Anbudsförfrågan avseende Tele-, data- och säkerhetsprodukter

Transkript

1 FMV (12) Anbudsförfrågan avseende Tele-, data- och säkerhetsprodukter Försvarets materielverk, Marknad & Inköp, inbjuder anbudsgivare att inkomma med anbud enligt nedan. Förfrågningsunderlag med tillhörande bilagor innehåller samtliga förutsättningar och krav som gäller för anbudsgivningen. Förfrågningsunderlaget är uppdelat i följande delar. 1. Anbudsförfrågan 2. Administrativa villkor 3. Leverantörsprövning 4. Anbudsprövning Samt bilagor: Bilaga 1 Varukorg Bilaga 2 Ramavtal (utkast) Bilaga 3 FMV ALK för varor Bilaga 4 Svarsblankett Med vänlig hälsning Manfred Stenson Upphandlare

2 FMV (12) 1 ANBUDSFÖRFRÅGAN PRESENTATION AV FÖRSVARETS MATERIELVERK PRESENTATION AV FÖRSVARSMAKTEN UPPHANDLINGSSTÖD BAKGRUND TILL UPPHANDLINGEN UPPHANDLINGENS OMFATTNING LEVERANSORTER AVGRÄNSNINGAR UPPHANDLANDE MYNDIGHET SAMT UPPDRAGSGIVARE ADMINISTRATIVA VILLKOR UPPHANDLINGSFORM ANBUDETS FORM OCH INNEHÅLL Partiellt/helt anbud Alternativa utföranden Antal leverantörer Sista anbudsdag Anbudets giltighetstid Språk AVGIVANDE AV ANBUD Anbudsinlämning AVTALSPERIOD Avtalstid Option FRÅGOR, FÖRTYDLIGANDEN TILLDELNINGSBESLUT KOMMERSIELL SEKRETESS LEVERANTÖRSPRÖVNING UTESLUTNINGSGRUNDER BEVIS PÅ REGISTRERING EKONOMISK OCH FINANSIELL STÄLLNING TEKNISK KAPACITET - REFERENSER UNDERLEVERANTÖR OCH ANDRA FÖRETAGS KAPACITET KVALITETSLEDNINGSSYSTEM ANBUDSPRÖVNING GRUND FÖR TILLDELNING AV KONTRAKT KONTRAKTSTILLDELNING (AVROP) KRAVSPECIFIKATION Produkterna ska uppfylla alla krav som ställs enligt direktiv, lagar, förordningar samt Elsäkerhetsverkets föreskrifter Produkterna ska uppfylla alla krav som ställs enligt europeisk och svensk standard Produkter som kräver CE-märkning ska vara märkta med den beteckningen RAMAVTALSVILLKOR LEVERANSVILLKOR FÖRETAGSUPPGIFTER ANBUDSPRISER AVTALSSPÄRR... 12

3 FMV (12) 1 Anbudsförfrågan 1.1 Presentation av Försvarets materielverk Försvarets materielverk (FMV) är en uppdragsfinansierad myndighet utan eget materielanslag vars främsta uppgift är att upphandla materiel och tjänster åt Försvarsmakten. Anskaffning sker i varje enskilt fall på uppdrag av Försvarsmakten eller, i förekommande fall, annan offentlig myndighet. Som statlig myndighet följer FMV lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) och lag (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS) vid alla former av köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor, tjänster och byggentreprenader. Mer information om FMV finns på Presentation av Försvarsmakten Försvarsmakten (FM) ska i första hand värna Sveriges värden och intressen. Ensamt och tillsammans med andra genom insatser både i Sverige, i närområdet och utanför det. Försvarsmakten stödjer det övriga samhället vid katastrofer och skickar förband till fredsbevarande och fredsframtvingande insatser runtom i världen. Dels för att hjälpa andra och dels för att stödja svenska säkerhetspolitiska intressen. Försvarsmaktens unika kompetens är väpnad strid. Försvarsmaktens verksamhet styrs med uppdrag från regeringen och innehåller bland annat uppgifter med mål och krav på resultat. Som statlig myndighet följer Försvarsmakten lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) vid alla former av köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor, tjänster och byggentreprenader. Mer information om Försvarsmakten finns på Upphandlingsstöd Kammarkollegiets upphandlingsstöd erbjuder stöd och vägledning inom offentlig upphandling för att bl.a. underlätta för företag att delta i upphandlingar. Mer information om upphandlingsstödet finns på Bakgrund till upphandlingen Syftet med denna upphandling är att teckna avtal med leverantörer som kan förse FMV och FM med de varor (se Upphandlingens omfattning nedan) som behövs för att myndigheterna ska kunna utföra sina uppdrag.

