Dokumenttyp: Projekt: Projektnummer: Brukarskattning med återkopplingssamtal mellan boendestödjare och brukare

Transkript

1 Dokument nr: Version: Status: Sida: 4.00 Utkast/Utgåva (1)12 Dokumenttyp: Projekt: Projektnummer: Projektdokument Dokumentbeskrivning: ORS-SRS brukarfeedback 1 Brukarskattning med återkopplingssamtal mellan boendestödjare och brukare Utfärdat av: Utf datum: Godkänt av : Godk datum: Linda Bergholtz AnnBrith Davidson avdelnignschef Projektbeskrivning ORS-SRS återkoppling via surfplatta Innehållsförteckning PROJEKTBESKRIVNING INLEDNING Bakgrund Syfte MÅLBESKRIVNING Effektmål Redovisning av nyttan Arbetsmål Förutsättningar Administration Organisation Sekretess Teknik BESKRIVNING Omfattning Organisation och bemanning Övrig utbildning Deltagare Tidsram Kostnad Finansiering Beroenden och avgränsningar Förvaltning KOMMUNIKATIONSPLAN Vad och till vem? I samband med projektstart... 9 DOK.NAMN: PROJEKTBESKRIVNING 4.0 ORS SRS 2014 UTSKRIFTSDATUM:

2 Dokument nr : Version: Status: Sida: 4.00 Utkast/Utgåva (2)12 Dokumentbeskrivning: Brukarskattning med återkopplingssamtal mellan boendestödjare och brukare Under projektet Efter projektet Utbildningar: Rutiner Målgrupper Kommunikationskanaler RISK- OCH SÅRBARHETSANALYS Riskhantering BILAGA 1 ORS OCH SRS SKATTNINGSSKALA...12 BILAGA 2 VÅRD OCH STÖDSAMORDNING...12 BILAGA 3 SAMVERKAN I GÖTEBORGSOMRÅDET ORGANISATIONSSKISS...12 BILAGA 4 RIKTLINJER FÖR SURFPLATTOR SOM PEDAGOGISKT VERKTYG...12 DOK.NAMN: PROJEKTBESKRIVNING 4.0 ORS SRS 2014 UTSKRIFTSDATUM:

3 Dokument nr : Version: Status: Sida: 4.00 Utkast/Utgåva (3)12 Dokumentbeskrivning: Brukarskattning med återkopplingssamtal mellan boendestödjare och brukare 1 Inledning Inom avdelning funktionshinder i Partille kommun har man arbetat med att brukaren får ge direkt återkoppling på det boendestöd som ges. Detta har pågått i liten skala sedan 2009 och har nu införts för alla de som själva vill, inom målgruppen personer med psykiska funktionsnedsättningar som har beviljad insats boendestöd och särskilt boende. Kan vi genom användandet av skalorna SRS och ORS, tillsammans med stöd till personal i metoden och reflektion tillsammans med medarbetare kring graferna, bli bättre på det vi gör? 1.1 Bakgrund 1.2 Syfte Inom boendestödsverksamheten används idag två olika skalor; en för skattning av upplevd livssituation och förändringen av den - ORS, och en för skattning av samtal - SRS (se Bilaga 1). Båda skalorna är framtagna av Scott D Miller, Ph. D. (fil dr i psykologi), en av grundarna av ISTC (Institute for Study of Therapeutic Change) som är ett privat institut med forskare och kliniker i Chicago som alla har fokus på vad som är till hjälp och fungerar i förändringsarbete. Skalorna används varje vecka och det är brukaren själv som skattar resultatet av det stöd han/hon fått samt hur samarbetet med personalen fungerar. Skattningen görs genom att brukaren markerar ett kryss på en linje. Syftet är att stärka brukarens självbestämmande och inflytande över sin livssituation, samt att få ett mått på om stödet har avsedd effekt och en direkt återkoppling på om något behöver förändras/förbättras. I slutet av varje vecka administreras blanketterna genom att personalen mäter med linjal var på strecket krysset sitter och för in resultatet i ett excelblad. Genom att analysera den graf som bildas, kan bedömning göras om stödet ska fortsätta på samma sätt eller om det krävs några förändringar. Grafen skrivs ut och tas med vid nästa besök hos brukaren för att även han/hon ska få se resultatet och kunna komma med frågor och synpunkter. Feedback informed treatment (FIT) grundar sig på forskning som uppfyller kraven för evidensbaserad praktik. Genom att systematiskt arbeta med FIT på enheten närmar vi oss ett standardiserat sätt att påvisa förändringar. Om våra tolkningar av brukarnas skattningar ska bli pålitliga krävs ett systematiskt, regelbundet användande av skalor och grafer via ett webbaserat program, så att det blir en del i vardagsarbetet.

