Vägledning - för dig som söker projektmedel till insatser mot hedersrelaterat våld och förtryck

Transkript

1 Vägledning - för dig som söker projektmedel till insatser mot hedersrelaterat våld och förtryck

2 2 FÖRORD 3 1. ANSÖKAN LÄNSSTYRELSENS DIREKTIV FÖR ATT ANSÖKA OM PROJEKTMEDEL PROJEKT SOM BÖR PRIORITERAS ENLIGT AKTUELLA REGERINGSDIREKTIV ANSÖKNINGSHANDLINGAR Övergripande krav för godkänd budget Bilagor som bör medfölja ansökan 6 2. PROJEKTRAPPORTERING RIKTLINJER FÖR PROJEKTÄGARE SOM BEVILJATS PROJEKTSTÖD Kontakta Länsstyrelsen om BESLUTET OCH VILLKOR Följande bestämmelser gäller för projektägaren i enlighet med beslutet INKOMMEN RAPPORTERING AV PROJEKT SAMT EKONOMISK REDOVISNING RUTINER FÖR REKVISITION OCH UTBETALNING För utbetalningar krävs följande dokument UPPSKOV FÖR PROJEKTRAPPORTERING OCH EKONOMISK REDOVISNING SLUTREDOVISNING AV PROJEKTETS KOSTNADER Ekonomisk redovisning villkor Grundläggande krav på utgifter Exempel på ekonomisk redovisning ÅTERKRAV AV MEDEL PROJEKTÄGAREN SKA HELT ELLER DELVIS BETALA TILLBAKA BIDRAGET OM CHECKLISTA FÖR PROJEKTETS OLIKA FASER 12

3 3 Förord Länsstyrelserna har sedan 2004 haft ett uppdrag att fördela stöd till insatser för att motverka hedersrelaterat våld och förtryck. Det har resulterat i flera givande projektet som förhoppningsvis kan innebära en skillnad för individer som är utsatta för hedersrelaterat våld och förtryck. Att arbeta med projekt innebär också ett arbete med projektadministration och ekonomi. Målet är att projektägaren med hjälp av Länsstyrelsens handläggare ska kunna genomföra bra projekt som syftar till att motverka hedersrelaterat våld och förtryck. Projektet ska vara väl organiserat och utan ekonomiska oklarheter samt kunna efterlämna en slutredovisning som beskriver projektets resultat. Insatser som beviljas stöd ska ta sin utgångspunkt i FN:s konvention om avskaffande av all slags diskriminering av kvinnor och FN:s konvention om barns rättigheter. Detta dokument är en handledning för projektägare som har blivit beviljade medel eller är intresserade av att söka medel för att förebygga hedersrelaterat våld och förtryck. Dokumentet är en handledning som kan vara ett stöd för er som driver projekt 1. I detta dokument har material från Allmänna Arvsfonden och Ungdomsstyrelsen angående bidragsgivande använts. Förvaltningsavdelningens Allmänna villkor för bidrag till föreningar, stiftelser m.fl. har använts som en grund för riktlinjerna i dokumentet. 1 Handledningen är framtagen av en grupp representanter från Länsstyrelsen Östergötland, Länsstyrelsen i Norrbottens län, Länsstyrelsen i Skåne län samt Länsstyrelsen i Västra Götalands län. Dokumentet har fört på remiss till övriga Länsstyrelser och slutligen presenterats på det nationella mötet vid Integration- och jämställdhetsdepartementet den 28 oktober 2009.

