Bilaga till förvaltningsbeslut FÖ 6, Dnr EKO 2010/80. Datum Inköpshandbok

Transkript

1 Bilaga till förvaltningsbeslut FÖ 6, 2013 Datum Dnr EKO 2010/80

2 Sida 2 (25) Innehållsförteckning Innehållsförteckning Lagen om offentlig upphandling (LOU) Grundläggande principer för offentlig upphandling Grundregel för mutor och bestickning Mutor och bestickning Begrepp och definitioner Inköp eller upphandling Upphandling Direktupphandling Ramavtal Inköpsorganisation Ansvar Verksamhetsansvariga, inköpsansvarig, och inköpare Rätt att teckna avtal Rätt att genomföra avrop och upphandlingar Adekvat kompetens Beloppsgränser Tröskelvärden Fast beloppsgräns Beloppsgräns för upphandling Beloppsgräns för direktupphandling Beräkning av värdet av ett kontrakt Inköpsprocessen vid Konstfack Flödesschema över inköpsprocessen Behov av inköp Utred inköpsbehov Skapa beställningsunderlag Beställ Beställningsbekräftelse Leverans Rutiner vid avrop från ramavtal... 12

3 Sida 3 (25) 6.1 Avrop Avrop enligt rangordning Avrop med förnyad konkurrensutsättning Varför är ramavtalstrohet viktigt? Rutin för avrop Rutin för dokumentation av avrop Rutin för anmälan av avsteg från ramavtal Rutiner vid direktupphandling Att tänka på innan direktupphandling Rutin för direktupphandling till ett belopp om högst kr Rutin för direktupphandling för belopp mellan kr och kr Rutin för direktupphandling för belopp mellan kr och kr Rutin för dokumentation av direktupphandling för belopp mellan kr och kr Utvärderingsgrund Utvärderingskriterier Rutin för direktupphandling under 500 kr mot faktura Otillåten direktupphandling Rutiner vid upphandling Årlig plan för inköp Beställning av upphandling Upphandlingsprocessen i korthet Anbudsöppning Behov av upphandling som uppstår under året Övriga rutiner Leasing Inbyte av varor Miljö Miljökrav Energieffektiviserande åtgärder Köpa in utrustning utifrån energieffektiva produktspecifikationer Byta ut och modifiera utrustning Ordlista... 22

4 Sida 4 (25) 1. en ska vara ett stöd för inköpare i det dagliga arbetet med inköp av varor, tjänster och byggentreprenader inom Konstfack. Den ska även, i enlighet med Konstfacks inköpspolicy, fastställa de rutiner som ska gälla vid inköp av varor, tjänster och byggentreprenader inom Konstfack. Inköpsansvarig vid ekonomienheten ansvarar för förvaltningen av inköpshandboken. Revidering sker en gång per år, i början av året. Eventuella synpunkter lämnas till eko@konstfack.se 1.1 Lagen om offentlig upphandling (LOU) Konstfack är en statlig myndighet som omfattas av Lagen om offentlig upphandling (SFS 2007:1091), i dagligt tal LOU. LOU gäller för offentlig upphandling av byggentreprenader, varor och tjänster samt av byggkoncessioner. Lagen gäller även när upphandlande myndighet anordnar projekttävlingar. 1.2 Grundläggande principer för offentlig upphandling Rättsprinciper är riktlinjer av allmän karaktär som ger vägledning vid tillämpning av EU-rätten. Inom upphandlingsområdet finns ett antal grundläggande rättsprinciper som utvecklats av EU-domstolen. Dessa rättsprinciper uttrycks även i de svenska upphandlingslagarna och är viktiga för förståelsen av hur lagstiftningen ska tolkas och tillämpas. De fem grundläggande priciperna för offentlig upphandling gäller för all anskaffning av varor, tjänster och entreprenader inom Konstfack. Icke-diskrimineringsprincipen Icke-diskrimineringsprincipen innebär att det är förbjudet att direkt eller indirekt diskriminera en leverantör på grund av faktorer som nationalitet. Den upphandlande myndigheten får t.ex. inte ge ett lokalt företag företräde med anledning av dess geografiska läge. Likabehandlingsprincipen Enligt Likabehandlingsprincipen ska alla leverantörer behandlas lika och ges så lika förutsättningar som möjligt. En upphandlande myndighet får inte gynna eller missgynna vissa leverantörer, exempelvis genom att ställa diskriminerande krav. Leverantörer måste till exempel få tillgång till samma information samtidigt, och i övrigt beredas möjlighet att delta på lika villkor. Transparensprincipen Principen om öppenhet (eller transparensprincipen) innebär att upphandlingsprocessen ska kännetecknas av förutsägbarhet och öppenhet. För att anbudsgivarna ska ges samma förutsättning för anbudsgivning måste förfrågningsunderlaget vara klart och tydligt och innehålla samtiga krav på det som ska upphandlas. Upphandlingen ska annonseras offentligt och de leverantörer som deltagit i anbudsförfarandet ska informeras om resultatet. Upphandlingarna ska även vara offentliga. Principen om ömsesidigt erkännande Principen om ömsesidigt erkännande innebär bl.a. att intyg och certifikat som har utfärdats av behöriga myndigheter i ett medlemsland måste godtas i de övriga medlemsländerna. Detta kopplas till den grundläggande EU-rättsliga principen om fri rörlighet för varor, principen om etableringsfrihet och om frihet att tillhandahålla tjänster. Proportionalitetsprincipen Proportionalitetsprincipen innebär att krav och villkor i genomförandet av en upphandling ska stå i rimlig proportion till det som upphandlas. Detta innebär att den upphandlande myndigheten inte ska ställa större krav på anbudsgivarna, än genomförandet av kontraktet kräver och inte ställa krav på varor och tjänster som inte är relevanta för upphandlingen.

