FÖRVALTNINGSSTADGA. Samkommunen ordnar läroavtalsutbildningen i den omfattning medlemskommunerna så överenskommer.

Transkript

1 1 Samkommunen SVENSKA ÖSTERBOTTENS FÖRBUND för utbildning och kultur Godkänd av samkommunstämman FÖRVALTNINGSSTADGA I Allmänna bestämmelser 1 Tillämpning Denna instruktion innehåller bestämmelser om beslutsfattande, mötesförfarande, personal- och ekonomiförvaltning samt granskning av förvaltningen och ekonomin i samkommunen. Dessutom finns bestämmelser om verksamheten i vissa instruktioner. I dessa kan också förvaltningsstadgans allmänna bestämmelser specificeras. Dessa instruktioner är följande: arbetsordning för samkommunstämman arvodesstadga instruktion för Yrkesakademin i Österbotten instruktion för Wasa Teater - Österbottens regionteater instruktion för KulturÖsterbotten verksamhetsdirektiv för intern kontroll och riskhantering allmänna upphandlingsanvisningar verksamhetsdirektiv för dokumentförvaltning 2 Verksamhetsidé Samkommunen Svenska Österbottens förbund för utbildning och kultur har till uppgift att upprätthålla svenskspråkig yrkesutbildning på andra stadiet samt annan utbildning efter den grundläggande utbildningen i Svenska Österbotten. Samkommunen ansvarar för svenskspråkig professionell teaterverksamhet i Svenska Österbotten och upprätthåller i detta syfte Wasa Teater - Österbottens regionteater. Samkommunen ska fungera som ett samarbetsorgan för medlemskommunerna i kulturoch utbildningsfrågor samt bevaka medlemskommunernas och den svenskösterbottniska befolkningens gemensamma intressen. Samkommunen kan också sköta gemensamma förvaltningsuppgifter gällande utbildning och kultur för den svenskspråkiga befolkningen i medlemskommunerna. Samkommunen ordnar läroavtalsutbildningen i den omfattning medlemskommunerna så överenskommer. Samkommunen ska vara aktiv delägare i Ab Yrkeshögskolan vid Åbo Akademi och bevaka medlemskommunernas intressen inom den svenskspråkiga yrkeshögskoleutbildningen. Dessa uppgifter förverkligas genom att

2 - upprätthålla en mångsidig, tidsenlig och högklassig utbildning, utreda utbildningsbehov samt utvärdera genomförd utbildning. - upprätthålla och utveckla kulturinstitutionerna Wasa Teater Österbottens regionteater samt KulturÖsterbotten - vara i öppen och aktiv kontakt med utbildnings- och kulturmyndigheter, övriga utbildnings- och kulturorganisationer, arbetslivet, kommunerna samt andra myndigheter och organisationer som berörs av samkommunens verksamhet - befrämja utvecklandet av den professionella scen- och teaterkonsten - knyta nationella och internationella utbildnings- och kulturkontakter - ta initiativ till och utföra forsknings- och utredningsarbete i samarbete med arbetslivet eller i anslutning till svenskspråkig kulturverksamhet - upprätthålla samkommunens handlingsförmåga genom en kontinuerlig analys av verksamhetens konkurrenskraft och ekonomiska ändamålsenlighet. 2 3 Förvaltningsorganisation I syfte att förverkliga sina uppgifter har samkommunen följande förvaltningsorganisation: Medlemskommunernas beslutanderätt sker via en samkommunstämma, som sammanträder minst två gånger årligen. Dess uppgifter finns definierade i grundavtalet. Samkommunstyrelsen verkar under samkommunstämman som det samordnande och ledande organet. Ett organ, en förtroendevald eller en tjänsteinnehavare kan besluta delegera sin i instruktionen bestämda beslutanderätt vidare till en underlydande myndighet. En aktuell förteckning ska föras över vidaredelegeringsbesluten. Förteckningen ska årligen delges samkommunstyrelsen inom mars månad. Samkommunen har indelat sin verksamhet i huvudansvarsområden enligt följande: Andra stadiets utbildning (Yrkesakademin i Österbotten) Teaterverksamhet (Wasa Teater - Österbottens regionteater) Kulturverksamhet (KulturÖsterbotten) Samkommunen har en enhet för samkommunens centralförvaltning och servicetjänster. Yrkesakademin i Österbotten och Wasa Teater - Österbottens regionteater leds av direktioner. KulturÖsterbotten leds av en kulturnämnd. Yrkesakademin i Österbotten är indelad i utbildningsområden enligt statsrådets förordning. Centralförvaltningen och servicetjänsterna är direkt underställd samkommunstyrelsen. För granskningen av förvaltningen och ekonomin finns en revisionsnämnd. Samkommunstyrelsen kan också tillsätta andra organ enligt behov. Huvudansvarsområdenas organ kan tillsätta kommittéer för särskilda uppgifter. Samkommunstyrelsen leder, utvecklar och koordinerar verksamheten. Huvudansvarsområdenas organ ansvarar för verksamheten inom sitt område i enlighet med de finansiella och strukturella ramar som ges av samkommunstämman och samkommunstyrelsen. Samkommunens ledande tjänsteinnehavare är direktören. Yrkesakademin i Österbotten leds av rektor, Wasa Teater - Österbottens regionteater av teaterchefen, KulturÖsterbotten av kulturchefen. Samkommunens centralförvaltning leds av direktören, servicetjänsterna leds av chefsekonomen.

3 3 II Förtroendemannaorganens uppgifter SAMKOMMUNSTÄMMAN 4 Samkommunstämmans uppgifter Samkommunstämmans sammansättning och uppgifter finns definierade i grundavtalet. Enligt detta är uppgifterna följande: - anta arbetsordning för samkommunstämman och förvaltningsstadga - godkänna ekonomiplan och budget samt bokslut - godkänna beräkningsgrunderna för avskrivning enligt plan - upprätta fonder - besluta om ansvarsfrihet för de redovisningsskyldiga och om åtgärder som föranleds av revisionsberättelsen - välja samkommunstyrelse, revisionsnämnd och revisor. Om mötesförfarandet bestäms i arbetsordningen för samkommunstämman. SAMKOMMUNSTYRELSEN 5 Verksamhetsområde Samkommunstyrelsens uppgift är att leda samkommunens verksamhet och strategiska planering samt ha tillsyn över samkommunens förvaltning och ekonomi i enlighet med vad därom stadgas i kommunallagen och speciallagar samt bestäms i denna instruktion. 6 Sammansättning och mandattid Samkommunstyrelsen har tretton ledamöter med personliga ersättare. Bland ledamöterna utses ordförande och en vice ordförande. Samkommunstyrelsen väljs för en mandattid om fyra år. 7 Uppgifter Samkommunstyrelsens uppgifter är att i enlighet med grundavtalet bevaka samkommunens intressen, företräda samkommunen, ingå avtal för dess räkning samt besluta i övriga frågor till den del dessa inte hänförts till samkommunstämmans uppgifter eller delegerats till annat organ. Vid skötseln av dessa uppgifter ska samkommunstyrelsen - svara för uppgörandet av förslag till centrala målsättningar och strategier för samkommunen och skapa förutsättningar för att målen kan nås - leda samkommunens verksamhet, förvaltning och ekonomi - göra upp förslag till ekonomiplan och budget samt verksamhetsberättelse och bokslut - fastställa avskrivningstiden per byggnad utgående från den ekonomiska livslängden för byggnaden inom ramen för samkommunstämmans givna beräkningsgrunder.

