FormPipe Kvalitetsledning

Transkript

1 Ökad Kostnadseffektivitet - Kundnöjdhet - Lönsamhet - Kontroll - Kvalitet FormPipe Kvalitetsledning Komplett IT-stöd för Kvalitetsledning

2 FormPipe Kvalitetsledning Ett komplett, integrerat IT-stöd för verksamhetens dokument, processer, rutiner och avvikelser. Följer dokumentationskrav som säkrar att rätt information finns på rätt ställe. Kvalitetssäkrar processer med fullständig spårbarhet och säkerhet i alla led. I enlighet med föreskrifter, regelverk och Socialstyrelsens allmäna råd för dokumentation och ledningssystem för kvalitet. Stöd för ISO-certifiering av standardserien ISO:9001 samt SWEDAC ackreditering. Regulatoriska krav Stöder rådande lagar och föreskrifter samt Socialstyrelsens allmänna råd för kvalitetsledningssystem (SoL). Skapar förutsättningar för ackreditering samt certifiering enligt standardserien ISO:9001. FormPipe Kvalitetsledning överensstämmer därutöver med gällande GMP regleringar för läkemedelstillverkning som tagits fram av tillsynsmyndigheter. Användningen av elektroniska dokument och elektroniska signaturer sker i enlighet med FDA 21 CFR Part 11 och EU Annex 11. Kontroll Ger en strukturerad hantering av kvalitetsdokumentation, styrdokument och processer med full spårbarhet. Innehåller kraftfulla verktyg för att utföra verksamhetens alla kvalitetsärenden, samt hantera och hämta dokument och register. Inkluderar även rutin och ad hoc-rapporteringsverktyg för att mäta processer och för att kunna bedriva ett systematiskt kvalitets- och förbättringsarbete. Flexibilitet Flexibilitet Är ett skalbart system med möjlighet att växa med verksamhetens behov. Form- Pipe Kvalitetsledning är konfigurerad att kunna tillgodose verksamhetsspecifika behov inom kommuner, landsting, myndigheter, läkemedelsbolag, tillverkningsbolag mfl. Beroende på verksamhet erbjuds färdiga moduler för tex. avancerad dokumentstyrning, diariehantering, avvikelsehantering, utbildning mm. Med denna standardfunktionalitet följer fullt uppgraderingsbara tillämpningar för specifika behov. Effektivitet Dokument, händelser och ärenden kombineras med automatiserade processer för att skapa optimalt effektiva arbetsflöden. Systematiska rutiner för uppgifter, utbildning och uppföljningar minimerar fel och ökar effektiviteten som står till grund för god tillgänglighet, kompetens, samverkan och inte minst ökad kundnöjdhet och lönsamhet. Användarvänlighet Ett enkelt grafiskt gränssnitt med intuitiva verktyg för konfiguration gör IT-stödet mycket enkelt att använda och garanterar användarens delaktighet och engagemang. Detta skapar en förutsättning för ett ständigt förbättringsarbete och certifiering enligt ISO Kostnadseffektivitet Tydliga rutiner och samlad dokumentation sparar tid för personal och resulterar i minskade administrationskostnader. Med minimerad risk för fel ökar verksamhetens kvalitet och främjar kostnadseffektivitet.