5 Sida 5 (25) 1.3 Grundregel för mutor och bestickning Grundregel för alla som jobbar med inköp på Konstfack ska vara att samarbete mellan inköpare och leverantörer ska ske i sådana former att parterna bibehåller full trovärdighet och en oberoende ställning i förhållande till varandra. Ett bra sätt att undvika svåra gränsdragningsproblem är att helt undvika att ta emot gåvor och förmåner. Riktlinjer för mutor, bestickning och jäv för Konstfack kommer att tas fram. För mer information läs gärna; Om mutor och jäv en vägledning för offentligt anställda som kan laddas ned från SKL:s webbplats Mutor och bestickning Lagregler om mutor och bestickning finns i brottsbalken. De omfattar alla arbetstagare, oavsett om de är anställda i offentlig eller privat tjänst och oberoende av befattning eller anställningsform. Reglerna omfattar även förtroendevalda. Mutbrott begås när en arbetstagare eller uppdragstagare för sin egen eller för någon annans räkning tar emot en muta eller annan otillbörlig belöning för sin tjänsteutövning. Att begära en muta eller att låta sig bli utlovad en muta är också mutbrott. Något orsakssammanhang behöver inte finnas mellan förmånen och det sätt på vilket arbetstagaren utför sitt arbete (20 kap. 2 brottsbalken). Bestickning är att lämna, utlova eller erbjuda en otillbörlig belöning till arbets- eller uppdragstagare. Att acceptera en begäran från en tjänsteman eller förtroendevald om att få en otillbörlig förmån är också bestickning (17 kap. 7 brottsbalken).

6 Sida 6 (25) 2. Begrepp och definitioner I inköpshandboken återkommer vissa begrepp vars betydelse det är viktigt att känna till. I det här kapitlet försöker vi reda ut dessa begrepp. I slutet av handboken finns en mer utförlig ordlista. 2.1 Inköp eller upphandling I offentlig sektor och i Lagen om offentlig upphandling används ordet upphandling för all anskaffning av varor, tjänster och byggentreprenader. I privat sektor används ordet inköp för att beskriva detsamma. I inköpshandboken används i första hand ordet inköp för anskaffning av varor, tjänster och byggentreprenader men även ordet upphandling används, exempelvis då texter hämtas ur lagtexter. 2.2 Upphandling Med upphandling avses i inköpshandboken upphandlingar av varor, tjänster och byggentreprenader överstigande kr. 2.3 Direktupphandling En direktupphandling är en upphandling utan krav på annonsering och utan krav på anbud i en viss form. Med direktupphandling avses i inköpshandboken inköp av varor, tjänster och byggentreprenader understigande kr. 2.4 Ramavtal Ramavtal är ett avtal som, efter upphandling, ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under ramavtalets tidsperiod. Via ramavtal kan avropsberättigade beställa produkter och tjänster genom avrop utan att göra en egen upphandling. Mer information om ramavtal finns i Förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning.

7 Sida 7 (25) 3. Inköpsorganisation 3.1 Ansvar Rektor har formellt det övergripande ansvaret för Konstfacks inköp och upphandlingar (ur Konstfacks inköpspolicy). 3.2 Verksamhetsansvariga, inköpsansvarig, och inköpare I Konstfacks inköpsorganisation finns tre olika roller. Dessa är verksamhetsansvariga, inköpsansvarig, och inköpare. Verksamhetsansvariga ansvarar för: att gällande lagar och förordningar, inköpspolicy och inköpshandbok följs inom den egna verksamheten att de statliga ramavtalen och Konstfacks egna ramavtal används där sådana finns att samordning av inköp inom den egna verksamheten görs att undersöka om planerade inköp kan samordnas med övrig verksamhet att utse inköpare inom den egna verksamheten och lämna förteckning över dessa till inköpsansvarig att kompetensutveckla inköpare enligt riktlinjer som fastställs av ekonomienheten avtalsuppföljning för de avtal som tecknas inom avdelning, enhet eller institution Inköpsansvarig ansvarar för: att genomföra upphandling i enlighet med gällande lagstiftning att upprätta planering kring och samordna Konstfacks inköp att skapa rutiner för och utveckla inköpsprocessen på Konstfack att ge råd vid upprättande av avtal, samt upprätta avtal att ge råd och instruktioner vid direktupphandling och avrop att skapa rutiner, stöddokument och mallar för direktupphandling och avrop att skapa rutiner för att mäta och följa upp Konstfacks ramavtalstrohet att samordna utbildning för verksamhetsansvariga och inköpare att internutbilda samt informera om nyheter inom upphandlingsområdet I inköparens arbetsuppgifter ingår att: avropa från de statliga ramavtalen och Konstfacks egna ramavtal där sådana finns göra direktupphandlingar följa gällande lagar och förordningar, inköpspolicy och inköpshandbok vid avrop och direktupphandlingar tillsammans med inköpsansvarig, medverka vid genomförande av upphandlingar genom att ta fram kravspecifikation för den vara, tjänst eller byggentreprenad som ska upphandlas ta fram beställningsunderlag samt hantera kontering i e-beställningssystem

8 Sida 8 (25) 3.3 Rätt att teckna avtal Avtal tecknas av den som har behörighet till detta enligt Konstfacks arbets- och beslutsordning. 3.4 Rätt att genomföra avrop och upphandlingar Genomförande av avrop och upphandlingar samt de beloppsgränser som är fastställda för detta återfinns i Konstfacks arbets- och beslutsordning. 3.5 Adekvat kompetens För att anses ha adekvat kompetens som inköpare ska inköparen genomgå den internutbildning som inköpsansvarig anordnar. För att anses ha adekvat kompetens som inköpare med ansvar för inköpssamordning ska inköparen minst genomgå grundutbildning i LOU.