4 4 1. Ansökan 1.1 Länsstyrelsens direktiv för att ansöka om projektmedel Projekt inom länet 2. Tidsbegränsade projekt på ett år som avser förebyggande arbete mot hedersrelaterat våld. Projektet måste ha ett tydligt start- och slutdatum. Projekt som drivs av en myndighet, en kommun, en organisation/stiftelse eller gemensamt av dessa. Gemensamma ansökningar från kommuner, myndigheter, organisationer m.fl. bör uppmuntras. I ansökan måste det tydligt framgå vem som är projektägare när det är flera som samverkar. Samverkan måste tydliggöras och berörda kommuners ansvar i samverkan ska konkretiseras och protokollföras av nämnden/ kommunstyrelse. Projekt som har en plan för genomförande och uppföljning som står i relation till projektets storlek. Länsstyrelsen beviljar stöd upp till hela kostnaden för projekt som söks av ideella organisationer och till högst halva kostnaden för projekt som söks av kommuner och myndigheter. Samtliga kriterier måste uppfyllas för att en ansökan ska behandlas. Medel beviljas inte till ordinarie verksamhet eller allmänna investeringar. Bidrag kan inte sökas för framtagande av en produkt som sedan ska säljas på den öppna marknaden eller till projekt som kan antas ha ett kommersiellt syfte 3. Länsstyrelsen ska ta del av och godkänna det material som framställs inom projektet innan det trycks och sprids. Bidrag kan heller inte sökas av enskilda personer, vinstdrivande företag eller politiska partier. Projektet ska normalt påbörjas inom två månader från det datum Länsstyrelsen har fattat beslut. 1.2 Projekt som bör prioriteras enligt aktuella regeringsdirektiv Utbildning för personal inom t.ex. socialtjänst, skola, polis, hälso- och sjukvård samt frivilligorganisationer (och andra berörda aktörer). 2 Vid ansökan till Länsstyrelsen Östergötland kan projekten även vara nationella och ska då omfatta minst två län. 3 Med kommersiellt syfte avses till exempel att söka bidrag för tryckkostnader för en bok som man sedan avser att sälja för att på så sätt få in pengar till organisationen. (Ungdomsstyrelsen; Vägledning till ansökan). I annat fall bör detta specifieras i beslutet från Länsstyrelsen.

5 5 Utveckling och integrering av arbetet mot hedersrelaterat våld och förtryck i aktörernas (i första hand kommuners och andra myndigheters) ordinarie verksamheter. Utveckling av samarbete mellan berörda aktörer på lokal och regional nivå. Insatser för att höja kunskapen och medvetandet om frågorna. Insatser som fångar upp ett aktivt deltagande och organiserar dem som själva riskerar att utsättas för hot och våld. Insatser som stimulerar bildandet av nätverk mellan dem som i sin verksamhet kommer i kontakt med målgruppen. Ovanstående riktlinjer gäller även för stöd till insatser där homo-, bi och transpersoner utgör målgrupp. Arbetet ska ta sin utgångspunkt i FN:s konvention om avskaffande av all slags diskriminering av kvinnor och i FN:s konvention om barnets rättigheter. 1.3 Ansökningshandlingar Varje Länsstyrelse har egna ansökningshandlingar som vanligtvis finns på Länsstyrelsens webbplats. Du är alltid välkommen att höra av dig till Länsstyrelsen om du har frågor eller vill diskutera er projektidé. Det viktiga är att det är du som projektägare som själv formulerar ansökan, handläggaren kan enbart ge stöd samt se att projektidén håller sig inom ramen för Länsstyrelsens riktlinjer och prioriteringar Övergripande krav för godkänd budget Det möjligen svåraste att bedöma, både för handläggaren och projektägaren, är en hållbar budget. Det är därför viktigt att det finns riktlinjer för vad som är en godkänd budget inom ramen för Länsstyrelsens uppdrag. Budgeten ska vara så specificerad som möjligt, exempelvis bör poster som övriga kostnader specificeras. Det ska specificeras att sociala avgifter är medräknande i löner eller arvoden, samt om internkostnader ingår. Det ska framgå om projektet finansieras av andra bidragsgivare och i så fall vilka poster som söks från Länsstyrelsen.

