LOJO FÖRVALTNINGSSTADGA

Transkript

1 1 LOJO FÖRVALTNINGSSTADGA Stadsfullmäktige I kraft från Stadsfullmäktige ; ändringar 20 och 24 I kraft från Stadsfullmäktige , ändring 7 mom 5 I kraft från ALLMÄNNA BESTÄMMELSER Tillämpning... 3 ORGANISATION Förtroendemannaorganisationen Personalorganisationen... 4 LEDNING OCH SAMARBETE Ledningsgruppen Samarbete... 5 SAMMANTRÄDESFÖRFARANDE Tillämpning Tid och plats för sammanträde Fortsatt sammanträde Kallande av ersättare Att hålla sammanträde Att leda sammanträdet Tillfällig ordförande Närvaro under förvaltningsorganens sammanträden Stadsstyrelsens representation i övriga förvaltningsorgan Föredragning Konstaterande av jäv Omröstning och val Upprättande, justering och framläggande av protokoll... 8 KOMMUNENS EKONOMI Godkännande och verkställande av budgeten Förvaltningsorganens allmänna beslutanderätt Tjänsteinnehavarnas allmänna beslutanderätt BEHÖRIGHET I PERSONALÄRENDEN Tillämpning av kapitlets bestämmelser Inrättande av tjänster och arbetsavtalsförhållanden Besättande av tjänster och anställning av personal Personalens behörighet Befattningsbeskrivningar Avgång, entledigande och permittering Tjänsteinnehavarnas beslutanderätt i personalfrågor... 12

2 ÖVERFÖRANDE AV BEFOGENHETER OCH TAGANDE AV AVGJORT ÄRENDE TILL BEHANDLING Överförande av befogenheter Stadsstyrelsens och nämndernas rätt att ta ärenden till behandling Beslut om att ta upp ett ärende till behandling i stadsstyrelsen kan fattas av stadsstyrelsen, dess ordförande och stadsdirektören Meddelande om beslut som kan tas till behandling ÖVRIGA BESTÄMMELSER Tvåspråkighet i stadens verksamhet Information Initiativ från stadens invånare och motioner från fullmäktigeledamöter Stadens namnteckning och undertecknande av handlingar Mottagning av stämningar och tillkännagivanden samt bevakande av stadens intresse Utlösande av handlingar

3 3 1 kapitlet ALLMÄNNA BESTÄMMELSER 1 Tillämpning I förvaltningen inom Lojo stad iakttas utöver kommunallagen och den övriga lagstiftning som styr kommunala funktioner också denna stadga som allmän, bindande anvisning för stadens förvaltning. Utöver av denna stadga styrs stadens funktioner också av 1) stadsfullmäktiges arbetsordning, 2) revisionsstadgan, 3) stadsstyrelsens instruktion, 4) centralförvaltningens instruktion, 5) grundtrygghetssektorns instruktion, 6) bildningssektorns instruktion, 7) tekniska sektorns instruktion, 8) miljösektorns instruktion, 9) Hiisi-Institutets instruktion, 10) samarbetsavtalet, 11) övriga bestämmelser som är jämförbara med stadgor och som fullmäktige godkänt. I förhållande till stadgorna och bestämmelserna ovan kommer förvaltningsstadgan i andra hand. 2 kapitlet ORGANISATION 2 Förtroendemannaorganisationen Stadens förtroendemannaorganisation består förutom av stadsfullmäktige och stadsstyrelsen samt revisionsnämnden av följande förvaltningsorgan för sektorerna: Centralförvaltningen Stadsstyrelsens personalsektion Centralvalnämnden, valnämnderna, valbestyrelserna Grundtrygghetssektorn Grundtrygghetsnämnden Grundtrygghetsnämndens individsektion