9 Sida 9 (25) 4. Beloppsgränser 4.1 Tröskelvärden Tröskelvärden är de belopp som har beslutats av Europeiska kommissionen och som ska tillämpas vid upphandlingsförfaranden. Enligt LOU gäller olika bestämmelser för en upphandling bland annat beroende på om kontraktets värde beräknas överstiga gällande tröskelvärden eller inte. Enligt LOU finns fyra upphandlingsförfaranden över tröskelvärdena. Dessa är öppen upphandling, selektiv upphandling, förhandlad upphandling och konkurrenspräglad dialog. Enligt LOU finns fyra upphandlingsförfaranden under tröskelvärdena. Dessa är förenklad upphandling, urvalsupphandling, konkurrenspräglad dialog och direktupphandling. Samtliga dessa regleras av 15 kap i LOU. Dessa tröskelvärden gäller från och med den 1 januari Värdena gäller i två år, det vill säga fram till och med den 31 december Tröskelvärde för varor och tjänster inom statliga myndigheter Tröskelvärde för varor och tjänster inom övriga upphandlande myndigheter kr kr Tröskelvärde för byggentreprenader för samtliga upphandlande myndigheter kr 4.2 Fast beloppsgräns I LOU har en fast beloppsgräns fastställts till högst 15 procent av det tröskelvärde som gäller för varor och tjänster inom upphandlande myndigheter. Beloppsgränsen är för närvarande kr. Det beräknade värdet av ett inköp avgör om inköpet ska upphandlas eller om en direktupphandling kan göras. Undantag från detta gäller när varor och tjänster finns på statliga eller egna ramavtal. Då går det bra att göra ett inköp utan att beakta beloppsgränserna. 4.3 Beloppsgräns för upphandling När det beräknade värdet av ett inköp överstiger den fasta beloppsgränsen ( kr) ska en upphandling genomföras. 4.4 Beloppsgräns för direktupphandling När det beräknade värdet av ett inköp understiger den fasta beloppsgränsen ( kr) eller om det finns synnerliga skäl kan en direktupphandling göras. Synnerliga skäl avser bland annat oförutsedda händelser som den upphandlande myndigheten inte själv har kunnat råda över. 4.5 Beräkning av värdet av ett kontrakt Värdet av ett kontrakt ska uppskattas till det totala belopp som ska betalas enligt kontraktet. En upphandling får inte delas upp i syfte att kringgå bestämmelserna i LOU. Vid beräkningen ska optionsoch förlängningsklausuler beaktas som om de utnyttjats. Vid beräkningen ska den upphandlande myndigheten beakta direktupphandlingar av samma slag gjorda av myndigheten under räkenskapsåret.

10 Sida 10 (25) 5. Inköpsprocessen vid Konstfack 5.1 Flödesschema över inköpsprocessen Den inköpsprocess som illustreras i flödesschemat nedan beskriver de inköpsrutiner samt rutiner för elektronisk fakturahantering (EFH) som gäller inom Konstfack. Anskaffning av vara eller tjänst Behov av inköp Utred inköpsbehov Skapa beställningsunderlag Beställ Beställningsbekräftelse Leverans Elektronisk fakturahantering (EFH) Sakattest/Kontera faktura Kontera faktura Slutattest 5.2 Behov av inköp Behov av vara, tjänst eller byggentreprenad uppstår inom Konstfacks verksamhet 5.3 Utred inköpsbehov När du ska göra ett inköp börjar du med att utreda inköpsbehovet. Utgå från verksamheten och undersök vad det är som efterfrågas. Här nedan följer en checklista som du bör gå igenom i detta skede av inköpsprocessen: Budget - Undersök om budget för det planerade inköpet finns. Beräkna inköpets värde - Begär inte in offert från leverantör för att beräkna inköpets värde. En offert är ett erbjudande om en tjänst eller en vara med specificerade villkor. Att begära in offert i detta skede skapar endast onödigt arbete för leverantören. Om du inte kan beräkna inköpets värde på egen hand är det bättre att du ber leverantören om en ungefärlig prisuppgift eller ett budgetpris. Ramavtal - Undersök om du kan göra inköpet via statliga eller egna ramavtal. Om det finns ramavtal inom det aktuella området ska du avropa från dem. Marknadsundersökning - Undersök vad marknaden kan erbjuda inom området för ditt planerade inköp. Samordning - Undersök om behov av liknande inköp finns i andra delar av Konstfacks verksamhet. Ta gärna hjälp av verksamhetsansvarig eller inköpsansvarig.

11 Sida 11 (25) När du har gått igenom checklistan har du fått kunskap om ditt inköps beräknade värde och därmed också svar på vilken upphandlingsform som är aktuell, du har täckning i budget för ditt inköp, du har kunskap om utbud och vilka leverantörer som finns inom området och du har kontrollerat om det finns behov av liknande inköp inom övrig verksamhet på Konstfack. 5.4 Skapa beställningsunderlag Storleken på ett beställningsunderlag kan variera från att vara ett par rader långt till ett dokument på flera hundra sidor. Inköpets komplexitet avgör hur omfattande beställningsunderlaget behöver vara. När du skapar beställningsunderlag är det viktigt att du involverar slutanvändare, om det är någon annan än du. Här nedan följer en checklista som du bör gå igenom i detta skede av inköpsprocessen. Beskriv den vara eller tjänst du avser att köpa. Undvik produktspecifika beteckningar. Om du måste använda dig av produktspecifika beteckningar ska dessa åtföljas av frasen eller likvärdigt. Ställ krav på leverantören. Exempelvis miljö eller sociala krav. Ställ krav på kvalitet, teknisk specifikation, leverans, miljö eller sociala krav avseende den vara eller tjänst som du avser att köpa. 5.5 Beställ Beställ från aktuell leverantör. 5.6 Beställningsbekräftelse Ta emot beställningsbekräftelse/orderbekräftelse. Stäm av den mot din beställning. 5.7 Leverans När varan eller tjänsten har levererats kontrollerar du att leverantören har uppfyllt alla överenskomna villkor. Kontakta leverantören vid behov. Bekräfta muntliga kontakter och överenskommelser skriftligen. Betala aldrig i förskott, all betalning ska ske först efter fullgjord leverans. Här nedan följer en checklista för leveranskontroll som du bör gå igenom i detta skede av inköpsprocessen. Kontrollera att leveransen är komplett och felfri. Anteckna eventuella avvikelser. Kontrollera att alla handlingar som överenskommits har överlämnats av leverantören Kontrollera att alla övriga villkor som angivits har uppfyllts

