Kravspecifikation Värdetransporter med kontanthantering

Transkript

1 1 (11) Kravspecifikation Värdetransporter med kontanthantering

2 2 (11) Innehåll 1 KRAVSPECIFIKATION KONTANTHANTERINGSTJÄNSTER Definitioner Hantering av dagskassa/dagskassor Insättning av dagskassa Mynt och sedlar Utländsk valuta Osorterade mynt Värdebelopp Beställning av hämtning Beställning av extra hämtning Avbokning av hämtning och/eller extra hämtning Beställning av växel Växel och övrigt behov av kontanter Tid för beställning av växel Beställning av extra leverans av växel Avbokning av leverans Värdebelopp Elektroniskt gränssnitt (web-portal) Beskrivning av elektroniskt gränssnitt Återredovisning av dagskassa till av Polismyndigheten angiven bank Transporter Utförande av transport Identifiering av antagen leverantörs personal Hämtning Hänsyn vid hämtning Lämning Hänsyn vid lämning Tid för hämtning/lämning Beskrivning av utförande av uppdrag Rapportering och rutiner Avvikelserapport Rutiner för incidenthantering Ansvar för försändelser Språk Tider för kundsupport Fakturering... 11

3 3 (11) 1 Kravspecifikation Kontanthanteringstjänster 1.1 Definitioner Beställningsdag: den vardag då beställning (t.ex. av inleverans av växel) sker. Leveransdag: den vardag då leverans (t.ex. av beställd växel sker). Hämtningsdag: den vardag då hämtning av dagskassa sker. Bankdag: Alla dagar utom lördagar, söndagar, trettondag jul, långfredagen, annandag påsk, första maj, Kristi himmelsfärdsdag, nationaldagen, midsommarafton, julafton, juldagen, annandag jul, nyårsafton och nyårsdagen (allt enligt den svenska kalendern) och vad som i övrigt stadgas i vid var tid gällande lag (1989:253) om allmänna helgdagar. Återredovisning: Meddelande från leverantören som innehåller information om den upphämtade dagskassans påsnummer, belopp och datum samt information om mottagningsställe/id-nr. 1.2 Hantering av dagskassa/dagskassor Insättning av dagskassa Anbudsgivaren ska erbjuda en lösning där hämtning, uppräkning och insättning på Polismyndighetens anvisade bankkonto/bankkonton sker omgående, dock senast inom två (2) bankdagar. Anbudsgivaren ska redovisa hur ovanstående krav uppfylls på max en A4-sida Mynt och sedlar Antagen leverantör ska vid hämtning kunna ta emot kontanter i form av mynt och sedlar i SEK. Dagskassekolli/påse ska även utan extra kostnad kunna innehålla upp till 10 stycken svenska mynt i samma dagskassekolli/påse. Antalet dagskassekollin/påsar som hämtas ska ej vara begränsat så länge värdebeloppet enligt ej överskrids Utländsk valuta Antagen leverantör ska vid hämtning även kunna ta emot utländska kontanter i form av utländska sedlar i separat kolli utan extra kostnad. Antagen leverantör ska kunna hantera följande valutor

4 4 (11) AUD CAD CHF CZK DKK EUR GPB HUF HKD JPY NOK NZD PLN SGD THB TRY USD ZAR Australien Kanada Schweiz Tjeckien Danmark Euroland Storbritannien Ungern Hongkong Japan Norge Nya Zeeland Polen Singapore Thailand Turkiet USA Sydafrika Antagen leverantör bör kunna hantera följande valutor BGN Bulgarien CNY Kina HRK Kroatien ISK Island RUR Ryssland Valutorna kan under avtalstiden komma att förändras av Polismyndigheten. Antagen leverantör kommer att kontaktas av Polismyndigheten i god tid innan eventuell förändring sker för kontroll om antagen leverantör kan hantera ny valuta Osorterade mynt Antagen leverantör ska kunna erbjuda lösningar för emottagande av osorterade mynt för uppräkning och insättning på av Polismyndigheten anvisat bankkonto/bankkonton Värdebelopp Den transporterade egendomens sammanlagda värde och vikt beräknas att maximalt uppgå till kr och 20 kg per hämtning. Det kan förekomma enstaka tillfällen då

5 5 (11) Polismyndigheten har behov av att, från enskild upphämtningsplats, transportera värdebelopp överstigande angivna gränser Beställning av hämtning Hämtning av dagskassa ska genomföras efter beställning från respektive upphämtningsadress alternativt i enlighet med överenskommet schema mellan cirka kl. 10:00-15:00, helgfria dagar, måndag-fredag. Allmän helgdag definieras i enlighet med lag (1989:253) om allmänna helgdagar Beställning av extra hämtning Antagen leverantör ska erbjuda möjlighet till beställning av extra hämtning. Beställning av extra hämtning bör kunna ske en (1) dag innan hämtningsdagen, om beställningen görs senast kl på beställningsdagen, förutsatt att både leveransdag och beställningsdag är bankdagar Avbokning av hämtning och/eller extra hämtning Polismyndigheten ska ha möjlighet att avboka hämtning senast en (1) dag innan tjänstens utförande. 1.3 Beställning av växel Polismyndigheten har behov av att få leverans av växel i SEK samt införsel av kontanter utifrån beställning (avrop). Enligt 6 i förordning (2006:1097), om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning, får myndigheten inte medge automatisk dragning (autogiro) från Polismyndighetens konto. Betalning kommer därför ske via utbetalning till leverantören. Om ovanstående förordning ändras till att statliga myndigheter får nyttja autogiro önskar Polismyndigheten ha möjlighet att ändra sitt förfaringssätt vid beställning under avtalstiden.

6 6 (11) Växel och övrigt behov av kontanter Antagen leverantör ska leverera växel/kontanter till Polismyndigheten utifrån av Polismyndigheten specificerade valörer (mynt samt sedlar) i SEK Tid för beställning av växel Beställning av växel ska ske två (2) arbetsdagar innan leveransdag, om leveransdag sammanfaller med dag för ordinarie hämtning av dagskassa, och om beställningen görs senast kl på beställningsdagen Beställning av extra leverans av växel Beställning av extra leverans av växel ska ske fyra (4) dagar innan önskad leveransdag, om leveransdag inte sammanfaller med dag för ordinarie hämtning av dagskassa, om beställningen görs senast kl på beställningsdagen, förutsatt att både beställningsdag och leveransdag är bankdagar Avbokning av leverans av växel Polismyndigheten ska ha möjlighet att avboka leverans senast 2 (två) dagar innan tjänstens utförande Värdebelopp Den transporterade egendomens sammanlagda värde och vikt uppskattas uppgå till maximalt kr och 20 kg. Det kan förekomma enstaka tillfällen då Polismyndigheten har behov av att, till enskild upphämtningsplats, få värdebelopp transporterat till sig överstigande angivna gränser. 1.4 Elektroniskt gränssnitt (web-portal) Antagen leverantör ska tillhandahålla ett elektroniskt gränssnitt med inloggningsfunktion som möjliggör att användaren elektroniskt, t.ex. via en webbsida, kan beställa värdetransport. Varje person som inloggas ska vara knuten till en region via sitt loggin och på så sätt ska faktura för tjänsten vara kopplad till någon av de åtta (8) regionerna som anges i bilaga 6 Orter och frekvens.

7 7 (11) Antagen leverantör bör tillhandahålla ett elektroniskt gränssnitt med inloggningsfunktion som möjliggör att central administration hos Polismyndigheten ska ha möjlighet att överblicka receptioners in och utflöden. Antagen leverantör ska tillhandahålla ett elektroniskt gränssnitt med inloggningsfunktion som möjliggör att användaren elektroniskt, t.ex. via en webbsida, kan beställa ytterligare värdetransport. Antagen leverantör ska tillhandahålla ett elektroniskt gränssnitt med inloggningsfunktion som möjliggör att användaren elektroniskt, t.ex. via en webbsida, kan avboka en schemalagd värdetransport. Antagen leverantör ska tillhandahålla ett elektroniskt gränssnitt med inloggningsfunktion som möjliggör att användaren elektroniskt, t.ex. via en webbsida, kan beställa växel. Antagen leverantör ska tillhandahålla ett elektroniskt gränssnitt med inloggningsfunktion som möjliggör att användaren elektroniskt, t.ex. via en webbsida, kan beställa material i form av påsar för dagskassor, myntpåsar m.m. Återredovisningen av inlämnade och uppräknade dagskassor ska kunna ske elektroniskt till mer än en mottagare, via e-post eller via elektroniskt gränssnitt. Återredovisningen av inlämnade och uppräknade dagskassor ska senast levereras samma bankdag som insättning på kontot sker (dvs. på bankdagen). Antagen leverantör bör garantera att inställning och återredovisning av inlämnade dagskassor sker samma dag för dagskassa innehållandes sedlar som för dagskassa innehållande mynt, i de fall att båda kassorna hämtats vid samma tillfälle. Återredovisning av inlämnade och uppräknade dagskassor ska för varje unik dagskassa innehålla information om påsnummer eller motsvarande, belopp, datum och en av Polismyndigheten uppsatt unik referens. Syftet med den unika referensen är att kunna särskilja dagskassor som härrör från olika upphämtningsplatser men som sätts in på av Polismyndigheten bestämt bankkonto. Antagen leverantör ska kunna tillhandahålla ett elektroniskt gränssnitt med inloggningsfunktion som möjliggör att användaren elektroniskt, t.ex. via en webbsida, kan ta ut rapporter på t.ex. statistik över inlämnade dagskassor per inlämningsställe över tid. Antagen leverantör ska tillhandahålla en brukarmanual för det elektroniska gränssnittet på svenska. Antagen leverantör ska tillhandahålla inloggningsuppgifter för Polismyndighetens personal som ska ha tillgång till loggin. Varje enskild individ ska endast ha möjlighet att se historik och kommande händelser enligt Polismyndighetens uppsatta villkor. Polismyndigheten tillhandahåller minst en superuser för att vara behjälplig med information för detta uppdrag.

8 8 (11) Beskrivning av elektroniskt gränssnitt Anbudsgivaren ska beskriva hur det elektroniska gränssnittet fungerar. Beskriv även vilken typ av autentisering som används i samband med bokning av hämtning etc. via det elektroniska gränssnittet. Beskriv även om informationen mellan användare och mottagare samt om inloggningssidan krypteras samt om det finns möjlighet för användare att ta del av aktivitetslogg för användarkontot. Anbudsgivaren ska redovisa hur ovanstående krav uppfylls på max en A4-sida. 1.5 Återredovisning av dagskassa till av Polismyndigheten angiven bank Återredovisning av inlämnade och uppräknade dagskassor ska för varje unik dagskassa innehålla information om påsnummer eller motsvarande, belopp, datum och en av Polismyndigheten uppsatt unik referens till av Polismyndigheten angiven bank/bankkonto. Syftet med den unika referensen är att kunna särskilja dagskassor som härrör från olika platser men som sätts in på av Polismyndigheten bestämt bankkonto. 1.6 Transporter Utförande av transport Transport ska ske med hjälp av för transporten ändamålsenligt fordon samt uppfylla krav enligt bilaga 5 Miljökrav Identifiering av antagen leverantörs personal Antagen leverantörs personal ska bära klädsel och kunna visa behörighetshandlingar som visar att personalen arbetar för antagen leverantör och har behörighet att utföra tjänsten Hämtning Polismyndigheten tillhandahåller egen personal minst en (1) person för att säkerställa att alla relevanta moment för hämtning av kontanter efterföljs. Hämtning ska utgöra en sammanhängande kedja innehållande alla relevanta moment från hämtning av kontanter vid upphämtningsadresserna, via transport, till uppräkning och insättning på av Polismyndigheten anvisat konto.

9 9 (11) Om antagen leverantör inte har möjlighet att genomföra hämtning i enlighet med överenskommet schema ska leverantören omgående informera angiven kontaktperson för området boka om hämtningen med berör/berörda upphämtningsadresser Hänsyn vid hämtning Vid hämtning disponeras arbetsområdet i samråd med beställaren. Vid uppdragets utförande ska hänsyn tas till respektive upphämtningsställes pågående verksamhet och hänsyn tas till rutiner gällande t.ex. låsning av dörrar, grindar, larm etc Lämning Polismyndigheten tillhandahåller egen personal minst en (1) person för att säkerställa att alla relevanta moment för lämning av kontanter efterföljs. Lämning ska utgöra en sammanhängande kedja innehållande alla relevanta moment från transport av kontanter från leverantörens uppräkningscentral/deponeringsplats till avlämning på respektive upphämtningsadress. Om antagen leverantör inte har möjlighet att genomföra hämtning i enlighet med överenskommet schema ska leverantören omgående informera och boka om lämningen av växelkassa med berörd/berörda upphämtningsadresser Hänsyn vid lämning Vid lämning disponeras arbetsområdet i samråd med beställaren. Vid uppdragets utförande ska hänsyn tas till respektive upphämtningsställes pågående verksamhet och hänsyn tas till rutiner gällande t.ex. låsning av dörrar, grindar, larm etc Tid för hämtning/lämning Antagen leverantör ska i samråd med respektive av Polismyndigheten utsedd kontaktperson på respektive upphämtningsadress komma överens om tidpunkt för hämtning och lämning.

10 10 (11) 1.7 Beskrivning av utförande av uppdrag Det är upp till anbudsgivaren att själv lägga upp utförandet av uppdraget så att kraven i denna upphandling uppfylls och så att anbudsgivaren utför sitt arbete på ett optimalt sätt. Anbudsgivaren ska till anbudet bifoga en beskrivning på maximalt en A4-sida avseende hur uppdraget kommer att utföras. 1.8 Rapportering och rutiner Avvikelserapport Antagen leverantör ska kvartalsvis skicka en avvikelserapport till Polismyndighetens kontaktperson. Vid allvarliga incidenter ska en rapport omedelbart sändas till Polismyndighetens kontaktperson Rutiner för incidenthantering Antagen leverantör ska ha rutiner för hur egen personal tas omhand i samband med och strax efter en mer allvarlig incident (t.ex. rån, rånförsök eller olycksfall) Ansvar för försändelser Förekommen försändelse Kvitterad försändelse som förkommit ska ersättas av leverantören. Därvid ska ränteersättning erhållas (referensränta + 3 procentenheter). Ränteersättningen ska utbetalas 30 dagar efter skriftlig framställan och uppvisande av ett kvitterat värdetransportkvitto Skador till följd av exploderande värdeväska Skador som uppstår till följd av exploderande värdeväska ska ersättas av antagen leverantör. Därvid ska ränteersättning erhållas (referensränta + 3 procentenheter). Ränteersättningen ska utbetalas 30 dagar efter skriftlig framställan och uppvisande av ett kvitterat värdetransportkvitto.

11 11 (11) Polismyndigheten kan endast få ersättning för en av eller vid varje enskild händelse Ersättning av kostnader uppkomna på grund av utebliven transport Om antagen leverantör inte kan utföra transport enligt beställning debiteras leverantören med faktisk kostnad för uppdraget plus 20% vid varje enskilt tillfälle Språk Alla tjänster (inkl. kundtjänst/support/informations- och utbildningsmaterial) ska utföras på svenska Tider för kundsupport Tider för kundsupport/teknisk support ska minst vara vardagar/arbetsdagar mellan Beskriv hur kundsupport identifierar en användare som önskar göra beställning/avbeställning via telefonkontakt. Anbudsgivaren ska redovisa hur ovanstående krav uppfylls på max en A4-sida Fakturering Antagen leverantör äger rätt att fakturera beställaren månadsvis i efterskott för fullgjorda tjänster. Antagen leverantör ska slutfakturera beställaren inom två (2) månader efter att tjänsten är fullgjord. Leverantörens faktura för genomförda tjänster/varor ska innehålla en detaljerad specifikation som beskriver utförda tjänster och/eller levererade varor så att det är möjligt för beställaren att följa upp fakturan mot avtalade tjänster och villkor.