4 4 Bildningssektorn Nämnden för fostran och utbildning, som är indelad i en finsk och en svensk sektion Kultur- och fritidsnämnden Hiisi-institutets direktion Tekniska sektorn Tekniska nämnden Tekniska nämndens sektion för enskilda vägar Miljösektorn Stadsplaneringsnämnden Miljö- och byggnadsnämnden Miljö- och byggnadsnämndens sektion för miljöhälsovård 3 Personalorganisationen Stadens förvaltning leds av stadsdirektören, som lyder under stadsstyrelsen. Om stadsdirektörens ställning, uppgifter och beslutanderätt stadgas särskilt i stadsstyrelsens instruktion. Stadens personal tjänstgör efter en indelning i sektorer. Dessa är: Centralförvaltningen Grundtrygghetssektorn Bildningssektorn Tekniska sektorn Miljösektorn Varje sektor är indelad i resultatområden och resultatenheter. Sektorerna leds av sektorchefer, som utnämns av stadsfullmäktige och är underställda stadsdirektören. De operativa uppgifter inom näringssektorn som hör till centralförvaltningen leds av näringslivsdirektören, som direkt lyder under stadsdirektören. Ett resultatområde leds av en chef för resultatområdet och en resultatenhet av en chef för resultatenheten. Stadsdirektören beslutar hur personalen fördelas på de olika sektorerna. Sektorchefen beslutar, efter förhandlingar med cheferna för resultatområdet, om användningen av den interna arbetskraften inom sektorn. Samma beslutanderätt tillämpas då en tjänsteinnehavare flyttas till en annan tjänst i fall som avses i 24 i lagen om kommunala tjänsteinnehavare.

5 5 3 kapitlet LEDNING OCH SAMARBETE 4 Ledningsgruppen Stadens ledningsgrupp består av stadsdirektören, sektorcheferna och en representant som personalen valt inom sig eller hans eller hennes personliga ersättare. Stadsdirektören kallar vid behov permanenta eller tillfälliga sakkunniga till ledningsgruppens sammanträde. (I enlighet med sammanslagningsavtalet mellan Lojo och Nummi-Pusula har ledningsgruppen en permanent sakkunnigmedlem ) En sektors ledningsgrupp består av sektorchefen och resultatområdenas chefer och en representant som personalen valt inom sig eller hans eller hennes personliga ersättare. Sektorchefen kallar vid behov permanenta eller tillfälliga sakkunniga till ledningsgruppens sammanträde. 5 Samarbete Om samarbete mellan arbetsgivaren och fackorganisationerna avtalas, utöver vad som stadgas i lag, i samarbetsavtalet eller på något annat sätt mellan parterna på ett sätt som beslutas särskilt. 4 kapitlet SAMMANTRÄDESFÖRFARANDE 6 Tillämpning Bestämmelserna i detta kapitel följs med undantag av stadsfullmäktige i alla stadens förvaltningsorgan och i tillämpliga delar under förrättningsmännens och syneförrättarnas möten. 7 Tid och plats för sammanträde Ett förvaltningsorgan håller sina sammanträden vid den tid och på den plats organet har beslutat. Sammanträde hålls också då ordförande anser det nödvändigt eller majoriteten av medlemmarna föreslår det. Sammanträdet sammankallas av ordföranden eller om ordföranden har förhinder av vice ordföranden.