4 4 - fastställa avskrivningstiden per grupp för fasta konstruktioner och anordningar och maskiner och inventarier inom ramen för samkommunstämmans givna beräkningsgrunder. - ansvara för koordineringen av verksamheten och ett fungerande samarbete mellan huvudansvarsområdena - svara för att samkommunens personella, ekonomiska och tekniska resurser används på ett ändamålsenligt sätt och så att de svarar mot samkommunens syften och behov - övervaka att samkommunens organ och dess personal följer gällande stadganden och föreskrifter samt handlar i enlighet med samkommunens intresse - avge förklaring med anledning av besvär över samkommunstämmans beslut, om samkommunstyrelsen anser sig kunna omfatta stämmans beslut - sköta uppgifter som inte enligt denna eller annan instruktion hör till något annat förvaltningsorgans område. 8 Beslutanderätt Samkommunstyrelsen beslutar i frågor som gäller samkommunens gemensamma angelägenheter om dessa inte hänförts till samkommunstämmans kompetens eller delegerats till annat förvaltningsorgan eller tjänsteinnehavare. Beslutanderätten gäller utöver vad samkommunstyrelsen enligt gällande lagstiftning ska avgöra är följande: - fatta beslut i strukturella ärenden som berör hela samkommunen eller gemensamma funktioner - köp av fast egendom inom ramen för fastställd budget - köp, försäljning eller avskrivning av lös egendom avsedd för samkommunens gemensamma behov och vars värde överstiger den gräns, som fastställts för tjänsteinnehavares beslutanderätt - godkänna skissritningar och kostnadsförslag för byggnadsprojekt - besluta om avgifter och övriga ersättningsgrunder som är gemensamma för samkommunen - ingå avtal eller övriga förbindelser som rör samkommunens gemensamma funktioner eller i övrigt är av övergripande karaktär - uppta långfristiga lån till det maximibelopp som angetts i budgeten samt finansieringskrediter enligt likviditetsbehov - leda samkommunens ekonomi- och fastighetsförvaltning, - ansvara för den interna kontrollen och riskhanteringen - ansvara för organiseringen av dokumentförvaltningen - svara för upphandlingen av samkommunens försäkringar - godkänna de stadgor och instruktioner som nämns i 1 i denna instruktion med undantag av de som enligt grundavtalet hör till samkommunstämmans uppgifter.

5 - utse ledamöter och ersättare i kulturnämnden och direktionerna samt i eventuella övriga organ som tillsätts enligt kommunallagen - inrätta, indra och ändra tjänster i samkommunen, samkommunstyrelsen har delegerat rätten att inrätta, dra in och ändra lektorstjänster till direktionen för huvudansvarsområdet Yrkesakademin i Österbotten - välja tjänsteinnehavare och personal samt fatta beslut i övriga personalärenden till den del detta inte delegerats till andra förvaltningsorgan eller tjänsteinnehavare - svara för samkommunens allmänna informationsverksamhet - befullmäktiga tjänsteinnehavare som underlyder samkommunstyrelsen att avgöra ärenden som hör till samkommunstyrelsens kompetens. 5 ÖVRIGA FÖRVALTNINGSORGAN 9 Kompetens Samkommunens övriga förvaltningsorgan har totalansvar för producerandet och utvecklandet av verksamheten inom sitt område med beaktande av de mål som samkommunstämman ställt upp och de resurser som anvisats samt de direktiv som samkommunstyrelsen utfärdat. 10 Gemensamma uppgifter och beslutanderätt Varje förvaltningsorgan ska inom sitt område - leda, övervaka och utveckla samt godkänna behövliga allmänna anvisningar för verksamheten - svara för beredningen av ärenden som samkommunstämman eller samkommunstyrelsen avgör - godkänna sådana instruktioner som inte hänförts till samkommunstämmans eller samkommunstyrelsens ansvarsområde - se till att lagstadgade uppgifter utförs - fatta beslut om tyngdpunktsområden och resursfördelning - utvärdera verksamheten och avge behövliga rapporter till samkommunstyrelsen - besluta om uthyrning och upphyrning av fast och lös egendom för maximalt tre månader med beaktande av direktiv från samkommunstyrelsen, såvida uppgiften inte delegerats till tjänsteinnehavare - besluta om köp, försäljning eller avskrivning av lös egendom till den del detta inte delegerats till andra organ eller tjänsteinnehavare - ingå avtal och övriga förbindelser - besluta om inledande, ändring och upphörande av verksamhet med beaktande av de uppställda målen - ansvara för personalförvaltningen till den del den inte delegerats till tjänsteinnehavare

6 6 - avge utlåtanden - svara för informationsverksamheten - ansvara för dokumentförvaltningen - befullmäktiga tjänsteinnehavare att avgöra ärenden som hör till förvaltningsorganets kompetens. 11 Direktionens för Yrkesakademin i Österbotten sammansättning och uppgifter Direktionen för Yrkesakademin i Österbotten består av nio ledamöter med personliga ersättare. Bland ledamöterna utses en ordförande och en vice ordförande. Därutöver har lärarkåren och den övriga personalen rätt att utse en ledamot med personlig ersättare vardera och de studerande två ledamöter med personliga ersättare. Mandattiden är fyra år, dock så att studerandenas representanter väljs för två år i gången. Studerandes representanter har närvaro och yttranderätt på direktionens möten. Yrkesakademin i Österbotten är indelat i utbildningsområden i enlighet med förordningen om yrkesutbildning och samkommunstyrelsens beslut. Direktionen ska leda verksamheten i enlighet med lagen och förordningen om yrkesutbildning. Yrkesakademin i Österbottens verksamhet regleras i övrigt genom särskild instruktion. 12 Direktionens för Wasa Teater - Österbottens regionteater sammansättning och uppgifter Direktionen för Wasa Teater - Österbottens regionteater består av sju ledamöter med personliga ersättare. Bland ledamöterna utses en ordförande och en viceordförande. Därutöver har personalen rätt att utse två ledamöter med personliga ersättare. Mandattiden är fyra år. Direktionen ska leda verksamheten så, att scenkonsten och intresset för teaterverksamhet i Svenska Österbotten främjas. Wasa Teater - Österbottens regionteaters verksamhet regleras i övrigt genom särskild instruktion. 13 Kulturnämndens sammansättning och uppgifter Kulturnämnden har sju ledamöter med personliga ersättare. Bland ledamöterna utses en ordförande och en viceordförande. Kulturnämnden fungerar tillsammans med tre representanter utsedda av styrelsen för Stiftelsen för utbildning och kultur på svenska i Finland som styrelse för Svenska Österbottens kulturfond. Svenska Österbottens kulturfond är ansluten som en gemensamt förvaltad fond till Svenska kulturfonden och ägs och förvaltas av Svenska litteratursällskapet i Finland. Kulturnämndens verksamhet regleras i övrigt genom särskild instruktion.