4 Vi söker svar på följande frågor: 1. Kan vi bli bättre på att presentera och introducera metoden för brukaren? 2. Kan arbetet med graferna främja byggandet av allians mellan personal och brukare? 3. Kan vi bli bättre på att hitta brukarens egna motivationsområden till en förändring som brukaren vill ha? FIT-Outcomes är ett webbaserat program för användning av skalorna. Programmet är anpassat för surfplatta och genom att personalen har med sig surfplatta hem till brukaren, kan han/hon själv markera sin upplevelse på surfplattan, direkt i programmet. Brukaren kan därmed få se resultatet/grafen på en gång, vilket skapar ett bra underlag för samtal. Den visuella aspekten är viktig för målgruppen. Detta arbetssätt är en stor fördel för brukaren, samtidigt som det sparar papper och administration för personalen. Med projektet avser vi att använda oss av det webbaserade programmet och surfplattor för att ge den enskilde direkt tillgång till den graf som bildas i programmet och där man kan se hur den enskildes livssituation förbättras/försämras och hur alliansen mellan den enskilde och boendestödjaren utvecklas eliminera all den adminstration som uppstår då man använder sig av metoden ORS-SRS i pappersform ge personalen möjlighet till utveckling när det gäller tekniska lösningar Effekten av projektet förväntas bli att öka brukarens påverkan på det stöd han/hon får genom skattningen och att det enkelt går att se hur den just utförda insatsen upplevs. Detta skapar en möjlighet till direkt dialog om vad som kan förändras/förbättras kunna främja brukarens livskvalitet genom att bli bättre på det vi gör. Kvaliteten på det boendestöd vi bedriver för målgruppen ökar genom att integrera ORS/SRS i strukturen för Vård och stödsamordning (VSS) som är vår arbetsmetod (se Bilaga 2) brukaren blir insatt i surfplattans möjligheter som också kan minska rädslan för dagens tekniska möjligheter 2 Målbeskrivning 2.1 Effektmål Med surfplatta och webbaserat program kommer brukaren att få en direkt återkoppling på om stödet förbättras och hur alliansen/relationen till personalen utvecklas. Att direkt kunna föra samtal om återkopplingen möjliggör att snabbare kunna förändra om stödet inte ger den effekt den enskilde vill. Detta kommer framförallt att märkas genom att brukaren når de mål han satt upp. Måluppfyllelse är något som resurgruppen runt varje person arbetar med i den enskildes genomförandeplan. Vi vill därför följa upp hur många av brukarnas mål som nås under tiden för projektet.

5 För medarbetarna kommer det att ställas högre krav på flexibilitet i stödet till den enskilde och det kommer att vidareutveckla boendestödspersonalen både i sin profession och genom att de blir mer vana med IT-teknik. Här vill vi följa upp genom att undersöka hur många av medarbetarna som använder metoden och tekniken vid avslut av projektet. Om projektet faller väl ut kommer surfplattor och de webbbaserade programmet att införas i hela verksamheten så att alla får tillgång till tekniken Redovisning av nyttan Nyttovärdering: Vi vill tillsammans med brukaren utforska hur vi arbetar och ger stöd och om det kan göras på ett bättre sätt utifrån den enskilde brukarens behov, mål och motivationsområden. Vi vill utforska om vi kan få fram var hindren ligger och därmed kunna identifiera möjliga förbättringar: Gör vi rätt saker, gör vi dem på rätt sätt, gör vi dem vid rätt tillfälle? Ställer vi frågor på rätt sätt? ( Som man ställer frågan får man svar ). Bidrar arbetet med grafer till att skapa allians? Uppföljning kan ske genom intervjufrågor till brukarna. Administrativ tid för boendestödjarna kommer att minska med minst fem timmar per vecka (hela enheten). Detta kan mätas via de brukartidsmätningar som görs på enheten. 2.2 Arbetsmål De av brukaren uppsatta målen i genomförandeplanen kommer att nås. Processen för varje enskild person från att ha fått insatsen boendestöd eller särskilt boende till de av brukaren uppsatta målen är uppnådda, kan minska i tidsomfattning. Medarbetarna uppnår högre professionalitet genom att ständigt utsätta sig för brukarens skattning av stödet och på så sätt anpassa det efter brukarens behov, mål och motivationsområden. Detta kräver hög flexibilitet hos medarbetarna. 2.3 Förutsättningar Administration I dagsläget används penna och papper för brukarskattningen och den görs med ett begränsat antal brukare. Att testa denna tekniska lösning medför en omedelbar återkoppling till brukaren på dennes skattning och förminskar boendestödjarnas administration avsevärt Organisation Införandet av projektets resultat har redan skett i och med att man startat med SRS/ORS-skalorna i pappersform. Att föra över detta till digitalt format innebär inga organisatoriska förändringar.

