolkning som motsvarar kraven för att bilda en ny klubb Finna orter där ytterligare Rotaryklubbar skulle kunna bildas utan att påverka eventuella existerande klubbar negativt Bistå med att bilda och starta nya klubbar För att utses till distriktskommittén för nya klubbar rekommenderas som minimikrav att en rotarian är aktiv medlem i en klubb i distriktet (Rotarys policysamling ). Helst bör en tidigare distriktsguvernör väljas, eller andra erfarna rotarianer som engagerat sig i och haft framgång med att bilda nya klubbar. Så bildas en ny klubb 3

8 Förse den rotarian som ska genomföra samhällsöversikten med Samhällsöversikt inför grundandet av en ny klubb på sid. 23. Åtgärder: Bestäm vilka du vill utse till distriktets kommitté för nya klubbar och när du ska utse dessa personer. Tala om för medlemmarna i kommittén för nya klubbar vilka som är kommitténs uppgifter och vad du förväntar dig av kommittén. Håll tillsyn över kommitténs aktiviteter. Fundera över vilken kommunikationsmetod du vill använda för att hålla kontakt med kommittén. Genomför Samhällsöversikt inför grundandet av en ny klubb När distriktets kommitté för nya klubbar finner ett potentiellt behov och område för en ny klubb, är det distriktguvernörens uppgift att genomföra den obligatoriska samhällsöversikten inför grundandet av en ny klubb (se sid. 23). Åtgärder: Utse en rotarian som ska genomföra samhällsöversikten på den tänkbara orten. Denna person bör känna till området ordentligt så att han eller hon kan avgöra om det finns underlag för en ny klubb. Börja söka efter en sponsorklubb (om inte en sådan redan finns). En engagerad speciell representant kommer att hjälpa till att göra den nya klubben till en framgång. När omständigheterna tillåter tar vissa distriktsguvernörer själva på sig rollen som speciell representant. Avgör, i samarbete med den person som genomför samhällsöversikten, om den tänkbara orten har tillräckligt många kvalificerade företag och yrkesmän för att kunna stödja ytterligare en klubb med minst 25 aktiva medlemmar enligt Rotarys klassifikationssystem. Utse en speciell representant och sponsorklubb(ar) Den speciella representanten kommer att bli din centralfigur när det gäller rekrytering och samarbete med de grundande medlemmarna. Den speciella representanten kommer att hjälpa till att göra den nya klubben till en framgång och du bör därför välja denna person med omsorg. Han eller hon kommer också ha ett nära samarbete med sponsorklubben/klubbarna. Det är därför att föredra att den speciella representanten är medlem i sponsorklubben. Du måste utse din speciella representant och sponsorklubb(ar) innan du lämnar in Samhällsöversikt inför grundandet av en ny klubb till RI. I vissa delar av världen, där geografiska omständigheter kan göra det svårt för den speciella representanten och sponsorklubben att träffas regelbundet och spela en betydande aktiv roll, blir distriktsutbildaren en viktig resurs som kan vara till stor hjälp. Även om en sponsorklubb inte är obligatorisk rekommenderas det starkt; sponsorklubbar kan hjälpa till att se till att en ny klubb blir framgångsrik när det gäller att bygga upp en stark grund av medlemmar, service och kamratskap. Nya klubbar kan ha fler än en sponsor. Minst en sponsorklubb måste emellertid finnas i närheten av den nya klubben. I förekommande fall ska en sponsorklubb uppfylla följande krav: Ha gott ekonomiskt anseende hos RI. Ha minst 20 aktiva medlemmar. Bedriva ett välavvägt Rotaryprogram för serviceinsatser. 4 Så bildas en ny klubb

9 Förse de(n) potentiella sponsorklubben/klubbarna med exemplar av Formulär för sponsorklubbar (sid. 25). Tala om för klubbämbetsmännen i de(n) potentiella sponsorklubben/ klubbarna vad som förväntas av dem. Ge dem även ett sista datum för accepterande av uppdraget. Sponsorklubben har dessa uppgifter: Bistå den särskilda representanten med planering och att organisera det administrativa arbetet med att bilda en ny klubb Hjälpa till att organisera den nya klubbens program och projekt Handleda den nya klubben i dess utveckling som medlem i RI Rapportera till distriktsguvernören såsom fordras under den nya klubbens första år Tjänstgöra som handledare åt den nya klubben, helst under två år efter att den antagits till medlemskap i RI Undersökningar som RI gjort har visat att nya klubbar, särskilt under sina första och andra år, behöver ett starkt supportsystem. Faktum är att det är under en klubbs andra levnadsår som den förlorar flest medlemmar och de flesta nedläggningar av klubbar sker. En klubb som har det starka stödet från en sponsorklubb en bra bit in i det andra året som klubben existerar, har större chans att bli en stark, självständig och produktiv klubb. Fundera över fördelarna med att ha flera klubbar som sponsrar den nya klubben: Den nya klubben har ett starkare supportsystem eftersom skillnaderna mellan de olika sponsorklubbarna gör att den sponsrade klubben får uppleva en större variation av idéer Tiden och mödan med att arbeta med den nya klubben är inte en börda som ligger enbart på en klubb eller några få rotarianer Större nätverk för rekrytering av grundande medlemmar Delat ekonomiskt stöd Åtgärder: Utse din speciella representant och ge honom eller henne ett exemplar av denna publikation. Bestäm vilka uppgifter du ska delegera till den speciella representanten (se kapitel 3). Distriktsguvernörer kan gå igenom Rapport om nya klubbtrender och andra undersökningar som RI gjort på membershipresources. Utveckla en plan för regelbunden kommunikation med den speciella representanten. Tala om för din speciella representant vad du förväntar dig av honom/henne. Fundera på om du ska engagera distriktsutbildaren när det gäller bildandet och utbildning av den nya klubben. Diskutera din preliminära tidsplan för planering (se bilaga 1) med den speciella representanten. Bestäm vilka roller du och den speciella representanten ska spela när det gäller samarbetet med de grundande medlemmarna. Leta reda på en eller flera potentiella sponsorklubbar. Fundera över fördelarna med att ha flera klubbar som sponsrar den nya klubben. Förklara för de(n) potentiella sponsorklubben/klubbarna vad det innebär att vara sponsorklubb eller delegera denna uppgift till den speciella representanten. (Mer information finns i kapitel 3.) Så bildas en ny klubb 5

10 Skicka in formuläret för sponsorklubbar till sponsorklubbens president. Försäkra dig om att sponsorklubben har gjort en formell omröstning för att avgöra om hela klubben står bakom beslutet att stödja den nya klubben. Skicka in Samhällsöversikt inför grundandet av en ny klubb och formuläret för sponsorklubbar till din CDS-representant Kontakta din CDSrepresentant om du har frågor som gäller ifyllning av formulären. Både Samhällsöversikt inför grundandet av en ny klubb och formuläret för sponsorklubbar måste fyllas i i sin helhet, inklusive alla underskrifter, innan de skickas in till RI. (För att fylla i dessa formulär elektroniskt kan du hämta en onlineversion av denna publikation på Fyll i formulären och skriv sedan ut dem, få dem underskrivna, och skicka dem till RI. Åtgärder: Bestäm, tillsammans med din speciella representant, vilka specifika uppgifter du förväntar dig att din sponsorklubb ska utföra. Försäkra dig om att antingen du eller din speciella representant har framfört dessa uppgifter till den potentiella sponsorklubben innan klubben går med på att delta. Om du har valt att inte utse någon sponsorklubb bör du uppge en detaljerad förklaring som ligger till grund för ditt beslut. Skaffa alla nödvändiga underskrifter och gå igenom formulären innan du skickar in dem. Kontakta din CDS-representant om du har frågor om formulären. Rekrytera grundande medlemmar De grundande medlemmarna är de medlemmar som är med och startar klubben. De väljs in som medlemmar innan klubben antagits till medlemskap i RI. Femtio procent av de grundande medlemmarna i en klubb måste komma från orten. Som distriktsguvernör bestämmer du vilken roll du vill spela när det gäller samarbetet med de grundande klubbmedlemmarna. Du bör ha en kommunikationsplan så att du, din speciella representant, sponsorklubben, och de grundande medlemmarna samtliga bidrar aktivt till den nya klubbens framgång. Fundera också över vilken roll din biträdande guvernör ska ha. Tala om för de grundande klubbmedlemmarna vilka som kommer att vara deras uppgifter, antingen personligen, eller genom din speciella representant. Dessa har bland annat till uppgift att: Hitta grundande medlemmar Kontrollera att de grundande medlemmarnas klassifikationer är välbalanserade Välja ett klubbnamn Anta Enhetlig grundlag för Rotaryklubbar Besluta om mötesplats och mötestid Anta klubbstadgar och kommittéstruktur Välja klubbstyrelse och klubbämbetsmän Fastställa klubbavgifter 6 Så bildas en ny klubb

11 Kapitel 3 innehåller mer information som de speciella representanterna bör framföra till de grundande medlemmarna. Åtgärder: Bestäm vilken roll distriktsguvernören ska ha när det gäller rekrytering av grundande medlemmar. Kommer du att vara aktiv, eller kommer du att delegera de flesta av uppgifterna till den speciella representanten, sponsorklubben och/eller gruppen av grundande medlemmar? Utveckla en plan för att samarbeta med eller utbilda den speciella representanten och sponsorklubben för att rekrytera grundande medlemmar. Betona vikten av välbalanserade klassifikationer i den nya klubben. Upprätta ett lämpligt informations- och utbildningsprogram för potentiella och grundande medlemmar. Bevilja provisorisk klubb-status Distriktsguvernören