12 Sida 12 (25) 6. Rutiner vid avrop från ramavtal Mer information om ramavtal finns i Förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning. Enligt denna förordning ska det finnas ramavtal eller andra gemensamma avtal för varor och tjänster som myndigheterna upphandlar ofta, i stor omfattning eller som uppgår till stora värden. I förordningen står också att en myndighet ska använda dessa avtal om myndigheten inte finner att en annan form av avtal sammantaget är bättre. 6.1 Avrop Att avropa eller att göra ett avrop innebär att beställa enligt de statliga ramavtal som Statlig Inköpssamordning (SIS) förvaltar eller att avropa enligt Konstfacks egna ramavtal. I ramavtal som har upphandlats enligt LOU (2007:1091), som trädde i kraft den 1 januari 2008, kan du göra ett avrop med förnyad konkurrensutsättning eller ett avrop enligt rangordning. 6.2 Avrop enligt rangordning Avrop enligt rangordning görs till den leverantör som är överst i rangordningen. Om den tillfrågade leverantören inte kan leverera varan eller tjänsten till det pris eller de villkor som är avtalade ska nästföljande leverantör tillfrågas. 6.3 Avrop med förnyad konkurrensutsättning En förnyad konkurrensutsättning innebär att alla ramavtalsleverantörer inbjuds att lämna ett nytt anbud. Skriftlig anbudsförfrågan ska skickas till alla leverantörer inom ramavtalet som kan genomföra uppdraget. Denna anbudsförfrågan ska innehålla information om vad som ska avropas. Ange en skälig tidsfrist för inlämnande av anbud, så att alla leverantörer har chans att hinna lämna sitt anbud. Tidsfristen ska anges med hänsyn till avropets art och omfattning. Leverantörernas anbud måste lämnas skriftligt för att gälla, det kan ske på papper eller i elektronisk form. Den som avropar får inte titta på anbuden innan tidsfristen för inlämnande gått ut. I kravspecifikationen till anbudsförfrågan ska det anges utvärderingsgrund och vilka utvärderingskriterier som är valda. Villkoren som ska gälla vid den nya konkurrensutsättningen får om nödvändigt preciseras och vid behov kompletteras med andra villkor än de som angetts i förfrågningsunderlaget till ramavtalet Kontrakt ska skrivas med den leverantör som lämnat det bästa anbudet på grundval av de kriterier som angetts i anbudsförfrågan. Den upphandlande myndigheten ska snarast möjligt underrätta anbudsgivarna om de beslut som har fattats om att tilldela ett kontrakt och om skälen för beslutet.

13 Sida 13 (25) 6.4 Varför är ramavtalstrohet viktigt? De administrativa kostnadsbesparingarna för staten p.g.a. ramavtal uppskattas till drygt 149 miljoner kronor för Genom att vara trogna de statliga ramavtalen bidrar vi till att behålla styrkan i ramavtalsupphandlingarna och det ger oss bättre priser och bättre villkor i ramavtalen. Andra fördelar med ramavtalen är att de är genomarbetade, avtalsvillkoren är kundanpassade och leverantörerna är utvärderade och godkända. Det finns ofta volymfördelar och logistiska fördelar. Relevanta miljökrav och sociala krav har ställts. Dessutom undviker vi att bli föremål för överprövning och skadeståndskrav från leverantörer. Konstfack har i sin inköpspolicy bestämt att Konstfacks personal ska utnyttja de statliga ramavtalen och de egna avtal som Konstfack har tecknat vid inköp av varor och tjänster. Detta innebär att vi först och främst ska söka varor och tjänster inom ramavtalen och endast avvika från dessa när ett inköp utanför ramavtalen sammantaget är mer fördelaktigt. 6.5 Rutin för avrop Följ de generella rutiner för inköpsprocessen som beskrivs i kapitel 5. Inköpsprocessen vid Konstfack. Läs den information om avrop som finns i respektive ramavtals informationstext på Information om avropsrutiner och procedurer finns under respektive avtalsområde och dessa ska följas. Där hittar du också stöd för avropet i form av avropsinstruktioner, avropsblanketter, vägledning, mallar och dylikt. Varje ramavtal har en ramavtalsansvarig som du kan ställa frågor till. Du kan även ställa frågor till ramavtalsservice@kammarkollegiet.se. 6.6 Rutin för dokumentation av avrop Blanketten Avrop från ramavtal och vinnande avropssvar ska dokumenteras om avropet överstiger kr. Vid förnyad konkurrensutsättning ska även tilldelningsbeslut innehållandes utvärdering dokumenteras. Inköpare som genomför avropet ansvarar för att de handlingar som ska dokumenteras lämnas till registrator. Avtal dokumenteras under eget diarienummer. 6.7 Rutin för anmälan av avsteg från ramavtal När Konstfack avser att upphandla utan att använda de statliga ramavtalen ska Kammarkollegiet underrättas om skälen till detta. Anmälan om avsteg ska göras via blanketten Anmälan av avsteg från ramavtal som finns på Konstfacks intranät. Blanketten skickas till inköpsansvarig som skickar vidare till Kammarkollegiet.