6 6 I sammanträdeskallelsen ska meddelas tid och plats för sammanträdet samt en förteckning över ärendena. Föredragningslistan sänds i mån av möjlighet ut tillsammans med sammanträdeskallelsen. Sammanträdeskallelsen skickas på det sätt förvaltningsorganet har beslutat till medlemmarna och övriga personer som har rätt eller skyldighet att närvara på sammanträdet. Organet kan besluta att sammanträdeskallelsen och föredragningslistan skickas ut elektroniskt till medlemmarna och de andra personer som har rätt eller skyldighet att närvara på sammanträdet. Staden svarar för anskaffning av de apparater som de ordinarie medlemmarna behöver för digitalt mötesarbete och för driftskostnaderna. Organets medlemmar och deras ersättare har dock alltid rätt att få handlingarna på papper, om de så önskar. 8 Fortsatt sammanträde Om alla ärenden inte har kunnat behandlas under sammanträdet kan de återstående ärendena överföras till ett fortsatt sammanträde. Till det behöver ingen särskild kallelse utfärdas. Personer som har varit frånvarande från sammanträdet ska emellertid få kännedom om det fortsatta sammanträdet. 9 Kallande av ersättare En medlem i ett organ som är förhindrad att närvara under ett sammanträde ska kalla sin ersättare till sammanträdet. Då en medlem är jävig att behandla ett ärende under sammanträdet eller är förhindrad att delta i behandlingen av ett ärende under sammanträdet kan han eller hon kalla sin ersättare till sammanträdet för att behandla det ärendet. Också ordföranden, den föredragande eller sekreteraren kan skicka kallelsen till en ersättare. 10 Att hålla sammanträde Då ordföranden har öppnat sammanträdet konstaterar han eller hon vilka som är närvarande och om sammanträdet är lagligt och beslutfört. Ärendena behandlas i den ordningsföljd de har på föredragningslistan om inte organet beslutar något annat. Organet kan också ta upp ett sådant ärende till behandling som inte nämns i sammanträdeskallelsen. 11 Att leda sammanträdet Ordförandens uppgift är att leda behandlingen av ärendena och att hålla ordning under sammanträdet. Efter att ha gett en varning, får ordföranden beordra att en person som uppför sig olämpligt ska avlägsnas. Om det uppstår oordning ska ordföranden avbryta eller avsluta sammanträdet.

7 7 12 Tillfällig ordförande Om både ordföranden och vice ordföranden är frånvarande eller jäviga i något ärende, väljs en tillfällig ordförande för sammanträdet eller för behandling av ärendet. 13 Närvaro under förvaltningsorganens sammanträden Under sammanträden som stadens olika förvaltningsorgan håller har utöver medlemmarna följande personer närvaro- och yttranderätt: under stadsstyrelsens och dess sektioners sammanträden fullmäktiges ordförande och vice ordförande under övriga organs sammanträden stadsstyrelsens ordförande och stadsdirektören. Om närvaro och yttranderätt för andra än de ovan nämnda personerna beslutar organet i fråga. Om stadsstyrelsens representation under fullmäktiges sammanträde stadgas i fullmäktiges arbetsordning. 14 Stadsstyrelsens representation i övriga förvaltningsorgan Stadsstyrelsen kan utse personer som representanter styrelsen i andra förvaltningsorgan, där de har närvaro- och yttranderätt under sammanträdena. Även en ersättare i stadsstyrelsen och stadsdirektören kan utses till representant. 15 Föredragning Under förvaltningsorganens sammanträden fattas beslut i ärendena på föredragning av en tjänsteinnehavare. Den föredragandes förslag ligger som grund för behandlingen (utgångsförslag). Om den föredragande har ändrat sitt förslag efter att det infördes på föredragningslistan och innan förvaltningsorganet har fattat beslut i ärendet, fungerar det ändrade förslaget som utgångsförslag. Om förslaget har dragits tillbaka ska ärendet strykas från föredragningslistan, såvida inte organet beslutar något annat. Bestämmelser om föredragande utfärdas i instruktionen för organet i fråga eller genom särskilt beslut av organet. Om den föredragande är frånvarande eller jävig verkar en person som utsetts till ställföreträdare som föredragande. 16 Konstaterande av jäv Ordföranden för ett organ ska vid behov överlåta på organet att avgöra om en medlem eller annan person med närvarorätt är jävig.