6 2.3.3 Sekretess Teknik Alla uppgifter i programmet som handlar om enskild person kommer att kodas med ett tresiffrigt nummer ( ) för att följa Sekretesslagen och Personuppgiftslagen. Inga namn eller annan identifikation kommer att finnas på grafer eller i programmet. Kodnyckeln kommer att finnas inlåst på samma sätt som personakter förvaras. Programmet FIT-outcomes med 15 licenser för 2014 köps in. Detta program är helt webbaserat och data som matas in förvaras på en webbserver. Man kommer åt programmet genom sin surfplatta uppkopplad mot internet eller från bärbar/stationär dator med internetuppkoppling. Internetuppkopplingen är inte säkrad på alla adresser i kommunen vilket kan försvåra för vissa brukare att få den direkta återkopplingen. 3 Beskrivning 3.1 Omfattning Boendestödjarnas vardag innebär arbete tillsammans med brukare i brukares hem, ute i samhället, i kontakter med andra och i olika aktiviteter. Detta kräver ett lätthanterligt och enkelt system som ändå är tillförlitligt. Man ska exempelvis kunna sitta på ett café och avsluta dagens kontakt med att brukaren gör en skattning. Då behövs ett snabbt och samhällsanpassat sätt som är bekvämt för brukaren. Programmet gör att det är lätt för boendestödjaren att visa resultatet av två eller fler skattningar som brukaren gjort i form av en graf på surfplattan och som man kan samtala om, reflektera kring och att det som kommer fram då tas med eller ligger till grund för hur de väljer att arbeta vidare tillsammans. 10 surfplattor beställs som kan användas i hela verksamheten och där varje surfplatta kan användas av mer än en personal. De kommer att användas vid besök och träffar med brukare som är aktuella inom verksamheten och som har bistånd i form av boendestöd och/eller särskilt boende och som vill vara med i projektet. Programmet FIT-outcomes kan nås via surfplattan men också via enhetens stationära datorer. Samtlig personal i tre arbetsgrupper på enheten Psykiska funktionsnedsättningar kommer att delta. Till en början ca 15 medarbetare men under projektets gång beräknas alla 27 i personalen använda metoden med hjälp av surfplatta. 3.2 Organisation och bemanning Projektägare är avdelningschefen för funktionshinder inom Vård och omsorgsförvaltningen. Projektgruppen består av enhetschefen och fyra medarbetare inom enheten:

7 Britta Schött Lagergård, enhetschef Hamed Kabiri Anette Andersson Susanne Pettersson Sal Secka Projektgruppens roll är att utbilda och handleda i användandet av FIT-Outcomes och i de möjligheter en surfplatta ger Övrig utbildning Eftersom brukarskattning är känt inom enheten och använts i pappersform behövs ingen grundutbildning i själva FIT inför starten av projektet. Vi kommer att ha introduktionsutbildning i själva programmet för all personal som använder det. Vi kommer också att ha handledning i hur man tolkar graferna och eftersom inte all personal börjar samtidigt behövs internutbildning och stöd över tid. Utbildningen kommer grunda sig på: det arbete vi har gjort och som pågår på enheten det samarbete vi har och har haft med Göteborgs centrum för kompetensutveckling (GCK) och Scott D Miller de fördjupningsutbildningar som enhetschef och fyra boendestödjare i de olika arbetsgrupperna gått hos Scott D Miller i GCKs regi stöd från avdelningschef funktionshinder som gått chefsutbildningar för Scott D Miller. Handledningen ges av de boendestödjare som har fördjupningsutbildning och som har erfarenhet sedan tidigare projekt av arbete med graferna, samt av enhetschefen. Kontakt kommer att tas med GCK om handledning därifrån när det gäller fördjupning av kunskaperna i att tolka graferna. Handledning och reflektioner kan vi också få via ICCEs hemsida där man kan nå personer i hela världen som arbetar med FIT Deltagare Deltagare i projektet är vid start 15 medarbetare och innan projektets slut hela enhetens personal, totalt 27 medarbetare vid: Björnbackens boende och boendestöd Besebäckens boende och boendestöd Samsjuklighetsboendestödsgruppen (det så kallade SOB-teamet) 3.3 Tidsram Projekttiden med möjlighet till förlängning. 3.4 Kostnad Årlig licenskostnad FIT-Outcomes för 15 licenser kr Kostnad surfplatta: 10 st a 133 kr/mån x 12 mån 9310 kr 6615 kr