utnämner den organiserande gruppen som är intresserad av att bilda en ny klubb till provisorisk klubb efter att klubben börjat ha regelbundna veckomöten och har valt ämbetsmän som antar Enhetlig grundlag för Rotaryklubbar. En provisorisk klubb har rätt att utfärda gottgörelse för frånvaro till besökande rotarianer, som missar eller missat möten i den egna klubben. Åtgärder: Försäkra dig om att den speciella representanten, sponsorklubbens medlemmar är fullt medvetna om och ordentligt utbildade i att ge de grundande medlemmarna utbildning om Rotary. Utveckla en kommunikationsplan för att se till att distriktsguvernören, den speciella representanten har regelbunden kontakt om sina insatser och engagemang i utbildningen av de potentiella och de grundande medlemmarna. Svara på eventuella frågor som den provisoriska klubben har om de klubbstadgar som antagits. Gå igenom Ansökan om att bilda en ny klubb och skicka in till RI-styrelsen för godkännande Ansökan om att bilda en ny klubb finns på sid. 27. När den provisoriska klubben har 25 aktiva grundande medlemmar med välbalanserade klassifikationer kan Ansökan om att bilda en ny klubb skickas in till RI. Den medlemslista som skickas in med ansökan anses vara klubbens fullständiga lista över grundande medlemmar; inga andra medlemmar kan väljas in till klubben innan RI-styrelsen har godkänt ansökan. Klubbens lista över grundande medlemmar är en viktig del av Ansökan om att bilda en ny klubb och kontroller görs för att verifiera att listorna är korrekta. Som distriktsguvernör innebär din underskrift på detta formulär som skickas in till RI att du har kontrollerat all information på formuläret, samt försäkrat att alla de personer som finns med på listan över grundande medlemmar känner till att de finns med på denna lista. Så bildas en ny klubb 7

12 Att skicka in en felaktig medlemslista får allvarliga konsekvenser När en ny klubb, som ansöker om medlemskap i RI, skickar in en felaktig medlemslista skall generalsekreteraren vidta följande åtgärder: a. inte tilldela den nya klubben ett medlemsbevis i RI, b. meddela distriktsguvernören att medlemsbeviset i RI inte ställs ut förrän alla namnen på den nya klubbens medlemslista har verifierats och att alla kommande ansökningar för att bilda nya klubbar från distriktets under Rotaryåret kommer att fingranskas, c. meddela distriktsguvernören att det faktum att han/hon skickat in en felaktig medlemslista gör att han/hon inte är valbar till något RI-uppdrag under tre år efter sin tjänstgöring som guvernör. (RI:s policysamling ) Åtgärder: Kontrollera all information på Ansökan om att bilda en ny klubb. Gå igenom ansökan för att se till att denna är fullständig och läsbar. Bekräfta att det finns en balans när det gäller klassifikationerna bland de nya medlemmarna genom att kontrollera arbetsbladet för klassifikation som din speciella representant har fyllt i. Inkludera korrekt startavgift med ansökan. Kontakta din CDS-representant om du har frågor. Skicka in Ansökan om att bilda en ny klubb till din CDS-representant för RI-styrelsens godkännande. 8 Så bildas en ny klubb Överlämna medlemsbeviset till den nya Rotaryklubben Medlemsbeviset för den nya klubben, underskrivet av Rotary Internationals president och med officiellt sigill, skickas till distriktsguvernören vanligen inom fyra veckor efter att klubben beviljats medlemskap i RI. Distriktsguvernören undertecknar också medlemsbeviset innan han eller hon överlämnar det till den nya klubben. Efter att du fått besked om att ansökan beviljats och att klubben upptagit sin verksamhet skall du samarbeta med din speciella representant och den nya klubbens ämbetsmän för att fastställa tid och dag för överlämnande av medlemsbeviset. Datum för medlemsbevisets överlämnande får under inga omständigheter bestämmas innan ansökan om medlemskap har godkänts, eftersom det kan hända att det uppstår oväntade dröjsmål beträffande godkännandet. Se kapitel 6 för information om hur man organiserar överlämnandet av medlemsbeviset. Åtgärder: Fastställ hur lång tid det kommer att ta för din speciella representant och den nya klubbens ämbetsmän att organisera överlämnandet av medlemsbeviset. Framför eventuella idéer som du vill inkludera i överlämnandet av medlemsbeviset (utöver de som omnämns i kapitel 6) till din speciella representant. Diskutera ett eventuellt pressmeddelande till lokala media med din speciella representant. Distriktsguvernören förväntas upprätthålla kontakten med den nya klubben efter att den fått sitt medlemsbevis i RI (charter) och engagera sig i dess fortsatta utveckling. Den avgående distriktsguvernören skall till den tillträdande distriktsguvernören överlämna en lista över alla speciella representanter som utsetts att hjälpa till med att bilda nya klubbar.