8 8 17 Omröstning och val För omröstning och förrättande av val gäller i tillämpliga delar vad som stadgas i fullmäktiges arbetsordning. 18 Upprättande, justering och framläggande av protokoll Protokollet skrivs av protokollföraren under ledning av ordföranden. Protokollet undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av protokollföraren. Protokollet justeras på det sätt som organet har beslutat. Protokollet är offentligt framlagt under den tid och på den plats som organet har beslutat och på det sätt som har meddelats minst en dag tidigare. I organets protokoll antecknas: 1) om konstitueringen: organets namn; tidpunkten då sammanträdet har börjat och slutat samt platsen för sammanträdet; de närvarande och frånvarande och i vilken egenskap var och en har varit närvarande; sammanträdets laglighet och beslutförhet. 2) om behandlingen av ett ärende: rubriken för ärendet; redogörelsen för ärendet; beslutsförslag; jäv; framförda förslag och om de har fått understöd; omröstningar: omröstningssätt, omröstningsförfarande, omröstningsproposition samt resultatet av omröstningen; val: valsätt och valresultat; konstaterande av beslut; avvikande mening. 3) om lagligheten: anvisning för begäran om omprövning och besvärsanvisning; ordförandens underskrift; protokollförarens kontrasignering; anteckning om protokolljustering ; anteckning om framläggning, om protokollet har varit offentligt framlagt. De anvisningar för begäran om omprövning som bifogas protokollet ska ge nödvändiga uppgifter om hur man begär omprövning. Den besvärsanvisning som bifogas protokollet ska ange besvärsinstans, besvärstid och vilka dokument som ska bifogas besvärsskriften.

9 9 Vad som stadgas ovan gäller i tillämpliga delar beslut som fattats av tjänsteinnehavare och förtroendevalda. Vid behov ger stadsstyrelsen anvisningar för förenhetligande av upprättandet av protokoll. 5 kapitlet KOMMUNENS EKONOMI 19 Godkännande och verkställande av budgeten I budgeten godkänner stadsfullmäktige anslagen bestående av inkomst- och utgiftsbudget, motiveringen för dem samt verksamhetsmålen för varje uppgift och projekt inom de olika organen. Ändringar i budgeten ska föreslås för fullmäktige under budgetårets lopp. Ett förslag om ändring av anslag ska innehålla en utredning om ändringens effekter på verksamhetsmålen, utgifterna och de uppskattade inkomsterna. På motsvarande sätt ska ett förslag om ändring av verksamhetsmål innehålla en utredning om ändringens effekter på anslagen. Stadsfullmäktige godkänner grunderna för försäljning av anläggningstillgångar, grunderna för avskrivningar enligt plan, principerna för in- och utlåning och placeringsverksamhet samt de allmänna grunderna för avgifter och priser. I övrigt fattas beslut om verkställandet av budgeten av stadsstyrelsen, av förvaltningsorganen inom sina sektorer och av tjänsteinnehavarna på det sätt som fastställs i denna stadga, i stadsstyrelsens instruktion och i de olika sektorernas instruktioner. 20 Förvaltningsorganens allmänna beslutanderätt Varje organ beslutar inom sin sektor om följande ärenden: 1 indelning av resultatområden i resultatenheter och principer för organisering av verksamheten, 2 förslag till program, ekonomiplan och budget för sektorn, 3 planer för disposition av anslagen, 4 resultatredovisningar och verksamhetsberättelser, 5 sätt att organisera funktionerna och tjänsterna i enlighet med de principer stadsfullmäktige har godkänt och de allmänna anvisningar stadsstyrelsen har beslutat om, 6 upphandling, köptjänster och tjänster för planering eller genomförande av projekt betraktade som separata projekt inom ramen för de anslag som har beviljats organet och de beslutsbefogenheter som fastställs av stadsfullmäktige på årsbasis,