4 FMV (12) 1.5 Upphandlingens omfattning FMV och FM är berättigade att avropa från avtalet. Denna upphandling omfattar artiklar som inom branchorganisationen Sveriges Elgrossister (SEG) betecknas i E-nummerlistor. Endast varor som ingår i följande E-nummerlistor omfattas av upphandlingen: 48 - Telekabel 49 - Data, buss och optokabel 50 - Telenät- och optomateriel 51 - Datanätmateriel 53 - Entré- & kontorssignaler, signalgivare 58 - Porttelefoner, lås, passagekontroll 60 - Antennmateriel 62 - Ljud, bild- och tiddistribution 63 - Larm - och övervakningssystem Leveranser kommer främst att ske till angivna leveransorter (Garnisoner), se pkt Leveransorter nedan. Leveranser kan även komma att ske till andra platser där FMV/FM har verksamhet. Den årliga volymen beräknas uppgå till ca SEK per år. OBS att den angivna volymen endast är en uppskattning baserad på historisk och att inga volymgarantier lämnas. Organisatoriska förändringar inom FMV/FM kan innebära att avropen förändras under avtalsperioden, exempelvis kan förändringar bland leveransorterna ske Leveransorter Boden, Luleå, Umeå, Härnösand, Arvidsjaur, Uppsala, Enköping, Arboga, Kungsängen, Stockholm, Haninge, Linköping, Kvarn, Skövde, Karlsborg, Såtenäs, Göteborg, Halmstad, Revinge, Karlskrona, Eksjö, Ronneby. Boden, Enköping, Arboga, Halmstad och Karlskrona har historiskt sett stått för den största volymen Avgränsningar Produktområden inom ovan angivna E-nummerlistor som inte omfattas av denna upphandling: Batterier 1.6 Upphandlande myndighet samt uppdragsgivare Upphandlande myndighet är Försvarets materielverk, organisationsnummer Uppdragsgivare är Försvarsmakten, organisationsnummer , Logistikavdelning (FMLOG Op Ledtek Bat).

5 FMV (12) 2 Administrativa villkor 2.1 Upphandlingsform Öppet förfarande enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Upphandlingsförfarandet innebär att anbuden kommer att utvärderas och antas utan föregående förhandling. Det är därför av yttersta vikt att samtliga efterfrågade uppgifter enligt detta förfrågningsunderlag finns i inlämnat anbud. 2.2 Anbudets form och innehåll Partiellt/helt anbud Partiella anbud accepteras ej Alternativa utföranden Alternativa anbud accepteras ej Antal leverantörer Avtal kommer om möjligt att tecknas med tre (3) leverantörer Sista anbudsdag Anbud ska vara FMV tillhanda senast Anbud som inte inkommer i tid får ej prövas Anbudets giltighetstid Anbudet skall vara bindande t.o.m Språk Anbudet ska vara författat på svenska. 2.3 Avgivande av anbud Anbudsinlämning Anbud ska lämnas i elektronisk form. Elektronisk anbudsinlämning görs via Anbudsgivaren måste i samband med anbudsinlämningen öppna ett konto hos e-avrop. Detta görs kostnadsfritt. Vid personlig support angående E-avrop kontakta support@e-avrop.com. 2.4 Avtalsperiod Avtalstid Fr.o.m. den tidpunkt då avtalet undertecknats av båda parter och 24 månader framåt.