13 3 Distriktsguvernörens speciella representants roll och uppgifter Distriktsguvernören utser en kunnig rotarian från en närliggande klubb gärna sponsorklubben till speciell representant för att bilda en ny klubb. Den speciella representanten har fullmakt att företräda guvernören när klubben bildas. Guvernören preciserar representantens uppgifter och befogenheter enligt vad som passar distriktet. Sammankalla till planeringsmöte efter att Samhällsöversikt inför grundandet av en ny klubb har godkänts men innan det faktiska organisationsarbetet påbörjas. När den speciella representanten utför sina uppgifter kan han/hon komma att engagera sig i en del av eller i alla av följande uppgifter. Var noga med att kommunicera med distriktsguvernören så att du förstår helt och hållet vilka som är dina uppgifter. De steg som inkluderas i detta kapitel sker vanligtvis dock inte alltid i den kronologiska ordning som anges här. Dina huvudsakliga resurser för att kunna sköta din roll som speciell representant framgångsrikt inkluderar din distriktsguvernör, denna handbok, Procedurhandboken (035-SV), samt din CDS-representant. Sammankalla ett planeringsmöte med sponsorklubben och den organiserande gruppen Syftet med detta möte är att presentera de grundande medlemmarna i den organiserande gruppen för sponsorklubbens medlemmar och börja bygga upp en relation. Den speciella representanten bör hjälpa de två grupperna att lära känna varandra och att sätta upp riktlinjer för hur de ska samarbeta under de(t) kommande året/åren. Bjud in de potentiella kvalificerade grundande medlemmarna från den nya klubben samt distriktsguvernören och sponsorklubbens president. Be sponsorklubbens president bjuda in ytterligare medlemmar i sponsorklubben att delta. Gå igenom Vanliga frågor på sid. 35 när du förbereder dig för planeringsmötet. Använd mötet till brainstorming, uppsättning av mål och till att lära känna varandra. Diskutera idéer för rekrytering av grundande medlemmar. Använd de riktlinjer som finns i Enhetlig grundlag för Rotaryklubbar som utgångspunkt. Förslag till mötesagenda: Gå igenom föreskrifterna för medlemskap som ingår i Enhetlig grundlag för Rotaryklubbar Planera för framtida rekryteringsinsatser Beakta följande resurser när du diskuterar rekrytering med den organiserande gruppen: - ledande företag och organisationer i området och personer de arbetar med, som skulle kunna vara kvalificerade för medlemskap i Rotary - nuvarande rotarianer i grannklubbar som skulle finna att mötestiderna i den nya klubben passar dem bättre - tidigare rotarianer i området - f.d. Rotary-stipendiater eller andra som haft glädje av RI:s eller Rotary Foundations program (du kan få en lista över tidigare stipendiater i ditt område genom att skicka ett e-postmeddelande till alumni@rotary.org) Så bildas en ny klubb 9

14 - före detta eller nuvarande Rotaractmedlemmar - pensionerade personer i området som tidigare innehaft chefsbefattningar - telefonkataloger och företagsmatriklar för orten - matriklar för andra yrkesgrupper på orten - personer som utexaminerats från handelshögskolor eller liknande Uppmuntra den nya klubben att köpa in utbildningsresurser till informationsmöten för potentiella medlemmar: - Prospective Member Information Kit (423) eller de individuella publikationer som detta innehåller Välkommen till Rotary (265-SV), Rotary Basics (595-SV), Detta är Rotary (001-SV), Vad är Rotary? (419-SV), Rotarys 200 miljoner till PolioPlus Broschyr (986-SV), samt RF-Fakta (159-SV) - Membership Video Set (427) - Detta är Rotary DVD (449) - Rotarys 200 miljoner till PolioPlus (985-DVD) - Rotary and the International Community: Connecting the Local to the Global (266-DVD) Åtgärder: Be distriktsguvernören beskriva kort och koncist vilka som är hans/hennes förväntningar av dig och din roll när det gäller organisationen av den nya klubben. Diskutera sponsorklubbens relation med medlemmarna i den nya klubben när det gäller handledning så att de har möjlighet att uttrycka vad de vill ha och behöver från sponsorklubben. Bestäm hur ofta medlemmarna i sponsorklubben ska vara i kontakt med den nya klubben. Uppmuntra en stark, fungerande relation mellan den nya klubben och sponsorklubben. Utveckla en kommunikationsplan för alla som är involverade i processen. Hur kommer du att kommunicera med den organiserande gruppen med grundande medlemmar och sponsorklubben? Hur kommer sponsorklubben att kommunicera med den organiserande gruppen? Vilka metoder för kommunikation föredras av alla involverade parter? Dela upp ansvaret för rekrytering av potentiella grundande medlemmar mellan den nya klubben, sponsorklubben och den speciella representanten. Skissa upp ett förfarande och en tidsplan för ifyllning av ansökningshandlingar för den nya klubben. Uppmuntra den nya klubben att dela ut material från RI till potentiella medlemmar och bestäm vem som ska beställa detta material. Se RI-katalogen online på shop.rotary.org för att hitta de senaste publikationerna som finns tillgängliga. Se till att alla eventuella frågor som medlemmarna i den nya klubben har om Rotary eller organisationsprocessen besvaras så snabbt som möjligt. Ge medlemmarna i den nya klubben ett exemplar av Procedurhandboken (035-SV). 10 Så bildas en ny klubb

