Objektsregister - EN2010

Transkript

1 Objektsregister - EN2010 Användarhandledning Användarhandledning för försäkringsgivare (FG), försäkringstagare (FT) och uppdragstagare (UT) som använder objektsregister EN2010 för att administrera EN-Besiktning, EN-Systemkontroll och Periodisk kontroll. Klicka/vänd för att gå vidare Handledning EN2010 Ver,

2 HANDLEDNING - EN2010 Introduktion Elektriska Nämnden bevakar på försäkringsbolagens uppdrag att vissa försäkrade objekt regelbundet kontrolleras med avseende på bland annat elsäkerhet. Försäkringstagaren kan också välja att frivilligt låta kontrollera sin elinstallation enligt Elektriska Nämndens rutiner. Oavsett anledning administreras kontrollen genom Elektriska Nämndens administrationsverktyg EN2010 som är ett webbaserat verktyg. Du behöver därför en dator med internetuppkoppling och en webbläsare för att hantera dina ärenden. Systemet är testat tillsammans med Microsoft Internet Explorer som finns på de flesta datorer med Windows. Du som försäkringstagare ska välja en uppdragstagare i EN2010 inför kontrollen, uppdragstagaren ska vara en av Elektriska Nämnden auktoriserad besiktningsingenjör eller en av försäkringsgivaren anvisad uppdragstagare. Alla valbara uppdragstagare finns med i EN2010. Processöversikt I flödesschemat redovisas de olika stegen i kontrollprocessen. Blått steg utförs av alla användare, vita processteg utförs av försäkringsgivare (försäkringsbolagen), gröna rutor av försäkringstagaren (FT) och gula av uppdragstagaren (UT). Respektive steg är förklarade i den efterföljande handledningen. Steg 2 Steg 3 Steg 4 Logga in i EN2010 Försäkringsbolag Steg 1 Steg 5 Försäkringstagare Registrera objekt (FG) Bekräfta avisering (FT) Söka objekt (FG) Steg 6 Steg 10 Välj uppdragstagare (FT) Hantera objekt (FG) Intyga åtgärder (FT) Tips! Du kan klicka på rutorna för att komma till rätt avsnitt! Pilen tar dig tillbaka hit Steg 7 Steg 8 Steg 9 Uppdragstagare Bekräfta uppdrag (UT) Bekräfta kontroll utförd (UT) Utfärda protokoll (UT) Sida 2 (19)

3 Steg 1 - Logga in (försäkringsgivare, försäkringstagare, uppdragstagare) Börja med att gå in på Elektriska Nämndens webbplats. Internetadressen finner du i det brev du fått av Elektriska Nämnden. Om du har fått inloggningsuppgifter: Ange dina inloggningsuppgifter och klicka på "Logga in för att komma in i systemet. Om du inte tidigare har använt EN2010 måste du skapa användarnamn och lösenord. Det gör du genom att klicka på den röda texten Skapa inloggningskonto för försäkringstagare. (Se nedan) Användarnamnet ska vara din e-postadress. Om du representerar flera organisationer med olika organisationsnummer har du fått flera inloggningsuppgifter. Detta steg ska du bara göra om du inte tidigare har fått inloggningsuppgifter till EN2010. Använd en fungerande e-postadress som användarnamn. Ange ett säkert lösenord, tänk på att använda tillräckligt många tecken. (Du måste ange ditt lösenord exakt likadant i de båda lösenordsfälten för att säkerställa att du inte av misstag skrivit fel.) Tryck därefter på knappen Skapa konto. Du har nu skapat ett användarkonto i EN2010. Sida 3 (19) forts

4 Hitta rätt i EN2010 (försäkringsgivare, försäkringstagare, uppdragstagare) Efter inloggning kan du välja aktivitet på den svarta menyraden. (Menyraden varierar något beroende på vem som är inloggad) Under menyalternativet Mina ärenden hittar du de objekt där systemet väntar på svar från dig, det kan till exempel vara att du ska bekräfta att du fått avisering om att utföra kontroll eller att intyga att alla brister som noterades vid kontroll nu är åtgärdade. Under sökning i menyn kan du leta efter andra objekt som du är kopplad till, det kan finnas flera om du till exempel har flera byggnader/verksamheter på olika platser som är besiktningspliktiga enligt ditt försäkringsvillkor. Bibliotek på menyraden tar dig till ett urval av informationsmaterial från Elektriska Nämnden. Under mina inställningar kan du bland annat byta lösenord och välja vilken sida du vill starta på efter inloggning, du kan också bjuda in medarbetare till systemet. Sida 4 (19)