7 7 14 Revisionsnämnden Revisionsnämnden består av fem ledamöter med personliga ersättare. Bland ledamöterna utses en till ordförande och en till vice ordförande. Revisionsnämndens uppgifter finns beskrivna i kapitlet om granskning av förvaltningen och ekonomin. 15 Personalsektionens sammansättning och uppgifter Samkommunstyrelsen väljer en personalsektion som har fyra ledamöter med personliga ersättare. Sektionen utses för samkommunstyrelsens mandattid. Samkommunstyrelsen utser ordförande och viceordförande för sektionen. Ordförande och viceordförande ska vara ledamot eller ersättare i samkommunstyrelsen. Personalsektionen bistår samkommunstyrelsen i frågor som berör organisationens personalpolitik, övergripande arbetsgivar- och rekryteringsfrågor och utvecklar samkommunens roll som arbetsgivare. Personalsektionen har till uppgift att - ge lönesättningsdirektiv - ge direktiv för beviljande av prövningsbaserad tjänst- eller arbetsledighet med lön - göra förslag till personalpolitiska strategier Personalsektionen besluter i följande ärenden, såvida inte annat är bestämt - att verkställa tjänste- och arbetskollektivavtal - att ingå lokala avtal och föra lokala förhandlingar om tolkningen av tjänste- och arbetskollektivavtal - utser representant som förutom personalchefen deltar i tjänste- och arbetskollektivavtalens avsedda lokala förhandlingar - befullmäktiga tjänsteinnehavare som lyder under samkommunstyrelsen att avgöra ärenden som hör till personalsektionens kompetens Personalsektionen avgör ärenden på föredragning av direktören. Är föredragande förhindrad eller jävig fungerar personalchefen som föredragande. Personalchefen är sekreterare i personalsektionen. 16 Övriga organ Samkommunstyrelsen kan ha sektioner. Direktionen för Yrkesakademin i Österbotten kan för att främja samarbetet med arbetslivet tillsätta rådgivande organ. För särskilda uppdrag kan samkommunstyrelsen, huvudansvarsområdenas ledningsorgan eller huvudansvarsområdets chef tillsätta arbetsgrupper.

8 8 III Sammanträdesförfarandet 17 Kapitlets tillämpning Bestämmelserna i detta kapitel iakttas för samkommunens organ som är valda enligt kommunallagen förutom för samkommunstämman. 18 Sammanträdestid och -plats Varje organ håller sina sammanträden vid de tidpunkter och på den plats som det beslutar. Sammanträde hålls också om ordföranden anser det vara nödvändigt eller om majoriteten av ledamöterna gör en framställning om detta till ordföranden. 19 Deltagande i sammanträde genom videokonferensförbindelse Samkommunens kollegiala organs ledamöter och personer som har närvarorätt och yttranderätt vid organens sammanträden får delta i sammanträdena via videokonferens. Videokonferensförbindelsen ska ordnas så att de som deltar i sammanträdet kan höra och se varandra. Deltagandet i sammanträde via videokonferens begränsas dock av tekniska orsaker så, att deltagande inte är möjligt vid sammanträden där det behandlas ärenden i vilka man kan förrätta sluten omröstning. Sammanträdets ordförande ska se till att den som deltar i sammanträdet med hjälp av videokonferensförbindelse kan följa sammanträdet och delta i behandlingen av ärenden under hela sammanträdet. Om videokonferensförbindelsen avbryts, ska ordföranden omedelbart avbryta sammanträdet. Deltagande i sammanträden via videokonferens ska ske i samkommunens utrymmen i campus Kungsgården i Vasa, vid YA Närpes enheten och vid YA enheten på Sofiedahlsgatan i Jakobstad. Ingen annan person än de som är ledamöter i organet eller har närvarorätt eller yttranderätt vid organets sammanträden får närvara i respektive mötesutrymmen. Varje organ besluter särskilt på förhand då möte hålls via videokonferens. För att få delta i sammanträde via videokonferens, ska den ledamot eller person med närvarorätt och yttranderätt som vill delta i sammanträdet via videokonferens meddela om detta till organets ordförande eller protokollförare minst två vardagar före sammanträdet. 20 Sammankallande av möte Ordföranden sammankallar till möte, eller om han/hon är förhindrad, vice ordföranden. Möteskallelsen ska sändas senast fem dagar före mötet till ledamöterna och ersättarna samt till övriga som har närvarorätt eller -plikt. Kallelsen skickas ut på det sätt som organet beslutar.

9 I möteskallelsen ska anges tidpunkten och platsen för sammanträdet samt vilka ärenden som ska behandlas. Föredragningslista ska i mån av möjlighet sändas ut tillsammans med möteskallelsen Fortsatt möte Ifall behandlingen av ärendena inte kan slutföras vid ett sammanträde, kan behandlingen hänskjutas till ett fortsatt möte. Särskild kallelse behöver då inte sändas ut. De frånvarande bör dock om möjligt underrättas om det fortsatta mötet. 22 Kallande av ersättare Om en ledamot är förhindrad att delta i ett sammanträde ska han/hon be sin ersättare delta i sitt ställe. När en ledamot är jävig i någon fråga eller på grund av förhinder inte kan delta i behandlingen av något ärende, kan han/hon be sin ersättare delta i behandlingen av denna fråga. Ordföranden, föredraganden och sekreteraren kan också förmedla kallelsen till ersättaren. 23 Sammanträdesrutiner Sedan ordföranden öppnat sammanträdet konstaterar han/hon vilka som är närvarande och om sammanträdet är lagligt och beslutfört. Organet är beslutfört när mera än hälften av dess ledamöter är närvarande. Ärendena behandlas i den ordning som anges i föredragningslistan, om inte organet beslutar annat. Ett organ kan också besluta att ta upp sådana brådskande ärenden till behandling, som inte nämns i möteskallelsen. 24 Ordförandeskap Ordföranden ska leda behandlingen av ärendena och sörja för ordningen under sammanträdena. Ordföranden får sedan han/hon gett en varning bestämma att personer som uppträder olämpligt ska avlägsnas. Om det uppstår oordning ska ordföranden avbryta eller upplösa sammanträdet. 25 Tillfällig ordförande Om både ordföranden och vice ordföranden är frånvarande eller jäviga i något ärende ska en tillfällig ordförande väljas för sammanträdet eller för behandlingen av berörda ärende. 26 Närvaro- och yttranderätt Förutom ledamöterna och föredraganden har samkommunstyrelsens ordförande och medlemmarna i samkommunens ledningsgrupp närvaro- och yttranderätt vid

