Scoutkåren Finns Lägerguide

Transkript

1 Senast uppdaterad: Scoutkåren Finns Lägerguide - En hjälp till kårens lägerkommittéer Innehåll 1. Arbetet i kommittén 2. Ekonomi 3. Information 4. Anmälningsförfarandet 5. Förberedelser 6. Lägret 7. Efterarbete, utvärdering och testamente Inledning Börja planeringen med ett möte i kommittén. Vilka ingår i kommittén? Behövs det fler? Vem? Diskutera igenom vilka förväntningar och vilka förutsättningar varje kommitté medlem har. Brain storma idéer om stort och smått, vilket tema ska lägret ha var ska vi åka, balla idéer kring ett nattspår m.m. Fundera över om kåren ska ha läger själva eller om vi ska samarbeta med en eller flera andra kårer. Tänka på att förankra stora inriktningsbeslut så som samarbete med andra kårer, vilken lägerplats m.m. med kåren på ett Forum Finn eller på FinnBöTer. Kontakta föregående års lägerkommitté och be om en överlämning och ett testamente. 1. Arbetet i kommittén För att underlätta arbetet med lägret, få en struktur på möten och framförallt underlätta arbetet mellan möten, är det bra att fördela ansvarsområden inom kommittén. Exempel på ansvarsområden:

2 Lägerchef Lägerchefen har överblick över allt arbete med lägret. Ett viktigt ansvar är att sammankalla och planera gemensamma möten. En kort dagordning för varje möte kan vara till stor hjälp. Vad är viktigast just nu? Sätt upp ett mål för mötet exempelvis att komma överens om ett tema eller att få klart ett utskick. En rapporteringspunkt där alla ansvarsområden får berätta vad dem gjort sen föregående möte. Lägerchefen håller kontakt med resten av kommittén mellan möten, håller engagemanget uppe och hjälper till vid behov. Ekonomi Ekonomiansvarig tar ansvar för lägrets ekonomi. I första skedet tar ett övergripande ansvar för planering av budgeten och vilken lägeravgift som är lämplig. Under arbetets gång håller ekonomiansvarig reda på vilka utgifter lägret har. Redovisningar av utlägg bör gå genom ekonomiansvarig innan det når kassören. Lika viktigt som lägrets utgifter är lägrets intäkter ekonomiansvarig måste se till att alla deltagare betalar sin lägeravgift med fördel innan lägret. Se punkten 2 Ekonomi. Infochef Information är en viktig del av att arrangera ett läger. Infochefen har ansvar för externkommunikation (utanför kommittén) och internkommunikation (inom kommittén). Extern information är den information som kårens scouter och ledare får ett eller flera utskick per post är ett måste. Men kåren har även andra kommunikationsvägar som kan utnyttjas. Att lägret syns på hemsidan, i Finnposten och nere på Finnsalarna är ett bra sätt att marknadsföra lägret. Att ledarna i kåren är välinformerade och motiverade är viktigt för att nå ut till alla scouter. Besök gärna varje team och avdelning, sammankalla ett möte för alla ledare som ska med på lägret. Lägerinformation på kårens stora föräldramöte är även viktigt för att så många som möjligt ska följa med. Intern kommunikation kan förbättras genom minnesanteckningar från kommittémöten som sedan skickas ut per e-post. Det är även viktigt att kommittén är lätttillgänglig för ledare, scouter och scoutföräldrar. Skapa en e-post adress och var tydlig med kontaktuppgifter på utskick och i information. Matansvarig Matansvarig är chef för maten innan och underlägret. Under planeringen av maten är det viktigt att ta hänsyn till budgeten men även att maten som ska lagas passar in i programmet. Exempelvis gemensamma måltider, måltider som präglas av lägrets tema m.m. Ett viktigt ansvar för matansvarig är att alla deltagares allergier och specialkost behov sköts på ett bra sätt. Se till att informationen lämnas in i samband med anmälan och att den sammanställs på ett överskådligt sätt. Säkerhetsansvarig Säkerhets ansvarig ansvarar för att lägret är väl rustat för olyckor m.m. Exempelvis sjukvårdsutrustning, brandsäkerhet och hygien är viktigt för att undvika tråkiga incidenter. Säkerhetsansvarig är även ansvarig för att tänka på säkerheten under planeringen av lägret. Samtliga aktiviteter bör analyseras ur ett säkerhetsperspektiv. Till

