1. Förfrågningsunderlag Banktjänster 2012

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlingsansvarig Upphandling SKL Kommentus Inköpscentral AB Banktjänster 2012 Maria Lilja Projekt nr Sista anbudsdag: :59 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Förfrågningsunderlag Banktjänster INBJUDAN Inledning SKL Kommentus Inköpscentral AB, nedan SKI, genomför en upphandling av banktjänster, i enlighet med den annons som publicerats i nationella databasen Visma Tendsign samt skickats för annonsering i TED Den Leverantör som är mottagare av denna inbjudan har lämnat en anbudsansökan och i denna redovisat att de krav som ställts för att medges möjlighet att delta i upphandlingen Banktjänster 2012 är uppfyllda. Med denna inbjudan erbjuder SKI därmed denna Leverantör möjlighet att lämna anbud enligt de förutsättningar som är angivna i detta förfrågningsunderlag. Notera att möjligheten att lämna anbud är begränsad till de specifika leverantörer (juridiska personer) som från SKI erhållit en inbjudan att delta i upphandlingen Omfattning Upphandlingen av banktjänster omfattar huvudsakligen följande delar: Koncernkonto med kredit Betalningsförmedlingstjänster Kortinlösentjänster E-faktura privat (publicering av e-fakturor till privatpersoner i bankernas internetbanker) Löneförmedlingstjänster Betalkort (inköpskort och företagsupphandlat privatkort) och Resekonto Övriga banktjänster, (såsom placeringskonto, fondkonto, klientmedelskonto, valutakonto och valutakoncernkonto, samt valutaväxling, depåtjänster) Service och support knutet till tjänsterna, inklusive internetbankstjänster och tjänster för behörighets- och fullmaktshantering I detta förfrågningsunderlag beskrivs SKIs huvudsakliga krav på efterfrågade tjänster. Dock kan någon tjänst vara förenad med viss process- eller systemutforming eller annan tillhörande funktionalitet som ej kunnat förutses i detta förfrågningsunderlag. Utskrivet: :20 Sida 1 av 16 Refnr.: Projekt nr 10104

2 1.2. GENOMFÖRANDE Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs genom förhandlat förfarande för A-tjänster över tröskelvärdet i enlighet med lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Hur upphandlingen genomförs har beskrivits i ansökningsinbjudan publicerad , punkt Anbudets innehåll Anbud kan endast lämnas för samtliga tjänster. Det är möjligt att lägga anbud på ett eller flera av fyra möjliga geografiska anbudsområden, i enlighet med vad som beskrivits i ansökningsinbjudan publicerad , punkt De fyra möjliga geografiska anbudsområdena är: Anbudsområde 1: Södra Sverige Anbudsområde 2: Mälardalen Anbudsområde 3: Mellan Sverige Anbudsområde 4: Norra Sverige Anbudsgivaren ska i anbudet visa att i förfrågningsunderlaget uppställda krav är uppfyllda. Bilagorna 1, 2, och 4 utgör svarsmallar som anbudsgivare för banktjänster kan fylla i som underlag för sitt anbud. De ifyllda svarsmallarna tillsammans med anbudsgivarens angivna uppgifter i Visma Tendsign och eventuella bilagor, kommer att utgöra anbudet. Detta material utgör i huvudsak underlag för utvärdering. SKI rekommenderar att anbudsgivaren använder förlagorna till svarsmallar. Vi vill poängtera att SKI bara har möjlighet att anta anbud som innehåller efterfrågad information och som uppfyller ställda ska-krav. Kostnad för de ska- och börkrav som uppfylls ska ingå i angivna priser Anbud lämnas elektroniskt SKI strävar efter att förenkla anbudsarbetet för samtliga parter. Därför accepteras endast elektronisk anbudsgivning via upphandlingssystemet VismaTendsign. För leverantörer är det kostnadsfritt att använda systemet och att lämna anbud. För tillgång till systemet krävs inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom registrering på genom att klicka på länken "Nya leverantörer". Efter genomförd registrering får användaren omedelbar tillgång till systemet. Vid frågor eller behov av support kring användandet av systemet kontaktas Visma Tendsign support på telefon Tendsign support har öppet följande tider: måndag-fredag 08:00-17:00 med lunchstängt 12:00-13:00. Anbudsgivaren får genom VismaTendsign: - tillkommande information om upphandlingen, - automatisk kontroll av att samtliga frågor ställda i förfrågningsunderlaget är besvarade vid anbudslämnandet. Om en anbudsgivare inte registrerar sig på utan hämtar förfrågningsunderlaget på annat sätt, kan SKI inte garantera att all information om upphandlingen (eventuella förtydliganden samt frågor och svar) under anbudstiden kommer anbudsgivaren tillhanda. Utskrivet: :20 Sida 2 av 16 Refnr.: Projekt nr 10104

3 Det elektroniska anbudet och samtliga villkor i upphandlingen godkännes genom att behörig företrädare för anbudsgivaren undertecknar bilaga 5 - "Anbudets underskrift", skannar in den och bifogar den med anbudet som elektronisk fil. Har bilagan "Anbudets underskrift" bifogats anbudet? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Krav på anbudet Det är av yttersta vikt att anbud innehåller samtliga efterfrågade uppgifter, särskilt med anledning av de begränsade möjligheterna att efter anbudstidens utgång inhämta eller inkomma med kompletterande uppgifter. Anbudet ska vara författat på svenska Alternativa anbud I anbudet får inget så kallat sidoanbud eller alternativt anbud förekomma Förtydliganden eller kompletteringar av förfrågningsunderlaget Sista dag att inkomma med frågor är nio (9) dagar före sista anbudsdag. Om frågor inkommer senare än 9 dagar före sista anbudsdag garanteras inte att frågan besvaras. Samtliga frågor ska lämnas och besvaras i Visma Tendsign anbudstjänst. Endast frågor avseende förfrågningsunderlaget besvaras. Frågor avseende funktionalitet för avgivande av anbud, adresseras direkt till Visma tendsigns anbudstjänst: support@tendsign.se, eller support på telefon: Observera att lämnade kompletteringar eller förtydliganden avseende förfrågningsunderlaget endast är bindande om svaren lämnats via Visma Tendsign. Av SKI lämnade kompletteringar eller förtydliganden utgör en integrerad del av förfrågningsunderlaget Sekretess SKI omfattas inte av offentlighetsprincipen. SKI lämnar därför, som huvudregel, inte ut anbud eller anbudsansökningar. Detta gäller även efter att tilldelningsbeslut har fattats. SKI förbehåller sig emellertid rätten att lämna ut handlingar för det fall domstol, tillsynsmyndighet eller annan myndighet så begär, eller om det i övrigt krävs för ett effektivt bedrivande av SKI:s verksamhet. Anbudsgivare som önskar att vissa uppgifter inte ska lämnas ut till annan, bör i anbudet precisera vilka uppgifter i anbudet sekretess begärs för, och beskiva på vilket sätt det kan innebära skada för anbudsgivaren om uppgifterna lämnas ut. SKI vill dock betona att i samband med att tilldelningsbeslutet distribueras kan vissa uppgifter ur anbudet som är relaterade till tilldelningskriterierna komma att offentliggöras (t.ex. vissa prisuppgifter). Om sekretess inte begärs - svara NEJ i båda fritextfälten nedan. Om sekretess begärs - svara JA i det första fritextfältet nedan. Precisera sedan för vilka delar av anbudet som sekretess begärs och beskriv vilken skada som kan uppstå om uppgiften lämnas ut i det andra fritextfältet nedan. Sekretess begärd? (Fritextsvar) Beskrivning av vilka delar av anbudet begäran av sekretess avser, samt vilken skada som kan uppstå om uppgifterna lämnas ut. (Fritextsvar) Utskrivet: :20 Sida 3 av 16 Refnr.: Projekt nr 10104

4 Sista anbudsdag Undertecknat anbud jämte bilagor ska och kan senast lämnas 2011-XX-XX Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara bindande till och med Accepteras kravet på anbudets giltighetstid? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Ersättning för upprättande av anbud Ersättning för upprättande av anbud medges inte Anbudsöppning Anbudsgivaren har inte rätt att själv närvara vid anbudsöppningen, men kan däremot begära att en representant från Stockholms Handelskammare närvarar. Anbudsgivare som begär att representant från Stockholms Handelskammare närvarar vid anbudsöppningen står själv för kostnaden för detta. Anbudsöppning är planerad till 2011-XX-XX Förhandling Samtliga förhandlingar upptas på initiativ av SKI. Anbudsgivaren ska vid förhandlingarna representeras av person som är behörig att företräda parten i de frågor som behandlas vid mötet. Förhandlingarna kommer i huvudsak att inriktas på frågor knutna till utformningen av lösningar för att tillgodose upphandlande myndighets behov. Under förhandlingarna uppnådda resultat kommer att dokumenteras. Dokumentationen ska bekräftas av båda parter för att säkerställa att uppnådda resultat och överenskommelser är korrekt uppfattade Tilldelning Efter genomförd upphandling fattar SKI tilldelningsbeslut. SKI meddelar sedan tilldelningsbeslutet till samtliga anbudsgivare. Tilldelningsbeslut utgör inte ett bindande avtal. Bindande avtal uppkommer först vid undertecknande av ramavtalet. Avtal kommer tidigast att tecknas 10 dagar efter att underättelse om tilldelningsbeslut skickats ut Publicering av avtalsdokument Avtal med prisbilagor, uppgifter om kontaktpersoner, m.m. kommer att publiceras på Internet (publika databaser). Samma information kommer att finnas tillgänglig för alla avropande myndigheter. Anbudsgivaren ska acceptera att priser, rabatter, uppgifter om kontaktpersoner, m.m. publiceras på Internet. Accepteras kravet på publicering av avtalsdokument på SKIs hemsida och i SKIs avtalsdatabas? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Utskrivet: :20 Sida 4 av 16 Refnr.: Projekt nr 10104

5 1.3. KOMMERSIELLA VILLKOR Ramavtal I bilaga 3 till detta förfrågningsunderlag finns förlagan för Ramavtal. Framtida ramavtal kommer att baseras på ramavtalsförlagan, innehållet i detta förfrågningsunderlag med bilagor, anbudsgivarens anbud, samt förhandlingsresultatet. Ramavtalsförlagan innehåller detaljer avseende SKI:s administrativa ersättning. Ersättningen till SKI avser genomförande av upphandlingen samt avtalsförvaltning, marknadsföring av avtalet, administrativ service, information m.m. Ramavtalsförlagan utgör utgångspunkt för kommande förhandling och innehåller grundläggande kommersiella villkor. Om anbudsgivaren reserverar sig mot väsentliga villkor i ramavtalsförlagan kommer anbudet att förkastas. Bindande avtal avseende denna upphandling sluts genom att SKI och antagen anbudsgivare skriver under Ramavtalet. Vid avrop från Ramavtalet genomför den upphandlande myndigheten en förnyad konkurrensutsättning. Efter genomförd förnyad konkurrensutsättningen tecknar upphandlande myndighet och vinnande leverantör ett avropsavtal. Beskrivning av den förnyade konkurrensutsättningen och förlaga för sådant avropsavtal finns i bilaga 3 "Förlaga för Ramavtal". Accepteras ramavtalsförlagans innehåll? (Fritextsvar) 1.4. KRAV PÅ TJÄNSTERNA Kravspecifikation I bilaga 2 Kravspecifikation med svarsmall återfinns SKIs huvudsakliga krav på de tjänster som efterfrågas. Dessa bilagor omfattar i allt väsentligt kraven på de tjänster som ska upphandlas, dock kan någon tjänst vara förenad med viss process- eller systemutformning som ej kunnat förutses i detta förfrågningsunderlag Underleverantörer Om kraven i detta förfrågningsunderlag föranleder anbudsgivare att anlita ytterligare underleverantörer utöver vad som angivits i anbudsansökan, ska dessa underleverantörer presenteras på samma sätt som i anbudsansökan. Har ytterligare underleverantörer utöver vad som angivits i anbudsansökan tillkommit? (Fritextsvar) I det fall ytterligare underleverantörer tillkommit, ange namn och organistionnummer på sådan/sådana tillkommande underleverantörer. (Fritextsvar) Svarsanvisningar Bilaga 2 Kravspecifikation med svarsmall är utformad i MS Word. Frågorna i detta svarsformulär är utformade som ska- och börkrav eller som en begäran att beskriva något. Vissa av kraven innehåller en förklarande text. Ska-kraven besvaras genom att kryssa i kryssrutan och i förekommande fall ge beskrivningar. Om rutan inte är ifylld betraktas detta som att ska-kravet inte är uppfyllt. Ett ska-krav får inte villkoras. Till vissa krav finns en begäran om att anbudsgivaren ska beskriva en rutin, funktionalitet, eller ange annan redovisning. Begärd information lämnas i svarsfältet i anslutning till frågan. Utskrivet: :20 Sida 5 av 16 Refnr.: Projekt nr 10104

6 I anslutning till bör-kraven finns angivet hur svaret på bör-kravet kommer att poängsättas. I det fall bör-kravet bedöms vara uppfyllt så kommer full poäng att erhållas. I det fall bör-kravet bedöms inte vara uppfyllt, eller enbart delvis vara uppfyllt, kommer noll poäng att erhållas. Kraven ska vara uppfyllda vid tidpunkten för anbudets inlämnande, om ej annat särskilt anges PRÖVNING OCH UTVÄRDERING AV ANBUD Stegvis prövning Samtliga anbud kvalificeras, prövas och utvärderas enligt nedan beskrivna steg. Prövningen och utvärderingen av inkomna anbud genomförs med utgångspunkt från förfrågningsunderlagets krav och kriterier samt de uppgifter som anbudsgivaren redovisat i sitt anbud. Prövningen av anbuden görs i två steg. Steg 1: Först prövas om anbud är korrekt inlämnade och innehåller all den dokumentation och de uppgifter som infordrats. Anbud som är korrekt inlämnade och kompletta genomgår därefter en prövning av att de obligatoriska kraven på tjänsterna är uppfyllda. Erbjudna tjänster ska uppfylla ställda obligatoriska krav på tjänsterna (kallat ska-krav), dvs. obligatoriska krav på upphandlingsföremålet. De anbud som uppfyllt kraven enligt ovan går vidare till utvärdering (steg 2). För att få delta i anbudsutvärderingen ska obligatoriska krav (ska-krav) i förfrågningsunderlaget vara uppfyllda, om inte annat angetts i förfrågningsunderlaget. Steg 2: De anbud som visat att samtliga krav enligt ovan är uppfyllda genomgår därefter en utvärdering enligt nedanstående förutsättningar. Utvärderingen syftar till att SKI ska anta de tre ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden med hänsyn tagen till uppställda tilldelningskriterier (utvärderingskriterier) för respektive anbudsområde Utvärdering av anbud Utvärderingen syftar till att SKI ska anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med hänsyn tagen till uppställda utvärderingskriterier. För denna upphandling kommer följande utvärderingskriterier att användas vid anbudsutvärderingen. Pris - för varje anbud beräknas en totalsumma under 4 år utifrån anbudsgivarens erbjudna anbudspriser. Funktionalitet - där de funktionella mervärdena i upphandlingen uttrycks som poängsatta bör-krav. Utvärderingen innebär att pris och funktionalitet i form av funktionella mervärden uttryckta som poängsatta bör-krav värderas för respektive anbud. I förhållande till det erbjudna priset kommer de funktionella mervärdena att viktas till 30%. I utvärderingen används utvärderingsmetoden enligt nedan. Följande formel tillämpas: Utvärderingspris= Erbjudet pris för tjänsterna över 4 år - (30%*(Erbjudet pris fför tjänsterna över 4 år)*(uppnådda funktionella mervärden/totalt antal möjliga funktionella mervärden)) I denna upphandling har erbjuden funktionalitet ett värde om maximalt 30% av det erbjudna Utskrivet: :20 Sida 6 av 16 Refnr.: Projekt nr 10104

7 priset över fyra år. Detta innebär att ett anbud som erbjuder all efterfrågad funktionalitet (dvs. uppfyller samtliga poängsatta bör-krav) erhåller ett prisavdrag på maximalt 30% av det erbjudna priset över fyra år i utvärderingssyfte. Utvärderingspriset utgörs då av det totala beräknade anbudspriset utifrån anbudsgivarens anbud minus prisavdraget. De tre anbudsgivare med lägst utvärderingspris för respektive anbudsområde tilldelas kontraktet för respektive anbudsområde. Exempel Följande exempel är baserat på samma utvärderingskriterier som de som används i denna upphandling. Maximalt antal börkravspoäng antas i detta exempel vara 10 poäng. Anbud A erbjuder tjänster som inte erbjuder några funktionella mervärden, dvs. inte uppfyller några bör-krav (0 bör-krav uppfylls). Priset är kr. Anbud B erbjuder tjänster som erbjuder samtliga funktionella mervärden, dvs. uppfyller samtliga bör-krav (10 bör-krav uppfylls). Priset är kr. Anbud C erbjuder tjänster som erbjuder hälften av de funktionella mervärdena, dvs. uppfyller fem bör-kraven (5 bör-krav uppfylls). Priset är kr. Anbud D erbjuder en tjänst som erbjuder nästan alla funktionella mervärden, och uppfyller 8 bör-krav (8 börkrav uppfylls). Priset är kr. Resultat: Anbud A: Får inget avdrag på priset för uppfyllda bör-krav enligt kalkyl: 30%*( *0 10) = 0 Anbud B: Får ett prisavdrag beroende på att samtliga bör-krav uppfylls enligt kalkyl: 30% * * = Anbud C: Får ett prisavdrag beroende på att fem (5) bör-krav uppfylls enligt kalkyl: 30% * * 5 10 = Anbud D: Får ett prisavdrag beroende på att åtta (8) bör-krav uppfylls enligt kalkyl: 30% * * 8 10 = Utvärderingspriserna beräknas sedan enligt följande: Anbud A: kr = kr Anbud B: = Anbud C: = Anbud D: = Utvärderingsresultatet innebär att anbud B,C, D antas för anbudsområdet då de efter genomförd utvärdering erbjuder det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Om det vid utvärderingen av vilket anbud som är det tredje mest ekonomiskt fördelaktiga anbudet, finns två anbud som har exakt samma utvärderingspris kommer det anbud som fått störst andel av de funktionella mervärdena, dvs. de tillgängliga bör-kravspoängen, att antas. Om anbuden i sådant fall har samma andel av de tillgängliga bör-kravspoängen avgörs i sista hand vilket som blir vinnande anbud genom lottning. Utskrivet: :20 Sida 7 av 16 Refnr.: Projekt nr 10104

8 Anbudspriser Ekonomiska villkor för tjänsterna beskrivna i förfrågningsunderlaget anges i pris- och utvärderingsbilagan, bilaga 4 och i bilaga 1 Valutering. Pris- och utvärderingsbilagan bilaga 4 och bilaga 1 är de svarsmallar som SKI rekommenderar anbudsgivare att använda som förlaga för att lämna anbudspriser och valuteringsvillkor. I bilaga 4 redovisar SKI utvärderingsvolymer och beräkningar för utvärdering för respektive anbudsområde. Observera att anbudsgivare i pris- och utvärderingsbilagan bilaga 4 behöver ange för vilket/vilka anbudsområden som lämnade anbudspriser gäller. Priser anges enligt den anvisning som finns i bilaga 4. I respektive svarsfält för respektive fråga i bilaga 4 finns angivet om pris ska anges per år, per transaktion, per avisering, per säkerhetsdosa, pris per styck eller rabatt i procent. Om en funktionalitet eller ett pris inte efterfrågas och anbudsgivaren anser att funktionaliteten bör offereras kan detta göras under "Eventuella tillvalstjänster och pris för dessa". Pris/priser ska lämnas på samtliga relevanta tjänster för de angivna tjänsteområdena i förfrågningsunderlagets punkt "Omfattning". I det fall att ofullständiga prisuppgifter ges kommer anbudet inte att kunna antas för det aktuella anbudsområdet. Alla erbjudna priser ska inkludera samtliga kostnader för den erbjudna funktionaliteten Avrop Avrop Avrop från detta avtal sker genom förnyad konkurrensutsättning. Vid förnyad konkurrensutsättning gäller följande: 1. Avropare preciserar sitt avrop och skickar avropsförfrågan till Ramavtalsbankerna. Avropsförfrågan skall ställas till samtliga Ramavtalsbanker. Avropsförfrågan skall sändas skriftligen eller per e-post till av Banken angiven adress. I avropsförfrågan skall Avropare hänvisa till Ramavtalet. 2. I avropsförfrågan preciseras vilka tjänster som önskas avropas (avropsprecisering). Vidare ska Avropare i avropsförfrågan ange vilka närmare krav på kriterierna pris, funktionalitet respektive service som myndigheten har rörande aktuella tjänster (inom ramen för detta Ramavtal) samt vilken viktning respektive kriterierna pris, funktionalitet och service har i Avropares utvärdering av avropssvaren. 3. Avropare skall ange en skälig tidsfrist, dock minst femton Bankdagar, för Ramavtalsbankerna att lämna avropssvar. Denna tidsfrist skall fastställas med hänsyn till avropsförfrågans komplexitet samt den tid som behövs för att lämna avropssvar. 4. Avropssvaren ska vara skriftliga. 5. Avropssvaren från Banken öppnas först efter tidsfristen för inlämnandet har gått ut. Avropare värderar de inkomna svaren. Avropsavtal rörande aktuella tjänster ska tilldelas den Ramavtalsbank som lämnat det för Avropare ekonomiskt mest fördelaktiga avropssvaret på grundval av tilldelningskriterierna pris, funktionalitet och service. 6. Avropare ska meddela de Ramavtalsbanker som är parter i Ramavtalet om det beslut som fattats om tilldelning i den förnyade konkurrensutsättningen. Utskrivet: :20 Sida 8 av 16 Refnr.: Projekt nr 10104

9 7. Avropsavtal upprättas mellan den Bank som tilldelats kontraktet och Avropare. Den Bank som tilldelats kontraktet (Avropsavtalet) rörande aktuellt avrop enligt ovan ska återrapportera detta till SKI på ett mellan parterna överenskommet sätt. Precisering av avropet I den förnyade konkurrensutsättningen ska avropande upphandlande myndighet precisera sitt avrop och bl.a. ange vilka tjänster som avropet avser. Upphandlande myndighet ska även precisera i sitt avrop sitt eventuella önskemål på kredit kopplat till koncernkontostrukturen. Leverantören har rätt att göra kreditprövning i samband med den förnyade konkurrensutsättningen i enlighet med ramavtalets villkor. Vid den förnyade konkurrensutsättningen ska avropande upphandlande myndighet ge leverantören information om avropande myndighets ekonomiska och finansiella ställning för att ge förutsättningar för leverantörens kreditprövning. Förteckning över exempel på precisering av avropet som kan göras i samband med förnyad konkurrensutsättning finns i bilaga 6. Tilldelningskriterier (utvärderingskriterier) Kriteriet för att tilldela kontraktet vid myndigheternas förnyade konkurrensutsättning är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. I den förnyade konkurrensutsättningen räknas det anbud med lägst utvärderingspris som det ekonomiskt mest fördelaktiga. Vid avropande myndigheters förnyade konkurrensutsättning kan nedanstående tilldelningskriterier användas. 1. Pris Avropande myndigheter anger volymförutsättningar i den förnyade konkurrensutsättningen. Leverantören har möjlighet att ställa ett förnyat pris på respektive tjänstedel, men priserna kan inte vara högre än de takpriser som gäller enligt ramavtalet. Beräkningen av avropssvarens priser består dels av de transaktionspriser som anges i avropssvaren, och dels av den kostnad för den eventuella begärda krediter, med avdrag för eventuella ränteintäkter för placeringar, som preciserats i avropsförfrågan. 2. Funktionalitet I bilaga 6 finns exempel flera exempel på möjliga funktionella mervärden, uttryckta som poängsatta bör-krav, som kan användas vid utvärdering av funktionalitet i den förnyade konkurrensutsättningen. Den möjliga vikt som i utvärderingssyfte kan användas av Avropare för tilldelningskriteriet funktionalitet ska anges av avropare i den förnyade konkurrensutsättningen. Vikten kan vara ett värde mellan 0-50%. Detta innebär att avropares värdering av tilldelningskriteriet funktionalitet resulterar i ett avdrag från anbudsgivarens erbjudna priser som uppgår till 0-50% av anbudspriset. 3. Service I bilaga 6 finns exempel flera exempel på möjliga funktionella mervärden, uttryckta som poängsatta bör-krav, som kan användas vid utvärdering av service i den förnyade konkurrensutsättningen. Den möjliga vikt som i utvärderingssyfte kan användas av Avropare för tilldelningskriteriet service ska anges av avropare i den förnyade konkurrensutsättningen. Vikten kan vara ett värde mellan 0-50%. Detta innebär att avropares värdering av tilldelningskriteriet service resulterar i ett avdrag från anbudsgivarens erbjudna priser som uppgår till 0-50% av anbudspriset BILAGOR Samtliga bilagor Bilaga 01 Valutering Utskrivet: :20 Sida 9 av 16 Refnr.: Projekt nr 10104

10 Bilaga 02 Kravspecifikation med svarsmall Bilaga 03 Förlaga för Ramavtal Bilaga 04 Pris- och utvärderingsbilaga Bilaga 05 Anbudets underskrift Bilaga 06 Precisering av avrop samt tilldelningskriterier vid förnyad konkurrensutsättning Utskrivet: :20 Sida 10 av 16 Refnr.: Projekt nr 10104

11 2. Kravspecifikation Kontanthanteringstjänster 2.1. Beställning av hämtning/växel/material, hämtning av dagskassor och uppräkning av dagskassor samt återredovisning Definitioner Beställningsdag: den vardag då beställning (t.ex. av inleverans av växel) sker. Leveransdag: den vardag då leverans (t.ex. av beställd växel) sker. Hämtningsdag: den vardag då hämtning av dagskassa sker. Bankdag: Dag i Sverige som inte är söndag eller allmän helgdag eller dag som är likställd med allmän helgdag (fn lördagar, midsommarafton, julafton och nyårsafton). Återredovisning: Meddelande från anbudsgivaren som innehåller information den upphämtade dagskassans påsnummer, belopp och datum samt information om mottagningsställe/id-nr Erbjuden lösning Anbudsgivaren ska erbjuda en lösning där hämtning, uppräkning och insättning på Stockholms stads anvisade bankkonto/bankkonton sker inom maximalt 2 bankdagar. Uppfylls kravet enligt ovan? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Insättning Anbudsgivaren ska sätta in dagskassans/dagskassornas belopp på av staden anvisat bankkonto/bankkonton. Uppfylls kravet enligt ovan? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Mynt och sedlar Anbudsgivaren ska vid hämtning kunna ta emot kontanter i form av mynt och sedlar i SEK. Dagskassekolli ska även utan extra kostnad kunna innehålla upp till 10 st svenska mynt i samma kolli. Uppfylls kravet enligt ovan? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Utländsk valuta Dagskassekolli ska även utan extra kostnad kunna innehålla utländska sedlar i samma kolli eller i separat kolli. Euro, USD och YEN ska accepteras i sådant kolli. Uppfylls kravet enligt ovan? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Osorterade mynt Anbudsgivaren ska kunna erbjuda lösningar för emottagande av osorterade mynt för Utskrivet: :20 Sida 11 av 16 Refnr.: Projekt nr 10104

12 uppräkning och insättning på av staden anvisat bankkonto. Uppfylls kravet enligt ovan? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Växel Anbudsgivaren ska kunna leverera växel i form av mynt och sedlar i SEK. Uppfylls kravet enligt ovan? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Tid för beställning av växel Beställning av växel bör kunna ske en dag innan leveransdag, om beställningen görs senast kl på beställningsdagen, förutsatt att både leveransdag och beställningsdag är bankdagar. (2 p) Uppfylls kravet enligt ovan? För att erhålla poäng ska redovisning ges som styrker att kravet uppfylls. (Fritextsvar) Tid för beställning av extra hämtning Beställning av en extra hämtning bör kunna ske en dag innan hämtningsdagen, om beställningen görs senast kl på beställningsdagen, förutsatt att både leveransdag och beställningsdag är bankdagar. (2 p) Uppfylls kravet enligt ovan? För att erhålla poäng ska redovisning ges som styrker att kravet uppfylls. (Fritextsvar) Nödrutin Anbudsgivaren ska erbjuda en express-tjänst eller nödrutin, som innebär att anbudsgivaren då gör sitt yttersta för att kunna leverera växel och genomföra transport på beställningsdagen. Sådan nödrutin är inte avsedd att nyttjas med jämna mellanrum utan endast vid mycket speciella omständigheter. Uppfylls kravet enligt ovan? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Mynt och sedlar återredovisas samma dag Anbudsgivaren bör kunna garantera att insättning och återredovisning av inlämnade dagskassor sker samma dag för dagskassa innehållande sedlar som för dagskassa innehållande mynt, i det fall att båda kassorna hämtats vid samma tillfälle. (4p) Uppfylls kravet enligt ovan? För att erhålla poäng ska redovisning ges som styrker att kravet uppfylls. (Fritextsvar) Återredovisning Återredovisning av inlämnade och uppräknade dagskassor ska kunna ske elektroniskt till mer än en person, t.ex. via e-post eller via elektroniskt webb-gränssnitt eller liknande. Uppfylls kravet enligt ovan? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Utskrivet: :20 Sida 12 av 16 Refnr.: Projekt nr 10104