10 kulturnämndens och direktionernas sammanträden. Samkommunstyrelsen utser inom sig en representant med närvaro och yttranderätt i nämnda organ. Om andra än ovan nämnda personers närvaro- och yttranderätt besluter respektive organ Föredragning De ärenden som behandlas vid sammanträden med samkommunens organ, förutom samkommunstämman och revisionsnämnden, avgörs efter föredragning av en tjänsteinnehavare. Föredragandens förslag ligger till grund för behandlingen (utgångsförslag). Om föredraganden har ändrat det förslag som finns i föredragningslistan innan organet fattar beslut i ärendet, är det ändrade förslaget utgångsförslag. Om förslaget har tagits tillbaka måste ärendet avlägsnas från föredragningslistan, såvida inte organet beslutar annat. Vid samkommunstyrelsens sammanträden avgörs ärendena på föredragning av direktören, vid direktionen för Yrkesakademin i Österbottens sammanträden av rektor, vid direktionens för Wasa Teater - Österbottens regionteater sammanträden av teaterchefen och vid kulturnämndens sammanträden av kulturchefen. Om föredraganden är frånvarande eller jävig ska hans/hennes ställföreträdare vara föredragande. Ett organ kan av särskilda skäl besluta att ett ärende ska behandlas utgående från ordförandens redogörelse, utan föredragning av en tjänsteinnehavare. 28 Konstaterande av jäv Organets ordförande ska vid behov begära att organet avgör huruvida jäv föreligger för en ledamot eller annan person med närvarorätt. 29 Omröstning och val I fråga om omröstning och val gäller stadgandena i kommunallagen. 30 Uppgörande, justering och framläggande av protokoll Protokollet görs upp av en protokollförare under ledning av ordföranden. Det ska undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av protokollföraren. Protokollet justeras på det sätt organet beslutar. Protokoll ska hållas offentligt framlagda. Tid och plats för framläggandet besluts av organet i fråga och kungörs minst en dag i förväg. I protokollet ska antecknas: 1) om konstitueringen: - organets namn - tidpunkten för inledande och avslutande av sammanträdet samt sammanträdesplatsen, närvarande och frånvarande och i vilken egenskap var och en varit närvarande

11 11 - mötets laglighet och beslutförhet. 2) om ärendenas behandling: - rubrik för ärendena - redogörelse för ärendena - beslutsförslag - jäv - framlagda förslag och om de fått understöd - omröstning (omröstningssätt, omröstningsförfarande, omröstningsproposition och omröstningens resultat) - val (valsätt och valresultat) - konstaterande av beslut - avvikande mening. 3) om lagligheten: - anvisningar för rättelseyrkande och besvärsanvisning - ordförandens underskrift - protokollförarens kontrasignering - anteckning om protokolljustering - anteckning om framläggande i fall protokollet framlagts offentligt. I de anvisningar för rättelseyrkande som fogas till protokollet ska ges behövliga anvisningar för rättelseyrkande. I den besvärsanvisning som fogas till protokollet ska anges besvärsinstans, besvärstid och vad den som överklagar ska foga till besvärsskrivelsen. Till sådana beslut som det inte går att yrka rättelse i eller anföra besvär mot ska fogas en anteckning om detta. Vad ovan föreskrivs ska i tillämpliga delar iakttas beträffande beslut som fattats av en tjänsteinnehavare eller en förtroendevald. Varje organ väljer sekreterare för protokollföring. 31 Samkommunstyrelsens och kulturnämndens rätt att ta ärenden till behandling Samkommunstyrelsen, samkommunstyrelsens ordförande och direktören kan besluta att överta ett ärende som behandlats i enlighet med bestämmelserna i kommunallagen för behandling i samkommunstyrelsen. Kulturnämnden och dess ordförande kan besluta att överta ett ärende, som under nämnden lydande tjänsteinnehavare fattat för behandling i nämnden. 32 Meddelande av beslut i ärenden som ett högre organ kan ta upp till behandling De myndigheter som lyder under samkommunstyrelsen måste underrätta samkommunstyrelsen om beslut som de fattat i enlighet med kommunallagen om det inte gäller ärenden eller områden där samkommunstyrelsen har beslutat att den inte utnyttjar sin rätt att ta ett ärende till behandling. Myndigheter som lyder under kulturnämnden måste underrätta nämnden om beslut som de fattat om det inte gäller ärenden eller områden där kulturnämnden har beslutat att den inte utnyttjar sin rätt att ta ett ärende till behandling.