15 Meddela sponsorklubben om dess uppgifter Uppmuntra sponsorklubben att använda RI:s resurser i sitt arbete med den nya klubben. Hur bra en ny klubb lyckas beror på hur välorganiserad den är och hur bra den fungerar under de första åren. Sponsorklubben spelar en mycket viktig roll när det gäller klubbens framgång. Din roll som speciell representant är att se till att sponsorklubben aktivt handleder den nya klubben. Eftersom de flesta klubbar inte har fungerat som sponsorklubbar tidigare är en viktig uppgift för den speciella representanten att hålla en öppen dialog med sponsorklubben om vad som förväntas av denna och vilka uppgifter den kommer att ha. Sponsorklubben bör fungera som handledare åt den nya klubben, både före och efter att klubben har grundats. Samarbeta med sponsorklubben beträffande planering och organiserande av den nya klubbens administrativa arbete och diskutera specifika exempel för hur sponsorklubben ska hjälpa till att handleda den nya klubben när det gäller program och projekt under klubbens första tid. Åtgärder: Försäkra dig om att man har börjat diskutera en Rotaryklubbs administrativa arbete med de grundande medlemmarna. Så informeras nya medlemmar Vägledning för klubbar (414-SV) fungerar som en värdefull resurs för att hjälpa den nya klubben att ta fram ett utbildningsprogram för potentiella och nya medlemmar. Klargör vilken roll sponsorklubben ska spela när det gäller rekrytering av potentiella medlemmar. Utveckla ett formellt informationsprogram för potentiella medlemmar i samarbete med de grundande medlemmarna. Avgör när den nya klubben kommer att vara redo att hålla sitt första möte och meddela distriktsguvernören om detta. Samarbeta med de grundande medlemmarna, distriktsguvernören och sponsorklubben när det gäller planeringen av de första åtta till tio mötena. Försäkra dig om att ledarna i sponsorklubben är beredda på att fungera som handledare. Rekrytera potentiella grundande klubbmedlemmar Uppmuntra de grundande medlemmarna att fungera som huvudsakliga rekryterare genom att betona att det är de som bygger upp klubben. Fortsätt utbilda de grundande medlemmarna om Rotary så att de i sin tur aktivt och korrekt kan berätta om Rotary för potentiella medlemmar. Uppmuntra sponsorklubbens medlemmar att göra PR för de många fördelar som medlemskapet i en Rotaryklubb medför för potentiella grundande medlemmar och bjud in potentiella grundande medlemmar att delta i sponsorklubbens serviceprojekt och speciella evenemang. Uppmuntra nya klubbar och sponsorklubbar att leta efter rekryteringsresurser i Positiv medlemsutveckling tips och resurser (417-SV) och Klubbens bedömningsverktyg. Dessa kan hämtas på membershipresources. Som speciell representant bör du informera de grundande medlemmarna om hur viktigt det är att ha en mångfaldig medlemsbas. Internationellt samförstånd och goodwill börjar med att införa samma grundtankar i klubben. Analysera om listan över potentiella medlemmar representerar samhällets mångfald när det gäller etniska tillhörigheter, åldrar och religion. Reflekterar könssammansättningen de yrkesarbetande på orten? Om så inte är fallet bör du framföra detta dilemma till de grundande medlemmarna. Om svaret på frågan är ja bör du i stället gratulera den nya klubben till deras arbete. Du är också ansvarig för att se till att den nya klubben uppvisar en välbalanserad medlemsbas när det gäller klassifikationer och för att skicka in Arbetsblad för klassifikation (bilaga 2) till din distriktsguvernör. Alla Rotaryklubbar bör sträva efter att återspegla ortens sammansättning av yrkesarbetande. Detta koncept, som kallas för klassifikationsprincipen, är en fundamental byggsten för RI. Det är den speciella representantens uppgift att förklara detta koncept för gruppen av grundande medlemmar, framföra vilka officiella riktlinjer som gäller, och uppmuntra dem att rekrytera medlemmar med varierande bakgrund till klubben. Så bildas en ny klubb 11

16 Arbetsbladet för klassifikation finns i bilaga 2. Åtgärder: Skapa en ungefärlig tidsplan för arbetet för att bli en provisorisk klubb. Hjälp de grundande medlemmarna med att komma fram till vad de ska framhäva för potentiella medlemmar när det gäller den nya klubben. Vad kan vara attraktivt med den nya klubben för potentiella medlemmar? Vad gör klubben annorlunda jämfört mot andra klubbar i området? Diskutera med sponsorklubben och de grundande medlemmarna hur viktigt det är med en mångfaldig medlemsbas. Sponsorklubben bör kontinuerligt betona vikten av mångfald bland medlemmarna som en viktig del av rekryteringen av nya medlemmar. Dela ut kopior av riktlinjer för mångfald och klassifikationer från Procedurhandboken (035-SV), RI:s grundlag, och Enhetlig grundlag för Rotaryklubbar. Gå igenom klassifikationsundersökningen, profilen för mångfald bland medlemmar, och 25-minuters medlemsundersökning, som finns online i Klubbens bedömningsverktyg, med de grundande medlemmarna. Engagera sponsorklubben i detta. Avgör när den nya klubben kommer att vara redo att hålla sitt första möte. Samarbeta med medlemmarna i sponsorklubben för att hjälpa de grundande medlemmarna med planeringen av de första mötena. Fyll i Arbetsblad för klassifikation så att guvernören kan gå igenom detta. Hjälp de grundande medlemmarna med de uppgifter som klubbverksamheten medför Ju mer