6 FMV (12) Option FMV äger rätt, men är inte skyldigt, att förlänga avtalet på oförändrade villkor under högst 24 månader från att avtalet annars skulle upphört att gälla. Maximal avtalstid är 48 månader. Sådan förlängning av avtalet får ske vid ett eller flera tillfällen. Avser FMV att förlänga Avtalet ska detta skriftligen meddelas Leverantören senast tre (3) månader före att Avtalet annars upphör att gälla. 2.5 Frågor, förtydliganden Frågor och förtydliganden av förfrågningsunderlaget ska, för att ge FMV tillräckligt med tid för att besvara dem, inkomma skriftligt senast till Klicka på fliken Ställ en fråga i vänsterspalten. Skicka frågan via formuläret. 2.6 Tilldelningsbeslut Efter avslutad anbudsprövning fattas ett tilldelningsbeslut. Underrättelse om beslut skickas till samtliga anbudsgivare via e-avrop. Det är därför viktigt att anbudsgivare kontrollerar att mejladress och övriga uppgifter i e-avrop är korrekta. Anbudsgivare är bunden av sitt anbud även efter att tilldelningsbeslut eventuellt har tagits. 2.7 Kommersiell sekretess Anbudsgivaren ska ange i Bilaga 4 Svarsblankett om denne vill sekretessbelägga några uppgifter i anbudet enligt Offentlighets- och sekretesslagen 2009:400.

7 FMV (12) 3 Leverantörsprövning 3.1 Uteslutningsgrunder Anbudsgivare ska uppfylla kraven enligt Lag (SFS 2007:1 091) om offentlig upphandling inom klassiska sektorn, 10 kap, 1, första stycket samt 2, 1 5, d v s omständigheter såsom obestånd, brister i yrkesutövningen etc. Motsvarande krav gäller även för eventuella underleverantörer. Kravet kan komma att verifieras av FMV. 3.2 Bevis på registrering Anbudsgivare ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. FMV kommer att inhämta uppgifter från skatteverket för att kontroller om anbudsgivaren har fullgjort sina skyldigheter. För att kontrollera att en anbudsgivare som inte är etablerad eller registrerad i Sverige har fullgjort sina skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter eller skatter ska anbudsgivaren inkomma med intyg från behörig myndighet. Uppgifterna ska vara aktuella och inte äldre än tre månader. 3.3 Ekonomisk och finansiell ställning Anbudsgivaren ska ha sådan ekonomisk stabilitet och finansiell ställning att ramavtalet kan genomföras utan risk för störningar pga. ekonomiska problem. FMV inhämtar och bedömer Anbudsgivarens ekonomiska ställning med hjälp av kreditupplysningsföretaget UC ABs riskklassning. Anbudsgivaren ska ha riskklass 3 (Normal risk) eller bättre enligt UC:s kreditomdöme eller likvärdig riskklass i annat motsvarande oberoende instituts kreditomdöme. I de fall Anbudsgivaren har lägre riskklass/rating (eller inte kan visa detta hos UC AB eller annat kreditupplysningsföretag) kan Anbudsgivaren ändå anses uppfylla detta krav under förutsättning att: a. Anbudsgivarens moderbolag eller annan garant uppfyller kravet i första stycket denna punkt, lämnar moderbolagsgaranti undertecknat av moderbolagets firmatecknare eller likvärdig garanti, i vilken Anbudsgivarens fullgörande av sina åtaganden enligt eventuellt ramavtal garanteras, eller; b. Anbudsgivarens revisor lämnar en sådan förklaring att FMV kan anse att det är klarlagt att Anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. En Anbudsgivare som är medveten om eller misstänker att kravet på ovan angiven riskklass inte är uppfyllt ska bifoga bevis enligt a-b ovan i sitt anbud. Intygen får inte vara äldre än tre (3) månader räknat från sista anbudsdag. Anbudsgivare med skatteskulder, utan F-skattebevis eller som ej har stabil ekonomi kan uteslutas från deltagande i upphandlingen.