13 Återredovisning elektroniskt för inläsning av återredovisningsfil i ekonomisystem Återredovisning av inlämnade och uppräknade dagskassor, där återredovisningen minst innehåller information om påsnummer eller motsvarande, belopp, datum, och en unik referens, bör även kunna ske elektroniskt i filformat som är standardformat (t.ex. i XML-format eller i textfiler) för automatisk hantering i ekonomisystem[1]. (5 p) [1] I Stockholms stad används följande ekonomisystem idag: Agresso, Raindance, Visma, IFS, Softone, Hogia, Prisma, M3/Movex. Uppfylls kravet enligt ovan? För att erhålla poäng ska redovisning ges som styrker att kravet uppfylls. (Fritextsvar) Återredovisning med unik referens Återredovisningen av inlämnade och uppräknade dagskassor ska för varje dagskassa kunna innehålla information om påsnummer eller motsvarande, belopp, datum och en unik referens. Syftet med den unika referensen är att kunna särskilja dagskassor som härrör från olika platser men som sätts in på av staden bestämt bankkonto. Uppfylls kravet enligt ovan? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Tid för återredovisning Återredovisningen av inlämnade och uppräknade dagskassor ska senast levereras samma bankdag som insättning på kontot sker (dvs. på bankdagen). Uppfylls kravet enligt ovan? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Elektroniskt gränssnitt för beställa växel Anbudsgivaren bör kunna tillhandahålla ett elektroniskt gränssnitt med inloggningsfunktion med användarid och personligt lösenord som möjliggör att användaren elektroniskt, t.ex. via en webbsida, kan beställa inleverans av växel. (3 p) Uppfylls kravet enligt ovan? För att erhålla poäng ska redovisning ges som styrker att kravet uppfylls. (Fritextsvar) Elektroniskt gränssnitt för beställa extra transport Anbudsgivaren bör kunna tillhandahålla ett elektroniskt gränssnitt med inloggningsfunktion med användarid och personligt lösenord som möjliggör att användaren elektroniskt, t.ex. via en webbsida, kan beställa ytterligare värdetransport. (2 p) Uppfylls kravet enligt ovan? För att erhålla poäng ska redovisning ges som styrker att kravet uppfylls. (Fritextsvar) Elektroniskt gränssnitt för att avboka transport Anbudsgivaren bör kunna tillhandahålla ett elektroniskt gränssnitt med inloggningsfunktion med användarid och personligt lösenord som möjliggör att användaren elektroniskt, t.ex. via en webbsida, kan avboka en schemalagd värdetransport. (2 p). Uppfylls kravet enligt ovan? För att erhålla poäng ska redovisning ges som styrker att kravet uppfylls. (Fritextsvar) Utskrivet: :20 Sida 13 av 16 Refnr.: Projekt nr 10104

14 Elektroniskt gränssnitt för att beställa material Anbudsgivaren bör kunna tillhandahålla ett elektroniskt gränssnitt med inloggningsfunktion med användarid och personligt lösenord som möjliggör att användaren elektroniskt, t.ex. via en webbsida, kan beställa material i form av påsar för dagskassor, myntpåsar m.m. (2 p) Uppfylls kravet enligt ovan? För att erhålla poäng ska redovisning ges som styrker att kravet uppfylls. (Fritextsvar) Elektroniskt gränssnitt för att ta ut rapporter Anbudsgivaren bör kunna tillhandahålla ett elektroniskt gränssnitt med inloggningsfunktion med användarid och personligt lösenord som möjliggör att användaren elektroniskt, t.ex. via en webbsida, kan ta ut rapporter på t.ex. statistik över inlämnade dagskassor per inlämningsställe över tid.(2p) Uppfylls kravet enligt ovan? För att erhålla poäng ska redovisning ges som styrker att kravet uppfylls. (Fritextsvar) Elektroniskt gränssnitt inloggning med elektronisk legitimation Det av anbudsgivaren tillhandahållna elektroniska gränssnittet som möjliggör att användaren elektroniskt t.ex. kan beställa inleverans av växel, beställa material, göra bokning/avbokning av transporter m.m. bör vara tillgängligt genom inloggning med elektronisk legitimation t.ex. bank-id, eller motsvarande. (2p) Uppfylls kravet enligt ovan? För att erhålla poäng ska redovisning ges som styrker att kravet uppfylls. (Fritextsvar) Identifiering av anbudsgivarens personal Anbudsgivarens personal ska bära klädsel och kunna visa behörighetshandlingar som visar att personalen arbetar för anbudsgivaren och har behörighet att utföra tjänsten. Uppfylls kravet enligt ovan? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Hänsyn vid hämtning Vid hämtning disponeras arbetsområdet i samråd med beställaren. Vid uppdragets utförande ska hänsyn tas till respektive hämtställes pågående verksamhet och hänsyn tas till rutiner gällande t.ex. låsning av dörrar, grindar, larm etc. Uppfylls kravet enligt ovan? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Säsongsvariationer Det ska vara möjligt att avropa hämtningstjänster för del av året, t.ex. under en tremånadersperiod under sommaren för friluftsbad eller parkteatrar, utan extra kostnader. Det ska vara möjligt att avboka hämtningstjänster för del av året, t.ex. under sommaren när skolorna är stängda, utan extra kostnader. Uppfylls kravet enligt ovan? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Utskrivet: :20 Sida 14 av 16 Refnr.: Projekt nr 10104