12 Meddelande ska ges inom fyra dagar efter det att protokollet justerats. Om protokollet inte justeras räknas tidsfristen från det att protokollet undertecknats. Beslut i sådana ärenden som inte behöver meddelas kan utan hinder av den högre instansens behandlingsrätt verkställas, om inte samkommunstyrelsen eller kulturnämnden i något enskilt fall meddelat att det har för avsikt att ta upp ärendet till behandling. 12 IV Kansli- och ledningsorganisation 33 Samkommunens förvaltning Samkommunens centralförvaltning handhar samkommunens gemensamma förvaltning. Servicetjänster sköter de gemensamma stödtjänsterna och fastighetsförvaltningen. För förvaltningen av Yrkesakademin i Österbotten, Wasa Teater - Österbottens regionteater och KulturÖsterbotten kan finnas separata kanslier. Samkommunens centralförvaltning sköter följande uppgifter: - samkommunstämmans och samkommunstyrelsens allmänna förvaltning - revisionsnämndens förvaltningsuppgifter - förvaltningsuppgifter för övriga gemensamma organ eller arbetsgrupper - samkommunens övergripande fastighetsförvaltning - samkommunens övergripande personalförvaltning - ansvaret för företagshälsovården och arbetarskyddet - samkommunens gemensamma informationsverksamhet - helhetsansvaret för arkivfunktion och slutarkiv samt dokumenthantering - projektverksamhet - läroavtalsutbildningens förvaltningsuppgifter Servicetjänster handhar följande uppgifter: - den för hela samkommunen gemensamma budget- och bokslutsberedningen, bokföringen, betalningsrörelsen, faktureringen, redovisningen, finansförvaltningen, samt rapporteringen - centralförvaltningens, servicetjänsternas, Yrkesakademin i Österbottens, Wasa Teaters och KulturÖsterbottens ekonomiförvaltningsuppgifter - fastighetsförvaltningen - centralförvaltningens, servicetjänsternas, Yrkesakademin i Österbottens, Wasa Teaters och KulturÖsterbottens löneräkning under ledning av personalchefen - helhetsansvaret för it- och telefonifunktionen Yrkesakademin i Österbottens förvaltning handhar följande uppgifter: - huvudansvarsområdets allmänna förvaltning - organiseringen av huvudansvarsområdets interna verksamhet - huvudansvarsområdets arkivfunktion och dokumenthantering - personalförvaltning - internationella ärenden - ärenden som rör studerande - huvudansvarsområdets interna och externa information - övriga uppgifter i enlighet med lag, förordning och instruktion Wasa Teater - Österbottens regionteaters förvaltning handhar följande uppgifter: - huvudansvarsområdets allmänna förvaltning - huvudansvarsområdets ekonomiförvaltningsuppgifter - organiseringen av huvudansvarsområdets interna verksamhet - huvudansvarsområdets arkivfunktion och dokumenthantering - personalförvaltning - försäljnings- och marknadsföringsverksamhet - huvudansvarsområdets interna och externa information

13 13 KulturÖsterbottens förvaltning handhar följande uppgifter: - huvudansvarsområdets allmänna förvaltning - organiseringen av huvudansvarsområdets interna verksamhet - personalförvaltning - projektverksamhet - huvudansvarsområdets interna och externa information - huvudansvarsområdets arkivfunktion och dokumenthantering 34 Ledningsgrupp För utveckling av samarbetet och informationen i samkommunens ledning finns samkommunens ledningsgrupp. Ledningsgruppens uppgift är att - biträda direktören i den strategiska ledningen av samkommunens verksamhet - samordna samkommunens förvaltning och verksamhetsplanering - följa upp förverkligandet av samkommunens målsättningar - följa med samkommunens ekonomi - kontinuerligt utvärdera verksamheten - biträda direktören i beredningen av ärenden för samkommunstyrelsen och samkommunstämman - följa med samkommunens personalpolitik och ta initiativ i gemensamma ärenden rörande personalen - biträda direktören i övervakningen av den interna kontrollen Samkommunens ledningsgrupp består av direktören, chefsekonomen, huvudansvarsområdenas ledande tjänsteinnehavare och personalchefen. Direktören kan i egenskap av ordförande för ledningsgruppen kalla sakkunniga till ledningsgruppens möten. 35 Direktör Av den som utses till direktör krävs för tjänsten lämplig högre högskolexamen samt förtrogenhet med kommunalförvaltning eller i praktiken förvärvad arbetserfarenhet av ledarskap och administration. Direktören är föredragande i samkommunstyrelsen. Då direktören är jävig eller frånvarande eller då tjänsten är vakant sköter chefsekonomen direktörens åligganden. Direktören är samkommunens ledande tjänsteinnehavare och har därvid till uppgift att leda, utveckla och koordinera samkommunens verksamhet så, att de centrala målsättningarna och strategierna för samkommunen kan nås, att samkommunens handlingsförmåga upprätthålls och att verksamheten är konkurrenskraftig och ändamålsenlig. Direktören är redovisningsskyldig på sätt som avses i kommunallagens 75 för samkommunens verksamhet och ekonomi. Direktören har rätt att på samkommunstyrelsens vägnar avgöra följande ärenden: - representera eller utse annan tjänsteinnehavare eller kalla förtroendevald att representera samkommunen vid förhandlingar, representationstillfällen, möten med föreningar och organisationer där samkommunen är medlem, syner och förrättningar och andra liknande möten eller sammankomster om inte samkommunstyrelsen i enskilda fall beslutar annorlunda

14 - själv eller genom befullmäktigat ombud föra samkommunens talan vid domstolar och andra myndigheter - välja personal samt besluta i övriga personalfrågor i enlighet med vad som i denna instruktion är särskilt bestämt - besluta om övriga ärenden som samkommunstyrelsen med stöd av 8 i denna instruktion gett fullmakt till Rektor Av den som utses till rektor krävs i gällande lagstiftning stadgad behörighet. Rektor för Yrkesakademin i Österbotten är föredragande i direktionen. Då rektor är jävig eller frånvarande eller då tjänsten är vakant sköter biträdande rektor för grundläggande yrkesutbildningen rektors åligganden. Rektor leder, övervakar och utvecklar huvudansvarsområdets verksamhet. Rektor är redovisningsskyldig på sätt som avses i kommunallagens 75 för huvudansvarsområdets verksamhet och ekonomi. 37 Teaterchef Av den som utses till teaterchef krävs för tjänsten lämplig högre högskolexamen och i praktiken dokumenterad erfarenhet inom branschen. Teaterchefen är föredragande i direktionen för sitt huvudansvarsområde. Då teaterchefen är jävig eller frånvarande eller då tjänsten är vakant sköter administrativa chefen teaterchefens åligganden. Teaterchefen leder, övervakar och utvecklar huvudansvarsområdets verksamhet. Teaterchefen är redovisningsskyldig på sätt som avses i kommunallagens 75 för huvudansvarsområdets verksamhet och ekonomi. 38 Kulturchef Av den som utses till kulturchef krävs för tjänsten lämplig högre högskolexamen samt förtrogenhet med den svenskspråkiga kulturen och i praktiken förvärvad erfarenhet av kulturarbete och -administration. Kulturchefen är föredragande i kulturnämnden. Då kulturchefen är jävig eller frånvarande förordnar kulturnämnden en annan tjänsteinnehavare att handha kulturchefens åligganden. Kulturchefen samordnar och utvecklar den konstnärliga och kulturella verksamheten i landskapet samt bevakar medlemskommunernas och den svenskspråkiga befolkningens gemensamma språkliga, utbildningspolitiska och kulturella intressen. Kulturchefen leder, övervakar och utvecklar huvudansvarsområdets verksamhet. Kulturchefen är redovisningsskyldig på sätt som avses i kommunallagens 75 för huvudansvarsområdets verksamhet och ekonomi.