8 FMV (12) 3.4 Teknisk kapacitet - referenser Anbudsgivaren (företaget) ska ha dokumenterad erfarenhet från tidigare uppdrag där Uppdraget har utförts med god kvalitet och samarbetsförmåga. Uppdragen ska gälla försäljning av elektronikprodukter, gärna inom de e-nummerlistor som omfattas av denna upphandling. Referensuppdragen ska minst uppfylla följande: Uppdraget ska ha omfattat leveranser till minst 10 leverenasorter i Sverige. Uppdraget ska ha haft en varaktighet på minst 12 månader. Uppdragets värde ska minst vara SEK/år För att kontrollera detta ska Anbudsgivaren i anbudet ange en kortfattad beskrivning (per uppdrag) av minst två (2) olika referensuppdrag, slutförda under de senaste tre (3) åren. Anbudsgivaren ska även ange referenspersoner för de i anbudet angivna referensuppdragen varpå FMV kan komma att verifiera att kravet är uppfyllt. Beskrivningen ska innehålla: kundens namn (företagets namn) tidsperiod för uppdraget uppdragets värde beskrivning av referensuppdraget referensperson hos kunden med namn, e-postadress och telefon. 3.5 Underleverantör och andra företags kapacitet Anbudsgivaren ska ange om underleverantör avses användas för uppdraget. I de fall underleverantör avses användas ska dessa anges i Bilaga 4 Svarsblankett. Anbudsgivaren svarar för att eventuella underleverantörer uppfyller kraven enligt 10 kap 1 och 2 LOU. För det fall Anbudsgivaren avser åberopa andra företags ekonomiska, tekniska och yrkesmässiga kapacitet för fullgörande av avtalet ska anbudsgivaren genom att tillhandahålla ett åtagande eller på annat sätt visa att Anbudsgivaren kommer att förfoga över nödvändiga resurser när avtalet ska fullgöras. 3.6 Kvalitetsledningssystem Anbudsgivaren ska arbeta efter ett kvalitetsledningssystem, antingen i form av certifiering från tredje part (ISO9001 eller likvärdigt), eller i form av eget dokumenterat kvalitetsledningssystem. Som bevis ska till anbudet bifogas, antingen giltigt intyg om certifiering eller kopia på certifikatet eller en beskrivning av ett eget kvalitetsledningssystem. Arbetar Anbudsgivaren efter ett eget kvalitetsledningssystem ska en beskrivning av det egna kvalitetsledningssystemet bifogas anbudet där minst de punkter som anges nedan framgår.

9 FMV (12) Ett kvalitetsledningssystem ska minst innefatta: En införd kvalitetspolicy En kvalitetsutbildning för all personal Metoder för uppföljning och utvärdering Kvalitetsmål med handlingsplaner för hur och när målen ska uppfyllas Rutiner för att hantera avvikelser och förbättringar Rutiner som säkerställer att lagar och föreskrifter som berör verksamheten följs Rutiner av hur underleverantörernas arbete kvalitetssäkras Rutiner och metoder för redovisning och rapportering till den upphandlande myndigheten