3 Varför ett Kvalitetsledningssystem? Varje organisation strävar efter att bli mer effektiva i sitt sätt att arbeta, vare sig det gäller att öka sin marknadsandel, pressa ned kostnaderna, hantera riskerna mer effektivt eller öka kundtillfredställelsen. Gemensamt är syftet att nå en hållbar framgång och lönsamhet. Detta är en komplex och krävande utmaning för verksamheter i en ständigt föränderlig miljö. Ett ledningssystem för kvalitet ger det ramverk som behövs för att övervaka och förbättra prestanda, oavsett om organisationen är verksam inom det privata näringslivet eller inom den offentliga sektorn. Kvalitetsfrågor regleras i flera lagar och föreskrifter. Inom offentlig sektor ställer Socialstyrelsen krav på kvalitet i kommunernas socialtjänst, vård och omsorg. Man refererar i Socialstyrelsens föreskrifter till ISO:9001 som en standardserie som kan tillämpas för att uppfylla delar av kraven. Dokumenterade rutiner, identifierade processer, struktur, tydligt ansvar och uppföljning är föreskriftens krav, vilka även utgör grundförutsättningarna för ackreditering och certifiering. Dessa krav bör samtidigt ses som en samling goda råd för att uppnå en lönsam och konkurrenskraftig organisation, oavsett verksamhetsormråde och bransch. FormPipe Software är sedan 10 år verksamma inom branscher med tuffa kvalitetskrav och har en gedigen erfarenhet av såväl privat som offentlig sektor. Inom den offentliga sektorn berörs alla verksamheter av någon form av kvalitetsledning, inte minst inom socialförvaltning, vård och omsorg. Merparten av Sveriges landsting, hundratalet kommuner och lika många myndigheter använder idag FormPipes produkter för kvalitet, ordning och reda. Inom det privata näringslivet har FormPipe bred kunskap och kunder från bl.a. den bransch som står på toppen av kvalitetsledningskedjan, nämligen Life Science- och läkemedelsindustrin. Dessa är hårt styrda av olika tillsynsorgan, regelverk och standarder (tex. FDA, EMA, GMP, ISO mm). Oavsett verksamhet kan FormPipe Software erbjuda ett av marknadens mest kompletta IT-stöd för kvalitetsledning. Med FormPipe Kvalitetsledning kan verksamheten uppnå fullständig ordning och reda på styrande dokument, diarie, ärenden, rutiner och avvikelser. Detta är en förutsättning för ett strukturerat arbetssätt som syftar till att leda verksamheten mot en gynnsam och lönsam framgång. Lönsamhet och patientsäkerthet genom ordning och reda Anders Tollmar, Landstinget Gävleborg FormPipe Kvalitetsledning skapar ordning och reda Förebygga risker och misstag FormPipe Kvalitetsledning utgör en grundsten för ett systematiskt kvalitets- och förbättringsarbete. Ärenden, rutiner och metoder för åtgärder ska i de allra flesta verksamheter dokumenteras och på olika sätt informeras till medarbetare. Med hjälp av FormPipe Kvalitetsledning kan varje åtgärd identifieras och spåras i dokumentationen. Med en automatiserad arbetsprocess säkerställs att rätt personer tar del och involveras vid rätt tidpunkt. Detta säkerställer på så vis kvaliteten och inte minst effektiviserar förändringsarbetet och beslutsfattandet. Ett integrerat, webbaserat IT-stöd för Kvalitetsledning FormPipe Kvalitetsledning är en vertikal tillämpning som bygger på FormPipe Platina som plattform. FormPipe Platina är ett webbaserat IT-system för effektiv och kvalitetssäkrad hantering av information. Det levereras med färdiga moduler för t.ex. dokument-, ärendehantering, diarie, processmotor samt avancerade rapporteringsverktyg. Med FormPipe Platina som plattform implementerar FormPipe Kvalitetsledning de ärendetyper, rutiner och arbetsflöden som är specifika för verksamheten. Med FormPipe Kvalitetsledning som IT-stöd kvalitetssäkras de processer och rutiner som bidrar till kundtillfredställelse och lönsamhet.

4 FormPipe Kvalitetsledning Ett komplett IT-stöd för: Dokumenthantering Applikationen tillhandahåller såväl enkel filhantering med versionshantering, till avancerad dokumentstyrning med erkänd revisionskontroll som hjälper till att uppfylla hårt ställda krav från ledande kvalitetsregelverk och standarder (tex. FDA, EMA, GMP, ISO). Inbyggda säkerhetskontroller styr att olika användare har korrekt behörighet och får tillgång till rätt dokument i rätt ordning i en process. Med applikationen följer även kraftfulla sökfunktioner som möjliggör enkel hämtning av rätt dokumentversioner. Ärendehantering Beroende på typ av verksamhet kan ärenden vara av många olika slag; diarieförda ärenden, avvikelseärenden, supportärenden mm. Med hjälp av FormPipe Kvalitetsledning automatiseras och effektiviseras verksamhetens ärendehantering. Applikationen är utvecklad i nära samarbete med ett flertal företag och myndigheter, speciellt framtagen att stödja olika regulatoriska krav i målet med att förbättra och effektivisera verksamheters informationshantering. Applikationen hanterar alla verksamhetens dokument och andra typer av elektronisk information som e-post och bilder, integrerat med ärendena. Funktioner för arbetsprocesser gör att ärenden och dokument automatiskt flödar till rätt person i organisationen. Processoptimering Väl definierade och implementerade processer är en viktig del av ett levande kvalitetsarbete. Med FormPipe Kvalitetsledning följer en kraftfull processmotor för automatisering och effektivisering av verksamhetens processer. Oavsett om det gäller ärenden, dokument, avvikelser eller förbättringsarbete kan dessa kopplas till visualiserade och integrerade processer. Intuitiva, användarvänliga verktyg gör det enkelt att skapa professionella processvyer som sedan kan användas för att automatisera verksamheten i olika nivåer. Avvikelsehantering Rapportering av negativa händelser och tillbud är en skyldighet inom t.ex. vård & omsorg, labb och läkemedelsbolag, och utgör därför en av grunderna för god kvalitet och patientsäkerhet. Med FormPipe Kvalitetsledning skapas ett systematiskt sätt att följa upp och åtgärda avvikelser i olika processer, med rutiner för t.ex. Lex Maria anmälningar och andra typer av utredningar. Anpassade avvikelserapporter och åtgärdsrapporter levereras till rätt område inom organisationen via automatiserade processer - hela vägen från identifiering till utvärdering och fastställande. Tack vare FormPipe Platina har antalet fel minimerats och processer effektiviserats avsevärt. Tele2