10 7 avgifter och ersättningar utgående från de grunder och justeringsanvisningar stadsstyrelsen har fastställt, 8 beviljande av nedsättning av eller befrielse från avgift, ersättning eller fordran eller avskrivning av avgift, ersättning eller fordran som uppgår till högst euro enligt de beslutsbefogenheter som stadsfullmäktige har fastställt, 9 godkännande, övervakning och ändring av samt befrielse från fordringar och säkerheter för kommande prestationer inom ramen för de beslutsbefogenheter som stadsfullmäktige fastställer på årsbasis, 10 beviljande av skadestånd inom ramen för ett maximibelopp som stadsfullmäktige har fastställt i fall där staden är skadeståndsskyldig eller kan betraktas som skadeståndsskyldig, 11 understöd, 12 användning av områden och lokaliteter med tillhörande apparatur som organet förfogar över till den del beslutanderätten inte har överförts på någon tjänsteinnehavare, 13 avskrivning av lös egendom i förvaltningsorganets besittning och eliminering eller försäljning av den avskrivna egendomen enligt fastställda grunder, 14 regionalt anordnande av service som verksamhetsenheterna erbjuder, 15 inrättningarnas och verksamhetsställenas verksamhets- och öppettider, 16 beslut om utlämnande av handlingar Tjänsteinnehavarnas allmänna beslutanderätt Sektorcheferna samt cheferna för resultatområden och resultatenheter beslutar om följande ärenden: 1 dispositionsplanerna för den egna enheten och organiseringen av den verksamhet som bygger på planerna, 2 den egna enhetens resultatredovisningar, 3 upphandling och köptjänster inom ramen för de delanslag som har beviljats och de beslutsbefogenheter som stadsfullmäktige fastställer på årsbasis, 4 godkännande, övervakning och ändring av samt befrielse från stadens fordringar och säkerhet för kommande prestationer inom ramen för de beslutsbefogenheter som stadsfullmäktige fastställer på årsbasis. 6 kapitlet BEHÖRIGHET I PERSONALÄRENDEN 22 Tillämpning av kapitlets bestämmelser Beslut i ärenden som gäller ett tjänsteförhållande eller en tjänsteinnehavare som regleras av lagen om kommunala tjänsteinnehavare (304/2003) eller någon annan lag fattas av stadsstyrelsens personalsektion, om inte något annat föreskrivs i lag

11 11 eller någon annan instruktion. 23 Inrättande av tjänster och arbetsavtalsförhållanden Stadsfullmäktige beslutar om inrättande och indragning av de tjänster för vilka fullmäktige beslutar om ordinarie besättande. Beslut om inrättande och indragning av övriga tjänster samt ombildning till arbetsavtalsförhållande fattas av stadsstyrelsen. Det behöriga organet har, i enlighet med den budget stadsfullmäktige har godkänt och de anvisningar stadsstyrelsen har gett, rätt att fatta beslut om att inrätta arbetsavtalsförhållanden och att besluta om lediga arbetsavtalsförhållanden ska ledigförklaras offentligt. 24 Besättande av tjänster och anställning av personal Stadsfullmäktige väljer sektorchefer. Stadsstyrelsen eller nämnden väljer de övriga cheferna för resultatområdena inom sin sektor. Chefen för ett resultatområde väljer sina underlydande tjänsteinnehavare och arbetstagare, om inte något annat fastställs i instruktionen för sektorn eller något annat beslutats av det behöriga organet med stöd av befogenheterna enligt instruktionen. Tjänster som besätts av stadsfullmäktige ledigförklaras av stadsstyrelsen. Övriga tjänster ledigförklarar den myndighet som har i uppgift att besätta tjänsterna. Vad som ovan stadgas om tjänst tillämpas också på anställning av personer i arbetsavtalsförhållande. Om bestämmande eller avtalande om prövotid beslutar den myndighet som har anställt en person i tjänste- eller arbetsavtalsförhållande i enlighet med de allmänna anvisningar personalsektionen har beslutat om. Utöver det som bestäms i 4 3 mom. i lagen om kommunala tjänsteinnehavare kan en person som har sökt en tjänst anställas utan nytt ansökningsförfarande i tjänsteförhållandet i fråga, om den valda sökanden inte har tagit emot tjänsten eller sagt upp sig från tjänsten innan han eller hon har inlett tjänsteutövningen. 25 Personalens behörighet Den myndighet som besätter en tjänst eller anställer en person i arbetsavtalsförhållande beslutar om behörighetsvillkoren för den som anställs, om inte gällande lagstiftning eller instruktionerna säger något annat. Beslutet om befattningens svårighetsgrad och avlöning samt vilken behörighet som krävs ska fattas innan tjänsten eller befattningen i arbetsavtalsförhållande ledigförklaras, såvida de inte har fastställts tidigare.

