Anbudsförfrågan avseende Metodstöd till kategoristyrt inköp (7 bilagor)

Transkript

1 FMV (12) Anbudsförfrågan avseende Metodstöd till kategoristyrt inköp (7 bilagor) Försvarets materielverk, genom Marknad och Inköp (M&I), inbjuder er att inkomma med anbud enligt nedan. Bifogat förfrågningsunderlag innehåller samtliga förutsättningar och krav som gäller för anbudsgivningen. Förfrågningsunderlaget är uppdelat i följande delar. 1. Anbudsförfrågan 2. Administrativa villkor 3. Leverantörsprövning 4. Anbudsprövning 5. Sekretess Samt bilagor: Bilaga 1 Kravspecifikation och Svarsblankett Bilaga 2 - Avtalsutkast Bilaga 3 Kategoristyrning Bilaga 4 FMV ALK Tjänster Bilaga 5 Mall kompetenskrav Bilaga 6 Exempel säkerhetsskyddsplan Bilaga 7 Exempel Uppföljningsverktyg Med vänlig hälsning Sandra Löfberg Upphandlare

2 FMV (12) 1 ANBUDSFÖRFRÅGAN PRESENTATION AV FÖRSVARETS MATERIELVERK... 3 Marknad och Inköp UPPHANDLINGSSTÖD TILL ANBUDSGIVARE BAKGRUND TILL UPPHANDLINGEN UPPHANDLINGENS OMFATTNING OM UPPDRAGET UPPHANDLANDE MYNDIGHET ADMINISTRATIVA VILLKOR UPPHANDLINGSFORM ANBUDETS FORM OCH INNEHÅLL Partiellt/helt anbud Alternativa utföranden Sista anbudsdag Anbudets giltighetstid Språk AVGIVANDE AV ANBUD FRÅGOR, FÖRTYDLIGANDEN AVTALSPERIOD Avtalstid Option Tjänsten påbörjas Avtalsspärr AVTALSVILLKOR SÄKERHETSSKYDD JÄV LEVERANTÖRSPRÖVNING LEVERANTÖRSPRÖVNING LEVERANTÖRSKRAV ANBUDSPRÖVNING ANBUDSPRÖVNING UTVÄRDERINGSKRITERIER PRIS KRAVSPECIFIKATION SEKRETESS...12

3 FMV (12) 1 Anbudsförfrågan 1.1 Presentation av Försvarets materielverk Försvarets materielverks (FMV) uppdrag är att anskaffa materiel och tjänster till Försvarsmakten (FM) och andra myndigheter inom säkerhetssektorn. Med vår kompetens inom teknik, ekonomi och juridik är vi med och skapar försvarsförmåga och stärker det civila samhället. Ibland företräder vi staten i komplexa internationella affärer. I de cirka 1100 projekt som vi har igång är målet att erbjuda en kostnadseffektiv och säker materielförsörjning. Som statlig myndighet följer FMV lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) och lag (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS) vid alla former av köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor, tjänster och byggentreprenader. Mer information om FMV finns på Marknad och Inköp Årsskiftet 2012/2013 gjorde bl a Upphandlingsenheten en verksamhetsövergång från FM till FMV. Under 2014 bildade FMV ett verksamhetområde som omhändertar FMV:s och FM:s alla inköp. Verksamhetsområdet benämns Marknad och Inköp. Totalt arbetar ca 180 personer på Marknad och Inköp. 1.2 Upphandlingsstöd till anbudsgivare Konkurrensverkets upphandlingsstöd erbjuder stöd och vägledning inom offentlig upphandling för att bl a underlätta för företag att delta i upphandlingar. Mer information om upphandlingsstödet finns på Bakgrund till upphandlingen FM genomgick en omstrukturering Denna innebar att FM:s alla förband som tidigare var enskilda myndigheter gick samman och bildade en myndighet. Upphandlingsenheten blev ett resultat av centralisering av all inköpsverksamhet som tidigare genomfördes på varje enskilt förband.