5 Landstinget Gävleborg Uppnår kvalitet med FormPipe Kvalitetshantering Laboratoriemedicin inom Landstinget Gävleborg bedriver verksamhet vid sex laboratorieenheter. För att garantera kvalitet och säkerhet i verksamheten finns cirka styrande dokument och cirka 500 redovisande dokument i ett ledningssystem. Det kan handla om allt från rutiner, arbetsplatsbeskrivningar eller beskrivningar för utrustning, till redovisande dokument som krävs för ackreditering från SWEDAC. Det är av yttersta vikt att dessa alltid är uppdaterade med giltiga versioner. Ledningssystemet bestod tidigare av pappersdokument och pärmsystem vilket skapade en tungrodd process. Med ca 200 medarbetare på sex olika orter var det svårt att garantera att dokumenten var uppdaterade, med risk för kvalitetsbrister som följd. Det tog lång tid att uppdatera nya instruktioner och pappersförbrukningen var hög. Det förekom ibland även fel i dokumenten vilket gjorde att det tog längre tid än nödvändligt att få fram relevant information och därmed kunde kvaliteten i verksamheten riskeras. Medarbetarna inom Laboratoriemedicin är väldigt nöjda med den direkta tillgången till giltiga dokument som blivit möjlig genom införandet av FormPipe Platina, säger Anders Tollmar, samordningsdirektör på Landsrtinget Gävleborg tillika systemägare för FormPipe Platina. Idag används Dokumenthanteringen i skarp drift i hela Laboratoriemedicin 24 timmar per dygn och i princip alla pappersdokument är borta ur verksamheten. Införs inom hela koncernen Med medarbetarnas positiva respons som grund beslutade Landstinget Gävleborg att införa FormPipe Platina som stöd för ett ledningssystem inom hela koncernen på samtliga 230 vårdenheter. De blir därmed ett av de första landstingen som lägger bort pärmar och papper för att helt och hållet förlita sig till webben. Just nu utbildas verksamhetens kvalitetssamordnare i systemets olika funktioner. Mina kollegor tycker det är väldigt spännande och stimulerande att få börja använda FormPipe Platina. Det är knappt att de vill lämna utbildningarna. Vi får nästan slänga ut dem, berättar Anders och skrattar. Vad hoppas ni uppnå med utökningen av nya ECM-systemet? Lönsamhet och patientsäkerhet genom ordning och reda. Det är jätteviktigt att alla dokument snabbt och smidigt kan uppdateras. Med detta system kan nu alla medarbetare gå in och läsa de senaste uppdateringarna inom just deras specifika område. Vidare kan man även välja ut vilka som ska kunna ta del av dokumentet samt kontrollera att dessa personer verkligen läst det. Det går även smidigare att underhålla ledningssystemet med olika roller/personer som sköter upprättandet, granskningen och fastställandet av dokumenten eftersom det meddelas automatiskt när det är dags att ta del av processen. Tack vare produktens inbyggda funktioner för dokumentstyrning har man hela tiden kontroll över versionshanteringen av dokumentet och vilka ändringar som gjorts. Behörigheter och roller administreras enkelt i FormPipe Platinas administrationsgränssnitt som är integrerat med landstingets Active Directory. Vilka vinster har ni fått med FormPipe Platina? Det viktigaste för oss är patienternas hälsa. Med FormPipe Platina kan vi systematiskt arbeta med att minska fel och brister genom snabbare tillgång till relevanta och aktuella rutiner, checklistor och andra dokument. Den stora vinsten är en bättre vård med färre fel. Målet är givetvis så få fel som möjligt, att göra rätt från början samt att på det sättet slippa onödigt lidande och kostnader för att rätta till felen i efterhand. Självklart har även administrationen effektiviserats och pappersmängderna minskat från skrivborden. Ytterligare en stor fördel är möjligheten att arbeta från distans. Med en enda källa till dokumenten har det inte heller någon betydelse var man sitter geografiskt och man har åtkomst till dokumenten dygnet runt.

6 Om FormPipe Software FormPipe Software är en ledande utvecklare av Enterprise Content Management lösningar, som hjälper organisationer att fånga, bearbeta, lagra, arkivera och tillhandahålla information på ett systematiskt och kontrollerat sätt. FormPipe Softwares flexibla och skalbara lösningar hjälper kunder att sänka kostnader, minska riskexponeringen, minska ledtider och förbättra kvalitetskontrollen. Kontakt: FormPipe Software AB Tel +46 (0) Webb: