Kravspecifikation. Upphandling av värdetransporter. Post- och telestyrelsen 1

Transkript

1 Upphandling av värdetransporter Post- och telestyrelsen 1

2 Bilaga 1 till förfrågningsunderlag för upphandling av värdetransporter Diarienummer 12-xxxx Författare Post- och telestyrelsen Box Stockholm pts@pts.se Post- och telestyrelsen 2

3 Innehåll 1 Definitioner 4 2 Beskrivning av uppdraget Uppskattad omfattning av Uppdraget Avtalsperioden Antal transporter Uppdragets omfattning Kontakt med Ombud Kontakter för beställning och fakturering Eventuell hantering av kontanter för andra företags behov på berörda Orter 8 3 Krav på tjänsten Transporter Hämtning Lämning Beställning av Transport Leveranstid Utförande av Transport Körschema Synkronisering av Transporter Synkronisering av Hämtning och Lämning på en Ort Synkronisering av Transporter till flera Orter Geografisk täckning Rikstäckning Beskrivning av utförande av Uppdrag Lagar och regelverk m.m Rapportering och rutiner Avvikelserapport Rutiner för incidenthantering Ansvar för försändelser Förkommen försändelse Skador till följd av exploderande värdeväska Ersättning för kostnader uppkomna p.g.a. utebliven Transport 13 Post- och telestyrelsen 3

4 1 Definitioner Betalservicetjänst PTS upphandlade 2008 Betalservice, en tjänst som ger möjlighet att utföra vissa Grundläggande betaltjänster och som fram till och med den 31 augusti 2012 tillhandahålls av Ica Banken AB och KI Kuponginlösen AB på bl.a. elva (11) glesbygdsorter på fastlandet. På var och en av de elva orterna (se nedan definitionen av Orter) finns ett Ombud för Betalservice, vilket i nästan samtliga fall är en matbutik. Hos Ombudet kan användare av Betalservice betala räkningar, ta ut kontanter och lösa in Plusgiroavier. I Betalservicetjänsten ingår inte möjligheten att deponera dagskassor. För det företag som agerar Ombud på respektive Ort finns dock genom ombudskapet möjlighet att deponera kontanter till det företag som Ica Banken AB och KI Kuponginlösen AB har anlitat för att transportera bort det överskott av kontanter som Betalservicetjänsten genererar. Grundläggande betaltjänster Med Grundläggande betaltjänster avses betalningsförmedling, kontantuttag och hantering av dagskassor. Hämtning Överskott av kontanter på Ort hämtas av Leverantören som genom Värdetransport transporterar överskottet till deponi/uppräkningscentral. Detta benämns Hämtning. I Hämtning ingår även uppräkning och insättning på bankkonto. Hämtnings-/Lämningsställe Den plats på Ort där kontanter ska hämtas respektive lämnas. Vanligen hos Ombud. Leverantören Den Leverantör som enligt avtal med PTS ska utföra Tjänsten. Lämning Underskott av kontanter på Ort kräver tillskott av kontanter genom att Leverantören genom Värdetransport transporterar kontanter till Orten. Detta benämns Lämning. Köp och transport av växelmynt/-sedlar inkluderas i Lämning. Post- och telestyrelsen 4

5 Ombud Företag (ofta en matbutik) som till och med den 31 augusti 2012 tillhandahåller Betalservicetjänsten. Som Ombud fungerar butiken som en servicepunkt för Grundläggande betaltjänster på Orten. Ombudens framtida roll Orter Nedanstående orter benämns ensamma Ort och gemensamt Orter: LÄN Dalarna Jämtland ORT Fredriksberg Särna Klövsjö Ljungdalen Norrbotten Kainulasjärvi Kangos Karesuando Skaulo Vittangi Övre Soppero Värmland Lesjöfors På varje Ort finns ett Ombud som kommer att utgöra ett Hämtnings- /Lämningsställe. Transport Det samlade begreppet för Hämtning och/eller Lämning. En (1) Transport kan röra sig om enbart Hämtning eller Lämning, eller både Hämtning och Lämning vid ett och samma tillfälle. Tjänsten Den tjänst som denna upphandling avser. Uppdraget Utförande av Tjänsten i enlighet med för denna upphandling framtagen kravspecifikation, avtalsutkast m.m. Väktare Person som är godkänd för anställning i bevakningsföretag och har till uppgift att utföra bevakningstjänst. Post- och telestyrelsen 5

6 Värdetransport Med Värdetransport ska förstås transport av sedlar, mynt eller annan egendom som bevakas, eller utförs och bevakas, av någon som anlitats för Uppdraget för att främst skapa ett extra skydd mot brottsliga angrepp. I begreppet Värdetransport ska också innefattas i- och urlastning, påfyllning av uttagsautomater och andra liknande åtgärder som har en omedelbar och naturlig koppling till transporten. Post- och telestyrelsen 6

7 2 Beskrivning av uppdraget För en beskrivning av bakgrunden till och syftet med denna upphandling av värdetransporter, se förfrågningsunderlagets avsnitt 1.1. Nedan beskrivs kortfattat vilken funktion den upphandlade värdetransporttjänsten ska ha och hur det är tänkt att den ska fungera. Värdetransporttjänsten är tänkt att till viss del fungera som en ersättning för den Betalservicetjänst som till och med den 31 augusti 2012 finns på bl.a. elva glesbygdsorter på fastlandet i Sverige. Medan Betalservicetjänsten, via Ombud, har riktat sig direkt mot slutanvändare (privatpersoner, mindre företag och föreningar) på de aktuella Orterna, är tanken att den värdetransporttjänst som PTS nu upphandlar ska se till att kontantflödet i sin helhet på Orterna fungerar. Ett fungerande kontantflöde ska säkerställas genom att kontanter transporteras till ett Ombud på Orten när det råder ett underskott av kontanter hos Ombudet, och att kontanter transporteras bort från Orten när det finns ett överskott. Genom att säkerställa ett fungerande kontantflöde hos dessa Ombud ges förutsättningar för privatpersoner, mindre företag och föreningar att göra kontantuttag med bankkort, vilket det finns behov av på de aktuella Orterna eftersom andra kontantuttagsmöjligheter saknas. Uppdraget avser Värdetransporter till elva orter i Sverige (se definitionen av Orter). Transporter görs efter beställning, som sker då behov uppstår på respektive Ort (i snitt har PTS räknat med att behovet är en [1] Transport per månad och Ort). Helhetsansvaret för Uppdraget ligger hos Leverantören, från det att Ombud kontaktar Leverantören för att beställa Transport till dess att Transporten i sin helhet är avslutad (inklusive insättning på konto om det är aktuellt för Transporten i fråga). 2.1 Uppskattad omfattning av Uppdraget Avtalsperioden Avtalsperioden är beräknad till tolv (12) månader, från och med den 1 september 2012 till och med den 31 augusti 2013, med möjlighet till fyra (4) månaders förlängning. Som längst kommer avtalsperioden således att kunna löpa till den 31 december Antal transporter Uppdragets omfattning PTS kommer under avtalsperioden att bekosta minst 132 Transporter. De är fördelade på tolv (12) Transporter per Ort. Antal Transporter per Ort kan Post- och telestyrelsen 7

8 dock komma att omfördelas beroende på hur det faktiska behovet ser ut på respektive Ort under avtalsperioden. Antalet Transporter under avtalsperioden kan också komma att bli fler än 132, beroende på behovet på respektive Ort. Detta är något som överenskoms mellan PTS och respektive Ort utifrån uppkommet behov. Det kan även tillkomma ytterligare orter utöver de elva som definierats i detta underlag, vilket är anledningen till kravet att Leverantören ska kunna leverera Tjänsten över hela landet. 2.2 Kontakt med Ombud Kontakter för beställning och fakturering PTS kommer att informera samtliga Ombud om att Tjänsten erbjuds under den ovan angivna avtalsperioden. PTS kommer innan avtalsperiodens start att tillställa Leverantören en förteckning över Ombud. Om det under pågående avtalsperiod skulle tillkomma ombud som ska ges rätt att nyttja Tjänsten kommer PTS att meddela Leverantören detta skriftligen. Det är enbart de ombud som skriftligen har utpekats av PTS som har rätt att nyttja Tjänsten och, inom ramen för den av PTS upphandlade Tjänsten, beställa Transporter av Leverantören. Det är Ombuden själva som kommer att beställa Transporter av Leverantören och ha kontakt med Leverantören för detta ändamål. Beställningar och frågor sammankopplade med detta kommer således inte att gå via PTS. Det är därför upp till Leverantören själv att skapa rutiner för kommunikationen kring beställningar med Ombuden. För utförda godkända Transporter under avtalsperioden skickas fakturor till PTS Eventuell hantering av kontanter för andra företags behov på berörda Orter Det är möjligt att Ombud kan komma att agera som uppsamlare av kontanthanteringsbehovet (främst transport och deponering av dagskassa) för flera företag med verksamhet på den Ort där Ombudet är beläget. Ombudens eventuella funktion som uppsamlare av Ortens övriga företags behov av kontanthantering är något som Ombuden och de berörda företagen på Orten själva har att ta ställning till. Om Ombuden önskar fungera som Post- och telestyrelsen 8

9 uppsamlare för kontanthanteringen på Orten är således i slutänden upp till Ombuden själva. Oavsett om Ombuden väljer en sådan uppsamlande roll eller ej kommer Leverantören bara att ha ett Hämtnings-/Lämningsställe per Ort. För eventuella uppsamlade och transporterade medel är det upp till Ombuden, de berörda företagen och Leverantören att sinsemellan överenskomma om hanteringen av medel som deponerats och satts in på bankkonto. Ombuden, de berörda företagen och Leverantören har här ett gemensamt ansvar att se till att alla relevanta lagar och regler på området beaktas. Post- och telestyrelsen 9

10 3 Krav på tjänsten 3.1 Transporter Hämtning Hämtning ska utgöra en sammanhängande kedja innehållande alla relevanta moment från hämtning av kontanter vid respektive Orts Hämtningsställe, via transport, till uppräkning och insättning på bankkonto Lämning Lämning ska utgöra en sammanhängande kedja innehållande alla relevanta moment från transport av kontanter från Leverantörens uppräkningscentral/deponeringsplats till avlämning på respektive Orts Lämningsställe Beställning av Transport Transport ska genomföras efter beställning från Ombud. Ombud ska kunna göra beställning av Transport via telefonsamtal. Beställning av Transport kommer att göras när det på en Ort finns behov av Hämtning och/eller Lämning Leveranstid Transport ska ske inom en arbetsvecka från beställning. Exempel: om Ombud beställer Transport måndag vecka 40 ska Transporten utföras senast måndag vecka Utförande av Transport Transport ska ske med hjälp av väktare och för Transporten ändamålsenligt fordon. Post- och telestyrelsen 10

11 3.1.6 Körschema Leverantören ska i samråd med Ombud lägga upp lämpliga körscheman för Transporter på ett sådant sätt att variation i tidpunkter kan planeras. Beskriv på vilket sätt planering och utförande av Transporter görs och på vilket sätt anpassningar till kunders önskemål kan göras. Beskrivning bifogas: JA NEJ 3.2 Synkronisering av Transporter Synkronisering av Hämtning och Lämning på en Ort Hämtning och Lämning ska om möjligt utföras vid samma tillfälle. Hämtning och Lämning får dock ske vid olika tillfällen om synkronisering inte är möjlig Synkronisering av Transporter till flera Orter Leverantören ska, i den mån det p.g.a. geografisk närhet och tidpunkt när Transporter beställs, planera och samköra ett och samma fordon för Transporter till flera Orter om det kan göras utan att några säkerhetsrisker uppstår. 3.3 Geografisk täckning Rikstäckning Leverantören ska kunna utföra Transporter över hela Sverige. 3.4 Beskrivning av utförande av Uppdrag Leverantören ska till anbudet bifoga en beskrivning avseende hur Uppdraget kommer att utföras. Kravet uppfylls/beskrivning bifogas: JA NEJ Post- och telestyrelsen 11

12 Beskrivningen bör innehålla en heltäckande redogörelse för utförandet av Uppdraget. Det är upp till Leverantören att själv lägga upp utförandet av Uppdraget så att kraven i denna upphandling uppfylls och så att Leverantören utför sitt arbete på ett optimalt sätt. 3.5 Lagar och regelverk m.m. Leverantören ska bedriva sitt arbete under hela Uppdraget i enlighet med tillämpliga lagar och regelverk, med särskild tonvikt på nedanstående. Lag (1974:191) om bevakningsföretag Förordning (1989:149) om bevakningsföretag m.m. Rikspolisstyrelsens föreskrifter och allmänna råd till lagen (1974:191) och förordningen (1989:149) om bevakningsföretag (Fap 579-2) Trafikförordning (1998:1276) Vägkungörelse (1971:954) 3.6 Rapportering och rutiner Avvikelserapport Leverantören ska kvartalsvis skicka en avvikelserapport till PTS kontaktperson med uppgift om uteblivna Transporter, rån eller andra typer av mer allvarliga incidenter. Vid allvarliga incidenter ska en rapport omedelbart sändas till PTS kontaktperson för avtalet Rutiner för incidenthantering Leverantören ska ha rutiner för hur egen personal tas om hand i samband med och strax efter en mer allvarlig incident (t.ex. rån, rånförsök eller olycksfall). Post- och telestyrelsen 12

13 3.7 Ansvar för försändelser Förkommen försändelse Kvitterad försändelse som förkommit ska ersättas av Leverantören. Därvid ska ränteersättning erhållas (referensränta + 3 procentenheter). Ränteersättningen ska utbetalas 30 dagar efter skriftlig framställan och uppvisande av ett kvitterat värdetransportkvitto Skador till följd av exploderande värdeväska Skador som uppstår till följd av exploderande värdeväska ska ersättas av Leverantören Ersättning för kostnader uppkomna p.g.a. utebliven Transport Om Leverantören av någon anledning inte kan utföra en Transport enligt beställning ska eventuella kostnader som uppstår till följd av den uteblivna Transporten ersättas av Leverantören. Post- och telestyrelsen 13