12 12 Om behörighetsvillkoren för tjänster som skall besättas i kommunfullmäktige beslutar stadsstyrelsen. Stadsstyrelsen eller personalsektionen kan ge bestämmelser om vilken behörighet som ska krävas av olika personalgrupper. En separat förteckning förs över den behörighet som krävs av personalen. 26 Befattningsbeskrivningar En tjänsteinnehavares ställning och uppgifter definieras i befattningsbeskrivningen, som justeras enligt behov, dock minst en gång om året. Befattningsbeskrivningen utarbetas i samarbete mellan den närmaste chefen och den anställda. Initiativ till justering kan tas av både chefen och den anställda. Befattningsbeskrivningen godkänns av den närmaste chefen. Till arbetsavtalet för en anställd i arbetsavtalsförhållande ska fogas en befattningsbeskrivning och vid behov en bestämmelse som förpliktigar personen i fråga att följa gällande instruktioner och utföra de uppgifter som anges i dessa. 27 Avgång, entledigande och permittering Beslut om avstängning från tjänsteutövning, upplösande av tjänsteförhållande, hävning av arbetsavtalsförhållande och uppsägning samt beviljande av avsked fattas av den myndighet som besätter en tjänst eller anställer en person i arbetsavtalsförhållande. För tjänster som stadsfullmäktige besätter fattas beslutet dock av stadsstyrelsen, bortsett från uppsägning av stadsdirektören. En skriftlig varning ges av sektorchefen på framställan av närmaste chef. Innan varningen ges bereds den anställda tillfälle till bemötande eller hörs den anställda i enlighet med 34 i förvaltningslagen. Om permittering beslutar den myndighet som beslutar om ordinarie besättande av en tjänst eller ett arbetsavtalsförhållande. Om besättande av en tjänst eller ett arbetsavtalsförhållande hör till en tjänsteinnehavares befogenheter, beslutar förvaltningsorganet i fråga om permittering. 28 Tjänsteinnehavarnas beslutanderätt i personalfrågor Stadsdirektören fattar beslut för sektorchefernas del och sektorcheferna för sina underställdas del i följande frågor: 1 godkännande av ett val som ett organ har förrättat, då intyget från företagshälsovården är utan reservation, samt tidpunkten då tjänsteutövningen och arbetsavtalsförhållandet inleds, 2 beviljande av semester och annan sådan tjänstledighet som tjänsteinnehavaren har rätt till enligt lag eller avtal, 3 beviljande av tjänstledighet utan lön efter prövning för högst ett år i