15 2.2. Deponering Egen deponering I staden finns ett behov av att enheter själva ska kunna deponera små belopp som inte uppkommer med regelbunden periodicitet. Anbudsgivaren ska erbjuda möjlighet för stadens personal att själva lämna in eller deponera dagskassor för insättning på av staden angivet bankkontonummer. Sådan lösning kan tänkas vara något av nedanstående alternativ; - inlämning i servicebox eller motsvarande - inlämning över disk på utpekade inlämningsställen - eller sfär-lösningar där flera av stadens enheter ges möjlighet att deponera pengar på en av staden anvisad plats, t.ex. i ett deponeringsskåp utplacerat på lämpligt ställe inom staden Annan likvärdig liknande lösning kan också godtas förutsatt att grundbehovet att möjliggöra egen deponering till låg kostnad kan uppnås. Uppfylls kravet enligt ovan? Redovisning av föreslagen lösning ska ges i fritextfältet nedan. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Hyra av deponeringsskåp Anbudsgivaren ska tillhandahålla möjlighet för stadens enheter att vid behov hyra ett deponeringsskåp där innehållet försäkras genom anbudsgivarens försäkring. Som tilläggsinformation får anbudsgivaren gärna ange nivån på denna försäkring (upp till vilket belopp innehållet är försäkrat), men det är inte ett obligatoriskt krav att ange sådan information. Uppfylls kravet enligt ovan? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Deponeringsskåp ägda av staden Vid hämtning ska leverantören kunna hämta kontanter från de deponeringsskåp som staden redan har på plats (av staden sedan tidigare inköpta skåp). Detta innebär att staden inte ska vara tvingad att inhandla nya skåp eller hyra nya skåp för att möjliggöra hämtning av dagskassor. Uppfylls kravet enligt ovan? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 2.3. Service och tillgänglighet, fakturering av avgifter Kundansvarig/a Anbudsgivaren ska utse en kontaktperson eller två kontaktpersoner med övergripande ansvar för ramavtalet i förhållande till Stockholms stad (kundansvarig/a). Uppfylls kravet enligt ovan? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Språk Alla tjänster (inkl kundtjänst/support/ informations- och utbildningsmateriel) ska vara på svenska. Utskrivet: :20 Sida 15 av 16 Refnr.: Projekt nr 10104

16 Uppfylls kravet enligt ovan? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Tider för kundsupport/teknisk support Tider för kundsupport/teknisk support ska minst vara vardagar/arbetsdagar mellan Uppfylls kravet enligt ovan? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Längre tid för kundsupport/teknisk support Tider för kundsupport/teknisk support bör minst vara mellan arbetsdagar/vardagar. (2 p) Uppfylls kravet enligt ovan? För att erhålla poäng ska redovisning ges som styrker att kravet uppfylls. (Fritextsvar) Kundsupportorganisation Anbudsgivaren ska tillhandahålla en kundsupportorganisation som ska vara bemannad med minst två personer insatta i överenskommelsen mellan anbudsgivaren och Stockholms stad, eller som har möjlighet att snabbt koppla Stockholms stads personal vidare till sådana personer. Uppfylls kravet enligt ovan? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Implementering Anbudsgivaren ska tillhandahålla ett aktivt implementeringsstöd. Anbudsgivarens stöd vid en implementering ska minst innehålla följande delar: att besöka samtliga enheter inom Stockholms stad som önskar avropa tjänsterna för att t.ex. ge information om avtalet och om avtalade villkor, att ge information om rutiner, att ge utbildning i eventuellt systemstöd, samt att ge information om hur support/service sker. Uppfylls kravet enligt ovan? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Fakturering Fakturan för genomförda tjänster/varor ska innehålla en detaljerad specifikation som beskriver utförda tjänster och/eller levererade varor så att det är möjligt för Stockholms stad att följa upp fakturan mot avtalade tjänster och villkor. Uppfylls kravet enligt ovan? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Utskrivet: :20 Sida 16 av 16 Refnr.: Projekt nr 10104

17 BANKTJÄNSTER 2012 BILAGA 1 TILL FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET PROJEKTNR SID 1 (3) Bilaga 1 : Valutering Det är viktigt att eftersträva enkelhet i administrationen av betalningarna med tydliga transparenta villkor kring valutering. Avstämningar i Avropares kommunkoncern måste ske effektivt med hög precision, vilket försvåras av komplicerade valuteringsbegrepp och många saldo-begrepp. Det är viktigt att samtliga ankommande betalningar valuteras och ränteberäknas snarast möjligt. I enlighet med förfrågningsunderlaget är förmånsvalutering, dvs. att bokföringsdag och valutadag är samma dag (enligt definitioner som återfinns i bilaga 3, Förlaga för Ramavtal bilaga 2 Definitioner), ett obligatoriskt krav på tjänsten. Exempel på transaktioner och hur de ränteberäknas: För att få en tydlighet i hur olika typer av transaktioner behandlas och ränteberäknas har SKI nedan i tabellform beskrivit önskemål för transaktionernas hantering. Beskrivningarna nedan utgår från att angivna behandlingsregler och ränteräkning gäller oavsett när betalningarna inträffar under dagen. Vänligen använd tabellerna nedan för att förklara hur transaktionerna skulle behandlas och ränteberäknas hos er, genom att nedan justera kryssen och/eller texten. Ge gärna kommentarer i tabellfälten för kommentarer. Ange särskilt om speciella klockslag är viktiga t.ex. för att få angiven valutadag (t.ex; valuteringsreglerna enligt ovan gäller för betalningsuppdrag som ankommit BGC före kl på bankdagen). Avgående elektroniska betalningar via girosystem (bankgiro eller plusgiro) Transaktionsdag Bokföringsdag Valutadag Utbetalningsdag Kommentar: Fredag Lördag Söndag Måndag X X X X Stockholm. Besöksadress Ragnar Östbergs Plan 1