5 Steg 2 - Registrera ett nytt objekt i EN2010 (Endast försäkringsbolag) Försäkringsgivaren kan registrera nya objekt i EN2010. Efter inloggning, klicka på Registrera objekt i menyraden. Här anges objektsuppgifterna, en korrekt belägenhetsadress underlättar för uppdragstagaren som ska utföra kontrollen. Organisationsnummer hämtas ur databasen genom att skriva ett antal av siffrorna i organisationsnumret, listan filtreras efterhand som du skriver. Om det är en ny försäkringstagare som inte registrerats i EN2010 sedan tidigare hittas inte organisationsnumret, registrera då ett nytt genom att klicka på det gröna plustecknet. I rutan som öppnas anger du organisationsnummer och försäkringstagarens namn. Vid registrering av objektet måste du ange vilken uppdragskategori objektet tillhör. Mata in alla objektsuppgifter och välj därefter kategori och besiktningstyp. Ange också besiktningsintervall och första besiktningsmånad. Kategorierna framgår av EN:s anvisning F200. Ange vilken typ av besiktning som ska utföras, för pliktiga objekt normalt EN-Besiktning. EN-Systemkontroll används då försäkringstagarens godkänts för Systemkontroll med egen personal och fastlagda rutiner för periodisk kontroll. Periodisk kontroll används för objekt som registreras på frivillig basis på försäkringstagarens begäran. Klicka slutligen på spara när samtliga uppgifter är ifyllda. Import av ett eller flera objekt från excel: Fyll i excelmallen som kan laddas ner i fältet som öppnas när du klickar importera. Tryck sedan på knappen märkt >> bredvid textfältet och peka på filen, därefter Importera. Sida 5 (19)

6 Steg 3 - Söka objekt i EN2010 (försäkringsgivare, försäkringstagare och uppdragstagare) EN2010 ger möjlighet att söka och hantera objekt. Klicka först på Sökning i menyraden. Söksidans utseende påverkas av vem som är inloggad. Sökalternativen varierar beroende på vem som är inloggad. En uppdragstagare kan söka Lediga uppdrag som en försäkringstagare valt att publicera. Sökalternativen på bilden gäller endast försäkringsbolag. Sök på valfritt antal fält för att successivt minska urvalet. Kryssrutan Egna objekt begränsar urvalet till objekt som du idag försäkrar. Avanmäld ger dig möjlighet att hämta upp ett objekt som avanmälts från besiktningsplikt utan att behöva mata in alla uppgifter igen, avanmälda objekt sparas under en begränsad tid i EN2010. Sida 6 (19)

7 Steg 4 - Hantera objekt i EN2010 (Endast försäkringsgivare) När du funnit det objekt du söker klickar du på objektsnamnet i listan av sökresultat för att öppna objektsbilden. Observera att sökresultaten kan vara fördelade på flera sidor, längst ned till vänster i listan kan du då bläddra framåt och bakåt, 25 resultat i taget. Om du som försäkringsgivare ska ta över ett objekt från en annan försäkringsgivare använder du knappen Överta objekt för att kunna hantera objektet. Klicka på dokument för att ta del av befintliga protokoll etc. Obs! Du kan inte redigera några objektsdata utan att först ta över objektet. När du tagit över objektet kan du ändra och även radera objektet ur systemet med knappen Ta bort objekt. Eventuella ändringar sparas med knappen Spara. Sida 7 (19) forts

8 Steg 4 - Hantera objekt i EN2010 (försäkringsgivare) (forts från föregående sida) Under menyalternativet Ärenden kan du som försäkringsgivare se status på anläggningar som kräver åtgärd av dig. I exemplet på bilden ovan är det en rad objekt där försäkringstagaren inte har bekräftat aviseringen. Genom att klicka på respektive objekts uppdragskod kan du i objektsbilden välja att skicka ut aviseringen igen alternativt avanmäla objektet. Sida 8 (19)