15 15 39 Chefsekonom För tjänsten som chefsekonom krävs högre högskoleexamen med ekonomi som huvudämne samt praktisk förtrogenhet med kommunal ekonomiförvaltning och i praktiken förvärvad arbetserfarenhet av ledande ekonomiförvaltnings uppgifter. Chefsekonomen leder samkommunens finans- och ekonomiförvaltning och har därvid följande uppgifter: - leder och samordnar enheten servicetjänster - leder och samordnar samkommunens centrala ekonomifunktion - bereder ekonomiplan, budget och bokslut - leder samkommunens gemensamma bokförings- och redovisningsarbete samt betalningsverksamheten - ansvarar för de administrativa system- och kontoplanerna samt likviditets- och placeringsplaneringen - handhar lagfarter, gemensamma offertförfrågningar och försäkringar - ansvara för personalens utveckling och välmående - handhar övriga av samkommunstyrelsen eller direktören ålagda uppgifter. 40 Personalchef För tjänsten som personalchef krävs lämplig högre högskoleexamen samt praktisk förtrogenhet med kommunal personalförvaltning och i praktiken förvärvad arbetserfarenhet av personalförvaltningsuppgifter. Personalchefen leder och samordnar samkommunens personalförvaltning och har därvid följande uppgifter: - leder och samordnar personalförvaltningen - ansvarar för samkommunens linjedragning gällande personalförvaltnings- och kollektivavtalsfrågor - fungerar som samkommunens löneombudsman - ansvarar för koordineringen av personalens företagshälsovård och friskvårdstjänster - ansvarar för personalens utveckling och välmående inom ansvarsområdet - handhar övriga av samkommunstyrelsen eller direktören ålagda uppgifter. 41 Fastighetschef Fastighetschefen ansvarar för avtalsfrågor, fastighetsskötsel, gårdsskyddet samt budgeten för fastigheterna inom enheten för servicetjänster. Behörighetskraven är lämplig högskoleexamen och tillräcklig arbetserfarenhet inom området. Fastighetschefen har som uppgift att inom sitt område ansvara och övervaka fastigheterna och köptjänster bereda avtalsärenden gällande vatten, el och värme ansvara för skötsel av ytterområden fungera som förman för anställda inom ansvarsområdet fastigheter ansvara för personalens utveckling och välmående ansvara för utrymmesplanering, städplanering och underhållsarbeten ansvara för budget och budgetförverkligande uppgöra hyresavtal och ansvar för hyresövervakningen vid uthyrning ansvara för gårdsskyddet utföra vid behov övriga av förman givna uppgifter

16 16 42 Personalsamarbete För förverkligandet av arbetsplatsdemokrati finns en samarbetskommitté för att ge arbetstagarna möjlighet att i samförstånd med arbetsgivaren delta i utvecklandet av samkommunens verksamhet och ge arbetstagarna möjlighet att påverka beredningen av beslut som gäller deras eget arbete och arbetskollektiv samt att samtidigt främja ett gott resultat i fråga om samkommunens serviceproduktion och kvaliteten på arbetstagarnas arbetsliv. Samarbetskommittén består av direktören, personalchefen och arbetarskyddschefen som representanter för arbetsgivaren och sju representanter för kommunala huvudavtalsorganisationer eller dess registrerade lokala underförening. Representanten utses internt inom varje huvudavtalsorganisation. Personalen vid Wasa Teater kan representeras av ett samarbetsombud. Samarbetskommittén utses för en mandatperiod om fyra år, förutom samarbetsombudets vars mandatperiod enligt lag är två år. Kommittén sammanträder vid behov, dock minst två gånger per år. Vid huvudansvarsområdena kan finnas ett samarbetsorgan för behandling av ärenden som gäller det egna ansvarsområdet. V Beslutanderätt i personalärenden 43 Tillämpning av bestämmelserna i kapitlet Beslut i frågor som gäller tjänsteförhållande och tjänsteinnehavare och som regleras i lagen om kommunala tjänsteinnehavare (304/03) eller i en annan lag, fattas av samkommunstyrelsen, om inte annat sägs i lagen, förvaltningsstadgan eller annan instruktion. 44 Befogenheter vid inrättande och indragning av tjänster samt vid ombildning av tjänsteförhållande till arbetsavtalsförhållande Samkommunstyrelsen besluter om inrättande och indragning av tjänster samt om ombildning av tjänsteförhållande till arbetsavtalsförhållande. Direktionen för Yrkesakademin i Österbotten besluter om inrättande och indragning av lektors tjänster i huvudansvarsområdet. 45 Ledigförklarande av ordinarie tjänst eller befattning En tjänst eller befattning ledigförklaras av den myndighet som har rätt att fatta anställningsbeslut efter att rekryteringsgruppen gett tillstånd till detta. En tjänst som samkommunstyrelsen tillsätter ledigförklaras av samkommunstyrelsen. 46 Behörighetsvillkor Behörighetsvillkoren för direktören, chefsekonomen, rektor, teaterchef, kulturchef, personalchef och fastighetschef ingår i denna förvaltningsstadga, för övrig ledande

17 personal i instruktioner, för undervisningspersonal i förordning och för övrig personal i befattningsbeskrivningarna. Den anställande myndigheten beslutar om anställning i tjänsteförhållande för viss tid oberoende av de särskilda behörighetsvillkoren i 6 2 mom. i lagen om kommunala tjänsteinnehavare. Personalchefen för en förteckning över de fastställda behörighetsvillkoren och tjänstebenämningarna/benämningarna på arbetsavtalsförhållandena. Varje kollegialt organ är skyldigt att omedelbart meddela personalchefen om de ändringar i behörighetsvillkoren, tjänstebenämningarna och benämningarna på arbetsavtalsförhållanden som organet beslutat om Val av personal och beslut om prövotid Beslut om tillsvidareanställning av personal fattas av följande: Samkommunstyrelsen Direktion och nämnd Direktör Chefsekonom Rektor Teaterchef Kulturchef Personalchef Fastighetschef Övrig personal inom respektive huvudansvarsområde Direktören Chefsekonomen Personalchefen Övrig personal vid samkommunens centralförvaltning Övrig personal inom enheten servicetjänster Övrig personal inom personalförvaltningen Genom instruktion för respektive huvudansvarsområde kan beslutanderätten vid val av personal delegeras till underlydande tjänsteinnehavare. Beslut om anställning av personal för viss tid, dock högst för 1 år, fattas av följande: Direktören Av styrelsen vald personal Rektor, teaterchef, kulturchef, informationschef och fastighetschef Av direktionen, nämnden eller annan myndighet vald personal Genom instruktion för respektive huvudansvarsområde kan beslutanderätten vid anställning av personal för viss tid delegeras också till övriga tjänsteinnehavare. Beslut om prövotid, avtal om prövotid och prövotidens längd fattas av den anställande myndigheten. Beslut om att prövotid inte tillämpas kan endast fattas om grundad anledning finns.