3 exempel en paddlings aktivitet, flytvästar? ledare på land? m.m. Häftet Scout Säkert finns som bilaga och är ett bra stöd vid planering av säkerhet på ett läger. Kommittén kan givetvis hitta på andra ansvarsområden än dem som är angivna ovan. 2. Ekonomi Alla läger ska ha en ekonomisk ansvarig, en lägerkassör som godkänds av styrelsen. Ekonomiansvarig ska, tillsammans med lägerchefen, ha huvudansvaret för lägrets ekonomi. Ekonomiansvarig för lägret ansvarar för: Innan lägret: - Att ha löpande kontakt med kassören angående vilka inbetalningskonton som ska användas, inbetalningar och redovisning av utgifter. - Att en ekonomisk kalkyl/budget tas fram, där lägrets intäkter och utgifter uppskattas. Det är bra om det finns olika versioner med varierande deltagarantal. Bestäm en rimlig lägeravgift tänk på att lägret bör vara billigare för ledare, ett bra riktmärke är 50 kr per dygn. För att utgifterna ska kunna uppskattas är det viktigt att diskutera igenom lägret med kommittén. Lägertröjor? Lägermärken? Transport? Hyra av lägerplats? Programpunkter som kostar mycket? Ett riktmärke för maten är 50 kr per person och dygn. Kalkylen/budgeten ska godkännas av styrelsen i god tid före lägret. Kontakta kårordföranden för att få tid och datum för nästa kårstyrelsemöte. - Ekonomiansvarig för lägret ansvarar för att samtliga deltagare betalat in lägeravgift. Kommunicera ut tydligt vilken lägeravgift som gäller och underlätta inbetalningen genom att ha en separat faktura med i lägerutskicket. Kontakta kassören när sista dag för inbetalning har varit för att få listor på vem som har betalat in. Skicka en påminnelse till dem som inte har betalat. Eller ännu bättre ring! - Ekonomiansvarig för lägret ansvarar för att löpande stämma av lägrets intäkter och utgifter mot budgeten. Efter lägret: - Att en ekonomisk rapport tas fram, där de intäkter och utgifter lägret medfört redovisas. Denna rapport ska tillsammans med kalkylen/budgeten för arrangemanget lämnas till kassören. - Att samtliga deltagare även ledare och funktionärer har betalat lägeravgiften. Kårens ekonomiansvarige är för tillfället Jens Thomá,

4 3. Information Utskick Tänk på att vara ute i god tid. Ett eller flera utskick är ett måste för att alla medlemmar garanterat ska ha fått information om lägret. I ett tidigt skede räcker det med att kommunicera ut vilka datum som gäller och var lägret går av stapeln. Använd er av dem stora kårutskicken i början av varje termin, se även till att lägret finns med på alla terminsprogram. I god tid innan lägret vid sommarläger runt årsskiftet och vid vårläger i skiftet mellan februari och mars bör det komma ut ett utskick med samlad information om lägret. Information som är bra att ha med: - När är lägret? Vilka datum? Vilka tider? - Var är lägret? - Hur tar vi oss dit? - Samlingsplats? - Hur bor vi underlägret? - Vad kostar lägret? Deltagaravgift och ledaravgift. Vad ingår i lägeravgiften? - Hur betalar man sin lägeravgift? - Hur anmäler man sig till lägret? - När är sista anmälningsdag? - Har lägret ett tema? - Kontaktuppgifter för frågor och funderingar. Kontaktuppgifter underlägret. Utskicket ska vara informativt så att föräldrarna känner sig trygga med lägret. Men samtidigt lockande och attraktivt för scouterna. Bilder och färgutskrift kan vara ett bra sätt att få utskicket att verka seriöst, attraktivt och sticka ut från mängden. Tänk på att ha med kårens webbadress och en scoutlilja eller en Finngubbe. Låt gärna så någon utanför kommittén läsa igenom innan ni skickar ut det. Det som är självklart för kommittén är kanske inte självklart för någon utomstående. Mejla gärna till lapphjalpen@scoutkarenfinn.se för att få feedback. Bifoga gärna ett hälsokort eller liknande samt en separat faktura för att förtydliga deltagaravgiften och underlätta inbetalningsförfarandet. Se även till att avdelningsledarna får samma information som deras scouter så att dem kan svara på frågor och peppa scouterna att följa med. Hemsidan/webben All information och alla utskick bör finnas tillgängligt på kårens hemsida. Under pågångspalten bör lägret ligga uppe i god tid. Hemsidan kan användas på många sätt för att marknadsföra lägret. Ta kontakt med ITutskottet för att få hjälp. it@scoutkarenfinn.se Finnposten