utbildning och handledning de grundande medlemmarna får om klubbverksamheten, även innan klubben har blivit upptagen som medlem i RI, desto mer sannolikt är det att klubben kommer att fungera effektivt när den har blivit medlem. De grundande medlemmarna bör informeras om var och en av punkterna med fetstil nedan. Den speciella representanten bör se till att de grundande medlemmarna förstår dessa och att de vet vart de kan vända sig om de behöver hjälp eller undrar över något. Ansökan om att bilda en ny klubb finns på sid. 27. Det finns en mängd saker som den speciella representanten bör tänka på när det gäller de uppgifter som klubbverksamheten medför när Rotary-e-klubbar bildas. Se bilaga 7 för ingående information. Besluta om klubbens ort/område och klubbens namn Alla Rotaryklubbar finns på en ort i ett område där de genomför sina serviceinsatser. Ett område kan vara sammansatt på olika sätt. Klubbens område måste anges i klubbens ansökan om medlemskap i RI och i klubbens grundlag. En klubbs namn identifierar klubben med dess område och den ort där den har sin verksamhet. Namnet ska vara lätt att hitta på en karta. När en ort har mer än en klubb måste alla ytterligare klubbar använda ortens namn plus preciserande information för att skilja klubbarna åt. Det avråds bestämt från att i namnet använda en beteckning som syftar på måltider (frukost, lunch, middag etc.), eftersom sådana beteckningar skulle antyda att klubbens huvudsakliga syfte är gemensamma måltider. RI:s generalsekreterare går igenom Ansökan om att bilda en ny klubb för att avgöra om ett namn är lämpligt. Se kapitel 6 för exempel på lämpliga namn på Rotaryklubbar, eller vänd dig till din CDSrepresentant med eventuella frågor gällande lämpliga klubbnamn. 12 Så bildas en ny klubb

17 Besluta om mötesplats och mötestid En ordlista med vanlig Rotaryterminologi finns i bilaga 3. Många av dessa termer kommer att vara nya för de grundande medlemmarna i den nya klubben och kan därför behöva en ytterligare förklaring. Den nya klubbens mötesplats och mötestid skall övervägas omsorgsfullt och hänsyn tas till olika faktorer som de grundande medlemmarnas ålder, arbete eller privata förpliktelser, var de bor och arbetar och hur långt de måste åka för att delta i ett möte. Om t.ex. de flesta av medlemmarna är föräldrar med småbarn, som föredrar att tillbringa sina kvällar hemma, bör mötestiden inte läggas senare än kl. 17:00. Klubbmedlemmar som bor i en förort men arbetar i city kan välja sin mötesplats beroende på mötestiden. Möjligheten att träffas till frukost eller att inte äta bör övervägas för att minska på klubbmedlemmarnas kostnader. De första veckomötena Flera frågor måste tas upp under de första veckomötena i en klubb, som t.ex. att förklara kraven i samband med medlemskap, syftet med och innehållet i konstitutionella dokument samt val av ämbetsmän. För exempel på agenda för veckomöten, se bilaga 4. Välj provisoriska klubbämbetsmän och sammankalla det första klubbsamrådet Använd de exempel på agendor som finns på sid. 47 som en riktlinje för ämnen och frågor att ta upp vid den nya klubbens första veckomöten. Det är viktigt för en ny klubbs framgång att välja ämbetsmän som är bra ledare. Ämbetsmän och styrelseledamöter ska väljas med utgångspunkt från deras vision, ledaregenskaper och administrativa förmåga och de ska vara beredda att satsa den tid som behövs för att föra klubben framåt. Den speciella representanten och sponsorklubben skall bistå den nya klubben när den väljer sina ämbetsmän. Den nya styrelsen ska sammanträda omedelbart efter valet. Styrelsen väljer följande ämbetsmän: klubbpresidenten, tillträdande presidenten (vanligen samma person om klubben blir medlem i RI under andra halvan av Rotaryåret januari till juni), vicepresidenten (fler än en kan väljas), sekreteraren, skattmästaren och klubbmästaren. Den speciella representanten leder det här mötet. När styrelsen är vald och kommittéer tillsatts ska klubbpresidenten sammankalla det första klubbsamrådet. Samrådet fungerar som planeringsmöte under vilket kommittéordförandena kan diskutera sina kommittéers uppgifter. Detta möte ger klubbens ledare ett värdefullt tillfälle att vidareutveckla sina planer och integrera dem i klubbens allmänna program. Bestäm hur klubbens kommittéstruktur ska se ut Ge den provisoriska klubben ett komplett exemplar av Informationspaket för klubbens ämbetsmän (225-SV). Köp detta från shop.rotary.org eller hämta individuella publikationer från paketet på Styrelsen i den nya klubben har möjlighet att utarbeta en kommittéstruktur som motsvarar klubbens mål. I paragraf 9 och 10 i Rekommenderade stadgar för Rotaryklubbar beskrivs strukturen och uppgifterna för fem rekommenderade kommittéer (medlemskap, PR, administration, serviceprojekt och Rotary Foundation). Ytterligare kommittéer kan tillsättas varje år efter behov. Uppgifterna för varje kommitté beskrivs i klubbens stadgar. Kommittéerna skall sammanträda omedelbart efter att de tillsatts så att ledamöterna kan diskutera sina uppgifter och planera verksamheten. Så snart de första projekten står fast ska varje kommitté rapportera om sina planer till styrelsen. Ingen kommitté får börja arbeta med sina projekt förrän en rapport har sammanställts, överlämnats till styrelsen och blivit godkänd, med undantag för när särskilt tillstånd lämnats av styrelsen. Ordförandena i kommittéerna ansvarar för att hålla regelbundna möten och rapportera alla kommittéaktiviteter till styrelsen. Som speciell representant bör du uppmuntra ordförandena i sponsorklubbens kommittéer att sammanträffa med sina kollegor i den nya klubben. Bjud in kommittémedlemmarna i den nya klubben att delta i något av sponsorklubbens kommittémöten. Så bildas en ny klubb 13