9 Steg 5 - Bekräfta en avisering (försäkringstagare) Om du har fått en avisering måste du via webbsystemet EN2010 bekräfta att aviseringen har tagits emot. Om du klickar på länken direkt i en e-postavisering och inte redan är inloggad ber systemet dig att logga in. Därefter kommer du direkt till sidan för att bekräfta avisering. (Se nedan) Om du har fått aviseringen som vanlig post måste uppdraget kopplas manuellt genom att klicka på "koppla uppdrag". Därefter skriver du in uppdragskoden exakt som i aviseringen i textfältet och klicka på spara, objektet finns nu under "mina ärenden". Du ska nu besvara aviseringen genom att ange om objektet kan besiktas, tänkbara orsaker för att inte besikta kan vara att verksamheten är nedlagd, flyttad eller har gått i konkurs. Svarar du nej ska du också kryssa för ett av de skäl som visas på skärmen. Om objektet kan besiktas svarar du ja. Du kan också ange ett eget uppdragsnamn, det kan exempelvis vara elbesiktningen eller annat namn som används internt i din organisation, uppgiften är frivillig. Du kan även ange en annan benämning på objektet (exempelvis blå fabriken ). Vissa fält i bilden är låsta och kan inte ändras av försäkringstagaren. Under rubriken datum ser du inom vilken tidsperiod som objektet ska kontrolleras. Där visas även när alla eventuella brister ska vara åtgärdade samt när objektet aviseras nästa gång. (BPF = BesiktningsPeriodens Första Dag, BPS = BesiktningsPeriodens Sista dag, ÅPS = ÅtgärdsPeriodens Sista dag) Vill du spara utan att skicka in svaret kan du klicka på spara och återvända senare, när du är redo att skicka ditt svar klickar du på knappen bekräfta. Du hittar sidan under menyn mina ärenden så länge du inte klickat på knappen bekräfta. Sida 9 (19)

10 Steg 6 - Välj uppdragstagare (försäkringstagare) Kontrollen av din elanläggning ska utföras av en valfri uppdragstagare som är en auktoriserad besiktningsingenjör eller en av försäkringsgivaren anvisad uppdragstagare. Du som försäkringstagare ska utse en uppdragstagare från listan i EN2010. Du kan låta olika uppdragstagare utföra uppdraget varje gång om du så önskar. Observera att Elektriska Nämnden inte är part i det avtal som sluts mellan dig och den uppdragstagare som utses. Under Sök och välj uppdragstagare kan du söka uppdragstagare på namn, län, ort och företag mm. I takt med att du skriver in sökord filtreras urvalet baserat på vad du skriver. I fältet under listan med uppdragstagare kan du skriva in ett meddelande till den valda uppdragstagaren, exempelvis Ring mig så att vi kan boka en tid. Här redovisas också namnet på den uppdragstagaren som nu är registrerad på objektet och/eller utförde det senaste uppdraget. Väljer du att kryssa i rutan Publicera och klicka på knappen Spara kommer alla uppdragstagare att kunna se ditt objekt i systemet och istället kontakta dig för ett affärsförslag. Syftet med denna funktion är att du som försäkringstagare enkelt ska få kontakt med en eller flera uppdragstagare. Tänk på att gå in i EN2010 så snabbt som möjligt när du avtalat om kontroll med en uppdragstagare och bekräfta ditt val för att undvika att du blir kontaktad av ytterligare uppdragstagare. Du måste också ange vem som är kontaktperson i din organisation så att uppdragstagaren kan få kontakt. När du valt en uppdragstagare klickar du på Bekräfta. Den uppdragstagare som du valt får nu en förfrågan via EN2010 som ska besvaras. Uppdragstagaren väljer att acceptera eller tacka nej till uppdraget. Observera att du alltid måste välja uppdragstagaren via systemet, ett telefonsamtal räcker inte! Uppdragstagaren som accepterat uppdraget utför kontrollen och upprättar protokoll. Sida 10 (19)