6 6 Kostnader för aktiviteter som tillhör projektet (t ex kost och logi, resor) ska kopplas till aktivitet. Förtäring ska motiveras utifrån ett syfte. I enlighet med Länsstyrelsens miljöpolicy bör kollektivtrafik uppmuntras om detta är möjligt. Posterna i budgeten ska stämma överens med de planerade aktiviteterna som nämns i ansökan Bilagor som bör medfölja ansökan 4 1. Organisationens stadgar 2. Protokoll från senaste årsmötet, där firmatecknare ingår. 3. Senaste verksamhets-/årsberättelsen. 4. Verksamhetsplan för det året då man enligt ansökan planerar att genomföra projektet och budget 5. Beslut om organisationsnummer eller registreringsbevis från skatteverket 6. Protokoll från nämnden/styrelse/eller motsvarande som visar att insatserna stöds. 7. Intyg på medfinansiär om detta finns, med kontaktuppgifter. 2. Projektrapportering 2.1 Riktlinjer för projektägare som beviljats projektstöd Det fattade beslutet grundas på ansökan och i beslutet anges de specifika villkor som gäller för projektet Kontakta Länsstyrelsen om Under projekttiden kan vissa förändringar ske. I dessa situationer är det viktigt att projektägaren kontaktar Länsstyrelsen för att få förändringen godkänd innan den genomförs. Därför är det viktigt att kontakta Länsstyrelsen: Om projektstarten försenas. Om projekttiden behöver ändras. Om ni behöver göra ändringar i projektet gällande omfördelning av kostnadsposter eller förändringar i syfte och genomförande som var skrivet i den ursprungliga ansökan. Om projektledare eller firmatecknare ändras. Om ni behöver ändra datum för projektredovisning. 4 Punkt 1-7 gäller föreningar, för kommuner och myndigheter gäller enbart punkt 6-7.

7 7 2.2 Beslutet och villkor I beslutet står det beviljade beloppet, samt vilka budgetposter som har blivit godkända. Projektet ska drivas i enlighet med projektansökan. I beslutet finns ett slutdatum för projektet då en rapportering samt ekonomisk redovisning ska skickas in till Länsstyrelsen. Länsstyrelsen har rätt att besöka och/eller utvärdera varje verksamhet eller insats som finansieras av medel från Länsstyrelsen. Projektet ska ha ett särskilt konto. Detta för att underlätta redovisningen Följande bestämmelser gäller för projektägaren i enlighet med beslutet Beslutet baseras på ansökan med den godkända budgeten. Enbart de beviljade posterna är godkända kostnader. Medlen skall rekvireras senast tre månader efter projektstart, detta gäller förskott. Ej förbrukade medel skall återbetalas till Länsstyrelsen. Ej godkänd del- eller slutrapportering samt ekonomisk redovisning kan innebära att Länsstyrelsen kan komma att kräva tillbaka redan utbetalda medel samt att projektet stoppas. Försenad eller utebliven rapportering kan innebära återkrav på utbetalda medel eller att nya medel ej kan rekvireras. Kostnader ska kunna bevisas att de är betalda. Inga kontantutbetalningar ska göras och kontoutdrag ska finnas med vid den ekonomiska redovisningen. Länsstyrelsen ska bli inbjuden till aktiviteter som berör projektet samt projektägaren ska delta i erfarenhetsutbyte eller andra aktiviteter för projektägare. 2.3 Inkommen rapportering av projekt samt ekonomisk redovisning. 5 Generella krav vid slutrapportering av projekt: I redovisningen skall projektägaren redogöra för projektet i enlighet med den ursprungliga ansökan. Villkoren som är specificerade i beslutet skall samtliga vara uppfyllda. Rapporteringen och den ekonomiska redovisningen skall vara utformade enligt beslutet och dessa riktlinjer. Om rapportering över projektet inte skickats in eller inte godkänts kommer Länsstyrelsen ej betala ut medel till projektet. Redan utbetalda medel kan komma att krävas tillbaka av Länsstyrelsen. 5 Förvaltningsavdelningen: Allmänna villkor för bidrag till föreningar, stiftelser m.fl.