14 Sida 14 (25) 7. Rutiner vid direktupphandling Direktupphandling får göras om ramavtal inte finns inom aktuellt område och beräknat värde av direktupphandlingen understiger kr. Direktupphandling ska alltid ske med hänsyn till de grundläggande principerna för offentlig upphandling (se avsnitt 1.2). Därför ska du följa de rutiner som gäller vid direktupphandling. De är olika beroende på det beräknade värdet på ditt inköp (se avsnitt 7.2, 7.3 och 7.4). Om behov finns av upprepade direktupphandlingar ska detta meddelas inköpsansvarig som hjälper till med att upphandla ramavtal inom aktuellt område. 7.1 Att tänka på innan direktupphandling Följande steg ska du alltid gå igenom, innan du gör en direktupphandling, oavsett belopp. 1. Undersök om statligt ramavtal eller eget ramavtal finns på området. Om ramavtal finns ska avrop i första hand göras från dessa. 2. Undersök om ditt planerade inköp uppfyller villkoren i avsnitt 4.4 för en direktupphandling. 3. Följ de rutiner för inköpsprocessen som beskrivs i kapitel 5 Inköpsprocessen vid Konstfack. 7.2 Rutin för direktupphandling till ett belopp om högst kr Direktupphandling under kr kan göras antingen med hjälp av en rekvisition, inköpskort, betalkort, genom att leverantören skickar faktura eller genom ersättning för kontantutlägg. Kontrollera, innan beställning, att vald leverantör är registrerad för F-skatt. Beställning kan göras muntligen eller skriftligen. Det är inte tillåtet att använda privata bonuskort eller medlemskort såsom Med Mera, ICA eller liknande. 7.3 Rutin för direktupphandling för belopp mellan kr och kr Använd gärna blanketten Direktupphandling som kan laddas ner från Konstfacks intranät. Skapa ett enkelt beställningsunderlag (se avsnitt 5.4) Kontrollera att aktuella leverantörer är registrerade för F-skatt. Begär in prisuppgift eller gör en prisjämförelse mellan tre leverantörer. Undantag gäller för gästlärare, föreläsare och köpta forskartjänster. Vid prisuppgift begär du, muntligt eller skriftligt, in en prisuppgift från flera leverantörer avseende det som ska direktupphandlas. Med prisjämförelse avses användande av prisjämförelsetjänster. En prisjämförelsetjänst är en typ av webbplats där du kan jämföra priser på en vara eller en tjänst hos olika leverantörer.

15 Sida 15 (25) 7.4 Rutin för direktupphandling för belopp mellan kr och kr Använd blanketten Direktupphandling som kan laddas ner från Konstfacks intranät alternativt, vid större direktupphandlingar, mall som fås av inköpsansvarig. Beställ diarienummer från Ange ärendemening i beställningen. Ärendemeningen ska alltid inledas så här: Direktupphandling av Kontakta inköpsansvarig i samband med att du påbörjar direktupphandlingen. En förfrågan med beställningsunderlag innehållande kravspecifikation på aktuell vara, tjänst eller byggentreprenad skickas till minst 3 leverantörer. Kontrollera, att aktuella leverantörer har betalt sina skatter, socialförsäkringsavgifter och är registrerade för F-skatt. Om inköpet gäller en tjänst där ett leveransavtal ska löpa under längre tid ska du kontrollera aktuell leverantörs riskklass hos UC AB eller likvärdigt företag. Kontakta inköpsansvarig för hjälp med beställning av riskklass. Tilldelningsbeslut ska skickas till berörda leverantörer Beställning ska alltid göras skriftligen Direktupphandling ska ske enligt Miljöstyrningsrådet (MSR) avancerade krav (se avsnitt 10.2). Utvärderingen av inkomna offerter görs mot i förväg bestämd utvärderingsgrund och i förväg bestämda utvärderingskriterier. 7.5 Rutin för dokumentation av direktupphandling för belopp mellan kr och kr Blanketten Direktupphandling samt eventuella bilagor, beställningsunderlag med kravspecifikation, inkomna offerter och tilldelningsbeslut innehållandes utvärdering ska diarieföras om värdet av det beställda uppgår till mellan kr och kr. Inköpare som genomför direktupphandlingen ansvarar för att de handlingar som ska dokumenteras lämnas till registrator. Eventuella avtal dokumenteras under eget diarienummer.

16 Sida 16 (25) 7.6 Utvärderingsgrund Vid direktupphandling vars belopp beräknas hamna mellan kr och ska utvärdering av inkomna offerter göras mot i förväg bestämd utvärderingsgrund och i förväg bestämda utvärderingskriterier. Det finns två utvärderingsgrunder att välja mellan. Antingen ska det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet eller det anbud som har lägst pris vinna direktupphandlingen. Du får välja fritt vilken utvärderingsgrund du vill tillämpa. Om du utvärderar enligt principen ekonomiskt mest fördelaktig ska du i förväg meddela leverantörerna hur utvärderingskriterierna ser ut samt hur du har viktat dem inbördes. 7.7 Utvärderingskriterier Vid direktupphandling vars belopp beräknas hamna mellan kr och ska utvärdering av inkomna offerter göras mot i förväg bestämd utvärderingsgrund och i förväg bestämda utvärderingskriterier. Utvärdera inkomna offerter enligt de utvärderingskriterier du har bestämt. Vid bedömningen av vilken offert som är ekonomiskt mest fördelaktig ska du ta hänsyn till olika utvärderingskriterier. De kriterier du avser att använda ska anges i beställningsunderlaget. Utvärderingskriterierna exemplifieras i LOU och är t.ex. pris leverans- eller genomförandetid miljöegenskaper driftkostnader kostnadseffektivitet kvalitet estetiska egenskaper funktionella egenskaper tekniska egenskaper service och tekniskt stöd Dessa kan kompletteras och ersättas med andra, under förutsättning att de har anknytning till den vara eller tjänst som direktupphandlingen avser. I beställningsunderlaget ska du antingen ange utvärderingskriteriernas vikt i förhållande till varandra eller deras inbördes rangordning. 7.8 Rutin för direktupphandling under 500 kr mot faktura Direktupphandling under 500 kr mot faktura ska undvikas. Administrationen av dessa fakturor är kostsam och tidsödande. Använd istället inköpskort eller betalkort för dessa inköp alternativt lägg ut pengar kontant som du mot kvitto får ersättning för ur kontantkassan.

17 Sida 17 (25) 7.9 Otillåten direktupphandling Tillsynsmyndighet för otillåten direktupphandling är Konkurrensverket. Vid otillåten direktupphandling kan avtal ogiltigförklaras och upphandlingsskadeavgift dömas ut av en förvaltningsdomstol efter ansökan av Konkurrensverket. Här nedan följer några exempel på otillåten direktupphandling. Avrop av varor eller tjänster som inte ingår i det ramavtal avropet sker ifrån Avrop från ett ramavtal som myndigheten eller enheten inte ursprungligen varit part i. Uppdelning av inköp i flera mindre delar i syfte att komma under direktupphandlingsgränsen eller gränsen för tröskelvärde. Myndigheten eller enheten påstår felaktigt att avtalet ifråga inte utgör ett kontrakt med ekonomiska villkor som omfattas av upphandlingsskyldighet enligt LOU eller LUF. Förlängning, utvidgning, partsbyte, tilläggsleveranser, kompletteringar eller andra väsentliga förändringar av ett upphandlat avtal som enligt avtalet eller någon bestämmelse i LOU eller LUF saknar sådan möjlighet. Åberopande av att kontrakt måste tilldelas en viss leverantör på grund av ensamrätt utan att upphandlande myndighet eller enhet kan visa att grund för det föreligger Åberopande av synnerlig brådska utan att utan att upphandlande myndighet eller enhet kan visa att man haft grund för det. Åberopande av konstnärliga skäl utan att upphandlande myndighet eller enhet kan visa att man haft grund för det.