8 Mobilt bredband: 10 st x 127 kr/mån x 12 mån 8890 kr 6350 kr Utbildning i programmet 15 medarbetare, (Snittlönen för 2 timmar/anställd medarbetare inom enheten är 216 kronor/timme inkl. personalomkostnader och semesterersättning men exkl. OB) 6480 kr Hantering av appar/itunes för alla plattor 3 tim/mån 4536 kr 3240 kr Projektgrupp, styrning, statusrapporter 2 tim/mån kr 8640 kr Handledning i att tolka grafer, handledarkostnad 2 tim kr kr Handledning i att tolka grafer, personalkostnad 15 pers kr Handledning i att tolka grafer, personalkostnad 27 pers kr Kontinuerlig utbildning i FIT 8 timmar/medarbetare Ta fram utvärderingsdokument och genomföra utvärdering kr kr Summa: kr kr 3.5 Finansiering Ansökan som beviljats från projekt ehälsa kr Kostnader för handledare och utbildning i FIT kr kr (arbetstiden) tas från Partille kommuns beviljade PRIO-medel för 2013 Kostnader för arbetstid handledning (arbetstiden) kr kr och projektgruppens styrning samt delar av utvärdering tas från eget kapital Summa: kr kr Utöver detta tas all tid som medarbetare lägger ner på brukarskattningar från eget kapital. Tilläggsäskande av medel från projekt ehälsa*: Kostnader för projektgrupp, styrning kr 8640 kr * Att projektet löper över ett år beror på att dessa processer tar tid och det är svårt att få något ritkigt utfall av brukarnas nytta enbart under Vid noggrann genomräkning av budgeten blir kostnaderna högre än vid ansökan.

9 3.6 Beroenden och avgränsningar Samverkanspartners i Vård och stödsamordningsarbetet ingår inte i projektet. Dessa innefattar VG-regionens Specialistpsykiatri och Primärvård, Arbetsförmedling och Försäkringskassa samt Social- och arbetsförvaltningen i Partille kommun. Dock kommer man att kunna ta del av resultat på individnivå i de resursgrupper där representanter ingår, samt på gruppnivå i de samverkansformer som finns, Temagrupp psykiatri och NOSAM (se Bilaga 3). Västkompetens som är samverkansparternas utbildningsanordnare kommer att kunna ta del av erfarenheterna av projektet genom att medarbetare berättar vid workshops och inspirationsdagar. The International Center for Clinical Excellence (ICCE) kommer inte att ingå i projektet på annat sätt än att vi kan kopplas till det världsomspännande nätverket där våra resultat kan ses i förhållande till statistiskt säkerställda värden och gränssnitt Förvaltning För att våra tolkningar av brukarnas skattningar ska bli pålitliga krävs ett systematiskt, regelbundet användande av programmet så att det blir en del i vardagsarbetet. Tanken är att vi framöver också ska kunna samla kunskapen och se på hela målgruppen. Hur bör vi arbeta med brukarmedverkan och brukarinflytande på strukturell nivå utöver den individuella? Det skulle kunna hjälpa oss att se hur vi kan integrera feedback-kunskap från hela arbetsgruppen i upplägget av arbetet och i organiserandet av arbetet på enheten. Och vidare hur det påverkar vårt arbete med samverkansparter. Detta kommer att ske efter projektets slut eller om möjligt i en förlängning av det. 4 Kommunikationsplan 4.1 Vad och till vem? I samband med projektstart 1. Kort skriftlig förklaring till varför vi byter från pappersredovisning till surfplatta. Till den enskilde kommuniceras idag muntligt då man startar med återkopplingen. Flera personer är redan igång med detta i pappersform och att man nu har en annan teknik kräver en muntlig och skriftlig förklaring som man lämnar till den enskilde. Vi informerar också om att vi kommer att utvärdera hur det fungerar med surfplattor. 2. Kortfattad information via linjeorganisationen om vad ORS/SRS är och vad projektet går ut på.