4 FMV (12) Under 2009 hade FM externa inköpskostnader (indirekt materiel) för ca 7 miljarder kronor. Under detta år startades ett projekt Utveckling och Effektivisering av Försvarsmaktens Anskaffning (UEFA) som tog sin början med att kategorisera alla inköp som FM genomförde. När ovanstående kategorisering (spendanalys) var genomförd gjordes en uppskattning på besparingspotentialen per kategoriområde, givet en implementering av kategoristyrt arbetsätt. Regeringen beslutade 2011 att besparingar om cirka 300 miljoner kronor ska genomföras fram till Likartat arbete genomfördes på FMV innan enheten Marknad och Inköp bildades. För att kunna genomföra besparingarna startades initiativ per kategori. Dessa genomförs som tvärfunktionella workshop-serier och resulterar i en kategoriprofil och en kategoristrategi. Denna strategi föredras i ett anskaffningsråd där beslut tas om eventuellt godkännande av strategin. Behov och utförande av uppdrag FMV är i behov av en leverantör som erbjuder konsultstöd i form av metodstöd för att kunna vidareutveckla befintlig kategoristyrning inom inköp, dels inom områden som ännu inte hunnit genomlysas samt dels inom områden som behöver revidera sin kategoriprofil och/eller kategoristrategi. Läs mer om vad detta innebär i punkten 1.5 Om uppdraget nedan. Utöver detta har FMV behov av stöd för att kunna utveckla verksamheten i linje med implementeringen av det kategoristyrda arbetssättet. Detta stöd kan exempelvis yttra sig i utformande av verksamhetsmodeller, inköpsrelaterade nyckeltal, vidareutveckling av kategoristrukturer, inköpskanalstrategier, framtagande av uppföljningsverktyg för besparingar, kompetensmodeller etc. Konsulterna kommer arbeta i nära samarbete med inköpsanalytiker som organisatoriskt tillhör enheten Affärstrategi & Metodstöd, vilka kommer att arbeta parallellt med konsulterna. Arbetet kommer att till största del utföras i Stockholm. Systemstöd Marknad och Inköp använder sig av SAP och RAMSES/PLS-UH (Agresso). 1.4 Upphandlingens omfattning FMV bedömer behovet till ca tre (3) stycken heltidskonsulter men kan komma att uppgå till tio (10) stycken. Detta är dock en uppskattning av omfattningen. FMV är en budgetstyrd organisation vilket innebär att det är mycket svårt för FMV att uppskatta ett behov under hela avtalsperioden. FMV utlovar inte volymer då volymerna både kan öka och minska under avtalsperioden. Syfte

5 FMV (12) Syftet med denna upphandling är att köpa in metodstöd för att fördjupa och vidareutveckla pågående verksamhet inom kategoristyrning av inköp. För utförligare information gällande processen kategoristyrning av inköp, se Bilaga 3 Kategoristyrning. 1.5 Om uppdraget FMV har genomfört 34 stycken olika kategoriinitiativ sedan start. Fler kategoriinitiativ kommer att tillkomma och vissa behöver revideras. I tabellerna nedan kan anbudsgivaren se i vilken fas respektive kategoriinitiativ är: Genomförda kategoriinitiativ Dator & datortillbehör Kontorsmöbler Kontorsmateriel Järnhandelsvaror & verktyg Hotell IT-tjänster Flygresor Textiltvätt & arbetskläder Avfall & destruktion Bemanningstjänster Sjö & flygtransporter Tåg & busstransporter Idrottmateriel Hyrbilar Drivmedel Läkemedel & vaccin Gods väg & järnväg Utskrift Grafisk produktion & information Övriga förbrukningsvaror Standardfordon, underhåll och reservdelar Nätverk & servrar Mjukvara & licenser Service management Utbildningsmateriel ILS-Konsulter Systemingenjörer Underhållsvarv Bevakning Utbildning Sjukvårdsmateriel Underhåll samband & ledning Taxitransporter Status Strategigenerering Strategigenerering Strategigenerering Strategigenerering Strategigenerering

6 FMV (12) Tekniska konsulter Strategigenerering Nuläge: Planerade initiativ för H Verksamhetskonsulter Underhåll TP 84 Herkules Marknadsföringstjänster Miljö & saneringstjänster Då de tidigare kategoristrategierna har tagits fram i två olika organisationer (FM och FMV) finns ett behov av samordning och vidareutveckling av kategoristyrningen. Detta för att kategoristyrningen i framtiden ska kunna vara implementerad och ta utgångspunkt gällande båda myndigheternas behov. Metoden för kategoriinitiativ Metoden för ett initiativ bygger på 7 olika faser som genomförs genom workshops. Fas 1. Etablera kategoriteam Fas 2. Analysera inköpsvolymer, analysera produkten eller tjänsten och analysera och bygga totaltkostnadsmodell. Fas 3. Analysera leverantörsmarknaden Fas 4. Sammanställ och dokumentera kategoriprofil Fas 5. Utveckla och besluta om kategoristrategi Fas 6. Implementera kategoristrategi Fas 7. Mäta och följa upp; prestanda och realiserad effekt För utförligare information gällande processen kategoristyrning av inköp, se Bilaga 3 Kategoristyrning. Besparingar FMV följer upp besparingar i fyra faser: Fas 1 Identifierad besparing Estimerad besparingspotential från Fas 1, baserad på 2008-års inköpsvolym (baseline) Uppskattad potential i % Fas 2 Planerad besparing Effektkalkyl kopplad till specifika åtgärdsförslag Uppskattat nytt pris Historisk förbrukning Fas 3 Säkrad besparing Effektkalkyl, baserad på utfallet från genomförda åtgärder Säkrat pris (nya avtalspriser)

7 FMV (12) Historisk förbrukning Fas 4 Realiserad besparing Effektkalkyl, baserad på uppföljning av efterlevnad Verkligt pris Verklig förbrukning Det är denna typ av besparing FMV kvartalsvis redovisar till regeringen. 1.6 Upphandlande myndighet Upphandlande myndighet är Försvarets materielverk, organisationsnummer Administrativa villkor 2.1 Upphandlingsform Öppet förfarande enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Upphandlingsförfarandet innebär att anbuden kommer att utvärderas och antas utan föregående förhandling. Det är därför av yttersta vikt att samtliga efterfrågade uppgifter enligt detta förfrågningsunderlag finns i inlämnat anbud. 2.2 Anbudets form och innehåll Partiellt/helt anbud Anbud får ej vara partiellt Alternativa utföranden FMV godkänner inga alternativa utföranden Sista anbudsdag Anbud ska vara FMV tillhanda senast detta datum. Anbud som inte inkommer i tid får ej prövas Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara giltigt sex (6) månader efter sista anbudsdag Språk Anbudet ska vara skrivet på svenska. 2.3 Avgivande av anbud Anbud ska lämnas i elektronisk form. Elektronisk anbudsinlämning görs via Anbudsgivaren måste i samband med anbudsinlämningen öppna ett konto hos E-avrop. Detta görs kostnadsfritt. Vid personlig support angående E-avrop, kontakta support@e-avrop.com.

8 FMV (12) 2.4 Frågor, förtydliganden och svar Frågor och förtydliganden av förfrågningsunderlaget ska, för att ge FMV tillräckligt med tid för att besvara dem, inkomma skriftligt senast den 19/ till Gå in i det annonserade underlaget och klicka på Nytt meddelande. För besvarade frågor se Meddelanden, frågor & svar i det annonserade underlaget. Anbudsgivaren ska själv bevaka frågor och svar i upphandlingen då svaren ges löpande. 2.5 Avtalsperiod Avtalstid Ett år från avtalstecknande, dock tidigast Option FMV äger rätt, men är inte skyldig, att förlänga avtalet på oförändrade villkor under högst tre (3) år Tjänsten påbörjas Tjänsten påbörjas tidigast under förutsättning att en eventuell säkerhetskontroll är genomförd och godkänd Avtalsspärr och tilldelning Avtalsspärren innebär att FMV inte får ingå avtal med den leverantör som tilldelas kontraktet förrän tio dagar har förflutit från den dag tilldelningsbeslutet skickades med elektroniskt medel. Avtal ska ej anses ingånget förrän båda parter skriftligen har undertecknat avtalet. Tilldelning kommer att skickas med e-post via E-avrop till den person/adress som skickade in anbudshandlingarna. 2.6 Avtalsvillkor Se Bilaga 2 Avtalsutkast. Anbudsgivaren ska i anbudet bekräfta att denne godkänner avtalsvillkoren i Avtalsutkastet i sin helhet. Avvikelser från avtalsvillkoren i anbudet kan komma att medföra att anbudet förkastas. Avtal ses som slutet när det undertecknats av båda parter. 2.7 Säkerhetsskydd Hela eller delar av denna upphandling kan omfattas av regler för säkerhetsskyddad upphandling med säkerhetsskyddsavtal (SUA) enlig säkerhetsskyddslagen (1996:627). Anbudsgivaren och/eller Anbudsgivarens personal är då skyldig att genomgå erforderlig säkerhetsprövning, och/eller registerkontroll. Utförande av arbetet är villkorat av att Anbudsgivaren och/eller Anbudsgivarens personal blir godkänd vid kontrollen och att skriftligt säkerhetsskyddsavtal ingås med respektive verksamhetsställe. Registerkontrollen genomförs av Säkerhetspolisen. Ett säkerhetsskyddsavtal skrivs även med eventuella underleverantörer inom uppdraget.