18 BILAGA 1 TILL FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET BANKTJÄNSTER 2012 SID 2 (3) Ankommande kommunskattemedel från Skatteverket 3:e bankdagen efter den 17:e 4:e bankdagen efter den 17:e Kl Transaktionsdag X Bokföringsdag X Valutadag X Kommentar: 5:e bankdagen efter den 17:e Lönelikvid Måndag Tisdag Onsdag Torsdag Pengar reserverade på X upphandlande myndighets konto (tidig täckning) Transaktionsdag X Bokföringsdag X Valutadag X Löneutbetalningsdag (om X konto i samma bank) Löneutbetalningsdag (om X konto i annan svensk bank) Kommentar: Ange eventuella krav på tidig täckning (t.ex. krav på täckning en eller flera bankdagar före utbetalningsdag) Ekonomiskt bistånd vid kontoinsättningar Dag då utbetalningsfil sänds Transaktionsdag Bokföringsdag Utbetalningsdag (om konto i samma bank) Utbetalningsdag (om konto i annan svensk bank) Kommentar: Kortinlösen via terminal/ P-automat Insamlingsdag Transaktionsdag Bokföringsdag Valutadag Kommentar: Måndag Tisdag Onsdag Torsdag X X X X X Måndag Tisdag Onsdag Torsdag X X X X

19 BILAGA 1 TILL FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET BANKTJÄNSTER 2012 SID 3 (3) Kortinlösen vid Internethandel Insamlingsdag Transaktionsdag Bokföringsdag Valutadag Kommentar: Bankinbetalning via Internet vid internethandel Transaktionsdag Bokföringsdag Valutadag Kommentar: Måndag Tisdag Onsdag Torsdag X X X X Måndag Tisdag Onsdag Torsdag X X X

20 Bilaga 2: Kravspecifikation med svarsmall upphandling Banktjänster 2012 Projektnr: ANVISNING: Kraven besvaras genom att svara ja eller nej i rutorna i kolumnen för ja/nej-svar nedan (kolumn C). Till vissa krav finns en begäran att anbudsgivaren ska beskriva en rutin, funktionalitet eller ange annan redovisning. Begärd information lämnas i svarsfältet i anslutning till frågan. (kolumn D) Referenser till ev. bilagor ska anges tydligt. 1. Koncernkonto, koncernkontokredit, samt internetbank Tjänsteområdet omfattar koncernkontostruktur med internetbank, eventuell kredit kopplat till koncernkonto och önskad storlek på kredit (dvs kreditlimit) eller inlåningsvillkor på toppkontot, samt internetbank och internetbankstjänster. Kraven på tjänsterna beskrivs nedan Koncernkontostruktur och koncernkontokredit Banken ska erbjuda en koncernkontostruktur, dvs. en gruppering av transaktionskonton och summeringskonton till överordnat summeringskonto eller toppkonto i syfte att samla likviditet. Kolumn C Uppfylls kravet? (Ja/Nej-svar) Kolumn D I de vita rutorna nedanför finns möjlighet att ge redovisningar. Banken bör erbjuda en koncernkontostruktur med automatisk daglig täckning och tömning av transaktionskonton och summeringskonton till överordnat transaktionskonto, summeringskonto eller toppkonto, så att saldo på transaktionskonton och summeringskonton vid dagens slut är = (5p) För att erhålla poäng ska redovisning ges som styrker att kravet uppfylls Koncernkontostrukturen ska kunna hantera 4 nivåer Koncernkontostrukturen bör kunna hantera minst 5 nivåer. (5 p) För att erhålla poäng ska redovisning ges som styrker att kravet uppfylls Individuella internlimiter ska kunna registreras för valfritt konto vid valfri tidpunkt. Täckningskontroll i form av spärrar för utbetalningar utöver gällande limiter ska finnas. Det ska vara möjligt att välja vilka konton som ska förses med sådan täckningskontroll. Det bör vara möjligt att utforma täckningskontrollen på olika nivåer i kontostrukturen, t.ex. på summeringskonton eller underkonton. (2 p) För att erhålla poäng ska redovisning ges som styrker att kravet uppfylls Det bör vara möjligt att reservera/skydda visst belopp på kontot, dvs. spärra visst belopp för uttag. (1 p) Det bör vara möjligt för konton under ett visst toppkonto att hämta samma räntevillkor som gäller för toppkontot. Detta innebär att vid en ränteändring på toppkonto uppdateras räntevillkor automatiskt på alla underliggande konton (s.k. ärvfunktion). (2 p) För att erhålla poäng ska redovisning ges som styrker att kravet uppfylls. Individuella internlimiter bör kunna registreras av upphandlande myndighet. (1 p) För att erhålla poäng ska redovisning ges som styrker att kravet uppfylls Till varje konto ska kunna kopplas individuella räntevillkor på både plus-och minussaldon. Räntor (såväl kostnads- som intäktsräntor) på såväl toppkonto som underkonton bör kunna kapitaliseras och bokföras på respektive konto genom bankens försorg med olika periodicitet; a) månatligen (2p), b) kvartalsvis (1p). För att erhålla poäng ska redovisning ges som styrker att kravet uppfylls. De kapitaliserade räntorna bör kunna ingå i kontots bokförda saldo den sista bankdagen i innevarande månad. (2 p) För att erhålla poäng ska redovisning ges som styrker att kravet uppfylls. Internräntesats för respektive konto bör kunna registreras och ändras av Upphandlande myndighet. (1 p) För att erhålla poäng ska redovisning ges som styrker att kravet uppfylls. Internräntesatser bör kunna justeras i efterhand under innevarande kalenderår med tillhörande justering av räntan. (1 p) För att erhålla poäng ska redovisning ges som styrker att kravet uppfylls Det bör vara möjligt att få tillgång till en fil i standardiserat filformat med information om utgående saldo per konto per den sista i månaden samt information om kapitaliserade räntor att läsa in i ekonomisystem. (2 p) För att erhålla poäng ska redovisning ges som styrker att kravet uppfylls. Sida 1 av 21