18 Sida 18 (25) 8. Rutiner vid upphandling Upphandling ska göras om ramavtal inte finns inom aktuellt område och beräknat värde av upphandlingen överstiger kr. 8.1 Årlig plan för inköp Upphandling är tidskrävande och måste därför planeras i god tid. Planerade inköp, uppdelat på investeringar och driftskostnader som beräknas överstiga kr ska anmälas i samband med budget. Som driftskostnad kan t.ex. räknas större inköp av lera eller färg. En särskild blankett har tagits fram för inköp över kr. Blanketten finns på intranät och lämnas till ekonomienheten i samband med budgetarbetet. Inköp som har redovisats i den årliga planen kan ges förtur, vad det gäller stöd från inköpsansvarig, framför inköp som inte har redovisats. För inköp som redovisas i den årliga planen och som överstiger kr ska rektorsbeslut fattas. 8.2 Beställning av upphandling Upphandling beställs via blanketten Beställning av upphandling som finns på intranätet. Blanketten undertecknas av verksamhetsansvarig. 8.3 Upphandlingsprocessen i korthet Inför en upphandling utreder inköparen sitt behov, undersöker med fördel marknaden för varan eller tjänsten men tar aldrig in offerter eller inleder förhandling med någon leverantör. När beställningen av en upphandling är undertecknad och inlämnad påbörjas arbetet med att skapa ett förfrågningsunderlag. Inköparen skriver en kravspecifikation, ofta i samråd med inköpsansvarig. Inköpsansvarig stämmer av de affärsmässiga villkoren exempelvis priser, leveransvillkor, garantier och serviceåtaganden, men svarar också för administration, dokumentation, arkivering och att upphandlingen sker enligt riktlinjer och gällande lagstiftning. Efter att förfrågningsunderlaget är färdigställt annonseras upphandlingen och anbudsgivare får lämna in anbud. Inkomna anbud öppnas och utvärderas. Inköparen svarar för utvärdering av krav på vara eller tjänst. Inköpsansvarig svarar för leverantörsprövning, eventuell avtalsförhandling och utvärderingsmodell. När sedan utvärderingen är färdigställd och beslut fattats skickar inköpsansvarig tilldelningsbeslut till de som lämnat anbud. Avtal skrivs och undertecknas. 8.4 Anbudsöppning Anbudsöppning görs alltid av två personer. Företrädelsevis registrator och inköpsansvarig/ handläggare i ärendet. 8.5 Behov av upphandling som uppstår under året Om ett behov av upphandling uppstår under året, d.v.s. om upphandlingen inte är beslutad i investeringsbudgeten, ska ett särskilt beslut fattas. Beslutet skrivs av berörd inköpare eller verksamhetsansvarig. Föredragande är inköpare eller verksamhetsansvarig och beslutande är rektor. Först när beslutet är taget, överlämnas detta till inköpsansvarig för åtgärd. Beslutet arkiveras tillsammans med övriga handlingar i ärendet. Av beslutet ska framgå, förutom de uppgifter som framgår av beslutsblanketten: Vad som ska upphandlas Kostnadskalkylen för detta (delposter samt totalsumman)

19 Sida 19 (25) Vilken organisatorisk enhet och projekt som ska belastas

20 Sida 20 (25) 9. Övriga rutiner 9.1 Leasing Ett avtal om hyra eller hyrköp (leasing) får träffas under förutsättning att det, sett över hela den ekonomiska livslängden, leder till en lägre kostnad för staten än anskaffning genom köp (Kapitalförsörjningsordningen SFS 1996:1188, 12 ). Detta innebär att varor och tjänster ska anskaffas genom köp, såvida inte inköparen kan visa att annan finansieringsform är mer lönsam under avskrivningstiden. 9.2 Inbyte av varor Om en vara byts in, exempelvis vid ett köp av en kopiator, ska värdet av den kopiator som Konstfack byter in specificeras på fakturan som en kreditering, motsvarande en försäljningsintäkt. Värdet av det nya inköpet ska alltid redovisas brutto, d.v.s. får inte påverkas av inbytet.

21 Sida 21 (25) 10. Miljö 10.1 Miljökrav Miljökrav kan ställas i direktupphandlingar, upphandlingar och i viss mån vid avrop. För närvarande finns det endast rutiner för hur och när energieffektiviserande miljökrav ska ställas se avsnitt Kontakta gärna inköpsansvarig för mer info om miljökrav i samband med inköp Energieffektiviserande åtgärder I enlighet med förordning (2009:893) om energieffektiva åtgärder har Konstfack valt två energieffektiviserande åtgärder. Syftet med åtgärderna är att bidra till en effektiv slutanvändning av energi i den offentliga sektorn. Konstfack har valt åtgärd 2 - Köpa in utrustning utifrån energieffektiva produktspecifikationer samt åtgärd 4 - Byta eller modifiera utrustning Köpa in utrustning utifrån energieffektiva produktspecifikationer Konstfack ska handla upp enligt Miljöstyrningsrådets (MSR) avancerade krav. Kriterierna bör även inkluderas vid upphandling av tjänsteleveranser i vilka produkter tillhandahålls Detta innebär att Konstfack i upphandlingar överstigande den fasta beloppsgränsen alltid ska ställa de avancerade energikrav som Miljöstyrningsrådet har tagit fram och som hittas på Miljöstyrningsrådets webbplats. LCC-beräkningar (livscykelkostnadsberäkning) bör användas vid större investeringar och/ eller när kriteriedokument saknas. Detta innebär att Konstfack alltid ska göra LCC-beräkningar i upphandlingar över tröskelvärdet Byta ut och modifiera utrustning Planera och fastställa mål. Skapa rutiner, aktiviteter, budget för centrala inköp. Kan också avse modifieringar av utrustning med stor och långsiktig betydelse för effektivare energianvändning.