18 Använda Vägledning för en aktiv och framgångsrik klubb: Ledarskapsplan för er klubb Hämta Vägledning för en aktiv och framgångsrik klubb: Ledarskapsplan för er klubb (245) på downloadlibrary, eller beställ tryckta exemplar från shop.rotary.org till den nya klubbens ämbetsmän och kommittémedlemmar. Klubbarna bör använda guiden Vägledning för en aktiv och framgångsrik klubb: Ledarskapsplan för er klubb, för att implementera en del av de bästa metoder som rekommenderas för att öka medlemmarnas engagemang, kännedomen om Rotary i samhället samt klubbens effektivitet. Medlemmarna uppmuntras granska dessa metoder varje år för att säkerställa att de fortsätter uppfylla klubbens mål och återspeglar klubbens identitet. Den speciella representanten bör söka hjälp hos distriktsledarna och då särskilt hos de biträdande guvernörerna, för att hjälpa klubbarna att implementera och granska sina metoder alltefter behov under året. Åtgärder: Bekräfta att de grundande medlemmarna enhälligt beslutat om en tid och en plats för sina veckomöten. Granska antagandet av Enhetlig grundlag för Rotaryklubbar och en uppsättning stadgar. Uppmuntra den nya klubben att sträva efter att uppnå minst 20 grundande medlemmar senast ett visst datum. Främja utvecklingen av en mångfaldig medlemsbas som återspeglar ortens sammansättning av yrkesarbetande. Granska schemaläggandet av veckomöten och utvecklingen av programmen för dessa möten tillsammans med sponsorklubben och de grundande medlemmarna (se bilaga 4 för exempel på agenda för veckomöten). Övervaka valet av provisoriska klubbämbetsmän och en styrelse. Försäkra dig om att den tillförordnade skattmästaren samlar in medlemsavgifter etc. från de potentiella medlemmarna. Led det första styrelsemötet och se till att kommittéer bildas. Förklara syftet med klubbsamrådet för de grundande medlemmarna och hjälp klubben sammankalla det första klubbsamrådet. Handled den nya klubben i samarbete med sponsorklubben när det gäller hur man håller framgångsrika kommittémöten. Bjud in den nya klubbens kommittéer att delta i sponsorklubbens kommittéers möten, så att de får inblick i hur en erfaren Rotarykommitté arbetar. Få den nya klubben att förstå den flexibilitet som den har när det gäller sin verksamhet och att överväga att använda de bästa metoder som förklaras i Vägledning för en aktiv och framgångsrik klubb: Ledarskapsplan för er klubb. Hjälp den nya klubben att fylla i Ansökan om att bilda en ny klubb i god tid och vidarebefordra startavgiften till distriktsguvernören. Försäkra dig om att den nya klubben har uppfyllt alla eventuella lokala regeringskrav. 14 Så bildas en ny klubb

19 Samarbetet med den provisoriska klubben Effective Public Relations: A Guide for Clubs (257) är en utmärkt resurs för provisionella klubbar som behöver idéer för hur de kan göra PR för sina aktiviteter på sin ort. Samhällstjänst/ Verktyg för en utvärdering av samhället (605-SV) innehåller förslag till klubbar om hur de kan utveckla effektiva serviceprojekt. Klubbar som är engagerade i mångfaldiga, välorganiserade serviceprojekt är attraktiva för potentiella medlemmar. Den speciella representanten och sponsorklubben bör meddela den provisionella klubben om vilka RI-resurser som finns till förfogande. När en klubb är redo att börja ha möten varje vecka och har utsett ämbetsmän kan distriktsguvernören bevilja klubben provisorisk klubb-status. Klubben kommer att förbli provisorisk tills den får sitt medlemsbevis från RI. Det går bra att gottgöra frånvaro vid klubbmöten i en klubb som har provisorisk klubb-status. Sponsorklubben fortsätter att handleda den provisoriska klubben under detta viktiga skede av den nya klubbens utveckling. Som speciell representant bör du övervaka denna handledning och hålla regelbunden kontakt med sponsorklubben (om inte denna är din egen klubb). Du bör också ha bra kontakt med den provisoriska klubben och försäkra dig om att deras behov av handledning uppfylls. Områden där handledning kan tänkas behövas under denna tid är t.ex.: Utveckla en webbplats för klubben Arbeta på en plan för klubbens kommunikation, vilket inkluderar ett nyhetsbrev för klubben. Uppmuntra redaktören för sponsorklubbens nyhetsbrev att träffa den provisoriska klubbens framtida redaktör för att ge denna idéer om hur man gör nyhetsbrevet, ämnen som kan tas upp, samt resurser som finns att få genom distriktet och RI. E-nyhetsbrev rekommenderas starkt då dessa är ekonomiska och enkla att distribuera. Fortsatt medlemsutveckling och utbildning av potentiella medlemmar. Förslag till agenda för åtminstone de första åtta veckomötena Åtgärder: Uppmuntra den provisoriska klubben att utveckla en webbplats för klubben för att skapa medvetenhet om klubben på orten och för att locka till sig grundande medlemmar. Betona vikten av mångfald genom klassifikation. Klubbmedlemmar med varierande