Kravspecifikation avseende tillverkning, leverans och service av Öroninsatser SLL1972

Transkript

1 LS HSN Bilaga 1 Kravspecifikation avseende tillverkning, leverans och service av Öroninsatser SLL1972

2 2 (10) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Inledning Målgrupp Uppdraget Miljö Rapportering Uppföljning... 9

3 3 (10) 1 INLEDNING Hjälpmedelsförskrivning är en del av insatserna inom habilitering och rehabilitering samt för vård och behandling. Öroninsatsen är ett tillbehör till hörapparaten. 2 MÅLGRUPP Avropande enhet är förskrivare vid Hörsel- och balanskliniken vid Karolinska universitetssjukhuset samt vid eventuella organisationsförändringar, andra förskrivare inom landstingsdriven verksamhet. Målgruppen omfattar: Barn och ungdomar, till och med avslutade gymnasiestudier, med hörselnedsättning och/eller tinnitus Personer över 18 år med o o o omfattande besvär av hörselnedsättning och/eller tinnitus ytterligare funktionsnedsättning som påverkar kommunikationen en nytillkommen/hastigt förvärrad ensidig hörselnedsättning/dövhet 3 UPPDRAGET Uppdraget avser tillverkning, leverans och service av öroninsatser. Insatserna ska kännetecknas av god kvalitet, brukarsäkerhet, god tillgänglighet, respektfullt bemötande samt i övrigt god service. Verksamheten ska präglas av helhetssyn och kontinuitet där individuell hänsyn tas till såväl fysiska, psykiska som sociala aspekter. SLL strävar efter hög kvalitet på efterfrågade tjänster. Följande ska prägla Leverantörens verksamhet: Brukarsäkerhet; att brukarens behov av funktionellt fullgoda produkter säkerställs. Med brukarsäkerhet avses att minimera undvikbara skador/risker med produkterna. Brukarsäkerhet avser även att levererad produkt överensstämmer med beställningen. God tillgänglighet; att det säkerställs att beställd produkt levereras inom avtalad tid till den av förskrivaren angivna platsen. Med god tillgänglighet avses även att telefonoch öppethållandetider anpassas efter ställda krav eller till uppkomna behov. Rätt kompetens och ett gott bemötande; att tillgodose behov av expertkunskap inom produktområdet för att på bästa sätt tillgodose förskrivares och brukares behov. 3.1 Tillverkning och leverans av öroninsatser Tillverkning och leverans av öroninsatser sker efter avtryck och beställning av audionom.

4 4 (10) Modeller Leverantören ska leverera öroninsatser enligt följande modeller 1 : A. Hörselgångsinsats med vinge B. Hörselgångsinsats med lång vinge C. Helskalinsats, urholkad D. Halvskalinsats, urholkad E. 3/4 skalinsats, urholkad F. Siluettinsats G. Insats för crosanvändning H. Helinsats för kroppsburen hörapparat Material Leverantören ska leverera öroninsatser enligt följande material: I. Hårt allergivänligt J. Mjukt K. Mjukt allergivänligt L. Material som baseras på polyuretan som till exempel THERMOtec och THERMOtec-Optimum. Leverantören ska i anbudet ange övriga material som tillhandahålls Kvalitetskrav Leverantören ska leverera öroninsatser i överenstämmelse med levererade produktprover Leverantören ska kunna erbjuda olika typer av ytbehandling på hårda insatser för att förhindra problematik vid allergi, återkoppling och rörlighet i hörselgångsdel Leverantören ska kunna tillhandahålla hårda insatser tillverkade med teknik för skanning av avtryck, CAD modellering och laserpolymerisation Leverantören ska tillhandahålla öroninsatser med hårda oticonknän, hellimmad slang samt tube lock eller motsvarande enligt förskrivarens beställning Leverantören ska kunna leverera öroninsatser och slang i olika färger. Utsmyckningarna debiteras brukaren. Barn under 18 år är undantagna denna kostnad. Produktinformation med färgkarta ska bifogas anbudet. 1 Benämnämningarna utifrån Hörapparatutprovning, 2000 Smeds och Leijon.