13 taget, 4 anordnande av vikariat för tjänstledigheterna i punkterna 2 och 3 ovan och då en tjänst blir ledig på grund av uppsägning eller intern omflyttning samt anställning av vikarie enligt tjänste- och arbetskollektivavtalet och bestämmelser som godkänts av personalsektionen, 5 kvälls-, natt-, tilläggs-, övertids-, lördags- och söndagsarbete samt beredskap, 6 förordnande om tjänsteresa, 7 arrangerande av utbildning och beviljande av förmåner under utbildningstiden enligt personalsektionens anvisningar, 8 rätt att använda egen bil för sektorns personal, 9 beviljande av deltidsarbete för viss tid och godkännande av anmälan om deltid samt organisering av deltidsarbete på grund av deltidspensionering för sektorns personal, 10 temporär avstängning av tjänsteinnehavare från tjänsteutövning eller arbetstagare från arbete för sektorns personal, 11 begäran om uppgifter om hälsotillståndet och förordnande om granskningar och undersökningar som gäller hälsotillståndet för sektorns personal. Cheferna för resultatområdena och resultatenheterna besluter för sina underställdas del i följande frågor: 1 tidpunkten då tjänsteutövningen och arbetsavtalsförhållandet inleds, 2 beviljande av semester och annan sådan tjänstledighet eller ledighet från arbete som tjänsteinnehavaren eller arbetstagaren enligt lag eller avtal har rätt till samt arrangerande av vikariat under tiden för ledigheten enlighet med bestämmelserna om detta, 3 beviljande av tjänstledighet eller arbetsledighet utan lön efter prövning för högst 90 kalenderdagar i taget, 4 förordnande om tjänsteresa, 5 arbetsskift, kvälls-, natt-, tilläggs-, övertids-, lördags- och söndagsarbete samt beredskap och ersättning som betalas för dessa enligt personalsektionens anvisningar, 6 arrangerande av utbildning och beviljande av förmåner under utbildningstiden enligt personalsektionens anvisningar 13 7 kapitlet ÖVERFÖRANDE AV BEFOGENHETER OCH TAGANDE AV AVGJORT ÄRENDE TILL BEHANDLING 29 Överförande av befogenheter Stadsstyrelsen har rätt att överföra beslutanderätt som enligt denna eller någon annan instruktion tillkommer stadsstyrelsen på en egen sektion, en kommitté som den tillsatt, en nämnd, en direktion, sin egen ordförande, stadsdirektören eller någon annan tjänsteinnehavare.

14 14 En nämnd har rätt att överföra beslutanderätt som enligt denna eller någon annan instruktion tillkommer nämnden på en sektion, en direktion, sin ordförande eller en tjänsteinnehavare som lyder under nämnden. En tjänsteinnehavare har rätt att överföra befogenheter som enligt denna eller någon annan instruktion tillkommer tjänsteinnehavaren på en underlydande tjänsteinnehavare. Beslut om överförande av befogenheter som stadsstyrelsen, en nämnd eller tjänsteinnehavare fattat ska meddelas för kännedom på samma sätt som de fullmäktigebeslut de överförda befogenheterna bygger på. Beslut om överförande av befogenheter införs i stadgesamlingen och i en separat förteckning. 30 Stadsstyrelsens och nämndernas rätt att ta ärenden till behandling Beslut om att ta upp ett ärende till behandling i stadsstyrelsen kan fattas av stadsstyrelsen, dess ordförande och stadsdirektören. Beslut om att ta upp ett ärende till behandling i en nämnd kan fattas av nämnden, dess ordförande, sektorchefen och föredragande i nämnden, om rätten inte har begränsats i instruktionen för sektorn i fråga. 31 Meddelande om beslut som kan tas till behandling Stadens myndigheter ska inom fyra dagar från protokolljusteringen meddela stadsstyrelsen och nämnden på det sätt som dessa har fastställt om beslut som kan tas till behandling i stadsstyrelsen eller nämnden. Om protokollet inte justeras, räknas tidsfristen från det datum då protokollet undertecknas. 8 kapitlet ÖVRIGA BESTÄMMELSER 32 Tvåspråkighet i stadens verksamhet Stadens tjänster ska anordnas så att invånarna kan betjänas på sitt modersmål på finska eller svenska inom alla stadens verksamhetsområden. I fråga om den språkkunskap som krävs av tjänsteinnehavare och anställda gäller vad som särskilt stadgats eller beslutats.