11 Steg 7 - Bekräfta Uppdrag (uppdragstagaren) Den uppdragstagare som utsetts av försäkringstagaren måste bekräfta uppdraget i EN2010, detta kan utföras tidigast när försäkringstagaren valt uppdragstagare i systemet. Uppdragstagaren får förfrågan via e-post, men kan också se alla förfrågningar direkt under mina ärenden. Genom att klicka på respektive uppdrag eller direkt på länken i den PDF-fil som innehåller förfrågan kommer uppdragstagaren till sidan Bekräfta uppdrag. (Inloggning krävs för att sidan ska visas) Noteringar i fältet Egna noteringar kan användas för att skicka meddelande till försäkringstagaren, exempelvis Jag har tyvärr inte tid. Uppdragstagaren utför nu kontrollen och ska därefter bekräfta att kontrollen är genomförd. Detta ska ske senast vid besiktningsperiodens sista dag (BPS). Uppdragstagaren kan också välja att tacka nej genom att markera rutan nej under bekräfta uppdrag. De ev. noteringar som skrivs in i textfältet egna noteringar kommer att meddelas till försäkringstagaren tillsammans med besked att utse en annan uppdragstagare. Kontrollen kan påbörjas så snart uppdragstagaren bekräftat uppdraget. Sida 11 (19)

12 Steg 8 - Bekräfta kontroll genomförd (uppdragstagaren) När uppdragstagaren är färdig med sin kontroll ska detta bekräftats. Anledningen till detta är att systemet inte ska skicka ut påminnelser då uppdragstagaren har ytterligare en månad på sig att utfärda protokoll även om besiktningsperioden är slut. När kontrollen är genomförd bekräftar uppdragstagaren detta genom att leta fram objektet under mina ärenden och klickar på uppdragskoden. Därefter anges om det finns några anmärkningar, första och sista dag för besiktning samt antalet uppdragstimmar. Om någon del av objektet inte har omfattats av kontrollen kan det anges i textrutan. När all information är inmatad klickar du på Bekräfta. Vill du återvända senare och komplettera uppgifterna klickar du istället på Spara Om det fanns anmärkningar kommer du nu att lotsas vidare till sidan för inmatning av protokoll, i annat fall är uppdraget avslutat och intyg utfärdas automatiskt av EN2010. Sida 12 (19)

13 Steg 9 - Utfärda Protokoll (uppdragstagaren) Om det finns fel och brister vid kontroll av objektet matas anmärkningarna in i objektsregistret. Anmärkningarna kan också noteras i en excelfil som importeras in i systemet (alternativ 2 nedan). Alternativ 1 - Webbformuläret Anmärkningar och brister matas in i webbformuläret, formateringsmöjligheterna är begränsade. När ett nytt protokoll påbörjas är utgångspunkten enligt bilden nedan: Knapparna har följande funktioner: Ny rubrik - Skapar ny rubrikrad Ny anmärkning - Skapar ny anmärkning Rensa alla anmärkningar - Raderar samtliga anmärkningar, används primärt vid excelimport. Spara - Sparar protokollet utan att skicka vilket innebär att du kan fortsätta redigera senare Bekräfta - Bekräfta att protokollet nu är färdigt att skicka till försäkringstagaren Sök - Fritextsök bland dina anmärkningar För varje anmärkning måste kategori och anmärkningstext anges. Du kan också välja att infoga en av de standaranmärkningar som definierats och som återfinns i systmet. Fältet bilaga används för att skapa en bilaga med anmärkningar enligt samma princip som i EN-Webb. Placering används för att ange var anmärkningen är belägen i byggnaden. När en anmärkning lagts till protokollet kan du flytta den genom att klicka på saxen till höger på respektive anmärkning. Klicka därefter på knappen klistra in ovanför på den anmärkningsrad som du vill infoga den urklippta anmärkningen framför. Du kan bara flytta en anmärkning i taget. Steg 9 - Utfärda Protokoll (uppdragstagaren) Sida 13 (19) forts