10 FMV (12) 4 Anbudsprövning I förfrågningsunderlaget med tillhörande bilagor anges de krav som FMV ställer på anbudsgivaren och deras varor och tjänster. Anbudsgivaren ska redovisa i vad mån och på vilket sätt ska -krav uppfylls. Ofullständiga anbud kan komma att förkastas om uppgifter saknas. 4.1 Grund för tilldelning av kontrakt Lägsta pris. 4.2 Kontraktstilldelning (Avrop) Fastställd rangordning: De anbudsgivare som uppfyller samtliga krav i upphandlingen kommer att rangordnas utefter anbudspris där anbudsgivare med det lägsta utvärderingspriset i Bilaga 1 - Varukorg hamnar högst upp i rangordningen (1:a), anbudsgivare med det näst lägsta utvärderingspriset hamnar näst högst (2:a) och så vidare. I de fall den leverantör som rangordnats först inte kan leverera varan inom avtalad leveranstid, inte bekräftar beställningen (orderbekräftelse) eller inte kan tillhandahålla efterfrågad produkt ska avrop ske från nästkommande leverantör enligt rangordningen. 4.3 Kravspecifikation Upphandlingen avser ett heltäckande sortiment av tele-, data- och säkerhetsprodukter inom angivna E-nummerlistor. I varukorgen har de mest frekventa produkterna tagits med och kommer att ingå i anbudsutvärderingen Produkterna ska uppfylla alla krav som ställs enligt direktiv, lagar, förordningar samt Elsäkerhetsverkets föreskrifter. Produkterna ska uppfylla alla krav som ställs enligt europeisk och svensk standard. Produkter som kräver CE-märkning ska vara märkta med den beteckningen. 4.4 Ramavtalsvillkor Bilaga 2 - Ramavtal är en del av förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren ska i Bilaga 4 - Svarsblankett bekräfta att denne godkänner ramavtalsvillkoren i sin helhet. Avvikelser från villkoren i anbudet kan komma att medföra att anbudet förkastas. Avtal ses som slutet när det undertecknats av båda parter. 4.5 Leveransvillkor Bilaga 3 - FMV ALK för varor är en del av förfrågningsunderlaget Anbudsgivaren ska i Bilaga 4 - Svarsblankett bekräfta att denne godkänner villkoren i sin helhet. Avvikelser från villkoren i anbudet kan komma att medföra att anbudet förkastas. 4.6 Företagsuppgifter Anbudsgivaren ska ange företagsuppgifter i enlighet med efterfrågade uppgifter i Bilaga 4 - Svarsblankett.

11 FMV (12) 4.7 Anbudspriser Pris ska anges i Bilaga 1 - Varukorg. Pris ska anges i SEK exklusive moms och vara det totala priset för efterfrågad artikel. Varukorgen kommer ligga till grund för utvärderingen. Varukorgen speglar i huvudsak de mest frekventa varor som avropats under ett år. Varorna är av normal/god kvalitet och representeras av kända tillverkare. Samtliga priser ska lämnas per meter eller styck, även där produkterna ligger i förpackning. Offererat anbudspris ska gälla oavsett vilken förpackningsstorlek som avropas. Vid utebliven prissättning, om efterfrågad artikel inte offereras, kommer denna position i varukorgen vid prisutvärderingen att påföras ett belastningsvärde motsvarande det högsta priset som medtävlande anbudsgivare lämnat för denna artikel. För de varor som ska prissättas i varukorgen ska även rabatt per materielgrupp anges. Angiven rabatt ska gälla för samtliga varor inom samma materielgrupp. Vid eventuellt kampanjerbjudande, då en artikel tillfälligt erbjuds till ett lägre pris än vad som avtalats, ska detta komma beställaren till del. Anbudsgivaren ska bifoga en gällande grundprislista med rabattsatser för de tele-, dataoch säkerhetsprodukter som anbudsgivaren kan tillhandahålla. Listan ska vara i Excel format och innehålla E-nummer för samtliga produkter. Grundprislistan ska vara anbudsgivarens allmänna prislista och priserna (exkl. rabatt) ska inte vara anpassade för detta specifika anbud. Grundprislistan ska minst innehålla följande information (informationen för respektive punkt ska anges i separata kolumner): - E-nummer - Produktnamn/benämning - Bruttopris per styck eller meter - Rabattkod - Rabatt i % - Kr/netto. De rabattkoder som inte redovisas p.g.a. varukorgens begränsning ska finnas med i grundprislistan så att samtliga efterfrågade produktgrupper täcks in.

12 FMV (12) 5 Avtalsspärr Avtalsspärren innebär att FMV inte får ingå avtal med de leverantörer som tilldelas kontraktet förrän tio dagar har förflutit från den dag tilldelningsbeslutet skickades (16 kap. 1 LOU. Avtal ska inte anses ingånget förrän båda parter skriftligen har undertecknat avtalet.