15 15 33 Information Stadens information leds av stadsstyrelsen, som godkänner de allmänna anvisningarna om principerna för informationen och beslutar vilka tjänsteinnehavare som ansvarar för informationen. 34 Initiativ från stadens invånare och motioner från fullmäktigeledamöter Stadsstyrelsen ska varje år före utgången av april presentera för fullmäktige en förteckning över motioner och initiativ som gäller stadens verksamhet och som hör till fullmäktiges befogenhet samt över de åtgärder som vidtagits med anledning av dem. Fullmäktige kan samtidigt konstatera vilka av motionerna och initiativen som är slutbehandlade. På motsvarande sätt ska uppgifter om motioner och initiativ inom stadsstyrelsens och nämndernas verksamhetsområde presenteras för stadsstyrelsen och den berörda nämnden på det sätt som dessa beslutat. Om en motion eller ett initiativ kräver särskild beredning ska den inlämnande parten meddelas om behandlingen av ärendet och vem som ger ytterligare upplysningar om behandlingen. 35 Stadens namnteckning och undertecknande av handlingar Avtal och förbindelser som ingås undertecknas för stadens del: 1. i ärenden som hör till stadsstyrelsens befogenhet av stadsstyrelsens ordförande eller av stadsdirektören och de kontrasigneras för sektorns del av sektorchefen, ekonomidirektören, förvaltningsdirektören, stadssekreteraren eller stadsjuristen, om inte något annat stadgas i någon annan instruktion eller stadsstyrelsen har bestämt något annat gällande undertecknande av handlingarna. Utöver det som sägs ovan kan köpebrev och andra avtal som gäller fastigheter och som hör till stadsstyrelsens befogenhet undertecknas av miljösektorns sektorchef, stadsgeodeten eller markanvändningsingenjören och kontrasigneras av miljösektorns förvaltningschef. 2. i ärenden som hör till en nämnds befogenhet av nämndens ordförande eller av föredraganden och kontrasigneras av chefen för det berörda resultatområdet eller av nämndens protokollförare, om inte nämnden har bestämt något annat gällande undertecknande av handlingarna. Köpebrev och andra avtal som gäller fastigheter och som hör till nämndens befogenhet kan även undertecknas av de tjänsteinnehavare som nämns i punkt i ärenden som hör till en tjänsteinnehavares befogenhet av tjänsteinnehavaren i fråga, om inte det organ som den behörige tjänsteinnehavaren lyder under bestämmer något annat.

16 16 Riktigheten av utdrag och kopior av dokument som ett organ förfogar över kan intygas av organets protokollförare eller förvaltningsdirektör, stadssekreteraren eller byråsekreteraren vid centralarkivet ensam. Dokument som gäller beredning undertecknas av den som bereder ett ärende. 36 Mottagning av stämningar och tillkännagivanden samt bevakande av stadens intresse Vid sidan av stadsdirektören är centralförvaltningens sektorchef, ekonomidirektören, stadsjuristen, förvaltningsdirektören och stadssekreteraren berättigade att för stadens del ta emot stämningar och tillkännagivanden. Stadsdirektören, miljösektorns sektorchef, stadsgeodeten, markanvändningsingenjören, stadsjuristen och parkeringsövervakaren är berättigade att i alla domstolar och rättsinstanser föra stadens talan, avge svaromål, sköta lagfarts- och inteckningsärenden och bevaka stadens intressen hos alla myndigheter, i alla förrättningar och vid alla tillfällen. 37 Utlösande av handlingar För utlämnande av en sedvanlig uppgift ur ett protokollsutdrag, en kopia eller någon annan utskrift tar staden ut en avgift per sida. För utlämnande av en uppgift ur en handling, kopia eller någon annan utskrift som kräver särskilda åtgärder tar staden ut en fast grundavgift som kan graderas enligt vad informationssökningen kräver. Utöver grundavgiften tas en avgift per sida. Om handlingen inte kan individualiseras och hittas i det dokumentregister som myndigheten ska föra enligt offentlighetslagen eller uppgiften ur en handling, som vid informationssökningen kräver särskilda åtgärder, ges muntligt eller genom att handlingen lämnas ut för läsning eller kopiering eller sänds per e-post, tar staden endast ut en fast grundavgift motsvarande de faktiska kostnaderna som varierar beroende på hur krävande informationssökningen är. Stadsstyrelsen beslutar närmare om grunderna och beloppen för avgifter som omfattas av offentlighetslagen