5 Finnposten går ut via e-post till alla ledare, seniorer och patrullscouter en gång per månad. Uppdatera ordförande för att få med den senaste informationen, för att uppmana till anmälan, för att be om hjälp, hitta en matansvarig eller något annat som är angeläget. Möten/Forum Finn Se till att kommittén är representerad på kårens möten och upptåg för att sprida information och peppa ledare och seniorer. På Forum Finn kårens informations och diskussions möten har kommittén en stående rapportpunkt. Utnyttja den! Att man kallar till ett möte för alla ledare som ska med på lägret där lägerkommittén informrerar, och där ledarna kan vara med och diskutera. Finnsalarna Alla scouter är på Finnsalarna varje vecka. Se till att lägret syns på golv, väggar och tak! Träffa ledarteamen och informera. Gör ett happening på avdelningarna. Ett färdigplanerat inför möte som avdelningarna kan använda sig av eller något annat kul. Styrelsen Rapportera löpande till styrelsen om hur arbetet med lägret fortskrider. Finns det problem, frågor eller funderingar? Behövs det hjälp? Styrelsen vill såklart också veta när det går bra. 4. Anmälningsförfarandet Diskutera vad ni i kommittén behöver ha för uppgifter från deltagarna. Namn, avdelning, kontaktuppgifter till föräldrar, mejladress, allergier är några bra punkter att ha med i en anmälan. Men det kan vara simkunnighet om lägret har mycket vatten aktiviteter, eller om scouten har möjlighet att ta med en cykel om det finns behov för det. Bestäm ett anmälningsförfarande det kan vara att scouten anmäler sig via hemsidan, via e-post, via brev, via lapp till avdelningsledarna eller något annat. Tänk på att anmälningsförfarandet ska vara tydligt och enkelt både för deltagarna och för er i kommittén. Uppdatera avdelningsledarna löpande med hur många scouter från respektive avdelning som är anmälda, då vet ledarna vem dem ska peppa. Bestäm en sista anmälningsdag. När sista anmälningsdag börjar närma sig är det bra att uppmana alla avdelningsledare att ringa dem scouter som inte har anmält sig till lägret. Glöm inte att ha en anmälan även för ledare. Ledare på lägret är inget att ta för givet. 5. Förberedelser

6 Lägerplatsen Hitta en lägerplats som känns bra. Det är viktigt att reka lägerplasten i god tid innan lägret (innan utskick och information om platsen går ut). Ett undantag kan vara vår egen lägerplats Finngården. Viktigt att tänka när ni rekar: - Ta kontakt med markägaren. Är det ok med ett läger? - Får man elda? - Finns dricksvatten? - Kan man bada/tvätta sig? - Slanor? - Ved? - Toaletter? - Var ligger närmaste vårdcentral? Brandkår? Mataffär? - Ger lägerplatsen rätt förutsättningar för det program som är tänkt? Paddling? Hajk? M.m. Transport Undersök hur ni vill ta er till lägerplatsen med utgångspunkt från vad som passar med programmet, tid och kostnad. Tågresor bör bokas 90 dagar i förväg för att få ett så bra pris som möjligt. Tänk på att materialet ska transporteras på något sätt. Fundera över en lösning, låna eller hyr en pick up eller något annat. Material Kontakta materialansvariga i tid innan lägret. Informera om hur ni har tänkt er med kök och hur maten ska lagas. Hur många ska med, hur många patruller. Har programmet särskilda material behov? Exempelvis hela lägret ska på hajk där lunchen ska lagas på storm kök. Andra särskilda behov exempelvis kylkistor, repstegar m.m. Hur ska deltagarna bo på lägret tält, vindskydd eller något annat. Program Planera ett program som är lämpligt för varje gren. Glöm inte bort vare sig senior eller minior. Bolla programmet mot scoutmetoden och fundera igenom syftet med varje aktivitet. 6. Lägret Ledarsamlingar, bilder, kvällsfika, ledarfördelning på grenarna, pizza på u-dal, 7. Efterarbete

7 Fundera ut ett bra sätt att utvärdera lägret. Scouter och ledare bör utvärdera på något sätt innan lägrets slut. Samla gärna kommittén och utvärdera efter lägrets slut. Sammanställ utvärderingarna så att dem blir lättlästa och lättöverskådliga. Låt alla i kommittén hjälpa till att skriva ett testamente, en sammanställning av planeringen och genomförandet av lägret. Vad har gått bra vad har gått mindre bra. Vad bör nästa kommitté tänka på för att om möjligt kunna göra nästa läger ännu bättre. 8. Bilagor - Scoutsäkert