18 48 Uppgörande och godkännande av befattningsbeskrivning för tjänsteoch befattningsinnehavare I befattningsbeskrivningarna ska ingå bestämmelser om tjänste- och befattningsinnehavares ställning i organisationen och om arbetsuppgifterna. Befattningsbeskrivningen uppgörs av den närmaste förmannen i samarbete med den anställda. Befattningsbeskrivningarna godkänns av anställande myndighet Förflyttning av en tjänsteinnehavare till ett annat tjänsteförhållande Beslut om förflyttning av tjänsteinnehavare till ett annat tjänsteförhållande i enlighet med 24 i lagen om kommunala tjänsteinnehavare fattas av samkommunstyrelsen eller den myndighet som beslutar om besättande av vardera tjänsten. 50 Tjänst- och arbetsledighet Om inte annat följer av 51 besluter samkommunstyrelsen, direktionerna eller kulturnämnden om beviljande av tjänst- och arbetsledighet för underställd personal. Vikarier utses vid behov av den myndighet som beviljar tjänstledigheten eller arbetsledigheten. Samma myndighet beslutar också om vikariens lön. 51 Tjänsteinnehavares beslutanderätt i personalfrågor Direktören, chefsekonomen, rektorn, teaterchefen, kulturchefen, personalchefen, informationschefen och fastighetschefen besluter om följande personalfrågor för sina underställda: 1) beviljande av semester, 2) beviljande av sådan tjänstledighet eller arbetsledighet som tjänsteinnehavare och arbetstagare har ovillkorlig rätt till enligt lagstiftningen eller tjänste- och arbetskollektivavtalet, 3) beviljande av tjänstledighet och arbetsledighet efter prövning för högst ett år i sänder, ifall det därvid inte gäller att överväga hur mycket lön som ska betalas under tjänstledigheten eller arbetsledigheten, 4) reseförordnanden och beslut om fortbildning för underställda tjänsteinnehavare och arbetstagare 5) förordnande vid behov av personalen att utföra mertids-, övertids-, lördags- och söndagsarbete samt att vara i beredskap, 6) begäran om upplysningar om hälsotillstånd och förordnande av kontroller och undersökningar av hälsotillstånd. I det fall beslutanderätten i fråga om val av personal genom instruktion delegerats till övriga tjänsteinnehavare har dessa också beslutanderätt i nämnda frågor. Då ovannämnda ärenden gäller direktören fattar samkommunstyrelsen beslut.

19 19 52 Bisysslotillstånd Anställda är skyldiga att anhålla om bisysslotillstånd eller att meddela om bisyssla. Beslut om beviljande av bisysslotillstånd samt om emottagande och innehav av bisyssla fattas av samkommunstyrelsen, kulturnämnden och direktionerna i fråga om dem underställd personal. 53 Avstängning från tjänsteutövning Beslut om avstängning av en tjänsteinnehavare från tjänsteutövning fattas av den anställande myndigheten. Om uppsägning av eller förflyttning till andra uppgifter för samkommunens direktör fattas dock beslut i den ordning som stadgas i 86 i kommunallagen. 54 Upphörande av anställning och permittering Beslut om upphörande av anställning och permittering fattas av den anställande myndigheten. VI Samkommunens ekonomi 55 Budgetens verkställighet Samkommunstämman godkänner i budgeten uppgifts- och projektbaserade verksamhetsmålsättningar, anslag och inkomstbedömningar för samkommunens övriga organ. Samkommunstyrelsen, direktionerna och kulturnämnden godkänner dispositionsplaner på basen av den godkända budgeten. 56 Ändringar i budgeten Förslag om ändringar i budgeten bör föreläggas samkommunstämman under budgetåret. Ändringar i budgeten efter budgetåret kan behandlas endast i undantagsfall. Efter undertecknandet av bokslutet kan förslag om ändringar i budgeten inte göras. Vid förslag om förändringar av anslag bör också förändringarnas inverkan på verksamhets- målsättningarna och inkomstbedömningarna klarläggas. På motsvarande sätt bör förslag om ändringar i verksamhetsmålsättningarna eller inkomstbedömningarna åtföljas av en utredning över förändringarnas inverkan på anslagen.

20 20 57 Försäljning av anläggningstillgångar Samkommunstyrelsen beslutar om försäljning av anläggningstillgångar till den del detta inte enligt 10 delegerats till andra organ. Beslutanderätten kan av vederbörande organ även delegeras till tjänsteinnehavare. 58 Godkännande av avskrivningsplan Samkommunstämman godkänner grunderna för avskrivning enligt plan. Utgifter för grundförbättring av anläggningstillgångar läggs till den oavskrivna anskaffningsutgiften såvida det inte finns särskilda skäl för en ny avskrivningsplan. Samkommunstyrelsen fastställer en gräns i euro för att en anskaffning ska räknas som anläggningstillgång. 59 Skötseln av ekonomin Samkommunstämman ger i samband med godkännandet av budgeten och ekonomiplanen ramarna för låneupptagningen och placeringsverksamheten samt beslutar om förändringar i utlåningen och det främmande kapitalet. Samkommunstyrelsen beslutar i övriga finansieringsfrågor. Samkommunstyrelsen kan befullmäktiga tjänsteinnehavare att besluta om låneupptagning och placeringsverksamhet. 60 Fastställande av avgifter och ersättningar Samkommunstyrelsen godkänner allmänna riktlinjer för avgifter och ersättningar. Samkommunstyrelsen kan delegera beslutanderätten till andra organ eller tjänsteinnehavare. VII Granskning av förvaltningen och ekonomin 61 Revision Samkommunens revision ordnas oberoende av den arbetande ledningen. För den externa övervakningen ansvarar revisionsnämnden och revisorn i enlighet med kommunallagen och denna instruktion. 62 Revisionsnämnden Rörande nämndens sammansättning finns stadgat i 15 och rörande nämndens sammanträden i tillämpliga delar i kapitlet rörande sammanträdesförfarande i denna instruktion. Revisorn har rätt att närvara och yttra sig vid nämndens sammanträden. Revisorn och de förtroendevalda och tjänsteinnehavare som nämnden bestämmer är skyldiga att närvara vid nämndens sammanträden när nämnden så beslutar.