8 8 2.4 Rutiner för rekvisition och utbetalning Beviljade medel utbetalas efter uppgjord utbetalningsplan som specificeras i beslutet. Den slutliga utbetalningen sker först efter godkänd redovisning. Länsstyrelsen betalar endast ut sin andel av de totala kostnaderna när det finns en medfinansiär. Har projektet finansierats till hälften av Länsstyrelsen och resten av någon annan finansiär kommer Länsstyrelsen alltså bara stå för hälften av kostnaderna upp till totalt beviljat belopp. (Se punkt 2.6.3). För att bidrag ska kunna rekvireras måste samtliga uppgifter finnas med i rekvisitionen. Det plus- eller bankgironummer som anges ska överensstämma med det som finns angivet i ansökan. Projektet ska ange vilken tidsperiod den aktuella rekvisitionen avser. Inga kostnader får ligga utanför den period som anges på rekvisitionen och kostnaden måste vara betald. Förutsättningen för ytterligare utbetalning är att föreskriven redovisning har inkommit till Länsstyrelsen. Den som rekvirerar medel ska styrka sin behörighet och rekvisitionen ska vara undertecknad av firmatecknare. En rekvisition skall göras senast inom tre månader från starten av projektet. Om rekvisitionen inte har gjorts i tid, upphör rätten till bidrag För utbetalningar krävs följande dokument De dokument som specificeras i beslutet/avtalet. Ekonomisk redovisning med numrerade verifikationer och kontoutdrag. Beslut från eventuella medfinansiärer. Skriftlig redovisning villkoren finns specifierade i beslutet. 2.5 Uppskov för projektrapportering och ekonomisk redovisning Projektets datum för slutredovisning fastställs i beslutet. Om det finns behov av uppskov för rapportering ska denna begäran inkomma till Länsstyrelsen i god tid innan slutdatum, denna ska också motiveras. Uppskov kan ges högst en gång och längst en månads tid, om inte särskilda skäl föreligger. Om en redovisning av projektet inte har inkommit en månad efter slutdatum ska en påminnelse skickas ut.

9 9 2.6 Slutredovisning av projektets kostnader Vid projektets slutredovisning ska projektägaren komma in med en sammanställning av projektets kostnader för hela projektperioden. Det som ska lämnas in tillsammans med den övriga redovisningen av projektet är ett utdrag av den totala ekonomin för projektet från projektägarens bokföringsprogram eller ekonomisystem (kan även vara kontoutdrag). Det ska även finnas en sammanställning av projektets kostnader som är beviljade av Länsstyrelsen utifrån den ursprungliga budgeten, se Sammanställningen ska vara tydlig och lätt att följa. Länsstyrelsen kan dessutom begära in underlag som exempelvis fakturor och kvitton för de olika kostnadsposterna. Nedan (se 2.6.1) framgår de villkor som du som projektägare måste kunna uppfylla vid en granskning av den ekonomiska redovisningen på begäran av Länsstyrelsen. En viktig anledning till att få en överblick över alla kostnader i projektet är att Länsstyrelsen bara skall betala sin andel av projektet. Länsstyrelsens andel baserar sig på beslutet. Om exempelvis en projektägare har budgeterat projektkostnader för kr i ansökan och Länsstyrelsen beviljar ett bidrag på kr innebär det att Länsstyrelsen bidrar med hälften av projektkostnaderna. Det maximala bidraget är kr. Om sedan projektägaren slutredovisar en totalkostnad för projektet på kr så bidrar Länsstyrelsen med hälften av kostnaderna, alltså kr och inte kr. Om ett projekt förändras och kostnaderna blir högre än det beviljade beloppet så förändras inte Länsstyrelsens andel. Ett exempel kan vara en projektägare som har fått ett bidrag beviljat på kr för ett projekt som är budgeterat för kr. När projektägaren ska slutredovisa har kostnaderna ökat och projektägaren inkommer med kostnader på kr. Detta förändrar inte Länsstyrelsens beviljade belopp, som fortfarande är hälften utifrån den ursprungliga budgeten och därmed högst kr. Givetvis kan det vara svårt att budgetera ett projekt och det är inte ovanligt att projektets budget kan förändras. Därför är det viktigt att informera projektägaren att om projektets kostnader förändras och föreningen vill ha bidrag för detta måste projektägaren kontakta Länsstyrelsen i god tid för att se om ytterligare medel kan beviljas. Först när Länsstyrelsen har godkänt förändringen kan föreningen få bidrag för förändringen av projektets budget. Exempel 1: Projekt A budgeterar för kr. Länsstyrelsen beviljar kr till projektet. I slutredovisningen visar det sig att projektet har kostat kr. Projekt A erhåller då kr från Länsstyrelsen eftersom Länsstyrelsen endast hade beviljat hälften av den budgeterade summan. Exempel 2: Projekt B budgeterar för kr. Länsstyrelsen beviljar kr till projektet. I slutredovisningen visar det sig att projektet har kostat kr. Dock är A fortfarande endast berättigad till det ursprungliga beloppet