5 5 (10) Leverantören ska på öroninsatser, i lämpliga material, kunna utföra utsmyckningar. De vanligast förekommande utsmyckningarna är: strasstenar, i insatserna infogade bilder och glitter. Utsmyckningarna debiteras brukaren. Barn under 18 år är undantagna denna kostnad. Produktinformation ska bifogas anbudet Leverantören ska hålla sig uppdaterad och tillämpa nya rön inom marknaden för hörapprater och ototeknik samt inom audiologisk forskning som påverkar öroninsatser både avseende material, tillverkning och utformning Leverans av öroninsatser Öroninsats ska levereras till förskrivande enhet eller till den adress som anges i beställningen Information i samband med beställning och leverans Leverantören ska ha system för att, när så efterfrågas, kunna informera om var beställningen finns i leverantsprocessen, till exempel om beställningen inkommit eller om den är levererad. 3.2 Service Leverantören ska tillhandahålla service vardagar klockan Eventuell justering av öppettider ska i förväg godkännas av Hörsel- och balanskliniken Karolinska universitetssjukhuset. I uppdraget ingår att ta emot brukare och närstående för service av insatser såsom byte av slangfäste/knä glasning/lackning slipning av öroninsats samt justering av kanaler reparation av öroninsats Ovanstående åtgärder är avgiftsfria för brukaren. 3.3 Expertkunskap inom avtalsområdet kopplat till brukares behov Konsultation I uppdraget ingår konsultation och rådgivning till förskrivare angående val av modell, material med mera Samverkan Målet för Leverantörens samverkan med förskrivare är att säkra leverans av öroninsatser till god kvalité och utförande utifrån avropande enhets behov.

6 6 (10) 4 MILJÖ Leverantören ska verka för att minska sin skadliga miljöpåverkan och för att de i SLL:s miljöpolitiska program vid varje tidpunkt gällande miljömål uppnås. Leverantören ska aktivt arbeta med att ta miljöhänsyn vid införskaffande produkter och tjänster. Produkterna ska inte innehålla de avvecklingsämnen som finns på Stockholms läns landstings utfasningslista för Kemikalier i varor och förbrukningsartiklar. Haltgränsen är 0,1 procent. Observera att kraven i utfasningslistan är högre ställda än gällande nationell och europeisk lagstiftning. Bilaga 6. Engelsk version av Stockholms läns landstings utfasningslista för miljö- och hälsofarliga kemikalier , finns på Produkten ska inte innehålla PVC. Dokumentation, som styrker detta, ska finnas tillgänglig hos leverantören/tillverkaren. Sådan dokumentation kan vara produktens innehållsdeklaration, varudeklaration, leverantörsförsäkran eller teknisk dokumentation som styrker att kravet uppfylls. Leverantören ska ställa minst samma miljökrav på sina underleverantörer som Beställaren ställer i denna upphandling och säkerställa att samma miljöprestanda erhålls om underleverantör anlitar underleverantörer. Leverantören ansvarar för uppföljning av underleverantörer. Leverantören ska samverka med Beställaren och då Beställaren så begär redovisa hur Leverantören arbetar för att Landstingets miljömål ska uppnås. Beställaren äger rätt att genomföra revisioner av leverantörens utförande av Uppdraget. Revisioner kan utföras i syfte att följa upp Leverantörens miljöarbete. Leverantör med ersättning överstigande 15 miljoner kronor per år eller mer, ska ha ett miljöledningssystem certifierat enligt ISO-standard 14001, EMAS eller motsvarande. Vårdgivare med ersättning understigande 15 miljoner kronor per år kan som alternativ vara miljödiplomerade av Beställaren. Beställarens miljödiplom gäller precis 1 år från den dag det godkänns. Om Leverantören är del av en annan organisation vars sammanlagda årliga ersättning från Beställaren överstiger 15 Mkr krävs att vårdgivaren är miljöcertifierad. Det är senast sista dagen under den verksamhetsperiod som uppföljningen avser som vårdgivaren ska inneha ett giltigt certifikat alternativt vara miljödiplomerad. 4.1 Farliga kemikalier Produkterna ska inte innehålla de avvecklingsämnen som finns på Stockholms läns landstings utfasningslista för Kemikalier i varor och förbrukningsartiklar. Observera att kraven i utfasningslistan är högre ställda än gällande nationell och europeisk lagstiftning. Bilaga 6.

7 Engelsk version av Stockholms läns landstings utfasningslista för miljö- och hälsofarliga kemikalier , finns på 7 (10) Dokumentation, som styrker detta, ska finnas tillgänglig hos leverantören/tillverkaren. Sådan dokumentation kan vara produktens innehållsdeklaration, leverantörsförsäkran eller teknisk dokumentation som styrker att kravet uppfylls. 4.2 PVC i produkten Produkten ska inte innehålla PVC. Dokumentation, som styrker detta, ska finnas tillgänglig hos leverantören/tillverkaren. Sådan dokumentation kan vara varudeklaration eller leverantörsförsäkran. 5 RAPPORTERING 5.1 Inledning Leverantören ska årligen till Beställaren lämna svar på nedanstående frågor i tabeller. Beställaren sänder ut frågeformulär i god tid före det att svaren ska lämnas. Rapporteringen sker genom en Webbaserad Inrapporteringsmall (WIM). Samtliga svar där så är möjligt redovisas könsuppdelat. Rapportering av uppgifter via WIM ska ske senast den 31 januari påföljande år. Resultat från Tekniska Hjälpmedel Ordersystem (THORD) och av förskrivarenkät rapporteras av Beställaren. 5.2 Kunskapsbaserad och ändamålsenlig vård - Kompetens och bemötande Målsättning: Att tillgodose behov av expertkunskap inom produktområdet för att på bästa sätt tillgodose förskrivares och brukares behov. Hur sker samverkan med förskrivare? Redovisning Andel förskrivare som är nöjda med kompetens och kvalitet på rådgivning, konsultationer. Förskrivarenkät