10 Till alla medarbetare inom avdelning funktionshinder för att sprida kunskap om metoden. Till Vård- och omsorgsförvaltningens ledningsgrupp och alla politiker i Vård- och omsorgsnämnden. 3. En mera ingående beskrivning av ORS/SRS och FIT-Outcomes samt genomgång av projektbeskrivningen Till medarbetarna inom enheten psykiska funktionsnedsättningar inklusive vikarier Under projektet 4. Rutin för när boendestödjarna ska presentera och introducera metoden hos brukaren tas fram som en del av projektet 5. Kortfattade statusuppdateringar I avdelning funktionshinders ledningsgrupp och VOF:s ledningsgrupp en gång/halvår Efter projektet 6. Redovisning av utvärdering av projektet Till personer som ingått i projektet och som fått använda FIT-Outcomes Till avdelning funktionshinders ledningsgrupp Till nämnd och förvaltningsledning I årsberättelse Till kommun och sjukvård i samverkan Temagrupp psykiatri Till GR:s funktionshinderchefsnätverk 7. Statistik från grafer på gruppnivå framförallt vid information/utbildning till samverkanspartners. 4.2 Utbildningar: 4.3 Rutiner Kort genomgång av hur surfplattor fungerar Genomgång av hur programmet fungerar in/utdata. Handledning i hur man tolkar graferna Fördjupingsutbildning i FIT 30 min/medarbetare 2 tim/medarbetare 2 tim, 10 ggr/medarbetare 8 tim/medarbetare Eftersom inte all personal börjar samtidigt behövs internutbildning och stöd över tid. Riktlinjer för hur man handskas med surfplattor (se Bilaga 4). 4.4 Målgrupper All personal anställd inom enheten psykiska funktionshinder i kommunen: boendestödjare, metodutvecklare, verksamhetsledare och enhetschef. Alla inom målgruppen psykiska funktionsnedsättningar som har insatsen boendestöd i Partille kommun.

11 Avdelning funktionshinders ledningsgrupp. Förvaltningsledning Vård- och omsorgsförvaltningen. Vård- och omsorgsnämndens politiker. Temagrupp psykiatri: (inom Samverkan kommun, sjukvård och brukarorganisationer) Specialistpsykiatri, öppenvård, primärvård, Göteborg, Mölndal, Härryda, Öckero och Partille kommuner NOSAM Närområdessamverkan kommun och primärvård GR, Göteborgsregionens kommunalförbund 4.5 Kommunikationskanaler Internt i kommunen Muntligt, Hemsida, Intranät, nyhetsbrev. Se ovan angående hur vi når olika målgrupper. Externt utanför kommunen Muntligt, Hemsida. Se ovan angående hur vi når olika målgrupper. 5 Risk- och sårbarhetsanalys a. Svårighet med uppkoppling på enstaka ställen i kommunen. b. Brukare säger nej till självskattningen. c. Brukare säger nej till att använda surfplatta. d. Personal med kunskap om IT och ORS/SRS slutar. e. Enhetschefen slutar. 5.1 Riskhantering a. Svårigheter med uppkoppling kan man inte påverka. Dock finns alltid möjligheten att brukaren skattar ORS och SRS på papper och att personalen sedan för in resultatet i det webbaserade programmet. Dock får man inte den omedelbara återkopplingen. b. Motiveringsarbete pågår hela tiden för att komma igång med ORS och SRS. c. Rädslan för teknik och misstänksamhet mot att registreras är stor i målgruppen. Information på ett så konkret sätt som möjligt behövs. d. Kompetensförlust är ett hot som minskar i och med projektet. Det är attraktivt att utvecklas inom yrket vilket projektet är en garant för. e. Enhetschefen är utvecklingsinriktad och den som driver förändringsarbetet. Skulle enhetschefen sluta är risken överhängande att projektet inte kan slutföras.

12 Dokument nr : Version: Status: Sida: 4.00 Utkast/Utgåva (12)12 Dokumentbeskrivning: Brukarskattning med återkopplingssamtal mellan boendestödjare och brukare Bilaga 1 ORS och SRS skattningsskala Bilaga 2 Vård och stödsamordning Bilaga 3 Samverkan i Göteborgsområdet organisationsskiss Bilaga 4 Riktlinjer för surfplattor som pedagogiskt verktyg