9 FMV (12) Detta avtal omfattas av: Nivå 3 Leverantören kan komma att få del av hemliga uppgifter. Även en säkerhetsskyddsplan kommer att tecknas med vinnande anbudsgivare enligt Bilaga 6 Exempel säkerhetsskyddsplan. Observera att denna ej behöver fyllas i och lämnas in med anbudet. 2.8 Jäv Offentlig upphandling ska ske "utan ovidkommande hänsyn", d v s handläggningen ska ske objektivt. En upphandling ska skötas så att partiskhet inte rimligen kan uppkomma. Anbudsgivare som är medveten om eller misstänker att jävsituation kan föreligga ska anmäla detta. 3 Leverantörsprövning 3.1 Leverantörsprövning En prövning av anbudsgivarens lämplighet görs utifrån nedan begärda uppgifter. Anbud kan komma att förkastas om förhållanden enligt 10 kap 1 och 2 LOU föreligger (bl. a konkurs, likvidation, tvångsförvaltning, ackord, inställda betalningar, näringsförbud, brott eller allvarligt fel i yrkesutövningen) eller om ofullständiga eller felaktiga uppgifter har lämnats. Anbudsgivaren ska ange om underleverantör avses användas för uppdraget. I de fall underleverantör avses användas så ska anbudsgivaren namnge dessa. Anbudsgivaren svarar för att eventuella underleverantörer uppfyller kraven enligt 10 kap 1 och 2 LOU. För det fall anbudsgivaren avser åberopa andra företags ekonomiska, tekniska och yrkesmässiga kapacitet för fullgörande av avtalet ska anbudsgivaren genom att tillhandahålla ett åtagande eller på annat sätt visa att anbudsgivaren kommer att förfoga över nödvändiga resurser när avtalet ska fullgöras, se 11 kap. 12 LOU. Endast anbud från anbudsgivare som klarat leverantörsprövningen kommer att gå vidare till anbudsprövningen. FMV kommer att inhämta uppgifter om anbudsgivaren har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i Sverige från Skatteverket. 3.2 Leverantörskrav Följande uppgifter om anbudsgivaren ska bifogas eller intygas anbudet i enlighet med Bilaga 1 Kravspecifikation och Svarsblankett :

10 FMV (12) i) För att kontrollera att en anbudsgivare som inte är etablerad eller registrerad i Sverige har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatter ska anbudsgivaren inkomma med intyg från behörig myndighet. Uppgifterna ska vara aktuella och inte äldre än tre månader räknat från sista anbudsdag. ii) Anbudsgivaren ska ha en stabil ekonomisk bas som lägst motsvarar godkänd nivå hos ett kreditupplysningsföretag. I de fall anbudsgivaren inte uppnår den föreskrivna nivån kan dock kravet anses uppfyllt om anbudsgivaren lämnar en utredning (förklaring) eller annan information (ex årsredovisning) som styrker att denna har en stabil ekonomisk och finansiell ställning. Anbudsgivaren ska bifoga utdrag från ett kreditupplysningsföretag som ej är äldre än tre (3) månader, räknat från sista anbudsdag. FMV förbehåller sig rätten att kontrollera utförarens ekonomiska och finansiella ställning genom att inhämta utdrag från kreditupplysningsföretag (Soliditet AB) och/eller årsredovisningar. Anbudsgivare med förfallna skatteskulder, utan F-skattebevis eller som ej har stabil ekonomi kan komma att uteslutas från deltagande i upphandlingen. iii) iv) Angivande av eventuella underleverantörer som kan bli aktuella att anlita samt att på begäran av FMV påvisa ett etablerat samarbetsförhållande med underleverantör genom intyg, avtal eller liknande. Miljöbeaktande genom att anbudsgivaren i möjligaste mån vid uppdrag från FMV ska planera och genomföra tjänsteresor på ett sådant sätt att miljöpåverkan minimeras. v) En kortfattad beskrivning av anbudsgivaren och dess verksamhet inklusive en kort historik och eventuella framtidsplaner. vi) Redovisning av uppdrag, erfarenhet, referenser, kapacitet och kompetens enligt Bilaga 1 Kravspecifikation och Svarsblankett krav vi) Teknisk förmåga och kapacitet och dess underliggande krav a h. 4 Anbudsprövning 4.1 Anbudsprövning I förfrågningsunderlaget anges de krav som FMV ställer på anbudsgivaren och deras tjänster. Efter det att anbudsgivare godkänts i leverantörsprövningen kontrolleras huruvida anbudet uppfyller de ställda ska-kraven. Anbudsgivaren ska redovisa i vad mån och på vilket sätt skakraven uppfylls. Ofullständiga