14 (forts från föregående sida) Alternativ 2 - Importera excelfil I EN2010 importeras hela excelfilen på en gång. Tänk på att filformatet måste vara av typ excel arbetsbok version (.xls). Filer skapade i MS Office 2007 eller 2010 av filtypen.xlsx fungerar inte, du måste först spara om dessa filer till det äldre formatet. Klicka på importera Klicka på pilknappen, leta därefter upp excelfilen på din dator i dialogrutan. Klicka slutligen på importera. Anmärkningarna kan nu finjusteras i webbformuläret om så önskas, tänk på att alla ändringar du gör i webbformuläret förloras om du väljer att läsa in excelfilen igen, det kan därför vara lämpligt att istället göra ev. justeringar i excelfilen och läsa in den igen. De olika knapparna i webbformuläret beskrivs under alternativ 1 ovan. Sida 14 (19)

15 Steg 10 - Intyga anmärkningar åtgärdade (försäkringstagaren) Försäkringstagaren får protokollet som en PDF-fil via e-post med automatik så snart uppdragstagaren skrivit in protokollet i EN2010. Protokollet levereras som PDF-fil och innehåller en länk för att intyga att anmärkningarna är åtgärdade. Du kan be elinstallatören som åtgärdat anmärkningarna att intyga detta genom att skriva på protokollet på avsedd plats, arkivera sedan protokollet. Det påskrivna protokollet ska inte som tidigare skickas till uppdragstagaren. När du som försäkringstagare är säker på att samtliga anmärkningar är åtgärdade klickar du på länken och loggar in i EN2010, alternativt loggar in och letar reda på objektet under mina ärenden. Börja med att klicka i kryssrutorna om någon av dessa stämmer in på ditt objekt. Om försäkringstagaren har behörig elinstallatör anställd ska den första rutan kryssas i, om kontroller enligt elsäkerhetsverkets föreskrifter utförs utöver EN-besiktning ska den andra rutan kryssas. Om ingen av rutorna stämmer för ditt objekt lämnar du båda rutorna tomma. Därefter rullar du ner på sidan och kryssar successivt för alla anmärkningar som är åtgärdade, alternativt använder knappen intyga alla för att markera alla anmärkningar på en gång. Vill du fortsätta senare väljer du knappen Spara, är alla anmärkningar intygade väljer du istället knappen Bekräfta för att registrera att alla anmärkningar nu är rättade. På nästa sida finns en bild på detta moment. När alla anmärkningar har intygats får försäkringstagaren ett EN-Intyg via e-post som visar att kontrollen är slutförd och eventuella brister är åtgärdade. Sida 15 (19) forts

16 Knappen Intyga alla kryssar för alla anmärkningar på en gång Använd kryssrutan för att intyga att anmärkningen är rättad. Sida 16 (19) forts

17 Vad gör jag som försäkringstagare om jag inte hinner åtgärda alla anmärkningar i tid? (försäkringstagaren) Av olika anledningar kan anmärkningar kräva längre tid för åtgärd än vad åtgärdsperioden medger. Avgörande för om du kan få förlängd åtgärdsperiod är anmärkningens kategori. Kategorin beslutas av uppdragstagaren/ besiktningsingenjören som bedömer allvarlighetsgraden i bristerna. Anmärkningarnas kategori och om du kan få uppskov framgår av EN-Protokollet. För att ansöka om förlängd åtgärdsperiod måste du söka upp objektet. Klicka på sökning i menyraden Klicka sedan på Uppdrag Sök fram objektet, exempelvis genom att markera rutan Ej intygade rättade anmärkningar Klicka på objektets uppdragskod för att öppna objektsbilden. Sida 17 (19) forts

18 Ansöka om förlängd åtgärdsperiod (försäkringstagaren) (fortsättning från föregående sida) Objektsbilden öppnas när du klickat på uppdragskoden. Klicka på Ansök om förlängd åtgärdsperiod Sida 18 (19) forts

19 Ansöka om förlängd åtgärdsperiod (försäkringstagaren) (fortsättning från föregående sida) Börja med att ange skäl till ansökan om förlängning i textrutan. Ange hur länge du vill förlänga åtgärdsperioden inom gällande besiktningsintervall. Fyll i kontaktperson och telefonnummer Klicka slutligen på Ansök Efter behandling kommer beslut att meddelas via e-post. Sida 19 (19)