10 Ekonomisk redovisning villkor Följande ska alltid kunna uppvisas i den ekonomiska redovisningen, dock ska de första fem punkterna inlämnas vid slutredovisningen medan de övriga fem blir aktuella vid en granskning. Länsstyrelsen gör regelbundet fördjupade granskningar av redovisningar. Vilken verksamhet som har genomförts med stöd av bidraget. Eventuell medfinansiering ska redovisas. Alla verifikationer ska sammanställas i en lista och kopplas till posterna i den ekonomiska redovisningen. Verifikationerna ska också kopplas till de budgetposter som är beviljade i ansökan, samt utdrag ur bokföringsprogram eller ekonomisystem (kan även vara kontoutdrag. Se exempel 2.6.3) Visa vilken period redovisningen avser. Följa posterna ur den kostnadskalkyl i budgeten som låg till grund för beslutet, samt de överenskommelser som har gjorts med Länsstyrelsen. Spar följande dokument vid eventuell granskning: Kopior på alla utgifter, som räkningar och fakturor. Bevis på att utgifterna är betalda - t.ex. kopior på kvitton, bank-/plusgirobetalningar, utdrag ur huvudboken eller kontoutdrag. Det måste synas på kopiorna vad som betalats, från vem och till vem samt datum. Alla dessa dokument ska också sammanställas i en lista. Dokumenten ska numreras och kopplas till posterna i den ekonomiska redovisningen. Att sociala avgifter är betalda till skatteverket om det förekommer löner eller arvode Grundläggande krav på utgifter Utgifterna är projektspecifika och används i projektet. Stämmer med beslutet för projektet. Uppkommer under den beviljade projekttiden. Är faktiska kostnader, inte beräknade. Är betalda Exempel på ekonomisk redovisning Ver nr Vad det gäller Kostnad Budgetpost Fakturadatum För projektägare Y är lön samt tryckkostnader beviljade. Projektet pågår från 1 januari till 1 juni Totalt beviljat belopp är kr. Projektägaren kan rekvirera hälften av det beviljade

11 11 beloppet vid projektstart om villkoren för rekvirering är uppfyllda. Resterande summa utbetalas vid godkänd slutredovisning av projektet. I sammanställningen är lön verifikationerna 1-5 samt tryckkostnader verifikation 6-9. Ver nr Vad det gäller Kostnad Budgetpost Fakturadatum 1 Lön proj. ledare Lön med soc (jan) avg. 2 Lön proj. ledare Lön med soc (feb) avg. 3 Lön proj. ledare Lön med soc (mar) avg. 4 Lön proj. ledare Lön med soc (apr) avg. 5 Lön proj. ledare Lön med soc (maj) avg. 6 Broschyr 550 Tryckkostnader Affisch 3000 Tryckkostnader Metodbok 5800 Tryckkostnader Roll-up 2470 Tryckkostnader S:A Total Projektägaren redovisar således kostnader för kr, är redan rekvirerade och redovisar godkända kostnader upp till kr. Följaktligen kan projektägaren få en slututbetalning på, = kr. 3. Återkrav av medel Medel som inte förbrukats för sitt ändamål ska redovisas och återbetalas in till Länsstyrelsen. Återbetalning av medel som inte har använts ska ske i samband med slutredovisningen. 3.1 Projektägaren ska helt eller delvis betala tillbaka bidraget om Projektägaren inte hinner använda medel inom förutsatt tid. Skyldigheten att återbetala på denna grund infaller när det står klart att medlen inte har förbrukas eller uppenbarligen inte kommer att kunna förbrukas. Totalkostnaden för projektet har blivit mindre än beviljat bidrag. Bidraget används till annat än projektet. Projektägaren inte inkommer med slutredovisning av projektet. Senast tre månader efter utskickat återbetalningskrav ska bidraget återbetalas. I vissa fall kan Länsstyrelsen meddela uppskov med återbetalningen. Begäran om uppskov ska inkomma senast den dag då återbetalningen skulle ske. Begäran ska innehålla en plan för återbetalningen.