22 Sida 22 (25) 11. Ordlista Ordlistan är delvis hämtad från Upphandlingsreglerna en introduktion som Konkurrensverket har tagit fram och delvis från Upphandlingsstöds ordlista. Om du önskar läsa ordlistorna i sin helhet kan du söka efter Upphandlingsreglerna en introduktion på eller välja Ordlista på Administrativa bestämmelser Sådana bestämmelser i förfrågningsunderlaget som gäller för den aktuella upphandlingen (t.ex. upphandlingsförfarande, sista anbudsdag och anbudets giltighetstid). Affärsmässighet De begrepp i de gemenskapsrättsliga principerna som motsvarar det svenska begreppet affärsmässighet är icke-diskriminering, likabehandling och transparens. Allmänna förvaltningsdomstolar Förvaltningsrätt, kammarrätt och Regeringsrätten. Anbud Bindande svar på ett meddelande om upphandling. Anbud lämnas från leverantör till upphandlande myndighet. Anbudsgivare Den leverantör som lämnar anbud. Anbudstid Tiden från det att meddelande om upphandling offentliggörs/annonseras till sista dag för att lämna anbud. Annons Meddelande om upphandling ska annonseras på olika sätt beroende på upphandlingens ekonomiska värde och, vid upphandling av tjänster, vilken slags tjänst det är fråga om. Upphandlingar under tröskelvärdena och av B-tjänster annonseras i en nationell databas eller på annat sätt som möjliggör effektiv konkurrens. Se även Förfrågningsunderlag och Meddelande om upphandling. Avrop Tilldelning av kontrakt som grundar sig på ett ramavtal. Avtalsspärr Förbud att ingå avtal under viss tid efter att underrättelse om tilldelningsbeslut har skickats ut. Avtalsspärren gäller i 10 eller 15 dagar från och med dagen efter att underrättelsen har skickats ut, beroende på hur underrättelsen meddelas, eller den längre tid som anges i underrättelsen. Se även Förlängd avtalsspärr. Besticka Lämna gåva eller löfte om gåva till person med tjänsteutövning hos företag, organisation eller myndighet. Beställning En begäran om leverans av en vara eller tjänst. Beställning är den del i inköpsprocessen som följer efter att kontrakt tilldelats en leverantör. Byggkoncession Ett kontrakt av samma slag som ett byggentreprenadkontrakt men som innebär att ersättningen helt eller delvis utgörs av rätt att utnyttja anläggningen. Böter Se Upphandlingsskadeavgift

23 Sida 23 (25) CPV CPV är den gemensamma terminologin vid offentlig upphandling för att underlätta sökning och definition av en vara eller tjänst. CPV betyder Common Procurement Vocabulary och kallas även för CPV-koder eller CPV-nomenklatur. Direktupphandling En upphandling utan krav på annonsering och utan krav på anbud i en viss form. Förenklad upphandling Ett annonserat upphandlingsförfarande som får användas för upphandlingar under tröskelvärdet och för B-tjänster (upphandlingar enligt 15 kap.). LOU. Alla leverantörer har rätt att delta och lämna anbud. Den upphandlande myndigheten eller enheten får därefter förhandla med en eller flera anbudsgivare. Förfrågningsunderlag Det skriftliga underlag för anbud som en upphandlande myndighet eller enhet tillhandahåller leverantörer vid meddelande om upphandling. Se även Annons och Meddelande om upphandling. Förhandlad upphandling Upphandlingsförfarande över tröskelvärdena där en upphandlande enhet inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud och tar upp förhandling med en eller flera av dem. Förhandlad upphandling får endast tillämpas under särskilda omständigheter. Förhandsannonsering Meddelande i TED med information om kommande upphandlingar som myndigheten eller enheten planerar att genomföra de kommande tolv månaderna. Förhandsannonsering kan förkorta de lagstadgade anbudstiderna. Förlängd avtalsspärr Förbud att ingå avtal under tid som mål om överprövning enligt LOU pågår i förvaltningsrätten. Den förlängda avtalsspärren inträder automatiskt när en ansökan om överprövning har kommit in till förvaltningsrätten före utgången av avtalsspärren. Förlängd avtalsspärr gäller endast i förvaltningsrätten, inte i kammarrätt eller i Regeringsrätten. Interimistiskt beslut Förbud att ingå avtal eller att fullgöra ett redan ingånget avtal. Allmän förvaltningsdomstol beslutar om sådant förbud i mål om överprövning. Interimistiskt beslut kan aktualiseras när en förlängd avtalsspärr inte gäller. Klassiska lagen Med upphandling inom den klassiska sektorn menas offentliga upphandlingar som görs av kommuner, landsting, statliga myndigheter och vissa offentliga bolag, som inte bedriver någon av de verksamheter som hör till försörjningssektorerna. Direktiv 2004/18/EG. Genomfört i svensk rätt genom lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Kommersiella villkor Sådana villkor i förfrågningsunderlaget som ska gälla under avtalsperioden (t.ex. betalnings- och leveransvillkor). Konkurrenspräglad dialog Ett upphandlingsförfarande som varje leverantör kan begära att få delta i och där den upphandlande myndigheten för en dialog med de anbudssökande som har bjudits in att delta i förfarandet. Konkurrenspräglad dialog får användas vid särskilt komplicerade kontrakt och då öppet, selektivt, förenklat eller urvalsförfarande inte medger tilldelning av kontrakt Kvalifikationskrav Krav på leverantörers lämplighet. Leverantör Den som på marknaden tillhandahåller varor eller tjänster eller utför byggentreprenader.

24 Sida 24 (25) Marknadsundersökning Förberedelse inför en upphandling i syfte att undersöka vad marknaden kan erbjuda för att tillgodose den upphandlande myndighetens behov. Meddelande om upphandling Meddelande från upphandlande myndighet eller enhet med inbjudan att lämna anbud i upphandling eller ansöka om att få delta i upphandling. Se även Annons och Förfrågningsunderlag. Muta Gåva som ges för att påverka t.ex. tjänsteman till givarens fördel. Offentlig upphandling De åtgärder som vidtas av en upphandlande myndighet för att tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal för varor, tjänster eller byggentreprenader enligt LOU. Ogiltigförklaring av avtal Avtal som ingåtts efter en otillåten direktupphandling eller i strid mot något förbud mot att ingå avtal (avtalsspärr, förlängd avtalsspärr, interimistiskt beslut, tiodagarsfrist och avtal innan tilldelningsbeslut har meddelats) kan under vissa förutsättningar förklaras civilrättsligt ogiltigt av allmän förvaltningsdomstol efter ansökan av leverantör. Ogiltigheten gäller retroaktivt, vilket innebär att alla redan utförda prestationer mellan avtalsparterna ska återgå. Om detta inte kan ske, ska förmögenhetsläget återställas. Otillåten direktupphandling Ett avtal som har ingåtts mellan en upphandlande myndighet eller enhet och leverantör utan att det har skett något annonserat upphandlingsförfarande, trots att avtalet rätteligen skulle ha föregåtts av ett annonserat förfarande enligt LOU. Otillåten direktupphandling kan leda till att avtalet ogiltigförklaras och att den upphandlande myndigheten eller enheten åläggs att betala en upphandlingsskadeavgift (böter). Principerna för all offentlig upphandling De fem grundläggande principerna gäller för all upphandling. Dessa är: principen om ickediskriminering, principen om likabehandling, principen om transparens, proportionalitetsprincipen och principen om ömsesidigt erkännande. Ramavtal Ett avtal som ingås mellan en upphandlande myndighet eller enhet och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod. Rättsmedel Ett samlingsbegrepp för de möjligheter till domstolsprövning (överprövning, skadestånd och upphandlingsskadeavgift) som finns enligt upphandlingslagstiftningen. Selektiv upphandling Upphandling över tröskelvärdena med annonseringsskyldighet där en upphandlande enhet inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud. SKV 4820 Blankett hos Skatteverket som kan användas av den som vill få information om ett företag sköter sina skatter och avgifter. TED Tenders Electronic Daily (TED), databas på internet ( med information om annonser med meddelanden om upphandling inom framförallt EU och EES. Se även EUT. Tilldelningsbeslut Upphandlande myndighets eller enhets beslut att tilldela kontrakt i en upphandling till en eller flera leverantörer. Tillsyn Konkurrensverket är tillsynsmyndighet över upphandlingen i Sverige.

25 Sida 25 (25) Tiodagarsfrist Förbud att ingå avtal i tio dagar efter domstols avgörande eller upphävande av interimistiskt beslut i mål om överprövning. Tiodagarsfristen räknas från och med dagen efter domen eller beslutet. Tjänstekoncession Ett kontrakt av samma slag som ett tjänstekontrakt men som innebär att ersättningen för tjänsterna helt eller delvis utgörs av rätt att utnyttja tjänsten. Tröskelvärde De belopp som Europiska kommissionen har beslutat om. Enligt LOU gäller olika bestämmelser för en upphandling bland annat beroende på om kontraktets värde beräknas överstiga gällande tröskelvärden eller inte. För upphandlingar under tröskelvärdet gäller 15 kap. LOU. Upphandlande myndigheter Upphandlande myndigheter är det begrepp som används i LOU för dem som är skyldiga att upphandla enligt lagen. Dessa är bl.a. statliga, kommunala och andra myndigheter, beslutande församlingar i kommuner och landsting. Upphandlarprofil En sammanställning av uppgifter som är tillgängliga på internet och som innehåller information om myndigheten eller enheten och dess upphandlingar. Upphandlingsförfaranden Förenklat förfarande, urvalsförfarande och direktupphandling förfaranden som tillämpas enligt förutsättningar vid upphandling enligt 15 kap. LOU. Öppet förfarande, selektivt förfarande och förhandlat förfarande förfaranden som tillämpas enligt förutsättningar för upphandling som inte omfattas av 15 kap. LOU. Upphandlingsskadeavgift Sanktionsavgift (böter) som kan dömas ut av allmän förvaltningsdomstol efter ansökan av Konkurrensverket. Upphandlande myndigheter och enheter kan under vissa förutsättningar åläggas att betala en upphandlingsskadeavgift vid brott mot avtalsspärr och förlängd avtalsspärr samt vid otillåten direktupphandling. Avgiften kan uppgå till maximalt tio miljoner kronor och tillfaller staten. Urvalsupphandling Ett annonserat upphandlingsförfarande som får användas för upphandlingar under tröskelvärdet och för B-tjänster (upphandlingar enligt 15 kap.). I ett urvalsförfarande har alla leverantörer rätt att få ansöka om att lämna anbud. Därefter inbjuder den upphandlande myndigheten eller enheten vissa leverantörer att lämna anbud och myndigheten eller enheten får förhandla med anbudsgivare. Urvalskriterier Kriterier som tillämpas för att begränsa antalet anbudssökande. Utvärderingsgrunder Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet eller det anbud som har lägst pris. Utvärderingskriterier Ska anges när utvärderingsgrunden det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet används. Utvärderingskriterier är de omständigheter som myndigheten eller enheten kommer att ta hänsyn till vid utvärderingen, t.ex. kvalitet, leveranstid och pris. Öppen upphandling Upphandling över tröskelvärdena, med annonseringsskyldighet, där alla leverantörer får lämna anbud. Överprövning Prövning i allmän förvaltningsdomstol enligt LOU eller LUF efter ansökan av leverantör. Kan avse överprövning av upphandling (t.ex. ett tilldelningsbeslut eller beslut att avbryta en upphandling) eller överprövning av avtals giltighet (ogiltighetsförklaring av ett ingånget avtal).