11 FMV (12) anbud kan komma att förkastas om uppgifter saknas. De i kravspecifikationen ställda ska kraven måste vara uppfyllda till fullo för att anbud ska kunna prövas. 4.2 Utvärderingskriterier FMV kommer att tillämpa utvärderingsmetoden lägsta pris och med följande viktningar: Nivå 1: 20% Nivå 2: 35% Nivå 3: 30% Nivå 4: 15% Det utvärderade pris kommer att räknas fram enligt anbudsgivarens angivna priser för respektive nivå och på följande vis: (Nivå 1*0,2) + (Nivå 2*0,35) + (Nivå 3*0,3) + (Nivå 4*0,15) = Utvärderat pris Priserna för de olika nivåerna utgörs av angivna priser i Bilaga 1 - Kravspecifikation och Svarsblankett punkt 2.2 Pris. I händelse av att flera anbudsgivare får samma utvärderade pris sker följande tillvägagångssätt: FMV kommer i första hand att anta den anbudsgivare som har angivit högst rabatt vid avrop av 4-7 konsulter. 4.3 Pris Anbudsgivare ska lämna efterfrågade prisuppgifter i tabellen för pris som hittas i Bilaga 1 - Kravspecifikation och Svarsblankett punkt 2.2 Pris. Priserna ska anges i SEK exklusive mervärdesskatt. Priserna ska vara fasta och ska prissättas per konsultnivå, person och månad. Priserna ska anges inklusive eventuella rese- och logikostnader, resetidsersättning, övertid, förberedelsetid samt eventuella övriga kostnader. Inga övriga kostnader får debiteras FMV. Priserna för respektive nivå 1-4 ska som högst eller lägst överstiga/understiga priset för närmast högre eller lägre kompetensnivå med en faktor på 1,5. Exempel med (plus) + faktor 1,5 Nivå 1 Nivå 2 Nivå 3 Nivå kr 150 kr 225 kr 337,50 kr

12 FMV (12) Exempel med (minus) faktor 1,5 Nivå 1 Nivå 2 Nivå 3 Nivå 4 337,50 kr 225 kr 150 kr 100 kr Priserna ska vara fasta under avtalstiden och får ej justeras för valuta och/eller index eller justeras på annat sätt. Anbudsgivaren ges en möjlighet att lämna rabatt vid utökat behov. Anbudsgivaren ska då ange två rabattsatser vilka gäller oavsett nivå på konsulterna. 4.4 Kravspecifikation Se Bilaga 1 - Kravspecifikation och Svarsblankett. 5 Sekretess När tilldelningsbeslut har fattats är som huvudregel samtliga handlingar rörande upphandlingen offentliga. Enligt offentlighets- och sekretesslagen kan uppgifter i anbud därefter sekretessbeläggas endast i vissa fall. För att underlätta sekretessprövningen för FMV ombeds anbudsgivare som vill skydda uppgifter i anbud att ange detta i Bilaga 1 Kravspecifikation och Svarsblankett under Eventuell sekretess. Följande uppgifter ska anges av anbudsgivaren: Begäran om sekretess Precisering av vilka uppgifter i anbudet som ska sekretessbeläggas, Ange vilken skada anbudsgivaren skulle lida om uppgifterna röjs. FMV är ansvarig för slutlig sekretessprövning i varje enskilt upphandlingsärende. Anbudsgivaren bör dock vara medveten om att sekretess kan råda för uppgifter i anbudshandlingar och som regel inte för anbudshandlingar i sin helhet.