12 12 4. Checklista för projektets olika faser Innan man börjar arbeta i ett projekt är det bra att ha klart för sig ett projekt innebär. Vad skiljer ett projekt från en ordinarie verksamhet? När definitionen av ett projekt är tydlig presenteras en checklista som kan vara bra att utgå ifrån under projektets olika faser: 6 Vad är ett projekt? Utgår från en klart formulerad idé. Har ett tydligt definierat uppdrag med klart avgränsat mål. Är tidsbegränsat. Har alltid en uppdragsgivare och en målgrupp. Har en tillfällig projektorganisation. Kan beröra flera målgrupper samt engagera personal från olika verksamheter. Syftar i regel till utveckling eller förändring av en redan befintlig organisation eller kring en specifik sakfråga. Varje fas har sitt fokus och tar olika tid beroende på projektinnehåll. Oftast är det genomförandet av projektet som tar längst tid. För att ett projekt ska uppnå ett gott resultat är planeringen eventuellt den viktigaste fasen. Om planeringen blir för kort eller orealistisk kan det påverka projektets genomförande. Från projektidé till färdig projektplan: Utgå från en klart formulerad idé med ett tydligt syfte och avgränsat mål. Idén bör komma utifrån ett identifierat behov eller problem som behöver lösas. Utifrån den formulerade idén är det en rekommendation att skriva en projektplan (som kan baseras på en beviljad projektansökan) som kommer att följa med och vid behov revideras under projektet. Projektplanen ska innehålla: Bakgrund - vad som är anledningen till projektet vilket behov finns? Syfte vad ska projektet leda till på sikt? För vem? Det vill säga, vem ska få det bättre tack vare projektet och på vilket sätt? Mål vad vill ni uppnå konkret med projektet? Med andra ord när projektet är klart, genomfört vad skall ha förändrats? Genomförande - hur ska syftet och målet med projektet uppfyllas? Hur går ni tillväga i projektet? Ett detaljerat genomförande gärna kopplat till en tidsplan. Målgruppen för projektet - vem/vilka vill ni nå med projektet? Projektorganisation - hur ser organisationen kring projektet ut? Projektledare, styrgrupp, referensgrupp etc. samt vem ansvarar för administration av projektet? 6 Carlsson, Nilsson: Arbeta i projekt. Handbok för dig som vill veta mer. Kommunlitteratur: 2002

13 13 Avgränsning - vad ska man inte syssla med i projektet? Vad ligger inom ramen för den ordinarie verksamheten? Uppföljning och utvärdering - projektet bör följas upp och utvärderas. Hur uppföljning eller utvärdering sker beror på projektets karaktär eller storlek. Resurser - bifoga projektets budget till projektplanen. Tid och slutdatum - när ska projektet leverera sitt resultat? Genomförandefasen: Gör upp en plan för genomförande, i vilken aktiviteterna för projektet beskrivs. Aktiviteterna ska genomföras i projektet för att mål och syfte ska uppnås. Till genomförandeplanen bör det kopplas en realistisk tidsplan. Det ska även framgå vem som ansvarar för att de olika aktiviteterna genomförs. Genomförandeplanen kan vara så pass detaljerad så att även planeringen för projektets möten ingår. Under fasen genomförandet bör någon ansvara för att dokumentera projektet. Projektdagbok eller projektpärm underlättar inför rapporteringen av projektet. Avslut och utvärdering: I fasen avslutande och utvärdering ingår att slutrapporten överlämnas samt den ekonomiska redovisningen för projektet. Vid ett avslutande av ett projekt är det viktigt att goda resultat kan integreras i den ordinarie verksamheten. För att kunna få fram projektets resultat är det viktigt med en utvärdering av projektet som kan visa om projektet nått de förväntade målen. Det är viktigt att målgruppens synpunkter framkommer i utvärderingen. En rekommendation är att utvärderingen sker av en extern aktör, men kan även göras internt av projektgruppen. Kontakta Länsstyrelsen och ansvarig handläggare om du har några ytterligare frågor eller funderingar.

14