8 8 (10) 5.3 Säker vård - Brukarsäkerhet Målsättning: Att brukarens behov av funktionellt fullgoda produkter säkerställs. Med brukarsäkerhet avses att minimera undvikbara skador/risker med produkterna. Brukarsäkerhet avser även att levererad produkt överensstämmer med beställningen. Ja Nej Är Leverantören ansluten till HSA-katalog? Har Leverantören ett avvikelsesystem? Om Ja, hur många avvikelser? Antal Andel förskrivare som är nöjda med kompetens och kvalitet på öroninsatser. Förskrivarenkäter 5.4 Effektiv vård Målsättning: Att det säkerställs att beställd produkt levereras inom avtalad tid till den av förskrivaren angivna platsen. Hur stor andel öroninsatser har levererats inom avtalad tid från avrop? Andel Hur stort antal öroninsatser har totalt levererats fördelat på olika modeller och material? THORD 5.5 Jämlik vård Ja Nej Har Leverantören dokumenterade rutiner för bemötande, synliggörande och kompetens kring patienter med HBTidentitet? Se Vårdgivarguidens HBT-policy. Har Leverantören deltagit i SLL:s certifierade jämställdhetoch jämlikhetsutbildning för chefer? 5.6 Vård i rimlig tid - Tillgänglighet Målsättning: att god tillgänglighet uppnås och säkerställs för förskrivare/brukare

9 9 (10) Hur stor andel har varit akuta beställningar? Andel Antal Hur stort antal serviceåtgärder har utförts? Andel förskrivare som är nöjda med tillgängligheten vid mottagningen och på telefon - Förskrivarenkät 5.7 Miljö Vårdgivare som är miljöcertifierade enligt ISO eller EMAS ansvarar för att Beställaren från certifieringsorganet digitalt erhåller information om certifikatet. Informationen ska innehålla verksamhetens organisations-nummer, enheternas respektive HSA-ID och adresser. Vårdgivaren ska digitalt förse certifieringsorganet med uppgifter. För mall och handledning se Vårdgivarguiden ( Vilka farliga kemikalier och kemiska produkter i verksamheten? Redovisning 6 UPPFÖLJNING 6.1 Beställarens uppföljning I Avtalet punkt 17 beskrivs uppföljningen. Den innebär att Beställaren löpande följer att Leverantören uppfyller sitt Åtagande och vidmakthåller den kvalitet som följer av Åtagandet. Uppföljningen sker bland annat genom analys och kontroll av inrapporterade verksamhetsdata, statistiska underlag, kvalitetsutfall, uppföljningsmöten och revisioner. Genomförande av mätningar av till exempel brukar-, förskrivarnöjdhet och leveranstider är andra delar av uppföljningen. Beställarens uppföljning inriktas i första hand på områdena tillgänglighet, brukarsäkerhet, kompetens och bemötande. följer de policys som ingår i Uppdraget att följa. För information om vilka indikatorer Beställaren löpande följer, se Vårdgivarguiden. Uppgifter till uppföljningen hämtas av Beställaren från Tekniska hjälpmedel ordersystem (Thord) enligt detta avtal. Uppgifter som inte kan inhämtas på dessa sätt, rapporteras av Leverantören till Beställaren via en webbaserad inrapporteringsmall (WIM). Leverantören ansvarar för kvalitetssäkring i de inrapporterade uppgifterna. Uppföljning sker också via brukarenkäter samt förskrivarenkäter. 6.2 Uppföljning av kvalitetskrav

10 10 (10) Om Beställaren identifierar bristande följsamhet till kvalitetskrav har beställaren rätt att begära att Leverantören inom 14 dagar, eller inom den tid Beställaren anvisar, upprättar ett förslag på skriftlig åtgärdsplan med tidsatta åtgärder. Åtgärdsplanen ska därefter godkännas av Beställaren. 6.3 Lägsta godtagbara kvalitet I Uppdraget ingår att Leverantören ska hålla en god kvalitet på Verksamheten. Detta mäts bland annat genom uppföljning av vissa kvalitetsindikatorer. Lägsta godtagbara kvalitetsnivå för dessa kvalitetsindikatorer framgår nedan. I Avtalet punkt 19 redovisas hur en målrelaterad kvalitetsersättning beräknas. Kvalitetsindikator Bonusnivå Andel förskrivare som är nöjda med kvalitet 90 % på öroninsatser. Mäts i förskrivarenkäter. Andel förskrivare som är nöjda med kompetens och kvalitet 90 % på rådgivning, konsultationer. Mäts i förskrivarenkäter.