yrkesexpertis hjälper till att utveckla en väl avrundad klubb. Om klubben inte har tillräckligt många medlemmar för att kunna fylla i pappren för att antas som medlem i RI kan du föreslå att anordna ett utbildningsprogram för potentiella medlemmar under en vardagskväll. Hjälp till att göra reklam för evenemanget och uppmuntra sponsorklubbens medlemmar och den nya klubbens medlemmar att aktivt bjuda in samhällsmedlemmar att delta. För programförslag, se Så informeras nya medlemmar Vägledning för klubbar (414-SV). Rådgör med distriktsguvernören om statusen för Ansökan om att bilda en ny klubb så att den föreslagna tidsplanen kan uppdateras och justeras om nödvändigt. Hjälp den provisoriska klubben att fylla i alla papper och uppmuntra klubben att skicka in dessa till distriktsguvernören när de är klara. Påminn klubben om att samla in startavgiften från nya medlemmar. Kontakta distriktsguvernören för att rapportera om status för den nya klubbens utveckling. Organisera överlämnandet av medlemsbeviset Se RI Visual Identity Guide (547) för riktlinjer gällande användning av Rotarys emblem. När den provisoriska klubbens medlemsansökan godkänts av RI:s styrelse blir klubben medlem i Rotary International och distriktsguvernören underrättas. Den speciella representanten bör rådgöra med distriktsguvernören om programförberedelser för överlämnandet av medlemsbeviset så fort Ansökan om att bilda en ny klubb har lämnats in. Något datum bör dock inte bestämmas förrän guvernören har underrättats om att ansökan har godkänts. Med den speciella representantens hjälp planerar och arrangerar den nya klubbens ämbetsmän evenemanget för överlämnande av medlemsbeviset. Se kapitel 5 för fullständiga detaljer. Ett exempel på en checklista för mötet för överlämnande av medlemsbeviset i RI och ett exempel på pressmeddelande är också inkluderade i bilaga 4 och 5. Dessa exempel kan anpassas efter behov. Så bildas en ny klubb 15

20 Använd exempel på en checklista för mötet för överlämnande av medlemsbeviset i RI (sid. 49) och exempel på pressmeddelande (sid. 51) när du arbetar med den nya klubbens ämbetsmän för att organisera och publicera evenemanget för överlämnandet av medlemsbeviset. Dela ut exemplar av Så föreslår du en ny medlem (254-SV) under något av de första mötena med den nya klubben. Påminn den nya klubben om att de måste fortsätta leta efter nya medlemmar. Dela ut exemplar av Snabbfakta om Rotary Foundation (219-SV) under ett klubbmöte. Nya klubbar bör beakta de många möjligheter som finns att engagera sig i Rotary Foundations program. Beställ gratisexemplar på shop.rotary.org. Åtgärder: När klubbens ansökan har godkänts officiellt bör du tillsammans med den nya klubben, sponsorklubben och distriktsguvernören välja ut ett datum för mötet för överlämnandet av medlemsbeviset. Räkna med att det tar minst fyra veckor från och med att Ansökan om att bilda en ny klubb skickats in till RI tills att denna har behandlats. Bestäm inte något datum för mötet för överlämnandet av medlemsbeviset förrän distriktsguvernören meddelar dig om att ansökan har godkänts. Fråga ämbetsmännen i den nya klubben vad de behöver hjälper med när det gäller planeringen av det formella evenemanget. Be medlemmar i sponsorklubben hjälpa den nya klubben med förberedelserna. Skapa medvetenhet bland allmänheten om den nya klubben genom att kontakta lokala media och skicka ut ett pressmeddelande. Ett exempel på pressmeddelande inkluderas i bilaga 6. Håll distriktsguvernören underrättad om status för evenemanget. Stödja nya Rotaryklubbar Den speciella representantens uppgifter fortlöper tills presidenten, sekreteraren och ordförandena i de huvudsakliga kommittéerna i den nya klubben är helt och hållet införstådda med vad deras uppgifter innebär. Den speciella representanten förväntas regelbundet följa upp utvecklingen i den nya klubben under det första året och den tillträdande distriktsguvernören bör förnya representantens uppdrag om så behövs. Sponsorklubbens uppgifter fortskrider i minst ett år efter att klubben grundats. Det är dock rekommendabelt att sponsorklubben fortsätter handleda den nya klubben under de första avgörande åren. Den speciella representanten bör också fortsätta sin relation med den nya klubben och sponsorklubben under flera år. Den speciella representanten och/eller sponsorklubben kan bidra till den nya klubbens framgång genom att hjälpa de nya rotarianerna att få grundläggande kunskaper om Rotary genom att delta i veckomöten uppmuntra andra klubbar i distriktet, distriktskommittémedlemmar och RRIMC att hjälpa till med utbildningen av nya medlemmar uppmuntra klubbmedlemmarna att delta i distriktskonferensen och RI Convention ge klubben råd om vilka medlemmar som bör delta i distriktets utbildningsmöten stå till tjänst med vägledning när klubben börjar planera för sitt första serviceprojekt utbilda klubbmedlemmarna om Rotary Foundation hjälpa den nya klubben att planera dess program under det första året planera gemensamma insamlingsaktiviteter för sponsorklubben och den nya klubben uppmuntra sponsorklubbens medlemmar att gå på den nya klubbens ordinarie möten uppmuntra den nya klubbens medlemmar att gottgöra frånvaro i en klubb i närheten (använd verktyget Sök klubb på för att ta reda på mötestider). 16 Så bildas en ny klubb