21 Samkommunstyrelsen kan inte utse sin representant till nämndens sammanträden. Beslut om föredragande fattas av nämnden Nämndens uppgifter Utöver vad som stadgas i 71 och 75 i kommunallagen ska nämnden 1) följa genomförandet av revisorns revisionsplan samt även i övrigt följa fullgörandet av revisorsuppgifterna och göra behövliga framställningar i syfte att utveckla revisionen, 2) se till att det finns nödvändiga resurser för revisionen som möjliggör revision i den omfattning som god revisionssed förutsätter, samt 3) ta initiativ och göra framställningar om samordning av nämndens, revisorns och den interna övervakningens uppgifter på ett så ändamålsenligt sätt som möjligt. 64 Revisor Samkommunstämman väljer på framställning av revisionsnämnden för de år som motsvarar samkommunstyrelsens mandattid ett OFR-samfund, som utser ansvarig revisor. 65 Uppgifter som tilldelas revisor av revisionsnämnden Revisorn kan ta emot uppdrag av nämnden som gäller fullgörandet av uppgifter i anslutning till beredningen och verkställigheten av de ärenden som behandlas av nämnden, om de inte strider mot god revisionssed. 66 Revisorns meddelanden Revisorn underrättar revisionsnämnden om genomförandet av revisionsplanen och om sina granskningsiakttagelser på det sätt nämnden bestämmer. De meddelanden till nämnden som avses i 73 3 momentet i kommunallagen lämnas skriftligt till nämndens ordförande. Meddelanden till samkommunstyrelsen lämnas skriftligt till samkommunstyrelsens ordförande och direktören. 67 Revisionsberättelse I revisionsberättelsen ska utöver vad som nämns i 75 i kommunallagen ges ett utlåtande om frågor enligt 73 1 momentet. I berättelsen framställs också andra saker som revisorn anser nödvändiga. 68 Revisionsnämndens beredning för samkommunstämman Nämnden ger minst två veckor före behandlingen av revisionsberättelsen i samkommunstämman sin bedömning av hur de mål som samkommunstämman satt för verksamheten och ekonomin har nåtts under föregående år. Nämnden ger också sin

22 22 bedömning av de anmärkningar som gjorts i revisionsberättelsen samt vederbörandes förklaringar till dem och samkommunstyrelsens utlåtande. Nämnden ger samkommunstämman förslag till de åtgärder som nämndens beredning och revisionsberättelsen ger anledning till. VIII Intern kontroll och riskhantering 69 Syftet med den interna kontrollen och riskhanteringen Syftet med den interna kontrollen och riskhanteringen är att främja att de strategiska, verksamhetsmässiga och ekonomiska målen nås, att verksamheten är lagenlig, att en god förvaltningssed genomförs samt att risker i anslutning till dessa förebyggs och kontrolleras. Med intern kontroll avses i allmänhet alla de arbetsrutiner och förfaranden som tillämpas inom samkommunen för att säkerställa att - samkommunens verksamhet är ekonomisk och resultatrik - informationen som besluten bygger på är tillräcklig och tillförlitlig - lagstiftning, myndighetsföreskrifter och beslut fattade av olika organ iakttas - egendom och resurser tryggas. Riskhantering är en del av den interna kontrollen. Med riskhantering avses de systematiska förfaringssätt med vilka man - identifierar och beskriver de risker som anknyter till verksamheten i samkommunen - bedömer riskernas betydelse och sannolikheten för deras förverkligande - fastställer tillvägagångssätt för hur risker ska hanteras, övervakas och rapporteras. Riskerna grupperas enligt strategiska, ekonomiska och operativa risker samt skaderisker. Riskerna kan vara såväl interna som externa. 70 Samkommunstyrelsens uppgifter och ansvar Samkommunstyrelsen svarar helhetsmässigt för att den interna kontrollen och riskhanteringen är reglerad, godkänner direktiv och tillvägagångssätt som gäller den interna kontrollen och riskhanteringen, övervakar att den interna kontrollen och riskhanteringen verkställs i enlighet med direktiven och på ett resultatrikt sätt. Samkommunstyrelsen besluter om försäkring av samkommunens egendom och om samkommunens ansvar. Styrelsen kan delegera beslutanderätt vidare till andra organ och till tjänsteinnehavare. Styrelsen ger i samband med verksamhetsberättelsen en redogörelse över hur den interna kontrollen och riskhanteringen har ordnats och sina centrala slutsatser. 71 Nämndens och direktionernas uppgifter och ansvar Nämnden och direktionerna svarar för att leda och övervaka verksamheten och ekonomin samt för utfärdandet av direktiv inom sina respektive ansvarsområden. Nämnden och direktionerna rapporterar om ordnandet av den interna kontrollen och riskhanteringen och om de centrala slutsatserna till samkommunstyrelsen enligt dess anvisningar.

23 72 Direktörens och de ledande tjänsteinnehavarnas uppgifter och ansvar Direktören och de ledande tjänsteinnehavarna svarar för ordnandet av den interna kontrollen och riskhanteringen och resultatrikheten inom de egna ansvarsområdena. De rapporterar om hur den interna kontrollen och riskhanteringen är ordnad och om resultatrikheten till det organ som ansvarar för kontrollen enligt samkommunstyrelsens anvisningar Personalens uppgifter och ansvar Samkommunens personal förbinder sig till att arbeta enligt uppställda mål, lagar och utfärdade anvisningar, att rapportera om risker till sina förmän samt till att upprätthålla och fortgående utveckla verksamhetssätten och sitt yrkeskunnande för att säkerställa en resultatrik verksamhet. IX Särskilda bestämmelser 74 Samkommunens underskrift och undertecknande av handlingar Avtal och förbindelser som ingås på samkommunens vägnar samt avtal och förbindelser med EU-relaterad finansiering undertecknas av samkommunstyrelsens ordförande eller direktören och kontrasigneras av chefsekonomen, rektorn, teaterchefen eller kulturchefen, såvida inte samkommunstyrelsen befullmäktigat andra personer till detta. Samkommunstyrelsens övriga handlingar undertecknas av direktören och kontrasigneras av chefsekonomen eller chefen för berört huvudansvarsområde eller utbildningsområde eller av annan tjänsteinnehavare som samkommunstyrelsen utsett. Avtal eller förbindelser som rör ett huvudansvarsområde undertecknas av berörda organs ordförande och kontrasigneras av föredragande eller av föredragande och kontrasigneras av annan tjänsteinnehavare som ärendet berör. Övriga handlingar som rör ett huvudansvarsområde eller ett utbildningsområde undertecknas av rektorn, teaterchefen, kulturchefen eller rektorn och kontrasigneras av annan tjänsteinnehavare som berörs av ärendet. Ett organs ordförande eller protokollförare kan också ensamma, inom de gränser som organet fastslagit, underteckna handlingar som grundar sig på ett beslut som organet fattat. När det gäller utdrag ur och kopior av dokument som organet besitter kan också en protokollförare ensam bestyrka handlingarna. Handlingar som gäller beredning undertecknas av den som bereder ärendet. 75 Lösen för handlingar Samkommunstyrelsen beslutar om de grunder enligt vilka lösen ska betalas för handlingar.